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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
Introducción La realización de los procesos administrativos se transforma en rutinas que con el paso del
tiempo se
modifican en el desempeño de las tareas; como consecuencia de la división del trabajo, se hace necesario
el
uso
de
una
herramienta
que
establezca
los
lineamientos
en
el
desarrollo
de
cada
actividad dentro de una Institución. Es por esto que los Manuales Administrativos representan una alternativa y son de gran utilidad en la
reducción de errores en el logro de eficacia y eficiencia, y en las políticas de la Institución, con lo cual se garantiza un eficiente control administrativo, proporcionan una mejor y más rápida inducción a los servidores públicos
en los puestos de trabajo y pueden considerarse como una herramienta de consulta y comunicación
para los servidores públicos de una Institución, ya que facilitan la interacción de los distintas Direcciones o Departamentos,
a
través
del
flujo de
información que
tienen
como objetivo el logro de determinadas
los
Manuales
Administrativos
radica en
actividades. La efectividad
de
la
metodología diseñada para su
elaboración, logrando con ello, que el usuario evite consultar a los niveles superiores y disponga de la información que requiera para realizar una determinada tarea. La Alcaldía
Municipal, consciente
de
la
necesidad de instruir sobre
los
procedimientos
para
organizar y archivar la documentación que reciben y generan las diferentes Direcciones ó Departamentos coloca al alcance
de
todo
MUNICIPALIDAD
DE
las Direcciones
o
los
servidores
SANTA
públicos,
CRUZ NARANJO”,
“EL
cuyo
MANUAL objetivo
es
DE
PROCEDIMIENTOS
establecer
los
DE
lineamientos
LA
de
aplicación general a seguir que permitan mejorar el desempeño de las tareas documentales en cada una de o estándar
Departamentos,
además de servir como guía, fuente de consulta, parámetro
en cuanto a la medición de resultados por parte de la Unidad Organizativa a cargo.
El desarrollo del Manual, se encuentra dividido en los aspectos generales y la descripción de los procedimientos de las diferentes Direcciones y Departamentos de la Institución. velar
Uno de los logros de la Institución es contar con el presente Manual, quien deberá de
por
su implementación,
administración de
cumplimiento
y
continuidad,
lo
cual
contribuye
al
éxito
la Institución en cuanto a implementación de procesos y procedimientos de calidad.
1
de
la
Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
1. Objetivos General Integrar y legislación
plasmar en un documento, los procedimientos administrativos estandarizados de
vigente,
siendo una guía y fuente de consulta
que facilite el eficiente
acuerdo a
la
uso de los
recursos humanos, físicos y financieros, optimizando los procesos y procedimientos de las Unidades Organizativas, permitiendo un adecuado control, una debida observación de las normas legales y de probidad vigentes y el cumplimiento de las funciones en forma uniforme.
Específicos Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo,
Determinar en forma sencilla las responsabilidades de cada puesto de trabajo, Facilitar las labores de control, auditoría, evaluación y seguimiento, Aumentar la eficiencia de los empleados,
Facilitar la coordinación de trabajo en la Institución, Orientar la manera de realizar el trabajo.
Construir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los procedimientos. La implementación de procesos y procedimientos de calidad.
2. Generalidades a. Antecedentes Como parte de la visión de gobierno municipal impulsado desde sus inicios, el señor Alcalde Municipal
efectuó modificaciones administrativas, tanto en la estructura organizacional, como en el funcionamiento de la Municipalidad, lo que busca como resultado una administración moderna y efectiva, para que los vecinos
conozcan de cerca el quehacer municipal y que formen parte integral del desarrollo del Municipio, dándole valor al lema de gestión actual “SEAMOS TODOS PARTE DEL CAMBIO”. La estructura orgánica de la Municipalidad es cambiante, se crean nuevas direcciones técnicas
y administrativas las cuales han contribuido a ofrecer una amplia gama deservicios tanto internos como externos, y que coadyuvan a ofrecer un desempeño eficiente en las funciones. Se
efectuaron
múltiples
y
variados
esfuerzos
por
recopilar
la
información
de
cada
unidad
administrativa y presentarla para aprobación del Honorable Concejo Municipal. De esa cuenta se elabora el Manual de Normas y Procedimientos de la Municipalidad de Santa Cruz Naranjo, Municipio del departamento de Santa Rosa, el cual tiene como finalidad establecer y dar a conocer
paso
a
paso
la
secuencia
a
seguir
2
para
realizar
eficientemente
las
actividades
de
Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo carácter
administrativo y
que
sirva
de
herramienta administrativa en
la
ejecución
de
las
labores
encomendadas y coadyuve eficientemente al logro de los objetivos Institucionales. Para dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 34 del Código Municipal, se presenta el Manual de Normas y Procedimientos para aprobación por parte del Honorable Concejo Municipal.
b. Alcance El presente Manual será de observancia y aplicación obligatoria a todos los funcionarios y servidores públicos
que ejecuten procedimientos administrativos en la Municipalidad de Santa Cruz Naranjo en la operación diaria en su ámbito de competencia.
c. Base Jurídica Legislación De Carácter General Constitución Política de la República de Guatemala
Ley Electoral y de Partidos Políticos y su Reglamento Código Municipal
Legislación Relacionada Con El Organismo Ejecutivo Y Modernización Del Estado Ley General de Descentralización y su Reglamento Ley del Organismo Ejecutivo
Estatuto de la Asociación Nacional de Municipalidades ANAM
Legislación En Materia De Control De La Legalidad De Las Resoluciones De La Administración Municipal Ley de lo Contencioso Administrativo
Legislación En Materia Laboral Ley de Servicio Municipal
Ley Orgánica del Plan de Prestaciones del Empleado Municipal y su Reglamento
Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos y su Reglamento Ley del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social Ley de Dignificación de la Mujer Código de Trabajo
Legislación En Materia De Registro Civil Ley de Registro Nacional de las Personas
Ley de Organizaciones no Gubernamentales para el Desarrollo 3
Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo Ley de Servicio Civil Código Civil Reglamento
para
la
aprobación
de
y funcionamiento de los Comités Educativos
los
Estatutos,
reconocimiento
de
la
Reglamento de Inscripción de Asociaciones Civiles
Legislación En Materia De Ordenamiento Territorial Y Desarrollo Urbano Ley de Parcelamientos Urbanos Ley Preliminar de Urbanismo
Ley Preliminar de Regionalización
Ley de Vivienda y Asentamientos Urbanos y su Reglamento Ley de Tránsito y su Reglamento
Ley de Anuncios en Vías urbanas, Vías extraurbanas y similares Ley de Titulación Supletoria
Ley de inscripción de bienes inmuebles
Ley del Registro de Información Catastral Manual de Valuación Inmobiliaria
El Estado Y Sus Entidades Descentralizadas O Autónomas Ley de Establecimientos abiertos al Público Ley de Fomento Turístico Nacional Ley de Expropiación Forzosa
Ley Reguladora del Uso y Captación de Señales Vía Satélite y su Distribución por Cable Ley General de Electricidad y su Reglamento Ley General de Telecomunicaciones Ley de Minería y su Reglamento
Legislación En Materia De Planificación Y Participación Ciudadana Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural y su Reglamento Ley de Desarrollo Social
Legislación En Materia De Educación E Interculturalidad Ley Nacional de Educación
Ley Nacional para el Desarrollo de la Cultura Física y del Deporte Ley para la Protección del Patrimonio Cultural de la Nación Ley del Deporte , la Educación Física y la Recreación
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Personalidad
Jurídica
Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
Legislación Fiscal Y Transferencias Gubernamentales Código Tributario
Ley del Impuesto al Valor Agregado , IVA y su reglamento
Ley del Impuesto sobre Circulación de Vehículos Terrestres, Marítimos y Aéreos Ley del Impuesto Único sobre Inmuebles IUSI
Ley del Impuesto sobre la Renta, ISR y su Reglamento Ley del Arbitrio de Ornato Municipal
Legislación En Materia De Administración Financiera Municipal Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento
Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
Ley Orgánica del Instituto de Fomento Municipal INFOM Ley del Fondo de Inversión Social y su Reglamento
Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental SICOIN
Reglamento de Inventarios de Bienes Muebles de la Administración Pública
Manual de Clasificación Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala Manual de Administración Financiera MAFIM
Legislación En Materia De Control Y Fiscalización Ley Orgánica de la Contraloría de Cuentas y su Reglamento Ley del Tribunal de Cuentas
Ley Orgánica del Ministerio Público Código Procesal Penal
Normas de Carácter Técnico y de Aplicación obligatoria de la Contraloría General de Cuentas Normas de Auditoría del Sector Gubernamental
Normas para el uso del Sistema de Información de control y auditoría del Estado,
Guatecompras Legislacion Ambiental Ley de Áreas Protegidas y su Reglamento
Ley de Protección y mejoramiento del Medio Ambiente Ley Forestal y su Reglamento
Ley Reguladora de las Áreas de Reservas Territoriales del Estado de Guatemala Reglamento sobre Estudios de Impacto Ambiental
Otra Diversidad De Normas 5
Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo Ley de Protección para las Personas de la Tercera Edad
Ley del Programa de Aporte Económico del Adulto Mayor Ley de Arbitraje
Ley del Impuesto a las Empresas Mercantiles y Agropecuarias Ley Orgánica del Organismo Legislativo
Reglamento para la Obtención de Licencia para ejercer las funciones de Comisionista Ley de Alcoholes, Bebidas Alcohólicas y Fermentadas
Ley de Contribución al funcionamiento de la Contraloría General de Cuentas Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y su Reglamento Ley de Fomento Industrial
Ley de Defensa del Idioma
Ley de Subsidio Estatal para el Pago de Incremento, Trabajadores municipales del País
Bonificación y Reajuste
al Salario mínimo de los
Consolidación de salarios de los servidores públicos
Disposiciones Municipales Reglamento Para la Autorización y Control Sanitario de Establecimientos de Alimentos Preparados y Bebidas No Alcohólicas, en Mercados, Ferias y en La Vía Pública
Reglamento de las descargas y rehúso de aguas residuales y de la disposición de lodos
Reglamento de Construcción, Urbanización y Ornato del municipio de Santa Cruz Naranjo Acta 63-2003 CM SCP DG 4/12/2003
Reglamento para el Manejo y Control de la Caja Chica Reglamento Interno de la Policía Municipal
Reglamento Interno de la Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
Plan de Tasas de la Municipalidad de Santa Cruz Naranjo, Acuerdo CM 29/11/07Acta 14-2004 del Honorable Concejo Municipal de Santa Cruz Naranjo
Acuerdo de Concejo No. 61/2007 punto 5to
Acuerdo de Concejo No. 01-2006 punto 9no Nomenclatura contable
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
Alcaldía Municipal Revisión de correspondencia, solicitudes, etc.
Audiencias ante el Alcalde Municipal.
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
Alcaldía Municipal Nombre del procedimiento:
Revisión de correspondencia, solicitudes, etc.
Descripción General:
Es la revisión general de los expedientes que ingresan a la Alcaldía Municipal.
Usuarios:
Vecinos del Municipio o interesados en alguna gestión municipal.
