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Manual para el Comisionado Habilitado
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Manual para el Comisionado Habilitado
MP-05/CGAF/DPP Fecha de vigencia: 05/12/2012 No. de revisión: 00 Página: 2 de 15
ÍNDICE Pág. 1.
Objetivo........................................................................................................................
3
2.
Marco Normativo..........................................................................................................
3
3.
Ámbito de Aplicación...................................................................................................
3
4.
Definiciones…………………………..…….…………………………………….………….
3
5.
Disposiciones Generales.............................................................................................
4
6.
Proceso………….........................................................................................................
5
6.1 Comisionado Habilitado.......................................................................................
5
6.2
Diagrama de Flujo..............................................................................................
9
6.3 Anexos……..........................................................................................................
12
7.
Transitorios..................................................................................................................
14
8
Emisores......................................................................................................................
15
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Código: MP-05/CGAF/DPP Fecha de vigencia: 05/12/2012 No. de revisión: 00 Página: 3 de 15
1. Objetivo Definir el mecanismo a través del cual las unidades responsables de gasto de la CDI realicen funciones de manejo y custodia de recursos federales, con el objeto de cubrir compromisos que únicamente sea posible pagar en efectivo o de carácter urgente, a través de la figura de Comisionado Habilitado.
2. Marco Normativo
Ley del Servicio de Tesorería de la Federación. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Ley General de Contabilidad Gubernamental. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Financieros. Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal vigente. Disposiciones normativas que emita el CONAC.
3. Ámbito de Aplicación Este procedimiento es de observancia obligatoria para todas las Unidades Administrativas de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.
4. Definiciones CDI CGAF CONAC LFPRH RLFPRH SARG SHCP SIAFF SICOP SII TESOFE Unidad Administrativa
Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. Coordinación General de Administración y Finanzas. Consejo Nacional de Armonización Contable. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Sistema de Administración de Recursos Gubernamentales. Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Sistema Integral de Administración Financiera Federal. Sistema de Contabilidad y Presupuesto. Sistema Integral de Información de los Ingresos y Gasto Público. Tesorería de la Federación. Conforme al Estatuto Orgánico es cada uno de los órganos de la estructura organizacional al que se le confieren atribuciones específicas que lo distinguen de los demás en la CDI.
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5. Disposiciones Generales 5.1.
Las Unidades Administrativas para la utilización de la figura de Comisionado Habilitado, deberán apegarse a lo establecido en el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Financieros.
5.2.
La Dirección de Programación y Presupuesto es el área facultada para autorizar los nombramientos de los servidores públicos como Comisionado Habilitado y la apertura de las cuentas bancarias.
5.3.
Las cuentas bancarias que se aperturen deberán registrarse con por lo menos tres firmas de servidores públicos, debiendo firmar los cheques respectivos dos de ellos. El nivel jerárquico de los servidores públicos deberá corresponder al del Titular de la Unidad Administrativa, el responsable administrativo y a quien designe dicho Titular.
5.4.
Las cuentas bancarias que se aperturen deberán ser productivas y los rendimientos que se generen deberán enterarse a la TESOFE, por lo que las Unidades Administrativas Foráneas deberán solicitar el retiro de recursos conforme a lo establecido en el procedimiento de Retiro de Recursos a Unidades Administrativas Foráneas.
5.5.
Los servidores públicos facultados harán las gestiones ante las Instituciones Bancarias, para la bonificación de las comisiones por servicios bancarios, o en su caso, se cubrirán con cargo al presupuesto modificado autorizado a cada Unidad dentro de la partida correspondiente del Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal. Esto no incluye las comisiones por cheques devueltos y sobregiros.
5.6.
Los Comisionados Habilitados de las Unidades Administrativas Foráneas serán responsables de la guarda y custodia de los comprobantes y justificantes de los pagos efectuados; dicha comprobación la deberán reunir en un plazo no mayor a 30 días hábiles a partir del retiro de los recursos de la TESOFE.
5.7.
Las Unidades Administrativas Centrales y Foráneas, no deberán gestionar nuevas solicitudes de recursos cuando se tenga pendiente de comprobar alguna CLC de Comisionado Habilitado.
