Manual de Usuario Distribuidor Índice 4

Acceso al Sistema Acceso por primera vez Recuperación de Contraseña Opciones del Sistema 1. Inicio

8 8

2. Clientes 2.1. Clientes y receptores 2.1.1. Agregar un Nuevo Cliente 2.1.2. Agregar Archivo de Clientes 2.1.3. Manipulación de clientes agregados al sistema 2.1.3.1. Modificar al Cliente 2.1.3.2. Eliminar al Cliente 2.1.3.3. Administrar Usuarios del Cliente 2.1.3.4. Agregar un Nuevo Usuario 2.1.3.4.1. Modificar Usuario 2.1.3.4.2. Eliminar Usuario 2.1.3.5. Activar/Desactivar 2.1.3.6. Agregar Sucursal 2.1.3.7. Clientes Receptores 2.1.3.7.1. Enviar Mail Como Accesar 2.1.3.8. Búsqueda para esta sección 2.2. Reportes de Clientes 3. Productos 3.1. Agregar Grupo de Productos 3.2. Manipulación de productos agregados al sistema 3.2.1. Modificar Grupo de Productos 3.2.2. Eliminar Grupo de Productos 3.2.3. Administrar Productos del Grupo 3.2.3.1. Agregar un Producto 3.2.3.1.1. Modificar un Producto 3.2.3.1.2. Eliminar Producto 3.2.3.2. Agregar archivo de productos 3.2.3.3. Búsquedas para esta Sección

22

4. Facturas 4.1. Nueva Factura 4.1.1. Factura 4.1.1.1. Agregar más conceptos 4.1.1.2. Pre visualizar Documento 4.1.1.2.1. Registrar como pagada 4.1.1.2.2. Enviar por Email 4.1.1.2.3. Abrir PDF 4.1.1.2.4. Modificar Documento 4.1.1.2.5. Eliminar Documento 4.1.1.2.6. Agregar Addenda

29

Versión 3 Actualizado Enero 2010 1

4.1.1.2.7. Generar CFD 4.1.1.2.7.1. Registrar como pagada 4.1.1.2.7.2. Enviar por Email 4.1.1.2.7.3. Abrir PDF 4.1.1.2.7.4. Abrir XML 4.1.1.2.7.5. Cancelar Factura 4.1.2. Nota de Crédito 4.1.2.1. Agregar más conceptos 4.1.2.2. Pre visualizar Documento 4.1.2.2.1. Registrar como pagada 4.1.2.2.2. Enviar por Email 4.1.2.2.3. Abrir PDF 4.1.2.2.4. Modificar Documento 4.1.2.2.5. Eliminar Documento 4.1.2.2.6. Agregar Addenda 4.1.2.2.7. Generar CFD 4.1.2.2.7.1. Registrar como pagada 4.1.2.2.7.2. Enviar por Email 4.1.2.2.7.3. Abrir PDF 4.1.2.2.7.4. Abrir XML 4.1.2.2.7.5. Cancelar Factura

40

4.1.3. Nota de Débito 4.1.3.1. Agregar más conceptos 4.1.3.2. Pre visualizar Documento 4.1.3.2.1. Registrar como pagada 4.1.3.2.2. Enviar por Email 4.1.3.2.3. Abrir PDF 4.1.3.2.4. Modificar Documento 4.1.3.2.5. Eliminar Documento 4.1.3.2.6. Agregar Addenda 4.1.3.2.7. Generar CFD 4.1.3.2.7.1. Registrar como pagada 4.1.3.2.7.2. Enviar por Email 4.1.3.2.7.3. Abrir PDF 4.1.3.2.7.4. Abrir XML 4.1.3.2.7.5. Cancelar Factura

51

4.1.4. Recibo de Honorarios. 4.1.4.1. Agregar más conceptos 4.1.4.2. Pre visualizar Documento 4.1.4.2.1. Registrar como pagada 4.1.4.2.2. Enviar por Email 4.1.4.2.3. Abrir PDF 4.1.4.2.4. Modificar Documento 4.1.4.2.5. Eliminar Documento 4.1.4.2.6. Agregar Addenda 4.1.4.2.7. Generar CFD 4.1.4.2.7.1. Registrar como pagada 4.1.4.2.7.2. Enviar por Email 4.1.4.2.7.3. Abrir PDF 4.1.4.2.7.4. Abrir XML

62

Versión 3 Actualizado Enero 2010 2

4.1.4.2.7.5. Cancelar Factura 4.1.5. Búsqueda para esta sección

4.2. Facturas Emitidas 4.3. Facturas recibidas 4.3.1. Búsqueda para esta sección

73 75

5. Hacienda 5.1. Reporte Mensual 5.2. Certificados 5.2.1. Nuevo Certificado 5.2.2. Consulta de Certificado 5.2.3. Elimina Certificado 5.2.4. Renovar Certificado 5.3. Folios 5.3.1. Agregar un Nuevo Rango de Folios 5.3.2. Eliminar Rango de Folios

77 78

82

6. Empresa 6.1. Usuario 6.1.1. Agregar un Nuevo Usuario 6.1.2. Modificar Usuario 6.1.3. Eliminar Usuario 6.1.4. Búsquedas para esta sección 6.2. Datos de la Empresa 6.3. Logotipo 6.4. Pagos y Facturas 6.5. Compra de Factura

84

88 88 89 89

7. Reportes 7.1. Por mes 7.2. Por clientes 7.3. Por producto

91 91 92 93

8. Bitácora 8.1. Bitácora Sistema

9.

93

Salir

Versión 3 Actualizado Enero 2010 3

Acceso al Sistema 1. Cargar el Internet Explorer 2. En la barra de Direcciones introducir lo siguiente: www.sicofi.com.mx 3. Se mostrará una página que contiene el control de accesos al sistema, dentro del cual debe teclear usuario y contraseña.

