MANUAL TECNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

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MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

ÍNDICE

CONTENIDO

PAGINA

INTRODUCCION .......................................................................................................................4 DEFINICIÓN............................................................................................................................................................................................. 4 BENEFICIOS............................................................................................................................................................................................. 4 FUNCIONAMIENTO DE LA SUCURSAL VIRTUAL DE EMPRESAS.......................................................................................... 5 Requerimientos...................................................................................................................................................................................5 Modo de operación............................................................................................................................................................................5 Cómo operar la sucursal virtual de empresas?............................................................................................................................6

SEGURIDAD ..............................................................................................................................7 SEGURIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS.................................................................. 7 Esquema s de seguridad de la sucursal virtual empresas ...........................................................................................................7 REGLAS DE SEGURIDAD..................................................................................................................................................................... 9 Creación de Reglas de Seguridad ................................................................................................................................................10 CAMBIO DE CLAVE............................................................................................................................................................................ 14 Cambio de Clave por Expiración de la Clave Actual...............................................................................................................14 Cambio de Clave por Decisión del Usuario ...............................................................................................................................15 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE SEGURIDAD.................................................................................................................... 16 SEGURIDAD INFORMÁTICA EN BANCOLOMBIA..................................................................................................................... 20 POLÍTICA DE PRIVACIDAD.............................................................................................................................................................. 21

MÓDULO S DE ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS .......................................................23 MÓDULO DE AUTOGESTION.......................................................................................................................................................... 23 Módulo de autogestión empresas ................................................................................................................................................24 Módulo de autogestión usuarios .................................................................................................................................................26 Activación de usuario, asignación de rol, creación perfil.......................................................................................................29 Crear y Asignar Perfil .....................................................................................................................................................................31 Regeneración de claves ..................................................................................................................................................................36 CONSULTAS Y REPORTES DE AUDITORIA ................................................................................................................................. 40 Consulta de Transacciones y Reportes de Auditoria ................................................................................................................41 Consultas de logs auditoria...........................................................................................................................................................42 Mis transacciones............................................................................................................................................................................42 ESTADO DE LAS TRANSACCIONES .............................................................................................................................................. 43 PREGUNTAS FRECUENTES ............................................................................................................................................................... 45

FORMATOS DE ENTRADA DE LA SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS BANCOLOMBIA .....................................................................................................................................................51 1. PAGOS SAP - INFORMACIÓN SUMINISTRADA POR EL CLIENTE.................................................................................... 51 2.) FORMATO CSV PARA IMPORTAR CUENTAS....................................................................................................................... 56 3.) FORMATO RECAUDOS DE ENTRADA - BANCOLOMBIA.................................................................................................. 58 4.) ESPECIFICACIONES DEL NUEVO FORMATO PAB:............................................................................................................... 61

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5.)PAGO DE NOMINA CON BANCOLOMBIA PREPAGO (EFECTIVO SEGURO) INSTRUCTIVO PARA EL ENVIO DE INFORMACIÓN.................................................................................................................................................................................... 65 ANEXO ................................................................................................................................................................................................... 71 1. Clase de transacciones contenidas ..........................................................................................................................................71 2. Códigos de estados de transacción.........................................................................................................................................71 3. Códigos instituciones financieras............................................................................................................................................73

FORMATOS DE SALIDA DE LA SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS BANCOLOMBIA 75 1. FORMATO ARCHIVOS DE MOVIMIENTOS .............................................................................................................................. 75 1.1 Archivo de movimiento por fechas .........................................................................................................................................75 1.2 Formato Extracto en Medio Magnético ...............................................................................................................................76 1.3 Formato Notas Débito y Crédito............................................................................................................................................76 1.4 Movimiento Tarjeta de crédito................................................................................................................................................77 1.5 Movimiento de remesas............................................................................................................................................................78 1.6 Control de presupuestos ..........................................................................................................................................................79 2. FORMATO DE SALIDA RECAUDOS........................................................................................................................................... 80 2.1 Formato recaudos de salida BANCOLOMBIA..............................................................................................................................80 2.2 Formato de salida de recaudos ASOBANCARIA 98......................................................................................................................82 3. FORMATO DE RESPUESTA ESTADO DE PAGOS............................................................................................................... 83 4. ARCHIVO DE NOVEDADES NO MONETARIAS RECHAZADAS......................................................................................... 84 5. ARCHIVO DE NOVEDADES MONETARIAS.............................................................................................................................. 86 5.1 Registro de Control de Lote ....................................................................................................................................................87 5.2 Registro Detalle de Transacciones ........................................................................................................................................88 5.3 Registro de Documentos (opcional) ......................................................................................................................................88 6. FORMATO ARCHIVOS DE ESTABLECIMIENTOS AFILIADOS............................................................................................ 91 6.1 Archivo establecimientos afiliados........................................................................................................................................91 7. FORMATO ARCHIVOS DE CUENTA CENTRALIZADORA ................................................................................................... 93 8. FORMATO ARCHIVOS DE CREDITO PRIVADO....................................................................................................................... 94 ANEXOS................................................................................................................................................................................................. 94 1. Códigos de respuesta de recaudos formato BANCOLOMBIA.............................................................................................94 2. Tablas del Formato salida de recaudos ASOBANCARIA 98...............................................................................................96 3. Tabla de códigos de respuestas de Pagos...............................................................................................................................97 4. Clase de tra nsacciones contenidas ....................................................................................................................................... 100

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INTRODUCCION La Sucursal Virtual Empresas le permite manejar mejor su negocio y esta desarrollada para facilitarle el desempeño y la eficiencia en el manejo de la Tesorería y su relación con BANCOLOMBIA. Tenemos módulos de seguridad que se adaptan a sus especificaciones y métodos, los mejores recursos para que usted pueda hacer todo, absolutamente todo lo que hace y mas de una manera fácil y rápida.

DEFINICIÓN Servicio a través de Internet mediante el cual una empresa puede manejar integralmente su tesorería las 24 horas del día, los 7 días de la semana, 365 días del año, desde cualquier lugar del mundo, con la más alta tecnología en seguridad y calidad.

BENEFICIOS § § §

§ § § § § § §

Permite conectarse al Banco las 24 horas al día, los 7 días a la semana, desde cualquier computador que tenga acceso a Internet. Soporte gratuito a través de la Línea de Atención al Cliente. Esquema de seguridades delimitando funciones por usuario, cuenta y tipo de operación. Se cuenta con 3 esquemas de seguridad, diseñados para dar solución ágil y practica para cada tipo de organización. Presentación de las cuentas de manera consolidada. Facilidad de manejo. Bajos requerimientos técnicos. No requiere instalaciones especiales de software. Fácil capacitación con la ayuda del DEMO y el Manual para los usuarios finales. Facilidad para estructurar archivos de pagos, sin necesidad de elaborar archivos planos previamente. Administración de usuarios y de notificaciones por medio de correo electrónico tanto a usuarios del sistema como a usuarios externos (proveedores y empleados).

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§ § § § § § § §

Facilidad administrativa al tener Macro-perfiles (tesorería, nomina, recaudos, pagos, etc). Vista de consultas consolidadas y en detalle. Visión global y especifica de la posición financiera de la empresa. Permite almacenar modelos de lotes de pagos. Agilidad y eficiencia, ya que se pueden consultar, editar o eliminar lotes de pagos ya estructurados. Esquema de validación en la aplicación de pagos: cuenta destino y monto (Transacciones duplicadas) Eficiente manejo de grupos económicos, permitiendo consultar cuentas de otras empresas, con previa autorización de la empresa dueña de las cuentas. Consulta de transacciones y reportajes de auditoria. Funcionalidad de búsqueda por usuarios, tipo de transacción, rango de fechas, montos, etc. No requiere de equipos con especificaciones altas de Hardware. Eficiente manejo de programación de operaciones, definiendo el número de repeticiones y la frecuencia.

FUNCIONAMIENTO DE LA SUCURSAL VIRTUAL DE EMPRESAS

Requerimientos Para operar el servicio de Banca Virtual se requiere tener instalados o configurados los siguientes elementos: •

Conexión de Internet para establecer la conexión entre su computador personal y el servidor del Banco. • Navegador de Internet o Browser Microsoft Internet Explorer 5.0 o mayor, con nivel de cifrado de 128 bits. Si el nivel de cifrado es inferior a 128 Bits (40 o 56 Bits) requerirá hacer una actualización para poder acceder al servicio. • Resolución de video de 800*600 píxeles con 256 colores es la recomendada para una mejor visualización del servicio. (ideal en 1024 * 768) • Sistema Operativo Windows 95, 98, NT, Milenium y XP. (Por ahora no se soporta MAC)

Modo de operación El modo de operación de la Sucursal Virtual Empresas es en línea con el servidor del Banco, para tal efecto cuenta con un sistema que permite acceder la base de datos de la entidad tanto para solicitar información como para ordenar operaciones bancarias. El tiempo de conexión o utilización se vera reducido al tiempo que se requiera para transferir información en cualquier sentido y dependerá del volumen de información (numero de transacciones u operaciones) y de 1 la velocidad de transferencia que permita su canal dedicado a internet. 1

Para una mejor conectividad le recomendamos utilizar un proveedor de internet que le garantice un buen canal.

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Cómo operar la sucursal virtual de empresas? Para disponer del servicio, a través del navegador de internet debe ubicar el home page o pagina principal del Banco y dirigirse a la sección de Empresas cuya dirección es http://www.bancolombia.com/empresas, donde se debe de direccionar al campo de “Transacciones” y dar clic. Esta operación lo lleva a la pantalla de “Inicio de sección” , donde debe de ingresar el NIT de la empresa, su número de cédula y su clave personal, luego presione Aceptar.

Para altos volúmenes le recomendamos un canal de banda ancha. (128 , 256)

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SEGURIDAD

SEGURIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

Esquemas de seguridad de la sucursal virtual empresas La nueva Sucursal Virtual Empresas ofrece la posibilidad a las empresas de escoger entre 3 diferentes esquemas de seguridad, aquel que se ajusta mejor a su estructura administrativa y a sus necesidades de control. A continuación se presenta un gráfico de los cada uno de los esquema y se explica brevemente cada esquema a que tipo de seguridad se ajusta mejor, debido a las implicaciones operativas que requiere.

ADMINISTRACIÓN DELEGADA MODULO ADMINISTRATIVO Administrador Preparador Solo puede preparar acciones

administrativas Administrador Aprobador Solo puede aprobar acciones administrativas MODULO TRANSACCIONAL Transaccional 1 Ingresa solo al modulo transaccional. Prepara o aprueba transacciones. Requiere de un 2° para transacciones monetarias o administrativas Transaccional 2 Ingresa solo al modulo transaccional.

CONTROL DUAL

SÚPER USUARIO

AMBOS MÓDULOS Usuario Dual 1 Prepara o aprueba tanto transacciones como acciones administrativas. Requiere del 2° para transacciones monetarios

AMBOS MÓDULOS Súper Usuario Acceso a ambos módulos. Puede realizar acciones administrativas o transaccionales sin necesidad de aprobación

AMBOS MÓDULOS Usuario Dual 2 Prepara o aprueba tanto transacciones como acciones administrativas. Requiere del 2° para transacciones monetarios o administrativas

MODULO TRANSACCIONAL Usuario Dual 1 Prepara o aprueba tanto transacciones como acciones administrativas. Requiere del 2° para transacciones monetarios o administrativas

Prepara o aprueba transacciones. Requiere de un 2° para transacciones monetarias o administrativas

Ø Administración delegada

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Empresa Objetivo: Ideal para empresas con una estructura funcional donde están claramente separadas los departamentos administrativos y de seguridad, de los áreas encargadas de la tesorería. Este esquema requiere como mínimo de 2 usuarios que administren las seguridades, los perfiles de usuarios y los productos disponibles y otros 2 usuarios que realicen las operaciones de consulta y transaccionales de la tesorería. Esquema de funcionamiento: Se basa en dividir totalmente las funciones administrativas de las transaccionales, para lo cual se requiere 4 usuarios como mínimo:

ADMINISTRACIÓN DELEGADA MÓDULO ADMINISTRATIVO Administrador Preparador Sólo puede preparar acciones administrativas Administrador Aprobador Sólo puede aprobar acciones administrativas MÓDULO TRANSACCIONAL Transaccional Preparador Sólo puede preparar transacciones Transaccional Aprobador Sólo puede aprobar transacciones

Ø Control Dual Empresa Objetivo: Ideal para empresas que manejas su tesorería con la regla de seguridad base, que consiste en que una transacción para ejecutarse en el Banco debe ser preparada y aprobado por usuarios diferentes. Las funciones que cada usuario tendrá sobre el sistema se definen a través de un completo menú que da autorización a todas las funcionalidades de la Sucursal Virtual Empresas. Esquema de funcionamiento: Se basa en la participación de 2 usuarios en cada transacción monetaria para minimizar el riesgo.

CONTROL DUAL AMBOS MÓDULO S Usuario Dual 1

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Prepara o aprueba tanto transacciones como acciones administrativas. Requiere del 2° para transacciones monetarios o administrativas AMBOS MÓDULO S Usuario Dual 2 Prepara o aprueba tanto transacciones como acciones administrativas. Requiere del 2° para transacciones monetarios o administrativas

Ø Súper Usuario: Empresa Objetivo: Ideal para empresas que deseen tener usuarios que puedan realizar operacione s sin necesidad de aprobación. Pero que al mismo tiempo puedan crear usuarios que operen bajo el esquema de control dual. Son empresa con una alta flexibilidad, y estructuras operativas livianas, ya que con un único usuario la empresa puede comenzar a manejar toda su tesorería. Esquema de funcionamiento: Se base en que el “Súper Usuario” puede realizar cualquier operación, incluso creando otros usuarios para el sistema sin aprobaciones de otros usuarios

SUPER USUARIO AMBOS MÓDULO S Súper Usuario Acceso a ambos módulos. Puede realizar acciones administrativas o transaccionales sin necesidad de aprobación MÓDULO TRANSACCIONAL Usuario Transaccional Ingresa sólo al Módulo transaccional. Prepara o aprueba transacciones. Requiere de un 2° para transacciones monetarias o administrativas

REGLAS DE SEGURIDAD

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Las reglas de seguridad son instrucciones permanentes que se le dan al sistema para que aplique ciertos procedimientos durante la aprobación de una transacción específica. Las reglas las define la empresa afiliada al servicio de Sucursal Virtual Empresas, de acuerdo a sus políticas o su percepción del riego para ese tipo de transacción. La definición de una regla consta de dos partes: •

Especificación de las condiciones (características de la transacción) para las que aplica y la regla que debe aplicar el sistema: La especificación de las condiciones se hace estableciendo el tipo de transacción (ej. pago a terceros), las cuentas de origen de los fondos (ej. TODAS), y el rango de montos de la transacción.

•

La especificación de la regla: incluye el número de aprobadores que deben participar, si se requieren aprobadores (nombres) específicos para aprobarla y el horario en el cual estas transacciones pueden ser ejecutadas.

La funcionalidad de administración de reglas de seguridad permiten crear, editar y eliminar reglas específicas de negocio que el sistema aplica en el manejo y ejecución de transacciones. De esta manera la empresa afiliada al servicio cuenta con libertad para definir que reglas de negocio se deben utilizar al ejecutar los diversos tipos de transacciones que soporta el sistema. No hay limites específicos en cuanto al número de reglas de seguridad que una empresa afiliada al servicio puede definir en el sistema. El sistema cue nta con una regla base (default) incorporada. El sistema empleará siempre la regla base durante la ejecución de transacciones de riesgo para las cuales la empresa afiliada no ha definido una regla de seguridad específica. Como “transacciones de riesgo”, el sistema considera todas aquellas transacciones que implican movimientos de dinero, o obligaciones para mover dinero, en el presente o en el futuro. Por lo tanto, todos los pagos y transferencias están sujetos a esta regla. La regla base exige de la aprobación de un usuario con privilegios suficientes para el tipo de transacción y rango de montos definido para la ejecutar la transacción en cuestión, excepto cuando el usuario que prepara y envía la transacción sea un súper-usuario. Las funciones de administración de reglas de seguridad que soporta el sistema de Sucursal Virtual Empresas son: • • •

Creación Reglas de Seguridad Edición de Reglas de Seguridad Eliminación de Reglas de Seguridad

Creación de Reglas de Seguridad El proceso de creación de reglas de seguridad está compuesto por las siguientes tareas. •

Ingreso de la Regla de Seguridad 10

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• •

Procesamiento Inicial de la Orden de Creación de la Regla Aprobaciones y Procesamiento Definitivo de la Orden

El proceso de reglas de seguridad exige que todas las etapas mencionadas antes se lleven a cabo para que la regla sea efectivamente creada en el sistema. Si el proceso es abortado en alguna de sus etapas intermedias el sistema ignorará la orden y eliminará los datos ingresados del sistema. La tabla de reglas de seguridad mostrará para cada regla definida en el sistema: • •

Nombre de la Regla 2 Estado o o o o o o o o o

•

Transacción Aplicable o o o o o o o o o o o o o

•

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Siendo preparada Pendiente de aprobación Rechazada Ejecutada En ejecución Aprobada Abortada por error Estado sin determinar Ejecutada con novedades

Apertura Inversión Virtual Abono A Créditos Desembolsar Credipagos Virtual Pagar Tarjetas De Crédito Programar Pago De Tarjetas De Crédito Trasferencias a BANCOLOMBIA Trasferencias a Conavi Programar Transferencias Pagar nominas o proveedores (pagos manuales o con archivos planos) Pagar A Terceros Enviar archivos al Banco Recibir de archivos del Banco Pagar facturas

Rango de Montos Aplicable

La descripción de las transacciones que se ejecutan en el sistema se describen en “Estado De Las Transacciones”, Pág. 38.

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La tabla mostrará en negrilla aquellas reglas para las cuales hay tareas de administración pendientes (aprobación o rechazo de la última acción administrativa). Adicionalmente, frente a cada regla habilitada, el sistema ofrece las opciones: • •

“editar” regla de seguridad “eliminar” regla de seguridad

Para crear una regla, el usuario administrador preparador o súper-usuario podrá hacer clic en la opción “Crear Regla de Seguridad” en el menú principal o en el botón “crear”en la página de Estado de Reglas de Seguridad. Para crear la regla de seguridad se debe ingresar la siguiente información: • • • • • •

Nombre de la Regla Transacción para la que aplica Cuentas para las que aplica (para cuentas de origen propio) Rango de Montos para los que aplica Regla de Seguridad Asignada El rango de fechas efectivas para los cuales aplicará la regla.

Adicionalmente, dependiendo de la regla definida la persona tendría que especificar: • •

Usuarios Aprobadores Específicos Operador lógico aplicable (Y/O)

Las opciones de asignación de reglas de seguridad serán: • • •

La transacción requiere de “1 Aprobador” con privilegios en cuanto al tipo de transacción y montos especificado La transacción requiere de “2 Aprobadores” con privilegios en cuanto al tipo de transacción y montos especificado La transacción requiere de “Aprobadores Específicos”. En este caso el usuario podrá utilizar los campos de asignación de usuarios aprobadores específicos para definir la cantidad de aprobadores requeridos (máximo 3) y el procedimiento de aprobación, así: o o o o

Aprobador A Aprobador A y B Aprobador A, B Y C Aprobador A o B

o o o o

Aprobador A o B o C Aprobador A y B Aprobador A y B o C Aprobador A o B y C

Donde A, B y C representan los nombres de usuario de los usuarios específicos asignados, los cuales deberán contar con privilegios de aprobación suficientes para transacciones del tipo y rango de montos especificados.

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Una vez ingresados los datos de especificación de la regla y que el cliente haga clic en “enviar”, el sistema verifica y valida la información ingresada de la siguiente forma: • • • •

Los datos ingresados en cada campo respecto al tipo y longitud de los mismos. El nombre de la regla no existe para la empresa afiliada en cuestión. No se presentan redundancias con otras reglas (no hay otra regla que aplique a la misma transacción, para una o mas de las cuenta definidas y para montos dentro del rango definido) en al especificación de la regla. Si el usuario no ingresa fechas en los campos de fecha efectivas de aplicación de la regla, el sistema asumirá que esta es de aplicación inmediata y nunca expira.

