Manual de Usuarios Software Administrativo Versión para Ecuador

Copyright © 1994 Gálac Software ISBN 980-07-3031-1 Queda hecho el depósito legal Reservados todos los derechos. Windows® es marca registrada de Microsoft Corporation en EE.UU. y otros países. Otros productos y compañías mencionadas en este documento son marcas de sus respectivos propietarios. Dirección: Av. de los Shyris 344 y Av. Eloy Alfaro, Edificio Parque Central, Piso 10, Oficina 1004 Quito Ecuador.

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Dirección: Urb. Los Palos Grandes, Av. Francisco de Miranda, Torre Mene Grande, Piso 3, Oficinas 3-1 y 3-2. Caracas 1062, Venezuela Copyright © 1994 Informática Gálac ISBN 980-07-3031-1 Queda hecho el depósito legal Reservado todos los derechos. Windows es marca registrada de Microsoft Corporation En EE.UU. y otros países. Otros productos y compañías mencionadas en este documento son marca de sus respectivos propietarios.

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IMPORTANTE Antes de instalar este sistema, deberá leer cuidadosamente los términos y condiciones de este contrato. El solicitar su activación significa la total aceptación de los términos especificados por GÁLAC. Si no está de acuerdo, deberá ser desinstalado del computador.

Contrato de Licencia de Uso y Garantía Limitada de Sistemas Contrato de Póliza de Asistencia y Servicios Nombre del Sistema: Iva Renta Gálac. PRIMERA: DEFINICIONES: En el presente contrato, los términos utilizados tienen los siguientes significados: a) GÁLAC, es Infotax, Informática Tributaria s.a., sociedad anónima legalmente constituida, domiciliada en Caracas, cuya dirección postal es Apartado 64.834 CCCT - Caracas 1064-A, es titular de los derechos de autor, conexos y similares, sobre los sistemas de computación de marca Informática Gálac, incluyendo el sistema identificado en el encabezado del presente contrato. b) LA LICENCIA DE USO, tal como se usa en este contrato, es un acuerdo legal entre GÁLAC y EL USUARIO de este sistema es el permiso de uso de los SISTEMAS identificados en este contrato. Al instalar, copiar, solicitar su activación permanente y/o de otra forma usar el sistema de computación EL USUARIO está de acuerdo en quedar obligado por las cláusulas de este contrato de licencia, el cual comenzará a regir desde el momento en que adquirió EL SISTEMA directamente de GÁLAC o de un DISTRIBUIDOR AUTORIZADO, siendo la fecha de inicio de la LICENCIA DE USO la fecha de la FACTURA que soporta la compra del SISTEMA. En caso de no estar de acuerdo con los términos del presente contrato, EL USUARIO no puede usar o copiar el sistema de computación, y debe rápidamente ponerse en contacto con GÁLAC para obtener instrucciones sobre la devolución de los productos no utilizados y el rembolso del importe pagado. c) EL SISTEMA o LOS SISTEMAS, tal como su usan en este contrato, significan los soportes lógicos de los computadores o SOFTWARE desarrollado por GÁLAC, o cuyos derechos lo han cedido o licenciado por sus autores que se encuentran listos para ser suministrados al consumidor o usuario final. d) EL USUARIO es cualquier persona natural que utilice el sistema mediante su inserción en un computador, así como la persona jurídica (Pública o Privada) en la cual al menos un computador utilice este sistema con su conocimiento expreso o tácito. e) EL USUARIO AUTORIZADO, es cualquier persona natural o jurídica que adquiera legalmente este sistema mediante una factura debidamente numerada, siempre y cuando suscriba este contrato de licencia en la Página Web www.galac.com y lo utilice para uso exclusivamente personal, sometido a las cláusulas comprendidas en este contrato. f) EL USUARIO NO AUTORIZADO es cualquier persona natural o jurídica que utilice este sistema en copia no autorizada por GÁLAC, o que habiendo adquirido legalmente este sistema, no haya suscrito este contrato de licencia en la Página Web www.galac.com, o que sin autorización expresa y dada por escrito por GÁLAC, modifique, transforme, reproduzca, venda o ceda este sistema. g) LAS MARCAS, tal como se usa en este contrato, significan los signos distintivos de productos o servicios, de la exclusiva propiedad de GÁLAC, y han sido solicitadas para registro en VENEZUELA, o son usadas por GÁLAC, mediante autorización de su titular. h) LA GARANTÍA LIMITADA, tal y como se usa en el presente contrato, significa las obligaciones especiales que asume GÁLAC frente al USUARIO AUTORIZADO que haga utilización de este sistema, de conformidad con las cláusulas de este contrato.

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Calidad y Documentación i) REPRESENTANTE(S) AUTORIZADO(S) Son los agentes de distribución de los productos GÁLAC, autorizados por GÁLAC, quienes están legítimamente autorizados para vender las licencias de uso sobre los SISTEMAS. j) FACTURA, tal y como se usa en el presente contrato, significa el documento emitido por GÁLAC o por alguno de sus DISTRIBUIDORES AUTORIZADOS de acuerdo a la normativa legal vigente por las leyes de Venezuela para la emisión de facturas, donde conste EL SISTEMA adquirido de acuerdo a la normativa legal vigente por las leyes de Venezuela para la emisión de facturas. j) PÓLIZA DE ASISTENCIA Y SERVICIO: Es el contrato mediante el cual se extiende por un (1) año la validez del presente contrato, siempre y cuando EL USUARIO AUTORIZADO cancele el precio a tal efecto determine GÁLAC k) La frase: "suscribir este contrato www.galac.com" significa conectarse con la dirección electrónica www.galac.com e indicar los datos que allí se solicitan en la sección: "Infogalac suscríbase aquí".

SEGUNDA: GÁLAC manifiesta expresamente que, con este sistema no se suministran los llamados Sistemas Operativos, los cuales deben haber sido adquiridos legalmente por EL USUARIO sin que GÁLAC, asuma responsabilidad alguna por el funcionamiento de dicho sistema operativo ya bien sea en computadores personales ni en Redes de computadores. TERCERA: EL USUARIO se compromete a: a) No permitir, ni efectuar copias de este sistema o del manual de instrucciones, o del material adicional recibido; b) Suscribir el presente contrato en la página Web www.galac.com a dentro de los treinta (30) días continuos siguientes a la fecha de compra indicada en la FACTURA de adquisición del SISTEMA para ser registrado como USUARIO AUTORIZADO; c) No ceder, expresa o tácitamente, el presente contrato, o los sistemas o impresos que a él se refieren; a no usar las MARCAS de los productos o servicios relacionados con el contrato; siendo entendido que cualquier violación a lo anterior, dará lugar al ejercicio de las acciones penales, civiles o administrativas que consagre la ley en favor de GÁLAC. CUARTA: EL USUARIO que autorice o permita copias no autorizadas del sistema o del material impreso que se acompaña, será solidariamente responsable con el USUARIO NO AUTORIZADO, por los daños y perjuicios que dicha conducta pueda ocasionar, y por cualquier clase de reclamos judiciales o extrajudiciales y daños que puedan llegar como resultado de la copia no autorizada del sistema o del material impreso que los acompaña, o del empaque del mismo, o de la reventa no autorizada, y rembolsará a GÁLAC, todas las sumas que esta sociedad haya tenido que pagar en relación con dichas reclamaciones o perjuicios, incluyendo honorarios de abogado y costa del proceso o procesos, si hubiere lugar a ello. QUINTA: El precio pagado por el producto materia del presente contrato, comprende para el USUARIO NO AUTORIZADO que adquiera el sistema: a) La mera tenencia de un diskette o diskettes o CD que seguirán siendo propiedad de GÁLAC, hasta que el usuario suscriba el presente contrato en la Página Web www.galac.com b) La mera tenencia del material impreso que acompaña al producto; el cual seguirá siendo propiedad de GÁLAC hasta que el usuario suscriba el presente contrato en la Página Web www.galac.com SEXTA: El precio pagado por el producto materia del presente contrato comprende para el USUARIO AUTORIZADO, a) La compraventa de un diskette o diskettes o CD que quedarán en poder de EL USUARIO AUTORIZADO.

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Calidad y Documentación b) La compraventa del material impreso que acompaña al producto; el cual quedará en poder del USUARIO AUTORIZADO sin que ello implique cesión de derechos intelectuales. c) El derecho, no exclusivo que GÁLAC otorga, por medio del presente contrato al USUARIO AUTORIZADO inscrito en el encabezamiento de este sistema, a usar el software que contiene los sistemas, en un computador personal. SÉPTIMA: GÁLAC manifiesta que este sistema no está licenciado para ser usado en instituciones públicas o privadas tales como Universidades, Colegios, y Centros de Capacitación. Si desea usar este sistema para entrenamiento en instituciones, con un número ilimitado de corridas, la entidad o institución, si es persona jurídica, o el responsable de la misma, si es persona natural, deberá abstenerse de usarlo en forma colectiva, y si lo desea, debe obtener la autorización previa, expresa y dada por escrito por GÁLAC, el cual se reserva todos los derechos conforme a la ley. OCTAVA: Este contrato entrará en vigencia desde la fecha de la adquisición que se indique en la FACTURA y continuará vigente por tiempo indefinido, con excepción de aquellas cláusulas en donde se limiten algunas garantías por un lapso definido de tiempo. NOVENA: Sin perjuicio de lo estipulado en la cláusula anterior, el término para reposición del sistema con cargo a GÁLAC, estará vigente hasta la fecha de vencimiento de la garantía. DÉCIMA: Las partes pueden dar por terminado el presente contrato por mutuo consentimiento o mediante aviso escrito enviado por correo electrónico a las direcciones registradas al momento de suscribir el presente contrato en www.galac.com por con lo menos treinta (30) días, de anticipación a la fecha en que este contrato o alguna de sus cláusulas deba ser terminado. Además GÁLAC, podrá darlo por terminado con justa causa, en los casos de ley y cuando EL USUARIO reproduzca indebidamente el sistema o anexos materia del presente contrato o cuando EL USUARIO no pueda demostrar que posee Licencias Originales de los Sistemas Operativos que soportan su computador Personal o su o el Sistema Operativo para el manejo de su RED de Computadores. En todos los casos de la terminación del contrato por decisión unilateral y sin justa causa por parte de EL USUARIO AUTORIZADO, GÁLAC, no tendrá obligación de rembolsar suma alguna al usuario. DÉCIMA PRIMERA: GÁLAC garantiza solamente lo siguiente: a) Que el Diskette o Diskettes, o medio en que está grabado el sistema será remplazado sin costo alguno para EL USUARIO AUTORIZADO, si GÁLAC, considera de buena fe, que el Diskette o medio está defectuoso por hechos no atribuibles al USUARIO AUTORIZADO. Esta garantía de reposición expira a los noventa (90) días contados a partir de la fecha de la FACTURA que soporta la adquisición del SISTEMA siempre y cuando muestre a GÁLAC el original de la FACTURA de compra. DÉCIMA SEGUNDA a) En aquellos casos en que GÁLAC lo considere oportuno y necesario, se podrá a informar al USUARIO AUTORIZADO, sobre cualquier corrección importante o error que GÁLAC, pudiese descubrir en el sistema licenciado y de los cambios y nuevas versiones que se produzcan en los SISTEMAS, por un lapso de un (1) año contado a partir de la fecha de la FACTURA que soporta la adquisición del SISTEMA o por un lapso de un (1) año contado a partir de la fecha de la FACTURA que soporta la adquisición de la PÓLIZA DE ASISTENCIA Y SERVICIOS, enviando un correo electrónico a la dirección que indique al momento de suscribir el presente contrato. GÁLAC no será responsable en caso que por cualquier causa dicho correo no haya podido ser entregado. PARÁGRAFO: No obstante lo anterior, GÁLAC se reserva el derecho de cambiar las características del sistema y las especificaciones del mismo sin previo aviso. c) GÁLAC se compromete a suministrar al USUARIO AUTORIZADO por un período de un (1) año contado a partir de la emisión de la FACTURA que soporta la adquisición del SISTEMA o por un lapso de un (1) año contado a partir de la fecha de la FACTURA que soporta la adquisición de la PÓLIZA DE ASISTENCIA Y SERVICIOS, atención telefónica para aclarar dudas en la utilización del SISTEMA. d) GÁLAC se compromete a poner a disposición de EL USUARIO AUTORIZADO en la página Web www.galac.com por un período de un (1) año contado a partir de la emisión de la FACTURA que soporta la adquisición del SISTEMA o por un lapso de un (1) año contado a partir de la fecha de la FACTURA que Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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Calidad y Documentación soporta la adquisición de la PÓLIZA DE ASISTENCIA Y SERVICIOS, de todas las mejoras que se produzcan en el SISTEMA objeto del presente contrato, incluyendo el cambio de plataforma de ambiente DOS al ambiente WINDOWS®. Para obtener estas actualizaciones EL USUARIO AUTORIZADO es responsable de: Comunicarse vía Internet con el servicio en la página Web www.galac.com Copiar las nuevas versiones de los SISTEMAS y Solicitar a GÁLAC, en caso de ser necesario, las claves necesarias para activar las nuevas versiones de sus SISTEMAS. Este servicio no tendrá costo por un período de un (1) año contado a partir de la emisión de la factura que soporte la adquisición de la presente Licencia de Uso, siempre y cuando el usuario lo obtenga vía Internet. GÁLAC podrá suministrar las nuevas versiones de EL SISTEMA durante el lapso especificado por otros medios y en este caso el USUARIO AUTORIZADO se compromete a cancelar el precio que establezca GÁLAC por este servicio, más los gastos de envío o el servicio de instalación computado en horas técnicas de servicio según sea el caso. USUARIO AUTORIZADO cancelará estos servicios, de contado, en la oportunidad de su prestación. Este servicio podrá ser extendido por períodos adicionales siempre y cuando el usuario autorizado suscriba y cancele una PÓLIZA DE SERVICIOS para sus SISTEMAS. DÉCIMA TERCERA: Cualquier servicio técnico asociado con el mantenimiento de este sistema será con costo a cargo de USUARIO. GÁLAC facturará estos servicios en la oportunidad en que se produzcan. DÉCIMA CUARTA: Con excepción de lo señalado en la cláusula anterior, GÁLAC, no ofrece garantías explícitas o implícitas, ni asume responsabilidad alguna por cualquier daño o perjuicio, de cualquier índole, que pueda sufrir el USUARIO, incluyendo daños y perjuicios o imposibilidad de utilizar este software o sistema. GÁLAC no será responsable por los daños y perjuicios ocasionados al USUARIO a terceras personas no autorizadas en virtud de las infracciones en contra de sus derechos patrimoniales sobre el SISTEMA y por la contravención de las estipulaciones del contrato de licencia. Asimismo GÁLAC no asume responsabilidad alguna y así lo reconoce explícitamente y solidariamente EL USUARIO, por las infracciones, delitos, infracciones y delitos tributarios que pudiera cometer EL USUARIO mediante el uso de este sistema, en grado de autor o coautor. Esta declaración también se hace extensiva a los cómplices o encubridores de EL USUARIO en las mencionadas infracciones o delitos. EL USUARIO AUTORIZADO y GÁLAC, manifiestan que conocen que este producto no está normalizado por Entidades Públicas Gubernamentales (SRI, Ministerio de Relaciones Laborales u otras relaciones o afines) y que en todo caso, la responsabilidad de GÁLAC, sólo asciende al monto del valor pagado por USUARIO AUTORIZADO al adquirir el sistema. En la máxima medida permitida por la legislación aplicable, GÁLAC y sus DISTRIBUIDORES AUTORIZADOS renuncian a todas las demás garantías, expresas o tácitas incluyendo, entre otras garantías implícitas de comercio e idoneidad para un determinado fin con respecto al sistema de computación, así como de los materiales escritos adjuntos al mismo. La presente garantía limitada le concede al USUARIO AUTORIZADO derechos legales específicos y podrán competirle otros que varían según el estado o territorio. En la medida máxima permitida por la legislación aplicable, ni GÁLAC ni sus DISTRIBUIDORES AUTORIZADOS se responsabilizarán de daños (incluyendo entre otros, daños directos o indirectos por lesiones a las personas, lucro cesante, interrupción de actividad comercial, pérdida de información comercial o cualquier otra pérdida pecuniaria) que derive del uso o incapacidad de usar el sistema de computación, incluso si GÁLAC ha sido informado de la posibilidad de dichos daños. En cualquier caso, toda la responsabilidad de GÁLAC y sus distribuidores autorizados en virtud de cualquier estipulación de este contrato de licencia se limitará a la cantidad efectivamente pagada por el USUARIO por la licencia del SISTEMA. De no acatar los lineamientos estipulados el riesgo total en cuanto al rendimiento del sistema de computación, en caso de estar defectuoso, el USUARIO (y no GÁLAC o sus DISTRIBUIDORES AUTORIZADOS) asumirá el costo total de los servicios, reparaciones o correcciones necesarios.

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Calidad y Documentación GÁLAC no garantiza que las funciones contenidas en el sistema de computación pueden satisfacer sus requisitos o que la operación del sistema de computación sea de forma ininterrumpida o que esté libre de errores, o que los defectos del sistema de computación serán corregidos. DÉCIMA QUINTA: El presente contrato está regido por la Leyes de la República de Ecuador y no podrá ser modificado por terceros, incluyendo distribuidores, representantes de ventas o usuarios, a menos que medie comunicación escrita, suscrita por el representante legal de GÁLAC. En Testimonio de lo anterior, el USUARIO AUTORIZADO firma este contrato en la Ciudad de Caracas en cuyos tribunales se domicilia el presente contrato.

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Contenido 1.

Introducción................................................................................................................... 15 1.1 Características del Sistema ..................................................................................... 15 1.2 Configuración ......................................................................................................... 16 2. Aspectos Generales ....................................................................................................... 17 2.1 Nomenclatura ......................................................................................................... 17 2.2 Entrar al Sistema .................................................................................................... 17 3. Seguridad ....................................................................................................................... 18 3.1 Agregar Usuarios del Sistema ................................................................................ 18 3.2 Activar/Desactivar Usuarios................................................................................... 19 3.2.1 Activar usuarios ............................................................................................... 19 3.2.2 Desactivar usuarios ......................................................................................... 20 3.3 Insertar Usuario Copia............................................................................................ 20 3.4 Reiniciar Password ................................................................................................. 21 3.5 Cambiar Password .................................................................................................. 22 3.6 Salir del Sistema ..................................................................................................... 22 3.7 Respaldar / Restaurar.............................................................................................. 23 3.7.1 Respaldar ......................................................................................................... 23 3.7.2 Restaurar.......................................................................................................... 25 3.7.3 Restaurar Empresa desde Respaldo Total ....................................................... 26 3.8 Lotes de Importación .............................................................................................. 28 3.9 Eliminar lotes de importación ................................................................................ 28 4. Manejo de Módulos y Opciones .................................................................................... 30 4.1 Descripción del Menú G......................................................................................... 32 4.1.1 Acerca de... ...................................................................................................... 32 4.1.2 Gálac Software ................................................................................................ 32 4.1.3 Escoger Empresa ............................................................................................. 32 4.1.4 Escoger Período............................................................................................... 32 4.1.5 Activar Modo Avanzado ................................................................................. 32 4.1.6 Administre su Licencia.................................................................................... 33 4.1.7 Configuración de Impresión ............................................................................ 33 4.1.8 Configuración de Respaldo ............................................................................. 36 4.1.9 Salir del Sistema .............................................................................................. 37 4.1.10 Opciones Avanzadas ....................................................................................... 37 4.2 Copiar y Pegar ........................................................................................................ 38 4.3 Teclas de Acceso Rápido ....................................................................................... 38 4.3.1 Teclas de Funciones ........................................................................................ 38 4.3.2 Teclas Específicas ........................................................................................... 38 5. Interface Gráfica. ........................................................................................................... 40 5.1.1 Área de menú. ................................................................................................. 40 5.1.2 Herramientas gráficas ...................................................................................... 40 6. Parámetros ..................................................................................................................... 43 6.1 Parámetros Administrativos ................................................................................... 43 6.1.1 1- Datos Generales .......................................................................................... 43 6.1.2 2.- Facturación ................................................................................................. 45

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6.1.3 3.- Cotización / Vendedores ............................................................................ 51 6.1.4 4.- CxC Cobranza ............................................................................................ 53 6.1.5 5.- Inventario ................................................................................................... 57 6.1.6 6.- Compras ..................................................................................................... 59 6.2 7.- Bancos ............................................................................................................... 63 6.3 Parámetros Contabilidad ........................................................................................ 67 7. Primeros Pasos............................................................................................................... 70 7.1 Ambientes de sistemas integrados .......................................................................... 70 7.2 Crear Empresa ........................................................................................................ 71 7.3 Regla de Contabilización........................................................................................ 78 7.4 Escoger Compañía .................................................................................................. 85 7.5 Eliminar una empresa ............................................................................................. 86 7.6 Informes.................................................................................................................. 87 8. Inventario....................................................................................................................... 89 8.1 Insertar Artículos Inventario .................................................................................. 89 8.2 Productos Compuestos ........................................................................................... 91 8.3 Desincorporar / Incorporar Artículos ..................................................................... 92 8.4 Ajuste de precios .................................................................................................... 93 8.4.1 Ajuste de precios de forma manual ................................................................. 93 8.4.2 Ajuste de Precios desde un archivo de texto ................................................... 93 8.5 Recalcular Existencia ............................................................................................. 94 8.6 Importar Articulo Inventario .................................................................................. 94 8.7 Exportar Artículo Inventario .................................................................................. 95 8.8 Insertar Artículos de Resumen Diario .................................................................... 95 8.9 Insertar Artículos por Porcentaje de Almacenaje ................................................... 95 8.10 Modificar Serial ...................................................................................................... 96 8.11 Modificar Rollos..................................................................................................... 96 8.12 Ajustar Precios por Costos .................................................................................... 97 8.13 Informe de Artículos .............................................................................................. 97 8.14 Manejo de Artículos por Tallas y Colores .............................................................. 98 8.14.1 Insertar Tallas .................................................................................................. 98 8.14.2 Insertar Colores ............................................................................................... 99 8.14.3 Insertar Grupos de Tallas y Colores ................................................................ 99 8.15 Insertar Almacén .................................................................................................. 100 8.16 Existencia por Almacén........................................................................................ 100 8.17 Nota de Entrada y Salida ...................................................................................... 101 8.18 Transferencia de Artículos ................................................................................... 102 8.19 Conteo Físico ........................................................................................................ 102 8.20 Emitir Conteo Físico ............................................................................................ 103 9. Facturación .................................................................................................................. 105 9.1 Insertar Factura (Borrador) ................................................................................... 105 9.2 Emitir Factura ....................................................................................................... 110 9.3 Eliminar Factura. .................................................................................................. 111 9.4 Anular Factura ...................................................................................................... 112 9.5 Insertar Factura Manual........................................................................................ 113 9.6 Insertar Copia ....................................................................................................... 113 9.7 Insertar Devolución y Reverso ............................................................................. 114 Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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9.8 Insertar Nota de Crédito / Nota de Débito ............................................................ 116 9.9 Ingresar Fecha de Entrega .................................................................................... 116 9.10 Imprimir Notas de Entrega. .................................................................................. 117 9.11 Generar Factura desde Contrato ........................................................................... 118 9.12 Generar Factura desde Cotización ........................................................................ 119 9.13 Informes de Factura .............................................................................................. 119 9.13.1 Informe Estadísticos. ..................................................................................... 119 9.13.2 Informes Generales........................................................................................ 120 9.13.3 Informes de Costos ........................................................................................ 121 9.13.4 Importar / Exportar Facturas ......................................................................... 121 9.13.5 Importar / Exportar Borradores de Facturas .................................................. 123 9.14 Insertar Cotización ............................................................................................... 123 9.15 Informes de Cotización ........................................................................................ 123 9.16 Clientes ................................................................................................................. 124 9.16.1 Insertar Clientes............................................................................................. 124 9.16.2 Informes de cliente ........................................................................................ 127 9.16.3 Importar / Exportar Clientes desde un archivo de texto ................................ 127 9.17 Contratos .............................................................................................................. 128 9.17.1 Insertar Contrato ............................................................................................ 129 9.17.2 Extender Contrato ........................................................................................ 131 9.17.3 Activar / Desactivar Contratos ...................................................................... 131 9.17.4 Activar Contrato ............................................................................................ 132 10. Cobranzas .................................................................................................................... 133 10.1 Insertar Cuentas por Cobrar (CxC) ...................................................................... 133 10.2 Re – Imprimir Cuentas por Cobrar (CxC) ............................................................ 135 10.3 Informes de CxC .................................................................................................. 136 10.4 Importar / Exportar datos de CxC ........................................................................ 136 10.5 Informes de CxC / IVA ........................................................................................ 137 10.6 Anticipos .............................................................................................................. 138 10.6.1 Insertar Anticipos (Cobrados) ....................................................................... 138 10.6.2 Anular Anticipo ............................................................................................. 139 10.6.3 Devolver Anticipo ......................................................................................... 140 10.6.4 Re-imprimir Anticipo .................................................................................... 141 10.6.5 Informe de Anticipo ...................................................................................... 142 10.7 Cobranzas ............................................................................................................. 143 10.7.1 Insertar Cobranzas ......................................................................................... 143 10.7.2 Anular Cobranzas .......................................................................................... 144 10.7.3 Re-Imprimir Cobranza .................................................................................. 145 10.7.4 Cambiar Cobrador ......................................................................................... 146 10.7.5 Informe de Cobranzas ................................................................................... 147 10.8 Vendedor .............................................................................................................. 148 10.8.1 Insertar Vendedor .......................................................................................... 148 10.8.2 Informes de Vendedor ................................................................................... 149 10.8.3 Importar / Exportar datos de vendedores ...................................................... 149 10.9 Exportación .......................................................................................................... 150 10.9.1 Insertar exportación ....................................................................................... 150

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10.9.2 Informes de Exportación ............................................................................... 152 11. Pagos............................................................................................................................ 153 11.1 Proveedores .......................................................................................................... 153 11.1.1 Insertar Proveedor ......................................................................................... 153 11.1.2 Importar / Exportar datos de proveedor ........................................................ 154 11.1.3 Informes de Proveedor .................................................................................. 155 11.2 Cuentas por Pagar CxP ......................................................................................... 156 11.2.1 Insertar Cuentas por Pagar (CxP) .................................................................. 156 11.2.2 Comprobante de Retención IVA ................................................................... 159 11.2.3 Informes de Compras y Ventas ..................................................................... 160 11.2.4 Informes Administrativos .............................................................................. 160 11.2.5 Importar / Exportar datos de Cuentas por Pagar (CxP) ................................. 161 11.2.6 Generar pagos tipo retención desde CxP ....................................................... 162 11.2.7 Corregir CxP Status y Monto Abonado ........................................................ 162 11.2.8 Modificar datos de comprobantes y sustento ................................................ 163 11.2.9 Generar XML Comprobante de Retención ................................................... 164 11.3 Anticipos. ............................................................................................................. 165 11.3.1 Insertar anticipo ............................................................................................. 165 11.3.2 Modificar Anticipo (Pagado)......................................................................... 166 11.3.3 Anular Anticipo (Pagado) ............................................................................. 167 11.3.4 Devolver Anticipo ......................................................................................... 168 11.3.5 Re-imprimir Anticipo .................................................................................... 168 11.3.6 Informe de Anticipo ...................................................................................... 169 11.4 Pagos .................................................................................................................... 170 11.4.1 Insertar pagos ................................................................................................ 170 11.4.2 Anular Pago ................................................................................................... 172 11.4.3 Insertar Pago Histórico .................................................................................. 173 11.4.4 Re-Imprimir Comprobante de Pago .............................................................. 173 11.4.5 Informes de Pagos ......................................................................................... 174 11.4.6 Informes de Importación ............................................................................... 175 11.5 Comprobante Anulado ......................................................................................... 175 11.5.1 Insertar comprobante ..................................................................................... 175 11.5.2 Modificar Comprobante Anulados ................................................................ 176 11.5.3 Informe de Comprobante Anulados .............................................................. 176 12. Bancos ......................................................................................................................... 178 12.1 Cuenta Bancaria ................................................................................................... 178 12.1.1 Insertar Cuenta Bancaria ............................................................................... 178 12.1.2 Recalcular Saldos .......................................................................................... 179 12.1.3 Informes de Cuentas Bancarias ..................................................................... 179 12.2 Movimientos Bancarios ........................................................................................ 180 12.2.1 Insertar movimiento bancario........................................................................ 180 12.2.2 Anular Movimiento Bancario........................................................................ 181 12.2.3 Informe de Movimiento Bancario ................................................................. 182 12.2.4 Insertar Movimiento Bancario con Opción Imprimir Cheque ...................... 183 12.2.5 Re-imprimir Movimiento Bancario ............................................................... 183 12.3 Concepto Bancario ............................................................................................... 184 12.4 Conciliación Bancaria .......................................................................................... 184 Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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12.4.1 Insertar conciliación bancaria........................................................................ 185 12.4.2 Cerrar / Abrir Conciliación............................................................................ 187 12.4.3 Informes de Conciliación .............................................................................. 187 12.5 Beneficiarios......................................................................................................... 188 13. Compras....................................................................................................................... 189 13.1 Compra ................................................................................................................. 189 13.1.1 Insertar Compra ............................................................................................. 189 13.1.2 Anular Compra .............................................................................................. 190 13.1.3 Informes de Compra ...................................................................................... 191 13.1.4 Insertar Compras desde Orden de Compra.................................................... 191 13.1.5 Re-Imprimir Compras ................................................................................... 192 13.2 Orden Compras..................................................................................................... 193 13.2.1 Insertar orden de compra ............................................................................... 193 13.2.2 Re-Imprimir Orden de Compra ..................................................................... 194 14. Mantenimiento de Tablas ............................................................................................ 195 14.1 Bancos .................................................................................................................. 195 14.2 Cambio a Moneda Local ...................................................................................... 195 14.3 Categoría de Productos......................................................................................... 196 14.4 Ciudad .................................................................................................................. 197 14.5 Línea de Productos ............................................................................................... 197 14.6 Monedas. .............................................................................................................. 197 14.7 Notas Finales ........................................................................................................ 198 14.8 Sector de Negocio del Cliente .............................................................................. 198 14.9 Unidad de Venta ................................................................................................... 198 14.10 Zona de Cobranza ................................................................................................. 199 14.11 Forma de Cobro .................................................................................................... 199 14.12 País DIMM ........................................................................................................... 200 14.13 Sustento Tributario y Tipo de Comprobante ........................................................ 200 15. Tablas Tributarias ........................................................................................................ 201 15.1 Insertar Contador .................................................................................................. 201 15.2 Insertar Representante Legal ................................................................................ 201 15.3 Retención ISLR .................................................................................................... 202 16. Opciones Tributarias ................................................................................................... 203 16.1 Anexos Transaccionales ....................................................................................... 203 16.2 Formularios .......................................................................................................... 203 16.2.1 Insertar Formulario ........................................................................................ 203 16.2.2 Generar XML Formulario ............................................................................. 205 16.3 Imprimir Formulario............................................................................................. 206 17. Comprobantes .............................................................................................................. 210 17.1 Insertar comprobantes .......................................................................................... 210 17.2 Insertar copia de comprobantes ............................................................................ 211 17.3 Reversar comprobantes ........................................................................................ 212 17.4 Imprimir comprobante .......................................................................................... 212 17.5 Listar todos los comprobantes .............................................................................. 213 17.6 Comprobante de apertura del ejercicio ................................................................. 213 17.7 Comprobante de depreciación .............................................................................. 214

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17.8 Insertar comprobantes NIIF.................................................................................. 214 17.9 Resincronizar Status de Comprobantes ................................................................ 215 17.10 Regrabar Fecha Comprobantes en Asientos ......................................................... 215 17.11 Reordenar Comprobantes ..................................................................................... 216 18. Cuentas ........................................................................................................................ 217 18.1 Insertar Cuentas Contables. .................................................................................. 217 18.2 Definir Cuentas Flujo Efectivo............................................................................. 219 18.3 Definir grupo de inventario .................................................................................. 219 18.4 Definir cuentas de informes ................................................................................. 220 18.5 Sustituir cuentas ................................................................................................... 220 18.6 Sincronizar Naturaleza ......................................................................................... 221 18.7 Sincronizar niveles de cuentas ............................................................................. 221 19. Balances....................................................................................................................... 222 19.1 Visualizar Balance General .................................................................................. 222 19.2 Estado de Resultados ............................................................................................ 222 19.3 Balance de Comprobación.................................................................................... 223 19.4 Mayor Analítico ................................................................................................... 223 19.5 Estado de resultado por Centro de Costos ............................................................ 224 20. NIIF ............................................................................................................................. 225 20.1 Balances NIIF ....................................................................................................... 225 20.2 Personalizar Balances ........................................................................................... 225 20.3 Insertar NIIF ......................................................................................................... 226 20.4 Copiar Esquemas de otras empresas .................................................................... 227 20.5 Copiar esquemas existentes .................................................................................. 227 21. Cuentas Balances NIIF ................................................................................................ 229 21.1 Insertar cuenta balance NIIF ................................................................................ 229 21.2 Instalar cuenta balance NIIF................................................................................. 229 22. Informes ....................................................................................................................... 230 22.1 Informe de Catalogo de Cuentas .......................................................................... 230 22.2 Informe de Resumen Diario ................................................................................. 230 22.3 Informe de Diario de Comprobante...................................................................... 230 22.4 Informe de Movimientos de Cuentas ................................................................... 231 22.5 Informe Varios ..................................................................................................... 232 22.6 Comprobantes de Contabilización Automáticos .................................................. 232 22.7 Informes Financieros ............................................................................................ 232 22.8 Informe de Inconsistencias ................................................................................... 233 23. Periodo......................................................................................................................... 234 23.1 Escoger periodo .................................................................................................... 234 23.2 Consultar Periodo ................................................................................................. 234 23.3 Listado de Periodos .............................................................................................. 234 23.4 Cambiar Primer Nivel de Asientos ....................................................................... 235 23.5 Cambiar Nivel de Impresión ................................................................................ 235 24. Cerrar Periodo ............................................................................................................. 236 24.1 Cierre de cuentas de resultados ............................................................................ 236 24.2 Cierre de Período .................................................................................................. 236 25. Activos Fijos ................................................................................................................ 237 25.1 Insertar Activos Fijos ........................................................................................... 237 Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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25.2 Contabilizar Activos Fijos .................................................................................... 237 25.3 Informe de Depreciación ...................................................................................... 238 25.4 Otros Informes ...................................................................................................... 239 25.5 Revaluar NIIF ....................................................................................................... 239 25.6 Reincorporar Activo Fijo...................................................................................... 240 25.7 Recalcular Depreciación....................................................................................... 240 25.8 Carga Inicial ......................................................................................................... 241 25.9 Sincronizar Cuentas Contables ............................................................................. 241 26. Parámetros Activos Fijos ............................................................................................. 242 26.1 Consultar parámetros de activos fijos .................................................................. 242 26.2 Modificar parámetros de activos fijos .................................................................. 242 26.3 Cambiar Depreciar Desde .................................................................................... 242 26.4 Cambiar Tipo de Depreciación............................................................................. 243 26.5 Cambiar Longitud del Auxiliar ............................................................................ 243 27. Grupo de Activos ......................................................................................................... 244 27.1 Ingresar Grupo de Activos ................................................................................... 244 27.2 Instalar Grupo de Activos..................................................................................... 245 28. Tipo de Comprobante .................................................................................................. 246 28.1 Insertar Tipo de comprobante............................................................................... 246 28.2 Insertar Auxiliar ................................................................................................... 246 28.3 Cambiar Código ................................................................................................... 247 28.4 Unificar auxiliar ................................................................................................... 247 28.5 Generar Auxiliares de Clientes............................................................................. 248 28.6 Generar Auxiliares de Proveedores ...................................................................... 248 28.7 Listar Auxiliares sin saldo .................................................................................... 248 28.8 Listar Auxiliares Con Saldo ................................................................................. 249 28.9 Insertar Centro de Costos ..................................................................................... 249 29. Reglas de Contabilización ........................................................................................... 251 29.1 Consultar Reglas de Contabilización ................................................................... 251 29.2 Modificar las Reglas de Contabilización.............................................................. 251 29.3 Imprimir Reglas de Contabilización..................................................................... 252 30. Importar / Exportar ...................................................................................................... 253 30.1 Exportar Comprobantes........................................................................................ 253 30.2 Exportar Genérico ................................................................................................ 253 30.3 Importar Comprobantes........................................................................................ 254 30.4 Importar Catálogo de Cuentas .............................................................................. 254 30.5 Consultar Lotes..................................................................................................... 255

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1.