A continuación se desplegará la pantalla principal del sistema. Acceso por primera vez Una vez que se han escrito los datos de acceso se presentará en pantalla el contrato mismo que deberá de ser aceptado.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 4

Una vez aceptado dicho contrato mostrará la siguiente pantalla donde deberá de elegir la opción comprar facturas dar click en el área correspondiente.

Mostrará la pantalla donde podrá realizar la compra.

Nota: Si usted cuenta con algún código de promoción favor de digitarlo en el recuadro para que le muestre los planes que puede usted comprar. De este modo el sistema lo enviará automáticamente a la página de PlayPal.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 5

Sección 1

Sección 2

Sección 1 Si usted es usuario de PayPal deberá ingresar al sistema para realizar su pago. Sección 2 Si usted no es usuario de PayPal puede realizar el cargo a su tarjeta de crédito. Una vez hecho todo lo anterior podrá entonces hacer uso de su nuevo sistema de facturación como se le explicará a continuación. Recuperación de Contraseña

En caso de haber olvidado la contraseña oprimir la opción

Se desplegara la siguiente pantalla donde deberá de ingresar su correo electrónico para que de este modo le llegue vía mail su nueva contraseña

Versión 3 Actualizado Enero 2010 6

Versión 3 Actualizado Enero 2010 7

Opciones del Sistema 5. Inicio Esta será la pantalla de bienvenida de su sistema y es aquí donde se mostrará la información fiscal así como la opción de descargar los manuelas de ayuda.

Esta pantalla muestra de igual forma la notificación de cuales clientes no han revisado su documento electrónico 6. Clientes 6.1.

Clientes y receptores

Dentro de esta sección se podrán crear clientes y usuarios que interactuarán con el sistema, a continuación se explica el procedimiento a seguir: Seleccionar de la barra de menú la opción Clientes y Clientes y Receptores una vez ya dentro de esta sección, el sistema le mostrará dos iconos para que usted pueda realizar la opción que desea y en la parte de abajo se enlistarán todos y cada uno de sus clientes dados de alta.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 8

6.1.1.

Agregar un Nuevo Cliente

Seleccionar Agregar un Nuevo Cliente

Se desplegará el siguiente formulario, el cual deberá de ser llenado conforme a lo solicitado. NOTA Los campos marcados con asterisco son obligatorios.

Tipo de cliente: Existen dos tipos de clientes Receptores que son aquellos a los que solo se les generarán sus facturas y Clientes DigiFact que fungirán como distribuidores del sistema los cuales tendrán la facultad de crear a sus clientes y sus receptores. Cliente Digifact En caso de que el cliente sea dado de alto como cliente DigiFact mostrará en la pantalla anterior otra sección donde se podrá hacer la selección de la plantilla con la cual se desea que se emitan las facturas generadas.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 9

2.1.2.

Agregar archivo de clientes

En caso de que se cuente con una lista larga de clientes y no tener que cargarlos de forma manual, existe esta opción para ser cargado un archivo txt con la información. Seleccionar el icono Agregar archivo de clientes

Se mostrará la pantalla con las indicaciones que le ayudarán a formar dicho archivo, y en esta sección deberá de ser cargado mediante el botón examinar y buscará su archivo en la carpeta donde fue guardado.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 10

2.1.3.

Manipulación de clientes agregados al sistema

Una vez que los clientes ya han sido dados de alta, se enlistarán en la pantalla mostrada anteriormente, la cual se divide en dos secciones según el tipo de cliente que se haya capturado. Para poder manipularlos es necesario seleccionar al cliente con el que se desea trabajar de la lista como se presenta a continuación, y automáticamente desplegará las siguientes opciones.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 11

2.1.3.1.

Modificar al Cliente

Esta opción permitirá realizar alguna corrección en el cliente capturado, mostrando nuevamente la pantalla de captura para poder realizar dicha modificación.

2.1.3.2.

Eliminar al Cliente

Para poder eliminar a su cliente solo se deberá de seleccionar al cliente que se desea eliminar y elegir la opción mencionada, y automáticamente le aparecerá una pantalla de confirmación de dicha solicitud.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 12

2.1.3.3.

Administrar Usuarios del Cliente

Para poder dar de alta a los clientes es necesario que de igual forma se seleccione al cliente que se le darán de alta los usuarios y elegir esta opción la cual desplegará la siguiente pantalla.

2.1.3.4.

Agregar un Nuevo Usuario

Seleccionar el ícono con esta opción y mostrará el siguiente formulario que deberá de ser llenado como se solicita.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 13

Es aquí donde se dará de alta al usuario y se le asignaran los permisos para el uso del sistema.

Donde:

Consulta y Modificación

2.1.3.4.1.

Únicamente Consulta

Sin Acceso

Modificar Usuario

Para poder modificar un usuario ya dado de alta, se deberá de seleccionar de la lista y automáticamente mostrara el icono de Modificar Usuario, esto hará que se presente la misma pantalla anterior para poder modificar los datos que se deseen.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 14

2.1.3.4.2.

Eliminar Usuario

De la misma forma que la Modificación de usuario, es necesario seleccionar de la lista el usuario a eliminar y posteriormente elegir el icono Eliminar Usuario, y mostrará en pantalla un mensaje de confirmación.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 15

2.1.3.5.

Activar/Desactivar

Si por alguna razón es necesario únicamente desactivar alguno de los clientes dados de alta se utilizará esta función. Seleccionar el cliente a desactivar y elegir el icono Activar/Desactivar con lo cual mostrará un mensaje de confirmación y aparecerá en listas el cliente desactivado con una cruz.

Para activarlo nuevamente solo hay que volver a seleccionar el cliente y elegir la misma opción.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 16

2.1.3.6.

