MANUAL DE USO DE LA BIBLIOTECA VIRTUAL

Tanto en la Intranet de Laica como en la página Web www.laica.co.cr, se ha colocado una opción llamada Biblioteca o Biblioteca Virtual.

Su objetivo es el de crear categorías y sub categorías para la publicación de información. El acceso a la información puede declararse libre, de manera que cualquier persona que entre al sistema de biblioteca pueda acceder a la información, o puede declararse privado, de manera que solo personas con un usuario y clave de acceso asignados puedan acceder a esa información.

El funcionamiento, tanto en la Intranet de Laica como en la página web, es similar, no así la información que se publique. De esta forma, la información que sea únicamente del interés de los funcionarios de Laica debe publicarse en la Intranet, y la información que se desee publicar más allá de las fronteras de Laica debe hacerse a través de la página web, ya sea libre o de acceso restringido o privado. Como ejemplo, se presenta un caso de información publicada en la Intranet:

En la parte superior de la página principal de la biblioteca se muestran tres opciones (en color blanco) y a continuación se describe la función de cada una: Intranet (Página Principal en la web): Al dar un click sobre esta opción regresa a la página principal de la Intranet o de la página web de Laica. Inicio: Regresa a la página principal de la biblioteca. Ingrese: Al dar click sobre esta opción, el sistema de blblioteca lo llevará a una página de registro de usuario y clave de acceso para acceder a documentación de acceso privado. La página principal de la biblioteca muestra columnas para Categorías de Información: al lado izquierdo las de carácter público o de libre acceso y al lado derecho muestra las categorías de acceso privado, a las cuales una persona tiene derecho una vez registrado. Para ver la totalidad de las categorías deberá usar la barra de scroll de la página hasta que aparezca la última de estas.

En todo momento el sistema desplegará una opción “Buscar” cuya funcionalidad es dar al usuario la opción de digitar alguna palabra o frase y que al oprimir el botón Buscador (en azul), hará una búsqueda de ese patrón de caracteres en la totalidad de los documentos publicados, ya sean de acceso libre o de carácter privado a los que el usuario tenga derecho de acceso. A modo de ejemplo, se presenta la categoría llamada “Operaciones”.

Una vez que se ingresa a esta categoría se puede observar en la barra azul la leyenda “Operaciones”, que indica que se está dentro de esta categoría, y bajo la leyenda “Subcategorías públicas” aparecen dos subgcategorías en letra verde: “Informes” y “Procedimientos”. Para efectos del ejemplo, se ingresa a la subcategoría “Procedimientos”.

Dentro de la subcategoría “Procedimientos” (ver barra azul), se observan los diferentes documentos que pueden accederse dando click al botón “Descarga” ubicado a la derecha de cada uno de ellos. Como se puede observar la barra de scroll al lado derecho de la pantalla principal, se se puede utilizar para visualizar más documentos que se desplegarán a medida que se va bajando la barra hasta alcanzar el último de los documentos publicados en la subcategoría. Debajo de la barra azul, en color negro indica “Volver a la Categoría padre”, se da un click sobre este título y la aplicación conduce nuevamente a la categoría ingresada, “Operaciones” en este caso particular.

Ingreso a documentos privados

En la página principal de la biblioteca, al lado derecho de la pantalla están las Categorías privadas, donde se da un click sobre el botón “Ingresar”, que lleva a una página de registro de usuario y clave que se muestra a continuación:

En este caso el usuario ingresa su nombre de usuario y una clave de usuario asignada al mismo. Existe un procedimiento de solicitud de acceso del usuario a las categorías privadas de su interés, el administrador del sistema en Laica, crea el usuario, le registra la clave y la misma es informada al usuario. Una vez que el usuario hace su ingreso, desplegará las categorías privadas a las que tiene acceso, tal como se muestra en el siguiente ejemplo:

En este caso el usuario tiene acceso a la categoría “Ejemplo Documentos Privados”. De aquí en adelante el manejo en la parte privada es el igual al que se explicó para las categorías y subcategorías públicas. Una vez que el usuario desea abandonar su navegación de manera privada, debe oprimir el título “Salir” (color blanco), a la derecha del logotipo LAICA de la página, de manera que cierre su sesión de consulta.

Utilización del Buscador En cualquier momento, se puede utilizar el Buscador para que despliegue todos los documentos que contienen una palabra o secuencia de palabras. A continuación se presenta un ejemplo de como buscar los documentos que contengan la palabra salario:

Una vez que se escribe en la ventana la palabra que se desea buscar, se da click al botón Buscador, localizado a la derecha y se obtienen los documentos que contienen esta palabra.

Utilizando la barra de scroll se puede subir o bajar para visualizar todos los documentos que cumplieron con el criterio de búsqueda.

Cambio de Clave. Una vez que el usuario haya ingresado de manera privada, puede optar por cambiar la clave de acceso haciendo un click sobre la leyenda cambiar clave, esta se encuentra al lado derecho de la leyenda Salir.

Una vez que el usuario haya colocado su nueva clave, procederá a oprimir el botón Cambiar clave, de esta manera la nueva clave quedará registrada para futuros ingresos.