Manual de usuario
1. Antes de empezar con vERP, estándares de uso 1.1 Descripción de la pantalla principal 1.2 Menú de Velneo vERP 1.3 Moverse por Velneo vERP 1.4 Teclas aceleradoras 1.5 Búsqueda de información 1.6 Asistente 1.7 ¿Cómo se elimina información? 1.8 Acceder a vBase 2. Compras 2.1 Descripción general 2.2 ¿Cómo se crea un pedido de compra? 2.3 ¿Qué información se puede introducir en un pedido de compra? 2.4 ¿Cómo se añaden artículos en un pedido de compra? 2.5 ¿Qué estados puede tener un pedido de compra? 2.6 Botón Opciones del Pedido de compra. Duplicar Pedido de compra 2.7 ¿Cómo se localiza un pedido de compra? 2.8 ¿Cómo se recepciona la mercancía de un pedido? 2.9 ¿Cómo se crea un albarán de compra nuevo? 2.10 ¿Cómo se crea un albarán de compra a partir de un pedido de compra? 2.11 ¿Qué estados puede tener un albarán de compra? 2.12 ¿Cómo se localiza un albarán de compra? 2.13 ¿Cómo se factura un albarán de compra? 2.14 ¿Cómo se crea una factura de compra nueva? 2.15 ¿Cómo se localiza una factura de compra? 2.16 ¿Cómo se crea una factura a partir de un albarán de compra? 2.17 Contabilizar una factura de compra en vConta. 3.Ventas 3.1 Descripción general 3.2 ¿Cómo se crea un presupuesto? 3.3 ¿Qué información se puede introducir en un presupuesto de venta? 3.4¿Cómo se añade un artículo en un presupuesto de venta? 3.5 ¿Qué estados puede tener un presupuesto de venta? 3.6 ¿Cómo se localiza un presupuesto de venta? 3.7 ¿Cómo se crea acepta un presupuesto y se convierte en pedido de venta? 3.8 Botón Opciones del Presupuesto de Venta. Duplicar Presupuesto de venta 3.9 ¿Cómo se crea un nuevo pedido de venta? 3.10 ¿Cómo se crea un nuevo pedido de venta a partir de un presupuesto de venta? 3.11 ¿Qué información se puede introducir en un pedido de venta? 3.12 ¿Cómo se añade un artículo en un pedido de venta? 3.13 ¿Qué estados puede tener un pedido de venta? 3.14 ¿Cómo se localiza un pedido de venta? 3.15 ¿Cómo se sirve un pedido de venta? 3.16 ¿Cómo se crea un albarán de venta nuevo?
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Velneo, S.A. C.I.F. A36494706 Inscrita en el Reg Mercantil de Pontevedra al tomo 3085, Libro 3085, Folio 90, Hoja PO37578, Inscr 1ª
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3.17 ¿Cómo se crea un albarán de venta a partir de un pedido de venta? 3.18 ¿Qué estados puede tener un albarán de venta? 3.19 ¿Cómo se localiza un albarán de venta? 3.20 ¿Cómo se crea una prefactura de venta? 3.21 ¿Cómo se localiza una prefactura de venta? 3.22 ¿Cómo se pasa de prefactura a factura de venta? 3.23 ¿Cómo se localiza una factura de venta? 3.24 Contabilizar una factura de venta en vConta. 4. Almacén 4.1 ¿Cómo se crea un almacén? 4.2 ¿Cómo se pueden consultar los almacenes de una empresa? 4.3 Movimientos de almacén 4.3.1 Consultar movimientos 4.3.2 Movimiento de regularización o inventario 4.4 Existencias 4.4 Traspasos entre almacenes 4.5 Stock a fecha 5. TPV 5.1 Descripción general 5.2 Menús de TPV 5.2.1 ¿Cómo consulto una factura simplificada realizada anteriormente? 5.2.2 ¿Cómo consulto los apuntes manuales realizados? 5.2.3 ¿Cómo cierro el día, realizo el arqueo de caja? 5.2.4 ¿Cómo puedo ver las cajas y turnos? 5.3 ¿Cómo registro las ventas? 5.3.1 Funcionalidades en la vista superior 5.3.2 Funcionalidades vista izquierda 5.3.3 Funcionalidades vista derecha 6. Maestros 6.1 Descripción general: Familias y Artículos 6.1.1 ¿Cómo se crea una familia de artículos? 6.1.2 ¿Cómo se crea un artículo? 6.1.3 ¿Qué información se puede introducir en un artículo? 6.1.4 ¿Cómo se localiza un artículo? 6.2 Descripción general: Entidades 6.2.1 ¿Cómo se crea una entidad? 6.2.2 ¿Qué información se puede introducir en una entidad? 6.2.3 ¿Cómo se localiza una entidad? 7. Configuración de Velneo vERP 7.1 Descripción general 7.2 ¿Cómo se crea una forma de pago? 7.3 ¿Cómo se crea una serie? 7.4 ¿Cómo se crea un dependiente? 7.6 ¿Cómo se definen los valores por defecto de Velneo vERP? 7.7 Configurar vERP Profesional para contabilizar en Velneo vConta
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7.7.1 Definir los parámetros contables
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1. Antes de empezar con vERP, estándares de uso 1.1 Descripción de la pantalla principal Por defecto, al iniciar Velneo Velneo vERP, se muestra la pantalla principal dentro de la pestaña Inicio. A la izquierda se muestra el menú de Velneo vERP. En la parte superior se muestra la barra de menús desplegable.
