Método para gestionar la comunicación interna Acerca de mi metodología y algunas sugerencias para gestionar la Comunicación Interna. Para conseguir una cultura colaborativa, empleo la metodología de los 6 sombreros para pensar ideada por Edward Bono (psicólogo experto en pensamiento lateral y creatividad). Si te interesa comprender este método puedes leer los post que están en este blog.

Guía para trabajar la Comunicación Interna

G

estionar la comunicación interna es una tarea compleja que está llena de detalles y desafíos.

En comunicación interna aconsejo crear un comité de comunicación interna para trabajar en equipo y promover nuevas ideas y una cultura participativa. El comité de comunicación interna reúne a líderes y colaboradores representantes de las diferentes áreas de la organización, con la finalidad de crear un órgano de consulta con dos objetivos básicos: apoyar la puesta en marcha del plan de comunicación interna y solucionar los problemas que surjan.

Partimos de la idea que la gestión de la comunicación interna es tarea y responsabilidad de todos y que conseguir promover el trabajo colaborativo es un objetivo que fortalece el sentimiento de pertenencia. Para este Comité, el uso de los diferentes sombreros es de suma importancia: promueve el intercambio de ideas entre personalidades diferentes, facilita la toma de decisiones en tanto que permite optar por diferente tipo de pensamiento de forma ordenada. Cada color del sombrero indica una dirección de pensamiento sin ser una etiqueta de pensamiento.

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En las líneas siguientes, te propongo 6 pasos y te doy 7 consejos básicos para que los adaptes y apliques a la situación de tu organización.

6 pasos para gestionar la Comunicación Interna PASO 1 CONOCER

Pensando con el sombrero blanco investigamos, analizamos. Nos preguntamos: ¿cómo es la empresa? ¿qué está pasando con el clima interno? ¿Cómo podemos optimizar los canales de comunicación interna?¿ qué cambios hay que hacer?… Paso 1: Conocer la realidad de la empresa, el clima interno y el estado de la comunicación interna.

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Investigar para conocer mejor el sector y tu empresa Si quieres ser eficaz en comunicación interna, necesitarás, en primer lugar, conocer muy bien tu organización, su sector y su entorno del negocio. Este conocimiento te ayudará a comunicar mejor el proyecto empresarial (misión, visión, cultura…). Diagnosticar el clima interno El punto de partida en comunicación interna siempre debe partir de un buen diagnóstico del clima interno. Tu primera obligación es conocer las percepciones, sentimientos y opiniones de tus colaboradores respecto a temas claves. Para esto necesitarás escucharlos a partir de estadísticas, mediciones confiables, de un estudio que garantice el anonimato y la libertad de expresión. No partas de corazonadas, ni de suposiciones, apoya tus futuras acciones con cifras, números, porcentajes, información tangible recogida en los estudios cualitativos y cuantitativos. En definitiva, una estadística del ambiente físico y social del entorno laboral es una responsabilidad. Hazlo con cierta periodicidad, cada año, por lo menos. Evaluar el clima de trabajo es fundamental para cualquier organización ya que las percepciones de las políticas internas, los sentimientos y el estado emocional influyen en el comportamiento y en el aprovechamiento del talento. Auditar la comunicación interna También es conveniente hacer una evaluación de la gestión en Comunicación interna. Te interesa medir y conocer el impacto de cada programa, la escucha, cuestionar las comunicaciones de los líderes, cuantificar la participación, etc. Las auditorías son únicas; deben obedecer a unos objetivos específicos y ser lanzadas apoyadas con una campaña de comunicación. Una auditoría muy frecuente es poner a revisión toda la gestión de la comunicación interna, examen que te permitirá valorar cómo estás comunicando y qué debes modificar. Así mismo, estos resultados te permitirán enumerar las necesidades y prioridades respecto a la gestión de la comunicación interna, conocimiento que te servirá para elaborar un plan de comunicación más adecuado.

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PASO 2 DISEÑAR

Es el pensamiento organizado, con el sombrero azul nos ocupamos del orden, del método, de la evaluación y del control.

