Manual del Publicador OpenFile

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Colabra SCL Alonso de Córdova 5900, Las Condes Metro Manquehue Teléfono (56-2) 27970270

Descripción del Portal .......................................................................................... 3 Funcionalidades de OpenFile ................................................................................ 5 Estructura de Navegación .................................................................................... 7 Interfaz de la Estructura ................................................................................... 8 Modos de Navegación ....................................................................................... 9 Carpetas ......................................................................................................... 10 Documentos..................................................................................................... 11 Creación de un Documento ............................................................................. 12 Información General .................................................................................... 13 Información Adicional .................................................................................. 14 Seguridad de un Documento ........................................................................ 15 Distribución de Documentos ......................................................................... 17 Alertas y Comentarios de los Documentos ...................................................... 19 Referencias a otros Documentos o Carpetas ................................................... 20 Utilizar el Scanner en los Documentos ........................................................... 21 Agregar Nuevas Versiones de un Archivo .......................................................... 22 Edición de un Documento ............................................................................... 23 Eliminar un Documento .................................................................................. 24 Mover un Documento ..................................................................................... 25 Búsqueda de un Documento ............................................................................ 26 Tipo de Documentos....................................................................................... 28 Materias ....................................................................................................... 28 Iconos ............................................................................................................. 29 Reciclaje de Documentos ................................................................................ 30 Suscripción ................................................................................................... 31 Barra de Herramientas ...................................................................................... 32 Integración con Office .................................................................................... 32 Requisitos para la integración con Office ........................................................ 33 Cómo utilizar la Integración con Office? ......................................................... 34 Cambio de Color del Sitio ................................................................................ 35 Cambio de Password ...................................................................................... 36 Información de Usuarios ................................................................................. 37 Salas de Trabajo .............................................................................................. 38 Actividades ................................................................................................... 39 Creación de una Actividad ............................................................................ 39 Mantención de Actividades ........................................................................... 40 Seguridad en OpenFile ...................................................................................... 41 Conceptos del OpenFile ..................................................................................... 42 OpenFile Paso a Paso ........................................................................................ 44

Descripción del Portal El portal otorga acceso centralizado y diferenciado a la información relevante de cada carpeta, dependiendo del perfil del usuario. Según la carpeta seleccionada encontrará noticias destacadas, publicaciones recientes, suscripciones y los documentos más visitados o no revisados .

1. Documentos Destacados: Documentos que pueden ser publicados en una carpeta y, además, colocados en el portal como acceso directo. 2. Documentos más Visitados: Links directos a los documentos más leídos, los cuales se colocan automáticamente en el portal. 3. Barra de Herramientas Integración con Office: Indicaciones para la activación de comandos ActiveX, configuración necesaria para la integración con Office. Personalización del Sitio: Otorga la opción de personalizar los colores del Sitio, se cuentan con cuatro tonalidades: azul, crema, marrón y verde. Cambio de Password: Otorga al usuario la responsabilidad de cambiar su clave. Información de Usuarios: Muestra al usuario la cantidad de accesos al sistema que ha realizado, además el número de publicaciones de los otros usuarios. 4. Noticias: El administrador tiene la posibilidad de publicar noticias en el portal 5. Ir al Area: Permite seleccionar una carpeta de la lista desplegable para visualizar su portal o para ingresar directamente a ella. 6. Búsqueda: Permite localizar documentos según algunos criterios.

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7. Documentos y Actividades Pendientes: Aparecen los documentos y actividades, con prioridad media, que no han sido revisadas. En el caso de las alertas con alta prioridad, estas aparecerán en una nueva ventana al entrar en OpenFile.

8. Nuevas Suscripciones: Se muestran los documentos a los cuales se ha suscrito el usuario, ya sea en una determinada carpeta, materia, tipo de documento o publicador.

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Funcionalidades de OpenFile Portal Unifica el acceso a la información relevante y a las actividades que cada usuario tiene programadas. En el portal se encontrarán: noticias destacadas, publicaciones recientes, agendas de trabajo y los documentos más visitados o no revisados. Estructura Dinámica y Seguridad El sistema permite organizar jerárquicamente los documentos en carpetas y subcarpetas, las cuales son creadas dinámicamente por los usuarios autorizados. Además, tiene un estricto manejo de la seguridad ya que permite otorgar permisos de escritura, lectura y administración a carpetas y documentos. Navegación La navegación de OpenFile es simple e intuitiva debido a que utiliza un esquema de árbol similar al del conocido Explorador de Windows. Documentos Cada documento puede contener múltiples archivos, incluso, con formatos distintos (.doc, .xls, .ppt, .gif, .jpg, .pdf, etc), pero unificados bajo una ficha con información general que facilita la búsqueda y clasificación. Sistemas de Búsqueda OpenFile proporciona sistemas de búsqueda simple y avanzada que pueden hallar documentos según los parámetros que determine cada empresa. Salas de Trabajo Espacio de trabajo colaborativo para que los integrantes de la empresa puedan trabajar en proyectos comunes generando documentos y actividades relacionadas. Además, las salas de trabajo van dejando un historial que permite reutilizar el conocimiento. Actividades y Agenda OpenFile permite organizar actividades y agendas en función de carpetas y salas de trabajo comunes. Distribución La información puede ser distribuida vía correo electrónico, enviando avisos de publicación a los usuarios del sistema, o a través de alertas que surgen al ingresar al OpenFile. Además, la herramienta permite mandar archivos adjuntos a contactos externos. Scanning OpenFile posee un sistema que permite scannear documentos facilitando la digitalización de la información. Suscripción El sistema permite a los usuarios suscribirse a carpetas, materias temáticas, tipos de documentos y/o publicadores para recibir un aviso en su portal sobre los documentos publicados según los parámetros que haya elegido. Sistema de Alerta