1.2 Menú de Velneo vERP El menú de Velneo vERP se muestra en el lado izquierdo de la pantalla y se desglosa en cuatro grupos:
● ● ● ●
Compras: Incluye submenús con funcionalidades del módulo de compras. Ventas: Incluye submenús con funcionalidades del módulo de ventas Almacén: Incluye submenús con funcionalidades del módulo de almacén Maestros: Incluye submenús con los ficheros generales de Velneo vERP.
Al hacer clic en un submenú, se abrirá una nueva pestaña. Para cerrar una pestaña:
❖ Pulsar doble clic en el icono de cerrar ventana o bien
❖Pulsar la tecla ESC. 1.3 Moverse por Velneo vERP Para moverse por la aplicación se puede optar por usar el ratón y/o la tecla TAB junto con las teclas aceleradoras.
1.4 Teclas aceleradoras Las teclas aceleradoras son una combinación de teclas que sustituyen el uso del ratón. En la opción ❖Ayuda ➜ Teclas aceleradoras, de la barra de menús desplegable, se puede consultar una lista de teclas aceleradoras y sus funciones asociadas.
1.5 Búsqueda de información Al seleccionar una opción del menú de Velneo vERP, se abre una pestaña, que con independencia de la opción de menú o submenú seleccionada, va a mostrar en la parte superior izquierda un recuadro de búsqueda. Esta búsqueda funciona por tríos de letras. Por ejemplo, si estamos en la pestaña pedidos de compra y escribimos “COM” , buscará todos los pedidos de compra de aquellos proveedores que en su nombre contengan las letras “COM”. Existen tres modalidades de búsqueda:
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●
Sencilla: Consiste en escribir en el recuadro de búsqueda las palabras a buscar y hacer clic en el botón Buscar. Si no se rellena el recuadro y se hace clic en el botón Buscar mostrará todos los elementos de esa pestaña con independencia del estado en el que se encuentren.
●
Avanzada: Para acceder a la búsqueda avanzada:
❖ pulsar sobre icono en forma de prismático que está a continuación del botón Buscar. Se abrirá el recuadro de Búsqueda avanzada, en el que será posible buscar por diferentes campos en función de la opción seleccionada, por periodos de fechas y por estado de los documentos de compra o venta.
●
Con localizador: Para acceder a la búsqueda avanzada ❖pulsar en el icono de lupa. Se abrirá una ventana en
la que en la parte superior, en la primera línea, desplegando el campo se puede seleccionar el índice por el cual se realizará la búsqueda.
1.6 Asistente El Asistente es un proceso asistido que permitirá de una forma muy sencilla, crear un nuevo documento a partir de uno ya existente. Para acceder al asistente, en la barra de menús de Velneo vERP ❖hacer click en el botón Asistente➜Nuevo . Se abrirá un formulario en el que se muestran los documentos de compra o venta que se pueden generar. Pasos a seguir: 1. Se seleccionará el documento que se desee crear. Por ejemplo, si se quiere crear un albarán de compra a partir de un pedido se seleccionará Albarán de compra; si un cliente ha aceptado un presupuesto y se quiere generar el pedido, se seleccionará Pedido de venta. 2. Localizar la entidad (cliente o proveedor) del documento que se va a crear 3. A continuación se mostrará un formulario en el que mostrarán todos las líneas pendientes de los documentos anteriores al que vamos a generar de esa entidad. Por ejemplo, si hemos recibido mercancía de un pedido del proveedor X, en esta pantalla aparecerán toda la mercancía pendiente de recibir de este proveedor. 4. Hacer doble click en las líneas de los artículos que queramos incluir en el nuevo documento, especificando en el caso de los albaranes la cantidad que se quiera incluir si es diferente a la propuesta, y hacer click en el botón Siguiente. 5. Especificar los datos necesarios para finalizar la creación del nuevo documento, como pueden ser la fecha del documento, o por ejemplo, la fecha de la factura del proveedor. A continuación se generará el documento y haciendo click en el botón Ver se podrá consultar.
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1.7 ¿Cómo se elimina información? Para borrar o eliminar información en Velneo vERP, se hará doble clic ❖en el botón Eliminar, seleccionando previamente en un lista el elemento a borrar o directamente desde el propio formulario abierto de ese elemento.