En caso de que la verificación no sea exitosa por el no cumplimiento de una o mas de las condiciones de verificación enunciadas arriba, el sistema procederá de la siguiente forma: • • •

Volverá a presentar al usuario la página de creación de reglas de seguridad prediligenciada, solicitándole al usuario cambiar el nombre de la regla, y/o Solicitará al usuario editar los datos correspondientes a los campos en los que detectaron problemas, especificándole el tipo de información que se debe ingresar en cada campo rechazado, y/o Solicitará al usuario cambiar la especificación de la regla, informándole el nombre y la especificación de la regla con la cual existe conflicto.

Si la validación es exitosa, el sistema presentará al usuario una página de confirmación, presentando lo s datos ingresados en formato de presentación (sólo lectura).

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CAMBIO DE CLAVE

La funcionalidad de cambio de clave permite a los usuarios transaccionales o administrativos que ya están operando el sistema cambiar su clave de acceso al sistema. Con el fin de incrementar la seguridad, el sistema exigirá cambiar la clave a todos los usuarios cada 30 días calendario. El usuario podrá realizar el cambios de clave en la Sucursal Virtual Empresas por el Módulo de Información Usuario – Actualizar datos y clave.

Cambio de Clave por Expiración de la Clave Actual Cada vez que un usuario ingresa al sistema y es autenticado, el sistema verificará en los registros del mismo la fecha del último cambio de clave. Si el sistema detecta que han

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transcurrido mas de 30 días desde el último cambio de clave, el sistema presentará automáticamente la página de cambio de clave. Todas las opciones e hipervínculos en el menú principal, en la barra superior de navegación y en los banners estarán deshabilitados, exceptuando la opción “Salir” en el menú principal que le permitirá al usuario abortar el proceso de cambio de clave y salir del sistema. Para cambiar la clave, el usuario deberá ingresar la clave actual, la nueva clave y la confirmación de la nueva clave. Una vez el usuario hace clic en “Enviar”, el sistema verificará que la nueva clave y su confirmación coincidan. Si no coinciden presentará nuevamente la página de cambio de clave con un mensaje de error solicitándole que ingrese nuevamente los datos. Si la confirmación es positiva, el sistema enviará una orden de cambio de clave al host del banco. La orden de transacción al banco incluye: • • • •

Número de afiliación de la empresa Identificación de usuario Clave Actual Nueva Clave

El banco verificará y autenticará la clave actual ingresada por el usuario. El banco deberá verificar que la nueva clave cumpla con las políticas de seguridad del banco: § §

Longitud de 8 caracteres. Sean Alfanuméricas (comenzando por letras)

§

No hayan sido utilizadas como clave para ese usuario en las pasadas 3 ocasiones en las que se le solicito cambiar la clave.

Cambio de Clave por Decisión del Usuario Los usuarios podrán cambiar su clave en cualquier momento. Para acceder a la función de cambio de clave, el usuario debe hacer clic en la funcionalidad “Cambio de Clave” en el menú principal, el sistema presentará al usuario la pantalla de cambio de clave. En este caso todas las opciones e hipervínculos en el menú principal, en la barra superior de navegación o en los banners, estarán habilitadas. El usuario podrá cancelar el proceso de cambio de clave haciendo clic en cualquier opción y seleccionando otra funcionalidad disponible en el sistema. El procedimiento de clave se ejecutará según se describió para el caso anterior (Cambio de Clave por Expiración de Clave Actual)

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Se debe tener en cuenta que los campos de Nombre. Apellido, Fecha de nacimiento, no pueden ser modificados por el usuario.

SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE SEGURIDAD

Controles en procesos

Seguridad y privacidad de su información El acceso a los servicios disponibles en Internet, es protegido con tecnología de Firewalls, los cuales son mecanismos de seguridad que analizan las conexiones externas y permiten el ingreso sólo a aquellas que cuentan con la autorización requerida, haciendo que se establezca sólo la comunicación entre conexiones aprobadas y bajo las condiciones permitidas. Toda las transacciones y consultas realizadas a través de la Sucursal Virtual Empresas, es protegida con tecnología SSL (Secure Socket Layers). De esta manera, una vez que usted se conecta con una página segura, toda la información que viaja entre su navegador y nuestro sitio Web es encriptada con el nivel mas alto, según lo permita su navegador. Esto significa que su información no podrá ser observada por un tercero cuando está utilizando nuestros servicios en línea.

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Para garantizar la autenticidad de la Sucursal Virtual Empresas, existe una certificación que permite que nuestros clientes puedan verificar e identificar en cualquier momento que realmente están interactuando con nuestro sitio web.

Autenticación de Usuarios En cada sesión establecida con nuestro sitio web, nuestros clientes son identificados con un nombre de usuario y una contraseña, este proceso permite determinar la identidad de la persona que está realizando la conexión. El abandono de una sesión se da de manera inmediata cuando se presiona la opción de “Salida” o cuando la aplicación detecta inactividad por un período de tiempo de prudente. La custodia de esta contraseña es de total responsabilidad de nuestros clientes y es por ello que recomendamos que sea memorizada y no sea divulgada por ningún motivo.

Desconexión segura El sistema terminará la sesión del usuario si no detecta actividad durante 7 minutos continuos. El sistema presentará un mensaje al usuario luego de detectar inactividad por 5 minutos continuos, dejándole saber que cerrará la sesión durante los próximos 2 minutos. Si el sistema no detecta actividad durante los 2 minutos siguientes a la emisión del mensaje de aviso, se dará por terminada la sesión.

Control del tiempo de procesamiento El Sistema de Administración de Seguridad y usuarios controla la comunicación de acuerdo con unos tiempos máximos de procesamiento o timeouts. Cuando en el proceso de comunicación se excede el tiempo establecido, el sistema presentará un mensaje de error al usuario final, indicando que no ha recibido respuesta del host del banco o de cualquiera de los servicios involucrados en la ejecución de las tareas. Este mensaje de error estará acompañado de los procesos de roll-back de la tarea requeridos para conservar la integridad del sistema.

Registros de eventos y reportes de auditoria El Sistema de Administración de Seguridad registrará en archivos de log de auditoria todas las operaciones realizadas por todos los usuarios, módulos y sistemas afiliados a sus servicios. Estos logs podrán ser consultados por usuarios con privilegios adecuados. Para efectos de análisis de este documento, el lector deberá tener en cuenta que el sistema registrará en logs de auditoria, para todas la funcionalidades descritas, todos los usuarios del sistema y todos lo módulos del sistema (Seguridad, Pagos en Lote y Transacciones), cualquier tipo de actividad realizada por el usuario, incluyendo: § § §

Ingreso al sistema Navegación dentro del sistema Operaciones de consulta 17

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§

Ingreso de ordenes, instrucciones o transacciones o o o o o

Abortados Cancelados Aprobados Rechazados Ejecutados

Transmisión interna de Datos La transmisión de datos entre los servidores de Sucursal Virtual Empresas y el Sistema Central del banco se hace a través de canales dedicados, protegiendo la información con métodos de encriptación 3DES SHA1 desde la base de datos donde se almacenan los datos hasta el Sistema Central. Para transacciones definidas como de alto riesgo tales como pagos a terceros o pagos en lote, pago de nómina y pagos a proveedores, se utilizará un algoritmo de encriptación llamado MD5, el cual protege especialmente los datos transmitidos a fin de garantizar la integridad y confidencialidad durante su envío desde los servidores de origen y su recepción en el Sistema Central.

Requerimientos de Acceso al Sistema Los requerimientos mínimos para poder acceder a los servicios y funcionalidades del sistema de administración de seguridad y usuarios son: Ser un usuario administrador preparador, administrador aprobador o el súper-usuario para la empresa afiliada al servicio y adicionalmente contar con:

§ § § §

Número de Afiliación de la empresa Identificación de Usuario. Clave Un browser que soporte encriptación de 128 bits y html 4.2.

Todos los usuarios del sistema accederán al sistema a través de una única pantalla de ingreso por banco. Luego de que el usuario ha sido autenticado positivamente, el sistema presentará al usuario la pagina principal definida para su perfil y tipo de afiliación: § § § §

Usuarios Súper-Usuarios: Página de Estado de en Proceso Usuarios Administradores Preparadores: Página de Estado de Usuarios – Preparación Usuarios Administradores Aprobadores: Página de Estado de Usuarios – Aprobadores Usuarios Transaccionales (Preparadores y Aprobadores): Página de Estado de Transacciones.

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El menú principal del sistema será único para cada usuario; y dará acceso sólo para aquellas opciones y funcionalidades para las cuales se le ha asignado privilegios.

Navegadores recomendados Con el fin de que usted pueda disfrutar de toda la funcionalidad ofrecida por la Sucursal Virtual Empresas, es recomendable que emplee las versiones 6.0 de los navegadores Internet Explorer o Netscape. Si no cuenta con estas versiones, podrá descargarlos de manera gratuita desde Internet. Igualmente esto le permitirá emplear la máxima capacidad de encriptación proporcionada por nuestro sitio.

Acceso a la funcionalidad Los usuarios accederán a la página de login del sistema de Sucursal Virtual Empresas a través del home de empresas de BANCOLOMBIA.

Flujo de Proceso Cada vez que un usuario ingresa al sistema, el sistema solicitará al usuario los datos de ingreso: § § §

Número de Afiliación de la Empresa Identificación de Usuario Clave

Una vez que el usuario ingresa los datos y hace clic en “Continuar”, el sistema verificará que los valores ingresados en los campo “Número de Afiliación de la Empresa” y “Identificación de Usuario” corresponden a alguno de los registros de usuarios en las bases de datos del sistema. El sistema verificará únicamente aquellos registros en la base de datos correspondientes al número de afiliación de la empresa suministrado. Si el registro no existe, el sistema volverá a presentar la página de login, la cual incluirá un mensaje de error solicitando al usuario ingresar nuevamente sus datos de login. El sistema contará el numero de veces que la transacción resulta fallida por esta causa y bloqueará al usuario a la tercera vez consecutiva que se presente 3 este tipo de error. Después de realizado el bloqueo, el usuario para poder obtener de nuevo el ingreso a la Sucursal Virtual Empresas debe de realizar el proceso de regeneración de clave por el Modulo de Autogestión, donde deberá de seguir los pasos solicitados. Además, el usuario después de realizado el proceso satisfactoriamente debe de esperar a que el usuario administrador le 4 asigne un rol, para luego ser activado.

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El usuario sólo podrá ser desbloqueado por los usuarios administradores.

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Para observar los pasos y la información, favor ver “Regeneración de Clave” en las paginas 35 a 39.

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SEGURIDAD INFORMÁTICA EN BANCOLOMBIA

Para BANCOLOMBIA uno de los activos más valiosos es la información. Es por eso que nos preocupamos por asegurar la confidencialidad e integridad de las transacciones y de toda la información que nos suministran nuestros clientes a través de los diferentes medios electrónicos. Somos sensibles con el compromiso que hemos adquirido en la custodia de la información de nuestros clientes y con este fin hemos establecido normas y Políticas de Seguridad a lo largo de toda la infraestructura tecnológica para proteger apropiadamente la información involucrada tanto en los procesos internos como los externos. Así mismo las Políticas y las herramientas de seguridad son concebidas en un ámbito dinámico, para que puedan ser ajustadas rápidamente a los cambios que sufre la Tecnología de la Información y prevenir la exposición a los riesgos. La Sucursal Virtual BANCOLOMBIA cuenta con estándares de seguridad, aceptados y probados en la industria, que nos permiten brindar a nuestros clientes la tranquilidad y confiabilidad que ellos necesitan.

Vigilancia permanente Se han establecido mecanismos de vigilancia permanente que nos permiten monitorear y detectar en un momento dado, los intentos de acceso no permitidos que pueden atentar contra la estabilidad de la Infraestructura Tecnológica, evitando que se violen los sistemas de seguridad. Frecuentemente BANCOLOMBIA realiza evaluaciones de seguridad a sus plataformas tecnológicas contando con el apoyo de firmas de gran reconocimiento internacional que analizan los servicios disponibles simulando ataques reales. Esta estrategia se conoce como Programa de Ethical Hacking.

Como conservamos segura su información BANCOLOMBIA emplea un amplio rango de métodos de seguridad para el cuidado de su información, dentro de ellos: • • •

Seguridad física de los sistemas de almacenamiento de datos. Frecuente destrucción de los documentos temporales y no requeridos. Sistemas de procesamiento de datos seguros que emplean avanzados equipos de cómputo y programas que protegen su información. Encripción de datos. • Uso de perfiles (usuarios, contraseñas y permisos) de acceso por parte de todos los empleados que administran la información bancaria. • Políticas de cambio frecuente de contraseñas.

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• • •

Sistemas de autenticación de dos factores. Es un método avanzado para identificar los empleados que tienen privilegios especiales en las plataformas tecnológicas y evitar la suplantación de los mismos. Sistemas de generación de backups que aseguran la disponibilidad de la información incluso en un caso de desastre. Planes de contingencia que aseguran la continuidad del negocio.

Límite de acceso para los empleados En BANCOLOMBIA, el acceso a la información personal y financiera de nuestros clientes es limitado a aquellos que por razones del negocio requieren conocer de esta información. Nuestros empleados son sensibles a la importancia de la Seguridad de la Información, manteniendo la confidencialidad de los datos de nuestros clientes y los principios de privacidad.

Protección contra virus Todas nuestras estaciones y servidores cuentan con software de detección y eliminación de virus informáticos, el cual verifica permanentemente la información que ingresa a nuestra organización, evitando las infecciones, propagación y destrucción de los datos.

Su rol en la protección de la información personal • Memorice su PIN (contraseña de acceso) y no lo escriba en ninguna parte. • No comparta su PIN con ninguna persona. • Para una desconexión inmediata recuerde emplear la opción de “Salida segura”. • Asegúrese de tener un antivirus instalado en su computador para reducir el riesgo de que su computador sea infectado y actualícelo frecuentemente. • Actualice su navegador a la última versión, esto le ofrece la posibilidad contar con un nivel alto de protección cuando realice sus transacciones. • Emplee los navegadores recomendados en nuestro sitio web.

POLÍTICA DE PRIVACIDAD

El presente reglamento contiene lineamientos, cuyo propósito es manifestar el compromiso de EL BANCO con la protección de datos de cada USUARIO y se entiende como un anexo al reglamento de Términos y Condiciones de Uso de El Servicio para todos sus efectos legales. Por lo tanto, EL USUARIO y EL BANCO se sujetan a las siguientes reglas: 1. En ejecución de El Servicio, EL BANCO se propone almacenar cierta información personal de EL USUARIO, que en adelante será llamada "los Datos" y serán tomados por EL BANCO con el propósito exclusivo de:

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a) Mantener y mejorar las condiciones en que se presta El Servicio, así como su mantenimiento, gestión, administración, prestación y ampliación. b) Optimizar el uso de El Servicio por parte de EL USUARIO. c) Posibilitar procedimientos de pago de El Servicio más eficientes. d) Elaborar perfiles por monto y tipo de transacción. e) Ofrecer nuevas transacciones asociadas con su operación.

2. Los Datos serán objeto de tratamiento automatizado por parte de EL BANCO directamente o a través de un proveedor de hospedaje seguro, que los incorporará a los correspondientes archivos automatizados y que serán responsabilidad de EL BANCO. 3. EL BANCO garantiza privacidad total en los datos relativos a la transaccionalidad, integridad en los mensajes intercambiados y mecanismos que permitan que una vez realizada una transacción, quede constancia de ello. 4. EL BANCO ha adoptado niveles de seguridad adecuados para proteger los Datos suministrados a través de El Servicio y ha tomado todas las medidas técnicas a su alcance para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado o hurto de los Datos, según consta en el reglamento de Términos y Condiciones de Uso del Servicio de la Sucursal Virtual Empresas. 5. EL BANCO enviará "cookies" a EL USUARIO, archivo de texto que se remite al disco duro de EL USUARIO al entrar al sitio web de EL BANCO y que contiene cierta información, generalmente suministrada por EL USUARIO mismo cuando abre tal sitio. Las "cookies" enviadas por EL BANCO tienen la finalidad exclusiva de facilitar a EL USUARIO navegar por los sitios y páginas web del Servicio, para predeterminar los perfiles que EL USUARIO utili za y hacerle más amable su acceso a El Servicio. Gracias a los "cookies", EL BANCO puede reconocer a EL USUARIO registrado, sin que tenga que registrarse en cada visita, para acceder a las áreas y servicios seleccionados libremente por EL USUARIO. Por lo tanto, si EL USUARIO decide utilizar El Servicio sin permitir la recepción de "cookies" podrá hacerlo, pero será necesario que EL USUARIO complete el procedimiento de registro cada vez que acceda a un servicio de EL BANCO. Con el propósito de respetar la privacidad de EL USUARIO, las "cookies" de EL BANCO únicamente se asocian con un Usuario anónimo y su computador, sin proporcionar referencias que permitan deducir los Datos de EL USUARIO, porque las "cookies" de EL BANCO no pueden leer datos de su disco duro ni leer los archivos "cookie" creados por otros proveedores. No obstante, EL USUARIO tiene la posibilidad de configurar su navegador para ser avisado en pantalla de la recepción de "cookies" y para impedir la instalación de "cookies" en su disco duro. Para ampliar esta información, EL USUARIO debe consultar las instrucciones y manuales de su navegador. 6.

Cualquier cesión de los Datos a terceros por parte de EL BANCO o del proveedor autorizado TODO1 así como el uso de los mismos para finalidades diferentes a las 22

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mencionadas en este reglamento, deberá obtener el consentimiento previo y expreso de EL USUARIO, dado por cualquier medio idóneo. Por regla general, EL BANCO no revelará Dato alguno a terceras personas, excepto cuando EL BANCO considere de buena fe que la ley así lo requiere o si EL USUARIO ha dado su autorización.

MÓDULOS DE ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS Y EMPRESAS MÓDULO DE AUTOGESTION En este Módulo es por donde los diferentes usuarios podrán realizar la afiliación de empresas, usuarios, regeneración de claves y reemisión de los certificados digitales. Para ingresar a estas opciones de la Sucursal Virtual Empresas, los usuarios deben de ingresar a la página principal del Banco y dirigirse a la sección de Empresas o Pyme e ingresar por la opción de transacciones/empresas. Donde el usuario deberá dar clic en el link ¿Olvido su clave? Aquí encontrara las diferentes opciones.

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Módulo de autogestión empresas Para la afiliación de empresas a la Sucursal Virtual Empresas, el primer usuario o representante legal deben de ingresar a la pagina principal del Banco y direcciónarse al Módulo de Autogestión , donde el usuario deberá dar clic en el link o botón “Afiliación nueva empresa”.

Ahora el usuario que esta realizando la autogestión debe de tener en cuanta los siguientes pasos: \\192.168.3.10\bancolombia\site\contenidoCentralizado\info •

Debe de realizar la autogestión de la empresa ingresando la información requerida por el Banco, como son los datos de la empresa, datos de la cuenta, datos del usuario y datos del representante legal (si no es el representante legal el que esta realizando la autogestión). Lo que le permitirá realizar la afiliación de la empresa y creación del primer usuario.

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MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS NIT: Número de Identificación Tributario de la empresa que se está afiliando. No escriba el dígito de verificación y omita los guiones. Nivel de seguridad: Seleccione uno de los siguientes esquemas de seguridad. Si necesita mayor información para hacerlo, le invitamos a ver el demo de la Sucursal Virtual Empresas o la pagina 8 de este manual.

2do bloque: Datos de la cuenta Número de cuenta: ingrese el número de cualquier cuenta de depósitos que la empresa tenga en BANCOLOMBIA, sin guiones. Tipo de cuenta: seleccione el tipo de la cuenta de depósitos (si es corriente o de ahorros.)