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OpenFile permite designar responsables para realizar publicaciones periódicas. En caso de no cumplirse con los plazos estipulados, el sistema envía e-mails al publicador responsable y a su supervisor. Integración con Microsoft Office y Windows NT- 2000 OpenFile forma parte de su escritorio de trabajo ya que permite publicar en forma directa desde Office 97 o 2000. Además, otorga la posibilidad de integrar usuarios y grupos NT – 2000. Registro de las Visitas realizadas y cantidad de publicaciones de cada usuario. El sistema entrega como información adicional la cantidad de veces que ha accedido el usuario, además se muestra el listado de los usuarios registrados y la cantidad de publicaciones de estos.

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Estructura de Navegación La estructura de navegación del OpenFile consta de menús principales, de los cuales usted tendrá el de Documentos, dentro del que encontrará las opciones para la creación, edición y eliminación.

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Interfaz de la Estructura

1.- Búsqueda Simple: Búsqueda de una palabra dentro de los campos básicos y adicionales de un documento. Además se tiene la opción para buscar dentro de los archivos adjuntos. Búsqueda avanzada: Búsqueda en que se pueden utilizar los conectores lógicos “y” , “o”, además de los criterios de Tipo de Documentos y Materias temáticas. Al igual que la búsqueda simple, permite buscar dentro de los archivos adjuntos. 2.- Opciones de Administración: dependiendo de los roles y privilegios que tiene asignado cada usuario, el sistema muestra las herramientas necesarias para la administración. 3.- Estructura: la información se estructura en un esquema de tipo árbol que puede ser desplegado por:

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Estructura de Carpeta Materias Temáticas

Tipos de Documentos Se trata de la misma información que puede ser navegada según estos 3 criterios. 4.- Documentos: en la parte central de la pantalla aparece un pequeño extracto de los documentos de cada carpeta. El despliegue de éstos dependerá de la configuración que elija el Administrador. Al hacer click sobre el documento se accede a su información básica y adicional y, además, a todos los archivos que tenga asociados. 5.- Iconos: estas herramientas están presentes durante toda la navegación y son las siguientes: ◊ ◊ ◊ Portal: otorga acceso directo al portal. ◊ ◊ ◊ Log out: permite la autentificación de los usuarios. ◊ ◊ ◊ Privilegios: que tiene asignado el usuario en las distintas carpetas. ◊ ◊ ◊ Recuperar documentos eliminados: papelera de reciclaje que otorga la posibilidad de eliminar definitivamente los documentos o recuperarlos. ◊ ◊ ◊ Propiedades de la carpeta: en este punto se entrega información sobre los usuarios que tienen roles o privilegios en la carpeta.

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◊ ◊ ◊

Suscripción: Permite recibir un aviso cada vez que se publique un documento según los criterios que especifique el usuario.

6.- Menú desplegable: este se muestra al ingresar a alguna carpeta y posee las siguientes opciones: ◊ ◊ ◊ Ordenar: Permite organizar los documentos dentro de las carpetas por alguno de los criterios de información que se muestran, por ejemplo, título, publicador, fecha de modificación, etc. ◊ ◊ ◊ Ver: los documentos de una carpeta pueden mostrarse de dos formas, horizontal como un listado o verticalmente como Web. ◊ ◊ ◊ Salas de Trabajo: listado de las salas de trabajo existentes. ◊ ◊ ◊ Alerta de Actividades: aparecen las actividades que estén pendientes de revisión por el usuario.

Modos de Navegación La navegación de OpenFile es simple e intuitiva debido a que utiliza un esquema Tipo árbol, similar al del conocido Explorador de Windows. Los usuarios, independientemente de su perfil, podrán navegar de tres formas:

Al navegar por Tipo de Documento o Materias, se mostrarán los documentos relacionados a alguno de ellos independiente de la carpeta en que se encuentre.

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Carpetas Las carpetas son la unidad donde se almacenan los documentos. Su esquema de navegación se asemeja al del conocido “Explorador de Windows”, ya que cada carpeta puede contener subcarpetas y documentos.

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Documentos Los Documentos son la base de OpenFile, ya que son la unidad que almacena datos y archivos.

Es importante clarificar que en OpenFile un Documento no es lo mismo que un archivo. Un documento de OpenFile es una ficha que puede contener muchos archivos que lo complementen.

Dentro de este menú podremos Crear, Editar o Eliminar documentos.