1.8 Acceder a vBase Para acceder a las opciones de vBase seleccionar en la barra de menús de Velneo vERP, en el menú Configurar ➜Utilidades➜ Menú vBase
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2. Compras 2.1 Descripción general El circuito de compras tiene tres documentos, pedido, albarán y factura. El proceso de compras se puede realizar de forma secuencial, es decir, desde el primer documento, generando el pedido, a continuación el albarán o albaranes de recepción de la mercancía de ese pedido y finalmente recepcionando la factura del proveedor, o bien, se puede comenzar directamente en un albarán o introduciendo directamente la factura del proveedor. Dependiendo de donde se inicie el ciclo de compra, el albarán o la factura serán los documentos que generen movimientos de entrada en el almacén.
2.2 ¿Cómo se crea un pedido de compra? ❖En el menú de Compras ➜ Pedidos ➜ Hacer click en el icono “Formulario de Alta” de la barra de iconos 2.3 ¿Qué información se puede introducir en un pedido de compra? El pedido de compra tiene cuatro pestañas:
●
Artículos: Esta pestaña es la principal, en la que se introducirán todos los datos del pedido de compra y los artículos correspondientes.
●
Impuestos: Esta pestaña muestra un resumen de los distintos tipos de bases imponibles del pedido, y permite en aquellos casos necesarios, aplicar Irpf o la retención de alquileres.
● ●
Observaciones: Permite introducir observaciones del pedido. Informe: Muestra el informe asociado al pedido.
2.4 ¿Cómo se añaden artículos en un pedido de compra? El funcionamiento es idéntico en cualquier documento de Velneo vERP. Para añadir un artículo dentro de un pedido de compra
❖ Hacer clic en icono Nuevo O bien
❖ Hacer doble clic debajo de la cabecera de artículo del pedido de compra en una línea en blanco. Para continuar introduciendo más artículos desde el formulario de un artículo, hacer click en el botón Anadir más artículos.
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2.5 ¿Qué estados puede tener un pedido de compra? Un pedido de compra puede tener tres estados que se indican con un icono diferente:
● ● ●
Pendiente: Está pendiente de recibir Parcial: Se ha recibido parte Recibido: Se ha recibido todo y se ha pasado a albarán
2.6 Botón Opciones del Pedido de compra. Duplicar Pedido de compra En la parte inferior del formulario de Pedido de compra, aparece el botón ❖Opciones. Al hacer clic en el botón, aparece la opción “Duplicar pedido”, que se utilizará para crear un duplicado del pedido.
2.7 ¿Cómo se localiza un pedido de compra? Para buscar un pedido de compra,
❖ Hacer clic en el menú de Velneo vERP ➜ Compras ➜ Pedidos En la pestaña que se abre, se mostrarán por defecto todos los pedidos de compra pendientes de recibir. Si se desea buscar un pedido concreto, existen dos opciones:
❖Escribir el nombre o partes del nombre del proveedor en el recuadro de búsqueda y hacer clic en el botón Buscar O bien
❖Localizar el pedido en la búsqueda avanzada. ( Ver punto 1.5.) 2.8 ¿Cómo se recepciona la mercancía de un pedido? Al recepcionar un pedido de un proveedor, se puede optar por registrar el albarán y posteriormente la factura correspondiente o solamente la factura del proveedor. Generar un albarán nuevo a partir de un pedido existente Se utilizará el asistente.
❖ Hacer clic en el menú de Velneo vERP ➜ Asistente ➜ Nuevo ❖Hacer click en Pedido de compra (Seguir lo pasos descritos en el punto el punto 1.6) Generar una factura de compra partir de un pedido existente En la rejilla de pedidos pendientes de servir, seleccionar el pedido o pedidos que se va a recepcionar
❖ Hacer click en el icono “Facturar pedido seleccionado” de la barra de iconos que está situada en la parte superior de la rejilla.
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2.9 ¿Cómo se crea un albarán de compra nuevo? ❖En el menú de Compras ➜ Albaranes ➜ Hacer click en el icono “Formulario de Alta” de la barra de iconos 2.10 ¿Cómo se crea un albarán de compra a partir de un pedido de compra? Se utilizará el asistente.
❖ Hacer clic en el menú de Velneo vERP ➜ Asistente ➜ Nuevo ❖ Hacer clic en Albarán de compra (Seguir lo pasos descritos en el punto el punto 1.6)
2.11 ¿Qué estados puede tener un albarán de compra? Un albarán de compra puede tener dos estados que se indican con un icono diferente:
● ●
Sin facturar: Pendiente de recibir su factura Facturado: Se ha pasado a factura.
2.12 ¿Cómo se localiza un albarán de compra? Para buscar un albarán de compra,
❖ Hacer clic en el menú de Velneo vERP ➜ Compras➜ Albaranes En la pestaña que se abre, se mostrarán por defecto todos los albaranes de compra pendientes de facturar. Si se desea buscar un albarán concreto, existen dos opciones: ❖Escribir el nombre o partes del nombre del proveedor en el recuadro de búsqueda y hacer clic en el botón Buscar O bien ❖Localizar el albarán en la búsqueda avanzada. ( Ver punto 1.5.)
2.13 ¿Cómo se factura un albarán de compra? En la rejilla de albaranes pendientes de facturar, seleccionar el albarán o albaranes que se van a facturar.
