RETENCIONES

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Manual de Usuario AddIn Retenciones

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Alcance RETENCIONES ››

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El siguiente documento presenta paso a paso el proceso de configuración y utilización del AddIn Retenciones, funcionalidad agregada en el AddOn Best Practices Colombia y Venezuela para SAP Business One.

Utilidad del AddIn Con el AddIn Retenciones la compañía podrá configurar y aplicar múltiples retenciones en los documentos de marketing de ventas y compras de SAP Business One, según la normatividad de cada país. Actividades

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Parametrización de retenciones. Configuración de retenciones por cada socio de negocio. Retenciones de ICA. Aplicación migración datos retenciones. Aplicación retención por defecto.

Ruta de Menú Utilizar la siguiente ruta del  menú principal o en la barra superior la opción módulos para iniciar la operación. Ir a: Parametrizaciones Herramientas  > Ventanas definidas por usuario > OK1_RET_SETUP configuración retenciones. Definición > finanzas > impuestos > retención de impuestos Herramientas > Herramientas personalización > campos definidos por el usuario Datos maestros SN > Ficha finanzas > Ficha  impuestos

Rutas del proceso Gestión  >  Definición  >  Finanzas > Impuestos > Migración datos retención. Gestión > Definición > Finanzas > Impuestos > Quitar retenciones por defecto. Ventas _ clientes / compras _ Proveedores > Documentos de marketing Ventas _ clientes / compras _ Proveedores > Batch Retenciones

Procesos que Intervienen Estándar B1 (Inputs) Datos maestros Socios de negocio (SN) – Asignación de retenciones ç (Outputs) Ventas    - Documentos de marketing abiertos (facturas y notas crédito) Compras - Documentos de marketing abiertos (facturas y notas crédito)         Add-on         (OUTPUTS) Reportes fiscales

Consejos Útiles Verificar en el momento de realizar operaciones con documentos de marketing que  se encuentre activo el botón actualizar retenciones. La columna “Cuenta” permite seleccionar por nombre la cuenta de retenciones a ser configurada, cuando no se logra identificar dicha cuenta, se puede dar clic derecho sobre el campo de la cuenta, lo activará una lista desplegable donde se podrá buscar el código de la cuenta que se requiere.

Típicos errores En la tabla código de retención de impuestos no diligenciar la columna tipo de retención. No asignar en el campo T/C el 100%  correspondiente a la base de retención y/o no asignar en la columna % importe base la tarifa de retención que corresponda. La fecha de validez sea superior a la fecha actual (siempre debe ser igual o inferior) En “Parametrizaciones generales” es recomendable configurar los decimales de “Precios” e “Importes” con la misma cantidad de decimales. No verificar que en el momento de crear  los documentos de marketing se encuentre activo en la parte inferior de los documentos el botón actualizar retenciones. Al configurar retenciones independientes, no colocar la tasa de cambio ni el % de importe base en 0%. Las Notas crédito que no estén basadas en un documento no se muestran en la Matriz de resultados del batch. Las Notas crédito asociadas solo se mostraran en el batch si cumplen con el rango definido como criterio de selección para las fechas. En alguno de los pasos del proceso de autorización, uno o varios de los usuarios involucrados en dicho proceso no tiene en funcionamiento el addOn Best Practices, esto causa que el add-On no pueda enviar la información de forma correcta en el momento en el que se encuentra desactivado. Este tema es considerado un error de usuario. Ejecutar el batch con socios de negocios inactivos, genera un error al momento de crear el asiento contable por este medio.

Temas sin alcance

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Ningún documento cancelado por la funcionalidad del estándar SAP serán visualizados por los batch. Esta restricción aplica para batch de retenciones y autorretenciones. El manejo de retenciones en documentos preliminares esta fuera del alcance del addIn. Grabación de facturas sin encontrarse el addIn activo en caso de carga automática. Siglas BPCO:  Best practice Colombia BPVE:   Best practice Venezuela BPAC:   Best practice Andina y Caribe

Tutorial Para profundizar sobre el AddIn retenciones puede ingresar al Tutorial aquí.

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Alcance IFRS RETENCIONES ››

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El siguiente documento guía al usuario final del Add-In Retenciones en la configuración y utilización de este Add-In integrado en el Add-On Best Practices de Colombia con respecto a los estándares de IFRS.

Consideraciones Las funcionalidades de IFRS agregadas para el Add-In de Retenciones fueron establecidas para el batch de retenciones.