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Creación de un Documento Para crear un nuevo documento debe dirigirse a Documentos, posicionarse en la carpeta donde quiere crearlo y luego seleccionar CREAR de la barra principal de funciones. Un documento está compuesto por: Información General: Son los datos necesarios para crear un documento, tales como, lugar de almacenamiento, publicador, autor, tipo de documento, nombre del documento y descripción entre otros. Estos datos permiten una localización más fácil a través de la búsqueda tradicional. ◊ ◊ ◊ Información Adicional: Estos dependerán exclusivamente del Tipo de Documento que se le asigne al documento, esto debido a los campos dinámicos que llevan asociados. ◊ ◊ ◊ Seguridad: En cada documento se puede definir quienes podrán ver o modificar la información, es decir, permite realizar una segunda perfilación, disminuyendo el número de usuarios (o grupos) con acceso a determinados documentos. Existen cuatro tipos de Privilegios que son Control Total, Subir Versiones, Subir Archivos y Lectura Simple. ◊ ◊ ◊ Distribución: Cada vez que se crea o publica un documento se puede enviar un e-mail de aviso a usuarios o clientes registrados en el sistema. El mensaje puede ser un link directo al documento o llevar adjuntado los archivos. ◊ ◊ ◊ Referencias: Se pueden crear referencias a otros documentos e incluso a carpetas dentro del OpenFile. ◊ ◊ ◊ Scanner: OpenFile da la opción de adjuntar archivos directamente desde el scanner. ◊ ◊ ◊

Es importante destacar que para tener información en línea es necesario llenar los datos de Información General e Información Adicional. El uso de las opciones restantes, dependerá de las definiciones que la empresa realice en función de sus propios requerimientos de administración documental.

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Información General Al refrescarse la pantalla se encontrará en Crear Documento, dentro de la opción Información General.

Allí se deberá completar los siguientes campos: ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊

◊ ◊ ◊

Título: es el nombre que Ud. dará al documento. Descripción: es una breve explicación del contenido del documento. Además, las palabras ingresadas se utilizarán como parámetros de búsqueda. Periodicidad: Sirve para revisar si existe alguna alerta para este Tipo de Documento. Tipo de Documento: corresponde al Tipo de Documento que se le asignará. Convertir a HTML: Esta opción es sólo si el archivo es de tipo Word. Archivo Asociado: Archivo(s) que llevará asociado el documento. Para adjuntar los archivos primero se deben buscar presionando el botón BROWSER y, una vez seleccionado, presionar el botón OPEN. Descripción del Archivo: es una breve explicación del contenido del archivo.

Completados los campos, presione GRABAR para guardar la información. Hecho lo anterior, se refrescará la pantalla y aparecerá el botón MOVER, que le permitirá modificar la ruta de destino del documento, y además se mostrará el listado de archivos adjuntos, pudiendo agregar nuevas versiones del documento. IMPORTANTE: Una vez que se asigna un Tipo de Documento no es posible cambiarlo. Nota: La primera carpeta es Raíz y en ella no se pueden crear documentos.

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Información Adicional Una vez ingresada la Información General debe completar la Información Adicional, con datos básicos como: ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊

◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊

Materias: A la(s) que pueda pertenecer el documento, esta opción puede aparecer en la Información Básica del documento o en la Adicional. Listar Campos Dinámicos: Esta opción es útil cuando existen muchos campos dinámicos. Los datos a completar dependerán exclusivamente del Tipo de Documento que le haya asignado al documento.

Mostrar Comentarios: Si se quiere mostrar los comentarios del documento, se selecciona esta opción. Mostrar Versiones: Si se quiere mostrar las versiones anteriores del documento, se selecciona esta opción. Link: URL del sitio al cual se quiere hacer referencia. Destacar en Portal: Para que el documento aparezca en el portal según la prioridad que se le asignara.

Posteriormente, presione GRABAR para guardar la información.

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Seguridad de un Documento Para acceder a este tema, ubíquese en el menú Documentos en la opción CREAR o EDITAR, según corresponda, y seleccione el botón SEGURIDAD. Para la seguridad de los Documentos, se asignan privilegios ya sea a usuarios y/o a grupos. Estos privilegios pueden ser: ◊ ◊ ◊ Control Total: El Usuario o Grupo puede administrar totalmente este documento. ◊ ◊ ◊ Subir Archivos: El Usuario o Grupo sólo puede adjuntar archivos al documento. ◊ ◊ ◊ Subir Versiones: El Usuario o Grupo sólo puede adjuntar versiones al documento. ◊ ◊ ◊ Lectura Simple: El Usuario o Grupo sólo puede leer el documento.

Para Asignar Usuarios y/o Grupos, seleccione la opción Agregar y se desplegará una nueva pantalla donde debe seleccionar en los respectivos listados, luego debe presionar . Para quitar un Usuario o Grupo selecciónelo y presione la opción Eliminar.

Para ubicar rápidamente a los usuarios, ingrese el nombre o apellido y haga click en BUSCAR. El sistema le mostrará en el listado las coincidencias.

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Se pueden cambiar los privilegios de un Usuario o un Grupo al seleccionarlo y presionar la opción PRIVILEGIOS, a lo cual se presentará la siguiente pantalla:

Después de realizado el cambio se debe hacer clic en GRABAR.

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Distribución de Documentos El banco documental permite enviar e-mails o alertas de aviso de publicación de documentos a los usuarios. Para hacerlo haga click en DISTRIBUCIÓN.

