Contabilidad para las Organizaciones

Reconocimiento de los beneficios a los empleados

Módulo 2 2021

Oficina de Educación

Virtual USTA

Contabilidad para las Organizaciones

Módulo 2 Reconocimiento de los beneficios a los empleados

Autor William Alberto Guerrero

2021

Oficina de Educación

Virtual USTA

DIRECTIVOS SANTO TOMÁS Fr. José Gabriel Mesa Angulo, O.P Rector Fr. Eduardo González Gil, O. P. Vicerrector Académico General Fr. Wilson Fernando Mendoza Rivera, OP. Vicerrector Administrativo y Financiero General Fr. Luis Antonio Alfonso Vargas O.P. Decano de la División de Ciencias Jurídicas y Políticas Ph. Alejandro Gómez Jaramillo Decano Facultad de Deracho Mg. Liliana Chaparro Moreno Directora de la Especialización en Defensa de los Derechos Humanos AUTOR DISCIPLINAR División de Educación Abierta y a Distancia Facultad de Ciencias y Tecnologías Administración de Empresas Abril de 2021 Contabilidad para las Organizaciones Módulo 2: Reconocimiento de los beneficios a los empleados Autoras : William Alberto Guerrero ASESORÍA Y PRODUCCIÓN Mg. Carlos Eduardo Álvarez Martínez Coordinador Oficina de Educación Virtual Mg. Wilson Arley Sánchez Pinzón Asesor tecnopedagógico, corrector de estilo y diseñador instruccional Prof. Diego Fernando Jaramillo Herrera Diseñador gráfico Oficina de Educación Virtual Universidad Santo Tomás Sede Principal - Bogotá

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Reconocimiento de los beneficios a los empleados

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CONTENIDO DEL MÓDULO 2 Problematización - Situación de aprendizaje - Contexto

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Preguntas orientadoras

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Análisis instruccional (Síntesis de contenido)

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Metodología

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Introducción – Presentación

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1. Reconocimiento de Beneficios a los Empleados.

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1.1. Reconocimiento contable de los beneficios a los empleados.

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1.2. Tipos de beneficios, medición posterior e información a revelar.

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1.3 Liquidación de Nómina. Bibliografía / Webgrafía

27 36 Páginas

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PROBLEMATIZACIÓN SITUACIÓN DE APRENDIZAJE - CONTEXTO La contabilidad en las organizaciones juega un papel fundamental en la administración de la empresa, es indispensable conocer la situación actual del negocio, analizar los hechos económicos y el efecto sobre los elementos de los estados financieros, es transcendental contar con un sistema de información confiable, razonable y actualizado para conocer de primera mano la situación financiera de la empresa y realizar proyecciones y escenarios del estado del negocio a largo plazo. Es importante identificar y analizar a fondo Beneficios a los empleados, tipos de retribuciones que se proporciona a los trabajadores a cambio de sus servicios, tratamiento contable, revelación de información financiera respecto de los beneficios, pasivos por prestación de servicios, gasto de consumir beneficio económico procedente del servicio prestado por el empleado a cambio de los beneficios. Entre los conceptos más importantes que se desarrollaran en el segundo módulo de Contabilidad para las Organizaciones, está el reconocimiento contable de los beneficios a los empleados, los tipos de beneficios, medición posterior e información a revelar y la liquidación de Nómina

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PREGUNTAS ORIENTADORAS Teniendo en cuenta la importancia de la Contabilidad en las organizaciones en la gestión de las mismas se plantean las siguientes preguntas problematizadoras: ¿Como influye las normas, criterios y metodologías de reconocimiento y medición de hechos económicos, en cuanto a la gestión, manejo, retribución, revelación, medición de gastos y pasivos del beneficio económico procedente de los servicios prestados? ¿Cuál es el tratamiento contable y la forma de reconocer, medir, presentar, revelar, medición inicial y posterior de la información financiera procedentes de los beneficios a empleados?

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ANÁLISIS INSTRUCCIONAL (SÍNTESIS DE CONTENIDO) MÓDULO 2. Reconocimiento de los beneficios a los empleados El módulo 2 se presenta a partir de los siguientes temas: Reconocimiento de Beneficios a los Empleados Reconocimiento contable de los beneficios a los empleados. Tipos de beneficios, medición posterior e información a revelar. Liquidación de Nómina.

