Manual Usuario Firma Externa Edición V1.0

Autor: Servicio de Informática Corporativa Abril 2012

MANUAL USUARIO Firma Externa V1.5

INTRODUCCIÓN......................................................................................................................3 1. FIRMAR DOCUMENTOS...........................................................................................3 1.1. MULTIFIRMA DE DOCUMENTOS ORIGINALES O FIRMADOS CON ANTERIORIDAD. .....................................................................................................................3 1.1.1. Multifirma de un Documento Original..........................................................................3 1.2. Multifirma de un documento firmado .........................................................................13 2. Validación de documentos firmados ...........................................................................16 3. REQUISITOS MINIMOS...........................................................................................18 3.1. Requisitos del navegador.............................................................................................18 3.2. Requisitos del plug-in java. .........................................................................................19 3.3. Applet del Cliente de Firma. .......................................................................................19 PREGUNTAS MAS FRECUENTES.......................................................................................25

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INTRODUCCIÓN El presente documento describe la funcionalidad de la aplicación Firma Externa.

1. FIRMAR DOCUMENTOS

1.1. MULTIFIRMA

DE DOCUMENTOS ORIGINALES O FIRMADOS CON ANTERIORIDAD.

1.1.1.

MULTIFIRMA DE UN DOCUMENTO ORIGINAL

Nada más entrar en esta opción de menú, el applet de firma se cargará de forma transparente al usuario.

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Si aparece el MENSAJE: No se ha podido iniciar el Applet instalador. Utilice la opción REQUISITOS MÍNIMOS para detectar el problema. Examinamos en nuestro PC y seleccionamos el documento PDF a firmar. Pulsamos CARGAR

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Una vez seleccionado el documento, se cargará el documento seleccionado. En este proceso se comprobará que el documento es del tipo permitido (indicado en la pantalla), y no exceso el tamaño máximo admitido (indicado también en pantalla). Tipos de documento admitidos. Los tipos de documentos admitidos son indicados en pantalla por la aplicación, así como el tamaño máximo permitido. Estos datos son actualizados en tiempo real, siendo los presentados en pantalla los datos de configuración activados en la aplicación:

Conversión automática de tipos de documento. En caso de seleccionarse un tipo admitido, que no sea pdf, la apliación procederá a convertirlo automáticamente a formato pdf. De este modo, el documento final que se firma es siempre un tipo pdf. Si Vd. No desea realzar esta conversión, puede cancelar el proceso, aunque no podrá firmar el documento si no realiza la conversión previa:

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MANUAL USUARIO Firma Externa V1.5 En caso de no cumplir los requisitos de tipo de documento o tamaño, se le indicará por pantalla:

FIRMA Una vez cargado correctamente el documento en el sistema, procedemos a la Firma. Pulsamos el botón Firmar:

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MANUAL USUARIO Firma Externa V1.5 Se le pedirá que Seleccione el Certificado. Si el Certificado está almacenado en el Navegador el proceso de firma se realiza en dos pasos. Paso 1: Selección de Certificado. Paso 2: Su clave privada, dependiendo del navegador usado.

Si el Certificado está almacenado en el DNI electrónico el proceso de firma suele tardar un par de minutos y se realiza en cuatro pasos. Paso 1: Introduzca el PIN para autenticarse. Paso 2: Seleccione el Certificado (FIRMAR). Paso 3: Introduzca el PIN otra vez para firmar. Paso 4: Presenta un ventana para confirmar que desea firma el documento con el certificado seleccionado.

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MANUAL USUARIO Firma Externa V1.5 Una vez firmado el documento:

Puede realizar 4 acciones diferentes: 1. FIRMAR de nuevo el documento con otro Certificado. Se repetirá el proceso de firma descrito anteriormente:

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2. Descargar el documento firmado. En el proceso de descargar, se podrá indicar el nombre y la carpeta de destinos del documento. El documento guardado podrá volver a ser firmado en cualquier momento e incluso podrá enviarlo a otra persona y que lo firme con su certificado, utilizando la opción "Documento Firmado" en la sección de menú “FIRMAR DOCUMENTOS”. La persona a la que envíe el documento, solo necesita el archivo descargado a través de la aplicación. No necesitará el documento original.

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MANUAL USUARIO Firma Externa V1.5 3. Validar la firma contra el visor de documentos firmados de la Junta de Castilla y León. Para ello se envía el documento firmado al Servidor de Firma de la Junta de Castilla y León y este le remite una ventana con la información de todos los firmantes y el documento firmado con una marca de agua aplicada.

