Mejoramiento del procedimiento “estudio de cargas de trabajo”

PRESENTADO POR: CAROLINA TORO CANO Practicante de excelencia

PRESENTADA A: Aleida María Zapata Cárdenas Directora de Desarrollo Organizacional

FECHA: Junio 29

Gobernación de Antioquia Medellín 2012

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Tabla de contenido JUSTIFICACIÓN Y OBJETIVOS ..............................................................................................4 PROCEDIMIENTO VERSION ACTUAL .................................................................................10 PROPUESTA DE PROCEDIMIENTO MEJORADO ................................................................17 BENEFICIOS.......................................................................................................................18 PLANTILLA PARA EL CALCULO DE CARGAS DE TRABAJO ACTUAL Y PROPUESTA ..............22

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CAMBIO EN EL PROCEDIMIENTO “REALIZACION DE ESTUDIOS DE CARGAS DE TRABAJO” (Creación de la versión #2)

El Estudio de Cargas Trabajo se puede asumir como: el conjunto de técnicas que pueden aplicarse para la medición de trabajos administrativos o tiempos de trabajo en oficinas, y determina la cantidad de personal necesario para la eficiente realización de las tareas derivadas de las funciones asignadas a cada institución.

Esta medición del trabajo obviamente se generaliza para todo tipo de labor, independiente de su carácter, ya sea de producción en la industria o en organismos de servicio como lo constituyen la gran mayoría de los entes del Estado.

Como objetivos específicos se pueden identificar: • Medir los tiempos de trabajo en la gestión pública. • Determinar tiempos estándar para medir todas las tareas o trabajos de una dependencia. • Establecer la dimensión óptima de una dependencia en función de su carga de trabajo.

Este procedimiento es de vital importancia para el efectivo funcionamiento del Subproceso “Estructura Organizacional y Empleo Público”, perteneciente al proceso de Planeación del Desarrollo Organizacional. En la caracterización de este Subproceso en la parte de información se encuentra un documento; PR-M1-P2-S2-3 Realización de estudios de cargas de Trabajo el cual se encuentra en la versión 1 con fecha de aprobación del día 07 de Septiembre de 2011 con el objetivo de Describir la metodología para la realización de estudios de cargas de trabajo con el fin de garantizar una planta de personal

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óptima en la gestión de la Administración Departamental. Realizando un análisis de cómo se está llevando a cabo este procedimiento nos encontramos con que el flujograma que se muestra, se encuentra desactualizado ya que muchas de las actividades expresadas allí se hacen diferentes, tiene

un orden distinto y los

responsables y registros cambian. Flujograma: Es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso. Además de la secuencia de actividades, el flujograma muestra lo que se realiza en cada etapa todo lo que pasa en el proceso, las decisiones que deben ser tomadas y las personas involucradas. Esto llevó a que en la auditoría interna realizada el día lunes 7 de Mayo de 2012 se originara una “No Conformidad” ya que no se llevaban algunos de los registros descritos, en ésta se describe : Al verificar el procedimiento “Realización de estudios de cargas de trabajo” PR-M1-P2-S2-003, no se evidenciaron registros de las actividades 3 y 4 del procedimiento y se evidenció que el formato FO-M1-P211, “Plantillas para el cálculo de las cargas de trabajo” aprobado el 25 de julio de 211, se está utilizando sin fecha de aprobación, incumpliendo el requisito 4.2.4 de la norma NTCGP 1000:2009, y en donde se utilizó el método para el análisis de causas, así pues, se dieron respuesta a unos “porqués” los cuales fueron: 1. Por desconocimiento de la exigencia (de la documentación) de hacer el control de estos registros. 2. La socialización del procedimiento y de los conceptos no ha sido suficiente en el equipo 3. Por la carga laboral el equipo no ha dispuesto de tiempo (agenda) para hacer la socialización de los procedimientos del subproceso.

