DEBILIDADES

OPORTUNIDADES

FORTALEZAS

AMENAZAS

Matriz

DOFA

Para poder ir a algún lado, primero tenemos que saber dónde estamos”. Métodos Sistema de Gestión de la Calidad de RCN Radio

DEBILIDADES

OPORTUNIDADES

FORTALEZAS

AMENAZAS

Matriz

DOFA

FINALIDAD: PLANEACIÓN ESTRATEGICA •Anticipar o minimizar amenazas del medio •Fortalecer debilidades •Potenciar fortalezas internas •Aprovechar oportunidades

•RESULTADO : PLAN DE TRABAJO CONJUNTO E INTEGRADO

El análisis DOFA, concepto simple y claro que se convierte en datos, los datos en información para tomar decisiones

¿QUÉ ES UNA MATRIZ DOFA

D

O

F

A

•Método de diagnóstico y planeación estratégica •instrumento, herramienta o método, denominado así por las primeras letras de los elementos a analizar: • DOFA, DAFO, FODA, SWOT EN INGLES •,Debilidades – Oportunidades - Fortalezas y Amenazas, •O “SWOT Matrix” en inglés. • SWOT Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats •Método que provee de los insumos necesarios al proceso de planeación estratégica, proporcionando la información relevante para la implementación de acciones y medidas correctivas y la generación de nuevos y mejores proyectos de mejora •Consiste en analizar una organización, proceso, situación, individuo, producto etc., que esté actuando como objeto de estudio en un momento determinado del tiempo para tomar decisiones estratégicas para mejorar la situación actual en el futuro. •Herramienta de gran utilidad para entender y tomar decisiones en toda clase de situaciones

CARACTERISTICAS

D

O

F

A

•Permite conformar un cuadro de la situación actual del objeto de estudio (persona, empresa u organización, etc) permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permite, en función de ello, tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados

•Las variables analizadas y lo que ellas representan en la matriz son particulares de ese momento •Es como si se tomara una “radiografía” de una situación puntual de lo particular que se esté estudiando

•El objetivo primario del análisis consiste en obtener conclusiones sobre la forma en que el objeto estudiado será capaz de afrontar los cambios y las turbulencias en el contexto, (oportunidades y amenazas) a partir de sus fortalezas y debilidades internas

ANALISIS DOFA - ETAPAS

D

O

F

A

FASE ESTRATEGICA

Defina claramente el problema a analizar

1

Genere una lista de cada uno de los factores

Agrupe los factores para llevarlos a una lista menor

Realice una ponderación de cada factor y elija los mas relevantes

2

3

4

FASE DIAGNOSTICA

Formule la matriz DOFA

5

Genere los cruces para definir el tipo de estrategia a implementar DEFINA LA ESTRATEGIA DEFINA UN PLAN DE ACCIÓN

1. EL PROBLEMA

D

O

F

A

TENER UN PROBLEMA BIEN DEFINIDO ES TENER YA LA MITAD DE LA SOLUCIÓN • La primera parte de la descripción de un problema es un enunciado claro del problema en términos de un incumplimiento especifico.

• ¿Cuál es la situación indeseable? ¿Qué sucedió que no debió haber sucedido? ¿Cuáles requisitos no se están cumpliendo? ¿Cuándo es que no se cumplen? ¿Con qué frecuencia no se cumplen? ¿Cuál es el Precio del Incumplimiento (PDI)? • Antes de poder comenzar a resolver un problema se requiere una s una descripción exacta de lo que está mal. Esta descripción debe ser concisa, objetiva y sin juicios y debe concentrarse en el proceso, sin hacer conjeturas sobre la causa.