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MANUAL USUARIO Firma Externa V1.5 4. Aplicar un sello de tiempo a la firma. Este sello de tiempo (TimeStamp) se aplica a través del Ministerio de Política Territorial y Administración Pública, y el reloj atómico del Real Instituto y Observatorio de la Armada. Queda garantizada de esta forma la fecha y hora de firma del documento. Una vez realizado un sello de tiempo sobre la firma, no se podrá seguir realizando firmas sobre el documento. Sí que se podrá descargar la firma o validarla por los mecanismos anteriormente descritos.

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1.2. MULTIFIRMA

DE UN DOCUMENTO FIRMADO

Una vez pulsada la pestaña “Documento Firmado”, el applet se cargará de forma transparente al usuario.

Si parece el MENSAJE: No se ha podido iniciar el Applet instalador. Utilice la opción REQUSITOS MÍNIMOS para detectar el problema. Examinamos en nuestro PC y elegimos el documento XML a firmar. Al seleccionar el documento, este se cargará automáticamente en la aplicación. La aplicación distinguirá si es un documento xml o xades, que son los tipos de archivos que pueden contener un documento ya firmado. En caso de no serlo, la aplicación informará de ello a través de pantalla:

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De igual forma, la aplicación informará si el documento tiene un tamaño menor que el máximo admitido, si el documento contiene algún carácter no admitido o si el documento xml está corrupto.

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MANUAL USUARIO Firma Externa V1.5 Si todo es correcto, el documento firmado quedará cargado de la siguiente forma:

La operativa a partir de este momento es idéntica a la firma de un documento original. En este punto vs. Podrá realizar las 4 operaciones permitidas: -

Refirmar el documento Descargar el documento con las firmas que tenga aplicadas hasta el momento. Validar el docuemento firmado contra el visor de documentos firmados de la Junta de Castilla y León. Aplicar un sello de tiempo al documento firmado.

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2. VALIDACIÓN DE DOCUMENTOS FIRMADOS Esta opción nos permite comprobar que el documento firmado con anterioridad es correcto y los certificados utilizados en la firma no están caducados y tampoco están revocados. Primero pinchamos en la opción “DOCUMENTOS FIRMADOS” del menú principal superior

Una vez seleccionado el documento xml de firma electrónica, pulsaremos en el botón VALIDAR DOCUMENTO. Una vez pulsado, se envía el documento firmado al Servidor de Firma de la Junta de Castilla y León y este le remite una ventana con la información de todos los firmantes y el documento firmado con su marca de agua.

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3. REQUISITOS MINIMOS. Los objetivos de este servicio son: •

Informar de los requisitos mínimos que requiere el sistema cliente para el buen funcionamiento del Applet de firma @firma 5.

•

Comprobar automáticamente que el equipo cliente dispone de esos requisitos mínimos.

•

Comprobar automáticamente la instalación del Applet de firma @firma 5.

•

Centralizar la distribución del Applet de firma @firma 5.

•

Ofrecer un interfaz para instalar, actualizar o desinstalar el Applet de firma @firma 5.

•

Comprobar su buen funcionamiento en el equipo destino ofreciendo una simulación de firma.

La comprobación de requisitos consta de 3 partes:

3.1. REQUISITOS

DEL NAVEGADOR.

Comprobar el navegador utilizado y si es apto para la utilización de cliente Firma. La comprobación del navegador primero comprueba que el navegador es correcto, en el caso de que no sea así muestra un mensaje de indicando que el navegador no es admitido, y mostrara un enlace para poder realizar la descarga. A continuación si el navegador es correcto, comprueba la versión instalada del navegador.

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MANUAL USUARIO Firma Externa V1.5 También de informa de la necesidad de disponer de un Certificado Electrónico, emitido por alguna de las Autoridades Certificadoras reconocidas.

3.2. REQUISITOS

DEL PLUG-IN JAVA.

Durante la carga de la página, la aplicación realiza varias comprobaciones de su máquina. Entre otras, comprueba que el plug-in java instalado es el correcto, si el navegador utilizado es Internet Explorer, será necesario tener activados los controles ActiveX. Estos controles pueden ser activados de dos maneras en el explorador: 1. Herramientas/opciones Internet/seguridad/nivel predeterminado/medio ó bajo. 2. Herramientas/opciones Internet/seguridad/nivel personalizado y activar los complementos ActiveX. Preguntas más Frecuentes: "Una secuencia de comandos accediendo a un control ActiveX seguro"

Después de tener estos complementos activados, si esta instalado o no, en el caso de que no este instalado nos mostrara un enlace donde poder descargar la ultima versión.

Se mostrará información en pantalla sobre el cumplimiento o no de los requisitos necesarios.