Paso 2: Diseñar un plan estratégico de Comunicación Interna Con los resultados en mano y con el apoyo de otras unidades, hay que diseñar un plan estratégico en el cual formes: líderes, mandos medios, red de colaboradores internos, al Comité de Comunicación interna y, en general, a todo el personal. En este plan deberás definir objetivos y estrategias estableciendo prioridades y oportunidades informativas; además, tendrás que asesorar a toda la organización en técnicas de comunicación. En el mejor de los casos, tendrás que formar en procesos, inteligencia emocional, gestión de conflictos y en todo lo referido a comunicación interna eficaz. Contacta [email protected]

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Desde el plan estratégico de comunicación interna necesitamos formular con precisión y visión: qué queremos conseguir, qué asuntos vamos a resolver, cuáles son nuestras prioridades en comunicación interna y qué le interesa a la empresa conseguir a corto, medio y largo plazo. Aunque tengas que improvisar, hay que planificar anualmente la actividad del área. Como responsable de Comunicación interna necesitarás: llevar las riendas y hacer un seguimiento de los procesos de comunicación interna, implicar a líderes, mandos medios, a los miembros del comité de Comunicación interna, pedir opiniones, ideas, aportaciones y crear consenso, sacando conclusiones, sintetizando. El plan estratégico debe estar alineado con el plan general del negocio y con la política de comunicación de la empresa. Recuerda un buen plan de comunicación interna debe ser para que todos trabajen mejor, sirve para mejorar la gestión, la reputación y la imagen externa e interna del negocio

PASO 3 CREA EQUIPO

Es el pensamiento intuitivo que nos permite expresar corazonadas y dejarnos girar por nuestra intuición. Pensando con el sombrero rojo valoramos los hechos desde el corazón, con los sentimientos. Dejamos actuar a nuestra intuición, expresamos nuestras corazonadas. Decimos: “Me gusta” "Eso lo pueden tomar mal”…

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Paso 3: Trabajar en equipo y crea espíritu de equipo Como todo en comunicación es cuestión de confianza, es importante crear una comunicación de 360º con mensajes únicos y coherentes. Este tipo de comunicación requiere trabajar en coherencia y colaboración con áreas estratégicas como por ejemplo: RRHH, Formación, Marketing, RRPP y Comunicación Externa y, por supuesto, con la complicidad e implicación del Director General. Puedes organizar un equipo de colaboradores internos, o bien, crear un comité de comunicación interna. Así mismo, puedes organizar una red de apoyo para gestionar mejor la comunicación interna entre directivos y mandos. Para seleccionar la gente de apoyo será de gran utilidad que tomes en cuenta la opinión de los líderes de las distintas áreas. ¡La implicación y el apoyo de la Alta Dirección es fundamental! Pon también a trabajar la comunicación emocional, dando protagonismo al trabajador, de modo que consigas mensajes impactantes utilizando la intuición y los sentimientos. Los más importantes: las personas Un recurso muy importante es dar todo el protagonismo al colaborador. Es el primer público de una empresa, para mí el más importante, incluso va antes que los clientes. ¡Todo es posible con un buen equipo de colaboradores! La clave: los líderes ¡Sí!. Los jefes, mandos medios y directores son la clave para que nuestro trabajo sea eficaz y eficiente. Los líderes y mandos son importantes por el valor del ejemplo y la importancia del estilo de liderazgo. Ellos y ellas deben ser tus grandes aliados. Tienen un rol decisivo como emisores y, a su vez, receptores de mensajes; ellos son los responsables de conseguir la motivación de sus equipos y de garantizar el mejor aporte de cada uno de los integrantes. Así, también tienen la responsabilidad de saber delegar, de hacer circular la información necesaria, de actuar con empatía, de ser asertivos y de saber dar feedback positivo para conseguir resultados. Y en este aspecto, la formación en habilidades sociales viene muy bien. Trabajar la comunicación de forma integral Trabaja con un plan integral que involucre y conecte a todos, de modo que la comunicación interna sea coherente con la comunicación externa, con la estrategia de marca y con las políticas de RSC. En este plan céntrate en los objetivos de tu área o dpto., define públicos destinatarios, mensajes claves, canales, concreta la periodicidad y cuida el feedback de manera que la Comunicación Interna sea fluida, acertada y ágil. Contacta [email protected]

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Incluye en el plan un programa de comunicación digital, de modo que utilices las herramientas gratuitas 2.0 para fomentar el trabajo cooperativo, las aportaciones y la creatividad. No olvides que gestionar el cambio y la gestión del conocimiento depende del clima de entendimiento de los equipos de trabajo y de la actitud de todos. Es necesario realizar una campaña de formación en habilidades de comunicación para todos. ¡Difícil! pero no imposible. Sabes que la perfección no es posible, pero lo importante es la dedicación y la voluntad de lograrlo.

