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CÓDIGO: MAAD-01 VERSIÓN:02 FECHA: 19 – 03 / 2013
MANUAL DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CUADRO CONTROL DE CAMBIOS Versión
Fecha
Descripción del Cambio
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28/05/2010
01
15/04/2011
02
19/03/2013
Emisión Inicial- Mediante aprobación de las TRD de EMPAS S.A ESP- por el Archivo General de la Nación RES. 0129 de Mayo 28 de 2010 (documento completo Manual y TRD) Se extrajeron las Tablas de Retención documental de este documento Se crea una nueva Subgerencia por consiguiente hay cambios en el Organigrama y en la tabla de Codificación de Unidades Administrativas
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TABLA DE CONTENIDO Pág. I.
LISTA DE TABLAS ................................................................................................. 5
II.
LISTA DE FIGURAS ............................................................................................ 100
III. LISTA DE FORMATOS ........................................................................................ 111 IV. INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 122 V. OBJETIVOS ......................................................................................................... 133 VI. MARCO JURÌDICO Y NORMATIVO .......................................................................... 144 VII. METODOLOGIA .................................................................................................. 166 1. INVESTIGACION PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÒN........................................... 166 1.1 COMPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL ..................... 166 1.2 RESEÑA HISTÓRICA ..................................................................................... 188 1.3 MISIÓN ...................................................................................................... 199 1.4. VISIÓN .................................................................................................... 199 1.5. OBJETIVOS INSTITUCIONALES...................................................................... 199 1.6. VALORES ORGANIZACIONALES .................................................................... 199
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ORGANIGRAMA EMPRESA PÚBLICA DE ALCANTARILLADO DE
SANTANDER
EMPAS S.A E.S.P ............................................................................................. 200 1.8. ENTREVISTA EN LAS ÁREAS, A FUNCIONARIOS GENERADORES DE DOCUMENTOS ...................................................................................................................... 200 2. ANALISIS E INTERPRETACION DE LA INFORMACION RECOLECTADA ........................ 212 2.1. UNIDAD ADMINISTRATIVA ............................................................................. 222 2.2. CODIFICACIÓN UNIDADES ADMINISTRATIVAS .............................................. 233 2.3 TIPOLOGIAS DOCUMENTALES. ...................................................................... 244 2.4. SERIES DOCUMENTALES ............................................................................. 255 2.5. SUBSERIE DOCUMENTAL ............................................................................. 266 2.6. RELACIÓN
DE
SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES POR
UNIDADES
ADMINISTRATIVAS ............................................................................................. 277 2.7. RELACIÓN
GENERAL
DE SERIES
Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN ORDEN
ALFABETICO Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE ....................................466 2.8. CODIFICACIÒN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN ORDEN ALFABETICO…………………………………………………… .................................................... …….. 53 2.9. CODIFICACION DE SERIES
Y SUBSERIES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y EN
ORDEN ALFABÈTICO-ASCENDENTE ....................................................................... 58 2.10. VALORACIÓN DOCUMENTAL........................................................................ 777
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2.11. DISPOSICIÓN FINAL .................................................................................... 799 2.12. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ................................................................... 811 2.13. RETENCIÓN DOCUMENTAL......................................................................... 811 2.14. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN, CENTRAL E HISTÓRICO .................................................................................................. 822 2.15. TRANSFERENCIA DOCUMENTALES ................................................ 966 2.16. OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN ................... 1011 2.17. PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ............................................. 1022 2.18. FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EMPAS S.A ESP .................................................................................................................... 1023 2.19 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ................................................ 1033 4. GLOSARIO DE TERMINOS(((((((((((((((((((( 106 5. BIBLIOGRAFIA(((((((((((((((((((((((((.. 121
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I. LISTA DE TABLAS Pág. Tabla 1. CODIFICACIÓN UNIDADES ADMINISTRATIVAS((((((((.
23
Tabla 2. EJEMPLO CONSTRUCCIÓN TIPOS DOCUMENTALES(((((.
25
Tabla 3. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES GERENCIA GENERAL
27
Tabla 4. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES SECRETARIA GENERAL 28 Tabla 5
SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES SECRETARIA GENERAL 29
Tabla 6. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES SECRETARÌA GENERAL 30 Tabla 7. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES SECRETARIA GENERAL 31 Tabla 8. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES SECRETARIA GENERAL 32 Tabla 9. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES SECRETARIA GENERAL 33 Tabla 10. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO(((((..((((((((((((((...(((((. 33 Tabla 11. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES((((((((((((((((((((((((((.34 Tabla 12. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES SUBGERENCIA DE PLANEACION E INFORMACION((((((((((((((((((((...34 Tabla 13. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION PLANEACION CORPORATIVA Y CALIDAD((((.(((((((((((...35 Tabla 14. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION SISTEMAS DE INFORMACION..........................................................((((( 35 Tabla 15. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES SUBGERENCIA COMERCIAL((((...((((((((((((((((((((((((. 36 Tabla 16. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION GESTION COMERCIAL.(((((((((((((((((((((((( 36
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Pág. Tabla 17. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION DE SERVICIO AL CLIENTE((.((((((((((((((((((((((..37 Tabla 18. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES SUBGERENCIA DE ALCANTARILLADO((((((((((((((((((((((((((..38 Tabla 19. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION DE PROYECTOS EXTERNOS(((((.(((((((((((((((((. 38 Tabla 20. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION DE CONTRATACION(((((((((.(((((((((((((((((. 39 Tabla 21. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION DE OPERACIÓN DE INFRAESTRUCTURA(..((((((((((((((((39 Tabla 22. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION DE EXPANSION DE INFRAESTRUCTURA(((((((((((((((((..40 Tabla 23. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA..(((((((((((((((((((40 Tabla 24. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION DE GESTION HUMANA((((((((((((((((((((((((((.41 Tabla 25. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION DE PRESUPUESTO((((.(((((((((((((((((((((((..42 Tabla 26. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION DE CONTABILIDAD((((((((((((((((((((((((((((.42 Tabla 27. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION DE SERVICIOS GENERALES..(((((((((((((((((((((((.43 Tabla 28. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION DE TESORERIA(((((((((((((((((((((((((((((.. 44 Tabla 29. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION DE TESORERIA(((((((((((((((((((((((((((((.. 45
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Pág. Tabla 30. SERIES Y SUBSERIES EN ORDEN ALFABÉTICO Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE((((..(((((.((((((((( 47 Tabla 31. SERIES Y SUBSERIES EN ORDEN ALFABÉTICO Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE(((..((((((.((((((((( 48 Tabla 32. SERIES Y SUBSERIES EN ORDEN ALFABÉTICO Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE((((((((((((((((((( 49 Tabla 33. SERIES Y SUBSERIES EN ORDEN ALFABÉTICO Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE((((((((((((((((((( 50 TABLA 34 SERIES Y SUBSERIES EN ORDEN ALFABÉTICO Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE((((((((((((((((((( 51 Tabla 35 SERIES Y SUBSERIES EN ORDEN ALFABÉTICO Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE((((((((((((((((((( 52 Tabla 36 CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES EN ORDEN ALFABÈTICO 54 Tabla 37 CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES EN ORDEN ALFABÈTICO 55 Tabla 38 CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES EN ORDEN ALFABÈTICO 56 Tabla 39 CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES EN ORDEN ALFABÈTICO 57 Tabla 40. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES GERENCIA GENERAL(. 58 Tabla 41. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES SECRETARIA GENERAL 59 Tabla 42. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES SECRETARIA GENERAL 60 Tabla 43. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES SECRETARIA GENERAL 61 Tabla 44. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES SECRETARIA GENERAL 62 Tabla 45. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES SECRETARIA GENERAL 63 Tabla 46. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES SECRETARIA GENERAL 64
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Pág. Tabla 47. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO((((((((((((((((((((((((...(65 Tabla 48. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES((((((((((((((..((((((((((( 65 Tabla 49. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES SUBGERENCIA DE PLANEACION ES INFORMACION((((((((.((((((((((( 66 Tabla 50. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION PLANEACION CORPORATIVA Y CALIDAD(((((((((((((((. 66 Tabla 51. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION SISTEMAS DE INFORMACION(((((((((((((((((..(((..67 Tabla 52. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES SUBGERENCIA COMERCIAL(((((((((((((((((((((((((((((.67 Tabla 53. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION GESTION COMERCIAL(((((((((((((((((..(((((((((((..67 Tabla 54. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION DE SERVICIO AL CLIENTE((((((((((((((((((((((((..68 Tabla 55. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES SUBGERENCIA DE ALCANTARILLADO((((((((((((((((((((((((((..69 Tabla 56. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION DE PROYECTOS EXTERNOS(((((((((((((((((((((((..69 Tabla 57. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION DE CONTRATACION(((((((((((((((((((((((((((..70 Tabla 58. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION DE OPERACIÓN DE INFRAESTRUCTURA((((((.(((((((((((..70 Tabla 59. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION DE EXPANSION DE INFRAESTRUCTURA((..(((((((((((((((.70
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Pág. Tabla 60. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA((((((((((((((((((((71 Tabla 61. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION DE GESTION HUMANA((((..((((((((((((((((((((((72 Tabla 62. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION DE PRESUPUESTO(((((..((((((((((((((((((((((..73 Tabla 63. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION DE CONTABILIDAD((((((((((((((((((((((((((((.74 Tabla 64. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION DE SERVICIOS GENERALES.(((((((((((((((((((((((..75 Tabla 65. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION DE TESORERIA(((((((((((((((((((((((((((((.. 76 Tabla 66. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION DE TESORERIA((((((((((((((((((((((((((((.(. 77
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II. LISTA DE FIGURAS Pág.
Figura 1. ORGANIGRAMA EMPRESA PÚBLICA DE ALCANTARILLADO EMPAS S.A ESP(((((((((((((((((((((((((((((((. 20 Figura 2. TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES(((((.((((((((((. 24 Figura 3. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO(((((...(((((((((. 81 Figura 4. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL((((((...(((((((.. 83 Figura 5. ROTULO PARA MARCACIÓN DE CAJAS(((((((((((. 91 Figura 6. ROTULO PARA MARCACIÓN DE CARPETAS(((((((((. 93
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III. LISTA DE FORMATOS Pág.
Formato 1. FORMATO PARA PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS(...((((( 95 Formato 2. FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL(...(((( 97 Formato 3. FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL((...((. 103
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IV. INTRODUCCIÓN Una de las preocupaciones constantes de todas las empresas es la organización de sus archivos, ya que la acumulación de documentos sin ningún criterio archivístico ha hecho de los mismos, documentos inservibles por su estado de deterioro y abandono, además victimas de agentes físicos y biológicos, hace que se ponga
en riesgo su permanencia
para toma de decisiones y para la
investigación retrospectiva de documentos. La Administración Pública en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones públicas deben elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado, la conservación del patrimonio documental y el fácil acceso del ciudadano a la información contenida en los documentos de archivo. Con la implementación de las Tablas de Retención Documental, la Empresa Pública de Alcantarillado de Santander, pretende agilizar los procedimientos para la producción, trámite, organización y consulta de documentos permitiendo a la administración el cumplimiento de los objetivos institucionales. Es por esto y siguiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación en cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Artículo 24, de la obligatoriedad de las Tablas de Retención, que
las Directivas de la Empresa Pública de Alcantarillado de
Santander EMPAS S.A E.S.P, se proponen elaborar y adoptar sus respectivas Tablas de Retención documental, con el fin de que sirvan como herramienta básica para realizar las tareas relacionadas con la organización documental de todos los archivos de la Entidad, siguiendo ante todo con los parámetros dados en el Mini Manual No. 4 expedido por el Archivo General de la Nación.
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V. OBJETIVOS o Lograr que la implantación de la presente propuesta de Tablas de Retención Documental, de la Empresa Pública de Alcantarillado de Santander, cumpla con todos los requisitos exigidos por el Archivo General de la Nación.
o Unificar los procedimientos generales para Archivar y consultar los documentos,
de acuerdo a unas Series y Subseries documentales
propuestas en este documento.
o Evitar la creación de Series y Subseries documentales innecesarias y que no existan en las Tablas de Retención Documental de esta propuesta.
o Velar por la Austeridad de gastos, evitando la duplicidad de documentos innecesarios.
o Aplicar normas vigentes sobre localización, retención y transferencia de documentos
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VI. MARCO JURÌDICO Y NORMATIVO •
Constitución Política de Colombia
•
Ley 80 del 22 de diciembre de 1989, “Por medio de la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones”
•
Ley 594 del 14 de julio de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos". Artículo 24: “Obligatoriedad de las Tablas de Retención. Será obligatorio para las entidades de Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental
•
Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, "Por el cual se adopta y expide el Reglamento General de Archivos".
•
Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001) del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación por el cual se “establecen las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"
•
Acuerdo 42 de 2002 del Concejo Directivo del Archivo General de la Nación por el cual se establecen “los criterios para organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, y regula el Inventario Único Documental y desarrolla los artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.
•
Circular No.004 de 2003 del Departamento Administrativo de la Función Púbica y el Archivo General de la Nación por la cual se” establecen los criterios técnicos para la organización de las historias laborales”
•
Ley 734 de 2002, numeral 5 por la cual se establece que “es un deber de cada servidor público custodiar y cuidar documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. Así mismo y de acuerdo con el numeral 13 del artículo 35 de la mencionada ley, está prohibido a los servidores públicos ocasionar daño o dar lugar a pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.
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•
Decreto 1382 del 18 de agosto de 1995. "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones."
•
Acuerdo 08 del 18 de 0ctubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los Organismos del orden nacional al Archivo General de la Nación, ordenada por el Decreto 1382 de 1995."
•
Acuerdo 09 del 18 de octubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se reglamenta la presentación de la Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto No. 1382 de 1995."
•
Resolución 0000035 de fecha 10 de abril de 2007 “por medio de la cual se conforma el comité de archivo de EMPAS S.A ESP y se reglamenta su funcionamiento
•
Resolución 000100 de fecha 14 de abril de 2008, “por medio de la cual se adopta las tablas de retención de la Empresa Pública de Alcantarillado de Santander.”
•
Resolución 00085 de fecha 1 de abril de 2008, “por medio de la cual se adopta el reglamento general de archivo.”
•
Resolución 000327 del 20 Nov. 2008 , “Por medio de la cual se adopta el sistema integrado de gestión y control – SIGC- en la Empresa Pública de Alcantarillado de Santander S:A E:S:P”
•
Ley 47 de 1920, Protección del patrimonio documental y artístico
• •
Ley 190 de 1995, Faltas y delitos en archivos. (Arts. 27 y 79) Ley 200 de 1995, Conductas sancionables a servidores públicos sobre los archivos. (Arts. 40 y 41) Acuerdo 011 de 1996, Criterios de conservación y organización de documentos
•
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Art. 60 Código de Comercio, Los libros y papeles de comercio deberán ser conservados por 20 años si no están digitalizados y por 10 años, si lo están.
VII. METODOLOGIA La elaboración de las Tablas de Retención Documental fue producto de un estudio minucioso basado
en la estructura Organizacional de EMPAS S.A E.S.P y
siguiendo las directrices e instructivos del Archivo General de la Nación, en el Mini-Manual No. 4 sobre Tablas de Retención y Transferencias Documentales, teniendo en cuenta las etapas para la elaboración y aplicación de las mismas. 1. INVESTIGACION PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÒN 1.1 COMPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL::
Se realizó una
compilación
documental de la información de la Empresa, en forma física y
magnética,
haciendo una solicitud de las
administrativos relativos a la creación
Disposiciones legales, actos
y cambios estructurales de la Entidad,
estructura interna vigente, los Manuales de funciones y procedimientos ,
el
Organigrama actualizado, la Reseña histórica, el Acto administrativo por el cual se crea la planta de cargos; esto para darle cumplimiento a la ley 594 de 2000 (Ley de Archivos) y estandarizar la documentación de EMPAS S.A E.S.P . •
Resolución 0000035
de fecha 10 de abril de 2007 por medio de la cual se
conforma el comité de archivo de EMPAS S.A ESP y se reglamenta su funcionamiento •
Resolución 000122 de fecha 8 de agosto de 2007, por medio de la cual se modifica la resolución 0000035 del 10 de abril de 2007.
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Resolución 00085 de fecha 1 de abril de 2008, por medio de la cual se adopta el reglamento general de archivo.
•
Acuerdo de Junta Directiva número 000003 de fecha 18 de 0ctubre de 2006, por medio de la cual se establece la estructura orgánica y la planta de personal de la Empresa Pública de Alcantarillado de Santander.