3.3. APPLET

DEL CLIENTE DE FIRMA.

Comprueba que el Applet del Cliente de Firma está instalado y actualizado. En un primer momento se cargaran los controles de ActiveX, necesarios para la carga del applet, dependiendo de las opciones marcadas en la seguridad del Explorer nos permitirá ejecutar o no el applet.

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MANUAL USUARIO Firma Externa V1.5 Teniendo en seguridad ' Internet ' nivel: medio alto, medio, media baja ó baja, se ejecutara con normalidad. En el caso de que el nivel este personalizado nos podría mostrar los siguientes mensajes sobre los permisos de los controles ActiveX: Preguntas más Frecuentes: "Una secuencia de comandos accediendo a un control ActiveX seguro" Para verificar que todo se cargó correctamente, puede realizar una simulación de firma electrónica:

Una vez pulsado el botón de “Simular firma”, se le pedirá que Seleccione el Certificado. Si el Certificado está almacenado en el Navegador el proceso de firma se realiza en dos pasos. Paso 1: Selección de Certificado. Paso 2: Su clave privada. Se el Certificado está almacenado en el DNI electrónico el proceso de firma suele tardar un par de minutos y se realiza en cuatro pasos. Paso Paso Paso Paso

1: 2: 3: 4:

Introduzca el PIN para autenticarse. Seleccione el Certificado (FIRMAR). Introduzca el PIN otra vez para firmar. Presenta un ventana para confirmar que desea firma el documento con el certificado seleccionado.

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MANUAL USUARIO Firma Externa V1.5 El resultado es:

El resultado final:

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Si su certificado se encuentra contenido en una tarjeta criptográfica o es un DNI electrónico (DNIe), y además dispone de un lector de tarjetas, puede hacer uso de una opción para verificar su tarjeta/dni, así como los drivers necesarios para leer la tarjeta que vd posea.

Pulse sobre el icono de la derecha, le aparecerá por pantalla algo similar a esto:

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Introduzca la tarjeta o DNI electrónico en su lector y espere. La aplicación lo detectará y lo mostrará información sobre su tarjeta y sobre los drivers de su equipo: OK:

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MANUAL USUARIO Firma Externa V1.5 Si necesitara la instalación de drivers adicionales, se le indicará por pantalla donde puede descargarlos.

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PREGUNTAS MAS FRECUENTES. Qué es un Certificado Digital y para qué sirve Es un documento electrónico que contiene la información suficiente para identificar a su poseedor ante un tercero. De esta forma nos va a permitir identificarnos en Internet así como intercambiar información con otras personas u Organismos, con la garantía de que sólo nosotros y nuestro interlocutor, pueden acceder a ella. Qué es un APPLET y para qué sirve Es otra manera de ejecutar utilidades en los clientes que visualizan una página web. Se trata de pequeños programas hechos en Java, que se transfieren con las páginas web y que el navegador ejecuta en el espacio de la página, con la garantía de que sólo usted lo está utilizando y sin intercambio de ningún dato con el Servidor de Internet. El Applet de Firma es una aplicación firmada por la Junta de Castilla y León con un certificado de la Fabrica Nacional de la Moneda y Timbre. Al instalarse le permitirá firmar documentos con su clave privada y mantener su privacidad. Al firmarlo, podrá intercambiar este documento y acreditar que usted y solo usted ha firmado el documento. ¿Cómo se instala el APPLET? El applet no se instalará directamente en su equipo. En su lugar, su navegador usará una tecnología Java de invocación remota (JNLP), que ejecutará el applet, sin necesidad de ser instalado en su máquina. Problemas al descargar el Applet. Error: Editor desconocido Se ha detectado que en los ordenadores Windows XP con SP2, no permiten descargar Active X firmados con certificados emitidos por la FNMT, si no se activan todos los propósitos del certificado raíz. Nos aparecería la siguiente pantalla:

Para solventarlo, se debe instalar el certificado raíz de la FNMT, descargándolo bien de la página de la FNMT (http://www.cert.fnmt.es/certifi.htm ) o bien de aqui. Página 25 de 34

MANUAL USUARIO Firma Externa V1.5 A continuación se debe importar este certificado en el navegador iExplorer en la opción Herramientas->Opciones de Internet->Contenido->Certificados También se puede habilitar los propósitos del certificado raíz de la siguiente forma: El usuario debe dirigirse a Herramientas - Opciones de Internet - Pestaña "Contenido"

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Botón "Certificados" - Pestaña "Entidades emisoras raíz de confianza".