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6. Proceso 6.1 Comisionado Habilitado Objetivo:
No.
Definir el mecanismo a través del cual las unidades responsables de gasto de la CDI realicen funciones de manejo y custodia de recursos federales, con el objeto de cubrir compromisos que únicamente sea posible pagar en efectivo o de carácter urgente, a través de la figura de Comisionado Habilitado. Descripción de la Actividad
Responsable
Apertura y Registro de Cuentas Bancarias 1.
Solicitan a la Dirección de Programación y Presupuesto mediante oficio, el nombramiento del servidor público que realizará las funciones de Comisionado Habilitado, así como, autorización para la apertura de la cuenta bancaria correspondiente.
Unidades Administrativas
2.
Recibe de las Unidades Administrativas el oficio para el nombramiento del servidor público que realizará las funciones de Comisionado Habilitado, así como, autorización para la apertura de la cuenta bancaria correspondiente, y lo turna a la Subdirección de Tesorería.
Dirección de Programación y Presupuesto
3.
Analiza la solicitud, prepara respuesta, obtiene firma de la Dirección de Programación y Presupuesto y la comunica a la Unidad Administrativa solicitante.
Subdirección de Tesorería
4.
Reciben respuesta de la Dirección de Programación y Presupuesto, respecto al nombramiento del servidor público que realizará las funciones de Comisionado Habilitado de la apertura de la cuenta bancaria correspondiente y formalizan el trámite en la Institución Bancaria.
Unidades Administrativas
5.
Informan por oficio a la Dirección de Programación y Presupuesto los datos del beneficiario de la cuenta bancaria productiva para el manejo de los recursos del Comisionado Habilitado (Circular No. CGAF/DPP/005/08), para registrar en el catálogo de beneficiarios y cuentas bancarias en los diferentes sistemas informáticos vigentes de la SHCP y CDI.
Unidades Administrativas
6.
Reciben, revisan los datos del beneficiario de las cuentas bancarias productivas y proceden a hacer el registro en los diferentes sistemas informáticos vigentes de la SHCP y CDI, conforme al procedimiento de Registro de Beneficiarios y cuentas Bancarias.
Departamento de Presupuesto / Departamento de Ingresos y Pagos
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No.
Descripción de la Actividad
Responsable
7.
Registran en el SARG las solicitudes de pago con cargo a las partidas de gasto autorizadas y envían por el mismo sistema a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas para revisión del tipo de pago.
Unidades Administrativas
8.
Recibe vía electrónica la solicitud de Comisionado Habilitado y revisa tipo de pago.
Subdirección de Contabilidad y Finanzas
Asignación de Recursos
¿Procede? No: La rechaza electrónicamente indicando motivo de rechazo. Ir al paso número 7. Sí: Lo envía a la Subdirección de Tesorería. Ir al paso número 9. 9.
Recibe de la Subdirección de Contabilidad y Finanzas en el módulo de Tesorería de SARG la solicitud de pago revisada, e indica al Departamento de Revisión y Control de Pagos proceda a generar la CLC.
Subdirección de Tesorería
10.
Imprime las solicitudes de pago de Comisionado habilitado y turna al personal operativo, para su revisión y trámite en el SARG-SICOP y el SIAFF.
Departamento de Revisión y Control de Pagos
11.
Recibe y revisa que las partidas de la solicitud de pago correspondan a las autorizadas como Comisionado Habilitado.
Personal Operativo del Departamento de Revisión y Control de Pagos
¿Corresponden las partidas? No: Se rechaza el trámite y se informa por sistema a la Unidad Administrativa. Ir al paso número 7. Sí: Continúa en el paso número 12. 12.
Genera layout, para su registro en SICOP, genera e imprime las solicitudes de pago que emite el SICOP, y entrega al Departamento de Revisión y Control de Pagos para su revisión y emisión de la CLC.
Personal Operativo del Departamento de Revisión y Control de Pagos
13.
Recibe las solicitudes de pago del Personal Operativo del Departamento de Revisión y Control de Pago que fueron generadas en el SICOP, para su revisión y envía a la Subdirección de Tesorería para su autorización.
