MANUAL DE USUARIO POWER POINT 2007

Grupo de Apropiación Tecnológica PROTEO 2013

INTRODUCCIÓN

Cuando se piensa en realizar una presentación, el primer programa que viene a la mente de todos, es sin duda PowerPoint, el cual hace parte de la Suite de Microsoft Office, ofrece una gran diversidad de opciones para hacer las presentaciones más amenas, dentro de las herramientas con las que cuenta PowerPoint para la presentación de información, se encuentra el manejo de imágenes, sonidos, animaciones entre otras.

ABRIR POWER POINT 2007

La forma más rápida de abrir el programa es dando doble clic en el acceso directo del programa que se encuentra en el escritorio.

Figura1. Icono de acceso directo en el escritorio. Otra forma de abrir el programa es ingresando en el menú de inicio de nuestro sistema operativo, luego nos dirigimos a todos los programas y ubicamos Microsoft office, dentro de la cual se encontrara finalmente Microsoft Office PowerPoint 2007 y se dará un clic sobre el programa para abrirlo y empezar a trabajar.

Figura2. Otra forma de abrir Microsoft PowerPoint 2007.

Al abrir el programa nos encontraremos con la siguiente pantalla de inicio del programa.

Figura3. Inicio del Programa.

FAMILIARIZACION CON POWER POINT

Una vez nos encontremos en PowerPoint, debemos resaltar los componentes fundamentales en la ventana.

Figura4. Componentes del programa.

El menú Office

muestra algunas opciones que aparecían en versiones anteriores a Office 2007.

Figura5. Opciones del icono de office.

Dentro del menú office, se pueden encontrar herramientas para el manejo de los archivos que se están manejando. -Herramientas Básicas: dentro de las cuales se encuentran:  Nuevo: permite iniciar un nuevo proyecto para la presentación.  Abrir: deja abrir archivos desde las diferentes carpetas de nuestro PC.  Guardar: guarda el archivo que estemos trabajando en la carpeta que se encuentra configurada por defecto, por lo general guarda en Documentos.  Guardar como: esta opción permite guardar el proyecto en diferentes formatos, dependiendo de las necesidades del usuario. También da la opción de escoger el lugar donde se desea guardar el archivo, tal como se muestra en la figura 6.

Figura6. Opciones de guardar el documento de PowerPoint.

-Herramientas Avanzadas: estas herramientas dan la opción de hacer un manejo más preciso y avanzado del archivo, dentro de estas herramientas encontramos.  Imprimir: da la opción de hacer una vista preliminar del proyecto para saber cómo va a quedar, permite configurar la impresión o enviarla directamente a la impresora.  Preparar: prepara el documento para su distribución, firma digital, cifrar documento, definir el documento como solo lectura, entre otras opciones.  Enviar: envía una copia del documento a otras personas por medio del correo electrónico o fax.  Publicar: distribuir el documento a otras personas, empaquetar en CD, publicar las diapositivas, etc.  Cerrar: cierra el archivo

RECONOCIMIENTO DE LAS FICHAS

PowerPoint cuenta con 7 fichas que permite manejar la información y presentarla de manera interactiva por medio de diferentes herramientas.

 INICIO Dentro de esta ficha encontramos el manejo general del texto y las opciones son:  Portapapeles: permite copiar formato, cortar y pegar imágenes, texto, etc.  Impresión: es una opción rápida de impresión del documento.  Diapositivas: ayuda a manejar la inserción y eliminación de diapositivas. 1. Insertar diapositivas (Ctrl + M)

Figura7. Insertar nuevas diapositivas.

2. Escoger diseño de la diapositiva seleccionada.

Figura8. Estilo de una diapositiva. 3. Restablecer deja la diapositiva con el diseño original de la misma. 4. Eliminar quita la diapositiva seleccionada de nuestro proyecto.

 Fuente: cambia la fuente con la que se esta trabajando. Permite escoger entre diferentes tipos de fuentes, su estilo, tamaño, color, entre otros.  Párrafo: permite hacer el manejo de los párrafos que se estén escribiendo en el proyecto, se encuentra el manejo de viñetas, numeración, alineación del párrafo a la izquierda, derecha, centrado o justificado, interlineado y dirección del texto.  Dibujo: ayuda a agregar formas, a organizar las formas en diferentes posiciones en el documento y a ajustar de forma rápida el estilo de los cuadros de textos de nuestras presentaciones, ver figura 9.

Figura9. Estilo de formas y objetos que se pueden insertar en una diapositiva.  Edición: permite buscar, remplazar palabras y seleccionar texto.

 INSERTAR Encontramos las diferentes opciones que se pueden insertar en nuestra presentación.  Tablas: inserta o dibuja una tabla en el documento.  Ilustraciones: permite insertar imágenes que se tengan guardadas con anterioridad, imágenes prediseñadas que hacen parte de la suite de office. Álbum de fotografías que permite escoger imágenes que se tengan en el computador para realizarlo. Formas que son las que se mencionaron y mostraron anteriormente. SmartArt que ayuda con el manejo de información entregada en forma de bloques o diagramas secuenciales y los Gráficos que permiten graficar la información que se agregue en una tabla con anterioridad, ver figura 10.

Figura10. Agregar Imágenes y formas.

 Vínculos: tiene dos opciones: -Hipervínculo: crea un enlace a una página Web, una imagen o una dirección de correo electrónico o un programa. -Acción: agrega una acción a un objeto seleccionado, para especificar lo que debería pasar cuando hace clic en el mismo o cuando se desplaza con el mouse.

 Texto: permite dar un estilo a las palabras escritas, ver figura 11.

Figura11. Dar estilo al texto.

 Clip Multimedia: cuenta con dos opciones: -Película: inserta una película en la presentación. -Sonido: inserta un clip de sonido o música en la diapositiva.

 DISEÑO Hace referencia al diseño que va a tener la presentación, los colores, las formas, las fuentes y efectos. Permite cambiar la orientación de la diapositiva (vertical / horizontal).  ANIMACIONES Permite animar los objetos que se encuentren en la diapositiva, de igual manera permite cambiar la transición de las mismas. Se puede aplicar a toda la presentación o a unas diapositivas en especifico y deja configurar el tiempo en el que se va a cambiar de diapositivas o si se hará de manera tradicional (con clic o con la tecla Enter).  PRESENTACION CON DIAPOSITIVAS Permite configurar el modo en el que se va a realizar la presentación. Esta ficha está compuesta de 3 grupos de herramientas:

 Iniciar presentación con diapositivas: da la opción de iniciar la presentación desde la primera diapositiva o desde la diapositiva actual. Adicionalmente da la opción de personalizar la presentación.  Configurar: deja grabar narraciones, ensayar intervalos y configurar de manera más avanzada la presentación de la información.  Monitores: permite configurar la resolución de un monitor adicional para la presentación de las diapositivas.

 REVISAR Ficha que cuenta con los siguientes grupos de herramientas:  Revisión: revisa ortografías, referencias, sinónimos, traducciones y establece el idioma seleccionado para realizar la revisión.

 Comentarios: esta opción es usada principalmente para agregar, eliminar y modificar comentarios que se agreguen a la presentación en determinada información.  Proteger: genera un acceso con restricciones a la presentación para evitar modificaciones o alteraciones de la información.  VISTA Dentro de esta ficha encontramos los siguientes 6 grupos de herramienta:  Vistas de presentación: esta dividida en dos partes. La primera permite realizar un cambio en la forma de visualización de las diapositivas y la información de la misma. La segunda muestra los patrones de las diapositivas que pueden ser configuradas de acuerdo a nuestras necesidades.  Mostrar u ocultar: permite agregar a nuestra presentación líneas de cuadricula y una regla adicional para cuadrar los objetos en nuestras diapositivas.  Zoom: acerca o aleja la presentación de acuerdo al Zoom que deseemos, también permite rellena toda la pantalla con la diapositiva.  Color o escala de grises: cambia los colores originales de las imágenes que se tengan en las diapositivas y las pones en escala de grises o negros.  Ventana: permite tener más de un documento abierto y poder trabajar de forma simultánea en uno o más proyectos como se puede observar en la figura 12.

Figura12. Manejo de varias ventanas al mismo tiempo.

 Macros: automatiza una tarea en PowerPoint, es una forma de programar en nuestra presentación.