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METODOLOGÍA El módulo 2 ha sido estructurado de la siguiente manera: En este módulo el estudiante identifica y comprende los conceptos de beneficios empleados, teniendo en cuenta los tipos de contrato laboral y la normatividad laboral colombiana, tales como sueldos, auxilio de transporte, horas extras, comisiones, viáticos, descuentos por seguridad social, retenciones, parafiscales y provisiones de prestaciones sociales. De igual manera además de la liquidación de la nómina, es importante las liquidaciones de prestaciones sociales definitivas, la consolidación anual de prestaciones sociales, registro con table de la causación y pago de la nómina, registro contable de la causación y pago de las prestaciones sociales y de la consolidación anual de prestaciones sociales. La estrategia de aprendizaje para el desarrollo del módulo corresponde con el Aprendizaje por descubrimiento y aprendizaje basado en problemas; Estas estrategias permiten que el estudiante se acerque a los conceptos iniciales de contabilidad. El estudiante deberá asumir un papel activo en su aprendizaje, articulando lo que aprende con lo que hace, con relación estrecha entre la teoría y la práctica, por ello el objetivo es fortalecer las competencias de los estudiantes con el fin que adquieran nuevas habilidades necesarias para su formación por medio de metodologías participativas, vivenciales y prácticas, por medio de debates, soluciones de casos, trasladando los conocimientos al proceso de toma de decisiones en la práctica.

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INTRODUCCIÓN – PRESENTACIÓN La globalización, la diversidad y los acelerados avances de las comunicaciones y la tecnología han contribuido al acercamiento del comercio entre los diferentes países, y con el propósito de tener una historia clara, uniforme, trasparente y fidedigna de los hechos económicos se requiere una contabilidad que sea comprensible y pueda ser analizada por las diferentes partes involucradas, es por ello que se habla de una contabilidad internacional o una contabilidad bajo las normas internacionales de información financiera NIIF. El sistema de información financiera en una economía globalizada juega un papel fundamental en el acceso a la información cumpliendo con uno de los objetivos fundamentales como lo es el de suministrar información oportuna y confiable para la toma de decisiones, de tal manera que ese será uno de los objetivos fundamentales y para ese propósito deberá apoyarse en las normas universales para que la información que sea emitida y enviada este preparada sobre normas y principios aceptados por todos. Con la globalización es indispensable la transparencia y la fiabilidad de la información por tal motivo y para asegurar el cumplimiento de estos requisitos, esta puede ser garantizada bajo la armonización contable internacional, aunque existan barreras como el idioma, la moneda, los formatos de presentación, diversidad de principios y normas de reconocimiento contable, para asegurar la posibilidad de realización de negocios con empresas de diversos países que sean comparables a nivel mundial.

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1 Reconocimiento de los Beneficios a Empleados La NIC 19 comprende todos los beneficios a empleados los cuales las retribuciones que las empresas proporcionan a sus trabajadores, por el valor de la prestación de sus servicios, incluye los beneficios derivados del contrato de trabajo como los beneficios y los derivados de la terminación del contrato de trabajo, y los beneficios a sobrevivientes.

Ilustración 1Beneficios Empleados. Recuperado de: https://pxhere.com/es/photo/1450987

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1.1 Reconocimiento contable de los beneficios a los empleados. Las retribuciones a que tienen derecho los empleados se originan en las normas legales en los cuales la empresa efectuara los aportes y obligaciones y por acuerdos formales que se hayan celebrado entre trabajadores y empleadores. Es decir, incluye todas las contraprestaciones directas e indirectas que reciben los colaboradores porque todas las empresas utilizan mano de obra en mayor o menor intensidad para llevar a cabo actividades principales y de apoyo, es decir que prestan sus servicios de manera directa, así sea tiempo parcial o tiempo completo, temporal, medio tiempo, catedra, ocasional, incluyendo todos los cargos independientemente del área y el personal de junta directiva si es del caso. Esto no incluye el personal contratado por prestación de servicios, subcontratación, o servicios tercerizados o con otras entidades bajo cuenta y riesgo de ellos mismos, como por ejemplo los servicios de vigilancia, aseo, contabilidad, etc.