❖ Hacer click en el icono “Facturar albarán seleccionado” de la barra de iconos que está situada en la parte superior de la rejilla.
2.14 ¿Cómo se crea una factura de compra nueva? ❖En el menú de Compras ➜ Facturas ➜ Hacer click en el icono “Formulario de Alta” de la barra de iconos
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2.15 ¿Cómo se localiza una factura de compra? Para buscar una factura de compra,
❖ Hacer clic en el menú de Velneo vERP ➜ Compras➜ Facturas Si se desea buscar una factura concreta, existen dos opciones:
❖Escribir el nombre o partes del nombre del proveedor en el recuadro de búsqueda y hacer clic en el botón Buscar O bien
❖Localizar la factura en la búsqueda avanzada. ( Ver punto 1.5.)
2.16 ¿Cómo se crea una factura a partir de un albarán de compra? Se utilizará el asistente.
❖ Hacer clic en el menú de Velneo vERP ➜ Asistente ➜ Nuevo ❖ Hacer clic en Factura de compra (Seguir lo pasos descritos en el punto el punto 1.6)
2.17 Contabilizar una factura de compra en vConta. Para contabilizar una factura de compra,desde dentro del formulario de la factura
❖ Hacer clic en el botón Opciones➜Contabilizar Aparecerá un mensaje indicando que la factura está contabilizada.
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3.Ventas 3.1 Descripción general El circuito de ventas tiene cinco documentos: Presupuesto, pedido, albarán, prefactura y factura. Una prefactura es el documento previo a la emisión de la factura en firme, todavía no tiene asignado el número de factura definitivo ni la fecha de emisión. Una vez que la prefactura se convierte en factura, se le asigna a la prefactura el número y fecha y se convierte en factura. Dependiendo de donde se inicie el ciclo de venta, el albarán o la factura serán los documentos que generen movimientos de salida en el almacén. El proceso se puede realizar de forma secuencial desde el primer documento, generando el presupuestos, el pedido, el albarán o albaranes de envío de la mercancía, generando la prefactura y finalmente emitiendo la factura del cliente, o bien, el proceso puede comenzar directamente en un albarán o emitir directamente la factura del cliente.
3.2 ¿Cómo se crea un presupuesto? ❖Menú de Ventas ➜ Presupuesto ➜ Botón Nuevo 3.3 ¿Qué información se puede introducir en un presupuesto de venta? El presupuesto de venta tiene cuatro pestañas:
●
Artículos: Esta pestaña es la principal, en la que se introducirán todos los datos del presupuesto y los artículos correspondientes.
● ● ●
Impuestos: Esta pestaña muestra un resumen de los distintos tipos de bases imponibles del pedido Observaciones: Permite introducir las condiciones de venta de ese presupuesto y observaciones internas Informe: Muestra el informe asociado al presupuesto.
3.4¿Cómo se añade un artículo en un presupuesto de venta? El funcionamiento es idéntico en cualquier documento de Velneo vERP. Para abrir el formulario de artículo dentro de un presupuesto.
❖ Hacer clic en icono Nuevo O bien
❖ Hacer doble clic debajo de la cabecera de artículo del presupuesto de venta.
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3.5 ¿Qué estados puede tener un presupuesto de venta? Un presupuesto de venta puede tener tres estados que se indican con un icono diferente:
● ● ●
Pendiente: Está aceptar por parte del cliente Aceptado: El cliente lo ha aceptado y se pasa a pedido
Rechazado: Para rechazar un presupuesto, hay que cumplimentar el campo fecha de rechazo de la pestaña observaciones.
3.6 ¿Cómo se localiza un presupuesto de venta? Para buscar un presupuesto de venta ,
❖ Hacer clic en el menú de Velneo vERP ➜ Ventas➜ Presupuestos En la pestaña que se abre, se mostrarán por defecto todos los presupuesto de venta pendientes de aceptar. Si se desea buscar un presupuesto concreto, existen dos opciones: ❖Escribir el nombre o partes del nombre del cliente en el recuadro de búsqueda y hacer clic en el botón Buscar O bien ❖Localizar el presupuesto en la búsqueda avanzada. ( Ver punto 1.5.)
3.7 ¿Cómo se crea acepta un presupuesto y se convierte en pedido de venta? Se utilizará el asistente.
❖ Hacer clic en el menú de Velneo vERP ➜ Asistente ➜ Nuevo ❖ Hacer clic en Pedido de venta (Seguir lo pasos descritos en el punto el punto 1.6)
3.8 Botón Opciones del Presupuesto de Venta. Duplicar Presupuesto de venta En la parte inferior del formulario de Presupuesto de Venta, aparece el botón ❖Opciones. Al hacer clic en el botón, aparece la opción “Duplicar presupuesto”, que se utilizará para crear un duplicado del presupuesto.
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3.9 ¿Cómo se crea un nuevo pedido de venta?
❖Hacer clic en el botón Crear Nuevo ➜ Nuevo Pedido de Venta
3.10 ¿Cómo se crea un nuevo pedido de venta a partir de un presupuesto de venta? Se utilizará el asistente.