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Para evitar este suceso se realizó la actualización del procedimiento el cual se encuentra en borrador para ser aprobado por el equipo de mejoramiento. A continuación presento la versión actual y la versión mejorada. Versión Actual Código: PR-M1-P2-S2-003

PROCEDIMIENTO Versión: 1

Fecha Aprobación: 07/Sep./2011

Realización de Estudios de Cargas de Trabajo.

1. OBJETIVO: Describir la metodología para la realización de estudios de cargas de trabajo con el fin de garantizar una planta de personal óptima en la gestión de la Administración Departamental. 2. RESPONSABLE: Es responsabilidad del Director de Desarrollo Organizacional y del Profesional (s) Asignado (s) el cumplimiento y aplicación de este procedimiento. 3. DEFINICIONES Y TÉRMINOS: 3.1 Carga de Trabajo 4. CONTENIDO: N°

FLUJOGRAMA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTRO

Director de Desarrollo Organizacional

Recibir solicitud y asignar servidores públicos responsables de realizar el estudio

Recibe la solicitud de estudio de cargas de trabajo de un: a- Titular de Organismo. b- Director de unidades administrativas de gestión. c- Líder y/o gestor de proceso,

Oficio recibido con nota de asignación de servidor público responsable.

1

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y asigna servidores públicos de la Dirección para que realicen el respectivo estudio.

2

Planear la recolección de la información para la realización del estudio.

3

Socializar la metodología.

4 Conformar equipos de trabajo y definir agendas de trabajo.

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Analizan la solicitud y preparan el formato FO-M1-P2-11 V2 “Plantillas para el Cálculo de las Cargas de Trabajo”, incluyendo las actividades y/o tareas descritas en los procedimientos documentados asociados al proceso objeto de estudio y/o a los procesos donde participa el organismo y/o dependencia solicitante.

Profesionales Especializados y/o Universitarios.

FO-M1-P2-11 V2 "Plantillas para el Cálculo de las Cargas de Trabajo”.

Socializan la Profesionales Lista de metodología sobre Especializados asistencia. realización de y/o estudios de cargas de Universitarios. trabajo a los servidores públicos de los organismos, dependencias y/o procesos solicitantes. Conforman con los Profesionales Acta de reunión en servidores públicos Especializados Isolución. del Organismo, y/o Universitarios Dependencia y/o equipo de mejoramiento continuo de procesos y Profesionales Especializados y/o

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Validación de las actividades y/o tareas registradas en el formato FO-M1-P2-11 V2 “Plantillas para el Cálculo de las Cargas de Trabajo”.

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Universitarios de la Dirección de Desarrollo Organizacional, los equipos de trabajo responsables de la información, uno para cada procedimiento, a quienes les corresponderá el levantamiento y registro de la información de acuerdo con el formato FO-M1-P2-11 V2 "Plantillas para el Cálculo de las Cargas de Trabajo”. En la misma reunión se conciertan agendas de trabajo. Validan las actividades y/o tareas descritas en el formato FO-M1-P2-11 V2 “Plantillas para el Cálculo de las Cargas de Trabajo”. NOTA: En caso de identificarse actividades y/o tareas que no se encuentran descritas en los procedimientos documentados, se deben actualizar lo existentes o crear nuevos procedimientos.

Equipo de trabajo.

Plantillas para el Cálculo de las Cargas de Trabajo.

6

Levantar tiempos y frecuencias.

7 Validar y ajustar la información de las cargas de trabajo.

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Registran en la Equipo de Plantilla para el trabajo. Cálculo de las Cargas de Trabajo los tiempos y frecuencias de ejecución para cada una de las actividades y/o tareas descritas. Valida y ajusta la Titular de información organismo y/o registrada en la Director y/o Líder Plantilla para el de proceso y/o Cálculo de las Cargas gestor. de Trabajo.

Plantilla para el Cálculo de las Cargas de Trabajo.

Plantilla para el Cálculo de las Cargas de Trabajo.