Agregar Sucursal

En esta sección se establece si la empresa matriz a facturar cuenta con sucursales, de ser así deberá de elegirá la opción Agregar una sucursal.

Por lo que mostrará en pantalla el formulario el cual deberá de ser llenado como se solicita.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 17

En este formulario existe una opción donde se le deberá de establecer si dicha sucursal usará o no el mismo certificado de la matriz, al dar de alta esta sucursal se creará en automático como un cliente de ese cliente, y si no ocupará el mismo certificado deberá de cargarlo de la misma manera que se cargo el de la matriz como se explicara en los próximos temas. 2.1.3.7.

Clientes Receptores

Para los clientes receptores que fueron dados de alta y enlistados en el sistema se podrán hacer las mismos procedimientos anteriores solo para Modificar Cliente, Eliminar Cliente y una opción más que es Enviar Mail Como Accesar. 2.1.3.7.1.

Enviar Mail Como Accesar

Seleccionar al cliente receptor que en este caso estará situado en la parte inferior de la lista y elegir la opción Enviar mail Como Accesar, el cual mostrara en pantalla un mensaje de confirmación y posteriormente notificara que ya a sido enviado dicho correo, el cual contendrá el RFC, su número de cliente de acceso y la ruta a donde debe de accesar.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 18

2.1.3.8.

Búsqueda para esta sección

En la parte de Clientes y receptores se cuenta con una sección especial para poder buscar clientes en específico, mediante el RFC o bien la Razón Social, una vez alimentada la búsqueda con los datos desplegará en la parte inferior la lista con la información solicitada.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 19

Buscar Usuarios Dentro de menú clientes se visualizará el listado de los clientes dados de alta donde deberá seleccionar de dicha lista al cliente, posteriormente seleccionar icono Administrar Usuarios del Cliente

El cual permitirá visualizara el listado de todos los usuarios que contiene dicho cliente y dentro de esta sección de igual forma se cuenta con la sección de búsqueda, donde se podrán realizar búsquedas introduciendo los siguientes criterios Nombre del Usuario y Correo Electrónico. Una vez delimitados estos conceptos seleccionar el botón Buscar, el cual desplegará el listado de la información que contiene los criterios de búsqueda delimitados.

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2.2.

Reportes de Clientes

En esta sección del sistema se podrán hacer la consulta de los clientes almacenados en el sistema, así como el número total de facturas generadas por cada uno. El parámetro de búsqueda se hará con los datos que solicite en la siguiente pantalla, para que de este modo sea desplegada la información.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 21

3. Productos Dentro de esta sección se hará toda la administración de los diferentes tipos de productos que maneje la empresa.

3.1.

Agregar Grupo de Productos

Es aquí donde se podrá dar de alta el grupo de productos que se manejen. Ejemplo Grupo de producto Autos y los productos serían en este caso las marcas. Seleccionar la opción Agregar Grupo de Productos

Mostrará lo siguiente, donde solo se deberá de llenar con el nombre deseado para ese grupo y la descripción del mismo.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 22

Una vez dado de alta se enlistará en la parte inferior. 3.2.

Manipulación de productos agregados al sistema

Una vez dado de alta el grupo de productos para poder manipular el deseado, es necesario seleccionarlo de la lista e inmediatamente se mostrarán las actividades que se pueden realizar dentro del sistema como sigue 3.2.1.

Modificar Grupo de Productos

Si es necesario realizar alguna modificación al grupo de productos es necesario seleccionar el icono Modificar Grupo de Productos.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 23

Mostrará nuevamente la pantalla donde se hizo la captura para poder ser modificado el producto.

3.2.2.

Eliminar Grupo de Productos

Seleccionar el grupo de productos que se desea eliminar y elegir la opción de Eliminar Grupo de Productos

Por lo que se presentará en pantalla un mensaje de confirmación

Versión 3 Actualizado Enero 2010 24

3.2.3.

Administrar Productos del Grupo

Aquí es donde se cargarán los productos que contengan el grupo de productos ya generado con anterioridad, para de este modo tener los productos bien organizados. Seleccionar la opción y se podrán realizar las actividades que se explican a continuación.

3.2.3.1.

Agregar un Producto

Seleccionar el icono

Mostrará un formulario que deberá de ser llenado de manera adecuada con los datos que se solicitan.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 25

3.2.3.1.1.

Modificar un Producto

Ya que han sido dados de alta los productos se podrá trabajar con ellos, así que si se desea modificar alguno, solo se deberá de seleccionar el producto y elegir el icono el cual mostrará nuevamente la pantalla donde se capturó dicho producto para su modificación.

2.3.3.1.2.

Eliminar Producto

Para eliminar un producto solo hay que seleccionar el producto a eliminar y elegir este icono por lo que mostrará una pantalla de confirmación.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 26

2.3.3.2.

Agregar archivo de productos

De la misma forma que los clientes esta opción opera igual, si se cuenta con una gran cantidad de productos y evitar la carga manual, es más sencillo que se genere en un archivo txt el compendio de todos y cada uno de los productos, por lo que una vez elegida esta opción deberá de cargar el archivo como lo indique en la página que le aparecerá en el sistema.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 27

2.3.3.3.

Búsquedas para esta Sección

Dentro de menú Productos se visualizará el listado de los grupos de productos dados de alta, dentro de esta se encuentra la sección de búsqueda, donde se podrán realizar consultas introduciendo en la barra los siguientes criterios Nombre del Grupo y Descripción. Una vez delimitados estos conceptos seleccionar el botón Buscar, el cual desplegará el listado de la información que contiene los criterios de búsqueda delimitados.

Buscar Productos del Grupo Dentro de menú Productos se visualizará el listado de los grupos de productos dados de alta donde deberá seleccionar de dicha lista al grupo, posteriormente seleccionar icono Administrar Productos del Grupo.

