Archiveros sin Fronteras Passatge del Crèdit, núm. 7, pl. 08002 – Barcelona Telf. 93.301.20.34 e-mail: [email protected] http://www.archiveros.org NIF. G-61898755 Registro número: 21.076

MEMORIA ANUAL DE LA ASOCIACIÓN DE ARCHIVEROS SIN FRONTERAS, DEL AÑO 2000

Durante año 2000, la organización no gubernamental Archiveros sin Fronteras ha continuado en su trayectoria de difusión de sus objetivos y finalidades. Además, durante este año se han llevado a cabo las primeras elecciones para la renovación de la Junta Directiva. Otras acciones como la actividad dirigida a la cooperación, así como el alta de socios y la presentación de la ong en actividades internacionales han concentrado la mayoría de gestiones realizadas durante el año 2000, tal y como se puede observar en las siguientes líneas.

Acciones estatutarias La Junta Directiva de AsF se ha reunido ocho veces a lo largo del año 2000. Así como sus acciones en años anteriores estaban dirigidas a completar los trámites administrativos iniciados en el 1998, a la difusión y a la captación de socios y a la consolidación de una estructura administrativa firme, el año 2000 ha significado la ampliación no sólo de esta estructura a nivel de nuestro territorio, sino también a nivel internacional creando delegaciones de nuestra ong que se harán realidad a lo largo de los años 2001 i 2002. También, en el mes de diciembre se celebraron dos Asambleas Generales. La primera fue la Asamblea General Ordinaria, de acuerdo con la legislación vigente que regula las entidades y que sirve para exponer y aprobar las gestiones realizadas en todos los ámbitos (económico, administrativo, actividades, etc.). La segunda fue la Asamblea General Extraordinaria para llevar a cabo la elección de la primera Junta Directiva, ya que la anterior era fundacional y, por tanto, interina. 1

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Las reuniones, tanto las de la Junta Directiva como las de las Asambleas Generales se han celebrado a la sede del Archivo Histórico de la Ciudad de Barcelona. El uso de este centro de archivo ha sido gracias a la colaboración que AsF estableció en el año 1998 con el Archivo Municipal de Barcelona. Por último, en el año 2000 se pudo disponer del anagrama identificativo de nuestra ong elaborado por un estudiante de artes gráficas, el Sr. Adrià Borrut. El hecho de no haber encargado el anagrama a un profesional se debe al interés que la Junta Directiva manifestó sobre la posibilidad de ofrecer a gente joven una oportunidad de mostrar la habilidad y mejorar su curriculum profesional. En este sentido, se acordó que podía ser un concurso donde podían participar diferentes jóvenes y aportar sus creaciones. Este premio estaba galardonado con treinta mil pesetas.

Gestión económica Desde la constitución de la asociación, el movimiento económico se ha dirigido principalmente a los gastos de constitución, organización interna y relaciones con los socios. En este sentido, el balance resultante del año 2000, ha sido el siguiente: ACTIVO

Concepto Saldo inicial año 1999 Ingresos procedentes de las cuotas de los socios Ingresos extraordinarios aportados por la venta de puntos de lectura de la Asociación de Archiveros de Catalunya – Congreso Sevilla Otros ingresos: - Abonos de intereses - Devolución de Hacienda TOTAL INGRESOS

Importe 82.290 338.500 3.100 22 2.937 426.849

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PASIVO Gastos de administración - Asesoría Jurídica - Comisiones bancarias - Material de oficina - Comunicaciones (correos) Fotocopias Publicaciones Retención intereses bancarios TOTAL GASTOS

8.100 8.082 900 5.455 42.500 2.850 4 67.891

LIQUIDACIÓN AÑO 2000 Total Ingresos Total Gastos RESULTADO

426.849 67.891 358.958

Gestión administrativa Durante este año la ong se ha dotado de una infraestructura administrativa como soporte al trabajo que tienen que ejercer los miembros de la Junta Directiva. En este sentido, el envío de formularios para las relaciones externas, así como los formularios más técnicos han ocupado gran parte del tiempo de la secretaría, además de sus funciones habituales, entre las que destacan la elaboración de las actas, altas y bajas de socios, correspondencia y envíos. Otro aspecto que merece la pena reseñar es el relativo al movimiento de socios. El año 2000 ha significado un movimiento importante, motivado, sobretodo, por la campaña de difusión que se ha realizado en diversos actos organizados por entidades públicas y privadas próximas a nuestro ámbito profesional, movimiento que, además, irá en aumento a lo largo del próximo año, sobretodo en relación con los socios institucionales. De acuerdo con esto, el movimiento de socios durante el año 2000 ha sido el siguiente:

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Tipo de socios Numerarios Institucionales

Altas 18 4

El movimiento de socios por años naturales y de acuerdo con los datos expresados en el cuadro anterior, es el siguiente: Años 1998 1999 2000 2001 (hasta febrero) Total

Altas 9 11 22 2 44

Bajas 1 1

Per último, hay que destacar la importancia que se ha dado, a lo largo del año 2000, a las campañas de captación de socios, iniciadas en el 1999, de tal forma que algunas entidades públicas y privadas han manifestado su interés hacia nuestra ong, materializándose su aportación con la inscripción como miembro institucional.

