MEMORANDO ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA LA CONTRATACIÓN DEL SUMINISTRO DE UNIFORMES Y DOTACIONES DE VESTUARIO Y CALZADO PARA LA VIGENCIA 2010 PARA LOS SERVIDORES DE LA ENTIDAD. DE:

LEÓN JULIO GALINDO GUTIÉRREZ Asesor de Recursos Humanos

PARA:

EDGARDO MUÑOZ CHEGWING Jefe de Oficina Jurídica

ASUNTO:

ADQUISICIÓN DE LA DOTACIÓN Y SERVIDORES DE LA SUPERVIGILANCIA.

FECHA:

24 DE AGOSTO DE 2010.

UNIFORMES

PARA

LOS

1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN. La Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada requiere contratar el suministro de la dotación para los funcionarios de planta y supernumerarios, quienes tienen derecho a que se les suministre, de conformidad con el artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo, que consagra: “Suministro de calzado y vestido de labor. Todo patrono que habitualmente ocupe uno (1) o más trabajadores permanentes deberá suministrar cada cuatro (4) meses, en forma gratuita, un (1) par de zapatos y un (1) vestido de labores al trabajador cuya remuneración mensual sea hasta dos (2) veces el salario mínimo más alto vigente. Tiene derecho a esta prestación el trabajador que en las fechas de entrega del calzado y vestido haya cumplido más de tres (3) meses al servicio del empleador.” Así entonces, con el fin de procurar el bienestar y mejorar el clima laboral de los funcionarios de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, se hace necesario dar cumplimiento a lo dispuesto en materia de suministro de la dotación para la vigencia 2010. Igualmente con el fin de brindar una mejorar imagen corporativa y de la atención al ciudadano es necesario dotar de uniformes con el distintivo de la Supervigilancia a los funcionarios de la Entidad que brindan información presencial al Ciudadano dentro de las instalaciones de la misma. 2. LA DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES Y LA IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR. 2.1 OBJETO: Contratar el suministro de dotaciones de vestuario y calzado para los servidores de la Entidad que tengan este derecho para la vigencia 2010 y el suministro de uniformes a los servidores de atención al usuario. 1 Carrera 10 No. 26 – 71 Int. 106, 2, 3 y 4 piso / PBX: (57)1 327 40 00 / FAX: (57)1327 40 22 www.supervigilancia.gov.co Bogotá D.C., Colombia

2.2 ESPECIFICACIONES: El objeto a contratar ha de cumplir con los siguientes: REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS PARA LAS DOTACIONES ITEM 1 2 3 4 5 6 7

DESCRIPCIÓN Vestido de dos piezas para Hombre, variedad de colores. Composición: 55%, Poliéster y 45% Lana. Camisa manga larga. Composición: 65%, Poliéster y 35% Lana. Corbata. Composición: 100% Poliéster Zapatos en cuero para Hombre, forrados, suela antideslizante. En varios diseños y colores. Vestido de dos piezas para Dama(chaqueta, falda y/o pantalón) Composición: 94-97% Poliéster y 3-6% algodón. Blusa para dama, en varios colores. Composición: 90%, Poliéster y 10% algodón. Zapatos en cuero para dama, con tacón bajo, medio y alto. Forrados en piel badana, suela antideslizante. En varios diseños, colores y alturas de tacón.

CANT 24 24 24 24pares 26 26 26 pares

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS PARA LOS UNIFORMES ITEM 1 2 3 4 5 6 7

DESCRIPCIÓN Vestido de dos piezas para Hombre, color negro y azul. Composición: 55%, Poliéster y 45% Lana. Camisa manga larga Color Blanco. Composición: 65%, Poliéster y 35% Lana. Corbata Roja y Azul. Composición: 100% Poliéster Zapatos en cuero negro para Hombre, forrados, suela antideslizante. En varios diseños y colores. Vestido de dos piezas para Dama en color azul y negro (chaqueta, falda y/o pantalón) Composición: 94-97% Poliéster y 3-6% algodón. Blusa para dama, en color blanco. Composición: 90%, Poliéster y 10% algodón. Zapatos en cuero para dama en color negro, con tacón bajo, medio y alto. Forrados en piel badana, suela antideslizante. En varios diseños y alturas de tacón.

