MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES AUDITORÍA GENERAL

INFORME DE CONTROL INTERNO Nº DAG-I-017-2016

“EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO APLICADO PARA EL ASEGURAMIENTO DE EQUIPOS LIVIANOS Y MAQUINARIA DEL MINISTERIO”

JULIO, 2016

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CONTENIDO Página No.

RESUMEN EJECUTIVO …………………………………………………………………...

2

1. INTRODUCCIÓN…………………………………………………………..…………... 1.1 Origen del estudio ………………………………………………………….. 1.2 Antecedentes………………………..………………………………...... 1.3 Objetivo general del estudio …………………………………….…….. 1.3.1 Objetivos específicos……………………………………………….…... 1.4. Alcance y período de estudio. ……………………………….……….. 1.5 Declaración de Cumplimiento de Normas……….……….…….. 1.6 Normativa aplicable………………………………………………….…… 1.7 Comunicación de los resultados …………………………….………. 1.8 Valoración del Riesgo……………………………………………………… 1.9. Marco Normativo…………………………………………………… 1.10. Origen del proceso……………………………………………….

3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 7 10

2. RESULTADOS Objetivo Específico No. 1…………………………………………….................... Objetivo Específico No. 2.…………………………………………..................... Objetivo Específico No. 3…………………………………………….................. Objetivo Específico N°. 4………………………………………………..

11 14 16 34

3. CONCLUSIONES……………………………………………………………

38

4. RECOMENDACIONES……………………………………………………..

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RESUMEN EJECUTIVO El estudio tiene como objetivo evaluar el procedimiento utilizado para el aseguramiento de los vehículos livianos y maquinaria pesada del Ministerio. Se desarrollaron para tal efecto, los siguientes objetivos específicos: 1. Determinar el marco normativo que regula el proceso y verificar su cumplimiento. 2. Verificar los controles existentes en el Proceso de Aseguramiento de los equipos. 3. Analizar los recursos disponibles para el Proceso de Aseguramiento. 4. Evaluación del componente tecnológico presente en el estudio de Auditoría. Durante el estudio de auditoría se determinaron las deficiencias de control interno que se citan:  No existe un procedimiento oficializado para el proceso de asegurar la maquinaria pesada del Ministerio, solo se cuenta con ese instrumento para los vehículos livianos del Ministerio.  El Departamento de Control de Equipo tiene la limitación de no contar con el personal suficiente para el desarrollo de sus funciones.  Los mecanismos de control de maquinaria pesada que se utilizan son insuficientes para la detección oportuna de irregularidades que se presentan tanto en el Plantel Central como en las Direcciones Regionales, debido a que no es suficiente ni oportuna la información que se incluye en el Sistema de Administración de Equipo y Maquinaria (SAEM).  Se determinaron inconsistencias en el SAEM como equipos sin actividad registrados cuyo estado se muestra como varado aunque incluido en la lista de asegurados.  El sistema SAEM no se ajusta a los requerimientos del Departamento de Control de Equipo Pesado, lo que dificulta su utilización. En razón de las deficiencias encontradas en el presente estudio, se emiten recomendaciones a la División Administrativa y a la Dirección de Equipo y Maquinaria para su corrección y mejoramiento, las cuales se harán de conocimiento de la administración activa para su debida puesta en marcha; asimismo, se continuarán evaluando estos procedimientos, mediante el proceso de seguimiento, con el fin de verificar el cumplimiento, no solamente de las recomendaciones de esta Auditoría General, sino también de la normativa vigente. P á g i n a 2 | 44

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MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES AUDITORÍA GENERAL INFORME DE CONTROL INTERNO Nº DAG-I-17-2016 “EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO APLICADO PARA EL ASEGURAMIENTO DE EQUIPOS LIVIANOS Y MAQUINARIA DEL MINISTERIO” 1. INTRODUCCIÓN 1.1 ORIGEN DEL ESTUDIO Este estudio forma parte del Plan de trabajo 2015, específicamente el punto número 68 y se encuentra sujeto al cumplimiento de la Ley General de Control Interno N° 8292, artículo N° 22, incisos a) y b). 1.2 ANTECEDENTES Según los registros existentes en esta Auditoría General, este tema no ha sido evaluado, solo de forma parcial en estudios efectuados en las Direcciones Regionales. 1.3 OBJETIVO GENERAL Evaluar el procedimiento utilizado en el Proceso de Aseguramiento de equipos livianos y maquinaria del Ministerio. 1.3.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1.3.1.1. 1.3.1.2. 1.3.1.3. 1.3.1.4

Verificar el cumplimiento de la normativa que regula el procedimiento utilizado en el aseguramiento de los equipos del Ministerio en el Instituto Nacional de Seguros. Analizar los recursos disponibles para este proceso. Verificar los controles existentes en el Proceso de Aseguramiento. Evaluación del componente tecnológico presente en el estudio de Auditoría.

1.4 . ALCANCE El estudio se desarrolló dentro del período comprendido entre enero 2015 a mayo 2016, el cual podrá ampliarse sí durante el desarrollo de la auditoría, surgieran aspectos relevantes que ameriten su extensión.

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1.5 . DECLARACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE NORMAS DE AUDITORÍA De conformidad con lo establecido en la Norma 1.3.3 de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, se declara que las actividades del presente estudio se realizaron de acuerdo con lo señalado en el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, entre otra normativa legal y técnica atinente a la materia. 1.6 . NORMATIVA APLICABLE Por disposición de la Contraloría General de la República, se recuerda a la Administración, la obligación de cumplir con los artículos 36, 37, 38 y 39 de la Ley General de Control Interno, relacionados con los informes de las auditorías internas. En el apartado del objetivo N° 1 se desarrollará el marco normativo relacionado con el estudio. 1.7 . COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS En atención a lo señalado en la Norma N° 205 (Comunicación de Resultados) del Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el 29 de junio del año en curso se remitió borrador del informe en formato digital, a la División Administrativa y a la Dirección de Equipo y Maquinaria, convocando a conferencia final para el sexto día hábil de su recibo, a las diez horas, en la Auditoría General. Una vez recibidas y valoradas las observaciones pertinentes de la administración al Borrador del Informe, se procede a emitir la versión final. 1.8 . VALORACIÓN DE RIESGOS En cumplimiento de lo establecido en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público se indica lo siguiente: 02. Al seleccionar los temas o áreas que pueden ser objeto de auditoría operativa se deben considerar los siguientes elementos: a) La potencial contribución de la auditoría a mejorar la gestión de la Administración Pública. b) Los resultados de la autoevaluación del sistema de control interno y la información que genera el sistema específico de valoración de riesgo institucional del sujeto de auditoría. c) La evaluación del riesgo de las áreas a auditar.

El Informe PPI-009-2015 Autoevaluación Sistema de Control Interno 2015 (ASCI-2015) señala para la Dirección de Servicios Generales y Transportes: “… debe implementar mejoras al Sistema de Control Interno, debido a que se encuentra en un nivel de cumplimiento aceptable, con un porcentaje mayor al 70%. Los componentes que se encuentran fortalecidos son el de información y de seguimiento del SCI. En cuanto a los componentes P á g i n a 4 | 44

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debilitados está el de valoración de riesgos y actividades de control con un 65% por lo que la dependencia debe implementar mejoras en el SCI. Además, indica que la Dirección Control de Maquinaria y Equipo que posee un Sistema de Control Interno regular, según los datos presentados por la Dirección, cumplen con un porcentaje mayor al 60% de las normas. Los componentes con mayor porcentaje son el de valoración de riesgos y actividades de control con un 70% y el componente de ambiente de control es el de menor rango con un 60% de puntuación, por lo que se deben implementar mejoras en el SCI. Por otra parte en el informe de Sistema Específico de Valoración del Riesgo (SEVRI) MOPT-01-06-01-009-2015, no se incluye ningún riesgo relacionado con los procesos objetos de este estudio. El riesgo y la autoevaluación del control interno Institucional se ha dirigido a nivel de direcciones, por lo que para el desarrollo del presente estudio se utilizó la herramienta elaborada por esta Auditoría General, denominada "Matriz de Riesgo", la cual refleja un nivel alto como se muestra: Cuadro N° 1 Matriz de riesgos Medición del Riesgo

Factores de Riesgo

Dirección del MOPT

Procedimiento

Recursos asignados a la Actividad 1

SEVRI y ASCI Institucional

Número de recomendacione s cumplidas en relación con las emitidas2

Resultado de atención de las denuncias

Componente tecnológico

Significancia del Riesgo del Procedimiento

Condiciones del Riesgo B

SERV. GEN. Y TRANSP.

Aseguramiento de Vehículos Oficiales del MOPT en el Instituto Nacional de Seguros

M

1

A

B

M

2

A

B

M

A

3

B

M

3

A

B

M

3

A

12

La metodología aplicada señala que el riesgo a nivel de procedimientos se mide por su nivel de cumplimiento, el cual se establece en función de los estudios de control interno, advertencias, denuncias, cumplimiento de recomendaciones y demás estudios de carácter especial, obteniendo para este procedimiento un nivel de riesgo Alto según la siguiente escala:

1 2

Para equipo liviano y pesado se pagan aproximadamente ¢1200 millones anuales. No hay intervenciones recientes por parte de la Auditoría General

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Fuente: Metodología para la evaluación de Riesgos.