En la nueva pantalla deberá completar los siguientes campos: ◊ ◊ ◊ Asunto: tema del mensaje, aunque se asigna por defecto el título del documento, se puede cambiar. ◊ ◊ ◊ Comentario: este campo le permite incluir un mensaje al destinatario, aunque se asigna por defecto la descripción del documento, se puede cambiar. ◊ ◊ ◊ Seleccione Archivos a enviar: en este punto tiene dos opciones: * Enviar sólo link: en el e-mail se enviará un link con la ubicación del documento. * Seleccionar archivos a enviar: si el documento contiene archivos adjuntos Ud. podrá enviarlos al destinatario de su e-mail, para ello, seleccione los archivos de la lista de la izquierda y haga click en . Para sacarlos márquelos de la lista derecha y presione . Nota: estás opciones son excluyentes, es decir, sólo puede seleccionar una a la vez. ◊ ◊ ◊ Modo de Aviso: Este aviso puede llegar a el(los) destinatario(s) a través de un correo electrónico o una alerta al ingresar en OpenFile. Adicionalmente se tiene la opción de obligar al destinatario(s) a enviar un comentario acerca del documento. ◊ ◊ ◊ Destinatarios: en este punto tiene varias opciones. * Todos los usuarios de lectura del Documento: se enviará el mail, sólo con un link directo, a todos los usuarios con privilegio de lectura del documento, para ver el listado de estos usuarios, sólo haga clic en Ver Usuarios. * También puede enviar el aviso a: Usuarios: puede dejar como destinatario del e-mail a varios de los usuarios con permiso de lectura del documento, para hacerlo, presione el botón de Búsqueda . Se desplegará una nueva ventana con el listado de usuarios con este privilegio, haga click sobre los nombres y estos automáticamente se ubicarán en el cuadro Usuarios. Para Quitar un destinatario, márquelo y luego presione .

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Grupos: puede dejar como destinatario del e-mail a varios grupos, para hacerlo, presione el botón de Búsqueda . Se desplegará una nueva ventana con el listado de grupos, haga click sobre los nombres y estos automáticamente se ubicarán en el cuadro Grupos. Para Quitar un grupo destinatario, márquelo y luego presione . Contactos Externos: este punto contiene a todos los usuarios no registrados como usuarios de OpenFile. Para enviar el e-mail presione el botón . Se desplegará una nueva ventana donde podrá elegir la empresa a la que pertenece el destinatario. Selecciónela de la lista desplegable y aparecerán todos los posibles receptores de la empresa. Haga click sobre el nombre y éste automáticamente se ubicará en el cuadro Contactos Externos. Para Quitar un destinatario externo, márquelo y luego presione .

Para añadir una nueva empresa, seleccione en el listado de empresas Ninguna y presione Agregar Contacto. Ingrese el nombre en el campo de texto, luego incluya los Contactos correspondientes completando los campos con los datos requeridos y haga click en GRABAR.

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Alertas y Comentarios de los Documentos Una alerta se verá dependiendo de la prioridad que se le haya dado, esta puede ser Alta, con lo que se desplegará un aviso en una nueva ventana al ingresar al OpenFile, Media, la cual se mostrará al centro del portal, o Ninguna, con lo cual no se mostrará. Al asignar una alerta, en la distribución del documento, ésta quedará registrada y se podrá controlar quién ha revisado o no el documento.

Para ver este control, basta con acceder a un documento y presionar la opción Alerta, con esto veremos una nueva ventana con las estadísticas de revisión, nombre de los usuarios, prioridad de la alerta y fechas de envío y de revisión.

Si se presiona el ícono podrá ver los comentarios que hizo ese usuario con respecto al documento. Estos se pueden ver además al hacer click en la opción Comentarios cuando se accede a un documento. Allí también puede crear nuevas observaciones al documento.

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Referencias a otros Documentos o Carpetas Este tema se refiere a los documentos y/o carpetas que se pueden asociar a un documento.

Primero presione el botón a lo cual se desplegará una nueva ventana con la estructura de OpenFile, seleccione la(s) carpeta(s) o el(los) documento(s) que asociará al documento y finalmente haga click en CERRAR.

Para guardar las referencias presione GRABAR. Si se quiere quitar la referencia a algún Documento y/o Carpeta, selecciónelo y presione .

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Utilizar el Scanner en los Documentos Primero, para utilizar esta opción se debe tener un scanner conectado a su computador y configurados los ActiveX del browser de Internet Explorer. Usted actualmente tiene que scannear un documento, guardarlo en el disco duro, luego ingresar al OpenFile, dirigirse a la carpeta, crear el documento y finalmente adjuntar el archivo. Con esta funcionalidad de OpenFile ahorra tiempo en este proceso ya que al crear o editar un documento se puede adjuntar un archivo directamente del scanner. Esto se logra dirigiéndose dentro del menú Documentos, a la opción Crear o Editar y seleccione la opción de Scanner. Allí se muestra la pantalla que vemos a continuación.

Al presionar el botón ACEPTAR, el sistema detectará el scanner conectado y le pedirá instalar el componente que le permitirá realizar esta tarea. Hecho lo anterior, se levantará una nueva ventana con los siguientes campos: ◊ ◊ ◊ Seleccionar Origen: seleccione el programa con el que se desea scannear. ◊ ◊ ◊ Opciones de Interfaz: * Mostrar IUF: permite ver el programa de scanner utilizado * Barra de Progreso: se visualiza sólo la barra que indica el progreso del trabajo. ◊ ◊ ◊ Nombre de la imagen a obtener: aparece por defecto el título del documento. Si desea modificarlo, bórrelo e ingrese el nuevo.

