MEMORANDUM SOBRE EL CONTROL INTERNO CONTABLE ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS

Señor ADMINISTRADOR FEDERAL DE LA ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS DR. ALBERTO R. ABAD Hipólito Yrigoyen Nro. 370 – 1er. Piso – Ciudad de Buenos Aires. En ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 118 de la Ley 24.156 y a vuestro requerimiento, la Auditoría General de la Nación efectuó una revisión del Control Interno Contable de la ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS (AFIP), correspondiente al ejercicio cerrado el 31 de diciembre de 2003.

Nuestra revisión del funcionamiento del Control Interno Contable fue efectuada como parte de las tareas realizadas con el propósito de emitir una opinión sobre los Estados Contables de la AFIP por el ejercicio precedentemente indicado.

El estudio y evaluación efectuada para los fines descriptos en el segundo párrafo no necesariamente han de revelar todas las debilidades significativas del sistema. Por consiguiente, no expresamos una opinión sobre el sistema de control interno de la AFIP considerado como un todo.

Sobre la base de la citada revisión, informamos que las observaciones más significativas a formular sobre el Sistema de Control Interno Contable de la AFIP, son las indicadas en el Anexo adjunto.

Buenos Aires, 20 de mayo de 2004.

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ANEXO

MEMORÁNDUM SOBRE EL CONTROL INTERNO CONTABLE ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS EJERCICIO 2003

Índice

1. Falencias en el sistema administrativo contable computadorizado utilizado por el organismo. 2. Debilidades en el ambiente de control interno administrativo contable imperante al momento de practicar la auditoría. 3. Disponibilidades. 4. Créditos. 5. Bienes de Consumo. 6. Bienes de Uso. 7. Cuentas a pagar. 8. Previsiones. 9. Títulos y valores recibidos. 10. Garantías por operaciones de carácter impositivo y aduanero. 11. Otros bienes en custodia por parte de AFIP. 12. Proceso de liquidación del ex Instituto Nacional de Recursos de la Seguridad Social (INARSS). 13. Sistema de liquidación de haberes - SARHA –. 14. Ajuste de Resultados de Ejercicios Anteriores (A.R.E.A). 15. Servicios Extraordinarios – Tasa aeroportuaria. 16. Régimen de legítimo abono. 17. Deudas por tasas de servicios. 18. Archivo de recibos de haberes firmados por el personal de la AFIP.

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Introducción

La revisión del funcionamiento del control interno contable fue efectuada, como parte de las tareas realizadas con el propósito de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los estados contables correspondientes al ejercicio cerrado el 31 de diciembre de 2003. Dicha revisión incluyó el análisis del ingreso de datos y del egreso de la información (input/output) a los procesos computadorizados existentes en al ámbito de la AFIP, cuando las prácticas administrativas y contables relevadas requieren su utilización, lo que no constituye una auditoría especial sobre el correcto funcionamiento del sistema de procesamiento electrónico de datos, en cuanto a los programas de computación diseñados, los elementos de control que ellos incluyen, la lógica de los lenguajes y la configuración de los equipos empleados.

En oportunidad de aplicar los procedimientos de auditoría planificados se ha advertido durante el ejercicio 2003, que se continuó avanzando con las mejoras en los procesos de registración llevados a cabo por la AFIP. Sin perjuicio de lo expresado, varias de las observaciones que se describen en los apartados siguientes han sido señaladas por esta AGN, en los Informes emitidos al momento de efectuar auditorías en ejercicios anteriores, constituyendo falencias de carácter estructural que requieren por parte de AFIP producir a la brevedad cambios, a fin de procurar la no reiteración de las situaciones relevadas en atención a la importancia de los temas involucrados. Señalamos que los procedimientos de auditoría aplicados incluyeron el análisis de la opinión vertida en el Informe Preliminar producido por la Unidad de Auditoría Interna de la AFIP referido a la razonabilidad de la información contenida en los Estados Contables al 31 de diciembre de 2003. En dicho Informe se advierte la existencia de: •

“Problemas de valuación y exposición en diversos rubros y cuentas originados, en gran parte, en la definición del sistema contable”.

•

Persistencia de: “...serias debilidades de control interno ya observadas en auditorías anteriores...”.

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Las observaciones más significativas detectadas durante nuestra auditoría son:

1. Falencias en el sistema administrativo contable computadorizado utilizado por el organismo

El sistema computadorizado de registración utilizado por la AFIP - AUDINT - concentra e integra la contabilidad patrimonial y presupuestaria, generando las restricciones en el mismo, distorsiones en el proceso de reconocimiento e imputación de pasivos y su contrapartida en los resultados de los distintos ejercicios, conforme a lo revelado en Nota 7 a los Estados Contables. Adicionalmente, no se encuentra integrado con la totalidad de los subsistemas que producen información susceptible de registro contable, siendo necesaria la utilización de procedimientos manuales, con conciliaciones y controles asistémicos, tal es el caso de los bienes muebles y de consumo.