El cual permitirá visualizara el listado de todos los productos que contiene dicho grupo y dentro de esta sección de igual forma se cuenta con la sección de búsqueda, donde se podrán realizar búsquedas introduciendo los siguientes criterios Nombre del producto y Descripción. Una vez delimitados estos conceptos seleccionar el botón Buscar, el cual desplegará el listado de la información que contiene los criterios de búsqueda delimitados.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 28

4.

Facturas

Las operaciones que se pueden realizar dentro de esta sección del sistema son las siguientes.

9.1.

Nueva Factura

En esta sección se crearán Facturas, Notas de Crédito, Notas de Cargo y Recibos de Honorarios. 9.1.1.

Factura

Concepto: Factura es aquel documento fiscal y legal que abala la compra o adquisición de un bien o servicio. Seleccionar de la barra de Menú la opción Factura/Nuevas Facturas, seleccionar el cliente y elegir el icono Factura.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 29

A continuación mostrara la siguiente pantalla donde se deberá de hacer la captura de los conceptos que integrarán el documento.

Sección 1 Sección 2

Sección 1. En caso de que dicho documento sea para el pago de algún concepto que será realizado en parcialidades se ocupará esta sección, así como establecer el tipo de cambio que se utilizará para dicha factura.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 30

Sección 2. En esta sección se hará la captura de datos para la factura donde se llenará según se solicite. En esta parte existen dos campos en la parte inferior la cual servirá para capturar algún concepto que no esté capturada como producto.

De la misma forma se ve un recuadro verde con la palabra Datos el cual al dar click sobre el mismo desplegará un formulario que podrá ser utilizado solo en caso de que se cuente con aduanas o descuentos.

9.1.1.1.

Agregar más conceptos

Por medio de esta opción se podrán agregar más conceptos en caso de tener que capturar de los que se tienen en el formulario. Por lo que mostrara la misma pantalla de captura para seguir registrando los faltantes.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 31

9.1.1.2.

Pre visualizar Documento

Una vez capturado los conceptos para poder generar el documento se deberá de elegir la opción Pre visualizar Documento y nos mostrará el Estado de Cuenta para su revisión que de encontrarse correcto podrá entonces ser generado ya como una factura como tal.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 32

Este formato incluye una sección que dice Datos para envío de Mails que al dar click sobre la barra se abrirá un formulario el cual podrá llenar en caso de que desee enviarlo vía correo.

9.1.1.2.1.

Registrar como pagada

Esta función permitirá llevar un control de los estados de cuenta de manera interna. Seleccionar la opción

9.1.1.2.2.

Enviar por Email

Si se desea enviar el Estado de Cuenta por mail al cliente se deberá de elegir esta opción la cual permitirá enviar el correo en automático.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 33

9.1.1.2.3.

Abrir PDF

Para poder convertir el estado de Cuenta en PDF debe de seleccionar la opción Abrir PDF, el cual le creara el archivo en este formato.

9.1.1.2.4.

Modificar Documento

Si al revisar el estado de cuenta es necesario realizar alguna modificación deberá seleccionar esta opción la cual le mostrará nuevamente la pantalla de captura.

Deberá de seleccionar el concepto a modificar y posteriormente Eliminar Concepto, una vez realizado esto llenar el formato nuevamente.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 34

9.1.1.2.5.

Eliminar Documento

Para eliminar el Estado de Cuenta deberá de seleccionar esta opción y le mostrará en pantalla un mensaje de confirmación.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 35

9.1.1.2.6.

Agregar Addenda

En caso de que necesite agregar Addenda a su facturación deberá de seleccionar esta opción la cual mostrará una pantalla donde deberá copiar y pegar el XML de la Addenda.

9.1.1.2.7.

Generar CFD

Una vez que se está seguro que el estado de cuenta ha sido correctamente generado seleccione la opción Generar CFD, el cual generará la factura electrónica con todos los requerimientos q solicita el SAT.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 36

Una vez generada se abrirá la siguiente pantalla donde podrá manipularla con las siguientes opciones

Este formato incluye una sección que dice Datos para envío de Mails que al dar click sobre la barra se abrirá un formulario el cual podrá llenar en caso de que desee enviarlo vía correo.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 37

9.1.1.2.7.1.

Registrar como pagada

Para que se pueda llevar un con trol interno de las facturas podrá seleccionar esta opción la cual marcara en automático que esa factura ya ha sido pagada.

9.1.1.2.7.2.

Enviar por Email

Si desea enviar la factura generada por correo electrónico, al seleccionar esta opción se hará de manera automática.

9.1.1.2.7.3.

Abrir PDF

Para poder convertir la factura en formato PDF es necesario que seleccione esta opción la cual generará el archivo en este formato.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 38

9.1.1.2.7.4.

Abrir XML

En caso de requerir el XML de la factura generada es necesario seleccionar esta opción la cual en automático dicho archivo.

9.1.1.2.7.5.

Cancelar Factura

Si por alguna cuestión es necesario la cancelación de la factura, podrá elegir esta opción con la cual quedará en automáticamente cancelada la misma.

Se mostrará la siguiente pantalla donde se podrá habilitar nuevamente la factura.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 39

9.1.2.

Nota de Crédito

Concepto: Es un documento legal y fiscal mediante el cual se disminuye o bonifica el excedente de una factura.

Seleccionar de la barra de Menú la opción Factura/Nuevas Facturas, seleccionar el cliente y elegir el icono Nota de Crédito.

A continuación mostrara la siguiente pantalla donde se deberá de hacer la captura de los conceptos que integrarán el documento.

Sección 2

Sección 1

Versión 3 Actualizado Enero 2010 40

Sección 1. En caso de que dicho documento sea para el pago de algún concepto que será realizado en parcialidades se ocupará esta sección, así como establecer el tipo de cambio que se utilizará para dicha factura.