Introducción

Bienvenidos al Sistema Administrativo Contable Este sistema ha sido elaborado por un equipo multidisciplinario de especialistas de Gálac Software y su diseño está orientado para ofrecerle máxima rapidez y exactitud en las operaciones administrativas de su empresa. El Manual del Usuario es una guía de consejos prácticos que le permite obtener un mayor rendimiento en el uso de su sistema. El sistema es: Rápido y fácil de usar: porque está diseñado para brindarle mayor rapidez y eficiencia en el procesamiento de sus datos. Muy amigable: las pantallas de entrada de datos han sido estudiadas para brindar a los usuarios la mayor rapidez y exactitud en el desarrollo de sus tareas.

1.1

Características del Sistema

El sistema incorpora los módulos de Bancos, Facturación, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Cobranza, Pagos e Inventario. Beneficios: Facilita las tareas: porque está preparado para manejar el Impuesto al Débito Bancario. Es muy fácil de comenzar a usar: porque permite incorporar los movimientos históricos de las cuentas por cobrar y por pagar. Facilita el cumplimiento de sus obligaciones fiscales: porque genera los Anexos Transaccionales. Además en la factura usted puede indicarles a sus clientes el monto a retener en el cumplimiento de la legislación vigente. Rapidez y facilidad de uso: porque está diseñado para brindarle mayor rapidez y eficiencia en el procesamiento de sus datos administrativos. Muy amigable: las pantallas de entrada de datos han sido estudiadas para brindar a los usuarios la mayor rapidez y exactitud en el desarrollo de sus tareas.

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1.2

Configuración

El Software Administrativo Gálac, efectúa operaciones de cálculos, las cuales para su correcto funcionamiento requieren que ciertas opciones de la Configuración Regional de Windows se encuentren con los valores adecuados. Formato para fecha. El formato recomendado para la fecha es:

Formato para número y moneda El sistema maneja los siguientes formatos para números y monedas. 1. El (.) punto como separador de miles y la (,) coma como separador decimal. Ej. 999.999,99 En el caso de monedas seria: $ 999.999,99 2. La (,) coma como separador de miles y el (.) punto como separador decimal. Ej. 999,999.99 En el caso de monedas seria: $ 999,999.99

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2.

Aspectos Generales

A continuación se presenta toda la información necesaria para utilizar el Sistema Administrativo Contable. Lea esta sección para conocer las características generales de las ventanas y menús, además de información que puede serle útil.

2.1

Nomenclatura

Cuando aparece Contribuyente  Insertar indica que debe acceder a las opciones indicadas, desde la barra de menú. Cuando el texto aparece entre “” se refiere a una tecla que se encuentra en su teclado. Por ejemplo , se refiere a la tecla que se encuentra en la parte superior de su teclado identificada con “F6”. En este manual significa lo mismo , y . En su teclado aparecen de una forma u otra dependiendo de si está en Español o en Inglés.

2.2

Entrar al Sistema

Después de instalar el sistema se creó automáticamente un acceso directo del sistema llamado AdmE, para ejecutar el sistema haga doble clic en él. A continuación obtendrá la pantalla de presentación del sistema. Haga clic en el botón de continuar para entrar al sistema. El sistema le solicitará el Nombre del usuario y la Clave, coloque como nombre la palabra JEFE y como clave JEFE, si usted no ha creado su clave de seguridad.

Figura 1. Ventana acceso al sistema.

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3.

Seguridad

El Sistema Administrativo Contable, contiene varias funcionalidades de seguridad, una de ellas es permitir que cada uno de los usuarios del sistema tenga una clave personal y un nivel de acceso definido según sus funciones. También permite personalizar el acceso de los usuarios a los diferentes Contribuyentes que se hayan definido en el sistema. Los niveles de acceso son establecidos por el supervisor del sistema. Para entrar por primera vez al sistema utilice como usuario y clave la palabra: JEFE

3.1

Agregar Usuarios del Sistema

Usted puede acceder la opción de seguridad o configuración de usuario, activando desde el el módulo Menús -Usuario/Conversión/Parámetros/Respaldar . Luego escoja el menú Usuario  Insertar el sistema mostrará la siguiente ventana.

Figura 2. Ventana Insertar Usuarios

Nombre (Login): ingrese un nombre para usuario. Nombre y Apellido: ingrese el nombre completo del usuario que va a agregar. Cargo: ingrese el cargo que tiene el usuario que va a agregar. Email: ingrese una dirección de correo. Es supervisor: active esta opción si el usuario que está insertando es “Usuario supervisor” Permisología Active las opciones necesarias para el nuevo usuario que está agregando. Puede ayudarse con los botones ubicados en la parte derecha de la ventana para “Expandir o Colapsar” así como “Marcar Todo” o Desmarcar Todo”

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Haga un clic en el botón Insertar o presione la tecla para guardar. El sistema le mostrara la siguiente ventana.

Figura 3. Ventana ingresar Password

Ingrese y confirme el Password de acceso, luego presione el botón Continuar de esta manera se ingresan los usuarios al sistema.

3.2

Activar/Desactivar Usuarios

El Sistema Administrativo Gálac de igual manera le permite activar, desactivar y crear copias de usuarios para llevar a cabo estos procesos desde el seleccione el módulo Menús - Usuario/Conversión/Parámetros/Respaldar. Luego seleccione del Menú Usuario las opciones antes mencionada, y siga las instrucciones que le muestra el sistema. 3.2.1

Activar usuarios

Para activar un usuario escoja el módulo Menús Usuario/Conversión/Parámetros/Respaldar. Luego escoja el menú Usuario  Activar Usuario

Figura 4. Ventana buscar usuarios

En la ventana se muestran todos los usuarios registrados seleccione el que desee desactivar o ingrese el nombre de usuario “Nombre (Login)” luego presione el botón Buscar. El sistema le mostrara un mensaje de advertencia.

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Figura 5. Ventana de confirmación

Presione el botón Si para continuar o No para cancelar el proceso de activación de usuario. 3.2.2

Desactivar usuarios

Para desactivar un usuario seleccione el módulo Menús Usuario/Conversión/Parámetros/Respaldar. Luego escoja el menú Usuario  Desactivar Usuario. Sigas los pasos explicados en el proceso de activación de usuarios, el proceso es totalmente igual.

3.3

Insertar Usuario Copia

El Sistema Administrativo Contable le permite insertar una copia de un usuario determinado como otro usuario distinto de este manteniendo todo el perfil del usuario copiado, para ello active el módulo Menús - Usuario/Conversión/Parámetros/Respaldar. Luego escoja el menú Usuario  Insertar Copia.

Figura 6. Ventana buscar usuario para copiar

Ingrese el nombre del usuario luego presione el botón Buscar, o en la lista de usuarios seleccione el que desee y presione el botón Insertar Copia.

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Figura 7. Ventana buscar usuario para copiar

Ahora en esta ventana ingrese los datos solicitados para el nuevo usuario, el proceso es el similar a la sección “3.1 Ingresar Usuario” luego presione el botón “Insertar Copia”

3.4

Reiniciar Password

Otro de los beneficios de seguridad de su Sistema Administrativo Contable es el reinicio de Password para llevar a cabo este proceso active el módulo Menús Usuario/Conversión/Parámetros/Respaldar. Luego escoja el menú Usuario  Reiniciar Password.

Figura 8. Ventana buscar usuario

Ingrese el nombre del usuario luego presione el botón Buscar, o en la lista de usuarios seleccione el que desee y presione el botón Continuar.

Figura 9. Ventana confirmar reinicio de Password

Ahora en esta ventana ingrese los datos solicitados, luego presione el botón “Reiniciar Password”

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3.5

Cambiar Password

El Sistema Administrativo Contable le permite también al usuario cambiar su Password de acceso. Para llevar a cabo este proceso desde el seleccione el módulo Menús - Usuario/Conversión/Parámetros/Respaldar. Luego seleccione el menú Usuario  Cambiar Password, el sistema le mostrará la siguiente ventana.

Figura 10. Ventana Cambio de Password

En esta ventana ingrese el Password Actual, luego ingrese el Nuevo Password, confirme el Password, luego presione el botón Continuar

3.6

Salir del Sistema

Una vez concluidas las operaciones con el sistema y estando posicionado en el Menú Principal del mismo, escoger desde el la opción G  Salir del Sistema o presionar Ctrl. Q. El sistema pedirá confirmación con relación a la salida, enviando el siguiente mensaje:

Figura 11. Ventana de confirmación para salir del sistema.

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3.7

Respaldar / Restaurar

Por efectuar un respaldo entendemos la operación de trasladar los datos acumulados en su disco duro durante la operación del Software Administrativo Gálac a otro medio de almacenamiento (DVD, CD, PenDrive, Unidad de Red, etc.), dependiendo de sus necesidades y de los dispositivos de almacenamiento que disponga. Por recuperar un respaldo entendemos la operación de trasladar los datos respaldados a su base de datos de trabajo. Es conveniente, para su seguridad, realizar periódicamente la operación de Respaldar, ya que es la única manera de recuperar el trabajo efectuado en caso de que se presente una pérdida de Información en su disco duro. Además se recomienda hacer más de un respaldo y en más de un medio de almacenamiento, pues esto le garantiza que si uno falla o el respaldo es defectuoso, siempre puede ir al respaldo anterior, o sea, puede realizar respaldos diarios y para ello obtenga cinco disquetes, identificados de lunes a viernes. Usted puede configurar su respaldo automático, de forma que se realice con la periodicidad que requiera y en el dispositivo que usted indique, el cual se recomienda que no sea el mismo directorio de trabajo (mismo PC). 3.7.1

Respaldar

Para realizar el proceso de Respaldo vaya al seleccione el módulo Menús - Usuario/Conversión/Parámetros/Respaldar. Una vez ubicado en el módulo seleccione el menú Respaldar / Restaurar  Respaldar. El sistema le mostrará la ventana de Respaldar Base de Datos donde le pedirá los siguientes datos.

Figura 12. Ventana de Respaldar Base de Datos.

Cantidad de Compañías: seleccione de las opciones desplegadas si usted desea realizar el respaldo de: Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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  



Todas las Empresas existentes en el sistema. Una sola Empresa, la cual será, en la que se encuentra trabajando (ver en la parte inferior izquierda de la pantalla, el nombre de la compañía activa). Todas las Empresas (Indiv.), crea zips individuales por compañía, en el directorio que usted seleccione. El formato de los nombres de los archivos de respaldo generados es: codigocompania_nombrecompania + mes día Todas las Empresas (Compr. Texto), esta opción crea un Zip con todos los datos de todas las empresas en un archivo de texto. Tanto el respaldo automático como la restructuración de la base de datos se hacen bajo este criterio.

Formato del respaldo: La opción “Normal” genera el respaldo en formato binario y la opción XML generará el respaldo en formato texto. Unidad de respaldo: indique en que unidad guardará el respaldo, puede hacerlo en disquetes, en Zip, en CD o en un directorio del disco duro. Directorio de Respaldo: indique es que directorio de la unidad que selecciono, quiere realizar el respaldo. Nombre del Archivo: el sistema sugiere un nombre para el archivo, usted lo puede modificar y colocar el nombre que desee. Ruta del Respaldo: aquí aparece el camino donde será guardado el archivo del respaldo. Nota: Es importante recordar el modelo de respaldo usado, pues debe ser consistente con el modelo a usar en el proceso “Restaurar”, de lo contrario este ultimo fallará. El modelo de respaldo se indica en la Configuración del Respaldo (Menú G), opción “Modelo del Respaldo”, los valores disponibles son “Win 95/98” y “Win NT/Me/2000/XP”.

Haga clic en el botón Grabar y debe esperar hasta que aparezca el siguiente mensaje:

Figura 13. Mensaje de proceso exitoso.

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Si usted seleccionó respaldar todos los Contribuyentes, el sistema luego le preguntará si desea respaldar también los reportes.

Figura 14. Mensaje de confirmación para respaldar reportes.

3.7.2

Restaurar.

Si tiene que recuperar la información de los Contribuyente, debe primero activar modo avanzado en el menú G, y luego desde el módulo Menús - Usuario/Conversión/ Parámetros/Respaldar. Luego seleccione la opción Respaldar/Restaurar  Restaurar. El sistema le mostrará la ventana Restaurar Base de Datos, en la cual el sistema automáticamente coloca la fecha, y el directorio donde se grabaron los respaldos. Si usted realizó el respaldo en otra ruta podrá modificarla.

Modelo del Respaldo

Figura 15. Ventana Respaldar Base de Datos. Nota: Recuerde que el modelo del respaldo a restaurar debe ser igual al que tenga configurado el sistema en la Configuración del Respaldo (Menú G), opción “Modelo del Respaldo”. De no ser igual el proceso de restauración de respaldo fallará, en este caso ir a la configuración de respaldo y cambiar el tipo de “Modelo”.

Haga click en el botón Grabar e inmediatamente aparece el siguiente mensaje de confirmación del proceso restaurar.

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Figura 16. Mensaje de confirmación del proceso restaurar.

Una vez terminado el proceso de restaurar respaldo el sistema debe cerrar para garantizar la consistencia de los datos, por tanto aparece el siguiente mensaje:

Figura 17. Mensaje de advertencia. Nota: Si el respaldo es de una sola Empresa, el sistema mostrará el siguiente mensaje:

Figura 18. Mensaje de advertencia.

3.7.3

Restaurar Empresa desde Respaldo Total

Si tiene que recuperar la información de una Empresas específica, debe primero activar desde el el menú G  Activar Modo Avanzado, luego escoja el módulo Menús - Usuario/Conversión/Parámetros/Respaldar escoja el menú Respaldar / Restaurar  Restaurar Empresa desde Respaldo Total

Figura 19. Menú restaurar desde respaldo total.

El sistema le mostrará la siguiente ventana:

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Figura 20. Ventana restaurar empresa desde respaldo total.

De esta ventana seleccionará el directorio y el archivo de respaldo correspondiente. Nota: Esta opción solo funciona con los archivos .Zip generados desde el sistema con la opción Todas Las Empresas (Compr. Texto) y permite seleccionar una empresa específica para ser restaurada desde el archivo.

Por defecto el respaldo se crea en el directorio del sistema y es identificado con el nombre del sistema (por ejemplo, AdmE071008.zip). Una vez que seleccione el archivo, debe hacer clic en el botón “Llenar lista de empresas desde el Zip”, lo cual, listará todas las empresas que contiene el respaldo y le permitirá seleccionar las que desee restaurar, haciendo clic en el cuadro a la izquierda del nombre. Una vez que seleccione el archivo, debe hacer clic en el botón “Llenar lista de empresas desde el Zip”, lo cual, listará todas las empresas que contiene el respaldo y le permitirá seleccionar las que desee restaurar, haciendo clic en el cuadro a la izquierda del nombre.

Figura 21. Ventana Restaurar Empresa.

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Puede seleccionar todas las compañías listadas haciendo clic en la opción “Marcar Todas” o por el contrario deseleccionarlas todas haciendo clic en “Desmarcar todas”. También aparecen las “Opciones del Proceso”. Si se activa “Sobrescribir sin preguntar” al momento de restaurar si existe una empresa con el mismo nombre no advertirá y sobrescribirá los datos de esta empresa. Si se activa la opción “Mostrar Mensajes” el sistema le informará sobre el resultado del proceso. Seleccione de la ventana “Restaurar Empresa” la compañía que va a restaurar y haga clic en el botón “Restaurar”. Una vez que el sistema finalice el proceso, le avisara con un mensaje de advertencia. Nota: Tanto el respaldo que el sistema realiza automáticamente como la restructuración (Access ó MSDE/SQL Server) de la base de datos crea un Zip siguiendo el criterio del Tipo de Respaldo: Todas las empresas (Compr. Texto).

3.8

Lotes de Importación

El Sistema Administrativo Contable le permite consultar y modificar los lotes administrativos existentes en el sistema. Para ello desde el módulo Menú Usuario/Conversión/ Parámetros/Respaldar escoja el menú Lote de Importación  Consultar el sistema le mostrara la siguiente ventana.

Figura 22. Buscar lotes administrativos para consultar

Ingrese el código del lote luego presione el botón Buscar, en la siguiente ventana haga doble clic en el lote que desee consultar, como se muestra a continuación.

Figura 23. Consulta de lote administrativo.

3.9

Eliminar lotes de importación

El Software Administrativo Gálac le permite eliminar tantos Lotes de Importación como sean necesarios, para ello active el modo avanzado del software G  Activar modo Avanzado luego active el módulo Menú - Usuario/Conversión/ Parámetros/Respaldar Manual de Usuario Software Administrativo Gálac 31 de marzo de 2015

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seguidamente click en el menú Lote de Importación  Eliminar el sistema le mostrara la siguiente ventana.

Figura 24. Buscar lotes administrativos para consultar

Ingrese el número de consecutivo luego presione el botón Buscar

Figura 25. Mensaje para eliminar el lote de importación

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4.

Manejo de Módulos y Opciones

Los Módulos fundamentales del sistema, que se encuentra en el área del son: G, Contribuyente, Compra, Importación, Venta, Exportación, Proveedor, Cliente, Planilla Forma 104, Planilla Forma 104 A, Comprobante Anulado y Menús. Para acceder a las Opciones que se despliegan de cada uno de los Módulos o menús, haga clic con el ratón en el menú deseado y seleccione la opción, o presione la tecla + la letra subrayada del título del menú. También puede utilizar las teclas direccionales para posicionarse en la opción deseada y luego presionar la tecla , y así acceder, automáticamente, la opción. Las teclas direccionales se encuentran identificadas en su teclado por los siguientes símbolos     y le permite moverse hacia la izquierda, derecha, arriba y abajo respectivamente. Al pasar de un Módulo a otro, usted podrá apreciar las diferentes opciones que ofrece cada uno de ellos. Por ejemplo: En los módulos u opciones del menú principal: Contribuyente, Compra, Importación, Venta, Exportación, Proveedor, Cliente, Planilla Forma 104, Planilla Forma 104 A, Comprobante Anulado aparecen entre otras, las opciones Consultar, Insertar, Modificar, Listar, y Eliminar, las cuales permiten manipular estos conceptos, fundamentales en el manejo del sistema. En la próxima sección del manual estas opciones se explican más ampliamente.

Figura 26. Ejemplo de opciones de menú.

Otra forma de acceder a las opciones de cada menú es presionando la tecla resaltada. Por ejemplo, si desea insertar datos, indiferentemente de la opción en que se encuentra ubicado, presione la letra I (letra resaltada) y automáticamente el sistema procederá o, utilice las teclas direccionales y, una vez ubicado, presione la tecla . A continuación se detalla el uso de cada opción: Consultar

El proceso de consulta está presente en todos los módulos de entrada de datos. La consulta conduce a un dato específico donde usted se podrá desplazar dentro de esta opción, con los botones anterior y siguiente, permitiéndole guiarse fácilmente hasta obtener la información

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deseada. Si se coloca algún dato errado o simplemente se solicita un registro no incluido, el sistema le presentará el siguiente mensaje:

Figura 27. Ejemplo de mensaje de advertencia de consulta. Insertar

Esta opción es la que permite la inclusión y registro de todos los datos del sistema. El sistema presenta de forma automática la pantalla solicitada, con todos los campos vacíos o con el valor por defecto (por Ej. las fechas aparecen con la fecha del día actual). Para pasar de un campo al siguiente presione o haga clic en el próximo campo y para ir al campo anterior presione + . Una vez que haya colocado todos los datos presione la tecla para grabarlos o haga clic en el botón grabar. Este proceso se efectuará tantas veces como registros se desee incluir. Nota: Cuando decimos grabar significa que el sistema almacena la información en el disco duro.

Modificar

Para realizar una modificación de datos contenidos en el sistema, ubíquese y seleccione el registro a modificar, de forma análoga a la opción Consultar. Es imprescindible que presione la tecla o haga doble clic para tener acceso a él, una vez que lo haya ubicado. A partir de allí, el cursor se posicionará en cada uno de los campos susceptibles de ser modificados, permitiendo realizar los respectivos cambios. Cuando haya finalizado, presione la tecla para grabar o haga clic en el botón Grabar, para guardar dichos cambios o en caso contrario. Eliminar Para ejecutar esta opción ubíquese y seleccione el registro a eliminar (de forma análoga a la opción Modificar), una vez que lo tenga ubicado presione la tecla para tener acceso a él, y luego la tecla para eliminarlo. El sistema solicita la confirmación del proceso, enviando el siguiente mensaje:

Figura 28. Ejemplo de mensaje de confirmación.

Al responder afirmativamente, el sistema procederá.

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Calidad y Documentación Nota: Una vez eliminada la información no puede ser recuperada pues al eliminar, borra la información del disco donde previamente se había grabado.

4.1

Descripción del Menú G

Este menú contiene, de forma general, información del sistema, así como opciones de configuración:

Figura 29. Menú G desplegado

4.1.1

Acerca de...

Presenta una pantalla que muestra información general sobre el Sistema Administrativo Contable, su versión, fecha de última actualización y serial. 4.1.2

Gálac Software

Muestra información de la Empresa que creó el sistema, la cual está dedicada al desarrollo e implantación de sistemas computarizados, fundamentalmente en el área fiscal, financiera, administrativa y contable. 4.1.3

Escoger Empresa

A través de esta opción Ud. puede cambiar el Contribuyente con el cual está trabajando. 4.1.4

Escoger Período

A través de esta opción Ud. puede cambiar el Periodo con el cual está trabajando. 4.1.5

Activar Modo Avanzado

Esta opción muestra en los menús opciones que de uso muy delicado, sol para usuarios avanzados. La incorrecta utilización de cualquiera de estas opciones puede causar daños irreversibles en las bases de datos. Es recomendable que antes de utilizar esta opción se comunique con el Centro de Soporte de Gálac Software a fin de asesorarse apropiadamente. De igual manera, es apropiado que al momento de usar cualquiera de las opciones se encuentre presente alguien con conocimientos técnicos o el supervisor de la red (si es el caso).

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4.1.6

Administre su Licencia

Figura 30. Menú administrar licencia

En la ventana Administrador de Licencia AdmE Gálac existen tres botones: Contrato de Licencia de Uso: Al hacer clic en este botón el sistema le muestra el contrato licencia de uso. Desinstalar Licencia: al hacer clic el sistema le muestra el siguiente mensaje de confirmación. Imprimir log: Haciendo clic se imprime un archivo con el “registro log” de la licencia y se imprime en la impresora predeterminada en su pc. 4.1.7

Configuración de Impresión

En el menú de Configuración de Impresión encontrará diferentes opciones para optimizar y personalizar a sus necesidades las opciones de impresión. Estas opciones están clasificadas en dos grandes grupos: Esta configuración aplica a todos aquellos reporte en modo gráfico.

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Figura 31. Ventana de configuración de impresión.

Impresión Gráfica Pestaña Configuraciones Generales. Especificar calidad de impresión: active esta opción para configurar la calidad de impresión. Calidad de impresión: Los valores disponibles para configurar son: Borrador, Alta, Baja y Normal. Lo cual le indica a la impresora la calidad gráfica de los reportes. Optimizar para Impresión en Matriz de Punto: Activar esta opción permitirá mejorar la calidad de impresión en aquellas impresoras de tipo matriz de punto, Escoger Impresora al imprimir: Al activar esta opción, cada vez que se mande a imprimir cualquier informe gráfico, el sistema abrirá la ventana de Windows® “Imprimir” Donde puede indicar, entre otras cosas, la impresora a usar. Encabezado de Reportes Imprimir Fecha de Emisión: active si desea que en los informes se indique la fecha y hora de emisión en que fue impreso. Imprimir Nro. de Página: active si desea que las hojas de los informes sean numeradas. ¿En cuales Documentos Imprimir RUC?: Permite indicar que se imprimar el número de R.U.C en todos los documentos o solo en los documentos que la ley exige. Tamaño fuente para nombre compañía: permite indicar el tamaño de la fuente para el nombre de la compañía en los informes, las opciones son 8 (Si el nombre de la compañía sea muy grande y no se muestra completo), 10, 12, 13 y 14. Pestaña Márgenes Generales.

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Figura 32. Pestaña Márgenes Generales.

Esta opción le permite configurar los márgenes al imprimir los reportes que emite el sistema (excepto planillas y formatos especiales). Es muy útil cuando se requiere ajustar los márgenes en impresoras, que tiene un área de impresión reducida, lo cual hace que los informes salgan incompletos o recortados en la parte superior o izquierda. También es de utilidad cuando los reportes se imprimen en papel con membrete o se van a empastar lo cual requiere que la información se empiece a imprimir más abajo o más a la derecha. Márgenes Izquierdo Superior Derecho Inferior

Menor o igual a Mayor o igual a 1 0.1250 1 0.1250 0.5000 0.000 1 0.1250

Cada usuario tiene su propia configuración, es decir, al cambiarlo solo se aplica al “Usuario Actual”. Pestaña Márgenes Especiales

Figura 33. Pestaña Márgenes Especiales.

Esta opción le permite configurar los márgenes de su impresora local para el Formulario 103. Debe haberse emitido al menos una vez para que aparezca en la lista. En esta ventana le aparecerán los siguientes datos: Nombre del Reporte: Mostrará el nombre del reporte o, en nuestro caso, el de la planilla a las que se le está modificando la configuración de los márgenes.

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Pestaña Parámetros de Sesión

Figura 34. Pestaña parámetros de sesión.

Mostrar Traza de Reportes: Clic si desea que el software le muestre la ruta completa donde está ubicado el informe. Mostrar Reporte siempre por pantalla: Clic si desea que al momento de solicitar un informe solo pueda visualizar, sin la opción de imprimir. Mostrar SQL en Reportes: Al activar este parámetro el informe muestra la consulta SQL que genera el reporte que este visualizando. Nota: esta pestaña está disponible solo si esta activado el modo avanzado del software GActivar Modo Avanzado

4.1.8

Configuración de Respaldo

El Sistema Administrativo Contable permite ser configurado de forma que realice periódicamente respaldo de los datos. Para hacer los cambios necesarios de acuerdo a sus necesidades active modo avanzado desde al menú G  Activar Modo Avanzado y acepte el mensaje de advertencia. Luego diríjase de nuevo al menú G  Configuración de Respaldo y en la ventana que aparece modifique las siguientes opciones: Modelo del Respaldo: Permite elegir entre el Modelo “Win NT/Me/2000/XP” o el Modelo “Win 95/98”. El valor por defecto es Modelo “Win NT/Me/2000/XP”, se recomienda mantenerlo así, pues este modelo funciona tanto para “Win NT/Me/2000/XP”, como para Win 95/98. Respaldar Automáticamente la Base de Datos: Si está activa el sistema hará respaldo automático de toda la información ingresada al sistema. Ejecutar Respaldo cada __ Días: En este parámetro se indica cada cuantos días se realizará el respaldo automático. Ruta del respaldo automático. Puede seleccionar cualquier directorio disponible en su PC (incluyendo unidades lógicas).

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Figura 35. Ventana Configuración del Respaldo.

4.1.9

Salir del Sistema

Una vez concluidas las operaciones con el sistema y estando posicionado en el del mismo, escoja el menú G  Salir del Sistema o presionar (Ctrl.+ Q). El sistema pedirá confirmación con relación a la salida, enviando el siguiente mensaje:

Figura 36. Ventana de confirmación para salir del sistema.

4.1.10

Opciones Avanzadas

Su sistema, cuenta con una serie de funciones especiales que sólo podrán ser utilizadas con una instrucción específica. Estas opciones son, por lo general, de uso reservado para el usuario del sistema y su acceso debe ser restringido, pues en algunos casos puede causar DAÑOS IRREVERSIBLES a los datos registrados en el sistema. Si desea utilizarlos comuníquese con el Departamento de Soporte Técnico de Gálac Software. Para activar opciones especiales en su sistema siga las instrucciones de la siguiente ventana

Figura 37. Ventana activar Opciones Especiales.

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4.2

Copiar y Pegar

El Sistema Administrativo Contable tiene las facilidades del ambiente Windows®. Por lo tanto en cualquier campo numérico o alfanumérico Ud. puede marcar el texto, presionar el botón derecho del Mouse y tendrá acceso a las opciones de deshacer (undo), cortar (cut), copiar (copy), pegar (paste), borrar (delete) y seleccionar todo (select all).

Figura 38. Opciones de manejo de texto en campos alfanuméricos.

Estas opciones tienen la facilidad de copiar información de un campo a otro tal y como Ud. está acostumbrado a hacerlo con otros sistemas.

4.3

Teclas de Acceso Rápido

El sistema hace uso de las teclas específicas y funcionales. Todas están indicadas adicionalmente en las pantallas y menús del sistema: 4.3.1

Teclas de Funciones

F2: Utilizada en las operaciones de búsqueda, permite ir al registro inmediato anterior al actual. Cuando se está modificando un registro permite grabar los cambio e inmediatamente ir al registro anterior para también ser modificado. F3: Utilizada en las operaciones de búsqueda, permite ir al registro inmediato siguiente al actual. Cuando se está modificando un registro permite grabar los cambio e inmediatamente ir al registro siguiente para también ser modificado. F6: Es la tecla funcional de la acción. Se utiliza para grabar un registro, eliminarlo, imprimir un reporte y una vez que realiza cualquiera de estas acciones sale de la subpantalla (volver a la pantalla anterior). F7: Le permite escoger, desde la pantalla principal, la Empresa con el cual se desea trabajar. F10: permite el acceso al menú horizontal ubicado en la parte superior de la pantalla. 4.3.2

Teclas Específicas

Ctrl: Ubicada en la parte inferior izquierda y derecha del teclado. Presionándola sola no realiza ningún proceso, pero conjuntamente con otra sí. Ejemplo: Ctrl. + Q: Permite salir del sistema

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Ctrl. + Home: En la opción listar, coloca el cursor en la primera línea de la primera página del listado. Ctrl. + End: En la opción listar, coloca el cursor en la última línea de la última página del listado. Ctrl. + C: Copia un trozo de texto en un área de texto. Ctrl. + V: Pega un trozo de texto en un área de texto, previamente copiado o cortado. Esc: Ubicada en la parte superior izquierda de su teclado, le permite salir de las ventanas y del sistema. *: Permite realizar búsquedas. Delete: Suprimir, borrar. End: (Fin). En un campo, coloca el cursor al final del texto o número que se está ingresando. Home: (inicio). En un campo, Coloca el cursor al inicio del texto o número que se está ingresando. Tab: Avanza al siguiente campo cuando se están insertando o modificando datos en una subpantalla. Shift Tab: Retrocede al campo anterior cuando se están insertando o modificando datos en una subpantalla.

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5. 5.1.1

Interface Gráfica. Área de menú.

Este término hace referencia a la parte superior de la pantalla del sistema donde se presenta una serie de opciones. En el Sistema Administrativo Contable existen tres tipos de áreas de menús generales, cinco opciones de Administrativo y cuatro opciones de Contabilidad, para cambiar a cada una de ellas solo debe acceder la última opción de menú en cualquiera de estas áreas de menú, llamada Menús. El título de la ventana, además de identificar el sistema, identifica el área de menú activo, y en la propia opción Menús del área de menú se identifica el que está activo porque posee una figura de checklist a su izquierda.

Figura 39. Menú Principal

5.1.2

Herramientas gráficas

El sistema como la mayoría de las aplicaciones bajo Windows® tiene objetos gráficos que permiten realizar la operaciones básicas de manipulación de datos. Entre estas herramientas tenemos las siguientes: Cajas de texto: Permite ingresar determinado tipo de dato, tanto de tipo texto como número.