Recomendación Desarrollar un sistema de registración que integre la gestión contable y presupuestaria que asegure como mínimo: •

Integridad de la información procesada.

•

Aprovechamiento eficiente y eficaz de los datos incorporados.

•

Seguridad en el procesamiento de datos.

•

Confiabilidad respecto a los accesos por parte de los niveles involucrados directamente con el uso de la información.

2. Debilidades en el ambiente de control interno administrativo contable imperante al momento de practicar la auditoría

Sin perjuicio de lo señalado en el punto anterior, en el desarrollo de la presente auditoría se han observado debilidades en el ambiente de control interno imperante en la organización, las cuales

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han generado varias de las observaciones que se incluyen en los apartados siguientes. Dichas debilidades pueden resumirse en: •

Procedimientos administrativos-contables llevados a cabo por la administración del organismo no formalizados. Como ejemplo se cita: falta de normativa interna que regule el procedimiento relativo a apertura y/o cierre de cuentas contables.

•

Dificultades en los procesos de comunicación interna y en los circuitos de información implantados, generando debilidades en los procesos de control operativo, que en última instancia afectan la pertinencia, confiabilidad, verificabilidad, sistematicidad, comparabilidad y claridad de lo expuesto en los Estados Contables emitidos por la entidad.

Recomendación Redactar los manuales de procedimiento de la totalidad de los procesos administrativos contables desarrollados por la administración, procediendo a establecer los circuitos de comunicación interna que aseguren que la información reúna los requisitos mencionados.

3. Disponibilidades 3.1. Fondos Rotatorios y Cajas Chicas 3.1.1. En las actas de verificación confeccionadas al cierre de cada ejercicio se informa la existencia de gastos no rendidos, lo que genera la aplicación de ajustes manuales al cierre a fin de exponer el saldo de cada Fondo Rotatorio constituido. Por otra parte, los movimientos bancarios de los Fondos Rotatorios se efectúan a través de cuentas en las cuales además se realizan operaciones distintas a las correspondientes a dichos fondos. Se cita como ejemplo al Fondo Fijo Interno División Caja – Banco Nación constituido por la suma de $ 700.000.-, cuyos movimientos se realizan junto a otros en la cuenta N° 3334/63 abierta en el Banco de la Nación Argentina, observándose además que su saldo se expone en el balance general en la cuenta Bancos.

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3.1.2. De la comparación efectuada entre los datos que surgen de los saldos contables referidos a Cajas Chicas, y las disposiciones de apertura correspondientes, surgen diferencias entre ambas informaciones. 3.1.3. No se realizaron las actas de verificación de los siguientes fondos rotatorios: •

Departamento de Tesorería por $ 410.000.-

•

Sección “P” División Coord. de Sellos por $ 3.000.-

•

Sección “Q” División Coord. de Sellos por $ 3.000.-

Recomendación 3.1.1. Adecuar la metodología de registración a fin de incluir la totalidad de movimientos, sin que sea necesario la realización de ajustes manuales al cierre de ejercicio. Procurar que los movimientos correspondientes a Fondos Rotatorios sean practicadas a través de cuentas corrientes exclusivas, sin incluir en éstas otras operaciones. 3.1.2. Conciliar la información contable y las disposiciones vigentes, a los efectos de practicar los ajustes que correspondan. 3.1.3 Efectuar para todos los Fondos Rotatorios, actas de verificación de saldos, como mínimo al cierre de cada ejercicio.

3.2. Bancos 3.2.1. Por aplicación del Decreto 1399/01, la AFIP procedió durante el ejercicio 2002 a ajustar el saldo de las cuentas escriturales – cuentas corrientes bancarias habilitadas por el Ministerio de Economía a fin de administrar los movimientos de fondos de origen presupuestario -, quedando activado y pendiente de conciliación el saldo de la cuenta 2981/40, recaudación fuente 12, por $ 7.762.580,11, tal como se revela en Nota 1 a los Estados Contables cerrados el 31 de diciembre de 2003. 3.2.2. El organismo, durante el ejercicio 1999, procedió a dar de baja la suma de $ 2.594.570,80 correspondiente a un saldo acreedor con origen en la cuenta corriente Nro. 1217/45 abierta por la ex - DGI en el Banco de la Nación Argentina (BNA) -, “ conforme las actuaciones 6

administrativas y los dictámenes del área legal del Organismo” -, situación revelada en Nota 1 a los Estados Contables cerrados el 31 de diciembre de 2003. 3.2.3. Por otra parte del análisis de las conciliaciones bancarias practicadas al cierre del ejercicio, surge que existen partidas conciliatorias de antigua data – más de un año de antigüedad – no regularizadas. 3.2.4. Sin perjuicio de lo mencionado en 3.2.3 en cuanto a la existencia de partidas de antigua data no ajustadas., las demás partidas que forman parte de la conciliación al cierre, se registran en el nuevo ejercicio. Se nos informó al respecto que no existe una metodología que permita registrar las partidas conciliatorias con cargo al ejercicio correspondiente.