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Parametrizaciones RETENCIONES ››

Parametrizaciones RETENCIONES ››

Una vez cargado el Addin Retenciones debemos parametrizar SAP Business One para lograr la correcta aplicación de las retenciones:

Creación de códigos de Transacción Configuración de Tipo calculo de retención Configuración tabla de retenciones  Configuración de datos maestros en SN Retenciones ICA Retención en la fuente para trabajadores Independientes

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Creación de códigos de Transacción RETENCIONES ›› Parametrizaciones ››

Creación de códigos de Transacción RETENCIONES ›› Parametrizaciones ››

Una se carga el AddIn Retenciones por primera vez se debe crear los códigos de transacción “BREC” y “BREV” para los registros de diario que se creen por medio del Batch de Retenciones. Para ello diríjase a la siguiente ruta: Gestión > Definiones > Finanzas > Códigos de transacción:

 Para clientes cuya localización sea anterior a la 20111201 este código será necesario crearlo una vez se actualicen a esta versión o superiores.

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Configuración de Tipo calculo de retención RETENCIONES ›› Parametrizaciones ››

Configuración de Tipo calculo de retención RETENCIONES ›› Parametrizaciones ››

Habilitar opción automática para cálculo de retenciones (Compras y ventas), si desea que el sistema calcule de forma automática las retenciones en los  documentos de marketing, de acuerdo a la asignación de retenciones en cada Socio de Negocio, ir a la ruta: Herramientas > Ventanas definidas por usuario > OK1_RET_SETUP configuración retenciones.

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Los valores de los campos Code y Name vendrán por defecto una vez se cargue el AddIn Retenciones, seleccione el campo carga automática si desea calcular las retenciones en la factura automáticamente, seleccione el campo Batch si desea calcular las retenciones masivamente a través de un batch de documentos. Debe seleccionar sólo una de las opciones carga automática o Batch de lo contrario podría darse el caso de realizar doble cálculo de las retenciones. Sino selecciona ninguna de las dos opciones carga automática o batch, indicará al sistema que asignará las retenciones manualmente. Si se ha realizado la configuración de retenciones en Batch, no se puede abrir la tabla IR en ningún documento de Marketing.

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Configuración tabla de retenciones RETENCIONES ›› Parametrizaciones ››

Configuración tabla de retenciones RETENCIONES ›› Parametrizaciones ››

En esta tabla se configuran cada concepto de retención en la fuente e IVA definiendo los porcentajes según los establece la norma, adicionalmente se parametrizan las cuentas contables de retención, el valor de bases mínimos, y además los campos necesarios para efectuar la correcta parametrización. Ir a la ruta: Gestión > definición > finanzas > impuestos > retención de impuestos.         Los campos de código de retención, inactivo, retención impto., tipo de retención de impuestos, categoría, inicio de validez, T/C, tipo base % de importe base, código fiscal y cuenta son del estándar SAP Business One y a su vez son utilizados por la localización El campo T/C corresponde a la tarifa la cual se sugiere  sea de un 100%. En caso de que se desee calcular un valor inferior de tarifa respecto al % de la base de retención, cree la misma con el valor que corresponda, pero tenga en cuenta que una vez actualizada la tabla de Código de retención de impuesto no podrá modificar la tarifa nuevamente.

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Campo

Descripción

Aplica para

Cuenta

Se debe parametrizar las cuentas contables de acuerdo a la normatividad para las operaciones de compra y venta.

BPAC

Configurar la fecha en que comienzan las operaciones de retención. Inicio de validez Categoría Tipo de base

T/C

BPAC Tenga en cuenta que estas fecha no debe ser superior a la fecha actual Las opciones a seleccionar son factura o pago,  la opción que se elige es sobre la cual se calcula la retención (por lo general se BPAC aplica sobre factura) Las opciones a seleccionar son NETO o IVA: Opción NETO se utiliza para todas tipos de retenciones diferentes a IVA BPAC Opción IVA se utiliza para las retenciones  correspondientes a IVA Se debe configurar el porcentaje que será base para el cálculo de las retenciones ya sea al Neto del documento de marketing o en el porcentaje de IVA a ser retenido. Para configurar la tarifa e inicio de validez de clic en el botón "Definición del impuesto de retención" e ingrese los valores deseados. BPAC Tenga en cuenta que este campo no puede ser modificado una vez se actualice la tabla de Retención de impuestos. Si desea que la base de la retención se calcule a partir de X% tarifa, deberá crear un nuevo código de retención indicando el % la tarifa para la base de retención.