❖ Hacer clic en el menú de Velneo vERP ➜ Asistente ➜ Nuevo ❖ Hacer clic en Pedido de venta (Seguir lo pasos descritos en el punto el punto 1.6)
3.11 ¿Qué información se puede introducir en un pedido de venta? El pedido de venta tiene cuatro pestañas:
●
Artículos: Esta pestaña es la principal, en la que se introducirán todos los datos del pedido de venta y los artículos correspondientes.
● ● ●
Impuestos: Esta pestaña muestra un resumen de los distintos tipos de bases imponibles del pedido Observaciones: Permite introducir observaciones del pedido Informe: Muestra el informe asociado al pedido
3.12 ¿Cómo se añade un artículo en un pedido de venta? El funcionamiento es idéntico en cualquier documento de Velneo vERP. Para abrir el formulario de artículo dentro de un pedido de venta.
❖ Hacer clic en icono Nuevo O bien
❖ Hacer doble clic debajo de la cabecera de artículo del pedido de venta.
3.13 ¿Qué estados puede tener un pedido de venta? Un pedido de venta puede tener tres estados que se indican con un icono diferente:
● ●
Pendiente: Está pendiente de servir Parcial: Se ha servido parte
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●
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Recibido: Se ha servido todo y se ha pasado a albarán
3.14 ¿Cómo se localiza un pedido de venta? Para buscar un pedido de venta,
❖ Hacer clic en el menú de Velneo vERP ➜ Ventas➜ Pedidos En la pestaña que se abre, se mostrarán por defecto todos los pedidos de venta pendientes de recibir. Si se desea buscar un pedido concreto, existen dos opciones: ❖Escribir el nombre o partes del nombre del cliente en el recuadro de búsqueda y hacer clic en el botón Buscar O bien
❖Localizar el pedido en la búsqueda avanzada. ( Ver punto 1.5.)
3.15 ¿Cómo se sirve un pedido de venta? Para servir un pedido de un cliente, se puede optar por emitir el albarán y posteriormente la factura correspondiente o emitir directamente la factura del cliente. Generar un albarán nuevo a partir de un pedido existente Se utilizará el asistente.
❖ Hacer clic en el menú de Velneo vERP ➜ Asistente ➜ Nuevo ❖Hacer click en Albarán de Venta (Seguir lo pasos descritos en el punto el punto 1.6) Generar una factura de venta partir de un pedido existente En la rejilla de pedidos pendientes de servir, seleccionar el pedido o pedidos que se va a recepcionar y hacer click en el icono de la barra de iconos “Facturar pedidos” .
3.16 ¿Cómo se crea un albarán de venta nuevo? ❖En el menú de Ventas ➜ Albaranes ➜ Hacer click en el icono “Formulario de Alta” de la barra de iconos 3.17 ¿Cómo se crea un albarán de venta a partir de un pedido de venta? Se utilizará el asistente.
❖ Hacer clic en el menú de Velneo vERP ➜ Asistente ➜ Nuevo ❖ Hacer clic en Albarán de venta (Seguir lo pasos descritos en el punto el punto 1.6)
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3.18 ¿Qué estados puede tener un albarán de venta? Un albarán de venta puede tener dos estados que se indican con un icono diferente:
● ●
Sin facturar: Pendiente de recibir su factura Facturado: Se ha pasado a factura.
3.19 ¿Cómo se localiza un albarán de venta? Para buscar un albarán de venta,
❖ Hacer clic en el menú de Velneo vERP ➜ Ventas ➜Albaranes En la pestaña que se abre, se mostrarán por defecto todos los albaranes de venta pendientes de facturar. Si se desea buscar un albarán concreto, existen dos opciones: ❖Escribir el nombre o partes del nombre del cliente en el recuadro de búsqueda y hacer clic en el botón Buscar O bien ❖Localizar el albarán en la búsqueda avanzada. ( Ver punto 1.5.)
3.20 ¿Cómo se crea una prefactura de venta? Una prefactura es el paso previo a la emisión de una factura de venta. Es una factura sin numeración definitiva.
❖En el menú de Ventas ➜ Facturas ➜ Hacer click en el icono “Formulario de Alta” de la barra de iconos
3.21 ¿Cómo se localiza una prefactura de venta? Para buscar una prefactura de venta,
❖ Hacer clic en el menú de Velneo vERP ➜ Ventas ➜ Facturas En la pestaña que se abre, se mostrarán por defecto todas las prefacturas pendientes de facturar. Si se desea buscar una prefactura concreta, existen dos opciones: ❖Escribir el nombre o partes del nombre del cliente en el recuadro de búsqueda y hacer clic en el botón Buscar O bien
❖Localizar el albarán en la búsqueda avanzada. ( Ver punto 1.5.) 3.22 ¿Cómo se pasa de prefactura a factura de venta? En la rejilla de Ventas ➜ Facturas, seleccionar la prefactura o prefactura que se van a factura y hacer click en el icono de la barra de iconos “Facturar prefacturas seleccionadas” .
