Muy buenos días: Les damos la más cordial bienvenida a esta reunión, en la que pondremos a su consideración el Proyecto para implementar en todas las áreas de la Universidad la Metodología de las 5 S. Pretendemos en esta reunión de trabajo y mediante la técnica de “Lluvia de Ideas”, establecer junto con todos ustedes, las estrategias que nos permitan contar con instalaciones más ordenadas, más seguras y más confortables. Sabemos que esta Metodología ya se ha implementado en algunas de las Direcciones de Carrera de nuestra Universidad con mucho éxito y esa experiencia compartida, nos servirá a todos para facilitar la implementación de estas estrategias en todas las instalaciones restantes, en beneficio de la Comunidad Universitaria. Muchas gracias a todos por su asistencia y de antemano agradecerles también su apertura y disposición, para que este Proyecto llegue a consolidarse y cumpla con sus objetivos.

Universidad Tecnológica del Valle de Toluca Secretaría de Vinculación

IMPLEMENTACIÓN DE LA

METODOLOGÍA 5 S EN LA UTVT

Elaboró: Ing. Carlo M. Murillo Ortiz Abril de 2015

Contenido de la Presentación

1. Objetivo 2. Justificación 3. Las 5 S: Generalidades 4. Sensibilización de la Alta Dirección 5. Integración del Comité y Subcomités 5 S 6. Curso de Inducción al Personal 7. Plan de Trabajo 8. Anuncio Oficial del Inicio del Proyecto 5 S 9. Campaña Promocional 10. Programa de Estímulos 11. Inspecciones y Auditorías 12. Mejora Continua

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OBJETIVOS

Objetivo General: Implementar la metodología de 5 S en todas las áreas de la UTVT, que permita contar con áreas mas limpias, ordenadas y seguras.

Objetivos Específicos:  Aplicar las mejores en las diversas áreas, utilizando metodología 5´s para asegurar que se estén llevando a cabo de la forma correcta.

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JUSTIFICACIÓN

Fotografías de áreas de trabajo de la Secretaría de Vinculación.

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LAS 5 S: GENERALIDADES

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Metodología 5 S

¿Qué son las 5 S? Es una práctica de Calidad ideada en Japón referida al “Mantenimiento Integral” de la empresa, no sólo de maquinaria, equipo e infraestructura sino del mantenimiento del entorno de trabajo por parte de todos.

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Metodología 5 S

 Es una metodología utilizada comúnmente durante la implementación de sistemas de calidad total, con el propósito de reforzar la cultura de calidad.  Es una metodología que tiene por objeto el desarrollar un ambiente de trabajo agradable y eficiente.  Es una técnica que se aplica en todo el mundo con excelentes resultados por su sencillez y efectividad. Secretaría de Vinculación

Sistema de Gestión de la Calidad

6.4 Ambiente de Trabajo (ISO 9001)

Filosofía Kaizen (mejora continua)

Metodología 5 S

ISO 9001

Las 5´S herramientas básicas de mejora de la calidad de vida.

¿Qué significan las 5 S?

JAPONES Seiri Seiton Seiso Seiketsu Shitsuke CASTELLANO Clasificación y Eliminación Organización Limpieza Visualización Disciplina y Compromiso Secretaría de Vinculación

¿Por qué implementar las 5 S?

Su aplicación favorece:  Mayores niveles de seguridad que redundan en una mayor motivación de los empleados  Mayor calidad  Tiempos de respuestas más cortos  Aumenta la vida útil de los equipos  Genera cultura organizacional  Calidad de servicio  Reducción de costos  Imagen de las áreas de trabajo  Acerca a la institución a la implantación de modelos de calidad total y aseguramiento de la calidad.

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¿Por qué implementar las 5 S?

La aplicación de esta Técnica requiere el compromiso personal y duradero para que la institución sea un auténtico modelo de organización, limpieza , seguridad e higiene.

Los primeros en asumir este compromiso son los Directivos; y la aplicación de ésta, es el ejemplo más claro de resultados a corto plazo.

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¿Qué beneficios aportan las 5 S?

La implementación de las 5 S se basa en el trabajo en equipo.

Todo el personal se compromete. Se valoran sus aportaciones y conocimiento.

LA MEJORA CONTINUA SE HACE UNA TAREA DE TODOS.

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¿Qué beneficios aporta las 5 S?

Lograr un MEJOR LUGAR DE TRABAJO para todos, puesto que conseguimos:     

Más espacio. Orgullo del lugar en el que se trabaja. Mejor imagen ante nuestros clientes. Mayor cooperación y trabajo en equipo. Mayor compromiso y responsabilidad en las tareas.