CANT 4 4 4 4 pares 12 12 182 pares

Nota: Los uniformes deben tener bordados los distintivos de la Entidad. Los oferentes participantes podrán presentar propuesta alternativas para los uniformes tanto en el diseño como en los colores con el fin de alcanzar de la mejor forma la finalidad de la presente contratación. 2.3 PLAZO DEL CONTRATO El contrato que resulte del presente proceso de contratación, tendrá una ejecución hasta el quince (15) de diciembre de dos mil diez (2010), lapso en el cual el contratista seleccionado, deberá realizar entregas parciales de los bienes objeto del presente contrato de acuerdo con la cantidad de dotaciones requeridas por la Entidad. De igual forma, deberá reparar, ajustar o cambiar los elementos objeto del presente proceso durante las treinta y seis (36) horas siguientes a la solicitud realizada por la Entidad. 2 Carrera 10 No. 26 – 71 Int. 106, 2, 3 y 4 piso / PBX: (57)1 327 40 00 / FAX: (57)1327 40 22 www.supervigilancia.gov.co Bogotá D.C., Colombia

2.4 FORMA DE ENTREGA La entrega de las DOTACIONES, será coordinada por el Área de Recursos Humanos de la Entidad, ubicada en la carrera 10 No. 26-71 interior 106 piso 3, quien una vez adjudicado el contrato entregará la lista de los servidores que tienen derecho a dotación. Dentro del plazo de ejecución del contrato, los funcionarios que previamente informe la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada acudirán a los puntos de venta del contratista seleccionado y escogerán las prendas por medio de un bono que comprende las características y cantidades contratadas para cada dotación y por cada funcionario, las cuales deben ser ajustadas a las medidas y tallas correspondientes. 2.5 LUGAR DE EJECUCIÓN Para todos los efectos contractuales, se fija como domicilio la ciudad de Bogotá, D. C. 2.6 FORMA DE PAGO El valor del contrato será cancelado en tres pagos de la siguiente manera: • Un primer pago que estará conforme al número de bonos entregados que correspondan a la primera dotación, teniendo como valor unitario para cada bono el ofertado por el contratista, momento que ocurrirá dentro de los primeros ocho (8) días del plazo de ejecución, una vez el supervisor designado en el contrato le envié la relación al contratista de los funcionarios a los cuales se les debe entregar los bonos de esta dotación. • Un segundo pago que estará conforme al número de bonos entregados que correspondan a la segunda dotación, teniendo como valor unitario para cada bono el ofertado por el contratista, una vez el supervisor del contrato le envíe la relación al contratista de los funcionarios a la cuales se les debe entregar esta dotación. El Contratista deberá presentar para el trámite de sus cuentas, los documentos y soportes requeridos, junto con la factura de venta o cuenta de cobro. Nota: El pago de las facturas al contratista está supeditado al PAC que para el efecto apruebe el Ministerio de Hacienda. LA SUPERVIGILANCIA, pagará el valor del contrato de acuerdo con la cantidad de dotaciones de vestido efectivamente entregadas, siempre y cuando el CONTRATISTA haya cumplido con la obligación exigida en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, (Acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda). El pago se hará dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la entrega de la factura una vez se cuente con la disponibilidad del respectivo PAC (Plan Anual Mensualizado de Caja) para la vigencia 2010 y la correspondiente factura, en la Oficina de Recursos Humanos de LA SUPERVIGILANCIA, quien la remitirá junto con las actas de recibo de los bienes y el cumplido expedido a satisfacción, a la Oficina de Recursos Físicos y Financieros. La factura debe cumplir con lo establecido en el artículo 617 del Estatuto Tributario, incluyendo en ella el número del contrato objeto de facturación.