Al consultar a la Directora de Servicios Generales y Transportes sobre los riesgos que afronta el procedimiento en mención, indicó: “El riesgo principal obedece al plano económico, todos los años esta Dirección en coordinación con el Departamento de Control de Transportes ante proyecta el monto económico para hacer frente al pago de las pólizas de seguros, sin embargo, si no son aprobados estos montos por el Gobierno Central, se tendrían que eliminar las pólizas de seguros a los vehículos oficiales”. En el Procedimiento actualizado a abril 2016 se consignan como riesgos del procedimiento: Riesgo de Operación: Posibilidad de que se produzca un contratiempo o una eventualidad, de que alguien o algo sufra perjuicio o daño Riesgo de Oportunidad: Un plazo excesivo entre el inicio y el término de un proceso, debido a actividades redundantes, innecesarias o irrelevantes amenazan la capacidad de la institución para producir servicios de forma oportuna. Riesgo Tecnológico: Necesidad de fortalecimiento de los controles implementados en el Sistema de Administración de Equipo y Maquinaria (SAEM), relacionados con el Proceso de Aseguramiento de Equipo Liviano y Pesado, mediante la generación de requerimientos de parte del usuario experto, que sirvan de insumo para contar con una herramienta informática cada vez más robusta y suficiente para la toma de decisiones.

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1.9. MARCO NORMATIVO CUADRO N° 2 Marco Normativo Normativa aplicable Vigencia y fuente Ley General de Control de Interno Nº 8292 Publicada en la Gaceta No. 169 de 4 de setiembre de 2002.

Cumple SI/NO

Evidencia

Art. 7 Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno. “Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

NO

Artículo 12 Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponde cumplir, entre otros, los siguientes deberes: a) Velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente o del órgano a su cargo. b) Tomar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades….” Artículo 13 incisos c y d: c) Evaluar el funcionamiento de la estructura organizativa de la institución y tomar las medidas pertinentes para garantizar el cumplimiento de los fines institucionales; todo de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

Hallazgo 2.3.3.

d) Establecer claramente las relaciones de jerarquía, asignar la autoridad y responsabilidad de los funcionarios y proporcionar los canales adecuados de comunicación, para que los procesos se lleven a cabo; todo de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. El artículo 15: “Respecto de las actividades de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones. Artículo 17.—Seguimiento del sistema de control interno. Entiéndase por seguimiento del sistema de control interno las actividades que se realizan para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo; asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud. En cuanto al seguimiento del sistema de control interno, serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, los siguientes: a) Que los funcionarios responsabilizados realicen continuamente las acciones de control y prevención en el curso de las operaciones normales integradas a tales acciones. *b) Que la administración activa realice, por lo menos una vez al año, las autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno del cual es responsable. Asimismo, que pueda detectar cualquier desvío que aleje a la organización del cumplimiento de sus objetivos. *c) Que sean implantados los resultados de las evaluaciones periódicas que realizan la administración activa, la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la Ley General de Control Interno (No. 8292) Gaceta oficial 169, 4/set./2002 7 auditoría externa y demás instituciones de control y fiscalización que correspondan, dentro de los diez días hábiles siguientes a su notificación. *(Así corregido la numeración de los incisos anteriores por FE DE ERRATAS publicada en La Gaceta No. 102 de 29 de mayo de 2003)

Hallazgo 2.1.1 Hallazgo 2.3.1. Ver 2.3.3.

hallazgo

Artículo 36. —Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados.

Ver punto 1.6. Normativa aplicable

Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular

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subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. Artículo 37. —Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente. Artículo 38. —Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el Órgano Contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, de 7 de setiembre de 1994. Artículo 39. —Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable. (...)” Igualmente cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente(...).” Normas de Control I. para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE), publicadas en Gaceta No. 26 26/01/2009. Norma 1.2 Objetivos del SCI a. Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. b. Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. Norma 2.5.3 Separación de funciones incompatibles y del procesamiento de transacciones. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurarse de que las funciones incompatibles, se separen y distribuyan entre los diferentes puestos; así también, que las fases de autorización, aprobación, ejecución y registro de una transacción, y la custodia de activos, estén distribuidas entre las unidades de la institución, de modo tal que una sola persona o unidad no tenga el control por la totalidad de ese conjunto de labores. Cuando por situaciones excepcionales, por disponibilidad de recursos, la separación y distribución de funciones no sea posible debe fundamentarse la causa del impedimento. En todo caso, deben implantarse los controles alternativos que aseguren razonablemente el adecuado desempeño de los responsables.”

Ver 2.1.1.

hallazgo

Ver 2.2.1

hallazgo

NO

4.2 Requisitos de las actividades de control: e. Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación. f. Divulgación. Las actividades de control deben ser de conocimiento general, y comunicarse a los funcionarios que deben aplicarlas en el desempeño de sus cargos. Dicha comunicación debe darse preferiblemente por escrito, en términos claros y específicos. 4.3 Protección y conservación del patrimonio El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente la protección, custodia, inventario,

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correcto uso y control de los activos pertenecientes a la institución, incluyendo los derechos de propiedad intelectual. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de tales activos y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestos, así como los requisitos indicados en la norma 4.2.

Ver hallazgos 2.2.1, 2.3.1, 2.3.2., 2.3.3.

4.3.1 Regulaciones para la administración de activos El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, actualizar y comunicar las regulaciones pertinentes con respecto al uso, conservación y custodia de los activos pertenecientes a la institución. Deben considerarse al menos los siguientes asuntos: a. La programación de las necesidades de determinados activos, tanto para efectos de coordinación con las instancias usuarias, como para la previsión de sustituciones, reparaciones y otros eventos. b. La asignación de responsables por el uso, control y mantenimiento de los activos, incluyendo la definición de los deberes, las funciones y las líneas de autoridad y responsabilidad pertinentes. c. El control, registro y custodia de la documentación asociada a la adquisición, la inscripción, el uso, el control y el mantenimiento de los activos. d. El control de los activos asignados a dependencias desconcentradas o descentralizadas. e. El cumplimiento de requerimientos legales asociados a determinados activos, tales como inscripción, placas y distintivos. f. Los convenios interinstitucionales para préstamo de activos, así como su justificación y autorización, las cuales deben constar por escrito. g. El tratamiento de activos obsoletos, en desuso o que requieran reparaciones costosas. 4.3.3 Regulaciones y dispositivos de seguridad El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer y vigilar la aplicación de las regulaciones y los dispositivos de seguridad que se estimen pertinentes según la naturaleza de los activos y la relevancia de los riesgos asociados, para garantizar su rendimiento óptimo y su protección contra 16 pérdida, deterioro o uso irregular, así como para prevenir cualquier daño a la integridad física de los funcionarios que deban utilizarlos. Norma 4.5. Garantía de eficiencia y eficacia de las Operaciones: “(…) El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional (…)”. “4.6 Cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las actividades de control que permitan obtener una seguridad razonable de que la actuación de la institución es conforme con las disposiciones jurídicas y técnicas vigentes. Las actividades de control respectivas deben actuar como motivadoras del cumplimiento, prevenir la ocurrencia de eventuales desviaciones, y en caso de que éstas ocurran, emprender las medidas correspondientes. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas, así como los requisitos indicados en la norma 4.2.” Norma 5.8 Control de Sistemas de Información “… el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer los controles pertinentes para que los sistemas de información garanticen razonablemente la calidad de la información y de la comunicación, la seguridad y una clara asignación de responsabilidades y administración de los niveles de acceso a la información y datos sensibles, así como la garantía de confidencialidad de la información que ostente ese carácter” Las Normas de Control Interno en el Capítulo II Normas sobre Ambiente de Control, indica en el Artículo 2.4 sobre la Idoneidad de Personal lo siguiente: “Idoneidad del Personal: El personal debe reunir las competencias y valores requeridos, de conformidad con los manuales de puestos institucionales, para el desempeño de los puestos y la operación de las actividades de control respectivas. Con ese propósito, las políticas y actividades de planificación, reclutamiento, selección, motivación, promoción, evaluación del desempeño, capacitación y otras relacionadas con la gestión de recursos humanos, deben dirigirse técnica y profesionalmente con miras a la contratación, la retención y la actualización de personal idóneo en la cantidad que se estime suficiente para el logro de los objetivos institucionales. Ley Reguladora del Mercado de Seguros. Ley N° 8653 Artículo 7. El Estado ejercerá la actividad aseguradora por medio del INS y las Sociedades anónimas que se establezcan entre bancos públicos y el INS. En virtud del principio de unicidad del Estado, tano el Gobierno Central como las demás instituciones del Sector Público, reconocen al INS como la única empresa de seguros del Estado. Reglamento para el control sobre el uso y mantenimiento de los vehículos oficiales del Ministerio de Obras Públicas y Transportes. Publicado en La Gaceta Nº 33 del 17 de febrero de 1999 Capítulo III Del equipo de trabajo de control de transportes. Artículo 9 Son deberes de control de Transportes los siguientes: j) Tramitar ante el Instituto Nacional de Seguros, lo concerniente a los seguros de la flota vehicular del Ministerio, así como remitir la documentación requerida para la respectiva autorización del pago del deducible y otros rubros. Las Normas Técnicas para la Gestión y el control de las tecnologías de información (N-2-2007-CO-DFOE) Capítulo I Normas de aplicación general, apartado 1.2 Gestión de la calidad:

Ver 2.2.1

hallazgo

SI

SI

Ver hallazgos 2.4.1, 2.4.2., 2.4.3

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“La organización debe generar los productos y servicios de TI de conformidad con los requerimientos de sus usuarios con base en un enfoque de eficiencia y mejoramiento continuo” Apartado 1.4 Gestión de la seguridad de la información: “La organización debe garantizar, de manera razonable, la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, lo que implica protegerla contra uso, divulgación o modificación no autorizados, daño o pérdida u otros factores disfuncionales…” Apartado 1.4.7 Continuidad de los servicios de TI, debido a que: “La organización debe mantener una continuidad razonable de sus procesos y su interrupción no debe afectar significativamente a sus usuarios” Circular DVA-DSGT-CT-CIR-2016-001 Última circular emitida por la Dirección de Servicios Generales y Transportes (01/03/2016) sobre recordatorios sobre los controles vigentes de la flota vehicular equipo liviano MOPT”

Ver 2.1.2

hallazgo

Fuente: Elaboración propia del Auditor.