Recomendación 3.2.1. Arbitrar los mecanismos pertinentes a fin de conciliar con el Ministerio de Economía la partida pendiente de $ 7.762.580,11, incluida en el saldo de Disponibilidades. 3.2.2. Proceder a actualizar los antecedentes referidos al saldo acreedor de $ 2.594.570,80 reclamado por el Banco de la Nación Argentina, a fin de regularizar - de corresponder – la situación. 3.2.3. Realizar un análisis de las partidas conciliatorias y proceder a su depuración. 3.2.4. Establecer una metodología que permita registrar los ajustes en el ejercicio que correspondan.

4. Créditos 4.1. Recaudación Decreto 863/98 De la información contable correspondiente al segundo semestre del ejercicio 2003 relacionada con el saldo de Créditos, surge lo siguiente:

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Fecha: (1)

Comprobante: (2)

Recurso: (3)

Ingresado: (4)

Pendiente: (5)

31-07-03

1345/03

7.479.886,81.-

5.969.595,21.-

1.510.291,60.-

31-08-03

1346/03

5.210.971,93.-

4.102.070,91.-

1.108.901,02.-

30-09-03

1347/03

5.395.183,89.-

5.395.183,89.-

31-10-03

1484/03

5.828.081,84.-

5.828.081,84.-

30-11-03

1485/03

5.790.031,15.-

5.790.031,15.-

31-12-03

1504/03

5.864.950,96.-

5.864.950,96.-

Totales:

35.569.106,58.-

10.071.666,12.-

25.497.440,46.-

En Nota 11 a los Estados Contables se revela que la suma de $ 18.280.976,88, formaba parte del saldo de la Cuenta Fondos en Oficinas Recaudadoras, cuya transferencia a la pertinente cuenta bancaria administrativa se operó durante el primer trimestre del ejercicio 2004.

Recomendación •

Agilizar las gestiones referidas al cobro de los saldos adeudados de acuerdo a su exigibilidad, para lo cual se deberá contar con información por deudor referida a los antecedentes que dan origen a las respectivas operaciones. De corresponder, constituir la previsión pertinente considerando la probabilidad de realización de los créditos.

•

Proceder a registrar en forma oportuna los montos percibidos, analizando los movimientos entre las cuentas bancarias utilizadas al efecto, a fin de evitar la inmovilización de dichos fondos.

•

Por último cabría analizar el sistema de transferencia de fondos, procurando aplicar un procedimiento general que asegure el recupero de los montos generados por aplicación del Decreto 863/98.

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4.2. Otras cuentas a cobrar El saldo de esta cuenta está conformado, entre otros, por acreencias sobre los ex agentes de la AFIP originadas en diferencias de haberes, perjuicio patrimonial, multas, cobro de expensas etc. , algunas de las cuales datan del año 2001. Dichas sumas se encuentran previsionadas.

Recomendación Sin perjuicio de la previsión constituida, corresponde analizar en forma pormenorizada los antecedentes de las operaciones que dieron origen a dichas acreencias, a fin de controlar las gestiones inherentes a su recuperabilidad y/o dar tratamiento definitivo a los saldos involucrados.

5. Bienes de consumo Al momento de efectuarse las compras de este tipo de bienes, se registran como resultados del período, activándose las existencias al cierre de ejercicio. Las cantidades en existencia al cierre surgen del sistema AUDINT, las falencias del referido sistema han sido comentadas en el apartado 1. del presente Informe. Para realizar la valorización el organismo informó que ha tomado los montos de la última orden de compra emitida. Tal situación ha sido objeto de revisión por muestreo, detectándose que no existe criterio uniforme para fijar el valor de los bienes cuando se presentan casos en donde hay más de una orden de compra. Por otra parte en casos de bienes adquiridos con mucha antigüedad, los mismos han sido valorizados a $ 1. La falta de un sistema de inventario permanente de insumos, debilita el ambiente de control interno incrementando el riesgo referido al manejo y conservación de este tipo de bienes.