Luego de esto, presione el botón GENERAR y le mostrará la interfaz de su programa de scanner. Después de capturar la imagen ésta que dará como un archivo adjunto al documento.

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Agregar Nuevas Versiones de un Archivo Para agregar una nueva versión, marque la opción Nueva Versión luego busque el archivo con EXAMINAR (BROWSE) y una vez que lo haya seleccionado haga click en ABRIR. Al refrescarse la pantalla se mostrará en el listado de los archivos las nuevas versiones y las antiguas. Si el archivo tiene el mismo nombre que la versión anterior, aparecerá el título con el número de versión incorporado, por ejemplo, Documento_v2.doc.

En el punto “Versiones Anteriores” quedarán registradas el número de versiones del archivo, sólo si tiene activada la opción para mostrarlas (ver Información Adicional). Para eliminar un archivo haga click sobre . Así mismo, para eliminar una versión presione el número de Versiones Anteriores y posteriormente haga click sobre .

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Edición de un Documento Para editar los datos de un documento, debe buscarlo. Posteriormente, mostrará por pantalla la ficha del documento, haga click en EDITAR, realice las modificaciones que estime convenientes y por último presione GRABAR para guardar los cambios.

Si se quiere comunicar con el publicador, se da la opción de enviar un e-mail directamente, basta con presionar el ícono que está junto al nombre. También se da la opción de enviar por e-mail el archivo adjunto, haciendo click sobre el ícono que se encuentra a la izquierda del archivo, aparecerá la siguiente pantalla:

IMPORTANTE: NO PUEDE CAMBIAR EL TIPO DE DOCUMENTO con el que fue creado el documento.

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Eliminar un Documento Para eliminar un documento debe buscarlo, posteriormente, haga click en ELIMINAR y el sistema le mostrará una ventana donde deberá confirmar la acción.

Haga click en OK para eliminarlo, de lo contrario, presione CANCELAR. IMPORTANTE: ◊ ◊ ◊

Al eliminar un documento este es eliminado lógicamente, es decir, es enviado al Reciclaje de Documentos.

◊ ◊ ◊

El Usuario Publicador puede recuperar desde el reciclaje o eliminar físicamente sólo sus documentos.

◊ ◊ ◊

En cambio un Administrador de Carpeta tiene la misma función sobre los documentos dentro de la carpeta donde tiene este privilegio.

◊ ◊ ◊

El Administrador de OpenFile tiene esta función sobre todos los documentos en la Base Documental.

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Mover un Documento Para mover un documento de lugar, primero ubíquese sobre él. Posteriormente, ingrese al menú Documentos y presione la opción EDITAR. En su pantalla se presentará la ficha con la Información Básica de éste, allí haga click sobre Hecho esto aparecerá una nueva pantalla con la estructura de carpetas, ahí debe seleccionar la nueva ubicación del documento y presionar ACEPTAR. Automáticamente el documento cambiará de lugar.

La opción CERRAR lo regresará a la Información Básica del documento.

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Búsqueda de un Documento Existen varias formas de buscar un Documento en OpenFile, la primera y la más lógica es recorrer la estructura de carpetas esto siempre y cuando se sepa la ubicación del documento. Otra forma de búsqueda es ingresar una palabra o descriptor en el cuadro de texto que aparece en la parte superior izquierda de la pantalla.

Finalmente se tiene la búsqueda avanzada, en esta se acotan la lista de coincidencias utilizando para ello varios criterios, por ejemplo, materias específicas, tipos de documentos y campos definidos dentro de cada uno de ellos, además del uso de operadores lógicos. Además da la opción de Buscar en los Archivos Adjuntos, esto sólo en programas de Microsoft, puesto que se hace a través de Index Server.

El sistema le mostrará un listado con todas las coincidencias ordenadas alfabéticamente por el Título, desplegando además, el Tipo, Descripción y Ubicación de cada documento. En este listado también verá la cantidad de documentos encontrados que usted puede leer.

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Al hacer click sobre el título, el documento se abrirá y podrá revisar la información. Para conocer la ubicación exacta del documento, presione Sincronizar y se refrescará la pantalla izquierda (listado de las carpetas) abriendo la carpeta que contiene este documento.

Con la opción VOLVER, irá al listado de los resultados.

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Tipo de Documentos Son categorías que se dan a los documentos que se crean para facilitar su organización y búsqueda. Son asignados a las carpetas principales por el Administrador General. Un Documento debe estar relacionado a un Tipo de Documento y no se puede cambiar esta asignación.

Materias Las materias, son un complemento de la búsqueda de información ya que pueden contener varios tipos de documentos relacionados entre sí. Por ejemplo, existen los siguientes tipos de documentos: Valores del dólar, Tasas de interés, Tipo de cambio y estos se encuentran en diferentes carpetas. Todos ellos tienen relación con la materia Política Monetaria. Por lo tanto cuando se utilice en la búsqueda la materia “Política monetaria, va a buscar dentro de todos los tipos de documentos que la tengan asociada.

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Iconos Para saber qué significado tiene cada ícono que verá dentro de OpenFile, aquí se muestra un listado de cada uno de ellos con sus respectiva descripción. Además al posicionarse sobre algunos de éstos aparece un cuadro con su descripción.