Figura 40. Ejemplos de cajas de texto

Lista desplegable: Estas listas ofrecen un número limitado de opciones de las cuales se debe seleccionar al menos una de ellas.

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Figura 41. Ejemplo de Lista desplegable

Lista de selección múltiple: Esta herramienta presenta una o varias opciones de las cuales se pueden activar desde ninguna hasta todas.

Figura 42. Ejemplo de Lista de selección múltiple

Lista de selección simple: Esta lista de selección presenta dos o más opciones de las cuales se debe seleccionar solo una y siempre aparecerá por defecto una de ellas activada.

Figura 43. Ejemplo de lista de selección simple.

Botón de acción específica: Estos botones ejecutan una acción específica que generalmente están asociada a los datos presentados junto a ellos, es decir, si estamos en una inserción de datos, lo botones permitirán guardar los datos ingresados o por el contrario, salir de la ventana sin insertar la información.

Figura 44. Ejemplo de botones

Tab y sus pestañas: En algunos casos la inserción, modificación o consulta de datos se presenta clasificada u ordenada en pestañas a las cuales se accede haciendo clic en el nombre que las identifican.

Figura 45. Ejemplo de Pestañas

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Herramienta de fecha: Cuando el dato solicitado es de tipo fecha, aparece esta herramienta, que permite seleccionar más fácilmente la fecha deseada. Si se desea introducir los datos por teclado, solo se debe hacer clic la caja de texto y teclear la fecha. Para moverse a cada uno de los datos que componen la fecha (día, mes y año) presione. (punto).

Figura 46. Ejemplo de Herramienta fecha

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6.

Parámetros

6.1

Parámetros Administrativos

A continuación se explican los puntos de la ventana Parámetros Administrativos. 6.1.1

1- Datos Generales

Figura 47. Ficha Compañía

1.1 Compañía Forma de Escoger la compañía: Indique si desea seleccionar la compañía, por código o por nombre. Compañía al iniciar el sistema: Puede seleccionar entre escoger una compañía al entrar o Escoger la última compañía usada. Fecha de Inicio de Contabilización: Indica la fecha a partir de la cual las transacciones del sistema administrativo van a ser contabilizadas. Esta fecha puede o no coincidir con el inicio del Período contable. Es asociado en Cuenta de Participación: Esta opción permite configurar vendedores como asociados (un tipo de socio), y permitirá generar los informes especiales de: Ganancias y Pérdidas sobre Contrato y Listado de Facturación. Porcentaje Inicial de Factura: Ingrese el valor para el porcentaje. Permitir ingresar compras Totalmente Deducibles: Active este parámetro si está de acuerdo Declarar porción cobrada de facturas a crédito: Si desea declarar la porción cobrada por facturas a crédito entonces active este parámetro. Bloquear el ingreso de documentos antes de: Seleccione una fecha para no permitir ingresar documentos antes de la misma. Maneja puntos de emisión por PC: Si maneja puntos de emisión en cada computadora active este parámetro.

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Plantilla de impresión contable: Presione click para seleccionar la plantilla de impresión contable. Otra plantilla de impresión contable: Presione click para seleccionar la plantilla de impresión contable. Luego de actualizar cualquier parámetro presione el botón Grabar para guardar los cambios. 1.2 General

Figura 48. Ficha Datos Generales

Rellena ceros a la izquierda: Rellena con ceros a la izquierda los códigos del concepto (cliente, proveedor, contrato, etc.) al insertar. Este parámetro solo se puede modificar al insertar una empresa. Permitir editar el IVA en CxC y CxP: Al escoger esta opción podrá cambiar el monto del cálculo del IVA que el sistema hace. Usa Múltiples Alícuotas (Reducidas o Extendidas): Si no está activa esta opción, sólo aplicará la alícuota general vigente del IVA en los módulos de facturaciones, cotizaciones y artículos de inventario. Si por el contrario está activa, se podrá aplicar, en esto módulos, tanto la Alícuota general como la reducida y adicional. Al activarla le aparecerá la siguiente advertencia:

Figura 49. Mensaje de Advertencia

Forma de ordenar los código de tipo texto (*) Esto hará que el informe “Lista de Precios” ordene los artículos como si el códigos fuera un texto. Por ejemplo 1,10,11,12, 2,3,4,5,6,7,8,9. El ordenamiento por tipo Especial, lo haría de la siguiente forma: 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12.

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Permitir imprimir comprobante de CxC: Activar este parámetro permitirá imprimir un comprobante de las CxC luego de insertarla. Permitir imprimir comprobante de CxP: Activar este parámetro permitirá imprimir un comprobante de las CxP luego de insertarla. También puede colocar el tiempo máximo de espera expresado en milisegundos

de respuesta del Web Service,

Luego de actualizar cualquier parámetro presione el botón Grabar para guardar los cambios. 6.1.2

2.- Facturación 2.1 Facturación

Figura 50. Parámetros Administrativos Facturación

Precio de los productos: Seleccione si usted maneja los precios sin IVA o con IVA. Sin importar cual opción escoja el sistema imprimirá la factura en base a los procedimientos de ley detallando primero los precios sin IVA y haciendo los correspondientes cálculos. Esta opción solo se puede editar al insertar. Verificar facturas manuales faltantes: El sistema permite que usted maneje el talonario de facturas manuales si lo trabaja. Para llevar un mejor control de las facturas que no se han cargado en el sistema usted coloca el número máximo de facturas que pueden faltar. Número de facturas manuales faltantes: Si seleccionó la opción de verificar facturas manuales faltantes entonces puede escoger cuántas de estas pueden faltar entre números que ya insertó en el sistema. Permitir Facturar en Cantidad Cero: Está opción le permitirá colocar artículos con cantidades en cero. Devolución / Reverso se genera como: Indica cómo se registraran las devoluciones, como Factura (anulada) o como Nota de Crédito. Exigir Información del Libro de Ventas al Emitir Factura: Al emitir la factura obliga habitúeselos indicar los datos de la ficha “Libro de Ventas”. Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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Sugerir N° Control de Factura: Al activar esta opción el sistema indica un N° Control de Factura que lleva una secuencia consecutiva con respecto a la última insertada. Este número puede ser modificado. Donde se definen los Niveles de Precio: Permite indicar si los niveles de precio al facturar se definirán por cada cliente o si dependerá del usuario que utilice el Sistema Administrativo Contable. Exigir información fiscal del Cliente al Emitir: Al activar esta opción se exige incluir el RUC del cliente de la factura a emitir si este no posee R.U.C. Usar Lector de Código de Barras al Facturar: Si al momento de facturar usted usa lector de código de barras, active esta opción. En la sección Otros. Montos Negativos: Este parámetro permite ingresar montos negativos (de artículos) al facturar. Aplicar Comisión: Se puede indicar que las comisiones se aplique a toda la factura, por renglón de factura o por ambas. Mostrar en Renglones: Cuando se indica que las comisiones se aplican Sobre Reglones o Sobre Total Factura y Renglones se pueden activar hasta 3 vendedores por renglón, los cuales además se les puede dar un nombre específico, en los siguientes parámetros que se activan llamados Nombre Vendedor uno... tres. Buscar artículos por serial al facturar: Active este parámetro si al momento de estar facturando desea buscar los artículos por seriales. Cambiar fecha en cuotas luego de fijar fecha de entrega: Al activarlo se corren (se adelantan o atrasan) las fechas de las cuotas de CxC al cambiar la fecha de entrega, no activar este parámetro sólo actualizará a la fecha de la cuota inicial de la factura. Luego de actualizar cualquier parámetro presione el botón Grabar para guardar los cambios.

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2.2 Facturación (Continuación).

Figura 51. Parámetros Administrativos Facturación (continuación)

En la sección Facturación Extemporánea. Permite facturar fuera de fecha, y para ello se debe activar la opción. Forzar Fecha Factura a mes específico Mes Facturación en curso: Indica el mes que va a aplicar en la facturación. En la sección Facturación Histórica. Permitir incluir Facturación Histórica: Este parámetro habilita la posibilidad de ingresar y emitir facturas cuyas fechas sean anteriores a las ya registradas en el sistema. Si se marca este parámetro se habilitan los dos siguientes parámetros: Última fecha de Facturación Histórica: Para indicar la fecha tope para la inserción de dichas facturas históricas. Generar CxC y rebajar inventario al Emitir Factura Histórica: Habitualmente al emitir una factura se genera una cxc y se actualiza el inventario (si se trabaja con ítems que son mercancía). Cuando se emiten facturas históricas se habilita la posibilidad de que dichos procesos se ejecuten o no a potestad del usuario. En la sección Anular documentos asociados a facturas Acción al anular una factura de meses anteriores: permite controlar la anulación de facturas de meses anteriores. Las opciones disponibles son: - Permitir Anular Sin Chequear: anular sin advertencia. - Preguntar si desea Anular: al momento de anular pregunta si desea anularla o no - No permitir Anular: no deja realizar la anulación en facturas de meses anteriores. En la sección Otros Cargos / Campos Extras en Detalle. Usar Otros cargos de Factura: esta opción le permite agregar (configurar) otros cargos que no correspondan a descuentos o IVA. Una vez que se usen los cargos, es decir se inserte alguno, este parámetro no se puede desactivar.

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Usar Campos Extras en el Detalle de Factura: Esta opción le permite agregar (configurar) otros campos extras en el detalle de la factura Una vez activado no se puede desactivar. En la sección Descuento en Facturas. Máximo de Descuento: Esta opción permite configurar el porcentaje máximo permitido para otorgar descuento. En la sección Cobro Directo Emitir Directo: Activar esta opción, se emite directamente la factura al insertar el borrador, pero debe estar activada además la opción de Emitir directo en los parámetros del usuario. Usa cobro directo: Esta opción permite realizar el cobro de la factura inmediatamente después de emitirla, es decir genera en un solo paso la cuenta por cobrar y cobranza de dicha factura. La opción está disponible para activarla únicamente si el parámetro emitir directo está activo. Cuenta Bancaria Genérica: Esta opción únicamente está disponible si se usa cobro directo y en ella se debe indicar el código de la cuenta bancaria que se utilizará para registrar el cobro. Concepto Bancario: Esta opción al igual que la anterior, únicamente está disponible si se usa cobro directo y en ella se debe indicar el código del concepto bancario que se utilizará para registrar el cobro. En la sección Descuento en Facturas. Máximo de Descuento: Esta opción permite configurar el porcentaje máximo permitido para otorgar descuento. Luego de actualizar cualquier parámetro presione el botón Grabar para guardar los cambios.

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2.3 Impresión de Facturas

Figura 52. Parámetros Administrativos Impresión de Facturas

Número máximo de ceros a la izquierda: Indica el número máximo de ceros que va a rellenar en los códigos de conceptos (cliente, proveedor, contrato, etc.) es modificable sólo al insertar. Número de copias al imprimir: Si va a imprimir las factura en una impresora de tinta debe contar cual es el total de páginas que tiene cada factura (entre la original y las copias) y colocar la cantidad de impresiones que va a realizar (por ejemplo: si tiene un talonario que viene con 1 original y 2 copias debe colocar en este campo el número 3). Si tiene facturas que tienen papel carbón o son hechas de papel autocopiante debe colocar el número 1. Usar Decimal al Imprimir Cantidad: Al activar esta opción permite manejar cantidades de productos con decimales, por ejemplo, en Kilogramos, litros, etc. Imprimir detalle de Productos Compuestos: Mostrará cada uno de los artículos que componen el producto compuesto. Forma de ordenar el detalle: Permite ordenar por los siguientes criterios: Como fue cargada, Por Código de Artículo y por Descripción de Artículo. Imprimir subtotales por línea de producto: Seleccione esta opción si desea que los artículos sean organizados por línea de producto y aparezcan los subtotales de cada una de ellas. No imprimir la factura después de insertar: Si esta opción es activada al emitir la factura no imprimirá la factura. Usa dos Talonarios: Si esta opción es activada podrá manejar dos talonarios de factura, y por tanto activara el área inferior derecha de esta ficha, donde están los datos de configuración del segundo talonario de facturas. Imprimir el Borrador de Factura al Insertar: Si desea imprimir el borrador de la factura al momento de insertar una, entonces active este parámetro.

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En la sección Anexo de Seriales Imprimir Anexos de Seriales: Si al imprimir la factura desea que se muestren los seriales de los artículos, active esta opción, siempre y cuando esté utilizando cobro directo. Plantilla de Impresión: Presione el botón para ubicar y seleccionar el archivo (rpx) que desee utilizar. Luego de actualizar cualquier parámetro presione el botón Grabar para guardar los cambios. 2.4 Modelo de Factura.

Figura 53. Parámetros Administrativos Modelo de Factura

En la secciones Talonario N° 1 y Talonario N° 2 Modelo de Factura: Seleccione el formato con que imprimirá su factura, si es un modelo personalizado escoja la opción de Otro y coloque el nombre del formato en Plantilla de Impresión, si es una forma libre escoja Forma Libre (Carta). Este formato puede ser escogido de los que vienen por defecto en el sistema o el que usted diseñe. Planilla de Impresión: Esta opción se activa únicamente si la opción “Modelo de Factura” esta con el valor “Otra”, y permite elegir la plantilla de impresión. Usar factura pre-numerada: Si activa esta opción el sistema no imprimirá el número de factura. Si usted usa facturas donde el número de control coincide con el número de factura entonces esta opción no debe ser activada. Número Inicial: Debe colocar en este campo el número inicial con el que va a empezar a facturar con el Sistema Administrativo Contable. Esta opción se activa sólo si la opción “Usar factura pre-numerada” esta desactivada. Tipo de Prefijo: El prefijo es una identificación que se coloca antes del número de factura, usted podrá escoger “sin prefijo” no colocará ninguna identificación, “año” colocará el año y luego el número de la factura Ej.: 2002-100 o “Indicar” puede colocar unas siglas y debe

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colocarla en el campo de prefijo Ej.: MA-100. Esta opción se activa sólo si la opción “Usar factura pre-numerada” esta desactivada. Prefijo: Indica el o los caracteres que aparecerán como prefijo del número de factura. Esta opción se activa sólo si la opción “Usar factura pre-numerada” esta desactivada. Luego de actualizar cualquier parámetro presione el botón Grabar para guardar los cambios. 2.5 Campos Definibles.

Figura 54. Parámetros Administrativos Campos Definibles

Campo Definible No. 1... 12: En esta ficha puede indicar la descripción de campos adicionales, hasta un máximo de 12, que desee que aparezcan en la facturación. Luego de actualizar cualquier parámetro presione el botón Grabar para guardar los cambios. 6.1.3

3.- Cotización / Vendedores 3.1 Cotización

Figura 55. Parámetros Administrativos Cotización Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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Plantilla de Impresión: Escoja la plantilla con la que desea imprimir las cotizaciones. Imprimir detalle de Productos Compuestos: Mostrará cada uno de los artículos que componen el producto compuesto. 3.2 Notas de Débito/Crédito

Figura 56. Parámetros Administrativos Nota de Débito y Crédito

En la sección Nota de Crédito. Número Inicial: Indica el valor en que se iniciara la numeración de las Notas de Crédito. Plantilla de Impresión: Aquí coloca el nombre del formato de la Nota de Crédito, se recomienda dejar el valor por defecto. En la sección Nota de Débito. Número inicial: Indica el valor en que se iniciara la numeración de las Notas de Débito. Plantilla de Impresión: Aquí coloca el nombre del formato de la Nota de Débito, se recomienda dejar el valor por defecto. En la sección Nota de Entrega. Número de copias: Indica la cantidad de notas de entrega que se imprimirán. Aunque el valor sea 0 se imprimirá una copia. Plantilla de Impresión: Aquí se debe colocar el nombre del formato de la Nota de Entrega, se recomienda dejar el valor por defecto. Luego de actualizar cualquier parámetro presione el botón Grabar para guardar los cambios.

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3.2 Vendedor

Figura 57. Parámetros Administrativos Vendedor

Al realizar una búsqueda, usar el código del vendedor: Si usted identifica los vendedores con un código esta opción se lo mostrará en pantalla, en caso de que no lo utilice no lo active. Vendedor Genérico: Indica el nombre del vendedor principal (si se utilizan múltiples vendedores) o del vendedor único (si solamente utiliza un (1) vendedor). Usted puede crear más vendedores en el módulo CxC / Cobranzas / Vendedor que se encuentra en el módulo de OPCIONES ADMINISTRATIVO. El nombre y el código del Vendedor Genérico no pueden ser cambiados sin embargo posteriormente usted podrá definir los diversos vendedores con los que usted trabajará e indicar cuál es el nombre del vendedor genérico o principal de la empresa. Este proceso se explicaré posteriormente. Luego de actualizar cualquier parámetro presione el botón Grabar para guardar los cambios. 6.1.4

4.- CxC Cobranza 4.1 Clientes

Figura 58. Parámetros Administrativos Clientes Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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Cliente Genérico: Indica el nombre del cliente genérico o principal (si se utilizan múltiples clientes) o del cliente único (si solamente utiliza un (1) cliente o un cliente genérico). Usted puede crear más clientes en el módulo CxC / Cobranzas / Vendedor que se encuentra en el módulo de OPCIONES ADMINISTRATIVO. El nombre y el código del Cliente Genérico no pueden ser cambiados, sin embargo posteriormente usted podrá definir los diversos clientes con los que usted trabajará e indicar cuál es el nombre del Cliente Genérico o principal de la empresa. Este proceso se explicaré posteriormente. Avisar si Cliente tiene deuda o anticipo: Al activar esta opción, el sistema avisara la deuda del cliente al momento de facturarle. Monto a partir del cual enviar aviso deuda: Indica el monto a partir del cual se avisara, al momento de facturar, la deuda que el cliente posee. Al realizar una búsqueda, usar el código del Cliente: Si usted identifica los clientes con un código esta opción se lo mostrará en pantalla, en caso de que no lo utilice no lo active. Colocar en Factura y Cotización el Vendedor Asignado al Cliente: Active esta opción si al momento de insertar factura y cotización se muestren los datos del vendedor. Imprimir Datos del Cliente en Comprobante de Impresión Fiscal: Active esta opción si desea imprimir los datos del cliente en los comprobantes de impresión fiscal. Luego de actualizar cualquier parámetro presione el botón Grabar para guardar los cambios. 4.2 Cobranzas

Figura 59. Parámetros Administrativos Cobranzas

Usar zona de cobranza: Si desea colocar la zona geográfica donde se realizará la cobranza, debe activarla, esto permitirá realizar informes zonificados o clasificar los clientes. Sugerir número de cobranza: Cada vez que inserte una cobranza va a colocar el número siguiente a la cobranza anterior o usted desea indicarlo (por ejemplo colocar el número del depósito bancario). Manual de Usuario Software Administrativo Gálac 31 de marzo de 2015

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Calidad y Documentación

Concepto de Reverso de Cobranza: Muestra el código del concepto bancario con el que se generará el movimiento bancario de reverso cuando anule una cobranza. Es un valor que viene precargado en el sistema, se recomienda no cambiar. Imprimir Comprobante al ingresar Cobranza: Cada vez que el sistema guarde la cobranza imprimirá el comprobante en papel. Nombre de la plantilla para el Comprobante Cobranza: Escoja la plantilla o formato que va a utilizar para la impresión en papel del comprobante de la cobranza. Luego de actualizar cualquier parámetro presione el botón Grabar para guardar los cambios. 4.3 Comisiones

Figura 60. Parámetros Administrativos Comisiones

Opciones para Calcular las comisiones sobre Cobranzas. - Monto: Las comisiones se calcularan según los valores que contenga cada vendedor en la opción de comisiones. - Días Vencidos: Las comisiones serán según se configuren los parámetros de la opción “Tabla de Comisiones”. En la sección Tabla de Comisiones por Días Vencidos: Esta opción aplica si el valor de “Opciones para Calcular Comisiones sobre cobranzas” es “Días Vencidos”. Se pueden configurar hasta 5 tipos de comisiones según los días vencidos. Luego de actualizar cualquier parámetro presione el botón Grabar para guardar los cambios.

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4.4 Límite de Crédito

Figura 61. Parámetros Administrativos Límite de Crédito

Límite de crédito: El software le ofrece tres opciones  No aplica  General: aplica para todos los clientes  General e individual por cliente: aplica para todos e individual a todos se le puede asignar un límite de crédito. Aplica por monto: Tíldela si desea aplicar un monto limite a todos los cliente o a uno en específico Monto límite: Ingrese el monto por razón de “Aplica por Monto” Aplica por días de vencimiento: Actívela si aplicara un número de días de vencimiento para un cliente o a todos Nro. Días de Vencimiento: Aquí ingrese el número máximo de días que aplicara a los clientes por razón de Aplica por días de vencimiento Luego de actualizar cualquier parámetro presione el botón Grabar para guardar los cambios.

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6.1.5

5.- Inventario 5.1 Inventario

Figura 62. Parámetros Administrativos Inventario

Usar Base Imponible diferente 100%: Permite indicar que solo se aplicará el IVA a un porcentaje del precio del artículo. En la sección Almacén. Usar Almacén: Si maneja uno o varios almacenes donde guarda la mercancía puede activar esta opción. Almacén Genérico: Indica el nombre del almacén principal (si se utilizan múltiples almacenes) o del almacén único (si solamente utiliza un (1) almacén). Usted puede crear más almacenes en el módulo Almacén que se encuentra en el módulo de inventario. Allí también puede cambiar el nombre del almacén (GENERICO) que lleva el código UNICO pero este código no puede ser cambiado. Para poder agregar o modificar almacenes usted debe indicar en afirmativo la opción "Usar Almacén" de esta ficha (Inventario). Permitir Sobregiros: No Chequear existencia, No permitir Sobregiro y Permitir Sobregiro. En la sección Sinónimos. Esta opción le permite cambiar los nombres a los campos que trae el sistema por defecto para: tallas, colores, seriales y rollos, de forma que podrá adaptar dichos nombres según las características de los artículos que venda la empresa. Artículos de Inventario – Campos Definibles Campo Definibles 1...5: Permite colocar campos que no son estándar y desea agregar en la pantalla de inventario. Usted los podrá visualizar en la pantalla de Estadística / Otros. Luego de actualizar cualquier parámetro presione el botón Grabar para guardar los cambios.

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5.2 Nota Entrada / Salida

Figura 63. Parámetros Administrativos Nota Entrada/Salida

Imprimir Nota de Entrada / Salida al insertar: Activar esta opción hacer que una vez que se inserte una Nota de Entrada / Salida inmediatamente se imprime. Plantilla de Impresión: Señala la plantilla de impresión que aplicará a la Nota de Entrada / Salida. Plantilla de Impresión de Códigos de Barras: Señala la plantilla de impresión que aplicará a la Nota de Entrada / Salida mediante código de barra. Luego de actualizar cualquier parámetro presione el botón Grabar para guardar los cambios. 5.2 Método de costos

Figura 64. Parámetros Administrativos método de costo

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Método de Costo: Esta lista le ofrece dos opciones  

Ultimo costo Costo promedio a. Método Ultimo Costo - Actualizar en cada operación: Active esta opción si desea que se lleven a cabo de forma automática el cálculo del “Costo Ultima Compra”

Nota importante: La diferencia entre “Actualizar en cada operación” del método “Último costo” y no usarlo, está en que si lo usa, cada vez que se ejecute una operación que afecte el costo, el sistema ajustara el precio en las compras.

b. Método costo promedio Si escoge la opción Costo promedio de igual manera active los siguientes parámetros: Actualizar en cada operación: active esta opción si desea que se lleven a cabo de forma automática el cálculo del costo promedio ponderado cada vez que se ejecuten operaciones que impliquen re-cálculo del costo en los productos de inventario. Nota importante: La diferencia entre usar “Actualizar en cada operación” del costo promedio o no usarlo, está en que si lo usa, cada vez que se ejecute una operación que afecte el costo, el sistema actualizará el costo promedio ponderado en la ventana Artículos, en caso contrario deberá ir cuando usted lo desee a la opción de cálculo de costo para actualizarlos.

-

Fecha desde inicio de uso de método de costo: Ingrese la fecha desde la cual va aplicar el método. Desea que el Comprobante de Costo de venta sea detallado: Active esta opción si desea visualizar el comprobante de costo en forma detallada, de lo contrario no la active.

Luego de actualizar cualquier parámetro presione el botón Grabar para guardar los cambios. 6.1.6

6.- Compras 6.1 Compras

Figura 65. Parámetros Administrativos Compras

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Generar CxP desde Compra: Con esta opción activa, al insertar una compra se genera automáticamente una Cuenta pos pagar. Imprimir Orden de Compra al insertar: Activar esta opción hacer que una vez que se inserte una Orden de Compra inmediatamente se imprime. Plantilla de Impresión Orden de Compra: Señala la plantilla de impresión que aplicará a la Orden de Compra. IVA es Costo en compras: Activar esta opción, mostrara el total de la compra con IVA, de lo contrario el monto total de la compra se reflejará sin IVA. Imprimir Compras al insertar: Al insertar la compra se imprimirá inmediatamente los datos de esta. Plantilla de impresión Compras: Señala la plantilla de impresión que aplicará al imprimir la Compra. Plantilla de impresión del comprobante de Retención: Señala la plantilla de impresión que aplicará al imprimir el comprobante de retención. Imprimir comprobante de CxP: Active este parámetro si dese imprimir el comprobante de cuentas por pagar CxP. Luego de actualizar cualquier parámetro presione el botón Grabar para guardar los cambios. 6.2 CxP / Proveedores / Pagos

Figura 66. Parámetros Administrativos CxP / Proveedor / Pagos

En la sección Proveedor Al realizar una búsqueda, usar el código del Proveedor: si usted identifica los proveedores con un código esta opción se lo mostrará en pantalla, en caso de que no lo utilice no lo active. En la sección Comprobante de Retención CxP.

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Permitir Comprobante de Retención Repetido: Active esta opción si está de acuerdo con este parámetro. En la sección Pagos / Orden de Pago. Número de Copias del comprobante de pago: Si va a imprimir los comprobantes de pago en una impresora de tinta debe contar cual es el total de páginas que tiene cada comprobante (entre el original y las copias) y colocar la cantidad de impresiones que va a realizar. Si el comprobante de egreso tiene papel carbón o son hechas de papel autocopiante debe colocar el número 1. Plantilla de Impresión: Aquí coloca el nombre del formato del comprobante de Egreso. Tipo de Orden de Pago a Imprimir: Hay tres opciones que escoger: Orden de pago con Cheque: Imprimirá la información del cheque y de la orden de pago en una misma página. 

Sólo Orden de Pago: Imprimirá solamente la información de la orden de pago y aparte el cheque.

Orden de pago Separada de Cheque: Imprime primero el cheque y solo imprime la orden de pago. Confirmar impresión por secciones: Permitirá hacer pausas entre la impresión del cheque, comprobante de pago y comprobante de retención. No imprimir Comprobante de Pago inmediatamente: Esta opción permite que al insertar un pago no se emita inmediatamente el cheque. Imprimir Comprobante contable de Pago: Al activar esta opción se imprime el comprobante contable en el mismo comprobante de pago. Luego de actualizar cualquier parámetro presione el botón Grabar para guardar los cambios. 6.3 Retención IVA

Figura 67. Parámetros Administrativos Retención IVA Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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Imprimir comprobante de Retención: Active esta opción si desea imprimir los comprobantes de retención. Número de copia del Comprobante de Retención de IVA: Indica el número de copias al imprimir el comprobante de retención. Ingrese el número que usted considere 6.4 Retención ISLR

Figura 68. Parámetros Administrativos Retención ISLR

Usar módulo de retenciones: Si desea hacerles las retenciones a sus proveedores en los pagos. N° Copias del Comprobantes de retención: Si va a imprimir los comprobantes de retención en una impresora de tinta debe contar cual es el total de páginas que tiene cada comprobante (entre el original y las copias) y colocar la cantidad de impresiones que va a realizar. Si el comprobante de retención tiene papel carbón o son hechas de papel autocopiante debe colocar el número 1. Día / Mes de cierre Fiscal. Debe indicar el día y mes en que cierra el año fiscal de la Compañía. En la sección Responsable Fiscal de Retenciones Indique el R.U.C., Nombre y Apellido, Teléfono (Código / Número), Dirección, e-mail y Ciudad del Responsable Fiscal. Luego de actualizar cualquier parámetro presione el botón Grabar para guardar los cambios.

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6.2

7.- Bancos 7.1 Bancos

Figura 69. Parámetros Administrativos Bancos

Usa código del banco en pantalla: Si activa la opción le aparecerá en la pantalla el campo del código bancario. Cuenta Bancaria Genérica: Ingrese el código de cuenta genérica. En la sección Débito Bancario. Usar débito bancario: Al activar esta opción, cada vez que haga un movimiento de egreso en la cuenta de banco el sistema generará el movimiento de débito bancario automático. Redondear monto débito bancario: Al activarlo el sistema calculará el débito, redondeando el monto a 2 decimales, de lo contrario truncara el monto del débito a solo dos decimales. La diferencia entre redondear y truncar consiste en que el primer caso en caso de existir un tercer decimal, se redondeara el valor, por ejemplo el monto 100,767 será 100,77, en cambio si esta opción de parámetros está inactiva se trunca los decimales, y este mismo monto 100,767 será 100,76. Concepto del débito bancario: Aparece el código del concepto bancario que identifica el débito bancario con el que se generará el movimiento bancario automático cada vez que realice un egreso bancario. Es un valor que viene precargado en el sistema, se recomienda no cambiar. En la sección Conciliación Bancaria. Considerar como conciliados los movimientos ingresados antes de la fecha de inicio conciliación: Este valor permite que el usuario indique si desea que ciertos movimientos se consideren conciliados de una vez. Esto porque en principio todos los movimientos están sin conciliar y si se empieza con el sistema y se tienen movimientos muy viejos no es necesario que se ingrese una conciliación para los mismos. Si se activa este parámetro se permite el acceso al que está a continuación. Caso contrario todos los movimientos no conciliados entrarán en la primera conciliación (según su fecha).

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Fecha de inicio de la conciliación: Es la fecha a partir de la cual serán tomados en cuenta los movimientos a efectos de la conciliación. Es decir, si tengo movimientos del año 2002 y 2003 y digo que la fecha de Inicio conciliación es 01/01/2003, los movimientos del 2002 no serán tomados en cuenta para ninguna conciliación. Luego de actualizar cualquier parámetro presione el botón Grabar para guardar los cambios. 7.2 Monedas

Figura 70. Parámetros Administrativos Moneda

Nombre de la moneda local: Ingrese el nombre de su moneda local. Usar moneda extranjera: Al activar esta opción le permitirá trabajar el sistema con diferentes tipos de moneda. Si la empresa utiliza solamente la moneda “USD Dólar” no active la opción. Cuando la requiera la podrá activar. Una vez activada, no puede desactivarla. Solicitar el ingreso de la Tasa de Cambio al Emitir: Si la opción activa es “Siempre al Emitir la primera Factura” el sistema le pedirá la cotización de la moneda la primera vez que emita una factura durante un día, si el valor es “Solo si es necesario” el sistema no solicitara el cambio de la moneda, sino que cuando lo requiera o desee usted lo cambiara. Nombre de la moneda Extranjera: Muestra el nombre de la moneda extranjera a manejar.

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7.3 Anticipos

Figura 71. Parámetros Administrativos Anticipo

En la sección Opciones Generales de Anticipo. Cuenta Bancaria Genérica: Indica la cuenta bancaria que se usará para registrar el pago del anticipo. Sugerir número de Anticipo: Sugerirá un número consecutivo de acuerdo al último ingresado. En la sección Anticipo Cobrado. Concepto Bancario del Anticipo: Indica el concepto bancario que utilizará al registrar un anticipo cobrado. Viene preseleccionado: “60338 - Anticipo Cobrado”. Concepto Bancario del Reverso / Devolución: Representa el concepto bancario que utilizará al registrar un reverso de anticipo cobrado. Viene preseleccionado: “60336 - Rev. Automático Ant. Cobrado”. Plantilla de impresión: Verifique que la plantilla seleccionada es: rpxComprobanteDeAnticipoCobrado. En la sección Anticipo Pagado. Concepto Bancario del Anticipo: Indica el concepto bancario que utilizará al insertar un anticipo pagado. Viene preseleccionado: 60339 - Anticipo Pagado. Concepto Bancario del Reverso / Devolución: Representa el concepto bancario que utilizará al registrar un reverso de anticipo pagado. Viene preseleccionado: “60337 - Rev. Automático Ant. Pagado”. Plantilla de impresión: Verifique que la plantilla seleccionada es: rpxComprobanteDeAnticipoPagado. Tipo de Comprobante Pagado a imprimir: Al imprimir el comprobante pagado este puede emitirse de 3 formas diferentes: “Comprobante con cheque”, “Sólo Comprobante” y “Comprobante Separado de Cheque”.