% de importe base

Se debe asignar los porcentajes de acuerdo a lo asignado en la normatividad de cada país.

Municipio

Municipio en el cual se practica la retención en la fuente. Este campo esta enlazado con la tabla de municipios, para desplegar el listado de los municipios creados, presione simultáneamente Shift + F2 o desplegar  la lista y seleccione el código correspondiente. BPCO Si los municipios no han sido creados deben configurarse.

BPAC

Actividad Económica

La ruta para configurar los municipios es BPCO_MU_BPCO información municipios. Escriba el código de la actividad económica. el campo esta enlazado con la tabla de actividades económicas, para desplegar el listado de las actividades creadas inicialmente, presione simultáneamente Shift + F2 o desplegar la lista seleccione el código BPCO correspondiente. Si las actividades no han sido creadas deben configurarse.  Aplica para Retención ICA. La ruta para configurar los municipios es BPCO_MU_BPCO información municipios. Esta columna corresponde al tipo de retención que va a efectuar al SN, en este caso dando clic en   se despliega el listado de retenciones aplicables para cada país. Estos campos cambian según la localización de Best Practices que se seleccione al momento de la instalación.

Tipo de retención

BPAC Se debe tener en cuenta para el caso de retención en la fuente el código de cada país: Colombia  (BPCO):  Fuente Venezuela(BPVE):ISLR (impuesto sobre la renta)

Gasto adicional

Este campo aplica solo cuando el tipo de retención de la fila es autorretencion, (Ver detalles en manual add-on autorretencion).

BPCO

Se debe asignar el valor del sustraendo que debe ser aplicado al concepto de retención correspondiente. Sustraendo

Base mínima Trabajador Independiente

Si la instalación venía trabajando con una versión anterior de la localización (versión diferente al add-on Ok-one) se debeBPVE borrar el campo de usuario del sustraendo, para que la nueva versión de BPVE al ser instalada lo genere nuevamente para que no se presenten conflictos entre decimales. La forma correcta de configurar los montos Las Bases mínimas para las retenciones esta determinado por la normatividad fiscal BPAC vigente de cada país, en Venezuela el monto mínimo es entregado por SENIAT y en Colombia lo determina la DIAN Seleccione esta opción en caso que el código de retención sea utilizado para la retención en la fuente para trabajadores BPCO independientes.

 Toda la información registrada en la tabla de retención es fundamental para la correcta generación de los reportes fiscales.

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Asignación Tipo de retención CREE RETENCIONES ›› Parametrizaciones ››

Asignación Tipo de retención CREE RETENCIONES ›› Parametrizaciones ››

La creación y configuración de los códigos de retención CREE no se diferencia en gran medida de la creación de otros códigos de retención, sólo es necesario seleccionar en la columna Tipo Retención el valor AUTORRETENCIÓN.

Se debe tener en cuenta es necesario asignar un gasto adicional para que se calcule correctamente el valor de la Autorretención, de lo contrario no funcionará. Para mayor información consultar el manual de Autorretenciónes.

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Retenciones Asumidas RETENCIONES ›› Parametrizaciones ››

Retenciones Asumidas RETENCIONES ›› Parametrizaciones ››

Es posible hacer el proceso de retenciones asumidas en una legalización. Primero, es necesario crear uno o más datos maestros de artículos para compras para ser usados en el proceso de retenciones asumidas.

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Después se procede a realizar una legalización. La línea debe tener retenciones asignadas, y después de crear las líneas con el valor de la retenciones calculadas, se crean una o más líneas que van a tener como concepto el artículo que tendrá el total de las retenciones asumidas. El tipo de IVA deben ser exento de dichas líneas.

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Configuración de datos maestros en SN RETENCIONES ›› Parametrizaciones ››

Configuración de datos maestros en SN RETENCIONES ›› Parametrizaciones ››

Después de configurar la tabla de retenciones se debe asignar las retenciones correspondientes a cada SN (clientes y proveedores) para esto ir: datos maestros Socios de Negocio > Ficha finanzas > Ficha  impuestos.

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Seleccionar la opción sujeto de retención haciendo un clic en "Sujeto a retención" y luego presionar el botón "...", seleccionar y verificar las retenciones correspondientes del Socio de Negocio Cliente y/o Proveedor de acuerdo con las configuraciones efectuadas de la tabla. Códigos retención de impuestos.

