308 MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS AREA: SECRETARIA EJECUTIVA
SECRETARIA EJECUTIVA
Mayo, 2004
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13.1.-PROCEDIMIENTO: Comunicaciones.
Redacción
y
Elaboración
Mayo, 2004
de
memorandums
y/o
OBJETIVO: Redactar y elaborar memorandums y/o comunicaciones destinadas a notificar las decisiones tomadas por el Presidente. NORMA ESPECÍFICA: - Los memorandums y/o comunicaciones deben contener el código de comunicaciones ya sea interno o externo de la fundación. Responsable Presidencia Secretaria Ejecutiva
Acción 1. Envía las instrucciones a la Secretaria Ejecutiva. 2. Redacta la comunicación y/o memorámdum. 3. Entrega la comunicación y/o memorándums al Presidente, para su firma o correcciòn. 4. Remite al destinatario con su respectiva copia para que firme como recibido.
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13.2.- PROCEDIMIENTO: Planificación y Control de la ejecución de la agenda del Presidente. OBJETIVO: Planificar y Controlar que se ejecute de manera eficiente todas las actividades que debe llevar a cabo el Presidente de la fundación. NORMA ESPECÍFICA: - La Secretaria Ejecutiva debe establecer en la realización de las actividades por el Presidente de la fundación.
Responsable Secretaria Ejecutiva
Acción 1. Recopila la información de cada una de las actividades del Presidente, donde se debe dar prioridad a las siguientes actividades: • Actividades externas a la fundación, que el Presidente debe realizar o cumplir: Se debe informar a la Secretaria Ejecutiva actividades cotidianas que el debe cumplir. • Actividades internas operativa: Se debe informar a la Secretaria Ejecutiva las actvidades internas operativas a realizar. • Actividades extras fundación: son concertadas por las Gerencias, por las Coordinaciones o Unidades, y demás personal de la fundación, que esten asignados para ello, pero antes de ser planificadas, deben cotejarse con la agenda.
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13.3.- PROCEDIMIENTO: Organización y distribución de los documentos recibidos. OBJETIVO: Organizar y distribuir por las Gerencias, Coordinaciones o Unidades los documentos recibidos de acuerdo a la pertinencia del asunto. NORMA ESPECÍFICA: - La Secretaria Ejecutiva recibe diariamente de la Coordinación o Unidades los documentos para la firma del Presidente. Responsable Secretaria Ejecutiva
Acción 1. Recibe la correspondencia Interna o Externa. 2. Hace una redacción de los documentos recibidos para hacerle seguimiento según las instrucciones de l Presidente. 3. Recibe comunicaciones, Cheques Convenios entre otros para su revisión y firma respectiva. 4. hace entrega a las Unidades solicitantes.
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13.4.- PROCEDIMIENTO: Recepción de documentos del personal a seleccionar. OBJETIVO: Recibir los documentos del personal que va a concursar en los cargos vacantes de la fundación. NORMA ESPECIFICA: - La Secretaria Ejecutiva debe habilitar carpetas para el cargo abierto al concurso. - La Secretaria Ejecutiva debe cotejar la lista de personas atendidas. Responsable Solicitantes Secretaria Ejecutiva.
Acción 1. Debe anotarse en la Carpeta respectiva. 2. Entrega a Gerencia de Gestión Interna los Currículos que fueron recibidos.
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13.5.- PROCEDIMIENTO: Préstamo de Llaves. OBJETIVO: Prestar llaves ubicadas en Presidencia a las Gerencias, Coordinaciones o Unidades que lo requieran, para mantener control de las mismas. NORMA ESPECIFICA: - Se debe entregar las llaves a la Secretaria Ejecutiva una vez que se hayan utilizado. - La Secretaria Ejecutiva será la custodia de las llaves ubicadas en Presidencia.
Responsable Solicitante
Acción 1. Se debe registrar en la carpeta de solicitud de Llaves.
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13.6.- PROCEDIMIENTO: Control de audiencias y visitas para el Presidente. OBJETIVO: Mantener orden en relación al control de las audiencias y visitas solicitadas por el público. NORMA ESPECIFICA: - La Secretaria Ejecutiva debe informar a la persona solicitante de la audiencia y/o visita la fecha a la cuál fue pactada la misma, o si esta fue cambiada por el Presidente. Responsable Secretaria Ejecutiva
Acción 1. Recibe la solicitud para realizar una audiencia y/o visita al Presidente. 2. Solicita a la persona o institución los datos siguientes: Nombre, Numero de teléfono, entre otros. 3. Informa sobre la fecha, hora y día de la cita con el Presidente. 3. Llama al solicitante para confirmar.