Antes

Después Secretaría de Vinculación

La Primera S: Seiri (Clasificación y Eliminación)

Significa separar las cosas necesarias y las que no la son, manteniendo las cosas necesarias en un lugar adecuado. Ventajas de Clasificación y Eliminación:  Reducción de necesidades de espacio, stock, almacenamiento.  Evita la compra de materiales no necesarios y su deterioro.  Aumenta la productividad de las máquinas y personas implicadas.  Provoca un mayor sentido de la clasificación y la economía, menor cansancio físico y mayor facilidad de operación.

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La Primera S: Seiri (Clasificación y Eliminación)

Para poner en práctica la Primera S debemos hacernos las siguientes preguntas:  ¿Qué debemos tirar?  ¿Qué debe ser guardado?  ¿Qué puede ser útil para otra persona u otro departamento?  ¿Qué deberíamos reparar?  ¿Qué debemos vender? Un punto importante es el compromiso con el medio ambiente, ya que generamos residuos de muy diversa naturaleza: Papel, plásticos, metales, etc. Secretaría de Vinculación

La Segunda S: Seiton (Organización)

Cada cosa debe tener un único y exclusivo lugar donde debe encontrarse antes de su uso, y después de utilizarlo debe volver a él. Todo debe estar disponible y próximo en el lugar de uso.

Tener lo que es necesario en su justa cantidad, con la calidad requerida, y en el momento y lugar adecuado nos llevará a estas ventajas:  Menor necesidad de controles de stock y producción.  Facilita el transporte interno, el control de la producción y la ejecución del trabajo en el plazo previsto.  Menor tiempo de búsqueda de aquello que nos hace falta.  Evita la compra de materiales y componentes innecesarios y también de los daños a los materiales o productos almacenados.  Aumenta el retorno de capital.  Aumenta la productividad de las máquinas y personas.  Provoca una mayor racionalización del trabajo, menor cansancio físico y mental, y mejor ambiente. Secretaría de Vinculación

La Segunda S: Seiton (Organización)

Para tener claros los criterios de colocación de cada cosa en su lugar adecuado, responderemos las siguientes preguntas:    

¿Es posible reducir el stock de esta cosa? ¿Esto es necesario que esté a mano? ¿Todos llamaremos a esto con el mismo nombre? ¿Cuál es el mejor lugar para cada cosa?

También hay que tener en claro que:  Todas las cosas han de tener un nombre, y todos deben conocerlo.  Todas las cosas deben tener espacio definido para su almacenamiento o colocación, indicado con exactitud y conocido también por todos. Secretaría de Vinculación

La Segunda S: Seiton (Organización)

Analice por un momento su lugar de trabajo y responda las preguntas sobre organización:  ¿De qué manera podemos reducir la cantidad que tenemos?  ¿Qué cosas realmente no es necesario tener a la mano?  ¿Qué objetos suelen recibir más de un nombre por parte de mis compañeros?  Fíjese en un par de cosas necesarias ¿Cuál es el mejor lugar para ellas?

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La Segunda S: Seiton (Organización)

Recomendaciones para organizar artículos:

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La Tercera S: Seiso (Limpieza)

“No es más limpio el que limpia más, sino el que ensucia menos” La limpieza la debemos hacer todos. Si las persona no asumen este compromiso la limpieza nunca será real. Toda persona deberá conocer la importancia de estar en un ambiente limpio. Cada trabajador de la empresa debe, antes y después de cada trabajo realizado, retirara cualquier tipo de suciedad generada. Secretaría de Vinculación

La Tercera S: Seiso (Limpieza) Beneficios… Un ambiente limpio proporciona calidad, seguridad y además:  Mayor productividad de personas, máquinas y materiales, evitando hacer cosas dos veces.  Facilita la venta del producto o servicio.  Evita pérdidas y daños materiales y productos.  Es fundamental para la imagen interna y externa de la empresa. El objetivo no es impresionar a las visitas sino tener el ambiente ideal para trabajar a gusto y obtener la Calidad Total. Secretaría de Vinculación

La Tercera S: Seiso (Limpieza)

Analice por un momento su lugar de trabajo y responda las preguntas sobre Limpieza:  ¿Cree que realmente puede considerarse como “Limpio”?  ¿Cómo cree que podría mantenerlo limpio siempre?  ¿Qué utensilios, tiempo o recursos necesitaría para ello?  ¿Qué cree que mejoraría el grado de Limpieza?

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La Cuarta S: Seiketsu (Visualización)

La visualización ayuda al mantenimiento de la limpieza y del orden. Una técnica muy usada es el “visual management”, o gestión visual. Consiste en un grupo de responsables que realiza periódicamente una serie de visitas a toda la instalación y detecta aquellos puntos que necesitan de mejora. Una variación mejor y más moderna es el “colour management” o gestión por colores. Ese mismo grupo en vez de tomar notas sobre la situación, coloca una serie de tarjetas, rojas en aquellas zonas que necesitan mejorar y verdes en zonas especialmente cuidadas. Secretaría de Vinculación

La Cuarta S: Seiketsu (Visualización) Las ventajas de uso de la Cuarta S:    

Facilita la seguridad y el desempeño de los trabajadores. Evita daños de salud del trabajador y del consumidor. Mejora la imagen de la empresa interna y externamente. Eleva el nivel de satisfacción y motivación del personal hacia el trabajo. Analice por un momento su lugar de trabajo y responda las preguntas sobre Higiene y visualización:    

¿Qué tipo de carteles, avisos, advertencias, procedimientos cree que faltan? ¿Los que ya existen son adecuados? ¿Proporcionan seguridad e higiene? En general ¿Calificaría su entorno de trabajo como motivador y confortable? En caso negativo ¿Cómo podría colaborar para que si lo fuera? Secretaría de Vinculación

La Quinta S: Shitsuke (Compromiso y Disciplina)

¿Que significa disciplina?  Disciplina no significa que habrá unas personas pendientes de nosotros, preparados para castigarnos cuando lo consideren oportuno.  Disciplina quiere decir voluntad de hacer las cosas como se supone se deben hacer.  Disciplina es el deseo de crear un entorno de trabajo en base de buenos hábitos.

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La Quinta S: Shitsuke (Compromiso y Disciplina)

Se trata de la mejora alcanzada con las 4 S anteriores para que se convierta en una rutina, en una práctica mas de nuestros quehaceres. Es el crecimiento a nivel humano y personal a nivel de autodisciplina y autosatisfacción. Esta 5 S es el mejor ejemplo de compromiso con la Mejora Continua. Todos debemos asumirlo, porque todos saldremos beneficiados.

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A modo de resumen

SEIRI

Desechar lo que no se necesita

SEITON

Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar

SEISO

Limpiar el sitio de trabajo y los equipos, prevenir la suciedad y el desorden

SEIKETSU

Preservar altos niveles de organización, orden y limpieza

SHITSUKE

Crear hábitos en las cuatro anteriores

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A modo de resumen

Las 5 S tienen que ver:

Con las Cosas

Con las Personas

Seleccionar

Seiri

Ordenar

Seiton

Limpiar

Seiso

Bienestar Personal

Seiketsu

Disciplina

Shitsuke

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Reflexión …

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SENSIBILIZACIÓN DE LA ALTA DIRECCIÓN

 Presentar proyecto a los Directivos de la Institución  Revisar y definir con ellos las estrategias de implementación  Integrar el Comité 5 S

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INTEGRACIÓN DEL COMITÉ Y SUBCOMITÉS 5 S

Secretarios Comité 5 S

Directores de Área Directores de Carrera Subdirecciones

Subcomités

Coordinadores (Enlaces) Miembros Subcomités

Comunidad Universitaria Secretaría de Vinculación

INTEGRACIÓN DEL COMITÉ 5 S

Integración del Comité 5 S:                

Rector Secretario Académico Secretario de Vinculación Directora de Administración y Finanzas Director de Difusión y Extensión Universitaria Directora de la Carrera de Tecnología Ambiental Director de la Carrera de Mantenimiento Industrial Directora de la Carrera de Negocios y Gestión Empresarial Director de las Carreras de Mecatrónica y Sistemas Productivos Director de la Carrera de Tecnologías de la Información y Comunicación Director de las Carreras de Paramédico y Protección Civil Director de las Carreras de Salud Pública y Enfermería Subdirección de Finanzas Subdirección de Servicios Educativos UIPPE Abogado General Secretaría de Vinculación

INTEGRACIÓN DEL COMITÉ 5 S

Funciones y Atribuciones del Comité 5 S:          