3er bloque: Datos del usuario Nombre (s): nombre del usuario que se está afiliando al servicio. Apellidos (s): apellido del usuario que se está afiliando al servicio. Fecha de nacim iento: digite la fecha de nacimiento en el formato indicado (dd/mm/aaaa), primero día, luego mes y por último, año. * Esta información la solicita el sistema al momento de requerirse una regeneración de clave. Los datos personales y la respuesta secreta nos permitirán verificar la validez del usuario. Correo electrónico: digite un correo electrónico personal. Por este medio el sistema puede enviarle información confidencial. Teléfono: digite el teléfono directo de la empresa donde se le puede contactar. No digite indicativos ni espacios entre los números. Identificación personalizada: este I.D personalizado será su identificación en el sistema. Puede ser alfanumérico y de una longitud hasta de 16 caracteres. Documento de identificación: digite el documento de identificación. Tipo de documento de identificación: seleccione el tipo de documento. Clave: secuencia alfanumérica de 8 caracteres. Debe comenzar con letra y es sensible a mayúsculas y minúsculas. Se pedirá el cambio de esta clave en el primer ingreso al sistema. Confirmación de la clave: digite nuevamente la clave. Recuerde que es sensible a mayúsculas y minúsculas. Pregunta secreta: pregunta que le permitirá hacer una recordación de clave personal en caso de olvido de la misma. Utilice una pregunta secreta que sólo usted pueda responder. Respuesta secreta: es la respuesta que usted debe dar al momento de solicitar una recordación de clave, y debe coincidir exactamente con la que ingresa en este momento. No utilice espacios. La respuesta secreta es sensible a mayúsculas y minúsculas.

1er bloque: Datos nueva empresa

4to bloque: Datos del Representante Legal Nombre (s): nombre del funcionario de la empresa que se registra ante el Banco como representante legal. Apellidos (s): apellido del funcionario de la empresa que se registra ante el Banco como representante legal. Correo electrónico: digite el correo electrónico del representante legal de la empresa. Por este medio el sistema puede enviarle información confidencial. Identificación del Representante Legal: ingrese la identificación del funcionario de la empresa que se registra ante el Banco como representante legal.

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MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS Tipo de documento de identificación: seleccione el tipo de

documento

entre

las

diferentes

opciones.

•

Además, se le permitirá al usuario seleccionar el tipo de esquema para la empresa 4 (Administración Delegada, Control Dual O Super Usuario ), luego dar clic en continuar, que lo direccionara al la pantalla de confirmación, para saber si fue exitosa la afiliación.

•

Si la autogestión fue aprobada, se debe tener en cuenta que “BANCOLOMBIA, después de validar los datos de la empresa y del primer usuario en estado inactivo, le enviará al representante legal por correo electrónico, el contrato de uso de la Sucursal Virtual Empresas, con el fin de que lo conozca de manera previa a la firma del contrato físico que le entregará su gerente”.

•

El gerente realiza la visita para la venta del producto de Sucursal Virtual Empresas, donde se firmara el contrato y la forma 667 (con el representante legal) impresa por BANCOLOMBIA.

•

Después de la validación y aprobación de los anteriores requerimientos, BANCOLOMBIA realiza la activación de la empresa y del primer usuario. (el Banco sólo activa el primer usuario para el esquema de seguridad Súper Usuario, para los esquemas de seguridad Delegada y Dual el Banco activa a ambos usuarios. Los otros usuarios son activados por el usuario administrador de la empresa o en algunas ocasiones BANCOLOMBIA puede activar usuarios administradores cuando la empresa no puede ejecutarlo por motivos de fuerza mayor)

•

BANCOLOMBIA enviara un mensaje de Bienvenida con el enlace del Módulo transaccional de la Sucursal Virtual Empresas por vía e-mail a la dirección del usuario administrador o de la empresa.

• En el momento en el que se ingrese a la Sucursal Virtual Empresas, el sistema le pedirá el cambio de la clave que ingreso en el Módulo de autogestión por una nueva. (por políticas de seguridad, ya que esta considerada como clave de primer ingreso)

Módulo de autogestión usuarios Por medio de este Módulo los empleados de la empresas que requieran el ingresos a la Sucursal Virtual Empresas por características de su trabajo y por autorización del gerente, pueden realizan un proceso de autogestión ágil y sencillo, para luego esperar la asignación y activación por cuenta del usuario administrador. (este proceso se puede realizar antes de que la empresa se encuentre activa para una mayor eficiencia y agilidad) Para la afiliación de un usuario a la Sucursal Virtual Empresas, el usuario debe de ingresar a la pagina principal del Banco y direcciónarse al Módulo de Autogestión , donde el usuario deberá dar clic en el link o botón “Afiliación nueva usuario”.

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Ahora el usuario que esta realizando la autogestión debe de tener en cuanta los siguientes pasos:

• El usuario debe de ingresar la información requerida por el Banco, como son los datos del usuario que esta gestionando la autogestión, datos de la empresa y datos de la cuenta asignada por la empresa. Luego dar clic en continuar.

1er bloque: Datos del usuario Nombre (s): nombre del usuario que se está afiliando al servicio. Apellidos (s): apellido del usuario que se está afiliando al servicio. Fecha de nacimiento: digite la fecha de nacimiento en el formato indicado (dd/mm/aaaa), que es primero día, luego mes y, por último, año. *Esta información la solicita el sistema al momento de requerirse una regeneración de clave. Los datos personales y la respuesta secreta nos permitirán verificar la validez del usuario. Correo electrónico: digite un correo electrónico personal. Por este medio el sistema puede enviarle información confidencial. Teléfono: digite el teléfono directo de la empresa donde se le puede contactar. No digite indicativos ni espacios entre los números. Id. personalizado: este id personalizado será su identificación en el sistema. Puede ser alfanumérico y de una longitud hasta de 16 caracteres. Documento de identificación: digite el documento de identificación. Tipo de documento de identificación: seleccione el tipo de documento. Clave: secuencia alfanumérica de 8 caracteres. Debe comenzar con letra y es sensible a mayúsculas y minúsculas. Se pedirá el cambio de esta clave en el primer ingreso al sistema. Confirmación de la clave: digite nuevamente la clave. Recuerde que es sensible a mayúsculas y minúsculas. Pregunta secreta: le permitirá hacer una recordación de la clave personal, en caso de olvido. Utilice una pregunta que sólo usted pueda responder. Respuesta secreta: es la respuesta que usted debe contestar al momento de solicitar una recordación de clave. Debe coincidir exactamente con la que ingresa en este momento. No utilice espacios. La respuesta secreta es sensible a mayúsculas y minúsculas. 1er bloque: Datos empresa NIT: Número de Identificación Tributario de la empresa que se está afiliando. No escriba el dígito de verificación y omita los guiones.

2do bloque: Datos de la cuenta Número de cuenta: ingrese el número de cualquier cuenta de depósitos que la empresa tenga en BANCOLOMBIA, sin guiones. Tipo de cuenta: Seleccione el tipo de la cuenta de depósitos (si es corriente o de ahorros.)

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•

En la pantalla de confirmación el usuario podrá observar los datos ingresados y la confirmación de la autogestión exitosamente.

•

Por ultimo se le envía un e-mail al usuario que esta pendiente por ser activado

•

Después de los anteriores pasos, al usuario administrador de la empresa le corresponde la función de la activación y asignación del rol.

•

Después de que el usuario se encuentre activo y realice su primer ingreso a la Sucursal Virtual Empresas, el sistema le pedirá el cambio de la clave que ingreso en el Módulo de autogestión por una nueva. (por políticas de seguridad, y no olvidar que cada mes el sistema le pedirá el cambio de clave)

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Activación de usuario, asignación de rol, creación perfil La primera activación y asignación de rol del primer usuario es por parte del Banco como se explico en el Módulo de autogestión empresa, pero después todos los usuarios que se autogestionan serán activados por un usuario administrador de la empresa.

Para la activación, asignación y creación del perfil se deben de realizar los siguientes procedimientos: •

Primero que todo, el Banco le envía un e-mail al usuario administrador informando que hay un usuario pendiente de activación, esto para que ingrese a la SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS y realice toda la operación de activación.

•

Después de ingresar a la Sucursal Virtual Empresas, se debe dirigir al Módulo Administrativo – Usuario - Administrar Usuario, donde encontrara todos los usuarios que se han creado y su correspondiente estado. Además se puede administrar los usuarios correspondientes para Modificar, Eliminar, Activar o Desactivar. Sólo eligiendo el usuario a activar dando clic en el botón a la derecha del usuario y la opción a realizar.

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•

Para ejecutar la activación de un usuario inactivo, se debe tener en cuenta que el primer paso es asignarle un rol, eligiendo el usuario a activar dando clic en el botón a la derecha del usuario y la opción de Modificar. Esta operación lo llevara a la pantalla de Modificación de Usuarios - Información Básica, donde se podrá cambiar sólo el tipo de usuario y se puede visualizar toda la información básica respectiva. El usuario administrador debe de seleccionar el tipo de usuario o rol que va a asignar. Los usuario pueden ser Súper usuario, Administrador aprobador y preparador, y Transaccional. Después de esta operación dar clic en continuar.

•

En esta pantalla se puede observar todos los datos del usuario, con los cambios realizados. Para validar la modificación se debe hacer clic en Confirmar. Para realizar de nuevo cambios al tipo de usuario se debe hacer clic en Modificar.

•

Después de la confirmación del rol se debe de realizar la activación del usuario en la pantalla de Administrar usuario, donde sólo hay que elegir el usuario a activar dando clic en el botón a la derecha y luego Activar.

•

Además, el usuario administrador tiene el privilegio de asignación de funciones a los usuarios del sistema, se realiza a través de la creación de perfiles, que luego se le asocian a cada tipo de usuario.

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De esta forma la empresa podrá tener mayor control sobre la asignación de funciones y privilegios a varios usuarios al mismo tiempo, pues cuando realice un mantenimiento sobre un perfil, es decir, adicione cuentas, modifique topes u otras operaciones, éstas se ejecutarán sobre todos los usuarios que tienen asignado el perfil.

Crear y Asignar Perfil

Para la creación del perfil ingrese al Módulo Administrativo – Perfiles – Crear perfiles y siga las instrucciones:

Esta funcionalidad solo aplica para usuarios con rol transaccional: §

En este primer cuadro el usuario administrador editara un nombre para el perfil que se va a crear y el rango de fecha en el que aplicara. Además, podrá seleccionar en el botón de la izquierda los privilegios administrativos con los que desea que cuente el usuario, lo que significa que solo le aparecerán las funciones seleccionadas por el usuario administrador en la Sucursal Virtual Empresas. 1. En el campo Nombre de perfil se digita el nombre que desee que lleve el perfil que se va a realizar. 2. En los campos Fecha efectiva de inicio y final se define un rango de fecha dentro del cual aplican los privilegios definidos aquí.

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§

En estos cuadro el usuario administrador podrá seleccionar privilegios para el perfil a crear de archivos especiales, tanto para que el perfil del usuario transaccional sea solo preparador (esto significa que el usuario solo podrá preparar los archivos especiales en los que posee privilegio y debe de esperar que un usuario aprobador le apruebe la operación), o sea solo de aprobación (este usuario solo podrá aprobar operaciones previamente construidas por un usuario preparador), o con ambos privilegios si es necesario.

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§

En este cuadro se muestran las funciones de consultas, en donde el usuario administrador podrá seleccionar las consultas que desee que tenga acceso el usuario transaccional. Además, el usuario administrador podrá seleccionar las cuentas a las que desea que tenga acceso para la consulta al dar clic en Definir Cuentas. En donde aparecerán las cuentas que posee la empresa y solo se debe de dar clic en la cuentas que se desee que tenga privilegios o en Todas las cuentas si así lo requiere.

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§

En este cuadro se muestran las funciones de preparación de transacciones,. Además, el usuario administrador podrá seleccionar las cuentas a las que desea que tenga acceso 34

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para en donde el usuario administrador podrá seleccionar las transacciones a las que desee que tenga acceso el usuario transaccional realizar la preparación de una transacción al dar clic en el campo Definir Cuentas. En donde aparecerán las cuentas que posee la empresa y solo se debe de dar clic en la cuentas que se desee que tenga privilegios o en el campo Todas las cuentas si así lo requiere.

§

En este cuadro se muestran las funciones de aprobación de transacciones, en donde el usuario administrador podrá seleccionar las transacciones a las que desee que tenga acceso el usuario transaccional para aprobar. Además el usuario administrador podrá definir privilegios y restricciones en: 1. El usuario administrador podrá seleccionar las cuentas a las que desea que tenga acceso. 2. En el campo Monto máximo por transacción, el usuario administrador podrá restringir el monto máximo por transacción (si no elige monto máximo se asume que es ilimitado). 3. En el campo Periodo el usuario administrador podrá restringir el monto transado por periodo. 4. En el campo Monto máximo de aprobación por periodo define el monto máximo de dinero a transar en el periodo elegido.

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§

Por último, dar clic en Aceptar o Cancelar la orden. En la siguiente función de Verificación, podrá verificar las opciones y privilegios asignados al perfil antes de su confirmación. Por favor presione Aceptar para confirmar esta operación o Cancelar para modificar su selección.

Regeneración de claves En este Módulo los usuarios podrán realizar el proceso de regeneración de clave por motivo de olvido o por otro motivo. Requerimiento para el proceso de regeneración de clave:

1.

El cliente ingresa al módulo de autogestión y debe seleccionar la opción “Regeneración de clave”.

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2.

En la primera pantalla el sistema debe mostrarle al cliente:

En dicha pantalla el cliente debe ingresar: ü ü ü ü

NIT Empresa: Es el número de NIT ingresado en la afiliación de la SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS. Debe ser un campo numérico. ID Personalizado: Es un campo alfanumérico en donde el usuario ingresa su ID personalizado. Fecha Nacimiento (dd/mm/aaaa): Campo numérico. El sistema debe colocar automáticamente los / . Aplica las mismas validaciones que tiene dicho campo en la afiliación de un usuario. Correo Electrónico: Aplican las mismas validaciones que tiene dicho campo en la afiliación de un usuario.

3. Luego el sistema debe validar la información y realizar los siguiente según sea el caso: 37

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[ CASO NEGATIVO (los datos ingresados por el usuario no concuerdan con los que tiene el sistema)

[ CASO AFIRMATIVO (los datos ingresados por el usuario concuerdan con los que tiene el sistema). El sistema debe continuar con la actividad 4. 4. El sistema debe mostrar la siguiente pantalla:

ü ü

El usuario procede aquí a ingresar la respuesta secreta la cual aparecerá en asteriscos, además, se recomienda la respuesta sin espacios en blanco, y es sensible a mayúscula y minúsculas. La respuesta secreta debe ser sensible a mayúsculas y minúsculas. Aquí se pueden presentar dos situaciones:

a) Que el usuario se le haya olvidado la clave y recuerde la respuesta secreta b) Que el usuario se le haya olvidado la clave y la respuesta secreta. Caso (a): El usuario ingresa la respuesta secreta y luego da clic en Continuar. Caso (b): El usuario olvida la respuesta secreta y debe dar clic en el botón de “No recuerdo respuesta” 38

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En ambos casos el sistema llevará al usuario a la página siguiente (actividad 5), la diferencia radica en que en el caso (b), el sistema marcar la transacción con el fin de conocer que la clave que el cliente ingrese en la actividad 5 es llamada como semilla que es una clave, la cual originará una segunda clave que será enviada al correo electrónico del usuario

5. A continuación el sistema muestra la siguiente pantalla:

En dicha pantalla el cliente ingresa la nueva clave y la reconfirma. ü ü

La clave aparecerá en asteriscos y debe contener las validaciones generales dadas para este tema. La clave nueva y la confirmación deben ser iguales. Luego el usuario debe dar clic en Confirmar y mostrar en la pantalla el siguiente mensaje al usuario:

39

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Nota: Después de realizados estos pasos el usuario debe de esperar a que un usuario administrador le vuelva a asignar el rol, la activación y si es necesario la asignación de un perfil, 5 después de estos pasos el usuario podrá de nuevo ingresar a la Sucursal Virtual Empresas. Pagina de logueo: Para el caso (a) en el que el cliente ingresa la respuesta secreta, la pantalla de logueo debe ser igual a un logueo normal, cuando ingrese el sistema le debe solicitar el cambio de clave. (clave de primer ingreso) Para el caso (b) en el que el cliente tiene dos claves (semilla y la clave enviada por e-mail), el sistema le debe mostrar la pantalla de logueo normal y una vez identifique que el usuario tiene la segunda clave, la debe solicitar una nueva clave, así:

Nota: BANCOLOMBIA como política de seguridad validara que la clave cumpla con los siguientes requisitos: § §

Longitud de 8 caracteres. Sean Alfanuméricas (comenzando por letras)

§

No hayan sido utilizadas como clave para ese usuario en las pasadas 3 ocasiones en las que se le solicito cambiar la clave.

CONSULTAS Y REPORTES DE AUDITORIA

5

Para observar de nuevo los pasos a seguir favor ver las paginas de la 28 a la 35. “Activación de usuario, asignación de rol, creación perfil” y “Crear y Asignar Perfil”

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Consulta de Transacciones y Reportes de Auditoria Acceso a la Funcionalidad Luego de haber ingresado a la aplicación, el usuario administrador o el súper-usuario podrán acceder a la funcionalidad de consultas de transacciones y reportes de auditoria haciendo clic en la opción “Reportes de Actividad” en el menú principal.

Flujo del Proceso Al hacer clic en el botón “Reportes de Auditoria” en el menú principal, el sistema presentará al usuario la página de Consulta de Transacciones y Reportes de Auditoria. Esta página ofrece al usuario campos para especificar la consulta o el reporte de auditoria que desea generar. La página ofrece los siguientes campos para especificar la consulta: • •

Por Rango de Fechas Por Estado de Transacción: o o o o o o o o o

• •

Siendo preparada Pendiente de aprobación Rechazada Ejecutada En ejecución Aprobada Abortada por error Estado sin determinar Ejecutada con novedades

Por Cuentas de Origen Por Tipo de Transacción (en este campo el cliente tendrá acceso a la opción logs de auditoria en la lista de opciones): o o o o o o o o o o o o

Apertura Inversión Virtual Abono A Créditos Desembolsar Credipagos Virtual Pagar Tarjetas De Crédito Programar Pago De Tarjetas De Crédito Trasferencias a BANCOLOMBIA Trasferencias a Conavi Programar Transferencias Pagar nominas o proveedores (pagos manuales o con archivos planos) Pagar A Terceros Enviar archivos al Banco Recibir de archivos del Banco Pagar facturas

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§

Por usuarios

Una vez el usuario especifica en la página “Consulta de Transacciones y Reportes de Auditoria” los parámetros de la consulta que desea realizar, el sistema procesará la orden verificando los registros en la base de datos contra los criterios de búsqueda especificados. Si el usuario seleccionó “Descargar Archivos” como opción de presentación, el sistema presentará al usuario la página de descarga de archivos.

Consultas de logs auditoria La funcionalidad de consultas y reportes de auditoria permite a los usuarios administradores: • • •

Acceder y descargar logs de auditoria correspondientes a las actividades realizadas por los usuarios de la empresa afiliada (bajo su dominio) Realizar consultas sobre las actividades realizadas por los usuarios de la empresa afiliada (administradores y transaccionales) Realizar consultas especificas sobre los detalles de las transacciones que se procesan en el sistema para la empresa afiliada.

Mis transacciones En este módulo el usuario podrá encontrar una gran ayuda y ventaja para consultar todos los movimientos y transacciones que haya ejecutado en fechas particulares o rango de fechas, sin importar el estado en el que haya finalizado la transacción o las características que haya tenido.

El usuario debe de seguir las siguientes instrucciones: 1. Debe de seleccionar el rango de fechas dentro de las cuales quiere que se realice la búsqueda para hacer la consulta en los campos de las fechas. 2. Luego en el comando de Seleccione el estado, debe elegir el estado en que se encuentra la transacción a consultar. 3. En el comando Seleccione una cuenta, se debe de elegir la cuenta a consultar. 4. En el comando de Transacción, el usuario debe elegir el tipo de transacción y el usuario que la realizó. Después de estos pasos se da clic en Continuar y aparecerán los reportes requeridos.