. Describa Claramente el Problema:

Texto corto y concreto de la situación Cual es el inconveniente, que se pretende enfrentar · Concéntrese en los datos y no en la causa · Especifique el incumplimiento sin buscar culpables. · Calcule el tamaño en cantidades evitando términos vagos

1. EL PROBLEMA

D

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A

TENER UN PROBLEMA BIEN DEFINIDO ES TENER YA LA MITAD DE LA SOLUCIÓN

Algunos aspectos a tener en cuenta: 1. La elaboración de la matriz DOFA es parte del diagnostico , es la primera parte del método y representa solo el 10% del trabajo •El problema a analizar debe ser bien definido y delimitado: identificado a cabalidad, eso evita generar una “simple lluvia de ideas” •¿PORQUE ES IMPORTANTE Y CONVENIENTE PARA LA EMPRESA SUPERAR LA SITUACIÓN A ESTUDIAR? •Los participantes deben tener claridad acerca de los conceptos del método DOFA: Debilidad, Oportunidad, Fortaleza, Amenaza , así como conocer y estar involucrados en el problema

1. EL PROBLEMA

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TENER UN PROBLEMA BIEN DEFINIDO ES TENER YA LA MITAD DE LA SOLUCIÓN

La matriz: trabaje sobre todos los componentes de la matriz. Planee la estrategia de trabajo sobre cada punto tratado. Revise si cada una de las ideas plasmadas en la matriz realmente tiene que ver con el problema o con la posible solución del mismo. Valore el efecto de cada componente y determine su relevancia 2. Defina posteriormente una estrategia de trabajo 3. Valore el efecto de la matriz 4. Defina un plan de trabajo que de respuesta a las preguntas: QUÉ, CÓMO, CUÁNDO, CUÁNTO,DÓNDE, QUIENES, COMO SE MIDE

2. HAGA UNA LISTA DE LOS FACTORES FASE DIAGNÓSTICA

F

D

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F

A

FORTALEZAS Son las capacidades especiales con las que cuenta la organización y le permiten una posición privilegiada frente a la competencia, están relacionadas con: habilidades y capacidades que se poseen, recursos que se controlan, actividades que se desarrollan positivamente

OPORTUNIDADES: Son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben

O

D

A

descubrir en el entorno en el que actúa la organización y que permiten tener ventajas competitivas, están relacionadas con factores económicos, sociales y políticos, tecnológicos, demográficos, mercados y competencia

DEBILIDADES: Son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia, esta asociado con los recursos de los que se carece, con las habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente como: organización y administración, operaciones, finanzas

AMENAZAS: Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización y que se agrupan en factores económicos, sociales y políticos, tecnológicos, demográficos, mercados y competencia

2. HAGA UNA LISTA DE LOS FACTORES FASE DIAGNÓSTICA

D

O

F

A

DEBILIDADES Y FORTALEZAS: SON VARIABLES INTERNAS QUE DEPENDEN DE LA ORGANIZACIÓN

DEBILIDAD

FACTORES NEGATIVOS

FORTALEZA

FACTORES POSITIVOS

ELIMINAR DISMINUIR

AUMENTAR

Tanto las fortalezas como las debilidades son internas de la organización, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas

2. HAGA UNA LISTA DE LOS FACTORES FASE DIAGNÓSTICA

D

O

F

A

OPORTUNIDADES Y AMENAZAS SON VARIABLES EXTERNAS QUE NO DEPENDEN DE LA ORGANIZACIÓN

OPORTUNIDAD

AMENAZA

FACTORES POSITIVOS

APROVECHAR

FACTORES NEGATIVOS EXTERNOS

NEUTRALIZAR

Las oportunidades y las amenazas son externas, y solo se puede tener inferencia sobre ellas modificando los aspectos internos.

2. HAGA UNA LISTA DE LOS FACTORES FASE DIAGNÓSTICA

D

O

F

A

SIEMPRE EMPIECE POR EL ANALISIS DE FORTALEZAS Y OPORTUNIDADES, DADO QUE ES LA PARTE POSITIVA, ESTO PERMITIRÁ RECONOCER EL POTENCIAL PARA ENFRENTAR LOS NUEVOS RETOS

3. AGRUPE LOS FACTORES FASE DIAGNÓSTICA

Agrupe los factores, las ideas claves de cada factor

Agrupar

Agrupar DEBILIDADES

OPORTUNIDADES

Agrupar

Agrupar

FORTALEZAS

AMENAZAS

D

O

F

A

4. PONDERE DE FACTORES FASE DIAGNÓSTICA

D

O

F

A

En este momento comienza la parte operativa del análisis , Se toma cada una de las dimensiones: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas para valorarlas según su IMPACTO: IMPACTO