No. Descripción Secuencial
Responsable
1
Ingresa solicitud, verifica
datos y si es para el alcalde municipal, se le
2
Entrega a la Secretaria de Alcaldía Municipal los expedientes físicos y un
hace llegar, de lo contrario se entrega a quien corresponda. cuadrodetallado de
las solicitudes internas y
documentos para visto bueno. 3
Recibe
y
revisa
el
conocimiento
y
externas así como
margina
las diferentes dependencias según sea el caso.
4
Traslada conocimiento
5
Recibe conocimiento
los
expedientes
Secretaria Recepcionista
los
a Alcalde Municipal Secretaria Recepcionista
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
Alcaldía Municipal Nombre del procedimiento:
Audiencias ante el Alcalde Municipal
Descripción General:
Es la realización de audiencias de cualquier interesado con el Señor Alcalde para tratar asuntos de su interés.
Usuarios:
Vecinos del Municipio o interesados en alguna gestión municipal.
No. Descripción Secuencial
Responsable
1
Recibe solicitud de audiencia en la entrada del edificio Municipal
2
Guía a los visitantes a la sala de espera.
3
Solicita al visitante algún documento de identificación
4
Guía a los visitantes a la sala de espera.
5
Ingresa el visitante al Despacho del Señor Alcalde en el orden en que fueron
6
Si fuere el caso, remite a los visitantes con el Director de la Dependencia a
anotados.
cargo de la solicitud previamente ingresada. O se redacta una solicitud y se ingresa en Recepción.
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Secretaria Recepcionista
Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
Secretaría Municipal Elaboración de constancias de residencia, honorabilidad, cargas familiares y actas de residencia Recolección, archivo y conservación del diario oficial Diligenciamiento de expedientes Registro de fierro Extensión de guías de conducción de semovientes Licencia de funcionamiento de negocios
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
Secretaría Municipal Nombre del procedimiento:
Elaboración de constancias de residencia, honorabilidad, cargas
Descripción General:
Es la elaboración de constancias de residencia, honorabilidad, cargas
familiaresy actas de residencia
familiares y actas de residencia requeridas por los vecinos del Municipio de Santa Cruz Naranjo.
Usuarios:
Vecinos del Municipio o interesados en alguna gestión municipal.
Recolección, archivo y conservación del diario oficial Diligenciamiento de expedientes Requisitos:
Fotocopia de cédula de vecindad Fotocopia de boleto de ornato
Constancia y acta de residencia: despliegue emitido por la Dirección de Catastro
Constancia de cargas familiares: adjuntar certificación de partida de nacimiento de hijos.
Constancia de honorabilidad: constancia original de carencia de antecedentes policíacos y penales del interesado.
PROCESO 1. Recibe expediente en Recepción de documentos y traslada.
2. Oficial de Recepción Recibe expedientePara Constancia y acta de residencia:
3. Confronta la ubicación de la residencia del vecino interesado a la que aparece en el despliegue catastral,
si el inmueble no figura en la base de datos, el interesado lo deberá registrar, previo a extender la respectiva constancia Oficial de Secretaría
4. Para Constancia de cargas familiares y de honorabilidad: Verifica los datos presentados con los documentos adjuntos y elaborar la constancia.
5. Somete la constancia solicitada a revisión y firma. 6. Revisa y firma la constancia emitida 7. Entrega el documento al interesado.
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
Secretaría Municipal Nombre del procedimiento:
Recolección, archivo y conservación del diario oficial
Descripción General:
Es realizar la recolección diaria del Diario Oficial recibido en la Municipalidad de Santa Cruz Naranjo, organizar su archivo y velar por su adecuada conservación en un espacio adecuado para su consulta posterior.
Usuarios:
Personal de la Municipalidad de Santa Cruz Naranjo.
Proceso 1. Lee diariamente a primera hora de la mañana el Diario Oficial. 2. Verifica
si
existe
3. Si
publicó
interés municipal. se
algún
algún
Decreto,
documento
Acuerdo de
Departamento que tenga relación con el tema.
Gubernativo,
interés
o
algún
otro
municipal,
envía
copia
tipo
de publicación de
a
cada Dirección o
4. Rubrica el Diario Oficial leído.
5. Traslada el Diario Oficial leído.
6. Recibe el Diario Oficial rubricado.
7. Archiva el Diario Oficial donde corresponda. 8. Empasta el tomo de Diarios Oficiales cuando se complete la cantidad definidaen cada tomo.
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
Secretaría Municipal Nombre del procedimiento:
Diligenciamiento de expedientes
Descripción General:
Es realizar la revisión de expedientes que ingresan a la Municipalidad de Santa Cruz Naranjo y determinar a qué Dirección o Departamento deben de ser diligenciados para su resolución.
Usuarios:
Personal de la Municipalidad de Santa Cruz Naranjo.
Proceso 1. Realiza lectura de cada una de las solicitudes presentadas por los vecinos.
2. Revisa la carátula del expediente, confrontando que concuerde con el asunto. 3. Secretario Municipal
4. Subraya el asunto principal.
5. Traslada expediente para realización de providencia. 6. Recibe expediente.
7. Realiza providencia.
8. Traslada para firma.
9. Recibe y revisa providencia realizada. 10. Firma la providencia manuscrita.
11. Traslada expediente y providencia. 12. Recibe expediente.
13. Anota en el libro de control.
14. Entrega expediente y providencia a la Dirección o Departamento 15. Solicita firma y sello de recibido en libro de control.
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
SECRETARÍA MUNICIPAL Nombre del procedimiento:
Celebración de Matrimonio Civil Municipal
Descripción General:
Es el proceso desarrollado por el Señor Alcalde, Secretario Municipal y los contrayentes.
Usuarios:
Vecinos, Alcalde Municipal y Secretario Municipal.
Tiempo:
1 hora
Proceso 1. Se recibe y se revisa la papelería para la formación del expediente en la semana en que se realizara el matrimonio
2. Se procede a redactar la solicitud para el matrimonio.
3. Se redacta el acta de matrimonio en base a la papelería recibida
4. Se redacta la resolución de aprobación para la celebración del matrimonio 5. Se elabora la caratula para el expediente
6. Se redacta la constancia del Matrimonio Municipal, al reverso se imprimen los artículos 78, del 108 al 1 12 del código civil.
7. Se lleva a cabo la celebración de la ceremonia.
8. Se notifica al Registro Nacional de las Personas sobre el matrimonio 9. Se archiva el expediente en el tomo correspondiente
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
SECRETARIA MUNICIPAL Nombre del procedimiento:
Registro de fierros.
Descripción General:
Es el servicio de registro de fierro se realiza para identificar la propiedad del ganado: bovino, porcinos, caprino, y caballar
Usuarios:
Vecinos del Municipio de Santa Cruz Naranjo.
Tiempo:
20 – 30 minutos
Requisitos:
Fotocopia de Cédula de Vecindad Fotocopia de Boleto de Ornato Solvencia Municipal
Tasa Municipal Q. 50.00
Presentar físicamente el fierro a registrar
Comprobar residencia y habitación en el municipio
Proceso 1. Encargado de Atención al Público Informa al usuario que para adquirir el servicio es necesario cumplir con los requisitos e indicarle al usuario que el costo de la tasa municipal es de Q. 50.00 por año y que debe presentar el fierro.
2. Oficial de Secretaría Municipal Ingresa el formulario dirigido al Sr. Alcalde Municipal, por medio de la cual se solicita el registro del fierro que corresponda.
3. Traslada formulario.
4. El Alcalde Municipal Recibe formulario y lo firma de autorizado.
5. Encargado de Atención al Público Solicita al encargado que verifique generales y pormenores del solicitante y del fierro a registrar, describiendo qué tipo de ganado va a marcar, de qué lugar proviene el ganado e imprimir el dibujo del fierro en la solicitud.
6. Traslada la solicitud al Secretario Municipal para su autorización y firma respectiva.
7. Comprueba la forma registrada de hierro, efectuando para ello una impresión física del mismo.
8. Oficial de Secretaría Municipal Extiende la orden de pago para que cancele en caja el valor de la tasa municipal. 9. Después de cancelada la tasa municipal, se le entrega carta de autorización con firma y sello del Secretario Municipal con la aprobación correspondiente.
10. Se Archiva el documento. 15
Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
SECRETARIA MUNICIPAL Nombre del procedimiento:
Extensión de guías de conducción de semovientes
Descripción General:
Es el servicio de extensión de guía de conducción que se presta en las oficinas de Servicios Públicos para el traslado de Ganados semovientes de diversas especies (Bovinos, Caprinos, Porcinos, Equinos, entre otros.)
Usuarios:
Vecinos del Municipio de Santa Cruz Naranjo.
Tiempo:
20 – 30 minutos
Requisitos:
Fotocopia de Cédula de Vecindad Fotocopia de Boleto de Ornato Solvencia Municipal
Tasa Municipal Q. 50.00
Licencia de Conducir (Fotocopia)
Documentos del Vehículo
Residente en el Municipio.
Proceso 1. Oficial de Secretaría Municipal Informa
al
usuario
que
para
adquirir
el
servicio
es
necesario
cumplir con los requisitos e indicarle al usuario que el costo de la tasa municipal es de Q. 50.00 por guía.
2. Oficial de Secretaría Municipal Solicita información de qué clase y cantidad de animales va a trasladar, datos del conductor y del vehículo para el llenado de la solicitud.
3. Oficial de Secretaría Municipal Ingresa la solicitud cual se solicita la extensión de guías de conducción.
dirigido al Sr. Alcalde Municipal, por medio de la
4. Una vez trasladada la solicitud al Sr Alcalde Municipal, y completos los requisitos establecidos se procede a extender la orden de aprobación para
que se dirija a
cajas a realizar el
pago respectivo, debiendo
retornar a la Secretaría Municipal para hacerle entrega del permiso correspondiente, debidamente sellado y firmado
5. Archiva el documento.
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
SECRETARIA MUNICIPAL Nombre del procedimiento:
Licencia de funcionamiento de negocios
Descripción General:
Es
el
servicio
extensión
de
Licencia
de
Funcionamiento
de
establecimientos Comerciales que autoriza la Dirección de Servicios públicos
Usuarios:
Vecinos del Municipio de Santa Cruz Naranjo.
Tiempo:
2 días
Requisitos:
Solicitud del interesado
Fotocopia de Cédula de Vecindad Fotocopia de Boleto de Ornato
Solvencia Municipal
Recibo de IUSI del Inmueble donde estará instalado el Negocio
Proceso 1. Oficial de Secretaria Municipal Informa al vecino acerca de requisitos que debe llenar para solicitar licencia de funcionamiento de negocios:
2. Llenar formulario en el cual deberá anotar la información solicitada. 3. Solicitar el recibo de pago de Boleto de Ornato.
4. Si en el negocio se expendiera licor, deberá el interesado firmar una carta compromiso en la cual se especifica que al existir alguna queja por parte de los vecinos, acepta el cierre del negocio
5. Encargado de Atención al Público verifica Si no cumple con
alguno de los
indicarle que tiene que solventar su situación para continuar con el proceso.
pasos
anteriores
e
6. Si cumple con los requisitos, se procede a indicarle que la autorización de la licencia solicitada, deberá ser notificada al interesado en un plazo no mayor de 2 días hábiles
7. Si dicha notificación es afirmativa se le solicita que se presente a la Secretaría Municipal.
8. Oficial de Secretaría solicita que se dirija a cajas a realizar el pago correspondiente, debiendo retornar a la Secretaría Municipal.