Departamento de Revisión y Control de Pagos
14.
Recibe y autoriza las solicitudes de pago, genera la CLC y envía a través de interface al SIAFF, y turna a personal Operativo del Departamento de Revisión y Control de Pagos para su impresión y relación, para su entrega al Departamento de Ingresos y Pagos.
Subdirección de Tesorería
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No.
Descripción de la Actividad
Responsable
15.
Recibe la relación de las CLC, la Solicitud de Pago SARG, Solicitud de Pago SICOP y la CLC de SICOP impresa, para su revisión en SIAFF.
Departamento de Ingresos y Pagos
16.
Revisa y valida en el SIAFF, la captura correcta del importe, nombre del beneficiario y cuenta bancaria, firma con clave personalizada asignada por TESOFE, y entrega a la Dirección de Programación y Presupuesto para la autorización del pago.
Departamento de Ingresos y Pagos
17.
Recibe del Departamento de Ingresos y Pagos las CLC para su autorización en el SIAFF, autoriza y regresa las CLC al Departamento de Ingresos y Pagos.
Dirección de Programación y Presupuesto
18.
Recibe las CLC autorizadas y turna al personal operativo a su cargo para la elaboración del oficio de entrega de las CLC a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas.
Departamento de Ingresos y Pagos
19.
Recibe relación, registra las CLC en SARG, elabora pólizas contables y resguarda la documentación.
Subdirección de Contabilidad y Finanzas
Ejercicio de los Recursos 20.
Realizan el o los pagos para los que fue solicitado el recurso y conservan y resguardan la documentación comprobatoria original.
Unidades Operativas Foráneas
21.
Registran y elaboran pólizas contables del ejercicio de las partidas presupuestales autorizadas a través de Comisionado Habilitado.
Unidades Operativas Foráneas
22.
Elabora y envía a la Dirección de Programación y Presupuesto el “Informe del ejercicio de las partidas de Comisionado Habilitado” Anexo 6.3.1, y elabora en SARG una solicitud de Reintegro, para el retiro de los recursos presupuestales no ejercidos del Comisionado Habilitado.
Unidades Operativas Foráneas
23.
Recibe y turna el informe y la solicitud de retiro de recursos a la Subdirección de Tesorería, para realizar el retiro de los recursos a la Unidad Administrativa y su reintegro a la TESOFE.
Dirección de Programación y Presupuesto
24.
Recibe de la Dirección de Programación y Presupuesto el informe y la solicitud de retiro de recursos no ejercidos a través de Comisionado Habilitado y turna al Departamento de Ingresos y Pagos para su reintegro a la TESOFE.
Subdirección de Tesorería
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No.
Descripción de la Actividad
Responsable
25.
Recibe el “Informe del ejercicio de las partidas de Comisionado Habilitado” Anexo 6.3.1 y solicitud de retiro de recursos del procedimiento de avisos de reintegro y oficios de rectificación impresos, verifica la captura del reintegro en SARG e instruye a personal operativo a su cargo, para retirar de la cuenta bancaria de Comisionado Habilitado los recursos a reintegrar y generar el aviso de reintegro en SICOP y SIAFF.
Departamento de Ingresos y Pagos
26.
Recibe del Departamento de Ingresos y Pagos el “Informe del ejercicio de las partidas de Comisionado Habilitado” Anexo 6.3.1 y solicitud de retiro de recursos del procedimiento de avisos de reintegro y oficios de rectificación impresos, retira de la cuenta bancaria los recursos financieros y genera el aviso de reintegro en SICOP y SIAFF, y notifica al Departamento de Ingresos y Pagos para su autorización.
Personal Operativo del Departamento de Ingresos y Pagos
27.
Recibe del personal operativo a su cargo los avisos de reintegro en SICOP y SIAFF y autoriza, los movimientos, mediante las claves personalizadas otorgadas por la SHCP y la TESOFE, devuelve a personal operativo para elaboración de relación de Reintegros y su entrega a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas.
