Ministerio de Hacienda y Crédito Público Caracterización de Proceso

Proceso:

Dueño/Líder :

Objetivo:

Actores:

Apo.3.2. Registro presupuestal y contable, y pago de las obligaciones del MHCP Subdirector Financiero

Apo.3.2 05/02/14 3 1 de 6

Apo.3 Gestión Financiera

Tipo de Proceso

Administrar, Registrar y realizar seguimiento a la ejecución del presupuesto del MHCP aplicando la normatividad vigente y garantizando el pago oportuno de las obligaciones a través de la correcta ejecución del PAC.    

Alc

Macro proceso

Código: Fecha: Versión: Página:

Funcionarios y colaboradores de la Subdirección Financiera Funcionarios y colaboradores de la Oficina Asesora de Planeación Funcionarios y colaboradores de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional. Funcionarios y colaboradores de la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional .

De:

La administración del Plan Anual Mensualizado de Caja-PAC-, el registro de la administración de las apropiaciones y de la ejecución del presupuesto de gastos del Ministerio y el seguimiento al mismo, y la realización de los pagos de las obligaciones financieras.

Hasta:

La generación, presentación y publicación de informes.

Proveedor Apo.4.1. Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios

Mis 2.1. Programación Presupuestal de las Entidades Públicas de Orden Nacional no Financieras

Apo. 3.1 Gestión Presupuestal del MHCP y del Marco de Gasto de Mediano Plazo del Sector Hacienda

Apo.3.2.2 Ejecución del Presupuesto de gastos del MHCP. Mis.3.5.1 Planeación de Pagos. Apo.2.4

Entradas

Subproceso

Salidas

Requisitos (Legal (L), Cliente (C), Funcional (F))

Clientes

Plan de Compras

Información de la ejecución presupuestal de la vigencia inmediatamente anterior. Proyecciones de Gastos de Personal

Apo.3.2.1 Administración del PAC del MHCP

Plan Anual Mensualizado de Caja- PAC-

Información del anteproyecto, Ley o Anexo del Decreto de Liquidación del Presupuesto de Gasto del MHCP.

Estatuto Orgánico de Presupuesto Decreto 111 de 1996. (L)

Decreto 4730 2005. (L)

de

Decreto 568 1996. (L)

de

Mis. 3.5. Gestión de Ingresos, pagos y registros

Plan de Mediano y Largo Plazo Plan Anual Mensualizado de CajaPAC básico asignado. Desagregación presupuesto. Anexo del Liquidación Presupuesto Gastos.

Est.1.4.2.Fr005 Plantilla Caracterización V.2

del

Decreto del de

Apo.3.2.1 Administración del PAC del MHCP

Plan Anual Mensualizado de Caja-PAC-Básico mensualizado y anualizado asignado a la entidad.

Estatuto Orgánico de PresupuestoDecreto 111 de 1996. (L) Decreto 4730 2005 (L)

de

Decreto 2011

de

4836

Mis 3.5 Gestión de Ingresos, pagos y registros.

Ministerio de Hacienda y Crédito Público Caracterización de Proceso

Generación de la Nómina. Mis.3.5. Gestión de Ingresos pagos y registros. CONFIS

Código: Fecha: Versión: Página:

Decreto 1996

Ley de Apropiaciones de Presupuesto.

568

Apo.3.2 05/02/14 3 2 de 6 de

Proyecciones de Gastos de Personal. Contratos y demás documentos que afectan las apropiaciones presupuestales de gasto. CONPES-Sociales para las transferencias del Sistema General de Participaciones- SGP Propósito General y Asignaciones Especiales.

Mis.2.1. Programación Presupuestal de las Entidades Públicas de Orden Nacional no Financieras. Apo.4.1. Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios.

Información de la ejecución presupuestal de la vigencia anterior. Anexo del Liquidación Presupuesto Gastos.

Decreto del de

Decreto Liquidación del Presupuesto de Gastos. Ley de Presupuesto.

Apo.2.1 Administración de planta de personal. Apo.2.4. Generación de la nómina Documentos CONPES

Plan de Adquisiciones para gastos generales.

Estatuto Orgánico de Presupuesto – Decreto 111 de 1996 (L). Apo.3.2.2 ADMINSITRACION DE LAS APROPIACIONES Y REGISTRO DE LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO

Distribución y desagregación del Presupuesto de Gastos

Costo de la Planta de Personal.