Presione el botón  "Actualizar" . Para poder aplicar las reteciones exitosamente es obligatorio que los socios de negocio no tengan retenciones por defecto para ello debe quitar retenciones por defecto.

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Retenciones Por Defecto RETENCIONES ›› Parametrizaciones ›› Configuración de datos maestros en SN ››

Retenciones Por Defecto RETENCIONES ›› Parametrizaciones ›› Configuración de datos maestros en SN ››

Esta herramienta permite eliminar las retenciones que se han fijado previamente como estándar en la ruta: Datos maestros socio de negocios > finanzas > impuestos > campo ITW campo permitido presionar botón "...", debido a  que en la localización se crea un conflicto en la extracción de la retenciones asignadas en los documentos de marketing por el manejo de múltiples retenciones e impide el funcionamiento del AddIn de retenciones:

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Para solucionar lo observado en la imagen anterior se debe ir a la ruta Gestión > Definición > Finanzas > Impuestos > quitar retenciones por defecto, al terminar el proceso  el sistema arroja el siguiente mensaje en la parte inferior.

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Retenciones ICA RETENCIONES ›› Parametrizaciones ››

Retenciones ICA RETENCIONES ›› Parametrizaciones ››

Teniendo en cuenta que la retención de impuesto ICA debe ser causada en el momento del pago o abono en cuenta lo que primero suceda, tanto para el sujeto de retención (operaciones ventas) como para el agente retenedor (operaciones compras), de acuerdo a las normas establecidas en el municipio donde se desarrollo la actividad de industria y comercio. A continuación se presentara el procedimiento para manejo de Retenciones de ICA en operaciones de compras y Ventas: Configuración tabla de retenciones para las retenciones ICA Configuración datos maestros de proveedores Configuración datos maestros de clientes Configurar municipio al usuario SAP Business One

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Configuración tabla de retenciones para las retenciones ICA RETENCIONES ›› Parametrizaciones ›› Retenciones ICA ››

Configuración tabla de retenciones para las retenciones ICA RETENCIONES ›› Parametrizaciones ›› Retenciones ICA ››

Se debe configurar las retenciones de ICA de la forma como se ha visto anteriormente sin embargo, adicionalmente se debe seleccionar el municipio en donde se realizo la actividad de industria y comercio. Para esto ir a: Gestión → definición → finanzas →  impuestos → retención de impuestos.        “Aplica para BPCO”

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En el campo Tipo de retención de impuestos se sugiere seleccionar el mismo tipo para todos los códigos de retención, esto para que al parametrizar las retenciones en datos maestros de cada SN todos los códigos se encuentren en un mismo formulario.  Las tarifas de ICA se encuentra establecidos en miles, por tal razón, el usuario debe convertir las tarifas por cientos para ser ingresada en la tabla de retención en el campo % de importe base ejemplo: ICA COMPRAS  9,66*1000 = 0,966*100

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Configuración datos maestros de proveedores RETENCIONES ›› Parametrizaciones ›› Retenciones ICA ››

Configuración datos maestros de proveedores RETENCIONES ›› Parametrizaciones ›› Retenciones ICA ››

Se debe ingresar  la información del socio de negocios y en la ficha dirección se debe configurar el nombre de las direcciones y municipios donde se realiza la actividad comercial. Para esto ir a: Socios de negocios > Datos maestros  de socios de negocios.

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Especificar el municipio es obligatorio. Para el ejemplo el código “CL 7 3 40” le corresponde el municipio Bogotá y al código “CL 5 8 35” le corresponde el municipio Girón, ahora debe seleccionar los códigos de retención de ICA para este socio de negocio y de acuerdo con los municipios donde realiza la actividad de industria y comercio. Para esto ir a la ficha finanzas – ficha impuestos.

Si requiere parametrizar varios códigos de retención ICA por municipio lo puede configurar, y al momento de crear el documento de compras se tendrán en cuenta todas las tarifas de retención ICA, de acuerdo con el(os) municipio(s) seleccionado(s).

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Configuración datos maestros de clientes RETENCIONES ›› Parametrizaciones ›› Retenciones ICA ››

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Configuración datos maestros de clientes RETENCIONES ›› Parametrizaciones ›› Retenciones ICA ››

Se debe ingresar  la información del socio de negocios y finanzas seleccionar los códigos de Retención de ICA correspondiente. Para esto ir a: Socios de negocios > Datos maestros  de socios de negocios.