1.2 Tipos de beneficios, medición posterior e información a revelar. Los beneficios a empleados comprenden los beneficios de los empleados como las personas que dependen de ellos. El reconocimiento de los beneficios a empleados debe realizarse en el periodo en el cual tengan derecho como resultado de la prestación de servicios, es decir afectando el gasto y el pasivo. Los que no se paguen mensualmente se reconocerán cada mes. Se conocen cuatro tipos de beneficios a empleados, que son:

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1.2.1 Beneficios de corto plazo Son todos los conceptos que se le pagan a los empleados, generalmente debe ocurrir cada mes del periodo contable a los cuales los empleados tienen derecho y como máximo se paga un años después de la fecha de corte, estos son:

Ilustración 2 Beneficios Empleados, recuperado de: https://pixabay.com/es/illustrations/fecha-l%C3%ADmite-l%C3%ADnea-de-tiempo-ne gocio-3124146/

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Sueldos: es el valor nominal pactado en el contrato de trabajo y que se estipula se liquida de manera quincenal o mensual, este valor debe ser superior igual o superior a un salario mínimo legal de acuerdo con la norma del país, podrá pactarse como ordinario o como integral en cuyo caso si se trata de salario integral deberá ser igual o superior a diez veces el salario mínimo, como también podrá pactarse salario en especie como por ejemplo alimento, alimentación, vestuario, en cuyo caso el valor pactado en especia no podrá exceder el 30% del salario nominal, de igual manera se liquidara proporcionalmente de acuerdo con el número de días trabajados.

Ilustración 3 Sueldos Empleados, recuperado de: https://pixabay.com/es/illustrations/persiguiendo-dinero-ejecutar-3744753/

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Subsidio de Transporte: Por algunos llamado auxilio de transporte, no forma parte del salario, y tienen derecho a los empleados que devengan hasta dos salarios mínimos mensuales legales vigentes, esto sin incluir otros conceptos en este computo, más que el sueldo nominal pactado, y la finalidad de este auxilio es ayudara los empleados con los gastos de transporte desde el lugar de residencia y hasta el sitio de trabajo, siempre y cuando el trabajador no cuente con ningún servicio de transporte, que el trabajador resida a mas de un kilometro de distancia del lugar de residencia al trabajo, es decir que sea necesario que tenga que tomar algún transporte para llegar al sitio de trabajo, además de cumplir con el mandato legal el pagar este auxilio de acuerdo con la norma da la tranquilidad al colaborador que existen buenas y justas condiciones para trabajar en la organización, el objetivo es garantizar que el empleado no asumo este costo de su bolsillo, por que este concepto es solamente para movilizarse al trabajo, y no excluyente con otros auxilios como por ejemplo el auxilio de rodamiento.

Ilustración 4 Auxilio de Transporte. Recuperado de: https://www.pexels.com/es-es/foto/globos-de-aire-caliente-en-el-cielo-2325446/

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Horas Extras: Son los pagos por trabajo adicional realizado en una jornada diferente o ala jornada laboral, pero que están sujetos a la jornada laboral del trabajador, porque estas serán laboradas una vez terminada la jornada laboral, y la jornada que se toma como referencia para determinar si se trabajan horas extras es la jornada pactada entre las partes que es llamada jornada laboral ordinaria, y existen los siguientes tipos de horas extras:

Ilustración 5 Horas Extras empleados. Recuperado de: https://www.pexels.com/es-es/foto/hombre-gente-ordenador-portatil-oficina-7439129/