Departamento de Ingresos y Pagos
28.
Recibe del Departamento de Ingresos y Pagos, los avisos de Reintegro generados en los sistemas SARG, SICOP y SIAFF, y procede a su registro contable y resguardo correspondiente.
Subdirección de Contabilidad y Finanzas
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6.2 Diagrama de Flujo Procedimiento para el Comisionando Habilitado
Unidades Administrativas
Dirección de Programación y Presupuesto
Subdirección de Tesorería
Departamento de Presupuesto
Departamento de Ingresos y Pagos
Subdirección de Contabilidad y Finanzas
Inicio
Departamento de Revisión y Control de Pagos
Unidades Operativas Foráneas
Apertura y Registro de Cuentas Bancarias 1
Solicitan mediante oficio, el nombramiento del servidor público que realizará las funciones de Comisionado Habilitado y la autorización para la apertura de la cuenta bancaria correspondiente
2 Recibe oficio para el nombramiento del servidor público que realizará las funciones de Comisionado Habilitado y la autorización para la apertura de la cuenta bancaria, y lo turna a la Subdirección de Tesorería
3 Analiza la solicitud, prepara respuesta, obtiene firma de la Dirección de Programación y Presupuesto y la comunica a la Unidad solicitante
4 Reciben respuesta respecto al nombramiento del Comisionado Habilitado y de la apertura de la cuenta bancaria y formalizan el trámite en la Institución Bancaria
5 Informan por oficio a la Dirección de Programación y Presupuesto los datos del beneficiario de la cuenta bancaria productiva para el manejo de los recursos del Comisionado Habilitado
7
6 Reciben, revisan los datos del beneficiario de las cuentas bancarias productivas y proceden a hacer el registro en los diferentes sistemas informáticos vigentes de la SHCP y CDI
6 Reciben, revisan los datos del beneficiario de las cuentas bancarias productivas y proceden a hacer el registro en los diferentes sistemas informáticos vigentes de la SHCP y CDI
Asignación de Recursos 8
Registran en el SARG las solicitudes de pago con cargo a las partidas de gasto autorizadas y envían a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas
Recibe vía electrónica la solicitud de Comisionado Habilitado y revisa tipo de pago
SARG No
¿Procede?
La rechaza electrónicamente indicando motivo de rechazo
Sí
Lo envía a la Subdirección de Tesorería 10
9 Recibe la solicitud de pago revisada e indica al Departamento de Revisión y Control de Pagos proceda a generar la CLC
Imprime las solicitudes de pago de Comisionado habilitado y turna al personal operativo, para su revisión y tramite en el SARGSolicitudes SICOP y el SIAFF de pago de Comisionado Habilitado 11
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Procedimiento para el Comisionando Habilitado
Unidades Administrativas
Dirección de Programación y Presupuesto
Subdirección de Tesorería
Departamento de Presupuesto
Departamento de Ingresos y Pagos
Subdirección de Contabilidad y Finanzas
Departamento de Revisión y Control de Pagos
Unidades Operativas Foráneas
10
11 El Personal Operativo recibe y revisa que las partidas de la solicitud de pago correspondan a las autorizadas como Comisionado Habilitado
No
¿Corresponden las partidas?