Recomendación Mantener actualizada la información para proceder a su registración contable. Por otra parte el control de las existencias deberá ser efectuado a través de la ejecución de inventarios sorpresivos periódicos, a cargo de personal independiente de la custodia y/o registración de los bienes. A los efectos indicados en cuanto a movimientos de stocks y registración contable corresponde desarrollar un sistema integral de inventarios permanentes que permita como mínimo: 9

•

Conocer y/o controlar las cantidades en existencia y consumidas a lo largo del ejercicio.

•

Valorizar los bienes en existencia y consumidos.

•

Registrar automáticamente los movimientos en el sistema contable.

•

Brindar información para la gestión como por ejemplo: determinación de insumos y/o stocks críticos.

6. Bienes de Uso 6.1. Bienes Muebles El organismo no efectúa periódicamente inventarios físicos de este tipo de bienes con personal ajeno a su custodia y registración, a fin de validar la información existente en las cuentas contables que los reflejan.

Recomendación Mantener actualizada la información para proceder a su registración contable. Por otra parte el control de las existencias deberá ser efectuado a través de la ejecución de inventarios periódicos, que incluyan procedimientos sorpresivos, a cargo de personal independiente de la custodia y/o registración de los bienes. A los efectos indicados corresponde desarrollar un sistema integral que permita como mínimo: •

Identificar patrimonialmente los bienes. (Codificación del bien, ubicación del mismo y dependencia responsable).

•

Registrar automáticamente los movimientos en el sistema contable.

•

Brindar información para la administración de los bienes, en cuanto al destino de los mismos por reubicación o baja. Y en cuanto a estas últimas, el tratamiento como bien utilizable, recuperable o inutilizable.

6.2. Bienes Inmuebles

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Se encuentran pendientes de escrituración varios inmuebles incorporados al patrimonio de la AFIP, entre los cuales se cita al ubicado en Hipólito Yrigoyen Nro. 340, incorporado al patrimonio de la AFIP durante el ejercicio 1999.

Recomendación Instrumentar la escrituración de los inmuebles titularidad de AFIP cuyo trámite a la fecha se encuentra pendiente.

7. Cuentas a Pagar 7.1. Cuentas Comerciales a Pagar Sin perjuicio de lo expuesto en el apartado 1. durante el proceso de revisión se han detectado debilidades referidas a la forma y oportunidad en que son registrados los pasivos al cierre de cada ejercicio, no permitiendo en consecuencia validar la integridad de los saldos de las cuentas incluidas bajo el rubro indicado. Además de lo reseñado, en Nota 7 a los Estados Contables cerrados el 31 de diciembre de 2003, el organismo revela la existencia de reclamos de empresas proveedoras de servicios de preembarque por $ 5.084.595,86.-, no registrándose como deuda en los Estados Contables a dicha fecha, situación relevada al cierre del ejercicio anterior.

Recomendación Instrumentar los mecanismos de control interno que permitan asegurar la integridad de la información expuesta como pasivo al cierre de cada ejercicio. Arbitrar las medidas conducentes a fin de enmarcar las obligaciones de las partes relacionadas con contrataciones de servicios, a fin de evitar reclamos ulteriores por parte de las empresas prestadoras.

7.2. Gastos en personal a pagar Se ha verificado que en la conformación de los saldos de cierre expuestos por el organismo en esta cuenta, existen liquidaciones pendientes de antigua data (año 1997 a la fecha).

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Recomendación Si bien las liquidaciones observadas no tienen mayor materialidad respecto del saldo expuesto, a los efectos de depurar el inventario corresponde efectuar un análisis pormenorizado de las liquidaciones pendientes de pago de antigua data, a fin de determinar si corresponde mantener registrados dichos pasivos.

7.3 Contribuciones a la Administración Central a Pagar De conformidad a lo expuesto en Nota 1 a los Estados Contables se encuentra pendiente de resolución el requerimiento conjunto efectuado por la Tesorería y Contaduría General de la Nación por la suma de $ 10.500.000.-.

Recomendación Arbitrar los mecanismos pertinentes a fin de conciliar el requerimiento efectuado por el Ministerio de Economía.

8. Previsiones La AFIP en atención a la Disposición N° 02/04 - Subsecretaría de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda del Ministerio de Economía -, procedió a registrar y revelar en Nota a los Estados Contables los juicios en donde el organismo es parte, en función a la información disponible para tal fin al cierre de ejercicio. De conformidad a lo expuesto surge que para la determinación del valor imputado a la cuenta Otras Previsiones y del monto correspondiente a los juicios en trámite sin sentencia revelado en Nota 9 a los Estados Contables, la AFIP ha considerado sólo aquellas causas en donde la demanda contiene expresamente el monto reclamado, quedando una cantidad material de casos – entre los que se incluyen los relacionados con la aplicación del Decreto N° 863/98 – no contemplados para la conformación de dichos valores, en atención a que la pretensión pecuniaria será determinada al momento de la sentencia judicial de prosperar la demanda. Asimismo se ha observado la ausencia de normativa interna vinculada con la cuestión desarrollada en el presente apartado, en cuanto a la definición de: 12

•

Un sector que concentre la información de la totalidad de causas, en donde AFIP es parte.