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Reciclaje de Documentos Este punto le permite reposicionar documentos a las carpetas o eliminarlos definitivamente de la base de datos de OpenFile. El Administrador de OpenFile puede realizar esta función sobre cualquier documento, así como el Administrador de Carpeta dentro de la que se le ha asignado, en cambio los usuarios publicadores sólo podrán eliminar o recuperar sus documentos. Cuando Ud. ingrese a la opción reciclaje verá una lista con todos los documentos borrados. Para Eliminar un documento primero debe buscarlo, posteriormente, presione el ícono eliminar . IMPORTANTE UN DOCUMENTO ELIMINADO NO PUEDE RECUPERARSE. Para Restaurar un documento a la carpeta de origen, primero debe buscarlo y posteriormente, presione el ícono restituir .

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Suscripción Este punto le permite saber de la publicación de documentos de su interés. Para esto debe presionar el ícono

para que se muestre la siguiente pantalla:

Acá puede crear una combinación de las opciones que se dan para la suscripción, como son Carpetas, Materias, Tipo de Documento y Publicador. Para eliminar una suscripción haga click en . El despliegue de los documentos que estén en este rango, se desplegará a la derecha del portal.

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Barra de Herramientas Esta barra consiste en opciones que pueden o no estar disponibles para los usuarios, dentro de estas encontramos: ◊ ◊ Integración con Office ◊ ◊ Personalización ◊ ◊ Cambio de Password ◊ ◊ Información de Usuarios

Integración con Office ¿En qué consiste la integración con Office? Como sabemos muchos usuarios trabajan con los programas de Microsoft Office, Colabra ha pensado en ellos y creó un componente o herramienta que permite publicar directamente en OpenFile los documentos creados en Office.

¿En qué programas se puede instalar este componente? Este componente puede ser instalado en tres de los principales programas de Microsoft Office como son Word, Excel y Power Point.

¿Con qué versión de Microsoft Office es compatible este componente? La compatibilidad de este componente es con Microsoft Office 97 y 2000.

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Requisitos para la integración con Office El componente tiene varios aspectos que se deben considerar al momento de la instalación. El nivel de seguridad que debe tener configurado el cliente en el Internet Explorer debe soportar la instalación de ActiveX, para esto debe seguir los siguientes pasos. Primero debe ejecutar el Internet Explorer, una vez en el browser debe ir a la barra de herramientas (Tool), Opciones Internet (Internet Option). Luego, en la ventana de Opciones de Internet (Internet Option), seleccione el tarjetero Seguridad (Security), en el cual debe hacer un click en Intranet Local (Local Intranet). Posteriormente hacer click en Personalizar Nivel (Custom Level). Una vez en la ventana de Configuración de Seguridad, los puntos que deben estar Activados (Enable) son los siguientes, ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊

Secuencia de Comandos ActiveX Activar la secuencia de comandos de los controles de ActiveX marcados como seguros Descargar los controles firmados para ActiveX Descargar los controles no firmados para ActiveX Ejecutar controles y complementos de ActiveX Inicializar y activar la secuencia de comandos de los controles no marcados como seguros

Después debe presionar OK para que se hagan efectivos los cambios. Luego de esto se debe descargar el componente desde el OpenFile, esto es, en el portal del sistema existe una barra de herramientas en la cual una de sus opciones es la Integración con Office. Con sólo presionar se levantará una nueva ventana donde se explica los requisitos para la instalación. Luego de leerlos se debe hacer click en INSTALAR, con esto se verificará la versión de Office que está instalada en la máquina. Una vez que finalice enviará un aviso. Finalmente utilizar desde los programas.

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Cómo utilizar la Integración con Office? Al ingresar en de los programas de Word, Excel o PowerPoint, se encontrará con una nueva barra de herramientas llamada Colabra. En esta se tienen cuatro opciones: Guardar en OpenFile, Abrir en OpenFile, Ayuda y Desinstalar.

Para GUARDAR se debe crear el documento Word y luego seleccionar esta opción. Con esto se levantará una ventana para ingresar el login y password para acceder a OpenFile. Después se busca la carpeta donde se desee dejar y se crea la ficha, el documento Word irá como un archivo adjunto a esta ficha. Si se quiere ABRIR un archivo adjunto de un documento OpenFile, bastará con presionar este botón y se mostrará la ventana para autentificarse, luego de esto se accede al documento y puede descargar el archivo. Los archivos que se trabajan mediante la opción de GUARDAR son guardados en la carpeta de Archivos Temporales del Windows. La AYUDA sirve para recuperar los archivos que han sido enviados al OpenFile. Para hacer la recuperación de los archivos, bastará con seleccionar el archivo, buscar la carpeta de destino y hacer click en el botón MOVER. La última opción se refiere a DESINSTALAR la barra de Colabra, este proceso es automático, sólo debe confirmar la acción.

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Cambio de Color del Sitio OpenFile permite el cambio de look del sitio para ser más amigable con el usuario, este cambio se realizará sólo para cuando se ingrese con la clave del usuario que realizó el cambio. Los colores para cambiar son azul, marrón, crema y verde, bastará con ir al Portal, a la Barra de Herramienta y presionar la opción de PERSONALIZACIÓN de la Barra de Herramientas.