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3.23 ¿Cómo se localiza una factura de venta? Para buscar una factura de venta,
❖ Hacer clic en el menú de Velneo vERP ➜ Ventas ➜ Facturas Si se desea buscar una factura concreta, existen dos opciones:
❖Escribir el nombre o partes del nombre del cliente en el recuadro de búsqueda y hacer clic en el botón Buscar O bien
❖Localizar la factura en la búsqueda avanzada. ( Ver punto 1.5.) 3.24 Contabilizar una factura de venta en vConta. Para contabilizar una factura de venta,desde dentro del formulario de la factura
❖ Hacer clic en el botón Opciones➜Contabilizar Aparecerá un mensaje indicando que la factura está contabilizada.
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4. Almacén 4.1 ¿Cómo se crea un almacén? ❖ Hacer clic en el menú de botón Nuevo del menú Almacén ➜ Almacenes Se abrirá un formulario en el que se introducirá el código del almacén, el nombre y de forma opcional se puede asociar a una entidad de tipo almacén para especificar datos complementarios tales como la dirección, teléfono o persona de contacto del almacén.
4.2 ¿Cómo se pueden consultar los almacenes de una empresa? ❖ Hacer clic en el menú de Almacén ➜ Almacenes. Se mostrará una rejilla en la que aparecerá todos los almacenes existentes en la empresa de trabajo. Haciendo doble click en un almacén aparecerá un formulario en el que se mostrarán todos los movimientos generados en ese almacén.
4.3 Movimientos de almacén ❖ Hacer clic en el menú de Velneo vERP ➜ Almacén ➜ Movimientos
4.3.1 Consultar movimientos De un determinado artículo Escribir en el recuadro artículo y hacer click en el botón buscar Búsqueda avanzada Hacer click en el icono con forma de prismáticos para desplegar el menú de Búsqueda avanzada. En este menú se podrán buscar los movimientos por varios conceptos.
4.3.2 Movimiento de regularización o inventario
❖ Hacer clic en el icono Nuevo de la barra de herramientas. Se abrirá un formulario en que se podrá seleccionar el tipo de movimiento que se va a realizar
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4.4 Existencias En esta opción del menú almacén se podrán consultar los movimientos de los diferentes almacenes
4.4 Traspasos entre almacenes Para realizar un traspaso entre almacenes de un artículo o de varios artículos, hacer click en el icono Nuevo de la barra de herramientas. Se abrirá un formulario en el que indicará el almacén origen , el destino y las fechas de los movimientos que se generarán automáticamente. A continuación, seleccionar el artículo que se va a reubicar y hacer click en el botón Mover. En la pantalla inferior se mostrará un movimiento de salida del almacén origen y movimiento de entrada en el almacén destino.
4.5 Stock a fecha En esta opción del menú almacén se podrán consultar el stock existente en una determinada fecha. Haciendo click en el icono Vistas alternativas, se accederá al informe asociado para realizar la impresión del mismo
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5. TPV 5.1 Descripción general El módulo TPV ha sido desarrollado especialmente para dispositivos que táctiles para terminales de punto de venta. Puede moverse por las distintas opciones de interfaz pulsando directamente en la opción o bien haciendo click con el ratón si la pantalla no es táctil. Por otro lado, en ocasiones necesitará un teclado completo, para lo cual se desplegará un teclado virtual en su pantalla. Podrá configurar los dependientes, artículos, familias y precios para el módulo TPV en la aplicación vERP, quedando la parte de TPV para las acciones propias de este tipo de terminales y usuarios.
5.2 Menús de TPV 5.2.1 ¿Cómo consulto una factura simplificada realizada anteriormente? Consulte las facturas simplificadas ya cerradas, desde la opción ❖ Históricos ➜ Facturas simplificadas. Ahí podrá buscarlas entre fechas en un menú visual con calendario y pudiendo realizar las siguientes acciones sobre una factura simplificada: ➜ Anular: seleccione con un toque la factura simplificada en la lista mostrada y con esta opción podrá anularla. ➜ Imprimir: realice una nueva impresión de una factura simplificada anterior desde este menú.
5.2.2 ¿Cómo consulto los apuntes manuales realizados? Desde el menú ❖ Históricos ➜ Apuntes, acceda a una vista de calendarios con fecha desde y fecha hasta para ver todos los apuntes de caja realizados. Con las opciones ➜ Borrar e ➜ Imprimir, realice las acciones que necesite sobre esos apuntes seleccionando uno en la vista de lista.
5.2.3 ¿Cómo cierro el día, realizo el arqueo de caja? Desde el menú ❖ Caja ➜ Cerrar turno/día verá un resumen de los turnos en el terminal y podrá realizar el arqueo de caja, realizando el recuento de monedas y billetes en una pantalla que le resultará muy intuitiva. A continuación, al hacer el cierre de turno y día, se emitirá un informe resumen del día, con todos los totales: impuestos, cobros con tarjeta, cobros pendientes, pagos en metálico, etc. Asimismo, puede ➜ Reabrir un turno en caso de que sea necesario.