Relaciones externas e institucionales Este año la firma de convenios y los acuerdos tomados con instituciones o entidades han concentrado la mayoría de relaciones exteriores. No obstante, hay que destacar que se ha solicitado la inscripción a la Sección de Asociaciones Profesionales del Consejo Internacional de Archivos. Como resumen, se hace una breve explicación de las principales actividades llevadas a cabo durante el año 2000: Ø El mes de marzo de 2000 se firmó un convenio de colaboración con la organización no gubernamental Paz Ahora, para colaborar en proyectos de cooperación internacional, ya que esta organización dispone de cooperantes especializados en la restauración de la documentación, que juntamente con los cooperantes en archivos que dispone nuestra ong, permitirá llevar a 4

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cabo proyectos donde las actuaciones puedan recoger tanto el tratamiento técnico como la conservación y restauración de los diferentes soportes documentales. El convenio recoge tanto la colaboración como la ayuda mutua en otros proyectos ajenos a nuestras finalidades. Así, se acordó, en el mes de noviembre de 2000, llevar a cabo conjuntamente un proyecto para la salvaguarda de los archivos de Sarajevo, realizándose un primer estudio de la situación que seguirá con el estudio de prospección, para definir las necesidades y ser ejecutado durante el año 2001. Ø De acuerdo con los rasgos del convenio firmado con Paz Ahora se apoyó el proyecto de cooperación de esta ong que bajo el título “vacaciones para la paz 2000” se realizó durante el verano del año 2000. Este proyecto fue subvencionado por el programa Barcelona Solidaria del Ayuntamiento de Barcelona y nuestra ong figuró como entidad de apoyo. Ø En el mes de septiembre se procedió, como prueba piloto, a abrir una delegación de AsF en Mauritania. No obstante, todavía no disponemos de resultados, ya que se están en la fase de creación y de establecer relaciones institucionales. Ø A partir de la Asamblea General Extraordinaria para la elección de la nueva Junta Directiva, hay que informar que en su composición se incorporó una nueva vocalía que se encargará de la coordinación de las comunidades autónomas. De acuerdo con esto, disponemos de una delegación en la ciudad de Madrid, para mejorar los canales de información y comunicación con los asociados.

Proyectos y convocatorias Durante el año 2000 se ha podido poner a prueba el cuestionario elaborado durante el año 1999. Este cuestionario recoge los datos básicos sobre la prospección de proyectos de cooperación. En este sentido, este documento ofrece la información más relevante de los aspectos a destacar para llevar a cabo una posible actuación técnica. Sin embargo, los profesionales que lo han utilizado han aportado datos interesantes sobre su elaboración y han enriquecido su contenido. Hay que destacar la importancia de la información que recoge el cuestionario, ya que nos ofrece una información esencial del 5

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estado y necesidades de los archivos donde se quiere realizar una actuación. En este sentido, el cuestionario se está transformando en el instrumento básico para los estudios de prospección y futuro diagnóstico de la situación. En relación con los proyectos y convocatorias que se han llevado a cabo o se han trabajado durante el año 2000, se expone, acto seguido, una breve explicación. Ø Durante el año 2000 la asociación ha ofrecido su servicio al obispo Pere Casaldàliga para proceder a la organización de su importante archivo personal. Para el año 2001 se intentará trasladar tres cooperantes, para llevar a cabo, entre otros cometidos, un diagnóstico de la situación y la ejecución de la organización del archivo. No obstante, durante los meses de marzo a mayo se ha realizado el estudio de prospección y el informe sobre el estado del archivo del obispo de Sao Felix de Araguaia, como materialización de los contactos iniciados a finales del año 1999. Este estudio que consistió en cumplimentar el cuestionario diseñado para detectar las disfunciones y necesidades en un fondo documental ha permitido que durante el segundo semestre de 2000 se acordara iniciar la elaboración del proyecto de cooperación internacional para salvaguardar este fondo documental esencial para el estudio del papel de la Iglesia más comprometida con los marginados en el marco de Brasil. Los datos fueron recogidos por la Sra. Àngels Costa que actuó como representante de Archiveros sin Fronteras. Así, el estudio realizado por esta cooperante ha permitido llegar a un acuerdo con el Sr. Obispo y nuestra ong. Este acuerdo incluye la actuación del tratamiento técnico en el archivo del Sr. obispo para el año 2001. Ø También, este año se aprobó finalmente el proyecto de creación de dos aulas de informática a las ciudades de Malabo y Bata de la República de Guinea Ecuatorial. Las entidades que han confirmado o han aportado sus colaboraciones han sido: el Centro de Cooperación para el Desarrollo de la Universidad Politécnica de Catalunya, con la dotación de dos profesionales que pondrán en funcionamiento las dos aulas de informática. Posteriormente, la participación de la Consejería de Economía, Finanzas y Planificación que ha consistido en formalizar jurídicamente la donación de todo este material. En tercer lugar, la Consejería de Industria, Comercio y Turismo ha colaborado con la donación del equipo informático. También, se firmó un convenio con la Consejería de Gobernación y Relaciones Institucionales a través del cual se hace cargo de los gastos de traslado de 6