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Cambio de Password Esta opción es SÓLO PARA USUARIOS OPENFILE, los usuarios que han sido cargados desde NT NO pueden cambiar su clave desde OpenFile. Si se está en el primer caso, diríjase al Portal y en la Barra de Herramientas seleccione CAMBIAR PASSWORD, con esto ingresará a la siguiente pantalla:

Aquí debe ingresar su antigua clave y luego la nueva con su confirmación, para guardar los cambios haga click en GRABAR.

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Información de Usuarios Esta opción es para revisar la cantidad de visitas realizada por el usuario así como la fecha y hora de su último ingreso. Para ver esto diríjase a la Barra de Herramienta del Portal y allí a la opción INFORMACIÓN DE USUARIOS.

Además se entrega el listado de usuarios registrados en el sistema y el número de publicaciones de cada uno, al presionar el nombre de los usuarios se muestra la información de éste y al hacer click sobre el número de sus publicaciones, se despliega el listado de éstas por pantalla.

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Salas de Trabajo Las salas son espacios que pueden ser creados en cada carpeta para que sus usuarios trabajen proyectos en forma conjunta. Para ver las salas de trabajo existentes, sólo debe presionar el ícono . Allí se desplegará el listado de todas las salas, si se requiere ver las de algún área en particular selecciónela de la lista de áreas. Además puede seleccionar las áreas a las cuales pertenece.

En cada una de las salas, los usuarios autorizados podrán crear actividades y programar agendas relacionadas. Además, los documentos creados en la sala, podrán aparecer publicados en la carpeta. Al igual que los documentos, a las actividades se les puede distribuir ya sea por e-mail o por alerta. Si se les otorga una prioridad baja, sólo aparecerán en el interior de la carpeta que contiene esta sala; Si la alerta es media, podrá ser vista por todos los usuarios de la sala en la parte central del portal; Si se le da una prioridad alta, la actividad se destacará en una ventana nueva que aparecerá en el momento que los usuarios con permiso de lectura o escritura, ingresen al portal.

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Actividades Dentro de cada Sala de Trabajo se pueden crear diversas actividades, estas son para dejar un historial de lo realizado o por realizar, además se pueden asociar comentarios y documentos de OpenFile. Permite llevar una agenda con los compromisos y distribuir por e-mail o por alerta las actividades importantes.

Creación de una Actividad Para crear una actividad primero debe estar creada la Sala de Trabajo a la cual la queremos asociar. Luego se debe ingresar a ella y presionar Crear Actividad, con esto aparecerá la pantalla que vemos a continuación.

En ella se ingresa la Información Básica de la actividad como título, descripción, tipo de documento y archivo asociado. También se puede dejar el archivo asociado en la carpeta que tiene asociada esta sala de trabajo e incluso convertir a HTML los archivos de tipo Word. Además es posible asignarle una Agenda a esa actividad, o sea, que avise la fecha y hora en que debe realizarse. Al igual que los documentos, a las actividades se les puede distribuir ya sea por e-mail o por alerta. Si se les otorga una prioridad Baja, sólo aparecerán en el interior de la carpeta que contiene esta sala; Si la alerta es Media, podrá ser vista por todos los usuarios de la sala en la parte central del portal; Si se le da una prioridad Alta, la actividad se destacará en una ventana nueva que aparecerá en el momento que los usuarios con permiso de lectura o escritura, ingresen al portal.

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Mantención de Actividades Al ingresar en una Sala de Trabajo se muestra el listado de los usuarios de la sala y las actividades en ella, al ver su detalle aparecen las opciones de: Crear una Sub Actividad: Si es necesario crear un actividad dentro de otra, se debe presionar este ícono lo que nos llevará al punto de Crear una Actividad. Editar Actividad: Para modificar los datos de una actividad bastará hacer click sobre este ícono y se desplegarán los datos de ella, luego de hacer los cambios presione Grabar. Eliminar Actividad: Con sólo presionar este ícono se elimina la actividad elegida. Es importante recordad que luego de eliminada dicha actividad No puede recuperarse. Además de la opción de Revisar la actividad, para aquellas que no han sido chequeadas y las alertas que esta tiene asociada.

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Seguridad en OpenFile Un aspecto muy relevante en un sistema de cualquier índole, es la seguridad de la información. En OpenFile este punto está resguardado no sólo en la perfilación del sistema sino no que además en varios elementos, como en las carpeta y además en cada documento. Al crear las Carpetas se les otorgan ciertos privilegios a estos usuarios o grupos, con esto se deja como carpeta privada por lo que si no se tiene el permiso no se verá. Por otro lado, al crear cada uno de los Documentos dentro de estas carpetas se les dan permisos más puntuales a los usuarios y/o grupos. OpenFile también provee seguridad dentro de las Salas de Trabajo.

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Conceptos del OpenFile 1.

Privilegios o Permisos: Acceso al cual se autoriza a uno o más usuarios o grupos. Dentro de los Documentos se tienen los privilegios de Subir Versiones, Subir Archivos, Control Total y Lectura Simple. Por otra parte, en las Carpetas tenemos Validación, Escritura, Lectura y Control Total.

2.

Subir Versiones: El Usuario sólo puede subir versiones del documento.

3.

Subir Archivos: El Usuario sólo puede subir archivos al documento.

4.

Lectura Simple / Lectura: Permiso de sólo leer la información de un documento en especial.

5.

Escritura: El Usuario puede crear documentos dentro de la carpeta asignada.

6.

Control Total: Permiso para administrar una carpeta o documento específico, en el que podrá crear, cambiar privilegios y eliminar.

7.

Validar: Existen documentos que requieren la aprobación de publicación por parte de un encargado, éste sólo podrá validar los documentos de la carpeta que se le ha sido asignada.

8.

Administrador General del Sistema: tiene todos los privilegios al interior del Banco de Documentos, puede publicar, eliminar y modificar documentos; crear, modificar y eliminar carpetas y usuarios, además tiene la facultad de generar tipos de documentos.

9.

Documentos: son formularios que contienen la información básica o ficha y permiten adjuntar cero o muchos archivos.

10. Tipo de Documento: Los Documentos se agrupan por su tipo, el cual es definido por el Administrador General y estarán compuestos por un conjunto de campos dinámicos específicos para cada tipo de documento. 11. Archivos: Son la forma más común que utilizan los programas de computador para almacenar información. Por ejemplo, Excel, Word, Power Point, imágenes, etc. 12. Campos Dinámicos: Son campos que formarán parte del documento y serán generados por el Administrador General del Sistema. 13. Opciones de Campo: éstas serán las opciones o atributos que utilizarán los campos dinámicos, por ejemplo, para el campo Ciudad sus opciones serán Arica, Santiago y Temuco. 14. Materia: Es una forma de agrupar los documentos que pertenecen a una misma especialidad. Por ejemplo, se tiene varios documentos que tienen relación con la UF por lo que la materia la llamaremos Unidad de Fomento. 15. Agrupador de Materias: Se utiliza para juntar varias especialidades o Materias. Siguiendo con el ejemplo anterior, tenemos además documentos relacionados con la UTM y otro con el IPSA, a cada uno le asignamos una materia, pero con el agrupador podemos juntar todas en uno sólo que se llame Indicadores. 16. Link: Sitio web al que hace referencia el documento. 17. Log: Informe de Gestión que permite conocer los movimientos de los documentos, por ejemplo, los que se han eliminado, creado o modificado.

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18. Hit: Informe que permite conocer el número de visitas que ha tenido un documento. 19. Area: Se refiere a las primeras carpetas descendientes de la carpeta Raíz. 20. Despliegue Carpetas: Muestra la estructura de Carpetas que se definió, para organizar los documentos. 21. Despliegue Materias: Muestra los documentos agrupados por las materias que tienen asociadas, independiente de la carpeta en que se encuentren o el tipo de documento al que pertenezcan. 22. Despliegue Tipo Documento: Muestra los documentos agrupados por el tipo de documento al que pertenecen, independiente de la carpeta en que se encuentren o materias que tengan asociadas. 23. Tipo de Despliegue: Despliega los Documentos de dos formas, como un listado o como página web.

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OpenFile Paso a Paso En este punto enumeramos los pasos a seguir para lograr la creación de una estructura que permita una adecuada organización y clasificación de sus documentos. 1. Creación de Carpetas Las carpetas son la unidad básica para almacenar y organizar los documentos. Se pueden crear carpetas y subcarpetas desde la raíz, generando una estructura dinámica que se adapte a las necesidades de cada sitio. 2. Asociación de Tipos de Documentos a cada Carpeta Esta operación se realiza al crear el Tipo de Documento o al crear una carpeta, las cuales pueden tener más de un tipo de documento asociado. 3. Seguridad de la Carpeta Una vez completada la información básica de la carpeta, se le pueden otorgar a los usuarios los privilegios de control total, validación, escritura y lectura, dependiendo de las responsabilidades que tendrán en dicha carpeta. 4. Creación de Documentos Una vez que las carpetas han sido creadas, se pueden generar los documentos, los cuales pueden contener múltiples archivos, incluso con formatos distintos, pero unificados bajo una ficha de información básica.

5. Asociación de Materias al Documento En el momento de crear el documento existe la posibilidad de asociarle las materias, útiles para búsquedas avanzadas . 6. Seguridad del Documento El documento hereda los privilegios otorgados en la carpeta, pero éstos pueden restringirse aún más en cada documento. 7. Distribución del Documento Luego de haber creado y otorgado la seguridad al documento, se puede enviar un aviso vía e-mail o por una alerta que se mostrará cuando el usuario entre al OpenFile. 8. Creación de Salas de Trabajo En cada una de las carpetas se pueden crear salas para que sus integrantes trabajen en proyectos comunes, generando actividades que quedarán registradas

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como un historial del proyecto. Además, los documentos creados en la sala quedarán publicados en la carpeta correspondiente. 9. Creación de Actividades Una vez que se haya creado la sala de trabajo, los integrantes autorizados, es decir, con permiso de escritura, podrán crear las actividades de la sala. 10.Creación de datos de Agenda Al colocar una fecha y hora exacta a una actividad, el sistema pone automáticamente estos datos en la agenda, los cuales quedan disponibles para todos los usuarios de la sala. 11.Cambio de color del sitio Este tema se refiere al cambio de color que se puede hacer al OpenFile, el cual es según el perfil de usuario.

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