•
Escritura Pública 2803 de la Notaria 1, de constitución de la Sociedad anónima denominada EMPRESA PUBLICA DE ALCANTARILLADO S.A E.S.P
•
Escritura No. 3492 de 27 de diciembre de 2006, por la cual se reforman los estatutos.
•
Resolución 000003 del 20 de octubre de 2006,
por medio de la cual se
establece el manual específico de funciones y requisitos mínimos y competencias laborales. •
Resolución 000011 del 30 de octubre de 2006,
por medio de la cual se
establece el Manual de Actividades y labores de los Trabajadores Oficiales. •
Resolución 000389, Por medio de la cual se modifica y adopta el Manual de Actividades y labores de los trabajadores oficiales.
•
Resolución 000327 del 20 Nov. 2008 , Por medio de la cual se adopta el sistema integrado de gestión y control – SIGC- en la Empresa Pública de Alcantarillado de Santander S:A E:S:P
•
Resolución 000086 del 01 de abril de 2008, por la cual se adoptan los procedimientos de la Empresa Pública de Alcantarillado de Santander S.A ESP-
•
Resolución No. 0129 del 28 de Mayo de 2010 del AGN, Por medio del cual se aprueba la Tabla de Retención Documental de la Empresa Pública de Alcantarillado de Santander EMPAS S.A ESP.
•
Resolución No. 000127, Por medio del cual se adoptan las Tablas de Retención Documental de la Empresa Pública de Alcantarillado de Santander EMPAS S.A ESP.
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1.2 RESEÑA HISTÓRICA
Mediante providencia ACU-2781 del 22 de septiembre de 2004, el Honorable Concejo de Estado, sección Quinta, dispuso que la Corporación Autónoma Regional para la Defensa de la Meseta de Bucaramanga – CDMB no tenía la competencia para seguir prestando el servicio público de alcantarillado de los municipios de Bucaramanga, Floridablanca y Girón, servicio que venía prestando desde 1975, cuando los tres (3) Municipios entregaron sus redes a la CDMB, razón por la cual se ordenó a la Corporación el desarrollo de los trámites para la constitución de una Empresa de Servicios Públicos – ESP, procediéndose, por lo tanto a la creación de la Empresa de Alcantarillado de Santander S.A. EMPAS S.A. E.S.P. EMPAS S.A. E.S.P. fue creada por escritura pública 2803 otorgada en la Notaria Primera del Circuito de Bucaramanga, el 19 de octubre de 2006. Es una sociedad anónima, cuyos socios fundadores son la Corporación Autónoma Regional para la Defensa de la Meseta de Bucaramanga, los Municipios de Matanza, Surata y Vetas y la Empresa de Servicios Públicos de Lebrija. Posteriormente se hizo socio las Empresas Públicas de Málaga, con la adquisición de una acción. La empresa de servicios públicos es de carácter oficial, regido por las leyes 142 y 143 de 1994 y por las disposiciones que las sustituyan, modifiquen o reglamenten; por los estatutos contenidos en su escritura de constitución y por las formas del Libro II del Código de Comercio.
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1.3 MISIÓN Somos una Empresa de servicios públicos domiciliarios con un equipo humano altamente calificado y criterios de excelencia, que garantiza la gestión integral de los servicios prestados en procura de una mejor calidad de vida y la protección del medio ambiente. 1.4. VISIÓN Ser la Empresa líder en la prestación de servicios públicos domiciliarios, con una cultura organizacional fundamentada en valores, orientada al servicio, mejoramiento y desarrollo ambiental sostenible.
1.5. OBJETIVOS INSTITUCIONALES o Garantizar el Manejo Integral del Servicio de Alcantarillado o Fortalecimiento al desarrollo Institucional o Proyectar la Entidad hacia la comunidad
1.6. VALORES ORGANIZACIONALES •
Eficiencia y Cumplimiento
•
Equipo Humano idóneo y comprometido
•
Orientación al Servicio
•
Liderazgo Empresarial
•
Calidad y Mejoramiento Continuo
•
Compromiso Social y ambiental
•
Actualización Tecnológica
•
Desarrollo de Competencias
•
Coordinación y trabajo en equipo
•
Desarrollo Corporativo
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1.7 ORGANIGRAMA EMPRESA PÚBLICA DE ALCANTARILLADO DE SANTANDER EMPAS S.A E.S.P Figura 1. Organigrama Empresa Pública de Alcantarillado EMPAS S.A ESP
ASAMBLEA GENERAL REVISORÍA FISCAL JUNTA DIRECTIVA GERENTE GENERAL OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO
SECRETARÍA GENERAL
OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
SUBGERENCIA COMERCIAL
SUBGERENCIA DE ALCANTARILLADO
GESTIÓN HUMANA
GESTIÓN COMERCIAL
EXPANSIÓN DE INFRAESTRUCTURA
SERVICIOS GENERALES
SERVICIO AL CLIENTE
OPERACIÓN DE INFRAESTRUCTURA
SUBGERENCIA DE PLANEACIÓN E INFORMACIÓN PLANEACIÓN CORPORATIVA Y CALIDAD SISTEMAS DE INFORMACIÓN
PRESUPUESTO
CONTABILIDAD
PROYECTOS EXTERNOS
SUBGERENCIA DE GESTIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS ESTRATÉGICOS
FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS ESTRATÉGICOS
CONTRATACIÓN
TESORERÍA
1.8. ENTREVISTA EN LAS ÁREAS, A FUNCIONARIOS GENERADORES DE DOCUMENTOS Se realizó una socialización a todos los funcionarios que laboran en la Empresa, de los formatos de encuestas documentales, de acuerdo al instructivo de la Encuesta Documental del Mini manual No. 4 del Archivo General de la Nación Para diseñar las TRD, se utilizo un instrumento que constaba de preguntas sencillas agrupadas en dos grupos, la primera identificación de la dependencia,
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fecha de su creación, documentos que genera y el volumen producido, la segunda indaga sobre el nombre del documento, que función realiza, los soportes que
lleva, estado de documentos, e información contenida, cada cuanto consulta el archivo central. La encuesta de TRD, fue aplicada en todas las áreas, con la participación de los funcionarios de cada Dependencia productores de la información y responsables de la organización y administración de sus respectivos archivos de gestión. Aplicada la encuesta se identificaron las unidades documentales: Series, Subseries y tipos documentales,
los cuales se cotejaron
con el Manual de
procesos y procedimientos, Manual de funciones, Manual de Actividades, para que tuviera bases ciertas. Existe un sistema de organización que realizan algunas áreas; como clasificación de archivo por asuntos, con algunos soportes documentales en medio magnético y en papel, los formatos existentes están en libros y documentos simples, en el archivo reposan los
documentos generados en los procesos de gestión
administrativo 2. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA Con base en la información recolectada en las encuestas y teniendo en cuenta el Manual de procesos y procedimientos, el Manual de funciones, el Manual de Actividades
y el
organigrama vigente; se realizó un paralelo, analizando e
interpretando la investigación de las fuentes documentales de la Empresa Pública de Alcantarillado de Santander EMPAS S.A ESP, dando como resultado la creación de Series y Subseries con sus tipos documentales.
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Se realizó un cuadro en Excel, identificando las series y Subseries documentales con sus respectivos tipos documentales por Subgerencias y Coordinaciones, las cuales fueron
verificadas por segunda vez con los productores de la
documentación para su aprobación y firma. Una vez aprobadas, se realizó un listado general de Series y Subseries documentales en forma alfabética, para codificarlas en forma ascendente y luego se trasladaron con su respectivo código a cada Unidad Administrativa. 2.1. UNIDAD ADMINISTRATIVA
Es la unidad Técnico operativa de una Institución Para la codificación de las Unidades Administrativas en esta propuesta de Tablas de Retención, la Empresa Pública de Alcantarillado se acoge al INSTRUCTIVO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS No. ITPS-01-00
del 7 de NOV/08
adoptado mediante Resolución 000327 del 10 de Noviembre /2008 “ Por medio de la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión y Control SIGC- en la Empresa Pública de Alcantarillado de Santander S.A ESP EMPAS S.A.”
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2.2. CODIFICACIÓN UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Tabla 1. Codificación Unidades Administrativas
CÓDIGO GG SG OACI OAC SAF SAF-CGH SAF-CSG SAF-CP SAF-CC SAF-CT SC SC-CGC SC-CSC SA SA-CEI SA-COI SA-CPE SA-CDC SPI SPI-CPCC SPI-CSI SGSPE CFSPE
UNIDAD DOCUMENTAL GERENCIA GENERAL SECRETARIA GENERAL OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES SUBGERENCIA ADMINISTRARIVA Y FINANCIERA GESTION HUMANA SERVICIOS GENERALES PRESUPUESTO CONTABILIDAD TESORERIA SUBGERENCIA COMERCIAL GESTION COMERCIAL SERVICIO AL CLIENTE SUBGERENCIA ALCANTARILLADO EXPANSION DE INFRAESTRUCTURA OPERACIÓN DE INFRAESTRUCTURA PROYECTOS EXTERNOS CONTRATACION SUBGERENCIA PLANEACION E INFORMACION PLANEACION CORPORATIVA Y CALIDAD SISTEMAS DE INFORMACION SUBGERENCIA DE GESTION Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS ESTRATEGICOS COORDINACION DE FORMULACION Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS ESTRATEGICOS
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3 TIPOLOGIAS DOCUMENTALES. Figura 2. Tipologías Documentales
TRAMITE ADMINISTRATIVO
Conjunto de Documentos
Carácter Documental
Revelan una actividad o una acción
Hace referencia a las actividades tanto personales como administrativas, reveladas en un documento, las cuales dejan ver tanto el contenido como su estructura física Pueden ser tipos documentales entre otros las Actas propias de un Contrato, los certificados laborales propios de la historia laboral. Para identificar los tipos documentales de la Empresa Pública de Alcantarillado S.A. ESP., fue necesario recurrir a la investigación realizada en las encuestas
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aplicadas a cada uno de los responsables de la producción documental de cada Unidad Administrativa. Ejemplo. Tabla 2. Ejemplo construcción tipos documentales
• • • •
ACTIVIDAD Comunicaciones por escrito Decisiones tomadas por la Asamblea Escrito de lo tratado en una reunión. Recopilación de los documentos personales de un trabajador
TIPO DOCUMENTAL • Oficios, memorandos, circulares • Acuerdos • A ct a s • Hoja de vida
2.4. SERIES DOCUMENTALES Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos, desarrolladas por una Entidad en cumplimiento del ejercicio de sus funciones específicas.
Cada Unidad Administrativa está constituida por documentos
agrupados homogéneamente llamadas Series documentales. Para identificar las series documentales se debe tener en cuenta: •
Identificar la Unidad administrativa que produce los documentos.
•
Identificar los tipos documentales que se generan de las actividades propias de la dependencia.
•
Identificar las funciones de las dependencias ya que ellas son base para la creación de las Series documentales.
•
Agrupar los tipos documentales de estructura y contenido homogéneo
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•
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Ubicar ese grupo documental dentro de las Series documentales por dependencia de acuerdo a la presente propuesta de Tablas de Retención Documental.
Para determinar la responsabilidad de custodiar, conservar y determinar la disposición final de los documentos, se cotejo las Series y Subseries documentales arrojadas por la encuesta, el Manual de Procesos y Procedimientos, el Manual de Funciones y el Manual de Actividades, pues son estos los que determinan las funciones propias de su Unidad Administrativa y por ende son particulares de cada una de ellas y así dejamos claridad sobre la procedencia del documento. La Empresa Pública de Alcantarillado de Santander EMPAS S.A ESP, presenta la siguiente tabla de series documentales las cuales refleja que alguna de ellas son propias de cada Unidad Administrativa, porque son originadas en desarrollo de sus actividades y funciones específicas, otras en cambio son comunes a todas las dependencias, aunque independientes entre cada Unidad administrativa, por ende aparecerán con el mismo nombre, pero con diferente código administrativo. 2.5. SUBSERIE DOCUMENTAL Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se identifican en forma separada el conjunto de la serie, por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto. A continuación se relacionan las Series y Subseries Documentales por cada Unidad Administrativa, las cuales fueron verificadas y autorizadas por los productores de la documentación.
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2.6. RELACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Tabla 3. Series y Subseries documentales Gerencia General. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS SERIE
TIPOLOGIA
SUBSERIE
GERENCIA GENERAL
Resolución de constitución y reglamentación del funcionamiento del Fondo Fijo de Caja Menor Resolución de autorización de Caja Menor Autorización Reembolso de caja menor. Resolución Reconocimiento del gasto Resolución Autorización Reembolso de caja menor.
CAJA MENOR
Fotocopia de la Póliza de Manejo Control de la Caja menor Recibos de caja menor Facturas y/o Cuentas de cobro o Recibos Rut (Cuando lo Requiera)
CIRCULARES INFORMES RESOLUCIONES
Informativas Reglamentarias Entidades del Estado Informe de Gestiòn Consecutivo de resoluciones
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Tabla 4. Series y Subseries documentales Secretaría General.
CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE SERIE ACTAS CIRCULARES CONCEPTOS
SUBSERIE
TIPOLOGIA
Actas de Asamblea de Socios Actas de Junta Directiva Informativas Conceptos jurìdicos
SE CRETARIA G ENE RAL
Informe justificaciòn de la necesidad contractual Memorando autorizaciòn necesidad contractual Ceertificado disponibilidad presupuestal Terminos de referencia (si el valor supera los 50 smlmv)
CONTRATOS
Arrendamiento
Oficio de invitaciòn a cotizar dirigido al contratista Carta de remisiòn de la propuesta propuestas de los proponents Informaciòn del contratista Cèdula del contratista u/o Representante legal Registro ùnico tributario Certificado de existencia y representaciòn legal del contratista (persona jurìdica) Certificado de paz y salvo de aportes parafiscales Certificado SICE Certificado de antecedentes fiscales Certificado de antecedentes disciplinarios Garantìa de seriedad de la oferta (superior a 50 smlmv) Desglose del AIU Informe de evaluaci`pon de las propuestas (si es superior a 50 smlmv) Minuta contractual Registro presupuestal Polizas aprobadas Actas (de acuerdo al desarrollo del contrato inicioanticipo-pagos parciales-definitivo-liquidaciòn) Informe justificaciòn de la necesidad contractual Memorando autorizaciòn necesidad contractual Ceertificado disponibilidad presupuestal Terminos de referencia (si el valor supera los 50 smlmv) Oficio de invitaciòn a cotizar dirigido al contratista Carta de remisiòn de la propuesta
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Tabla 5. Series y Subseries documentales Secretaría General. SERIE
SUBSERIE
SECRETARIA GENERAL
Compra Venta
TIPOLOGIA propuestas de los proponents Informaciòn del contratista Cèdula del contratista u/o Representante legal Registro ùnico tributario Certificado de existencia y representaciòn legal del contratista (persona jurìdica) Certificado de paz y salvo de aportes parafiscales Certificado SICE Certificado de antecedentes fiscales Certificado de antecedentes disciplinarios Garantìa de seriedad de la oferta (superior a 50 smlmv) Desglose del AIU Informe de evaluaci`pon de las propuestas (si es superior a 50 smlmv) Minuta contractual Registro presupuestal Polizas aprobadas Actas (de acuerdo al desarrollo del contrato inicioanticipo-pagos parciales-definitivo-liquidaciòn) Informe justificaciòn de la necesidad contractual Memorando autorizaciòn necesidad contractual Ceertificado disponibilidad presupuestal Terminos de referencia (si el valor supera los 50 smlmv)
CONTRATOS
Consultoria
Oficio de invitaciòn a cotizar dirigido al contratista Carta de remisiòn de la propuesta propuestas de los proponents Informaciòn del contratista Cèdula del contratista u/o Representante legal Registro ùnico tributario Certificado de existencia y representaciòn legal del contratista (persona jurìdica) Certificado de paz y salvo de aportes parafiscales Certificado SICE Certificado de antecedentes fiscales Certificado de antecedentes disciplinarios Garantìa de seriedad de la oferta (superior a 50 smlmv) Desglose del AIU Informe de evaluaci`pon de las propuestas (si es superior a 50 smlmv) Minuta contractual Registro presupuestal Polizas aprobadas Actas (de acuerdo al desarrollo del contrato inicioanticipo-pagos parciales-definitivo-liquidaciòn)
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Tabla 6. Series y Subseries documentales Secretaría General SERIE
SUBSERIE
TIPOLOGIA Informe justificaciòn de la necesidad contractual Memorando autorizaciòn necesidad contractual Ceertificado disponibilidad presupuestal Terminos de referencia (si el valor supera los 50 smlmv)
SECRETARIA GENERAL
Interadministrativo
Oficio de invitaciòn a cotizar dirigido al contratista Carta de remisiòn de la propuesta propuestas de los proponents Informaciòn del contratista Cèdula del contratista u/o Representante legal Registro ùnico tributario Certificado de existencia y representaciòn legal del contratista (persona jurìdica) Certificado de paz y salvo de aportes parafiscales Certificado SICE Certificado de antecedentes fiscales Certificado de antecedentes disciplinarios Garantìa de seriedad de la oferta (superior a 50 smlmv) Desglose del AIU Informe de evaluaci`pon de las propuestas (si es superior a 50 smlmv) Minuta contractual Registro presupuestal Polizas aprobadas Actas (de acuerdo al desarrollo del contrato inicioanticipo-pagos parciales-definitivo-liquidaciòn)
CONTRATOS Informe justificaciòn de la necesidad contractual Memorando autorizaciòn necesidad contractual Ceertificado disponibilidad presupuestal Terminos de referencia (si el valor supera los 50 smlmv)
Interventoria
Oficio de invitaciòn a cotizar dirigido al contratista Carta de remisiòn de la propuesta propuestas de los proponents Informaciòn del contratista Cèdula del contratista u/o Representante legal Registro ùnico tributario Certificado de existencia y representaciòn legal del contratista (persona jurìdica) Certificado de paz y salvo de aportes parafiscales Certificado SICE Certificado de antecedentes fiscales Certificado de antecedentes disciplinarios Garantìa de seriedad de la oferta (superior a 50 smlmv) Desglose del AIU Informe de evaluaci`pon de las propuestas (si es superior a 50 smlmv) Minuta contractual Registro presupuestal Polizas aprobadas Actas (de acuerdo al desarrollo del contrato inicioanticipo-pagos parciales-definitivo-liquidaciòn)
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Tabla 7. Series y Subseries documentales Secretaría General SERIE
SUBSERIE
TIPOLOGIA Informe justificaciòn de la necesidad contractual Memorando autorizaciòn necesidad contractual Ceertificado disponibilidad presupuestal Terminos de referencia (si el valor supera los 50 smlmv)
SECRETARIA GENERAL
Obra Pùblica
Oficio de invitaciòn a cotizar dirigido al contratista Carta de remisiòn de la propuesta propuestas de los proponents Informaciòn del contratista Cèdula del contratista u/o Representante legal Registro ùnico tributario Certificado de existencia y representaciòn legal del contratista (persona jurìdica) Certificado de paz y salvo de aportes parafiscales Certificado SICE Certificado de antecedentes fiscales Certificado de antecedentes disciplinarios Garantìa de seriedad de la oferta (superior a 50 smlmv) Desglose del AIU Informe de evaluaci`pon de las propuestas (si es superior a 50 smlmv) Minuta contractual Registro presupuestal Polizas aprobadas Actas (de acuerdo al desarrollo del contrato inicioanticipo-pagos parciales-definitivo-liquidaciòn)
CONTRATOS Informe justificaciòn de la necesidad contractual Memorando autorizaciòn necesidad contractual Ceertificado disponibilidad presupuestal Terminos de referencia (si el valor supera los 50 smlmv)
Pràctica Empresarial
Oficio de invitaciòn a cotizar dirigido al contratista Carta de remisiòn de la propuesta propuestas de los proponents Informaciòn del contratista Cèdula del contratista u/o Representante legal Registro ùnico tributario Certificado de existencia y representaciòn legal del contratista (persona jurìdica) Certificado de paz y salvo de aportes parafiscales Certificado SICE Certificado de antecedentes fiscales Certificado de antecedentes disciplinarios Garantìa de seriedad de la oferta (superior a 50 smlmv) Desglose del AIU Informe de evaluaci`pon de las propuestas (si es superior a 50 smlmv) Minuta contractual Registro presupuestal Polizas aprobadas Actas (de acuerdo al desarrollo del contrato inicioanticipo-pagos parciales-definitivo-liquidaciòn)
Tabla 8. Series y Subseries documentales Secretaría General
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SERIE
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TIPOLOGIA Informe justificaciòn de la necesidad contractual Memorando autorizaciòn necesidad contractual Ceertificado disponibilidad presupuestal Terminos de referencia (si el valor supera los 50 smlmv)
SECRETARIA GENERAL
Prestaciòn de Servicios
Oficio de invitaciòn a cotizar dirigido al contratista Carta de remisiòn de la propuesta propuestas de los proponents Informaciòn del contratista Cèdula del contratista u/o Representante legal Registro ùnico tributario Certificado de existencia y representaciòn legal del contratista (persona jurìdica) Certificado de paz y salvo de aportes parafiscales Certificado SICE Certificado de antecedentes fiscales Certificado de antecedentes disciplinarios Garantìa de seriedad de la oferta (superior a 50 smlmv) Desglose del AIU Informe de evaluaci`pon de las propuestas (si es superior a 50 smlmv) Minuta contractual Registro presupuestal Polizas aprobadas Actas (de acuerdo al desarrollo del contrato inicioanticipo-pagos parciales-definitivo-liquidaciòn)
CONTRATOS Informe justificaciòn de la necesidad contractual Memorando autorizaciòn necesidad contractual Ceertificado disponibilidad presupuestal Terminos de referencia (si el valor supera los 50 smlmv)
Suministro
Oficio de invitaciòn a cotizar dirigido al contratista Carta de remisiòn de la propuesta propuestas de los proponents Informaciòn del contratista Cèdula del contratista u/o Representante legal Registro ùnico tributario Certificado de existencia y representaciòn legal del contratista (persona jurìdica) Certificado de paz y salvo de aportes parafiscales Certificado SICE Certificado de antecedentes fiscales Certificado de antecedentes disciplinarios Garantìa de seriedad de la oferta (superior a 50 smlmv) Desglose del AIU Informe de evaluaci`pon de las propuestas (si es superior a 50 smlmv) Minuta contractual Registro presupuestal Polizas aprobadas Actas (de acuerdo al desarrollo del contrato inicioanticipo-pagos parciales-definitivo-liquidaciòn)
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Tabla 9. Series y Subseries documentales Secretaría General
SECRETARIA GENERAL
SERIE
SUBSERIE Solicitud Memorando Respuesta
DERECHOS DE PETICION
INFORMES
TIPOLOGIA
Informe de Gestiòn Autos Pruebas Decisiòn Notificaciòn demanda Poder contestaciòn demanda notificaciòn sentencia conciliaciòn Recursos
Disciplinarios
PROCESOS Judiciales
Tabla 10. Series y Subseries documentales Oficina Asesora de Control interno SERIES Y SUBSERIES COCUMENTALES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS SERIE
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO
ACTAS
SUBSERIE Actas de Comitè de Control Interno Actas de Comitè de ètica
Registro Temario Regimen Normativo Evaluaciòn Conceptos Asistencia Convocatoria
ASESORIA Y ACOMPAÑAMIENTO
CIRCULARES
Informativas
INFORMES
Entidades del Estado de Gestiòn Plan de auditoria papeles de trabajo actas de reuniòn de mesa de trabajo informe final
PLAN ANUAL DE AUDITORIA
PLANES DE MEJORAMIENTO
SEGUIMIENTO DE LA GESTION
TIPOLOGIA
Planes de Mejoramiento Entidades del Estado Plan de Mejoramiento Interno Papeles de trabajo Actas de reuniòn de mesa de trabajo Informes Correos Recopilaciòn de evidencias
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OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES
Tabla 11. Series y Subseries documentales Oficina Asesora de Comunicaciones SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS SERIE
SUBSERIE
CIRCULARES
TIPOLOGIA
Informativas Avisos de prensa
COMUNICACIONES DE PRENSA
Boletines
GACETA NOTI-EMPAS de Gestiòn
INFORMES
notas audiovisuales
PROGRAMA INSTITUCIONAL TELEVISIVO
SUBGERENCIA DE PLANEACION E INFORMACION
Tabla 12. Series y Subseries documentales Subgerencia de Planeación e Información. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS SERIE CIRCULARES
SUBSERIE Informativas Entidades del Estado
INFORMES de Gestiòn
INVENTARIOS PRESUPUESTO GENERAL
TIPOLOGIA
Informe Revisor fiscal Estados financieros Estados financieros Informe Revisor fiscal Copia Acta Junta Directiva
Inventario del centro de documentaciòn presupuesto
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COORDINACION PLANEACION CORPORATIVA Y CALIDAD
Tabla 13. Series y Subseries Coordinación Planeación Corporativa y Calidad SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS SERIE
SUBSERIE Comitè Operativo Meci Calidad Revisiòn por la Direcciòn De Gestiòn
ACTAS INFORMES
Plan de Acciòn, de Gestiòn y Resultados Cuatrienal
PLANES
TIPOLOGIAS -
Lista de asistencia Lista de asistencia
Descripciòn de los Programas Proyectos Metas Indicadores a cumplir Plan financiero cuatrienio Manual de Calidad y Operaciòn del Sistema Procedimientos obligatorios SIGC Caracterizaciòn de procesos Listado Maestro de Documentos Actas Registro de administraciòn del
SISTEMA DE GESTION Y CONTROL
Tabla14. Series y Subseries Coordinación Sistemas de Información
COORDINACION SISTEMAS DE INFORMACION
SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS SERIE ACTAS
SUBSERIE Actas de Reuniòn
Fichas tècnicas-
HISTORIA DE EQUIPOS DE COMPUTO INFORMES
de Gestiòn
MANUALES
Manual del Usuario Manuales Tècnicos Actualizaciòn Tecnològica
PLANES
TIPOLOGIAS
Plan de Copias de seguridad Plan de Mantenimiento
Comunicaciones Formato soporte Usuarios Comunicaciones Formato soporte Usuarios Comunicaciones Formato soporte Usuarios
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SUBGERENCIA COMERCIAL
Tabla15. Series y Subseries Subgerencia Comercial SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS SERIE
SUBSERIE
CIRCULARES
Informativas
INFORMES
de Gestiòn
TIPOLOGIAS
COORDINACION GESTION COMERCIAL
Tabla16. Series y Subseries Coordinación Gestión Comercial CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE SERIE ACTAS FACTURACION INFORMES PORTAFOLIO DE SERVICIOS
PROGRAMA DE MERCADEO
SUBSERIE
TIPOLOGIAS
Reuniòn Consecutivo facturas de Gestiòn
Eventos de Mercadeo
Oficios invitaciones Asistencia Registro fotogràfico Reportes
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Tabla17. Series y Subseries Coordinación Servicio al Cliente SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS SERIE INFORMES
SUBSERIE de Gestiòn
Recurso de Reposiciòn COORDINACION SERVICIO AL CLIENTE
TIPOLOGIAS
PETICIONES, QUEJAS Y RECURSOS
Reposiciòn o fallo resolutivo Resoluciòn por fallo expediente o apertura investigaciòn Carta remisiòn expediente Formato remisiòn expediente Reclamaciòn inicial radicada Anexos presentados Carta de respuesta Empresa Prueba de entrega Notificaciòn personal 1a solicitud Edicto Recurso de reposiciòn radicado Anexos presentados Carta respuesta recurso Prueba de entrega Notificaciòn personal 2a solicitud Edicto Reporte visita Reporte seguimiento Carta de suspensiòn Concepto tècnico Carta de respuesta PQR Prueba de entrega Notificaciòn personal Edicto Carta solicitando arreglos/ingreso Prueba de entrega arreglos/ingresos
Solicitudes de Servicio
PROGRAMA
Participaciòn Ciudadana
Carta respuesta recurso Prueba de entrega Notificaciòn personal Edicto Carta envio a la SSPD Solicitud/peticiòn radicada Anexos presentados Recurso interpuesto radicado Anexos presentados con recurso Reporte de visita Reporte de seguimiento suspensiòn Concepto tècnico
de
Invitaciones Registro Participaciòn
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SUBGERENCIA DE ALCANTARILLADO
Tabla18. Series y Subseries Subgerencia de Alcantarillado SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS SERIE CIRCULARES
SUBSERIE
TIPOLOGIAS
Informativas Entidades del Estado
INFORMES de Gestiòn
Tabla19. Series y Subseries Coordinación de Proyectos Externos SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS SERIE
COORDINACION PROYECTOS EXTERNOS
ACTAS AUTORIZACION DE MATRICULA PARA LOS SERVICIOS DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO CONCEPTOS INFORMES
SUBSERIE
TIPOLOGIAS
Comitè Tècnico Cèdula Boletìn de nomenclatura Certificado de estratificaciòn Conceptos Tècnicos de Gestiòn Plano de localizaciòn Carta catastral Certificado de estratificaciòn Boletin de nomenclatura Disponibilidad del Servicio Cèdula Certificado de autorizaciòn de pago por derechos de rotura de pavimento y anden Disponibilidad del servicio Carta catastral Plano de localizaciòn Proyecto aprobado Memorias de calculo Planos Oficios Informe Tècnico de supervisiòn de obra
PROYECTOS
Proyectos Externos
Acta de recibo de obra Plano record Certificado de estratificaciòn Polizas Certificado de autorizaciòn de pago por derechos de rotura de pavimento y anden Certificado de calidad de la tuberìa Paz y salvo de intervenciòn del espacio pùblico Carta de autorizaciòn Acta de visita Boletin de nomenclatura Cèdula Permiso de intervenciòn del espacio Estudio Tècnico
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MANUAL DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
COORDINACION DE CONTRATACIÒN
Tabla 20. Series y Subseries Coordinación de Contratación
SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS SERIE INFORMES
SUBSERIE
TIPOLOGIAS
de Gestiòn
COORDINACION OPERACIÒN DE INFRAESTRUCTURA
Tabla21. Series y Subseries Operación de Infraestructura
SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS SERIE
SUBSERIE
ACTAS
Acta de Reuniòn Actas de Socializaciòn Proyectos
CONCEPTOS
Conceptos Tècnicos
INFORMES
de Gestiòn
TIPOLOGIAS de Informe Registro fotogràdfico
39
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Tabla22. Series y Subseries Expansión de Infraestructura SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS
COORDINACION EXPANSIÒN DE INFRAESTRUCTURA
SERIE
SUBSERIE
TIPOLOGIAS
ACTAS
Socializacion de Proyectos
INFORMES
de Gestiòn
PROGRAMAS
Programa de Servicio Social
Oficios Planilla de capacitaciòn Foos Folletos
Saneamiento Bàsico
Planos Mamoria descriptiva Anàlisis y conceptos tècnicos
PROYECTOS Proyectos de Sistemas de Alcantarillado y Estructuras Complentarias
Planos Memoria descriptiva Anàlisis y conceptos tècnicos
SU BG ER EN C IA A D M IN IS TR ATIVA Y FINA NC IE RA
Tabla 23. Series y Subseries Subgerencia Administrativa y Financiera
SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS SERIE
SUBSERIE
CIRCULARES
Informativas
INFORMES
de Gestiòn
TIPOLOGIAS
40
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Tabla 24. Series y Subseries Coordinación Gestión Humana CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS SERIE ACTAS
SUBSERIE
Hojas de control de documentos ingresados contrato de trabajo hoja de vida funciòn pùblica declaracion de bienes y rentas certificados de antecedentes fiscales, judiciales y disciplinarios fotocopia de cedula libreta militar afiliaciòn a seguridad social certificados laborales fotopia de titulos acadèmicos exàmenes mpedicos permisos licencias-incapacidades Sanciones vacaciones libranzas cesantìas embargos mandatos judiciales-alimenticios formatos hoja de vida certificados laborales
COORDINACION GESTION HUMANA
HISTORIAS LABORALES
INFORMES
Informe de Gestiòn
iInforme-indicadores Nòmina Primas Vacaciones colectivas Libranzas Seguros y Polizas Horas Extras y Auxilios de marcha Embargos e informes Contralorìa Cesantìas e Intereses Autoliquidadiòn Seguro social (EPS _FP_ARP) Aportes parafiscales (ICBF - Sena- Caja compensaciòn)
NOVEDADES DE NOMINA
PLANES
TIPOLOGIAS
Actas de COPASO
Formaciòn y Capacitaciòn
De bienestar social PROGRAMAS De Salud Ocupacional
de
Registros de asistencia inscripciones memorias evaluaciòn Registro Inscripciones Encuesta bienestar social y clima laboral Visitas de trabajo Programa de Prevenciòn
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Tabla 25. Series y Subseries Coordinación de Presupuesto SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS
COORDINACION DE PRESUPUESTO
SERIE ACTAS CERTIFICADO DE INGRESOS CERTIFICADO DE PRESUPUESTAL CERTIFICADO PRESUPUESTAL
SUBSERIE
TIPOLOGIAS
Acta de Conciliaciòn financiera DEVOLUCION
DE
Solicitud
DISPONIBILIDAD DE
Solicitud
REGISTRO
Solicitud Copia de contrato
EJECUCIONES PRESUPUESTALES INFORMES
Ejecuciones de Ingresos Ejecuciones de Gastos Entidades del Estado de Gestiòn Libro de apropiaciones compromisos
y
Libro de compromisos y obliganiones LIBROS
Libro de cuentas por pagar Libro de ingresos Libro de obligaciones y pagos Libros de presupuesto libro de vigencias futuras
Tabla 26. Series y Subseries Coordinación de Contabilidad SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS SERIE ACTAS
SUBSERIE
TIPOLOGIAS
Sostenibilidad Contable
CONCILIACIONES BANCARIAS
COORDINACION DE CONTABILIDAD
DECLARACIONES TRIBUTARIAS
Declaraciòn de Patrimonio Declaraciòn de renta y complementarios Delaraciòn de reteica e Impuesto de Industria y Comercio Declaraciòn de retenciòn en la fuente -ReteivaTimbre Balance general
Balance detallado Conciliaciòn tributaria Conciliaciòn financiera Notas a los estados financieros (trimestral) Balance detallado
ESTADOS FINANCIEROS
Estado de actividad financiera, econòmica, social y ambiental
INFORMES
Estados de cambios en el patrimonio Estado de cambios en la situaciòn financiera y variaciones en el capital de trabajo Flujo de efectivo Entidades del Estado de Gestiòn Libros auxiliares por cuentas Libro caja diario Libro inventarios Libro Mayor y balances
LIBROS DE CONTABILIDAD
MOVIMIENTO CONTABLE
Conciliaciòn tributaria Conciliaciòn financiera Notas a los estados financieros (trimestral)
Asientos Contables Factura Comprobantes de egreso Traslado de fondos Recibos de caja Comprobantes de ingreso Asientos presupuestales Comprobantes de ajustes Consignaciones a bancos
42
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Tabla 27. Series y Subseries Coordinación de Servicios Generales CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS SERIE
COORDINACION DE SERVICOS GENERALES
ACTAS CONSECUTIVO OFICIALES
SUBSERIE
TIPOLOGIAS
Comité de Archivo Comitè Evaluador COMUNICACIONES
Oficios Hoja històrica Impuesto valorizaciòn Escritura Hoja històrica SOAT Impuestos Poliza de seguros Revisiòn tècnico mecànica Tarjeta de propiedad
ESCRITURAS PUBLICAS
HISTORIA DE VEHICULOS
INFORMES
de Gestiòn Inventario de bienes de consumo
INVENTARIOS
PLANES
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
listado Informes
Inventario general de bienes muebles e inmuebles
listado
Inventario individual de bienes devolutivos
listdo
Plan general de compras
Informes
Informes Relaciòn de las necesidades Proyecciòn de compras Plan de transferencias Inventario de transferencias Actas de eliminaciòn Correspondencia
43
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Tabla 28. Series y Subseries Coordinación de Tesorería SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS SERIE
SUBSERIE
TIPOLOGIAS Resolución de constitución y reglamentación del funcionamiento del Fondo Fijo de Caja Menor de caja menor. Resolución de autorización de Caja Menor Autorización Reembolso de caja menor. Resolución Reconocimiento del gasto
CAJA MENOR
COORDINACION DE TESORERIA
Resolución Autorización Reembolso de caja menor. Fotocopia de la Póliza de Manejo Control de la Caja menor Recibos de caja menor Facturas y/o Cuentas de cobro o Recibos Rut (Cuando lo Requiera)
CERTIFICADOS
Ingresos y Retenciones Retefuente Reteica Reteiva Retencion de ley Bancarias
CONCILIACIONES BANCARIAS Conciliaciones de recaudo AMB
EMBARGOS JUDICIALES
INFORMES
Extractos Bancarios Conciliaciones Facturas del manejo comercial expedido por el A.M.B. Cuentas correspondientes al recaudo del mes Cuentas correspondientes al anticipo del mes Planillas de Recaudo Aplicación de Depósitos Copias de devoluciones Actas de Conciliación Acta de Liquidación y conciliación de intereses por mora Autorizaciòn embargo
de Gestiòn
Recibos de Caja Diaria. Planillas Diarias. Consignaciones Diarias. Boletín Semanal. Informe consolidado Mensual. Boletín diario de Caja y Bancos. Conciliación de ingresos Rentas Propias. Conciliación de ingresos convenios.