Sección 2. En esta sección se hará la captura de datos para la factura donde se llenará según se solicite. En esta parte existen dos campos en la parte inferior la cual servirá para capturar algún concepto que no esté capturada como producto.

De la misma forma se ve un recuadro verde con la palabra Datos el cual al dar click sobre el mismo desplegará un formulario que podrá ser utilizado solo en caso de que se cuente con aduanas o descuentos.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 41

9.1.2.1.

Agregar más conceptos

Por medio de esta opción se podrán agregar más conceptos en caso de tener que capturar de los que se tienen en el formulario. Por lo que mostrara la misma pantalla de captura para seguir registrando los faltantes.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 42

9.1.2.2.

Pre visualizar Documento

Una vez capturado los conceptos para poder generar el documento se deberá de elegir la opción Pre visualizar Documento y nos mostrará el Estado de Cuenta para su revisión que de encontrarse correcto podrá entonces ser generado ya como una factura como tal.

Este formato incluye una sección que dice Datos para envío de Mails que al dar click sobre la barra se abrirá un formulario el cual podrá llenar en caso de que desee enviarlo vía correo.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 43

9.1.2.2.1.

Registrar como pagada

Esta función permitirá llevar un control de los estados de cuenta de manera interna. Seleccionar la opción

9.1.2.2.2.

Enviar por Email

Si se desea enviar el Estado de Cuenta por mail al cliente se deberá de elegir esta opción la cual permitirá enviar el correo en automático.

9.1.2.2.3.

Abrir PDF

Para poder convertir el estado de Cuenta en PDF debe de seleccionar la opción Abrir PDF, el cual le creara el archivo en este formato.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 44

9.1.2.2.4.

Modificar Documento

Si al revisar el estado de cuenta es necesario realizar alguna modificación deberá seleccionar esta opción la cual le mostrará nuevamente la pantalla de captura.

Deberá de seleccionar el concepto a modificar y posteriormente Eliminar Concepto, una vez realizado esto llenar el formato nuevamente.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 45

9.1.2.2.5.

Eliminar Documento

Para eliminar el Estado de Cuenta deberá de seleccionar esta opción y le mostrará en pantalla un mensaje de confirmación.

9.1.2.2.6.

Agregar Addenda

En caso de que necesite agregar Addenda a su facturación deberá de seleccionar esta opción la cual mostrará una pantalla donde deberá copiar y pegar el XML de la Addenda.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 46

9.1.2.2.7.

Generar CFD

Una vez que se está seguro que el estado de cuenta ha sido correctamente generado seleccione la opción Generar CFD, el cual generará la factura electrónica con todos los requerimientos q solicita el SAT.

Una vez generada se abrirá la siguiente pantalla donde podrá manipularla con las siguientes opciones

Versión 3 Actualizado Enero 2010 47

Este formato incluye una sección que dice Datos para envío de Mails que al dar click sobre la barra se abrirá un formulario el cual podrá llenar en caso de que desee enviarlo vía correo.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 48

9.1.2.2.7.1.

Registrar como pagada

Para que se pueda llevar un con trol interno de las facturas podrá seleccionar esta opción la cual marcara en automático que esa factura ya ha sido pagada.

9.1.2.2.7.2.

Enviar por Email

Si desea enviar la factura generada por correo electrónico, al seleccionar esta opción se hará de manera automática.

9.1.2.2.7.3.

Abrir PDF

Para poder convertir la factura en formato PDF es necesario que seleccione esta opción la cual generará el archivo en este formato.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 49

9.1.2.2.7.4.

Abrir XML

En caso de requerir el XML de la factura generada es necesario seleccionar esta opción la cual en automático dicho archivo.

9.1.2.2.7.5.

Cancelar Factura

Si por alguna cuestión es necesario la cancelación de la factura, podrá elegir esta opción con la cual quedará en automáticamente cancelada la misma.

Se mostrará la siguiente

Versión 3 Actualizado Enero 2010 50

9.1.3.

Nota de Débito

Concepto: es aquel documento fiscal y legal mediante el cual se incrementa el valor de una factura.

Seleccionar de la barra de Menú la opción Factura/Nuevas Facturas, seleccionar el cliente y elegir el icono Nota de Débito.

A continuación mostrara la siguiente pantalla donde se deberá de hacer la captura de los conceptos que integrarán el documento.

Sección 1 Sección 2

Versión 3 Actualizado Enero 2010 51

Sección 1. En caso de que dicho documento sea para el pago de algún concepto que será realizado en parcialidades se ocupará esta sección, así como establecer el tipo de cambio que se utilizará para dicha factura.

Sección 2. En esta sección se hará la captura de datos para la factura donde se llenará según se solicite. En esta parte existen dos campos en la parte inferior la cual servirá para capturar algún concepto que no esté capturada como producto.

De la misma forma se ve un recuadro verde con la palabra Datos el cual al dar click sobre el mismo desplegará un formulario que podrá ser utilizado solo en caso de que se cuente con aduanas o descuentos.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 52

9.1.3.1.

Agregar más conceptos

Por medio de esta opción se podrán agregar más conceptos en caso de tener que capturar de los que se tienen en el formulario. Por lo que mostrara la misma pantalla de captura para seguir registrando los faltantes.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 53

9.1.3.2.

Pre visualizar Documento

Una vez capturado los conceptos para poder generar el documento se deberá de elegir la opción Pre visualizar Documento y nos mostrará el Estado de Cuenta para su revisión que de encontrarse correcto podrá entonces ser generado ya como una factura como tal.

Este formato incluye una sección que dice Datos para envío de Mails que al dar click sobre la barra se abrirá un formulario el cual podrá llenar en caso de que desee enviarlo vía correo.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 54

9.1.3.2.1.

Registrar como pagada

Esta función permitirá llevar un control de los estados de cuenta de manera interna. Seleccionar la opción

9.1.3.2.2.