Si requiere parametrizar varios códigos de retención ICA por municipio lo puede configurar, y al momento de crear el documento de venta se tendrán en cuenta todas las tarifas de retención ICA  asignadas al municipio configurado al usuario que se encuentre facturando.

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Configurar municipio al usuario SAP Business One RETENCIONES ›› Parametrizaciones ›› Retenciones ICA ››

Configurar municipio al usuario SAP Business One RETENCIONES ›› Parametrizaciones ›› Retenciones ICA ››

Con el propósito registrar las retenciones de ICA en los documentos de ventas de acuerdo al municipio donde se efectúo la operación, es necesario definir en los datos de usuario el municipio donde se encuentra, para esto ir a: Finanzas > definiciones > generales > usuario.

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Tal como se observa en la imagen anterior, se debe asignar el municipio donde se encuentra localizado el Usuario.

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Retención en la fuente para trabajadores Independientes RETENCIONES ›› Parametrizaciones ››

Retención en la fuente para trabajadores Independientes RETENCIONES ›› Parametrizaciones ››

De acuerdo a la reforma tributaria ley 1607 de Diciembre de 2012, por la cual se modifica la retención en la fuente para los trabajadores independientes y empleados, se  realizan los siguientes cambios en el addIn Retenciones para Colombia. Para esta funcionalidad se deben configurar correctamente las siguientes parametrizaciones que permita la retención en la fuente para los trabajadores independientes. Configuración de la tabla Retención Trabajador Independiente Configuración de la tabla  @OK1_APLICARUVT Configuración tabla códigos retención de impuestos Configuración de datos maestros en Socios de Negocio

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Configuración de la tabla Retención Trabajador Independiente RETENCIONES ›› Parametrizaciones ›› Retención en la fuente para trabajadores Independientes ››

Configuración de la tabla Retención Trabajador Independiente RETENCIONES ›› Parametrizaciones ›› Retención en la fuente para trabajadores Independientes ››

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Tabla @OK1_RETENCIONIND: En esta tabla se especifica la fecha inicial de vigencia de UVT, fecha final de vigencia de UVT, valor de UVT vigente durante el rango de fecha. Para configurar la tabla ir a: Herramientas  > Ventanas Definidas por el Usuario  > Tabla @OK1_RETENCIONIND

Importante Desde la versión 20150101 es posible realizar la configuración del histórico de UVT, ingresando la fecha inicial y final de Vigencia. Esta configuración se realiza con el fin de establecer correctamente el valor de retención a aplicar en periodos contables diferentes al vigente. A partir de la versión 20130501 no se debe configurar el valor máximo de UVT. Se aplicará la tarifa configurada en la tabla OK1_APLICARUVT explicado en Configuración de la tabla @OK1_APLICARUVT.

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Configuración de la tabla @OK1_APLICARUVT RETENCIONES ›› Parametrizaciones ›› Retención en la fuente para trabajadores Independientes ››

Configuración de la tabla @OK1_APLICARUVT RETENCIONES ›› Parametrizaciones ›› Retención en la fuente para trabajadores Independientes ››

Para configurar el formulario ir a la ruta: Herramientas >  Formularios por defecto >  Tabla @OK1_APLICARUVT.

@OK1_APLICARUVT: En este formulario se debe definir la tarifa marginal y el rango de UVT aplicables para cada una.Configurar el Formulario por Defecto OK1_APLICARUVT, según lo establecido en la reforma tributaria ley 1607 de Diciembre de 2012.

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En el campo fórmula se define la ecuación a tener en cuanta en cada rango, esta fórmula debe ser digitada por cada usuario para esta fórmula se debe tener en cuenta que las variables "%TotalUVT%", "%porcentaje%" hacen referencia a:

Variable %TotalUVT% %porcentaje%

Descripción Hace referencia al monto a tener en cuenta dividido por la UVT configurada en la tabla: OK1_RETENCIONIND. En otras palabras esta variable contendrá el número de UVTs a tener en cuenta. Es la tarifa marginal configurada en el campo "Tarifa Marginal".

Si al momento de contabilizar la retención el sistema continúa mostrando la factura y no genera registro de diario, se debe revisar la fórmula.