5.2.4 ¿Cómo puedo ver las cajas y turnos? Desde el menú ❖ Caja ➜ Cajas, puede ver en un calendario con fecha de inicio y fecha fin las cajas y turnos que hubo en dicho periodo, e indicado en cada uno qué dependiente abrió la caja y en qué terminal. Además, podrá ➜ Imprimir, un informe resumen de esa caja con los totales de facturas simplificadas, cobros, pagos e impuestos.
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5.3 ¿Cómo registro las ventas? Desde el menú ❖ Punto de venta se abrirá la pantalla desde donde usted podrá comenzar a emitir sus facturas simplificadas. A continuación enumeramos las funcionalidades de que dispone en esta pantalla:
5.3.1 Funcionalidades en la vista superior ➜ Volver al menú anterior: podrá volver al menú anterior, backoffice para realizar las acciones previamente indicadas como reimprimir una factura, etc. ➜ Facturas simplificadas “aparcadas”. En la parte superior de la pantalla verá las facturas pendientes de cierre, es decir, que en un momento dado comenzó a añadir artículos pero la venta quedó sin finalizar a la espera de algo puntual. Pulsando sobre la factura simplificada deseada puede recuperarla en pantalla con la lista de artículos que quedó y finalizarla, volver a dejarla aparcada, o bien, descartarla por completo.
5.3.2 Funcionalidades vista izquierda ➜ Lista de artículos de la factura simplificada actual. ➜ Botón “Asignar contacto” a la factura simplificada en curso. ➜ Botón “Apunte manual de caja”. ➜ Teclado numérico. ➜ Botón “Cantidad” para indicar la cantidad manualmente de un artículo concreto. ➜ Botón “Precio” para indicar manualmente el precio de un artículo concreto. ➜ Botón “Descuento” para indicar un % de descuento sobre el precio de un artículo. ➜ Botón “Código de barras” permite buscar por código de barras un artículo, abriendo el teclado virtual para indicar la codificación. En caso de disponer de una pistola de lectura, simplemente deberá leer el código con la pistola y si el artículo es encontrado, ya se añadirá a la factura simplificada en curso. Es decir, este botón se usaría en un fallo ocasional (físico) de la pistola lectora. ➜ Botón “Abrir cajón”. ➜ Botón “Descartar factura simplificada en curso”. ➜ Botón “Aparcar factura simplificada en curso”. ➜ Botón “Forma de pago” para modificar la forma de pago, en caso de que sea distinta a la que hay por defecto parametrizada. ➜ Botón “Pagar” graba en memoria la factura simplificada en curso y lanza la impresión de la misma.
5.3.3 Funcionalidades vista derecha ➜ Buscar un artículo concreto por nombre, pulsando el icono ➜ Lupa. Podrá buscar los artículos por nombre, gracias al teclado virtual que se despliega. ➜ Familias y artículos. En el casillero verá los iconos correspondientes a las familias configuradas para el TPV. Pulsando sobre una familia, se abrirá debajo el casillero de los artículos que conforman la familia, mostrando en cada casilla el precio de artículo y la descripción.
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6. Maestros 6.1 Descripción general: Familias y Artículos Los artículos de Velneo vERP se pueden agrupar o clasificar en familias. Las familias pueden tener varios niveles de desglose en función del código. Ejemplo de un arbolado de familias: A Cámaras Analógicas A01 Telemétricas B Cámaras Digitales B01 SlrReflex B02 PointandShoot B021 Slr B022 Ultracompactas B023 Compactas
6.1.1 ¿Cómo se crea una familia de artículos? Existen dos maneras de crear una familia de artículos: ❖En el menú de la izquierda de Velneo vERP, hacer clic en el menú Maestros➜ Familias➜Botón Nuevo para que se despliegue el formulario de Familia o bien ❖ Desde el formulario de un artículo, haciendo clic en el icono de Familia de la pestaña Detalle.
6.1.2 ¿Cómo se crea un artículo? Existen varias maneras de crear un artículo: ❖En el menú de la izquierda de Velneo vERP, hacer clic en el menú Maestros➜Artículos➜Botón Nuevo para que se despliegue el formulario de Artículo. o bien ❖Desde cualquier formulario de un documento de compra o venta, al hacer clic sobre el botón de Nuevo artículo, se abrirá un formulario de artículo en el que se podrá localizar un artículo existente o haciendo clic en el icono de artículo se podrá seleccionar la opción de Alta de artículo.
6.1.3 ¿Qué información se puede introducir en un artículo? En la cabecera del formulario de un artículo pedirá tres campos básicos, nombre, referencia y precio de venta. La pestaña Proveedores se irá alimentando automáticamente en función de las compras de ese artículo a los diferentes proveedores, mostrando el último precio de compra y la fecha. En la pestaña Detalle, se introducirá más información del artículo, descripción, imagen, familia..
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En la pestaña Movimientos se irán alimentando automáticamente en función de los movimientos de entrada y salida de ese artículo.