3 Carrera 10 No. 26 – 71 Int. 106, 2, 3 y 4 piso / PBX: (57)1 327 40 00 / FAX: (57)1327 40 22 www.supervigilancia.gov.co Bogotá D.C., Colombia

Los pagos que LA SUPERVIGILANCIA se compromete a efectuar, quedarán sujetos a las apropiaciones que se hagan en su presupuesto, de acuerdo con las normas legales vigentes, comprometiéndose así mismo a incluir las partidas necesarias en éste y dar cumplimiento a lo establecido en el Artículo 19 de la Ley 1150 de 2007, (Derecho de turno). 2.7. PRESUPUESTO OFICIAL El presupuesto oficial para este proceso es de VEINTIOCHO MILLONES DE PESOS ($28.000.000.oo)M/CTE., según Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 47 de 2010, expedido por la Oficina de Recursos Físicos y Financieros de LA SUPERVIGILANCIA. 3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN Se soporta su Legalidad en la Ley 80 de 1993 y sus Decretos reglamentarios como el Decreto 2170 de 2002 artículos 6, 9 y 24 (artículos vigentes); y en especial por la Ley 1150 de 2007 y sus Decretos Reglamentarios 2474 de 2008. Igualmente se aplicarán las normas pertinentes y concernientes al acuerdo de voluntades entre las partes establecidas tanto en el Código Civil como en el Código de Comercio que llegaren a ser aplicables; y reglas previstas en los pliegos de condiciones de la futura contratación. Igualmente se aplicarán las normas pertinentes y concernientes al acuerdo de voluntades entre las partes establecidas tanto en el Código Civil como en el Código de Comercio que llegaren a ser aplicables; y reglas previstas en los pliegos de condiciones de la futura contratación. Se determina que, dadas las características uniformes de los bienes del objeto a contratar, las especificidades de la necesidad de suministro que requiere la SuperVigilancia, el procedimiento de escogencia del contratista debe adelantarse mediante Selección Abreviada de Subasta Inversa de acuerdo a lo señalado en el literal a., del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia lo previsto en los artículos 16 y siguientes del Decreto 2474 de 2008. En términos precisos se puede señalar que para la adquisición de los bienes y servicios con características técnicas uniformes y de común utilización para todas las Entidades corresponde llevar a cabo el procedimiento de selección abreviada. Sobre el particular el artículo 16 del decreto 2474 de 2008, señala: ¨ Son bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas y que comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. Así, por bienes y servicios de común utilización debe entenderse aquellos generalmente requeridos por las entidades y ofrecidos masivamente en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de las necesidades de quien los adquiere. Igualmente, el artículo 17 del citado Decreto, reglamenta los procedimientos para la adquisición de los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización para lo cual señala: ¨ Sin consideración a la cuantía del contrato a realizar, si el bien o servicio requerido por la entidad es de condiciones técnicas uniformes y de común utilización deberá hacerse uso

4 Carrera 10 No. 26 – 71 Int. 106, 2, 3 y 4 piso / PBX: (57)1 327 40 00 / FAX: (57)1327 40 22 www.supervigilancia.gov.co Bogotá D.C., Colombia

de procedimiento de subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios o adquisición de bolsa de productos.¨ De otra parte, debe señalarse que de acuerdo con el parágrafo transitorio no se puede hacer uso de los acuerdo marco de precio, hasta que no se asignen las responsabilidades a que se refiere el inciso 4 del parágrafo 5 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y se expida el reglamento correspondiente. Aunado a lo anterior, en consecuencia no existen bolsas de productos que ofrezca el servicio a contratar. 4. EL ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO. Dotaciones EMPRESA

HOMBRE

HOMBRE Vestido de paño $275.000 Camisa manga larga. $45.000 Corbata $19.000 Zapatos no vende

MUJER

1.HERNANDO TRUJILLO

$339.000

2.ARTURO CALLE

$362.500

Vestido de paño $204.000 Camisa manga larga $33.500 Corbata no la cotizaron Calzado de cuero $125.000

$298.200

3.D’CALIDAD

$286.700

Vestido de paño $179.000 Camisa manga larga. $26.900 Corbata$14.900 Calzado de cuero.$65.900

$251.700

4. LUBER

$379.600

Vestido de paño $199.900 Camisa manga larga. $49.900 Corbata$29.900 Calzado de cuero.$99.900

$309.700

5.SUPERDOTADO S

$315.000.00

Vestido saco y pantalón en polilana $180.000.oo Camisa Oxford o dacron pc. $35.000.oo Corbata en seda $15.000.oo Calzado de cuero.$85.000.oo

$270.000.oo

6. DONNA ESTUDIO

$300.000.oo

Vestido saco y pantalón en polilana $160.000.oo Camisa Oxford o dacron pc. $45.000.oo Corbata en seda $25.000.oo Calzado de cuero.$70.000.oo