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Configuración tabla códigos retención de impuestos RETENCIONES ›› Parametrizaciones ›› Retención en la fuente para trabajadores Independientes ››

Configuración tabla códigos retención de impuestos RETENCIONES ›› Parametrizaciones ›› Retención en la fuente para trabajadores Independientes ››

En esta tabla se debe crear el código correspondiente para la Retención en la fuente para Trabajador Independiente: UVT: Retención Trabajador Independiente. Seleccionar en el campo Trabajador Independiente el check correspondiente de la retención que queremos calcular. Ruta ir a: Gestión > Definiciones> Finanzas >  Impuesto > Retención de impuestos.

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Nota: El código UVT deben ser configurados con el 0% del importe Base y tarifa del 0%, como se muestra anterior imagen. Si no se configuran estos como tal, el proceso puede que no se haga correctamente.

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Configuración de datos maestros en SN RETENCIONES ›› Parametrizaciones ›› Retención en la fuente para trabajadores Independientes ››

Configuración de datos maestros en SN RETENCIONES ›› Parametrizaciones ›› Retención en la fuente para trabajadores Independientes ››

Después de configurar la tabla de retenciones se debe asignar las retenciones correspondientes a cada Socio de Negocio. Para esto ir: Datos maestros Socio de Negocio > Ficha finanzas > Ficha  impuestos.

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Seleccionar la opción sujeto de retención haciendo un clic en "Sujeto a retención" y luego presionar el botón "...", seleccionar y verificar las retenciones correspondientes del Socio de Negocio de acuerdo con las configuraciones efectuadas de la tabla. Códigos retención de impuestos.

Presione el botón "OK"

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Aplicación de Retención en los documentos de Marketing RETENCIONES ››

Aplicación de Retención en los documentos de Marketing RETENCIONES ››

La asignación automática, por batch o manual de retenciones afecta directamente la aplicación de retenciones en los documentos de marketing tal como lo vemos a continuación: Ir a la ruta Ventas clientes/compras proveedores →  documentos de marketing. Creando documentos con carga automática de retenciones. Creando documentos y utilizando el batch de retenciones. Creando documentos con asignación manual de retenciones. Carga de retención automática en Nota Créditoo

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Creando documentos con carga automática de retenciones RETENCIONES ›› Aplicación de Retención en los documentos de Marketing ››

Creando documentos con carga automática de retenciones RETENCIONES ›› Aplicación de Retención en los documentos de Marketing ››

Si la opción es carga automática – se calcula automáticamente retenciones en documentos de marketing (compras y ventas).

Dato en caso en que no se actualicen las retenciones durante la creación de las facturas poder oprimir el botón "Actualizar Retenciones" para que se visualicen correctamente.

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Creando documentos y utilizando el batch de retenciones RETENCIONES ›› Aplicación de Retención en los documentos de Marketing ››

Creando documentos y utilizando el batch de retenciones RETENCIONES ›› Aplicación de Retención en los documentos de Marketing ››

Si se ha realizado la configuración de retenciones en Batch, no se puede abrir la tabla IR en ningún documento de Marketing. Si la opción es por batch se debe crear el documento sin calcular la retención.        

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Recuerde que el socio de negocio no debe tener retenciones por defecto. Una vez creado el documento nos dirigimos a la ruta: Ventas – Clientes/Compras-Proveedores > Batch Retenciones visualizará el siguiente formulario:

En caso de no seleccionar filtros para el, se buscaran todos los documentos que sean afectados por retenciones que no sean de independientes (compras). Para aplicar retenciones para independientes se debe seleccionar el código de retención. Descripción del formulario: Campo

Descripción

Código de Retención

En este campo deberá seleccionar el código de retención con el que desea filtrar los documentos. Los documentos que aparecerán en la lista serán los que su socio de negocio relacionado tiene asignado el código de retención seleccionado.

Socio de Negocios

Seleccione el socio de negocios con el cual desea filtrar la Factura de Ventas/Compras o la Nota crédito

IFRS

Selecciona el valor de IFRS de las facturas a las cuales se les va a aplicar retención. Al seleccionar uno de los filtros, trae las facturas marcadas con el tipo de contabilización correspondiente. Este filtro permite realizar la búsqueda por serie de documento. De igual forma puede utilizar estos campos para buscar un documento en

file:///C:/Users/caran_000/AppData/Local/Temp/~hh3600.htm

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RETENCIONES

N°

Fecha (Desde, Hasta)