Apo 2.1. Administración de Planta de Personal.

Resolución 069 del 29 de diciembre de 2011 de la Dirección General de Presupuesto Público Nacional.

Terceros Áreas MHCP Entidades del Sector Entidades Territoriales

CONPES Sociales para las Transferencias del SGP – Propósito General y Asignaciones Especiales. Estatuto Orgánico de Presupuesto. (L), Decreto 111 de 1996. (L)

Ordenadores del Gasto del MHCP. Apo 4.1. Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios.

Disposiciones Generales de la Ley Anual de Presupuesto.

Solicitud de CDP de modificación presupuestal al anexo del Decreto de Liquidación del Presupuesto de Gastos.

Modificación a la distribución y desagregación del presupuesto de gastos de personal y gastos generales del MHCP

Ley anual Presupuesto

Decreto de liquidación del Presupuesto y sus Anexos Decreto 4836 de 2011 Disposiciones

Est.1.4.2.Fr005 Plantilla Caracterización V.2

del

Terceros Áreas MHCP Entidades del Sector Entidades Territoriales

Ministerio de Hacienda y Crédito Público Caracterización de Proceso

Código: Fecha: Versión: Página:

Apo.3.2 05/02/14 3 3 de 6

Generales de la Ley Anual de Presupuesto

Apo 2.4 Generación de la nómina. Documentos CONPES

Estatuto Orgánico de Presupuesto – Decreto 111 de 1996 (L).

Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal.

Usuarios del MHCP

Solicitud modificación certificados disponibilidad presupuestal.

de de de

Solicitud de anulación de certificados de disponibilidad presupuestal.

Apo.3.2.2 ADMINSITRACION DE LAS APROPIACIONES Y REGISTRO DE LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO

Certificado de disponibilidad presupuestal

Decreto 2674 2012 (L)

de

Decreto 2011.

4836

de

Decreto 2012.

1949

de

Ordenador del Gasto

Disposiciones Generales de la Ley Anual de Presupuesto. Estatuto Orgánico de Presupuesto – Decreto 111 de 1996 (L). Ley 819 de 2003

Mis.2.1. Programación Presupuestal de las Entidades Públicas de Orden Nacional no Financieras.

Solicitud aprobada de la Vigencia Futura Registro de la solicitud de autorización de vigencia futura en el aplicativo.

Apo.3.2.2 ADMINSITRACION DE LAS APROPIACIONES Y REGISTRO DE LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO

Registro de solicitud de vigencias futuras

Decreto 2005

4730

de

Decreto 2011

4836

de

Decreto 2674 2012 (L)

de

Áreas del MHCP DGPPN

Disposiciones Generales de la Ley Anual de Presupuesto. Ley 1530 de 2012. Decreto 2012.

Coordinador del Grupo de Contratos. Ordenador del gasto del MHCP.

- Actos administrativos - Actas de cesión. - Actas de Terminación anticipada. - Reintregros. - Modificaciones a los Actos Administrativos. - Soportes beneficiarios cuenta.

Est.1.4.2.Fr005 Plantilla Caracterización V.2

Apo.3.2.2 ADMINSITRACION DE LAS APROPIACIONES Y REGISTRO DE LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO

1949

de

Estatuto Orgánico de Presupuesto – Decreto 111 de 1996 (L). Registro Presupuestal

Decreto 2674 2012 (L)

de

Decreto 4730 2005 (L)

de

Grupo de Contratos Otras Dependencia s del MHCP

Ministerio de Hacienda y Crédito Público Caracterización de Proceso

Código: Fecha: Versión: Página:

Decreto 2011

4836

Apo.3.2 05/02/14 3 4 de 6 de

Certificado de Disponibilidad Presupuestal (L) (F) Registro del Compromiso (L) (F) - Documento CONPES DNP Ordenadores del gasto y/o pago del MHCP Supervisores y/o interventores de contratos. Congreso de la República Presidencia de la República

Beneficiario Final

Actos administrativos, cumplidos, contratos, facturas, entradas de almacén, certificación de pago de parafiscales y declaración juramentada, demás documentos soportes según el acto administrativo.