9. Al retornar,
se le entrega la licencia de funcionamiento respectiva, con autorización y firma del
Secretario Municipal. 17
Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
Asesoría Jurídica Elaboración de dictamen jurídico, Elaboración de una opinión jurídica
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
ASESORIA JURIDICA Nombre del procedimiento:
Elaboración de dictamen jurídico
Descripción General:
Es el estudio jurídico o técnico sobre un expediente o asunto determinado, emitido por una persona versada en la materia..
Usuarios:
Personal de la Municipalidad de Santa Cruz Naranjo.
Proceso 10. Recibe expediente para emisión de Dictamen Jurídico. 11. Secretaria Asesoría Jurídica
12. Traslada expediente para definir asignación para emisión de Dictamen Jurídico. 13. Recibe expediente.
14. Designa Asesor Jurídico para emisión de Dictamen Jurídico. 15. Traslada expediente a Asesor Jurídico.
16. Recibe expediente para emisión de Dictamen Jurídico 17. Realiza análisis general del expediente. 18. Realiza análisis de forma. 19. Realiza análisis de fondo.
20. Determina el caso concreto.
21. Determina las normas jurídicas a aplicar. 22. Relaciona las normas jurídicas a aplicar. 23. Interpreta las normas jurídicas. 24. Aplica las normas jurídicas. 25. Elabora dictamen y firma.
26. Traslada Dictamen Jurídico emitido con expediente para revisión. 27. Recibe Dictamen Jurídico emitido con expediente. 28. Revisa Dictamen Jurídico emitido y lo refrenda.
29. Jefe de Asesoría Jurídica Traslada expediente con Dictamen Jurídico. 30. Recibe expediente con Dictamen Jurídico.
31. Entrega expediente y Dictamen Jurídico a Unidad Organizativa solicitante.
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
ASESORIA JURIDICA Nombre del procedimiento:
Elaboración de una opinión jurídica
Descripción General:
Es el estudio y análisis, técnico jurídico sobre un expediente o asunto determinado, emitido por una persona versada en la materia.
Usuarios:
Personal de la Municipalidad de Santa Cruz Naranjo.
Proceso 1. Recibe expediente para emisión de Opinión Jurídica.
2. Traslada expediente para definir asignación para emisión de Opinión Jurídica. 3. Recibe expediente, el Jefe de Asesoría Jurídica
4. Designa Asesor Jurídico para emisión de Opinión Jurídica. 5. Traslada expediente a Asesor Jurídico.
6. Recibe expediente para emisión de Opinión Jurídica. 7. Determina la Opinión Jurídica que se solicita.
8. Realiza el análisis del caso concreto presentado.
9. Recopila los Códigos que contengan las normas Jurídicas a aplicar.
10. Recopila la Doctrina Jurídica que coadyuve a la interpretación de las normas. 11. Interpreta la norma y doctrina jurídica
12. Aplica la norma jurídica al caso concreto. 13. Interpreta las normas jurídicas.
14. Elabora Opinión Jurídica y firma.
15. Traslada Opinión Jurídica emitida con expediente para revisión. 16. Recibe Opinión Jurídica emitida con expediente. 17. Revisa Opinión Jurídica emitida y lo refrenda. 18. Traslada expediente con Opinión Jurídica. 19. Recibe expediente con Opinión Jurídica.
20. Entrega expediente y Opinión Jurídica a Unidad Organizativa solicitante.
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
AUDITORIA INTERNA Nombre del procedimiento:
Elaborar la guía general para la planificación específica
Descripción General:
Es la elaboración de la Guía General para la planificación específica
de
auditorías
selectivas, financieras,
de
gestión,
de
informática, de obras, examen especial, integral y especializado.
Usuarios:
Dependencias de la Municipalidad de Santa Cruz Naranjo.
Requisitos: Que exista la Unidad o Dirección de Auditoría Interna Municipal, debidamente creada y establecida por el
Concejo Municipal a través del acuerdo respectivo. No. Acuerdo y fecha:
puntos Varios acta No. 52-2005 fecha
02-12-05. Que
el
auditor
interno,
esté
debidamente
nombrado
por
el
Concejo
Municipal,
el
cual
puede ser contratado a tiempo completo o parcial. Que dentro del Plan Anual de Auditoría Interna, debidamente autorizado por el concejo en el tiempo
advertido por la ley, estén previstas preferentemente las distintas actividades que ejecutará la auditoría interna durante el proceso de labores a realizarse en un periodo fiscal. De acuerdo al tipo
municipalidad, será contrataciones
del
de
auditoría que
necesario consultar Estado
las
reglamentos,
se
practicará y
siguientes
leyes:
normas, manuales
a la naturaleza de
Ley
de
administrativos, convenios, acuerdos, reglamento orgánico interno
orgánica
funciones,
del
las
funciones de la
presupuesto,
procedimientos,
Ley
de
contratos
y decretos, que estén vigentes para el
período a examinar y afecten la entidad a auditar. La planificación específica, es el desarrollo de una estrategia para la ejecución del
Auditoría
Municipal,
con
el
fin
de
asegurar
que
el
auditor municipal
trabajo
de
la
cuente con un adecuado y
oportuno conocimiento y comprensión de La Unidad
o
Dirección
por
auditar
en
cuanto
a
sus
objetivos,
organización,
Auxiliar de Auditoría actividades, sistemas de control e información y factores económicos, sociales y legales que afectan a la entidad, con lo cual permitirá evaluar el nivel de riesgo de la auditoría, así como determinar y programar la
naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría a aplicar de acuerdo con las Normas de Auditoría Gubernamental. 21
Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo Para cumplir con los procesos de auditoría debemos cumplir con los siguientes objetivos:
Definir con toda claridad el trabajo a realizar y las metas a alcanzar.
Determinar prioridades, el tiempo y los recursos que se consideren necesarios para ejecutar la auditoría.
Proporcionar una guía de cómo realizar la auditoría.
Facilitar el control sobre la realización de la auditoría.
Cumplir adecuadamente con las Normas de Auditoría Gubernamental. Toda
Planificación
tiene
un
proceso,
el
cual
comprende: elaboración, modificación,
revisión,
autorización y aprobación, los responsables de cada proceso son:
Elaboración Supervisor y Encargado 3. Modificación Supervisor y Encargado
Revisión Supervisor
Aprobación Director de Auditoría Interna Municipal. Para la adecuada y oportuna planificación de una auditoría municipal, se deben seguir los siguientes
procedimientos:
Revisión del Archivo Permanente:
Se debe efectuar una revisión al archivo permanente para familiarizarse con la organización, control interno, contratos, convenios, leyes, normas y reglamentos aplicables que estén vigentes para el período a examinar.
Familiarización: Comprende
el
conocimiento
general
de
la
entidad
a
auditar
en
cuanto
a
sus objetivos,
informe
de
la auditoría
organización, actividades, sistemas de control e información y factores económicos, sociales y legales que la afectan. Para llevar a cabo esta actividad, se deben realizar los siguientes procedimientos:
Revisión del Archivo Corriente: Se
debe
efectuar
esta
revisión
con
el
objeto
de
examinar
el
anterior, correspondencia emitida y la hoja de pendientes, para evaluar y tomar en cuenta los hallazgos más importantes y otros aspectos que puedan servir de criterio para definir los alcances de la auditoría que se está planificando .
Visita Preliminar: Se debe efectuar una visita preliminar a la entidad a auditar, con el objeto de solicitar información y
documentación (financiera, legal, manuales, entre otros), que servirá de base para la planificación. Esta visita se debe
hacer con personal responsable de las principales áreas de la entidad, dependiendo de la cobertura de la auditoría 22
Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo (Tesorería,
Presupuesto,
Finanzas
–AFIM-,
Contabilidad, Recursos Humanos, Departamentos Técnicos, entre
otros). Programa para la Obtención de Información y Documentación: Se debe elaborar un programa que
sirva de guía para asegurarse que se obtendrá la información y documentación necesaria, que servirá de base para la planificación. Toda la información y documentación requerida, servirá para actualizar el archivo permanente, de acuerdo a la Guía del Archivo Permanente. Papeles de Trabajo: Para
dejar
constancia
del
trabajo
efectuado
en
la
visita
preliminar,
se
deben elaborar
papeles de trabajo de acuerdo a la metodología establecida por la Contraloría General de Cuentas. Como resultado de la visita preliminar, y para establecer el grado de eficiencia y efectividad
en
la
salvaguarda de los recursos de la entidad a auditar, la confiabilidad de la información financiera, técnica
y administrativa, así como de los procesos operacionales a los cuales han sido sometidas las transacciones, se debe efectuar una revisión y análisis preliminar del control interno. La evaluación preliminar del control interno, es un procedimiento necesario para identificar las posibles áreas
críticas, y definir la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría, para lo cual se debe seguir el siguiente procedimiento:
Programa de Auditoria: Este
programa
contendrá
una
guía
del
trabajo
a
efectuar para
la
evaluación preliminar del
control interno. En el Programa de Auditoría se incluyen los Medios de Evaluación que pueden utilizarse, siendo estos:
Medios de Evaluación:
Cuestionarios de Control Interno: Consisten en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los
cuales incluyen
preguntas sobre los aspectos básicos de la organización, operación, proceso u otro tipo de control y registro a evaluar.
Flujogramación del Control Interno: Consiste en la esquematización de la organización, operación, proceso u otro tipo de control y registro a evaluar. Este medio de evaluación proporciona una imagen 23
de
las
operaciones
mostrando
su
Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo naturaleza,
secuencia
de
los procesos,
división de responsabilidades, fuentes y distribución de
documentos, tipos y situación de los registros y archivos .
Narración de Procedimientos: Consiste en la explicación por escrito de los procedimientos seguidos en la ejecución de las operaciones sujetas a revisión.
Otros: De acuerdo a la naturaleza de las operaciones y antecedentes del ente público,se podrá
utilizar
una
combinación de los medios descritos en los puntos anteriores.
Posibles Áreas Críticas: Del resultado de la evaluación preliminar del control interno, se deberán identificar posibles
áreas críticas que servirán de base para determinar el alcance de la auditoría y optimizar el uso de los recursos.
PROGRAMAS DE AUDITORÍA: El Programa de Auditoría es una relación ordenada de procedimientos a ser aplicados en la ejecución de la auditoría, que objetivos establecidos
permite obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente para alcanzar los
en la planificación específica .
Ayuda a desarrollar el trabajo con pasos específicospara
alcanzar los objetivos planteados, sirve de guía en la aplicación de los procedimientos de auditoría
y en la obtención de evidencia y asegura la aplicación de los procedimientos mínimos, para alcanzar el grado requerido de calidad de la auditoría. Para
cada auditoría,
deben
prepararse
programas
específicos
o
a la medida, que incluyan objetivos y
procedimientos aplicables a las muestras establecidas. Los programas de auditoría deben elaborarse de acuerdo al siguiente procedimiento:
Índice:
Sirve
para
identificar
el
Programa
corresponde al índice del área o cuenta a examinar.
Identificación:
unidad a auditar.
Entidad:
y
se
ubica
Tipo de Auditoría:
la
parte
superior derecha y
Comprende: a) El nombre del documento a que se refiere, y b) El nombre de la
Comprende el nombre completo de la unidad a examinar.
Área o Cuenta:
en
Identifica el área o cuenta a examinar.
Identifica el tipo de auditoría que se va a efectuar. 24
Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
Período: No.:
Identifica el período bajo examen.
Identifica un número correlativo que se debe seguir de acuerdo al cuerpo del programa.
Descripción: Ref. P/T:
Es la sección donde se describe la definición, objetivos y procedimientos.
Sirve para hacer referencia a los papeles de trabajo en donde se encuentra el trabajo
efectuado, según el procedimiento indicado en el programa.
Hecho por:
Conforme el auditor municipal va concluyendo cada prueba de acuerdo a los
procedimientos indicados en el programa, debe firmar en este espacio.
Fecha:
El auditor municipal, debe anotar la fecha en que ha concluido la pruebasimultáneamente después de
haber firmado en el espacio de “Hecho por.”
Revisado por:
El Supervisor debe firmar como evidencia de haber revisado el paso del programa.
Fecha:
El Supervisor debe anotar la fecha en que efectuó la revisión.
Cuerpo del Programa:
El cuerpo del programa debe contener:
Definición: Se refiere a la descripción del área o cuenta a examinar (de acuerdo al manual de clasificaciones presupuestarias, manual contable, organización de la entidad, ley, reglamento, etc.). Objetivos: Son los objetivos específicos que se desean alcanzar de acuerdo a la planificación específica.
Procedimientos: Son los procedimientos de auditoría que se aplicarán en el análisis o evaluación del área o cuenta bajo examen, según
el tipo de auditoría
y de acuerdo a los objetivos
específicos
establecidos.
Los
procedimientos
se
deben definir de la siguiente forma:
Alcance: Aquí se define el alcance del trabajo a desarrollar de acuerdo a la planificación específica y objetivos establecidos.
Selección de la Muestra: De acuerdo al alcance definido, aquí se hace mención al criterio seguido para la selección de la
muestra, la cual se debe efectuar en una cédula de trabajo por aparte, en la que se deben incluir el criterio, cálculos y fuentes de evidencia que se utilizaron para su selección. En el respectivo programa se debe hacer referencia a ésta cédula.
Trabajo a Desarrollar: 25
Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo Aquí se definen las técnicas y procedimientos de auditoría a seguir para ejecutar el trabajo del área o cuenta bajo examen, el que debe comprender:
La
obtención
de
evidencia
organigramas,
confirmaciones,
Detalle
por
(información
financiera,
circularizaciones, contratos,
servirá para el análisis, verificaciones, etc.
auditoría,
paso
que
paso
del
permitirán
trabajo
obtener
que
se
evidencia
debe
leyes,
reglamentos, normas,
convenios,
efectuar
a
documentos,
través
suficiente, competente
y
de
manuales,
etc.)
las pruebas
pertinente,
que de
para
satisfacerse sobre la razonabilidad de las cifras del área o cuenta examinada o sobre lo adecuado del control interno de un proceso, una actividad, etc. y emitir la opinión correspondiente. Para una adecuada selección de procedimientos de auditoría, se pueden utilizarlas siguientes técnicas:
Estudio General: Consiste
en
la
apreciación
de
las
características
generales
de
la
Unidad
o Dirección,
su
información financiera y los aspectos importantes que puedan requerir especial atención, de acuerdo a los factores de riesgo identificados en la planificación específica.
Análisis: Consiste en identificar, clasificar y agrupar los distintos elementos que forman un área o cuenta dentro de la información financiera y operacional de la unidad.
Inspección: Consiste en examinar registros, documentos o activos tangibles.
La inspección de
registros
y
documentos
proporciona la evidencia de diversos grados de confiabilidad, dependiendo de su naturaleza y fuente, así como de la eficacia de los controles internos probados a lo largo de la ejecución del trabajo.
Confirmación: Consiste en solicitar, generalmente por escrito, a una persona institución ajena a la unidad, que informe sobre la
validez, corrección o incorrección de los datos que se le envían, proporcionando los datos de conformidad con sus registros de información.
Investigación: Consiste en buscar una información adecuada recurriendo a personas de otras disciplinas, dentro o fuera de la
unidad. Las investigaciones pueden abarcar preguntas escritas dirigidas a terceros o entrevistas informales con
26
Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo personal de la
unidad
y
las
respuestas
recibidas,
proporcionan
nuevos
datos
o
bien proporcionan
evidencia adicional para corroborar una existente.
Cálculo : Esta técnica se refiere a la verificación matemática de los datos y montos, con el objeto de asegurar que las operaciones realizadas y las cifras presentadas sean razonables. Estos cálculos pueden ser individuales, en el caso de
examen aislado de documentación o globales en el caso de transacciones voluminosas; cuando se realicen cálculos globales y se presenten diferencias significativas, éstas deben investigarse.
Revisión Analítica: Consiste en estudiar razones y tendencias financieras significativas, así como en investigar fluctuaciones y partidas poco usuales.
Declaración: Es el aseguramiento de la verdad de un hecho, legalizado por lo general, con la firma de una autoridad o profesional competente interno o externo. Observación: Consiste en evaluar y examinar el proceso o procedimientos que se realizan dentro de la unidad. Por ejemplo, observación de la toma física de inventarios, arqueos de efectivo y valores, pago de nóminas, entre otros.
Fechas y Firmas de Responsabilidad: El Programa de Auditoría debe llevar firma y fecha en que se realizó la prueba o examen por parte del auditor
municipal, firma y fecha en que fueron revisados los papeles de trabajo por parte del supervisor, fecha y firma en que se revisó el programa por parte del encargado y la aprobación del programa por parte del supervisor, previo a iniciar las pruebas.
PROCESO DE ELABORACIÓN: Para
un adecuado
proceso de
elaboración
de los Programas
de
Auditoría, se debe observar la
metodología establecida en el programa de Auditoría.
AUTORIZACIÓN Y APROBACIÓN: Una vez elaborado el Programa de Auditoría, debe ser revisado y autorizado por el Supervisor y aprobado por el
Director de Auditoría Municipal.
27
Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
EJECUCIÓN DEL PROGRAMA: De
acuerdo
al
Cronograma
definido
en
la
Planificación
Especifica,
los programas son
distribuidos a cada auditor municipal nombrado para la ejecución de la auditoría, para lo cual se debe observar la metodología establecida para la Ejecución de la Auditoría Municipal.
SUPERVISIÓN: La ejecución de la auditoría municipal, debe ser apropiadamente supervisada a efecto de orientar y evaluar
permanentemente las actividades del encargado y de los auditores municipales, para asegurar la calidad técnica y profesional del trabajo y cumplir con los objetivos propuestos, de manera eficiente, efectiva y económica.
28
Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
AUDITORIA INTERNA Nombre del procedimiento:
Revisión y evaluación de expedientes por contrato Según el caso
Descripción General:
La integración de expedientes, para la ejecución de obras, proyectos,
construcción de obras, adquisición de bienes y/o suministros
adquisición de bienes y/o suministros, es muy importante, porque a través de los mismos, se obtiene la información que indica los pasos que sirven de base para seleccionar los criterios que sustentarán la planificación específica del proyecto. En esta fase se identifica la existencia de políticas y controles internos claves, relacionados con diferentes aspectos de la actividad institucional, un expediente en este caso, es el documento de soporte que sirve de base para sustentar la inversión municipal.
Usuarios:
Dependencias de la Municipalidad de Santa Cruz Naranjo.
Requisitos: Cuando se trate de un proyecto u obra específica, es necesario tener presente lo siguiente:
Conocer la ubicación geográfica del proyecto Conocer la legislación y normas aplicables
Identificar controles internos inexistentes o deficientes
Identificar desviaciones o incumplimientos importantes de los objetivos y metas Identificar áreas críticas o de riesgo
Conocer los sistemas operativos y de información en ejecución Obtener información estadística
Aplicar procedimientos analíticos de revisión en el proyecto Identificar actividades sustantivas Conocer el ambiente de control
Conocer el pago de las estimaciones Verificar las órdenes de cambio
Verificar las órdenes de trabajo suplementario 29
Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
Verificar los trabajos extras
Revisar saldos finales o valor real del proyecto
Proceso 1.
Revisa que el Perfil del Proyecto el cual contenga lo siguiente:
2.
Formulario de identificación general de una iniciativa de inversión que forma capital fijo. Proyecto que forma capital fijo indicadores por etapas.
Programación de inversiones y solicitud de financiamiento por etapas. Perfil del proyecto código SNIP.
Plano de Localización del proyecto u obra. Planos de ubicación del proyecto u obra. Estudio hidrogeológico.
Especificaciones Técnicas del Proyecto. Presupuesto del Proyecto u obra. Cronograma del Proyecto Evaluación ambiental.
Planos de construcción del Proyecto.
Convenio de cofinanciamiento para ejecución de Proyectos u obras del aporte a los concejos departamentales de desarrollo (Cuando Proceda). La municipalidad se obliga por el acto anterior a aperturar una cuenta bancaria específica a nombre del proyecto. 2 días después de recibido el aporte se debe remitir copia del depósito monetario con el fin de adjuntarlo al
expediente. La cuenta será mancomunada firmará la presidenta del concejo departamental de desarrollo y el alcalde del municipio. 3.
Fotocopia de cheque y forma 7B por el 20% de anticipo recibido por tesorería de parte del concejo departamental de desarrollo (cuando proceda).
Pedido suscrito por el jefe de la oficina, que corresponda, que justifique la necesidad de la compra o contratación de los bienes, suministros, obras o servicios. (Trámite Interno)
30
Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
Servicios Públicos Municipales Servicio de agua potable Atención de falta de servicio de agua Cortes y reconexiones de agua
31
Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
SERVICIOS PUBLICOS MUNICIPALES Nombre del procedimiento:
Servicio de agua potable
Descripción General:
Es el servicio de registro y autorización de concesión de agua que se realiza en las oficinas de Servicios Públicos.
Usuarios:
Vecinos del Municipio de Santa Cruz Naranjo.
Requisitos:
Formulario de Solicitud
Fotocopia de Cédula de Vecindad (Ser vecino de Santa Cruz Naranjo) Tasa municipal por concesión de agua al contado Q 600.00 Tasa municipal por concesión de agua a plazos Q 900.00 Conexión de agua potable Q 100.00
Por emisión de título de agua Q. 50.00
Solvencia municipal
Proceso 1.
Ingresa expediente de solicitud de agua potable
3.
Recibe expediente
2. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
10. 11. 12. 13. 14. 15.
Entrega expediente a Secretaria Municipal Notifica con providencia
Traslada expediente y providencia
Recibe expediente de solicitud con providencia Traslada expediente y providencia Recibe expediente y providencia
Conoce y traslada para que proceda Traslada expediente y providencia Recibe expediente y providencia
Traslada orden de inspección impresa.