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ESTADO DE LAS TRANSACCIONES

En este módulo encontrará las transacciones u operaciones pendientes de aprobación. Si desea Aprobar o Rechazar alguna de ellas, seleccione la transacción y luego oprima el botón correspondiente. Además, el usuario cuenta con los campos de Refrescar lista, que es la forma de procesar las nuevas transacciones que no había ingresado al sistema, y el campo Ver histórico de transacciones”, donde el usuario podrá observar el módulo de transacciones Histórico. En esta misma pantalla el usuario podrá observar los diferentes estados de las transacciones:

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Nombre del estado que se muestra) Siendo Preparada

(lo

Descripción La transacción no ha terminado ni ha entrado al proceso de aprobaciones.

Pendiente por aprobación. Rechazada Ejecutada

La transacción requiere de aprobación La transacción fue rechazada. La transacción ya terminó su ejecución. Si requería aprobación fue aprobada y terminó exitosamente.

En ejecución

La transacción fue aprobada y a continuado con su ejecución. La ya transacción fue aprobada, pero no se ha enviado a ejecutar.

Aprobada Abortada por error

Luego de ser aprobada, la transacción generó un error no controlado.

Estado sin determinar

No se encontró información de la transacción. La transacción generó una excepción que fue detectada y controlada por la misma.

Ejecutada con novedades

Para observar más detalles dar clic en el estado de la transacción.

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MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

PREGUNTAS FRECUENTES

En esta sección podrá encontrar las respuestas a las preguntas que con mayor frecuencia nos hacen nuestros clientes. Si no encuentra la respuesta que requiere, puede comunicarse con nosotros a través de la Sucursal Telefónica, ingresando en la opción 3 del menú principal "Atención preferencial empresas":

Bogotá Medellín

343 00 00 510 90 00

Cali

554 05 05

Barranquilla

361 88 88

Desde el resto del país al

01 800 09 12345

¿Cómo verificar que versión de navegador utiliza actualmente y que nivel de encripción soporta? Si usted no está seguro de cual es la versión de su navegador, siga los siguientes pasos: 1. Haga clic en el menú "Ayuda" de su navegador. 2. Seleccione la opción "Acerca de Internet Navegator/Communicator" para la versión Netscape.

Explorer"

o

"Acerca

de

3. Aparecerá una ventana indicándole la versión y nivel de encripción.

¿Cómo reconocer una pagina segura? Como usuario de Internet debe saber que existen páginas seguras y no seguras, mientras en la segunda la información es enviada sin encriptar, en la primera se realiza una encripción antes de ser enviada. Tres criterios útiles para saber si una pagina es segura o insegura: 1. Aparece un mensaje antes de ingresar informando que entraremos a una pagina segura. Esto ocurre siempre y cuando no se haya desactivado la alerta en el navegador.

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2. Cuando el candado, que se encuentra en la parte inferior de la pantalla aparece cerrado,

Si damos doble clic al candado, nos muestra información referente al certificado que se le ha otorgado a BANCOLOMBIA, dicho certificado es un archivo que identifica a BANCOLOMBIA dentro de la red y se utiliza para encriptar la información y corroborar que el sitio que Ud. esta visitando y al cual esta enviando información, realmente si es BANCOLOMBIA. Este certificado digital es emitido por una entidad reguladora, para el caso de BANCOLOMBIA, la entidad es Verising (www.verising.com)

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3. Una característica importante es cuando se observa en el campo donde va la dirección (URL) la cual aparece precedida de HTTPS://, donde la "S" nos indica que está en una página segura.

¿Cuáles son las políticas comerciales de seguridad? Algunas de las políticas comerciales de seguridad que tiene BANCOLOMBIA, para mejorar la seguridad en la utilización de la Sucursal Virtual Empresas son:

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•

Diferentes esquemas de seguridad, para garantizar que cada empresa puede seleccionar el esquema de seguridad que mas se ajusta a su estructura organizacional. (ver esquemas de seguridad)

•

Bloqueo de la clave durante 24 horas, luego de tres intentos no válidos.

•

Reconfirmación de intención de pago por parte del cliente, al momento de realizarlo.

•

El Tope o monto máximo de trasferencias o pagos de facturas por día es de $15.000.000/día. Si usted quiere realizar transferencias o pagos de facturas por un monto mayor debe solicitarlo en su sucursal BANCOLOMBIA. (ver Formatos novedades Sucursal Virtual Empresas) Este tope no aplica para pagos de nómina o proveedores.

Cuáles son los diferentes esquemas de seguridad de la Sucursal Virtual Empresas? BANCOLOMBIA, ha desarrollado para comodidad de las empresas usuarias de Sucursal Virtual Empresas 3 esquemas de seguridad diferentes, cada uno con características de funcionamiento particulares, que permiten una operación natural a la empresa según su estructura organizacional. Los esquemas de seguridad son: Administración Delegada: Características: Requiere como mínimo 4 usuarios. Dos usuarios que sólo pueden administrar el sistema (crear usuarios, perfiles, inscribir cuentas, etc) y otros 2 usuarios que sólo pueden realizar transacciones y consultas monetarias, pero no pueden realizar ninguna función administrativa. Esquema de funcionamiento: Se basa en dividir totalmente las funciones administrativas de las transaccionales. Número mínimo de usuarios requeridos: Como mínimo 4 usuarios. Ver demo (Enlace al demo comercial) Control Dual: Características: Requiere como mínimo 2 usuarios que pueden realizar tanto acciones administrativas (crear usuarios, perfiles, inscribir cuentas, etc) como operaciones transaccionales (transferencias, pagos, envió de archivos de recaudos, consultas, etc). Para que cualquier operación de las anteriormente descritas se realice se requiere que el segundo usuario la apruebe. Esquema de funcionamiento: Se basa en la participación de 2 usuarios en cada transacción (administrativa o monetaria) para minimizar el riesgo y garantizar la participación como mínimo de dos usuarios de la empresa. Número mínimo de usuarios requeridos: Como mínimo 2 usuarios. Ver demo (Enlace al demo comercial) 48

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Súper Usuario: Características: Requiere como mínimo 1 usuario que pueden realizar todo tipo de transacciones en el sistema y las operaciones que el realiza no requieren de aprobación, sino que automáticamente se aplican en BANCOLOMBIA. Adicionalmente este Super Usuario podrá crear usuarios que operaran bajo el esquema de control dual. Sólo puede existir un Super Usuario. Esquema de funcionamiento: Se base en que el "Super Usuario" puede realizar cualquier operación, incluso creando otros usuarios para el sistema sin aprobaciones de otros usuarios. Los usuarios que el cree operaran bajo el esquema de control dual. Número mínimo de usuarios requeridos: Como mínimo 1 usuario. Ver demo (Enlace al demo comercial)

¿Qué tipos de esquemas de conexión soporta BANCOLOMBIA para la utilización de la Sucursal Virtual Empresas? Las empresas usuarias de Sucursal Virtual Empresas, pueden conectarse a BANCOLOMBIA a través de diferentes esquemas de conexión: Conexiones conmutadas (líneas telefónicas): A través de servicios de Internet estándar ofrecidos por las empresas proveedoras de Internet del país, ISP por sus siglas en ingles "Internet Service Provider" . •

La velocidad en este esquema de conexión depende de variables como:

•

La velocidad del proveedor de Internet que la empresa utilice.

•

Numero de usuarios que simultáneamente utilizan la conexión a Internet.

•

Calidad de la línea telefónica (verificar si tiene ruido)

•

La velocidad y características técnicas del modem.

Las características técnicas del PC. Ver Recomendaciones de Conexión y Recomendaciones de PC

¿Por qué me sale el error request timeout? Porque el tiempo de repuesta del Banco o del proveedor de internet no esta siendo adecuado. Se sugiere esperar e intentar un poco más tarde.

¿Cómo me afilio al servicio Sucursal Virtual Empresas?

49

MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

Para afiliarse al servicio Sucursal Virtual Empresas, el cliente debe tener como mínimo una cuenta BANCOLOMBIA; debe seleccionar la opción Solicitud de Afiliación dentro de la Sucursal Virtual; ingresar los datos solicitados: Nit de la empresa (sin dígito de verificación), número de cédula y nombre del responsable de administrar el sistema, clave inicial de ingreso (Alfanumérica de 8 caracteres, empezando con una letra) y confirmación de la misma y una dirección de correo electrónico para futuros contactos; presionar aceptar para que su solicitud sea atendida ym asignada a su respectivo Gerente, el cual lo contactara para continuar con el procedimiento de afiliación al servicio y la firma del contrato correspondiente.

¿Cuál es la clave que se debe digitar para ingresar a la Sucursal Virtual Empresas? La clave es la que el usuario adscrito a la empresa eligió en el momento de solicitar el servicio, la cual es de 8 dígitos comenzando con letra.

¿Cuántos funcionarios en la empresa cliente pueden hacer uso del servicio Sucursal Virtual Empresas? Pueden utilizar del servicio Sucursal Virtual de Empresas todos usuarios que la empresa decida crear, sin intervención de BANCOLOMBIA. Estos usuarios por empresa son creados por una persona designada por la empresa, los cuales poseen las atribuciones que esta persona decida otorgarle.

Las consultas de saldos de depósitos muestran la información en tiempo real? Se cuentan con dos consultas saldos en tiempo real, una consulta de saldos al inicio del día. De esta forma la empresa puede consultar como amaneció su posición financiera con BANCOLOMBIA y como esta en el momento de la consulta.

¿Por qué cuando se digita el documento de identificación puede aparecer un mensaje de no válido ? Porque es posible que éste haya sido mal digitado. El número de identificación debe ser ingresado sin puntos ni comas.

¿Quiénes pueden ser usuarios del producto Sucursal Virtual de Empresas? Pueden ser usuarios de la Sucursal Virtual de Empresas todas las empresas clientes de BANCOLOMBIA, que posean uno o más productos como cuentas de depósitos, tarjeta de crédito, etc.; y que deseen hacer operaciones financieras de forma rápida y segura

50

MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

FORMATOS DE ENTRADA DE LA SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS BANCOLOMBIA

1. PAGOS SAP - INFORMACIÓN SUMINISTRADA POR EL CLIENTE Modalidad : Abono a cuentas Bancolombia, Conavi, Entidades ACH, Efectivo y Pagos en Cheque con entrega individual en sucursal

Pagos en

EL CLIENTE enviará un archivo conteniendo el “lote” de información que desea le sea procesado. El “lote” está compuesto de tres formatos de registro a saber : El primer formato corresponde a un registro de control que contendrá información que permitirá validar fechas, procedencia y contenido del lote (este registro debe ser el primero del lote); el segundo formato corresponde a las transacciones de detalle informando los pagos a ser realizados en dicho lote y el tercer registro (opcional) corresponde a información adicional que se desee enviar por cada pago.

Registro de Control de Lote : Nombre campo Tipo registro

Tipo numérico

Nit entidad que envía Nombre entidad que envía

numérico alfanumérico

Clase transacciones contenidas Descripción propósito transacciones Fecha transmisión de lote

numérico alfanumérico numérico

Secuencia envió de lotes ese día Fecha aplicación transacciones Número registros (detalle y documentos) Sumatoria de débitos Sumatoria de créditos Cuenta cliente a debitar Tipo cuenta cliente a debitar

alfanumérico numérico numérico numérico numérico numérico alfanumérico

Contenido valor fijo “1”

Longitud 1 10 * 16

ver anexo # 1 “a criterio del cliente” AAMMDD “A B C D E” AAMMDD

3 10 6 1 6

Sumatoria número registros 6 * valor fijo 0 (ceros) 12 * $$$$$$$$$$$$ 12 * S : aho / D : cte

11 * 1

51

MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

Registro Detalle de Transacciones Nombre campo Tipo registro Nit beneficiario

Tipo numérico numérico

Contenido valor fijo “6”

Nombre beneficiario Banco cuenta del beneficiario

alfanumérico numérico

Número cuenta beneficiario Indicador lugar de pago Tipo transacción

numérico alfanumérico numérico

Longitud 1 15 * 18

Ver nota # 1

9

Ver nota # 2 Ver nota # 3 25 : Pago en Efectivo

*

17 * 1 2

26 : Pago en Cheque 27 : Abono a cuenta corriente Valor de transacción

numérico

Concepto Referencia Relleno

37 : Abono a cuenta ahorros $$$$$$$$$$

10 *

alfanumérico Ver nota # 4 alfanumérico Ver nota # 5 alfanumérico “espacios en blanco”

9 12 1

Registro de Documentos (opcional) : En formato estructurado para envío de Fax. Nombre campo Tipo registro Número de factura

Tipo numérico alfanumérico

Referencia Signo valor bruto

alfanumérico alfanumérico

Valor bruto Signo valor ajuste Valor Ajuste

numérico alfanumérico numérico

Signo valor Neto Valor Neto

alfanumérico numérico

Detalle

alfanumérico

Contenido valor fijo : 3

Longitud 1 10 10 1

“+/-“ $$$$$$$$$$ “+/-“ $$$$$$$$$$

10 1 10

“+/-“ $$$$$$$$$$

* *

1 10 *

Ver nota # 6

41

Registro de Documentos (opcional) en formato libre (para informar el correo electrónico) Nombre campo Tipo registro

Tipo numérico

Contenido valor fijo : 3

Longitud 1

Tipo de información Relleno

alfanumérico alfanumérico

valor fijo : @ “espacios con asteriscos”

1 52

E-mail

alfanumérico

Dirección correo electrónico

41

Registro de Documentos (opcional) en formato libre (para registrar texto libre): Nombre campo Tipo registro

Tipo numérico

Contenido valor fijo : 3

Longitud 1

52

MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

Tipo de información

alfanumérico

Relleno alfanumérico Se deben rellenar los espacios en blanco con asteriscos.

valor fijo :

*

Texto libre

1 93

NOTAS GENERALES : 1. Los pagos ACH a proveedores con documento de identidad NIT debe ir con digito de chequeo. 2. Los campos que están marcados con asterisco ( * ) deben ser ajustados a la derecha y rellenos de ceros por la izquierda. La estructura del archivo queda : Registro de Control de Lote Registro de Detalle de Transacción Registro de documento (opcional) Registro de documento (opcional) Registro de Detalle de Transacción Registro de Detalle de Transacción NOTA # 1 : El campo “Banco Cuenta Beneficiario” se diligencia de forma diferente, dependiendo del tipo de transacción, de la siguiente forma : Si el tipo de transacción es “Abono a Cuenta” (27 o 37), en “Banco Cuenta Beneficiario” debe ir el código del banco destino. Si el tipo de transacción es “Pago en Efectivo” (25) o “Pago en cheque con entrega individual, en “Banco Cuenta Beneficiario” debe ir ceros. NOTA # 2 : El campo “Número Cuenta Beneficiario” se diligencia de forma diferente, dependiendo del tipo de transacción, de la siguiente forma : Si el tipo de transacción es “Abono a Cuenta” (27 o 37), en “Número Cuenta Beneficiario” debe ir el número de la cuenta del beneficiario en el banco destino. Si el tipo de transacción es “Pago en Efectivo” (25) o “Pago en cheque entrega individual”, en “Número Cuenta Beneficiario” debe ir ceros. NOTA # 3 : El campo “Indicador Lugar de Pago” se diligencia de forma diferente, dependiendo del tipo de transacción, de la siguiente forma : Si el tipo de transacción es “Abono a Cuenta” (27 o 37), el “Indicador Lugar de Pago” debe ir con “S”. Si el tipo de transacción es “Cheque de Gerencia” , en el campo “Indicador Lugar de Pago” debe se debe colocar el número 1. NOTA 4 : El campo “concepto” se utiliza de la siguiente manera:

53

MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

•

A criterio del cliente para transacciones diferentes de “Pagos en efectivo” (25) y “Pagos en cheque entrega individual” (26).

•

Se redefine para las transacciones de “Pago en efectivo” (25) y “Pagos en cheque entrega individual”, de la siguiente manera:

Relleno

alfanumérico

Oficina donde se entrega Tipo documento beneficiario

numérico alfanumérico

“espacios en blanco”

2

Ver nota # 4.1 1 : Cédula 2 : Cédula de extranjería

1

5 *

3 : Nit 4 : Tarjeta de Identidad Relleno

alfanumérico

5 : Pas aporte “espacio en blanco”

1

NOTA 4.1 : El campo “Oficina donde se Entrega” se diligencia de forma diferente, dependiendo del tipo de transacción, de la siguiente forma : Si el tipo de transacción es “Abono a Cuenta” (27 o 37), la “Oficina donde se Entrega” debe ir con ceros (00000). Si el tipo de transacción es “Pago en Efectivo” (25) o “Pago en cheque entrega individual” (26), la “Oficina donde se Entrega” debe ser el número de la sucursal BANCOLOMBIA, en donde se debe entregar el dinero o el cheque. (Según lista dada por BANCOLOMBIA). NOTA # 5 : El campo “Referencia” puede ser usado de la siguiente manera: •

Si reporta un tipo de transacción “Pago en cheque entrega individual” , debe enviar la cédula del autorizado para reclamar el cheque en la oficina, en cuyo caso deberá enviarlo justificado a la izquierda con espacios a la derecha. Si no se reporta este campo para este tipo de transacción, el pago no podrá será rechazado automáticamente por el sistema.

•

Si requiere que el banco le genere un fax al beneficiario del pago, para informarle del abono, deberá enviar el numero del fax, en cuyo caso deberá diligenciarlo de la siguiente forma :

Las once primeras posiciones : Son el número del fax. Donde primero debe ir el indicativo de la ciudad y luego el número del fax. La parte del indicativo y del número del fax sólo debe contener datos numéricos. Debe estar alineado a la izquierda y blancos a la derecha. Importante : Si el fax es de la ciudad de Medellín, NO SE DEBE enviar Indicativo, puesto que serán remitidos desde esta ciudad. La última posición : Debe llevar la letra “F” indicando que se debe enviar un fax. 54

MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

Ejemplo : Si el número del fax es 3140327 : Si el fax es de Bogotá, debe venir : 13140327____F Si el fax es de Ibagué, debe venir : 823140327__F Si el fax es de Medellín, debe venir : 3140327____F (sin indicativo) •

Si no es ninguno de los casos anteriores, se podrá diligenciar a criterio del cliente para enviar información adicional, en cuyo caso son 12 caracteres .

NOTA # 6 : El campo “Detalle” del Registro de Documentos, se diligencia de forma diferente, dependiendo del tipo de transacción, de la siguiente forma : Si el tipo de transacción es “Abono a Cuenta” (27 o 37), en “Detalle” va un campo libre, a criterio del cliente. Si el tipo de transacción es “Cheque de Gerencia” , en el campo “Detalle” se debe colocar en las primeras 30 posiciones el nombre completo del beneficiario para imprimirlo en el cheque de gerencia. Si el espacio “Nombre del beneficiario” del registro de detalle ( de18posiciones), es suficiente para colocar el nombre del beneficiario, no es necesario diligenciar lo explicado en la note 6. RESPUESTA : El banco proveerá el medio por el cual el cliente puede saber el estado final de cada uno de los pagos ordenados (aprobados y rechazados), según la tabla del Anexo # 2.

Registro respuesta de Transacciones : Nombre campo Nit entidad que envió

Tipo numérico

Contenido

Longitud 10

Fecha transmisión de lote Secuencia envío de lotes ese día

numérico alfanumérico

AAMMDD “A B C D E..............”