44
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Tabla 29. Series y Subseries Coordinación de Tesorería SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS
COORDINACION DE TESORERIA
SERIE
SUBSERIE
INFORMES
de Gestiòn
LIBROS
Auxiliar de bancos Libro avance de viàticos Libro de caja mayor
ORDENES DE PAGO
TIPOLOGIAS Conciliación Contratos con formalidades plenas. Conciliación Contratos sin formalidades plenas. Informe PAC Proyectado Informe PAC Ejecutado Certificaciones de reducciòn de los ingresos Acuerdos Junta directiva Fotocopia convenios y anexos Cuentas de cobro Saldos por recaudar convenios de la vigencia
Radicado Ordenes de pago Actas Factura y/o cuentas de cobro Certificaciòn de pago de nomina y seguridad social Comprobante de egreso Pago Informe mensual del servicio de la deuda presentado al Ministerio de acienda pùblica
PLAN ANUALIZADO DE CAJA
TRASLADO DE FONDOS Y NOTAS DEBITO
Oficio del traslado o Nota Debito Dirigido a la Entidad bancaria Correspondiente Comprobante TF.
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2.7. RELACIÓN GENERAL DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN ORDEN ALFABÉTICO Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE
Una vez detectadas y verificadas las Series y Subseries Documentales por Unidad Administrativa, se procedió a relacionarlas en un Cuadro en Orden Alfabético, indicando además él ó los responsables de dicha documentación, esto por cuanto hay Series documentales que son comunes en diferentes dependencias aunque independiente entre ellas.
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Tabla 30. Series y Subseries en orden Alfabético y su Unidad Administrativa Responsable
SERIES Y SUBSERIES EN ORDEN ALFABETICO Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE SERIE
SUBSERIE Asamblea de Socios Comité de Archivo Comitè de Control Interno Comitè de Ètica Comitè Evaluador Comitè Operativo Meci Calidad Comité Paritario de Salud Ocupacional -COPASO Comité Tècnico Conciliaciòn financiera Junta Directiva
ACTAS
RESPONSABLE Secretarìa General Servicios Generales Control Interno Oficina Asesora de Control Interno Servicios Generales Planeaciòn Corporativa y Calidad Gestiòn Humana Proyectos Externos Presupuesto Secretarìa General
Reuniòn
Sistemas de informaciòn- Gestiòn omercial Operaciòn de Infraestructura
Revisiòn por la direcciòn
Planeaciòn Corporativa y Calidad
Socializaciòn de Proyectos
Operaciòn de Infraestructura Expansiòn de Proyectos
Sostenibilidad Contable
Contabilidad
ASESORIA Y ACOMPAÑAMIENTO
Oficina Interno
AUTORIZACION DE MATRICULA PARA LOS SERVICIOS DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
Proyectos Externos
CAJA MENOR
Gerencia General- Tesorerìa Ingresos y Retenciones Retefuente Reteica Reteiva Retenciòn de ley
CERTIFICADOS
CERTIFICADO DE INGRESOS
DE
DEVOLUCION
Asesora
de
Control
Tesoreria Tesoreria Tesoreria Tesoreria Tesoreria Presupuesto
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Tabla 31. Series y Subseries en orden Alfabético y su Unidad Administrativa Responsable
SERIES Y SUBSERIES EN ORDEN ALFABETICO Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE SERIE
SUBSERIE
RESPONSABLE
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Presupuesto
CERTIFICADO DE PRESUPUESTAL
Presupuesto
REGISTRO
CIRCULARES
Informativas Reglamentarias
COMUNICACIONES DE PRENSA CONCEPTOS
jurìdicos Tècnicos
Gerencia General- Secretaria GeneralOficina asesorasSubgerencias. Gerencia GeneralOficina Asesora de Comunicaciones Secretarìa General Operaciòn de Infraestructura
CONCILIACIONES BANCARIAS
Contabilidad - Tesorerìa
CONCILIACIONES DE RECAUDO AMB
Tesorerìa
CONSECUTIVO COMUNICACIONES OFICIALES
Servicios Generales
CONTRATOS
Arrendamiento Compra Venta Consultoria Interadministrativo Interventorìa Obra Pùblica Pràctica Empresarial Prestaciòn de Servicio Suministro
Secretaria General Secretaria General Secretaria General Secretaria General Secretaria General Secretaria General Secretaria General Secretaria General Secretaria General Contabilidad Contabilidad
DECLARACIONES TRIBUTARIAS
Patrimonio renta y complementarios reteica e Impuesto de Industria y Comercio retenciòn en la fuente Reteiva-Timbre
DERECHOS DE PETICION
Contabilidad Contabilidad Secretarìa General
48
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Tabla 32. Series y Subseries en orden Alfabético y su Unidad Administrativa Responsable SERIES Y SUBSERIES EN ORDEN ALFABETICO Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE SERIE SUBSERIE RESPONSABLE Ejecuciones de Ingresos
EJECUCION PRESUPUESTAL
Coordinacion de Presupuesto
Ejecuciones de Gastos EMBARGOS JUDICIALES
Tesorerìa
ESCRITURA PUBLICA
Servicios Generales Balance General
Contabilidad
Estado de actividad financiera, Contabilidad econòmica, social y ambiental Estado de cambios en el Patrimonio Contabilidad
ESTADOS FINANCIEROS
Estado de cambios en la situaciòn financiera y variaciones en el capital Contabilidad de trabajo flujo de efectivo
Contabilidad
FACTURACION
Gestiòn Comercial
GACETA NOTI-EMPAS
Oficina Asesora de Comunicaciones
HISTORIA COMPUTO
DE
EQUIPOS
DE
Sistemas de informaciòn
HISTORIA DE VEHICULOS
Servicios Generales
HISTORIAS LABORALES
Gestiòn Humana
INFORMES
Gerencia General- Oficina Asesora de Control Interno- Subgerencia de Planeaciòn e informaciòn- Subgerencia de Alcantarillado - Presupuesto Contabilidad Todas las Àreas
Entidades del estado
Gestiòn
49
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Tabla 33. Series y Subseries en orden Alfabético y su Unidad Administrativa Responsable
SERIES Y SUBSERIES EN ORDEN ALFABETICO Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE SERIE
INVENTARIOS
SUBSERIE Inventario de bienes consumo Inventario del centro documentaciòn
RESPONSABLE de
Servicios Generales
de Subgerencia de Planeaciòn e Informaciòn
Inventario general de bienes Servicios Generales muebles e inmuebles Inventario individual bienes Servicios Generales devolutivos Libro de Apropiaciones y Presupuesto compromisos Libro de Auxiliares de Tesorerìa Bancos Tesorerìa
Libro de Avance de viàticos
LIBROS
Libro de Caja Mayor Libro de Compromisos obliganiones
Tesorerìa y
Presupuesto
Libro de Cuentas por pagar Libro de Ingresos Libro de Obligaciones pagos Libro de Presupuesto Libro de Vigencias futuras
Presupuesto
Presupuesto y
LIBROS DE CONTABILIDAD
Libro de Auxiliares por cuentas Libro de Caja diario Libro de Inventarios Libro de Mayor y balances
MANUALES
Manual del Usuario Manuales tècnicos
Presupuesto Presupuesto Presupuesto Contabilidad Contabilidad Contabilidad Contabilidad Sistemas de informaciòn Sistemas de informaciòn
MOVIMIENTO CONTABLE
Contabilidad
NOVEDADES DE NOMINA
Gestiòn Humana
ORDENES DE PAGO
Tesorerìa
50
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Tabla 34. Series y Subseries en orden Alfabético y su Unidad Administrativa Responsable
SERIES Y SUBSERIES EN ORDEN ALFABETICO Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE PETICIONES, RECURSOS
SERIE QUEJAS
SUBSERIE Y Recursos de Reposiiciòn Solicitudes de Servicio
RESPONSABLE Servicio al Cliente Servicio al Cliente Oficina Interno
PLAN ANUAL DE AUDITORIA
Asesora
de
Control
PLAN ANUALIZADO DE CAJA Plan Actualizaciòn Sistemas de informaciòn tecnològica Plan de Acciòn, de gestiòn y Planeaciòn Corporativa y Calidad resultados PLANES
Plan de Copias de Seguridad Sistemas de informaciòn Plan de formaciòn Capacitaciòn Plan de Mantenimiento Plan general de Compras
PLANES DE MEJORAMIENTO
y
Gestiòn Humana Sistemas de informaciòn Servicios Generales
Plan de Mejoramiento Oficina Interno Entidades del estado Oficina Plan de Mejoramiento interno Interno
PORTAFOLIO DE SERVICIOS
Asesora
de
Control
Asesora
de
Control
Gestiòn Comercial
PRESUPUESTO GENERAL
Presupuesto
Subgerencia de Planeaciòn
PROCESOS
Disciplinarios Judiciales
Secretarìa General Secretarìa General
PROGRAMA
De Bienestar Social De Salud Ocupacional De Servicio Social Participaciòn Ciudadana
Gestiòn Humana Gestiòn Humana Expansiòn de Infraestructura Servicio al Cliente
PROGRAMA DE MERCADEO
Eventos de Mercadeo
Gestiòn Comercial
PROGRAMA TELEVISIVO
INSTITUCIONAL
Oficina Asesora Comunicaciones
de
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Tabla 35. Series y Subseries en orden Alfabético y su Unidad Administrativa Responsable SERIES Y SUBSERIES EN ORDEN ALFABETICO Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE SERIE
SUBSERIE Disponibilidad del servicio Proyectos Externos Proyecto de Saneamiento Bàsico
PROYECTOS
Proyectos de Alcantarillado Complentarias
RESOLUCIONES
y
RESPONSABLE Proyectos Externos Proyectos externos Expansiòn de infraestructura
Sistemas de Estructuras Expansiòn de infraestructura
Gerencia General
SEGUIMIENTO DE LA GESTION SISTEMA DE GESTION Y CONTROL
Planeaciòn Corportativa y Calidad
TABLA DE DOCUMENTAL
Servicios Generales
RETENCION
TRASLADO DE FONDOS Y NOTAS DEBITO
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2.8. CODIFICACIÒN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN ORDEN ALFABÉTICO
El código de la Serie y la Subserie documental consta de dos números, el primero corresponde a la Serie y el segundo a la Subserie, los cuales surgieron de un listado general que se formo,
unificando la producción documental de todas las
Unidades administrativas, con sus respectivos Tipos Documentales. Estos fueron organizados alfabéticamente y en forma consecutiva ascendente.