Con base en la Profesionales Informe estudio de información de la Especializados cargas de trabajo. Plantilla para el y/o Universitarios. Cálculo de las Cargas de Trabajo, los Profesionales asignados realizan los calculados diseñados en la Elaborar y presentar el plantilla, comparan estudio de cargas de planta propuesta trabajo. contra la actual, realizan diagnóstico general, genera conclusiones y recomendaciones. Todo se consigna en un informe final el cual se presenta al Director de Desarrollo Organizacional.

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9 Revisar y aprobar informe estudio de cargas de trabajo.

Revisa el informe Director de estudio de cargas de Desarrollo trabajo de acuerdo a Organizacional. los criterios de racionalidad y las políticas de la Administración Departamental, realiza los ajustes que sean del caso, y remite mediante oficio al Titular del Organismo y/o Director y/o Líder y/o Gestor del proceso solicitante.

Oficio remisorio e Informe de Estudio de Cargas de Trabajo.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

Ley 909 de 2004 y sus Decretos Reglamentarios Decreto 2575 de 2008 Decreto 3105 de 2008 Guía para la Medición de Cargas de Trabajo en Instituciones Públicas de 2002 DAFP 6. REGISTROS:

Códig Nombre Responsable Lug. o Almacenamien to FO- Plantilla Profesionales Oficina de la M1- para el Especializado Secretaria y PC P2- Cálculo s y/o de los 11V2 de las Universitarios Profesionales Cargas de Trabajo No Informe Profesionales Oficina de la Aplica de Especializado Secretaria y PC Estudio s y/o de los de Universitarios Profesionales Cargas de Trabajo No Oficio Director Oficina de la Aplica Remisori Desarrollo Secretaria y PC o Organizacion de los al Profesionales

9

Recuperaci Protección T. Disp. Final ón Retenció n Carpeta de Uso exclusivo 1 año Enviar al Estudio de de la Proceso de Cargas de Dirección de Gestión Trabajo. Desarrollo Documental Organizacion al Carpetas de Uso exclusivo 1 año Cargas de de la Trabajo. Dirección de Desarrollo Organizacion al

Enviar al Proceso de Gestión Documental

Carpetas de Uso exclusivo 1 año Cargas de de la Trabajo. Dirección de Desarrollo

Enviar al Proceso de Gestión Documental

No Oficio de Solicitante Aplica Solicitud

Oficina de la Carpetas de Secretaria y PC Cargas de de los Trabajo. Profesionales

No Lista de Profesionales Oficina de la Carpetas de Aplica asistenci Especializado Secretaria y PC Cargas de a. s y/o de los Trabajo. Universitarios Profesionales Oficina de la Secretaria y PC de los Profesionales

Organizacion al Uso exclusivo 1 año de la Dirección de Desarrollo Organizacion al Uso exclusivo 1 año de la Dirección de Desarrollo Organizacion al

Enviar al Proceso de Gestión Documental

Oficina de la Secretaria y PC de los Profesionale s

7. CONTROL DE CAMBIOS:

VERSION 1

FECHA 25/Jul/2006

2

31/Mar/2009

3

12/Sep/2009

4

09/Jun/2010

10

RAZON DE LA ACTUALIZACION No aplica para esta versión Cambio en el nombre de la Dirección de Desarrollo Organizacional y del cargo de Director de Desarrollo Organizacional; así mismo del líder y gestor del proceso. Cambio en la normatividad asociada al procedimiento. Se elimino la definición del término del glosario que aparece en el procedimiento. Se modificaron todas las actividades y se incluyeron nuevas. En el campo Documentación de Referencia, se ordenó de acuerdo a la jerarquía del documento. En el campo Listado de Anexos, se incluyó la nueva plantilla para el cálculo de las cargas de trabajo. El ítem de los registros se modificó.

VERSION PROPUESTA MEJORADA Código: PR-M1-P2-S2-003

PROCEDIMIENTO Versión: 2

Realización de Estudios de Cargas de Trabajo.