Autorizar el Proyecto de la Metodología 5 S Dar inicio a la implementación del Programa 5 S en la Universidad Sesionar cada tres meses para revisar el estado que guarda la implementación del Programa Dar el Visto Bueno a la integración de los Subcomités en las diferentes áreas de la Universidad Otorgar los reconocimientos correspondientes a las áreas que se hayan distinguido por mejorar su lugar de trabajo Participar en las diferentes campañas de implementación que realicen sus subcomités dentro de sus instalaciones Ratificar al Coordinador General del Programa de Implementación de las 5 S, propuesto por el Sr. Rector La figura de Coordinador General del Programa recaerá en uno de los integrantes del Comité. Autorizar el Programa Operativo Anual propuesto por el Coordinador General del Programa Dar el Visto Bueno al Programa Inspecciones periódica de acuerdo al Programa Operativo Anual

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INTEGRACIÓN DE SUBCOMITÉS 5 S

Integración de los Subcomités 5 S:    



Los Subcomités representarán a cada una de las áreas de la Universidad Serán los encargados de la parte operativa del Programa en su correspondiente área En el caso de las Secretarías, Unidades Staff de la Rectoría y Direcciones de Área, los Subcomités se integrarán con un Coordinador Operativo y un máximo de 3 colaboradores. Para el caso de las Direcciones de Carrera, los Subcomités estarán conformados de la siguiente manera: - Un Coordinador Operativo - Un máximo de 3 colaboradores (2 académicos y 1 administrativo) - Un responsable por grupo de alumnos En el Subcomité de Rectoría estarán integradas las áreas del Abogado General, UIPPE y Contraloría Interna.

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INTEGRACIÓN DE SUBCOMITÉS 5 S

Funciones y Atribuciones de los Subcomités 5 S:      

Los subcomités dependerán operativamente del Coordinador General del Programa Los subcomités se reunirán cada mes para verificar la implementación del Programa en todas las áreas de la Universidad. Diseñarán el Curso de Inducción que se impartirá a todo el personal académico, administrativo y al alumnado. Presentarán al Comité Central la propuesta de las áreas merecedoras de reconocimiento por la Aplicación de la metodología 5 S. En reunión de Subcomités se elegirá mediante sorteo las áreas a inspeccionar cada mes. Los subcomités elaborarán un informe mensual al Comité Central, documentando las evidencias de los logros alcanzados en la implementación de la Metodología 5 S.

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CURSO DE INDUCCIÓN AL PERSONAL



Los Coordinadores de los Subcomités participarán en la elaboración del Curso de Inducción y serán los responsables de su impartición a todo el personal de Área de Adscripción.



El Curso de Inducción para impartir a toda la comunidad universitaria, será presentado al Comité Central para su aprobación.



Se llevará un registro de todos los cursos impartidos, para asegurar que todo el personal y alumnado recibió la capacitación correspondiente.

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PLAN DE TRABAJO 2014

ACTIVIDADES

ENE

FEB

MAR

ABR

MAY

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

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ANUNCIO OFICIAL DEL INICIO DEL PROYECTO 5 S

 El Comité Central de las 5 S encabezado por el Sr. Rector, dará el banderazo de arranque del Programa, una vez que se cuente con la integración de los Subcomités y toda la información detallada para la implementación de esta Metodología en toda la Universidad.

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CAMPAÑA PROMOCIONAL

Para el lanzamiento del Programa de Implementación de la Metodología de las 5 S en la Universidad, se propone contar con diferentes apoyos para realizar la Campaña Promocional que tenga la penetración que se desea en toda la Comunidad Universitaria.  Diseño de Logotipo y Slogan  Información en pantallas y página de la UTVT  Banderín para que circule trimestralmente en las áreas que mejor apliquen la Metodología  Chalecos para que los usen los Coordinadores de Subcomités que realicen las inspecciones periódicas.

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PROGRAMA DE ESTÍMULOS

El Comité Central de las 5 S analizará la posibilidad de otorgar al área mejor calificada durante cada inspección, además de un reconocimiento y la posesión del banderín, algún otro estímulo por la aplicación de la Metodología.

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INSPECCIONES Y AUDITORÍAS

Se propone realizar una inspección mensual a alguna de las áreas de la Universidad, de acuerdo a sorteo Realizado en reunión de Subcomités.

Se propone realizar una auditoría al Programa cada semestre, para verificar que se cumpla con los objetivos de la implementación.

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MEJORA CONTINUA

A través de las reuniones de los Subcomités, de las reuniones del Comité Central y de los reportes de las inspecciones periódicas realizadas; se estará evaluando el impacto positivo de la Implementación de la Metodología de las 5 S y realizando en su casos los ajustes necesarios.

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