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Tabla 36. Codificación Series y Subseries documentales en orden Alfabético CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES EN FORMA ASCENDENTE - ORDEN ALFABÈTICO Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE CÒDIGO
SERIE
CÒDIGO
ACTAS
RESPONSABLE
Asamblea de Socios Comité de Archivo Comitè de Control Interno
4
Comitè de Ètica
Oficina Asesora de Control Interno
5
Comitè Evaluador
Servicios Generales
6
Comitè Operativo Meci - Calidad
Planeaciòn Corporativa y Calidad
8 9 10
Comité Paritario de Ocupacional -COPASO Comité Tècnico Conciliaciòn financiera Junta Directiva
11
Reuniòn
12
Revisiòn por la direcciòn
13
Socializaciòn de Proyectos
14
Sostenibilidad Contable
7 1
SUBSERIE
1 2 3
Secretarìa General Servicios Generales Control Interno
Salud
Gestiòn Humana Proyectos Externos Presupuesto Secretarìa General Sistemas de informaciòn- Gestiòn omercial Operaciòn de Infraestructura Planeaciòn Corporativa y Calidad Operaciòn de Infraestructura Expansiòn de Proyectos Contabilidad
2
ASESORIA Y ACOMPAÑAMIENTO
Oficina Asesora de Control Interno
3
AUTORIZACION DE MATRICULA PARA LOS SERVICIOS DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
Proyectos Externos
4
CAJA MENOR
Gerencia General- Tesorerìa
1 2 3 4 5
5
CERTIFICADOS
6
CERTIFICADO INGRESOS
7
CERTIFICADO DE PRESUPUESTAL
8
CERTIFICADO PRESUPUESTAL
9
CIRCULARES
10
DE
DEVOLUCION
Ingresos y Retenciones Retefuente Reteica Reteiva Retenciòn de ley
DE
Presupuesto
DISPONIBILIDAD
DE
Presupuesto
REGISTRO
COMUNICACIONES DE PRENSA
Tesoreria Tesoreria Tesoreria Tesoreria Tesoreria
Presupuesto
1
Informativas
2
Reglamentarias
Gerencia GeneralGeneralOficina Subgerencias. Gerencia GeneralOficina Asesora Comunicaciones
Secretaria asesoras-
de
54
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Tabla 37. Codificación Series y Subseries documentales en orden Alfabético CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES EN FORMA ASCENDENTE - ORDEN ALFABÈTICO Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE CÒDIGO
SERIE
CÒDIGO jurìdicos 1 2 Tècnicos
SUBSERIE
RESPONSABLE Secretarìa General Operaciòn de Infraestructura
11
CONCEPTOS
12
CONCILIACIONES BANCARIAS
Contabilidad - Tesorerìa
13
CONCILIACIONES DE RECAUDO AMB
Tesorerìa
14
CONSECUTIVO OFICIALES
Servicios Generales
15
16
COMUNICACIONES
CONTRATOS
DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Arrendamiento Compra Venta Consultoria Interadministrativo Interventorìa Obra Pùblica Pràctica Empresarial Prestaciòn de Servicio Suministro
Secretaria General Secretaria General Secretaria General Secretaria General Secretaria General Secretaria General Secretaria General Secretaria General Secretaria General
1 2
Patrimonio renta y complementarios reteica e Impuesto de Industria y Comercio retenciòn en la fuente -ReteivaTimbre
Contabilidad Contabilidad
3 4
Contabilidad Contabilidad Secretarìa General
17
DERECHOS DE PETICION
18
EJECUCION PRESUPUESTAL
19
EMBARGOS JUDICIALES
Tesorerìa
20
ESCRITURA PUBLICA
Servicios Generales
1 2
1 2 3 21
ESTADOS FINANCIEROS
Ejecuciones de Ingresos Ejecuciones de Gastos
Coordinacion de Presupuesto
Balance General Contabilidad Estado de actividad financiera, Contabilidad econòmica, social y ambiental Estado de cambios en el Contabilidad Patrimonio
4
Estado de cambios en la situaciòn financiera y variaciones en el Contabilidad capital de trabajo
5
flujo de efectivo
Contabilidad
22
FACTURACION
Gestiòn Comercial
23
GACETA NOTI-EMPAS
Oficina Asesora Comunicaciones
24
HISTORIA DE EQUIPOS DE COMPUTO
Sistemas de informaciòn
de
55
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Tabla 38. Codificación Series y Subseries documentales en orden Alfabético CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES EN FORMA ASCENDENTE - ORDEN ALFABÈTICO Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE CÒDIGO SERIE CÒDIGO SUBSERIE RESPONSABLE Servicios Generales 25 HISTORIA DE VEHICULOS 26
27
HISTORIAS LABORALES
Gestiòn Humana
INFORMES
2
Gestiòn
Gerencia GeneralOficina Asesora de Control InternoSubgerencia de Planeaciòn e informaciòn- Subgerencia de Alcantarillado - Presupuesto Contabilidad Todas las Àreas
1
Inventario de bienes de consumo
Servicios Generales
Inventario del centro de documentaciòn Inventario general de bienes muebles e inmuebles Inventario individual bienes devolutivos
Subgerencia de Planeaciòn e Informaciòn
1
2 28
INVENTARIOS 3 4
LIBROS
Servicios Generales
6 7 8 9 10
Libro de Auxiliares por cuentas Libro de Caja diario Libro de Inventarios Libro de Mayor y balances
Contabilidad Contabilidad Contabilidad Contabilidad
Manual del Usuario Manuales tècnicos
Sistemas de informaciòn Sistemas de informaciòn
2 3 4 5
y
Servicios Generales
Libro de Apropiaciones compromisos Libro de Auxiliares de Bancos Libro de Avance de viàticos Libro de Caja Mayor Libro de Compromisos obliganiones Libro de Cuentas por pagar Libro de Ingresos Libro de Obligaciones y pagos Libro de Presupuesto Libro de Vigencias futuras
1
29
Entidades del estado
Presupuesto Tesorerìa Tesorerìa Tesorerìa
y
Presupuesto Presupuesto Presupuesto Presupuesto Presupuesto Presupuesto
30
LIBROS DE CONTABILIDAD
1 2 3 4
31
MANUALES
1 2
32
MOVIMIENTO CONTABLE
Contabilidad
33
NOVEDADES DE NOMINA
Gestiòn Humana
34
ORDENES DE PAGOS
Tesorerìa
35
PETICIONES, QUEJAS Y RECURSOS
36
PLAN ANUAL DE AUDITORIA
37
PLAN ANUALIZADO DE CAJA
1 2
Recursos de Reposiiciòn Solicitudes de Servicio
Servicio al Cliente Servicio al Cliente Oficina Interno
Asesora
de
Control
56
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Tabla 39. Codificación Series y Subseries documentales en orden Alfabético CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES EN FORMA ASCENDENTE - ORDEN ALFABÈTICO Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE CÒDIGO SERIE CÒDIGO SUBSERIE RESPONSABLE 1 Plan Actualizaciòn tecnològica Sistemas de informaciòn Plan de Acciòn, de gestiòn y Planeaciòn Corporativa y 2 resultados Calidad 3 Plan de Copias de Seguridad Sistemas de informaciòn 38 PLANES 4 Plan de formaciòn y Capacitaciòn Gestiòn Humana 5 6 1 39
PLANES DE MEJORAMIENTO 2
40
PORTAFOLIO DE SERVICIOS
41
PRESUPUESTO GENERAL
42
PROCESOS
43
Plan de Mantenimiento Plan general de Compras
Sistemas de informaciòn Servicios Generales
Plan de Mejoramiento Entidades Oficina Asesora del estado Interno Oficina Asesora Plan de Mejoramiento interno Interno
de Control de Control
Gestiòn Comercial Presupuesto
Subgerencia de Planeaciòn
1 2
Disciplinarios Judiciales
Secretarìa General Secretarìa General
PROGRAMA
1 2 3 4
De Bienestar Social De Salud Ocupacional De Servicio Social Participaciòn Ciudadana
Gestiòn Humana Gestiòn Humana Expansiòn de Infraestructura Servicio al Cliente
44
PROGRAMA DE MERCADEO
1
Eventos de Mercadeo
Gestiòn Comercial
45
PROGRAMA INSTITUCIONAL TELEVISIVO
46
Oficina Asesora Comunicaciones 1 2
Disponibilidad del servicio Proyectos Externos
Proyectos Externos Proyectos externos
3
Proyecto de Saneamiento Bàsico
Expansiòn de infraestructura
4
Proyectos de Sistemas de Alcantarillado y Estructuras Expansiòn de infraestructura Complentarias
de
PROYECTOS
47
RESOLUCIONES
48
SEGUIMIENTO DE LA GESTION
49
SISTEMA DE GESTION Y CONTROL
Planeaciòn Calidad
50
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Servicios Generales
51
TRASLADO DE FONDOS Y NOTAS DEBITO
Gerencia General
Corportativa
y
57
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2.9. CODIFICACION DE SERIES Y SUBSERIES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y EN ORDEN ALFABÈTICO-ASCENDENTE Una vez ordenadas en orden alfabético y codificadas en forma general, tanto las Unidades Administrativas como las Series y Subseries que conforman la Producción documental de toda la Empresa, se procedió a unificar estas dos informaciones en un cuadro de CODIFICACIÒN DE SERIES Y SUBSERIES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS.. Tabla 40. Codificación Series y Subseries Gerencia General CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE CODIGO
SERIE
CODIGO
SUBSERIE
TIPOLOGIA Resolución de constitución y reglamentación del funcionamiento del Fondo Fijo de Caja Menor
GG - GERENCIA GENERAL
Resolución de autorización de Caja Autorización Reembolso de caja menor.
Menor
Resolución Reconocimiento del gasto 4
Resolución Autorización Reembolso de caja menor.
CAJA MENOR
Fotocopia de la Póliza de Manejo Control de la Caja menor Recibos de caja menor Facturas y/o Cuentas de cobro o Recibos Rut (Cuando lo Requiera) 9
CIRCULARES
27
INFORMES
47
RESOLUCIONES
1
Informativas
2
Reglamentarias
1
Entidades del Estado
2
Informe de Gestiòn Consecutivo de resoluciones
58
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Tabla 41. Codificación Series y Subseries Secretaria General CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE CÒDIGO
SERIE
1
ACTAS
9 11
CIRCULARES CONCEPTOS
CÒDIGO
SUBSERIE
1 10 1 1
Actas de Asamblea de Socios Actas de Junta Directiva Informativas Conceptos jurìdicos
TIPOLOGIA
SG - SECRETARIA GENERAL
Informe justificaciòn de la necesidad contractual Memorando autorizaciòn necesidad contractual Certificado disponibilidad presupuestal
1.
Arrendamiento
Terminos de referencia (si el valor supera los 50 smlmv) Oficio de invitaciòn a cotizar dirigido al contratista Carta de remisiòn de la propuesta propuestas de los proponentes Informaciòn del contratista Cèdula del contratista u/o Representante legal Registro ùnico tributario Certificado de existencia y representaciòn legal del contratista (persona jurìdica) Certificado de paz y salvo de aportes parafiscales Certificado SICE Certificado de antecedentes fiscales Certificado de antecedentes disciplinarios
15
Garantìa de seriedad de la oferta (superior Desglose del AIU Informe de evaluaci`pon de las propuestas (si es superior a 50 smlmv) Minuta contractual Registro presupuestal Polizas aprobadas Actas (de acuerdo al desarrollo del contrato inicio-anticipo-pagos parcialesdefinitivo-liquidaciòn)
CONTRATOS
2
Compra Venta
Informe justificaciòn de la necesidad Memorando autorizaciòn necesidad Ceertificado disponibilidad presupuestal Terminos de referencia (si el valor supera los 50 smlmv) Oficio de invitaciòn a cotizar dirigido al Carta de remisiòn de la propuesta propuestas de los proponents Informaciòn del contratista Cèdula del contratista u/o Representante Registro ùnico tributario Certificado de existencia y representaciòn legal del contratista (persona jurìdica) Certificado de paz y salvo de aportes Certificado SICE Certificado de antecedentes fiscales Certificado de antecedentes disciplinarios
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Tabla 42. Codificación Series y Subseries Secretaria General
CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE CÒDIGO
SERIE
CÒDIGO
2
SUBSERIE
Compra Venta
TIPOLOGIA Garantìa de seriedad de la oferta (superior a 50 smlmv) Desglose del AIU Informe de evaluaci`pon de las propuestas (si es superior a 50 smlmv) Minuta contractual Registro presupuestal Polizas aprobadas Actas (de acuerdo al desarrollo del contrato inicio-anticipo-pagos parciales-
SG - SECRETARIA GENERAL
Informe justificaciòn de la necesidad contractual Memorando autorizaciòn necesidad contractual Ceertificado disponibilidad presupuestal
15
CONTRATOS
3
Consultoria
Terminos de referencia (si el valor supera los 50 smlmv) Oficio de invitaciòn a cotizar dirigido al contratista Carta de remisiòn de la propuesta propuestas de los proponents Informaciòn del contratista Cèdula del contratista u/o Representante legal Registro ùnico tributario Certificado de existencia y representaciòn legal del contratista (persona jurìdica) Certificado de paz y salvo de aportes parafiscales Certificado SICE Certificado de antecedentes fiscales Certificado de antecedentes disciplinarios Garantìa de seriedad de la oferta (superior a 50 smlmv) Desglose del AIU Informe de evaluaci`pon de las propuestas (si es superior a 50 smlmv) Minuta contractual Registro presupuestal Polizas aprobadas Actas (de acuerdo al desarrollo del contrato inicio-anticipo-pagos parcialesdefinitivo-liquidaciòn)
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Tabla 43. Codificación Series y Subseries Secretaria General CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE CÒDIGO
SERIE
CÒDIGO
SUBSERIE
TIPOLOGIA Informe justificaciòn de la necesidad contractual Memorando autorizaciòn necesidad contractual Ceertificado disponibilidad presupuestal
SG - SECRETARIA GENERAL
4
Interadministrativo
Terminos de referencia (si el valor supera los 50 smlmv) Oficio de invitaciòn a cotizar dirigido al contratista Carta de remisiòn de la propuesta propuestas de los proponents Informaciòn del contratista Cèdula del contratista u/o Representante legal Registro ùnico tributario Certificado de existencia y representaciòn legal del contratista (persona jurìdica) Certificado de paz y salvo de aportes parafiscales Certificado SICE Certificado de antecedentes fiscales Certificado de antecedentes disciplinarios
15
Garantìa de seriedad de la oferta (superior a 50 smlmv) Desglose del AIU Informe de evaluaci`pon de las propuestas (si es superior a 50 smlmv) Minuta contractual Registro presupuestal Polizas aprobadas Actas (de acuerdo al desarrollo del contrato inicio-anticipo-pagos parcialesdefinitivo-liquidaciòn)
CONTRATOS
Informe justificaciòn de la necesidad contractual Memorando autorizaciòn necesidad contractual Ceertificado disponibilidad presupuestal
5
Interventoria
Terminos de referencia (si el valor supera los 50 smlmv) Oficio de invitaciòn a cotizar dirigido al contratista Carta de remisiòn de la propuesta propuestas de los proponents Informaciòn del contratista Cèdula del contratista u/o Representante legal Registro ùnico tributario Certificado de existencia y representaciòn legal del contratista (persona jurìdica) Certificado de paz y salvo de aportes parafiscales Certificado SICE Certificado de antecedentes fiscales
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Tabla 44. Codificación Series y Subseries Secretaria General CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE CÒDIGO
SERIE
CÒDIGO
SUBSERIE
TIPOLOGIA Certificado de antecedentes disciplinarios
5
INTERVENTORIA
Garantìa de seriedad de la oferta (superior a 50 smlmv) Desglose del AIU Informe de evaluaci`pon de las propuestas (si es superior a 50 smlmv) Minuta contractual Registro presupuestal Polizas aprobadas Actas (de acuerdo al desarrollo del contrato inicio-anticipo-pagos parcialesdefinitivo-liquidaciòn)
SG - SECRETARIA GENERAL
Informe justificaciòn de la necesidad contractual Memorando autorizaciòn necesidad contractual Ceertificado disponibilidad presupuestal
15
CONTRATOS 6
Obra Pùblica
Terminos de referencia (si el valor supera los 50 smlmv) Oficio de invitaciòn a cotizar dirigido al contratista Carta de remisiòn de la propuesta propuestas de los proponents Informaciòn del contratista Cèdula del contratista u/o Representante legal Registro ùnico tributario Certificado de existencia y representaciòn legal del contratista (persona jurìdica) Certificado de paz y salvo de aportes parafiscales Certificado SICE Certificado de antecedentes fiscales Certificado de antecedentes disciplinarios Garantìa de seriedad de la oferta (superior a 50 smlmv) Desglose del AIU Informe de evaluaci`pon de las propuestas (si es superior a 50 smlmv) Minuta contractual Registro presupuestal Polizas aprobadas Actas (de acuerdo al desarrollo del contrato inicio-anticipo-pagos parcialesdefinitivo-liquidaciòn)
7
Pràctica Empresarial
Informe justificaciòn de la necesidad contractual Memorando autorizaciòn necesidad contractual Ceertificado disponibilidad presupuestal Terminos de referencia (si el valor supera los 50 smlmv) Oficio de invitaciòn a cotizar dirigido al contratista
62
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Tabla 45. Codificación Series y Subseries Secretaria General CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE CÒDIGO
SERIE
CÒDIGO
SG - SECRETARIA GENERAL
7
SUBSERIE
Pràctica Empresarial
TIPOLOGIA Carta de remisiòn de la propuesta propuestas de los proponents Informaciòn del contratista Cèdula del contratista u/o Representante legal Registro ùnico tributario Certificado de existencia y representaciòn legal del contratista (persona jurìdica) Certificado de paz y salvo de aportes parafiscales Certificado SICE Certificado de antecedentes fiscales Certificado de antecedentes disciplinarios Garantìa de seriedad de la oferta (superior a 50 smlmv) Desglose del AIU Informe de evaluaci`pon de las propuestas (si es superior a 50 smlmv) Minuta contractual Registro presupuestal Polizas aprobadas Actas (de acuerdo al desarrollo del contrato inicio-anticipo-pagos parcialesdefinitivo-liquidaciòn)