•

La utilización de un sistema que brinde información integral actualizada, relativa a las causas antedichas.

•

Criterios a seguir para la evaluación de la probabilidad de ocurrencia de cada contingencia.

•

Criterio para el tratamiento de determinación de costas y gastos.

Recomendación Redactar normas de procedimiento sobre la metodología para la determinación de los montos a registrar y revelar en Nota a los Estados Contables, procurando: •

Que la información sea íntegra.

•

Que se apliquen criterios uniformes para determinar la magnitud de las cifras a registrar y revelar en Notas, en función al estado procesal de las causas.

•

Que se apliquen criterios uniformes para el tratamiento de determinación de costas y gastos.

•

Valorizar la totalidad de los juicios que forman parte del inventario de causas al cierre de cada período.

Por otra parte debe ser asignada a un sector específico, la responsabilidad de concentrar los datos sobre la totalidad de causas en donde la AFIP es parte. Este sector deberá generar a través de un sistema específico, en forma oportuna para su registración, información con las características precedentemente indicadas.

9. Títulos y Valores Recibidos En Nota 11 a los Estados Contables, la AFIP informa el saldo de Títulos y Valores recibidos al cierre de cada período. Del relevamiento efectuado sobre la documentación respaldatoria del monto expuesto surge que existen diferencias en la valuación de documentos en moneda extranjera, pagarés vencidos y/o con errores en la fecha de emisión, pagarés a la vista emitidos 13

con una antigüedad mayor a un año, seguros de caución vencidos, pagarés emitidos por un monto superior al permitido por la Disposición AFIP 297/03 y documentos emitidos con fecha de vencimiento, cuando la Disposición 74/02 (vigente al momento de aceptarse las garantías) establecía que correspondían ser emitidos sin fecha de vencimiento. En cuanto a la integridad de la información cabe mencionar que se detectaron documentos y seguros de caución con vigencia 2003, que no formaban parte del inventario de cierre.

Recomendación Arbitrar los mecanismos tendientes a depurar el saldo de la cuenta bajo análisis, a fin de que el monto expuesto refleje los Títulos y Valores recibidos vigentes en cada cierre de ejercicio. Asimismo aplicar la normativa vigente en cuanto a los montos de los pagarés recibidos y fechas insertas en los mismos.

10. Garantías por operaciones de carácter impositivo y aduanero De conformidad a lo revelado en Nota 15 a los Estados Contables, la AFIP se encuentra en etapa de confección y posterior valoración de las garantías recibidas por operaciones de carácter impositivo y aduanero.

Recomendación Culminar con la confección de los respectivos inventarios, proceder a su valorización a fin de revelar la información en Nota a los Estados Contables.

11. Otros bienes en custodia por parte de AFIP De conformidad a lo revelado en Nota 14 a los Estados Contables, la AFIP se encuentra en etapa de confección y posterior valoración de bienes en condición de rezago, secuestrados y decomisados. Recomendación

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Culminar con la confección de los respectivos inventarios, proceder a su valorización a fin de revelar la información en Nota a los Estados Contables.

12. Proceso de liquidación del ex Instituto Nacional de Recursos de la Seguridad Social (INARSS) En atención a que el Decreto 217/03 deja sin efecto la creación del INARSS, se encuentra en marcha en el ámbito de la Dirección Nacional de Normalización Patrimonial - el proceso de liquidación del citado ex Instituto.

Recomendación Llevar a cabo acciones de control conducentes a los efectos de seguir el estado del proceso de liquidación del ex INARSS. La culminación del proceso mencionado permitirá conocer el importe remanente del monto indicado en Nota 11 a los Estados Contables, neto de gastos de liquidación que corresponda finalmente ser atendidos por la AFIP.

13. Sistema de liquidación de haberes - SARHA Se ha verificado que no existe interfase entre el sistema SARHA y el sistema AUDINT.

Recomendación Desarrollar una interfase que permita vincular ambos sistemas, a efectos de procesar la información pertinente.