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7.4 Movimientos Bancarios

Figura 72. Parámetros Administrativos Movimiento Bancario

Enviar mensaje Nº mov. Bancario: Al activar esta opción cada vez que usted grabe una cobranza o un pago le indica el número asignado del movimiento bancario asociado que se generó automáticamente. Generar Mov. Bancario desde cobro y Generar Mov. Bancario desde pago: Indique si desea que se generen o no movimientos bancarios automáticamente cada vez que ingrese una cobranza y/o un pago. Usa código concepto en pantalla: Le permitirá escoger si desea trabajar por código o por nombre de la cuenta bancaria cada vez que se requiera esta información. Nro. Copias para Comprobante de Cheque: Indica el número de copias que se imprimirán del comprobante de cheque. Plantilla de impresión: Permite Escoger la plantilla con la que desea imprimir el comprobante de cheque. Confirmar impresión por secciones: Activar esta opción hará que al insertar movimiento bancario desde la opción del menú Movimiento Bancario  Insertar con Opción Imprimir Cheque el cheque se imprimirá en una página diferente a la del comprobante. Además emite un mensaje de confirmación para cada sección de impresión. Si esta desmarcado el cheque se imprimirá en una sola hoja junto con su comprobante. Imprimir Comprobante de Cheque Inmediatamente: Activar esta opción, imprime el comprobante de cheque inmediatamente que se inserta el movimiento bancario si está desmarcado el sistema solo imprimirá el cheque. Imprimir Comprobante Contable de Cheque: Al activar esta opción, se imprime el comprobante contable, cada vez que se emite un cheque desde movimiento bancario. Se deben tomar en cuenta ciertas consideraciones: Si en la ventana Reglas de Contabilización el usuario tiene activada la opción “Editar Comprobante después, entonces:

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Figura 73. Ventana Reglas de Contabilización



Se imprimirán luego de que editen el comprobante tanto el cheque como sus respectivos comprobantes.  Si no lo tiene marcado se emitirá directamente después de grabar la operación en el movimiento bancario. Si en las Reglas de Contabilización; en la pestaña de Movimientos Bancarios tiene marcada la contabilización como pospuesta  Al emitir el cheque desde movimiento bancario imprimirá solo el cheque y el comprobante de impresión de cheque, sin el comprobante contable.  Para imprimir el comprobante el usuario debe contabilizar el movimiento (desde el módulo contable) y desde el módulo de Bancos, menú Movimiento Bancario  Reimprimir cheque para que se imprima el cheque más los dos (02) comprobantes (el contable y el de cheque).  Luego de esto el usuario se va a contabilidad y efectivamente contabiliza este movimiento, puede regresar a Bancos>Movimiento Bancario y elegir Reimprimir para que se imprima el cheque más los dos (02) comprobantes (el contable y el de cheque).

-

Nota: Cheque y comprobantes se imprimen en las mismas páginas.

Plantillas Las plantillas son los formatos por defectos que tiene el sistema para imprimir los siguientes documentos: Comprobante de Impresión de Cheque, Comprobante de Cobranza, Factura, Nota de Débito, Nota de Crédito, Nota de Entrega, Cotización, Comprobante de Pago, Orden de Pago con Cheque, Compra, Órdenes de Compra, Nota de Entrada / Salida, Comisión por Cobranza, Comprobante de retención de IVA, Comprobante de Anticipo Cobrado y Comprobante de Anticipo Pagado. Para cada uno de estos documentos el sistema trae precargados varios formatos. Si usted desea crear sus propios formatos puede hacerlo a través del Editor de Reporte que está disponible en el CD de instalación de Gálac Software. En este mismo CD encontrará el manual del Editor de Reportes. Nota: este es el final de la explicación de la ventana Parámetros Administrativos.

6.3

Parámetros Contabilidad

A continuación se explican los Parámetros de Contabilidad. Luego de configurar los Parámetros Administrativos debemos verificar que los parámetros de “Contabilidad” estén adecuadamente configurados para ello escoja el menú Parámetros Contabilidad  Modificar Parámetros Pestaña General

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Figura 74. Parámetros de Contabilidad - General

Pestaña Comprobante

Figura 75. Parámetros de Contabilidad - Comprobantes

Lea cada una de las opciones y Active/Desactive las opciones de acuerdo a como usted maneje su contabilidad.

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Pestaña Informes

Figura 76. Parámetros de Contabilidad - Informes

Esta ventana muestra el nombre de los Informes y le permite editar (columna Título al Imprimir) el nombre que aparecerá como título de informe al momento de imprimir. Después de configurar sus parámetros de contabilidad presione el botón Grabar

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7.

Primeros Pasos

En este capítulo del manual le presentaremos una guía que le irá llevando de la mano a fin de que usted comience a trabajar de inmediato con su Sistema Administrativo Contable. En general usted utilizará el Sistema Administrativo Contable de la siguiente manera: Para cada contribuyente, si posee más de uno, el usuario debe incluir los clientes y proveedores a quienes le vende y compra, y luego insertará las compras y ventas que estos generen.

7.1

Ambientes de sistemas integrados

Una característica importante del Sistema Administrativo Contable es que trabaja en forma integrada con el sistema de contabilidad. Esta integración permite utilizar las funcionalidad tanto del sistema Administrativo como las de Contabilidad (ambos productos de Gálac Software). Para cambiar del ambiente de Administrativo al de Contabilidad o viceversa solo tiene que acceder desde la barra de menú las opciones que correspondan a cada ambiente.

Opciones del menú para el Administrativo.

Opciones del Contabilidad.

menú

para

Figura 77. Menús para cambiar de ambiente.

En cada ambiente del sistema (Administrativo/Contabilidad) cambiará el fondo de pantalla, para mayor ayuda visual.

Figura 78. Ventanas del sistema en cada ambiente (Administrativo y Contabilidad).

El ambiente principal del Sistema Administrativo Contable, por tanto, las operaciones (compra, venta, etc.) realizadas en administrativo generan comprobantes contables, pero no

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viceversa. En este manual se manejaran básicamente los aspectos de Administrativo y de integración entre ambos ambientes. Además el sistema permite generar automáticamente los comprobantes contables de compras, ventas, y generar los comprobantes mensuales de prorrateo y comprobantes de retenciones en compras y ventas.

7.2

Crear Empresa

Una característica importante del Sistema Administrativo Contable es que permite al usuario trabajar con tantas empresas como desee. Para crear una empresa, usted debe seguir los siguientes pasos: Diríjase al seleccione Empresa  Insertar, y a continuación se presentará la pantalla de entrada, el sistema automáticamente muestra un código a la empresa que está creando.

Figura 79. Ventana de Insertar Contribuyente.

Introduzca los siguientes datos solicitados: Código: El sistema sugiere un número el cual usted puede cambiar. Nombre: Introduzca el nombre de la empresa. El campo solo permite un máximo de 35 caracteres. Número RUC: Indique el número RUC de la empresa.

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A continuación aparecen tres pestañas: Pestaña Módulos

Figura 80. Pestaña Módulos

Usa Módulo de Contabilidad: Si la empresa que está insertando usa Contabilidad entonces active esta opción. De igual manera si usa Costo de Venta, Activos Fijos, Auxiliares o Centro de Costos, entonces active las opciones correspondientes. Nota: Si no las utiliza NO DEBE ACTIVARLAS.

Pestaña Datos Generales

Figura 81. Pestaña Datos Generales.

Inserte los datos correspondientes a: Dirección, Correo Electrónico, País, Ciudad, Estado, Zona Postal, Teléfono y Fax. Pestaña Seguridad Usuarios con acceso a la Compañía: Esta opción permite indicar que usuarios tendrán acceso al Contribuyente que se está insertando.

Figura 82. Pestaña Seguridad.

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Pestaña Datos para Comprobantes Electrónicos

Figura 83. Pestaña Seguridad.

Dirección (Matriz): Ingrese la dirección matriz de la empresa. Nombre Comercial: Indique el nombre comercial de la empresa Obligado a Llevar Contabilidad: Active este parámetro si aplica para la empresa que está insertando. Tipo de Firma: Seleccione de la lista el tipo de firma que usara la empresa. N° Resolución: Ingrese el número de resolución. Ruta: Indique la ruta. Clave: Ingrese la clave. Usuario: Ingrese el usuario. Una vez que haya cargado todos los datos solicitados en las diferentes pestañas presione o el botón Grabar, si desea guardar la Compañía en caso contrario haga clic en el botón Salir. Si usted activo la opción “Usa Módulo de Contabilidad” el software le envía el siguiente mensaje:

Figura 84. Mensaje de Advertencia.

Esto quiere decir que el sistema le pedirá la información sobre el primer período contable que usted trabajará con su Sistema Administrativo Contable.

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Figura 85. Ventana de Insertar Periodo.

Fecha de apertura: Indique la fecha de apertura del ejercicio (01/01 del año en curso si es un periodo completo). Período Corto: Si el período es menor a 12 meses active esta opción, y deberá indicar además de la fecha de apertura también la de cierre del ejercicio. Fecha de Cierre: Si es un periodo completo el sistema colocará automáticamente esta fecha, si por el contrario es un período corto deberá indicar esta fecha de cierre. Tipo de Numeración: Este campo le permite escoger entre tres opciones para numerar comprobantes:   

Mes-Consecutivo. Tipo-Mes-Consecutivo. Consecutivo.

Pestaña Datos Generales Desea copiar un Catálogo de Cuentas ya existente: Active esta opción si desea copiar un catálogo de cuenta. Nivel para asientos: Indique el nivel para los asientos. Nivel para impresión: Indique el nivel para impresión. Cuentas con ceros a la derecha: Active si desea que los números de cuentas se muestren con ceros a la derecha. Pestaña Cierres de Mes En la pestaña “Cierre de Mes”, si requiere hacer cierre de mes active la opción “usa cierres de mes”.

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Figura 86. Pestaña “Cierre de Mes”.

Pestaña Niveles de Cuentas. Con botón Cambiar nombre de los niveles puede cambiar la denominación de cada nivel:

Por ejemplo: Nombre del Nivel 1:

Tipo

Nombre del Nivel 2:

Mayor

Nombre del Nivel 3:

Sub-Mayor

Nombre del Nivel 4:

Auxiliar

Figura 87. Ventana Insertar Nombres de los Niveles. Una vez que haya cargado todos los datos presione o el botón Grabar.

Luego de cambiar los nombres debe colocar los dígitos con conformaran la estructura del catálogo de cuentas, por ejemplo:

Tipo: 1 Mayor: 1 Sub-Mayor: 2 Auxiliar: 3

Figura 88. Pestaña Niveles de Cuentas.

La estructura del ejemplo significa lo siguiente: Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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Al indicar los Niveles de Cuentas, usted debe indicar para cada nivel la longitud. Por Ejemplo: Cuenta de Inventario de tornillos para la venta Código

1.1.01.001 Activo

Tornillos

Longitud 1

Longitud 3

Tipo

Auxiliar Inventario Longitud 1

Producto para la venta

Mayor

Longitud 2 Sub-Mayor

Pestaña Cuentas Informes. Insertar los números de cuenta que se indican a continuación: Cta. Capital Social: 3.1.01 Cta. resultado de ejercicios anteriores: 3.1.03.001 Cta. resultado del ejercicio: 3.1.03.002

Indique las cuentas principales que se utilizaran para estructurar los Informes de Balance General y Ganancias y Pérdidas, haga clic en cada uno de los campos o utilice la tecla con la flecha direccional hacia la derecha: Activo 1

Pasivo 2

Patrimonio 3

Ingresos 4 7

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Costos 5

Gastos 6 8

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Figura 89. Pestaña “Cuentas Informes”.

Ahora escoja la pestaña de Datos Generales e ingrese los siguientes valores: Nivel Asiento:

SUB-MAYOR

Nivel de impresión:

MAYOR

Cuenta con ceros a la (No marcar) derecha:

Figura 90. Pestaña “Datos Generales”.

Una vez que haya cargado todos los datos solicitados en las diferentes pestañas presione o el botón Grabar. Luego de insertar la Empresa y configurar el periodo le será pedido que configure los parámetros para la Empresa insertada.

Figura 91. Mensaje de Advertencia

Presione el botón Aceptar. Los Parámetros Generales contienen datos de suma importancia que usted necesita para personalizar el sistema a su tipo de empresa antes de emprender cualquier proceso Administrativo. Para revisarlos ubique el capítulo 6 de este manual y verifique que los valores, allí presentes, sean los deseados. Si desea cambiar alguno de ellos seleccione la opción Parámetros Administrativos  Modificar. Hay parámetros generales, para todas las compañías y otros independientes, por compañía. Para una mayor comprensión del contenido de los parámetros, los explicaremos a continuación: Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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7.3

Regla de Contabilización

Para configurar las reglas de contabilización, desde le diríjase al módulo Menú  Contabilizar Reglas de Contabilización, y una vez allí diríjase al menú Reglas de Contabilización  Modificar, y le aparecerá la siguiente ventana:

Figura 92. Ventana Reglas de Contabilización

Indique los siguientes datos: Pestaña General Active la opción Editar Comprobante después de insertar, si usted quiere que una vez que se realice la operación administrativa pueda modificarse el comprobante contable asociado. De igual manera indique una cuenta para cada uno de los siguientes conceptos: Cuentas Contables del IVA Ingrese los códigos de cuentas para: En él Debe  IVA Crédito Fiscal  IVA No Sustenta Crédito En el Haber  IVA Débito Fiscal  Retención I.V.A. (**)  Contabilizar la Retención del I.V.A. en: o No Contabilizada Manual de Usuario Software Administrativo Gálac 31 de marzo de 2015

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o CxP o Pago Cuentas Contables del ICE De igual manera indique los códigos de cuentas para cada uno de los siguientes conceptos: En él Debe 

ICE Crédito Fiscal

En el Haber  ICE Débito Fiscal Cuentas Contables Diferencia en Cambio y Cálculo 

Diferencia en Cambio y Cálculo

En el resto de las fichas además encontrará las siguientes opciones 



Como Contabilizar: la compra o Venta una a una, y puede ser: o Inmediata: Una vez insertada la compra o venta se crea Inmediatamente el comprobante contable. Seleccione esta opción. o Pospuesta: El comprobante contable se crea posteriormente uno a uno a través de la opción “Contabilizar” del menú. Sigla del Tipo de Comprobante: Si la empresa maneja el tipo de numeración de comprobantes “Tipo-Mes-Consecutivo” deberá indicar la Sigla del Tipo de Comprobante que usará. El tipo de numeración se define al insertar la Empresa y configurar el periodo contable.

Pestaña CxC (Cuentas por Cobrar)

Figura 93. Reglas de Contabilización (Cuentas por Cobrar)

Sección Cuentas del Comprobante Contable de CxC Indique una cuenta para cada uno de los siguientes conceptos: En él Debe: Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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

CxC Clientes.

En el Haber:  Retención Iva Bienes  Retención Iva Servicios  Retención Renta  Ingresos. Seleccione de la lista desplegable la opción ¿Cómo Contabilizar? Pestaña Cuentas por Pagar

Figura 94. Reglas de Contabilización (CxP)

Sección Cuentas del Comprobante Contable de CxP Indique una cuenta para cada uno de los siguientes conceptos: En el Haber:  Gastos / Activos. En el Debe:  Retención IVA Bienes  Retención IVA Servicios  Retención Rentas  CxP Proveedor. Seleccione de la lista desplegable la opción ¿Cómo Contabilizar? Pestaña Cobranzas

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Figura 95. Reglas de Contabilización Cobranza

Sección Cuentas del Comprobante Contable de Cobranza Indique una cuenta para cada uno de los siguientes conceptos: En el Debe:       

Cobrado en efectivo. Cobrado en cheque. Cobrado en Tarjeta (Lo cobrado en tarjeta se deposita en el Banco XX). Retención I.S.L.R.: Este es la Retención de Impuesto sobre la Renta que me hacen mis clientes. Retención IVA: (Este es el IVA que nos retienen los Clientes que son Contribuyentes Especiales). Otros. CxC Clientes

En el Haber  Cobrado en Anticipos Pestaña Pago

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Figura 96. Reglas de Contabilización Pagos

Sección Cuentas del Comprobante Contable de Pagos Indique una cuenta para cada uno de los siguientes conceptos: En el Debe: 

CxP Proveedores.

En el Haber:  Bancos.  Otros.  Retención I.S.L.R. (Esta es la cuenta donde registro las Retenciones que le practico a mis proveedores y que debo enterar en los tres (3) primeros días hábiles del mes siguiente ).  Pagado en Anticipos.  Retención I.V.A. Esta cuenta solo es posible indicarla si la empresa es contribuyente especial. (Sólo aplica en Contribuyentes Especiales). Pestaña Movimiento Bancario

Figura 97. Reglas de Contabilización Movimiento Bancario

Indique una cuenta para cada uno de los siguientes conceptos:

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Sección Cuentas del Comprobante Contable de Movimientos Bancarios – INGRESOS En el Debe:  Bancos. En el Haber:  Ingresos. Sección Cuentas del Comprobante Contable de Movimientos Bancarios – EGRESOS En el Debe:  Gastos. En el Haber:  Bancos. Pestaña Factura

Figura 98. Reglas de Contabilización Factura

Sección Cuentas del Comprobante Contable de Facturación Indique una cuenta para cada uno de los siguientes conceptos: En el Debe:  

CxC Clientes. Descuentos.

En el Haber  Cargos.  IVA Débito Fiscal  Total Factura. Si requiere contabilizar por artículo, es decir usar la cuenta contable indicada en los datos de cada artículo active la opción Contabilizar por Articulo. Los artículos que no tenga definida la cuenta, contabilizaran con la cuenta “Total Factura”. Si en una misma factura existe artículos que usan la misma cuenta, puede elegir entre contabilizar por separado cada artículo o agrupar los artículos con la misma cuenta en un solo asiento activando la opción Agrupar por la Cuenta Contable de cada Artículo. Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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De igual forma si en una misma factura existe “Cargos / Descuentos” que usan la misma cuenta, puede elegir entre contabilizar por separado cada “Cargo / Descuento” o agruparlos en la misma cuenta en un solo asiento activando la opción Agrupar por la Cuenta Contable de Otros cargos de factura. Pestaña Anticipo

Figura 99. Reglas de Contabilización Anticipo

Sección Cuentas del Comprobante Contable de Anticipo Cobrado Indique una cuenta para cada uno de los siguientes conceptos: En el Debe: 

Caja: Indique la cuenta

En el Haber  

Anticipo de Cliente. Otros Ingresos.

Sección Cuentas del Comprobante Contable de Anticipo Pagado En el Debe: 

Anticipo a Proveedor.

En el Haber:  

Otros Egresos. Bancos.

Pestaña Importación / Exportación

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Figura 100. Reglas de Contabilización Importación y Exportación

Sección Cuentas del Comprobante Contable de Importaciones En el Debe:  Gastos / Activos Indique la cuenta para Gastos y Activos En el Haber:  Bancos / CxP Proveedor (Haber): Indique la cuenta para Bancos y Cuentas por Pagar proveedores Cómo Contabilizar: seleccione de la lista si la contabilización es de inmediato o será pospuesta. Sección Cuentas del Comprobante Contable de Exportaciones En el Debe:  Banco / CxC Clientes: Indique la cuenta para Bancos y Cuentas por Cobrar Clientes En el Haber:  Ingreso: Indique la cuenta para ingresos. Cómo Contabilizar: Seleccione de la lista si la contabilización es de inmediato o será pospuesta. Después de ingresar los parámetros de contabilidad presione el botón “Grabar”

7.4

Escoger Compañía

El Sistema Administrativo Contable le permite trabajar con varias compañías, para escoger una determinada compañía desde el seleccione el menú G  Escoger Empresa o presione la tecla , el sistema le mostrará la siguiente ventana:

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Figura 101. Ventana Escoger Empresa

Indique el nombre de la Empresa con la cual usted va a trabajar y haga clic en el botón Buscar o escriba (Asterisco (*) + Enter) para que el sistema le muestre la lista de todas compañías existentes. Seleccione la Empresa deseada y presione (Enter) o haga doble clic sobre ella. Puede escoger también el período en caso de que la empresa seleccionada maneje contabilidad.

7.5

Eliminar una empresa

El proceso de Eliminar una empresa es irreversible. Para eliminar una compañía diríjase al menú de la letra G  Activar Modo Avanzado. Aparecerá el siguiente mensaje de alerta:

Figura 102. Mensaje de Advertencia al activar Modo Avanzado.

Haga clic en el botón Aceptar.   



Es recomendable que antes de continuar con el proceso de borrado, realice el respaldo de sus datos, como única forma de recuperarlos en caso de falla o error. Diríjase al módulo Empresa luego en el menú Empresa  Eliminar. Dependiendo de la forma como usted configuró el sistema para realizar la búsqueda, indique la información solicitada, o coloque un asterisco , y haga clic en el botón de Buscar para que el sistema le proporcione la lista de compañías. Haga clic sobre la compañía a eliminar. El sistema le mostrará el siguiente mensaje:

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Figura 103. Mensaje de Advertencia para eliminar empresa



Si está seguro de querer eliminar la compañía que le muestra la pantalla, haga clic en el botón Si, en caso contrario haga clic en No.

7.6

Informes

El Sistema Administrativo Contable, le permite obtener reportes generales y estadísticos de mucha utilidad para la compañía ya que usted puede solicitar información de:             

Los borradores de factura, facturas y cotizaciones, emitidas por tipo de producto, por cliente, por artículo, entre fechas, etc. Estadísticas de: Productos vendidos, Ventas, Comparativas por Años, Resumen mensual. Listado de Precios, El Libro de ventas y Libro de Compras. Facturación por vendedor, cliente, usuario, entre fechas, por artículo, por día. Cotización por cliente, por usuario, entre fechas, por artículo, por día, facturadas versus no facturadas. Movimientos Bancarios como transacciones de cuentas, por día. Cobranzas por vendedor, por día, entre fechas, Comisión de Vendedores, Retenciones de IVA. Clientes: estado de cuenta de clientes, histórico de clientes, clientes por zona, clientes por ciudad, listado de clientes, análisis de CxC Cliente. Cuentas por Cobrar: por Vendedores, entre Fechas, pendientes por cobrar entre fechas, Análisis de Vencimiento (entre fechas y a una Fecha), CxC Histórico, Histórico de cliente, Estadístico de Vendedores. Anticipos cobrados por Clientes / entre Fechas. Anticipos Pagados a Proveedores / entre Fechas. Movimientos de una cuenta bancaria. Movimiento de Inventario, vencimiento e productos, ganancia de productos, lista de precios.

La Versión con manejo de contribuyentes especiales además incluye: 

Calcula y maneja la Retención del IVA, al momento de registrar la Cuenta por Pagar o al momento del pago.

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  

Imprime el Comprobante de Retención. Genera la Declaración Informativa según las disposiciones vigentes. Incorpora en el Libro de Compras y Ventas toda la información relacionada a la retención de IVA y a las demás disposiciones del Reglamento.

Los reportes puede solicitarlos por pantalla o por impresora en el rango de fechas que usted especifique, tan detallado o resumido como desee. Para solicitarlos los reportes debe ubicarse en el menú de Factura, CxC, Cobranza, Clientes Movimientos, etc. Las opciones de Informes estadísticos se activarán solamente si usted indicó en Parámetros del Sistema que utilizará estadísticas de ventas.

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8.

Inventario

8.1

Insertar Artículos Inventario

El Sistema Administrativo Contable le permite insertar artículos en el inventario, para llevar a cabo este proceso desde el seleccione el módulo Inventario luego escoja el menú Articulo Inventario  Insertar, el sistema le mostrara la siguiente ventana.

Figura 104. Ventana Insertar artículos en Inventario

Al momento de ingresar los artículos se le solicitará la siguiente información: Código del Artículo: Indique el código asignado al artículo de inventario con el cual trabajará su compañía. Descripción: El sistema le permite incluir un amplio texto para que usted coloque el concepto del artículo. Línea de Producto: Indique la línea que corresponde al artículo incluido. Por ejemplo si usted tiene una empresa que vende artefactos eléctricos puede clasificarlos en línea blanca, línea marrón entre otras. Tipo de Artículo: Indique el tipo que corresponde al artículo ingresado. Este puede ser Servicio, Mercancía o Producto Compuesto. Si usted factura la prestación de servicios por ejemplo Honorarios Profesionales, Instalaciones de máquinas, entre otras debe escoger la opción de servicio. Si usted vende artículos como prendas de vestir, material de limpieza, artículos de oficina entre otras debe escoger tipo mercancía para que el sistema lleve control del inventario y en un momento determinado pueda saber cuántos artículos tiene en existencia. Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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Alícuota IVA: Eeleccione entre las opciones si el artículo es exento de impuesto, o se le aplica el porcentaje de la tasa General, Reducida o Adicional. A continuación aparecen las pestañas Precios / Existencias y Estadísticas / Cuentas Contables / Otros Pestaña Precio / Existencia. Sección Precios. Precio 1…4: El sistema le permite insertar hasta cuatro precios diferentes para cada artículo de manera que al facturar podrá escoger el precio que desea aplicar tanto en Moneda Nacional como en Moneda Extranjera (Ficha Precio en Moneda Extranjera). Sección Costos. Costo Última Compra: Colocar el monto del costo de cada artículo. Unidad de Venta: Colocar cual es la unidad que utiliza para facturar. Por Ej.: unidades, kilos, cajas, rollos, horas, litros, galones, etc. Sección Comisión Excluir de las comisiones: Activar esta opción indicará que no aplica a ningún tipo de comisión definida en los vendedores o asociados. % Comisión: Señala el porcentaje de comisión que aplica al artículo para vendedores o asociados. Sección Existencias. Existencia: El sistema coloca la cantidad actual de la mercancía (según las compras realizadas de este artículo), este campo es sólo de consulta. Cantidad mínima: Permite indicar la cantidad mínima óptima del producto en existencia, dependerá de la frecuencia y volumen de movimientos de entrada y salida que tenga el artículo. Cantidad máxima: Permite indicar la cantidad máxima optima del producto en existencia, al igual que le anterior dependerá de la frecuencia y volumen de movimientos de entrada y salida que tenga el artículo. Cantidad reservada: Permite mostrar la cantidad reservada de un determinado producto. Disponibilidad: muestra la disponibilidad de un determinado artículo. Sección Existencia por Talla / Color En esta se tabla se muestra la existencia del artículo que este ingresando, siempre y cuando el tipo de mercancía pertenezca al grupo de tallas y colores, esta información es de solo lectura.

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Pestaña Estadísticas / Cuenta Contable / Otros

Figura 105. Ventana Estadísticas / Cuentas Contables / Otros

Categoría: Seleccione la categoría a la cual pertenece el artículo. Cuenta Contable de Ingreso: Indique una cuenta para contabilizar el artículo, si desea llevarlo en cuentas aparte para cada artículo. Marca: Coloque el nombre de la casa o fábrica que produce el artículo. Fecha de Vencimiento: si el producto que usted vende tiene fecha de vencimiento colóquela en este campo. Haga clic en el botón de Grabar. De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar clientes ya guardados mediante las opciones correspondientes en el menú Clientes.

8.2

Productos Compuestos

Al insertar un artículo desde el módulo Inventario, a través del menú Artículo Inventario  Insertar, entre los tipos de Artículo disponible tenemos “Producto compuesto”. Este tipo artículo permite crear un producto que se compone de varios artículos ya existentes en el inventario. Al insertar articulo e indicar como tipo de artículo “Producto Compuesto”, se activara una pestaña adicional llamada producto compuesto. En esta pestaña se deberá indicar los siguientes datos: Código Inventario: El código de el o los artículos que integrarán el artículo. Colocar * para seleccionar de la lista los artículos existentes en el inventario. Cantidad: Debe indicar la cantidad de artículos que contendrá este producto compuesto. Este valor no puede ser 0.

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Figura 106. Insertar Productos Compuestos

Al igual que el insertar un artículo tipo Mercancía o Servicio debe indicar el resto de los datos. Es importante que tome en cuenta los siguientes detalles:      

8.3

El producto compuesto no toma los precios de los artículos que lo componen, debe indicárselo. Al facturar un producto compuesto se descontaran de inventario los productos que lo integran. Solo se pueden hacer notas de Entrada / Salida de los artículos tipo Mercancía o servicio, nunca de un producto compuesto. Si usa varios almacenes, no puede transferir productos compuestos entre ellos, debe transferir los artículos que los componen. No se puede asignar un artículo varias veces a un mismo producto compuesto. Los artículos compuestos no tienen existencias.

Desincorporar / Incorporar Artículos

Desde el módulo de Inventario, escoja el menú Artículo Inventario  Reincorporar Artículo o Desincorporar Artículo, para activar o desincorporar los artículos de inventario. La opción Desincorporar le permite retirar un artículo de inventario que no se utilice en la empresa, o que hayan sacado de la línea de venta. Recuerde que NO se deben eliminar los artículos que alguna vez fueron facturados. Si posteriormente al retiro se desea incorporar nuevamente el artículo seleccione la opción de Reincorporar.

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8.4 8.4.1

Ajuste de precios Ajuste de precios de forma manual

El sistema le permite ajustar los precios de los artículos para ello desde el menú inventario presione el menú Artículos de Inventario  Ajuste de Precios

Figura 107. Ventana ajuste de precios.

Línea a Ajustar: Escoja de la lista desplegable la opción que usted maneje:  Una  Todas Línea de Producto Afectada: Mediante la combinación de teclas (Asterisco (*) + Enter) seleccione la línea de producto afectada. Realizar solo Redondeo de Precios: Active esta opción si así lo requiere. Acción a Realizar: Escoja de la lista desplegable la opción que le convenga  Aumentar  Disminuir Precio a Ajustar: Escoja de la lista desplegable el o los precios que Ud. va a ajustar. Redondear Precios a: escoja de la lista desplegable alguna de las siguientes opciones  Próxima Unidad  Próxima Decena  Próxima Centena  Próxima Unidad de Mil Porcentaje de Ajustes: Ingrese el valor requerido si desea redondear por porcentaje Ajustar en Monedas: Escoja de la lista desplegable el tipo de moneda con la cual quiera redondear los precios   8.4.2

Extranjera Local

Ajuste de Precios desde un archivo de texto

El Sistema Administrativo Contable también le permite ajustar los precios desde un archivo de texto, para ello desde el menú Inventario seleccione el menú Artículo de Inventario  Ajuste de Precios desde Archivo.

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Figura 108. Ventana ajuste de precios desde un archivo

Seleccione la ruta donde se encuentra la información de nuevos precios, luego presione el botón Actualizar.

8.5

Recalcular Existencia

Para llevar a cabo este proceso escoja el menú Artículos Inventarios  Recalcular Existencias el sistema le mostrara siguiente ventana:

Figura 109. Ventana recalcular existencias

Recalcular Existencia a: Escoja la opción que desee recalcular  

Todos Uno

Luego presione el botón Recalcular Existencia

8.6

Importar Articulo Inventario

Si usted desea realizar importación de artículos de inventario, escoja el menú Artículos Inventario  Importar el sistema le mostrara la siguiente ventana.

Figura 110. Ventana importación de compras.

Formato de Importación: escoja que desea importar de las siguientes opciones

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 

TXT (Separado por TAB) CSV (Separado por Punto y Coma)

Nombre del Archivo a Importar: Escoja la ruta donde se encuentra el archivo a importar puede utilizar el botón con los tres puntos (…) Luego presione el botón Importar para iniciar el proceso.

8.7

Exportar Artículo Inventario

De igual manera el Sistema Administrativo Contable le permite exportar artículos de inventario para ello escoja el menú Artículos Inventario  Exportar el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 111. Ventana importación de compras.

Formato de Importación: Escoja el formato de exportación.  

TXT (Separado por TAB) CSV (Separado por Punto y Coma)

Nombre del Archivo a Exportar: Escoja la ruta donde se guardara el archivo a exportar puede utilizar el botón con los tres puntos (…) Luego presione el botón Exportar para iniciar el proceso.

8.8

Insertar Artículos de Resumen Diario

Para insertar un artículo de resumen diario escoja el menú G  Activar Modo Avanzado acepte el mensaje, luego escoja el menú Artículos Inventario  Insertar Artículos de Resumen Diario, el sistema le mostrara un mensaje similar al siguiente:

Figura 112. Ventana mensaje de éxito.

8.9

Insertar Artículos por Porcentaje de Almacenaje

Para insertar un artículo de resumen diario escoja el menú G  Activar Modo Avanzado acepte el mensaje, luego escoja el menú Artículos Inventario  Insertar Artículos por Porcentaje de Almacenaje, el sistema le mostrara un mensaje similar al siguiente:

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Figura 113. Ventana mensaje de éxito.

8.10 Modificar Serial Para llevar a cabo la modificación del serial de algún artículo, desde el seleccione el menú Artículo de Inventario  Modificar Serial. Y en la siguiente ventana ingrese los datos solicitados:

Figura 114. Ventana modificar serial

Ingrese el código del articulo la descripción, luego ingrese el serial actual así como el serial nuevo luego presione el botón Grabar.

8.11 Modificar Rollos De igual manera el sistema le permite modificar los rollos de los artículos que así lo requieran para ello desde el seleccione el menú Artículo de Inventario  Modificar Rollos.

Figura 115. Ventana modificar rollos

Ingrese el código del articulo la descripción, luego ingrese el serial y número de rollo actual así como el número de rollo nuevo, luego presione el botón Grabar.

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8.12 Ajustar Precios por Costos El Sistema Administrativo Contable le permite ajustar precios de artículos de forma masiva (por medio de costos) para llevar a cabo este proceso seleccione el menú Artículo de Inventario  Ajustar Precios por Costos.

Figura 116. Ventana ajuste de precios por costos

El Sistema Administrativo Contable le permite ajustar precios de artículos por:   

Línea de Producto Categoría Marca

Dependiendo de la opción por la cual desee ajustar precios, el sistema le solicitara diferentes datos, escoja la opción que desee luego ingrese los datos solicitados y presione el botón Ajustar, el sistema iniciara el proceso de ajuste de precios al finalizar le mostrara el siguiente mensaje.

8.13 Informe de Artículos Si desea visualizar por pantalla o por papel los informes de articulo disponibles desde el escoja el menú Artículo Inventario  Informes.

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Figura 117. Ventana Informes de Inventario.

Seleccione la opción de informe que desee visualizar ingrese los parámetros solicitados por el informe, estos pueden variar dependiendo del informe que escoja, puede elegir entre los botones Impresora para imprimir de una vez o Pantalla para obtener una vista previa del informe y luego imprimirlo.

8.14 Manejo de Artículos por Tallas y Colores El Sistema Administrativo Contable también permite trabajar con artículos simples o artículos con características especiales como tallas y colores, permitiendo expandir el abanico de combinaciones y características disponibles para un artículo en particular al momento de facturar. Nota: Es necesario indicar los niveles de acceso del usuario para poder insertar las tallas, colores y grupo de tallas y colores, para hacerlo Diríjase al módulo Menús  Usuario/Conversión/Parámetros/Respaldar y luego diríjase al Menú Usuarios  Modificar, busque el usuario a modificar y en la pestaña inventario, indique las opciones disponibles para dicho usuario.