1.10. ORIGEN DEL PROCESO El proceso de aseguramiento inicia cuando entran equipos al MOPT, este procedimiento se da como un resguardo a los bienes de la Institución. Los Ejecutores de Programas o los Directores son los encargados de informar por medio de un oficio al Departamento de Control de Transportes de la adquisición del equipo, y este Departamento se encarga de integrar el equipo en el formulario del Instituto Nacional de Seguros (INS) para que sea reconocido dentro de la póliza de la Institución.

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RESULTADOS 2.1. OBJETIVO ESPECÍFICO 1 HALLAZGO 2.1.1: “Inexistencia del procedimiento de aseguramiento para el equipo y maquinaria pesado”. CONDICIÓN En la revisión del proceso de aseguramiento, se determinó que no existe un procedimiento escrito para el aseguramiento de la maquinaria pesada ya que mediante revisión de los procedimientos consignados en el Sistema de Información Organizacional (SIOR) y en entrevista realizada a la Jefatura del Departamento de Control de Equipo se verificó que no existe un procedimiento oficializado para el proceso de asegurar la maquinaria pesada de este Ministerio, que establezca a su vez los controles, el grado de participación y responsabilidad que competen a los funcionarios de esa Dependencia relacionados con esta materia. El procedimiento denominado “Aseguramiento de vehículos oficiales del MOPT en el Instituto Nacional de Seguros” Oficializado mediante oficio PI2006-439 del 20 de mayo del 2016, consignado en el SIOR corresponde al proceso para asegurar los vehículos livianos del Ministerio, no obstante, para el equipo pesado no existen procedimientos oficializados, solo se incluyen las siguientes funciones relacionadas como se muestran en el siguiente Cuadro: CUADRO N° 3 FUNCIONES RELACIONADAS CON LOS PROCESOS DE ASEGURAMIENTO DE VEHÍCULOS Y MAQUINARIA N°

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE TRANSPORTES

15

7

Tramitar, ante el Instituto Nacional de Seguros, lo concerniente al aseguramiento de las obras de arte, equipo electrónico y liviano adquirido por el Ministerio; así como, remitir la documentación requerida para la respectiva autorización del pago del deducible y otros rubros.

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE EQUIPO Realizar los trámites ante el Instituto Nacional de Seguros para el aseguramiento del equipo y maquinaria; así como tramitar todo lo relacionado con su inscripción ante el Registro Público.

FUNCIONES DEL CONTRALOR DE EQUIPO 12.

13 14

Reportar, dentro de los primeros tres días de sucedido el hecho, a Control de Equipo y, a la Dirección de Servicios Generales y Transportes, según se trate, de equipo pesado o liviano, cuando se encuentre varado para que a dichas unidades las excluyan de las pólizas de seguros, según corresponda y al Departamento de Control de Combustibles para que no se emita la Tarjeta de Combustibles. Velar porque todos los vehículos y equipos asignados a la Sede, estén debidamente asegurados, marcados, rotulados y patrimoniados. Velar y coordinar con la Dirección de Servicios Generales y Transportes y el Departamento de Control de Equipo Pesado de la Dirección de Control de Maquinaria y Equipo, todo lo referente a la documentación legal de cada uno de los equipos asignados a la Sede (Títulos de Propiedad, Tarjetas de Circulación, Revisión Técnica, Placas Metálicas, Seguros, etc.).

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Como se observa en el detalle anterior, los contralores de equipo son los que deben reportar dentro de los primeros tres días cuando los equipos se encuentran varados para que así tanto el Departamento de Control de Transportes como Control de Equipo puedan excluir los equipos de las pólizas respectivas. Es conveniente señalar tal como se ha mencionado en otros informes de auditoría, la importancia de la función de un Contralor de Equipo, ya que actúa como un primer filtro de control sobre la calidad y confiabilidad de la información que se genera, de manera que la Administración pueda tener la certeza que los datos remitidos son reales y precisos sobre ubicación y estado del equipo. Asimismo, el Departamento de Control de Transportes emite circulares periódicamente recordando los controles vigentes de la flota vehicular en la cual se incluye la obligación de comunicar todo movimiento o cambio en la flota liviana y pesada mediante el formulario “Acción de Maquinaria” a más tardar al día siguiente, con el propósito de que los expedientes, registros y bases de datos siempre se encuentren al día. En los apartados siguientes de este informe se muestra que la información suministrada así como la consignada en el SAEM (Sistema de Administración de Equipo y Maquinaria) no es confiable, por cuanto la herramienta demanda como insumo, que los encargados de ingresar información la registren oportunamente, ya que en algunos casos no se incluye toda la requerida, además de que al Sistema no se le han hecho las modificaciones necesarias para adaptarlo a la maquinaria pesada del Ministerio, por lo que se podría estar induciendo a error a la Administración. CRITERIO Sobre esta situación, la “Ley General de Control de Interno” Nº 8292 indica en su artículo N°10 la responsabilidad de establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional así como realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento Asimismo, en su Artículo N° 15 establece como deberes del Jerarca y Titulares subordinados, entre otros el documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional. Además, el “Manual de Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-CO-DFOE” en su apartado 4.2 indica como requisito de las actividades de control que las mismas deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, documentación que P á g i n a 12 | 44

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debe estar disponible para uso consulta y evaluación. Lo anterior se encuentra en el Marco Normativo de este informe. CAUSA Esta situación se debe a que las funciones de la Dirección de Control de Maquinaria y Equipo, que se establecen en el Sistema de Información Organizacional (SIOR), no han sido revisadas en los últimos años. Su última actualización fue del año 2005. Por lo que los funcionarios no cuentan con instrucciones por escrito, claras y precisas para realizar las tareas encomendadas.

HALLAZGO 2.1.2 “Procedimiento establecido en el SIOR, sobre el Aseguramiento de Vehículos Oficiales del MOPT”. CONDICIÓN El procedimiento establecido en el SIOR para los equipos livianos fue según señala con oficio DVA-DSGT-2016-414 del 17 de mayo del 2016 se indica por parte de la Directora de Servicios Generales que el procedimiento se encuentra actualizado, sin embargo le hicieron algunas modificaciones aún pendientes de oficializar por parte de la Unidad de Planificación Institucional. Posteriormente, fue puesto en vigencia mediante oficio PI2016-439 del 20 de mayo de 2016. CRITERIO Sobre esta situación, la “Ley General de Control de Interno” Nº 8292 en su artículo N°15 establece como deberes del Jerarca y Titulares subordinados, entre otros, el documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional. Además, el “Manual de Normas de control interno para el Sector Público (N-2-CO-DFOE”; en su apartado 4.2, indica como requisito de las actividades de control, que las mismas deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, documentación que debe estar disponible para uso consulta y evaluación. Lo anterior se encuentra en el Marco Normativo de este informe.

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CAUSA Las funciones y procedimientos de la Dirección de Servicios Generales que se incluyen en el Sistema de Información Organizacional (SIOR), han sido revisadas y su última actualización corresponde a este año 2016, oficializado en mayo 2016 por parte de la Unidad de Planificación Institucional (UPI). 2.2. OBJETIVO ESPECÍFICO NO.2 HALLAZGO 2.2.1: “Recursos para realizar las funciones en el proceso de Aseguramiento de la flota vehicular del Ministerio”.