Paso: 4 Liderar

Pensando con el sombrero amarillo nos obligamos a ser optimistas, constructivos, pensamos en las ventajas en la importancia de dar ejemplo con una actitud positiva. Vemos oportunidades y aprendizaje del lado más negativo. El error es una oportunidad para acertar y el fracaso el comienzo de una victoria. Paso 4: Asumir tu rol y que los líderes de la empresa asuman el suyo, con actitud positiva.

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En tu empeño por crear cohesión y afianzar el sentido de pertenencia es vital que asesores a directivos, mandos medios y otros líderes sobre las ventajas de las estrategias y acerca de los canales de comunicación oficiales. Hay que liderar la comunicación interna en positivo. Hay que superar la negatividad con alegría y entusiasmo, actitud que tiene unos resultados en el rendimiento y en la productividad..

El objetivo es crear beneficios, gestionar intangibles. Cuando una empresa decide apostar por implantar un área de comunicación interna o bien externalizar los servicios confiando en un consultor, o delegar en una agencia especializada, el responsable del proyecto formula unos objetivos generales y otros específicos, dependiendo de aquello que quiera conseguir. /…/ Los objetivos de la comunicación interna pueden ser alguno o algunos: ● ● ● ● ● ● ● ●

Crear y fortalecer el sentimiento de pertenencia. Promover la cultura digital a partir de la implantación de redes sociales corporativas. Mantener informado al personal, facilitando información relevante, actual, suficiente y oportuna. Integrar al personal en un gran equipo. Promover la creatividad. Mejorar el estilo de liderazgo de los jefes de área Escuchar a los colaboradores cuidando el clima laboral a través de mediciones periódicas. Etc.

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Paso 5 PREVENIR

Pensando con el sombrero negro estamos limitados a generar pensamientos negativos a ser más lógicos, críticos, a señalar lo que está mal. Nos obligamos a ser previsores con el fin de no cometer errores y evitar correr riesgos innecesarios

Paso 5: Preparar un plan para gestionar una posible crisis Una crisis, además de una situación de estrés, puede ser una situación compleja y difícil para la imagen y reputación de una organización. Los momentos difíciles pueden llegar y es mejor estar preparado con un plan de crisis, con un comité de crisis y otras medidas. Hay que estar preparados para las situaciones imprevistas que pueden surgir evitando escándalos públicos que afectan a la reputación del negocio. Contacta [email protected]

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En este contexto el comité de Comunicación interna, los mandos, jefes y directores tienen un rol decisivo restableciendo la confianza. No olvidemos la Comunicación interna eficaz es preventiva.

Paso 6 Generar Confianza

Es el pensamiento creativo, pensando con el sombrero verde estamos autorizados a preguntar, a dar rienda suelta a todo tipo de ideas y propuestas. Para innovar es necesario provocar, buscar nuevas soluciones, nuevos métodos, nuevas ideas. Hay que ir más allá de lo conocido, obvio y satisfactorio.

Paso 6: Promueve la confianza y la creatividad Hay que innovar, ese es el reto para sobrevivir en un mercado altamente competitivo y cambiante. Y el camino seguro para conseguirlo es crear una cultura de participación, donde el jefe escuche y su ejemplo sea el mejor mensaje.