Enviar por Email

Si se desea enviar el Estado de Cuenta por mail al cliente se deberá de elegir esta opción la cual permitirá enviar el correo en automático.

9.1.3.2.3.

Abrir PDF

Para poder convertir el estado de Cuenta en PDF debe de seleccionar la opción Abrir PDF, el cual le creara el archivo en este formato.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 55

9.1.3.2.4.

Modificar Documento

Si al revisar el estado de cuenta es necesario realizar alguna modificación deberá seleccionar esta opción la cual le mostrará nuevamente la pantalla de captura.

Deberá de seleccionar el concepto a modificar y posteriormente Eliminar Concepto, una vez realizado esto llenar el formato nuevamente.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 56

9.1.3.2.5.

Eliminar Documento

Para eliminar el Estado de Cuenta deberá de seleccionar esta opción y le mostrará en pantalla un mensaje de confirmación.

9.1.3.2.6.

Agregar Addenda

En caso de que necesite agregar Addenda a su facturación deberá de seleccionar esta opción la cual mostrará una pantalla donde deberá copiar y pegar el XML de la Addenda.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 57

9.1.3.2.7.

Generar CFD

Una vez que se está seguro que el estado de cuenta ha sido correctamente generado seleccione la opción Generar CFD, el cual generará la factura electrónica con todos los requerimientos q solicita el SAT.

Una vez generada se abrirá la siguiente pantalla donde podrá manipularla con las siguientes opciones

Versión 3 Actualizado Enero 2010 58

Este formato incluye una sección que dice Datos para envío de Mails que al dar click sobre la barra se abrirá un formulario el cual podrá llenar en caso de que desee enviarlo vía correo.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 59

9.1.3.2.7.1.

Registrar como pagada

Para que se pueda llevar un con trol interno de las facturas podrá seleccionar esta opción la cual marcara en automático que esa factura ya ha sido pagada.

9.1.3.2.7.2.

Enviar por Email

Si desea enviar la factura generada por correo electrónico, al seleccionar esta opción se hará de manera automática.

9.1.3.2.7.3.

Abrir PDF

Para poder convertir la factura en formato PDF es necesario que seleccione esta opción la cual generará el archivo en este formato.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 60

9.1.3.2.7.4.

Abrir XML

En caso de requerir el XML de la factura generada es necesario seleccionar esta opción la cual en automático dicho archivo.

9.1.3.2.7.5.

Cancelar Factura

Si por alguna cuestión es necesario la cancelación de la factura, podrá elegir esta opción con la cual quedará en automáticamente cancelada la misma.

Se mostrará la siguiente

Versión 3 Actualizado Enero 2010 61

9.1.4.

Recibo de Honorarios.

Concepto: Es un documento legal y fiscal mediante el cual se indica el cobro por un servicio profesional por "x" actividad, desglosándose el Importe, IVA trasladado, IVA retenido, ISR retenido y Total. Seleccionar de la barra de Menú la opción Factura/Nuevas Facturas, seleccionar el cliente y elegir el icono Recibo de Honorarios.

A continuación mostrara la siguiente pantalla donde se deberá de hacer la captura de los conceptos que integrarán el documento.

Sección 2

Sección 1

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Sección 1. En caso de que dicho documento sea para el pago de algún concepto que será realizado en parcialidades se ocupará esta sección, así como establecer el tipo de cambio que se utilizará para dicha factura.

Sección 2. En esta sección se hará la captura de datos para la factura donde se llenará según se solicite. En esta parte existen dos campos en la parte inferior la cual servirá para capturar algún concepto que no esté capturada como producto.

De la misma forma se ve un recuadro verde con la palabra Datos el cual al dar click sobre el mismo desplegará un formulario que podrá ser utilizado solo en caso de que se cuente con aduanas o descuentos.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 63

9.1.4.1.

Agregar más conceptos

Por medio de esta opción se podrán agregar más conceptos en caso de tener que capturar de los que se tienen en el formulario. Por lo que mostrara la misma pantalla de captura para seguir registrando los faltantes.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 64

9.1.4.2.

Pre visualizar Documento

Una vez capturado los conceptos para poder generar el documento se deberá de elegir la opción Pre visualizar Documento y nos mostrará el Estado de Cuenta para su revisión que de encontrarse correcto podrá entonces ser generado ya como una factura como tal.

Este formato incluye una sección que dice Datos para envío de Mails que al dar click sobre la barra se abrirá un formulario el cual podrá llenar en caso de que desee enviarlo vía correo.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 65

9.1.4.2.1.

Registrar como pagada

Esta función permitirá llevar un control de los estados de cuenta de manera interna. Seleccionar la opción

9.1.4.2.2.

Enviar por Email

Si se desea enviar el Estado de Cuenta por mail al cliente se deberá de elegir esta opción la cual permitirá enviar el correo en automático.

9.1.4.2.3.

Abrir PDF

Para poder convertir el estado de Cuenta en PDF debe de seleccionar la opción Abrir PDF, el cual le creara el archivo en este formato.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 66

9.1.4.2.4.

Modificar Documento

Si al revisar el estado de cuenta es necesario realizar alguna modificación deberá seleccionar esta opción la cual le mostrará nuevamente la pantalla de captura.

Deberá de seleccionar el concepto a modificar y posteriormente Eliminar Concepto, una vez realizado esto llenar el formato nuevamente.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 67

9.1.4.2.5.

Eliminar Documento

Para eliminar el Estado de Cuenta deberá de seleccionar esta opción y le mostrará en pantalla un mensaje de confirmación.

9.1.4.2.6.

Agregar Addenda

En caso de que necesite agregar Addenda a su facturación deberá de seleccionar esta opción la cual mostrará una pantalla donde deberá copiar y pegar el XML de la Addenda.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 68

9.1.4.2.7.