$300.000.oo

PROMEDIO TOTAL

$330.466.oo $7’931.184

$295.000

$287.433.oo $7.473.258

MUJER Blazer en paño – lino o dacrón para dama $250.000 Blusa en seda.$45.000 Calzado de cuero para dama no vende Blazer en paño – lino o dacrón para dama $136.900.oo Blusa en seda.$36.300 Calzado de cuero para dama$125.000 Blazer en paño – lino o dacron para dama $149.900 Blusa en seda.$35.900 Calzado de cuero para dama$65.900 Blazer en paño – lino o dacron para dama $159.900 Blusa en seda.$59.900 Calzado de cuero para dama$89.900 Sastre dos piezas chaqueta , falda o pantalón en tela supervertigo para dama $150.000.oo Blusa en seda.$50.000.oo Calzado de cuero para dama $70.000.oo Sastre dos piezas chaqueta , falda o pantalón en tela supervertigo para dama $180.000.oo Blusa en seda.$50.000.oo Calzado de cuero para dama $70.000.oo TOTAL $15.404.442.oo

ESTIMADO:

5 Carrera 10 No. 26 – 71 Int. 106, 2, 3 y 4 piso / PBX: (57)1 327 40 00 / FAX: (57)1327 40 22 www.supervigilancia.gov.co Bogotá D.C., Colombia

Uniformes EMPRESA

HOMBRE

1.KAMAVY

$291.700.oo

2. LUBER

$341.640.oo

3.SUPERDOTADOS

$315.000.00

4. DONNA ESTUDIO

$300.000.oo

PROMEDIO TOTAL UNIFORMES

$312.085.00 $1’248.340

HOMBRE Vestido de paño $165.900.oo con el logo de la Supervigilancia tejido en la solapa Camisa manga larga. $38.900.oo Corbata $14.000.oo Zapatos $72.900.oo Vestido de paño $179.910.oo con el logo de la Supervigilancia tejido en la solapa Camisa manga larga. $44.910.oo Corbata$26.910.oo Calzado de cuero.$90.000.oo Vestido saco y pantalón en polilana $180.000.oo con el logo de la Supervigilancia tejido en la solapa Camisa Oxford o dacron pc. $35.000.oo Corbata en seda $15.000.oo Calzado de cuero.$85.000.oo Vestido saco y pantalón en polilana $180.000.oo con el logo de la Supervigilancia tejido en la solapa Camisa Oxford o dacron pc. $35.000.oo Corbata en seda $15.000.oo Calzado de cuero.$70.000.oo

MUJER

$233.700.oo

$278.730.oo

$270.000.oo

$255.000.oo

$259.357.00 $3’112.284.oo

MUJER Blazer en paño – lino o dacrón para dama $128.900.oo con el logo de la Supervigilancia tejido en la solapa Blusa en seda.$38.900.oo Calzado de cuero para dama $65.900.oo Vestido en paño – lino o dacron para dama $143.910.oo con el logo de la Supervigilancia tejido en la solapa Blusa en seda.$53.910.oo Calzado de cuero para dama$80.910.oo Sastre dos piezas chaqueta , falda o pantalón en tela supervertigo para dama $150.000.oo con el logo de la Supervigilancia tejido en la solapa Blusa en seda.$50.000.oo Calzado de cuero para dama $70.000.oo Sastre dos piezas chaqueta , falda o pantalón en tela supervertigo para dama $150.000.oo con el logo de la Supervigilancia tejido en la solapa Blusa en seda.$35.000.oo Calzado de cuero para dama $70.000.oo $4’360.624.00 $19’765.066.00

TOTAL TODO

5. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE, DE CONFORMIDAD CON EL ARTÍCULO 12 DEL PRESENTE DECRETO. En concordancia con lo expresado en el punto antecedente, y de acuerdo a las prescripciones señaladas sobre el particular en el artículo 12 del Decreto 2474 de 2008, los factores de habilitación y calificación son los siguientes (este último en cumplimiento de lo señalado en el citado numeral 1 se refiere a menor precio). DESCRIPCION DEL FACTOR Documentación capacidad jurídica Documentos capacidad financiera Documentación experiencia especifica Documentación