ALTO

IMPACTO

BAJO

FACTOR

CONSECUENCIA

DEBILIDAD AMENAZA

PONE EN RIESGO DE FRACASO INMINENTE EL PROYECTO

FORTALEZA OPORTUNIDAD

EVENTOS QUE DE OCURRIR PUEDEN TENER EFECTOS MUY POSOTIVOS EN EL PROYECTO

FACTOR

CONSECUENCIA

DEBILIDAD AMENAZA

ASPECTOS QUE AFECTA POSITIVA O NEGATIVAMENTE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO EN UN NIVEL MODERADO

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

SITUACIONES QUE LE PUEDEN DAR FORTALEZA AL PROYECTO

Generalmente los aspectos de alto y medio impacto en el proyecto, corresponden a las potencialidades que posee la empresa para soportar y asegurar el éxito de un proyecto En el caso de evaluaciones de bajo impacto se refiere a puntos que pueden ayudar (oportunidad y fortaleza) o entorpecer (debilidad y amenaza) el desarrollo del proyecto pero al final nunca representaran los motivos de éxito o las causas del fracaso

5. FORMULE LA MATRIZ DOFA FASE DIAGNÓSTICA

D

O

F

A

En este paso se necesitan aquellos factores resultados de la ponderación GUIA PARA IMPLEMENTAR LA MATRIZ DOFA

MATRIZ DOFA Factores Internos Factores Externos

Lista de oportunidades

Lista de Amenazas

Lista de Fortalezas

Lista de Debilidades

Use las fortalezas para tomar ventaja de las oportunidades

Supere las debilidades tomando ventaja de las oportunidades

Use fortalezas para evadir amenazas

Minimice debilidades y evita amenazas

GENERE LOS CRUCES DE INFORMACIÓN FASE ESTRATEGICA

D

O

F

A

•Generar los cruces de información •Al cruzar cada uno de los factores se obtienen cuatro posibles caminos estratégicos

FA

FO

DA

DO

GENERNE LOS CRUCES DE INFORMACIÓN

D

O

F

A

FASE DIAGNÓSTICA

1. ESTRATEGIAS FA: ¿cómo aprovechar las fortalezas para minimizar las amenazas?

FA DA

FO DO

•Mejorar las debilidades internas para tomar ventajas de las oportunidades externas •Trata de disminuir al mínimo el impacto de las amenazas del entorno valiéndose de las fortalezas

GENERE LOS CRUCES DE INFORMACIÓN FASE DIAGNÓSTICA

D

O

F

A

2. ESTRATEGIAS F0: ¿Cómo usar las fortalezas para aprovechar las oportunidades?

FA

FO

DA

DO

Se basa en el uso de las fortalezas internas de la organización con el propósito de aprovechar las oportunidades externas. La organización podría partir de sus fortalezas y a través de la utilización de sus capacidades positivas, aprovecharse del mercado para el ofrecimiento de sus bienes y servicios

GENERE LOS CRUCES DE INFORMACIÓN FASE DIAGNÓSTICA

D

O

F

A

3. ESTRATEGIA DA: ¿Cómo disminuir las debilidades y minimizar o neutralizar las amenazas

FA DA

FO DO

Tiene como propósito disminuir las debilidades y neutralizar las amenazas a través de acciones de carácter defensivo. Generalmente este tipo de estrategia se utiliza solo cuando la organización se encuentra en una posición altamente amenazada y posee muchas debilidades, en este caso la estrategia va dirigida a la sobrevivencia

GENERE LOS CRUCES DE INFORMACIÓN FASE DIAGNÓSTICA

D

O

F

A

4. ESTRATEGIA D0: ¿Cómo superar las debilidades aprovechando las oportunidades?

FA

FO

DA

DO

Tiene por finalidad mejorar las debilidades internas, aprovechando las oportunidades externas. Una organización a la cual el entorno le brinda ciertas oportunidades, pero no las puede aprovechar por sus debilidades podría decidir invertir recursos para desarrollar las áreas deficientes y así poder aprovechar las oportunidades