Generar CFD

Una vez que se está seguro que el estado de cuenta ha sido correctamente generado seleccione la opción Generar CFD, el cual generará la factura electrónica con todos los requerimientos q solicita el SAT.

Una vez generada se abrirá la siguiente pantalla donde podrá manipularla con las siguientes opciones

Versión 3 Actualizado Enero 2010 69

Este formato incluye una sección que dice Datos para envío de Mails que al dar click sobre la barra se abrirá un formulario el cual podrá llenar en caso de que desee enviarlo vía correo.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 70

9.1.4.2.7.1.

Registrar como pagada

Para que se pueda llevar un con trol interno de las facturas podrá seleccionar esta opción la cual marcara en automático que esa factura ya ha sido pagada.

9.1.4.2.7.2.

Enviar por Email

Si desea enviar la factura generada por correo electrónico, al seleccionar esta opción se hará de manera automática.

9.1.4.2.7.3.

Abrir PDF

Para poder convertir la factura en formato PDF es necesario que seleccione esta opción la cual generará el archivo en este formato.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 71

9.1.4.2.7.4.

Abrir XML

En caso de requerir el XML de la factura generada es necesario seleccionar esta opción la cual en automático dicho archivo.

9.1.4.2.7.5.

Cancelar Factura

Si por alguna cuestión es necesario la cancelación de la factura, podrá elegir esta opción con la cual quedará en automáticamente cancelada la misma.

Se mostrará la siguiente

Versión 3 Actualizado Enero 2010 72

9.1.5.

Búsqueda para esta sección

Buscar Clientes Facturados Dentro de menú Facturación – Nueva Factura se visualizará el listado de los clientes facturados dados de alta, dentro de esta se encuentra la sección de búsqueda, donde se podrán realizar consultas introduciendo en la barra los siguientes criterios Razón Social, 1er Contacto y 2do Contacto. Una vez delimitados estos conceptos seleccionar el botón Buscar, el cual desplegará el listado de la información que contiene los criterios de búsqueda delimitados.

9.2.

Facturas Emitidas

En esta sección se presenta un listado de la información de todas aquellas facturas que fueron emitidas y se podrán realizar búsquedas de las mismas. Seleccionar de la barra de Menú la opción Facturas y Facturas Emitidas

Sección 1

Sección 2

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Sección 3

Sección 1 Dentro de esta área se realizar búsquedas introduciendo en el campo de búsqueda se pueden utilizar los siguientes criterios de búsqueda Folio de la Factura, Serie de la Factura, RFC ó Razón Social, así como también introducir la fecha de inicio y fin de periodo y seleccionar el botón de Buscar, para que de este modo el sistema arroje la información Descargar ZIP una vez realizada la búsqueda, las facturas arrojadas podrán con esta opción ser agrupadas mediante esta y en automático se generara un archivo ZIP con esta información. Sección 2 Contendrá el listado de los Estados de Cuenta emitidos donde al seleccionar alguno de ellos mostrará el documento seleccionado. Sección 3 Contendrá el listado de los Comprobantes Fiscales Digitales emitidos donde al seleccionar alguno de ellos mostrará el documento.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 74

9.3.

Facturas recibidas

Si ya se estaba facturando anteriormente con otra entidad podrá visualizar sus facturas dentro de su sistema DigiFact, por medio de sus archivos XML. Seleccionar del menú Facturas/Facturas Recibidas

Lo primero es cargar el XML de la factura por medio del icono Cargar XML

Le mostrará una pantalla donde deberá de cargar dicho archivo.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 75

Una vez cargadas podrá ser visualizada y se enlistará en el sistema para su consulta. 9.3.1.

Búsqueda para esta sección

Esta sección contiene un campo de búsqueda que permitirá enlistar alguna o algunas facturas en específico. Los parámetros de la consulta son: Fecha, Folio Factura, Serie Factura, RFC o Razón Social.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 76

10. Hacienda En esta sección se podrán realizar reportes mensuales, Certificado de Sello Digital, Folios Digitales y Avisos de Operación requeridos por el SAT. 10.1. Reporte Mensual Seleccionar de la barra de Menú la opción Hacienda y Reporte Mensual, el cual presentará la siguiente pantalla. Primeramente abra que generar la búsqueda del mes del cual se desea generar el reporte mensual.

El sistema enlistará la facturación generada en la fecha delimitada.

Ya que se obtuvo el resultado de la búsqueda seleccionar el icono Generar Reporte Mensual. El cual mostrara en pantalla un mensaje de confirmación para poder ser guardado dicho archivo con la información.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 77

Este archivo es el que será enviado al SAT (Consultar Manual Envío de Reporte Mensual) 10.2. Certificados Seleccionar del menú Hacienda/Certificados

10.2.1.

Nuevo Certificado

En esta sección le permitirá cargar su certificado una vez que fueron solicitados al SAT vía Internet (Consultar manual Certificados). Seleccionar el icono Nuevo Certificado

Versión 3 Actualizado Enero 2010 78

Mostrará la pantalla en la cual se deberá de hacer la carga de los archivos del certificado según lo solicitado.

Una vez cargado, todos los certificados se irán enlistando en pantalla, al seleccionar alguno se desplegarán las siguientes opciones 10.2.2.

Consulta de Certificado

Seleccionar el icono Consulta Certificado

Mostrará así los datos del certificado

Versión 3 Actualizado Enero 2010 79

10.2.3.

Elimina Certificado

Si se desea eliminar algún certificado ya dado de alta deberá de seleccionar el certificado a eliminar y elegir esta opción.

Y aparecerá una pantalla de confirmación

Versión 3 Actualizado Enero 2010 80

10.2.4.

Renovar Certificado

En caso de que el certificado haya expirado, mediante esta opción podrá renovarlo.