Recibe orden de inspección del Jefe Departamento de Agua y Saneamiento Designa a personal para realizar la supervisión. Traslada orden de inspección
32
Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo 16.
Realiza inspección y regresa orden a Dirección. Fontanero
18.
Informa al vecino:
17. 19.
20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37.
Recibe resultado de inspección realizada.
Si el resultado es positivo se informa al vecino que tiene 3 días para realizar el pago por concepto de
concesión de agua, conexión de agua y título de reparación de asfalto, mejoramiento de calle, perforación de pozo en lugares necesarios.
Si el resultado el negativo, se informa al vecino que no es posible acceder. Se archiva el expediente
Receptor Emite constancia
Vecino Recibe constancia Vecino Entrega constancia Recibe constancia Recibe contador
Genera orden de conexión y ficha técnica
Imprime título de agua Encargado de atención al público
Envía título de agua para firma de autoridades (Alcalde Municipal y Tesorero Municipal) Recibe título de agua firmado por autoridades y el Supervisor de Agua y Drenajes Entrega orden de conexión y contador Recibe orden de conexión y contador
El fontanero Realiza conexión de servicio de agua potable. Traslada informe de conexión de servicio de agua potable Recibe informe de conexión de servicio de agua potable
Avisa al vecino para que se presente a recibir título de agua Archiva expediente
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
SERVICIOS PUBLICOS MUNICIPALES Nombre del procedimiento:
Atención de falta de servicio de agua
Descripción General:
Es la actividad de limpieza corrección o reparación que se necesite realizar por un problema de falta de servicio de agua.
Usuarios:
Vecinos del Municipio de Santa Cruz Naranjo.
Tiempo:
30 – 40 minutos
Requisitos:
Autorización de Jefe de Departamento de Agua y Saneamiento.
El aviso de la existencia de una falta de agua llega a la Dirección por tres vías.
Proceso 1. Recepción de aviso por encargado de Atención al Público en la Oficina de Servicios Públicos Municipales. a. Aviso telefónico b. Aviso por radio c. Aviso personal
2. Traslada aviso al fontanero para que se proceda a la solución del problema de falta de servicio de agua de forma inmediata.
3. El fontanero soluciona el problema inmediatamente
4. El fontanero da aviso a la superioridad de la finalización del trabajo. 5. El Encargado de Atención al Público recibe aviso
6. El encargado de Atención al Publico Archiva la información del fontanero y el procesamiento de datos para el informe del mes.
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
SERVICIOS PUBLICOS MUNICIPALES Nombre del procedimiento:
Cortes y reconexiones de agua.
Descripción General:
Son las
actividades complementarias
agua de la Dirección
al
área
administrativa
de
que completan el procedimiento de las
actividades de Cortes y Reconexiones de Agua.
Usuarios:
Vecinos del Municipio de Santa Cruz Naranjo.
Tiempo:
30 – 40 minutos
Requisitos:
La orden de conexión, corte o instalación nueva por parte de la Dirección.
El aviso de la existencia de una falta de agua llega a la Dirección por tres vías.
Proceso 1. Recepción de aviso por encargado de Atención al Público en la Oficina de Servicios Públicos Municipales. a. Aviso telefónico
2. Emite la orden de instalación del servicio.
3. Encargado de Atención al Público traslada orden. 4. Recibe orden.
5. El Supervisor de Fontanería Programa y envia las respectivas órdenes a los diferentes fontaneros. 6. El Fontanero recibe la orden.
7. El Fontanero, Si no hay problema (extensión de ramal, medidor y algún otro material necesario sí como la
necesidad de cortar asfalto), procede a efectuar la instalación, el corte o la reconexión en el tiempo prudencial.
8. El Fontanero realiza informe de lo acontecido. 9. Auxiliar de Agua y Drenajes Recibe informe. 10. Auxiliar de Agua y Drenajes Archiva orden.
35
Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
UNIDAD DE GESTIÓN AMBIENTAL MUNICIPAL Licencia de tala de árbol Evaluación de impacto ambiental
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
UNIDAD DE GESTION AMBIENTAL MUNICIPAL - UGAM Nombre del procedimiento:
Licencia de tala de árbol
Descripción General:
Es la autorización municipal para tala de árboles en terrenos privados y estatales en la circunscripción del territorio municipal regulado por
la Unidad de Gestión Ambiental Municipal a través del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales.
Usuarios:
Vecinos del Municipio de Santa Cruz Naranjo.
Tiempo:
3 días
Requisitos:
Formulario llenado por el interesado Copia de Cédula de Vecindad Boleto de Ornato
Carta de solicitud
La tala no debe ser mayor de 4 árboles
Plano o Croquis de Localización
Proceso 1. Encargado de la UGAM Hace saber al interesado los requisitos que debe llenar para Tala de Árbol 2. Solicitud firmada por el propietario del terreno
3. Encargado de UGAM solicita Plano de localización 4. Si
cumple con todos los requisito se ingresa el expediente a recepción de documentos, el
Encargado de UGAM programa visita del terreno donde se ubican los arboles que se desean talar.
5. Después de verificar los arboles, el Encargado de UGAM emite dictamen a favor o en contra de la tala de los arboles solicitados y cita al interesado.
6. Si se le autoriza la tala de arboles, el interesado es remitido a la Receptoría para que realice el Pago de tasa municipal
Q100.00 por cada árbol que se desea talar.
7. Una vez aprobado el expediente se le extiende al interesado la autorización
37
Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
UNIDAD DE GESTIÓN AMBIENTAL MUNICIPAL – UGAM Nombre del procedimiento:
Evaluación de impacto ambiental
Descripción General:
Es la actividad relacionada con evaluar ambientalmente un proyecto, siendo un instrumento que se utiliza para determinar si un proyecto, obra, industria o actividad, conforme lo indicado en el Listado Taxativo,
el procedimiento establecido y en virtud de su condición de significancia de impacto ambiental, requiere o no de un análisis más
profundo
por medio
de otro instrumento de evaluación
ambiental, para su aprobación por parte del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales.
Usuarios:
Vecinos del Municipio de Santa Cruz Naranjo.
Tiempo:
5 – 10 días
Requisitos:
Solicitud por parte de la Dirección Municipal de Planificación.
Proceso 1. El Director de Planificación entrega solicitud al Encargado de la UGAM para realizar la inspección del lugar donde se llevara a cabo el proyecto y conocer el perfil del proyecto en general.
2. El Encargado de la UGAM revisa el perfil del proyecto para familiarizarse y conocer a fondo el proyecto a desarrollar.
3. Elabora Evaluación Inicial de Impacto.
4. Solicita al técnico encargado de la planificación del
proyecto los mapas de localización y
ubicación y coordenadas UTM y geográficas. Esta información se deberá adjuntar al expediente a ingresar.
5. El Encargado de la UGAM deberá hacer una visita al lugar, para hacer un reconocimiento de la zona y poder completar la información para emitir dictamen.
6. Luego de conocer el área en donde se realizará el proyecto municipal quedará a criterio del encargado de gestionar el ingreso de la documentación.
7. Corrobora los procesos de construcción, para identificar los impactos que el proyecto creará en el área y de la forma en que se mitigarán dichos impactos; previendo cualquier posible malestar que se pueda crear en la zona debido a los trabajos que se realizarán durante la construcción y operación del proyecto. 38
Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo 8. Solicitara Plano de los sistemas hidráulicos sanitarios (agua, potable, aguas pluviales, drenajes, planta de tratamiento)
9. Teniendo lista la información, se procede a ingresarlos a Ventanilla –
39
Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
Oficina Municipal de la Mujer Supervisión de Hogares Comunitarios y Centro de Atención “Mis Años Dorados” Capacitación para Mujeres Solicitud de ingreso al programa del Adulto Mayor
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
OFICINA MUNICIPAL DE LA MUJER Nombre del procedimiento:
Supervisión del Hogar Comunitario y Centro de Atención “Mis Años
Descripción General:
Es la realización de supervisión al Hogar Comunitario y el Centro de
Dorados”
Atención para adultos mayores “Mis Años Dorados”, que funcionan
actualmente en el Municipio, con el objeto de establecer su condición de funcionamiento.
Usuarios:
Personal de la Oficina Municipal de la Mujer
Tiempo:
1 día
Requisitos:
Ninguno.
Proceso 1. Coordinadora de Oficina Municipal de la Mujer coordina fechas en que Asistirá y delega la persona que realizara las visitas al Hogar Comunitario y al Centro Mis Años Dorados.
2. La persona delegada, al visitar el lugar, Observa limpieza de niños o adultos e instalaciones. 3. Verifica higiene en el área de cocina y elaboración de alimentos.
4. Observa el trato de las madres cuidadoras hacia los niños o del personal del centro Mis Años Dorados hacia los adultos mayores.
5. Responsable de la supervisión Elabora informe y lo remite a la Coordinadora de la OMM, para incluirlo en el informe trimestral de actividades.
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
OFICINA MUNICIPAL DE LA MUJER Nombre del procedimiento:
Cursos para mujeres
Descripción General:
Son los cursos varios que se identifican de interés para la población
Usuarios:
Personal de la Oficina Municipal de la Mujer y Vecinos
Tiempo:
depende de la programación de los cursos
femenina del municipio.
Requisitos:
Ninguno.
Proceso 1. Coordinadora de la OMM, presenta la necesidad de capacitación anual, Define duración, contenido, fechas, horarios, número de participantes y centros. Todo esto para su aprobación por parte del Sr. Alcalde Municipal.
2. Determina los recursos e insumos que serán necesarios durante los cursos. 3. Oportunamente para cada curso, Envía oficio
a
Relaciones Públicas para coordinar las actividades de
publicidad y logística de sonido y mobiliario para el evento,
4. Coordinadora de la OMM, coordina con Lideresas de las comunidades el lugar para llevar a cabo la preinscripción.
5. Procede a preinscribir.
6. Solicita con anticipación los materiales e insumos requeridos para el curso.
7. Lleva a cabo los talleres programados en las fechas estipuladas o aproximadas.
8. Realiza informe con resultados por curso para ser incluidos en el informe trimestral de actividades. 9. Determina la fecha de las clausuras según la duración del curso.
10. Remite solicitud escrita a la Oficina de Relaciones Publicas y a la Dirección Financiera para el montaje e insumos necesarios para el evento.
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
OFICINA MUNICIPAL DE LA MUJER Nombre del procedimiento:
Solicitud de ingreso al programa del Adulto Mayor.
Descripción General:
Es el programa dirigido al adulto mayor con el objeto de mejorar sus condiciones de vida.
Usuarios:
Vecinos del Municipio de Santa Cruz Naranjo.
Tiempo:
30 – 40 minutos
Requisitos:
Ser adulto mayor.
Fotocopia de DPI autenticado por abogado
Proceso 1. Trabajadora Social Brinda información al adulto mayor, sobre los requisitos que deben llenar para la recepción de la papelería.
2. Recibe y revisa la documentación requerida. 3. Elabora Acta de Sobrevivencia.
4. Traslada acta de Sobrevivencia a firma del Secretario Municipal. 5. Elabora listados de los interesados para ser enviados al ministerio de trabajo
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
Oficina de Relaciones Públicas Municipal Publicidad de Actividades Municipales Celebración de fiestas patrias Montaje de Eventos Convocatoria de Medios de Comunicación Arrendamiento de salones municipales
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
OFICINA DE RELACIONES PÚBLICAS MUNICIPAL Nombre del procedimiento:
Publicidad de Actividades Municipales
Descripción General:
Dar a conocer el trabajo que la Municipalidad de Santa Cruz Naranjo realiza en beneficio de la población en general, con la intención de generar confianza en el vecino y para que con el aporte de
sus
impuestos
se
continúe
con la ejecución
de los
proyectos.
Usuarios:
Personal de la Oficina de Relaciones Públicas Municipal.
Tiempo:
3 días
Requisitos:
Ninguna
Proceso 1. Coordinador de Relaciones Publicas Planifica el trabajo durante la semana de acuerdo a programación de actividades o información que reciba de las distintas unidades organizativas.
2. Asigna a los Oficiales de Relaciones Publicas las distintas actividades con la intención de documentar con fotografía, video y otros el proceso de los mismos.
3. El Oficial de Relaciones Publicas Llega directamente al área de trabajo a cubrir con cámara de fotos, video, etc. El desarrollo de la actividad o el avance de ejecución de cada proyecto. Así como una entrevista a los vecinos beneficiados.
4. El Oficial de Relaciones Publicas descarga el material de fotos y video y realiza un guion sobre la actividad
cubierta para la edición de videos o capsulas de audio y así transmitirlas en los distintos medios de comunicación disponibles.
5. El
martes
al
medio
día,
el
trabajo
ya
finalizado
se
traslada
al Encargado de Relaciones
Publicas para su visto bueno y en coordinación con el Sr Alcalde Municipal se verifica si no tiene ningún cambio y se traslada al medio de comunicación para que se transmita.
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
OFICINA DE RELACIONES PÚBLICAS MUNICIPAL Nombre del procedimiento:
Celebración de fiestas patrias
Descripción General:
Son las actividades que se requieren realizar para la celebración de las
Usuarios:
Personal de la Municipalidad de Santa Cruz Naranjo.
Tiempo:
15 días
Fiestas Patrias.
Requisitos:
Fiestas Patrias
Proceso 1. El Encargado de Relaciones Publicas realiza reunión con directores y coordinadores de las distintas oficinas municipales para elaborar el plan de trabajo y comisiones.
2. Realiza programa de actividades de acuerdo a lo acordado en reunión previa y lo traslada al Sr. Alcalde para su aprobación.
3. Oficial de Relaciones Publicas elabora las Invitaciones y coordina la distribución de las mismas a autoridades municipales y educativas.
4. Oficial de Relaciones Publicas realiza solicitud de Refrigerios y otros productos necesarios para las distintas actividades patrias
5. Encargado de Compras lleva a cabo el procedimiento de Cotización y compra de servicios y productos necesarios para las actividades.
6. Encargado de Relaciones Públicas Realiza cuadro de actividades y comisiones para que sean informados los empleados que se incluyen en el plan.
7. Encargado, Oficiales de Relaciones Publicas y demás personal incluido en las comisiones Realizan actividades programadas.
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
OFICINA DE RELACIONES PÚBLICAS MUNICIPAL Nombre del procedimiento:
Montaje de eventos
Descripción General:
Para cada actividad
pública que realiza la Municipalidad, se hace
necesario programar el montaje de los eventos, buscando con ello mantener una mejor comunicación con los vecinos.
Usuarios:
Personal de la Municipalidad de Santa Cruz Naranjo.
Tiempo:
3 – 15 días
Requisitos:
Eventos
Proceso 1. El Director o Coordinador de cada dependencia de la Municipalidad informara sobre la programación de un evento, para coordinar conjuntamente con Relaciones Públicas como mínimo con tres días de anticipación el trabajo a realizar.
2. Hace llegar al Departamento de Relaciones Publicas el instructivo y la agenda del evento en donde se describe la actividad, día, hora y lugar del evento.
3. El Encargado de Relaciones Publicas agenda la actividad, y envía informe al Sr Alcalde para que pueda estar presente o delega a un representante.
4. El Encargado de Relaciones Publicas solicita al Oficial de Relaciones Publicas la disponibilidad de mobiliario, sonido, cañonera y otros insumos que podrían ser requeridos.
5. El dia del evento, los Oficiales de Relaciones Publicas coordinan las actividades de colocación de mobiliario, sonido, toldos y otro material o equipo que pudiera ser requerido para la actividad.
6. Oficial de Relaciones Publicas cubre la actividad con fotografías, video, etc. Para su posterior publicidad.
7. Después de finalizada la actividad el Oficial responsable de la actividad coordina para que se desmonte mobiliario, equipo de audio, toldos, etc. y lo regresa a la municipalidad.
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
OFICINA DE RELACIONES PÚBLICAS MUNICIPAL Nombre del procedimiento:
Convocatoria de medios de comunicación
Descripción General:
Es la
convocatoria a los medios de comunicación con la intención
de dar a conocer a toda la población el trabajo que se ejecuta dentro de la Municipalidad.
Usuarios:
Personal de la Oficina de Relaciones Publicas Municipal.
Tiempo:
5 – 10 días
Requisitos:
Establecer comunicación con medios de comunicación
Proceso 1. El Encargado de Relaciones Públicas Elabora un comunicado de prensa y se hace llegar al jefe de redacción de los medios de comunicación.
2. Verifica vía teléfono la recepción del comunicado y se les recuerda fecha hora y lugar del evento.
3. Antes de llevar a cabo el evento se reúne a los enviados de los medios de comunicación y se hace de su conocimiento el desarrollo de la actividad programada.
4. Durante el desarrollo de la actividad, el Encargado de Relaciones Publicas coordina para que los medios de comunicación entrevisten a las autoridades presentes y principalmente al Sr. Alcalde.
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
OFICINA DE RELACIONES PÚBLICAS MUNICIPAL Nombre del procedimiento:
Arrendamiento de salones municipales
Descripción General:
Son los servicios de arrendamiento de inmuebles y bienes de propiedad
Usuarios:
Vecinos del Municipio de Santa Cruz Naranjo.
Tiempo:
20 – 30 minutos
municipal.
Requisitos:
Carta de solicitud
Fotocopia de Cédula de Vecindad
Boleto de Ornato
Proceso 1. El vecino interesado Ingresa la solicitud a recepción de documentos. 2. Encargado de Atención al Publico Recibe solicitud 3. Una vez el vecino ha indicado de cada mes,
el tipo de servicio que necesita, se procede a verificar en el calendario
4. Encargado de Atención al Público verifica Si la fecha en que se desea la prestación se encuentra libre.
5. Si esta libre la fecha, el Encargado de Atención al Publico Procede a brindar la información respectiva a cerca de los costos y las condiciones bajo las que se prestará el servicio.
6. Encargado de Atención al Público verifica si
el
solicitante
es
vecino
del
municipio,
y
si
ha
cumplido con sus obligaciones municipales y lo remite a Receptoría para que realice el pago de la tasa municipal respectiva, debiendo presentar fotocopia del pago, para que el Encargado de Relaciones Públicas le extienda copia de la autorización.
7. El encargado de Relaciones Publicas procede a enviar las notas de coordinación para que las instalaciones y los servicios sean entregados en perfecto estado de limpieza.
8. El
vecino
tiene
9. El
costo
de
derecho
a
solicitar
servicios
incluye
para el adorno respectivo para el evento. los
que el
le
permitan
pago
de
un
el
ingreso
depósito
previo por
a el
las instalaciones uso
de
las
instalaciones, el que será reintegrado, caso contrario se procederá a realizar el descuento respectivo que corresponda al daño causado.
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
OFICINA DE CATASTRO Y IUSI Certificaciones catastrales Auto avalúo de inmueble Notificación de cobro de IUSI Desmembraciones Análisis e investigación de cartera morosa Único sobre Inmuebles (IUSI) Avalúo directo de un inmueble Titulación supletoria
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del Impuesto
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OFICINA DE CATASTRO Y IUSI Nombre del procedimiento:
Certificaciones catastrales
Descripción General:
Es la actividad que implica la recepción de avisos notariales.
Usuarios:
Vecinos del Municipio de Santa Cruz Naranjo.
Tiempo:
10 minutos
Requisitos:
Inmueble registrado en el municipio.
Proceso 1. La persona interesada la solicita verbalmente al Encargado de Catastro y IUSI.
2. El Encargado de Catastro y IUSI Carga en el sistema el costo de la certificación. 3. Entrega orden de pago, para que sea cancelado en caja
4. El vecino interesado presenta comprobante de pago de la tasa municipal al Encargado de Catastro y IUSI. 5. El vecino recibe la Certificación correspondiente y firma de recibido la copia.
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OFICINA DE CATASTRO Y IUSI Nombre del procedimiento:
Auto avalúo de inmueble
Descripción General:
Es la actividad que promueve que el vecino pueda realizar un autoevalúo
Usuarios:
Vecinos del Municipio de Santa Cruz Naranjo.
Tiempo:
10 minutos
del o los inmuebles de su propiedad.
Requisitos:
Inmueble registrado en el municipio.
Proceso 1. Encargado de Catastro y IUSI Informa al vecino que el valor del terreno está exento y que no puede estarlo; por lo tanto es necesario actualizar el valor.
2. El Encargado de Catastro y IUSI propone un valor según el sector, si es residencial, condominio, aldea, lotificación, caserío.
3. El vecino indica si está de acuerdo con el valor propuesto y llena el formulario FORMA PC-2. 4. Firma el propietario y se le entrega la contraseña del mismo, luego se ingresa al sistema.
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OFICINA DE CATASTRO Y IUSI Nombre del procedimiento:
Notificación de cobro de IUSI
Descripción General:
Es el documento que se emite de no presentarse el contribuyente a
Usuarios:
Vecinos del Municipio de Santa Cruz Naranjo.
Tiempo:
2 días
cancelar en el plazo establecido..
Requisitos:
Resolución de falta de pago.
Proceso 1. Encargado de Catastro y IUSI Realiza la Notificación de cobro, la cual será enviada al propietario del inmueble. 2. Imprime la resolución, y traslada al técnico de catastro y IUSI para que lleve la notificación al vecino. 3. Después de notificado el vecino, se archiva copia de la Notificación firmada de recibido
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OFICINA DE CATASTRO Y IUSI Nombre del procedimiento:
Desmembraciones
Descripción General:
Es el documento que se emite de no presentarse el contribuyente a
Usuarios:
Vecinos del Municipio de Santa Cruz Naranjo.
Tiempo:
30 minutos – 2 días
cancelar en el plazo establecido.
Requisitos:
Copia DPI
Documento original de posesión del inmueble a desmembrar.
Plano certificado por el Sindico I de la parte del terreno que se desea desmembrar.
Proceso 1. El vecino interesado presenta solicitud verbal al encargado de Catastro y IUSI.
2. El Encargado de Catastro y IUSI solicita los documentos personales y del inmueble para proceder a redactar el documento de desmembración.
3. Si el plano no está certificado por Sindico I ó si no cuentan con dicho plano, se le refiere con el Sindico I para coordinar inspección para medidas y elaboración de plano al terreno.