Se realizó una verificación de los recursos con los que dispone el Ministerio para realizar las labores relacionadas con el aseguramiento de los equipos. En el siguiente Cuadro se muestra el detalle correspondiente al Departamento de Control de Transportes: CUADRO N°4 Departamento de Control de Transportes Funcionarios del Procedimiento de Aseguramiento de los equipos livianos Funcionario

Puesto Servicio Civil

Especialidad

Profesional Servicio Administración Civil 2 Profesional Servicio Licda. Sally Monge Vargas Administración Civil 1-B Profesional Servicio Licda. Dayana Villalobos Fonseca Administración Civil 1-B Técnico Servicio Civil Bach. Cindy Madrigal Rojas Administración 3 Fuente: Datos suministrados por el Departamento de Control de Transportes Licda. Imara Silva Sánchez

Programa Presupuestario Programa 326 Programa 327 Regionales Programa 327, 328, 329 Programa 331

A estos funcionarios les corresponde atender el procedimiento de aseguramiento, además de atender todos los procesos relacionados con el control y fiscalización de la flota vehicular liviana del Ministerio y del Convenio Interinstitucional MOPT-COSEVI, según los programas respectivos. El aseguramiento inicia con la solicitud mediante oficio de la dependencia interesada, documento que respalda el aseguramiento de cada equipo, realizan un análisis, proceden al llenado del formulario de aseguramiento proporcionado por el INS tramitan lo respectivo para autorización previa de la Jefatura del Departamento de Control de Transportes y posteriormente de la Directora de Servicios Generales, para el envío final al INS. P á g i n a 14 | 44

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En el caso del Departamento de Control de Equipo y Maquinaria solo cuentan con un funcionario encargado del aseguramiento, el Sr. José Antonio Ramírez López, cuyo puesto es Oficinista de Servicio Civil 1, quien realiza la labor de mantener actualizada la base de datos. Además, dicho funcionario no solamente realiza estas actividades sino también otras relacionadas con los demás procedimientos del Departamento de Control de Equipo. El Jefe del Departamento de Control de Equipo señala que no se cuenta con los recursos humanos necesarios para ejecutar todas las labores que se realizan en esa dependencia; indica que a la fecha no cuentan ni con una secretaria ya que la funcionaria se pensionó y la plaza quedó congelada, por lo que hasta las labores secretariales deben ser desempeñadas por la Jefatura. CRITERIO Sobre esta situación, la “Ley General de Control de Interno” Nº 8292 indica en su artículo N°13 que se debe evaluar el funcionamiento de la estructura organizativa de la institución y tomar las medidas pertinentes para garantizar el cumplimiento de los fines institucionales Además, Las Normas de Control Interno (Normas sobre Ambiente de Control), indica en el Artículo 2.4 que las políticas y actividades relacionadas con la gestión de recursos humanos, deben dirigirse técnica y profesionalmente con miras a la contratación, la retención y la actualización de personal idóneo en la cantidad que se estime suficiente para el logro de los objetivos institucionales. En las Normas de Control Interno para el Sector Público sobre las Actividades de Control, punto 4.5, se indica sobre la Garantía de eficiencia y eficacia de las Operaciones, y en el Capítulo II punto 2.5.3, sobre Separación de funciones incompatibles y del procesamiento de transacciones. Lo anterior se encuentra en el Marco Normativo de este informe. CAUSA Si bien la Jefatura de la Dependencia ha señalado a la Administración y solicitado reforzar la cantidad de funcionarios para desarrollar en forma más oportuna sus funciones y ha advertido sobre el riesgo de no contar con suficiente personal, no ha obtenido respuesta al respecto, evidentemente la Dirección presenta una limitación en cuanto a la suficiencia de personal la cual a la fecha no se ha solucionado debido al congelamiento de las plazas. P á g i n a 15 | 44

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2.3. Objetivo Específico No.3 HALLAZGO 2.3.1 “Procedimiento utilizado para el aseguramiento de la flota vehicular liviana”. Según señala el Jefe del Departamento de Control de Transportes, al igual que en el caso del equipo pesado el ejecutor de programa presupuesta y solicita por oficio a esa Dependencia el aseguramiento respectivo y el INS realiza el avalúo. Se consigna en el oficio DVA-DSGT-2016-414 del 17 de mayo de 2016, durante el período de enero 2015 a abril 2016, que se han cancelado al Instituto Nacional de Seguros por concepto de inclusiones, Re inclusiones, Renovación de la póliza y emisión de póliza un total de ¢606.705.442,00, el cual se desglosa a continuación: Cuadro N° 5 Desglose de pagos efectuados al INS De Enero 2015 a Abril 2016 Fecha Recibida

Oficio de Remisión

N° Factura

Monto

Tipo de movimiento

04/02/2015

CT-2015-0137

SEC-0226-2015

₡297,761.00

VARIACION

11/02/2015

CT-2015-0162

SEC-0524-2015

₡2,336,124.00

VARIACION

11/02/2015

CT-2015-0164

SEC-0016-2015

₡152,512,255.00

RENOVACION

16/02/2015

CT-2015-0204

SEC-0090-2015

₡256,785.00

VARIACION

16/02/2015

CT-2015-0204

SEC-0285-2015

₡20,277,950.00

VARIACION

17/02/2015

CT-2015-0206

SEC-0851-2015

₡1,571,618.00

VARIACION

19/02/2015

CT-2015-0217

SEC-0225-2015

₡363,499.00

VARIACION

19/02/2015

CT-2015-0225

SEC-0050-2015

₡4,985,948.00

VARIACION

19/02/2015

CT-2015-0225

SEC-0051-2015

₡202,308.00

VARIACION

24/02/2015

CT-2015-0241

SEC-0887-2015

₡320,239.00

VARIACION

12/03/2015

CT-2015-0348

SEC-1112-2015

₡247,515.00

VARIACION

28/04/2015

CT-2015-0571

SEC-1469-2015

₡54,869.00

VARIACION

28/04/2015

CT-2015-0571

SEC-1169-2015

₡628,492.00

VARIACION

28/04/2015

CT-2015-0571

SEC-1417-2015

₡55,035.00

VARIACION

29/04/2015

CT-2015-0576

SEC-0165-2015

₡14,651,616.00

VARIACION

15/05/2015

CT-2015-0618

SEC-1599-2015

₡110,075.00

VARIACION

20/05/2015

CT-2015-0625

SEC-1695-2015

₡36,642.00

VARIACION

24/08/2015

DVA-DSGT-CT-2015-1014

SEC-2707-2015

₡167,312,738.00

RENOVACIÓN

26/08/2015

DVA-DSGT-CT-2015-1022

SEC-2787-2015

₡76,103.00

VARIACIÓN

07/09/2015

DVA-DSGT-CT-2015-1063

SEC-2932-2015

₡60,353.00

VARIACIÓN

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10/09/2015

DVA-DSGT-CT-2015-1087

SEC-2944-2015

₡3,602,489.00

VARIACIÓN

15/10/2015

DVA-DSGT-CT-2015-1282

SEC-3247-2015

₡226,201.00

VARIACIÓN

27/10/2015

DVA-DSGT-CT-2015-1318

SEC-3326-2015

₡255,084.00

VARIACIÓN

27/10/2015

DVA-DSGT-CT-2015-1318

SEC-3340-2015

₡113,358.00

VARIACIÓN

03/11/2015

DVA-DSGT-CT-2015-1344

SEC-3295-2015

₡1,160,695.00

VARIACIÓN

03/11/2015

DVA-DSGT-CT-2015-1344

SEC-3411-2015

₡171,972.00

VARIACIÓN

03/11/2015

DVA-DSGT-CT-2015-1344

SEC-3424-2015

₡199,876.00

VARIACIÓN

11/11/2015

DVA-DSGT-CT-2015-1367

SEC-3449-2015

₡91,599.00

VARIACIÓN

17/11/2015

DVA-DSGT-CT-2015-1378

SEC-3800-2015

₡42,225.00

VARIACIÓN

01/12/2015

DVA-DSGT-CT-2015-1484

SEC-3946-2015

₡48,442.00

VARIACIÓN

03/12/2015

DVA-DSGT-CT-2015-1516

SEC-3914-2015

₡19,615.00

VARIACIÓN

14/01/2016

DVA-DSGT-CT-2016-048

SEC-0149-16

₡6,812,864.00

VARIACIÓN

19/01/2016

DVA-DSGT-CT-2016-077

SEC-0181-16

₡406,724.00

VARIACIÓN

04/03/2016

DVA-DSGT-CT-2016-174

SEC-0416-16

₡1,979,179.00

EMISIÓN

04/03/2016

DVA-DSGT-CT-2016-175

SEC-0427-16

₡516,610.00

VARIACIÓN

04/03/2016

DVA-DSGT-CT-2016-182

SEC-0930-16

₡140,199.00

VARIACIÓN

14/03/2016

DVA-DSGT-CT-2016-196

SEC-0150-16

₡224,528,773.00

RENOVACIÓN

27/04/2016

DVA-DSGT-CT-2016-337

SEC-1393-16

₡31,612.00

VARIACIÓN

Total ₡606,705,442.00 Fuente: Información suministrada por el Departamento de Control de Transportes

De lo anterior, ¢170,342,835.00 corresponden a las renovaciones que se hacen semestralmente, con el desglose respectivo por tipo de cobertura que se muestra en el Cuadro N° 7. Las coberturas generales utilizadas para el aseguramiento de los equipos livianos son las siguientes: Cobertura A: Cobertura C: Cobertura D: Cobertura F: Cobertura H: Cobertura N:

Responsabilidad civil extracontractual por lesión y/o muerte de personas. Responsabilidad civil extracontractual por daños a la propiedad de terceras personas. Colisión y vuelco. Robo y/o hurto. (*) Riesgos adicionales. Exención de deducible.

(*) Solamente si el equipo es nuevo y se cubre por 3 años.