Mostrara la pantalla para cargar el certificado renovado.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 81

10.3. Folios Seleccionar del menú Hacienda/Folios

10.3.1.

Agregar un Nuevo Rango de Folios

Seleccionar el icono

El cual mostrará la pantalla para la captura de Folios los cuales deberá de ser solicitados al SAT va Internet (Ver Manual Solicitud de Folios)

Versión 3 Actualizado Enero 2010 82

10.3.2.

Eliminar Rango de Folios

Seleccionar el rango de folios a eliminar y elegir el icono con dicha opción

Mostrará un mensaje de confirmación.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 83

11. Empresa En esta sección se podrán hacer modificaciones de los datos de la empresa así como del logotipo que se presentan en las facturas y los usuarios que operarán el sistema. 11.1. Usuario Dentro de esta sección se podrán administrar y dar de alta los usuarios del Sistema de Facturación Electrónica Seleccionar de la barra de Menú la opción Empresa/Usuarios, donde parecerá la siguiente pantalla enlistando todos aquellos usuarios que estén dados de alta con sus respectivos permisos. Y se podrán realizar búsquedas de los mismos

11.1.1.

Agregar un Nuevo Usuario

Seleccionar el icono con dicha opción

Versión 3 Actualizado Enero 2010 84

Mostrará una pantalla que se deberá llenar conforme lo solicita.

Sección 1

Sección 2

En la Sección 1 Se deberán de llenar los datos del usuario. En la opción Usuario Activo sirve para seleccionar si dicho usuario se encuentra en funciones. Un ejemplo es si el usuario Juan Domínguez se encuentra de vacaciones por seguridad se elige la opción de inactivo por seguridad de la empresa, y al incorporarse nuevamente a sus actividades se activa nuevamente. En la Sección 2 Es en donde se da la selección de permisos a usuarios dentro de cada módulo del sistema. Donde cada icono representa un tipo de permiso: Donde:

Consulta y Modificación

Únicamente Consulta

Sin Acceso

Versión 3 Actualizado Enero 2010 85

11.1.2.

Modificar Usuario

Una vez que ya se dieron de alta los usuarios y se desea modificar la información, seleccionar al usuario que se desea modificar y el icono Modificar Usuario.

Mostrará la pantalla donde fue capturado el usuario para su modificación

Versión 3 Actualizado Enero 2010 86

11.1.3.

Eliminar Usuario

Para eliminar un usuario solo hay que elegir el icono con dicha opción.

Aparecerá un mensaje de confirmación.

11.1.4.

Búsquedas para esta sección

Dentro de menú clientes se visualizará el listado de los usuarios dados de alta, dentro de esta se encuentra la sección de búsqueda, donde se podrán realizar consultas introduciendo en la barra los siguientes criterios Nombre del Usuario o Correo Electrónico. Una vez delimitados estos conceptos seleccionar el botón Buscar, el cual desplegará el listado de la información que contiene los criterios de búsqueda delimitados.

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11.2. Datos de la Empresa Seleccionar del menú Empresa/Datos de la Empresa, se visualizara los datos internos de la empresa, y si es necesario modificar algún dato se podrá efectuar aquí mismo.

11.3. Logotipo Esta sección está diseñada para cargar el logotipo de la empresa por lo que para ello se deberá seleccionar del menú Empresa/Logotipo. De existir algún logotipo cargado ya en el sistema lo mostrará en pantalla así como la sección donde se podrá cargar dicho logotipo.

Versión 3 Actualizado Enero 2010 88

11.4. Pagos y Facturas En esta sección puede ver los Comprobantes Fiscales Digitales que se le han generado a usted Introducir el rango de búsqueda y mostrará en pantalla los documentos deseados

11.5. Compra de Facturas En esta sección podrá realizar la compra de sus facturas.

Nota: Si usted cuenta con algún código de promoción favor de digitarlo en el recuadro para que le muestre los planes que puede usted comprar.

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De este modo el sistema lo enviará automáticamente a la página de PlayPal.

Sección 1

Sección 2

Sección 1 Si usted es usuario de PayPal deberá ingresar al sistema para realizar su pago. Sección 2 Si usted no es usuario de PayPal puede realizar el cargo a su tarjeta de crédito. Una vez hecho todo lo anterior podrá entonces hacer uso de su nuevo sistema de facturación como se le explicará a continuación.

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12. Reportes En esta sección se muestran reportes para ayudar a extraer información relevante. 12.1. Por mes Aquí puede conocer gráficamente sus ventas por mes y por año, tanto ingresos como egresos. Seleccionar del menú Reportes/Por mes, por medio de la búsqueda permitirá mostrar el reporte exacto de las ventas mensuales.

12.2. Por clientes Aquí se muestra gráficamente los clientes a los que le a generado Comprobantes Fiscales Digitales, y ya han sido marcadas como pagadas. Seleccionar del menú Reportes/Por clientes, por medio de la búsqueda permitirá mostrar la información.

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12.3. Por producto En esta parte puede ver gráficamente que producto le ha generado más ganancias y cual se ha facturado mayor número de veces. Seleccionar del menú Reportes/Por producto, por medio de la búsqueda permitirá mostrar la información.

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13. Bitácora Esta parte del sistema permitirá llevar el control interno de movimientos que se realizaron dentro del mismo. 13.1. Bitácora Sistema Seleccionar del menú Bitácora/Bitácora Sistema aquí se mostrarán todas y cada una de las actividades que se realicen dentro del sistema. Se podrán realizar búsquedas por Usuario, Empresa, Acción, Id y Detalle el cual deberá ser ingresado en el campo de búsqueda. A la vez se podrán especificar las búsquedas seleccionando el Módulo y la Acción, así como la fecha, de este modo desplegará la información solicitada.

14. Salir Para salir del sistema solo abra que hacer la selección en el menú y mostrará la pantalla de confirmación.

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