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Hora Extra Diurna: Es la hora extra que se trabaja entre las 6 a.m. y las 9 p.m., y tiene un recargo en el pago del 25% sobre el valor de la hora ordinaria diurno. La legislación colombiana ha reglamentado una jornada máxima legal de cuarenta y ocho (48) horas a la semana lo que indicaría que podrían ser ocho (8) y lo que exceda de este tiempo se configura como horas extras que debe remunerarse con un valor más alto respecto del valor habitual dependiendo el horario del día en el cual se labore. Ahora si en las organizaciones por decisión de la organización o por acuerdo colectivo con los empleados se ha acordado otra jornada legal inferior a la legal pues deberá tenerse en cuenta esta ultima para poder liquidar las horas extras. Horas Extras Nocturnas: Es la hora extra que se trabaja entre las 9 p.m. y las 6 a.m. del día siguiente y generalmente se labora después de haber terminado la jornada ordinaria, y tiene como recargo el 75% sobre el valor de la hora ordinaria diurna. No obstante, si la jornada ordinaria pactada con el trabajador no es diurna si no nocturna, el trabajo nocturno no será extra, pero si gozara del recargo nocturno. Hora extra Dominical o festiva diurna: Es la hora extra que se trabaja un domingo o festivo en el horario diurno, se debe liquidar con un recargo extra del 75% mas un recargo del 25% correspondiente al recargo diurno, es decir en total un recargo del 100%. Estas horas deben laborarse en un horario comprendido entre las 6 a.m. y las 9 p.m. Hora extra Dominical o festiva Nocturna: Es la hora extra que se trabaja un domingo o festivo en el horario nocturno, se debe liquidar con un recargo extra del 75% más un recargo del 75% correspondiente al recargo nocturno, es decir en total un recargo del 150%. Estas horas deben laborarse en un horario comprendido entre las 9 p.m. y las 6 a.m. del día siguiente. El recargo Nocturno: Es el recargo que se paga al trabajador que desarrolla su jornada en el turno comprendido entre las 9 de la noche y las 6 de la mañana del día siguiente. El recargo nocturno para este tipo de horas será del 35% sobre el valor de la hora ordinaria. No obstante, si la hora ordinaria es trabajada un domingo o un festivo el recargo será del 75% del valor de la hora ordinaria. Comisiones: Son los pagos que se realizan a los empleados en función a determinada actividad, y que debe quedar estipulado en el contrato de trabajo, generalmente es la retribución del rendimiento y los objetivos, se utiliza para incentivar a los trabajadores ara que mejores la productividad, cuando el pago de estas se realiza de manera permanente, estas forman parte del salario, y por consiguiente aumentan la base o ingresos base de cotización para efectos de los descuentos de seguridad social, parafiscales y prestaciones sociales, de acuerdo con el artículo 127 del código sustantivo del trabajo y desde luego los particulares no pueden desconocer la norma y tampoco el pago al trabajador esta ligado al respectivo pago del cliente, porque el riesgo del negocio no se puede trasladar al trabajador de acuerdo con el artículo 28 del código sustantivo del

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trabajo y deberá ser pagada así el contrato de trabajo ya se haya terminado.

Ilustración 6 Comisiones Empleados. Recuperado de: https://www.pexels.com/es-es/foto/mar-naturaleza-playa-arena-6510390/ Viáticos: Son los valores que la empresa cancela a sus trabajadores cuando estos cumplen funciones laborales fuera de la sede de trabajo, los cuales cubren gastos de transporte, manutención y alojamiento. Cuando estos viáticos son pagados de manera esporádica, transitoria o accidental, es decir muy rara vez no forman parte del salario de los trabajadores, pero si estos son pagados de manera constante o permanente formara parte del salario lo que corresponda a gastos de manutención y alojamiento, pero la parte de gastos de transporte o gastos de representación no constituye salario, y debe especificarse cuanto se paga por cada uno de estos conceptos, de acuerdo con el artículo 130 del código sustantivo del trabajo. Módulo 2

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Ilustración 7 Viáticos Empleados. Recuperado de: https://www.pexels.com/es-es/foto/gente-mujer-ordenador-portatil-sentado-5717642/ Prestaciones Sociales: Los trabajadores que están vinculados por medio de contrato de trabajo, tienen derecho de acuerdo con la legislación laboral vigente, no obstante, en algunas empresas estas prestaciones pueden superar la norma legal como producto de convenciones colectivas, pactos colectivos, o decisión unilateral de las organizaciones, por fallos arbitrales, o reglamento interno de trabajo, para cubrir las necesidades de los trabajadores derivadas de la relación laboral, son una especie de pago adicional y por lo tanto no constituyen salario. Las prestaciones sociales están conformadas por: Las cesantías, la prima de servicios, los intereses de cesantías, las dotaciones y las vacaciones que son consideradas un descanso remunerado de carácter salarial.