Los criterios que determinan las coberturas de aseguramiento, se fundamentan en las necesidades del Ministerio, en el estado y antigüedad, todos los equipos livianos asegurados tienen cobertura A, C y N. La decisión final del tipo de cobertura que adquiere un equipo, se fundamenta en el análisis previo realizado por el Departamento de Control de Transportes y aprobación de la Dirección de Servicios Generales y P á g i n a 17 | 44

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Transportes y comunicado a la dependencia interesada, la cual dependerá de la condición del equipo. Según establece el Procedimiento consignado en el SIOR: “El Departamento de Control de Transportes tiene la potestad para variar las coberturas asignadas a los vehículos previo estudio y comunicación a las Dependencias interesadas. En el caso de vehículos cuya vida útil ya expiró y su condición mecánica y de carrocería lo ameritan, será asegurado solamente con coberturas A y C, y previa comunicación formal por oficio a la Dependencia interesada”. Los siguientes Cuadros muestran el estado de la flota vehicular liviana así como los montos que se cancelan por tipo de cobertura: CUADRO N°6 Flota vehicular liviana del Ministerio A Abril 2016 Programa presupuestario 326 327 328 329 331 331-2 Totales

Cantidad de equipos 110 274 37 35 345 3 804

Varados

Trabajando

% varado

% Trabajando

30 99 14 11 59 0 213

80 175 23 24 286 3 591

27.27 36.13 37.84 31.43 17.10 0.00 26.49

72.73 63.87 62.16 68.57 82.90 100.00 73.51

Fuente: Elaboración propia con base en información suministrada por el Departamento de Control de Transportes

Cuadro N°7 Monto pagado por tipo de póliza (Flota liviana) Al primer semestre 2016 TIPO DE PÓLIZA A C D F H N TOTAL

MONTO PAGADO 5,237,433.00 8,611,930.00 132,543,973.00 12,325,172.00 6,170,365.00 5,453,962.00 170,342,835.00

Fuente: Elaboración propia con base en información suministrada por el Departamento de Control de Transportes

Como se observa en el Cuadro N° 6 un 26% de la flota está varada, por lo que cuando un equipo se encuentra en esas condiciones y va a permanecer por un tiempo considerable en ese estado se debe excluir de la póliza del INS.

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Según se indica mediante oficio DVA-DSGT-2016-414, por parte de la Dirección de Servicios Generales y Transportes, utilizan dos mecanismos de control para determinar que un equipo está varado: 1) De forma mensual se verifica la actividad diaria de manera que al tener dos meses consecutivos sin movimiento o sin incluir el reporte. 2) Se revisa el vencimiento de la revisión técnica de los equipos que tienen un período de dos meses vencidos. Se procede al envío de un correo a la dependencia respectiva, informando de que se procederá a excluir de la póliza en un plazo de 10 días y si la dependencia no indica lo contrario, se solicita la exclusión al INS. A los vehículos que están excluidos de la póliza no se les carga la cuota de combustible, con lo cual no pueden realizar la correspondiente liquidación de combustibles. Asimismo, para cada inclusión, al ser reparado los equipos se tarda un aproximado de 15 días hábiles para ser incluidos nuevamente, plazo que es definido por el agente de seguros que es quien coordina la visita de inspección. No obstante, la información basada en el Sistema SAEM presenta vulnerabilidades en relación con la información que consigna. CRITERIO Sobre esta situación, la “Ley General de Control de Interno” Nº 8292 indica en su artículo N°10, la responsabilidad de establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional así como realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento. Lo anterior se encuentra en el Marco Normativo de este informe. CAUSA Si bien los sistemas informáticos constituyen una herramienta valiosa para la Administración, que debe garantizar niveles de seguridad adecuados para el resguardo de la información y que los usuarios dispongan de productos de calidad que les ayuden en la prestación de servicios, como parte de la mejora continua se requiere que el usuario experto, vigilante y conocedor de su operativa, plantee a los encargados de darle mantenimiento al Sistema, los nuevos requerimientos, de acuerdo con las necesidades que se le presenten, para fortalecer o implementar controles que beneficien su funcionamiento. P á g i n a 19 | 44

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HALLAZGO 2.3.2 “Procedimiento utilizado para el aseguramiento del equipo y maquinaria pesada

En el caso del equipo y maquinaria pesada del Ministerio, según indica el Departamento de Control de Equipo se asegura toda la flota, y a cada ejecutor de programa le corresponde presupuestar el monto correspondiente. Cuadro N° 8 Monto pagado por tipo de Póliza Equipo pesado Al primer semestre 2016 TIPO DE PÓLIZA

CANTIDAD DE EQUIPO PESADO

MONTO PAGADO

AUM-102-27 POLIZA 01-01-EQG-69-05 AUM-716-13 FLOTA DE EQUIPO PESADO ASEGURADO MEDIANTE CONVENIO MOPTCOSEVI PROGRAMA 331 AUM1840 01-01-EQG-93-04 EQUIPOS CONTRATISTAS UBICADOS EN EL PROGRAMA 331 01-17-AUM-1841-08 01-01-RGN-1003-03 RGN 989-03

248 154 22

100.777.825,00 78.705.248,00 19.929.550,00

12 25

13.629.001,00 2.844.678,00

4 6 12

2.511.180,00 1.013,180,00 3.472.720,00

222.883.382,00 Fuente: Elaboración propia con base en información suministrada por el Departamento de Control de Equipo.

Según señala la Jefatura del Departamento de Control de Equipo, cuando un equipo tiene dos meses o más de estar varado el Contralor de Equipo de cada Dirección Regional debe informar al Departamento de Control de Equipo para que el mismo se excluye de la póliza del INS, lo cual se realiza por medio de un oficio; posteriormente cuando el equipo ya está reparado para volver a incluirlo en la póliza, el INS debe realizar una inspección por lo que se coordina la misma con el Departamento correspondiente. Para realizar estas inspecciones, el equipo que está asegurado con la cobertura 102, la puede realizar cualquier agencia del INS mientras que la Q69 solo lo hace las oficinas centrales del INS, por lo que a veces se tarda entre un mes o más para las inspecciones de los equipos ubicados en las Regiones con el agravante de que en los casos que los equipos reparados, es un tiempo en que se puede perder la garantía. P á g i n a 20 | 44

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Al respecto y debido al riesgo, ya en informes anteriores esta Auditoría había recomendado sobre este asunto; en el Informe AG-I-08-2011 “Estudio sobre reparaciones a equipos pesados del MOPT por medio de contratación Directa en el período 2009-2010”, se consignó la siguiente recomendación: “4.1.3 Instruir a las Direcciones Regionales para que los equipos reparados por medio de contratación directa cuenten con los documentos de Revisión Técnica, Derecho de Circulación, pólizas de seguro así como tarjeta de combustible y operador asignado con el propósito de que desde un inicio el equipo pueda trabajar y no perder días o hasta meses en espera de estos requisitos, con la consecuente afectación al mantenimiento vial."

El Departamento de Control de Equipo, señala que si se toma en cuenta los costos de pagar el seguro de un equipo un mes, comparado con alquilar un equipo, se tiene que el alquiler de un tractor puede rondar los 350 mil colones por hora, por lo que los costos serían mucho mayores, además de que el equipo puede tardar varios días en volver a trabajar debido a la espera de la inspección por parte del INS. No obstante lo anterior, se considera que el mantener vehículos asegurados que permanecen fuera de servicio por varios meses y en algunas ocasiones sin ninguna reparación por períodos largos, no solo les produce un deterioro mayor, sino que se podrían materializar eventuales riesgos asociados a pérdidas de piezas o partes de estos bienes y de igual forma al continuar cancelando estos seguros para vehículos que no están prestando un servicio a la Institución, se está incurriendo en una erogación económica significativa, que afecta un presupuesto con recursos limitados. Por otra parte se indica que como medio de control para que un equipo no salga a trabajar, va ligado con el sistema de combustibles (CITEC) cada fin de mes el sistema establece las cuotas para el mes entrante, por lo que un equipo sin seguros no se le genera tarjeta de combustibles. No obstante, en las Direcciones Regionales este control se dificulta y como se muestra en el siguiente apartado, los sistemas utilizados son vulnerables debido a la información con la que se alimentan, ya que no se garantiza la confiabilidad de los datos que ahí se consignan, por lo que dichos controles no se consideran suficientes para que los equipos varados sean excluidos en los tiempos consignados en los procedimientos. Además, no existe control de que un equipo no salga a trabajar sin seguro en las Direcciones Regionales por lo que en tales condiciones la Institución estaría asumiendo un riesgo importante, pues ante la ocurrencia de un P á g i n a 21 | 44

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accidente en un equipo no asegurado, podrían generarse pérdidas económicas significativas; así como una eventual afectación de la imagen institucional ante los inconvenientes que puedan surgir en la prestación de los servicios. CRITERIO Sobre esta situación, la “Ley General de Control de Interno” Nº 8292 indica en su artículo N°10 la responsabilidad de establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional, así como realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento Asimismo, en su Artículo N° 12 establece como deberes del Jerarca y Titulares subordinados, entre otros el velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente o del órgano a su cargo, así como tomar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades. Además, al respecto las Normas de control interno para el Sector Público, en la norma 4.3, sobre la Protección y conservación del patrimonio, señala en lo que interesa: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente la protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los activos pertenecientes a la institución, incluyendo los derechos de propiedad intelectual. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de tales activos y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestos…”. Lo anterior se encuentra en el Marco Normativo de este informe. CAUSA Los controles se han basado en los sistemas, no obstante se evidencia que los sistemas no brindan la seguridad necesaria y en el caso de la maquinaria pesada, no se le han realizado las modificaciones convenientes y oportunas para ajustarlo a las necesidades de ese tipo de equipo ya que el mismo fue creado originalmente solo para equipo liviano. Tal es el caso de la ausencia de procedimientos que validen la información que se ingresa al sistema SAEM, lo que hace que actualmente se realicen procesos de forma manual, debilitándose con este actuar el sistema de control interno institucional.