8.14.1

Insertar Tallas

Para insertar las tallas diríjase al módulo Inventario y luego escoja el menú Talla  Insertar. El sistema le mostrará la siguiente ventana:

Figura 118. Ventana insertar tallas Manual de Usuario Software Administrativo Gálac 31 de marzo de 2015

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Ingrese el código y descripción de la talla, luego presione el botón Insertar o la tecla F6 8.14.2

Insertar Colores

Para insertar los colores diríjase al módulo Inventario y luego escoja el menú Color  Insertar. El sistema le mostrará la siguiente ventana:

Figura 119. Ventana insertar color

Ingrese el código y descripción del color, luego presione el botón Insertar o la tecla F6. 8.14.3

Insertar Grupos de Tallas y Colores

El menú Grupo de Tallas y Colores se utiliza para insertar las características que en base a tallas y colores puedan identificar a uno o varios artículos, el Sistema Administrativo Contable realiza automáticamente la combinación de estas características (tallas y colores) y los asigna a un grupo en específico el cual debe ser definido en este menú. Para cargar los diferentes grupos de tallas y colores diríjase al módulo Inventario y luego escoja el menú Grupo de Tallas y Colores  Insertar.

Figura 120. Ventana Insertar Grupo de Tallas y Colores

Ingrese el código y descripción de la talla, tilde si usa talla y color luego presione el botón Grabar o la tecla F6

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Calidad y Documentación

8.15 Insertar Almacén Usted puede insertar tantos almacenes como necesite, para esto desde el seleccione el menú Almacén  Insertar.

Figura 121. Ventana insertar almacén.

Código: Ingrese el código para el almacén. Nombre: Ingrese un nombre para el almacén. Tipo: Seleccione de la lista el tipo de almacén. Luego presione el botón Grabar. Nota: recuerde que el sistema le permite también Eliminar y Consultar registros mediante el menú Almacén.

8.16 Existencia por Almacén El Sistema Administrativo Contable le permite visualizar la existencia de artículos por almacén, para esto desde el seleccione el menú Existencia Por Almacén  Consultar.

Figura 122. Ventana consultar existencia por almacén

Ingrese el código de almacén y código de inventario luego presione el botón Buscar se mostrara una ventana similar a la siguiente, donde podrá visualizar el código de almacén código de inventario y la cantidad, haciendo clic en alguna de las filas podrá ver la existencia en almacén de ese artículo.

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Calidad y Documentación

Figura 123. Ejemplo lista de existencia por almacén

8.17 Nota de Entrada y Salida Este módulo permite incluir las unidades iníciales que componen cada uno de los artículos del inventario. Con esta opción podrá actualizar la existencia de los artículos por lote. Además cuando se realice una compra podrá actualizar la existencia haciendo una nota de entrada. Si tiene devoluciones tendrá que insertar una nota de salida. Desde el diríjase al menú Nota de Entrada / Salida  Insertar.

Figura 124. Ventana inserción de Nota de Entrada / Salida.

Número Documento: es el número de la Factura del Proveedor o Documento de Egreso. Fecha: permite indicar la fecha en que está entrando o saliendo el artículo del inventario. Tipo de Operación: seleccione según el proceso que deba realizar si va a ser una entrada o una salida de inventario. Cliente: Indique el cliente, que pueden ser los insertados por usted o el que viene precargado, llamado OFICINA.

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Comentarios: Aquí colocará alguna información u observación que desee incluir con respecto al proceso que está realizando. Código Artículo: Haga doble clic y seleccione el artículo a incluir. Cantidad: Coloque la cantidad de artículos que va a entrar o salir. Después de ingresar todos los datos solicitados presione el botón Grabar. Nota: recuerde que el sistema le permite también Eliminar y Consultar registros mediante el menú Nota de Entrada/Salida.

8.18 Transferencia de Artículos Usted puede hacer transferencia de artículos (mover un artículo o artículos de un almacén a otro) para llevar a cabo esto desde el seleccione el menú Transferencia  Insertar.

Figura 125. Ventana insertar transferencia de artículos.

Número Documento: Ingrese el número de control para la transferencia Fecha: El sistema coloca la fecha actual por defecto, usted puede cambiarla si así lo desea. Almacén de Entrada: Seleccione el almacén de entrada, hacia el cual moverá el artículo o artículos. Almacén de Salida: Seleccione el macen de salida, este es el almacén de origen desde donde se está sacando el articulo o artículos. Comentarios: Puede agregar un comentario si así lo considera. Al ingresar los datos solicitados presione el botón Grabar Nota: recuerde que el sistema le permite también Eliminar y Consultar registros mediante el menú Transferencia de Artículos.

8.19 Conteo Físico Usted puede realizar un conteo físico de sus artículos en almacén, para llevar a cabo este proceso desde el escoja el menú Conteo Físico  Insertar

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Figura 126. Ventana insertar conteo físico de artículos.

Consecutivo Conteo: El sistema coloca el número consecutivo para el conteo. Fecha: Escoja la fecha el sistema coloca la fecha actual por defecto. Código Almacén: Ingrese el código del almacén. Seleccione una o todas las líneas de productos. Después de ingresar todos los datos solicitados presione el botón Grabar. Nota: recuerde que el sistema le permite también Eliminar y Consultar registros mediante el menú Conteo Físico.

8.20 Emitir Conteo Físico Después de insertar un conteo físico el Sistema Administrativo Contable le permite emitir el conteo para ello desde el escoja el menú Conteo Físico  Emitir.

Figura 127. Ventana buscar conteo para Emitir.

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Consecutivo Conteo: Ingrese el número del consecutivo. Fecha: Seleccione la fecha en la que va a procesar el conteo. Código Almacén: Ingrese el código del almacén a contar Seleccione una o todas las líneas de productos: De la lista desplegable escoja la opción que más le convenga. Presione el botón Grabar para completar este proceso.

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9.

Facturación

Para llevar a cabo el proceso de facturación en el Sistema Administrativo Contable. En el se encuentra el menú Factura este nos permitirá realizar todas las operaciones asociadas al proceso de facturación.

9.1

Insertar Factura (Borrador)

Para insertar una factura: desde el seleccione el módulo Menús Principal/Factura/Cotización/Contrato luego seleccione el menú Factura Insertar, donde le aparecerá la siguiente pantalla.

Figura 128. Ventana Insertar Factura.

Introduzca los siguientes datos solicitados: Número: Es indicado por el sistema de manera automática. Fecha: El sistema le solicita el día, mes y año de inclusión de la Pre-factura. Cliente: Indique el nombre del cliente. En caso de teclearse un nombre de cliente que no exista el sistema le solicitará incluirlo en la base de datos. Nro de Autorización: Ingrese el número de autorización. Reservar Mercancía: Active esta opción si desea poder reservar mercancía en un determinado momento Facturar con Precios Sin IVA: Active esta opción si desea facturar los precios sin IVA

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Nivel de Precio: Puede escoger entre las listas de precios que insertó en los artículos, aquélla que va a aplicar para hacer la factura. Por ejemplo: una empresa de venta de consumibles tiene 3 listas: precio al detal, al mayor, a distribuidores especiales, si al cliente que le voy a facturar es un distribuidor escogerá entre la lista de precios al mayor o la de distribuidores especiales. Pestaña Detalle

Figura 129. Ventana Insertar Factura.

Código artículo: Coloque el código del artículo a facturar o utilice (Asterisco (*) + Enter) para que el sistema le muestre la lista de los artículos. Seleccione moviéndose con las teclas direccionales y haga doble clic en el artículo que utilizará. Descripción: El sistema le colocará de manera automática la descripción del artículo. Cantidad: Indique el total de unidades a Pre-facturar del artículo. Precio sin IVA: El sistema le mostrará el precio del artículo con o sin IVA, esto dependerá de la opción que escogió en parámetros facturación. Si cuando usted insertó el artículo no le indicó el precio o desea cambiarlo, puede incluirlo en ese momento. % Desc: Puede colocar descuento por artículo. Total Renglón: El sistema le mostrará el monto total por artículo. Observaciones: Permite insertar información relevante que desee se muestre en el borrador de la factura. Vendedor: Indique el nombre del vendedor. Si no existe tendrá que incluirlo por el menú de vendedor. Total Renglones: Le muestra el monto a cobrar por artículo. Descuento: Si va hacer un descuento global en vez de por renglón coloque el porcentaje en este campo. Manual de Usuario Software Administrativo Gálac 31 de marzo de 2015

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Base imponible: El sistema le mostrará el precio totalizado de los artículos sin la aplicación de la alícuota de impuesto. IVA: El sistema le mostrará el total de impuesto aplicado según la alícuota a la base imponible de la factura. Total Factura: Este campo mostrará el total a cancelar por el cliente. Pestaña Condiciones de Pago

Figura 130. Pestaña Condiciones de Pago.

Solo para la forma de pago de contado: Forma de Pago:  

Crédito: Indique si la venta es a crédito. Contado: Indique si la venta es de contado.

Descripción: Este le permitirá indicar datos adicionales (sólo informativos) de cómo serán las condiciones de cancelación de la factura. Nota: si la forma de pago es a crédito se habilitaran los siguientes campos

Sección Cálculo del Monto de la Inicial Forma de la Inicial: las opciones son “Por Monto” activa la casilla Monto de la inicial, o “Por Porcentaje” activa la casilla de Porcentaje. Sección Vencimiento de la Primera Cuota Indique los Días Vencimiento de la primera cuota, y el sistema colocara automáticamente la fecha de Vencimiento 1ra Cuota correspondientes a los días indicados, o viceversa, indique la fecha Vencimiento de la 1ra. Cuota y el sistema colocará el número de Días Vencimiento que corresponda. Sección Cálculo del Crédito El sistema mostrará todos los datos o cálculos correspondientes a: Total Factura, Menos: Monto de la Inicial y lo que Resta por pagar, Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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Indique el Número de Cuotas en que se cancelará el resto de la factura. Si es más de una (1) cuota, podrá activar la opción Cambiar monto de la cuota e indicar el Monto (fijo) de cada cuota, quedando el resto en el Monto última cuota. Pestaña Dir. Despacho En esta sección se indicará si la dirección donde se va a enviar la mercancía o donde se va a realizar el servicio es la misma dirección fiscal o la dirección de despacho. Solo se puede indicar otra dirección de despacho, si el cliente tiene registrada más de una dirección.

Figura 131. Pestaña Dir. Despacho.

Pestaña Notas Finales Tiene para colocar hasta 2 notas finales en su factura.

Figura 132. Pestaña Notas Finales.

Pestaña Cálculos Presenta el detalle del cálculo correspondiente al descuento aplicado y el cálculo total de la factura.

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Figura 133. Pestaña Cálculos.

Pestaña Comp. Modificado Esta pestaña solo aparece si la empresa es contribuyente especial.

Figura 134. Pestaña Comp. Modificado

Pestaña Firma Electrónica

Figura 135. Pestaña Firma Electrónica

Aquí puede apreciar la firma electrónica de su negocio (empresa) Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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Calidad y Documentación

9.2

Emitir Factura

El proceso de facturación es la emisión del borrador de la factura de manera definitiva. Después de emitida la factura no puede ser eliminada ni modificada, sólo anulada. Cuando se anula una factura el número que tenía asignado no puede ser utilizado por otra. El proceso de emitir una factura genera la Cuenta por Cobrar de ésta automáticamente. Para emitir las facturas: Desde el módulo Menú Principal - Facturación / Cotización / Contrato diríjase al menú de Factura  Emitir. El sistema le mostrará la siguiente ventana

Figura 136. Buscar factura para emitir.

Busque el borrador por número, fecha, cliente, vendedor o por información adicional y presione el botón Buscar. El sistema le mostrará la siguiente ventana:

Figura 137. Ventana Emitir Factura

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En la ventana anterior revise los valores de la factura, luego presione el botón Emitir.

Figura 138. Factura Emitir.

Coloque el número de serie y secuencial, luego presione el botón Emitir El sistema le mostrara el siguiente mensaje:

Figura 139. Mensaje Emitir factura.

9.3

Eliminar Factura.

Para eliminar una factura en el sistema desde el seleccione el menú Factura  Eliminar. El sistema le mostrara la siguiente ventana para buscar la factura que desee eliminar.

Figura 140. Buscar factura para eliminar.

Ingrese el número de factura y presione el botón Buscar el sistema le mostrara una lista con todas las facturas disponibles, como se muestra a continuación.

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Figura 141. Lista de facturas disponibles para eliminar.

Una vez que ubique la factura que va a eliminar presione doble clic y en la siguiente ventana presione el botón Eliminar.

Figura 142. Mensaje de confirmación

Dependiendo de la opción que escoja presione “Yes” o “No” en el mensaje anterior.

9.4

Anular Factura

De igual manera el Sistema Administrativo Contable le permite anular facturas para ello desde el seleccione el menú Factura  Anular.

Figura 143. Buscar facturas para anular.

Presione el botón Buscar, el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 144. Lista de facturas disponibles para anular

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Seleccione la factura que desee anular y presione clic en el botón Anular El sistema le mostrara una ventana similar a la siguiente:

Figura 145. Ventana anular facturas

Y finalmente presione el botón Anular si está seguro de anular la factura

9.5

Insertar Factura Manual

El sistema le permite insertar una factura de forma manual, al decir manual nos referimos a que usted puede insertar manualmente el número de factura, por lo demás es totalmente igual al punto “9.1 Insertar Factura”. Para insertar una factura de forma manual desde el seleccione el menú Factura  Insertar Factura Manual.

9.6

Insertar Copia

El sistema le permite insertar copia de una factura, para insertar una copia de factura desde el seleccione el menú Factura  Insertar Copia.

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Figura 146. Buscar facturas para insertar copia.

Presione el botón Buscar, el sistema le mostrara la siguiente ventana

Figura 147. Lista de facturas disponibles para insertar copia.

Seleccione la factura que desee copiar y luego presione el botón Insertar Copia

Figura 148. Mensaje confirmar insertar copia.

9.7

Insertar Devolución y Reverso

Para generar una devolución y reverso escoja el menú Factura  Insertar Devolución/Reverso el sistema le mostrara la siguiente ventana.

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Figura 149. Ventana insertar devolución/reverso

Cliente: Escriba la combinación de teclas (Asterisco (*) + Enter).

Figura 150. Ventana insertar devolución/reverso

En esta ventana seleccione el cliente y presione el botón Escoger Se mostrara la siguiente ventana:

Figura 151. Ventana insertar devolución/reverso

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N° de Factura Afectada: Ingrese el número de factura afectada por el reverso o devolución. El sistema le mostrara una ventana similar a la siguiente.

Figura 152. Ventana insertar devolución/reverso

Presione el botón Grabar para guardar la devolución o el reverso.

9.8

Insertar Nota de Crédito / Nota de Débito

El Sistema Administrativo Contable le permite insertar notas de crédito y débito cuando así lo requiera estos módulos son idénticos al módulo Insertar Factura explicado en el punto 9.1 de este manual.

9.9

Ingresar Fecha de Entrega

Para cambiar la fecha de entrega escoja el menú Factura  Ingresar Fecha de Entrega, el sistema le mostrara la siguiente ventana.

Figura 153. Ventana buscar factura para fijar fecha

Presione el botón Buscar se mostrara la siguiente ventana

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Figura 154. Ventana buscar factura para fijar fecha

Escoja la factura a la cual le cambiara la fecha y presione el botón Cambiar Fecha, en la siguiente ventana cambie la fecha luego presione el botón Grabar

9.10 Imprimir Notas de Entrega. Este proceso permite imprimir notas de entrega a partir de:  

Facturas Notas de Débitos y Crédito.

Que tengan el estatus de: emitidas o borradores. Para esto desde el Menú Principal seleccione el módulo Factura/Cotización/Contrato y allí escoja al menú Factura  Imprimir Nota de Entrega. Al activar esta opción del menú se abrirá la pantalla de búsqueda estándar de la Factura, pero en el dato Status las opciones disponibles solo serán Borradores y Emitidas.

Figura 155. Ventana buscar factura para imprimir nota de entrega

En esta ventana podrá buscar la factura por los diferentes datos disponibles, como son: Número, Fecha, Cliente, Vendedor, Status, Talonario y Campos Definibles. También puede, simplemente buscar sin indicar ningún dato, lo cual mostrará la lista de todas las facturas (emitidas o en borrador) disponibles. Presione el botón Buscar y se mostrara la siguiente ventana

Figura 156. Listado de factura disponibles para imprimir nota de entrega

Una vez ubicado el documento requerido presione el botón Imprimir Nota de Entrega Se mostrara la pantalla de factura con todos los datos de la misma pero no podrá modificarle ningún dato, solo tendrá activado el botón de Imprimir y Salir.

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Figura 157. Ejemplo de factura para imprimir nota de entrega

9.11 Generar Factura desde Contrato El Sistema Administrativo Contable le permite generar factura desde un contrato o contratos ya guardados, para llevar a cabo este proceso escoja el menú Factura  Generar Factura desde Contratos el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 158. Ventana Generación de Contrato

Cantidad a Generar: Escoja la cantidad de contratos a generar el sistema le muestra las siguientes opciones:  

Todos los Contratos Un contrato

Ordenado Por: Escoja ordenar por código o nombre Mes/Año de Generación: Ingrese el mes y año de generación.

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Si escoge la opción generar “Generar un solo Contrato” entonces ingrese el número de contrato y nombre del cliente. Luego presione el botón Generar.

9.12 Generar Factura desde Cotización El Sistema Administrativo Contable le permite generar factura desde una cotización ya guardada, para llevar a cabo este proceso escoja el menú Factura  Generar Factura desde Cotización el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 159. Buscar cotización para generar

Presione el botón Buscar, el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 160. Lista de cotizaciones disponibles.

Seleccione la cotización desde donde se va a generar la factura luego presione el botón Generar. En la ventana que se muestra lleve a cabo los cambios que tenga que realizar luego presione el botón Generar Factura.

9.13 Informes de Factura Para visualizar los informes de facturación desde el seleccione el menú Factura, los informes disponibles, de facturación son los siguientes: 9.13.1

Informe Estadísticos.

Para visualizar estos informes desde el seleccione el menú Factura  Informes Estadísticos.

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| Figura 161. Informes Estadísticos

En esta ventana se reflejan los informes disponibles Seleccione el informe que desee visualizar, e ingrese los diferentes parámetros requeridos por informe, luego seleccione el botón Impresora o Pantalla. 9.13.2

Informes Generales

Para visualizar estos informes desde el seleccione el menú Factura  Informes Generales, el sistema le mostrara la siguiente ventana.

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Figura 162. Informes Generales

En esta ventana se reflejan los informes disponibles. Seleccione el informe que desee visualizar, e ingrese los diferentes parámetros requeridos por informe, luego seleccione el botón Impresora o Pantalla 9.13.3

Informes de Costos

Para visualizar estos informes desde el seleccione el menú Factura  Informes de Costos, el sistema le mostrara la siguiente ventana.

Figura 163. Informes por costos

Seleccione el informe que desee visualizar, e ingrese los diferentes parámetros requeridos por informe, luego seleccione el botón Impresora o Pantalla 9.13.4

Importar / Exportar Facturas

El Sistema Administrativo Contable le permite importar y exportar facturas desde un archivo de texto (txt). Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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Importar Para importar desde el escoja el menú Factura  Importar el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 164. Ventana importar facturas desde un texto

Datos para Importar Formato de importación: Escoja el formato de importación según como se haya creado al archivo de texto (txt)  

TXT (Separado por TAB) CSV (Separado por Punto y Coma)

Generar CxC de la factura a importar: Si está de acuerdo con esta opción actívela. Nombre del archivo a importar: Coloque el nombre del archivo a importar, puede hacer clic en el botón con los tres puntos (…) para ubicar de forma automática el origen del archivo de texto. Luego presione el botón Importar o Salir para cerrar esta ventana. Exportar Para llevar a cabo la exportación de facturas desde el escoja el menú Factura  Exportar el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 165. Ventana exportar facturas desde un texto

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Datos para Exportar Formato de importación: Escoja el formato de importación según como se haya creado al archivo de texto (txt)  

TXT (Separado por TAB) CSV (Separado por Punto y Coma)

Nombre del archivo a Exportar: Coloque el nombre del archivo a importar, puede hacer clic en el botón con los tres puntos (…) para ubicar de forma automática donde guardar el archivo de texto. Luego presione el botón Exportar o Salir para cerrar esta ventana. 9.13.5

Importar / Exportar Borradores de Facturas

Para llevar a cabo el proceso de importar o exportar borradores de facturas, tome como ejemplo los dos procesos anteriores ya que son totalmente iguales, solo que aquí se importan borradores de facturas.

Figura 166. Ventanas importar/exportar borradores de facturas desde un texto

9.14 Insertar Cotización Para generar las cotizaciones, desde el módulo Menú Principal - Facturación / Cotización / Contrato, diríjase al menú de Cotización  Insertar, este proceso es igual al explicado en la sección de Insertar Factura. De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar cotizaciones del sistema por medio del menú Cotización.

9.15 Informes de Cotización Para imprimir de nuevo una cotización generada seleccione del menú Cotización  Informes, le aparecerá la ventana de Informes de Cotizaciones.

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Figura 167. Informes de Cotización

En esta ventana se reflejan los informes disponibles. Seleccione el informe que desee visualizar, e ingrese los diferentes parámetros requeridos por informe, luego seleccione el botón Impresora o Pantalla

9.16 Clientes 9.16.1

Insertar Clientes

Para incluir los datos de los clientes a los cuales se les realizarán las facturaciones y cotizaciones, desde el Menú Principal seleccione el módulo Menú Principal /Facturación / Cotización / Contrato, y diríjase al menú Cliente  Insertar. Le aparecerá la ventana insertar cliente:

Figura 168. Insertar Clientes

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Sección Datos del Cliente: Tipo de Identificación: Seleccione de la lista desplegable el número de identificación. Status: Seleccione de las opciones disponibles como son: Activo, Inactivo, Restringido, Suspendido, Mucho tiempo sin contacto, Datos Desactualizados. Al colocar el cliente con status Restringido, al momento de insertar la factura, el sistema le presentará un mensaje el cual le permitirá prevenir cualquier tipo de problema que tenga el cliente con la compañía. El mensaje o razón de la restricción debe indicase en la ficha de “Advertencias”. N° Identificación: Ingrese el número de identificación del cliente, dependiendo del tipo de identificación escogido en el campo anterior. Nombre: Ingrese Nombres y Apellidos, o Razón Social del cliente al cual se solicita la información (informante) y debe ser la misma Razón Social que consta en el documento RUC. Tipo de Sujeto: Seleccione de la lista desplegable el tipo de sujeto que utilice. Grupo Cliente: Seleccione de la lista a qué grupo de clientes pertenece el cliente que esté agregando. Restringido para Ventas: Active esta opción si el cliente que está cargando al sistema tiene restricciones para las ventas. Extranjero: Active esta opción si el cliente es del otro país. Pestaña Datos Generales Sección Contacto Contacto: coloque el nombre de la persona a contactar dentro de la empresa. Teléfonos, Fax, Email: Indique él (los) número(s) telefónico(s) del cliente. Sección Dirección Indique la Dirección, y Ciudad, de ubicación del cliente. Sección Datos del Vendedor Ingrese el nombre del vendedor en el campo Nombre puede usar la combinación de teclas (asterisco (*) + Enter) ubique el nombre del vendedor, el campo código se actualiza de forma automática. Pestaña Advertencias

Figura 169. Insertar Clientes Advertencia Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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Razón de la restricción o la inactividad: Si el cliente se encuentra con status restringido indique cuál fue el motivo. Activar aviso al escoger: Si activa esta opción cada vez que seleccione el cliente aparecerá la nota que incluyó en el texto de aviso. Pestaña Reglas de Contabilización

Figura 170. Insertar Clientes Reglas de Contabilización

Si se desea llevar en cuentas contable diferentes el Cliente indique el código de la Cuenta por Cobrar y de la cuenta de Ingresos así como los Anticipos con las que quiere trabajar este. Si no indica ninguna cuenta, el sistema contabilizara según las cuentas que fueron indicadas en las reglas de contabilización general. Luego de ingresar todos los datos presione el botón Grabar De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar clientes del sistema por medio del menú Clientes. Pestaña Límite de Crédito

Figura 171. Pestaña Límite de crédito Nota: Para que se active esta pestaña debe tener activo el parámetro 4.4 Límite de Crédito las opciones General o General e individual por cliente.

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9.16.2

Informes de cliente

Si desea visualizar por pantalla o por papel el estado de cuenta de los clientes diríjase al menú de Cliente  Informes el software le mostrara la siguiente ventana.

Figura 172. Informes de Clientes

En esta ventana se reflejan los informes disponibles. Seleccione el informe que desee visualizar, e ingrese los diferentes parámetros requeridos por informe, luego seleccione el botón Impresora o Pantalla. 9.16.3

Importar / Exportar Clientes desde un archivo de texto

El Sistema Administrativo Contable le permite importar datos de clientes. Importar Para importar desde el escoja el menú Cliente  Importar el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 173. Ventana importar datos de clientes

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Datos para Importar Formato de importación: Escoja el formato de importación según como se haya creado al archivo de texto (txt)  

TXT (Separado por TAB) CSV (Separado por Punto y Coma)

Nombre del archivo a importar: Coloque el nombre del archivo a importar, puede hacer clic en el botón con los tres puntos (…) para ubicar de forma automática el origen del archivo de texto. Luego presione el botón Importar o Salir para cerrar esta ventana. Exportar Para llevar a cabo la exportación de datos de clientes desde el escoja el menú Cliente  Exportar el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 174. Ventana exportar datos de clientes

Formato de exportación: Escoja el formato de exportación según como se haya creado al archivo de texto (txt)  

TXT (Separado por TAB) CSV (Separado por Punto y Coma)

Nombre del archivo a Exportar: Coloque el nombre del archivo a importar, puede hacer clic en el botón con los tres puntos (…) para ubicar de forma automática donde guardar el archivo de texto. Luego presione el botón Exportar o Salir para cerrar esta ventana.

9.17 Contratos Cuando usted emite por tiempo determinado o indeterminado facturas por la venta del mismo servicio entonces podrá utilizar la opción de Contratos. El software administrativo de Gálac Software le permite insertar un documento en el cual seleccionará los artículos que va a facturar periódicamente para que el sistema genere el borrador de la factura automáticamente. Estos contratos pueden ser desactivados cuando al cliente no se le preste más el servicio.

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9.17.1

Insertar Contrato

Desde el escoja el módulo Menús - Menú Principal –Facturación / Cotización / Contrato luego click en el menú Contrato  Insertar.

Figura 175. Ventana insertar contrato

Incluya los siguientes datos que se le solicitan: Nº de contrato: El sistema sugiere un número, usted lo puede cambiar. Status: El sistema le indicará que se encuentra vigente el contrato. Cliente: Coloque el nombre y haga clic para que el sistema le suministre toda la información. En caso de que no exista, deberá incluirlo. Duración: Indique si el contrato tiene un tiempo estipulado o indeterminado. Indique al sistema fecha de inicio. Si el contrato es de duración fija, se le pedirá que ingrese la fecha fin. Vendedor: Indique el nombre del vendedor. Moneda: Indique el tipo de moneda a utilizar. Observaciones: Escriba cualquier información relevante que usted desea que aparezca en el contrato. Facturar a nombre de: Active esta opción para facturar directamente al cliente que está insertando. Cliente a facturar: Coloque el nombre que desea aparezca en la factura.

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Pestaña Renglones. Para incluir los artículos en el contrato, indique la siguiente información que se le solicita: Código Inventario: Coloque el código de identificación del artículo, en el caso de que no lo conozca haga clic en el campo del código, e ingrese la combinación de teclas (asterisco (*) + Enter) el sistema le suministrará la lista. Descripción: El sistema le mostrará la descripción del artículo. Si usted desea agregar alguna información adicional indíquela. Valor del Ítem: Indique si el artículo seleccionado mantendrá el precio establecido en el archivo de artículos o usted indicará uno nuevo. Precio: El sistema le mostrará el monto a facturar por el artículo de servicio insertado. Si usted seleccionó en el valor ítem “indicar en valor”, colóquelo incluyendo en el precio el impuesto a retener. % Desc: Ingrese el monto para el porcentaje de descuento. Cantidad: Indique la cantidad a facturar del artículo. Pestaña Periodicidad

Figura 176. Pestaña Periodicidad

Indique por cada artículo insertado en el contrato los siguientes datos: Periodicidad: Haga clic en el campo y seleccione si el contrato se genera mensual, bimensual, trimestral, semestral, anual o será una cuota única. Período de aplicación: Seleccione si el período de aplicación será el mismo establecido en el contrato o es uno especial. Si el período de aplicación es el establecido en el contrato, el sistema tomará como referencia la fecha de inicio/ final indicada en la parte superior de la pantalla, pero si por el contrario, el período de aplicación es especial, sólo deberá indicar al sistema el mes y año de inicio y fin de vigencia del artículo dentro del contrato. El sistema le mostrará la fecha cuando se realizó la primera factura. Haga clic en el botón Grabar.

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9.17.2

Extender Contrato

El Sistema Administrativo Contable de Gálac Software le permite extender el periodo de contratos ya guardados con anterioridad, para ello escoja el menú Contrato  Extender Contrato. El sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 177. Buscar contratos para extender

Presione el botón Buscar se mostrara la ventana con todos los contratos existentes

Figura 178. Contratos disponibles para extender

Ubique en la ventana el contrato que desee extender luego presione el botón Extender Contrato 9.17.3

Activar / Desactivar Contratos

Si durante el proceso de facturación, su compañía se vio en la obligación de desactivar un contrato a un cliente en específico, desde el escoja el módulo Menús Menú Principal - Facturación/Cotización/Contrato, luego diríjase al menú de Contrato  Desactivar Contrato, se mostrara la siguiente ventana:

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Figura 179. Buscar contratos para desactivar

Presione el botón Buscar, se mostrara la ventana con todos los contratos existentes.

Figura 180. Contratos disponibles para desactivar

Ubique en la ventana el contrato que desee extender luego presione el botón Desactivar 9.17.4

Activar Contrato

El proceso para activar un contrato es similar. Desde el menú escoja la opción Contrato  Activar Contrato. Luego ubique el contrato y presione el botón Activar

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10. Cobranzas 10.1 Insertar Cuentas por Cobrar (CxC) Para efectuar el proceso de cuentas por cobrar, diríjase al módulo Menús - CxC / Cobranzas / Vendedor, y una vez allí acceda desde el menú a la opción CxC  Insertar. El Sistema le mostrará la siguiente ventana:

Figura 181. Ventana insertar Cuentas por Cobrar Nota: Las facturas generadas con el sistema, automáticamente generan una cuenta por cobrar, usted no debe insertarla. La CxC que usted inserta, corresponderán a aquellas facturas que no fueron emitidas por el sistema

Ingrese los siguientes datos: Identificación del Cliente: Ingrese el número de identificación del cliente puede usar (Asterisco (*) + Enter). Aplica para Anexo: Active esta opción si la cuenta por cobrar aplica o no para el anexo. Tipo de Comprobante: Ingrese el tipo de comprobante. Es CxC tipo Resumen: Active esta opción si es Cuenta por Cobrar tipo Resumen, e ingrese el N° de comprobantes emitido. N° Serie y Secuencial: Inserte el número de serie y secuencial. Moneda: ingrese el tipo de moneda puede usar la combinación de teclas (Asterisco (*) + Enter). Para ubicar la moneda que utilizara. Fecha Emisión: Seleccione la fecha de emisión. Es a crédito: Active esta opción si aplica para la cuenta por cobrar que está insertando. Fecha Reg. Contable: Ingrese la fecha de registro contable. Es Activo Fijo: Active esta opción si aplica para la cuenta por cobrar que está insertando. Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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Fecha Vencimiento: Ingrese la fecha de vencimiento. Sustenta Crédito Tributario: Active esta opción si aplica para la cuenta por cobrar que está insertando. Pestaña Datos de la CxC. No Objeto de IVA: Base imponible: Ingrese el monto para:  Tasa al 12%  Tarifa Iva 0% Monto Iva: Ingrese el monto de IVA. Monto Retención: Ingrese el monto para la retención. Pestaña Retención Renta.

Figura 182. Pestaña Retención Renta.

Código: Utilizando (Asterisco (*) + Enter) la retención de ISLR. Base Imponible: Ingrese el monto para la Base Imponible Las columnas % Retención y Monto Retenido se calcularan de forma automática. Pestaña Descripción.

Figura 183. Pestaña Descripción.

Descripción: Ingrese una descripción si lo considera necesario. Vendedor: Mediante (Asterisco (*) + Enter) ingrese el nombre del vendedor. Haga clic en el botón de Grabar en caso contrario el botón Salir. De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar cuentas por cobrar ya guardadas mediante las opciones correspondientes en el menú CxC.

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Calidad y Documentación

10.2 Re – Imprimir Cuentas por Cobrar (CxC) Si desea re-imprimir una cuenta por cobrar el Sistema Administrativo Contable dispone de este proceso, para ello escoja el menú CxC  Re-Imprimir El sistema le mostrara la siguiente ventana.

Figura 184. Ventana buscar CxC para re-imprimir

Presione el botón Buscar, se mostrara la ventana con todos las cuentas por cobrar (CxC) existentes.

Figura 185. Ventana CxC disponibles para re-imprimir.

Escoja la cuenta por cobra que desee y presione el botón Re-Imprimir en la siguiente ventana puede verificar los datos de la cuenta por cobrar, luego presione el botón ReImprimir.

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10.3 Informes de CxC Usted puede tener un análisis de vencimiento resumido o detallado de las cuentas por cobrar de la compañía, además de poder visualizar la facturación por vendedor, por pantalla o impresora a través de los informes disponibles para Cuentas por Cobrar. Desde el diríjase al menú de CxC  Informes el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 186. Informes de CxC.