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Necesitamos gestionar los cambios desde la innovación; ya lo dijo Albert Einstein “Si buscas resultados distintos no hagas siempre lo mismo” Hay que repensar productos, procesos, métodos y ser tolerantes con el error buscando la calidad total. Son las buenas ideas las que marcan la diferencia, y la diferencia está en las personas; por eso hay que gestionar la diversidad. Somos las personas las que innovamos. Para esto hay que formar y establecer canales que potencien la creatividad y participación. Gestión del cambio y redes sociales Añade un apartado referido al plan digital dentro del plan estratégico. Te sugiero que aproveches las últimas novedades de la tecnología y saques rentabilidad al gran potencial que ofrecen las redes sociales corporativas. Si das el paso de implantar cualquier red corporativa, llámese twitter, yammer, wiki, etc., piensa que estarás dando un paso a la creatividad. Para innovar apóyate en campañas de comunicación interna Cualquier campaña debe estar llena de vida, de creatividad, de mensajes rompedores e impactantes. Los pequeños grandes avances de cada proyecto deben divulgarse con optimismo desde los diferentes canales. En estas campañas, ya lo sabes, pon al colaborador como protagonista porque en realidad lo es. Infórmate de las buenas prácticas y de las tendencias en comunicación interna También es importante que estés informado de las buenas prácticas de comunicación interna de las empresas de tu sector y que tomes en cuenta las tendencias en comunicación interna para adaptar aquella práctica que va con tu empresa. Por ejemplo, hoy se usan las herramientas digitales para fomentar los aportes, se fomenta el deporte y se cuida la salud del personal, se promueve la solidaridad a través de planes de voluntariado en los que muchos colaboradores ofrecen su tiempo libre, etc.

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Es el pensamientos organizado, pensando con el sombrero azul tienes la misión de preguntar, verificar, controlar, mejorar, optimizar los canales y procesos de comunicación interna. Representa el método los pasos a seguir, la observación, el análisis, la visión global y la evaluación. Recuerda debes ponerte este sombrero azul si eres el o la responsable de gestionar la comunicación interna. No olvides que aunque la tecnología ha dado relevancia a la comunicación virtual, la comunicación cara a cara, la comunicación no verbal y las reuniones presenciales, tienen gran valor. Piensa que eres el organizador, ejecutor y director de una gran obra de arte y que la calidad de tu trabajo se visualizará en la cuenta de resultados, en el balance. ¡Sí así es!. La creatividad, la calidad total y la innovación, tiene premio. Ten presente que desde tu trabajo como director de orquesta (me gusta esta metáfora) debes sacar lo mejor de cada líder o colaborador con el que te relaciones; para eso te pagan. Toma la batuta para coordinar el trabajo de todos, para animar, para felicitar, para agradecer, para sembrar armonía y buenas relaciones entre todos. Recuerda que como líder positivo/a necesitas cultivar la autenticidad, generar confianza y optimismo.

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La importancia de la evaluación Aunque no todos valorarán tu trabajo conserva esa mentalidad constructiva, agradece, acepta las críticas y mejora. Evalúa el impacto y la eficacia de cada acción o programa desarrollado. Respecto al trabajo de otros pon el foco en lo positivo; aplaude y divulga. Para conseguir la eficacia de cualquier plan o programa de comunicación hay que hacer un seguimiento de todo el proceso de comunicación y controlar el impacto para corregir, incorporar novedades y optimizar los canales existentes. La evolución y los resultados de la gestión de la comunicación interna deben justificar y sobrepasar la inversión asignada.

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7 consejos para liderar la comunicación interna La comunicación interna es una gran responsabilidad del Dircom interno, del Director General y de toda la empresa. Requiere nada menos que saber gestionar voluntades, sentimientos, inteligencias. A continuación, te dejo algunos consejos que puedes seguir para optimizar tu liderazgo y asegurar tu éxito. Consejo 1: Elabora un buen diagnóstico explicando los resultados, ilustra con estadísticas, cuadros comparativos, cuadro DAFO, destaca las tendencias. Consejo 2: Prepara un plan estratégico en coherencia con el plan estratégico de la empresa. Consejo 3: Busca la comunicación de impacto, el consenso, la implicación y la participación. Consejo 4: Moviliza al personal con optimismo teniendo claro los objetivos del proyecto. Consejo 5: Protegemos la marca y la reputación con un plan y un manual de crisis. Consejo 6: La garantía para competir es Innovar promueve la creatividad.

Consejo 7: Evalúa y somete a revisión periódicamente todo tu trabajo, haz los ajustes debidos. ¡Todo un desafío!. Si quieres un asesoramiento más completo, contacta con [email protected]

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