Fecha Aprobación:

1. OBJETIVO: Describir la metodología para la realización de estudios de cargas de trabajo con el fin de garantizar una planta de personal óptima en la gestión de la Administración Departamental.

2. RESPONSABLE: Es responsabilidad del Director de Desarrollo Organizacional y del Profesional (s) Asignado (s) el cumplimiento y aplicación de este procedimiento.

3. DEFINICIONES Y TÉRMINOS:

3.1 Carga de Trabajo 4. CONTENIDO:

N °

FLUJOGRAMA

1 Recibir solicitud escrita o identificar necesidades, priorizar y asignar responsables

ACTIVIDAD

RESPONSABL REGISTRO E Recibe la Director de Solicitud de solicitud escrita Desarrollo Organismo: G+ de estudio de Organizacional y Mercurio. cargas de trabajo Desde el punto de un: de vista técnico: a- Titular de Correo (e-mail) Organismo b- Director de unidades administrativas de gestión c- Líder y/o gestor de proceso, o identifica las necesidades desde el punto

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de vista técnico, prioriza y asigna servidores públicos responsables de realizar el estudio. 2

FO-M1-P2-11 V1 "Plantillas para el Cálculo de las Cargas de Trabajo”.

Planear la recolección de la información para la realización del estudio.

Analizan la Profesional (s) solicitud y/o con Dirección la identificación Desarrollo de necesidades Organizacional se diligencia el formato “Plantillas para el Cálculo de las Cargas de Trabajo”, donde se incluye las actividades y/o tareas descritas en los procedimientos documentados asociados al proceso objeto de estudio y/o a los procesos donde participa el organismo y/o dependencia solicitante. Con la participación de los enlaces del proceso y manual de funciones.

Lista de asistencia.

Socializar la metodología.

Socializan la Profesional (s) metodología Dirección sobre la Desarrollo realización del Organizacional estudio de cargas de trabajo a los servidores públicos de los organismos, dependencias y/o procesos

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solicitantes. 4

Sensibilizar al Equipo de Trabajo

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Conformar equipos de trabajo y definir agendas.

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Explica al equipo Titular del No aplica de trabajo el Organismo, alcance, objetivo Dependencia y los beneficios y/o líder o del estudio de gestor de cargas de trabajo proceso con el fin de que la información sea ajustada a la realidad. Conforman el Profesional (s) Acta de reunión equipo de trabajo Dirección en Isolución. que estará Desarrollo integrado por el Organizacional Profesional (s) Asignado (s) de la Dirección de Desarrollo Organizacional y los servidores públicos del Organismo, Dependencia y/o Proceso encargados de suministrar la información de cada procedimiento de acuerdo con el formato FO-M1P2-11 V1 "Plantillas para el Cálculo de las Cargas de Trabajo”. En la misma reunión se concertan agendas de trabajo.

6

Revisan los procedimientos y por ende las actividades y/o tareas donde participan el Organismo, Dependencia o proceso. NOTA: En caso de identificarse actividades y/o tareas que no se encuentran descritas en los procedimientos documentados, se deben actualizar los existentes o crear nuevos procedimientos.

Revisar y/o ajustar las actividades y/o tareas.

7 ¿Actividades Validas?

No

8

Levantar tiempos y frecuencias

Revisar Resultado

Revisa el resultado arrojado por el Estudio de Cargas de Trabajo

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FO-M1-P2-11 V1 "Plantillas para el calculo de Cargas de Trabajo"

Equipo de Trabajo

No aplica

Equipo de Trabajo

FO-M1-P2-11 V1 "Plantillas para el calculo de Cargas de Trabajo"

Director de Desarrollo Organizacional y Titular de Organismo, Dependencia

No aplica

6

Registran en la Plantilla para el Cálculo de las Cargas de Trabajo los tiempos y frecuencias de ejecución para cada una de las actividades y/o tareas descritas.

9

Equipo de trabajo.

y/o proceso solicitante. 1 0

No aplica ¿Estudio valido?