En esta ventana se reflejan los informes disponibles. Seleccione el informe que desee visualizar, e ingrese los diferentes parámetros requeridos por informe, luego seleccione el botón Impresora o Pantalla

10.4 Importar / Exportar datos de CxC Importar Si usted desea realizar importación de cuentas por cobrar (CxC), escoja el menú CxC  Importar el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 187. Ventana importación de cuentas por cobrar.

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Formato de Importación: Escoja el formato de importación  

TXT (Separado por TAB) CSV (Separado por Punto y Coma)

Nombre del Archivo: Escoja la ruta donde se encuentra el archivo a importar puede utilizar el botón con los tres puntos (…) Luego presione el botón Importar para iniciar el proceso. Exportar De igual manera el Sistema Administrativo Contable, le permite exportar cuentas por cobrar para ello escoja el menú CxC  Exportar el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 188. Ventana exportación de CxC.

Formato de Exportación: Escoja el formato de exportación  

TXT (Separado por TAB) CSV (Separado por Punto y Coma)

Tipo de Fecha: Escoja el tipo de fecha, por fecha de emisión o por fecha de registro De igual manera escoja una fecha inicial y una fecha final Nombre del Archivo: Escoja la ruta donde se guardara el archivo a exportar puede utilizar el botón con los tres puntos (…) Luego presione el botón Exportar para iniciar el proceso.

10.5 Informes de CxC / IVA Usted puede tener un análisis de vencimiento resumido o detallado de las cuentas por cobrar de la compañía, además de poder visualizar la facturación por vendedor, por pantalla o impresora a través de los informes disponibles para Cuentas por Cobrar. Desde el diríjase al menú de CxC  Informes de IVA el sistema le mostrara la siguiente ventana.

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Figura 189. Informes de CxC.

Escoja el informe que desee visualizar o imprimir, ingrese los parámetros solicitados luego presione los botones Imprimir o Pantalla de acuerdo a lo que desee realizar.

10.6 Anticipos 10.6.1

Insertar Anticipos (Cobrados)

El Sistema Administrativo Contable le permite el manejo de anticipos recibidos de clientes, los cuales se podrán utilizar para cancelar facturaciones posteriores de estos clientes. Para ellos desde el seleccione el módulo Menú  CxC / Cobranzas / Vendedores y una vez allí, seleccione el menú Anticipos  Insertar, donde aparecerá la siguiente pantalla:

Figura 190. Ventana insertar anticipo cobrado.

Para insertar el Anticipo (cobrado), indique los siguientes datos solicitados: Fecha: seleccione la fecha del anticipo.

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Número: Indique un número para el anticipo, el sistema le sugiere un consecutivo si activo el parámetro que así lo indica (“Sugerir número de Anticipo” en pestaña de Anticipo). Asociar anticipo a cotización: Active esta opción si desea activar el anticipo a una cotización. Código – Nombre del Cliente: Seleccione el cliente que está pagando el anticipo. Cuenta Bancaria: Indique la cuenta en la cual está ingresando el anticipo (puede ser una cuenta bancaria como tal o la cuenta Caja Principal, precargada en el sistema). Concepto Bancario: Indique el concepto bancario, allí le aparecerá el indicado en los parámetro, mas puede ser cambiado si lo desea. Descripción: Si desea indicar información adicional del anticipo utilice este dato. Sección Montos Total: Indique el monto total del anticipo cobrado al cliente. Usado: Al consultar o modificar Anticipos, este dato mostrará el monto que se haya usado del anticipo para saldar compromisos del cliente. Restante: Al consultar o modificar Anticipos, muestra el monto que queda sin usar del anticipo. Luego presione el botón Grabar. Se mostrara el siguiente mensaje:

Figura 191. Mensaje administrativo.

De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar anticipos ya guardados mediante las opciones correspondientes en el menú Anticipo 10.6.2

Anular Anticipo

Si desea anular algún anticipo el Sistema Administrativo Contable le permite hacerlo, desde el menú Anticipo  Anular, el sistema le mostrara la siguiente ventana.

Figura 192. Buscar anticipo para anular.

Presione el botón Buscar escoja el anticipo que desee, presione el botón Anular, en la siguiente ventana puede verificar los datos del anticipo y luego presione el botón Grabar.

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Figura 193. Ventana anular anticipo

10.6.3

Devolver Anticipo

Si desea devolver algún anticipo ya guardado escoja el menú Anticipo  Devolver el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 194. Buscar anticipo para devolver.

Presione el botón Buscar escoja el anticipo que desee, presione el botón Devolver, en la siguiente ventana puede verificar los datos del anticipo y luego presione el botón Grabar.

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Calidad y Documentación

Figura 195. Ventana devolver un anticipo

10.6.4

Re-imprimir Anticipo

Si desea reimprimir un anticipo, escoja el menú Anticipo  Re-Imprimir, el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 196. Buscar anticipo para re-imprimir.

Presione el botón Buscar escoja el anticipo que desee, presione el botón Re-Imprimir, en la siguiente ventana puede verificar los datos del anticipo y luego presione el botón Grabar.

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Figura 197. Ventana re-imprimir un anticipo

10.6.5

Informe de Anticipo

El Sistema Administrativo Contable le permite obtener los informes de anticipos cobrados para esto escoja el menú Anticipo  Informes el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 198. Ventana informes de anticipo

Escoja el informe que desee visualizar o imprimir, ingrese los parámetros solicitados luego presione los botones Imprimir o Pantalla de acuerdo a lo que desee realizar.

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10.7 Cobranzas 10.7.1

Insertar Cobranzas

Si tiene facturas por cobrar y éstas han sido pagadas, diríjase al módulo de CxC / Cobranza / Vendedor y una vez allí acceda desde el menú a la opción Cobranza  Insertar. El Sistema Administrativo Contable, permite insertar una Cobranza insertando documentos para (CxC y anticipos), expresados en distintas monedas y la combinación de las mismas. También muestra información más completa del detalle de la CxC tales como: el monto restante, la moneda, el cambio a la moneda de la cobranza y el monto expresado en la moneda en la cual se está realizando la misma.

Figura 199. Ventana insertar cobranzas

N° Cobranza: El sistema le mostrará de manera automática el número de recibo que identificará la cobranza, usted puede modificarlo. Fecha: Indique la fecha en que se realizó la cobranza. Cuenta: Indique a que cuenta bancaria donde se realizó el depósito. Puede utilizar la combinación de teclas (Asterisco (*) + Enter) Para ver esta opción tiene que tener activada en Banco la opción de Mov. Bancario automático en Cobranzas. Si esta activada la opción de moneda extranjera, aparecerá al lado de la cuenta el tipo de moneda con el que trabaja la cuenta seleccionada. Cliente: Coloque el nombre del cliente o presione la combinación de teclas (Asterisco (*) + Enter) para que el sistema le muestre una lista de los existentes. Si el cliente no existe el sistema le permitirá incluirlo. Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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Cobrador: Coloque el nombre de la persona que realizó la cobranza Puede utilizar la combinación de teclas (Asterisco (*) + Enter) para que el sistema le muestre una lista de los cobradores o coloque directamente el nombre del cobrador. Concepto: Indique el código que identifica el cobro efectuado, si no lo conoce puede utilizar la combinación de teclas (Asterisco (*) + Enter) y el sistema le mostrará la lista de los conceptos existentes, seleccione uno y haga clic para escogerlo, recuerde que si está realizando un cobro el concepto debe ser de INGRESO. Pestaña Abonos

Figura 200. Pestaña Abonos de CxC.

N° CxC: Indique el número de la cuenta por cobrar. Nota: Estas se cargan de forma automática al escoger el cliente

Monto Abonado: Ingrese el monto del anticipo Monto Restante: Estas columnas le permiten visualizar el monto original de la CxC, y el monto restante (en caso de que la cuenta esté abonada, permite ver el monto que falta por cobrar). En esta ventana se muestra el desglose de la cobranza que esté realizando

Figura 201. Desglose del Cobro.

Después de ingresar todos los datos en las diferentes pestañas presione clic en el botón Grabar para salvar el documento. De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar cobranzas ya guardadas mediante las opciones correspondientes en el menú Cobranza. 10.7.2

Anular Cobranzas

Si desea anular alguna cobranza escoja el menú Cobranza  Anular el sistema le mostrara la siguiente ventana:

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Figura 202. Buscar cobranzas para anular

Presione el botón Buscar escoja la cobranza que desee anular y presione el botón Anular, en la siguiente ventana puede verificar los datos de la cobranza y luego presione el botón Anular como se muestra en la siguiente ventana.

Figura 203. Ventana anular cobranzas

10.7.3

Re-Imprimir Cobranza

Si desea reimprimir una cobranza, escoja el menú Cobranza  Re-Imprimir, el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 204. Buscar cobranzas para re-imprimir

Presione el botón Buscar escoja la cobranza que desee re-imprimir y presione el botón ReImprimir en la siguiente ventana puede verificar los datos de la cobranza luego presione el botón Re-Imprimir como se muestra en la siguiente ventana.

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Figura 205. Ventana re-imprimir cobranzas

10.7.4

Cambiar Cobrador

Se desea cambiar el cobrador asignado a una cobranza escoja el menú Cobranza  Cambiar Cobrador el sistema le mostrara la siguiente ventana.

Figura 206. Buscar cobranzas para modificar cobrador

Presione el botón Buscar escoja la cobranza que desee cambiar el cobrador y presione el botón Cambiar Cobrador en la siguiente ventana puede verificar los datos de la cobranza luego presione el botón Cambiar Cobrador como se muestra en la siguiente ventana.

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Figura 207. Ventana modificar cobrador

10.7.5

Informe de Cobranzas

Usted puede generar los siguientes informes de Cobranzas desde la opción de informes en el menú de Cobranza  Informes, el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 208. Ventana de Informes de Cobranza.

Escoja el informe que desee visualizar o imprimir, ingrese los parámetros solicitados luego presione el botón Impresora o Pantalla de acuerdo a lo que desee realizar.

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10.8 Vendedor 10.8.1

Insertar Vendedor

El Sistema Administrativo Contable le permite a usted llevar de manera automatizada las cuentas por cobrar y la cobranza de su compañía. Usted podrá obtener con su sistema la información de una manera rápida y sencilla. Para insertar un vendedor diríjase al módulo CxC / Cobranzas / Vendedor, y una vez allí acceda desde el menú a la opción Vendedor  Insertar.

Figura 209. Ventana insertar vendedor.

Allí inserte la información del vendedor, como son Código (Asignado automáticamente por el sistema, pero puede ser cambiado), Nombre, Número R.U.C y status Luego en la pestaña “Datos del Vendedor” indique su Dirección, Ciudad (dato obligatorio), Teléfono, Fax, e-mail y si lo requiere alguna Nota informativa de Vendedor. También deben indicarse los datos de las comisiones del vendedor en la pestaña Asignación de Comisiones. Pueden indicarse comisiones Por ventas o por Cobranzas ambas opciones permiten definir hasta 5 niveles de topes.

Figura 210. Pestaña Asignación de Comisiones.

Después de ingresar todos los solicitados presione clic en el botón Grabar para salvar el documento. De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar vendedores ya guardados mediante las opciones correspondientes en el menú Vendedor.

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10.8.2

Informes de Vendedor

El sistema le permite obtener y visualizar los informes referentes a vendedores para ello escoja el menú Vendedor  Informes, el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 211. Ventana informes de vendedor

Escoja el informe que desee visualizar o imprimir, ingrese los parámetros solicitados luego presione el botón Impresora o Pantalla de acuerdo a lo que desee realizar. 10.8.3

Importar / Exportar datos de vendedores

Importar. Si usted desea realizar importación de datos concerniente a vendedores escoja el menú Vendedor  Importar el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 212. Ventana importar datos de vendedores

Formato de Importación: Escoja el formato de importación  

TXT (Separado por TAB) CSV (Separado por Punto y Coma)

Ruta del Archivo a Importar: Escoja la ruta donde se encuentra el archivo a importar puede utilizar el botón con los tres puntos (…) Luego presione el botón Importar para iniciar el proceso. Exportar. De igual manera el Sistema Administrativo Contable le permite exportar datos de vendedores para ello escoja el menú Vendedor  Exportar el sistema le mostrara la siguiente ventana:

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Figura 213. Ventana exportar datos de vendedores

Formato de Exportación: Escoja el formato de exportación.  

TXT (Separado por TAB) CSV (Separado por Punto y Coma)

Ruta del Archivo a Exportar: Escoja la ruta donde se guardara el archivo a exportar puede utilizar el botón con los tres puntos (…) Luego presione el botón Exportar para iniciar el proceso.

10.9 Exportación Si usted realiza exportaciones de bienes o percibe ingresos del exterior por servicios deberá presentar esta información. En el caso de exportaciones de bienes, Usted reportará a nivel de refrendo los valores que se registran en la Aduana. En el caso de exportación de servicios, flores, artesanías o bienes perecibles (exportación que no tenga refrendo), reportará los valores correspondientes de las facturas locales emitidas que sustenten dicha prestación. 10.9.1

Insertar exportación

Para insertar las Exportaciones, vaya al y seleccione el módulo CxC / Cobranzas / Vendedor luego escoja el menú de Exportación  Insertar, el sistema le mostrará la siguiente ventana.

Figura 214. Ventana Insertar exportaciones

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Identificación del Cliente: Ingrese mediante la opción (Asterisco (*) + Enter) el número de Identificación en el país de domicilio fiscal del Cliente. Este campo debe ser ingresado en forma obligatoria en el registro. Tipo de Comprobante: Seleccione mediante la opción (Asterisco (*) + Enter) el tipo de comprobante fiscal utilizado en la transacción que se va a registrar. Exportación de: Seleccione de la lista desplegable el valor que corresponde al tipo de transacción realizada si es Exportación de Bienes o Ingresos del Exterior. Este campo debe ser ingresado en forma obligatoria. Para las exportaciones donde no se posee REFRENDO, debe ingresarse bajo el concepto de Serv_ Flor Art (Servicios – Flores – Artesanías) Refrendo: Solo se reporta en caso de Exportación de Bienes, y corresponde al número registrado por la aduana (refrendo) con el cual se realizó el registro de la exportación. Devolución De Iva: Active esta opción si va a solicitar devolución del IVA en las compras realizadas para que se pueda realizar esta exportación, si no tiene derecho no la active. N° Doc Transporte: Ingrese el número registrado en el documento que soporta el transporte de la mercadería con el cual se realizó el registro de la exportación. Nota: solo se reporta en caso de Exportación de Bienes, cuando el tipo de comprobante sea Nota de Crédito o Nota de Débito, este campo deberá ser llenado con el número de refrendo del comprobante original.

Nº de Comprobante Fue: Ingrese el número de comprobante fue. Fecha de Transacción: Ingrese la fecha efectiva en la que se realizó el Embarque. Nota: En el caso de Ingresos del exterior o exportación de servicios, se registrará la fecha en la que se realizó el cobro y se registró contablemente, es decir, al mes al que corresponde el ingreso.

Valor FOB: En este campo ingrese el valor FOB de los bienes exportados o el valor del ingreso percibido desde el exterior, que consta en el comprobante o documento sustento de la transacción del exterior. En el caso que el Monto de Exportaciones o ingreso del exterior sea cero debe registrar 0.00. Cuando el tipo de comprobante sea Nota de Crédito o Nota de Débito, este campo debe ser llenado con el valor de la Nota de Crédito o Nota de Débito. Sección Factura de Exportación. Tipo de comprobante: Ingrese mediante la opción (asterisco (*) + Enter) el valor correspondiente al tipo de comprobante utilizado en la exportación que se va a registrar. Este campo debe ser llenado si la transacción es Exportación de Bienes o de Servicios. N° Autorización: Ingrese el número de autorización que otorga el SRI al Contribuyente para la impresión de Comprobantes, consta de diez caracteres, es requisito de facturación obligatorio a partir de octubre del 2000. N° de Serie y Secuencial: En este campo obligatorio ingrese el número secuencial del comprobante que registra.

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Fecha de registro contable: Seleccione la fecha en que se realiza la contabilización del comprobante que se registra, debe estar entre el 01/01/2000 en adelante, por ejemplo: 31/12/2050, consta de 10 caracteres. Este campo debe ser ingresado en forma obligatoria en el registro de exportaciones. Fecha De Emisión: Seleccione la fecha de emisión del comprobante que se registra (no debe confundirse con la fecha de elaboración de imprenta), debe estar entre 01/01/2000 en adelante, por ejemplo 31/12/2050. Ejemplo:

15/03/2000 (15 de marzo del 2000). 31/11/2006 (31 de noviembre del 2006).

Valor De Comprobante Local: Ingrese el valor de la factura local emitida de los bienes exportados o el valor del ingreso percibido desde el exterior. En el caso que el Monto de Exportaciones o ingreso del exterior sea cero debe registrar 0.00. Cuando el tipo de comprobante sea Nota de Crédito o Nota de Débito, este campo debe ser llenado con el valor de la Nota de Crédito o Nota de Débito. Después de ingresar todos los datos haga click en el botón Guardar o presione 10.9.2

Informes de Exportación

Para visualizar los informes de exportación, escoja el menú Exportación Informes el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 215. Ventana informe de exportaciones

Escoja el informe que desee visualizar o imprimir, ingrese los parámetros solicitados luego presione el botón Impresora o Pantalla de acuerdo a lo que desee realizar.

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11. Pagos Con el Sistema Administrativo Contable, usted puede llevar de manera automatizada las cuentas por pagar (CxP) y los pagos realizados a sus proveedores. Además podrá obtener con su sistema la información de una manera rápida y sencilla.

11.1 Proveedores 11.1.1

Insertar Proveedor

El Sistema Administrativo Contable maneja tantos proveedores como sean necesarios. Estos pueden ser incluidos directamente al insertar las cuentas por pagar, al crear un nuevo pago o por el módulo Menús  CxP/Pagos/Pagos y una vez allí, acceda al menú Proveedor  Insertar donde se le solicitará la siguiente información:

Figura 216. Insertar Proveedor

Los datos solicitados en la ventana son los siguientes: Sección Datos del Proveedor Tipo de Identificación: Seleccione de la lista desplegable el tipo de identificación para el proveedor que esté ingresando. Este campo debe ser ingresado en forma obligatoria en el registro de proveedor. N° de Identificación: Ingrese el número de identificación correspondiente para el proveedor que este ingresando. Nombre: Indique el nombre o razón social del proveedor. Tipo de Sujeto: Seleccione de la lista desplegable el tipo de sujeto del proveedor. Es contribuyente RISE: Active esta opción si el proveedor que está cargando en contribuyente RISE Contacto: Nombre de la persona con que se relaciona la empresa. Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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Teléfonos: Ingrese (el /los) números telefónicos, del proveedor. Dirección: Ingrese la dirección correcta del proveedor. E-mail: Ingrese una dirección de correo electrónico. N°Fax: Ingrese el número de fax. Sección Reglas de Contabilización. En sección Reglas de Contabilización, si usted requiere generar un comprobante contable particular al comprar a este proveedor, deberá indicar las cuentas que integrarán los comprobantes en las opciones de Cuenta Contable Gasto y Cuenta Contable CxP. Nota Importante: Los Proveedores son automáticamente auxiliares contables de tipo Proveedor en el ambiente de contabilidad. Debe haber ingresado previamente las cuentas a que utilizará en las reglas.

Código: Este campo muestra un código alfanumérico que representa al cliente en los auxiliares. Cuenta contable CxP: Seleccione el código de cuenta para Cuenta Contable CxP. Anticipo: Ingrese el valor para el anticipo. Cuenta Contable Gastos: Seleccione el código de cuenta para Cuenta Contable Gastos. Haga clic en el botón Grabar o presione si desea guardar la información, de lo contrario haga clic en el botón Salir. De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar proveedores del sistema por medio del menú Proveedor. 11.1.2

Importar / Exportar datos de proveedor

El Sistema Administrativo Contable le permite importar y exportar datos de proveedores desde un archivo de texto. Importar Si usted desea realizar importación de datos concerniente a proveedores escoja el menú Proveedor  Importar el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 217. Ventana importar datos de proveedores

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Formato de Importación: Escoja el formato de importación  

TXT (Separado por TAB) CSV (Separado por Punto y Coma)

Ruta del Archivo a Importar: Escoja la ruta donde se encuentra el archivo a importar puede utilizar el botón con los tres puntos (…) Luego presione el botón Importar para iniciar el proceso. Exportar. De igual manera el Sistema Administrativo Contable le permite exportar datos de vendedores para ello escoja el menú Vendedor  Exportar el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 218. Ventana exportar datos de proveedores

Formato de Exportación: Escoja el formato de exportación.  

TXT (Separado por TAB) CSV (Separado por Punto y Coma)

Ruta del Archivo a Exportar: Escoja la ruta donde se guardara el archivo a exportar puede utilizar el botón con los tres puntos (…) Luego presione el botón Exportar para iniciar el proceso. 11.1.3

Informes de Proveedor

Para solicitarlos informes de proveedores, diríjase al menú Proveedor  Informes. Se mostrara la siguiente ventana:

Figura 219. Ventana informes de Proveedores. Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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Escoja el informe que desee visualizar o imprimir, ingrese los parámetros solicitados luego presione el botón Impresora o Pantalla de acuerdo a lo que desee realizar.

11.2 Cuentas por Pagar CxP 11.2.1

Insertar Cuentas por Pagar (CxP)

Para efectuar el proceso de cuentas por pagar, desde el módulo CxP / Pagos / Proveedor, diríjase al menú CxP  Insertar El software le mostrará la siguiente ventana:

Figura 220. Insertar CxP

Identificación del Proveedor: Haciendo uso de las teclas (Asterisco (*) + Enter) seleccione de la lista, el proveedor. Aplica para Anexo: Active esta opción, si el proveedor que está cargando al sistema aplica para el anexo transaccional. Sustento del Comprobante: De igual manera que el campo anterior mediante (Asterisco (*) + Enter) seleccione el sustento. Tipo de Comprobante: Al igual con este campo, seleccione el tipo de comprobante usando la combinación de teclas (Asterisco (*) + Enter). Moneda: mediante (Asterisco (*) + Enter) ingrese el tipo de moneda a utilizar. Cambio: Ingrese el valor del cambio oficial. N° Serie y Secuencial: Ingrese le número de serie y secuencial. N° de Autorización: Ingres el número de autorización. Seleccione los valores para: Fecha de Emisión, Fecha de Reg.Contable, Fecha de Caducidad.

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Pestaña Datos de la CxP Crédito Fiscal: Escoja el tipo de crédito fiscal. Ingrese los valores para los montos de: Monto ICE, No Objeto de Iva y Exenta de Pago de IVA Luego ingrese los valores para: Base Imponible Bienes 

Tasa al 12%



Tarifa Iva 0 %

Base Imponible Serv 

Tasa al 12%



Tarifa Iva 0 %

Monto Iva 

Tasa al 12%

Pestaña Retención Renta

Figura 221. Pestaña Retención Renta

Descripción: Presionando la combinación de teclas (Asterisco (*) + Enter) ingrese la descripción del despacho. Base Imponible: Ingrese el monto de la Base Imponible. Pestaña Retención IVA

Figura 222. Pestaña Retención IVA

Ingrese los valores para Bienes, Servicios y Retención Iva 100%, así como los montos para Monto Iva y Monto Retención.

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Pestaña Datos Comp de Retención

Figura 223. Pestaña Datos Comp de Retención

Fecha Emisión Comp: Ingresa le fecha de emisión correspondiente al comprobante. N° Autorización Comp: Ingre el número de autorización N° Serie Comp Retención: Ingrese el número de Establecimiento, Plaza y Secuencial. Pestaña Comp. Modificado / Otros

Figura 224. Pestaña Comp. Modificado / Otros

Sección Complemento N/C – N/D Nota: Si el tipo de comprobante que esta insertando es una “Nota de Crédito” o “Nota de Débito”, esta pestaña se habilitara

Tipo de Comprobante: Inserte el tipo de comprobante puede utilizar, (asterisco (*) + Enter). N° Serie Comprobante Modificado: Inserte el número de serie. Fecha Comprobante Modificado: Seleccione la fecha para el comprobante. N° Autorización Comp. Modificado: Ingrese el número de autorización para el comprobante. Pestaña Observaciones

Figura 225. Pestaña Observaciones

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En esta pestaña podrá agregar una observación si así lo considera. Haga clic en el botón Grabar para guardar y clic en Salir o Esc para salir sin grabar. De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar cuentas por pagar ya guardadas mediante las opciones correspondientes en el menú CxP. 11.2.2

Comprobante de Retención IVA

Si desea reimprimir un comprobante de retención de IVA, escoja el menú CxP  Comprobante de Retención de IVA, el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 226. Ventana buscar CxP

Presione el botón Buscar escoja la cuenta por pagar y presione el botón Re-Imprimir Ret IVA en la siguiente ventana puede verificar los datos de la cuenta por pagar luego presione el botón Re-Imprimir como se muestra en la siguiente ventana.

Figura 227. Ventana Re-Imprimir comprobante de retención

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11.2.3

Informes de Compras y Ventas

Para visualizar los informes disponibles de compras y ventas, seleccione el menú CxP  Informes el sistema le mostrará la siguiente ventana:

Figura 228. Ventana de solicitud de Informes de Pago.

Solicite el que usted desee, todos estos informes están disponibles para ser visualizados tanto por Impresora como por Pantalla. 11.2.4

Informes Administrativos

Para visualizar los informes disponibles estadísticos de pagos, seleccione el menú CxP  Informes Administrativos el sistema le mostrará la siguiente ventana.

Figura 229. Ventana de solicitud de Informes Estadísticos.

Solicite el que usted desee, todos estos informes están disponibles para ser visualizados tanto por Impresora como por Pantalla.

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11.2.5

Importar / Exportar datos de Cuentas por Pagar (CxP)

Importar Si usted desea realizar importación de datos concerniente a cuentas por pagar (CxP) escoja el menú CxP  Importar el sistema le mostrara la siguiente ventana.

Figura 230. Ventana importar datos de CxP

Importación de: Escoja el tipo de importación  

Compra Venta

Tipo de Separación: Escoja el formato de importación  

TXT (Separado por TAB) CSV (Separado por Punto y Coma)

Nombre del Archivo: Escoja la ruta donde se encuentra el archivo a importar puede utilizar el botón con los tres puntos (…) Luego presione el botón Importar para iniciar el proceso. Exportar De igual manera el Sistema Administrativo Contable le permite exportar datos de cuentas por pagar (CxP) para ello escoja el menú CxP  Exportar el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 231. Ventana Exportar datos de CxP

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Calidad y Documentación

Importación de: escoja el tipo de importación.  

Compra Venta

Tipo de Separación: Escoja el formato de importación.  

TXT (Separado por TAB) CSV (Separado por Punto y Coma)

Tipo de Fecha: escoja el tipo de fecha.  

Fecha Registro Fecha Emisión

Fecha Inicial: escoja la fecha inicial. Fecha Final: escoja la fecha final. Nombre del Archivo: Escoja la ruta donde se guardara el archivo a exportar puede utilizar el botón con los tres puntos (…) Luego presione el botón Exportar para iniciar el proceso. 11.2.6

Generar pagos tipo retención desde CxP

Esta opción aparece visible al activar G Modo Avanzado. Para generar pagos del tipo “retención” desde una cuenta por pagar, haga clic en el menú CxP  Genera Pago tipo Retención desde CXP, el sistema ejecutará un proceso de forma automática. 11.2.7

Corregir CxP Status y Monto Abonado

Esta opción aparece visible al activar G Modo Avanzado. Para corregir status de cuentas por pagar, haga clic en el menú CxP  Corregir CXP Status y Monto Abonado. El sistema mostrará la ventana de búsqueda de CxP. Seleccione la cuenta por pagar a modificar y presione clic en el botón Modificar Especial, así como se muestra en la siguiente ventana.

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Calidad y Documentación

Figura 232. Ventana modificar datos de CxP especial

Realice las modificaciones que correspondan y presione clic en el botón Ajustar. Al finalizar el proceso el sistema le enviara este mensaje:

Figura 233. Mensaje proceso completado

11.2.8

Modificar datos de comprobantes y sustento

Esta opción aparece visible al activar G Modo Avanzado. Para modificar datos de comprobantes y sustento, haga clic en el menú CxP  Modificar Datos de Comprobante y Sustento. El sistema mostrará la ventana de búsqueda de CxP. Seleccione la cuenta por pagar a modificar y presione clic en el botón Actualizar, Así como se muestra en la siguiente ventana.

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Figura 234. Ventana actualizar datos de CxP

Realice las modificaciones que correspondan y presione clic en el botón Grabar. 11.2.9

Generar XML Comprobante de Retención

Esta opción aparece visible al activar G Modo Avanzado. Para generar el archivo xml de comprobante de retención, haga clic en el menú CxP  Generar Xml Comprobante de Retención. El sistema mostrará la ventana de búsqueda de CxP. Seleccione la cuenta por pagar y presione clic en el botón Generar, Así como se muestra en la siguiente ventana.

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Figura 235. Ventana generar CxP

11.3 Anticipos. 11.3.1

Insertar anticipo

El Sistema Administrativo Contable le permite el manejo de anticipos recibidos de clientes, los cuales se podrán utilizar para cancelar facturaciones posteriores de estos clientes. Para ellos diríjase al módulo Menús  CxC/Cobranza/Vendedores y una vez allí, escoja la opción Anticipos  Insertar, donde aparecerá la siguiente pantalla:

Figura 236. Insertar Anticipos Cobrados

Para insertar el Anticipo (cobrado), indique los siguientes datos solicitados: Fecha: Introduzca la fecha del anticipo. Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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Calidad y Documentación

Número: Indique un número para el anticipo, el sistema le sugiere un consecutivo si activo el parámetro que así lo indica (“Sugerir número de Anticipo” en ficha de Anticipo). Código – Nombre (del Cliente): Seleccione el cliente que está pagando el anticipo. Cuenta Bancaria: Indique la cuenta en la cual está ingresando el anticipo (puede ser una cuenta bancaria como tal o la cuenta Caja Principal, precargada en el sistema). Concepto Bancario: Indique el concepto bancario, allí le aparecerá el indicado en los parámetro, mas puede ser cambiado si lo desea. Descripción: Si desea indicar información adicional del anticipo utilice este dato. Moneda: Si trabaja con distintos tipos de monedas indique el nombre y cambio de la moneda a usar en el anticipo. Sección Montos Total: Indique el monto total del anticipo cobrado al cliente. Usado: Al consultar o modificar Anticipos, este dato mostrará el monto que se haya usado del anticipo para saldar compromisos del cliente. Restante: Al consultar o modificar Anticipos, muestra el monto que queda sin usar del anticipo. Después de ingresar todos los datos solicitados presione el botón Grabar. De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar anticipos ya guardados mediante las opciones correspondientes en el menú Anticipos. 11.3.2

Modificar Anticipo (Pagado)

El Sistema Administrativo Contable le permite modificar anticipos. Para ellos diríjase al menú Anticipos  Modificar. El sistema mostrará la ventana de búsqueda de anticipos. Seleccione el que desea modificar y presione clic en el botón Modificar, Así como se muestra en la siguiente ventana.

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Calidad y Documentación

Figura 237. Modificar Anticipos Cobrados

Modifique los datos del anticipo y luego presione el botón Grabar. 11.3.3

Anular Anticipo (Pagado)

Si desea anular algún anticipo pagado el Sistema Administrativo Contable le permite hacerlo, desde el menú Anticipo  Anular. El sistema mostrará la ventana de búsqueda de anticipos. Seleccione el que desea anular y presione clic en el botón Anular, Así como se muestra en la siguiente ventana.

Figura 238. Anular Anticipo Pagados.

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Calidad y Documentación

Verifique los datos del anticipo, si está seguro de anularlo presione el botón Grabar. 11.3.4

Devolver Anticipo

Si desea devolver algún anticipo ya guardado haga clic en el menú Anticipo  Devolver El sistema mostrará la ventana de búsqueda de anticipos. Seleccione el que desea devolver y presione clic en el botón Devolver, Así como se muestra en la siguiente ventana.

Figura 239. Buscar anticipo para devolver.

Verifique los datos del anticipo, si está seguro de devolverlo presione el botón Grabar. 11.3.5

Re-imprimir Anticipo

Si desea reimprimir un anticipo, escoja el menú Anticipo  Re-Imprimir, el sistema mostrará la ventana de búsqueda de anticipos. Seleccione el que desea reimprimir y presione clic en el botón Re-Imprimir, así como se muestra en la siguiente ventana.

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Calidad y Documentación

Figura 240. Buscar anticipo para re-imprimir.

Verifique los datos del anticipo, si está seguro de reimprimirlo presione el botón Grabar. 11.3.6

Informe de Anticipo

El Sistema Administrativo Contable le permite obtener los informes de anticipos pagados para esto escoja el menú Anticipo  Informes el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 241. Informes de anticipos pagados

Escoja el informe que desee visualizar o imprimir, ingrese los parámetros solicitados luego presione los botones Imprimir o Pantalla de acuerdo a lo que desee realizar.

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Calidad y Documentación

11.4

Pagos

El Sistema Administrativo Contable, permite insertar Pagos insertando documentos para (CxP y anticipos), expresados en distintas monedas y la combinación de los mismos. 11.4.1

Insertar pagos

Si usted ya realizó los pagos y desea incluirlos en el sistema, desde el diríjase al módulo Menús - CxP/Pagos/Proveedores/Forma 30 (IVA) y una vez escoja la opción Pagos  Insertar.

Figura 242. Ventana de inserción de pago.

Para incluir el pago, indique los siguientes datos solicitados: Nº Cheque: Indique el número del cheque que se utilizó para la cancelación del compromiso adquirido por la empresa. Fecha: Indique la fecha en que se realizó el pago. Nº Comprobante: El sistema asigna automáticamente el número del comprobante de egreso, y no puede ser modificado. Cuenta: En este campo colocará el número de la cuenta bancaria donde se realizó el egreso. Si usted tiene en los parámetros de Bancos, la opción “Genera movimiento bancario desde pago” se registrara automáticamente el pago en los movimientos bancarios de esta cuenta. Generar Débito Bancario: Si activa esta opción, generará el impuesto al débito bancario (IDB) Proveedor: Coloque el nombre del proveedor o utilice la combinación de teclas (asterisco (*) + Enter) para que el sistema le muestre una lista de los existentes.