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Ilustración 8 Prestaciones Sociales Empleados. Recuperado de: https://www.pexels.com/es-es/foto/escrito-a-mano-mujer-arte-creativo-4348401/ Prima de Servicios: El artículo 306 del código laboral colombiano establece que los empleados vinculados mediante contrato laboral se les debe pagarles un salario mensual por cada año, de los cuales se debe cancelar medio salario a más tardar el ultimo día del mes de junio y el otro medio salario a mas tardar el 20 de diciembre de la respectiva vigencia, teniendo en cuenta que no constituye salario ni debe en ningún caso computarse como salario. Para los empleados que suscriben contratos de trabajo por términos inferiores a un año la prima de servicios se calculara proporcionalmente al tiempo trabajado. Debe liquidarse y pagarse semestralmente, pero debe provisionarse cada mes en un porcentaje del 8.33% del total devengado.

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Ilustración 9 Prima de Servicios Empleados. Recuperado de: https://pixabay.com/es/illustrations/gr%C3%A1fico-%C3%A9xito-cooperaci%C3%B3n -juntos-1019845/ Cesantías: El artículo 249 del código laboral colombiano indica que todos los trabajadores tienen derecho a que se les pague un salario mensual por año de trabajo, o proporcionalmente en proporción al tiempo trabajado, se deberá liquidar el valor tenido como base el ultimo salario devengado por el trabajador si no ha variado en los últimos tres meses, en caso que haya variado se tomara el promedio del salario del último año, debe liquidarse anualmente, pero debe provisionarse mensualmente. Si los trabajadores deben salario en especie este debe incluirse para su cálculo. Deberá consignarse en el fondo escogido por el trabajador a mas tardar el 15 de febrero del año siguiente o pagarse una suma de un día de salario por cada día de retraso. El empleado podrá solicitar la liquidación de las cesantías parciales si son invertidas en construcción o mejoramiento de vivienda o pago de educación. Debe provisionarse cada mes en un porcentaje del 8.33% del total devengado.

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Ilustración 10 Cesantías Empleados. Recuperado de:

https://www.pexels.com/es-es/foto/gente-ordenador-portatil-oficina-trabajando-7438102/

Intereses de Cesantías: Los empleados tienen derecho a que se les reconozca un interés del 12% anual sobre sus cesantías anuales o lo que equivale al 1% mensual o su equivalente al tiempo trabajado que se liquidaría de manera proporcional. Este valor debe ser pagado a cancelado al trabajador a más tardar el 31 de enero del siguiente año, y deben pagarse de manera directa al trabajador, no deben ser consignados. Se puede provisionar el 1% del total devengado o el 12% mensual de la cesantía estimada.

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Ilustración 11 Intereses de Cesantías Empleados. Recuperado de: https://www.pexels.com/es-es/foto/hombre-oficina-adentro-equipo-7438101/ Vacaciones: Todos los trabajadores vinculados a una empresa mediante contrato de trabajo tienen derecho a 15 días hábiles no calendario es decir descontando los domingos y festivos, de sueldo remunerados por cada año de servicios, de acuerdo con el artículo 186 del código de trabajo colombiano, los trabajadores dedicados a la ducha por la tuberculosis, los que trabajan con rayos X, tienen derecho a 15 días de vacaciones por cada semestre. Las vacaciones se causan una vez se cumple el año de servicios y cada año de servicios otorga el derecho de disfrutar 15 días de vacaciones y se deben causar en el año siguiente en el que se causan, y pueden concederse por la empresa o por solicitud del trabajador, sin afectar el servicio ni la efectividad del descanso, en todo caso no podrán acumularse más de tres periodos de vacaciones y deberán pagarse con el sueldo que tiene el trabajador en el momento de comenzar a disfrutarlas. Las vacaciones podrán ser pagadas en dinero al y trabajador son salir a disfrutarlas, pero solo la mitad de las mismas, es decir el disfrute no debe ser como mínimo de seis (6) días, previo acuerdo escrito entre las partes, y mas aun cuando el trabajador termina su contrato de trabajo tiene derecho a que se les pague los días de vacaciones pendientes. De la misma manera que las vacaciones corrientes que se disfrutan el pago por las vacaciones que se pagan al finalizar el contrato de trabajo se realizara con base e n el ultimo sueldo. En caso que el sueldo sea variable se deberá hallar el promedio mensual