Tipo registro Nit participante Nombre participante

numérico numérico alfanumérico

Banco cuenta del participante Número cuenta participante

numérico numérico

9 17

Lugar de entrega del cheque Tipo transacción Valor de transacción

alfanumérico n umerico numérico

2

Concepto transacción Referencia

alfanumérico alfanumérico

Estado de transacción Número de cheque Fecha aplicación del pago

alfanumérico numérico numérico

valor fijo “6”

6 1 1 15 18

1 $$$$$$$$$$

10 9 12

Ver Anexo # 2

3 8

AAMMDD

6

55

MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

2.) FORMATO CSV PARA IMPORTAR CUENTAS Debe ser con campos separados por comas ”,sin caracteres como - o espacios en las cuentas o en los nit, los valores de cada campo sean los detallados entre paréntesis al lado de cada campo. CUENTAS AUTORIZADAS BANCOLOMBIA Nombre campo Cuentas acreditar Tipo de cuentas Oficina Autorización consulta Autorización débito Autorización créditos

Tipo Numérico Numérico Numérico Alfabético Alfabético Alfabético

Contenido ( 1= cte, 7= aho) Tres primeros dígitos ( si, no) (si, no) (si, no)

Longitud 11 1 3 2 2 2

Ejemplo: 00102486390,7,1,"Si","Si","Si" 00156797500,7,1,"No","No","Si" 00256640400,7,2,"No","No","Si" 00487589900,1,4,"No","No","Si" 00801373130,7,8,"No","No","Si" CUENTAS AUTORIZADAS CONAVI Nombre campo Cuentas a creditar Tipo de Cuentas

Tipo Numérico Numérico

Contenido (siempre “7”)

Longitud 15 1

Ejemplo: 10013456789834,7 10038475847484,7

CUENTAS EMPLEADOS Nombre campo Cuentas beneficiario Tipo de Cuentas Nombre del beneficiario Banco de la cuenta

Tipo Numérico Numérico Alfabético Numérico

Contenido (1=cte. 7=aho) ver anexo 3

Longitud 15 1 30 9 56

MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

Documento de identidad Tipo de documento

Numérico Numérico 1 (1= 4tarjeta de identidad )

Cédula,

13 2Cedula extran,

3=nit,

Ejemplo: 00187643252,1,nombre de prueba, 005600078,42154253,1

CUENTAS TERCEROS PARA PAGOS Nombre campo Cuentas beneficiario Tipo de Cuentas Nombre del beneficiario Banco de la cuenta Documento de identidad Tipo de documento

Tipo

Contenido

Numérico Numérico (1=cte. 7=aho) Alfabético Numérico ver anexo 3 Numérico Numérico1 (1= Cédula, 3=nit, 4tarjeta de identidad )

Longitud 15 1 30 9 13 2Cedula

extran,

Ejemplo: 00801363661,nombre de prueba,005600078,890567557,1 NOTA: Los pagos ACH a proveedores con documento de identidad NIT debe ir con digito de chequeo sin el guión. NITS PARA OBLIGACIONES Nombre campo Documento Tipo de documento Nombre

Tipo Contenido Longitud Numérico 13 Numérico 1(1= Cédula, 2=Cedula extran, 3=nit, 4=tarjeta de identidad ) Alfanumérico 40

Ejemplo: 890945678,3,compañía de prueba

TRANSFERENCIAS EN LOTE 57

MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

Nombre campo Cuenta débito Tipo cuentas débito Cuenta crédito Tipo cuenta crédito Banco de la cuenta Referencia Valor

Tipo Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numerito Numérico

Contenido (1 = Cte, 7 = Aho) S in guiones (1 = Cte, 7 = Aho) ver nota #1 “a criterio del cliente” 15,2

Longitud 11 1 15 1 9 11 17

Nota: * Cuando el campo es numérico no requiere llevar ceros a la izquierda tener presente que las cuentas de BANCOLOMBIA son de 11 dígitos y las de conavi son de 15 dígitos. Ejemplo: 00176346317,1,101500002762244,7,5701100,4378,10678716 Cuenta acreditar conavi 08090037607,1,00801366031,1,5600078,977,8979000 Cuenta acreditar Bancolombia 00100047360,1,100100000000003,7,5701100,1234,100000 Cuenta acreditar conavi

00176346317,1,100939349845675,1,005701100,00000004378,0000010678716.00 08090037607,1,000000801366031,1,005600078,00000000977,0000008979000.00 *Se deben tener en cuenta que si el numero. de la cuenta incluye ceros estos se deben incluir en el campo.

3.) FORMATO RECAUDOS DE ENTRADA - BANCOLOMBIA FORMATO RECAUDOS DE ENTRADA Registro de control de archivo(170 caract eres) Camp Nombre Longitud Formato o campo 1 Tipo de 1 Numérico registro 2 NIT Entidad 13 Numérico Recaudadora 3 Nombre de 20 Alfanuméri Entidad co Recaudadora 4 Código del 15 Numérico Convenio 5 Fecha de 8 Numérico Transmisión del archivo 6 Secuencia de 1 Alfanuméri Envío co 7

Fecha de Aplicación o

8

Numérico

Requisito

Valor

Descripción

Obligatorio

1 (constante)

Indica el tipo de registro de control del archivo

Obligatorio

Según cada empresa

NIT de la Entidad inscrita en el convenio.

Opcional

Obligatorio

Nombre de la empresa.

Código que identifica un convenio de recaudos

Obligatorio

Código asignado por Bancolombia AAAAMMDD

Obligatorio

A-Z, 0-9

Obligatorio

AAAAMMDD

Carácter que refleja el orden cronológico de grabación de los archivos y permite diferenciar varios archivos generados en un mismo día. Fecha de aplicación o vencimiento de los registros contenidos en el archivo. Si en el

Fecha de envío del archivo por parte de la empresa recaudadora

58

MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS Vencimiento 8 9

10

Número de Registros Valor total de las transacciones Reservado

registro de detalle no se diligencia la "fecha", se asume ésta como la fecha del registro. 8

Numérico

Obligatorio

17

Numérico

Obligatorio

79

Alfanuméri co

Registro de detalle (170 caracteres) Camp Nombre Longitud o campo 1 Tipo registro 1

15 Enteros y 2 Decimales

Total de registros de detalle y documentos que vienen en el archivo. Sumatoria de los valores de transacción de los registros de detalle.

Espacios

Formato

Requisito

Valor

Descripción

Numérico

Obligatorio

6 (constante)

Indica el tipo de registro de detalle

Opcional

Nit del pagador

2

Nit del Pagador

13

Numérico

3

Nombre del pagador

20

Alfanuméri Opcional co

4

Banco Cuenta del Pagador

9

Numérico

Opcional

5

Número de la Cuenta a Debitar

17

Numérico

Opcional

6

Tipo de Transacción

2

Numérico

Opcional

7

17

Numérico

Obligatorio

8

Valor Transacción Indicador Validación Nit/Cta

1

Alfabético Opcional

9

Referencia1

30

Alfanuméri Opcional co

Corresponde al número de identificación del titular de la cuenta cuando es un débito automático. Es obligatorio cuando el débito es a una cuenta a través de ACH ó cuando se requiere validar la relación nit vs cuenta en BANCOLOMBIA. De lo contrario puede ir en ceros. Corresponde al nombre del pagador. Es obligatorio cuando el débito es a través de ACH, de lo contrario puede estar en blancos. Ver Tabla de Para débito automático identifica el código del Bancos ACH banco donde esta inscrita la cuenta del Pagador y es obligatorio. Para facturación tiene que estar en ceros. Para débito automático identifica el numero de la cuenta o de la tarjeta de crédito del Pagador y es obligatorio. Para facturación tiene que estar en ceros. 57=Débito a Cta cte Para débito automático identifica el tipo de cuenta 67=Débito a Cta a debitar del Pagador y es obligatorio. Para Aho 77=Débito TC facturación tiene que estar en ceros. Visa 87=Débito TC Master 00=Pago x otro canal 15 Enteros y 2 Valor de la transacción Decimales S=Si ó N=No o Para débito automático identifica si se requiere Espacios hacer validación de nit versus cuenta en las cuentas BANCOLOMBIA. Para facturación tiene que estar en "N". Ver descripción Este campo tiene tres formas diferentes de detallada sobre diligenciarse: 1) Si es débito diligenciamiento automático en BANCOLOMBIA : Es un campo para Débito por alfanumérico libre de 30 posiciones, es opcional, Demanda o para a criterio de la empresa. Facturación 2) Si es débito automático en otro banco (ACH) : Las primeras 24 posiciones alineadas a la izquierda son el código único de referencia y es obligatorio y las 6 restantes posiciones deben venir en blanco 3) Si es facturación : Es un campo clave dividido en 2 partes : a) Las primeras 13 posiciones son el código (factura, crédito, poliza, cédula, etc) o llave de acceso por el cual se ingresará por los canales electrónicos (sucursal virtual y telefónica) para realizar los pagos, es un campo

59

MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS numérico y obligatorio (no puede ser ceros). b) Las restantes 17 posiciones son

10

Referencia2

30 8

Alfanuméri Opcional co Numérico Opcional

Según cada empresa AAAAMMDD

11

Fecha vencimiento o aplicación

12

2

Numérico

13

Períodos facturados Ciclo

3

14

Reservado

17

Alfanuméri Opcional co Alfanuméri co

Según cada empresa Según cada empresa Espacios

Opcional

Registro de documentos (adenda opcional) (170 caracteres) Camp Nombre Longitu Formato Requisito o campo d 1 Tipo registro 1 Numérico Obligatorio

2

Nit del Pagador

13

Numérico

3

Nombre del pagador Banco Cuenta del Rastreo Número de la Cuenta de Rastreo Tipo de Transacción de Rastreo

20

Alfanumérico Opcional

9

Numérico

Obligatorio

17

Numérico

Obligatorio

2

Numérico

Obligatorio

Indicador Validación Nit/Cta Reservado

1

Alfabético

Obligatorio

4 5

6

7

8

107

Alfanumérico

Opcional

Reservado para la empresa Recaudadora Fecha de aplicación (para debito automático) o vencimiento (para facturación). Si el campo viene en ceros, se asume como fecha del registro la que aparece en el registro de control. Indica el período facturado (mes, bimestre, etc.) Reservado para la empresa Recaudadora

Valor

Descripción

3 (constante)

Indica el tipo de registro con información adicional. Solamente se utiliza para el débito automático con rastreo de cuentas Corresponde al número de identificación del titular de la cuenta de rastreo en BANCOLOMBIA. Es obligatorio cuando se requiere validar la relación nit vs cuenta. De lo contrario va en ceros Nombre del titular de la cuenta de rastreo

Nit del pagador

005600078 (Constante)

Código de BANCOLOMBIA (sólo existe rastreo para cuentas BANCOLOMBIA) Número de la cuenta ó tarjeta de crédito de rastreo.

57=Débito a Cta cte Identifica el tipo de cuenta de rastreo 67=Débito Ahorros 77=Débito TC Visa 87=Débito TC Master S=Si ó N=No Indica si se valida la relación nit vs. Cuenta

Espacios

NOTA GENERAL : Los campos numéricos deben ir alineados a la derecha y rellenos de ceros por la izquierda y los campos alfanuméricos deben ir alineados a la izquierda y con espacios por la derecha.

60

MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

4.) ESPECIFICACIONES DEL NUEVO FORMATO PAB: 1. Estructura Formato de pagos Sistema PAB Registro de Control de Lote (Longitud de registro 264) Campo

Nombre de campo

Longitude

Requiere S/N S

Formato

Valor

1

Tipo registro

1

2 3

Nit Originadora Aplicación

Numérico

1

S

Numérico

1

N

Alfanumérico

15 3

N S

Alfanumérico Numérico

Descripción propósito 10 transacciones Fecha Transmisión de 8 lote Secuencia envió de 2 lotes ese día

N

Alfanumérico

S

Numérico

Indica el tipo de registro de control del archivo Según cada Nit de la entidad que envía el empresa lote I=Inmediata Tipo de aplicación del lote. M=Medio D N=Noche Blancos Según tabla Clase de transacciones #1. contenidas en el archivo Según cada Descripción del propósito de empresa transacciones AAAAMMDD Fecha de transmisión de lote

4 5

Filler Clase de transacción

6

S

Alfanumérico

“A B C …”

Numérico

AAAAMMDD

10

Fecha aplicación 8 transacciones Número de registros 6

Numérico

Sumatoria N° Número de registros de registros detalle y de documentos.

11

Sumatoria de débitos

17 (15,2)

Numérico

0

12

Sumatoria de créditos

17 (15,2)

13

Cuenta cliente a 11 debitar Tipo de cuenta cliente 1 a debitar

7 8

9

14

15

entidad 15

Filler

S

Numérico

S

Numérico

S

Alfanumérico

150

Alfanumérico

Descripción

Secuencia de envío de lotes En un mismo día no puede enviarse la misma secuencia. Fecha de aplicación del lote de

Sumatoria de débitos. No aplica Valor a pagar Sumatoria del valor a de todo el acreditar en cada registro de lote. detalle. 15 Enteros y dos decimales sin punto. Número de Cuenta del cliente pagador. S: ahorros Tipo de cuenta del cliente D: corriente pagador. C: Contable Utilización futura

Registro de Detalle de transacciones Campo

Nombre de campo

Long

Formato

1

Tipo registro

1

Numérico

2 3

Nit beneficiario Nombre beneficiario

15 del 30

Alfanumérico Alfanumérico

Requer S/N S S S

Valor

Descripción

Valor fijo 6

Indica el tipo de registro de detalle Nit del beneficiario del pago. Nombre del beneficiario del pago

Según cada empresa

61

MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS 4

Banco cuenta del 9 beneficiario (destino)

Numérico

S

5

Número cuenta beneficiario

del 17

Alfanumérico

S

6

Indicador pago

de 1

Alfanumérico

7

Tipo de transacción

2

8

Valor transacción

17 (15,2) Numérico

S

9

Fecha aplicación

8

Numérico

N

9

Referencia

21

Alfanumérico

N

10

Alfanumérico

N

11

Tipo de documento de 1 identificación Oficina de entrega 5

Numérico

N

12

Número de Fax

15

Alfanumérico

N

13

e-mail

80

Alfanumérico

N

14

Número identificación 15 del autorizado

Alfanumérico

S

15

Filler

Alfanumérico

Lugar

Banco cuenta del beneficiario. Es requerido sólo si la transacción es abono a cuenta. Alineada a Numero de cuenta del la beneficiario (ahorros, corriente, izquierda y tarjeta de crédito otros bancos, con número de obligación otros espacios bancos). Es requerido si se a la trata de un abono a cuenta derecha Ver tabla Indicador de lugar de pago #2 (Región). Sólo aplica para generación masiva de cheques.

Numérico

27

Ver #3

tabla Tipo de transacción

Valor transacción. Puede ser cero si se trata de una Prenotificación. Fecha en que se debe realizar el pago al beneficiario. Si está en ceros o errada se asume fecha de aplicación del registro de control. Referencia del pago, a criterio del cliente Ver tabla Es requerido sólo si el pago es #4 para entregar por ventanilla. Códigos Código de oficina para entrega Oficinas de cheques disponible para el Bancolom convenio. Cuando es entrega en bia todas las oficina debe ir en ceros Número de fax a donde se desea enviar información del pago al beneficiario Dirección correo electrónico del beneficiario del pago Identificación del autorizado para reclamar cheques por ventanilla. Sólo es requerido bajo esta modalidad. Espacios Utilización futura

Registro de Documentos Camp. 1

Nombre de campo Tipo registro

Long 1

Formato Numérico

Valor 3

2 3

Número de factura Referencia

10 10

Alfanumérico Alfanumérico

4

Signo valor bruto

1

Alfanumérico

10 Según empresa “+/-“

Descripción Indica el tipo de documentos Número de factura Referencia

registro

de

Signo valor bruto

62

MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS 5

Valor bruto

17 (15,2)

Numérico

6 7

Signo valor ajuste Valor ajuste

1 17 (15,2)

Alfanumérico Numérico

8 9

Signo valor neto Valor neto

1 17 (15,2)

Alfanumérico Numérico

10

Adición

41

Alfanumérico

11

Filler

148

Alfanumérico

$$$$$$$$$ $ “+/-“ $$$$$$$$$ $ “+/-“ $$$$$$$$$ $ Detalle

Valor bruto Signo valor ajuste Valor ajuste Signo valor neto Valor neto Información adicional sobre la factura que se está relacionando. Se muestra en el fax tal como el cliente la envía. Utilización futura

Registro de Documentos en formato libre NOTA: Este tipo de registro se utilizará tanto para el formato actual SAP como para el Formato PAB, ya que se quiere facilitar al cliente el envío de información adicional de sus pagos en formato libre. Para el caso del SAP, la estructura del registro tipo 3 será: Camp. 1

Nombre de campo Tipo registro

Long 1

Formato Numérico

2

Tipo de Información

2

Numérico

3

Descripción

92

Alfanumérico

Valor 3

Descripción Indica el tipo de registro de documentos @=Direcció Si se registra un @, deberá ir n de Correo seguido de una dirección de correo *=Informaci electrónico. ón adicional Si se registra un *, seguirá la información adicional del pago. Si se omite el @ el sistema asumirá que esta información se va a enviar vía Fax (al número relacionado en el campo referencia del formato SAP).

Según cada Información en formato libre. empresa

Para el caso del nuevo formato en el Sistema PAB, la estructura del registro será: Camp.

Nombre de campo

Long

Formato

Valor

Descripción

1

Tipo registro

1

Numérico

4

Indica el tipo documentos

2

Descripción

263

Alfanumérico

A criterio del Descripción de pagos relacionados cliente en los registros tipo 6.

de

registro

de

Tabla 1. Clases de Transacciones 63

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COD 220 225 230 231 232 233 234 235 236 237 238 720 725 738 820 825 838 920 925 938

DESCRIPCION Pago Proveedores Pago Nomina Pago Dividendos Pago Intereses Pago Comisiones Pago Seguros Pago Cédulas de Capitalización Pago Televisión por Cable Pago Cuotas club Pago Matriculas Pago Otros Conceptos (Cuenta Mundial) Proveedor (Cuenta Mundial) Nomina (Cuenta Mundial) Otros Pagos (Tesorería) Proveedor (Tesorería) Nomina (Tesorería) Otros Pagos (DAT) Proveedor (DAT) Nomina (DAT) Otros Pagos

Tabla 2. Indicador Lugar de Pago COD 1 3 4 30

NOMBRE LUGAR CARABOBO GERENCIA OPERATIVA ALTO PRADO CARRERA OCTAVA

Tabla 3. Tipos de Transacciones COD DESCRIPCION 23 PRENOTIFICACION CTA CTE 25 PAGO POR VENTANILLA 26 CHEQUE DE GERENCIA 27 ABONO CUENTA CORRIENTE 28 INSCRIPCION CUENTA CORRIENTE 33 PRENOTIFICACION CTA AHORROS 36 CHEQUES GERENCIA ENTREGA INDIVIDUAL 37 ABONO A CUENTA DE AHORROS 40 EFECTIVO SEGURO 99 ANULACION DE PAGO 64

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Tabla 4. Tipos Documentos de Identificación COD 1 2 3 4 5

DESCRIPCION Cédula Cédula de extranjería Nit Tarjeta de Identidad Pasaporte

5.)PAGO DE NOMINA CON BANCOLOMBIA PREPAGO INSTRUCTIVO PARA EL ENVIO DE INFORMACIÓN

(EFECTIVO

SEGURO)

ARCHIVO DE NOVEDADES NO MONETARIAS El CLIENTE, enviará un archivo tipo texto (archivo plano), el cual contiene uno o varios registros de Novedades (o detalles) y al final del archivo un registro de control, para procesar las Novedades NO Monetarias por el banco. Este archivo contiene la información correspondiente administrativas sobre las tarjetas y los Tarjetahabientes.

a

novedades

Por cada novedad debe venir un único registro. Los registros son procesados en forma secuencial, lo que permitiría enviar en un registro una creación y en un siguiente registro una novedad de modificación. NOTAS IMPORTANTES: 1. El cliente debe estar afiliado al la SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS , también debe tener afiliada una cuenta para debitar. 2. El archivo de las Novedades NO Monetarias se deben enviar 5 días hábiles antes de enviar las Novedades Monetarias. 3. El nombre del archivo que nos envíen a través SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS , se debe llamar tdenov.txt 4. El NIT de la empresa, debe ser de 9 dígitos, esto quiere decir que el dígito de verificación no debe ser ingresado. 5. El horario de envío del archivo de las Novedades NO Monetarias es antes de la 1:00pm 6. Si envía más de un archivo durante el día, se tomará el último archivo enviado. 7. El archivo se debe enviar por el menú OTRAS TRANSACCIONES - ENVIAR ARCHIVOS AL BANCO. 65

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8. Los archivos de respuestas se reciben por el menú OTRAS TRANSACCIONES RECEPCIÓN DE ARCHIVO AL BANCO 9. La empresa sólo recibe archivos de los registros que han sido rechazados, los registros que fueron procesados correctamente no reciben ninguna información. 10. Siempre se debe enviar antes el archivo de las NOVEDADES NO MONETARIAS y luego las MONETARIAS, de lo contrario se rechazará el archivo.