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Concepto: Indique el código que identifica el pago efectuado, si no lo conoce presione Enter y el sistema le mostrará la lista de los conceptos existentes, seleccione uno y haga clic en el botón “Escoger”. Disponible solo si usted tiene en los parámetros de Bancos, la opción “Genera movimiento bancario desde pago”. Cheque a Nombre de: Si se indicó un nombre de beneficiario en el proveedor, aparecerá el nombre de este y podrá ser cambiado únicamente si el usuario tiene permiso para ello en su configuración. Pestaña Abonos Esta pestaña muestra en la pantalla todas las cuentas por pagar que tiene con el proveedor escogido, y sus respectivos saldos. Hay una columna donde usted insertará el abono o la cancelación. Tiene que colocar los abonos para poder acceder a la pantalla de Retenciones.

Figura 243. Pestaña Abonos.

N° CxP: Esta columna muestra el número de la cuenta por pagar. Saldo y Abono: muestra los montos para las respectivas columnas. Pestaña Anticipos El sistema mostrará la lista de todos los Anticipos dados al proveedor en caso de existir.

Figura 244. Pestaña Anticipos.

N° Anticipo: Esta columna muestra el número (N°) del Anticipo. Monto Original y Monto Restante: Estas columnas permiten visualizar el monto original del anticipo y el monto que resta por utilizar. Monto Aplicado: Muestra el monto del anticipo que se aplicará a este pago. Cálculo en Moneda de la Cuenta Bancaria Otros: Colocar el monto aquí si usted desea incluir algún aumento o disminución a la cancelación de la factura tales como notas de débito. Retención I.S.L.R.: El sistema coloca monto de retención de I.S.L.R. según el cálculo que corresponda al proveedor. Retención I.V.A.: El sistema coloca monto de retención de I.V.A. según el cálculo que corresponda al proveedor. Cheque o Efectivo: Indique el monto del abono o la cancelación de la CxP. Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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Anticipo: En caso de usar en este pago, anticipos previamente dados al proveedor, acá aparecerá el monto usado. Total pagado: Indica el total de la suma entre el monto indicado en Otros, el Monto cheque o efectivo y la Retención I.S.L.R. Total abonos: Indica el total de los abonos indicados en la ficha “Abonos”. Diferencia: Indica la diferencia entre el abono indicado y el total pagado. Descripción: Coloque aquí cualquier información adicional, con respecto al pago. Para grabar el pago la diferencia entre el monto de los abonos y lo que se va a pagar debe ser cero, sino no puede guardar el pago. Luego de llenar todos los datos solicitados luego presione el botón Grabar De igual manera usted puede consultar, pagos ya guardados mediante la opción correspondientes en el menú Pago. 11.4.2

Anular Pago

Si desea anular algún pago el Sistema Administrativo Contable le permite hacerlo, desde el menú Pago  Anular. El sistema mostrará la ventana de búsqueda de pagos.

Figura 245. Buscar pagos para anular

Seleccione el que desea anular y presione clic en el botón Anular, se mostrará la siguiente ventana.

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Figura 246. Ventana anular pagos

Verifique los datos del pago, si está seguro de anularlo presione clic en el botón Anular. 11.4.3

Insertar Pago Histórico

El proceso de insertar un pago histórico es similar al de insertar un pago normal, solo que para insertar aquellos debe activar modo avanzado desde el menú G  Activar Modo Avanzado. 11.4.4

Re-Imprimir Comprobante de Pago

Si desea re-imprimir un comprobante de pago, escoja el menú Pago  Re-Imprimir Comprobante de Pago, el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 247. Ventana buscar pagos

Presione el botón Buscar escoja el pago y presione el botón Re-Imprimir Ret IVA en la siguiente ventana puede verificar los datos del pago luego presione el botón Re-Imprimir como se muestra en la siguiente ventana.

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Figura 248. Ventana re-imprimir pago

11.4.5

Informes de Pagos

Para visualizar los informes disponibles seleccione el menú Pago  Informes el sistema le mostrará la siguiente ventana:

Figura 249. Ventana de solicitud de Informes de Pago.

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Solicite el que usted desee, todos estos informes están disponibles para ser visualizados tanto por Impresora como por Pantalla. 11.4.6

Informes de Importación

Para visualizar los informes de importación disponibles desde el seleccione el menú Importación  Informes el sistema le mostrará la siguiente ventana:

Figura 250. Informes de importación disponibles

Solicite el que usted desee, todos estos informes están disponibles para ser visualizados tanto por Impresora como por Pantalla.

11.5 Comprobante Anulado 11.5.1

Insertar comprobante

Para insertar comprobantes anulados presione click en el menú Comprobante Anulado  Insertar, se mostrara la siguiente ventana:

Figura 251. Ventana insertar comprobante anulado

Tipo de comprobante: Mediante la combinación de teclas (asterisco (*) + Enter) ingrese el tipo de comprobante.

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Luego ingrese los números para el Establecimiento, N° Punt Emisión, N° Sec Desde y N° Sec Hasta N° Autorización: Ingrese el número de autorización. Fecha De Anulación: Escoja la fecha de anulación. Después de agregar todos los datos solicitados presione el botón Insertar De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar comprobantes anulados ya guardados, mediante las opciones correspondientes en el menú Comprobantes Anulados. 11.5.2

Modificar Comprobante Anulados

Si requiere modificar comprobantes anulados, haga clic en el menú Comprobante Anulado  Modificar. El sistema mostrará la ventana de búsqueda de comprobantes anulados. Seleccione el que desea anular y presione clic en el botón Modificar, así como se muestra en la siguiente ventana.

Figura 252. Ventana buscar comprobante anulado

Verifique los datos del comprobante anulado, si está seguro de modificarlo, presione clic en el botón Modificar 11.5.3

Informe de Comprobante Anulados

Para visualizar los informes de comprobantes anulados escoja la siguiente ruta de menú Comprobante Anulados  Informes

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Figura 253. Informes de comprobante anulado

Solicite el que usted desee, todos estos informes están disponibles para ser visualizados tanto por Impresora como por Pantalla.

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12. Bancos El Sistema Administrativo Contable le permite llevar el control de todas las transacciones realizadas en los diferentes bancos que maneja la empresa bien sea en moneda extranjera o en moneda local.

12.1 Cuenta Bancaria 12.1.1

Insertar Cuenta Bancaria

Para incluir las cuentas bancarias con las cuales trabaja la empresa, desde el active el módulo Menús - Bancos y una vez allí, escoja el menú Cuenta Bancaria  Insertar, el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 254. Ventana incluir cuenta bancaria.

Sección Datos de la Cuenta Bancaria Código: Indique un código a la cuenta bancaria. Status: Aquí usted indicará si la cuenta esta activa (en uso) o ya no la utiliza. Nº de cuenta: Coloque el número de cuenta del banco de la empresa. Nombre: Indique el nombre de la cuenta del banco. Tipo: Seleccione si es ahorros, corriente o Activos Líquidos. Nombre Moneda: Si la empresa tiene activado manejo de moneda extranjera, podrá seleccionar entre los tipos de moneda que haya creado. Sección Datos del Banco Código: Seleccione el banco al que pertenece la cuenta. Nombre: Aquí aparecerá el nombre del banco que escogió de la lista. Sucursal: Indique en qué agencia abrió la cuenta de la empresa. Sección Impuestos a las Transacciones Financieras

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Impuesto a las Transacciones Financieras: Active esta opción si aplica para la cuenta bancaria que está insertando. Sección Otros Saldo Disponible: Cuando la cuenta tenga movimiento (es decir se está modificando una cuenta ya existente) aparecerá el monto disponible según libros. Cuenta Contable: Mediante la combinación de teclas (Asterisco (*) + Enter) ingrese el código de cuenta contable Plantilla Impresión de Cheque: Indique el nombre de la plantilla para poder imprimir el cheque del banco que seleccionó para trabajar. Haga clic en el botón de Insertar. Nota: De igual manera usted puede consulta, modificar o eliminar cuentas bancarias ya guardadas mediante las opciones correspondientes en el menú Cuenta Bancaria

12.1.2

Recalcular Saldos

El Sistema Administrativo Contable le permite recalcular saldos guardados para ello llevar a cabo este proceso escoja el menú G  Activar Modo Avanzado luego escoja el menú Cuenta Bancaria  Recalcular Saldos

Figura 255. Ventana recalcular saldos.

Al terminar el proceso el sistema le mostrara el siguiente mensaje

Figura 256. Mensaje de confirmación

12.1.3

Informes de Cuentas Bancarias

Si usted desea saber el saldo del Banco en el sistema, desde el diríjase al módulo de Bancos luego escoja el menú Cuenta Bancaria  Informes, el sistema le mostrara la siguiente ventana.

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Figura 257. Ventana informes de bancos.

Escoja el informe que desee visualizar o imprimir, ingrese los parámetros solicitados luego presione el botón Impresora o Pantalla de acuerdo a lo que desee realizar.

12.2 Movimientos Bancarios Los movimientos bancarios son generados automáticamente, si usted indicó en los parámetros generales que se manejaran directamente por el sistema al generarse una cobranza o se efectúa la cancelación de un pago o activando en la ficha Banco los parámetros “Generar Mov. Bancarios desde cobro” y “Generar Mov. Bancario desde pago”. 12.2.1

Insertar movimiento bancario

Si usted desea incluir un movimiento bancario manual, escoja el menú Movimiento Bancario  Insertar. El sistema le mostrara la siguiente ventana.

Figura 258. Ventana insertar movimientos bancarios.

Donde se solicitará la siguiente información: Fecha del movimiento: Indique la fecha en que se generó el movimiento. Generado por: El sistema indica automáticamente el usuario que está generando el movimiento.

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Sección Datos de la cuenta Bancaria Cuenta Bancaria: Seleccione la cuenta del banco asociado al movimiento que está insertando. Moneda: Indique la moneda en que se realizará el movimiento Cambio a $.: En este debe indicar el cambio en dólares de la moneda. Saldo disponible: Muestra el saldo disponible. Datos del Concepto Bancario Código Concepto: Indique el código del concepto aplicado al movimiento. Si no lo conoce puede utilizar la combinación de teclas (asterisco (*) +Enter) y el sistema le mostrará la lista. Tipo Concepto: Es colocado automáticamente por el sistema y dependerá del concepto seleccionado. Generar Débito Bancaria: Si la activa cuando grabe un movimiento de egreso generará un movimiento con el débito bancario correspondiente. Datos de la Transacción. Nº Documento: Indique el número de identificación del documento incluido. Monto: Coloque el monto del movimiento bancario que va a incluir. Descripción: Escriba la descripción del movimiento. Nota: De igual manera usted puede consulta, modificar o eliminar movimientos bancarios ya guardados mediante las opciones correspondientes en el menú Movimiento Bancaria

Haga clic en el botón de Grabar. 12.2.2

Anular Movimiento Bancario

Al momento que necesite anular un movimiento bancario lo puede hacer desde el menú Movimiento Bancario  Anular. El sistema mostrará la ventana de búsqueda de movimientos bancarios. Seleccione el que desea anular y presione clic en el botón Anular, así como se muestra en la siguiente ventana:

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Figura 259. Ventana buscar movimientos bancarios para anular

Verifique los datos del comprobante anulado, si está seguro de anularlo, presione clic en el botón Anular. 12.2.3

Informe de Movimiento Bancario

Para visualizar los informes de movimientos bancarios escoja la opción de menú Movimiento Bancario  Informes se mostrara la siguiente ventana:

Figura 260. Ventana informes de movimientos bancarios.

Escoja el informe que desee visualizar o imprimir, ingrese los parámetros solicitados luego presione el botón Impresora o Pantalla de acuerdo a lo que desee realizar.

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12.2.4

Insertar Movimiento Bancario con Opción Imprimir Cheque

El Sistema Administrativo Contable también le permite insertar movimientos bancarios con opción a imprimir cheque. Para ello el escoja el menú Movimiento Bancario  Insertar con Opción Imprimir Cheque el sistema le mostrara la ventana insertar movimiento bancario explicada en el punto 12.2.1, solo que en esta ventana se activa la pestaña “Impresión de Cheque” en la que le solicita el nombre del beneficiario y el número de cheque.

Figura 261. Ventana insertar movimientos bancarios.

12.2.5

Re-imprimir Movimiento Bancario

Si desea re-imprimir un cheque, escoja el menú Movimiento Bancario  Re-Imprimir Cheque. El sistema mostrará la ventana de búsqueda de movimientos bancarios. Seleccione el que desea reimprimir y presione clic en el botón Re-imprimir, así como se muestra en la siguiente ventana:

Figura 262. Ventana buscar movimientos bancarios. Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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Verifique los datos del comprobante, si está seguro de re-imprimir, presione clic en el botón Re-Imprimir

12.3 Concepto Bancario Los conceptos bancarios constituyen los diferentes tipos de transacciones bancarias que se efectúan dentro de la empresa, tanto de ingresos como de egresos. Estos conceptos son utilizados para identificar el tipo de movimiento bancario que realice la compañía. Para insertar los conceptos desde el diríjase al módulo de Bancos luego escoja el menú Conceptos Bancarios  Insertar, donde se le solicitará:

Figura 263. Ventana insertar concepto bancario.

Código: Indique el código con el cual identificará el concepto. Descripción: Coloque cómo se llamará el concepto. Tipo: Indique si el concepto es de ingreso o de egreso. Haga Clic en el botón Grabar para guardar los cambios. De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar conceptos ya guardados mediante las opciones correspondientes en el menú Concepto.

12.4 Conciliación Bancaria La conciliación bancaria consiste en verificar la igualdad entre los movimientos bancarios que han generado el sistema y las constancias que surgen de los resúmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un ejercicio básico de control. Las diferencias generalmente se generan al haber demoras en registrar algunas operaciones por falta de información. Uno de los casos más comunes es cuando la empresa entrega un cheque a un tercero e inmediatamente lo contabiliza en sus registros pero el banco recién lo hará cuando el beneficiario se presente a cobrarlo o lo deposite. El Sistema Administrativo Contable maneja el “Método de Conciliación Bancaria de Saldos Encontrados”, el cual consiste en partir de uno de los saldos posibles: el reflejado en los libros y llegar al saldo según el estado de cuenta bancario. Al insertar una conciliación bancaria, usted indicará la cuenta bancaria que desea conciliar así como el mes y año de los movimientos, y el sistema le mostrara los egresos que cumplan con tales requisitos.

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12.4.1

Insertar conciliación bancaria

Para insertar una conciliación desde el módulo Bancos diríjase al menú Conciliación  Insertar, le aparecerá ve ventana de insertar conciliación.

Figura 264. Ventana insertar movimientos bancarios.

Donde se solicitará la siguiente información: Cuenta: Indique la cuenta de la cual quiere ver los movimientos bancarios a conciliar. Mes / Año: Indique el periodo, mes y año de los movimientos a conciliar. Sección Cargar Movimientos: Permite indicar que movimientos mostrará en la lista. Tiene tres opciones: “Conciliados”, “No Conciliados” y “Todos”. Botón Agregar Movimientos: Este botón permite agregar movimientos bancarios a la cuenta que se está conciliando. Al hacer clic en él, se abrirá la ventana de inserción de movimiento. Que se explicó en el punto anterior. Botón Actualizar Movimientos: Este botón permite que el sistema actualice la lista de movimientos y los muestre todos, de manera que si se está modificando una conciliación previamente insertada, muestre todos los movimientos asociados a la cuenta y periodo indicado, no solo los conciliados sino también los no conciliados. También cuando recién se agrega un nuevo movimiento, el sistema no lo muestra inmediatamente, y es necesario actualizar la lista a través de este botón. Los movimientos insertados a través del módulo bancos, no aparecerán automáticamente en la lista de movimientos de conciliación, solo cuando se activa el botón actualizar movimientos. Sección Conciliar Movimientos: En esta área encontrará dos botones, “Todos” y “Ninguno” con los cuales activará o desactivará la conciliación (columna “C”) de los movimientos listados.

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Pestaña Movimientos Bancarios

Figura 265. Pestaña Movimientos Bancarios.

Una vez colocados los datos anteriores, aparecerán los movimientos que correspondan, especificando: N° Documento, Fecha, Descripción, Monto Debe, Monto Haber, C (Conciliado o no, si está activo se señala como conciliado) y N° de Movimiento. Pestaña Datos Resumidos (Método: Saldo Encontrados)

Figura 266. Pestaña Datos Resumidos (Método: Saldos Encontrados)

Esta pestaña muestra los montos correspondientes al “Saldo Según Libros” MAS: Movimiento de Egreso No conciliado. MENOS: Movimientos de Ingreso No Conciliado. Además le permite ingresar el saldo según el banco para ser comparado: Pestaña Información de Conciliación

Figura 267. Ventana pestaña Información de Conciliación

Presione el botón Grabar para guardar.

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12.4.2

Cerrar / Abrir Conciliación

El Sistema Administrativo Contable le permite cerrar o abrir una conciliación para ello escoja el menú Conciliación  Cerrar. El sistema mostrará la ventana de búsqueda de conciliación para cerrar. Seleccione la que desea cerrar y presione clic en el botón Cerrar. Así como se muestra en la siguiente ventana:

Figura 268. Ventana buscar conciliación para cerrar

Verifique los datos de la conciliación, si está seguro de cerrarla, presione clic en el botón Cerrar. El proceso de Abrir una conciliación es idéntico al de cerrar. 12.4.3

Informes de Conciliación

Si usted desea saber sus Movimientos por Conciliación o las Transacciones conciliadas o no conciliadas, escoja el menú Conciliación  Informes el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 269. Ventana Informes de Conciliación. Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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Escoja el informe que desee visualizar o imprimir, ingrese los parámetros solicitados luego presione el botón Impresora o Pantalla de acuerdo a lo que desee realizar.

12.5 Beneficiarios El Sistema Administrativo Contable, le permite insertar beneficiarios, esta información le es útil con la integración del ADME con el sistema nómina. Para agregar beneficiarios desde el active el módulo Menús - Bancos y una vez allí, escoja el menú Beneficiario  Insertar, el sistema le mostrara la siguiente ventana.

Figura 270. Ventana insertar beneficiarios.

Ingrese el código, numero de RUC, nombre y tipo de persona, luego presione clic en el botón Insertar Nota: De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar beneficiarios ya guardados, mediante la opciones correspondientes en el menú Beneficiarios

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13. Compras 13.1 Compra 13.1.1

Insertar Compra

El Sistema Administrativo Contable le permite insertar las compras que usted maneje para ello desde el active el módulo Menús - Compras luego escoja el menú Compras  Insertar, el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 271. Ventana insertar compras.

Proveedor: Ingrese el proveedor correspondiente a la compra, recuerde que puede usar la combinación de teclas (Asterisco (*) + Enter) N° Serie y Secuencial: ingrese el número de serie y secuencial. Fecha: Seleccione la fecha de la compra. Genera CxP: Active si al momento de ingresar la compra desea que esta genere una cuenta por pagar. En los detalles de la compra Código Inventario: De igual manera con la combinación de teclas (Asterisco (*) + Enter) ingrese el código de inventario. Descripción: Dependiendo del código que inserte el sistema coloca en este campo de forma automática la descripción del producto. Cantidad: Ingrese la cantidad del producto determinado. Costo Unitario: El sistema lo coloca de forma automática.

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En la sección Distribución de gastos Tipo: Seleccione tipo de gasto  

Por Monto Por Porcentaje

Luego de ingresar los datos, presione un clic en el botón de Grabar. De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar compras ya guardadas mediante las opciones correspondientes en el menú Compra 13.1.2

Anular Compra

Al momento que necesite anular una compra lo puede hacer desde el menú CxP  Anular el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 272. Ventana buscar compra.

Presione el botón Buscar en la siguiente ventana escoja la compra que desee y presione el botón Anular, en la siguiente ventana puede verificar los datos de la compra y luego presione el botón Anular

Figura 273. Ventana anular compra

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13.1.3

Informes de Compra

Si usted desea saber las compras realizadas, escoja el menú Compra  Informes el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 274. Ventana solicitud de informes.

Escoja el informe que desee visualizar o imprimir, ingrese los parámetros solicitados luego presione el botón Impresora o Pantalla de acuerdo a lo que desee realizar 13.1.4

Insertar Compras desde Orden de Compra

Usted puede insertar una compra desde una orden de compra para ello escoja el menú Compra  Insertar con Orden de Compra

Figura 275. Ventana insertar compra desde orden de compra.

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Proveedor: Ingrese el proveedor, recuerde que puede usar con la combinación de teclas (Asterisco (*) + Enter). N° Serie y Secuencial: ingrese el número de serie y el secuencial. Fecha: Escoja la fecha de la compra. Sección Datos de la Orden de Compra Documento Tipo: seleccione el tipo de documento  

Nota de Entrega. Factura.

Orden N°: Mediante la combinación de teclas (Asterisco (*) + Enter) ingrese el número de orden de compra. En los detalles de la compra Código Inventario: De igual manera con la combinación de teclas (Asterisco (*) + Enter) ingrese el código de inventario. Descripción: Dependiendo del código que inserte el sistema coloca en este campo automáticamente la descripción del producto. Cant. Restante: Ingrese la cantidad restante del producto. Costo Unitario: El sistema lo coloca de forma automática. Cant. Recibida: Ingrese la cantidad recibida del producto. Haga clic en el botón Grabar 13.1.5

Re-Imprimir Compras

Si desea re-imprimir una compra, escoja el menú Compra  Re-Imprimir, el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 276. Ventana buscar compra.

En esta ventana presione el botón Buscar escoja la compra que desee y presione el botón Re-Imprimir, en la siguiente ventana puede verificar los datos de la compra y luego presione el botón Re-Imprimir.

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Figura 277. Ventana re-imprimir compra.

13.2 Orden Compras 13.2.1

Insertar orden de compra

Para insertar una orden de compra en el sistema escoja el menú Orden de Compra  Insertar el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 278. Ventana insertar orden de compra.

Proveedor: ingrese el proveedor correspondiente a la orden de compra, recuerde que puede usar la combinación de teclas (Asterisco (*) + Enter) En los detalles de la orden de compra Código Inventario: De igual manera con la combinación de teclas (Asterisco (*) + Enter) ingrese el código de inventario. Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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Descripción: Dependiendo del código que inserte el sistema coloca en este campo de forma automática la descripción del producto. Cantidad: Ingrese la cantidad del producto determinado. Costo Unitario: El sistema lo coloca de forma automática. Observaciones: Ingrese alguna observación si es necesario. Luego presión click en el botón de Grabar. De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar ordenes de compras ya guardadas mediante las opciones correspondientes en el menú Orden de Compra. 13.2.2

Re-Imprimir Orden de Compra

Si desea re-imprimir una orden de compra, escoja el menú Orden de Compra  ReImprimir, el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 279. Ventana buscar orden de compra.

En esta ventana presione el botón Buscar escoja la orden de compra que desee y presione el botón Re-Imprimir, en la siguiente ventana puede verificar los datos de la orden de compra y luego presione el botón Re-Imprimir

Figura 280. Ventana orden de compra para re-imprimir.

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14. Mantenimiento de Tablas El Sistema Administrativo Contable trabaja con tablas de sistema. Para actualizar estas tablas, seleccione desde el el módulo Menús Mantenimiento de Tablas. El sistema le mostrará la siguiente ventana:

Figura 281. Ventana de Mantenimiento de Tablas.

14.1 Bancos El Sistema Administrativo Contable le permite incluir tantos bancos como usted trabaje. Para ingresarlos, desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opción Bancos y haga clic en el botón Insertar, se mostrara la siguiente ventana:

Figura 282. Ventana insertar banco

Donde se le solicitará indicar el código (el sistema sugiere uno) y nombre del Banco a insertar.

14.2 Cambio a Moneda Local Si la empresa maneja Moneda Extranjera debe indicar el cambio de la moneda para la fecha de vigencia al momento de generar cualquier tipo de documento o solicitud de cualquiera de los Informes solicitados que manejen el tipo de moneda asociado.

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Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opción Cambio a Moneda Local y haga clic en el botón Insertar, se mostrara la siguiente ventana:

Figura 283. Ventana de insertar cambio a moneda local.

En la cual se le solicitará indicar los siguientes datos: Nombre Moneda: Seleccione el tipo de moneda, que usted ya ha definido con anterioridad. Fecha de Vigencia: Indique a partir de qué fecha se encuentra vigente el cambio a bolívares. Cambio a moneda local: Indique el monto en bolívares que represente el tipo de moneda para la fecha de vigencia. Luego presione el botón Grabar para guardar los cambios.

14.3 Categoría de Productos. El sistema le permitirá insertar las distintas categorías de productos con las que usted trabaja en su compañía. Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opción “Categoría de Productos” y haga clic en el botón Insertar, le aparecerá la ventana de inserción de datos:

Figura 284. Ventana inserción de categoría de productos.

En la cual se le solicitará indicar el nombre de la categoría del producto. Luego presione el botón Grabar para guardar los cambios.

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14.4 Ciudad Usted debe ingresar las ciudades donde se encuentran ubicados sus clientes y vendedores. Para ingresar ciudad(es), desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opción “Ciudades” y haga clic en el botón Insertar, le aparecerá la ventana de inserción, donde:

Figura 285. Ventana insertar ciudad.

En la cual se le solicitará indicar el nombre de la ciudad. Luego presione el botón Grabar para guardar los cambios.

14.5 Línea de Productos Usted debe ingresar las líneas de producto con las que trabaja su empresa. Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opción “Línea de Productos” y haga clic en el botón Insertar, le aparecerá la ventana de inserción de datos:

Figura 286. Ventana Insertar Línea de Productos.

En la cual se le solicitará indicar el nombre de la Línea. Luego presione el botón Grabar para guardar los cambios.

14.6 Monedas. El Sistema Administrativo Contable le ofrece la opción de instalar el tipo de moneda con la cual desee trabajar, para ello desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opción “Monedas” y haga clic en el botón Instalar, el sistema ejecutara un proceso automático que permite instalar monedas en el sistema.

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14.7 Notas Finales El Sistema Administrativo Contable le permite anexar notas adicionales que pueden ser utilizadas dentro de una pre-factura. Para insertar notas finales, desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opción “Notar Finales” y haga clic en el botón Insertar, le aparecerá la ventana de inserción:

Figura 287. Ventana Insertar notas final

En la cual se le solicitará indicar el código de la nota y el texto respectivo. Luego presione el botón Grabar para guardar los cambios.

14.8 Sector de Negocio del Cliente Esta tabla permite clasificar o agrupar a los clientes, definiendo los sectores requeridos por la empresa. Al insertar / modificar el cliente se le asigna la clasificación.

Figura 288. Ventana Insertar notas final

Ingrese el nombre del sector de negocio luego presione el botón Insertar

14.9 Unidad de Venta El Sistema Administrativo Contable le permite insertar las diferentes unidades que utiliza para facturar. Por Ej. : Unidades, kilos, cajas, rollos, horas, litros, galones, etc. Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opción “Unidad de Venta” y haga clic en el botón Insertar, le aparecerá la ventana de inserción:

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Figura 289. Ventana insertar Unidad de Venta.

En la cual se le solicitará indicar el nombre de la unidad de venta, luego presione el botón Insertar

14.10 Zona de Cobranza Usted debe ingresar la zona geográfica donde se realizaran los cobros de las cuentas por cobrar pendientes por cancelación. Desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opción “Zona de cobranza” y haga clic en el botón Insertar, le aparecerá la ventana de inserción:

Figura 290. Ventana insertar Zona de Cobranza.

En la cual se le solicitará indicar el nombre de la localidad donde se realizará la cobranza. Luego haga clic en el botón Insertar para guardar.

14.11 Forma de Cobro El Sistema Administrativo Contable, viene con tres formas de cobro precargadas: Efectivo, Cheque y Tarjeta. Si se requiere ingresar otra, desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opción “Forma de cobro” y haga clic en el botón Insertar, le aparecerá la ventana de inserción:

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Figura 291. Ventana insertar Zona de Cobranza.

En la cual se le solicitará indicar el nombre y el tipo de pago de los tres existentes: Efectivo, Tarjeta o Cheque.

14.12 País DIMM Si desea actualizar los registros de países en el sistema, desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opción “País DIMM” y haga clic en el botón Instalar, el sistema le mostrará la siguiente ventana:

Figura 292. Ventana reinstalar datos de país.

Haga clic en el botón Re-Instalar Datos.

14.13 Sustento Tributario y Tipo de Comprobante Para actualizar estas tablas desde la ventana de mantenimiento de tablas seleccione de la lista, la opción “Sustento Tributario y Tipo de Comprobante”, y haga clic en el botón Instalar. El sistema ejecutara un proceso automático que permite actualizar dichas tablas en el sistema.

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15. Tablas Tributarias 15.1 Insertar Contador Usted podrá consultar, insertar, modificar y eliminar los Contadores que trabajan con el Sistema Administrativo Contable. Para insertar los contadores diríjase al seleccione el módulo Tablas Tributarias luego escoja el menú Contador  Insertar, se mostrara la siguiente ventana:

Figura 293. Ventana insertar datos del contador

En la cual se le solicitará el Número de RUC, el nombre y apellido del contador y el número de RNC, luego presione el botón Grabar Nota: De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar registros de contadores ya guardados, mediante la opciones correspondientes en el menú Contadores

15.2 Insertar Representante Legal Usted podrá consultar, insertar, modificar y eliminar los Representantes Legales que trabajan con el Sistema Administrativo Contable. Para insertar los Representantes Legales diríjase al seleccione el módulo Tablas Tributarias luego escoja el menú Representante Legal  Insertar, se mostrara la siguiente ventana:

Figura 294. Ventana insertar datos del Representante Legal

En la cual se le solicitará el Nombre, Tipo de Identificación, N° de Identificación y Correo Electrónico del Representante Legal. Luego presione el botón Grabar Nota: De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar registros de representantes legales ya guardados, mediante la opciones correspondientes en el menú Representante legal

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15.3 Retención ISLR El Sistema Administrativo Contable, le permite consultar la tabla de retenciones, para ello desde el escoja el módulo Tabla Tributarias, luego escoja el menú Retención I.S.L.R  Consultar, el sistema le mostrara la ventana de búsqueda. Presione el botón Buscar escoja la retención que desee, presione el botón Consultar, en la siguiente ventana puede verificar los datos de la retención.

Figura 295. Consultar retención.

Activando el menú G Activar Modo Avanzado, se mostrara la opción Retención I.S.L.R  Instalar

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16. Opciones Tributarias 16.1 Anexos Transaccionales El Sistema Administrativo Contable le permite exportar datos de los anexos transaccionales, para ello desde el , diríjase al módulo Formulario 104/Formulario103/Anexos Transaccional. Seguidamente haga clic en el menú Anexo  Anexo Transaccional. El sistema le mostrara la siguiente ventana

Figura 296. Exportar datos de anexo transaccional.

Ingrese el mes y año de aplicación, nombre del contador, nombre del representante legal, el tipo de anexo y el status del anexo, luego seleccione la ruta donde guardará el archivo exportado, seguidamente presione clic en el botón Anexo o Talón Resumen.

16.2 Formularios 16.2.1

Insertar Formulario

Con el Sistema Administrativo Contable usted tiene la opción de insertar la planilla o Formulario 103 2009 y 104 2009. Para ello, desde el , diríjase al módulo Formulario 104/Formulario103/Anexos Transaccional luego escoja la opción Formulario  Insertar, el sistema le mostrará la siguiente ventana:

Figura 297. Insertar Formulario 103

En la cual puede indicar el “Mes / Año de Aplicación” de la planilla que quiere insertar, también puede escoger el tipo de planilla 103 2009 o 104 2009. Una vez indicados estos datos en la pantalla presione el botón Insertar, el sistema le mostrará la siguiente ventana: Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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Figura 298. Ventana formulario 103 2009

Pestaña Valores a Pagar y Forma de Pago

Figura 299. Pestaña Valores a Pagar y Forma de Pago

Pestaña Detalle Notas Crédito/Crédito

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Figura 300. Pestaña Detalle Notas Crédito/Crédito

Edite los valores que sean necesarios, luego haga clic en el botón de Insertar. De igual manera usted puede consultar, modificar o eliminar formularios 103 ya guardados mediante las opciones correspondientes en el menú Formulario 16.2.2

Generar XML Formulario

El Sistema Administrativo Contable le permite generar un archivo XML de formularios. Para ello haga clic en el menú Formulario  Generar XML Formulario el sistema mostrará la siguiente ventana:

Figura 301. Ventana buscar formulario para generar XML

Seleccione el formulario y presione clic en el botón Generar. Se mostrara la siguiente ventana:

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Figura 302. Ventana XML de formulario

Presione click en el botón Generar El sistema mostrará la siguiente ventana:

Figura 303. Ventana generar XML de formulario

Presione click en el botón Generar para obtener finalmente el archivo XML del formulario.

16.3

Imprimir Formulario

Con el Sistema Administrativo Contable usted tiene la opción de imprimir los formularios previamente guardados. Para ello desde el seleccione el módulo Formulario 104 / Formulario 104 A / Formulario103 / Anexos Transaccional luego seleccione el menú Formulario  Imprimir. El sistema le mostrará la siguiente ventana:

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Figura 304. Ventana buscar formulario para imprimir.

Seleccione el formulario que desee imprimir, seguidamente haga clic en el botón Imprimir. El sistema mostrará la siguiente ventana:

Figura 305. Ventana formulario para imprimir.

Verifique los datos del formulario, si está seguro de imprimir, presione clic en el botón Imprimir. El sistema le mostrará una vista previa del formulario que desea imprimir, como se muestra en la siguiente imagen: Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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Figura 306. Vista previa de formulario para imprimir.

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OPCIONES DE CONTABILIDAD

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17. Comprobantes 17.1 Insertar comprobantes Para insertar los comprobantes contables, seleccione el menú Comprobantes  Insertar. El software le mostrará la siguiente ventana.