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del ultimo año, o del tiempo proporcional que haya trabajado, y sobre estas se deberán realizar los aportes parafiscales correspondientes. Debe provisionarse cada mes en un porcentaje del 4.17% del sueldo mensual.

Ilustración 12 Vacaciones Empleados. Recuperados de: https://www.pexels.com/es-es/foto/foto-de-mujer-sentada-en-un-barco-extendiendo-su s-brazos-1371360/ Dotación: De acuerdo con los artículos 230 a 235 del código sustantivo del trabajo, los Empleados tienen derecho a una dotación cada cuatro meses, correspondiente a un par de zapatos y un vestido para un adecuado desempeño de las labores contratadas, independientemente de su salario y tendrán derecho a ello los trabajadores que devenguen hasta dos salarios mínimos, y que tengas una antigüedad como mínimo cuatro (4) meses de antigüedad en la empresa. Estas dotaciones deben ser entregadas el 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre de cada año, no pueden compensarse en dinero, el trabajador está obligado a hacer uso de la dotación porque de lo contrario el empleador quedara eximido de suministrarlas en el siguiente periodo. Esta dotación no incluye los elementos para protección como overoles, botas, guantes, gafas, etc. Módulo 2

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Ilustración 13 Dotación Empleados. Recuperado de: http://www.aytexdotaciones.com/uniformes.html Seguridad Social: En primera instancia esta integrado por las entidades públicas, privadas, normas, procedimientos y los regímenes de riegos profesionales, pensión, salud, subsidio familiar y demás servicios sociales complementarios, garantiza la protección de derechos fundamentales, prestaciones asistenciales, generación de ingresos para mejorar la economía doméstica, recreación y cultura para el trabajador, y seguridad y salud en el trabajo. Aportes de Pensión: El aporte al fondo de pensiones es del 16% sobre el ingreso base de cotización, el cual se fracciona y el patrono debe aportar el 12% mientras que el empleado debe aportar el 4% que debe ser descontado del patrono de la respectiva nómina, en el momento en que el ingreso base de cotización supera los cuatro salarios mínimos el porcentaje de cotización se aumentará por encima del 1% y como máximo del 2% el cual será destinado al fondo de solidaridad pensional.

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Aportes a Salud: El aporte a la entidad promotora de salud EPS es del 12.5% sobre el ingreso base de cotización, el cual se fracciona y el patrono debe aportar el 8.5% mientras que el empleado debe aportar el 4% que debe ser descontado del patrono de la respectiva nómina. Existe una exoneración de aportes de salud para las empresas que tengas mas de dos trabajadores y que devenguen más de diez salarios mínimos mensuales. Fondo de solidaridad Pensional: Es una cuenta del gobierno central que recauda el 1% del aporte de los empleados que devengan más de cuatro salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMMLV) y hasta 16 SMMLV y de ahí en adelante aumenta 0.2% por cada SMMLV, hasta un máximo del 2% que se descontara sobre el Ingreso base de cotización, para beneficiar a las personas que no pueden acceder al beneficio de pensión. Retención en la fuente: Para este efecto debe tenerse en cuenta todos los pagos provenientes de la relación laboral y para efectos de poder realizar estos descuentos se debe realizar la depuración de los ingresos descontando los ingresos no constitutivos de renta y ganancia ocasional, las deducciones articulo 387 Estatuto Tributario (E.T.) y la renta exenta, artículos 126-1, 126-4, 206 y 206-1 E.T., (tanto las deducciones como las rentas exentas están sometidas al límite del 40% de los ingresos netos, (es decir los ingresos brutos menos los ingresos no gravados), hasta obtener la renta gravable, pero para obtener esta base deben realizarse los procedimientos 1 que se efectúa con información mensual y el procedimiento 2 que se efectúa con información anual de acuerdo con el artículo 383 del E.T. Parafiscales: Los aportes parafiscales son pagos obligatorios que deben asumir los empleadores, a entidades como el Servicio nacional de Aprendizaje SENA el 2% del Ingreso Base de Cotización IBC de la nómina mensual de la organización, el instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF el 3% del IBC, los cuales no existe la obligación legal de realizar cuando la empresa cuenta con más de dos trabajadores y cuando estos trabajadores devengan menos de diez salarios mínimos mensuales legales. Además, se debe aportar a las Cajas de compensación familiar en un porcentaje del 4% sobre el IBC. Provisión de Prestaciones Sociales: La provisión de prestaciones sociales es un registro contable que debe realizarse mensualmente sobre el valor del total devengado de la nomina mensual de la organización, esta provisión debe ser revisada y consolidada en el caso de la prima de servicios debe realizarse semestralmente y en el caso de las cesantías, los intereses de cesantía y las vacaciones de debe ajustarse anualmente de acuerdo con la consolidación anual que debe elaborar la organización. Provisión de Cesantías: Debe realizarse el valor del 8:3333% sobre el total devengado de la nómina mensual, es decir incluyendo todos los conceptos devengados en la nómina del mes. Módulo 2