4. PONDERACIÓN DE FACTORES FASE DIAGNÓSTICA

D

O

F

A

PRESENTACIÓN DE LA MATRIZ “DOFA”

MATRIZ DOFA

Factores Externos

Factores Lista de Fortalezas Internos F1 F2 … … Fn

Lista de oportunidades O1 O2 … … On Lista de Amenazas A1 A2 … … An

Lista de Debilidades D1 D2 … … Dn

FO (Maximizar – Maximizar)

DO (Minimizar – Maximizar) Estrategia para minimizar las D y maximizar las O

FA (Maximizar – Minimizar)

DA (Minimizar – Minimizar)

Estrategias para maximizar las F y las O

Estrategias para maximizar las F y minimizar las A

Estrategia para minimizar las D y las A

ANALISIS DOFA

PROCESO DE PLANEACION

ES FUNCIONAL CUANDO

D

O

F

A

DISMINUYEN LAS DEBILIDADES

SE INCREMENTAN LAS FORTALEZAS

SE ALCANZAN LOS OBJETIVOS Y MISIONES DE LA ORGANIZACIÓN SE APROVECHAN LAS OPORTUNIDADES

E J E M P L O – MATRIZ DOFA – GESTIÓN DOCUMENTAL RCN RADIO LISTA DE FORTALEZAS

LISTA DE DEBILIDADES

F1. se cuenta con la voluntad, y aval de la alta

D1.No hay suficiente espacio para el archivo físico D2. Deficiencia Tecnológica Red de Internet. D3.Se cuenta con archivo de hace más de 10 años expuestos a condiciones de deterioro medioambiental

EL PROBLEMA Poco espacio físico y condiciones medioambientales inadecuadas dificultan la implementación y funcionamiento de un Sistema de Gestión Documental

F2. F3. F4.

F5.

LISTA DE OPORTUNIDADES

•

O1. EL personal del proceso tiene las competencias para transferir su conocimiento a otros procesos O2. Hacer seguimiento y trazabilidad a la correspondencia enviada y recibida

•

LISTA DE AMENAZAS

•

A1. Posibles daños en el archivo físico y perdida de información de la Cadena. A2.Enfermedades respiratorias y dermatitis. A3. Las bases de datos de las historias laborales se encuentran almacenadas en un Excel lo que puede implicar perdida de Información.

•

•

dirección para la implementación de un Sistema de Gestión Documental Se cuenta con personal formado en Gestión Documental Se tiene Un Sistema Integrado de Gestión Implementado y Certificado Se cuenta con recursos tecnológicos como scanner, equipos de computo de ultima tecnología. Se tiene como aliados a empresas de correspondencia como parte del proceso de Gestión Documental

Rotación del personal de Gestión Documental para que todos conozcan los procedimientos del proceso A partir de la documentación del SIG existente actualizar las entradas y salidas de documentación de los procesos Utilizar los recursos tecnológicos para hacer trazabilidad a la documentación

•

Aplicar técnicas para prevenir y tratar los problemas de hongos en la documentación Capacitar al equipo de trabajo en temas de promoción de la salud y prevención de la enfermedad, de la misma manera se implementará el uso de elementos de protección personal propia de esta actividad

•Hacer Back Ups de los equipos de Gestión Documental

• • •

Depurar los archivos físicos y conservar los de memoria institucional Digitalizar el archivo físico depurado de los procesos Cambiar la red de internet con una mayor capacidad de banda ancha Aplicar técnicas y procedimientos especiales para la conservación de archivos físicos

ESTRATEGIA – GESTIÓN DOCUMENTAL

D

O

F

A

“Convertir documentos en papel a documentos digitales Compartir conocimiento, Agilizar su distribución y Garantizar su conservación”

Nota: El Proceso de Gestión Documental presento PLAN DE TRABAJO al Comité Estratégico el cual fue aprobado y se está ejecutando actualmente