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Seleccionar el certificado raíz de la FNMT, hacer clic en el botón "Ver", pestaña "Detalles"

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a continuación en el botón "Modificar propiedades...".

Una vez ahí marcar la opción "Habilitar todos los propósitos para este certificado" y aceptar la ventana Este asunto ya se ha sido comunicado a la FNMT y a Microsoft para que en futuras versiones venga marcado por defecto, aunque por el momento no tenemos certeza de en que momento se implantará.

Mensaje: "Una secuencia de comandos accediendo a un control ActiveX seguro"

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Este mensaje aparece en Internet Explorer cuando tiene activada la opción Pedir datos en "Activar la secuencia de comandos de los controles ActiveX marcados como seguros. Si desea que no aparezca este mensaje, siga los siguientes pasos:

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Y confirme que va a cambiar esa opción de seguridad. Qué tipos de fichero son recomendados

Se recomiendan utilizar tipos de fichero de ámbito general, es decir, sean de uso común y no necesiten herramientas de uso minoritario para su manejo. txt, pdf. No obstante, se admiten otros tipos de archivos, que previamente a la firma serán convertidos a formato pdf. Los tipos de fichero admitidos, serán indicados por pantalla. Qué tamaño máximo permitido y recomendado, pueden tener los ficheros El tamaño de los ficheros anexados no debe superar el tamaño indicado en pantalla. Qué programas tengo que tener instalado en mi ordenador Como la mayoría de los documentos expedidos, serán presentados en formato PDF, requiere tener instalado y configurado para usar desde su navegador el programa Acrobat Reader (Versión 7.0 o superior). Este programa lo puede conseguir de forma gratuita en la dirección http://www.adobe.es/

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MANUAL USUARIO Firma Externa V1.5 En función del Sistema Operativo que tenga el usuario instalado en su ordenador, habrá que cumplir unos requisitos u otros. Aplicaciones y componentes necesarios para la navegación. •

•

•

Si tiene instalado el Sistema Operativo Windows a. Navegador Internet Explorer 6.0 o superior. Lo puede conseguir en la dirección http://www.microsoft.com/ b. Navegador FireFox 2.0 o superior. Lo puede conseguir en la dirección http://www.firefox.com/ c. Navegador Apple Safari 4.0 o superior. Si no dispone de él puede descargarlo de forma gratuita en la dirección http://www.apple.com/es/safari d. Navegador Google Chrome 3.0 o superior. Si no dispone de él, puede descargarlo de forma gratuita en la url http://www.google.es/chrome Si tiene instalado el Sistema Operativo Linux a. Navegador FireFox 2.0 o superior. Lo puede conseguir en la dirección http://www.firefox.com/ Componentes necesarios para Autenticación y Firma Electrónica.

•

Si tiene instalado el Sistema Operativo Windows a. Certificado Digital de alguna entidad certificadora con la cual la Junta de Castilla y León halla firmado un acuerdo. b. Si Navegador Internet Explorer, se necesita el componente de firma electrónica ActiveX ( Se descarga e instala automáticamente la primera vez que accedes al servicio de Administración Electrónica, al pulsar el botón Firmar c. Si Navegador Mozilla o FireFox se necesita: 1. 2. 3.

Tener instalado el Plug-in de Java 1.6.0_10 o superior en el navegador (lo puede conseguir gratuitamente en http://www.java.com/es/download/manual.jsp Componentes de seguridad Estar ejecutando el componente de firma electrónica ( Applet ) ( Se descarga automáticamente ).

Cualquiera de estos componentes es detectado automáticamente al firmar y redirige a la página de descargas •

Si tiene instalado el Sistema Operativo Linux. a. Certificado Digital de alguna entidad certificadora con la cual la Junta de Castilla y León halla firmado un acuerdo. b. Tener instalado el Plug-in de Java 1.6.0_10 o superior en el navegador (lo puede conseguir gratuitamente en http://www.java.com/es/download/manual.jsp c. Componentes de seguridad d. Estar ejecutando el componente de firma electrónica (Applet) (Se descarga e instala automáticamente). Cualquiera de estos componentes es detectado automáticamente al firmar y redirige a la página de descargas.