REGISTRO DETALLE NOVEDADES NO MONETARIAS Longitud de registro: No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

202

Descripción campo Nit Empresa Tipo Identificación Numero de Identificación Empleado Primer Apellido Segundo Apellido Primer Nombre Segundo Nombre Nombre del Empleado para Realce Dirección Residencia Código Empresa Tipo de Novedad Campo Futuro 1 Campo Futuro 2 Campo Futuro 3 Campos Error

Posic. 15 1 15 15 15 15 15 19 40 5 3 15 15 1 13

Dec. Bytes Tipo 0 15 N 0 1N 0 15 N -15 X -15 X -15 X -15 X -19 X -40 X -5X -3X -15 X 0 15 N 1X 13 X

Del 1 16 17 32 47 62 77 92 111 151 156 159 174 189 190

Al 15 16 31 46 61 76 91 110 150 155 158 173 188 189 202

Reglas para los campos: Tipo N: Campo numérico, ajustado a la derecha con relleno de ceros a la izquierda, sin signo. El campo siempre debe llevar un cero si no existe información, de lo contrario se rechazará. Tipo X: Campo alfanumérico, ajustado a la izquierda con relleno de blancos a la derecha. Para campos de montos, en la columna Posic. Se indica la longitud de la parte entera y en la columna dec. Se indica él numero de decimales. No debe llevar separador de miles ni de decimales. (Sin comas ni puntos) Los campos no llevan ningún separador (ni comas, ni blancos, ni tabs, ni espacios)

66

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CONTENIDO DE CAMPOS En la columna OBSERVACIONES, cuando diga el campo que es Obligatorio, lo debe enviar la empresa para procesar la información, si falta alguno de estos campos especificados, el banco rechazará todo el archivo. No CONTENIDO 1 Número del NIT de la empresa a la cual pertenece el empleado. El NIT, es de 9 posiciones, no debe incluir el dígito de chequeo. 2 Tipo del documento de identificación del empleado

3 4 5 6 7 8 9 10

Numero de identificación del empleado Primer Apellido del Empleado Segundo Apellido del Empleado Primer Nombre del Empleado Segundo nombre del Empleado Nombre del empleado que aparece en la tarjeta Dirección de la residencia del empleado Código de Negocio dentro de la entidad en la que esta radicada la cuenta de la empresa a la cual pertenece el empleado

11 Tipo de Novedad que se esta realizando en este registro

OBSERVACIONES Obligatorio

Obligatorio

Valores validos: 0 Cédula de Ciudadanía 1 Tarjeta de Identidad 2 Cédula de Extranjería Obligatorio Obligatorio

Opcional Obligatorio

Opcional Obligatorio Obligatorio Obligatorio

Código de Oficina la cual es asignada por BANCOLOMBIA Obligatorio

Valores Validos: C Creación M Modificación de datos (los campos 1, 2 y 3 no pueden ser modificados para un empleado) R Retiro del empleado de la empresa (esta novedad bloquea los registros de la tarjeta con un bloqueo definitivo)

T Bloqueo Temporal de la tarjeta D Desbloqueo (para tarjetas con bloqueo temporal) 12 13 14 15

Campo Futuro 1 Campo Futuro 2 Campo Futuro 3 Campos Error

Opcional Opcional Opcional Opcional, cuando se presente un rechazo este campo indicara en cual de los campos anteriores se encuentra el error

67

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Nota: Para el campo 11 Código de Negocio, el banco se comunicará con la empresa, para asignarle uno, este código es para realizar el envío correcto de las tarjetas y las claves (sobreflex)

REGISTRO DE CONTROL NOVEDADES NO MONETARIAS Por cada archivo de novedades, debe venir un único registro de control y este debe ser el último registro del archivo. El sistema antes de aplicar las novedades verifica la consistencia de la información del registro de control, en el caso de que alguna información del registro de control no coincida con la información de los registros de novedades no se procesará ninguna novedad.

Longitud de Registro = 202 No.

DESCRIPCION CAMPO

OBSERVACIONES

Dec.

Posic

1 NIT Empresa 2 Espacios 3 Numero total de registros reportados 4 Espacios 5 Espacios 6 Espacios 7 Espacios 8 Espacios 9 Espacios

Tipo

Del

Al

15 0 1 -15 0

N X N

1 16 17

15 16 31

79 19 19 19 19 16

X X X X X X

32 111 130 149 168 187

110 129 148 167 186 202

-------

Contenido de Campos: No. CONTENIDO 1 Numero del NIT de la empresa a la cual pertenece el empleado.

OBSERVACIONES Obligatorio

2 Espacios 3 Numero total de registros reportados, incluyendo el registro de control 4 Espacios 5 Espacios

Debe contener blancos Obligatorio

6 Espacios 7 Espacios

Debe contener blancos Debe contener blancos

8 Espacios 9 Espacios

Debe contener blancos Debe contener blancos

Debe contener blancos Debe contener blancos

68

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NOTA IMPORTANTE El campo 3 (Número total de Registros) el resultado debe contener el registro de control, o sea que si son 5 detalles y un registro de control, el campo 3, debe ir un 6, que sería el total de los registros

69

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ANEXO 1. Clase de transacciones contenidas CODIGO 220 225 230 231 232 233 234 235 236 237 239 721 726 739 820 825 838 920 925 938

DESCRIPCION

Pago Proveedores Pago Nomina Pago Dividendos Pago Intereses Pago Comisiones Pago Seguros Pago Cédulas de Capitalización Pago Televisión por Cable Pago Cuotas club Pago Matriculas Pago Otros Conceptos (Cuenta Mundial) Proveedor (Cuenta Mundial) Nomina (Cuenta Mundial)Otros Pagos (Tesorería) Proveedor (Tesorería) Nomina (Tesorería) Otros Pagos (DAT) Proveedor (DAT) Nomina (DAT) Otros Pagos

2. Códigos de estados de transacción RECHAZOS : Código Descripción C01 C02 C03 C04 C05 C06 C07 C08 C09 C10 C11

Empresa No Afiliada Clase Transacciones Inválida Fecha Transmisión Inválida Fecha Aplicación Inválida Total de Registros, Débitos y/o Créditos No Numéricos Primer Registro de lote No es de Control Cuenta del cliente a debitar, No existe Cuenta del cliente a debita r, Cancelada Tipo de cuenta a debitar Inválido Cuenta No Autorizada para Debitar Pago Anulado, por orden del cliente 71

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C12 V01 D01 D02 D03 D04 D05 D06 D07 D08 D09 D10 D11 D12 D13 D14 D15 D16 D17 D18 D19 D20 D21 D22 D24 D25 D26 D27 U01 U02 U03 U04 R01 R02 R03 R04 R05 R06 R07 R13 R14 R17 R18 R19 R20

Pagos vienen en archivo duplicado Totales de Control No Coinciden con Contenido Tipo de Registro Detalle No Existe Banco de la Cuenta a Afectar No Existe Indicador de Localidad de la Cuenta Errado Tipo de Transacción Inválido Campo Valor No Numérico Número de Cuenta No Numérico Número de Cuenta No Existe Cuenta BANCOLOMBIA Cancelada Campo código de Referencia, No numérico Cuenta No Autorizada para Acreditar Nit Cuenta a acreditar No coincide con Nit enviado Nit proveedor No inscrito para pagos Tipo de pago No puede ser hoy mismo Valor errado en transacción No monetaria Pago con cheque No permitido Valor excede transacción para ACH Código banco debe ir en ceros Nit del proveedor no es numérico Fondos insuficientes para el pago Entidad No permite abono en cuenta Nombre Beneficiario es Obligatorio Pago Anulado, Por Orden del Cliente Valor cero no permitido en destino Nit no puede venir en ceros Banco NO en Contingencia Banco Inhabilitado temporalmente Valor pago no corresponde a documentos Signos malos en documentos Valores No numéricos en documentos Documentos con valores en desacuerdo Cheque Rechazado al ser Consignado Cheque anulado por no ser reclamado Pago Rechazado en ACH, Cuenta No Existe Pago Rechazado en CONAVI, Cuenta No Existe Pago Rechazado en CONAVI, Cuenta con problemas Pago Rechazado en CONAVI, problema de comunicaciones Pago Rechazado en ACH, Cuenta con Problemas Verificación rechazada en ACH, Cuenta No Existe Verificación rechazada en ACH, Cuenta con problemas Verificación rechazada en BANCOLOMBIA, Cuenta No Existe Verificación rechazada en BANCOLOMBIA, Cuenta con problemas Pago ventanilla anulado. No reclamado Pago ventanilla bloqueado. Orden cliente 72

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R21 R22

Tipo Nit Beneficiario Invalido Oficina Entrega no existe

APROBACIONES : Código Descripción OK1 OK2 OKN OKG OKL OK3 OK5 OK7 OKA OKB OKC OKI OKJ OKM

Por Aplicar en BANCOLOMBIA, proveniente de cliente Por Aplicar en ACH Por verificar en BANCOLOMBIA Por verificar en ACH Por entregar en Ventanilla Cheque de gerencia generado Por Aplicar en CONAVI Cheque de gerencia entregado Abonado en cuenta BANCOLOMBIA, proveniente de cliente Abonado en entidad de ACH Abonado en cuenta CONAVI Verificado en BANCOLOMBIA Verificado en ACH Entregado en Ventanilla

3. Códigos instituciones financieras INSTITUCION

CITIBAK DAVIVIENDA COLPATRIA LLOYDS TSB SANTANDER BANCO DE CREDITO BANCO SUDAMARIS BANCO OCCIDENTE UNION COLOMBIANO GRANAHORRAR BANCO POPULAR COLMENA BANCO ALIADAS BANCO TEQUENDAMA ABN AMBRO

CODIGO

005600094 005895142 005600191 005600104 005600065 005600146 005600120 005600230 005600227 005701304 005600023 005701809 000001048 005600298 005600081

LOGITUD CUENTA

10 12 10 cte: 9 aho; 10 9 9 8 9 9 10 9 13 11 9 10 73

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BANCO DE BOGOTA BANCAFE CAJA SOCIAL BANCO GANADERO BANCOLOMBIA CONAVI BANCO AV VILLAS BANCO SUPERIOR BANCO AGRARIO STD CHARTERED MERCANTIL UCONAL COFIANDINA CUPOCREDITO MEGABANCO FIDUCIARIA SKANDIA FIDUCIARIA ALANZA AHORRAMAS

005600010 005600052 005600829 005600133 005600078 005701100 006013677 005600340 000001040 005600243 005600285 005707010 005707078 005707081 000001036 005715028 005715057 005895139

9 9, 15 12 9, 14, 16 11 15 13 10 11 10 15

10

74

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FORMATOS DE SALIDA DE LA SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS BANCOLOMBIA

1. FORMATO ARCHIVOS DE MOVIMIENTOS 1.1 Archivo de movimiento por fechas Campos separados por comas con los campos alfabéticos entre comillas: Movimiento por fechas Campo Cuenta Oficina origen

Tipo Campo Numérico Numérico

Longitud 11 3

Contenido

Tipo Cuenta

Numérico

1

Fecha Documento

Numérico Numérico

8 9

Valor

Numérico

15.2

1= Cuenta Corriente 7= Cuenta Ahorros aaaa/mm/dd Numero del cheque para las transacciones que lo requieren 13 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es débito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros.

Código Transacción

Numérico

4

Código interno de la transacción.

40

Texto de la transacción. Para las transacciones referenciadas en este campo se incluye la referencia. Código de la causal de devolución para las transacciones que lo utilizan.

Nombre Transacción

Extracto Alfanum érico

Causal devolución

Numérico

2

Nombre de la oficina

Alfanumérico

20

Tres primeros dígitos de la cuenta origen

El primer registro es el de títulos y va dentro de la exportación. Ejemplo NCta,Oficina,TCta,Fecha,NumCheque,VTrn,CodTrn,NomLTrn, CausalDv,NomOfc 00100000001,001,D,26111997,,35000.00,4166,"TRASLADO CTAS BANCOLOMBIA ENLINEA BANCOLOMBIA",00,Carabobo00100000001,001,D,26111997,,297620.00,8258,"ABONO PREAUTORIZADO NOMINA",00,Carabobo 00100000001,001,D,26111997,,-50000.00,9151,"RETIRO CAJERO BANCOLOMBIA",00,Carabobo 75

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1.2 Formato Extracto en Medio Magnético Archivo de Extracto: La información contenida en este archivo se genera el primer día del mes (en la noche- los clientes lo tendrían el 2° día del mes en la mañana) y por lo tanto contiene sólo las transacciones que entraron hasta el ultimo día del mes. Como ya saben hay transacciones que entran uno o varios días después pero que afectan el saldo de días anteriores (por ejemplo la devolución de un cheque) pero estos registros son fiel copia de lo que se imprimirá en papel y se enviará al cliente. A diferencia del movimiento por fechas que puede ser afectado por estas transacciones. Campos separados por comas con los campos alfabéticos entre comillas: Campo Fecha Cuenta Consecutivo

Tipo Campo Numérico Numérico Numérico

Longitud 8 (aaaa/mm/dd) 11 6

Tipo Cuenta Oficina

Numérico Numérico

1 =Cte, 7=Aho) 3

Código Transacción Nombre Extracto Transacción Documento Valor Oficina Origen

Numérico Alfanumérico Numérico Numérico Numérico

4 40 9 15 (2 Decimales) 3

Tipo transacción

Alfanumérico

1 (D=Debito, (C=Crédito)

Saldo día

Numérico

15(2 Decimales)

Nombre oficina

Alfanumérico

20

El primer registro es el titulo de los campos, el segundo es el Saldo inicio mes y el ultimo el saldo al final de mes. Campo saldo día sólo se llena al cambiar de día, los demás registros del día vienen en 0. 1.3 Formato Notas Débito y Crédito Campos separados por comas con los campos alfabéticos entre comillas:

76

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Campo

Tipo Campo

Longitud

Cuenta Tipo Cuenta

Numérico Alfanumérico

11 1 D=CTE S=AHO

Fecha

Numérico

8 (aaaa/mm/dd)

Valor

Numérico

17,2

Tipo transacción

Numérico

2 (DB= DEBITO (CR = CREDITO)

Explicación

Alfanumérico

hasta 600 caracteres

Cuenta,TipoCuenta,FechaTrn,Valor,TipoTrn,Explicacion 00100000001,D,12112003,76544.00,DB,"Abono efectuado con débito automático al Estado de Cuenta en pesos, correspondiente al mes de NOVIEMB. Tarjeta de Crédito Nro.: 5303727000479494."

00100000001,D,13111997,100000.00,CR,"Traslado de fondos por ENLINEA BANCOLOMBIA de la cuenta001-00000002, CARABOBO MEDELLIN"

Nota: El movimiento en tiempo real se visualiza en movi miento por fecha 1.4 Movimiento Tarjeta de crédito Campo Numero de tarjeta Tipo de tarjeta

Tipo Numérico Numérico

Longitud 16 1

Emisor

Numérico

1

Fecha movimiento Código Moneda

Numérico Numérico

8 1

valor total

Numérico

15.2

Plazo Fecha facturación Descripción Tasa de interés

Numérico Numérico Alfanumérico Numérico

2 30 3,3

Contenido 1. Personal 2. Empresarial 1. Visa 2. Mastercard 4. American Express aaaa/mm/dd 1 Pesos 2 Dólares 13 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es debito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros. Las cuotas diferidas en la compra aaaa/mm/dd 3 enteros y 3 decimales

77

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1.5 Movimiento de remesas Campo Numero de cuenta Tipo de remesa

Tipo Numérico Alfanumérico

Longitud 11 2

Contenido

Numero de cheque Estado de la confirmación

Numérico Alfanumérico

9 2

Fecha Consignación Fecha confirmación Plaza receptora Plaza giradora Banco girado Valor en cheque

Numérico Numérico Alfanumérica Alfanumérico Alfanumérico Numérico

8 8 20 20 30 15.2

aaaa/mm/dd aaaa/mm/dd Nombre de la plaza Nombre de la plaza Entidades bancarias 13 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es debito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros.

Valor comisión

Numérico

15.2

13 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es debito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros.

Valor portes

Numérico

15.2

13 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es debito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros.

Valor comunicaciones

Numérico

15.2

13 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es debito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros.

NE : CO :

CC: CI: CF: CP

Negociada Al cobro

Consignada Impagadas Confirmadas Pendientes de confirmar

78

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Vlr Int de devoluciones

Numérico

15.2

13 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es debito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros.

Valor iva

Numérico

15.2

13 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es debito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros.

Causal de devolución

Alfanumérico

20

1.6 Control de presupuestos Campo Número de cuenta Cupo asignado

Tipo Numérico Numérico

Longitud 11 15.2

Contenido

Valor gasto

Numérico

15.2

13 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es debito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros.

Valor devuelto

Numérico

15.2

13 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es debito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros.

Cupo Disponible

Numérico

15.2

13 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es debito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros.

13 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es debito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros.

79

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2. FORMATO DE SALIDA RECAUDOS 2.1 Formato recaudos de salida BANCOLOMBIA

Registro de control de archivo(210 caracteres) Campo Nombre campo Longitud Formato 1 Tipo de registro 1 Numérico

Valor 1 (constante)

2

Según cada empresa

3

4 5

NIT Entidad Recaudadora Nombre de la Entidad Recaudadora Código del Convenio Fecha Generación del Archivo

13

Numérico

20

Alfanumérico

15

Numérico

8

6

Secuencia Envío

7

Número de 8 Registros Valor total de 17 transacciones

8

9

de 1

11

Número de 17 Cuenta Recaudadora Tipo de Cuenta 2 Recaudadora Tipo Real Cuenta 1

12

Reservado

10

107

Descripción Indica el tipo de registro de control del archivo NIT de la Entidad inscrita en el convenio. Nombre de la empresa Recaudadora

Código asignado BANCOLOMBIA AAAAMMDD

por Código que identifica un convenio de recaudos Numérico Fecha de Generación del archivo de respuesta por parte de BANCOLOMBIA Alfanumérico A-Z, 0-9 Carácter que refleja el orden cronológico de grabación de los archivos y permite diferenciar varios archivos generados en un mismo día. Numérico Total de registros de detalle y documentos reportados. Numérico 15 Enteros y 2 Decimales Sumatoria de los valores de transacción de los registros de detalle que han sido exitosos. Numérico La cuenta donde se realizo el crédito. Corresponde a la cuenta inscrita en el convenio Numérico 57=Cta Corriente 67=Cta Tipo de cuenta donde se realizo Ahorros el crédito Alfanumérico 1 = Cta.Corriente 7 = Tipo real de la cuenta Cta.Ahorros 9 = Recaudadora Cta.Recaudadora Alfanumérico Espacios

Registro de detalle (210 caracteres) Campo Nombre campo 1 Tipo registro

Longitud Formato 1 Numérico

Valor 6 (constante)

2

Nit del Pagador

13

Nit del pagador

3

Nombre del 20 pagador Banco Cuenta del 9 Pagador

4

Numérico Alfanumérico Numérico

Ver Tabla de Bancos ACH

Descripción Indica el tipo de registro de detalle Nit del pagador si es enviado o ceros Nombre del pagador si es enviado o espacios Banco cuenta del pagador (si es debito automático) o ceros (si es facturación)

80

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5

Número de la 17 Cuenta a Debitar

Numérico

6

Tipo Transacción

Numérico

7 8

Numérico Alfabético

9

Valor Transacción 17 Indicador 1 Validación Nit/Cta Referencia1 30

10

Referencia2

30

Alfanumérico Según cada empresa

11 12

Valor Recaudado Valor Comisión

17 14

Numérico Numérico

13

Código Respuesta

de 3

Alfanumérico Ver Tabla de códigos de rechazo

14

de 8 o

Numérico

AAAAMMDD

2

Numérico

Según cada empresa

16

Fecha vencimiento aplicacion Períodos facturados Ciclo

17

Canal de Pago

18

Plaza de Recaudo 1

Numérico

1=Nacional

19

Oficina Recaudo

de 4

Numérico

20

Fecha Generación 8 o Envío del Archivo recibido ** Secuencia de 1 Envío del archivo recibido ** Reservado 7