Se rechaza el trámite y se informa por sistema a la Unidad Administrativa
Sí
7 12 El Personal Operativo genera layout, genera e imprime las solicitudes de pago que emite el SICOP, y entrega al Jefe del Departamento Solicitudes de pago emitidas por SICOP 14 Recibe y autoriza las Solicitudes de pago, genera la CLC, y envía a través de interface al SIAFF y turna a personal Operativo del departamento de Revisión y control de Pagos para su impresión y relación
13 Recibe las solicitudes de pago del Personal Operativo, para su revisión y envía a la Subdirección de Tesorería para su autorización 15 Recibe la relación de las CLC, la Solicitud de Pago SARG, Solicitud de Pago SICOP y la CLC de SICOP impresa, para su revisión en SIAFF
16 17 Recibe del Departamento de Ingresos y Pagos las CLC para su autorización en el SIAFF, autoriza y regresa las CLC al Departamento de Ingresos y Pagos
Revisa y valida en el SIAFF la captura correcta del importe, firma con clave personalizada asignada por TESOFE y entrega a la Dirección de Programación y Presupuesto para la autorización del pago
18 Recibe las CLC autorizadas y turna al personal operativo a su cargo para la elaboración del oficio de entrega de las CLC a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas
19 Recibe relación, registra las CLC en SARG, elabora pólizas contables y resguarda la documentación
20
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Procedimiento para el Comisionando Habilitado
Unidades Administrativas
Dirección de Programación y Presupuesto
Subdirección de Tesorería
Departamento de Presupuesto
Departamento de Ingresos y Pagos
Subdirección de Contabilidad y Finanzas
Departamento de Revisión y Control de Pagos
Unidades Operativas Foráneas
19 Ejercicio de los Recursos 20 Realizan el o los pagos para los que fue solicitado el recurso y conservan y resguardan la documentación comprobatoria original
21 Registran y elaboran pólizas contables del ejercicio de las partidas presupuestales autorizadas a través de Comisionado Habilitado
22
23 Recibe y turna el informe y la solicitud de retiro de recursos a la Subdirección de Tesorería, para realizar el retiro de los recursos a la Unidad Administrativa y su reintegro a la TESOFE
Elabora y envía a la Dirección de Programación y Presupuesto el “Informe del ejercicio de las partidas de Comisionado Habilitado” y elabora en SARG una solicitud de Reintegro
25
24 Recibe el informe y la solicitud de retiro de recursos no ejercidos a través de Comisionado Habilitado y turna al Departamento de Ingresos y Pagos para su reintegro a la TESOFE
Recibe el “Informe del ejercicio de las partidas de Comisionado Habilitado” y solicitud de retiro de recursos impresos, verifica la captura del reintegro en SARG e instruye a personal operativo a su cargo, para retirar de la cuenta bancaria de Comisionado Habilitado los recursos a reintegrar y generar el aviso de reintegro en SICOP y SIAFF
“Informe del ejercicio de las partidas de Comisionado Habilitado”
26 El Personal Operativo recibe el “Informe del ejercicio de las partidas de Comisionado Habilitado” y solicitud de retiro de recursos impresos, retira de la cuenta bancaria los recursos financieros y genera el aviso de reintegro en SICOP y SIAFF, y notifica al Departamento de Ingresos y Pagos para su autorización 27
28
Recibe del personal operativo los avisos de reintegro, autoriza mediante las claves personalizadas otorgadas por la SHCP y la TESOFE y entrega a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas
Recibe del Departamento de Ingresos y Pagos, los avisos de Reintegro generados en los sistemas SARG, SICOP y SIAFF, y procede a su registro contable y resguardo correspondiente
Fin
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6.3 Anexos Anexo 6.3.1 “Informe del ejercicio de las partidas de Comisionado Habilitado” COMISION NACIONAL PARA EL DESARROLLO DE LOS PUEBLOS INDIGENAS COORDINACION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS DIRECCION DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTO INFORME MENSUAL DEL EJERCICIO DE LAS PARTIDAS AUTORIZADAS A TRAVES DEL COMISIONADO HABILITADO UNIDAD ADMINISTRATIVA: MES Y AÑO: (2) FECHA DE LA NO. DE CLC CLC(4)
(1)
CLAVE PRESPUESTAL (5)
TOTAL MENSUAL
IMPORTE (6)
(7)
OBSERVACIONES: (8)
RESPONSABLE DE LA INFORMACION
(9) NOMBRE, CARGO Y FIRMA
(10) NO. TELEFONICO
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MP-05/CGAF/DPP Fecha de vigencia: 05/12/2012 No. de revisión: 00 Página: 13 de 15
