MUNICIPALIDAD DE MIRAFLORES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MAPRO)

SECRETARIA GENERAL

2014

g

MlRAFlORES

2014

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1.

SECRETARIA GENERAL

INTRODUCCiÓN

La Secretaría General es el órgano de apoyo encargado de planificar, programar y coordinar la ejecución de las acciones adoptadas por el Concejo Municipal y la Alcaldía , así como difundir las disposiciones emitidas por estos órganos. De igual modo, se encarga de supervisar las actividades relacionadas a los sistemas de trámite documentarío, archivo central y registro civil, buscando permanentemente la mejora de sus procesos. Le corresponde dar fe de la autenticidad de los documentos de la entidad y las actas aprobadas por el Concejo Municipal. Asimismo, coordina

y supervisa la

celebración y registro de los matrimonios civiles , además de los procesos especiales de separación convencional y divorcio ulterior.

El presente documento, ha sido elaborado conforme a lo establecido en las "Normas para la Formulación de los Manuales de Procedimientos en Entidades Públicas" aprobada por Resolución Jefatural N° 059-77-INAP/DNR Y los lineamientos de la Directiva N°001-2012-GM/MM denominada

"Elaboración , Aprobación y Difusión del

Manual de Procedimientos de la Municipalidad de Miraflores", aprobada con Resolución de Gerencia Municipal N° 016-2012-GM-MM, de fecha 27 de enero del 2012.

En este sentido, el presente manual pretende dar a conocer los principales procedimientos administrativos internos que se ejecutan en la Secretaria General, los cuales han sido elaborados en cumplimiento estricto de la normativa que exige contar con dicho instrumento de gestión. Asimismo, contribuirá a lograr la eficiencia y eficacia las actividades, obteniendo el objetivo propuesto en el

Municipalidad de Miraflores - Gerencia de Planificación y Presupuesto - Subgerencia de Racionalización y Estadistica - Ca. Tarata N" 160 piso 14 - Tell. 6177352

2

MlRAFlORES

lO

2014

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

SECRETARIA GENERAL

11. INDICE Pág. l. INTRODUCCION ..................... .. .. ................. .... ................ ........ ................... ...... ......... 2 11 . INDICE ..................... ", ......... " ................ ,.. "" .... " ....... ". " ... " ... "" .. " .. ".", ... " .... " ....... ,3 111. DATOS GENERALES .... " ... " ....... " ........ ". ", .. ... ".", ". """"".""" ..... " .... "" .. 12 3,1 Objetivos 3,2 Alcance 3,3 Órgano que elabora y fecha 3.4 Órgano que regula , revisa y aprueba

IV, DATOS DEL PROCEDIMIENTO .... ",,,.,,,, , ,,,,,.,,,,,,.,, ...... ,, .. ,,,,,, " ..... "" ... ,,, ... 13

4.1 Denominación del Procedimiento .. . " ." ... .. ""."." ... ,,,,,,, .. ,, ... ,,,,,,, .. ,, " .. ". 13 Acceso a la información que posean o produzcan las diversas unidades orgánicas de la municipalidad. 4,1.1 Código del Procedimiento 4,1.2 Objetivo 4,1.3 Descripción 4.1 ,3.1 Detalle del Procedimiento 4,1.4 Resultados 4,1.5 Tiempo estimado 4.1,6 Usuarios 4.2 Denominación del Procedimiento .. . ".", ", ,, .. ,,,,,,,,,,,,,, .... "",,, .. ,,,,.,, " .... 16 Derecho de certificación de documento. 4.2,1 Código del Procedimiento 4.2.2 Objetivo 4.2,3 Descripción 4,2,3.1 Detalle del Procedimiento 4.2.4 Resultados 4.2.5 Tiempo estimado 4.2.6 Usuarios .3 Denominación del Procedimiento " . ".",."",,, .. ,,,, .. ,,,,.,, .. .,,.,,,, .,,,,,,,.,,.,, 19

3

g

MlAAfl.OftEI

2014

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

SECRETARIA GENERAL

- Preparación y desarrollo de las sesiones de concejo. 4.3.1 Código del Procedimiento 4.3.2 Objetivo 4.3.3 Descripción 4.3.3.1 Detalle del Procedimiento 4.3.4 Resultados 4.3.5 Tiempo estimado 4.3.6 Usuarios 4.4 Denominación del Procedimiento ............................. ..... .. .. .......... .. ...... 22

Atención de Miraflores.

requerimientos

solicitados

a

la

Municipalidad

de

4.4.1 Código del Procedimiento 4.4.2 Objetivo 4.4.3 Descripción 4.4.3.1 Detalle del Procedimiento 4.4.4 Resultados 4.4.5 Tiempo estimado 4.4.6 Usuarios 4.5 Denominación del Procedimiento .................... . ..... . ............................. 24

Búsqueda de expedientes en el área de administración documentaria y archivo. 4.5.1 Código del Procedimiento 4.5.2 Objetivo 4.5.3 Descripción 4.5.3.1 Detalle del Procedimiento 4.5.4 Resultados 4.5.5 Tiempo estimado 4.5.6 Usuarios

4.6.4 Resultados unicipalidad de Miraflores - Gerencia de Planificación y Presupuesto - Subgerencia de Racionalización y Estadistica - Ca. Tarata N" 160 piso 14 - Tel!. 6177352

4

g

MlAAfLOftES

2014

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

SECRETARIA GENERAL

4.6.5 Tiempo estimado 4.6.6 Usuarios

4.7 Denominación del Procedimiento ...................................... " ........ " ...... 30 Reconocimiento personal y voluntario. 4.7.1 Código del Procedimiento 4.7.2 Objetivo 4.7.3 Descripción 4.7.3.1 Detalle del Procedimiento 4.7.4 Resultados 4.7.5 Tiempo estimado 4.7.6 Usuarios

4.8 Denominación del Procedimiento .................................................................. ... 32 Reconocimiento por instrumento público. 4.8.1 Código del Procedimiento 4.8.2 Objetivo 4.8.3 Descripción 4.8.3.1 Detalle del Procedimiento 4.8.4 Resultado 4.8.5 Tiempo estimado 4.8.6 Usuarios 4.9 Denominación Procedimiento ...... .......... ........................................................... 34 Inscripción de adopción para el mayor de edad.

)~ADci~ .' (.AC'.l!E~~1HECi'é' j IIANCll GUHA ~ ~ (·.IB I ~

vo

"~ ~Jl1ffica

o -,$o

A)

~'

Municipalidad de Miraflores - Gerencia de Planificación y Presupuesto - Subgerencia de Racionalización y EstadIstica - Ca. Tarata N" 160 piso 14 - Tell. 6177352

5

e MIRAFLOR EI

2014

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

SECRETARIA GENERAL

4.10 Denominación del Procedimiento .................. ............................................ .....37 Inscripción de adopción para el menor de edad. 4.10.1 Código del Procedimiento 4.10.2 Objetivo 4.10.3 Descripción 4.10.3.1 Detalle del Procedimiento 4.10.4 Resultados 4.10.5 Tiempo estimado 4.10.6 Usuarios 4.11 Denominación del Procedimiento ...... .. ........................................................ ..40 Apertura de pliego matrimonial. 4.11 .1 Código del Procedimiento 4.11 .2 Objetivo 4.11 .3 Descripción 4.11 .3.1 Detalle del Procedimiento 4.11.4 Resultados 4.11 .5 Tiempo estimado 4.11 .6 Usuarios

4.12 Denominación del Procedimiento ......... ... .. .. .... ............................................ .43 Publicación de edictos de otras municipalidades. 4.12.1 Código del Procedimiento 4.12.2 Objetivo 4.12.3 Descripción 4.12.3.1 Detalle del Procedimiento 4.12.4 Resultados 4.12.5 Tiempo estimado 4.12.6 Usuarios Denominación del Procedimiento ................................... ............... ............... .45 Dispensa de publicación de edictos (Total o Parcial) .

.;,jl~~~ 4.13.1 Código del Procedimiento 4.13.2 Objetivo 4.13.3 Descripción 4.13.3.1 Detalle del Procedimiento

/ 'J."')Llt:~ /w.:XfO/lfB¡'O

I IIAIfL(.! A lAGUljA t ente

:,'

i,

~

~"l.

~o

"I,,~

Municipalidad de Miraflores - Gerencia de Planificación y Presupuesto - Subgerencia de Racionalización y Estadistica - Ca. Tarata N" 160 piso 14 - Telf. 6177352

14

g

MItAfLOftES

2014

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

SECRETARIA GENERAL

4.1.4 Resultados Brindar la información solicitada por los administrados dentro del plazo previsto en la ley específica . Asimismo, garantizar la transparencia en los actos de gestión de la entidad. 4.1.5 Tiempo estimado El tiempo estimado para este procedimiento es de: 1 día, 14 horas, 48 minutos. 4.1.6 Usuarios Gerencia de Asesoría Jurídica, Administración Documentaria y Archivo , unidades orgánicas involucradas, secretaria de Secretaría General.

15

e MlRAFlORES

2014

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

SECRETARIA GENERAL

4.2 Denominación del Procedimiento -

Derecho de certificación de documento.

4.2.1 Código del Procedimiento: 0.6.1.02

4.2.2 Objetivo

Atención oportuna de los requerimientos presentados con dicha finalidad , a efectos de que exista constancia de que las copias certificadas de documentos diversos emitidos en la entidad tienen la misma validez y eficacia al igual que el documento original.

Base Legal -

Constitución Política del Perú.

-

Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

-

Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades. Ordenanza N" 347-MM , aprueba la nueva estructura orgánica y el Reglamento de Organización y Funciones, modificada por Ordenanza N° 378-MM Y Ordenanza N° 396-MM.

,.~~Of~

CA;:~. ESTlIl:R J.!/1',\,~t;11 lAGUHA'

~"'" ~,,:~ ) ~"?I!iC~

Municipalidad de Mirafiores - Gerencia de Planificación y Presupuesto - Subgerencia de Racionalización y Estadistica - Ca. Tarata N° 160 piso 14 - Tel! 6177352

16

e MIRAfL.ORES

2014

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

SECRETARIA GENERAl

4.2.3 Descripción 4.2.3.1 Detalle del procedimiento

N"

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

A1

Recibe solicitud por Mesa de Partes, luego envla a la secretaria de Secretaria General para su atención . (10 minutos)

Administración Documentaria y Archivo

A2

Recibe solicitud de certificación . (5 minutos)

A3

A4

Secretaria de Secretaria General

Coteja y verifica la autenticidad del documento original y la copia que se pretende certificar. Coloca sello de certificación. a. Si es (son) documento(s) sencillo(s). (10 minutos) b. Si es expediente. (30 minutos)

Asistente de Secretaria General

Consigna firma en la copia certificada de cada carilla del documento verificado. (3 minutos)

Secretario General

Entrega documento certificado, al administrado o unidad orgánica solicitante. A5

a. Tratándose de solicitudes o requerimientos externos, verificación previa del pago por derecho de certificación

Secretaria de Secretaria General

correspondiente. (8 horas) b. Tratándose de requerimientos al interior de la entidad (10 minutos)

r~