Numérico

15

21

22

de 2

3 2

Numero cuenta del pagador (si es debito automático) o ceros (si es facturación) 57=Débito a Cta cte 67=Débito a Tipo de cuenta a debitar (si es Cta Aho 77=Débito TC Visa debito automático) o ceros (si es 87=Débito TC Master facturación) 88=Efectivo 89=Cheque 00=Pago por otro canal

15 Enteros,2 Decimales S=Si ó N=No

Alfanumérico Según cada empresa

15 Enteros,2 Decimales 12 Enteros,2 Decimales

Valor de la transacción Indicador de validación nit vs. Cuenta enviado Equivale al número de la factura ó código que identifica el pago. Información enviada por la empresa recaudadora Valor real recaudado. Valor de la comisión de cada recaudo. Código que identifica el motivo del rechazo ó aceptación de la transacción Fecha de vencimiento o aplicación del pago enviada

Indica el período facturado (mes, bimestre, etc.) Alfanumérico Según cada empresa Información enviada por la empresa recaudadora Numérico 01=Débito Automático 02=Caja Identifica el canal por donde se 03=Sucursal Virtual 04=Sucursal realizó el pago Telefónica 05=ATM

AAAAMMDD

Alfanumérico A-Z, 0-9

2=Local

Identifica si el recaudo fue local ó nacional. Cuando el pago se realiza a través del canal caja Código de la oficina donde se realizó el pago. Cuando el pago se realiza a través del canal caja. Fecha de Generación o Envío original del archivo llegado del Recaudador Secuencia original del archivo llegado del Recaudador

Alfanumérico Espacios

** = Estos campos permiten identificar el archivo enviado por el recaudador al cual pertenece la transacción.

Registro de documentos (adenda - opcional) (210 caracteres)

81

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Campo Nombre campo 1 Tipo registro

2

Longitud Formato 1 Numérico

Valor 3 (constante)

Número de 2 Identificación del Campo Longitud de campo 3

Numérico

130

5

Información Adicional Nombre campo

5

Reservado

44

Alfanuméric o Alfanuméric o Alfanuméric Espacios o

3 4

Numérico

30

Descripción Indica el tipo de registro de documentos. Se utiliza para enviar al cliente recaudador la información adicional asociada con el pago Corresponde al número que identifica el campo adicional inscrito en el convenio. Corresponde a la longitud del campo que se reporta Información adicional del pago Nombre del campo información adicional

de

Ver Anexo1: Códigos de respuesta de recaudos formato BANCOLOMBIA

2.2 Formato de salida de recaudos ASOBANCARIA 98

Posee 3 registros, longitud: 64 caracteres. Registro de control o encabezado. CAMPO Tipo de Registro

LONGITUD 2

TIPO Alfanuméric o Alfanuméric a

Valor DESCRIPCIÓN 01(constante Indica el tipo de registro, en este caso de control o ) encabezado Nit de la empresa recaudadora o Código EAN13 asignado por el IAC, ajustado a la derecha y complementado por ceros(0) Fecha de proceso(aaaammdd) 055 Código de la entidad Recaudadora

Código empresa

13

Fecha de recaudo Código de la entidad recaudadora Numero de la cuenta Relleno

8 3

Numérico Numérico

15

Numérico

Número de la Cuenta del cliente afiliado al servi cio.

23

Alfanuméric o

Valor espacios.

Registro de datos. CAMPO Tipo de Registro

LONGITUD TIPO 2 Numérica

Referencia

25

Numérica

Valor

13

Numérico

Valor DESCRIPCIÓN 02(const Indica el tipo de registro, 02 detalle. ante) Identificación del ID de cobro de la Factura o Referencia de Pago. Esta compuesto por el Símbolo variable (10 dígitos) y 2 dígitos de chequeo. Ver algoritmo de los dígitos de chequeo anexos. Valor del recaudo. Sólo enteros.

82

MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

Procedencia pago Secuencia Oficina

del 2

Numérico

Medio de captura del pago.

7 4

Numérico Numérico

Tipo pago

2

Relleno

9

Alfanuméri CH/EF co Alfanuméri co

Secuencia de grabación del registro. Se inicia en 2 Código de la Oficina o sucursal de la entidad por donde se hizo la transacción. Esta información se utilizará para subtotalizar de esta forma las gestiones diarias, de forma que sean totalmente consistentes con los extractos que la entidad entrega. Indica si el pago fue en CHeque o en EFectivo. Valor espacios

Registro de totales CAMPO Tipo de Registro

LONGITUD 2

TIPO Numérica

Valor 09(constante)

Total registros. Valor total. Relleno

9 18 35

Numérica Numérico Alfanumérico

DESCRIPCIÓN Indica el tipo de registro: Totales. Número total de registros tipo detalles del archivo Suma del valor del recaudo. Sólo e nteros. Valor espacios.

Nota: todos los campos numéricos son ajustados a la derecha y complementados con ceros. Ejemplo: valor del recaudo 15,000 → 0000000015000

Ver Anexo 2: Tablas del Formato salida de recaudos ASOBANCARIA 98

3. FORMATO DE RESPUESTA ESTADO DE PAGOS El banco proveerá el medio por el cual el cliente puede saber el estado final de cada uno de los pagos ordenados (aprobados y rechazados), según la tabla del Anexo # 1. Registro respuesta de Transacciones :

Nombre campo

Tipo

Nit entidad que envió Fecha transmisión de lote Secuencia envío de lotes ese día

numérico numérico alfanumérico

Tipo registro Nit participante

numérico numérico

Nombre participante Banco cuenta del participante

alfanumérico numérico

Contenido AAMMDD ABCDE valor fijo “6”

Longitud 10 6 1 1 15 18 9

83

MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

Número cuenta participante

numérico

Lugar de entrega del cheque Tipo transacción Valor de transacción

alfanumérico numérico numérico

Concepto transacción Referencia

alfanumérico alfanumérico

Estado de transacción Número de cheque Fecha aplicación del pago

alfanumérico numérico numérico

17 1 2 15.2 (17)

$$$$$$$$$$

9 12 Ver Anexo #3

3

AAMMDD

6

8

Ver Anexo 3 Tabla de códigos de respuestas de Pagos

4. ARCHIVO DE NOVEDADES NO MONETARIAS RECHAZADAS Este archivo contiene la información correspondiente a novedades administrativas sobre las tarjetas y los Tarjetahabientes rechazadas, no aplicadas por algún error. Consta de uno o varios registros de novedades y al final tiene un registro de control.

REGISTRO DETALLE NOVEDADES NO MONETARIAS RECHAZADAS Longitud de registro:

202

Por cada novedad rechazada debe de ir un único registro. Los registros son procesados en forma secuencial, lo que permitiría enviar en un registro un rechazo. No. 1

Descripción campo Nit Empresa

Posic. 15

Dec. 0

Bytes 15

Tipo N

Del 1

Al 15

2 3 4

Tipo Identificación Numero de Identificación Empleado Primer Apellido

1 15 15

0 0 --

1 15 15

N N X

16 17 32

16 31 46

5 6

Segundo Apellido Primer Nombre

15 15

---

15 15

X X

47 62

61 76

7 8 9

Segundo Nombre Nombre del Empleado para Realce Dirección Residencia

15 19 40

----

15 19 40

X X X

77 92 111

91 110 150

10 11 12

Código Empresa Tipo de Novedad Campo Futuro 1

5 3 15

----

5 3 15

X X X

151 156 159

155 158 173 84

MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

13

Campo Futuro 2

15

14 15

Campo Futuro 3 Campos Error

1 13

0

15

N

174

188

1 13

X X

189 190

189 202

Reglas para los campos: Tipo N: Campo numérico, ajustado a la derecha con relleno de ceros a la izquierda, sin signo. El campo siempre debe llevar un cero si no existe información, de lo contrario se rechazará. Tipo X: Campo alfanumérico, ajustado a la izquierda con relleno de blancos a la derecha.

CONTENIDO DE CAMPOS No 1 2

3 4 5 6 7 8 9 10 11

12

CONTENIDO OBSERVACIONES Número del NIT de la empresa a la cual pertenece el empleado. El Obligatorio NIT, es de 9 posiciones, no debe incluir el dígito de chequeo. Tipo del documento de identificación del empleado Obligatorio Valores validos: 0 Cédula de Ciudadanía 1 Tarjeta de Identidad 2 Cédula de Extranjería Numero de identificación del empleado Obligatorio Primer Apellido del Empleado Obligatorio Segundo Apellido del Empleado Opcional Primer Nombre del Empleado Obligatorio Segundo nombre del Empleado Opcional Nombre del empleado que aparece en la tarjeta Obligatorio Dirección de la residencia del empleado Obligatorio Fecha de nacimiento del empleado Opcional Formato : AAAAMMDD Código de Negocio dentro de la entidad en la que esta radicada la Obligatorio cuenta de la empresa a la cual pertenece el empleado Código de Oficina la cual es asignada por BANCOLOMBIA

Tipo de Novedad que se esta realizando en este registro

Obligatorio Valores Validos: C Creación M Modificación de datos (los campos 1, 2 y 3 no pueden ser modificados para un empleado) R Retiro del empleado de la empresa (esta novedad bloquea los registros de la tarjeta con un bloqueo definitivo)

T Bloqueo Temporal de la tarjeta D Desbloqueo (para tarjetas con bloqueo temporal)

85

MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

13 14 15 16

Campo Futuro 1 Campo Futuro 2 Campo Futuro 3 Campos Error

Opcional Opcional Opcional Debe contener el error presentado en el proceso. Indica la posición que tiene el error, si existe una S en la posición 3, es porque el campo 3, tiene error. S= Indica error en ese campo Blanco= Indica que el campo esta bueno, sin errores.

5. ARCHIVO DE NOVEDADES MONETARIAS Para el archivo de Novedades Monetarias, nos basamos en el mismo archivo que es enviado al banco para realizar: PAGO A PROVEEDORES INFORMACION SUMINISTRADA POR EL CLIENTE. MODALIDAD DE PAGO: Abono a cuentas BANCOLOMBIA, CONAVI, ACH, CHEQUES DE GERENCIA, EFECTIVO SEGURO Donde el CLIENTE, enviará un archivo plano tipo texto, conteniendo los “lotes” de información que desea le sean procesados. Cada lote está compuesto de 3 formatos de registro de la siguiente forma: • • •

El primer formato, corresponde a un registro de control que contendrá información que permitirá validar fechas, procedencia y contenido del lote (este registro debe ser el primero del lote) El segundo formato, corresponde a las transacciones de detalle informando los pagos a ser realizados en dicho lote. El tercer formato, es opcional, corresponde a la información adicional que se deseen enviar por cada pago.

Para enviar los registros que se quieren pagar la nómina por medio de EFECTIVO SEGURO, se adiciona un Tipo de Transacción = 40 (EFECTIVO SEGURO) Antes de enviar un tipo de transacción 40, EFECTIVO SEGURO, el archivo de Novedades NO Monetarias, debe ser enviado, de lo contrario el archivo se rechazará, pues el empleado no se encuentra creado en el aplicativo Efectivo Seguro. Los otros formatos y el llenado de los demás campos siguen de forma igual. A continuación, se realiza la explicación de dichos formatos: 86

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PAGOS - INFORMACIÓN SUMINISTRADA POR EL CLIENTE Modalidad pago: abono a cuentas BANCOLOMBIA, Conavi, entidades ACH, cheques de gerencia, efectivo seguro (visa pagos)

EL CLIENTE enviará un archivo plano tipo texto, conteniendo los “lotes” de información que desea le sean procesados. Cada “lote” está compuesto de tres formatos de registro a saber : El primer formato corresponde a un registro de control que contendrá información que permitirá validar fechas, procedencia y contenido del lote (este registro debe ser el primero del lote); el segundo formato corresponde a las transacciones de detalle informando los pagos a ser realizados en dicho lote y el tercer registro (opciona l) corresponde a información adicional que se desee enviar por cada pago. 5.1 Registro de Control de Lote

Nombre campo Tipo registro

Tipo numérico

Nit entidad que envía Nombre entidad que envía

numérico alfanumérico

Clase transacciones contenidas Descripción propósito transacciones Fecha transmisión de lote

numérico alfanumérico numérico

Secuencia envío de lotes ese día Fecha aplicación transacciones

alfanumérico numérico

Número registros (detalle y documentos) numérico Sumatoria de débitos numérico Sumatoria de créditos Cuenta cliente a debitar Tipo cuenta cliente a debitar

numérico numérico alfanumérico

Contenido valor fijo “1”

Longitud 1 10* 16

ver anexo # 1 “a criterio del cliente” AAMMDD “A B C D E..............” AAMMDD

3 10 6 1 6

Sumatoria número registros 6* valor fijo 0(ceros) 12* $$$$$$$$$$$$ S : aho / D : cte

12* 11* 1

NOTA REGISTRO DE CONTROL 1. El campo Nit entidad que envía debe estar afiliado al la SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS 2. El campo Cuenta cliente a debitar debe estar afiliado al la SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS 3. Las fechas deben ser en el formato AAMMDD.

87

MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

4. EL campo Fecha aplicación transacciones debe ser mayor o igual a la fecha de proceso o a la fecha que envía el archivo.

5.2 Registro Detalle de Transacciones Nombre campo Tipo registro

Tipo numérico

Nit beneficiario

numérico

Nombre beneficiario Banco cuenta del beneficiario

alfanumérico numérico

Número cuenta beneficiario Indicador lugar de pago Tipo transacción

Longitud 1 15* 18

Ver nota # 1

9*

numérico Ver nota # 2 alfanumérico Ver nota # 3 numérico 26 : Cheque de Gerencia 27 : Abono a Cta.Cte 37 : Abono a Ahorros 40 : Efectivo Seguro

Valor de transacción Concepto transacción

numérico alfanumérico

Referencia

alfanumérico

Relleno

Contenido valor fijo “6”

alfanumérico

17* 1 2

$$$$$$$$$$ “a criterio del cliente”

10* 9

Ver nota # 4

12

“espacios en blanco”

1

NOTA REGISTRO DE DETALLE 1. El campo NIT beneficiario debe ser diferente de cero. 2. El campo Nombre del Beneficiario no debe venir en blancos. 3. El campo Valor de transacción NO puede ser igual a cero. 4. El campo Banco cuenta del beneficiario debe ser igual a CERO. 5. El campo Número cuenta del beneficiario debe ser igual a UNO. 6. EL campo Tipo transacción es igual a 40. 5.3 Registro de Documentos (opcional) Nombre campo

Tipo

Contenido

Tipo registro Número de factura

numérico alfanumérico

Referencia Signo valor bruto

alfanumérico alfanumérico

“+/-“

Valor bruto Signo valor ajuste Valor Ajuste

numérico alfanumérico numérico

$$$$$$$$$$ “+/-“ $$$$$$$$$$

Signo valor Neto Valor Neto

alfanumérico numérico

Longitud

valor fijo : 3

1 10

“+/-“ $$$$$$$$$$

10 1 10* 1 10* 1 10*

88

MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

Relleno

alfanumérico

“espacios en blanco”

41

NOTAS GENERALES : Los campos que están marcados con asterisco ( * ) deben ser ajustados a la derecha y rellenos de ceros por la izquierda.

La estructura del archivo queda : Registro de Control de Lote Registro de Detalle de Transacción Registro de documento (opcional) Registro de documento (opcional) Registro de Detalle de Transacción Registro de Detalle de Transacción NOTA # 1: El campo “Banco Cuenta Beneficiario” se diligencia de forma diferente, dependiendo del tipo de transacción, de la siguiente forma: q Si el tipo de transacción es “Abono a Cuenta” (27 o 37), en “Banco Cuenta Beneficiario” debe ir el código del banco destino, de acuerdo con ANEXO # 2. q Si el tipo de transacción es “Cheque de Gerencia” (26), en “Banco Cuenta Beneficiario” debe ir ceros. q Si el tipo de transacción es “Efectivo Seguro” (40), en “Banco Cuenta Beneficiario” debe ir CERO.

NOTA # 2: El campo “Número Cuenta Beneficiario” se diligencia de forma diferente, dependiendo del tipo de transacción, de la siguiente forma: q Si el tipo de transacción es “Abono a Cuenta” (27 o 37), en “Número Cuenta Beneficiario” debe ir el número de la cuenta del beneficiario en el banco destino. q Si el tipo de transacción es “Cheque de Gerencia” (26), en “Número Cuenta Beneficiario” debe ir ceros. q Si el tipo de transacción es “Efectivo Seguro” (40), en “Número Cuenta Beneficiario” debe ir UNO.

NOTA # 3: El campo “Indicador Lugar de Pago” se diligencia de forma diferente, dependiendo del tipo de transacción, de la siguiente forma: q Si el tipo de transacción es “Abono a Cuenta” (27 o 37), el “Indicador Lugar de Pago” debe ir con “S”.

89

MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

q

q

Si el tipo de transacción es “Cheque de Gerencia” (26), el “Indicador Lugar de Pago” debe decir la ciudad donde se entregará el cheque, a saber: “1”: Medellín “4”: Barranquilla “3”: Cali “6”: Bogotá Si el tipo de transacción es “Efectivo Seguro” (27 o 37), el “Indicador Lugar de Pago” debe ir con “S”.

NOTA # 4: El campo “Referencia” puede ser usado de dos formas. La primera es para el cliente simplemente enviar información adicional, en cuyo caso son 12 caracteres libres a criterio del cliente, y la segunda es para indicar que se desea que el banco envíe un fax al beneficiario del pago, informándole del abono, en cuyo caso el campo se interpreta de la siguiente forma: Las once primeras posiciones: Son el número del fax. Donde primero debe ir el indicativo de la ciudad y luego el número del fax. La parte del indicativo y del número del fax sólo debe contener datos numéricos. Debe estar alineado a la izquierda y blancos a la derecha. Importante: Si el fax es de la ciudad de Medellín, NO SE DEBE enviar Indicativo, puesto que serán remitidos desde esta ciudad. La última posición: Debe llevar la letra “F” indicando que se debe enviar un fax. Ejemplo : Si el número del fax es 3140327: Si el fax es de Bogotá, debe venir: 13140327___F Si el fax es de Ibagué, debe venir: 823140327__F Si el fax es de Medellín, debe venir 3140327____F (ojo, sin indicativo) BANCOLOMBIA retornará al cliente al día hábil siguiente del pago, un archivo de respuesta, informando que paso con cada uno de los pagos enviados para procesarse. Es básicamente el mismo formato del registro de detalle enviado, solamente adicionando los campos de identificación de la empresa, la fecha de aplicación del pago, el estado de la transacción (aprobada o rechazada). Nombre campo

Tipo

Nit entidad que envió

numérico

Fecha transmisión de lote Secuencia envío de lotes ese día

numérico alfanumérico

Tipo registro Nit participante Nombre participante

numérico numérico alfanumérico

Banco cuenta del participante Número cuenta participante

numérico numérico

Contenido

Longitud 10

AAMMDD “A B C D E”

6 1

valor fijo “6”

1 15 18 9 17

90

MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

Lugar de entrega del cheque

alfanumérico

Tipo transacción Valor de transacción Concepto transacción

numérico numérico alfanumérico

Referencia

alfanumérico

Estado de transacción Número de cheque Fecha aplicación del pago

alfanumérico numérico numérico

1 2 10 9

$$$$$$$$$$ 12 Ver Anexo # 3

3 8

AAMMDD

6

INSCRIPCION DE CUENTAS : Todas las cuentas de la empresa que puedan en un momento dado ser debitadas para hacer los pagos, deben ser reportadas e inscritas previamente. TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS : El intercambio de archivos entre el BANCOLOMBIA y sus clientes, se hará a través la SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS BANCOLOMBIA” suministrado por el banco. Ver Anexo 4 Clase de transacciones contenidas

6. FORMATO ARCHIVOS DE ESTABLECIMIENTOS AFILIADOS 6.1 Archivo establecimientos afiliados

91

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Campo Fecha Descripción Cuenta origen Tipo cuenta

Tipo Campo Numérico Alfanumérico Numérico Numérico

Longitud 8 30 11 1

Valor compra

Numérico

17.2

Valor comisión

Numérico

17.2

Valor retención

Numérico

17.2

Valor retención + IVA

Numérico

17.2

Valor + ica

Numérico

17.2

Valor neto

Numérico

17.2

Valor propinas

Numérico

17.2

Valor neto

Numérico

17.2

Descripción ddmmaaaa

1=Cuenta Corriente 7=Cuenta Ahorros 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es débito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros. 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es débito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros. 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es débito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros. 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es débito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros. 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es débito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros. 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es débito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros. 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es débito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros. 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es débito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros.