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HALLAZGO 2.3.3: “Debilidades en el Procedimiento de aseguramiento vehículos y maquinaria oficiales del MOPT en el INS”.

CONDICIÓN Las pruebas y visitas de campo realizadas por la Auditoría a las dependencias relacionadas con el aseguramiento, permitió constatar que las actividades relacionadas con la administración de vehículos livianos y maquinaria pesada se llevan a cabo por medio del SAEM, sistema que como se mencionó, fue diseñado para la administración de la flota liviana. Debido a que desde su diseño no se consideró el equipo pesado, no garantiza un adecuado control de todo el proceso, según señala el Departamento de Control de Equipo. En el informe AG-58-2015 de esta Auditoría, se había recomendado a la Dirección de Informática: “4.10.- Instruir al Departamento de Ingeniería de Sistemas, para que establezca un cronograma para la atención oportuna del sistema SAEM, con la finalidad de que el mismo se ajuste a los requerimientos y necesidades de los administradores y usuarios del sistema, lo anterior en el plazo de un mes a partir de la comunicación de este informe”.

Al respecto y de acuerdo con el seguimiento efectuado por esta Auditoría, con oficio DI-IS-2016-0158 recibido el 22 de febrero de 2016, el Departamento de Ingeniería de Sistemas, comunica que se prevé que en el último trimestre del año se dé inicio al mantenimiento del SAEM, para atender específicamente los requerimientos del Departamento de Control de Equipo (Equipo Pesado y Estacionario), asimismo, señala que el cronograma de trabajo se remitirá una vez que se inicie con el mantenimiento. Mediante un cotejo entre la totalidad de la información incluida en el inventario de la flota vehicular y el detalle de lista de equipos que se les paga seguros, se observaron las siguientes inconsistencias:

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Cuadro N° 9 Inconsistencias encontradas N° Equipo

Dependencia

200-549

Actividad diaria registrada 2016 en SAEM

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Estado según SAEM

Incluido en lista de equipo asegurado

Estado según inventario de flota

Reparación

√

Varado

Reparación

√

Varado

Reparación

√

Varado

Reparación

√

Activo

Activotrabajando Reparación

√

Activo

√

Varado

√

Varado

√

Varado

√

**

√

**

Mayo

División Marítimo P.

0 Km

0 Km

0 Km

0 Km

203-272

División Marítimo P.

0 Km

0 Km

0 Km

0 Km

203-273

División Marítimo P.

0 Km

0 Km

0 Km

0 Km

203-263

Heredia

203-301

Obras Fluviales

Sin registro Sin registro

Sin registro Sin registro

Sin registro Sin registro

Sin registro Sin registro

Sin registro Sin registro Sin registro Sin registro Sin registro

203-193

Policía de Tránsito

0 Km

0 Km

0 Km

208-542

Policía de Tránsito

Sin registro

Sin registro Sin registro

Sin registro Sin registro

Activotrabajando Sin Sin Sin Sin Sin 208-569 Policía de Tránsito Activoregistro registro registro registro registro trabajando Sin Sin 158-036 Sede Puriscal 0 1h 16h Activoregistro registro trabajando Sin Sin 144-190 Sede Puriscal 5h 0 22h Activoregistro registro trabajando ** No fue suministrado el inventario actualizado a la fecha de redacción de este informe, funcionario encargado no se encuentra laborando. Sin registro

Sin registro

debido a que el

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Como se muestra en las imágenes anteriores, según consigna el SAEM existen equipos con más de dos meses de no presentar actividad y aparecen asegurados en ese sistema. Al respecto, con oficio DVA-DSGT-2016-0602 del 5 de julio del presente año, la Dirección de Servicios Generales indica que: “… se debe aclarar que esto obedeció a una inconsistencia en el sistema SAEM, la cual fue comunicada en su momento al Departamento de Sistemas de la Dirección de Informática, al respecto, en fecha 26 de abril se nos informó de que fue debidamente corregida la misma, en resumen esta dicha situación está solventada” (sic). Además, el Departamento de Control de Transportes suministró los oficios que respaldan la exclusión de la póliza de los equipos mencionados, no obstante lo anterior, la consulta por parte de esta Auditoría al SAEM fue entre el 3 y el 8 de junio como se muestra en cada recuadro, por lo que a esa fecha aún se presentaban en el sistema las inconsistencias señaladas. En cuanto a las actividades de supervisión, según señala la Directora de Servicios Generales las mismas se dan durante todo el proceso de aseguramiento, existe fiscalización por medio del SAEM, mediante la alimentación de información y la verificación de acciones de maquinaria, revisión técnica, cuotas de combustible, etc. requisitos que se deben aportar para la firma del documento final en el cual se da el visto bueno por parte de la Jefatura y Subjefatura del Departamento de Control de Transportes y finalmente la supervisión del trámite solicitado al INS recae en la Directora de Servicios Generales y Transportes. P á g i n a 31 | 44

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Al respecto, en el Informe N° DAG-I-58-2015 “EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE EQUIPO Y MAQUINARIA (SAEM) COMO PARTE DE LA AUTOMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS A NIVEL INSTITUCIONAL” se señaló que:

“… a pesar de la existencia de controles automatizados mediante el Sistema, algunos trámites todavía se realizan en forma manual, procesos como el control de las pólizas de seguros son realizados por medio de herramientas de ofimática como Word y Excel, posteriormente cuando se tiene seguridad de que los datos son fiables, estos son ingresados al sistema SAEM, que según indica la Jefatura del Departamento de Control de Equipo, prácticamente este proceso se realiza por medio de dichas herramientas ya que el sistema no brinda una confiabilidad de los datos que ahí se consignan, sobre este mismo tema la Dirección de Maquinaria y Equipo mediante oficio DVOP-DGMYEDCE-2015-873, con fecha del 13 de agosto de 2015, indica lo siguiente: “Los controles que se realizan para verificar que la información que se ingresa sea completa, oportuna y fiable, se requiere que primero cada Contralor de Equipo de las distintas zonas o responsables de las dependencias que utilizan el sistema recopilen la información del Reporte Semanal del Operador y la incluyan en el sistema, asimismo desglosarla e incluirla en un archivo de Excel que es enviado a este departamento, con este documento físico se verifica que la información se ha incluido correctamente y que los datos coincidan con los reflejados en el sistema SAEM…”

Además, que el Departamento de Control de Equipo y Maquinaria debe realizar doble trabajo ya que primero realizan esta actividad de forma manual y posteriormente la ingresan al sistema, Asimismo, procesos como las acciones de maquinaria requieren de firmas físicas para poder dar trámite a la solicitud realizada como: reparaciones, mantenimientos, cambios de estado de los vehículos, entre otros, actividades que se se pueden realizar por medio del sistema. Sin embargo, como se ha indicado se detectaron casos de equipos varados con más de dos meses sin haber sido excluidos de la póliza correspondiente por lo que se reitera que los controles existentes con base en los sistemas no son suficientes para la aplicación y detección oportuna de irregularidades. CRITERIO Esta situación es incongruente a lo establecido en el artículo 7 de la Ley General de Control Interno N° 8292, donde se establece la obligatoriedad de disponer de un sistema de control interno y que los entes y órganos sujetos a ella dispondrán de sistemas de control interno aplicable, completo, razonable, integrado y congruente con sus competencias y atribuciones institucionales. Además, el artículo 17, inciso b, de la Ley General de Control Interno establece “…que la administración activa realice, por lo menos una vez al año, las autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno del cual es P á g i n a 32 | 44

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responsable. Asimismo, que pueda detectar cualquier desvío que aleje a la organización del cumplimiento de sus objetivos”. Por su parte, el artículo 10 de la citada Ley establece que “…será responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para su efectivo funcionamiento”. El artículo 12 de esta Ley indica que “…en materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá cumplir, entre otros, los siguientes deberes: a) Velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente o del órgano a su cargo d) Asegurarse de que los sistemas de control interno cumplan al menos con las características definidas en el artículo 7 de esta Ley”. Esta situación tampoco se apega a lo dispuesto en la Norma 5.8 de las Normas de Control Interno para el Sector Público, la cual indica que “… el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer los controles pertinentes para que los sistemas de información garanticen razonablemente la calidad de la información y de la comunicación, la seguridad y una clara asignación de responsabilidades y administración de los niveles de acceso a la información y datos sensibles, así como la garantía de confidencialidad de la información que ostente ese carácter”. Lo anterior se encuentra en el Marco Normativo de este informe. CAUSA La falta de la autoevaluación del sistema de control interno, limita la capacidad de fortalecer su funcionamiento para obtener alertas oportunas que permitan administrar los factores de riesgo, corregir desviaciones a tiempo, facilitar la gestión institucional y garantizar razonablemente el logro de los objetivos y metas trazados. La ausencia de actividades de un control adecuado mediante mantenimiento y actualización de sistemas, sobre la información que alimenta los sistemas involucrados, genera un alto riesgo al sistema de control interno institucional en lo referente al control de los equipos tanto pesado como liviano para efectos de aseguramiento. Asimismo, la responsabilidad de los contralores de equipo, no comunicada formalmente, representa un debilitamiento de los mecanismos de control empleados por la Administración.