Estatuto Orgánico de PresupuestoDecreto 111 de 1996 (L)

Apo.3.2.2 ADMINSITRACION DE LAS APROPIACIONES Y REGISTRO DE LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO

Obligación y orden de pago

Decreto 2674 2012 (L)

de

Decreto 4730 2005 (L)

de

Decreto 2007 (L)

Leyes o Decretos que ordenan el gasto.(Requisitos Legales)

1957 de

Certificado de Disponibilidad Presupuestal (L) (F)

Certificación de cuenta bancaria del beneficiario.

Registro del Compromiso (L) (F)

Apo. 3.2.3 Subproceso Efectuar Pagos del MHCP Apo.3.3. Proceso Contabilizaci ón, Consolidació ny Preparación de Estados Financieros Ordenador del gasto y/o pago. Contraloría General de la República.

Sistema Información

de

Registros de la ejecución presupuestal realizados en el aplicativo.

Apo.3.2.2 ADMINSITRACION DE LAS APROPIACIONES Y REGISTRO DE LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO

Reportes de la ejecución presupuestal

Estatuto Orgánico de Presupuesto – Decreto 111 de 1996 (L). Decreto 2674 2012 (L)

de

Decreto 2011

de

4836

Procuraduría General de la Nación. Contaduría General de la Nación. Comité Coordinador del Sistema del Control Interno Usuarios Externos

Mis.3.5.3 Generación del flujo de pagos y ejecución de pagos.

-Obligación y orden de pago firmada por el ordenador del gasto y/o pago. -Formularios de Declaraciones Tributarias. Listados de descuentos

Est.1.4.2.Fr005 Plantilla Caracterización V.2

Apo.3.2.3 PAGO DE OBLIGACIONES FINANCIERAS DEL MHCP

Decreto 2674 2012 (L) Comprobantes de egreso.

de

Documentos soporte (F) Estatuto (L)

Tributario

Beneficiario final del pago. Apo.3.3.Cont abilización, Consolidació ny Preparación

Ministerio de Hacienda y Crédito Público Caracterización de Proceso

Código: Fecha: Versión: Página:

Apo.3.2 05/02/14 3 5 de 6

Estatuto Tributario Distrital (L)

Mis.3.5.3 generación del flujo de pagos y ejecución de pagos. Entidad financiera y/o Arrendataria.

Información del aplicativo, Comprobante de Consignaciones, Notas crédito.

Apo.3.2.3 PAGO DE OBLIGACIONES FINANCIERAS DEL MHCP

Apo.3.3.Cont abilización, Consolidació ny Preparación de Estados Financieros

Notas crédito. Documentos Soporte (F)

Comprobante de ingreso.

Certificados de retención.

Sistemas de Información del MHCP

Movimientos de la pagaduría registrados en el sistema.

Apo.3.2.3 PAGO DE OBLIGACIONES FINANCIERAS DEL MHCP

Declaraciones Tributarias. Información exógena. Boletín diario de Caja. Saldos y movimientos cuentas corrientes.

Estatuto Tributario (L). Estatuto Tributario Distrital (L).

Pagos.

Documentos Consultar Listado maestro de documentos en la Intranet

de Estados Financieros. Apo.4.1 Adquisición de bienes y servicios

Funcionarios MHCP. Contratistas del MHCP. DIAN. Secretaria de Hacienda del Distrito. Apo.3.3.Cont abilización, Consolidació ny Preparación de Estados Financieros

Riesgos

Indicadores de Gestión

Consultar en el Sistema de Monitoreo de la Gestión Integral

Consultar en el Sistema de Monitoreo de la Gestión Integra

Recursos que se requieren

Otras Partes Interesadas

Tecnológicos

Infraestructura Física

Humanos

SIIF Nación Equipos de cómputo que soporten la operación del área y de los sistemas de información, Servidores Web,

Espacio físico adecuado para la ubicación de los recursos tecnológicos y humanos

Funcionarios con conocimientos en normatividad financiera pública y del SIIF Nación, manejo de sistemas de información y| del SIIF Nación, manejo de sistemas de información y ofimática

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por

Nelda Inés Díaz Cruz

Marcial Gilberto Grueso

Marcial Gilberto Grueso

Fecha Elaboración:

05

02

Est.1.4.2.Fr005 Plantilla Caracterización V.2

2014

Fecha Revisión:

05

02

2014

Fecha Aprobación:

05

02

2014

Ministerio de Hacienda y Crédito Público Caracterización de Proceso

Código: Fecha: Versión: Página:

Apo.3.2 05/02/14 3 6 de 6

INSTRUCTIVO Proceso:

Nombre del proceso

Dueño/Líder :

Cargo del líder

Macro proceso

Nombre del macroproceso

Tipo de Proceso

Seleccionar el tipo de proceso. Redacte el objetivo del proceso de tal forma que contenga en lo posible la siguiente información: Que hace, cómo lo hace y para qué. Ejemplo: (Que hace) Proveer oportunamente a las aéreas de la entidad, el personal competente (para qué) que garantice el cumplimiento de los fines misionales, estratégicos y de apoyo, (cómo lo hace) gestionando y tramitando las vacantes y novedades de personal, evaluando el correcto desempeño de los funcionarios y administrando las historias laborales de acuerdo con la normatividad vigente.

Objetivo:

Solo se incluye actores que interviene en la ejecución de actividades del proceso y que hacen parte del MHCP. No se incluyen partes interesadas, entes externos, clientes ni ciudadanos. Se pueden listar cargos, áreas hasta el nivel que aplique

Actores: De:

Se emplea cuando el proceso es lineal. De…Inicio del proceso Hasta: fin del proceso, generalmente se identifica el producto final.

Hasta:

Ejemplo: De : Recepción de los bienes y servicios del MHCP contemplando la gestión de los bienes y la prestación del servicio. Hasta: Enajenación, pérdida, donación y/o eliminación del bien y/o finalización del servicio del MHCP.

Alcance

Se emplea cuando el proceso tiene actividades simultáneas. Cubre

Ejemplo: Cubre la ejecución de actividades relacionadas con la instalación y el mantenimiento de los recursos, productos y servicios tecnológicos; la administración, operación y monitoreo de los mismos; la atención a solicitudes, incidentes y requerimientos presentadas por los usuarios

Proveedor

Entradas

Son las: Áreas Procesos Entes externos Entidades Que proporcionan insumos necesarios para realizar el subproceso

Las entradas son lo que suministra cada proveedor y es necesario para realizar las actividades del subproceso. Se debe identificar cada entrada con su proveedor.

Proveedor 1

Entrada 1

Proveedor 2

Entrada 2

Subproceso

Salidas

Código y nombre del Subproceso que utiliza la entrada

Las salidas son el resultado del proceso, pueden ser productos o servicios. Se debe identificar cada la Salida con sus clientes.

Subproceso X

Entrada 3

Documentos

Requisitos (Legal (L), Cliente (C), Funcional (F) Se referencia los requisitos que deben cumplir los productos. Para los requisitos legales deben enunciarse únicamente los que describen requisitos puntuales respecto al producto.

Son las: Áreas Procesos Entes externos Entidades Que reciben el producto.

Salida 1

Funcional (F) Legal (L)

Cliente 1 Cliente 2

Salida 2

Legal (L)

Cliente 1

Riesgos

Se listan los documentos que genera el proceso como formatos, guías, manuales, etc. No se referencian: - Guías, manuales, normas generadas por entidades externas o áreas diferentes al proceso. - Formatos o procesos transversales como por ejemplo: Listas de asistencia, Proceso Est.1.4., Apo.4.3, etc.

Clientes

Indicadores de Gestión

Únicamente se redacta la descripción del riesgo, de forma clara y completa. No se registran los controles.

Tipo: Referenciar si es indicador de Eficacia, Eficiencia o Efectividad. Nombre: Nombre del indicador Formula: del indicador.

Recursos que se requieren

Otras Partes Interesadas

Subproceso Tecnológicos Se escribe el código y nombre del subproceso que es generado en el proceso. No se referencian subprocesos de otros procesos.

Sistemas de información que emplea el proceso

Elaborado por: CARGO – ROL - DEPENDENCIA

Infraestructura Física Requisitos especiales de infraestructura

Humanos Competencias especiales de los actores del proceso.

Revisado por: CARGO

Entes de control Entidades Entes externos

Aprobado por LÍDER

Fecha Elaboración: dd mm aa Fecha Revisión: dd mm aa Fecha Aprobación**: dd mm **La fecha de la aprobación es la misma fecha en que llega la solicitud al buzón de la OAP, y es la fecha que se registra en el encabezado.

Est.1.4.2.Fr005 Plantilla Caracterización V.2

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