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todo el equipo. Finalmente, la Agencia Española de Cooperación Internacional (AECI), en su sede en Malabo, aceptó la participación, con la finalidad de facilitar los trámites burocráticos propios de aquél país. Hay que constatar que este proyecto se ha llevado a cabo conjuntamente con la Asociación para el Desarrollo Comunitario (ADeCo) ya que esta ong se hará cargo de la gestión de las aulas de informática poniendo a disposición un local de propiedad. En este sentido, la propuesta de creación de las dos aulas se realiza de forma conjunta entre Asf y ADeCo. Hay que mencionar que el origen del proyecto proviene de una intervención anterior del Ayuntamiento de Barcelona cuando, en el año 1999, se dotó, a cinco ayuntamientos de la Isla, de seis ordenadores para apoyar la gestión administrativa, y que dio lugar a la creación de una aula de informática con la colaboración del Centro Cultural Hispano Guineano. Finalizado por parte del Ayuntamiento de Barcelona el proyecto inicial, surgió la posibilidad, mediante un socio de la ong, de mejorar estos equipos informáticos y poder crear otra aula informática a la región continental del país, con la aportación de treinta ordenadores y seis impresoras por parte de la Consejería de Industria, Comercio y Turismo. El papel de AsF en este proyecto ha sido especialmente de intermediaria ofreciendo, además de otros tipos de ayuda y colaboración, asesoramiento a los técnicos que lo tienen que hacer realidad, ya que el lugar donde se lleva a cabo ya había siso objeto de un proyecto anterior. Así, nuestra ong ha facilitado los contactos internos de acuerdo con los conocimientos adquiridos, por parte de algunos miembros de AsF en relación, sobretodo, a gestiones, trámites y posibles imprevistos.

Difusión Un factor importante en estos primeros años de existencia de Archiveros sin Fronteras es todo aquello relacionado con la difusión de nuestra organización, por lo cual hemos iniciado algunas actividades dirigidas tanto a la captación de socios como a establecer una relación periódica con nuestros asociados. Ø La asociación ha creado una incipiente biblioteca que se ocupará de recoger aquellos libros y revistas de temática relacionada con el mundo de las organizaciones no gubernamentales, la solidaridad y el análisis de la situación de los países beneficiarios de proyectos de cooperación internacional. 7

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Ø Con la voluntad de dar a conocer las noticias relacionadas con nuestra asociación, durante el año 2000 se acordó recoger las noticias de prensa sobre temática de interés para los asociados. Ø Durante los días 21 al 26 de septiembre de 2000 se celebró en la ciudad de Sevilla el XIV Congreso Internacional de Archivos, bajo el título “Los Archivos del nuevo milenio en la sociedad de la información”. Durante la celebración de este encuentro, las asociaciones profesionales de archiveros de diferentes comunidades autónomas pudieron disponer de un stand, para dar a conocer sus objetivos y promover sus actividades (cursos de formación, publicaciones, etc.). La ong de Archiveros sin Fronteras también estuvo representada juntamente con el resto de asociaciones profesionales. Durante estos días, persones de todo el mundo estuvieron interesadas en las finalidades de nuestra ong. Así, se repartieron cuatrocientos dossieres informativos con documentos, como por ejemplo, los estatutos, las hojas de inscripción de socios, y fotocopia de los artículos de difusión elaborados por la Junta Directiva, entre otros. Así mismo, se tuvieron diversas reuniones con representantes de otras instituciones acordándose mantener contactos para posibles colaboraciones. Por último, la ong asistió como miembro invitado a la reunió de la Sección de Asociaciones Profesionales (ICA-SPA), donde pudo exponer sus objetivos y hacer un resumen de sus líneas de actuación. En este sentido, se acordó juntamente con los miembros titulares de la SPA, comunicar los proyectos de cooperación internacional, para sumar esfuerzos y tener conocimiento de las actuaciones de la ong para la salvaguarda del patrimonio documental a nivel mundial. No hace falta decir la importancia que tuvo esta reunión, ya que ha permitido que tanto personas como instituciones tuvieran conocimientos de la existencia de nuestra ong.

La Junta Directiva de AsF Barcelona, marzo 2001

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