Nota: Es necesario en algunos casos tener desactivado el bloqueo de ventanas flotantes (POPUPs) y Activado el uso de Cookies en la configuración del navegador, para que todo funcione correctamente. Página 32 de 34

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Tipo de certificado digital que se necesita y cómo obtenerlo en la FNMT Los certificados que se van a utilizar para esa autenticación de personalidad, son los certificados proporcionados por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), y más en concreto, el certificado digital 2 CA. Para obtener el certificado, debemos conectarnos a la página http://www.cert.fnmt.es/clase2/main.htm y seguir los siguientes pasos: 1. Solicitud vía Internet de su Certificado. Al final de este proceso, obtendremos un código que deberemos presentar para acreditar nuestra identidad. En este momento nuestro navegador ha generado un par de claves. Una clave llamada Clave Privada que se guarda en nuestro navegador, y otra clave llamada Clave Pública que se envía a la FNMT-RCM. La FNMT-RCM es la que nos asigna un código de solicitud a esa clave que le será remitido vía Web. 2. El siguiente paso es acreditar nuestra identidad en una Oficina de Registro y presentar el código de usuario obtenido en el punto anterior. El registro de usuario es presencial, por lo que aumenta el nivel de seguridad. 3. Una vez tramitada nuestra solicitud en la Oficina de Registro debemos descargar e instalar nuestro Certificado de Usuario desde el mismo ordenador desde donde se realizó la solicitud. Para ello, utilizaremos código obtenido en el paso 1. Con esto, la descarga e instalación del Certificado Digital ha concluido. A partir de ahora podrá autenticarse en los servicios y utilidades de la Junta de Castilla y León, así como en otras Administraciones y empresas. 4. Copia de Seguridad. Una vez que está instalado nuestro certificado en nuestro navegador, nos da la posibilidad de exportarlo para poder firmar digitalmente desde otro ordenador. También nos da la posibilidad de exportar la clave privada. Es conveniente exportar tanto el certificado como la clave privada. Dónde más se puede utilizar el Certificado Digital Una pregunta que siempre nos hacemos, es si este Certificado Digital sólo lo puedo utilizar en la Junta de Castilla y León. Esto no es así. A continuación detallamos los Servicios al Ciudadano ofrecidos por Organismos y Empresas. El acceso a las páginas Web seguras debe realizarse a través del mismo navegador con el cual ha realizado el proceso de obtención del certificado. a. Administración Central. 1. Agencia Estatal de Administración Tributaria. (https://aeat.es/aeatse.html ) 2. Comisión del Mercado de las Telecomunicaciones. ( http://www.cmt.es/ ) 3. Instituto de Crédito Oficial. (http://www.ico.es/ ) 4. Instituto Nacional de Estadística. (http://www.censos2001.es/ ) 5. Ministerio de Economía. (http://www.minhac.es/ ) 6. Presidencia del Gobierno. (http://www.mpr.es/ ) 7. Seguridad Social. (http://www.seg-social.es/ ) 8. Dirección General del Catastro. (http://ovc.catastro.minhac.es/ ) 9. Dirección General de Costes de Personal y Pensiones Públicas. ( http://www.minhac.es/ ) 10. Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales. (http://www.mtas.es/ ) b. Administraciones Autonómicas. 1. Comunidad de Madrid. ( http://www.madrid.org/ ) 2. Gobierno de Canarias. ( http://www.gobcan.es/ ) 3. Gobierno de Navarra. 4. Gobierno de la Rioja. ( http://www.larioja.org/ ) 5. Junta de Andalucía. ( http://www.juntadeandalucia.es/ ) Página 33 de 34

MANUAL USUARIO Firma Externa V1.5 6. Xunta de Galicia. ( http://www.xunta.es/ ) c. Administraciones Locales. 1. Ayuntamiento de Alboraya. (http://www.alboraya.org/ ) 2. Ayuntamiento de Laredo. ( http://www.ayuntamientolaredo.com/ ) 3. Ayuntamiento de Catarroja. ( http://www.ayto-catarroja.es/ ) 4. Ayuntamiento de Madrid. (http://www.munimadrid.es/ ) 5. Ayuntamiento de Paterna. 6. Ayuntamiento de Pozuelo. (http://www.ayto-pozuelo.es/ ) 7. Ayuntamiento de Totana. (http://www.ayto-totana.net/ ) 8. Ayuntamiento de Valencia. (http://www.ayto-valencia.es/ ) 9. Diputación de Barcelona. ( http://www.diba.es/ ) d. Otros. 1. Asociación de Asesores de Empresa en Internet. (http://www.lasasesorias.com/ ) 2. Consejo General del Notariado. (http://www.notariado.org/) 3. Gestor de Infraestructuras S.A. (http://www.gisa.es/) 4. Paradores Nacionales de Turismo. (http://www.parador.es/) 5. Saniline. (http://www.saniline.com/) 6. Seguros Broker. (http://www.segurosbroker.com/) 7. Sociedad Digital de Autores y Editores. (http://www.portalatino.com/prensa/prensa.dll/amplianota?C=1120)

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