6.1.4 ¿Cómo se localiza un artículo? Para buscar artículos,
❖ Hacer clic en el menú de Velneo vERP ➜ Maestros ➜ Artículos ❖ Hacer clic en el botón Buscar para que se muestren en la pestaña todos los artículos, haciendo doble clic en un artículo se abrirá su formulario correspondiente. O bien Si se desea buscar un artículo concreto , existen dos opciones:
❖Escribir el nombre o partes del nombre del artículo en el recuadro de búsqueda y hacer clic en el botón Buscar O bien
❖Localizar la factura en la búsqueda avanzada. ( Ver punto 1.5.) 6.2 Descripción general: Entidades Una entidad en Velneo vERP dependiendo del rol que se le asigne puede representar a un almacén, cliente, proveedor, empresa, transportista...
6.2.1 ¿Cómo se crea una entidad? Existen dos maneras de crear una entidad::
❖En el menú de la izquierda de Velneo vERP, hacer clic en el menú Maestros➜ Entidades➜ Botón Nuevo o bien
❖ Desde cualquier formulario, desde el recuadro de la entidad, haciendo clic en el icono asociado a dicha entidad. Por ejemplo, en formularios de compras, haciendo clic en el icono de proveedor, en formularios de ventas, haciendo clic en el icono de cliente...
6.2.2 ¿Qué información se puede introducir en una entidad? La ficha de una Entidad, cuenta con varias pestañas en la que se puede introducir datos fiscales, direcciones, su logotipo, etc.. Es muy importante, definir en la ficha de la entidad el ❖Tipo de Entidad que va a ser, pues en función lo que se haya definido, la entidad actuará como cliente, proveedor, almacén etc.., Si la entidad no tiene un tipo de de entidad definido, no será posible incluirla ni localizarla en la aplicación.
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6.2.3 ¿Cómo se localiza una entidad? Para buscar entidades,
❖ Hacer clic en el menú de Velneo vERP ➜ Maestros ➜ Entidades ❖ Hacer clic en el botón Buscar para que se muestren en la pestaña todos los entidades , haciendo doble clic en una entidad, se abrirá su formulario correspondiente. O bien Si se desea buscar una entidad concreta , existen dos opciones:
❖Escribir el nombre o partes del nombre de la entidad en el recuadro de búsqueda y hacer clic en el botón Buscar O bien
❖Localizar la entidad en la búsqueda avanzada. ( Ver punto 1.5.)
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7. Configuración de Velneo vERP 7.1 Descripción general Es posible definir en Velneo vERP unos parámetros estándar, unos valores por defecto, que se tendrán en cuenta a la hora de trabajar con las distintas funcionalidades de la aplicación. Velneo vERP propondrá siempre esos valores, con la posibilidad de cambiarlos siempre y cuando no se ajusten a la información que se está generando. ❖En la barra de menús de la parte superior de la ventana de Velneo vERP, haciendo clic en la opción Configurar, se abrirá el menú de configuración de Velneo vERP.
7.2 ¿Cómo se crea una forma de pago? Existen dos maneras de crear una forma de pago: ❖En la barra de menús de la parte superior de la ventana de Velneo vERP, hacer clic en la opción Configurar ➜ Forma de Pago. Se abrirá el formulario de Forma de Pago. Hacer clic en el icono Formulario de Alta. ❖Desde cualquier formulario de un documento de compra o venta, al hacer clic sobre el icono de Forma de pago se abrirá un formulario para dar de alta una nueva forma de pago.
7.3 ¿Cómo se crea una serie? Existen dos maneras de crear una serie:
❖En la barra de menús de la parte superior de la ventana de Velneo vERP, hacer clic en la opción Configurar➜ Series, y se abrirá el formulario de Series. Para dar de alta una nueva serie, hacer clic en el icono Formulario de Alta.
❖Desde cualquier formulario de un documento de compra o venta, por defecto propondrá la serie definida en Parámetros generales de Velneo vERP, no obstante, haciendo clic en su icono y seleccionando la opción Nueva se podrá dar de alta una nueva Serie.
7.4 ¿Cómo se crea un dependiente? En la barra de menús de la parte superior de la ventana de Velneo vERP, hacer clic en la copión Configurar → Dependientes, se abrirá el formulario de Dependientes. Hacer clic en el icono Formulario de Alta.
7.6 ¿Cómo se definen los valores por defecto de Velneo vERP? En la barra de menús de la parte superior de la ventana de Velneo vERP, ❖ haciendo clic en la opción Configurar ➜ Parámetros Básicos, se abrirá un formulario en el que se podrá definir los valores por defecto que propondrá Velneo vERP, tales como, las series por defecto, formas de pago, tipos de iva, recargos, irpf...
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7.7 Configurar vERP Profesional para contabilizar en Velneo vConta Para contabilizar las facturas de compra o venta en Velneo vConta es necesario realizar una configuración previa para que se realicen de forma automática:
7.7.1 Definir los parámetros contables En la barra de menús de la parte superior de la ventana de Velneo vERP, ❖ haciendo clic en la opción Configurar ➜ Parámetros Avanzados, se abrirá un formulario en el que se podrá definir las cuentas contables por categoría.
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