14 Ajuste de Resultados de Ejercicios Anteriores ( A.R.E.A. ) Como se indicara en el apartado 1 del presente Informe las falencias en el sistema computadorizado utilizado para efectuar las registraciones contables, genera distorsiones en el proceso de reconocimiento e imputación de pasivos y su contrapartida en los resultados de los distintos ejercicios. Dicha situación deriva en la utilización de la cuenta ajuste de resultados de ejercicios anteriores A.R.E.A.-. 15

El empleo del concepto A.R.E.A debe tener un carácter restrictivo, acotando su uso a correcciones de errores en la medición de resultados de períodos anteriores y cambios retroactivos o adecuaciones en el valor de partidas patrimoniales como consecuencia de la aplicación de una norma particular diferente para la medición de resultados. No se computarán modificaciones a resultados de ejercicios contables anteriores con motivo de cambios en las estimaciones contables originadas en la obtención de nuevos elementos de juicio no disponibles en dichos ejercicios al momento de la emisión de los correspondientes Estados Contables.

Recomendación Sin perjuicio de lo mencionado en el apartado 1, corresponde establecer procedimientos administrativos que aseguren devengar la totalidad de las operaciones en el período que corresponde. En el caso de utilizarse la cuenta Ajuste de Resultados de Ejercicios Anteriores, los asientos deben ser autorizados por la autoridad superior a la de quién convalida las demás registraciones. La información contable debe poder ser utilizada como elemento de control y servir para la toma de decisiones. Asimismo los sectores generadores de información susceptible de ser registrada deben asegurar su calidad, integridad, como así también la oportunidad de su remisión.

15 Servicios Extraordinarios – Tasa aeroportuaria A la fecha de emisión del presente Informe no se encuentra determinado el destino final que corresponde asignar a los importes acumulados percibidos, neto de los pagos realizados, en concepto de servicios extraordinarios y tasa aeroportuaria, que conforman el saldo de la cuenta 2981/40 indicado en Nota 1 a los Estados Contables. La Resolución General 1265/02 AFIP establece que se debe practicar una evaluación semestral, con el fin de ajustar y/o modificar lo que resulte pertinente para adecuar lo normado a la dinámica de la operatoria de la aviación comercial.

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Recomendación Efectuar los estudios pertinentes a fin de: • Garantizar que los montos percibidos guarden relación con el total de gastos ocasionados por la prestación de los servicios brindados por la AFIP. • Determinar el destino a dar al monto acumulado en la cuenta 2981/40. 16. Régimen de legítimo abono Para analizar la documentación respaldatoria de pagos registrados en el ejercicio, se tomó una muestra de órdenes de pago internas y/o autorizaciones de pago, verificándose que se han abonado servicios prestados a la AFIP a través del régimen de legítimo abono. Entre otros, los conceptos efectivizados por este régimen fueron: •

Limpieza de edificios.

•

Arrendamiento de equipos.

•

Correspondencia.

•

Programación informática.

•

Alquileres de inmuebles.

•

Seguridad.

•

Destrucción de residuos.

•

Mantenimiento.

•

Transporte.

A fin de relevar que información brindaba el sistema de administración - AUDINT - respecto de los pagos practicados bajo el régimen de legítimo abono incluidos en la muestra, se efectuaron las consultas pertinentes en el referido sistema, detectándose liquidaciones en las cuales no se indicaba que los pagos efectuados correspondían al régimen indicado. Esta modalidad operativa habilita el pago de prestaciones de servicio y adquisición de bienes, importando un incumplimiento a las normas vigentes, debido a que toda compra se hará por regla general, previa licitación pública, licitación privada o por contratación directa. 17

Recomendación Procurar la tramitación de las contrataciones en tiempo y forma evitando la utilización del régimen de legítimo abono. 17. Deudas por tasas de servicios De conformidad a lo revelado por AFIP en Nota 7 a los Estados Contables, se están relevando las deudas en concepto de tasas municipales correspondientes a la totalidad de sus inmuebles, excepto los ubicados en el ámbito de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, a los efectos de su cuantificación y posterior reflejo en los Estados Contables. No se nos ha informado sobre la existencia de normativa interna vigente, vinculada con la determinación y registro de pasivos de esta naturaleza.

Recomendación Establecer procedimientos administrativos que aseguren determinar y registrar los pasivos de esta naturaleza al cierre de cada ejercicio.

18 Archivo de recibos de haberes firmados por el personal de la AFIP A los efectos de verificar el cumplimiento de lo establecido en la Disposición N° 235/03 – Anexo II -, en cuanto al archivo de los recibos de haberes firmados por el personal de la AFIP, se ha efectuado un relevamiento por muestreo en distintos sectores de la Dirección General Impositiva y la Dirección General de Aduanas. De dicho proceso surge en cuanto al archivo de los recibos, que se cumple parcialmente lo establecido en la citada Disposición, como así también que no existe un procedimiento uniforme para la guarda de los ejemplares firmados por los agentes.