4. El Sindico I traslada información para continuar con el tramite de desmembración.
5. Encargado de Catastro y IUSI emite resolución y remite al Secretario Municipal para que se le extienda certificación del Acta de Desmembración respectiva.
6. Encargado de Catastro y IUSI refiere al vecina a la Receptoría para que cancele la tasa correspondiente al tramite 7. Se hace entrega de la certificación al interesado, habiendo realizado todo tramite respectivo. 8. Firma de recibido el libro de control de entrega de documentos
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OFICINA DE CATASTRO Y IUSI Nombre del procedimiento:
Análisis e investigación de cartera morosa del Impuesto Único sobre
Descripción General:
Es el acto por medio del cual se procede al análisis e investigación de los
Inmuebles (IUSI)
inmuebles que han dejado de pagar el Impuesto Único Sobre Inmuebles, dentro del plazo establecido por la ley.
.
Usuarios:
Vecinos del Municipio de Santa Cruz Naranjo.
Tiempo:
6 meses
Requisitos:
Que el propietario de los inmuebles adeude más de cuatro trimestres.
Proceso 1. Encargado de Catastro y IUSI imprime listados de Inmuebles que adeudan más de cuatro trimestres. 2. Imprime requerimientos de cobro, para formar el expediente respectivo.
3. Realiza cálculo manual del Impuesto vencido y la mora correspondiente con el objeto de requerir el pago.
4. Realiza una liquidación profesional del impuesto atrasado la cual deberá estar firmada por el Tesorero Municipal.
5. Deberá notificar al contribuyente, quien tendrá 20 días hábiles después de la fecha de notificación para impugnar el cobro o presentarse a cancelar lo adeudado.
6. Si el contribuyente se presenta a cancelar ya sea al contado o por medio de un convenio de pago el caso de concluye.
7. Si el contribuyente no se pronuncia sobre el cobro durante los 20 días hábiles correspondientes, el Encargado de Catastro y IUSI certifica la resolución confirmando la liquidación y por último se certifica la resolución, la cual constituye título ejecutivo suficiente para el cobro económico-coactivo.
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OFICINA DE CATASTRO Y IUSI Nombre del procedimiento:
Avalúo directo de un inmueble
Descripción General:
Es el acto por medio del cual se procede a estimar el valor de un inmueble
conforme lo establecido
en el manual de
avalúos
elaborado por el Ministerio de Finanzas Públicas y mediante los procedimientos previamente aprobados por el Concejo Municipal.
Usuarios:
Vecinos del Municipio de Santa Cruz Naranjo.
Tiempo:
30 días.
Requisitos:
Inmueble localizado dentro de la jurisdicción municipal.
Proceso 1. El Encargado de Catastro y IUSI Establece zonas homogéneas.
2. Realiza análisis de la información obtenida con el objeto de establecer los valores base para cada sector, aplicando el promedio aritmético para el cálculo del valor unitario a definir en cada zona.
3. Ubicado el bien inmueble en la respectiva zona homogénea física y económica y disponiendo de la tabla de valores base para terrenos ya sea urbano o rural, de
conformidad con
la
investigación
citada,
se
establece el valor base que le corresponde por metro cuadrado de terreno, además se apli can los factores de corrección.
4. Para el caso de la construcción, con base en la tipificación obtenida en campo y de conformidad con las tablas de valor base de construcción, se tomará el valor base que
le
corresponde por
metro
cuadrado de
construcción de acuerdo a cada uso y categoría, además se aplican los factores de corrección. Se obtiene el Valor comercial para cada construcción.
5. El valor total comercial del bien inmueble, será la sumatoria del valor de terreno más el valor de la o las construcciones principalmente, así como de las construcciones secundarias y especiales.
6. Aplica un factor de descuento que todo el municipio.
apruebe la corporación municipal, el cual será aplicado a
7. Aprobada la resolución del Avalúo Directo se notifica al contribuyente.
8. Después de los veinte días hábiles de notificada la resolución y no se presenta ninguna impugnación se tendrá por aceptado y firme.
9. Operar en la matricula el avaluó directo. 56
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OFICINA DE CATASTRO Y IUSI Nombre del procedimiento:
Titulación supletoria
Descripción General:
Es el acto por medio del cual a solicitud de parte se verifica si el inmueble objeto de la Titulación Supletoria carece de inscripción registral y si los testigos propuestos son vecinos y propietarios de bienes inmuebles dentro de la jurisdicción municipal.
Usuarios:
Vecinos del Municipio de Santa Cruz Naranjo.
Tiempo:
30 días.
Requisitos:
Inmueble localizado dentro de la jurisdicción municipal.
Proceso 1. Encargado de Catastro y IUSI Recibe expediente.
2. Investiga en la matrícula municipal a los testigos propuestos.
3. Realiza investigación de campo con el objeto de establecer si la propiedad que mediante titulación supletoria no se encuentre dentro de las prohibiciones que establece la ley.
4. Emite un informe Técnico respectivo y se traslada el expediente a Secretaría Municipal
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
POLICIA MUNICIPAL Realización de patrullajes Apoyo a los vecinos en servicios sociales Incidentes de seguridad Reporte interno
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POLICIA MUNICIPAL Nombre del procedimiento:
Realización de patrullajes
Descripción General:
Es el acto de realizar rondas por el perímetro urbano de la cabecera municipal y los edificios públicos del mismo para verificar que todo transcurra con normalidad.
Usuarios:
Personal de la Policía Municipal.
Tiempo:
12 a 24 horas, todos los días.
Requisitos:
Ninguno.
Proceso 1. El Agente de la Policía Municipal inicia su recorrido en horarios programados todos los días para verificar las
actividades y lo que sucede en dicho recorrido, verificando e informando sobre: Accidentes de tránsito, fugas de agua, vehículos con problemas mecánicos, basureros clandestinos, etc.
2. Documenta con fotografías los bienes municipales que supervise con el fin de evidenciar la presencia en el área.
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POLICIA MUNICIPAL Nombre del procedimiento:
Apoyo a los vecinos en servicios sociales
Descripción General:
Colaborar en cuanto sea posible con vecinos del Municipio en cualquier actividad o incidente que sea solicitado, usando criterio dependiendo de la situación.
Usuarios:
Personal de la Policía Municipal.
Tiempo:
12 a 24 horas, todos los días.
Requisitos:
Ninguno.
Proceso 1. El Agente de la Policía Municipal recibirá instrucciones por parte del Sr. Alcalde Municipal o Directores o Coordinadores de las distintas unidades de la municipalidad, para que de acompañamiento en determinadas actividades que por su naturaleza así lo requieran.
2. Al momento
de encontrar un
incidente,
toma las
quien corresponda para las respectivas coordinaciones.
medidas
de seguridad necesarias, reporta a
3. Si es necesario, el Policía Municipal reportara y pedirá apoyo a la Estación de la Policía Nacional de la localidad para que le apoyen en lo acontecido.
4. Al
retirarse
del
lugar
después
de
cualquier
acontecido en dicha actividad.
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situación
reportar
a
la superioridad sobre lo
Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
POLICIA MUNICIPAL Nombre del procedimiento:
Incidentes de seguridad
Descripción General:
Estar preparado para cualquier eventualidad en su punto de servicio y los
Usuarios:
Personal de la Policía Municipal.
Tiempo:
12 a 24 horas, todos los días.
alrededores.
Requisitos:
Ninguno.
Proceso 1. El Agente de la Policía Municipal Informa a la superioridad en el momento de encontrar un accidente tomar las medidas de seguridad.
2. Verifica si cerca del lugar hay personas sospechosas e informa a la Estación de Policía Nacional Civil de la localidad para que le brinden apoyo
3. Coordina con PNC y unidades de emergencia (bomberos, ambulancia, entre otros), siempre que sea necesario.
4. Documenta con fotografías.
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
POLICIA MUNICIPAL Nombre del procedimiento:
Reporte interno
Descripción General:
Elaboración de Reporte Interno para llevar control de todos los incidentes
Usuarios:
Personal de la Policía Municipal.
Tiempo:
10 a 15 minutos.
en forma diaria.
Requisitos:
Ninguno.
Proceso 1. El Agente de la Policía Municipal redacta el reporte interno y escribe como mínimo lo siguiente: a. Incidente
b. Cuándo y donde sucedió c. Hora de lo sucedido
d. Agente Policía Municipal a cargo e. Qué sucedió f.
Personas implicadas en el incidente
2. Entregar
el reporte interno al jefe inmediato superior para su trámite correspondiente
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UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS Suscripción de contratos administrativos bajo los renglones presupuestarios 022, 029, 184, 188, 189 Suscripción de acuerdos municipales de personal Solicitud de vacaciones Reclutamiento, selección y contratación de personal Carta de ingresos o constancia laboral
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS Nombre del procedimiento:
Suscripción
Descripción General:
Suscripción de los contratos del personal de nuevo ingreso, bajo los
de
contratos
administrativos
bajo
los
renglones
presupuestarios 022, 029, 184, 188, 189
renglones presupuestarios 022, 029, 184, 188, 189 con la base legal de las Leyes y Reglamentos que regulan la materia en nuestro país.
Usuarios:
Personal de la Unidad de Recursos Humanos.
Tiempo:
2 días hábiles.
Requisitos:
Contratación de Personal.
Proceso 1. Después de realizado el proceso de reclutamiento y selección de personal, en coordinación con la Directora de
AFIM y el Encargado de Recursos Humanos, el Sr. Alcalde decide las condiciones en las cuales se hará la nueva contratación (salario, renglón presupuestario, y otros).
2. El Alcalde Municipal emite Acuerdo donde autoriza al Encargado de Recursos Humanos suscribir el respectivo contrato en las condiciones pactadas previamente.
3. Impreso el contrato administrativo solicita al empleado la firma correspondiente y registro de datos en la Nomina de personal.
4. En el caso de los contratos administrativos bajo el renglón presupuestario 029, 184, 188 y 189, luego de firmados y sellados se entrega una fotocopia al interesado para el trámite de la fianza de cumplimiento de
contrato, cuando dicho contrato lo estipule, para lo cual el interesado tiene 15 días calendario para la presentación de la fianza.
5. Cuando el interesado presenta su fianza, el Encargado de Recursos Humanos remite el contrato para su aprobación, al Secretario Municipal, quien debe solicitar la aprobación al Concejo Municipal.
6. El Encargado de Recursos Humanos solicita al Secretario Municipal, una certificación de Acta de Aprobación del contrato.
7. Ya aprobado el contrato, el Encargado de Recursos Humanos notifica al interesado dentro del plazo de tres días hábiles siguientes.
8. El Encargado de Recursos Humanos remitirá dentro del plazo de treinta días contados a partir de su aprobación, una fotocopia a la Contraloría General de Cuentas, para efectos de registro, control y fiscalización. 64
Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS Nombre del procedimiento:
Suscripción de acuerdos municipales de personal
Descripción General:
Suscripción de acuerdos de contrataciones, destituciones, ascensos,
Usuarios:
Personal de la Unidad de Recursos Humanos.
Tiempo:
2 días hábiles.
traslados que surjan durante el mes.
Requisitos:
En el caso de los acuerdos de contratación, ascensos o traslados, instrucción girada por el Alcalde Municipal.