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específico. El filtro N° requiere como mínimo la información de la serie; el número de documento no es obligatorio para el uso de este filtro En la lista desplegable seleccione la serie correspondiente al tipo de documento requerido (Factura de Ventas, Factura de Compras, Nota Crédito Compras, Nota Crédito Ventas). El segundo campo corresponde al número de documento relacionado a la serie seleccionada. Digite un rango de fechas para filtrar los documentos. Tenga en cuenta que la fecha en el campo “Hasta” no puede ser anterior a la fecha en el campo “Desde”. Los filtros de fecha “Desde” y “Hasta” son los únicos campos obligatorios para el funcionamiento del Batch

Fecha de contabilizaciónDigite la fecha con la se contabilizará la retención aplicada. Buscar Matriz de resultados Desmarcar Ejecutar Cancelar

Una vez llenos los campos anteriores deberá oprimir este botón para que se muestren los documentos que cumplan las condiciones establecidas. En esta matriz se presentarán los documentos que cumplen con las condiciones de búsqueda, aquí usted podrá visualizar la información de cada documento y seleccionar los documentos deseados en la columna “Seleccionar”. Debido a que por defecto todas las lineas del Batch estarán seleccionadas, la funcionalidad del botón desmarcar es anular todas las selecciones en dichas lineas. Una vez seleccionados los documentos deberá oprimir este botón para que se creen los diferentes registros de diario aplicando la retención. Si no desea continuar con el proceso de aplicación de retenciones podrá cancelar en cualquier momento.

Una vez ejecutado el batch podrá visualizar los respectivos asientos de diario de esta operación.

Si requiere realizar de nuevo el proceso del batch de retenciones para un socio de negocios que maneje múltiples retenciones, es necesario cambiar el valor del campo de usuario "Tiene Retefuente" a No en la factura a la cual se le va a aplicar de nuevo retenciones a través del batch, de lo contrario la factura no aparecerá en el batch de retenciones.

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Creando documentos con asignación manual de retenciones RETENCIONES ›› Aplicación de Retención en los documentos de Marketing ››

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Si no seleccionó ninguna de las opciones de carga de retenciones (Carga Automática o Batch), significa que asignará las retenciones manualmente, por lo tanto cuando cree los documentos deberá indicar que retenciones aplicará al documento.

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Al oprimir el botón "Crear" aparecerá el siguiente aviso:

En el cual deberá oprimir la opción Sí para aplicar las retenciones asignadas al socio de negocio.

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Carga de retención automática en Nota Crédito RETENCIONES ›› Aplicación de Retención en los documentos de Marketing ››

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Al momento de crear una nota crédito por cualquier concepto (tipo nota) y que el documento origen contenga retenciones, el sistema traerá dicho código y base de retención desde el documento base.

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En la siguiente imagen se observa la nota crédito aplicada a la factura de cliente ilustrada anteriormente y la retención tomada automáticamente del documento origen.

Como se puede observar la nota crédito trajo la misma retención asociada a la factura de clientes (documento origen); de igual forma el sistema cargara la misma base de retención en ambos documentos

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Aplicación Retención ICA RETENCIONES ››

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Para los documentos de compra en los cuales se calculan retención de ICA (facturas y Notas debito), se debe conocer el siguiente procedimiento descrito en los siguientes temas: Aplicación Retención ICA en Compras Aplicación Retención ICA en Ventas

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Aplicación Retención ICA en Compras RETENCIONES ›› Aplicación Retención ICA ››

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Hasta este punto se tienen en cuenta todas las retenciones de ICA parametrizadas en el socio de negocio, tal como se observa a continuación:

Ingrese a la pestaña logística, en esta pestaña debe seleccionar el nombre de la dirección, correspondiente al municipio en el cual se realizo la operación de ICA:

En el campo pagar a:

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Seleccione el nombre de la dirección correspondiente: para el caso del ejemplo se eligió CL 7 3 40 (Bogotá), luego presione el botón , cuya utilidad es excluir las retenciones de ICA de otros municipios que han sido asignados al socio de negocio. A continuación se observara que el valor de la retención disminuye, esto debido a que no se incluye las retenciones de ICA que para el ejemplo corresponden al municipio de Leticia.

Si se equivocan en la elección del nombre de dirección que deberían haber seleccionado y ya se presiono el botón documento y volver a ingresar  para seleccionar la correcta, y así evitar problemas en el calculo de retención que aplique la factura.