No

1 1

Elaborar y presentar el informe ejecutivo de cargas de trabajo

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8

Con base en los Profesional (s) resultados Dirección arrojados en el Desarrollo formato FO-M1- Organizacional P2-11 V1 "Plantillas para el Cálculo de las Cargas de Trabajo”, planta oficial y planta real, el Profesional (s) asignado (s) proyecta una planta óptima propuesta y teniendo en cuenta los procesos y procedimientos donde éstos participan, se generan conclusiones y recomendaciones . Todo se consigna en un informe ejecutivo el cual se presenta al Director de Desarrollo Organizacional.

Informe Ejecutivo

1 2 Revisar y aprobar informe Ejecutivo de cargas de trabajo

1 3 Socializar el resultado del Informe Ejecutivo

Revisa el informe Director de ejecutivo, de Desarrollo acuerdo a los Organizacional criterios de racionalidad y las políticas de la Administración Departamental, realiza los ajustes que sean del caso y aprueba. El Profesional (s) Profesional (s) asignado (s) Dirección socializa el Desarrollo resultado al Organizacional Titular del Organismo y/o Director y/o Líder y/o Gestor del proceso solicitante, en compañía del Director de Desarrollo Organizacional y/o Profesional Especializado, si lo amerita.

Informe Ejecutivo

Lista de Asistencia

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

Ley 909 de 2004 y sus Decretos Reglamentarios Decreto 2575 de 2008 Decreto 3105 de 2008 Guía para la Medición de Cargas de Trabajo en Instituciones Públicas de 2002 DAFP

6. REGISTROS:

Códig Nombre Responsabl Lug. o e Almacenamie nto FO- Plantilla Profesional PC de los M1- para el (s) Dirección Profesionales P2- Cálculo Desarrollo 11V2 de las Organizacio

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Recuperaci Protección T. Disp. Final ón Retención PC (Carpeta Manejo Permanent Dirección de de Estudio exclusivo del e Desarrollo de Cargas responsable Organizacion de Trabajo) al

Cargas nal de Trabajo No Informe Profesional PC de los PC (Carpeta Uso Permanent Dirección de Aplica Ejecutivo (s) Dirección Profesionales de Estudio exclusivo de e Desarrollo del Desarrollo de Cargas la Dirección Organizacion Estudio Organizacio de Trabajo) de Desarrollo al de nal Organizacion Cargas al de Trabajo No Solicitud Solicitante G+ y Mercurio Niveles de Uso Permanent Software G+ Aplica por usuario exclusivo de e y Mercurio medio de (Claves de la Dirección los acceso) de Desarrollo aplicativo Organizacion s al No Lista de Profesional Puesto del Carpetas de Manejo Permanent Dirección de Aplica asistenci (s) Dirección profesional (s) lista de exclusivo del e Desarrollo a. Desarrollo encargado asistencia. responsable Organizacion Organizacio al nal

7. CONTROL DE CAMBIOS:

VERSION 1

FECHA 25/Jul/2006

2

31/Mar/2009

3

12/Sep/2009

4

09/Jun/2010

5

09/May/2012

RAZON DE LA ACTUALIZACION No aplica para esta versión Cambio en el nombre de la Dirección de Desarrollo Organizacional y del cargo de Director de Desarrollo Organizacional; así mismo del líder y gestor del proceso. Cambio en la normatividad asociada al procedimiento. Se elimino la definición del término del glosario que aparece en el procedimiento. Se modificaron todas las actividades y se incluyeron nuevas. En el campo Documentación de Referencia, se ordenó de acuerdo a la jerarquía del documento. En el campo Listado de Anexos, se incluyó la nueva plantilla para el cálculo de las cargas de trabajo. El ítem de los registros se modificó. NOTA: Realmente no es la versión 5 sino la versión 2 ya que es un procedimiento nuevo del subproceso Estructura Organizacional y Empleo Público. - Se modifico en: Flujograma (1 y 7) actividades (1,2,4,5,7,8,9) En responsabilidades en 2,3,8. En registros 1,9 - Sea agregaron 3 actividades - Se modifico punto 6. Registros

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El procedimiento actual no tenía bien definidos los símbolos con los que debe constar el flujograma para representar las etapas del proceso, no contenía ningún tipo de decisión por lo tanto se sobreentendía que no había responsable de dar autorización, validar, revisar en ningún tipo de actividad.