En el caso de los acuerdos de destitución, carta de renuncia o despido.
Ficha laboral del empleado.
Proceso 1. El Alcalde Municipal gira instrucciones al Encargado de Recursos Humanos para suscribir los acuerdos que surjan de la necesidad de reorganización o por solicitud del empleado.
2. El Encargado de Recursos Humanos firma y traslada el Acuerdo al Sr. Alcalde para que también lo firme y selle.
3. El Encargado de Recursos Humanos notifica al empleado del traslado o ascenso. En el caso de los acuerdos de destitución, el empleado tuvo que ser notificado con la carta de despido o tuvo que haber notificado con carta de renuncia previamente.
4. Una vez elaborados los acuerdos, el Encargado de Recursos Humanos deberá notificar a la Directora de AFIM sobre el mismo y así evitar errores al momento de la emisión de la nómina por parte de la Tesorería.
5. El Encargado de Recursos Humanos, en el caso de acuerdo de destitución, elaborará informe sobre las prestaciones pendientes de pagar y la indemnización respectiva cuando haya sido por despido y cuando el
renglón presupuestario del empleado sea 011 ó 022, y lo remitirá al Encargado de Presupuesto para que sea incluido en el presupuesto en cuanto haya disponibilidad presupuestaria para realizar dicho pago.
6. El Encargado de Recursos Humanos archivará los acuerdos cronológicamente para futura consulta.
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS Nombre del procedimiento:
Solicitud de vacaciones
Descripción General:
Gestión que realizan los funcionarios y empleados Municipales para
Usuarios:
Personal de la Unidad de Recursos Humanos.
Tiempo:
30 minutos.
solicitar el goce de vacaciones.
Requisitos:
Ninguno.
Proceso 1. El funcionario o empleado municipal girará una solicitud de goce de vacaciones al Encargado de Recursos
Humanos, para que se coordine las fechas en que podrá gozarlas, la cual debe estar firmada y abalada por su jefe inmediato.
2. En los 5 días próximos a la fecha de inicio de vacaciones el Alcalde debe suscribir el Acuerdo de Vacaciones que autoriza al empleado a gozarlas en las fechas pactadas.
3. Firmado y sellado el acuerdo de vacaciones, se procede a entregar la copia del acuerdo al interesado, firmando de enterado y archivando el original.
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS Nombre del procedimiento:
Reclutamiento, selección y contratación de personal
Descripción General:
Es la gestión para llevar a cabo el reclutamiento, selección y
contratación
de
personal
para
la
institución
Municipal,
en cumplimiento a lo establecido en Leyes y Reglamentos Municipales.
Usuarios:
Personal de la Unidad de Recursos Humanos.
Tiempo:
3 – 15 días.
Requisitos:
Ser ciudadano guatemalteco y encontrarse en el libre ejercicio de sus derechos civiles.
Ser de reconocida honorabilidad.
Mayor de Edad
Llenar formulario de solicitud de empleo y proporcionar toda la información y documentación que se le solicite.
Aprobar con un mínimo de 65 puntos las evaluaciones respectivas.
Poseer las aptitudes morales, físicas e intelectuales que exige el desempeño del puesto.
Satisfacer los requisitos mínimos especiales que establezca el reglamento de personal de la municipalidad.
Someterse y aprobar las pruebas psicométricas.
No encontrarse inhabilitado de conformidad con la Ley.
Proceso 1. El Encargado de Recursos Humanos recibe el currículo de las personas que solicitan empleo en esta Institución.
2. El Encargado de Recursos Humanos registra los datos del solicitante en el sistema y archiva el expediente para su consulta posterior.
3. Cuando se da la oportunidad de una contratación, el Encargado de Recursos Humanos recurre al archivo de aspirantes y selecciona los currículos que cumplan con el perfil del puesto según el Manual de Puestos, para ocupar una plaza vacante en su área de trabajo.
4. Procede a realizar la convocatoria interna.
5. Traslada los expedientes que cumplen con el perfil del puesto a la Dirección o Coordinación solicitante. 67
Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo 6. El Director o Coordinación solicitante selecciona algunas opciones para ser entrevistados y evaluados, se realizan las siguientes pruebas psicométricas, dependiendo el nivel educativo del candidato.
7. El Encargado de Recursos Humanos evalúa los resultados y se considera aprobado el aspirante que obtenga un mínimo de 65 puntos.
8. Si el aspirante supera las pruebas psicométricas procede a confirmar las referencias laborales y personales presentadas por el mismo.
9. Si el aspirante supera las referencias, procede a realizar las entrevistas que sean necesarias, dependiendo entrevista.
de
la
plaza
vacante,
de
las
cuales
se
dejará constancia llenando un formato de
10. Se llama a los referentes y se llena una ficha con los datos de las personas que brindaron referencias del solicitante y se incorpora al expediente.
11. Si se confirma que el solicitante posee buenas referencias laborales y personales, se elabora una ficha administrativa.
12. El Encargado de Recursos Humanos realiza un informe general del proceso de selección, y presente una terna de 3 candidatos aptos para el puesto y los traslada al Sr. Alcalde para la selección final.
13. El Sr. Alcalde revisa la ficha de los aspirantes que aprobaron la fase de selección y resuelve sobre la persona elegida.
14. El expediente se hace llegar al Encargado de Recursos Humanos para realizar el proceso de selección, previa coordinación con la Directora Financiera, el cual deberá especificar la plaza a ocupar, el renglón presupuestario, salario y funciones a desempeñar.
15. Cuando es aprobado uno de los aspirantes por el Alcalde Municipal se elabora el acuerdo y contrato respectivos. 16. Se convoca al empleado para corroborar datos y firma de contrato.
17. El Encargado de Recursos Humanos remite al empleado con el Director o Coordinador solicitante para que
realice la inducción general y específica al puesto, así como el recorrido por las instalaciones y presentación al personal.
18. Se le hace entrega de material informativo: listado de funciones y atribuciones, monografía del municipio, plan de gobierno municipal, entre otras cosas.
19. Se entrega gafete, playeras y/o camisas con logo de la Municipalidad.
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS Nombre del procedimiento:
Carta de ingresos o constancia laboral
Descripción General:
Actividad que se realiza cuando un empleado solicita una constancia
Usuarios:
Personal de la Unidad de Recursos Humanos.
Tiempo:
20 minutos.
laboral y/o carta de ingresos, para realizar algún trámite personal.
Requisitos:
Tener un mínimo de 3 meses laborados.
Proceso 1. El empleado interesado realiza solicitud verbal al Encargado de Recursos Humanos.
2. El Encargado de Recursos Humanos ingresa a la Nomina Digital para buscar los datos del empleado,
3. Ingresa al formato para generar las cartas de ingresos o constancia laboral, y se procede a completar los datos del empleado, con la información recolectada.
4. Se imprime la carta y se revisa los datos con el empleado.
5. El encargado de Recursos Humanos firma y sella el documento. 6. El empleado interesado recibe Constancia Laboral o Carta de Ingresos.
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
Dirección Municipal de Planificación Elaboración del Plan Operativo Anual POA Ingreso de expediente de proyectos a SNIP Publicación de proyectos en GUATECOMPRAS Ingreso de Proyectos a SICOIN GL
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
DIRECCIÓN MUNICIPAL DE PLANIFICACIÓN Nombre del procedimiento:
Elaboración del Plan Operativo Anual POA
Descripción General:
Actividad que se realiza cada año para plasmas la planificación de actividades generales en cuanto a proyectos, actividades administrativas, etc.
Usuarios:
Personal de la Dirección de Planificación.
Tiempo:
30 días.
Requisitos:
Plan Operativa Anual de cada Unidad Organizativa de la Municipalidad para integrarlo con el de proyectos..
Proceso 1. Coordinación con los señores miembros del Concejo Municipal y Alcalde Municipal a efecto se le de prioridad y tomen en cuenta proyectos para el siguiente año. 2. Teniendo las priorizaciones se procede a realizar el anteproyecto de POA 3. Coordinar con DAFIM para ver la disponibilidad presupuestaria 4. Presentar el anteproyecto de Plan Operativo Anual 5. Adecuar el POA a las disponibilidades financieras. 6. Una vez aprobado el POA por el Concejo Municipal, vincularlo en el sistema, aprobarlo y remitir copia a la CGC
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
DIRECCIÓN MUNICIPAL DE PLANIFICACIÓN Nombre del procedimiento:
Ingreso de expediente de proyectos a SNIP
Descripción General:
Actividad que se realiza para generarle código SNIP a un proyecto y
Usuarios:
Personal de la Dirección de Planificación.
Tiempo:
Depende de la duración del proyecto
quede registrado en SEGEPLAN.
Requisitos:
Proceso 1. Contando con el estudio del proyecto se ingresa de forma digitan el SISTEMA NACIONAL DE INVERSION PUBLICA –SNIP- sean proyectos para ejecutarse con fondos propios o solicitados al CODEDE. 2. Se le da seguimiento de las formas física y financiera, con las cantidades ejecutadas y plasmadas en el contrato. 3. Se liquida el proyecto o finaliza en el sistema cuando se encuentre ejecutado al 100% físico y financiero.
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
DIRECCIÓN MUNICIPAL DE PLANIFICACIÓN Nombre del procedimiento:
Publicación de proyectos en GUATECOMPRAS
Descripción General:
Actividad que se realiza para publicar la demanda de realizar un
Usuarios:
Personal de la Dirección de Planificación.
Tiempo:
5 a 15 días
proyecto, para que los oferentes puedan ver las bases y ofertar.
Requisitos:
Proyecto elaborado
Proceso 1. Creación de bases de cotización 2. Aprobadas las bases de cotización por la autoridad administrativa superior se publica el proyecto de bases 3. Al finalizar el tiempo prudencial del proyecto de bases se publica el concurso oficial 4. Se responden dudas e inconformidades si existieren 5. Se reciben ofertas 6. Luego del proceso de cotización que la junta nombrada por la autoridad administrativa superior para el efecto; realice se adjudica o realiza lo actuado por dicha junta ( en el sistema) 7. Publicación de: Anexos, Documentos de cotización, Acuerdos concernientes, Contrato.
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
DIRECCIÓN MUNICIPAL DE PLANIFICACIÓN Nombre del procedimiento:
Ingreso de contratos a SICOIN GL
Descripción General:
Actividad que se realiza para registrar un contrato de proyecto al sistema
Usuarios:
Personal de la Dirección de Planificación.
SICOIN GL y seguimiento del mismo.
Tiempo: Requisitos:
Cntrato de obras y proyectos suscrito.
Proceso 1. Registro de contrato en modulo de contratos 2. Aprobación de contrato en modulo de contratos 3. Seguimiento de Contratos y avances físicos y financieros.
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Manual de Procedimientos Municipalidad de Santa Cruz Naranjo
Bach. Abel Arturo Pérez Ramírez Encargado de Recursos Humanos
Aprobación:
Perito en Agroindustria José Angel Lechiga Avila ALCALDE MUNICIPAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Municipalidad de Santa Cruz Naranjo, Santa Rosa
Aprobada por el Concejo Municipal Acta Ordinaria No. 08-2013 Punto Doceavo Febrero de 2013.
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