Anexo 6.3.2 “Partidas Presupuestales Autorizadas por la SCHP, para ejercer bajo la figura de Comisionado Habilitado” PARTIDAS PRESUPUESTALES AUTORIZADAS POR LA SHCP,PARA EJERCER BAJO LA FIGURA DE COMISIONADO HABILITADO PARTIDA
DENOMINACIÓN
PARTIDA
DENOMINACIÓN
21101
Materiales y útiles de oficina
31901
Servicios integrales de telecomunicación
21201
Materiales y útiles de impresión y reproducción
31902
Contratación de otros servicios
21301
Material estadístico y geográfico
33602
Otros servicios comerciales
21401
Materiales y útiles para el procesamiento en equipos y bienes informáticos
33604
Impresión y elaboración de material informativo derivado de la operación y administración de las dependencias y entidades
21501
Material de apoyo informativo
33605
Información en medios masivos derivada de la operación y administración de las dependencias y entidades
21601
Material de limpieza
33801
Servicios de vigilancia
22103
Productos alimenticios para el personal que realiza labores en campo o de supervisión
33901
Subcontratación de servicios de terceros
22104
Productos alimenticios para el personal en las instalaciones de las dependencias y entidades
33903
Servicios Integrales
22301
Utensilios para el servicio de alimentación
34101
Servicios bancarios y financieros
24601
Material eléctrico y electrónico
34701
Fletes y maniobras
24701
Artículos metálicos para la construcción
35201
Mantenimiento y conservación de mobiliario y equipo de administración
24801
Materiales complementarios
35301
Mantenimiento y conservación de bienes informáticos
26102
Combustibles, lubricantes y aditivos para vehículos terrestres, aéreos, marítimos, lacustres y fluviales destinados a servicios públicos y la operación de programas públicos
35501
Mantenimiento y conservación de vehículos terrestres, aéreos, marítimos, lacustres y fluviales
26103
Combustibles, lubricantes y aditivos para vehículos terrestres, aéreos, marítimos, lacustres y fluviales destinados a servicios administrativos
35701
Mantenimiento y conservación de maquinaria y equipo
26104
Combustibles, lubricantes y aditivos para vehículos terrestres, aéreos, marítimos, lacustres y fluviales asignados a servidores públicos
35801
Servicios de lavandería, limpieza e higiene
27201
Prendas de protección personal
37101
Pasajes aéreos nacionales para labores en campo y de supervisión Pasajes aéreos nacionales para servidores públicos de mando en el desempeño de comisiones y funciones
27301
Artículos deportivos
37104
29301
Refacciones y accesorios menores de mobiliario y equipo de administración, educacional y recreativo
37201
Pasajes terrestres nacionales para labores en campo y de supervisión
29401
Refacciones y accesorios para equipo de cómputo
37204
Pasajes terrestres nacionales para servidores públicos de mando en el desempeño de comisiones y funciones oficiales
31101
Servicio de energía eléctrica
37501
Viáticos nacionales para labores en campo y de supervisión
31301
Servicio de agua
37504
Viáticos nacionales para servidores públicos en el desempeño de funciones oficiales
31401
Servicio telefónico convencional
37901
Gastos para operativos y trabajos de campo en áreas rurales
31501
Servicio de telefonía celular
38201
Gastos de orden social
31701
Servicios de conducción de señales analógicas y digitales
38301
Congresos y convenciones
31801
Servicio postal
39202
Otros impuestos y derechos
oficiales
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7. Transitorios Primero.- El presente Manual entrará en vigor al día siguiente de su publicación en la Normateca Interna. Segundo.- La interpretación de este Manual, será competencia de la Coordinación General de Administración y Finanzas y de la Dirección de Programación y Presupuesto, en el ámbito de sus respectivas competencias.
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MP-05/CGAF/DPP Fecha de vigencia: 05/12/2012 No. de revisión: 00 Página: 15 de 15
8. Emisores
Autorizó:
Visto Bueno:
Xavier Abreu Sierra Director General
Esteban Fernández Valadez Coordinador General de Administración y Finanzas
Elaboró:
Supervisó:
_____________________________ Gabriel Martínez Hernández Director de Programación y Presupuesto
_____________________________ José Antonio Melgoza Camarena Director General Adjunto de Innovación y Mejora
Registro Oficio Número: CGAF/
/2012
Fecha de dictaminación por el COMERI:
30 de noviembre de 2012
Sello: