MANUAL PARA

LÍDERES KIWANIS

= Para secretarios, tesoreros, presidentes y vicegobernadores

Definición Kiwanis es una organización mundial de voluntarios dedicados a cambiar el mundo, un niño y una comunidad a la vez.

Objetivo fundamental y valores OBJETIVO Mejorar vidas a través del liderazgo y el servicio en todo el mundo VALORES Compromiso con los Objetivos de Kiwanis International Acoger la diversidad Compromiso con los clubes como el principal punto de partida para el compañerismo y el servicio Dedicación al servicio a los niños, familias y comunidades en todo el mundo Disposición para el intercambio de ideas Sensibilidad a las necesidades de los socios Compromiso con el desarrollo de líderes jóvenes y adultos Este manual de liderazgo contiene información útil para los dignatarios de zona y de club. Se entrega una copia a cada secretario, presidente y vicegobernador. Por favor entregue copias de las páginas que correspondan a otros líderes del club, cuando se requiera. Descargue e imprima copias adicionales del manual y otros recursos para líderes en www.KiwanisOne.org/espanol.

Tabla de contenido 1

Secretario

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Tesorero

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Presidente

65

Vicegobernador

85

Materiales de referencia

101 Índice

SECRETARIO Su diligencia y entusiasmo por Kiwanis inspiraron a sus compañeros kiwanis para asignarle uno de los cargos más importantes en su club. Al mantener registros exactos de la membresía de su club, al preservar las actas oficiales de las reuniones y al establecer conexiones con su comunidad, su club permanecerá activo y comprometido. Y el equipo de liderazgo de su club será más fuerte y eficiente, gracias a

sus aptitudes y

habilidades de comunicación.

El mundo es tan veloz que hay días en los que la persona que dice que algo no se puede hacer, es interrumpida por la persona que ya lo está haciendo. —Anónimo

Encuentre más recursos en línea en www.KiwanisOne.org/espanol

S E C R E TA R I O El papel del secretario en el manejo de los asuntos del club permite que el club funcione bien, a la vez que trabaja en coordinación con el presidente y la junta directiva. Los estatutos de club establecen que el secretario es un dignatario del club y un miembro de la junta directiva, autorizado para participar en todas las deliberaciones de la junta y con el derecho a votar sobre cualquier tema que se ponga a votación por el dignatario que presida la reunión. Las tareas básicas están prescritas en el Formato Estándar de Estatutos de Club, Artículo VI. CARGO: Secretario APOYADO POR: Presidente, junta directiva y vicegobernador RESUMEN DE SU CARGO: Administra los asuntos del club y garantiza que el club funcione bien. El secretario trabaja en coordinación con el presidente y la junta directiva. Es responsable por el manejo de todos los archivos del club y debe estar preparado para documentar la información importante para un funcionamiento eficiente y coordinado del club. Dentro del manejo de los archivos del club se incluye la conservación de las actas y registros de asistencia a todas las reuniones de club y de la junta directiva. CUALIDADES: Un líder comprobado con la habilidad de: Documentar los eventos de las reuniones en la forma de actas Hacer seguimiento a la membresía y a toda otra información útil Informar cambios en la membresía, enviar correspondencia y todos los informes oficiales a Kiwanis International, dentro de los límites de tiempo establecidos para esto Trabajar en coordinación con el presidente y la junta directiva Administrar el tiempo Formar relaciones con los líderes de la comunidad Liderar con el ejemplo Facilitar el cambio Saber utilizar el software de Microsoft Office RESPONSABILIDADES: Manejar y custodiar los libros y archivos del club, incluyendo los de membresía y asistencia En todo momento tener disponibles los libros y los archivos del club para inspección del presidente, de la junta directiva o de cualquier auditor autorizado Conservar las actas de las reuniones del club, la junta directiva y los comités Entregar a la junta directiva todas las cuentas para aprobación Entregar a los dignatarios, a los comités o a los socios indicados, todas las comunicaciones recibidas de Kiwanis International y del distrito

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Responder pronto la correspondencia y enviar todos los informes oficiales solicitados por Kiwanis International o por el distrito Presentar informes al club cuando así lo soliciten el presidente o la junta directiva Enviar los informes (ej., informes mensuales/trimestrales) al distrito, cuando sean solicitados Cumplir con otros deberes y responsabilidades generalmente relacionados con este cargo, o con aquellos asignados por el presidente o la junta directiva Solicitar mercancía al Almacén de la Familia Kiwanis Establecer un seguro como garantía en la forma y por la cantidad que establece la ley local Cumplir con todas las otras tareas establecidas en el Formato Estándar de Estatutos de Club ARCHIVOS QUE DEBE CONSERVAR EL SECRETARIO: Correspondencia de la junta directiva Correspondencia de los comités Información de la convención Correspondencia del distrito Boletines del distrito (si aplica) Correspondencia de Kiwanis International Correspondencia del vicegobernador Correspondencia de la membresía Correspondencia diversa, archivos, etc. Boletines oficiales de Kiwanis International Correspondencia del presidente Documentos y comunicaciones de los Programas de Servicio y Liderazgo Copias de las órdenes y catálogos del Almacén de la Familia Kiwanis

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ARCHIVOS PERMANENTES QUE DEBE CUSTODIAR EL SECRETARIO: Estos archivos contienen información que debe ser (1) entregada al siguiente secretario o (2) entregada al custodio de los archivos permanentes del club. Son ejemplos de archivos permanentes: documentos oficiales e informes relacionados con la organización del club o su constitución legal, documentos oficiales e informes relacionados con la fundación de cualquier club, informes financieros y cheques cancelados, listas de dignatarios (presidentes, secretarios, tesoreros) y presidentes de comité, fechas de ingreso y retiro de socios, como también cualquier otro artículo que tenga significado histórico. Informes anuales del club de años anteriores Actas de las reuniones de la junta directiva Boletines del club Estatutos del club Actas de las reuniones del club Fechas de ingreso y retiro de socios Información y material histórico Condecoraciones de la Legión de Honor Miembros con el estatus de Socio Vitalicio Pagos de cuotas de afiliación y sostenimiento por concepto de membresía Membresía: listado actual e información biográfica Registro de membresía para socios actuales (formatos de Kiwanis International) Informes de facturación anual Factura

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Recursos Actas de las reuniones de la junta directiva Formato modelo La junta directiva del Club Kiwanis de __________________________________ se reunió en ______________ _________________________________________ el __________________________. La reunión fue convocada por ___________________________________________________________________ y los siguientes miembros de la junta directiva estuvieron presentes: _________________________________ _______________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________ Otros socios presentes: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

Asuntos

Notas

Verificación del quórum (mayoría definida como la mitad más uno de los miembros de la junta) Aprobación del acta de la reunión anterior Informe del tesorero Cuenta administrativa Cuenta de servicios Informes de comités comités especiales

permanentes

y

Asuntos por terminar Nuevos asuntos Evaluación del club Asuntos de la zona Asuntos del distrito Asuntos internacionales Se levanta la sesión

Lista mensual de tareas por realizar

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Secretario Lista mensual de tareas por realizar Junio y julio (antes de comenzar en el cargo)

      



Asistir a la sesión de Entrenamiento a Líderes de Club. Revisar formatos de informe, orden del día y actas de las reuniones de la junta directiva y del club; y procedimientos del club para poder cumplir con sus responsabilidades. Reunirse con el secretario actual del club para comentar sobre el cargo y determinar cómo hacer la transmisión de responsabilidades. Determinar la mercancía que debe comprarse para la ceremonia de cambio de juntas directivas en octubre. Ordene los artículos necesarios del Almacén de la Familia Kiwanis. Acordar con el presidente-designado un tiempo conveniente para ambos, para reunirse semanalmente durante el año, para planear, solucionar problemas y hacer seguimiento. Trabajar con el secretario actual para aumentar su destreza y asegurar una transición sencilla. Ayudar al presidente-designado en la determinación de las tareas de los comités, la organización de reuniones, la obtención de copias de información, la recopilación de informes, la compra de mercancía, en el establecimiento de los objetivos del club, y en la realización de la evaluación del club (Cuestionario de Excelencia de club) y el Análisis de la Comunidad. Planear asistir a la convención distrital, que le brinda oportunidades adicionales para mejorar sus habilidades y conocer a otros kiwanis.

Agosto (antes de comenzar en el cargo)

     

Programar una reunión de planeación con la junta directiva y presidentes de comité entrantes, que incluya la elaboración del presupuesto, para finales de septiembre. El presupuesto del club debe adoptarse formalmente el 1ro. de octubre (Estatutos, Artículo XIX). Promover que los presidentes de comité preparen un informe escrito para la reunión de planeación, que incluya el presupuesto propuesto. Asegurarse que el presidente realice el Entrenamiento para los Nuevos Dirigentes y Otros Cargos del club antes del 30 de septiembre (ver sección del presidente de club). Sugerir al presidente del comité de reuniones del club, que desarrolle una programación de tareas, especialmente para octubre. Entregue a este comité un calendario con las fechas de las reuniones de los programas creados (cambio de junta directiva, reunión anual de club, etc.). Asistir a la convención distrital. Asistir a las reuniones de junta directiva y sesiones de planeación del presupuesto.

Septiembre (antes de comenzar en el cargo)

  

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Revisar el programa de condecoraciones de Kiwanis International, del distrito, de la zona y del club. Registrar las fechas programadas para las visitas oficiales del vicegobernador a su club y las reuniones de la junta directiva del club. Convocar la reunión de junta directiva de octubre antes del 15 de octubre para adoptar el presupuesto, si éste no es aprobado antes del 1ro. de octubre.

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Octubre



Revisar los formatos sugeridos de la agenda y el acta de las reuniones. Para todas las reuniones del club: - Elaborar la agenda en conjunto con el presidente. - Verificar la información con los presidentes de los comités y si tienen requerimientos especiales para la reunión. - Tomar el acta. - Asegurarse que los conferencistas o invitados reciban la atención adecuada. Para todas las reuniones de junta directiva: - Elaborar la agenda en conjunto con el presidente. - Enviar la agenda, el acta de la reunión previa y un recordatorio de la reunión a los miembros de la junta. - Clasificar la correspondencia, facturas recibidas, etc. para el informe del secretario durante la junta. - Tomar el acta. - Reunir los informes de los comités. Tareas a realizar mensualmente: - Enviar los informes mensuales del club. - Enviar a Kiwanis International los formatos de información de membresía para retirar socios, ingresar socios o actualizar información de socios, en conjunto con las cuotas correspondientes tan pronto como son recibidas.



Asegurarse que el secretario saliente diligencie y envíe a Kiwanis International el Informe Anual del Club, por el año que acaba de terminar. Es requisito indispensable enviar este informe para que su club sea reconocido como club distinguido por parte de Kiwanis International (ver programa de reconocimientos distinguidos de Kiwanis International en www.KiwanisOne.org/espanol).

Noviembre



Enviar las donaciones del club para la Campaña Anual de Donaciones a la Fundación Kiwanis International.

Diciembre



Asegurarse que el editor del boletín recibe información oportunamente sobre programas, proyectos y eventos para mantener a los socios informados. Mejorar las líneas de comunicación cuando sea necesario.

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Enero

 



Considerar, si el club lo desea, cualquier resolución o enmienda propuesta a los estatutos internacionales, que su club desee presentar en la convención internacional. Envíelos a Kiwanis International antes del 1ro. de abril. Analizar con el presidente las reuniones del club y de la junta directiva del primer trimestre; los programas/proyectos de los comités; el crecimiento de la membresía; participación de los socios; participación en los eventos y programas de la zona, distrito e internacional. También revise el presupuesto y los objetivos del club. Revise las áreas de éxito y también las áreas en donde se puedan realizar mejoras. Comparta con los socios del club los materiales suministrados por Kiwanis International, y promueva que se inscriban en la convención internacional.

Febrero



Recordatorio: Programar la Reunión Anual del Club entre el 1 de abril y la segunda semana de mayo (estatutos de club, artículos XI y XII). El presidente nombrará el comité de nominaciones cinco semanas antes de la Reunión Anual del Club.

Marzo

     

Revisar el programa de condecoraciones de Kiwanis International y el programa de condecoraciones del distrito, zona y club. ¿Es su club un candidato para recibirlas? Busque oportunidades adicionales. Recordatorio: El presidente debe nombrar un comité de nominaciones por lo menos cinco semanas antes de la Reunión Anual del Club. (Revisar Artículos XI y XII de los estatutos del club). Enviar a Kiwanis International antes de abril 1, las propuestas de resoluciones o enmiendas a los estatutos internacionales. Informar a Kiwanis International (si aun no lo ha hecho), los dos delegados y los dos suplentes de su club, antes del 30 de abril. Informar a la oficina distrital (si aplica) los tres delegados de su club que asistirán a la convención de distrito, dentro de la fecha establecida para esto. Si se desea, envíe a la oficina distrital (si aplica) los asuntos que se van a proponer en la convención distrital (si aplica). Verificar la fecha límite para esto.

Abril

  

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Terminar de hacer los planes para delegados, suplentes, y otros miembros del club que asistirán a la convención internacional. Realizar la Reunión Anual del Club para llevar a cabo la elección de dignatarios (presidente, secretario y tesorero) y directores, entre el 1 de abril y la segunda semana de mayo. Presentar informe de la secretaria en la Reunión Anual del Club.

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Mayo

 

Enviar a Kiwanis International y al distrito (si aplica) el Informe Anual de las Elecciones del Club antes del 1 de junio. Terminar los planes para los delegados, suplentes y demás miembros que asistirán a la convención internacional. Asegúrese que el formato de delegado ha sido enviado a Kiwanis International.

Junio

 

Enviar prontamente al distrito y a Kiwanis International, si aun no lo ha hecho, los resultados del Informe Anual de las Elecciones del Club (límite es 1 de junio). Finalizar los planes para los delegados y demás miembros del club que asistirán a la convención distrital. Asegúrese que se envió la información sobre los delegados de su club a la oficina distrital.

Julio



  

Comprar con tiempo los artículos para la ceremonia de cambio de junta directiva en el Almacén de la Familia Kiwanis, para condecorar a los líderes salientes de club. Tenga en cuenta que los artículos que necesitan personalizarse deben solicitarse con tres o seis semanas de anticipación adicionales al tiempo de envío. Los tiempos de envío serán mayores si se hace el pedido en agosto o septiembre. (La posesión generalmente se realiza al final de septiembre o a comienzos de octubre). Ordenar la condecoración Kiwanis International Foundation Fellow (Compañero de la Fundación Kiwanis International) para el presidente saliente antes del 15 de agosto (reconocimiento opcional del club). Diligenciar la solicitud para condecorar a los líderes de club o distrito con el Estatus de Socio Vitalicio. Reunirse con el nuevo secretario para estudiar las tareas y las áreas recomendadas por mejorar. Trabajar estrechamente con él/ella durante los próximos meses y asegurarse que él/ella asista al Entrenamiento a Líderes de Club impartido por el vicegobernador y el instructor certificado.

Agosto



Apoyar al presidente entrante con los planes para realizar la Conferencia del Presidente del Club, que es el entrenamiento para nuevos dignatarios, presidentes de comité y nombramientos especiales que se realiza antes de octubre.

Septiembre

 

Revisar los planes de la ceremonia de cambio de juntas directivas con el presidente. Ordenar los premios o reconocimientos a Kiwanis International que sean merecidos por los socios.

Octubre (después del cargo)



Entregar los materiales al nuevo secretario del club. El secretario es el custodio de archivos, informes y actas actuales, pero al final de cada año éstos deben guardarse en archivos permanentes y debe conservarlos un socio nombrado para ser el custodio de los archivos permanentes.

¡Felicitaciones por su excelente trabajo! Manual para líderes Kiwanis

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NOTAS

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TESORERO Ser elegido tesorero de su club Kiwanis es una prueba de que sus compañeros lo perciben como una persona íntegra—con habilidad para las finanzas. En sus manos está

la

importante

responsabilidad

de

recaudar y desembolsar los fondos de su club y conservar registros exactos. Usted es el responsable de la solvencia y estabilidad financiera de su club. Siéntase orgulloso del papel

que

desempeña

dentro

de

la

directiva. Se ha ganado la confianza de su club.

Cada vez que gastas dinero, estás emitiendo un voto a favor del tipo de mundo que quieres. —The Flow Market.

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TESORERO El tesorero debe colaborar completamente con el secretario del club para coordinar las responsabilidades financieras. Poseer conocimientos sobre contabilidad será útil para el tesorero del club. Sus responsabilidades básicas están prescritas en el Formato Estándar para Estatutos de Club, Artículo VI. Las tareas asignadas al tesorero pueden variar ligeramente de club a club. El secretario es el responsable de recolectar todos los fondos del club, así como de llevar los registros de membresía y cuotas, a menos que estas responsabilidades sean delegadas al tesorero.

CARGO: Tesorero APOYADO POR: Presidente, secretario y junta directiva RESUMEN DE SU CARGO: coordina la recolección y desembolso de dinero. Es imprescindible mantener registros exactos en este cargo. HABILIDADES: Un líder comprobado con la habilidad de: Coordinar toda la contabilidad del club y mantener las cuentas del club exactas Administrar el tiempo Trabajar en coordinación con el secretario y el presidente del club Formar relaciones con los líderes de la comunidad Liderar con el ejemplo Facilitar el cambio Utilizar el software de Microsoft Office Tener experiencia en contabilidad es útil, pero no es un requisito RESPONSABILIDADES: Recibir todos los fondos pagados al club y depositarlos sin demora en las cuentas oficiales Desembolsar los fondos autorizados por la junta directiva Conservar las cuentas y los registros del club En todo momento tener disponibles los libros de cuentas y registros del club para inspección del presidente, la junta o cualquier auditor autorizado Elaborar un informe financiero mensual para la junta directiva, así como para la reunión anual del club y en cualquier otro momento en que lo soliciten el presidente o la junta Cumplir con las otras tareas y responsabilidades generalmente asignadas a este cargo o con aquellas asignadas por el presidente o la junta Elaborar y enviar las facturas a los socios Conciliar los estados de cuenta mensualmente Establecer un seguro como garantía en la forma y por la cantidad que establece la ley local Preparar un resumen financiero de ingresos y gastos anuales para distribuirlo a los socios, para informar la utilización de los fondos del club y el estado financiero al final del año administrativo Guiar a la junta en la elaboración de un presupuesto anual antes de iniciar el año fiscal

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Las cuentas del club

Aunque un club puede tener varias cuentas separadas, todo club debe tener un mínimo de dos: La administrativa y la de servicios. La cuenta administrativa es para todos los gastos administrativos del club. La mayoría de estos fondos provienen de las cuotas anuales de los socios, de las comidas en las reuniones (si aplica) y de las cuotas de afiliación de nuevos socios. En general, el dinero que proviene de cualquier actividad en la cual sólo participan los socios se deposita en la cuenta administrativa. La cuenta de servicio es para los proyectos de servicio del club. Básicamente, los ingresos de esta cuenta provienen de los proyectos de recolección de fondos en los que el público participa o de contribuciones ya destinadas para un fin específico. El Artículo XVIII, Sección 3, de los estatutos de club estipula que: “El dinero recibido de proyectos de recolección de fondos en los que el público participa, o de los socios u otros, para las actividades de servicio patrocinadas por este club, deberán ser separados de los fondos administrativos de este club y sólo serán utilizados para las actividades caritativas, educacionales y filantrópicas del club”. Adem{s, algunos proyectos para recaudar fondos en los que sólo participen los socios, pero que han sido designados por la junta directiva como proyecto de servicio para recaudar fondos, también pueden incluirse en la cuenta de servicio. Un ejemplo de esta clase de proyectos para recaudar fondos serían las rifas realizadas durante una reunión de club. La cuenta de servicio cubre los gastos de todas las actividades de servicio del club, así como las actividades educativas, religiosas y caritativas. Esta cuenta también puede cubrir los gastos relacionados con el patrocinio de un Programa de Servicio y Liderazgo Kiwanis. Cuentas administrativas

Cuentas administrativas

reciben ingresos de:

cubren los gastos de:

Cuotas Cuotas de membresía Alimentación (si aplica) Contribuciones

Cuotas internacionales y de distrito Convenciones Alimentación (si aplica) Boletines de club (si aplica) Gastos de planeación del club

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Cuentas de servicios

Cuentas de servicios

reciben ingresos de:

cubren los gastos de:

Proyectos para recaudar fondos en los cuales participe el público (después de gastos) Proyectos para recaudar fondos en los cuales sólo participen los socios, pero que han sido designados por la junta directiva como proyectos de servicio para recaudar fondos

Actividades de servicio del club Actividades caritativas y educativas del club Gastos relacionados con patrocinio de un Programa de Servicio y Liderazgo Kiwanis

Recuerde: Los ingresos obtenidos de los proyectos de recolección de fondos en los que participa el público DEBEN ir la cuenta de servicio. Las cuentas administrativas y de servicio deben mantenerse separadas y los respectivos informes también deben enviarse por separado.

Sistema de contabilidad Los sistemas de contabilidad variarán dependiendo de los servicios y del equipo del que disponga el tesorero. El sistema de contabilidad del club debe cumplir con los siguientes requisitos: Identificar todas las fuentes de ingresos Identificar todos los desembolsos Ser preciso para que así los informes elaborados por el presidente, secretario y tesorero concuerden en la cantidad de cuotas recibidas. Permitir la facturación correcta a los socios Generar el estado de cuenta de cada socio en cualquier momento Permitir al secretario la elaboración de un estado de socios morosos para el presidente o la junta directiva (esta información es estrictamente confidencial)

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Tesorero Auditoría anual Los estatutos de todos los clubes exigen una auditoría anual de las cuentas del club. La junta directiva nombra los auditores. Ésta no tiene que ser una auditoría certificada; un comité de socios del club puede realizar la auditoría anual.

Recuerde: La auditoría es exigida por los estatutos de todos los clubes. Los auditores los nombra la junta directiva. El grupo de auditores no puede incluir el secretario o tesorero en funciones. El grupo de auditores puede incluir el tesorero entrante.

Archivos permanentes Se deben tomar las provisiones para que los libros de contabilidad sean conservados durante el tiempo que sea exigido por la ley y autorizado por la junta directiva del club. Los archivos permanentes de todos los clubes deben incluir: información sobre de los socios actuales y pasados; listas de dignatarios, miembros de junta y comités de cada año; informes oficiales mensuales; el informe anual del club de cada año; documentos oficiales e informes relacionados con la constitución legal del club, y, cuando aplique, los de la constitución de la fundación de caridad del club; registros financieros e informes de cada año (los cheques cancelados deben conservarse por lo menos siete años); y documentos que sean de interés histórico como correspondencia, fotografías, artículos de periódico, publicaciones del club y la carta constitutiva del club.

Recuerde: Necesitará estas herramientas como tesorero: Talonario de cheques del club Archivo de facturas pagadas Archivo de recibos de efectivo (registros de depósitos) Estados bancarios y conciliaciones bancarias Informes del Tesorero Archivos de presupuesto

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Recursos Informe Financiero Mensual—CUENTA ADMINISTRATIVA Este modelo de informe financiero para la cuenta administrativa del club es sólo una guía. Los tesoreros pueden adaptar y ampliar las cuentas de acuerdo con lo que necesite el club. Club Kiwanis de _________________________________________________________________ Informe financiero para el mes de _________________________________________________

Ingreso Administrativo Cuotas de membresía Alimentación Cuotas de inscripción (nuevos socios) Intereses sobre los ingresos Otros Totales: Gastos administrativos Alimentación/invitados Alimentación/socios Salario secretaria/gastos Seguro e impuestos de nómina Gastos de oficina Membresía Cuota internacional Cuota de distrito Cuota inscripción - nuevos socios Boletín del club Subscripciones al boletín distrital Delegados para: Convención internacional Convención de distrito Obsequios entregados por el presidente Actividades sociales Ceremonia de posesión Totales: Bancos y efectivo Resumen del balance: Inicio del mes Ingreso del mes en curso Menos gastos del mes en curso Final de mes Total dinero en cuenta de ahorros Total dinero en cuenta corriente Otras inversiones Total efectivo e inversiones (debe ser igual al total fondos)

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VALOR PRESUPUESTADO

MES ACTUAL

A LA FECHA

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CUENTA ADMINISTRATIVA ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________

CUENTA DE SERVICIO _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________ _______________

TOTAL FONDOS _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________

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Recursos Informe Financiero Mensual—CUENTA DE SERVICIO Este modelo de informe financiero para la cuenta de servicio del club es sólo una guía. Los tesoreros pueden adaptar y ampliar las cuentas de acuerdo con lo que necesite el club. Club Kiwanis de __________________________________________________________________ Informe financiero para el mes de __________________________________________________ VALOR PRESUPUESTADO

MES ACTUAL

A LA FECHA

Ingresos proyectos de servicio Actividades de recolección de fondos Intereses sobre los ingresos Totales:

________________ ________________ ________________

_______________ _______________ _______________

_____________ _____________ _____________

Gastos en servicio Niños Pequeños: Prioridad Uno Club Zona Distrito Hospitales pediátricos

________________ ________________ ________________ ________________ ________________

_______________ _______________ _______________ _______________ _______________

_____________ _____________ _____________ _____________ _____________

Servicios para jóvenes Niños Destacados Incremento de Notas (Bring Up Grades) Lectura en Todo el Mundo

________________ ________________ ________________

_______________ _______________ _______________

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Programas de Servicio y Liderazgo Builders Club K- Kids Aktion Club Circle K Key Club Key Leader Valore Humanos y Espirituales Entendimiento internacional Servicios comunitarios Costos de recolección de fondos Fundación Kiwanis Internacional Total gastos cuenta de servicio: Actividad neta cuenta de servicio:

________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________

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Bancos y efectivo Resumen del balance:

CUENTA DE SERVICIO

CUENTA ADMINISTRATIVO

AHORROS E INVERSIONES

TODOS LAS CUENTAS

Inicio del mes Ingreso del mes en curso Transferencias de ahorros Final del mes Total cuenta de ahorros Total cuenta corriente

________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________

_____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________

_____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________

__________ __________ __________ __________ __________ __________

Cuentas por cobrar: Total cuentas por cobrar:

________________ ________________

_____________ _____________

_____________ _____________

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Recursos Informe del tesorero Este modelo se sugiere para elaborar un informe sencillo de tesorería. Club Kiwanis de _________________________________________________________________ Informe de tesorería para el mes de _______________________________________________

CUENTA ADMINISTRATIVA

MES ACTUAL

Saldo inicial Ingresos: Cuotas membresía y nuevos socios Intereses sobre los ingresos Rifas y recibos varios Total recibos administrativos: Desembolsos: Alimentación invitados Gastos de correo y de secretaría Gastos de reclutamiento de socios Cuotas internacionales Cuotas de distrito Gastos de convención distrital Otros Total desembolsos administrativos: Saldo final cuenta administrativa CUENTA DE SERVICIO Saldo inicial Ingresos: Ganancias venta de rosas Ganancias venta antigüedades en otoño Ganancias 3er. Evento Comisiones de la máquina Gumball Otros: donaciones Total recibos de cuentas de servicio Desembolsos: Fundación ABC Fundación Kiwanis International Escuela primaria comunitaria Programa Niños Destacados Asociación Latinoamericana de Pediatría Depto. de Bomberos Federación Ecojóvenes Lectura en Todo el Mundo Beca Key Leader Centro infantil Picaritos Asociación Por la Vida Varios (Circle K) Total desembolsos de servicio: Saldo final cuentas de servicio Saldo final de ambas cuentas/ total de efectivo

A LA FECHA

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37

3

875 26 0 901

875 35 0 910

0 255

0 48 0 350 210 75 0 683 255

55 100 100 350 210 75 20 910

9.479

9.482

0

2.913 417 0 162 1.040 4.532

3.000 800 0 200 500 4.500

200 600 290 0 640 200 100 3.147 0 510 150 238 6.075 7.939 8.194

200 200 200 200 600 0 100 2.000 150 0 100 750 4.500

3

640

900

1.540 7.939

Cordialmente, ____________________________________ Tesorero

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PRESUPUESTO ANUAL

Programación de actividades de recolección de fondos Formato modelo Se pueden crear programaciones adicionales de acuerdo con los requerimientos de informes de cada club. INFORMACIÓN SOBRE LA ACTIVIDAD PARA RECAUDAR FONDOS

INGRESOS

Venta de rosas Caseta de comidas en la venta de antigüedades de otoño

GASTOS

7.002 1.089

4.089 672

GANANCIAS QUE VAN A LA CUENTA DE SERVICIO 2.913 417

Formato de solicitud de cheques Formato modelo

CLUB KIWANIS DE __________________

CLUB KIWANIS DE __________________

SOLICITUD DE CHEQUE O REEMBOLSO E GASTOS DE SOCIO

SOLICITUD DE CHEQUE O REEMBOLSO E GASTOS DE SOCIO

Instrucciones: utilice este formato para iniciar y documentar un desembolso de fondos del club cuando no se dispone de una factura u otro documento de desembolso que describa una transacción. Entréguelo al tesorero para que realice el desembolso.

Instrucciones: utilice este formato para iniciar y documentar un desembolso de fondos del club cuando no se dispone de una factura u otro documento de desembolso que describa una transacción. Entréguelo al tesorero para que realice el desembolso.

Pagar a _______________________________

Pagar a _______________________________

Cantidad _______._____ Moneda:

Cantidad ________._____ Moneda:

Para __________________________________

Para __________________________________

______________________________________

______________________________________

Cargar a: ____ Cuenta administrativa

Cargar a:____ Cuenta administrativa

____ Cuenta de servicio

____ Cuenta de servicio

Fecha _____________________ Año _______

Fecha _____________________ Año _______

Efectuado por __________________________

Efectuado por __________________________

Firma del socio (diferente del tesorero)

Firma del socio (diferente del tesorero)

Para uso del tesorero:

Para uso del tesorero:

Fecha de pago ______________ Año _______

Fecha de pago ______________ Año _______

Cheque No. _____________

Cheque No. _____________

Lista mensual de tareas por realizar

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Tesorero Lista mensual de tareas por realizar Julio, agosto y septiembre (antes de comenzar en el cargo)

 

Reunirse con el presidente electo del club y con el tesorero actual para repasar las responsabilidades del cargo y los procedimientos actuales. Revisar los materiales del Entrenamiento a Líderes de Club, así como el Manual para Líderes y los formatos de informes durante esa reunión. Asistir a la reunión de planeación del presupuesto del año siguiente, programada por el presidente electo.

Tareas mensuales

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Preparar el informe mensual para la junta directiva. Preparar el informe del presupuesto para las reuniones del club. Recibir todos los pagos al club y depositarlos prontamente. Preparar y desembolsar pagos a los socios. Conciliar las cuentas de efectivo. Pagar todas las facturas oportunamente.

Tareas anuales

  

Pagar las cuotas de membresía del club a Kiwanis International y al distrito. Pagar las cuotas de membresía de los miembros de los Programas de Servicio y Liderazgo patrocinados por su club. Garantizar que el club tenga una auditoría anual de su cuenta administrativa y de servicio.

Julio, agosto y septiembre (durante el cargo)

 

Reunirse con el presidente electo del club y con el tesorero entrante para repasar las responsabilidades del cargo y los procedimientos actuales. Revisar los materiales del Entrenamiento a Líderes de Club, así como el Manual para Líderes y los formatos de informes durante esa reunión. Entregar todos los materiales al secretario entrante del club antes de octubre 1.

¡Felicitaciones por su excelente trabajo!

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PRESIDENTE Su club Kiwanis lo eligió presidente porque posee

la

cualidad

de

liderar.

Como

presidente se asegurará de que su club funcione de una forma eficaz. Usted dirigirá a su club en proyectos que beneficien a su comunidad.

Desarrollará

iniciativas

para

incrementar el crecimiento del club. Sobre todo, usted tiene la misión de formar líderes serviciales quienes cumplirán con la misión Kiwanis en el club y más allá. Prepárese bien y será un líder que inspire, aconseje y lidere

a

su

club

en

la

dirección

del

crecimiento y del servicio.

Un pesimista ve la dificultad en cada oportunidad; Un optimista ve la oportunidad en cada dificultad. Sir Winston Churchill, Ex primer ministro británico

Encuentre más recursos en línea en www.KiwanisOne.org/espanol

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P R E S I DE N T E Durante los próximos 16 meses usted planeará, organizará y realizará diversas tareas relacionadas con su posición como el líder del club. Puede estar seguro de que todos en su club desean que tenga éxito. La mayoría de los socios le ayudarán a lograrlo, si las tareas y expectativas están claramente definidas y son razonables, y si los socios comparten los intereses y talentos apropiados. Recuerde que “la planeación y preparación son esenciales” y que “el entusiasmo es contagioso.” Sus deberes básicos se establecen en el Formato Estándar para Estatutos de Club Kiwanis, Artículo VI. CARGO: Presidente APOYADO POR: Junta directiva del club y el vicegobernador RESUMEN DE SU CARGO: Se desempeña como el líder del club, a través del establecimiento e implementación de objetivos para mejorar la experiencia de los socios en el club, y por medio del ingreso de nuevos socios, incrementa el impacto en el servicio que su club presta a la comunidad. APTITUDES: Un líder comprobado con la habilidad de: Motivar e inspirar socios voluntarios Transmitir autoridad y capacidad para influir en otros Manejo del tiempo Construir relaciones con los líderes de la comunidad Moderar las reuniones de club Liderar con el ejemplo Facilitar el cambio Utilizar el software de Microsoft Office RESPONSABILIDADES: Crear una visión (o implementar la visión que está establecida) para el club y motivar e inspirar a los socios para cumplir con esa visión Establecer objetivos para el club, previa deliberación con la junta directiva, incluyendo objetivos de crecimiento y servicio a la comunidad Facilitar reuniones de club divertidas, educativas y eficaces. Asegúrese de la calidad del conferencista/charla durante su reunión (si aplica) Asegurar una excelente experiencia en el club brindando orientación a los nuevos socios, encuestando a los socios con frecuencia (Cuestionario de Excelencia de Club) y conservando estándares de gran calidad Asegurar que el club sea eficaz guiándolo para participar en un Análisis de la Comunidad y apoyando los proyectos de servicio de la familia Kiwanis y los eventos de recolección de fondos que sean significativos para los socios y la comunidad. Cumplir con las responsabilidades de patrocinio para los Programas de Servicio y Liderazgo Organizar un equipo eficaz de liderazgo nombrando y entrenando presidentes de comité eficaces que se enfocan en los objetivos del club

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Liderar reuniones eficaces y eficientes de junta directiva. Implementar un plan de sucesión para los futuros líderes para garantizar una buena transición Comunicarse con frecuencia con los socios del club, para mantenerlos informados sobre de los asuntos y actividades Cumplir con todas las otras responsabilidades indicadas en el Formato Estándar para Estatuto de Club

¿Conoce usted la diferencia entre ser presidente electo y presidente designado? Se es presidente electo durante el año previo al cual servirá como presidente del club. Se convierte en presidente designado aproximadamente seis meses después (abril/mayo), cuando es ratificado como el próximo presidente del club durante la reunión anual del club. En dicha reunión, usted es designado como el presidente que tomará posesión del cargo en el mes de octubre siguiente.

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Descripción general de los comités del club y los nombramientos especiales Todo club tiene estatutos oficiales los cuales están basados en el Formato Estándar para Estatuto de Club Kiwanis y que han sido aprobados por Kiwanis International. El Formato Estándar sugiere varios comités permanentes que todos los clubes deben crear. (Si no puede ubicar los estatutos de su club, puede solicitar una copia al Departamento de Servicios a los Socios en la Oficina Internacional, +1-800-KIWANIS (número gratuito, sólo para USA y Canadá), ext. 411, ó +1-317-875-8755, ext. 411 o [email protected]). El presidente designado del club puede crear comités especiales para el año o parte del año, para cubrir necesidades especiales o intereses del club, diferentes de los comités exigidos por los estatutos de su club. Su club puede tener ciertos comités especiales que son tradicionales, pero no están incluidos en los estatutos de club. Como presidente designado no se le exige continuar con ningún comité del club, excepto aquellos enumerados en sus estatutos aprobados. Revise cuidadosamente todos los comités especiales existentes para establecer cuáles deberían continuar. En algunos casos un asunto en particular puede requerir análisis o acciones realizadas por una persona (nombramiento especial) más que por un comité. Por ejemplo, usted puede desear que un ex presidente idóneo se desempeñe como un asesor especial para el presidente, o puede desear que una persona revise los estatutos de su club para una posible actualización.

Deberes generales de los comités permanentes El Comité para la Administración del Club es el responsable de organizar las reuniones de club en la forma más eficaz posible. Las áreas sobre las que deben centrarse deben incluir el programa de la reunión, el manejo de riesgo, el compañerismo y las relaciones entre los clubes, así como otras áreas que el comité considere pertinentes. El Comité de Servicios a la comunidad debe implementar proyectos sobre las artes, asuntos de negocios, ciudadanía, mejoras cívicas, embellecimiento de la comunidad, conservación, salud, entendimiento internacional, alfabetismo, educación, asuntos públicos, seguridad o apoyo para jóvenes, adultos mayores y personas discapacitadas. El Comité Financiero y de Recolección de Fondos es el responsable de preparar un presupuesto sobre los ingresos y los gastos estimados, el cual se entrega a la junta directiva, así como cualquier recomendación que pueda brindar sobre los asuntos financieros del club. También es el responsable de la obtención de los fondos necesarios para cubrir las necesidades presupuestales. El Comité de Valores Humanos y Espirituales debe implementar proyectos que apoyen el desarrollo espiritual, proporcionen acompañamiento y consuelo, u ofrezcan orientación. Los proyectos pueden fomentar actividades de diferentes credos y religiones, tales como oraciones, pero no deben apoyar religiones específicas. Los proyectos más usuales incluyen desayunos de oración, condecoraciones para el laico del año, transporte para servicios religiosos, visitas a hogares para adultos mayores y apoyo para una persona que está de duelo.

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Presidente El Comité de Crecimiento y Educación debe esforzarse por aumentar la membresía del club. El comité debe estudiar todas las solicitudes de membresía y enviar sus recomendaciones a la junta directiva. Este también debe realizar una orientación y trabajar en la incorporación eficaz de los nuevos socios en el club y promover la asistencia frecuente de todos los socios a las actividades de club. El Comité de Relaciones Públicas es el responsable de asegurar que el público reciba, a través de los medios de comunicación u otros medios, los objetivos, programas y logros del club. El Comité para los Programas de Servicio y Liderazgo debe diseñar formas y medios para crear y apoyar los programas de Niños Kiwanis en las escuelas primarias, Builders Clubs en escuelas junior high o middle school (cursos 7 y 8), Key Clubs en escuelas de secundaria, clubes de Circle K International en las universidades e institutos, y Aktion Clubs para adultos discapacitados. Debe fomentar y promover las actividades de todos los clubes de los Programas de Servicio y Liderazgo apadrinados por el club. El comité debe incluir los asesores del club Kiwanis para los clubes los Programas de Servicio y Liderazgo patrocinados. El Comité de Niños Pequeños: Prioridad Uno debe implementar proyectos para niños, desde la edad prenatal hasta los 5 años de edad. Los proyectos pueden cubrir temas como la salud del niño y la madre, cuidado de los niños, desarrollo durante la niñez, nutrición, educación y apoyo para la crianza de los niños, defensa de los niños, trauma pediátrico o seguridad infantil. Los proyectos más usuales incluyen el fomento del alfabetismo, apoyo para programas de jardines infantiles y preescolares, distribución de listas de verificación de seguridad en el hogar, dirección de programas de seguridad para ciclistas o apoyo para programas de vacunación.

Selección y motivación de presidentes de comité y nombramientos especiales Debido a que el éxito del club depende tanto de la organización y funcionamiento de los comités, es muy importante el proceso que utilice para seleccionar a los presidentes de comité y la clase de relación continua que usted establece con los seleccionados. La motivación para actuar aumenta cuando las personas tienen una definición clara de las expectativas, una agenda para seguir y suficientes recordatorios, seguimientos y elogios. Las tareas generales de un presidente de comité que se indican en la página 29, abarcan los puntos básicos que debe revisar con cada candidato a presidente de comité.

Asesor especial para el presidente Antes de iniciar el año administrativo, el nuevo presidente del club debe revisar la lista de socios de éste para obtener el nombre del socio que puede desempeñarse como asesor especial. El asesor especial puede ser cualquier kiwanis con un extenso tiempo de servicio, quien comprende el objetivo y la función de Kiwanis.

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No se espera que el nuevo presidente o asesor conozcan todo acerca de Kiwanis. Sin embargo, el asesor podrá apoyar al presidente en la toma de decisiones y en la presentación del panorama general del funcionamiento del club y cómo se relaciona éste con la zona, distrito y la organización internacional. Este no es un cargo elegido, pero todos los socios del club deben conocer este nombramiento para asegurar la confianza entre los socios del club, presidentes de comité y asesor. El presidente debe ser cuidadoso en la elección del asesor, debido a que este nombramiento puede ser la clave para que el club tenga un año exitoso.

Estructura del comité y nombramientos especiales Estudie estos pasos con el presidente actual y el secretario: 1. Enumere todos los comités permanentes actuales (consulte los estatutos):

2. Enumere todos los comités especiales actuales:

3. Enumere todos los nombramientos especiales actuales:

4. Elimine los comités y nombramientos de los puntos 2 y 3 anteriores que terminarán su trabajo al final del presente año y que no se nombrarán nuevamente para el próximo. 5. Enumere los comités especiales adicionales que se necesitan durante su año como presidente:

6. Enumere los nombramientos especiales adicionales que se necesitan durante su año como presidente:

7. Analice los deberes generales del presidente de comité (ver página siguiente). 8. Entregue una copia de los deberes generales cuando comience a trabajar con los candidatos y haga los nombramientos. 9. Durante el año recuerde dar retroalimentación y manifestar su apoyo a la gestión en forma permanente.

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Deberes generales del presidente de comité El presidente de comité es la clave para un funcionamiento eficaz. Sin liderazgo, el comité no tiene motivación o autoridad para funcionar. Todo presidente de comité debe: 1.

Convocar una reunión de comité en el mes de agosto antes del inicio del año administrativo. La agenda debe incluir: a.

Orientación de los miembros del comité sobre el área de responsabilidad, procedimientos del comité y la programación para el nuevo año

b.

Análisis del material básico recibido por parte del presidente designado

c.

Tomar en cuenta los objetivos especiales, solicitudes u otras comunicaciones del presidente designado

d. Análisis de las actividades y los logros del comité durante el año anterior e.

Solicitud de sugerencias a todas las personas presentes sobre las posibles actividades del comité durante el nuevo año

f.

(Comités de Servicio) Analizar los métodos a través de los cuales el comité podrá conocer las necesidades de la comunidad y las oportunidades relacionadas con su área de responsabilidad, preferiblemente efectuando un análisis de la comunidad

g.

Determinación de la cantidad de dinero que el comité necesita para el próximo presupuesto del club

h. Planeación de actividades específicas que comenzarán en octubre 2.

Convocar reuniones mensuales de comité para garantizar la implementación de las actividades acordadas. Los temas de la agenda mensual deben incluir: a.

Análisis de las comunicaciones recibidas del presidente y de cualquier miembro del comité

b.

Análisis y evaluación de los logros alcanzados desde la reunión anterior

c.

Determinación de las actividades para el próximo mes

d. Asignación de responsabilidades a los miembros del comité: quién, cuándo, dónde (el presidente del comité no necesita dirigir cada una de las actividades; cualquier miembro puede desempeñar el papel de director de un proyecto) e.

Evaluación y depuración de los planes para los meses restantes del año administrativo (antes del 1 de octubre los comités deben elaborar un plan de acción provisional para 12 meses y luego deben hacer los ajustes necesarios en las reuniones siguientes)

3.

Enviar al final de cada mes un informe escrito al secretario y al presidente

4.

Asistir a cada reunión de la junta directiva y estar preparado para informar acerca de los planes y logros del comité

Por favor saque una copia de esta página para cada presidente de comité y cada nombramiento especial. Analice el resumen del cargo y luego negocie las tareas específicas y los plazos con cada persona nombrada.

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PLAZOS Antes del 15 de julio deben hacerse todos los nombramientos de presidentes de comité y nombramientos especiales. Para el 1 de agosto la selección de los miembros de comité debe estar terminada. Durante el mes de agosto cada presidente de comité debe reunirse con los miembros del comité para analizar los materiales, los objetivos y las programaciones del comité. Los comités de servicio deben coordinar los detalles para dirigir/realizar un análisis de la comunidad; éste debe finalizarse para el 1 de octubre. Antes del final del mes de septiembre, todos los comités y nombramientos especiales deben elaborar una programación para el proyecto y deben enviar una propuesta presupuestal para que la junta directiva la evalúe.

Presidente electo/vicepresidente del club

Sus deberes básicos están prescritos en el Formato Estándar para Estatutos de Club, Artículo VI. DEBERES Y RESPONSABILIDADES: Presidir las reuniones del club cuando el presidente esté ausente Asistir a las reuniones de junta directiva Presidir las reuniones de junta directiva cuando el presidente esté ausente Realizar otras tareas que corresponden a dicho cargo o las asignadas por el presidente o por la junta directiva El tiempo de trabajo conjunto con el presidente, le permitirá comprender los deberes para el próximo año. Asistir a sesiones de entrenamiento de la zona, consejos zonales y las convenciones distritales e internacionales, le ayudarán al presidente electo a prepararse para asumir su cargo como presidente.

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Junta directiva La junta directiva se reúne por lo menos una vez al mes por la convocatoria del presidente o de la mayoría de la junta directiva. El Formato Estándar de Estatutos de Club tiene la referencia de sus responsabilidades: MEMBRESÍA—ARTÍCULOS III, IV, V SOBRE: Criterios de membresía y para las clasificaciones sénior y honoraria Procedimientos para admitir socios Disciplina de los socios ESTRUCTURA—ARTÍCULOS VI, VII, X-XIV, XXI, XXIV SOBRE: Requisitos para ser dignatario, periodos y proceso de elecciones Ocupar una vacante de cargo y suspensión de un dignatario Reuniones de club y de junta directiva Quórum requerido para tomar decisiones de junta Comités Autoridad parlamentaria y normativa Enmiendas a los estatutos de club RESPONSABILIDADES DE LA JUNTA DIRECTIVA—ARTÍCULOS III-VI, X, XV SOBRE Determinar las políticas y actividades del club Determinar las responsabilidades del vicepresidente, presidente-electo y past presidente inmediato (y otras responsabilidades de los dignatarios, si aplica) Admisión y disciplina de los socios Aprobación del presupuesto y el pago de facturas Asesoría a/de los comités nombrados Proporcionar representación para reuniones internacionales y distritales Establecer metas a corto y largo plazo para el club Comunicar frecuentemente a los socios del club sobre las actividades de la junta Administración general del club en todos los asuntos no delegados específicamente a los socios * FINANZAS—ARTÍCULOS XV, XVI, XVIII, XIX SOBRE: Pagar las cuotas de membresía y otras obligaciones a Kiwanis International y el distrito Suministrar los fondos para los gastos de los delegados a las convenciones Determinar fuentes de ingreso para aprobación de los socios del club Adoptar el presupuesto el 1 de octubre (a más tardar el 15 de octubre) Asegurar que se realice una auditaría de los libros y cuentas del club Establecer el banco oficial del club Designar un sustituto para firmar los cheques * Todo miembro de la junta (no sólo el presidente y el secretario) debe evaluar continuamente el desempeño del club: funcionamiento de la junta, funcionamiento de los comités, desempeño de cada dignatario, reuniones de club, crecimiento, educación Kiwanis, manejo financiero, relaciones públicas, logros de los comités de servicio, asistencia, relaciones con las organizaciones de los Programas de Servicio y Liderazgo, informes y todo lo demás que sugiera la frase ‚la administración general del club‛ (Artículo VII, Sección 4). Luego, cuando la junta se reúna, los informes del secretario, tesorero y presidentes de comité no serán puntos de rutina en la agenda. Por el contrario, serán oportunidades para que cada miembro de la junta exprese elogios, preocupaciones o recomendaciones. Así, la reunión de la junta se convierte en una sesión de evaluación y la junta hará su papel de administradora general del club, ejecutando las acciones apropiadas, si esto es necesario.

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Entrenamiento impartido por el presidente del club para nuevos dirigentes y otros cargos Persona responsable Nuevo presidente de club

Propósito Analizar la organización del club y las responsabilidades específicas de cada uno de los cargos de liderazgo elegidos o nombrados en el club Evaluar y terminar los objetivos, acciones y programación para la mejora general del club, y para cada comité y nombramiento especial Analizar los objetivos de Kiwanis International, el distrito y la zona para el club e incorporarlos a los objetivos del club Analizar el presupuesto preliminar (ingresos y gastos) para que el club pueda cumplir con sus objetivos La junta directiva debe aprobar el presupuesto final el 1 de octubre Presentar una programación de los futuros eventos del club, la zona, el distrito y la oficina internacional

Plazo Para el 30 de septiembre debe estar terminado el entrenamiento que imparte el presidente del club para los dirigentes entrantes.

Pasos preliminares Este manual de liderazgo proporciona guía para la planeación y preparación, así como las hojas de trabajo, listas de verificación y material de referencia necesarios para asegurar un año exitoso para los presidentes de club, secretarios de club y vicegobernadores. Nombramientos, objetivos, acciones, programaciones (que se realizan en durante el período junioagosto). Utilizando este manual de liderazgo trabaje individualmente con cada uno de los líderes de club elegidos y nombrados para una comprensión total de las responsabilidades y para acordar objetivos y tiempos. Reuniones organizativas de los comités. Durante los meses previos a octubre, los comités de club deben realizar reuniones organizativas para establecer los objetivos en los planes de acción preliminares y para elaborar un estimado preliminar de los costos de implementación. Convención internacional (junio/julio) y convención distrital. Asista como un delegado del club. Los seminarios que se realizan durante estas convenciones proporcionan abundante información útil para los clubes en las áreas de servicio, crecimiento y organización del club. Entrenamiento a líderes de club (mayo-julio). Organizado por el nuevo vicegobernador y el instructor certificado para presentar los objetivos del distrito/zona, las expectativas y los eventos, y para trabajar con los nuevos presidentes y secretarios entrantes sobre procedimientos específicos del día a día y requisitos.

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Pasos secundarios

1.

Supervisar que los comités realicen reuniones y que establezcan objetivos y programaciones.

2.

Solicite a todos los nuevos líderes elegidos y nombrados que preparen un resumen general de las responsabilidades, objetivos y programaciones para presentarlo en la reunión. Solicite a los presidentes de comités que recopilen los resultados de sus reuniones en informes completos sobre los objetivos de comité propuestos, programaciones y gastos/ingresos estimados.

3.

Ordene los objetivos distritales y de zona, y los objetivos para el mejoramiento general del club que no estén contemplados por los comités, para presentarlos en la reunión.

4.

Analice con el nuevo secretario del club las fechas de vencimiento para los informes y verificaciones, las fechas límite para presentar solicitudes, la reunión anual del club y elecciones, criterios para las condecoraciones distinguidas, etc. (Utilice los estatutos del club, el programa de reconocimientos distinguidos, la información sobre actividades futuras de la oficina internacional, del distrito, de la zona y del club, etc.). El nuevo secretario del club debe elaborar una agenda para los líderes del club, en donde cronológicamente, por mes/día presente todas las fechas de vencimientos y los eventos principales de todo el año. Esto debe ser presentado en la reunión. Además, el secretario del club debe entregar a los nuevos líderes del club copias de los estatutos del club, los criterios de “estatus de club”, el programa de reconocimientos distinguidos, información sobre la membresía vitalicia, condecoraciones de parches para pendón, etc.

5.

Trabaje con el nuevo secretario y tesorero para elaborar un presupuesto preliminar. El tesorero debe prepararse para hacer una presentación en la reunión.

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Análisis de la comunidad Realizar un análisis de la comunidad ayudará al club a crear proyectos que, si se implementan con éxito, tendrán un impacto significativo en la comunidad. El propósito es descubrir e identificar servicios de los que carece la comunidad y transformar esa información en un cambio positivo con los socios del club y recursos de la comunidad. Todos los clubes deben hacer un análisis de la comunidad para asegurar que los proyectos y servicios del club todavía se necesitan y para identificar nuevas iniciativas.

Pasos importantes 1.

2.

Informe a los socios del club sobre la necesidad de evaluar el papel que desempeña el club actualmente en la comunidad. Sugiera que los proyectos actuales se analicen para establecer si sus servicios aún son eficaces. ¿Se está sirviendo a una cantidad significativa de personas? ¿Alguna otra organización presta los mismos servicios? ¿Estos proyectos proporcionan unas relaciones públicas positivas para el club? ¿Los socios aún están interesados en los proyectos? ¿La comunidad aún valora los proyectos tanto como los valora el club? Invite a los socios del club a participar en un comité de análisis de la comunidad.

3.

Reúnase para realizar una lluvia de ideas para elaborar la lista de informantes clave y proveedores de servicios en la comunidad. Los informantes clave incluyen dignatarios elegidos y públicos, voceros de la comunidad, líderes religiosos y directores generales de empresas. Los proveedores de servicios son aquellos que ofrecen servicios a los comunidad, como el personal de un hospital; instituciones de salud, de servicios humanos, de seguridad, del gobierno y autoridades; jardines infantiles; y funcionarios de escuelas públicas.

4.

Divida la lista de informantes y proveedores entre los miembros del comité.

5.

Llame a cada informante para verificar si desea participar. Para las organizaciones, el comité necesitará obtener el nombre, cargo, dirección y número de teléfono de la persona más indicada para hacer el análisis.

6.

Realice este análisis a través de una entrevista, por teléfono o con un cuestionario escrito. El cuestionario debe incluir un sobre marcado con el nombre del destinatario a donde se devolverá y sello de correo, y una carta remisoria, en la cual se indique el propósito de su análisis, se describa su club y se indique una fecha límite para responder.

7.

Realice llamadas de seguimiento a aquellas personas que no han devuelto los cuestionarios.

8.

Reúnase para revisar los hallazgos, compilar los datos y analizar los hallazgos. Adjunte las estadísticas y las fuentes de información. Elimine propuestas de proyectos poco prácticos. Sopese los recursos del club contra las necesidades de la comunidad. Priorice los proyectos restantes de acuerdo con la necesidad, urgencia, impacto potencial, intereses del club, apoyo de la comunidad y recursos disponibles. Diseñe proyectos de servicio formales y recomendaciones para recolección de fondos para los líderes de club. Analice la posibilidad de utilizar la información para ayudar a diseñar un plan estratégico de 3 a 5 años.

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9.

En la siguiente reunión de junta directiva presente hallazgos y recomendaciones a la junta.

10. Envíe los hallazgos junto con notas de agradecimiento a los informantes. Incluya planes de proyectos y una invitación para próximas reuniones o eventos. 11. Conserve los resultados en el archivo y revíselos anualmente para actualizar los proyectos y mantener los esfuerzos del club enfocados en las necesidades de la comunidad. 12. Descargue el Análisis de la Comunidad en www.KiwanisOne.org/espanol.

Evaluación del club Evaluar su club es el primer paso para proporcionar una experiencia positiva y significativa para los socios del club, lo cual se traducirá en una mayor retención y reclutamiento de socios. Lo que los socios valoran cambia con el tiempo y así debe hacerlo el club. Por consiguiente, es necesario realizar una evaluación anualmente. A lo largo del tiempo podrá hacer un seguimiento sobre cómo su club ha evolucionado y su crecimiento como resultado de esto.

El cuestionario de excelencia de club Esta herramienta de auto evaluación está diseñada para ayudar a supervisar la salud de su club Kiwanis. Con base en las respuestas de los socios de su club, el club puede identificar las fortalezas para construir y oportunidades para mejorar. Esta herramienta permite a los socios evaluar su experiencia en el club en cuatro categorías diferentes: Servicio a la comunidad. ¿Es el servicio significativo y es notorio en la comunidad? ¿El club patrocina alguno de los Programas de Servicio y Liderazgo? Crecimiento y retención de socios. ¿La membresía del club aumenta a lo largo del tiempo? ¿Refleja la diversidad en la comunidad? Educación y experiencia del socio. ¿Su club ofrece una buena experiencia a todos sus socios? ¿Cómo puede su promover una mejor experiencia para el socio? Relaciones Públicas y mercadeo. ¿Cómo su club da a conocer su historia en la comunidad?

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Presidente Realización de la evaluación El club tiene la opción de realizar la evaluación en línea o utilizando copias impresas para distribuir a los socios. CUESTIONARIO EN LÍNEA. Todos los socios visitan www.KiwanisOne.org/clubexcellencetoolonline (disponible sólo en inglés). Luego de responder el cuestionario, cada socio del club verá el puntaje basado en sus respuestas individuales. La versión en línea del Cuestionario de Excelencia de Club proporcionará al socio, y también al club, consejos prácticos y herramientas para mejorar las áreas en donde hay debilidades. Los dignatarios del club podrán ver todas las respuestas de los socios del club. CUESTIONARIOS IMPRESOS. Puede descargar una copia en www.KiwanisOne.org/espanol. Luego de responder y calcular el puntaje individual, cada socio devuelve la evaluación al Comité de Membresía (o el que haya sido creado o asignado para este propósito), el cual recoge todos los cuestionarios para tabularlos y analizar los resultados. El puntaje general de su club será el promedio de los puntajes individuales de todos los socios que participaron en la evaluación. El Cuestionario de Excelencia de Club describe cómo tabular el puntaje de su club y proporciona realimentación para ayudar a su club a comenzar a implementar cambios positivos. Los hallazgos y realimentación del Cuestionario de Excelencia de Club pueden y deben utilizarse para finalizar el siguiente paso en el proceso de evaluación, Planeación del Éxito de su Club. Ahora que usted ya conoce en dónde se puede mejorar, su club puede encontrar herramientas y recursos para ayudarlo en esta tarea en www.KiwanisOne.org/espanol, o llamando a la Línea de Ayuda de Kiwanis en 800-KIWANIS (número para llamada gratuita, en EE.UU. y Canadá), ext. 411 ó 1-317-875-8755, extensión 411.

Realizar la evaluación una vez proporciona una instantánea del club en un punto en particular en el tiempo. Realizarla anualmente le permite hacer seguimiento a las tendencias.

Encuentre la versión en línea del Cuestionario de Excelencia de Club en www.KiwanisOne.org/clubexcellencetoolonline (sólo en inglés) o la versión para imprimir en www.KiwanisOne.org/espanol.

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Presidente Presentación de los hallazgos A continuación encontrará sugerencias sencillas para informar los resultados a los socios: Presente todos los hallazgos de la evaluación a la junta directiva y al comité de membresía (o aquel encargado). Analice las fortalezas, debilidades y sugerencias hechas por los socios. Estudie posibles estrategias para mejorar la calidad del club. Entregue a los socios del club un resumen de cualquier resultado importante y actualizaciones sobre las mejoras que ya se han ido implementado, para mostrar que sus aportes hacen la diferencia. Destaque en detalle los hallazgos positivos para reforzar que su decisión de ser un kiwanis es una buena decisión. Refiérase a las áreas para mejorar, y solicite a los socios sugerencias adicionales. Recalcar resultados muy negativos en detalle sólo, propagará la inconformidad. Estos temas se manejan mejor si se admiten y se corrigen rápidamente.

Mantener el contacto con los socios Además de comunicarse con sus socios del club durante la evaluación anual del club, hay otras formas de mantenerse en contacto con ellos a lo largo del año. A continuación encontrará algunas sugerencias: Reuniones informales. Reserve un tiempo para hacer reuniones individuales informales con los socios para verificar continuamente si el club está satisfaciendo sus necesidades y llenando sus expectativas, o para pedir sugerencias para nuevos programas o proyectos. Socios ausentes. La razón por la que un socio no participa en las actividades del club es una retroalimentación importante para tomar en cuenta. Puede ser que su experiencia del club no es positiva. Una vez el socio se desconecta del club, es posible que él o ella abandone el club. Comuníquese con el socio personalmente y descubra a través de una conversación informal si hay alguna cosa en la experiencia del club con la cual él/ella no esté conforme, y haga algo para solucionarlo. Entrevistas de retiro del club. Si un socio se va del club, realice una entrevista de retiro del club. Se pueden identificar inconvenientes para evitar futuras pérdidas. La entrevista de retiro del club puede ser un cuestionario impreso o una entrevista privada. Visitante incógnito. Solicite a un amigo que no conozca a sus socios que visite su club. Puede sorprenderse sobre cómo una persona externa ve su club. Si su club es interesante, puede haber reclutado un nuevo socio. Encuestas personalizadas. Averigüe lo que tienen que decir los socios acerca de aspectos específicos de su club. Puede crear en forma gratuita una encuesta personalizada en diferentes sitios web, con base en las necesidades de su club. (Puede intentarlo en el sitio: www.surveymonkey.com).

Asistencia a reuniones Para satisfacer la necesidad de compañerismo de nuestros socios y para proporcionar un nivel alto de servicios a nuestras comunidades, se debe fomentar la asistencia frecuente a las reuniones. Para información adicional comuníquese con Servicios de Membresía Kiwanis en el número 800-KIWANIS, ext. 411 (número para llamada gratuita, en EE.UU. y Canadá) o en el 317-875-8755, ext. 411, ó por correo electrónico: [email protected].

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Recursos Reunión anual del club (elección de dignatarios) Directrices Tomadas del Formato Estándar de Estatutos de Club, Artículo XI y XII

PERIODO DEL AÑO La reunión anual del club debe realizarze durante una reunión regular del club entre la primera semana de abril y la segunda semana de mayo. La fecha debe anunciarse con al menos dos semanas de anticipación. Para que el quórum sea válido, se requiere de al menos una tercera parte de los socios presentes. PROPÓSITO Elegir dignatarios (presidente, secretario, tesorero), miembros (vocales) de la junta directiva y conocer los informes del presidente, secretario y tesorero del club. PROGRAMACIÓN De acuerdo con lo prescrito en los estatutos de club: el presidente nombra un comité de nominaciones con por lo menos cinco semanas de antelación, y anuncia los nombres de los nominados en una reunión habitual (XII, 3). El comité de nominaciones entrega una lista de nominados al presidente quien, a su vez, informa la lista a la membresía con dos semanas de anterioridad a las elecciones (XII, 4). En ese momento (o antes), todos los socios del club están informados sobre la fecha de la reunión anual. El presidente abre las nominaciones en una reunión habitual con las nominaciones hechas por los asistentes, por lo menos una semana de antes de la reunión anual (XII, 4). El día de la reunión anual se hace la elección (XII, 5-8). (El presidente debe estudiar el Artículo XII completo antes de la elección). El presidente nombra un comité durante las elecciones (para distribuir, recoger y contar las papeletas e informar los resultados al presidente) y preside éstas. El Informe Anual de Elecciones del Club debe enviarse a Kiwanis International y el distrito el 1 de junio. CÓMO SE HACEN LAS NOMINACIONES 1. Por el comité de nominaciones Presidente: “Tendremos el informe del comité de nominaciones” Presidente del comité de nominaciones: “El comité de nominaciones entrega las siguientes nominaciones: para presidente, Ricardo López; para vicepresidente…” (etc., para cada cargo vacante, siguiendo el orden enunciado en el Artículo VI, y finaliza con los miembros de la junta directiva que deben elegirse). 2. Por los asistentes a la reunión Presidente: “Para presidente, el comité de nominaciones nomina a Ricardo López: “¿Hay nominaciones adicionales para presidente?” Socio: “Nomino a Sandra Martínez” Presidente: “Se nomina a Sandra Martínez. “¿Hay nominaciones adicionales para presidente?” Si no hay nominaciones adicionales para presidente: Presidente: “Si no hay m{s, las nominaciones para presidente se cierran”. (Se sigue el mismo procedimiento hasta que se terminen todas las nominaciones de los asistentes para todos los dignatarios y miembros de junta directiva y se cierren las nominaciones).

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Reunión anual del club (elección de dignatarios) Directrices

PROCEDIMIENTO DE VOTACIÓN Para cualquier cargo en el cual haya más nominados que vacantes, el Formato Estándar para Estatutos de Club (XII, 2) establece que “el voto debe ser por papeleta y no debe ser acumulativo”. El presidente anuncia los cargos que se ocuparán y los candidatos que han sido nominados. Los candidatos deben recibir la mayoría de votos emitidos para ser elegidos. Si se requiere votación adicional para que esto sea así, los estatutos prescriben el procedimiento. Los clubes Kiwanis pueden ofrecer a todo socio a paz y salvo, la opción de votar electrónicamente o por papeleta para las elecciones anuales de dignatarios de club. Cuando el número de nominados para cualquier cargo es igual al número de vacantes, el presidente puede declarar que los candidatos fueron elegidos de “común acuerdo” o por “voto de voz”. 1. De común acuerdo Presidente: anuncia el cargo y el candidato. Por ejemplo: “Si no hay objeciones, el presidente declara a Ricardo López elegido como presidente”. 2. Por voto de voz Presidente: Los que estén de acuerdo en elegir a Ricardo López como presidente digan sí. Los que se opongan digan no. Han ganado los sí y Ricardo López es elegido presidente. Si no ha habido nominaciones adicionales por parte de los asistentes, la lista de candidatos completa recomendada por el comité de nominaciones puede elegirse en forma similar y en una sola vez. En cualquier caso, “sólo socios activos, privilegiados y sénior presentes 1 y a paz y salvo podrán votar. No habrá voto por apoderado”. Los socios honorarios no podr{n votar. Nota: dependiendo de sus estatutos, el secretario debe (1) ser elegido en esta reunión anual, ó 2) ser elegido dentro de la semana siguiente de la reunión anual por los dignatarios y miembros que constituirán la junta directiva del siguiente año. (Ver XII, 7 y la nota explicativa XII, 1).

1

Por “presentes” se interpreta como aquellos que votan electrónicamente o por papeleta mientras las votaciones estén abiertas. Generalmente sólo están abiertas durante la reunión, pero el club puede determinar que están abiertas durante 24 horas, 48 horas u otro periodo que el club determine.

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Recursos Conferencia del presidente del club Plazo Debe realizarse durante la primera o segunda reunión habitual del club en octubre.

Temas que se deben tratar Agradezca al ex presidente inmediato anterior y al equipo de liderazgo saliente. Presente al nuevo equipo de liderazgo del club: Dignatarios Junta directiva Presidentes de comité Nombramientos especiales (editor del boletín, asesor especial del presidente, etc.) Distribuya el listado de socios del club. Distribuya y estudie los estatutos del club. Anuncie las metas del presidente de Kiwanis International para el año Informe las metas y objetivos principales del club para el año y qué se necesita y espera de los socios para que el club tenga un gran año. Solicite a los presidentes de comité y otros, que informen cualquier evento futuro inmediato o planes especiales.

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Conferencia del presidente del club Modelo de agenda Nota: Programe una hora y lugar para la reunión y asegúrese de que cada dignatario elegido y nombrado del club asista. Lugar de la reunión ______________________________

Fecha ___________

Hora ____________

HORA

EXPOSITOR

TIEMPO ASIGNADO

TEMA Apertura:

____________

Inicio de la reunión

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_______________

____________

Presente un resumen del nuevo año (organización del club, planes)

Nuevo presidente

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Distribuya las metas y planes del club, zona y distrito

Nuevo presidente

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Agradezca la preparación para esta reunión y el nuevo año; reciba los dignatarios del club elegidos y nombrados

Nuevo presidente

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____________

Informe del secretario y análisis (análisis de estatutos, informes, condecoraciones; distribución de la programación de los próximos eventos, actividades y fechas límite)

Nuevo secretario

_______________

____________

Informes de los dignatarios del club y personas nombradas (análisis de los deberes/responsabilidades generales de todos los dignatarios y personas nombradas, metas y planes de acción de los comités)

_______________

_______________

____________

Informe del tesorero y análisis (servicio actual/cuentas administrativas del nuevo tesorero, presupuesto preliminar de ingresos/gastos)

_______________

_______________

____________

Determinar agendas (reuniones de junta directiva, reuniones de comités, fechas límite para entrega de informes de comité)

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_______________

____________

Nuevos asuntos

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____________

Preguntas/respuestas

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Cierre

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Recursos Reunión de junta directiva Modelo de agenda

Llamar a lista

Informe del secretario del club Acta Correspondencia Informe del tesorero Cuentas administrativas y de servicio Aprobación de pago de facturas Informe del comité de membresía Nuevos socios propuestos Retiros Revisión de los listados del club Informes de otros comités

Asuntos pendientes (prepare una lista con antelación)

Nuevos asuntos

Evaluación del club (análisis/sugerencias para modificaciones positivas en el funcionamiento del club) Asistencia Membresía

Builders Club Key Club

Key Leader Metas del presidente

Reuniones de club Recolección de fondos

Boletín del club Creación de un nuevo club Actividades entre clubes Educación Kiwanis

Circle K Aktion Club

Servicio a la comunidad Funcionamiento de los comités

Finanzas

Relaciones públicas

Niños Kiwanis

Asuntos de la zona Asuntos del distrito Asuntos internacionales

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Reunión del club Protocolo El protocolo Kiwanis es planear y realizar reuniones de acuerdo con estándares aceptados de buenos modales, dignidad, cortesía y el respeto para todos los participantes. Se recibe a los socios cuando llegan. Se tienen disponibles los siguientes elementos, según el grado de formalidad del club (varia para cada uno): banderas, pendón, campana, mazo, escarapelas para socios, atril y escarapelas con los nombres de los invitados. Se verifica el funcionamiento de las ayudas audiovisuales antes de la reunión. Los líderes Kiwanis visitantes (gobernador, vicegobernador, etc.) se ubican en la cabecera de la mesa, si aplica, y tendrán la palabra durante la reunión, una vez cada uno; Si un club invita al gobernador de distrito o al vicegobernador, el club asume todos los gastos, excepto el transporte. Los arreglos para refrigerios de cortesía para los invitados se hacen con antelación a su llegada. Es una práctica tradicional en muchos clubes Kiwanis que los socios se pongan de pie y aplaudan cuando se presenta a su gobernador o vicegobernador, un miembro de la junta directiva de Kiwanis International, un ex presidente de Kiwanis International u otro Kiwanis destacado. Cuando el gobernador de distrito y el vicegobernador anfitrión están presentes en una reunión de club, el presidente presenta al vicegobernador, quien a su vez presenta al gobernador. Las presentaciones generales incluyen delegaciones de otros clubes, Kiwanis visitantes, posibles socios, representantes de los programas patrocinados y otros invitados. Los socios se ponen de pie para la invocación o reflexión. El presidente desarrolla una agenda con tiempos estándar, sabe quién tiene la palabra, da instrucciones a cada participante sobre el papel que desempeñará en la reunión, e inicia y finaliza las reuniones a tiempo (p. 43). El presidente debe reconocer los logros de las personas y comités, y expresar el agradecimiento en nombre del club. CORTESÍA CON LOS CONFERENCISTAS Algunos clubes suelen invitar conferencistas para dirigirse al club sobre temas diversos de interés comunitario. Si ésta es una costumbre de su club, por favor tenga en cuenta las siguientes consideraciones. Informe al conferencista de: la fecha, hora y lugar de la reunión cualquier solicitud acerca del contenido de su discurso cantidad aproximada de público agenda de la reunión, tiempo asignado para la conferencia y hora de clausura de qué equipo se dispone (atril, pantalla, etc.) Solicite la forma correcta de escribir y pronunciar el nombre del conferencista y una hoja de vida para presentarlo. Un socio designado para esto recibe al conferencista y lo/la presenta al presidente y otros socios. Se le entrega una escarapela de invitado (si su club usa escarapelas) y se ubica en la mesa principal (si aplica para su club). Tenga agua disponible cerca de su asiento.

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Antes de su charla se hace una corta presentación formal del conferencista. Es apropiado agradecer a su conferencista con detalle poco oneroso. Considere realizar una donación en su nombre a una causa que refleje el enfoque de su club en el servicio y la comunidad. Los socios del club deben presentarse de manera informal y expresar su gratitud al final del programa. Uno o dos días después, el club debe enviar una nota de agradecimiento. Los socios que deban retirarse antes o durante la charla, deben ofrecer sus disculpas a éste antes de partir y ubicarse en la parte posterior del recinto para poder retirarse discretamente. En muchos clubes es una práctica habitual ponerse de pie y aplaudir cuando un orador es presentado o al finalizar la presentación.

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Recursos Reunión del club

Modelo de agenda PERSONA A CARGO

HORA DE INICIO

HORA DE FINALIZACIÓN

Ceremonia de apertura (Esta puede incluir una reflexión filosófica inspiradora, una invocación o una bienvenida sencilla)

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Presentaciones (dignatarios visitantes de distrito o zona, nuevos socios, socios de otros clubes, otros invitados)

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Comunicaciones recibidas

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Anuncios Acciones de la junta Proyectos Reuniones

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_________ _________ _________

Informes de los presidentes de comité

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Condecoraciones a socios Ceremonia de incorporación Condecoraciones recibidas Publicidad en periódicos Cumpleaños Aniversarios Logros del club Agradecimientos a los visitantes para expresar gratitud por su asistencia

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Entrega de condecoraciones Certificados y otras condecoraciones

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Minuto de Educación Kiwanis

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Conferencista (si aplica) Introducción Charla Agradecimientos Agradecimiento a los visitantes por su asistencia Se levanta la sesión

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Juramentación de nuevos socios Texto sugerido Este es sólo un formato sugerido, tenga en cuenta que el propósito de una juramentación es iniciar la experiencia Kiwanis de un nuevo socio en una forma memorable y especial. Esta ceremonia se enfoca en la importancia del apoyo personal a un nuevo socio y qué significa ser un kiwanis. PRESIDENTE: Kiwanis es algo tan bueno que cada uno de nosotros deseamos compartirlo. Con certeza no hay mejor evidencia de nuestra disposición para compartir Kiwanis, que apadrinar un nuevo socio en nuestro club. Hoy estamos muy complacidos en presentar a ___________________________ (kiwanis que apadrina) por desear compartir su “K” con nuestro socio m{s reciente, _____________________________ (nuevo socio). La juramentación será dirigida por _________________________________ (quien toma el juramento), ________________________ (indicar cargo: ex presidente de club, vicegobernador, gobernador, etc.). Deseo invitar a estas personas para que se acerquen aquí. QUIEN TOMA EL JURAMENTO: Estamos todos muy agradecidos con _____________________________ (padrino) por apadrinar nuestro nuevo socio. __________________________ (padrino), por favor presente a ____________________________ (nuevo socio) a sus compañeros kiwanis. PADRINO: Gracias. Estoy orgulloso de presentar nuestro socio más reciente, ___________________________ (nuevo socio). Él/ella vive en __________________________ (ciudad). Él/ella y _________________________________ (esposo (a), si aplica) tienen ________ (cantidad) de niños. __________________________________ (nuevo socio) viene de ____________________________ y es _______________________ (profesión) de _________________________________ (nombre de la universidad). Él/ella es ___________________________ (título o cargo) en ___________________________________________ (organización donde labora). Entre sus pasatiempos especiales se encuentran _____________________________________________________________. Estoy muy entusiasmado con ser su padrino. QUIEN TOMA EL JURAMENTO: __________________________ (nuevo socio), con la entrega de este Certificado de Membresía, le doy la bienvenida en nombre de todos los socios, al Club Kiwanis de __________________________________ _______________________________________. (Entrega el certificado al nuevo socio). PRESIDENTE: Le damos la bienvenida a esta organización mundial de voluntarios dedicados a cambiar el mundo un niño y una comunidad a la vez. Por favor _______________________________ (padrino) ponga el broche en la solapa de ______________________________________ (nuevo socio) (el padrino le pone el broche con la “K”, que él/ella ha usado hoy).

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______________________________ (padrino), el club le agradece su disposición para compartir los valores del servicio y el compañerismo en Kiwanis International con otra persona. Un nuevo socio para nuestro club significa nuevas ideas, nuevo entusiasmo, mayor compañerismo—y mayor servicio. (Si hay una condecoración para el padrino, se puede entregar ahora). Hoy hemos traído a nuestro club a un nuevo socio. Como testimonio de nuestro compromiso de conservar nuestra obligación para con él/ella, ¡pongámonos todos de pie y demos la bienvenida a __________________ ___________________ (nuevo socio) a nuestro club! (aplauso). Ahora que terminamos, les invitamos a presentársele a ____________________________ (nuevo socio) ¡Gracias!

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Recursos Cambio de juntas directivas de club Hoja de trabajo para la organización del evento Para realizarse a finales de septiembre o a comienzos de octubre PERSONA A CARGO Organización preliminar Elaborar el presupuesto Acordar la fecha con el vicegobernador Escoger y contratar el sitio Acordar la comida y entretenimiento Encargar los broches y condecoraciones

__________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________

Programas del evento Diseñar el programa Determinar la cantidad y solicitarla Llevar los programas al sitio Distribuir los programas

__________________________ __________________________ __________________________ __________________________

Participantes Elaborar la lista de invitados condecorados Elaborar la lista de dignatarios y miembros de junta directiva salientes y nuevos Invitar a las (los) esposas(os) y otros invitados especiales, incluyendo presidentes y asesor(es) de facultad de los Clubes Circle K, Key Club, Builders Club, Niños Kiwanis o Aktion club Confirmar asistencia y hacer reservaciones para los asistentes confirmados Organización de las sillas Siga la tradición del club para determinar el orden de las sillas. Generalmente, la cabecera de la mesa incluye el presidente nuevo y el saliente, el vicegobernador (u otros dignatarios para transmisión de mando), la persona que hará la invocación, el maestro de ceremonias y oradores (si hay alguno). Si se invitaron las(los) esposas(os), ellas (os) también se ubican en la cabecera de la mesa Utilice tarjetas para ubicar a los invitados condecorados En la cabecera de la mesa disponga etiquetas con los nombres de los invitados Decoración Encargue centros de mesa Recoja y disponga la decoración

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__________________________

__________________________ __________________________

__________________________ __________________________

Cambio de juntas directivas de club Modelo de agenda sugerida PERSONA A CARGO Inicio de la reunión

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Invocación

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Bienvenida

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Presentación de la mesa principal

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Presentación de otros invitados

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Presentación del evento de entretenimiento (si lo hay)

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Presentaciones especiales

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Condecoración de miembros de junta directiva y dignatarios salientes Condecoración del ex presidente inmediato anterior Condecoraciones por logros y otros reconocimientos Transmisión de mando

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Nuevos miembros de junta directiva Secretario Tesorero Vicepresidente Presidente electo Presidente

Agradecimientos

__________________________

Cierre

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Pago de gastos

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Evaluación

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Recursos Cambio de juntas directivas de club Texto sugerido Agradezca a los miembros de junta directiva y dignatarios salientes que no estarán ocupando ningún cargo en el nuevo año. El dignatario que realiza la transmisión de mando debe solicitar a estas personas que se pongan de pie, y agradece a ellas por su liderazgo al club durante el año anterior. Se solicita a los asistentes que muestren su agradecimiento con un aplauso. Texto sugerido: (solicite al presidente inmediato anterior que se acerque cuando anuncien su nombre) ‚Es una sabia disposición en Kiwanis la que establece que el presidente inmediato anterior continúe un año más como miembro de la junta directiva. La experiencia como director general durante el año pasado le permitirá ser muy útil, no sólo a su sucesor, sino a la nueva junta directiva y al club. Me complace entregarle su broche de ex presidente y encomendarle que dé lo mejor de sí durante su permanencia como miembro de la junta directiva durante un año más. Felicitaciones por su excelente desempeño durante este año pasado‛. Texto sugerido: (solicite a los nuevos miembros de la junta directiva que se acerquen cuando anuncien sus nombres) ‚La junta directiva de un club se compone de ustedes, los miembros de junta directiva elegidos y dignatarios. La junta directiva maneja la mayoría de los asuntos del club, de manera que tienen una gran responsabilidad. Deben determinar las políticas y actividades del club, aprobar el presupuesto, aprobar todas las facturas, asesorarse con los comités y llevar a cabo la administración general del club. Sé que aceptarán estas responsabilidades con el deseo que el club tenga el mejor de los años. Me complace nombrar a cada uno de ustedes oficialmente como un miembro de la junta directiva de este club‛. Texto sugerido: (solicite al nuevo secretario que se acerque cuando anuncien su nombre) ‚En Kiwanis el ‘héroe anónimo’ es el secretario de club. Su papel en el manejo de los asuntos del club, como ocuparse de todos los detalles de las reuniones del club y de la junta directiva, de los informes que deben elaborarse, de la recolección de las cuotas, de responder la correspondencia y de conservar los archivos que deben mantenerse actualizados, todo es importante para que el club continúe funcionando sin inconvenientes. No se logra expresar con palabras la importancia del secretario del club. No existe un club Kiwanis exitoso que no tenga un secretario comprometido y eficiente. Oficialmente lo nombro secretario de este club‛. Texto sugerido: (solicite al nuevo tesorero que se acerque cuando anuncien su nombre) “Como tesorero ha sido elegido para un cargo que exige no solo integridad absoluta, sino además aptitud financiera. Es su tarea depositar los fondos del club y desembolsarlos según las instrucciones de la junta directiva. Rendirá informe sobre las finanzas del club en cada reunión de la junta directiva y en todo otro momento en que el presidente y la junta directiva lo soliciten. Oficialmente lo nombro el tesorero de este club, con la certeza de que será fiel a la confianza depositada en usted‛. Texto sugerido: (solicite al vicepresidente que se acerque cuando anuncien su nombre) ‚El siguiente en línea después del presidente, todo lo que es el presidente lo es usted en potencia. Realizar{ las tareas durante la ausencia del presidente. Le pido que considere las indicaciones hechas a su nuevo presidente como también dirigidas a usted. Oficialmente lo nombro como vicepresidente de este club‛. (Si el club tiene más de un vicepresidente, estos comentarios deben ajustarse acordemente).

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Texto sugerido: (solicite al presidente electo que se acerque cuando anuncien su nombre) “Ha sido escogido para guiar a su club durante el siguiente año. Le pido que, al igual que el vicepresidente, considere las indicaciones hechas a su nuevo presidente como también dirigidas a usted. Cuando planee actividades en su vida, tenga en cuenta las responsabilidades que está aceptando con el liderazgo futuro de su club. Ya se ha comprometido a asistir al Entrenamiento de líderes de club, cuando se programe, y a asistir a los consejos de zona y de distrito. Oficialmente lo nombro como presidente electo de este club‛. Texto sugerido: (solicite al presidente que se acerque cuando anuncien su nombre) ‚Ha sido elegido para el cargo m{s alto que el club le puede otorgar. Es un cargo de gran honor y también de grandes responsabilidades. En no poca medida, el éxito de su club en este nuevo año dependerá del liderazgo que usted muestre en el manejo de las reuniones del club y de la junta directiva, y en la asesoría prestada a los comités y lo mucho que les inspire. Se le ha proporcionado el material y el entrenamiento diseñados para ayudarlo a administrar este club como su director general, pero permítame hacer énfasis de nuevo en varios aspectos del liderazgo del club Kiwanis. Aunque estará haciendo muchas sugerencias para el programa total del club, no debe desanimarse si sus ideas no siempre son aceptadas. Los miembros de su equipo, miembros de junta directiva y presidentes de comité también tendrán muchas ideas excelentes que vale la pena tomar en cuenta. No asuma las responsabilidades de sus compañeros y sus presidentes de comité. Más bien, inspire a cada uno de ellos para dar lo mejor de sí. Finalmente, lo exhorto a que acepte como su meta la tarea de hacer su club mejor, más significativo para sus socios y su servicio a la comunidad más valioso. Oficialmente lo nombro como presidente de este club, y sinceramente espero que su año administrativo exceda sus m{s entusiastas expectativas‛. CONCLUSIÓN ‚Felicito al club por los excelentes dignatarios nombrados hoy y deseo para ellos y su club un año muy exitoso. Puedo garantizarles una total cooperación y apoyo por parte de los dignatarios de la zona, el distrito y de la oficina internacional y de los presidentes de comité‛. Por favor tenga en cuenta: en algunas ocasiones el tiempo no permitirá más que una breve ceremonia de transmisión de mando. En tales casos, lo siguiente puede utilizarse como se presenta o según como lo modifique el dignatario de transmisión de mando: Agradecimiento a los miembros de junta directiva y dignatarios salientes que no desempeñarán otro cargo en el nuevo año. (Utilice las sugerencias de la ceremonia anterior). Agradecimiento al presidente inmediato anterior. (Utilice las sugerencias de la ceremonia anterior). Transmisión de mando de nuevos dignatarios y miembros de junta directiva. (Si el espacio lo permite, solicite a estas personas que se acerquen para que los vean mejor los asistentes). ‚Declaro a cada uno de ustedes oficialmente nombrado en el cargo para el que ha sido elegido. ‚Felicito al club por los excelentes dignatarios nombrados hoy y les deseo a ellos y a su club un año muy exitoso. Puedo garantizarles una total cooperación y apoyo por parte de los dignatarios de la zona, el distrito y de la oficina internacional y de los presidentes de comité‛.

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Presidente Lista mensual de tareas por realizar Abril - Junio (antes de comenzar en el cargo)

     

Informar la fecha, hora y lugar del Entrenamiento para Líderes de Club dictado por el vicegobernador y el instructor certificado, y asegúrese que el secretario y el tesorero electos del club asistan. Programar una reunión de planeación con los líderes del club, el (los) asesor(es) por parte del club para los Programas de Servicio y Liderazgo y los dirigentes del (de los) clubes patrocinados. Pedir consejos de los dirigentes actuales para el próximo año y ayúdelos a que el año actual sea muy exitoso. Seleccionar los presidentes de comités y los cargos especiales. Asistir a la convención internacional y programe asistir a la convención de distrito. Tomar nota de las fechas de los consejos zonales durante el año y regístrelas en su calendario.

Julio (antes de comenzar en el cargo)

      

Finalizar la selección de los presidentes de comités y los cargos especiales. Ellos deben tener claras las expectativas del cargo y los recursos/apoyo disponibles por parte suya y del club. Revisar los materiales de crecimiento. Trabajar con el presidente del comité de membresía del club para desarrollar un plan sólido de crecimiento. Incluya cuatro campañas de crecimiento para el año, además de reclutamiento constante y programas de retención. Programar una reunión con el presidente actual. Solicite consejos sobre las áreas de mejoramiento del club. Pregunte acerca de la realización de un Análisis de la Comunidad y del Club (Cuestionario de Excelencia de Club) en agosto, para ayudarle a establecer los objetivos para el año próximo. Programar una reunión con el secretario actual y con el entrante para revisar el material del Entrenamiento para Líderes de Club, el Manual para Líderes Kiwanis y los informes. Acompañar a los presidentes de los comités para Builders Club, Key Club, Circle K, y Kiwanis Kids en su visita al director de la escuela, para reforzar el apoyo a los clubes patrocinados para el año próximo. Informar a su club sobre su asistencia a la convención internacional. Terminar los arreglos para asistir a la convención de distrito como uno de los tres delegados de su club.

Agosto (antes de comenzar en el cargo)

   

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Asegurarse que todos los dignatarios (secretario y tesorero) han completado el Entrenamiento para Líderes de Club antes del 30 de septiembre (es necesario para obtener el estatus de club distinguido). Después de la reunión de planeación, incluir el calendario de los eventos de los clubes de los Programas de Servicio y Liderazgo patrocinados en el calendario del club Kiwanis. Considerar la ayuda financiera que se le dará a los delegados que asistan a la convención internacional y a la distrital. Verificar que el nuevo secretario entregue al tesorero copia de la información que le compete a su cargo.

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

  

Organizar una reunión con el tesorero actual y con el entrante. Revise en esta reunión las responsabilidades y procedimientos actuales. Finalizar el plan de crecimiento con el comité de membresía y programar las campañas de membresía. Establezca como objetivo los grupos que no estén representados en el club. Programar una sesión para planear de presupuesto con la junta directiva y los presidentes de los comités para septiembre. La junta directiva debe aprobar el presupuesto final antes de octubre 1.

Septiembre (antes de comenzar en el cargo)

      

 

Desarrollar el orden del día para el entrenamiento impartido por el presidente del club para nuevos dirigentes y otros cargos. Esto incluye la discusión sobre las responsabilidades, objetivos, eventos y fechas límite para el próximo año. La fuente de información está disponible en este manual. Revisar el programa de condecoraciones y reconocimientos de Kiwanis International, así como otros programas de su zona y/o distrito. Hacer planes de actividades de servicio conjunto, actividades sociales y/o actividades para recolección de fondos para el año con los Programas de Servicio y Liderazgo patrocinados por su club. Hacer los planes para el Mes de la Familia Kiwanis (noviembre). Asegurarse que todos los dignatarios, miembros de junta directiva, presidentes de comité y cargos especiales estén preparados para iniciar actividades el 1 de octubre. Solicitar al secretario que elabore una lista actualizada de los socios del club para entregar a los socios en octubre. Realizar la Conferencia del Presidente del Club en la primera o segunda reunión semanal habitual del club en octubre. El propósito de esta reunión es: Agradecer al ex presidente inmediato y al equipo de líderes saliente Presentar el equipo de líderes entrante Distribuir y revisar los estatutos del club Anunciar las principales metas del club para el año y lo que se requiere y espera de los socios para que el club tenga un año magnífico Permitir que los presidentes de comités y otros nombramientos especiales anuncien los futuros eventos o planes especiales Informar a su club sobre su asistencia a la convención distrital. Invitar a los presidentes y asesores de los Programas de Servicio y Liderazgo a la reunión de cambio de junta directiva.

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Septiembre-Octubre Para las reuniones de junta directiva Coordinar con el secretario del club la preparación de la agenda Revisar el progreso para cada una de las metas y proyectos Revisar el listado de socios e identificar los socios que no han asistido. Identificar formas de volver a involucrarlos rápidamente en las actividades del club Recolectar los informes de los comités Para las reuniones de club Coordinar con el secretario del club para preparar la agenda Evaluar las reuniones del mes anterior y hacer los ajustes necesarios Confirmar las juramentaciones de nuevos socios tener listos los pines y otros artículos necesarios Comenzar y terminar la reunión a tiempo Asegurarse que los presidentes de comités entreguen los informes al secretario del club Promover la participación activa de todos los socios

Octubre



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Alinear los objetivos y los recursos necesarios para alcanzar cada uno éstos, con base en la evaluación del club (Cuestionario de Excelencia de Club), recomendaciones de los comités, los consejos de los líderes actuales y entrantes del club, y sobre los objetivos establecidos por la zona, distrito y Kiwanis International. Entregue los objetivos de su club a su vicegobernador. Promover la campaña Operación Retorno para atraer a personas que fueron socios y que podrían estar interesadas en regresar al club. Informar y hacer preparativos para la visita del vicegobernador. Revisar las actividades y programas de contribución para clubes y para individuos de la Fundación Kiwanis International. Informar a los socios sobre la oportunidad de participar en la Campaña Anual de Donaciones (Annual Club Gift Campaign). Revisar el modelo del orden del día y el formato de acta antes de la primera reunión del club. Revisar el acta de la reunión de junta directiva del mes pasado para aprobación. Finalizar los objetivos y el presupuesto del año en esta primera reunión de junta directiva del club. Reforzar el entrenamiento de los dignatarios (presidente, secretario, tesorero). Solicitar al presidente del comité de relaciones públicas que envíe de un comunicado de prensa a los medios locales sobre la posesión de la nueva junta directiva del club. Invitarle a publicar noticias sobre el club todo el año. Informar al club sobre las oportunidades para patrocinar un Programa de Servicio y Liderazgo, y generar el interés del club para hacerlo tan pronto como sea posible. Ser el primero en reclutar a un nuevo miembro. Lidere con el ejemplo. Asegurarse que los nuevos socios reciban la orientación y juramentación adecuada. Ayudar a que los nuevos socios participen en alguno de los comités del club en las áreas de su interés.

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Noviembre

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Verificar que el club haya pagado las cuotas a Kiwanis International y al distrito (si aplica), y que la lista de socios haya sido actualizada en Kiwanis International. Asegurarse que todas las noticias, proyectos y eventos del club, zona, distrito y Kiwanis International sean comunicadas por medio de boletines y anuncios. Los miembros deben aprender algo de Kiwanis cada semana. Revisar el progreso de los logros para recibir condecoraciones. Asegurarse que los presidentes de los comités entreguen los informes al secretario del club. Celebrar el Mes de la Familia Kiwanis. Establecer semanas para hacer un reconocimiento a los clubes de los Programas de Servicio y Liderazgo que su club patrocina. Solicitar al comité de relaciones públicas que trabaje en un evento que exponga el nombre del club o en un proyecto de servicio de alta visibilidad en la comunidad. Elaborar un programa especial para celebrar la Semana de la Fundación Kiwanis International. Asegurarse que los nuevos socios reciban la orientación y juramentación adecuada. Ayudar a que los nuevos socios participen en alguno de los comités del club en las áreas de su interés.

Diciembre

   

Hacer planes entre enero a mayo para interactuar con los clubes patrocinados. Iniciar los planes para ser anfitriones de un evento de apreciación de padres de familia, para los padres de los miembros de los Programas de Servicio y Liderazgo que su club patrocina. Realizar los preparativos para la celebración del aniversario de Kiwanis (21 de enero). Asegurarse que los nuevos socios reciban la orientación y juramentación adecuada. Ayudar a que los nuevos socios participen en alguno de los comités del club en las áreas de su interés.

Enero

 



Realizar una campaña de membresía dirigida a atraer a los padres de los miembros de los Programas de Servicio y Liderazgo que patrocina su club. Revisar con el secretario, las reuniones del club y de la junta directiva; programas/proyectos de los comités; aumento de la membresía; participación de los socios; participación en eventos y programas de la zona, distrito y Kiwanis International durante el primer trimestre del año. Revisar el presupuesto del club, y las metas. Identificar conjuntamente las fortalezas así como las áreas que pueden ser mejoradas. Estudiar, si se desea, las resoluciones o enmiendas a los estatutos internacionales que su club desearía presentar en la convención internacional. Enviar a Kiwanis International antes abril 1.

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  

Comenzar a preparar la participación de su club en el Día Mundial Kiwanis, incluyendo las relaciones públicas y el mercadeo de este evento. Asegurarse que los nuevos socios reciban la orientación y juramentación adecuada. Ayudar a que los nuevos socios participen en alguno de los comités del club en las áreas de su interés.

Febrero

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Asegurarse que sus clubes Circle K y Key Club elijan e informen los nuevos dignatarios a la oficina distrital y a Kiwanis International. Estudiar las resoluciones o enmiendas propuestas a los estatutos internacionales que su club desearía que fueran presentadas en la Convención Internacional. Nombrar el comité de nominaciones por lo menos cinco semanas antes de la Reunión Anual del Club. (Revisar los Artículos XI y XII del Formato Estándar de Estatutos de Club Kiwanis). Continuar invitando a los miembros del club a inscribirse y asistir a la convención internacional. Asegurarse que los nuevos socios reciban la orientación y juramentación adecuada. Ayudar a que los nuevos socios participen en alguno de los comités del club en las áreas de su interés.

Marzo

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Revisar la lista de socios del club en la reunión de junta directiva. Llamar o hacer una visita personal a los socios que no asisten o no participan. Identificar las razones y procurar que vuelvan a participar en el club. Asegurarse que los planes estén listos para la participación en el Día Mundial Kiwanis. Revisar el programa de condecoraciones de Kiwanis International, el programa de condecoraciones del distrito, zona y club. Determinar si su club va por buen camino y buscar oportunidades adicionales. Proponer, si lo desea, enmiendas o temas para la convención de distrito. Animar a los miembros que desean asistir a la convención internacional para que se inscriban. Nombrar un comité de nominaciones. (Ver Formulario Reglamentario de los Estatutos de Club, Artículos XI y XII). Elegir dos delegados principales y dos delegados suplentes para representar al club en la convención internacional, por lo menos con 60 días de anticipación a la convención. El presidente del club para el año próximo debe ser uno de los delegados. Elegir, si no se ha hecho, tres delegados para representar a su club en la convención de distrito. Asegurarse que los nuevos socios reciban la orientación y juramentación adecuada. Ayudar a que los nuevos socios participen en alguno de los comités del club en las áreas de su interés.

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Abril

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Finalizar planes para asistencia de los delegados, suplentes y otros socios del club a la convención Internacional. Preparar a su club, con el comité de membresía, para realizar una campaña de invitación de socios en mayo, el mes de la membresía Kiwanis. Contactar a los socios que han faltado a dos o más reuniones, para evitar problemas futuros de retiros del club. Realizar la Reunión Anual del Club/Elección de Directivas entre abril 1 y la segunda semana de mayo. (Ver Formulario Reglamentario de los Estatutos de Club, Artículos XII y XIII). Si no se ha llevado a cabo, elegir dos delegados y dos suplentes para representar al club en la convención internacional, y asegúrese de informar esto a Kiwanis International, antes del 30 de abril, en el formato de Certificación de Delegados. Invitar al vicegobernador entrante a posesionar la junta directiva entrante. La posesión usualmente se lleva a cabo a finales de septiembre o principios de octubre. Planear la ceremonia de cambio de juntas directivas es su responsabilidad. Coordinar con el secretario para asegurarse de poner la orden de compra de la mercancía utilizada tradicionalmente en su club para honrar a los dignatarios salientes y entrantes y otros líderes de su club (pines de junta directiva, placas, certificados, etc.) y planee un tiempo de seis a ocho semanas más el tiempo de envío, para aquellos artículos que requieran ser personalizados. Reunirse con el presidente-electo y ofrecer asesoramiento en áreas que pueden mejorarse en el club. Asegurarse que los nuevos socios reciban la orientación y juramentación adecuada. Ayudar a que los nuevos socios participen en alguno de los comités del club en las áreas de su interés. Participar en la semana de Skip-a-Meal de la Fundación Kiwanis International (la última semana de abril). Recordar al presidente-electo de su asistencia al Entrenamiento a Líderes de Club ofrecido en su zona. Contactar a la oficina distrital para mayores detalles.

Mayo

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Revisar los logros del club y de los socios y reconocer las contribuciones. Finalizar los planes de la asistencia de los delegados, suplentes y otros socios del club que asistirán a la convención internacional. Los socios aún podrán inscribirse, ver el formato de inscripción para más instrucciones. Asegúrese que el formato de delegado ha sido enviado a Kiwanis International. Considerar, si se desea, aquellos asuntos a proponer en la convención de distrito. Enviar el Informe Anual de las Elecciones del Club a Kiwanis International antes de junio 1. Elegir, si no se ha llevado a cabo, tres delegados para representar al club en la convención del distrito. Asegurarse que los nuevos socios reciban la orientación y juramentación adecuada. Ayudar a que los nuevos socios participen en alguno de los comités del club en las áreas de su interés.

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Junio

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Revisar los programas de reconocimientos de Kiwanis International, del distrito, de la zona y del club. Determinar si su club va por buen camino. Busque oportunidades adicionales. Asegurarse que los socios nuevos reciban la orientación e inducción adecuadas. Ayudar a que los nuevos socios participen en alguno de los comités del club en las áreas de su interés. Enviar, si no se ha hecho, el Informe Anual de Elecciones del Club antes de junio 1. Involucrar a su sucesor en las operaciones y procedimientos del club, y fomentar su preparación temprana para el siguiente año. Fomentar que los clubes Circle K y Key Club patrocinados por su club, sean representados en sus convenciones internacionales. Finalizar los planes de asistencia de los delegados y otros socios del club a la convención de distrito.

Julio

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Revisar los logros del club y de los socios y reconocer las contribuciones. Contactar a los socios que han faltado a dos o más reuniones para prevenir futuros retiros del club. Finalizar los planes de asistencia de los delegados, y otros socios del club a la convención de distrito. Invitar al vicegobernador-electo a la posesión de la nueva junta directiva. La posesión se lleva a cabo usualmente a fines de septiembre o a principios de octubre. Confirmar con el secretario que los artículos para la ceremonia de trasmisión de mando y posesión de los nuevos dignatarios (escudos de dignatarios, placas, certificados, etc.) han sido ordenados. Llevar a cabo la evaluación del club en agosto, para ayudar a desarrollar las metas para el siguiente año administrativo, si el nuevo presidente se lo solicita. Solicitar a los socios del club que asistieron a la convención internacional que informen sobre los asuntos tratados y sus experiencias en ese evento. Asegurarse que sus clubes Key Club y Circle K tienen representación en las convenciones de distrito. Asegurarse que los socios nuevos reciban la orientación e inducción adecuadas. Ayudar a que los nuevos socios participen en alguno de los comités del club en las áreas de su interés.

Agosto

     

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Apoyar al presidente entrante con los planes para el próximo año. Asegurarse que los socios nuevos reciban la orientación e inducción adecuadas. Ayudar a que los nuevos socios participen en alguno de los comités del club en las áreas de su interés. Reunirse con los líderes de los programas patrocinados para comenzar a preparar el siguiente año. Revisar el listado de socios del club para identificar aquellos miembros que no están participando. Contáctelos para determinar cuáles son sus expectativas del club. Asegúrese que estén satisfechos. Si ellos muestran interés en participar, ayúdeles a encontrar una actividad. Preparar a su club para la campaña de membresía de septiembre.

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Septiembre

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En conjunto con el comité de membresía, implementar una campaña de invitación de socios dirigida a los padres y profesores de los miembros de los Programas de Servicio y Liderazgo patrocinados por su club. Revisar los planes de la ceremonia de cambio de juntas directivas con el secretario. Ordenar los premios o reconocimientos a Kiwanis International que sean merecidos por los socios. Solicitar a los socios del club que participaron en la convención de distrito, que informen sobre los asuntos tratados y sus experiencias en ese evento. Llevar a cabo la ceremonia de posesión de la nueva junta directiva. Ayudar a los clubes patrocinados con las actividades de reconocimientos de fin de año. Invite a los padres de familia y presénteles materiales promocionales de Kiwanis. Haga una presentación al consejero y los dignatarios (presidente, secretario y tesorero) salientes, de algún artículo de recuerdo de su año de servicio.

Octubre (después del cargo)

  

Entregar el Informe Anual del Club antes del 31 de octubre. Como presidente saliente, usted es el responsable de este informe. Coordinar con el nuevo presidente para llevar a cabo la Auditoría Anual (ver Artículo XIX de los estatutos del club). Transferir los materiales de presidente a su sucesor.

¡Felicitaciones por su excelente trabajo! Su distrito necesita buenos líderes. Considere la idea de ser vicegobernador.

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NOTAS

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VICEGOBERNADOR Sus compañeros Kiwanis lo han elegido para uno de los cargos clave en su distrito. Sus tareas incluyen asegurar la participación de los

dignatarios

entrantes

en

el

entrenamiento a líderes de club, ayudar a los clubes a incrementar el crecimiento de su membresía, la creación de nuevos clubes y ayudar a los socios de los clubes a multiplicar su compromiso y energía. La eficiencia con la que usted realice sus tareas logrará mantener la salud y vitalidad de los clubes en su zona y, por extensión, de Kiwanis.

Hay muchas formas de avanzar, pero sólo una de quedarse estancado. —Franklin D. Roosevelt, 32º presidente de los Estados Unidos

Encuentre más recursos en línea en www.KiwanisOne.org/espanol

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V I C E G OB E R N A D O R Así como el presidente es el líder del club, el vicegobernador es el líder de la zona y tiene varias responsabilidades con los presidentes y los clubes. CARGO: Vicegobernador APOYADO POR: Junta directiva del distrito Kiwanis y gobernador del distrito Kiwanis RESUMEN DEL CARGO: Se desempeña como un líder del distrito; se encarga de expandir el alcance de Kiwanis con la apertura de nuevos clubes Kiwanis y ayudando a los clubes a aumentar el valor que ofrecen a sus socios. APTITUDES: Un líder comprobado con la habilidad de: Motivar e inspirar socios voluntarios Manejar el tiempo Formar relaciones con los líderes de club y de la comunidad Animar, apoyar, entrenar y asesorar a los presidentes de club Enfocar las energías en los objetivos Liderar con el ejemplo Facilitar el cambio Utilizar el software de Microsoft Office RESPONSABILIDADES: Apoyar los objetivos del distrito. Cumplir con los objetivos de membresía de la zona. Guiar el crecimiento de la membresía en el distrito enfocándose específicamente en la creación de nuevos clubes Kiwanis y apoyando a los clubes existentes en los esfuerzos de reclutamiento y conservación de socios. Asegurar que la experiencia del club sea atractiva para los nuevos socios y para los socios actuales. Invertir tiempo y recursos en aquellos clubes que tienen el potencial para obtener los mayores resultados. Evaluar, entrenar, apoyar y proporcionar un refuerzo positivo para los clubes Kiwanis de la zona. Coordinar el apoyo comunicándose con los miembros de los equipos de crecimiento, la junta directiva del distrito y con Kiwanis International. Desempeñarse como un líder distrital difundiendo la visión/mensajes de Kiwanis International y del distrito a los clubes y motivando a los socios para servir. Asegurar la participación en las sesiones de Entrenamiento para Líderes de Club. Hablar en nombre del distrito y preparar mensajes positivos, especiales y entusiastas. Comunicarse con frecuencia con los presidentes de club. Proporcionar oportunidades para reunirse personalmente mediante la programación de reuniones productivas de zona. Apoyar el plan de sucesión para asegurar una transición sin tropiezos entre las administraciones anteriores, presentes y futuras. Prestar sus servicios en la junta directiva de distrito y servir como enlace entre el club y el distrito.

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Entrenamiento para líderes de club

PROPÓSITO Preparar a los nuevos líderes de club para que puedan cumplir exitosamente con sus responsabilidades. PERSONA A CARGO Vicegobernador designado y un instructor certificado Kiwanis (si lo hay). QUIÉN DEBE ASISTIR Los nuevos presidentes, secretarios y tesoreros de club deben asistir. Aquellos que no hayan asistido al entrenamiento deben recibir instrucción en forma individual de acuerdo con lo planeado por el vicegobernador electo o el instructor certificado. El primer consejo zonal es liderado por el vicegobernador-electo durante la sesión de entrenamiento. FECHA La sesión debe realizarse en mayo o junio, con las sesiones individuales requeridas que deban realizarse antes del 1 de octubre. RECURSOS El instructor certificado Kiwanis (en los distritos) y los materiales del participante son suministrados por Kiwanis International. INSTRUCTORES Instructores certificados Kiwanis han sido seleccionados por su distrito y han sido entrenados por Kiwanis International para facilitar este programa de entrenamiento en cada zona. EQUIPO NECESARIO Necesitará un papelógrafo, marcadores, un proyector, una pantalla y un computador. También puede necesitar un DVD. Esto es suministrado por el distrito, la zona o los clubes, según lo acuerden localmente. ORGANIZACIÓN DEL SITIO EN DONDE SE REALIZARÁ LA CAPACITACIÓN La organización ideal para obtener la máxima participación es organizar las mesas de forma tal que los participantes estén unos frente a otros, ya que esto fomenta la interacción. PLANEACIÓN Establezca la fecha, hora y lugar con su instructor certificado Kiwanis. Reúnase con el instructor certificado y cualquier otro miembro autorizado, para planear con tres a cuatro semanas de antelación a la sesión. Estudien los temas que se tratarán y revise el orden de la presentación de acuerdo con el esquema de los materiales del Entrenamiento de Líderes de Club. Envíe las invitaciones con un mes de anterioridad, solicitando confirmación de cada participante. Si el tiempo lo permite, reúnase de nuevo con los instructores para una revisión final del programa. Haga llamadas de seguimiento a los participantes, con una semana de antelación al entrenamiento.

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Evaluación de los clubes y de las juntas Además de ser conferencista o dirigir un debate durante una visita oficial o reunión de junta directiva, el vicegobernador diligenciará formularios de evaluación y enviará copias a la oficina de distrito. A continuación encontrará algunas de las áreas principales que se tomarán en cuenta: Reunión del club Lugar de reunión Actividades de bienvenida Manejo de la reunión Compañerismo Planeación de la agenda

Reunión de junta directiva Asistencia Cumplimiento del presupuesto y estatutos Actividades de los comités Conservación de archivos Calendario de informes y pagos

Áreas especiales Niños Pequeños: Prioridad Uno (planes, logros y grado de participación del club) Programas de Servicio y Liderazgo (Kiwanis Kids, Builders Clubs, Key Clubs, Circle K International, Aktion Clubs y Key Leader) Representación en la convención de distrito y en la convención internacional Revisión de los estatutos de club y constitución legal del club Solicitud de materiales realizada por el club Información adicional valiosa para el gobernador, secretario de distrito y comités de distrito

Plan de acción de la zona Los líderes eficaces deben tener una clara comprensión de las responsabilidades y expectativas de su cargo en relación con Kiwanis International, el distrito y los clubes. El vicegobernador debe establecer una visión clara para el nuevo año por medio del desarrollo de los objetivos de la zona. Cada objetivo de la zona debe ser específico y alcanzable y debe describir las etapas específicas y un período de tiempo para finalizar cada etapa. La(s) persona(s) responsable(s) de cada etapa debe(n) ser escogida(s) y las etapas y responsabilidades deben informarse a todos aquellos que tienen una función para realizar dentro del logro del objetivo. En la reunión preliminar de la zona que se realiza durante el Entrenamiento a distribuirse un borrador del plan de acción zonal, que incluya objetivos, etapas Luego del análisis y de acordar dicho plan, se debe desarrollar un plan final y líderes de club y de la zona. El vicegobernador puede utilizar este plan como frecuente de su avance, con las personas responsables.

Líderes de Club, debe y márgenes de tiempo. distribuirlo a todos los base para el monitoreo

Además, el presidente, dignatarios del club y todo comité y nombramiento especial deben establecer objetivos para el año, organizados de forma tal que se pueda supervisar su avance semanalmente. Antes del 1 de octubre debe entregarse al vicegobernador una copia de estos objetivos. FUENTES DE INFORMACIÓN El primer paso para establecer objetivos es recolectar y organizar la información. Las fuentes de información incluyen el Cuestionario de Excelencia de Club, el Análisis de la Comunidad, los archivos del club, condecoraciones recibidas, objetivos del distrito y de la zona para los clubes y la asesoría de los dignatarios actuales.

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Evaluación preliminar de los clubes que realiza el vicegobernador (Debe realizarse para todos los clubes de la zona en junio antes de tomar el cargo) Su éxito como vicegobernador finalmente depende del éxito que cada club de la zona alcance en fortalecer la cantidad y la calidad de la membresía, así como el servicio durante el año administrativo. Su habilidad para ayudar a los clubes a crecer, prestar un mejor servicio a la comunidad y satisfacer las necesidades de sus socios requiere que conozca completamente las fortalezas y debilidades de cada club, tan pronto como sea posible. Establezca una relación positiva y constructiva con los nuevos presidentes de club y consérvela durante todo el año.

Instrucciones 1. 2. 3.

Reúnase con el vicegobernador actual y analicen cada club. Tome en cuenta la impresión del vicegobernador sobre las fortalezas notables y las áreas en donde se necesitan mejoras significativas. Solicite al vicegobernador copias del informe mensual de cada club (octubre-abril). Preste atención a las tendencias positivas y negativas del club. Comuníquese con el presidente designado de cada club. Informe a cada uno su dirección para envío de correspondencia, su(s) número(s) de teléfono y correo electrónico. Invíteles a que se comuniquen con usted cada vez que usted pueda ayudar. Averigüe la opinión sobre el estado actual del club, las fortalezas y los mayores desafíos del club para el nuevo año. Registre por escrito estos comentarios. Invite al presidente designado a desarrollar un plan de acción específico para manejar las áreas que necesitan mejorarse (ej., carencia de un boletín del club, baja calidad de los conferencistas, carencia de diversidad).

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Nombramiento del equipo de líderes de la zona Para tener éxito como el líder de la zona necesitará la ayuda de otros. Delegue tareas específicas a kiwanis diligentes y responsables de la zona. Sea específico sobre de lo que desea y cuándo, y haga un seguimiento frecuente en forma positiva y alentadora para obtener resultados. Algunos cargos clave pueden ser impuestos por políticas del distrito o por tradición de la zona. Otros, estarán basados en su análisis e ideas creativas sobre sus necesidades para una año productivo y exitoso. Analice con el vicegobernador actual, ex vicegobernadores y con otros cuya asesoría sea valiosa, los cargos de liderazgo de la zona obligatorios y los propuestos. Los posibles nombramientos de la zona incluyen secretario de la zona, editor del boletín, coordinador para las visitas del gobernador, creador de club, consejeros de club, coordinadores para cada uno de los comités permanentes y obligatorios de los clubes, Programas de Servicio y Liderazgo y para el programa Niños Pequeños: Prioridad Uno. Decida para cada cargo las responsabilidades específicas, las áreas para cumplir con las responsabilidades, cuándo deben lograrse y las cualidades personales requeridas para un buen desempeño. Contacte a la persona que seleccione, describa el cargo y obtenga su aceptación.

Planeación y manejo del crecimiento de la zona El vicegobernador es responsable del crecimiento de Kiwanis en la zona durante el año. Específicamente cada vicegobernador debe supervisar y fomentar el aumento de la membresía en todos los clubes existentes y la creación de nuevos clubes sólidos, donde esto sea posible. Para garantizar el crecimiento en la zona, planee y prepárese para las siguientes etapas: Antes de que comience el año 1. 2.

3. 4.

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Asista al entrenamiento para vicegobernador, y familiarícese con los recursos que suministra la oficina internacional. Obtenga del vicegobernador actual la evaluación de cada club acerca de la situación de la membresía y las oportunidades para crear nuevos clubes. A medida que se reúna con los nuevos dignatarios de cada club, analice los objetivos de crecimiento de membresía y el apoyo para nuevos clubes en la zona. Tome en cuenta principalmente los clubes recientemente creados. Encuentre lugares potenciales para nuevos clubes y lidere el proceso de creación de estos clubes. Analice cómo informará a los líderes de club y a los socios las prioridades de crecimiento de la zona y el avance a lo largo del año. Utilice: Sesiones de entrenamiento Boletines de la zona Las visitas oficiales del club y de la junta directiva

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Vicegobernador Durante el año administrativo 1. 2. 3.

4. 5.

Cree un nuevo club Kiwanis sólido y reconstruya un club pequeño durante la primera mitad del año (octubre-marzo). Asegúrese de que el apoyo especial sea continuo para los clubes que se hayan creado durante los últimos 12 meses. Lidere con el ejemplo: cumpla con sus responsabilidades y participe personalmente en actividades específicas de crecimiento. Continúe informando a la zona las prioridades de crecimiento y el avance. Reconozca a los clubes y a las personas que logren sus objetivos de crecimiento. Patrocine un nuevo socio dentro de su propio club al inicio del año. Ofrezca asesoría sobre el crecimiento de la zona a su sucesor para el siguiente año administrativo.

Áreas posibles para establecer objetivos

Incrementar el impacto en la comunidad Crecimiento neto de membresía, ___ porcentaje ( ___ socios) Creación de nuevos clubes y crecimiento Inclusión de los ex alumnos del CKI y el Key Club y los padres de los Programas de Servicio y Liderazgo como futuros socios Orientación a todos los nuevos socios Retención de socios actuales Condecoración frecuente de todos los socios por sus logros Publicidad positiva en la comunidad

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Consejo zonal Propósito Kiwanis International exhorta a los vicegobernadores a realizar consejos zonales. Con estas reuniones frecuentes se tiene la oportunidad de trabajar con los líderes de club para solucionar las inquietudes frecuentes de los clubes; compartir ideas y éxitos; evaluar el avance de los objetivos de club, zona y distrito; solucionar problemas menores del club antes de que se conviertan en problemas serios; hacer seguimiento a la entrega de informes; promover los programas de la zona, del distrito y de Kiwanis International; y coordinar la visita del gobernador y la creación de un nuevo club Kiwanis. En uno de los consejos zonales realizadas antes de abril 15, se deben elegir al nuevo vicegobernador y al vicegobernador-electo. Vea sus estatutos distritales al respecto e incluya el tema en la agenda de reunión.

Tamaño y composición En la mayoría de las zonas los miembros del consejo zonal incluyen al vicegobernador y a los presidentes de club. Muchos consejos también incluyen a los secretarios de club, al vicegobernador electo, las personas nombradas para la zona y los vicegobernadores o representantes de CKI y Key Club.

Reuniones Si las reuniones mensuales no son posibles, realice al menos uno cada trimestre con comunicación frecuente. Por lo menos dos consejos zonales pueden organizarse con otras actividades importantes a las cuales asisten los presidentes de club: 1.

Entrenamiento a Líderes de Club (mayo/junio). En el consejo inicial, el cual puede realizarse durante esta instrucción, el vicegobernador debe buscar información entre los nuevos presidentes de club sobre el lugar ideal para un nuevo club en la zona y establecer las fechas específicas para finalizar los pasos del proceso de creación de un nuevo club. En esta reunión preliminar también pueden analizarse los detalles de los objetivos del distrito y de la zona.

2.

Asamblea de elecciones de la zona (debe realizarse durante la segunda semana de abril). Analice cuidadosamente los estatutos de distrito (Artículo X) para cumplir con los requisitos, tales como la notificación por escrito. El vicegobernador inmediato anterior presidirá esta asamblea.

PUNTOS SUGERIDOS PARA LOS CONSEJOS ZONALES DURANTE EL AÑO Informe corto presentado por los miembros del consejo de la zona (si aplica) Informe de avance sobre los objetivos del distrito y de la zona Actualización de la programación de eventos de la zona Promoción de los futuros eventos y proyectos de la zona, del distrito y de la oficina internacional Análisis del crecimiento de membresía: obtenga el informe de cada club sobre el logro del objetivo de la cuota de nuevos socios. Forme parejas de clubes débiles con clubes más fuertes y dedique una parte de la reunión para compartir ideas y estrategias para mejorar la calidad de los clubes Promoción de futuros clubes Kiwanis Kids, Builders Club, Key Club, CKI, Aktion Club y Key Eventos y proyectos principales Análisis de informes mensuales, logros principales, futuros eventos y problemas actuales

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Visita oficial del gobernador Propósito Una gran reunión de la zona con el gobernador; los anfitriones son el vicegobernador y los clubes de la zona. Es una oportunidad para que el vicegobernador se reúna con el gobernador en privado para analizar el progreso de la zona y las posibilidades futuras. Es una oportunidad para que el gobernador trabaje directamente con los líderes de club durante un consejo zonal. Es una oportunidad para que el gobernador envíe un mensaje importante a los kiwanis y a las comunidades que se benefician con los servicios prestados por los clubes Kiwanis de la zona.

Asistencia Se debe invitar a todos los kiwanis. Cuando esté listo el programa final y se fijen los precios definitivos, se debe invitar a los clubes para que se inscriban con toda la antelación posible. Todos los líderes de club y de la zona deben asistir a la reunion zonal, previa a la cena de la visita oficial del gobernador. Los líderes de todos los Programas de Servicio y Liderazgo deben ser invitados (Kiwanis Kids, Builders Clubs, Key Clubs, CKI y Aktion Clubs). Los medios de comunicación locales deben asistir como invitados de la zona.

Planeación Durante el tiempo en que usted sea el vicegobernador designado, cree un comité especial de la zona para planear y realizar todos los preparativos. Reúnase con este comité para establecer tareas específicas y fechas para realizarlas. Realice seguimiento con frecuencia para asegurar que se cumpla con todas las fechas límite. Elabore el presupuesto. Determine todos los gastos, incluyendo la alimentación de los invitados, y establezca un precio por club o por persona. Asegúrese de que todos los gastos serán cubiertos. Determine la fecha con el gobernador. ¿Asistirá la esposa del gobernador? ¿Líderes del distrito o invitados especiales acompañarán al gobernador? ¿El gobernador pasará la noche en la zona? ¿Hay algún requerimiento o preparativo especial? Defina los gastos que corresponden a la zona. Determine el sitio específico, el programa y el menú, y firme un contrato. Asegúrese de que el espacio es suficientemente amplio para la cena y para realizar una reunión zonal previa a la cena. Elabore un programa provisional para el día, incluyendo la reunión privada del vicegobernador con el gobernador, la reunión zonal, los espacios para dirigirse a los Kiwanis y cena. (Asigne tiempo libre para descansar, cambiarse de ropas, etc.). Envíe el programa al gobernador para su revisión y aprobación.

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Determine el programa específico para la cena, incluyendo presentaciones, conferencistas, intervenciones del gobernador, entretenimiento, condecoraciones especiales y distinciones. La agenda debe incluir un horario. Confirme los conferencistas, presentadores, el entretenimiento, etc. (si aplica). Elabore una lista de invitados especiales y envíe las invitaciones. Incluya a los líderes de los Programas de Servicio y Liderazgo. Elabore y distribuya invitaciones para los clubes. Elabore e imprima el programa. Verifique que todas las presentaciones, reconocimientos y distinciones estén listas. Organice la mesa principal y todo el material y equipo necesarios (las tarjetas con los nombres correspondientes en cada puesto, centros de mesa, atril, campana, mazo, pendones, banderas, insignias, rótulos de identificación, sistema de sonido, etc.). Involucre a otros miembros de la familia Kiwanis en el programa/evento, si es oportuno.

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Recursos Evaluación del club Formato modelo Nombre del club: Club Kiwanis de: Nuevo presidente del club: (Nombre)

(No. de teléfono)

A. Observaciones del vicegobernador sobre las fortalezas/debilidades del club: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

B. Análisis de los informes mensuales (indique tendencias significativas en áreas tales como nueva membresía, retención de socios, asistencia a reuniones, programas de las reuniones, servicios, recolección de fondos): __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

C. Observaciones sobre el club realizadas por el presidente designado del club (fortalezas/mayores desafíos): __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

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Recursos Evaluación de la reunión del club Formato modelo FECHA DE REUNIÓN DEL CLUB: ______________ / __________ / ____________ Excelente

Bueno

Regular

Malo

Ideas para mejorar

Ceremonia de apertura Bienvenida a los invitados Desempeño de los comités Informes (Conciso, indica el avance) Servicio a la comunidad Conferencista (si aplica) Preparativos previos Presentación del invitado Calidad del conferencista Agradecimiento Membresía Participación Compañerismo Crecimiento Retención Programas de Servicio y Liderazgo Actividades en las que participan varios clubes Presupuesto Publicidad Promoción de los Objetivos Kiwanis Participación en las actividades de la zona, del distrito y de la oficina internacional

* Nota: para hacer sugerencias sobre el mejoramiento de las áreas deficientes del club, favor referirse al Manual de Crecimiento de Membresía (disponible en línea: www.kiwanisone.org/espanol).

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Nombramiento en un cargo Formato modelo Nombre del cargo: Responsabilidad(es):

Tareas principales y fechas establecidas para completar cada una: TAREAS

FECHAS DE LOGRO

_____________________________________________

__________________________

_____________________________________________

__________________________

_____________________________________________

__________________________

Características personales necesarias para ser exitoso:

Persona que acepta el cargo: Dirección: Número telefónico: Dirección de correo electrónico:

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Recursos Plan de acción Formato modelo Objetivo: (escriba una afirmación específica sobre un resultado deseado y fecha de logro) ETAPAS

PERSONA RESPONSABLE

FECHA DE LOGRO

FECHAS DE AVANCE

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Consejo zonal con visita oficial del gobernador Agenda sugerida La visita oficial a una zona proporciona al vicegobernador una oportunidad excepcional para trabajar directamente con los líderes de club, proporcionar información, motivar, enseñar y obtener realimentación. 1.

El vicegobernador llama al orden

2.

Invocación (opcional)

3.

Presentación de los dignatarios de distrito y presidentes de comités distritales presentes

4.

Llamado de lista de los clubes

5.

Presentación del gobernador (quien presidirá la reunión a partir de este punto)

6.

Relación de la zona con los objetivos del distrito a. Servicio b. Crecimiento de la membresía c. Creación de nuevos clubes e. Creación de nuevos clubes CKI, Key Club, Builders Club, Kiwanis Kids y Aktion Club f. Asistencia a la convención internacional g. Asistencia a la convención de distrito y reuniones educativas

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7.

Análisis del estatus de los clubes en la zona a. Crecimiento de la membresía y creación de nuevos clubes b. Actividades finalizadas o en curso c. Debate sobre los planes para los meses futuros

8.

Estatus de CKI, Key Club, Builders Club, Kiwanis Kids y Aktion Club a. Cooperación y supervisión por parte de los clubes padrinos b. Apoyo que necesitan los clubes de los Programas de Servicio y Liderazgo

9.

Apoyo que necesitan los clubes a. Problemas administrativos b. Recolección de fondos c. Niños Pequeños: Prioridad Uno d. CKI, Key Club, Builders Club, Kiwanis Kids y Aktion Club e. Otras áreas de servicio (servicios a la comunidad y a los jóvenes, valores humanos y espirituales) f. Relaciones públicas g. Programas de las reuniones de los clubes (compartir los programas) h. Entrenamiento Kiwanis

10. Recordatorio de informes (la lista dependerá de la época del año en la que se esté realizando la visita) a. Informes mensuales b. Certificado de elección de los delegados y de los suplentes para la convención internacional y la convención de distrito c. Informe Anual del Club (en octubre, inmediatamente después del año que termina) d. Informe Anual de Elecciones del Club (en abril – mayo) e. Cuotas anuales 11. Eventos especiales a. Club b. Zona c. Distrito 12. El distrito hacia el futuro a. Comentarios del gobernador sobre las fortalezas y desafíos b. Debate sobre cómo los líderes de la zona pueden apoyar 13. Si aplica, reserve un tiempo en la agenda para la elección del nuevo vicegobernador y vicegobernadorelecto. Consulte los estatutos de su distrito para conocer el procedimiento apropiado. 14. Se levanta la sesión

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Vicegobernador Lista mensual de tareas por realizar Marzo - abril (antes de comenzar en el cargo)

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Contactar a la oficina distrital para solicitar copias de los estatutos y reglamentos del distrito. Así mismo, para solicitar los nombres, direcciones y teléfonos de los nuevos presidentes y secretarios de su zona y verificar fechas, horas y lugares de los eventos más importantes y haga planes para asistir. Comenzar a formar a otros líderes de la zona que puedan ser sus sucesores. Contactar a su contraparte de Circle K para entablar una relación de cooperación. Hacer planes para asistir a las convenciones internacional y distrital. Participar en la visita del gobernador. Contactar a los presidentes-electos de los clubes para comenzar a conocerles.

Mayo (antes de comenzar en el cargo)

  



Asistir al Entrenamiento de Vicegobernadores-electos, liderado por el Gobernador-electo. Contactar al vicegobernador actual. Tomar nota de sus comentarios sobre cada club, en cuanto a fortalezas y debilidades indicadas en la hoja de Evaluación del Club (Cuestionario de Excelencia de Club). Pedir asesoría sobre los cargos clave que usted requiere en la zona para ser exitoso. Programar el Entrenamiento para Líderes de Club para nuevos presidentes y secretarios. Hacer la convocatoria informando lugar, fecha y hora de esta capacitación. Reúnase con el instructor certificado Kiwanis para planear el programa. La sesión de entrenamiento debe ser llevada a cabo en junio o julio. (Usted debe hacer los arreglos necesarios para dar instrucción individual antes del 1ro. de octubre, si algún presidente o secretario no puede asistir a la sesión general). Durante la sesión de Entrenamiento para Líderes de Club, se recomienda realizar un consejo zonal preliminar durante la hora del almuerzo. Algunos temas por cubrir son: — Convención del distrito — Convención internacional — Visita del gobernador (si ya conoce la fecha)

Junio (antes de comenzar en el cargo)

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Contactar a cada uno de los presidentes-designados de la zona y verificar que planean asistir a la sesión de Entrenamiento para Líderes de Club, la cual está bajo su responsabilidad. Solicitar un análisis verbal del presidente-designado de las fortalezas y principales desafíos del club para el próximo año. Tome nota de estos comentarios en el formato de evaluación del club. Promover que los clubes realicen una evaluación del club con sus socios (Cuestionario de Excelencia de Club) y establezcan un Plan de Éxito de su Club. Asistir a la convención internacional. Nombrar un equipo de líderes que le ayude a sus clubes a tener éxito, incluyendo un creador de clubes y consejeros de club (para nuevos clubes y para clubes en riesgo). Seleccionar una plaza para la creación de un nuevo club Kiwanis, y establecer los tiempos para la evaluación de oportunidades y el reclutamiento para la formación de ese nuevo club.

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Julio (antes de comenzar el cargo)

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Si aún no lo ha hecho, realizar la sesión de Entrenamiento para Líderes de Club (presidentes y secretarios) con el apoyo del instructor certificado de su zona (si lo hay). Afinar su plan de crecimiento para la zona del siguiente año. Realizar visitas de contacto a los clubes entre en julio y agosto. Promover los contactos entre los consejeros y los presidentes de club asignados al consejero, para que comiencen a establecer una relación de tutoría. Asegurarse que los consejeros de club reciban el entrenamiento adecuado para el cargo.

Agosto (antes de comenzar el cargo)

   

Asistir a la convención de distrito y promover la participación de los presidentes, secretarios y miembros del equipo de nuevos líderes. Pedir a cada uno de los presidentes-designados de su zona, hacer el compromiso de apadrinar un nuevo socio durante el próximo mes de octubre. Finalizar el plan de crecimiento para la zona. Terminar la evaluación de oportunidades para la creación de un nuevo club y entregar sus hallazgos al gobernador-electo durante la convención distrital.

Septiembre (antes de comenzar el cargo)

 

Reclutar a un nuevo socio para juramentarlo en su club. Programe la ceremonia de juramentación para octubre, para demonstrar su enfoque en el crecimiento. Recordar a los presidentes-designados las próximas reuniones. Programar las visitas oficiales al club y a la junta directiva, y termínelas tan pronto como sea posible, para poder maximizar la ayuda que les puede suministrar. (Todas las visitas oficiales deben hacerse antes del 15 de marzo).

Octubre

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Poner el reto a cada uno de los presidentes de club a que obtengan la llave de oro por reclutar a tres nuevos socios. Llevar a cabo una reunión oficial de la zona. El orden del día debe incluir los informes de progreso hacia el logro de las metas de cada presidente de club y de cualquier otro miembro del equipo de líderes de la zona. Recolectar y revisar los planes de mejoramiento de los clubes por parte de los presidentes.

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Noviembre 

  

Promover el mes de la familia Kiwanis, de la semana de la Fundación Kiwanis International. Monitorear el progreso del equipo de formación del nuevo club de la zona. Revisar el progreso de los consejeros de clubes nombrados para trabajar con clubes en riesgo.

Enero



Llevar a cabo una reunión oficial de la zona. El orden del día debe incluir los informes de progreso hacia el logro de las metas de cada presidente de club, y de cualquier otro miembro del equipo de líderes de la zona.

Febrero

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Contactar a las personas interesadas en servir en el cargo de vicegobernador(a). Programar una reunión informativa, para revisar el papel y las responsabilidades del cargo. Monitorear el progreso del equipo de formación del nuevo club de la zona. Revisar el progreso de los consejeros de clubes nombrados para trabajar con clubes en riesgo.

Marzo



Llevar a cabo la Reunión de Elecciones Oficiales de la Zona. (Ver requerimiento en el Formulario Reglamentario de los Estatutos de Distrito, artículo X, sección 3). Este puede ser un tema en el orden del día de un consejo zonal ordinario. Envíe los resultados de las elecciones a la oficina del distrito y de Kiwanis International antes del 30 de abril.

Abril

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Verificar que todos los clubes realicen la reunión anual y sus elecciones entre la primera semana de abril y la segunda de mayo. El Informe de Elecciones de Club debe enviarse a Kiwanis International antes del 1 de junio. (Ver el Formulario Reglamentario de los Estatutos de Club, Artículos XI y XII). Monitorear el progreso del equipo de formación del nuevo club de la zona. Revisar el progreso de los consejeros de clubes nombrados para trabajar con clubes en riesgo. Finalizar los planes para asistir a la convención internacional.

Mayo

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Contactar al vicegobernador-electo. Programar una fecha en junio para reunirse, después de la asistencia de él/ella al Entrenamiento a Vicegobernadores-electos. Monitorear el progreso del equipo de formación del nuevo club de la zona. Revisar el progreso de los consejeros de clubes nombrados para trabajar con clubes en riesgo.

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Junio

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Reunirse con el vicegobernador-electo para discutir el progreso y desafíos futuros de cada club, ofrecer asesoría, y fomentar un contacto temprano y continuo entre los presidentes-designados de los clubes y el vicegobernador-electo. Asistir a la convención internacional. Monitorear el progreso del equipo de formación del nuevo club de la zona. Revisar el progreso de los consejeros de clubes nombrados para trabajar con clubes en riesgo. Apoyar el Entrenamiento para Líderes de Club del próximo año. Llevar a cabo un consejo zonal.

Julio

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Monitorear el progreso del equipo de formación del nuevo club de la zona. Revisar el progreso de los consejeros de clubes nombrados para trabajar con clubes en riesgo.

Agosto



Asistir a la convención distrital.

Septiembre

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Recordar a los presidentes preparar el Informe Anual del Club con fecha límite del 31 de octubre. Felicitar al presidente de cada club por el buen trabajo realizado. Contactar al equipo de líderes de la zona. Revisar las metas alcanzadas. Felicitar a todos por el buen trabajo realizado. Ayudar a su sucesor. Entregar los archivos al vicegobernador designado. Ofrecerse como voluntario para ayudar durante el año próximo.

Octubre (después del cargo)



Como past vicegobernador inmediato, presidir la reunión de elecciones de la zona (a llevarse a cabo antes de la segunda semana de abril, según el Formulario Reglamentario de Estatutos de Distrito, Artículo X).

¡Felicitaciones en su año de excelencia!

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NOTAS

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MATERIALES DE REFERENCIA Su función es mantener un club sano y con socios involucrados. Use estas herramientas para hacer reconocimientos, recaudar fondos y mantener la buena salud de su club. Haga de su club lo mejor que éste pueda ser. Revise el Cuestionario de Excelencia de Club de Kiwanis y otras herramientas útiles en www.KiwanisOne.org/espanol.

En la vida lo único que se logra sin esfuerzo es el fracaso. —Anónimo

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MATERIALES DE REFERENCIA

Programas de condecoraciones y reconocimientos para clubes y socios Entregar condecoraciones y distinciones a las cuales su club, los dignatarios y otros socios tienen derecho, debe ser una práctica establecida a lo largo del año. La información sobre los programas de condecoraciones y reconocimientos será enviada por Kiwanis International.

Reconocimientos establecidos por Kiwanis International I. PARA CLUBES Y SOCIOS Estatus de Socio Vitalicio. Legión de Honor. Broche Ruby K por reclutar cinco o más nuevos socios. Sociedad de Líderes -– por donación de $100 a la Fundación. George F. Hixson Fellowship de la Fundación Kiwanis International por donación de US$1.000 a la Fundación. Placa de Honor de la Fundación Kiwanis International— por donación de US $2.000 a la Fundación Reconocimientos distinguidos por logros para clubes/socios. G. Harold Martin Fellow—por donación de US $250 al Fondo de Oportunidades Juveniles de Key Club. Carthage-Pullman Society Fellow—por donación de US $250 al Fondo del Mañana de Circle K. Sapphire Circle Honorary Fellow—por donación de US $1.000 al Fondo del Mañana de Circle K. II. PARA EL CLUB Parche para pendón por creación de un nuevo club, para clubes que patrocinen un nuevo club Kiwanis Parche para pendón de la Fundación Kiwanis International por la contribución de un club a la Campaña Anual de Donación de la Fundación. Parche para pendón de la Fundación Kiwanis International por la contribución de club al programa Skip-A-Meal Pendón de Honor otorgado por la Fundación Kiwanis International por apoyar los programas Placa de Honor, George F. Hixson Fellowship y Heritage Society. Los clubes que participan en proyectos del Día Mundial Kiwanis, Niños Pequeños: Prioridad Uno, y/o Lectura en Todo el Mundo califican para enviar los detalles de su proyecto y recibir un parche para pendón. Puede diligenciar el formulario en cualquier momento. No se requieren nominaciones por parte de algún líder o dignatario. Para proyectos a gran escala, por favor informe a Kiwanis International con anticipación para ayudarle a promover su proyecto. Todos los parches son enviados después de octubre 1 para el año previo. Siga las instrucciones en línea en KiwanisOne.org/oneday, KiwanisOne.org/ycpo, y KiwanisOne.org/read (sólo en inglés). Reconocimiento de club distinguido. Parche para pendón por padrino excelente de Kiwanis Kids, Builders Club, Key Club, CKI o Aktion Club—nominación presentada por un club de los Programas de Servicio y Liderazgo.

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Condecoraciones y reconocimientos establecidos por su distrito Usted se informará sobre éstos en las conferencias y convenciones de distrito y de la zona y con el material suministrado por su distrito. Comuníquese con su distrito para mayor información.

Condecoraciones y reconocimientos establecidos por su club Usted, su junta directiva o cualquiera de sus comités pueden otorgar condecoraciones o reconocimientos con nominaciones realizadas por sus propios socios o por personas no afiliadas a Kiwanis. Estudie el catálogo en línea del Almacén de la Familia Kiwanis para más posibilidades.

Condecoraciones por creación de nuevos clubes Condecoración del Presidente Internacional: una condecoración y un obsequio se entregarán a las dos personas—exceptuando al vicegobernador—que más hayan contribuido a la creación de un nuevo club Kiwanis. El vicegobernador debe diligenciar y enviar un formulario de certificación al Departamento de Procesamiento de Clubes. Por favor, tenga en cuenta que también existen otros incentivos para todas las formas de crecimiento de la membresía.

Reconocimiento por reclutar un nuevo socio 1-2-3 ¡Usted Tiene la Llave!: reclute nuevos socios durante el año administrativo actual y también será condecorado. Reclute un nuevo socio y recibirá un broche para solapa de llave de bronce. Reclute dos nuevos socios y recibirá un broche para solapa de llave de plata. Reclute tres socios y un broche para solapa de llave de oro estará en camino.

Legión de Honor

El programa de la Legión de Honor es una forma en la cual su club puede cooperar con Kiwanis International para condecorar a los socios de los clubes que hayan acumulado un total de 25 ó más años (no necesariamente sin interrupción) de membresía en uno o más clubes Kiwanis. Incluso un club creado hace menos de 25 años puede tener un socio con derecho a obtener la condecoración de la Legión de Honor, debido a que su membresía comenzó antes de su afiliación al club actual. Del catálogo del Almacén de la Familia Kiwanis se puede solicitar el broche para solapa de la Legión de Honor correspondiente y/o certificados. Estos especifican “25 años” o cualquier múltiplo de 5 mayor de 25—30-, 35, 40, etc. Todo miembro de la Legión de Honor debe ser condecorado en la misma forma cada vez que se acumulan cinco años adicionales de servicio.

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Publicaciones del club Boletín del club Los boletines mantienen en contacto a los socios del club, pueden mejorar el compromiso del socio y apoyan en el proceso de retención de socios. Los boletines del club pueden enviarse de diversas formas—en línea en un sitio web, por correo electrónico o impresos. En algunos clubes el secretario redacta el boletín. En otros, lo redacta un socio nombrado por el presidente como editor del boletín. Los recursos para el boletín est{n disponibles en www.KiwanisOne.org/espanol, en el enlace “Liderazgo y Educación”. A continuación encontrará algunos puntos a considerar: POSICIONAMIENTO DE MARCA: asegúrese de crear un boletín utilizando los estándares gráficos de Kiwanis. Puede encontrarlos en línea en www.KiwanisOne.org/espanol, en el enlace “Mercadeo y Relaciones Públicas”. PROGRAMACIÓN: un buen boletín llega a todos los socios con antelación a la reunión para la cual fue preparado. Comience con un programa sencillo basado en la programación de sus reuniones. CONTENIDO: considere estas ideas para su publicación: Anuncio de futuras iniciativas de servicio, programas de reuniones y otras actividades Consejos prácticos sobre liderazgo, servicio y administración del club Informes sobre logros de los comités y del club y condecoraciones por logros individuales Historias de los Programas de Servicio y Liderazgo que su club apadrina (Kiwanis Kids, Builders Club, Key Club, CKI, Aktion Club o Key Leader) Información sobre las actividades futuras de la zona, el distrito y Kiwanis International (la publicidad en el club es definitiva para el éxito de estas actividades) Información sobre acciones oficiales tomadas por la junta directiva o el club Un informe breve sobre la reunión anterior Convocatorias oficiales para reuniones en las cuales a los socios se les solicitará que voten y el texto de la enmienda a los estatutos o la resolución propuesta Noticias y eventos importantes de la comunidad Reseñas biográficas de nuevos socios Recordatorio para los socios para compartir su historia Kiwanis y traer invitados Artículos “divertidos” como humor, fotografías de los socios cuando eran bebés para ser identificados y una columna de “Adivine quién es” en donde se suministren unos pocos datos sobre el socio, etc. Noticias de interés general sobre los socios –por ejemplo, un ascenso, matrimonio, jubilación, condecoración o un nuevo hijo o nieto (para esto primero solicite autorización al socio)

Sitos web del club Averigüe cómo crear o mejorar el sitio web de su club en www.KiwanisOne.org/webtools (enlace disponible en inglés).

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Publicaciones de Kiwanis International Revista KIWANIS La revista KIWANIS, una publicación oficial de Kiwanis International, se envía a todos los socios de los clubes anglohablantes en los Estados Unidos y Canadá. Otros socios y personas que no son socios pueden comprarla por medio del Formulario de Información sobre Membresía. ENVÍO DE HISTORIAS: se invita a los clubes y a los socios a enviar sus historias sobre logros Kiwanis vía www.kiwanis.org/shareyourstory, por correo electrónico a [email protected] o por correo a KIWANIS magazine, 3636 Woodview Trace, Indianapolis, IN 46268, USA. La revista recibe muchos artículos, de manera es posible que su información no sea publicada; sin embargo, todos los envíos se toman en consideración y se agradecen. FOTOGRAFÍAS: la revista KIWANIS utiliza fotografías profesionales de calidad. Se prefieren fotografías digitales de alta resolución, en color. . Toda persona que aparezca en una foto en alguna de las publicaciones debería firmar su consentimiento. Esto es requerido para cualquier foto en las publicaciones oficiales. Para mayor información sobre la revista KIWANIS ingrese a www.kiwanis.org/magazine (enlace disponible en inglés).

Kiwanis International al Día

El boletín electrónico mensual, Kiwanis International al Día, está disponible para los socios y quienes no son socios de todo el mundo, sin costo. La publicación presenta inspiradoras historias de clubes de todo el mundo y difunde noticias y recursos de Kiwanis International. Está disponible en alemán, chino, español, francés, inglés, italiano, japonés y neerlandés. Para suscribirse visite www.kiwanis.org/email

Publicaciones de la familia Kiwanis Kiwanis International publica ediciones periódicas para otros miembros de la familia Kiwanis (sólo en inglés): K-Kids Zone para los niños que asisten a la escuela primaria, miembros de K-Kids. Builders Bloc para los niños que asisten a los grados 7° y 8° y son miembros de Builders Club. Key Club para los jóvenes que asisten a los grados 9° a 12° y son miembros de Key Club. CKI para los jóvenes estudiantes universitarios y son miembros de Circle K International.

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Sitios web de Kiwanis International www.kiwanis.org se ofrece principalmente al público, presenta los inspiradores logros de los clubes Kiwanis en todo el mundo, lo que permite conocer la organización y su propósito. www.KiwanisOne.org está diseñada para los socios Kiwanis y contiene recursos, así como una red interactiva para compañeros kiwanis. Visite www.KiwanisOne.org/espanol para encontrar recursos en español, en temas de educación, crecimiento, normativa y programas de servicio Kiwanis.

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Programas de Servicio y Liderazgo: miembros de la familia Kiwanis Además de Kiwanis, la familia de Kiwanis International incluye cinco organizaciones de servicio y otros tres programas de condecoración o desarrollo de liderazgo: K-Kids, Builders Club, Key Club, CKI, Aktion Club, Key Leader, Niños Destacados y Bring Up Grades (Incremento de Notas). Los socios de un club Kiwanis tienen la oportunidad de patrocinar un club de servicio y tener un impacto directo sobre la gente joven y/o adultos con discapacidades, con actividades que mejoran la autoestima y apoyan el desarrollo de aptitudes de liderazgo y comunicación. Como resultado el club Kiwanis patrocinador disfrutará de: Incremento en la participación de los socios en proyectos de servicio y de recolección de fondos El inicio de programas innovadores de club Enriquecer la imagen del club La capacidad de tener impacto directo en la vida de otros y hacer la diferencia Incremento de la membresía Por favor, estudie las descripciones de los Programas de Servicio y Liderazgo y visite el sitio web correspondiente para decidir cuál programa disfrutarían más en patrocinar los socios Kiwanis de su club. Paquetes de Presentación y Paquetes de Creación de Club están disponibles en el Departamento de Programas de Servicio y Liderazgo en la Oficina de Kiwanis International.

K-Kids La rama más joven de la familia Kiwanis proporciona a la gente joven, con edad entre los 6 y los 12 años, la oportunidad de desarrollar el autoestima, el buen carácter, las aptitudes de liderazgo, ética, valores y el respeto por otros. Un club K-Kids puede existir en una escuela elemental o en una institución equivalente, o como un club comunitario. Un club K-Kids puede ser co-patrocinado por un Key club y/o un club CKI. Correo electrónico: [email protected] Sitio web: www.kiwaniskids.org

Builders Club Para estudiantes de secundaria (junior high/middle school), con edades desde los 12 a 15 años, Builders Club proporciona a sus miembros la posibilidad de hacer una contribución personal a su escuela, comunidad y compañeros. Como su lema indica, “Creando Líderes”, Builders Club es una organización internacional dirigida por estudiantes que proporciona a sus miembros las oportunidades para prestar servicio, desarrollar el carácter y el liderazgo. Este club puede existir en una secundaria (junior high/middle school) o una institución equivalente o como un club comunitario. Un Builders Club puede ser co-patrocinado por un Key Club y/o un club CKI. Correo electrónico: [email protected] Sitio web: www.buildersclub.org

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Key Club International Key Club International es la organización de servicio para estudiantes de secundaria más grande del mundo. Involucra estudiantes de secundaria, con edades desde los 15 a los 19 años, en el servicio a la comunidad y a la escuela; Key Club forma líderes jóvenes y buenas personas. Un Key Club puede existir en una escuela secundaria o en una institución equivalente, o como un club comunitario. Correo electrónico: [email protected] Sitio web: www.keyclub.org

Circle K International Circle K International es una organización universitaria de servicio que abarca los principios del servicio, el liderazgo y el compañerismo. Dedicada a incorporar estudiantes universitarios en el servicio en el campus y en la comunidad, CKI forma líderes excelentes y buenas personas. Un club CKI se organiza en un instituto o campus universitario. Correo electrónico: [email protected] Sitio web: www.circlek.org

Aktion Club La misión de Aktion Club es proporcionar a los ciudadanos adultos con discapacidades, la oportunidad de desarrollar la iniciativa y el liderazgo, de servir a su comunidad, de integrarse a la sociedad y mostrar la dignidad y el valor de los ciudadanos discapacitados. Un Aktion Club puede ser patrocinado por más de un club Kiwanis o una zona y puede ser co-patrocinado por un Key club y/o un club CKI. Correo electrónico: [email protected] Sitio web: www.aktionclub.org

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Key Leader Kiwanis International ha creado una experiencia de liderazgo para los futuros jóvenes líderes del siglo XXI. Key Leader presenta el concepto del liderazgo basado en el servicio para la próxima generación de líderes locales, nacionales y mundiales. Al suministrar la base sobre la cual toda la experiencia del liderazgo futuro estará fundamentada, un Key Leader es alguien que ha aprendido la lección más importante sobre liderazgo: El liderazgo viene de ayudar a otros a tener éxito. Los eventos de Key Leader se realizan anualmente alrededor del mundo. Se invita a los clubes Kiwanis locales a asociarse con los voluntarios Key Leader del distrito para informar a las escuelas locales. Invite a su club a apoyar a un joven o a varios para que asistan a un evento del Key Leader. Haga un compromiso valioso apoyando la próxima generación. Permita a líderes jóvenes de todo el mundo compartir las lecciones aprendidas al ayudar a otros. Correo electrónico: [email protected] Sitio web: www.key-leader.org

Niños Destacados Niños Destacados es un programa de reconocimientos que promueve la formación del carácter, la autoestima positiva y la perseverancia. Los estudiantes establecen metas específicas para mejorar el comportamiento, las relaciones con sus compañeros, la asistencia o el trabajo en la escuela y se esfuerzan por alcanzar estas metas. Los premios incluyen recibir un botón del programa Niños Destacados, una fiesta temática, y entrega de certificados, lápices, adhesivos y otros obsequios. Correo electrónico: [email protected] Sitio web: www.kiwaniskids.org

Bring Up Grades (Incremento de Notas) Bring Up Grades o BUG (Incremento de Notas) - es un programa para premiar estudiantes que incrementen sus notas a un nivel satisfactorio y las mantengan o continúen incrementándolas de un período de calificaciones a otro. Los premios incluyen ser inscrito en la Lista BUG de la escuela, una pizza, helado u otra comida en una fiesta temática de comidas y entrega de certificados, botones, lápices y otros obsequios. Correo electrónico: [email protected] Sitio web: www.kiwaniskids.org

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Patrocinio de un Programa de Servicio y Liderazgo La función del club Kiwanis padrino Inicia la creación del club patrocinado Obtiene la aprobación de los dignatarios de la escuela para la creación del club, si éste se crea en una escuela Recluta los miembros iniciales Programa la reunión de creación Envía la solicitud de la Carta de Constitutiva a Kiwanis International Organiza la Ceremonia de Entrega de la Carta Constitutiva Proporciona coordinación, asesoría, apoyo e instrucciones en forma continua, de acuerdo con los requisitos de patrocinio

Requisitos de patrocinio Estos lineamientos le ayudarán a influir en forma dinámica y positiva en los clubes de los Programas de Servicio y Liderazgo que dirija. 1.

Nombre un kiwanis o un comité conformado por socios Kiwanis para que sean asesores del Programa de Servicio y Liderazgo

2.

Asista a las reuniones y eventos del Programa de Servicio y Liderazgo

3.

Tenga una partida de gastos en la cuenta de servicios para este programa

4.

Reúnase cada año con el director de la escuela o administrador de las instalaciones

5.

Asegúrese de que todas las cuotas se paguen

6.

Asegúrese de que los dignatarios del Programa de Servicio y Liderazgo reciban el entrenamiento indicado

7.

Programe una reunión anual con los líderes Kiwanis y los del Programa de Servicio y Liderazgo

8.

Sea el anfitrión o participe en actividades conjuntas

9.

Invite a los socios del club del Programa de Servicio y Liderazgo a las reuniones Kiwanis

10. Asegúrese de que los miembros del Programa de Servicio y Liderazgo tengan oportunidades para recibir entrenamiento adicional al entrenamiento recibido en el club Key Leader: estos requisitos no aplican necesariamente a Key Leader, el cual es un evento de liderazgo de fin de semana para estudiantes de secundaria. Conozca más sobre Key Leader en www.key-leader.org.

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Fundación Kiwanis International Desde 1939 la Fundación Kiwanis International ha sido la organización benéfica de recolección de fondos de Kiwanis International. La fundación mantiene varios fondos de donación en los cuales donaciones y herencias se depositan para conservar el legado Kiwanis. Todo kiwanis en el mundo es un socio de la Fundación Kiwanis International. Los kiwanis, por consiguiente, eligen las formas para apoyar en forma a continua la fundación, contribuyendo con los programas creados, incluyendo a la fundación en su testamento, o nombrando a la fundación como uno de los beneficiarios en sus pólizas de seguro. Los kiwanis aseguran la perpetuación de la Fundación Kiwanis International y su misión: “Apoyar a Kiwanis International en servir a los niños del mundo”. Debido a que los kiwanis son solidarios y dan muy generosamente, la fundación puede financiar donaciones para las actividades y programas que satisfacen las principales necesidades de los niños en todo el mundo. Para mayor información, visite el sitio web de la Fundación en www.kiwanis.org/foundation.

Programas de la Fundación Kiwanis International PLACA DE HONOR (Tablet of Honor) Este nivel de condecoración ofrecido por la fundación honra a individuos que lo merecen, clubes Kiwanis, zonas, distritos u organizaciones que hayan dedicado servicio ejemplar a Kiwanis, su club, comunidad o humanidad. Esta condecoración significa una contribución mínima de US$2.000. Conozca más sobre este programa en www.kiwanis.org/foundation/tablet (disponible en inglés). CÍRCULO DE FUNDADORES (Founders Circle) Un grupo exclusivo de donantes individuales quienes contribuyen con una donación, o serie de donaciones, que sumen un total de US$25.000 (ó más) a la Fundación Kiwanis International. SOCIEDAD DEL LEGADO MARY Y BO SCHAFER Las personas que registrar contribuciones planeadas de US$50.000 ó más, son miembros estimados de este grupo especial SOCIEDAD DEL LEGADO KIWANIS (The Heritage Society) La membresía a esta sociedad incluye kiwanis y amigos que apoyan el trabajo de la Fundación Kiwanis International a través de donaciones futuras de cualquier cantidad como herencias, fideicomisos, rentas vitalicias o seguros. Conozca más sobre este programa en www.kiwanis.org/foundation/heritage (disponible en inglés). GEORGE F. HIXSON FELLOWSHIP Personas, clubes Kiwanis, zonas y distritos crean una membresía individual a través de una contribución de US$1.000 o una contribución mínima inicial de US$200, con el compromiso de donación del valor restante durante los cuatro años siguientes. El estatus de nivel Diamante se obtiene con una contribución adicional de US$1.000. FONDO KIWANIS DE LOS NIÑOS (Kiwanis Children’s Fund) El fondo Kiwanis de los niños se creó por la fundación para proporcionar a los kiwanis, en forma individual, una oportunidad de hacer donaciones que ayuden a financiar las necesidades de los niños en todo el mundo a través del programa de donaciones de la fundación.

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SOCIEDAD DE LÍDERES KIWANIS (Kiwanis Leadership Society) Este programa proporciona a los clubes Kiwanis, zonas y distritos una oportunidad de condecorar a las personas que lo merecen por sus logros en liderazgo y servicio a la familia Kiwanis con una contribución de US$250. Conozca más sobre este programa en www.kiwanis.org/foundation/leadership (disponible en inglés). PROGRAMA DE CONMEMORACIÓN Y TRIBUTO A PERSONAS FALLECIDAS (Memorials and Tributes) Las contribuciones a este programa honran a un kiwanis fallecido, miembro de la familia o amigo. Las contribuciones de tributo y “en honor de” se hacen para honrar a kiwanis, miembros de la familia o amigos en sus aniversarios, cumpleaños y otras ocasiones especiales. CAMPAÑA ANUAL DE DONACIONES (Annual Gift Campaign) La Campaña Anual de Donaciones se realiza entre el 1 de octubre y el 30 de septiembre cada año, para proveer a la fundación con su principal fuente de fondos no restringidos. Estos fondos apoyan los programas de la familia Kiwanis. CAMPAÑA SKIP-A-MEAL Los socios Kiwanis y las personas que no son kiwanis pueden participar en este programa de club. El costo estimado de una comida es donado a la fundación. Conozca más sobre este programa en www.kiwanis.org/foundation/skipameal (disponible en inglés).. CLUB DE HONOR El parche de pendón para Club de Honor condecora clubes que sobresalen en apoyar a la Fundación Kiwanis International a través de las membresías en los programas Sociedad del Legado Kiwanis, la Placa de Honor y/o George F. Hixson Fellowship. CONDECORACIÓN ROBERT P. CONNELLY POR HEROÍSMO Esta condecoración se entrega en honor de Robert P. Connelly, un compañero kiwanis que dio su vida tratando de salvar la vida de otro. La condecoración se entrega a personas quienes, como Connelly, ponen su propia vida en riesgo por el bien de otro.

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APOYO A LA FAMILIA KIWANIS La fundación ha proporcionado apoyo financiero significativo a nuestros Programas de Servicio y Liderazgo y otros programas Kiwanis, tales como: Anualmente más de 100 becas por igual valor para Key Club y Circle K International Video de entrenamiento sobre iniciativas de servicio para el Key Club, CKI, Builders Club y K-Kids Instituto de Liderazgo Experiencial de Circle K International Entrenamiento de Administradores de Distrito de Builders Club Condecoración de Liderazgo de Builders Club para cada distrito Donación de US$10.000 para el ganador anual de la Medalla de Servicio Mundial Donaciones por igual valor para los distritos de Kiwanis International Usted puede comunicarse con la fundación escribiendo a: 3636 Woodview Trace, Indianápolis, Indiana 46268-3196 Llame: 800-KIWANIS (sólo U.S.A. y Canadá), 317-875-8755 (en todo el mundo) Correo electrónico: [email protected] Sitio web: www.kiwanis.org/kif

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Normativa de Kiwanis International Los documentos normativos que rigen a Kiwanis International fueron creados como una guía de referencia para líderes Kiwanis en el club, la zona y el distrito. Estos incluyen los Estatutos de Kiwanis International, las Políticas y Procedimientos de la Junta Directiva de Kiwanis International y los Formatos Estándar para Estatutos de Club y de Distrito. Los Estatutos de Kiwanis International, anteriormente conocidos como la Constitución, sólo pueden ser enmendados por la Asamblea de Delegados en la convención internacional, mientras que el documento anteriormente conocido como los Estatutos Internacionales puede ser enmendado en la convención internacional o en una reunión del Concejo Internacional. La Junta Directiva de Kiwanis International puede revisar las Políticas y Procedimientos en cualquier momento. Los Formatos Estándar para Estatutos de Club y Estatutos de Distrito generalmente son revisados sólo de acuerdo con cambios aprobados en los Estatutos Internacionales; sin embargo, la junta directiva internacional puede enmendarlos en cualquier momento, si así lo estima necesario. La versión más actualizada de los Estatutos Internacionales y del Formato Estándar de Estatutos de Club Kiwanis se encuentra disponible en: www.KiwanisOne.org/espanol en el enlace “Normativa”.

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Estatus de club Estatus “a paz y salvo” Para estar “a paz y salvo” un club Kiwanis debe cumplir con las Acciones Esenciales de un club Kiwanis, de acuerdo con la definición de la junta directiva internacional, las cuales son: A.

Cumplir con todo lo dispuesto en los Estatutos y Políticas y Procedimientos de Kiwanis International, sus distritos y federaciones (si existe alguna). B. Cumplir con el Formato Estándar para Estatutos de Club actual, modificado de acuerdo con lo aprobado por la junta directiva internacional. C. Implementar proyectos de servicio a la comunidad, incluyendo aquellos que apoyan al programa Niños Pequeños: Prioridad Uno. D. Patrocinar o apoyar un programa de Kiwanis Kids, clubes Builders Club, Key Club, CKI club, Aktion Club o Kiwanis Junior club (cuando esto sea posible). E. Mantener una membresía activa, privilegiada y sénior, de no menos de quince (15) socios; fijar una meta de un incremento neto de por lo menos un (1) socio por año; e implementar orientación e inducción formal para nuevos socios. F. Pagar las cuotas, suscripciones y otras obligaciones a Kiwanis International, su distrito y su federación (si existe alguna), dentro de los noventa (90) días siguientes a su fecha de vencimiento. G. Reunirse por lo menos dos veces al mes en una reunión de club bien manejada, informativa y divertida, que contenga un programa informativo y siga una agenda con tiempo programado. H. Llevar a cabo reuniones de junta directiva por lo menos una vez al mes. I. Los dineros recibidos de los proyectos de recolección de fondos en los cuales el público participe, o de los socios o de otros para las actividades de servicio patrocinadas por el club, deben separarse de los fondos administrativos y sólo deben utilizarse para actividades benéficas y educativas. J. Completar la organización anual del club, incluyendo la elección y envío del informe de dignatarios elegidos (junta directiva elegida) y el nombramiento de los comités. K. Enviar a los dignatarios de club al Entrenamiento de Líderes de Club. L. Participar en las actividades del distrito y de la zona, incluyendo el cumplimiento de la obligación de sus delegados de club de asistir a las convenciones de distrito. M. Enviar todos los informes requeridos por Kiwanis International y el distrito y la federación (si existe alguna).

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Clubes que no están al día con sus obligaciones financieras A.

B.

C.

D.

E.

Suspensión de la carta constitutiva: cuando un club falla en pagar sus cuotas o suscripciones u otras deudas que excedan US$150 a Kiwanis International, o cuotas anuales a su distrito o federación (si existe alguna) dentro de los noventa (90) días siguientes de la fecha de vencimiento de dicha suma, se considerará que el club no está al día con sus obligaciones financieras y se incluirá en el estatus de carta constitutiva suspendida (CS). Prohibición de la representación del delegado de club: un club que no está al día con sus obligaciones financieras o que debe cuotas, no tiene derecho a representación de delegados en ninguna asamblea o convención de distrito, de federación (si existe alguna) o internacional. Notificación escrita e informe de estatus: el director ejecutivo o persona designada enviará al último presidente y secretario informados por el club, una notificación escrita y las razones por las cuales el club no se encuentra al día con sus obligaciones financieras, a más tardar ciento veinte (120) días luego de que la deuda esté vencida y se enviarán copias al distrito. También se enviará notificación escrita, a más tardar dentro de ciento cincuenta días (150), a todos los últimos socios informados por el club. Revocación de la carta constitutiva: cuando un club falla en pagar sus cuotas, suscripciones u otras obligaciones a Kiwanis International, a la federación (si existe alguna) o en pagar cuotas a su distrito dentro de los ocho (8) meses siguientes al vencimiento de tales valores, de acuerdo con los Estatutos Internacionales, la carta constitutiva y la membresía deben ser revocadas en la siguiente reunión de junta directiva de Kiwanis International. Cuando la junta directiva internacional decide revocar la carta constitutiva de un club por el incumplimiento de las obligaciones financieras, dicho club será notificado de inmediato de tal acción por el director ejecutivo o persona designada. Se le informará al último presidente y secretario del club que haya sido reportado a Kiwanis International y al distrito, del estatus de carta constitutiva pendiente de revocación (PR) dos (2) meses antes de la fecha de revocación. Regreso al estatus “a paz y salvo”: si en cualquier punto de este proceso, anterior a la revocación de la carta constitutiva, el club paga toda su deuda, el club deber{ volver a su estatus “a paz y salvo” y deberá notificárselo el director ejecutivo o la persona designada.

Clubes en riesgo debido a escasa membresía A.

B.

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Condiciones y notificación: dentro de los treinta (30) días siguientes, luego de la expedición de la membresía certificada del 30 de septiembre, el director ejecutivo o persona designada notificará a cada distrito los clubes que en su distrito tengan la membresía certificada del 30 de septiembre por debajo de quince (15). Tales clubes se consideran en riesgo. Apoyo: durante el período en que se estima que un club está en riesgo, Kiwanis International y/o el distrito proporcionarán programas de aumento de membresía para ayudar al club en el proceso de incrementar su membresía, hasta un nivel en donde el club pueda funcionar por completo y pueda cumplir con sus responsabilidades de club, de acuerdo con lo requerido en las Acciones Esenciales.

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Informes, verificaciones y formularios para el año administrativo A continuación se enumeran algunos informes y verificaciones que deben enviar el presidente y/o secretario de club durante el año administrativo. Consulte el catálogo del Almacén de la Familia Kiwanis en www.kiwanis.org para otros materiales útiles.

DESCRIPCIÓN

FECHA DE VENCIMIENTO

SE REQUIERE Informe anual de elecciones de club Diligenciado por: el secretario Propósito: informar a Kiwanis International y al distrito los dignatarios del club para el nuevo año administrativo. Esta información se publicará en el directorio de Kiwanis International. Kiwanis International envía el formulario a mediados del mes de abril.

1 de junio

Informe Anual del club Diligenciado por: el presidente y el secretario Propósito: informar las actividades y servicio del club durante el año. Kiwanis International lo envía por correo electrónico al secretario del club a comienzos del mes de septiembre.

31 de octubre

Formulario de información de membresía Diligenciado por: el secretario Propósito: adicionar, eliminar o transferir un socio, modificar la información de un socio, o adicionar la suscripción de una persona que no es kiwanis a la revista KIWANIS. Los formularios nuevos se envían automáticamente con cada facturación anual. Los formularios adicionales se envían previa solicitud a Kiwanis International.

Envíelo a Kiwanis International inmediatamente después de su diligenciamiento

Notificación de cambio de presidente/secretario de club Diligenciado por: el secretario Las copias se deben solicitar al Departamento de Servicios a los Socios.

Envíelo a Kiwanis International inmediatamente después de la actualización de la información del presidente/secretario

Certificación de delegados Diligenciado por: los asistentes a la convención Propósito: designar representantes oficiales del voto del club para la convención internacional. Kiwanis International envía el certificado a los socios inscritos, con instrucciones para diligenciarlo y enviarlo.

30 días de antelación a la convención internacional

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DESCRIPCIÓN

FECHA DE VENCIMIENTO

OTROS Informe oficial mensual Diligenciado por: el secretario Propósito: informar las actividades administrativas y de servicio del club durante el mes. Inscripción y alojamiento para la convención internacional Diligenciado por: los asistentes a la convención Propósito: inscribir a los asistentes a la convención y reservar el alojamiento en un hotel. Los formularios de inscripción y alojamiento se encuentran disponibles en el sitio Web de Kiwanis International para los socios.

Siga las instrucciones sobre la fecha indicada en el formulario

Certificación de delegados a la convención de distrito e inscripción Diligenciado por: los asistentes a la convención distrital Propósito: inscribir los asistentes a la convención y reservar el alojamiento. Los formularios son enviados por el distrito.

Siga las instrucciones sobre la fecha de vencimiento incluidas en el formulario

Informe anual para organizaciones sin ánimo de lucro Diligenciado por: el secretario En algunas áreas (departamentos, estados, provincias, países), a las organizaciones sin ánimo de lucro, como un club Kiwanis, se le solicita presentar un informe anual. Verifique con un abogado tributario local o el funcionario gubernamental indicado para determinar si esto aplica a su club.

Varía

Informes relacionados con el cubrimiento de los empleados enviado a entidades gubernamentales Diligenciado por: el secretario o el tesorero En algunas áreas, las entidades del gobierno exigen a los empleadores (incluyendo los clubes Kiwanis que emplean secretarias administrativas, etc.) informes y pagos. Los requisitos varían de país a país. Verifique con las oficinas gubernamentales locales.

Varía

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NOTAS

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ÍNDICE

Aktion club página 86 Análisis de la comunidad página 32 Auditoría anual página 15 Boletín del club página 82 Boletín Kiwanis International al Día página 83 Bring Up Grades página 87 Builders club página 85 Circle K página 86 Comités página 24 Condecoraciones y reconocimientos establecidos por Kiwanis International página 80 Consejo zonal página 66 Cuentas Administrativa página 13 Servicio página 13 Estatus de club página 93 Evaluación de club página 33 Fundación Kiwanis International página 89 Junta directiva página 29 Informes, verificaciones y formularios para el año administrativo página 95

Juramentación de nuevos socios de nuevas juntas directivas K- Kids Key Club Key Leader Legión de honor Niños Destacados Niños Pequeños: Prioridad Uno Presidente Presidente-electo Publicaciones de familia Kiwanis Reunión anual de club Revista Secretario Sitios web Tesorero Vicegobernador Vicepresidente Visita oficial del gobernador

página 44 página 46 página 85 página 86 página 87 página 81 página 87 página 25 página 21 página 28 página 83 página 36 página 83 página 1 página 84 página 11 página 59 página 28 página 67

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3636 Woodview Trace Indianapolis, IN 46268 USA Teléfono: +1-317-875-8755, ext. 411 EE.UU. y Canadá: +1-800-KIWANIS, ext. 411

Versión 2011 GIGR-509-3