92

MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

7. FORMATO ARCHIVOS DE CUENTA CENTRALIZADORA Campo Numero de cuenta Tipo de cuenta Tipo Centralizadora

Tipo Numérico Numérico Alfanumérico

Longitud 11 1 20

Saldo disponible

numérico

17.2

Traslado debito

Numérico

17.2

Traslado crédito

Numérico

17.2

Fecha

numérico

8

Contenido 1 Corriente 7 Ahorro Matriz Satélite 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es debito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros. 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es debito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros. 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es debito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros. AAAA/MM/DD

93

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8. FORMATO ARCHIVOS DE CREDITO PRIVADO Campo Numero de pagare Fecha utilización Valor utilización

Tipo Campo Numérico Numérico Numérico

Longitud 11 8 17.2

Cuota de intereses

Numérico

17.2

Cuota de capital

Numérico

17.2

Cuota de mes

Numérico

17.2

Saldo

Numérico

17.2

Tipo producto Cupo disponible Cupo total Pago total Pago mínimo

Contenido AAAA/MM/DD 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es débito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es débito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es débito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es débito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros 15 dígitos enteros + el punto decimal + dos dígitos decimales Si la transacción es débito este campo contendrá el signo menos (-) como primer carácter, ocupando uno de los dígitos enteros 0 Norma Diferente de 0: Bloqueado

ANEXOS 1. Códigos de respuesta de recaudos formato BANCOLOMBIA CXX : DXX : OK0 : OK1 : OK2 : OK3 : OK4:

Error en registro de control. Error en registro de Detalle o de Documentos Adicional Todo bien en validación de cuenta en BANCOLOMBIA débito total exitoso en BANCOLOMBIA débito parcial exitoso en BANCOLOMBIA Débito pendiente de respuesta en ACH Débito total exitoso en entidad ACH 94

MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

OK5: Prenotificación aceptada en entidad ACH

NRO.

CODIGO

DESCRIPCION

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46.

C01 C02 C03 C04 C06 C07 C08 C09 C12 C13 C14 C15 C16 D01 D02 D03 D04 D05 D06 D07 D08 D09 D10 D11 D12 D13 D14 D15 D16 D17 D18 D19 D20 D21 D22 D23 D25 D24 D26 D27 D29 D30 D31 D32 D51 D52

Nit de entidad que envía no es numérico Código de Convenio no es numérico Fecha de transmisión de lote con formato inválido Secuencia de lote no tiene un valor válido Número de registros no es numérico Sumatoria de débitos no es numérico Código de Convenio no inscrito en Sistema de Recaudos Nit de entidad que envía no inscrito en convenio Numero de registros enviados no coincide con lo recibido Sumatoria de débitos no coincide con lo recibido Tipo de registro de control inválido Archivo sin registros de detalle/documentos Convenio no está activo en el sistema Tipo de registro de detalle inválido Banco de la cuenta a debitar no es numérico Cuenta a debitar no es numérica Tipo de transacción no es numérico Valor de la transacción no es numérico Indicador de validación Nit/Cta no es “S” o “N” No existe Nit para validar contra cuenta Código de Banco inválido Tipo de transacción no existe Cuenta a debitar no existe Cuenta en Depósitos con estado inválido para efectuar débitos Cuenta a debitar no pertenece a Nit Tarjeta de crédito no existe Cuenta de Tarjeta de crédito con bloqueos para efectuar débitos Tarjeta de crédito a debitar no pertenece a Nit Registro de documentos no pertenece a ningún registro de detalle Código de Banco no existe en ACH Banco no autorizado para débitos en ACH Validación Nit /Cuenta es requerida para débitos ACH Nit del pagador viene en ceros y es requerido para débitos ACH Tipo de transacción no válida para débitos en ACH Campo de Referencia 1 es requerido para débitos en ACH Cuenta a debitar no ha sido prenotificada en ACH Convenio no habilitado para débitos en ACH Cuenta a debitar tiene prenotificación con estado inválido Nit del pagador no es un campo numérico Fecha de aplicación o vencimiento con formato inválido Fecha de aplicación debe ser posterior a fecha actual de proceso en el sistema Campo Nombre del Pagador es obligatorio para débitos en ACH Valor de transacción no puede venir en cero para Facturación Numero de factura inválida Disponible no es suficiente para débito total Disponible no es suficiente para efectuar débitos parciales 95

MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62. 63. 64. 65. 66. 67. 68.

D53 D54 D55 D56 D57 D58 R01 R02 R03 R04 R06 R07 R08 R09 R10 R12 R14 R15 R16 R17 R20 R29

No está disponible archivo de saldos (error en comunicaciones) No se pudo consultar por timeout (error en comunicaciones ) Cuenta con saldo negativo Error de datos en transacción enviada al TEF Transacción rechazada por servidor no disponible Problema de comunicaciones Fondos insuficientes – en entidad ACH Cuenta cerrada – en entidad ACH Cuenta no abierta – en entidad ACH Número de cuenta inválido – en entidad ACH Devolución solicitada por la entidad financiera originadora Autorización de recaudo revocada por el cliente receptor Orden de no pago Fondos no disponibles Devolución de una transacción débito por solicitud del cliente receptor (persona natural) Sucursal vendida a otra entidad financiera Muerte del delegado o representante Muerte del beneficiario o titular de la cuenta Cuenta inactiva o cuenta bloqueada La identificación no coincide con cuenta del cliente receptor Cuenta no habilitada para recibir transacciones Devolución de una transacción débito por solicitud del cliente receptor (persona jurídica)

Nota: todos los códigos de respuesta ACH comienzan por “R” y las descripciones corresponden a las definidas en ACH para todas las entidades financieras.

2. Tablas del Formato salida de recaudos ASOBANCARIA 98 ?? Tabla No. 1. Códigos de entidades recaudadoras

ENTIDAD RECAUDADORA

CÓDIGO

Banco de Bogotá Banco Popular

001 002

Banco de Colombia Bancafé Banco Santander

003 005 006

Banco Industrial Colombiano Banco Real de Colombia

007 008

Citibank de Colombia Banco Anglo Colombiano Caja Agraria

009 010 011

Banco Sudameris de Colombia Banco Ganadero

012 013

Banco de Crédito Banco de Andino Banco Nacional del Comercio

014 016 018

Banco Colpatria

019 96

MANUAL TÉCNICO SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

Banco del Estado

020

Banco Uconal Banco Unión Colombiano Banco de Occidente

021 022 023

Banco Extebandes

024

Banco Central Hipotecario

025

Bank of America Banco Mercantil Banco Tequendama

026 028 029

Bancoop Bancoldex

030 031

Banco Caja Social Banco del Pacífico Banco Superior

032 033 034

Banco Intercontinental Banco Coopdesarrollo

035 036

Banco de Boston Banco Selfin Banco Davivienda

037 038 051

Colpatria Concasa

053 050

Granahorrar Bancolombia

054 055

?? Tabla No. 2. Códigos de procedencias de pago PROCEDENCIA Pago por ventanilla

CÓDIGO 01

Audiopagos Red Multicolor

02 03

Servicio Automático de Pagos (SAP) Redeban Débito automático

04 05 06

Internet Servibanca

07 08

ATH Ascredibanco

09 10

3. Tabla de códigos de respuestas de Pagos COD A01

DESCRIPCION APLICACION EN DIA NO HABIL

COD M10

DESCRIPCION TIPO DE REGISTRO INVALIDO

97

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A02 A03 A04 A05 C01 C02 C03 C04 C05

El archivo a procesar no existe en la librería M11 ARCHIVO YA PROCESADO M12 HORARIO NO DISPONIBLE PARA RECEPCION DE PAGO M13 ARCHIVO RECHAZADO POR REINTENTO M14 EMPRESA NO AFILIADA M15 CLASE TRANSACCIONES INVALIDA M16 FECHA TRANSMISION INVALIDA M17

RECHAZO SIN ADICIONAL O MULTIERROR RECHAZO MAL ENRUTADO NUMERO SEGUIMIENTO INCORRECTO TRANSACCION ORIGINAL NO ENCONTRADA VALOR DE RECHAZO INCORRECTO NUMERO IDENTIFICACION INCORRECTO CODIGO TRANSACCION INCORRECTO NIT ORIGINADOR NO COINCIDE CON ENCABEZADOLOTE DEVOLUCION DUPLICADA

C06 C07 C08

FECHA DE APLICACION INVALIDA M18 TOTALALES NO NUMERICOS M25 PRIMER REGISTRO DE LOTE NO ES DE CONTROL N01 CUENTA A DEBITAR NO EXISTE N02 CUENTA DEL CLIENTE A DEBITAR CANCELADA N03

C09 C10 C11

TIPO DE CUENTA A DEBITAR INVALIDO CUENTA NO AUTORIZADA PARA DEBITAR PAGO ANULADO, ORDEN DEL CLIENTE

N04 N05 N06

C12

PAGOS VIENEN EN ARCHIVO DUPLICADO

N07

C13 C14 C15 C16 C17 C18 C19 C20

TIPO DE REGISTRO NO ES VALIDO N08 TIPO DE REGISTRO NO ES NUMERICO N09 NIT NO ES NUMERICO N10 Clase de TRN No es Numérico N11 Fecha Aplicación No es Numérico N12 Fecha Aplicación No es Numérico N13 NIT NO PUEDE ESTAR EN BLANCO OK NO EXISTE REGISTRO DE CONTROL OK0 EXISTE + DE 1 REGISTRO DE CONTROL EN ARCHIVO OK1 CANAL NO EXISTE OK2 EMPRESA NO EXISTE O ESTA RETIRADA OK3 ERROR PROCESANDO ARCHIVO OK4 NIT NO IGUAL AL DE REGISTRO DE CONTROL OK5 TIPO DE APLICACIONE NO ES VALIDA OK6 FECHA DE APLICACION NO ES VALIDA OK7 MESES DE VIGENCIA APLICACION NO ES VALIDA OK8 FORMATO DE ARCHIVO NO ES VALIDO OK9 REGISTROS DE DETALLE DIFERENTES AL CONTROL OKA SUMATORIA DE DEBITOS DEBE SER CERO OKB SUMATORIA DE CREDITOS NO DEBE SER CERO OKC SUMATORIA DE CREDITOS NO CUADRA CON DETALLE OKD ABONADO EN B.DE COLOMBIA CUENTA A DEBITAR Y NIT NO CORRESPONDEN OKDP Los Registros no Duplicados se han Procesado Numero de Registros No Numérico OKE ABONADO EN ACH 4G Suma de Débitos No es Numérico OKF ABONADO EN BANCOLOMBIA, ENVIADO POR ACH 4G Suma de Créditos No es Numérico OKG POR VERIFICAR EN ACH Cuenta No es Numérico OKH POR VERIFICAR EN 4G TIPO DE REGISTRO DETALLE NO EXISTE OKI VERIFICADA EN BANCOLOMBIA BANCO DE LA CUENTA A AFECTAR NO EXISTE OKJ VERIFICADA EN ACH INDICADOR LOCALIDAD DE CUENTA ERRADO OKK VERIFICADA EN 4G

C21 C22 C23 C24 C25 C26 C27 C28 C29 C30 C31 C32 C33 C35 C36 C37 C38 C39 D01 D02 D03

TRANSACCION NO ES PARA BANCOLOMBIA TRANSACCION NO ENVIADA POR SAP FECHA DE TRANSMISION INVALIDA CLASE TRANSACCIONES INVALIDA EN ENCABEZADOLOTE CODIGO ESTANDAR INVALIDO FECHA APLICACION INVALIDA NUMERO LOTE NO NUMERICO EN ENCABEZADOLOTE CLASE TRANSACCIONES INVALIDA EN CONTROLLOTE TOTALES NO NUMERICOS EN CONTROL-LOTE NUMERO LOTE NO NUMERICO EN CONTROL -LOTE TOTALES NO NUMERICOS EN CONTROL-ARCHIVO TOTALES DE LOTE NO COINCIDEN TOTALES DE ARCHIVO NO COINCIDEN El archivo se recibió exitosamente POR APLICAR EN CENIT POR APLICAR EN BANCOLOMBIA, ENVIADO POR CLIENTE POR APLICAR EN ENTIDAD DE ACH CHEQUE DE GERENCIA GENERADO ABONADO EN BANCOLOMBIA, ENVIADO POR ACH POR APLICAR EN CUENTA CONAVI INSCRIPCION CREDITO EXITOSA CHEQUE ENTREGADO POR APLICAR EN B.DE COLOMBIA POR APLICAR EN ACH 4G ABONADO EN BANCOLOMBIA, PROVENIENTE DE CLIENTE ABONADO EN ENTIDAD DE ACH ABONADO EN CUENTA CONAVI

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D04 D05 D06 D07 D08 D09 D10 D11 D12 D13 D14 D15 D16 D17 D18 D19 D21 D22 D23 D24 D25 D26 D27 D28 D29 D30 D31 D32 D33 D34 D35 D36 D37 D38 D39 D40 D41 E01 F01 F02 F03 M01 M02

TIPO DE TRANSACCION INVALIDO CAMPO VALOR NO NUMERICO NUMERO DE CUENTA NO NUMERICO

OKL POR ENTREGAR EN VENTANILLA OKM ENTREGADO EN VENTANILLA OKN POR VERIFICAR EN BANCOLOMBIA ABONADO EN BANCOLOMBIA, PROVENIENTE DE NUMERO CUENTA BANCOLOMBIA NO EXISTE OKO CENIT CUENTA BANCOLOMBIA CANCELADA OKP POR VERIFICAR EN CENIT CAMPO CODIGO DE REFERENCIA NO NUMERICO OKQ ABONADO EN CENIT CUENTA NO AUTORIZADA PARA ACREDITAR OKR VERIFICADO EN CENIT CUENTA Y NIT NO CORRESPONDEN OKS POR APLICAR EN TARJETA NIT PROVEEDOR NO INSCRITO PARA PAGOS OKT ABONADO EN TARJETA TIPO DE PAGO NO PUEDE SER HOY MISMO OKV POR ENTREGAR EN CAJA VALOR ERRADO EN TRANSACCION NO MONETARIA R01 CHEQUE RECHAZADO AL SER CONSIGNADO PAGO EN CHEQUE O EFECTIVO NO PERMITIDO R02 CHEQUE ANULADO POR NO SER RECLAMADO VALOR EXCEDE TRANSACCION PARA ACH R03 PAGO RECHAZADO EN ACH, CUENTA NO EXISTE CODIGO BANCO DEBE IR EN CEROS R04 RECHAZADO EN CONAVI, CUENTA NO EXISTE NIT BENEFICIARIO NO ES NUMERICO R05 RECHAZADO EN CONAVI, CUENTA CON PROBLEMAS FONDOS INSUFICIENTES PARA EL PAGO R06 NO EFECUTADO EN CONAVI, POR COMUNICACIONES NOMBRE BENEFICIARIO DEBE SER OBLIGATORIO R07 RECHAZADO EN ACH, CUENTA CON PROBLEMAS PAGO ANULADO, POR ORDEN DEL CLIENTE R08 RECHAZADO EN BANCOLOMBIA-CUENTA NO EXISTE RECHAZADO EN BANCOLOMBIA-CUENTA CON CLIENTE NO AUTORIZADO A DESTINO R09 PROBLEMAS NO EFECTUADO EN BANCOLOMBIA-Por VALOR CERO NO PERMITIDO EN DESTINO R10 comunicaciones NIT NO PUEDE ESTAR EN CEROS R11 RECHAZADO EN ACH 4G, CUENTA CON PROBLEMAS BANCO NO EN CONTINGENCIA R12 PAGO RECHAZADO EN ACH 4G, CUENTA NO EXISTE VERIFICACION RECHAZADA EN ACH, CUENTA NO BANCO INHABILITADO TEMPORALMENTE R13 EXISTE VERIFICACION RECHAZADA EN ACH, CUENTA CON CONSINGACION NO PERMITIDA R14 PROBLEMA VERIFICACION RECHAZADA EN 4G, CUENTA NO NIT EMPRESA VS NITPARTICI NO EXISTE R15 EXISTE TRANSACCION NO ES VALIDA PARA CLASE DE VERIFICACION RECHAZADA EN 4G, CTA CON PAGO R16 PROBLEM VERIFICACION RECHAZADA BANCOLOMBIA, CTA NO ESTADO DE CUENTA INVALIDO R17 EXIS VERIFICACION RECHAZADA BANCOLOMBIA, CTA CON CODIGO DEL BANCO DEBE SER NUMERICO R18 PRO CODIGO DEL BANCO NO PUEDE ESTAR EN CEROS R19 PAGO VENTANILLA ANULADO. NO RECLAMADO NRO DE CUENTA NO PUEDE ESTAR EN CEROS R20 PAGO VENTANILLA BLOQUEADO. ORDEN CLIENTE FECHA DE APLICACION INVALIDA R21 TIPO NIT BENEFICIARIO INVALIDO INDICADOR DE LUGAR INVALIDO R22 OFICINA ENTREGA NO EXISTE OFICINA NO VALIDA R23 RECHAZO ACH,NIT-CUENTA NO COINCIDE BENEFICIARIO NO ESTA AFILIADO PARA VISAPAGOS R24 NO ABONO TARJETA, MAL ORDENANTE TIPO DE INDENTIFICACION NO ES VALIDO R25 NO ABONO TARJETA, MAL ID.BENEFICIARIO OFICINA NO AUTORIZADA PARA LA TRANSACCION R26 NO ABONO TARJETA, BENEFICIARIO BLOQUEADO PAGO NO REGISTRA CEDULA DEL AUTORIZADO R27 NO ABONO TARJETA, MAL NRO.CUENTA CANAL NO ACTIVO PARA RECIBIR INFORMACION R28 NO ABONO TARJETA, MAL NOVEDAD MARCADO PARA DEVOLVER R29 NO ABONO TARJETA, MAL VALOR DEVUELTO R30 NO ABONO TARJETA, ERROR NO CLARO ANULADA DEVOLUCION. SIGUE APLICADO R31 Anulado por orden del cliente TIPO TRANSACCION NO VALIDO RC1 RECHAZADO EN CENIT, CUENTA CON PROBLEMAS PAGO NO EN BANCOLOMBIA O Dígito chequeo RC2 PAGO RECHAZADO EN CENIT, CUENTA NO EXISTE

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malo M03

NUMERO CUENTA NO NUMERICO

M04 M05 M06 M07 M08

NUMERO CUENTA NO EXISTE CUENTA CANCELADA CUENTA NO AUTORIZADA CAMPO VALOR NO NUMERICO INDICADOR DE ADICIONAL INVALIDO

M09

NIT ENVIADO NO COINCIDE

VERIFICACION RECHAZADA CENIT, CUENTA NO RC5 EXISTE VERIFICACION RECHAZADA EN CENIT, CTA CON RC6 PROBLE U01 VALOR PAGO NO CORRESPONDE A DOCUMENTOS U02 SIGNOS MALOS EN DOCUMENTOS U03 VALORES NO NUMERICOS EN DOCUMENTOS U04 DOCUMENTO CON VALORES EN DESACUERDO TOTALES DE CONTROL NO COINCIDEN CON V01 CONTENIDO

4. Clase de transacciones contenidas NOTA: Para EFECTIVOSEGURO, se debe enviar en Clase de Transacción: 225 ó 226 (Pago Nómina)

CODIGO 220 225 226 230 231 232

DESCRIPCION Pago Proveedores Pago Nomina Pago Nomina Pago Dividendos Pago Intereses Pago Comisiones

CODIGO 233 234 235 236 237 238

DESCRIPCION Pago Seguros Pago Cédulas de Capitalizac. Pago Televisión por Cable Pago Cuotas Club Pago Matriculas Pago Otros Conceptos

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