Recomendación Dar cumplimiento a lo establecido en la Disposición N° 235/03 – Anexo II – en cuanto al archivo de los recibos de haberes firmados por el personal de la AFIP, y establecer un mecanismo uniforme aplicable en todas las áreas. 18

INFORME DEL AUDITOR ADMINISTRACIÓN FEDERAL DE INGRESOS PÚBLICOS AUDITORIA DE ESTADOS CONTABLES Señor ADMINISTRADOR FEDERAL DE LA ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PÚBLICOS DR. ALBERTO ABAD Hipólito Yrigoyen Nro. 370 – 1er. Piso Ciudad de Buenos Aires.

En virtud de las funciones establecidas por el artículo 85 de la Constitución Nacional y en uso de las facultades conferidas por el artículo 118 de la ley N° 24.156 la AUDITORÍA GENERAL DE LA NACION procedió a efectuar un examen del objeto que se detalla en el apartado 1 en el ámbito de la ADMINISTRACIÓN FEDERAL DE INGRESOS PÚBLICOS (AFIP), con el alcance descripto en 2.

1. - Objeto de Auditoría

Los Estados Contables de la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) correspondientes al ejercicio cerrado el 31 de diciembre de 2003, cuya preparación es responsabilidad de sus autoridades, de acuerdo al siguiente detalle: -

Balance General al 31 de diciembre de 2003.

-

Estado de Recursos y Gastos Corrientes por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003.

-

Estado de Evolución del Patrimonio Neto por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003.

-

Estado de Origen y Aplicación de Fondos al 31 de diciembre de 2003.

-

Notas 1 a 16 que integran los Estados Contables al 31 de diciembre de 2003.

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2. - Alcance de la auditoría Nuestro examen, excepto por lo manifestado en 2.1. a 2.4., fue realizado de acuerdo con las normas de auditoría aprobadas por la Auditoría General de la Nación mediante Resolución N° 145/93, dictada en virtud de las facultades conferidas por el artículo 119, inciso d) de la Ley 24156. Dichas normas son compatibles con las dictadas por la Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas. La auditoría realizada implicó examinar selectivamente los elementos de juicio que respaldan la información expuesta en los Estados Contables y no tuvo por objeto detectar delitos o irregularidades intencionales. Asimismo incluyó el análisis de la aplicación de las normas contables profesionales y de las emitidas por la Contaduría General de la Nación y de la razonabilidad de las estimaciones de significación hechas por las autoridades de la AFIP.

Durante el desarrollo de nuestra auditoría hemos tenido las siguientes limitaciones: 2.1 El sistema computadorizado de registración utilizado por la AFIP - AUDINT - concentra e integra la contabilidad patrimonial y presupuestaria, generando las restricciones en el mismo conforme a lo revelado en Nota 7 a los Estados Contables, distorsiones en el proceso de reconocimiento e imputación de pasivos y su contrapartida en los resultados de los distintos ejercicios. Adicionalmente, no se encuentra integrado con la totalidad de los subsistemas que producen información susceptible de registro contable, siendo necesaria la utilización de procedimientos manuales con conciliaciones y controles asistémicos, tal es el caso de los bienes muebles y de consumo. Esta situación no nos permitió aplicar la totalidad de los procedimientos necesarios para satisfacernos de la razonabilidad de los saldos de los rubros indicados, expuestos en los Estados Contables mencionados en 1.

2.2 De conformidad a lo revelado en Notas 14 y 15 a los Estados Contables, la AFIP se encuentra en etapa de confección y/o actualización de los inventarios de bienes en condición de rezago y decomisados y de garantías recibidas por operaciones de carácter 2

impositivo y aduanero, a efectos de su valorización y posterior reflejo en Nota a los Estados Contables. Esta circunstancia no nos permitió aplicar los procedimientos de validación pertinentes.

2.3 No se encuentra determinado, de conformidad a lo establecido en las Resoluciones Generales 665/99 y 1265/02 AFIP, el destino final que corresponde asignar a los importes acumulados percibidos, neto de los pagos realizados, en concepto de servicios extraordinarios y tasa de aeropuerto que conforman el saldo de la cuenta 2981/40 indicado en Nota 1 a los Estados Contables. Por tales motivos no hemos podido aplicar la totalidad de los procedimientos que nos hubieran permitido analizar la razonabilidad de las imputaciones contables que se derivan de la operatoria señalada.

2.4 Tal como se indica en Nota 7 a los Estados Contables, la AFIP se encuentra relevando las deudas en concepto de tasas municipales correspondientes a la totalidad de sus inmuebles, a excepción de aquellos ubicados en el ámbito de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, a los efectos de su cuantificación y posterior registración en los Estados Contables. Esta circunstancia no nos permitió aplicar los procedimientos de validación pertinentes.