Figura 307. Ventana insertar comprobantes

Fecha: Indique la fecha de registro del comprobante. Número: Indique el número del comprobante. Los datos solicitados dependerán del tipo de numeración de comprobante que usted definió cuando insertó la compañía. El sistema le sugiere uno por defecto. Descripción: Indique la descripción del comprobante. Nombre de la cuenta: El programa le indicará automáticamente la descripción de la cuenta utilizada en el asiento contable que este editando en este momento. Status: El programa mostrará automáticamente si el comprobante está contabilizado y descuadrado. Nombre del Auxiliar: Este campo será visible solamente si usted activo la opción de auxiliares contables. Cada vez que usted se encuentre incluyendo una línea de asiento y el programa determine que esa cuenta tiene auxiliar asociado le solicitará el código del auxiliar a utilizar. Utilice la combinación de teclas (Asterisco (*) + Enter) para ver la lista de Auxiliares. Generado por: Coloca automáticamente el nombre del usuario que lo creó. N° de Doc de Origen: Ingrese el número de documento de origen

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Código Cuenta: Indique la cuenta contable a utilizar. Mediante la combinación de teclas (Asterisco (*) + Enter) el software le mostrará todas las cuentas del catálogo contable. Fecha Ref: Si la fecha del comprobante contable no corresponde con la fecha del asiento usted puede indicarla. Referencia: Escriba el número de referencia para el asiento. Este número será el que soporte al asiento, por ejemplo, si el asiento corresponde a un crédito a bancos por un cheque, el número de referencia sería el número del cheque. Este campo puede ser activado o desactivado por parámetros generales. Auxiliar: Si la cuenta contable está definida que maneja auxiliares, coloque el código del auxiliar asociado a la cuenta contable. Descripción: Indique la descripción del asiento contable. Si usted indicó en los parámetros de comprobante que la descripción del asiento sea la misma del comprobante contable el programa se la colocará automáticamente. Si no, coloque la descripción. (Ver parámetros del sistema) Debe / Haber: Indique el monto de la línea del asiento, donde corresponda. Al terminar de ingresar todos los campos presión el botón Grabar Nota: recuerde que el sistema le permite también Modificar, Consultar y Eliminar registros mediante el menú Comprobante.

17.2 Insertar copia de comprobantes Para insertar una copia de comprobante haga clic en el menú Comprobante  Insertar copia, el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 308. Ventana buscar comprobantes para copiar

Ingrese el número de comprobante o presione clic en el botón Buscar, de la lista Buscar Comprobante para Insertar Copia, seleccione el comprobante que desea copiar, luego presione clic en el botón Insertar Copia, luego en la siguiente ventana haga clic en el botón Grabar.

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17.3 Reversar comprobantes Para reversar un comprobante, presione clic en el menú Comprobante  Reversar, el software le mostrara la ventana buscar comprobante para reversar.

Figura 309. Ventana buscar comprobantes para reversar

Ingrese el número de comprobante o presione clic en el botón Buscar, de la lista Buscar Comprobante para Reversar seleccione el comprobante que desea reversar, luego presione clic en el botón Reversar, luego en la siguiente ventana haga clic en el botón Grabar.

17.4 Imprimir comprobante Para imprimir un comprobante presione clic en el menú Comprobante  Imprimir, el software le mostrara la siguiente ventana.

Figura 310. Ventana imprimir comprobantes

Ingrese los parámetros que requiera, luego haga clic en el botón Impresora para imprimir o Pantalla si desea visualizar el informe antes de imprimirlo.

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17.5 Listar todos los comprobantes Para listar todos los comprobantes existentes en el software haga clic en el menú Comprobante  Listar Comprobantes, el software le mostrara la siguiente ventana

Figura 311. Ventana buscar comprobantes para listar

Ingrese el número de comprobante o presione clic en el botón Buscar, si presiona buscar el software le mostrara un lista con los comprobante en el sistema

Figura 312. Ejemplo de un listado de comprobantes

17.6 Comprobante de apertura del ejercicio Si usted desea indicar los saldos iniciales de las cuentas de balance, vaya al menú de Comprobantes Comprobante de Apertura del Ejercicio En la ventana que aparece indique: Fecha, numeración y descripción del comprobante y asientos contables los coloca automáticamente el programa. Nota: La manera de ingresar la información es exactamente igual a la explicada en comprobantes contables.

También puede eliminar e imprimir comprobantes de apertura del ejercicio, mediante el menú Comprobante. Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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17.7 Comprobante de depreciación Para generar el comprobante de depreciación haga clic en el menú Comprobante  Comprobante de Depreciación. El sistema le mostrará la siguiente ventana

Figura 313. Ventana generar comprobante de depreciación

Presione clic en el botón Generar Comprobante, el sistema ejecutara el proceso, al finalizar le mostrara el siguiente mensaje.

Figura 314. Mensaje de éxito

17.8 Insertar comprobantes NIIF El software Sistema Administrativo Contable le permite ingresar los comprobantes NIIF, para ello haga clic en el menú Comprobante  Insertar Comprobante Niif, se mostrara la siguiente ventana.

Figura 315. Ventana insertar comprobantes NIIF

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El proceso de insertar comprobantes NIIF es similar al proceso, ingresar comprobante contable descrito en el punto 17.1 de este documento. Al activar el modo avanzado (G  Activar Modo Avanzado) encontramos los siguientes ítems de menú

17.9 Resincronizar Status de Comprobantes Al hacer clic en este menú aparece el siguiente mensaje:

Figura 316. Mensaje de advertencia

Presione clic en el botón Aceptar. Se mostrara el siguiente mensaje:

Figura 317. Mensaje de advertencia

Después de leer el mensaje Presione SI o NO

17.10 Regrabar Fecha Comprobantes en Asientos Al hacer clic en este menú aparece el siguiente mensaje:

Figura 318. Mensaje de advertencia

Al finalizar el proceso se mostrara el siguiente mensaje:

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Figura 319. Mensaje

17.11 Reordenar Comprobantes Al hacer clic se mostrara la siguiente ventana

Figura 320. Ventana reordenar comprobantes

Ingrese el mes a reordenar, luego haga clic en el botón Reordenar Mes Tenga en cuenta los siguientes mensajes antes de continuar con el proceso.

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18. Cuentas Usted puede ingresar sus cuentas contables en el software Iva Renta Gálac

18.1 Insertar Cuentas Contables. Para ingresar cuentas en su catálogo, vaya al menú Cuenta  Insertar, el sistema le mostrara la siguiente pantalla:

Figura 321. Ventana insertar cuentas.

Código: Escriba el código de la cuenta. Usted puede ingresar los números utilizando como separador el punto, y dependerá de cómo creó el periodo, y como se configuraron los niveles de cuenta y las cuentas de informes. Es importante saber que las cuentas contables deben cargarse en orden jerárquico, es decir, del nivel más general al más detallado. Ejemplo: Debe ingresar primero la cuenta 1 (Activo) y después la 1.1 (Activo Circulante), etc. Lista de Cuentas: Presione clic y se despliega la siguiente ventana, en la cual puede escoger el código de cuenta.

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Figura 322. Ventana insertar cuentas.

Descripción: Escriba el nombre de la cuenta contable. Naturaleza: Seleccione entre Debe y Haber, para indicar si la naturaleza de la cuenta incluida es deudora o acreedora. Esta información le permite al Software indicar el signo del saldo de la cuenta en los informes financieros. Tiene Sub-cuenta: Si la activa es que la cuenta tiene otro nivel, esto quiere decir, que la cuenta incluida es mayor en orden jerárquico. Ejemplo: La cuenta 1.1.2 es una sub-Cuenta de la cuenta 1.1 Cabe destacar que las cuentas a las que se le indique que no Tienen sub-Cuentas son las que se podrán utilizar en los asientos contables, pues las cuentas que Tienen sub-Cuentas son totalizadoras y se les pueden asignar montos directamente. Tiene Auxiliares: Los auxiliares manejan en forma operativa y detallada todas las transacciones de la empresa. El Sistema Administrativo Contable, le permite manejar los auxiliares de sus clientes, proveedores y personales. Es Activo Fijo: Si la cuenta que está incluyendo es la cuenta del grupo de los activos fijos debe activar esta opción y escoger el grupo de Activos correspondiente. Escoja el Tipo de Partida para los Datos Financieros y Datos Fiscales. En la sección Cuentas NIIF Ingrese el Código de cuenta y Descripción para las NIIF Haga clic en Grabar para almacenar la información. Nota: recuerde que el sistema le permite también Modificar, Consultar y Eliminar cuentas mediante el menú Cuenta

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18.2 Definir Cuentas Flujo Efectivo Para definir cuentas de flujo de efectivo presione clic en el menú Cuenta  Definir Cuentas Flujo Efectivo el software le mostrara la siguiente ventana.

Figura 323. Ventana definir cuentas.

Ingrese los códigos de cuentas para Provisiones, Inversión Financieras y Efectivo. Luego presione clic en el botón Grabar

18.3 Definir grupo de inventario

Figura 324. Ventana definir grupo de inventario.

Ingrese los datos para el grupo de inventario, luego haga clic en el botón Grabar Al activar el modo avanzado (G  Activar Modo Avanzado) encontramos los siguientes ítems de menú.

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18.4 Definir cuentas de informes Al activar el menú Cuentas  Definir cuentas de informes se mostrara la siguiente ventana

Figura 325. Ventana definir grupo de inventario.

Ingrese los datos para definir la cuenta de informe luego haga clic en el botón Grabar

18.5 Sustituir cuentas Al hacer clic en el menú Cuentas  Sustituir Cuentas se mostrará la siguiente ventana

Figura 326. Ventana sustituir cuentas contables.

Ingres los datos de la cuenta original y luego los datos de la nueva cuenta, luego presione clic en el botón Sustituir.

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18.6 Sincronizar Naturaleza Para sincronizar naturaleza haga clic en el menú Cuentas  Sincronizar Naturaleza, el sistema ejecutará un proceso de forma automática, al finalizar aparecerá el siguiente mensaje

Figura 327. Mensaje de éxito

18.7 Sincronizar niveles de cuentas Para sincronizar niveles de las cuentas haga clic en Cuenta  Sincronizar Niveles de Cuentas, tenga en cuenta el siguiente mensaje:

Figura 328. Mensaje de advertencia

El sistema ejecutara el proceso de sincronización, al finalizar le mostrara el siguiente mensaje:

Figura 329. Mensaje de éxito

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19. Balances 19.1 Visualizar Balance General Para visualizar un balance general haga clic en el menú Balances  Balance General Se mostrara la siguiente ventana:

Figura 330. Ventana balance general.

Ingrese los parámetros que necesite luego presione clic en el botón Impresora para imprimirlo o en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

19.2 Estado de Resultados Para visualizar los estados de resultados haga clic en el menú Balances  Estados de Resultados. Se mostrara la siguiente ventana

Figura 331. Ventana estado de resultados.

Ingrese los parámetros que necesite luego presione clic en el botón Impresora para imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

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19.3 Balance de Comprobación Para visualizar el balance de comprobación haga clic en el menú Balances  Balance de Comprobación. Se mostrara la siguiente ventana.

Figura 332. Ventana balance de comprobación.

Ingrese los parámetros que necesite luego presione clic en el botón Impresora para imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

19.4 Mayor Analítico Para visualizar el mayor analítico haga clic en el menú Balances  Mayor Analítico. Se mostrara la siguiente ventana.

Figura 333. Ventana mayor analítico.

Ingrese los parámetros que necesite luego presione clic en el botón Impresora para imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

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19.5 Estado de resultado por Centro de Costos Para visualizar los resultados por centro de costos haga clic en el menú Balances  Estado de Resultados por Centro de Costos. Se mostrara la siguiente ventana.

Figura 334. Ventana estados de resultados por centro de costos.

Ingrese los parámetros que necesite luego presione clic en el botón Impresora para imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

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20. NIIF 20.1 Balances NIIF Para obtener los balances NIIF haga clic en el menú NIIFBalances NIIF, el sistema le mostrara la siguiente ventana

Figura 335. Ventana balance de contabilidad

Pantalla: Seleccione de la lista el tipo de dispositivo para visualizar o guardar el informe Fecha Desde – Fecha Hasta: Indique un rango de fecha en la que desea visualizar los datos en el informe. Niveles de Detalle: Seleccione de la lista el nivel del detalle. Incluir Código de Cuenta: Active si desea incluir los códigos de cuenta en el informe Incluir Cuentas Con Saldo Cero: Active si desea incluir las cuentas con saldos en cero. Seleccionar el esquema de balance a aplicar: Seleccione de la lista el esquema preferido. Después de ingresar los parámetros del informe, presione el botón Ejecutar

20.2 Personalizar Balances El software administrativo contable le permite personalizar sus balances, para ello haga clic en el menú NIIF  PERSONALIZAR BALANCES Se mostrará la siguiente ventana:

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Figura 336. Ventana personalizar balances

Presione clic y se mostrara un documento en formato PDF en el cuál se explica cómo personalizar sus balances.

20.3 Insertar NIIF Para insertar las cuentas de Normas Internacionales de Información Financiera haga clic en el menú NIIF  Insertar. El sistema le mostrará la siguiente ventana.

Figura 337. Ventana insertar NIIF

En la sección Datos del Esquema Tipo: Seleccione el tipo, si es Balance General o Estado de Resultados Descripción: Escriba una descripción para el esquema Título Informe: Escriba un título para el informe En la sección Detalles del Esquema Puede utilizar los botones Expandir Todo, Colapsar Todo, Nueva Etiqueta, Eliminar, Cortar, Pegar, Mover Arriba, Mover Abajo, Mover Izquierda y Mover Derecha Después de ingresar los datos para el esquema presione el botón Grabar

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Calidad y Documentación Nota: Recuerde que el sistema le permite también Modificar y Consultar cuentas NIIF mediante el menú NIIF

20.4 Copiar Esquemas de otras empresas El software Iva Renta Gálac le permite copiar esquemas de otra empresa. Para ello haga clic en el menú NIIF  Copiar Esquemas de Otra Empresa. El software le mostrará la ventana Buscar Compañía, escriba (Asterisco (*) + Enter) se mostrara un listado con las empresas disponibles, seleccione una y presione doble clic o presione el botón Escoger

Figura 338. Ventana buscar compañías para copiar esquemas

Se mostrara la siguiente ventana:

Figura 339. Ventana buscar compañías para copiar esquemas

Presione clic en el botón Aceptar

20.5 Copiar esquemas existentes Para copiar esquemas existentes haga clic en el menú NIIF  Copiar Esquemas Existentes. El sistema le mostrará la siguiente ventana

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Figura 340. Ventana buscar compañías para copiar esquemas

Ubique la descripción del esquema, el tipo de esquema existente, luego haga clic en el botón Insertar Copia

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21. Cuentas Balances NIIF 21.1 Insertar cuenta balance NIIF Para insertar estas cuentas NIIF presione clic en el menú Cuentas Balances NIIF  Insertar. El software le mostrara la siguiente ventana:

Figura 341. Ventana insertar cuenta balance NIIF

Código: Ingrese un código de cuenta, puede ayudarse con el botón Lista de Cuentas ubicado en la partes superior derecha. Descripción: Ingrese la descripción del código de cuenta. Naturaleza: Seleccione de la lista si es debe o haber. Después de ingresar todos los campos presione le botón Grabar Nota: Recuerde que puede modificar, consultar y eliminar cuentas de balances NIIF, en el menú Cuentas Balances NIIF

21.2 Instalar cuenta balance NIIF Para instalarlas presione clic en el menú Cuentas Balances NIIF  Instalar. El sistema ejecutara un proceso de instalación, tal y como se muestra en la siguiente imagen

Figura 342. Proceso instalar cuenta balance NIIF

Al finalizar el proceso el software le envía el siguiente mensaje

Figura 343. Mensaje finalizado el proceso

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22. Informes 22.1 Informe de Catalogo de Cuentas Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe  Catálogo de Cuentas. El software le mostrará la siguiente ventana:

Figura 344. Ventana informe catálogo de cuentas

Escoja el informe de su preferencia luego presione clic en el botón Impresora para imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

22.2 Informe de Resumen Diario Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe  Resumen Diario. El software le mostrará la siguiente ventana:

Figura 345. Ventana informe resumen diario

Escoja el informe de su preferencia luego presione clic en el botón Impresora para imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

22.3 Informe de Diario de Comprobante Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe  Diario de Comprobante. El software le mostrará la siguiente ventana:

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Figura 346. Ventana informe diario de comprobante

Escoja el informe de su preferencia luego presione clic en el botón Impresora para imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

22.4 Informe de Movimientos de Cuentas Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe  Movimiento de Cuentas. El software le mostrará la siguiente ventana:

Figura 347. Ventana informe diario de comprobante

Escoja el informe de su preferencia luego presione clic en el botón Impresora para imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

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22.5 Informe Varios Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe  Informes Varios. El software le mostrará la siguiente ventana:

Figura 348. Ventana informe varios.

Escoja el informe de su preferencia luego presione clic en el botón Impresora para imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

22.6 Comprobantes de Contabilización Automáticos Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe  Comprobantes de Contabilización Automáticos. El software le mostrará la siguiente ventana:

Figura 349. Ventana informe de comprobantes de contabilización.

Escoja el informe de su preferencia luego presione clic en el botón Impresora para imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

22.7 Informes Financieros Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe  Informes Financieros. El software le mostrará la siguiente ventana:

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Figura 350. Ventana de informes financieros.

Escoja el informe de su preferencia luego presione clic en el botón Impresora para imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla. Al activar el modo avanzado G  Activar Modo Avanzado encontramos los siguientes ítems de menú

22.8 Informe de Inconsistencias Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe  Informes Financieros. El software le mostrará la siguiente ventana:

Figura 351. Ventana de informes financieros.

Escoja el informe de su preferencia luego presione clic en el botón Impresora para imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

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23. Periodo 23.1 Escoger periodo Para escoger un periodo contable haga clic en el menú Periodo  Escoger El sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 352. Ventana escoger periodo.

Presione el botón Buscar para ubicar la empresa y el periodo, luego presione clic en el botón Escoger

23.2 Consultar Periodo Para consultar un determinado periodo haga clic en el menú Periodo  Consultar El sistema mostrará la siguiente ventana:

Figura 353. Ventana escoger periodo.

23.3 Listado de Periodos El Sistema Administrativo Contable, le ofrece la opción de lista los diferentes periodos existentes. Para ello haga clic en el menú Periodo  Listar Periodo. El sistema le mostrara una vista previa con los periodos existentes, como se muestra a continuación:

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Figura 354. Informe periodos existentes.

Al activar el modo avanzado G  Activar Modo Avanzado encontramos los siguientes ítems de menú.

23.4 Cambiar Primer Nivel de Asientos Para cambiar este nivel haga clic en el menú Periodo  Cambiar Primer Nivel de Asiento. El sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 355. Cambiar nivel de asientos

Seleccione el nivel y presione clic en el botón Grabar

23.5 Cambiar Nivel de Impresión Para cambiar este nivel haga clic en el menú Periodo  Cambiar Nivel de Impresión. El sistema le mostrara la siguiente ventana:

Figura 356. Cambiar nivel de asientos

Seleccione el nivel y presione clic en el botón Grabar

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24. Cerrar Periodo El cierre de un ejercicio o período fiscal de una compañía es el último paso que se debe ejecutar.

24.1 Cierre de cuentas de resultados Para generar el cierre de cuentas de resultados, haga clic en el menú Cerrar Periodo  Cierre de cuentas de Resultados, el software le mostrara la siguiente ventana.

Figura 357. Ventana ejecutar cierre de resultados

Presione clic en el botón Ejecutar Cierre

24.2 Cierre de Período Para cerrar un período haga clic en el menú Cerrar Periodo  Cierre de Período. El sistema le mostrara la siguiente ventana

Figura 358. Ventana cierre de período

Tipo de Cierre: Escoja el tipo de cierre que dese hacer. Período: Ingrese la fecha del próximo periodo. Fecha de Apertura: Seleccione la fecha de apertura. Fecha de Cierre: Seleccione la fecha de cierre. Después de ingresar los datos anteriores haga clic en el botón Ejecutar Cierre

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25. Activos Fijos 25.1 Insertar Activos Fijos Para ingresar los activos fijos al software active el módulo Menú – Activos Fijos. Luego clic en el menú Activo Fijo  Insertar el software le mostrara la siguiente ventana:

Figura 359. Ventana insertar activos fijos

Nombre Grupo de Activo: Escoja de la lista el nombre del grupo. Cuenta Contable Asociada: Escoja la cuenta contable asociada al activo fijo Centro de Costos: Ingrese el código de centro de costo. Código del Auxiliar: De igual manera ingrese el código del auxiliar. Descripción: ingrese una descripción. Fecha de Adquisición: Ingrese la fecha. Vida Útil en (Meses): Ingrese el valor para la vida útil del activo. Costo de Adquisición: ingrese un monto para el costo de adquisición Después de ingresar los datos solicitados presione clic en el botón Insertar Nota: Recuerde que el sistema le permite también Modificar, Consultar y Eliminar activos fijos mediante el menú Activos Fijos

25.2 Contabilizar Activos Fijos Para contabilizar los activos fijos, haga clic en el menú Activo Fijo  Contabilizar Activos. El sistema le mostrará la ventana buscar activo para contabilizar, escoja el activo y haga clic en el botón Contabilizar Se mostrara la siguiente ventana:

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Figura 360. Ventana contabilizar activos fijos

Revise los datos del Activo, luego haga clic en el botón Contabilizar

25.3 Informe de Depreciación Para visualizar el informe de depreciación haga clic en el menú Activo Fijo  Informe de Depreciación. El software le mostrará la siguiente ventana:

Figura 361. Ventana informes de depreciación

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Escoja el informe de su preferencia luego presione clic en el botón Impresora para imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

25.4 Otros Informes Para visualizar otros informes presione clic en el menú Activos Fijos  Otros Informes. El software le mostrara la siguiente ventana:

Figura 362. Ventana otros informes

Escoja el informe de su preferencia luego presione clic en el botón Impresora para imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

25.5 Revaluar NIIF Para revaluar NIIF, haga clic en el menú Activo Fijo  Revaluar NIIF. El sistema le mostrará la ventana buscar activo para modificar, escoja el activo y haga clic en el botón Modificar. Se mostrara la siguiente ventana:

Figura 363. Ventana revaluar activos fijos

Revise los datos del Activo, luego haga clic en el botón Revaluar Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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Al activar el modo avanzado G  Activar Modo Avanzado encontramos los siguientes ítems de menú

25.6 Reincorporar Activo Fijo Para reincorporar un activo fijo, haga clic en el menú Activo Fijo  Reincorporar. El sistema le mostrará la ventana buscar activo para reincorporar, escoja el activo y haga clic en el botón Reincorporar. Se mostrara la siguiente ventana:

Figura 364. Ventana reincorporar activos fijos

Revise los datos del Activo, luego haga clic en el botón Reincorporar

25.7 Recalcular Depreciación Para recalcular la depreciación de activos fijos haga clic en el menú Activo Fijo  Recalcular Depreciación. El sistema le mostrara el siguiente mensaje:

Figura 365. Ventana reincorporar activos fijos

Presione Si o No de acuerdo como usted maneje su contabilidad, seguidamente se mostrará la siguiente ventana:

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Figura 366. Ventana recalculando depreciación de activos fijos

25.8 Carga Inicial Para una carga inicial de activos fijos haga clic en el menú Activo Fijo  Carga Inicial. El sistema le mostrara el siguiente mensaje:

Figura 367. Mensaje de advertencia

Presione el botón Aceptar para continuar.

25.9 Sincronizar Cuentas Contables Para sincronizar cuentas contables haga clic en el menú Activo Fijo  Sincronizar Cuentas Contables. El sistema le mostrará el siguiente mensaje:

Figura 368. Ventana sincronizar activos fijos

Presione Si para continuar o No para salir.

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26. Parámetros Activos Fijos 26.1 Consultar parámetros de activos fijos Para consultar los parámetros de activos fijos haga clic en el menú Parámetros Activos Fijos  Consultar. Se mostrará la siguiente ventana:

Figura 369. Ventana consultar parámetros de activos fijos

26.2 Modificar parámetros de activos fijos Para modificar los parámetros de activos fijos haga clic en el menú Parámetros Activos Fijos  Modificar. Se mostrará la siguiente ventana:

Figura 370. Ventana modificar parámetros de activos fijos

Al activar el modo avanzado G  Activar Modo Avanzado encontramos los siguientes ítems de menú.

26.3 Cambiar Depreciar Desde Para cambiar este parámetro haga clic en el menú Parámetros Activos Fijos  Cambiar Depreciar Desde. Se mostrará la siguiente ventana:

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Figura 371. Ventana cambiar parámetros desde

Haga clic en el botón Ejecutar Proceso

26.4 Cambiar Tipo de Depreciación Para cambiar este parámetro haga clic en el menú Parámetros Activos Fijos  Cambiar Tipo de Depreciación. Se mostrará la siguiente ventana:

Figura 372. Ventana cambiar parámetros depreciar desde

Haga clic en el botón Ejecutar Proceso

26.5 Cambiar Longitud del Auxiliar Para cambiar este parámetro haga clic en el menú Parámetros Activos Fijos  Cambiar Longitud del Auxiliar. Se mostrará la siguiente ventana:

Figura 373. Ventana cambiar parámetros cambiar longitud del activo fijo

Ingrese los parámetros necesarios, luego haga clic en el botón Ejecutar Proceso

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27. Grupo de Activos 27.1 Ingresar Grupo de Activos Para ingresar grupos de activos al sistema haga clic en el menú Grupo de Activos  Insertar. El sistema le mostrará la siguiente ventana:

Figura 374. Ventana insertar grupos de activos fijo

Código: Ingrese el código del grupo de activos. Nombre grupo activo: Ingrese el nombre del grupo de activos. Es Activo Fijo: Active o no según aplique Pestaña NEC

Figura 375. Pestaña NEC

Depreciable: Active sí o no según aplique Cta. Depreciación acumulada: Ingrese el código de cuenta Cta. Gastos depreciación: Ingrese el código de cuenta.

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Pestaña NIIF

Figura 376. Pestaña NIIF

Cta. Depreciación acumulada: Ingrese el código de cuenta Cta. Gastos depreciación: Ingrese el código de cuenta. Seguidamente presione clic en el botón Grabar Nota: Recuerde que puede modificar, consultar y eliminar grupo de activos, desde el menú Grupo de Activos

Al activar el modo avanzado G  Activar Modo Avanzado encontramos los siguientes ítems de menú

27.2 Instalar Grupo de Activos Para instalar grupos de activos haga clic en el menú Grupo de Activos  Instalar. El sistema ejecutará un proceso de forma automática.

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28. Tipo de Comprobante 28.1 Insertar Tipo de comprobante Para insertar un tipo de comprobante active el modulo Menú – Tipo de Comprobante/Auxiliares/Centro de Costos. El software le mostrara la siguiente ventana

Figura 377. Ventana insertar tipo de comprobante

Ingrese el código y nombre del tipo de comprobante. Luego presione el botón Grabar Nota: Recuerde que el sistema le permite también Modificar, Consultar y Eliminar tipos de comprobantes mediante el menú Tipos de Comprobantes

28.2 Insertar Auxiliar Para ingresar auxiliares al software presione clic en el menú Auxiliar  Insertar. Se mostrara la siguiente ventana.

Figura 378. Ventana insertar auxiliar

Tipo de Auxiliar: Escoja el tipo de auxiliar de la lista. Código: Ingrese un código. Nombre: Ingrese el nombre. N°RUC: Ingrese el número de RUC. N°CI: Ingrese el número de cedula de identidad. N°Pasaporte: Ingrese el número de pasaporte. Luego presione clic en el botón Grabar Nota: Recuerde que el sistema le permite también Modificar, Consultar y Eliminar Auxiliares mediante el menú Auxiliares

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Al activar el modo avanzado G  Activar Modo Avanzado encontramos los siguientes ítems de menú

28.3 Cambiar Código Para cambiar un código auxiliar haga clic en el menú Auxiliar  Cambiar Código. Se mostrara la siguiente ventana.

Figura 379. Ventana cambiar código auxiliar

Código Original: Ingrese el código anterior. Nuevo Código: Ingrese el nuevo código. Confirme Nuevo Código: Repita el nuevo código. Luego presione el botón Insertar.

28.4 Unificar auxiliar Para unificar un auxiliar haga clic en el menú Auxiliar Unificar Auxiliares. Se mostrara la siguiente ventana.

Figura 380. Ventana unificar auxiliar Manual de Usuario Sistema Administrativo Contable 31 de marzo de 2015

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Grupo de Auxiliar: Seleccione e la lista el grupo de auxiliar. Registro a Unificar: Ingrese el registro a unificar. Sustituir Por: ingrese el registro por el cual se va a sustituir. Seguidamente haga clic en el botón Modificar.

28.5 Generar Auxiliares de Clientes Para generar un auxiliar de cliente haga clic en el menú Auxiliar  Generar Auxiliares de Clientes. El software iniciara un proceso invisible para el usuario, al finalizar le mostrara el siguiente mensaje de confirmación:

Figura 381. Mensaje de Éxito

28.6 Generar Auxiliares de Proveedores Para generar un auxiliar de cliente haga clic en el menú Auxiliar  Generar Auxiliares de Proveedores. El software iniciara un proceso invisible para el usuario, al finalizar le mostrara el siguiente mensaje de confirmación:

Figura 382. Mensaje de Éxito

28.7 Listar Auxiliares sin saldo El Sistema Administrativo Contable, le permite listar los auxiliares sin movimientos, para ello haga clic en el menú Auxiliar  Listar Auxiliares Sin Saldo. El software le mostrara un listado similar al siguiente:

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Figura 383. Informe lista de auxiliares sin movimientos

28.8 Listar Auxiliares Con Saldo El Sistema Administrativo Contable, le permite listar los auxiliares con movimientos, para ello haga clic en el menú Auxiliar  Listar Auxiliares Con Saldo. El software le mostrara un listado similar al siguiente:

Figura 384. Informe lista de auxiliares con movimientos

28.9 Insertar Centro de Costos Para insertar un centro de costos haga clic en el menú Centro de Costo  Insertar. El software le mostrara la siguiente ventana.

Figura 385. Ventana insertar centro de costos

Ingrese el código y descripción del centro de costos. Luego presione el botón Grabar Nota: Recuerde que el sistema le permite también Modificar, Consultar y Eliminar centro de costos mediante el menú Centro de Costos

Al activar el modo avanzado G  Activar Modo Avanzado encontramos los siguientes ítems de menú

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Se muestra la opción Cambiar código Para cambiar un código auxiliar haga clic en el menú Auxiliar  Cambiar Código. Se mostrara la siguiente ventana.

Figura 386. Ventana cambiar código de centro de costo.

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29. Reglas de Contabilización 29.1 Consultar Reglas de Contabilización Para consultar las reglas de contabilidad actual en el sistema, haga clic en el menú Reglas de Contabilización  Consultar. El sistema le mostrará la siguiente ventana:

Figura 387. Ventana consultar reglas de contabilización

Haciendo clic en las diferentes pestañas de la ventana, podrá visualizar las cuentas utilizadas.

29.2 Modificar las Reglas de Contabilización Para configurar las reglas de contabilización, haga clic en el menú Reglas de Contabilización  Modificar, el sistema el mostrará la ventana modificación de Reglas de Contabilización.

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Figura 388. Ventana modificar reglas de contabilización Nota: Recuerde antes de modificar las reglas de contabilización se debe haber creado las cuentas necesarias.

Una vez que haya modificado los datos necesarios en las diferentes pestañas presione el botón Modificar.

29.3 Imprimir Reglas de Contabilización Para imprimir las reglas de contabilización, haga clic en el menú Reglas de Contabilización  Imprimir, el sistema le mostrara la siguiente vista previa lista para ser impresa.

Figura 389. Informe de reglas de contabilización

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30. Importar / Exportar El Sistema Administrativo Contable, le permite importar y exportar datos de comprobantes.

30.1

Exportar Comprobantes

Haga clic en el menú Importar/Exportar  Exportar Datos (Comprobantes). El sistema le mostrará la siguiente ventana:

Figura 390. Ventana exportar datos de comprobantes.

Escoja el tipo de exportación, el tipo de separador, ingrese el nombre del archivo, elija cuales comprobantes, active si son comprobantes de apertura, seleccione un rango de números (desde-hasta) y seleccione el rango de fecha (inicial-final), luego presione clic en el botón Continuar, el sistema comenzara con el proceso de exportación de datos, al terminar le mostrará el siguiente mensaje:

Figura 391. Mensaje de Éxito

30.2 Exportar Genérico Haga clic en el menú Importar/Exportar  Exportar Datos (Genérico). El sistema le mostrará la siguiente ventana:

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Figura 392. Ventana exportar datos de comprobantes genérico

Escoja el tipo de separación e ingrese el nombre del archivo, luego haga clic en el botón Grabar.

30.3 Importar Comprobantes Haga clic en el menú Importar/Exportar  Importar Datos (Comprobantes). El sistema le mostrará la siguiente ventana:

Figura 393. Ventana importar datos de comprobantes.

Escoja el tipo de exportación, ubique el nombre del archivo a importar, luego presione clic en el botón Continuar, el sistema comenzara con el proceso de importación de datos.

30.4 Importar Catálogo de Cuentas Haga clic en el menú Importar/Exportar  Importar Catalogo de Cuentas. El sistema le mostrará la siguiente ventana:

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Figura 394. Ventana importar datos de comprobantes.

Escoja el tipo de exportación, ubique el nombre del archivo a importar, luego presione clic en el botón Continuar, el sistema comenzara con el proceso de importación de datos.

30.5 Consultar Lotes Haga clic en el menú Lotes  Consultar. El sistema le mostrará la ventana de búsqueda de lotes.

Figura 395. Ventana buscar lote para consultar.

Ubique el lote que desee consultar, luego presione clic en el botón Consultar

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