,  se recomienda salir del

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Aplicación Retención ICA en Ventas RETENCIONES ›› Aplicación Retención ICA ››

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Al crear el usuario de SAP Business One un documento de ventas en el cual se calcule retención de ICA (facturas y Notas debito),  solo serán asignadas las retenciones del municipio definido al usuario.

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Al ingresar a la tabla de retención del documento, se observa la asignación de las retenciones parametrizacidas al socio de negocio por el municipio Bogotá, sin embargo, la retención del municipio de "Girón" que también se parametrizó a este socio de negocio no es incluida, ya que este municipio no fue el configurado para el usuario que esta creando el documento.

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Migración de datos retenciones RETENCIONES ››

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Esta herramienta permite trasladar la información correspondiente a retenciones aplicadas en documentos marketing de compras y ventas  generadas con la versión anterior del AddIn o por retenciones registradas en la actualidad de forma manual (aplica cuando no se habilita la opción carga automática), el fin de esta funcionalidad es alimentar los campos de la tabla de retención que son incluidos en la generación de los informes fiscales y evitar conflictos del sistema por el cambio de una versión a otra aplica para (BPCA). Antes de ingresar a la ventana migración de datos, veamos la información que se registra en la tabla de retención cuando se realizo operaciones con la antigua versión de add-on o por el registro manual de retenciones. “Esta información se consulta por el campo retenciones del documento de marketing correspondiente” 1ra parte de la tabla.

         Campos de la tabla que se registran sin utilizar la opción MIGRACION 2 parte de la tabla

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         Campos de la tabla que se registran sin utilizar la opción MIGRACION Recuerde que para retenciones registradas con carga automática no necesita la opción MIGRAR. Para acceder a esta herramienta  de Migración debe utilizar la siguiente ruta: Gestión > Definición > Finanzas > Impuestos > Migración datos retención. Y registrar los pasos indicados en la siguiente imagen.

Ahora se verifica la tabla de un documento de marketing y se observa la información cargada después de la migración.

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Ejecutar Retenciones para Independientes RETENCIONES ››

Ejecutar Retenciones para Independientes RETENCIONES ››

Ir a Compras-Proveedores > Documentos de marketing.

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Se crea la factura con el socio de negocio que tiene asignada la retención para trabajadores independientes, al oprimir el botón "Crear", se muestra un mensaje que indica si se quiere calcular la retención de impuestos, se debe seleccionar la opción "No" y  la factura se creará sin retenciones. Nota: Aún si el batch de retenciones no está activo, sacará las retenciones independientes en la búsqueda formateada; pero para realizar el proceso de retenciones para independientes, es obligatorio configurar el batch de retenciones en la tabla: @OK1_RET_SETUP. Ejecutar batch retenciones para independientes Para el cálculo de la retención de Independientes siempre se debe ir a la ruta: Compras > Batch Retenciones.

Debido a que el proceso de Batch es usado tanto para retenciones generales como para trabajadores independientes, es obligatorio ingresar el código de  retención correspondiente a los trabajadores independientes para que al momento de listar los documentos en la matriz de resultados la información sea correcta. Se deben seleccionar las fechas desde y hasta asegurando que se incluyan todas las facturas necesarias para el cálculo de la retención para independientes en un periodo dado, ya que el addIn realiza la validación de UVTs correspondiente según las fechas ingresadas por el usuario, no realiza validaciones adicionales por registros de diario o sumatoria de facturas diferentes a la presentadas en el batch; solo aparecerán en el batch las facturas que no tengan aplicadas retenciones de UVT. NOTA: Se deben aplicar las retenciones antes de realizar el pago, porque no quedan contempladas en los documentos. Los documentos de Marketing que no alcancen el valor mínimo de UVT se marcaran como "Si" en el campo es independiente; de forma que no aparezcan nuevamente en la Matriz de Resultados del batch. Al ingresar al Batch se debe seleccionar el código de retención para independientes al que se le desea aplicar el porcentaje por UVT:

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A continuación aparecerá la lista de facturas de Socios de Negocios que tienen relacionada esta retención y el usuario deberá seleccionar las facturas a las cuales desea aplicar la retención: Para aplicar retenciones para independientes se debe seleccionar el código de retención creado para este fin. Una vez seleccionado los registros se debe oprimir el botón "Ejecutar", de esta forma se contabilizarán las retenciones correspondientes.

Nota: Si el documento no sobrepasa las UVT requeridas, se muestra al momento de ejecutar pero se quita del grid de retenciones después de ejecutar el proceso para el periodo seleccionado.

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