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2.4. Objetivo Específico No.4 HALLAZGO 2.4.1:

“EL ASEGURAMIENTO DE LOS VEHÍCULOS PESADOS SE REALIZA EN FORMA MANUAL”

CONDICIÓN El Proceso de Aseguramiento del Equipo Pesado se realiza de forma manual, para lo cual se cuenta con la colaboración del señor José Antonio Ramírez. Conjuntamente con el Jefe valida manualmente la información, utilizando una serie de criterios para determinar si un vehículo pesado continúa asegurado o no, entre los criterios empleados tenemos revisión técnica vencida, equipo varado, entre otros. Es por esta razón que al realizarse el Proceso de Aseguramiento del Equipo Pesado, no se generan registros o bitácoras, de los pasos que se realizaron por parte del personal a cargo de realizar ese Proceso, a pesar que la Institución cuenta con una herramienta informática denominada Sistema de Administración de Equipo y Maquinaria (SAEM), que dispone de un módulo para Seguros (tal como se muestra en la Imagen Nª1), que de momento es utilizado para el registro de información correspondiente a Equipo Liviano. Imagen Nª1 Sistema de Administración de Equipo y Maquinaria (SAEM)

Fuente: Pantalla Inicial del SAEM

CRITERIO Las Normas Técnicas para la Gestión y el control de las tecnologías de información (N-2-2007-CO-DFOE), en el Capítulo I Normas de aplicación general, apartado 1.2 Gestión de la calidad: P á g i n a 34 | 44

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“La organización debe generar los productos y servicios de TI de conformidad con los requerimientos de sus usuarios con base en un enfoque de eficiencia y mejoramiento continuo”

Debido a que de momento el proceso se realiza de forma manual, a pesar de existir una herramienta institucional automatizada, que debe ser adaptada para responder a las necesidades específicas de Equipo Pesado, esto representa una debilidad al disponer de un aplicativo, que deber ser acondicionado a la operativa específica de Equipo Pesado. CAUSA El SAEM se originó para atender primariamente las necesidades de Equipo Liviano, por esa razón los primeros requerimientos desarrollados fueron esos, los cuales no se han adaptado a la maquinaria pesada. Se ha solicitado a la Dirección de Informática la priorización de la atención de los requerimientos relacionados con Equipo Pesado, para que la funcionalidad del Sistema se vea enriquecida, y se pueda llevar el control de los Seguros de Equipo Pesado, de forma más ágil, por medio del SAEM. HALLAZGO 2.4.2: “Uso de Plantilla de Excel para el Control del Proceso de Aseguramiento del equipo pesado”

CONDICIÓN Como parte del Proceso de Aseguramiento de Equipo Pesado, del Departamento de Control de Equipo lleva un Excel donde se registra información, y sirve para la toma de decisiones de los encargados de determinar si un equipo permanece o no asegurado. Se procede a validar que la información consignada en el Excel, suministre datos que sean fiables y brinden apoyo a la Administración, para la toma de decisiones, sin embargo dicho Excel no posee un control sobre las modificaciones que se realizan a la información, tales como Equipo que no se encuentra identificado (imagen N°1)y vacíos de información (imagen N° 2).

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Imagen Nª1. Equipo sin identificar

Fuente: Información suministrada por el Departamento de Control de Equipo.

Imagen Nª2. Vacíos de información

Fuente: Información suministrada por el Departamento de Control de Equipo.

Si bien es cierto que el Excel es una alternativa inmediata, que aunque eficaz, no brinda niveles adecuados de seguridad en lo relacionado con el acceso y generación de bitácoras que permitan validar la trazabilidad de la información. CRITERIO Las Normas Técnicas para la Gestión y el control de las tecnologías de información (N-2-2007-CO-DFOE), en el Capítulo I Normas de aplicación general, apartado 1.4.7 Continuidad de los servicios de TI, debido a que: “La organización debe mantener una continuidad razonable de sus procesos y su interrupción no debe afectar significativamente a sus usuarios”

Debido a que la Plantilla de Excel utilizada como medida para llevar el Control de los Seguros de Equipo Pesado, no garantiza niveles adecuados de seguridad a la información, esta norma presenta vulnerabilidad, porque si el Excel sufre algún daño o desperfecto, la información se verá comprometida y el servicio interrumpido por tiempo indefinido en caso de no poder recuperarse oportunamente los datos. P á g i n a 36 | 44

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CAUSA Esta medida fue adoptada para llevar un Control de la Información que ingresa al Departamento y se utiliza para realizar el Proceso de Aseguramiento de Equipo Pesado, pero presenta el inconveniente que es una solución sensible al cambio, ya que la información puede ser modificada sin que quede un registro adecuado, ni se identifique el usuario que la accede.

HALLAZGO 2.4.3:

“Carencia de Respaldos de Información del Proceso de Aseguramiento del equipo pesado”

CONDICIÓN El respaldo del Excel utilizado para llevar a cabo el Proceso de Aseguramiento del Equipo Pesado, se realiza únicamente en la computadora del encargado de colaborar con dicha tarea. Situación que representa un riesgo, debido a que en caso de pérdida o daño, la información puede presentar pérdida parcial o total, a partir de un daño que se pueda generar en el archivo que se utiliza. CRITERIO Las Normas Técnicas para la Gestión y el control de las tecnologías de información (N-2-2007-CO-DFOE), en el Capítulo I Normas de aplicación general, apartado 1.4 Gestión de la seguridad de la información: “La organización debe garantizar, de manera razonable, la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, lo que implica protegerla contra uso, divulgación o modificación no autorizados, daño o pérdida u otros factores disfuncionales…”

Debido a que no se cuenta con respaldos adicionales de información, la misma puede perderse o verse afectada en caso de algún desperfecto que se ocasione en el equipo del encargado de realizar el Proceso de Aseguramiento de Equipo Pesado. CAUSA La ausencia de respaldos obedece a que hasta el momento no ha sucedido ningún problema que comprometa sensiblemente la información que maneja el Excel.

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3. CONCLUSIONES Objetivo Específico No. 1 3.1. En la revisión del proceso de aseguramiento se determinó que no existe un procedimiento oficializado que integre todas las actividades relacionadas con el aseguramiento de la maquinaria pesada del Ministerio, que establezca a su vez los controles, el grado de participación y responsabilidad que compete a los funcionarios del Departamento de Control de Equipo, solo se incluye en las funciones consignadas, lo cual genera el riesgo de que los funcionarios encargados de ejecutar las actividades no cuenten con instrucciones por escrito, claras y precisas para realizar las tareas encomendadas de forma uniforme y transparente en cumplimiento con los objetivos institucionales. (Refiérase al hallazgo N° 2.1.1) 3.2. Según establece el procedimiento, el contralor de equipo se encarga de reportar cuando los equipos están varados para que se excluyan los equipos de las pólizas respectivas y de consignar la información del SAEM, por lo que resulta importante la calidad y confiabilidad de la información que se genera de manera que la Administración pueda contar con datos reales y precisos sobre ubicación y estado del equipo. (Refiérase al hallazgo N° 2.1.1) 3.3. El procedimiento establecido en el Sistema de Información Organizacional (SIOR) referente al proceso de Aseguramiento de Vehículos Oficiales del MOPT en el INS, se determinó que el relacionado con la Dirección de Servicios Generales y Transportes está actualizado y oficializado recientemente en mayo 2016, por parte de la Unidad de Planificación Institucional (UPI). (Refiérase al hallazgo N° 2.1.2) Objetivo Específico No.2 3.4. El Departamento de Control de Transportes cuenta con tres profesionales y un técnico para la administración de las flotas vehiculares mientras que el Departamento de Control de Equipo solo cuenta con un oficinista para realizar esas labores. El control interno debe incluir las políticas y los procedimientos necesarios para asegurar una apropiada planificación y administración del recurso humano, el no contar con suficientes recursos eventualmente podría generar que no cumplan con sus funciones en forma adecuada, lo cual puede causar atrasos en la actualización de la información y no disponer de la misma en forma oportuna. (Refiérase al hallazgo N° 2.2.1)

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3.5. El Departamento de Control de Equipo presenta limitaciones en cuanto a la suficiencia de personal para el desarrollo de sus funciones debido a que a la fecha no se ha solucionado lo relacionado con el congelamiento de las plazas. Lo anterior, genera el riesgo de no contar con información oportuna, confiable y suficiente. (Refiérase al hallazgo N° 2.2.1) Objetivo Específico No.3 3.6. Se determina que las coberturas que resguardan los equipos livianos de la Institución son asignadas de acuerdo con el criterio de la Administración fundamentadas en las necesidades del Ministerio, cuya decisión final es aprobada en la Dirección de Servicios Generales. Los montos cancelados al INS para el equipo liviano ascendieron a ¢606.705.442,00. (Refiérase al hallazgo N° 2.3.1) 3.7. Se evidencia un débil control interno en materia de aseguramiento de la maquinaria pesada. Los mecanismos de control que se utilizan son insuficientes para la detección oportuna de irregularidades que se presentan tanto en el Plantel Central como en las Direcciones Regionales, debido a la información que se incluye en el Sistema correspondiente para tal control (SAEM). Lo anterior genera el riesgo de inducir a error a los usuarios de información por estar incompleta o desactualizada. (Refiérase al hallazgo N° 2.3.1) 3.8. En el caso del equipo pesado se paga aproximadamente por año ¢700 millones y cuyos controles dependen también de la información suministrada por los Contralores de Equipo y el SAEM, sin que exista un control confiable en las Direcciones Regionales de que un equipo no salga a trabajar sin seguro, generando el riesgo de pérdidas económicas así como una eventual afectación de la imagen institucional. (Refiérase al hallazgo N° 2.3.1) 3.9. En el caso de las Direcciones Regionales y equipos asegurados de la póliza Q 69, el trámite de inspección se realiza únicamente en las oficinas centrales del INS por lo que se tarda entre un mes o más para que se le realice la inspección. (Refiérase al hallazgo N° 2.3.2). 3.10. Producto de la revisión de la información consignada en el SAEM, se determinaron inconsistencias de equipos sin actividad registrada durante varios meses cuyo estado se muestra como varado y con póliza de seguros activa según el Sistema. El Departamento de Control de Transportes envió los oficios de exclusión de la póliza y solicitó a la Dirección de Informática se solucionara esa situación desde abril de 2016, no obstante a la fecha de revisión de esta Auditoría (junio 2016) aún se mostraban las inconsistencias. P á g i n a 39 | 44

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Lo anterior genera el riesgo de no contar con información confiable y no detectar oportunamente estos casos. (Refiérase al hallazgo N° 2.3.3) 3.11. El SAEM es un sistema que no brinda confiabilidad de los datos que se consignan tal como se había señalado en el informe DAG-I-58-2015 “EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE EQUIPO Y MAQUINARIA (SAEM) COMO PARTE DE LA AUTOMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS A NIVEL INSTITUCIONAL. Lo que genera el riesgo de no contar con información real y

por lo tanto una posible toma de decisiones errónea. (Refiérase al hallazgo N° 2.3.3) 3.12. En el caso de las Direcciones Regionales cada Contralor de Equipo recopilan la información del Reporte Semanal del Operador y la incluyen en el sistema, asimismo la desglosan e incluyen en un archivo Excel que envían al Departamento de Control de Equipo y con base en ese documento verifican que la información sea incluida correctamente y que los datos coincidan con el SAEM. (Refiérase al hallazgo N° 2.3.3) 3.13. Se presenta una imposibilidad para la generación de pistas de Auditoría, que permita hacer búsquedas en la información que se trabaja, de forma que se permita identificar datos significativos como la persona que realizó el cambio, el cambio realizado, fecha y hora en que se modificó la información, entre otros. (Refiérase al hallazgo N° 2.4.1, 2.4.2, 2.4.3) 3.14. La ausencia de un control para el respaldo de las operaciones que se realizan representa un riesgo que puede generar pérdidas parciales o completas de la data, lo que incidiría en atrasos operativos, y modificaciones, que no permiten conocer el responsable de alguna alteración. (Refiérase al hallazgo N° 2.4.1, 2.4.2, 2.4.3) 3.15. La ausencia de respaldos de información relacionada con el Proceso de Aseguramiento de Equipo Pesado, representa un riesgo de posible pérdida de información, en caso de verse afectado parcial o completamente el archivo utilizado para la realización del proceso manualmente. (Refiérase al hallazgo N° 2.4.1, 2.4.2, 2.4.3)

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4. RECOMENDACIONES AL DIRECTOR DE LA DIRECCIÓN DE EQUIPO Y MAQUINARIA Instruir al Departamento de Control de Equipo y Maquinaria para el cumplimiento de las siguientes recomendaciones: 4.1. Coordinar con la Dirección de Planificación Institucional, para que se elabore un procedimiento para el proceso de aseguramiento institucional el cual debe contener una descripción lógica y detallada de las actividades que deben realizarse para la ejecución de éste, con indicación clara de quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse estas actividades, señalando el grado de participación y responsabilidad por estas, de forma que se cuente con instrucciones por escrito claras y precisas para realizar las tareas encomendadas de forma uniforme, lo anterior con el fin de garantizar una gestión eficiente y eficaz que le permite alcanzar sus objetivos y por ende coadyuvar al cumplimiento de las metas institucionales. Para el cumplimiento de lo anterior, esta Auditoría considera el plazo de ley de diez días a partir de aceptado el presente informe. (Referirse al punto 3.1). 4.2. Una vez actualizadas y oficializadas funciones y procedimientos gestionar su divulgación y vigilar su correcto funcionamiento. Para el cumplimiento de lo anterior, esta Auditoría considera un plazo estimado de un mes, adicional a los diez días del plazo de ley para el cumplimiento de la recomendación anterior. (Referirse al punto 3.1) 4.3. Gestionar con los Directores Regionales, mecanismos de control que permita a la Administración tener garantía de que la información recopilada por los contralores de equipo es confiable y que los equipos que estén varados sean reportados oportunamente y se cumpla lo establecido en los procedimientos respectivos. Para el cumplimiento de lo anterior, esta Auditoría considera un plazo estimado de un mes a partir de aceptado el presente informe. (Referirse al punto 3.2 y 3.12). 4.4. Establecer mecanismos de control para que los contralores de equipo realicen sus funciones de acuerdo con lo establecido y se establezcan las responsabilidades que eventualmente deriven por las decisiones u omisiones que al respecto tomen y que no permitan que los vehículos de la Institución salir sin tener el seguro vigente y así evitar sanciones o multas para el Ministerio de Obras Públicas y Transportes. Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo suficiente quince días a partir de aceptado el presente informe. (Refiérase al punto Nº 3.7 y 3.8.).

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4.5. Gestionar ante la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos las necesidades de recursos suficientes, con la finalidad de que se asigne personal para que puedan ejecutar las labores con el fin de brindar una garantía razonable del cumplimiento del alcance de las funciones y contar con suficiente recurso humano para cumplir con sus objetivos. Para el cumplimiento de lo anterior se considera el plazo de ley de diez días a partir de aceptado el presente informe. (Refiérase al punto Nº 3.4 y 3.5.). 4.6. Coordinar con la Dirección de Informática para contar con un cronograma actualizado para la atención de los requerimientos planteados como parte del fortalecimiento del SAEM, que estén relacionados con el Proceso de Aseguramiento de Equipo Liviano y Pesado, de forma que se reduzca la intervención del usuario para la asignación o des asignación de Seguros, relacionados con equipos institucionales, y sea el Sistema que automáticamente realice esta tarea. (Refiérase al punto Nº 3.7, 3.8, 3.10, 3.11.). 4.7. Fortalecer las medidas utilizadas para llevar el Control de los trámites que se gestionan relacionados con el Aseguramiento del Equipo Pesado, que permita establecer responsables directos de dar mantenimiento, a la administración del Excel, y que se registren las modificaciones realizadas, por distintos usuarios. (Refiérase al punto Nº 3.13.). 4.8. Designar a un responsable de realizar oportunamente respaldos de información, correspondiente a la herramienta utilizada por el Departamento para el Proceso de Aseguramiento de Equipo Pesado, de forma que en caso de verse afectada la información consignada, pueda ser recuperada y utilizada, sin que se vea afectada ni comprometida la operativa del Departamento. (Refiérase al punto Nº 3.15.). 4.9. Comunicar en un plazo de diez días posteriores a la recepción del presente informe, de acuerdo con lo que establece el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, las gestiones realizadas en atención a lo recomendado por esta Dirección, aportando la documentación que evidencie lo actuado al respecto. Al Director de la División Administrativa 4.10. Coordinar con la Dirección de Informática la revisión del Sistema SAEM con el propósito de evitar que se presenten inconsistencias como las señaladas en el hallazgo 2.3.3., que permita a la Administración tener garantía de que la información consignada en el SAEM es confiable. Para el cumplimiento de lo anterior, esta Auditoría considera el plazo de ley de diez días a partir de aceptado el presente informe. (Referirse al punto 3.10). P á g i n a 42 | 44

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4.11. Comunicar en un plazo de diez días posteriores a la recepción del presente informe, de acuerdo con lo que establece el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, las gestiones realizadas en atención a lo recomendado por esta Dirección, aportando la documentación que evidencie lo actuado al respecto. Finalmente, las recomendaciones emitidas procuran contribuir con la Institución en la corrección de las deficiencias que han sido identificadas por esta Auditoría y qué, como también se ha expuesto, reflejan debilidades de gestión de relevancia para la Administración.

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