NATURALEZA Verificación

RESULTADO Pasa / No pasa

Verificación

Pasa / No pasa

Verificación

Pasa / No pasa

Verificación

Pasa / No pasa

6 Carrera 10 No. 26 – 71 Int. 106, 2, 3 y 4 piso / PBX: (57)1 327 40 00 / FAX: (57)1327 40 22 www.supervigilancia.gov.co Bogotá D.C., Colombia

especificaciones y condiciones Técnicas Valor de la propuesta

Calificación

Menor valor

La SuperVigilancia verificará los documentos del orden jurídico, financiero, técnico y económico que reflejen el cumplimiento de los criterios de habilitación de las propuestas luego de tal verificación la SuperVigilancia publicará un informe de verificación en el SECOP, en el momento señalado en el cronograma del proceso. En dicho informe se señalaran los proponentes que lo consideran habilitados y el plazo de tres (3) días hábiles para que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes, so pena del rechazo definitivo de sus propuestas. Seguidamente, verificados y subsanados los requisitos habilitantes, si a ello hubiere lugar, la entidades procederá a llevar a cabo la subasta dentro de los plazos fijados en los el cronograma del proceso. 6. EL SOPORTE QUE PERMITA LA TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN, Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO. En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, se establecen la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la presente contratación, así: RIESGO Cambiario Operativo

Riesgos de la Naturaleza del Bien

TIPIFICACIÓN Las variaciones de la tasa Cuando el contratista hace un mal cálculo de sus costos e incurre en perdidas Defectos de fabricación

ESTIMACIÓN Medio Medio

A CARGO DE Contratista Contratista

Medio

Contratista

7. GARANTÍAS DE LA CONTRATACIÓN. El CONTRATISTA deberá constituir una garantía única, que ampare los siguientes riesgos: 1. CUMPLIMIENTO: Deberá constituirse por el 20% del valor total del contrato, con una duración igual a la del Contrato y seis (06) meses más, contados a partir de la suscripción del mismo. Este amparo debe garantizar el cumplimiento del contrato, el pago de las multas que se convengan en el Contrato y el valor de la cláusula penal pecuniaria que se haga efectiva. 2. CALIDAD DE LOS BIENES OBJETO DEL CONTRATO: Deberá constituirse por el 20% del valor total del contrato, con una duración igual a la del Contrato y treinta y seis (36) meses más, contados a partir de la suscripción del mismo. Este amparo debe garantizar la calidad de los bienes ofrecidos.

7 Carrera 10 No. 26 – 71 Int. 106, 2, 3 y 4 piso / PBX: (57)1 327 40 00 / FAX: (57)1327 40 22 www.supervigilancia.gov.co Bogotá D.C., Colombia

3. SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES: Equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con una vigencia del término del contrato y tres (3) años más contados a partir de la fecha de expedición de la póliza. 4. GARANTIA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA: El proponente deberá constituir a su costa, a favor de la SUPERVIGILANCIA y presentar con su propuesta, una garantía de seriedad expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia o una Entidad Bancaria autorizada para expedir la póliza de cumplimiento y seriedad de la oferta, por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del presupuesto a cotizar contenido en estos PLIEGOS DE CONDICIONES, vigente por seis (6) meses, contados a partir de la fecha y hora fijadas para el cierre del presente proceso. En caso de prórroga el proponente deberá mantener vigentes todos los plazos y condiciones originales de su propuesta y ampliar la validez de la garantía de seriedad por el término adicional que señale LA SUPERVIGILANCIA, conforme a lo siguiente: a) Asegurado/Beneficiario: Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. b) Tomador/Afianzado: si el proponente es una persona jurídica, la póliza o garantía deberá constituirse con el nombre o razón social que figura en el certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva, y no sólo con su sigla, a no ser que en el referido documento se exprese que la sociedad podrá denominarse de esa manera. Cuando la propuesta se presente en Consorcio o Unión Temporal, la póliza deberá constituirse a nombre de todos sus integrantes. Cordialmente, Fdo. LEÓN JULIO GALINDO GUTIÉRREZ ASESOR DE RECURSOS HUMANOS Anexos: Copia de cotizaciones

Elaboró: GIOVANNA SIERRA P.

8 Carrera 10 No. 26 – 71 Int. 106, 2, 3 y 4 piso / PBX: (57)1 327 40 00 / FAX: (57)1327 40 22 www.supervigilancia.gov.co Bogotá D.C., Colombia