3.- Aclaraciones previas al dictamen:

3.1. A la fecha de cierre se encontraban pendientes de resolución las siguientes incertidumbres reveladas por la AFIP en Notas a los Estados Contables: •

Nota 1: Fondos retenidos correspondientes a la cuenta 2981/40 Recaudación Fuente 12, requerimiento conjunto efectuado por la Contaduría y Tesorería General de la Nación y ajuste saldo acreedor de la cuenta 1217/45 - Banco de la Nación Argentina.

•

Nota 7: Reclamos efectuados por empresas prestadoras de servicios de preembarque.

No ha sido posible cuantificar el efecto que sobre los Estados Contables pudiera ocasionar la resolución de las incertidumbres indicadas. 3

3.2. Tal como se indica en Nota 13 a los Estados Contables, se están realizando a la fecha del presente Informe en el ámbito del Ministerio de Economía y Producción – Dirección Nacional de Normalización Patrimonial de la Subsecretaría de Administración y Normalización Patrimonial de la Secretaría Legal y Administrativa-, las tramitaciones pertinentes referidas a la liquidación del ex - Instituto Nacional de los Recursos de la Seguridad Social (INARSS). La culminación del proceso indicado permitirá conocer el importe remanente del monto indicado en Nota 11 a los Estados Contables, neto de los gastos de liquidación que corresponda finalmente ser atendidos por la AFIP.

3.3. De conformidad a lo revelado en Nota 9 a los Estados Contables para la determinación del valor imputado a la cuenta Otras Previsiones y del monto correspondiente a los juicios en trámite sin sentencia, la AFIP ha considerado sólo aquellas causas en donde la demanda contiene expresamente el monto reclamado, quedando una cantidad material de casos entre los que se incluyen los relacionados con la aplicación del Decreto N° 863/98 - no contemplados para la conformación de dichos valores, en atención a que la pretensión pecuniaria será determinada al momento de la sentencia judicial de prosperar la demanda.

3.4 Las normas emitidas por la Contaduría General de la Nación utilizadas por la entidad para la confección de los estados contables mencionados en 1. difieren con las Normas Contables Profesionales en: •

no exigir la presentación en forma comparativa la información correspondiente al ejercicio anterior.

•

contabilizar los bienes inmuebles por su valor fiscal y/o valuación técnica efectuada por el Tribunal de Tasaciones de la Nación, neto de las amortizaciones acumuladas, en lugar de valores de costo netos de amortizaciones acumuladas de acuerdo a lo establecido por normas contables profesionales. Según consta en Nota 6 a los Estados Contables, la AFIP: “ ... ha incrementado el valor de los inmuebles propios en la suma neta de $ 16.664.694,51 imputándose dicho aumento a la Cuenta de Patrimonio Neto 4

Variaciones Patrimoniales de los Organismos Descentralizados – Decisión Administrativa 56/99, de acuerdo a las valuaciones llevadas a cabo por el Tribunal de Tasaciones de la Nación, en el marco de la norma citada.” •

registrar previsiones incluyendo en dicho saldo juicios con sentencias adversas en primera instancia y de Cámara y en trámite de apelación, revelando en Nota a los Estados Contables el importe de los juicios en trámite sin sentencia, de acuerdo a lo establecido por la Disposición N° 02/2004 de la Contaduría General de la Nación. Las normas contables profesionales exigen evaluar la probabilidad de ocurrencia de decisiones finales desfavorables para la entidad, para proceder a su cuantificación y registración.

4.- Dictamen:

En base a la tarea realizada informamos que excepto por el efecto de los ajustes que pudieran generarse de no haber existido las limitaciones en el alcance descriptas en 2.1. a 2.4., y sujeto a la resolución de las incertidumbres mencionadas en 3.1. a 3.3., los Estados Contables de la Administración Federal de Ingresos Públicos detallados en 1, presentan razonablemente en todos sus aspectos significativos la información al 31 de diciembre de 2003, de conformidad con las normas emitidas por la Contaduría General de la Nación. 5.- Información especial requerida por disposiciones vigentes

5.1 Los Estados Contables mencionados en 1 precedente surgen del sistema contable de la entidad mencionado en 2.1. 5.2 Las deudas devengadas en concepto de aportes y contribuciones con destino al Régimen Nacional de Seguridad Social, que surgen de los registros contables de la Entidad ascienden a $ 37.414.736,17.- al 31 de diciembre de 2003, no siendo exigibles a dicha fecha.

Buenos Aires, 20 de mayo de 2004. 5