La actualización del procedimiento nos permite: Entender el proceso e identificar las oportunidades de mejora de la situación actual. Diseñar un nuevo proceso, incorporando las mejoras (situación deseada). Facilitar la comunicación entre las personas involucradas en el mismo proceso. Divulgar, en forma clara y concisa, informaciones sobre procesos.

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PROPUESTA DE PLANTILLA PARA EL CALCULO DE CARGAS DE TRABAJO VERSION 2

Actualmente la Gobernación de Antioquia, específicamente la Dirección de Desarrollo Organizacional se ciñe a las recomendaciones dadas en la guía del DAFP (Departamento Administrativo de la Función Pública) para este procedimiento,

ya

que

esta

actúa

como

función

asesora

para

tener

organizaciones estatales eficientes y efectivas, Para la realización de este procedimiento es necesario la utilización de una plantilla que permite la ejecución del estudio la cual se muestra a continuación:

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En ésta se recopila la información necesaria para el estudio, es decir que por cada dependencia y número de procedimientos que tenga ella se abrirían igual cantidad de plantillas ya que por cada procedimiento se abre una plantilla nueva, eso de alguna manera dificulta la manipulación de las carpetas que las contienen y a la hora de hacer el informe final si hay algún cambio que hacer se tendrían que cambiar una serie de tablas que lleva el, por esto y acomodándonos más al diseño planteado por el Departamento de la Función Publica propongo una nueva plantilla donde se muestra el estudio consolidado. A continuación se muestra la plantilla propuesta:

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Donde también se especifica a que proceso pertenece cada procedimiento y al final al lado izquierdo refleja la cantidad de personas requeridas por cada uno, igualmente al final en la parte inferior mostraría también la cantidad de cargos requeridos por el organismo, dependencia o proceso solicitante. A su vez al lado izquierdo de la plantilla se expone cuantos cargos por nivel se necesita por procedimiento.

Descripción de la plantilla modificada:  Consta de 600 filas las cuales están divididas en 20 grupos de 30, quiere decir, que hay espacio para 20 procedimientos por Dependencia y 30 actividades por procedimiento, las que no se utilicen se pueden ocultar. Está dividida por colores para el reconocimiento más fácil de las divisiones por procedimiento.

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 Al lado izquierdo (anterior imagen) se muestra la cantidad de cargos de cada nivel requerido por procedimiento, son 20 columnas que representan la cantidad de procedimiento dado por la plantilla, los niveles más comunes que se evalúan con espacio de otros 6 para cualquiera que se quiera agregar. Resumen de Beneficios  Ahorro de tiempo preparando x cantidad de plantillas que se necesita.  Disminución de errores la estar abriendo y cerrando cada plantilla donde se muestra procedimiento por procedimiento.  Consolidado con la información necesaria.  No tener que hacer cálculos para el informe ejecutivos de cantidad de cargos por nivel, sino que mientras se van poniendo los datos la plantilla se va actualizando.  Hacer lo mismo que la plantilla anterior pero todo queda en un solo lugar.  Para mostrar a la Directora no se tienen que sacar las x plantillas por procedimiento sino una consolidada. Adjunto en el CD la plantilla mostrando todas las formulas, vale la pena aclarar que se pueden ocultar las que se deseen, la plantilla es dinámica, es decir, que cada vez que se cambie los nombres a procedimiento 1, procedimiento 2, procedimiento 2… automáticamente se cambiara donde aparece la cantidad de cargos por nivel, igualmente si se cambia algún nombre de cargo pasara lo mismo.

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