15
Informe justificaciòn de la necesidad contractual Memorando autorizaciòn necesidad contractual Ceertificado disponibilidad presupuestal
CONTRATOS
8
Prestaciòn de Servicios
Terminos de referencia (si el valor supera los 50 smlmv) Oficio de invitaciòn a cotizar dirigido al contratista Carta de remisiòn de la propuesta propuestas de los proponents Informaciòn del contratista Cèdula del contratista u/o Representante legal Registro ùnico tributario Certificado de existencia y representaciòn legal del contratista (persona jurìdica) Certificado de paz y salvo de aportes parafiscales Certificado SICE Certificado de antecedentes fiscales Certificado de antecedentes disciplinarios Garantìa de seriedad de la oferta (superior a 50 smlmv) Desglose del AIU Informe de evaluaci`pon de las propuestas (si es superior a 50 smlmv) Minuta contractual Registro presupuestal Polizas aprobadas Actas (de acuerdo al desarrollo del contrato inicio-anticipo-pagos parcialesdefinitivo-liquidaciòn)
63
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Tabla 46. Codificación Series y Subseries Secretaria General CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE CÒDIGO
SERIE
CÒDIGO
SUBSERIE
TIPOLOGIA Informe justificaciòn de la necesidad contractual Memorando autorizaciòn necesidad contractual Ceertificado disponibilidad presupuestal
CONTRATOS
9
Suministro
SG - SECRETARIA GENERAL
15
Terminos de referencia (si el valor supera los 50 smlmv) Oficio de invitaciòn a cotizar dirigido al contratista Carta de remisiòn de la propuesta propuestas de los proponents Informaciòn del contratista Cèdula del contratista u/o Representante legal Registro ùnico tributario Certificado de existencia y representaciòn legal del contratista (persona jurìdica) Certificado de paz y salvo de aportes parafiscales Certificado SICE Certificado de antecedentes fiscales Certificado de antecedentes disciplinarios Garantìa de seriedad de la oferta (superior a 50 smlmv) Desglose del AIU Informe de evaluaci`pon de las propuestas (si es superior a 50 smlmv) Minuta contractual Registro presupuestal Polizas aprobadas Actas (de acuerdo al desarrollo del contrato inicio-anticipo-pagos parcialesdefinitivo-liquidaciòn)
17
DERECHOS DE PETICION
27
INFORMES
42
Solicitud Memorando Respuesta 2
Informe de Gestiòn
1
Disciplinarios
2
Judiciales
PROCESOS
Autos Pruebas Decisiòn Notificaciòn demanda Poder contestaciòn demanda notificaciòn sentencia conciliaciòn Recursos
64
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Tabla 47. Codificación Series y Subseries Oficina Asesora de Control Interno CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE CODIGO
O A C I - O F IC IN A A S E S O R A D E C O N T R O L IN T E R N O
1
SERIE
CODIGO 3 4
ACTAS
SUBSERIE Actas de Comitè de Control Interno Actas de Comitè de ètica
Registro Temario Regimen Normativo Evaluaciòn Conceptos Asistencia Convocatoria
2
ASESORIA Y ACOMPAÑAMIENTO
9
CIRCULARES
1
Informativas
27
INFORMES
1 2
Entidades del Estado de Gestiòn
36
PLAN ANUAL DE AUDITORIA
39
PLANES DE MEJORAMIENTO
48
TIPOLOGIA
Plan de auditoria papeles de trabajo actas de reuniòn de mesa de trabajo informe final
1 2
Planes de Mejoramiento Entidades del Estado Plan de Mejoramiento Interno Papeles de trabajo Actas de reuniòn de mesa de trabajo Informes Correos Recopilaciòn de evidencias
SEGUIMIENTO DE LA GESTION
O A P C - O F IC IN A ASESORA DE C O M U N IC A C IO N E S
Tabla 48. Codificación Series y Subseries Oficina Asesora de Comunicaciones CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE CODIGO 9 10 23 27 45
SERIE CIRCULARES COMUNICACIONES DE PRENSA GACETA NOTI-EMPAS INFORMES PROGRAMA INSTITUCIONAL TELEVISIVO
CODIGO 1
SUBSERIE
TIPOLOGIA
Informativas Avisos de prensa
1
de Gestiòn notas audiovisuales
65
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SPI - SUBGERENCIA DE PLANEACION E INFORMACION
Tabla 49. Codificación Series y Subseries Subgerencia de Planeación e Información CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE CODIGO 9
27
SERIE CIRCULARES
CODIGO 1
Informativas
1
Entidades del Estado
2
de Gestiòn
2
Inventario del centro de documentaciòn
INFORMES
28
INVENTARIOS
41
PRESUPUESTO GENERAL
TIPOLOGIA
SUBSERIE
Informe Revisor fiscal Estados financieros Estados financieros Informe Revisor fiscal Copia Acta Junta Directiva
presupuesto
Tabla 50. Codificación Series y Subseries Coordinación Planeación Corporativa y Calidad CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE C P C C - C O O R D IN A C IO N P L A N E A C IO N C O R P O R A T IV A Y C A LID A D
CODIGO 1 27
38
49
SERIE
CODIGO
ACTAS
6
INFORMES
12 2
PLANES
SISTEMA DE GESTION Y CONTROL
2
SUBSERIE Comitè Operativo Meci Calidad Revisiòn por la Direcciòn De Gestiòn
Plan de Acciòn, de Gestiòn y Resultados Cuatrienal
TIPOLOGIAS -
Lista de asistencia Lista de asistencia
Descripciòn de los Programas Proyectos Metas Indicadores a cumplir Plan financiero cuatrienio Manual de Calidad y Operaciòn del Sistema Procedimientos obligatorios SIGC Caracterizaciòn de procesos Listado Maestro de Documentos Actas Registro de administraciòn del
66
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Tabla 51. Codificación Series y Subseries Coordinación Sistemas de Información
CSI - COORDINACION SISTEMAS DE INFORMACION
CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE CODIGO 1 ACTAS
SERIE
CODIGO SUBSERIE 11 Actas de Reuniòn
Fichas tècnicas-
24
HISTORIA DE EQUIPOS DE COMPUTO
27
INFORMES
2
de Gestiòn
31
MANUALES
1 2
Manual del Usuario Manuales Tècnicos
1
Actualizaciòn Tecnològica
3
Plan de Copias de seguridad
5
Plan de Mantenimiento
38
PLANES
TIPOLOGIAS
Comunicaciones Formato soporte Usuarios Comunicaciones Formato soporte Usuarios Comunicaciones Formato soporte Usuarios
SC S U B G E R E N C IA C O M E R C IA L
Tabla 52. Codificación Series y Subseries Subgerencia Comercial
CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE CODIGO 9 27
SERIE CIRCULARES
CODIGO 1
INFORMES
2
SUBSERIE Informativas
TIPOLOGIAS
de Gestiòn
Tabla 53. Codificación Series y Subseries Coordinación Gestión Comercial
C G C - C O O R D IN A C IO N G E S T IO N C O M E R C IA L
CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE CÒDIGO 1 24 29 37
46
SERIE ACTAS FACTURACION INFORMES PORTAFOLIO DE SERVICIOS
PROGRAMA DE MERCADEO
CODIGO 11 Reuniòn
SUBSERIE
TIPOLOGIAS Consecutivo facturas
2
1
Gestiòn
Eventos de Mercadeo
Oficios invitaciones Asistencia Registro fotogràfico Reportes
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Tabla 54. Codificación Series y Subseries Coordinación Servicio al Cliente CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE
CSC - COORDINACION SERVICIO AL CLIENTE
CODIGO 27
SERIE
CODIGO
INFORMES
2
43
PETICIONES, RECURSOS
PROGRAMA
QUEJAS
TIPOLOGIAS
Recurso de Reposiciòn
Reposiciòn a fallo rsolutivo Resoluciòn por fallo expediente o apertura investigaciòn Carta remisiòn de expediente Formato remisiòn expediente Reclamaciòn inicial radicada Anexos presentados Carta de respuesta Empresa Prueba de entrega NotificaciònPersonal Edicto Recusto de reposiciòn radicado Anexos presentados Carta respuesta rcurso Prueba de entrega Notificaciòn Personal Edicto Reporte de visita Reporte de seguimiento Carta de sus pensiòn Concepto tècnico.
2
Solicitudes de Servicio
Carta de respuesta PQR Prueba de entrega Notificaciòn Persoal Edicto Carta solicitando arreglos /ingreso Prueba de entrega carta Carta respuesta recurso Prueba de entrega Notificaciòn personal Editco Carta envio a la SSPD Solicitud/peticiòn radicada Anexos presentados Recursos interpuesto radicado Anexos presentados con recurso Reporte de visita resporte de seguimientoçcasta de concepto tècnico
4
Participaciòn Ciudadana
Invitaciones Registro Participaciòn
1
35
SUBSERIE de Gestiòn
Y
68
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Tabla 55. Codificación Series y Subseries Subgerencia de Alcantarillado
SA S U B G E R E N C IA DE A L C A N T A R IL L ADO
CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE CODIGO 9 27
SERIE CIRCULARES INFORMES
CODIGO
SUBSERIE
1
Informativas
1
Entidades del Estado
2
de Gestiòn
TIPOLOGIAS
Tabla 56. Codificación Series y Subseries Coordinación Proyectos Externos CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE
CPE - COORDINACION PROYECTOS EXTERNOS
CODIGO
SERIE
1
ACTAS
3
AUTORIZACION DE MATRICULA PARA LOS SERVICIOS DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
CODIGO 8
SUBSERIE
TIPOLOGIAS
Comitè Tècnico Cèdula Boletìn de nomenclatura Certificado de estratificaciòn
11
CONCEPTOS
2
Concepto Tècnicos
27
INFORMES
2
de Gestiòn
1
Informe
Registro fotogràfico
Plano de localizaciòn Carta catastral Certificado de estratificaciòn Boletin de nomenclatura Disponibilidad del Servicio Cèdula Certificado de autorizaciòn de pago por derechos de rotura de pavimento y anden Disponibilidad del servicio Carta catastral Plano de localizaciòn Proyecto aprobado Memorias de calculo Planos Oficios
46
Informe Tècnico de supervisiòn de obra
PROYECTOS
2
Proyectos Externos
Acta de recibo de obra Plano record Certificado de estratificaciòn Polizas Certificado de autorizaciòn de pago por derechos de rotura de pavimento y anden Certificado de calidad de la tuberìa Paz y salvo de intervenciòn del espacio pùblico Carta de autorizaciòn Acta de visita Boletin de nomenclatura Cèdula Permiso de intervenciòn del espacio Estudio Tècnico
69
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Tabla 57. Codificación Series y Subseries Coordinación de Contratación
CDC C O O R D IN A C I ON DE CONTRATACI ÒN
CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE CODIGO
SERIE
27
CODIGO
INFORMES
2
SUBSERIE
TIPOLOGIAS
de Gestiòn
Tabla 58. Codificación Series y Subseries Coordinación Operación de Infraestructura CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE
COI - COORDINACION OPERACIÒN DE INFRAESTRUCTURA
CODIGO
1
SERIE
CODIGO
SUBSERIE
11
Acta de Reuniòn
13
Actas de Proyectos
2
Conceptos Tècnicos
ACTAS
Socializaciòn
TIPOLOGIAS
de Informe
11
CONCEPTOS
Registro fotogràfico 27
INFORMES
2
de Gestiòn
Tabla 59. Codificación Series y Subseries Coordinación Expansión de Infraestructura
C E I - C O O R D IN A C IO N E X P A N S IÒ N D E IN F R A E S T R U C T U R A
CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE CODIGO
SERIE
CODIGO
SUBSERIE
1 27
ACTAS INFORMES
13 2
Socializacion de Proyectos de Gestiòn
43
PROGRAMAS
3
Programa de Servicio Social
3
Saneamiento Bàsico
4
Proyectos de Sistemas de Alcantarillado y Estructuras Complementarias
46
PROYECTOS
TIPOLOGIAS
Oficios Planilla de capacitaciòn Fotos Folletos Planos Mamoria descriptiva Anàlisis y conceptos tècnicos Planos Mamoria descriptiva Anàlisis y conceptos tècnicos
70
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Tabla 60. Codificación Series y Subseries Subgerencia Administrativa y Financiera
S A F - S U B G E R E N C IA A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A
CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE
CODIGO
SERIE
CODIGO
SUBSERIE
9
CIRCULARES
1
Informativas
27
INFORMES
2
de Gestiòn
TIPOLOGIAS
71
EMPRESA PÚBLICA DE ALCANTARILLADO S.A. E.S.P. CÓDIGO: MAAD-01-02 CONTROL: SI
FECHA: 19/03/2013 PÁGINA: 72 DE 122
ELABORÓ: PROFESIONAL ADMINISTRATIVO
REVISÓ: ASESOR DE GERENCIA
APROBÓ: GERENTE GENERAL
MANUAL DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Tabla 61. Codificación Series y Subseries Coordinación Gestión Humana CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE CODIGO
CG H - CO O RDINA CIO N G ESTIO N HU MA NA
1
SERIE ACTAS
26
HISTORIAS LABORALES
27
INFORMES
33
NOVEDADES DE NOMINA
38
PLANES
43
CODIGO 7
SUBSERIE
TIPOLOGIAS
Actas de COPASO
2
Informe de Gestiòn
4
Formaciòn y Capacitaciòn
1
De bienestar social
2
De Salud Ocupacional
PROGRAMAS
Hojas de control de documentos ingresados contrato de trabajo hoja de vida funciòn pùblica declaracion de bienes y rentas certificados de antecedentes fiscales, judiciales y disciplinarios fotocopia de cedula libreta militar afiliaciòn a seguridad social certificados laborales fotopia de titulos acadèmicos exàmenes mpedicos permisos licencias-incapacidades Sanciones vacaciones libranzas cesantìas embargos mandatos judiciales-alimenticios formatos hoja de vida certificados laborales iInforme Indicadores Nòmina Primas Vacaciones colectivas Libranzas Seguros y Polizas Horas Extras y Auxilios de marcha Embargos e informes Contralorìa Cesantìas e Intereses Autoliquidadiòn Seguro social (EPS _FP_ARP) Aportes parafiscales (ICBF - Sena- Caja de compensaciòn) Registros de asistencia inscripciones memorias evaluaciòn Registro Inscripciones Encuesta bienestar social y clima laboral Visitas de trabajo Programa de Prevenciòn
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Tabla 62 . Codificación Series y Subseries Coordinación de Presupuesto CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE
CP -COORDINACION DE PRESUPUESTO
CODIGO 1 6 7
SERIE CODIGO SUBSERIE ACTAS 9 Acta de Conciliaciòn financiera CERTIFICADO DE DEVOLUCION DE INGRESOS CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
8
CERTIFICADO PRESUPUESTAL
DE
18
EJECUCION PRESUPUESTAL
27
INFORMES
LIBROS
Solicitud Solicitud
REGISTRO
Solicitud Copia de contrato 1 2 1 2 1
29
TIPOLOGIAS
Ejecuciones de Ingresos Ejecuciones de Gastos Entidades del Estado de Gestiòn Libro de apropiaciones compromisos
y
5
Libro de compromisos y obliganiones
6 7 8 9 10
Libro de cuentas por pagar Libro de ingresos Libro de obligaciones y pagos Libros de presupuesto libro de vigencias futuras
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Tabla 63 . Codificación Series y Subseries Coordinación de Contabilidad CODIGO 1 ACTAS 12
SERIE
CODIGO 14
DECLARACIONES TRIBUTARIAS
3
CC - COORDINACION DE CONTABILIDAD
4
1
21
TIPOLOGIAS
CONCILIACIONES BANCARIAS 1 2
16
SUBSERIE Sostenibilidad Contable
ESTADOS FINANCIEROS
2
3 4
27
INFORMES
30
LIBROS DE CONTABILIDAD
32
MOVIMIENTO CONTABLE
5 1 2 1 2 3 4
Declaraciòn de Patrimonio Declaraciòn de renta y complementarios Delaraciòn de reteica e Impuesto de Industria y Comercio Declaraciòn de retenciòn en la fuente -ReteivaTimbre Balance general
Balance detallado Conciliaciòn tributaria Conciliaciòn financiera Notas a los estados financieros (trimestral)
Balance detallado Estado de actividad financiera, econòmica, social Conciliaciòn tributaria y ambiental Conciliaciòn financiera Notas a los estados financieros (trimestral) Estados de cambios en el patrimonio Estado de cambios en la situaciòn financiera y variaciones en el capital de trabajo Flujo de efectivo Entidades del Estado de Gestiòn Libros auxiliares por cuentas Libro caja diario Libro inventarios Libro Mayor y balances Asientos Contables Factura Comprobantes de egreso Traslado de fondos Recibos de caja Comprobantes de ingreso Asientos presupuestales Comprobantes de ajustes Consignaciones a bancos
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Tabla 64. Codificación Series y Subseries Coordinación Servicios Generales CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE
CSG - COORDINACION DE SERVICOS GENERALES
CODIGO
SERIE
2 5
1
ACTAS
14
CONSECUTIVO OFICIALES
20
ESCRITURAS PUBLICAS
25
HISTORIA DE VEHICULOS
27
INFORMES
28
CODIGO
SUBSERIE
COMUNICACIONES
INVENTARIOS
38
PLANES
50
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
TIPOLOGIAS
Comité de Archivo Comitè Evaluador Oficios Hoja històrica Impuesto valorizaciòn Escritura Hoja històrica SOAT Impuestos Poliza de seguros Revisiòn tècnico mecànica Tarjeta de propiedad
2
de Gestiòn
1
Inventario de bienes de consumo
3
Inventario general de bienes muebles e inmuebles
listado
4
Inventario individual de bienes devolutivos
listdo
6
Plan general de compras
listado Informes
Informes
Informes Relaciòn de las necesidades Proyecciòn de compras Plan de transferencias Inventario de transferencias Actas de eliminaciòn Correspondencia
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Tabla 65. Codificación Series y Subseries Coordinación Tesorería CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE CODIGO
SERIE
CODIGO
SUBSERIE
TIPOLOGIAS Resolución de constitución y reglamentación del funcionamiento del Fondo Fijo de Caja Menor de caja menor. Resolución de autorización de Caja Menor Autorización Reembolso de caja menor.
4
Resolución Reconocimiento del gasto
CAJA MENOR
CT - COORDINACION DE TESORERIA
Resolución Autorización Reembolso de caja menor. Fotocopia de la Póliza de Manejo Control de la Caja menor Recibos de caja menor Facturas y/o Cuentas de cobro o Recibos Rut (Cuando lo Requiera)
5
CERTIFICADOS
1 2 3 4 5
12
CONCILIACIONES BANCARIAS
1
13
CONCILIACION DE RECAUDO AMB
19
EMBARGOS JUDICIALES
Ingresos y Retenciones Retefuente Reteica Reteiva Retencion de ley Bancarias
Extractos Bancarios Conciliaciones Facturas del manejo comercial expedido por el A.M.B. Cuentas correspondientes al recaudo del mes Cuentas correspondientes al anticipo del mes Planillas de Recaudo Aplicación de Depósitos Copias de devoluciones Actas de Conciliación Acta de Liquidación y conciliación de intereses por mora Autorizaciòn embargo Recibos de Caja Diaria. Planillas Diarias. Consignaciones Diarias. Boletín Semanal. Informe consolidado Mensual. Boletín diario de Caja y Bancos. Conciliación de ingresos Rentas Propias. Conciliación de ingresos convenios.
27
INFORMES
2
de Gestiòn
Conciliación Contratos con formalidades plenas. Conciliación Contratos sin formalidades plenas. Informte PAC Proyectado Informe PAC Ejecutado Certificaciones de reducciòn de los ingresos Acuerdos Junta directiva Fotocopia convenios y anexos Cuentas de cobro Informes saldos por recaudar convenios de la vigencia
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Tabla 66. Codificación Series y Subseries Coordinación Tesorería CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE
CT - COORDINACION DE TESORERIA
CODIGO
29
SERIE
LIBROS
34
ORDENES DE PAGO
37
PLAN ANUALIZADO DE CAJA
51
TRASLADO DE FONDOS Y NOTAS DEBITO
CODIGO 2 3 4
SUBSERIE
TIPOLOGIAS
Auxiliar de bancos Libro avance de viàticos Libro de caja mayor Radicado Ordenes de pago Actas Factura y/o cuentas de cobro Certificaciòn de pago de nomina y seguridad social Comprobante de egreso Pago Informe mensual del servicio de la deuda presentado al Ministerio de acienda pùblica Oficio del traslado o Nota Debito Dirigido a la Entidad bancaria Correspondiente Comprobante TF.
2.10. VALORACIÓN DOCUMENTAL
2.10.1 Valor Primario El Archivo General de la Nación, define valor primario como: “Es el valor que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir a los involucrados en el asunto”.
Son de carácter: •
Valor Administrativo: Es aquel que posee un documento para la dependencia que lo creo. Está relacionado al trámite o asunto que motivó su creación. Se encuentra en todos los documentos. Es importante por su utilidad referencial para la planeación y la toma de decisiones.
•
Valor Jurídico: Es aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común
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•
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Valor Legal: Valor que tiene los documentos como prueba ante la Ley. documentos dispositivos del estado (leyes) y documentos testimoniales (Registro Civil)
•
Valor Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos y que sirven de testimonio de obligaciones tributarias.
•
Valor contable: es la utilidad o actitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
2.10.2. Valores Secundarios El Archivo General de la Nación, define valor secundario como: “Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente”.
Se basa en el tema o asunto. Sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son de carácter: •
Valores evidénciales: Son aquellos que se pueden advertir desde el mismo momento de su producción. Revelan origen, organización y desarrollo de las entidades. (Cambios institucionales orgánicos, normas de trabajo, Política interna, economía, estadísticas, etc.).
•
Valores históricos: Evolución y cambios más trascendentales desde el punto de vista legal, que ha sufrido la institución. Se revelan en Directrices, políticas, programas, proyectos, etc.
•
Valores informativos: Fenómenos sociales e institucionales. (Hojas de vida, correspondencia, organigramas, reglamentos internos, etc.)
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Con base a las encuestas realizadas pudimos definir el tiempo de permanencia de las Series y Subseries documentales en cada fase del archivo: gestión, central e histórico, identificando el valor primario, que cada Unidad Administrativa le da a sus respectivos archivos, teles como valor administrativo, valor legal, valor fiscal y valor contable. De igual forma se identificó los valores secundarios, teniendo en cuenta su valor cultural, científico e histórico, además contando con la aprobación del Comité de Archivo, los responsables del archivo de gestión, los jefes de cada Unidad administrativa, de acuerdo al uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción. 2.11. DISPOSICIÓN FINAL Determina el proceso al cual será sometida cada una de las Series y Subseries en las etapas de su ciclo vital, una vez cumplido el término de retención en años, estipulado en la presente propuesta. Para nuestro caso se tuvo en cuenta las disposiciones legales vigentes, tanto internas como externas., el valor documental de los documentos y su frecuencia de consulta, el cual ha sido arrojado por la encuesta aplicada a cada una de las Unidades Administrativas llevándose luego a Comité de Archivo de la Empresa para su aprobación Para determinar el valor documental y su disposición final, se deberá tener en cuenta los siguientes criterios según el caso: 2.11.1. Selección Documental Es el proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o para su conservación total o parcial, por medio del muestreo, seleccionando lo más relevante de la serie documental o aquellos que tienen un interés particular para la Empresa por su valor administrativo.
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La Selección se aplicará para aquellas Series documentales cuyo valor informativo no amerita su conservación total (Mini manual No. 4 AGN)
La selección puede aplicarse a la documentación que ha perdido su vigencia o para aquellas series documentales voluminosas y cuyo contenido informativo se repite o se encuentra registrado en otras series. Al seleccionar los documentos se obtienen ventajas Como: •
Obtener mejor control y fácil localización de los documentos necesarios, ya sea para el servicio de la EMPAS o para los Usuarios externos.
•
Reduce costos en espacio, tiempo y materiales que garanticen la conservación documental.
2.11.2. Eliminación Documental Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. La decisión de eliminar documentos, es responsabilidad del Comité de Archivo de la Empresa Pública de Alcantarillado de Santander EMPAS S.A ESP, y deberán destruirse una vez cumpla su plazo estipulado en las Tablas de Retención Documental. Tan sólo los Archivos de Gestión tendrán facultad de eliminar sus documentos de apoyo Las eliminaciones harán parte del proceso de transferencias primarias y secundarias es decir cuando los archivos de gestión transfieren al Archivo Central y éste al Archivo Histórico, levantándose en todos los casos un acta que indique la relación de documentos eliminados.
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2.12. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Figura 3. Ciclo Vital del Documento
ARCHIVO DE GESTIÓN Documentación Activa
ARCHIVO CENTRAL Documentación Semi-activa
VALORES PRIMARIOS
Administrativo Legal Fiscal Contable
ARCHIVO HISTÓRICO Documentación Inactiva
VALORES SECUNDARIOS
Histórico Cultural Investigación Científico
“Son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente” 2.13. RETENCIÓN DOCUMENTAL Los tiempos de retención fueron producto de la encuesta aplicada a la producción documental de cada Unidad Administrativa, ya que esta es la que nos permite
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determinar el grado de consulta de los documentos y su relevancia en cada uno de los ciclos del archivo. Los periodos de tiempo de retención para el Archivo Central e Histórico se basaron en lo que estipula las leyes que soportan la producción de cada Serie y cada uno de los valores primarios dados por los productores de la documentación; es decir que si una Serie tiene un valor contable, este tiempo está dado por un Plan único de cuentas, así como también del Código de Comercio, que determina que estos documentos deben conservarse por 10 años, Ley 962 de 2005 “LEY ANTITRAMITES “ARTÍCULO 28. RACIONALIZACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un periodo de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
De igual forma los documentos jurídicos o legales siempre teniendo en cuenta el concepto jurídico y administrativo del Comité de Archivo de la Empresa, como máximo órgano asesor y coordinador de la política archivística. La retención documental se dio en años, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y sus tiempos empezaran a regir desde el momento en que el documento cumpla su vigencia en la unidad productora. 2.14. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN, CENTRAL E HISTÓRICO La Empresa Pública de Alcantarillado de Santander S:A ESP, organiza sus archivos de acuerdo al ciclo vital de los documentos, principio de procedencia, el
teniendo en cuenta el
orden original y la tabla de retención documental
propuesta en este documento.
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2.14.1 Principio de Procedencia “Teoría archivística formulada por Natalis de Wally que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los otros”. Es decir que los documentos deben ser situados y conservados dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. “Cada documento en la dependencia que pertenece.” “Integridad e independencia de cada Serie” 2.14.2. Principio de Orden Original Figura 4. Principio de Orden original
“Ordenación interna que conserva los documentos de cada serie de acuerdo a la secuencia que originó el expediente y en el orden que se dieron los documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la razón administrativa de un asunto determinado. Se debe respetar el orden de los documentos ya que son producidos en una relación causa efecto.” “Teoría de Muller, Freith y Fruin”.
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2.14.3. Archivo de Gestión Corresponde a los archivos de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. La organización de los Archivos de gestión estarán a cargo y responsabilidad de los funcionarios productores de la documentación de cada dependencia, de acuerdo con lo establecido por el Archivo General de la Nación en el acuerdo 042 de 2002, artículo tercero “.- Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la tabla de retención documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público.
La conformación de grupos documentales estará basada en la tabla de Retención Documental propuesta en este documento y por ningún motivo deberán abrirse Series y Subseries documentales al azar, es decir que todos los documentos que se produzcan en la dependencia deberán estar incluidos en las Series y Subseries que figuran en la Tabla de Retención con su respectivo código. Para la organización física de estos archivos, se dio una capacitación personalizada a todos los productores de la documentación en cada una de las dependencias, aplicando el proceso archivístico emanado por el AGN; es decir el proceso de organización, selección, foliación y recuperación de documentos, esto con el fin de unificar la primera fase de creación de un archivo en la Empresa Pública de Alcantarillado de Santander EMPAS S.A ESP.
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2.14.3.1. Organización Archivo de Gestión De conformidad con los lineamientos trazados por el Archivo General de la Nación, y según los requerimientos para satisfacer necesidades en materia de archivo y estableciendo pautas para una correcta organización, la Empresa Pública de Alcantarillado de Santander EMPAS S.A ESP, ha tomado medidas encaminadas a lograr un eficiente desarrollo del trabajo para tenerse en cuenta en la producción, trámite, organización y archivo de los documentos. 2.14.3.2. Producción y Trámite de Documentos •
Utilizar las normas técnicas ICONTEC para el aseguramiento de la calidad en el trabajo documental.
•
Utilizar los lineamientos para elaboración de documentos, adoptados mediante el Sistema Integrado de Gestión y Control de la Empresa Pública de Alcantarillado de Santander EMPAS S.A ESP.
•
Seleccionar aquellos documentos que no se consideran como material de archivo tales como: libros, revistas, periódicos, tarjetas de invitación, plegables, circulares informativas sobres, documentos personales, documentos de apoyo (leyes, decretos, acuerdos, resoluciones etc.), que hayan perdido vigencia o que no sean responsabilidad de la dependencia.
•
Reemplazar por fotocopias la documentación que se reciba por fax en atención a que con el tiempo la información se vuelve ilegible.
•
Evitar la duplicidad y conservación de documentos innecesarios.
•
Tener cuidado con las copias ya que algunas se constituyen en originales cuando éstas salen de la Empresa. Este es el caso de la correspondencia enviada; por esta razón, es importante firmar el original y la copia en estos documentos.
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•
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Ante la pérdida de un original, la copia adquiere el valor de éste y debe recibir el tratamiento de original.
•
La impresión de sellos en los documentos debe ser legible utilizando tinta reciente, de buena calidad y de color negro.
•
No utilizar ningún tipo de fondos y marcaciones con resaltador oscuro en los documentos, en razón a que esta información al momento de llegar a ser escaneada se convierte en ilegible. Se recomienda subrayar la información que se considera relevante.
Proceda a conformar físicamente las respectivas Series y Subseries de acuerdo con lo establecido en la presente propuesta de TRD. Empiece a conformar los expedientes por carpetas, teniendo en cuenta que los documentos que allí se van a conservar corresponden al contenido de la Serie o Subserie documental. Ejemplo: Serie Documental:
ACTAS
Subserie Documental:
Actas de Comité de Archivo
Tipos Documentales:
* A ct a s *Correspondencia *Solicitudes
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2.14.3.3. Preparación Física De La Documentación a) Limpieza de la documentación: Se requiere utilizar aspiradora para la parte externa de los libros, tomos o cuadernillos y para la parte interna una bayetilla. b) Eliminación de material metálico: Es importante eliminar el material metílico como clips, ganchos de cosedora, procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a los documentos.
Así mismo, reemplazar las
carpetas tradicionales por materiales descalificados. c) Revisión y Foliación: •
Utilice lápiz mina negra HB para numerar desde uno (1) en adelante en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.
•
La numeración existente no debe corregirse y si se detecta algún error en ella debe numerarse nuevamente, tachando el anterior.
•
Los planos o cualquier documento que esté doblado, se numerarán como un solo folio.
•
Los folios totalmente en blanco (es decir que no contengan información por ninguna de las dos caras de la hoja) y que estén sueltos, no se deben enviar a la transferencia.
•
Aquellos folios que estén cosidos o adheridos al legajo, no deben separarse y se foliarán en su orden., La ubicación física de los documentos responderá, a la conformación de los expedientes. Los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites; es decir, el documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta, y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma (Acuerdo AGN No. 042 de 2002 artículo 4º numeral 3)
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•
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Los documentos que estén en tamaño inferior a carta deben pegarse en papel reciclable tamaño carta, esto para unificar el tamaño del expediente.
•
La numeración tiene que abarcar todos los folios incluyendo recibos, periódicos, planos etc.
•
Archive los documentos en cada expediente utilizando una carpeta para cada Serie y Subserie. En caso que se requiera más de una carpeta, abra las que sean necesarias, identificándolas y cuidando que su contenido no sobrepase los 250 folios.
•
Ubicar correctamente el documento en el folder correspondiente, para evitar que se archiven documentos equivocadamente.
•
La documentación archivada en los Fólderes y/o (AZ) debe estar organizada en forma CRONOLOGICA ASCENDENTE y debidamente foliada, realice la foliación en el orden en que van llegando los documentos.
•
En el caso de expedientes contenidos en más de una Unidad documental, la foliación de la segunda será continuación de la primera. Ej.: Un contrato de obra está constituido en dos unidades de conservación y el último folio de la primera termina en 250, la segunda carpeta inicia con el folio 251.
•
Utilizar los materiales de archivo (carpetas, ganchos legajadores y cajas de archivo), establecidas por EMPAS S.A , para la organización de los documentos
•
Las transferencias documentales (envío de documentos) del archivo de gestión al archivo central, debe ser realizada únicamente por el responsable del archivo de los documentos de cada dependencia.
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•
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Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionan las Series, Subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios.
A partir de la implementación de las tablas de retención documental, éstas se convertirán en guía obligatoria para la organización y clasificación de las series y Subseries de los archivos de gestión de cada una de las dependencias. 2.14.4. Archivo Central Es la Unidad administrativa en el que se agrupan los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la Entidad cuya consulta no es constante pero que siguen teniendo vigencia y sirven de consulta para las propias oficinas. Su eliminación y/o
Conservación estará establecida en las Tablas de Retención
Documental propuesta. 2.14.4.1. Unidades de conservación y de almacenamiento Las siguientes son las unidades de conservación más comunes.
Para la
transferencia de documentos, es importante tenerlas en cuenta puesto que en el formato único de inventario documental se debe identificar exactamente como se conservarán los documentos. Paquetes
Legajos
Tomos
Libros
Cajas
Carpetas
Cada una de estas unidades, dependiendo de su estado de conservación, deberán prepararse para su transferencia de la siguiente manera:
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a) La
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documentación
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empastada
o
encuadernada,
cuyos
lomos
e st á n
desprendidos o deteriorados deberán someterse al proceso de empaste o refuerzo del lomo utilizando materiales y procedimientos adecuados. b) La documentación que no está encuadernada ni empastada deberá almacenarse en cajas y carpetas. Estas unidades de conservación son las recomendadas por el Archivo General de la Nación, no sólo para la transferencia, sino también para almacenar la documentación en archivos centrales o históricos. Las unidades de conservación para el Archivo de la Empresa Pública de Alcantarillado EMPAS S.A ESP tendrán las siguientes especificaciones: Cajas o Materiales: elaboradas en cartón corrugado con dos fuelles elaborados en el mismo cartón, los que se usarán para evitar el movimiento de los documentos que allí se guardan. o Tamaño: 39 x26 x 20 o Capacidad: se recomienda introducir el número de carpetas necesario para que no queden ni muy ajustadas ni muy sueltas. o Identificación: Las cajas deben ser marcadas en su tapa frontal teniendo en cuenta el siguiente rotulo:
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Figura 5. Rotulo para marcación de Cajas
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Carpetas: o Materiales: Cartulina libre de acidez, resistente al doblez y al rasgado de color marrón claro. o Diseño: Consta de una cubierta anterior y otra posterior con solapas laterales en tela, que se doblan al interior. La capacidad debe adaptarse al volumen y tamaño de la documentación procurando no sobrepasarse de los 250 folios por carpeta, garantizando la adecuada protección de los bordes o Tamaño: Pastas de Archivo No. 12, de 25 x 33 incluyendo la solapa en tela. o Identificación: Para la identificación de los archivos de gestión, los cuales aunque no recomendados por el AGN,
son llevados generalmente en AZ
deben rotularse de acuerdo al instructivo del SIGC, y para los archivos Central e histórico se tendrá en cuenta los formatos pre impresos por la empresa los cuales tendrán el siguiente rotulo:
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Figura 6. Rotulo para marcación de Carpetas
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2.14.5. Archivo Histórico Es aquel que se transfiere desde el archivo central al Archivo histórico y que por decisión del Comité de archivo deberán conservarse permanentemente por su valor en la investigación cultura y ciencia. Ley 594 de 2000. 2.14.6 Procedimiento para Préstamo de Documentos El objetivo es controlar los documentos para consulta interna y externa mediante su registro en una planilla. En caso de consulta externa, los únicos autorizados por el Comité de Archivo para la solicitud de préstamo de documentos son los Subgerentes, Secretario General, Asesores y Coordinadores de Área.
Éstos
deberán diligenciar la planilla “Préstamo de documentos”, anotando los datos que se requieren, buscando identificar siempre el nombre del solicitante, la dependencia, la fecha en que retira el documento, el nombre de la persona que retira los documentos que en muchos casos no es el mismo que lo solicita. Para realizar el préstamo de los documentos que se encuentren en el Archivo Central e Histórico de EMPAS S.A ESP, se deberá tener en cuenta los siguientes aspectos: o Las solicitudes deberán hacerse por escrito anexando y diligenciando la planilla de “Préstamo de documentos”. o El préstamo de originales sólo se aplicará a nivel interno, en ningún caso se prestará este servicio a usuarios externos. o El funcionario público que asuma la custodia del original prestado, una vez haya
firmado
la
planilla
de
préstamo
de
documentos,
responderá
disciplinariamente por él, en caso de daño, robo o extravió. o El préstamo de documentos se hará por un término no mayor de 10 días
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hábiles, prorrogables cinco días más, previa justificación escrita de la necesidad. o La atención a solicitudes internas se realizará en un término no mayor a cinco días hábiles. o Solamente los funcionarios asignados al Área de Archivo estarán autorizados para realizar cualquier tipo de búsqueda en los depósitos del archivo.
2.14.6.1. Formato para Préstamo de Documentos Formato 1. Formato para préstamo de documentos
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2.15. TRANSFERENCIA DOCUMENTALES Cada año en los tres primeros meses, el Archivo Central, realizará el calendario de transferencias documentales, el cual indica la fecha en que deben transferir los grupos documentales que han cumplido su ciclo en el archivo de gestión de cada dependencia, teniendo en cuenta la propuesta de las tablas de retención y el Formato Único de Inventario documental del Archivo General de la Nación – Acuerdo o38 de 2002. “Artículo 3º. La entrega y recibo de los documentos y archivos a que se refiere el artículo anterior se hará de conformidad con la Tabla de Retención Documental. Para tal efecto, se diligenciará el formato único de inventario, en concordancia con su instructivo”.
Toda
transferencia al archivo central, deberá ir acompañado de un inventario
documental para lo cual se utilizará el FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL, en el que se describirán las Series, Subseries, fechas extremas y el número de folios. 2.15.1 Formato Único de Inventario Documental
Para hacer una transferencia documental deberá haberse agotado el ciclo de permanencia del documento en el respectivo archivo. Para realizar esta transferencia cada unidad administrativa deberá hacer una preparación física de los documentos a transferir, es decir, deberá tener en cuenta los pasos para un procesos archivístico, socializados a través de capacitaciones personalizadas a cada productor de documentación. De igual forma estos documentos deberán estar clasificados por Series, Subseries y tipos documentales de conformidad con las Tablas de Retención de la presente propuesta.
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Formato 2. Formato Único de Inventario Documental
2.15.2. Instructivo para el diligenciamiento del formato Único de inventario documental 1. ENTIDAD REMITENTE: Se debe colocar el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir EJ: EMPAS S.A 2. ENTIDAD PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produjo o produce los documentos.
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3. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Debe consignarse el nombre de la dependencia o Unidad administrativa de Mayor jerarquía de la cual depende la oficina productora 4. OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse nombre de la Unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones. 5. OBJETO: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: transferencias primarias (Archivo central), transferencias secundarias (Archivo histórico), Valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o
dependencias,
inventarios
individuales
por
vinculación,
traslado,
desvinculación. EJ. Transferencia documental al Archivo Histórico. 6. HOJA
No.____DE_____:
Se
numerará
cada
hoja
del
inventario
consecutivamente. El segundo espacio corresponde al número total de hojas diligenciadas. 7. REGISTRO DE ENTRADA: Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año-mesdía). En NT se anotará el número consecutivo de remisión de documentos de la transferencia. 8. NUMERO DE RADICACION: Dejar espacio en blanco. Número de radicación que asignará el Archivo Central o Histórico para ubicación de los documentos. Este número se deberá tener en cuenta para la solicitud de consultas. 9. NUMERO DE CAJA: Corresponde al consecutivo interno que lleva cada dependencia para el control de remisión de documentos. 10. NUMERO DE EXPEDIENTE. Corresponde al número que se le da al expediente del archivo depositado en carpetas.
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11. CODIGO: Sistema convencional establecido por la Entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series y subseries o asunto relacionados. 12. NOMBRE SERIE O SUBSERIE DOCUMENTAL (ASUNTO) debe anotarse asignando al conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora. Cuando se realiza el inventario de fondos acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético. 13. FECHAS EXTREMAS : Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes al año Ejemplo 2003-2007. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará SF. 14. UNIDAD DE CONSERVACION: Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna otro se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente. 15. No. DE FOLIOS: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita. 16. SOPORTE: se utilizará esta columna para anotar los soporte diferentes al papel, anexos a la documentación: microfilmes (M), videos (V), casetes ( C ), soportes electrónicos(CD;DK;DVD) etc. 17. FRECUENCIA DE CONSULTA: Se debe citar si la documentación registra un alto, medio, bajo o ninguno índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en
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cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación.
Esta columna se diligenciará
especialmente para el inventario de fondos acumulados. 18. NOTAS: Se consignará los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deberá registrarse
la
existencia
de
anexos:
circulares,
a ct a s,
memorandos,
resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipio: Ej. Una hoja con 5 fotografías sueltas: luego el número consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información. A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen, Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de tintas, soporte débil) y/o biológico (ataque de hongos, insectos, roedores). 19. ELABORADO POR: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza la elaboración del mismo. 20. ENTREGADO POR: Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se realizara dicha entrega.
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21. RECIBIDO POR: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió. 2.15.3. Ventajas De Las Transferencias Documentales •
Descongestionan las dependencias donde se ha producido el documento
•
Al hacer la transferencia, el documento pasa por un tratamiento documental archivístico que asegura y facilita tanto la conservación como la consulta de los expedientes.
•
Crea un enlace entre las diferentes fases del archivo.
2.15.4. Normas Para Transferir •
Identificar la documentación de la respectiva dependencia, con las series documentales y de conformidad con las Tablas de Retención de la presente propuesta.
•
Sólo se recibirían grupos documentales de la misma dependencia.
•
No se admitirá documentación suelta o fragmentada.
•
No se aceptarán expedientes con denominación Varios o diversos etc
•
Toda trasferencia deberá ir acompañada de una relación de los expedientes a transferir en un FORMATO UNICO DE TRANSFERENCIAS.
2.16. OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN La presente propuesta de Tablas de Retención Documental, será adoptada por la Empresa Pública de Alcantarillado EMPAS S.A ESP, mediante una Resolución, una
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vez sean aprobadas por el Archivo General de la nación y se constituirán de obligatorio cumplimiento como base para organizar los archivos en sus diferentes ciclos.
2.17. PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL El seguimiento y verificación de la aplicación de las Tablas de Retención Documental de la Empresa Pública de Alcantarillado de Santander S.A ESP, estará a cargo del funcionario encargado del Archivo de la Empresa, en el cual recaerá la responsabilidad de hacer los ajustes necesarios cuando haya modificaciones en la Estructura Organizacional, cambios en los grupos de trabajo o reformas en los Actos Administrativos. Las actualizaciones futuras que se hagan a la presente propuesta de las Tablas de retención de EMPAS S.A, estarán aprobadas mediante Comité de Archivo de la Empresa.
2.18. FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EMPAS S.A ESP Está conformado por cinco columnas que recopilan la información pertinente al documento y a su proceso.
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Formato 3. Formato Tablas de Retención Documental EMPAS S.A ESP
EMPRESA PUBLICA DE ALCANTARILLADO DE SANTANDER S.A. E.S.P
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL LEY 594 DE 2000
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2.19 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL •
Entidad Productora: Debe colocarse el nombre completo y razón social
•
Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
•
Hoja – No.
–de__: En el primer espacio debe colocarse el número que
identifica cada hoja, siguiendo un consecutivo que determina el total de las hojas utilizadas para la elaboración de las tablas de retención de la Empresa. El segundo espacio corresponde al número total de hojas diligenciadas para la Entidad. •
Columna 1. Código. Indica el orden consecutivo de los documentos producidos por cada dependencia.
•
Columna 2.
Serie.
Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de
unidades documentales, emanados de un mismo productor ( series documentales) y los soportes que lo acompañen; de igual forma se listarán las subseries correspondientes. Se han colocado en orden alfabético con el fin de facilitar su búsqueda. •
Columna 3. Retención. El tiempo en años asignado para la permanencia tanto en el archivo gestión (3a) como en el archivo central (3 b) de los documentos, fue asignado previa estimulación por parte del productor de documentos. Un documento no necesariamente debe pasar por los dos archivos, puede conservarse de igual manera en cualquiera de los dos.
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Columna 4. Disposición Final. Se señala aquí lo que se debe hacer con el documento una vez haya cumplido el tiempo dispuesto en cada uno de los archivos o en alguno de ellos. CT. Conservación Total. Cuando se van a tomar las medidas necesarias para garantizar el buen estado del documento y su durabilidad física. Son aquellos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su origen, contenido informen sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la dependencia productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y transcendencia.
Se conservan para la
investigación, ciencia y la cultura. M. Microfilmación. Cuando el documento se va a fotografiar con el fin de obtener pequeñas imágenes de película para facilitar su manipulación y conservación. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos. S. Selección. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de los documentos mediante un muestreo representativo Se hace una selección cuando el documento así lo requiera, de acuerdo con el criterio de oficina. Por ejemplo seleccionar un informe por año y conservarlo; separar la serie de los soportes y guardar únicamente la serie eliminando los soportes. E. Eliminar. Cuando se considera que los documentos deben destruirse porque ya perdieron su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología. •
Columna 5. Procedimiento. En esta columna se consigna el proceso que se tuvo en cuenta para la modalidad de muestreo, microfilmación y eliminación.
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Esta columna debe guardar coherencia con la disposición final que se le dé a las Series y Subseries.
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4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS __________________________________________ A Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley. Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural. Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos. Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas. Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística. Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
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Archivo del orden departamental: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos del orden departamental y por aquellos que recibe en custodia. Archivo del orden distrital: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden distrital y por aquellos que recibe en custodia. Archivo del orden municipal: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden municipal y por aquellos que recibe en custodia. Archivo del orden nacional: Archivo integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del orden nacional y por aquellos que recibe en custodia. Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos. Archivo general de la nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia. Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades. Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
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Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación. Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.
C
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales. Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los archivos. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al orden original.
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Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Comité evaluador de documentos: Órgano asesor del Archivo General de la Nación y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado de conceptuar sobre: •
El valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de las privadas que cumplen funciones públicas.
•
La eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar valoración documental
•
La evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración documental.
Comités del sistema nacional de archivos: Comités técnicos y sectoriales, creados por el Archivo General de la Nación como instancias asesoras para la normalización y el desarrollo de los procesos archivísticos. Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación. Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Copia: Reproducción exacta de un documento.
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Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original. Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo. Cuadernillo: Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado por la costura de uno o varios cuadernillos. Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales. Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
D Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo. Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información. Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
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Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado. Diplomática documental: Disciplina que estudia las características internas y externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia. Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información. Distribución de documentos: Aactividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente. Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional. Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
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Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades. Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico. Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios. Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social. Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valores primarios.
E Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Empaste: Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma de libro. La unidad producto del empaste se llama “legajo”. Encuadernación: Técnica mediante la cual se cosen uno o varios cuadernillos de formato uniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la encuadernación se llama “libro”. Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación.
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Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
F Facsímil: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros. Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos. Foliar: Acción de numerar hojas. Folio: Hoja. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera. Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente. Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística. Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban. Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades. Fuente primaria de información: Información original, no abreviada ni traducida. Se llama también “fuente de primera mano”.
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Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
G Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.
I Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo. Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización. Índice cronológico: Listado consecutivo de fechas. Índice onomástico: Listado de nombres de personas naturales o jurídicas. Índice temático: Listado de temas o descriptores. Índice toponímico: Listado de nombres de sitios o lugares. Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
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L
Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación. Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país.
M
Manuscrito: Documento elaborado a mano. Marca de agua (Filigrana): Señal transparente del papel usada como elemento distintivo del fabricante. Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución. Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y cualitativos.
N
Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística
O Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
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Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos. Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
P Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Protocolo: Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que los escribanos y notarios autorizan con formalidades.
R Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
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Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos. Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales. Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad. Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel. Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
S Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos. Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una
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muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo. Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital. Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos. Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
T
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.
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Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión. Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa. Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
U Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
V
Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades. Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.
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Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada. Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad. Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública. Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad. Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley. Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo. Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables. Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional. Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
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5. BIBLIOGRAFÍA _____________________
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Cámaro EMPRESA PÚBLICA DE ALCANTARILLADO DE SANTANDER, Carvajal Martín Camilo, Concepto Jurídico emitido mediante oficio del 24 de febrero de 2009 sobre Estructura Orgánica EMPAS S.A.
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SOCIEDAD COLOMBIANA DE ARCHIVISTAS, Metodología para la implementación de una Tabla de Retención Documental – WALTER HUMBERTO RODRIGUEZ
MORENO JAIME FERNANDO, Documental.
Consultor de Archivo- Tablas de Retención
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Seminario Taller- Tablas de Retención Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Guía para la Implementación programa de Gestión Documental- Sistema Nacional de Archivos.
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