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Provisión de Primas: Debe realizarse el valor del 8:3333% sobre el total devengado de la nómina mensual, es decir incluyendo todos los conceptos devengados en la nómina del mes. Provisión de Intereses de cesantías: Debe realizarse el valor del 1% sobre el total devengado de la nómina mensual, es decir incluyendo todos los conceptos devengados en la nómina del mes. Provisión de Vacaciones: Debe realizarse el valor del 4.17% sobre el sueldo mensual, es decir sin incluir los conceptos devengados en la nómina del mes, porque el sueldo en vacaciones es solo eso sin incluir otros conceptos. Prestaciones Sociales Reales: Son las prestaciones que, de acuerdo con el código sustantivo del trabajo, contempla como contraprestaciones de los trabajadores vinculados con contrato de trabajo, que pueden originarse de acuerdo con la norma legal o por acuerdo entre la empresa y los trabajadores o por pacto o convención colectiva. Cesantías: De acuerdo con el artículo 249 del código sustantivo del trabajo, los trabajadores adquieren el derecho a que se les pague un salario mensual por cada año de servicios o proporcionalmente al tiempo trabajado en caso de ser menor que un año. Para su liquidación se debe tomar el ultimo salario devengado si no ha existido variación en los últimos tres meses, en cuyo caso se toma el promedio del ultimo año, incluyendo los conceptos devengados, y deberá realizarse la liquidación el ultimo día del año o al finalizar el contrato, pero su provisión deberá realizarse de manera mensual. Prima de Servicios: De acuerdo con el artículo 306 del código sustantivo del trabajo, los trabajadores adquieren el derecho a que se les pague un salario mensual por cada año de servicios, se deberá pagar quince (15) días de salario en junio y quince (15) días de salario en diciembre y esta no constituye salario. Para su liquidación se debe tomar el promedio del último año, incluyendo los conceptos devengados, y deberá realizarse la liquidación de quince (15) días el último día del mes de junio y los otros quince (15) días a más tardar el 20 de diciembre. Intereses de Cesantías: Las organizaciones deben pagar a sus empleados intereses a las cesantías que presenten al final de cada año, de acuerdo con el tiempo laborado. Este valor también debe liquidarse proporcional en caso que la cesantía corresponda a un tiempo menor a un año a razón del 1% mensual. Vacaciones: Una vez el trabajador obtiene el derecho se pueden liquidar las vacaciones las cuales corresponden a quince (15) días hábiles de sueldo sin contar los domingos ni los festivos, en caso que el tiempo sea menor de un año, las vacaciones deberán liquidarse proporcionalmente. El reconocimiento de los beneficios a empleados de corto plazo debe realizarse en el

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periodo en el cual tengan derecho como resultado de la prestación de servicios, es decir afectando el gasto y el pasivo. Se medirán por el valor de la obligación, debiendo revelarse la naturaleza de los beneficios, la cuantía, la metodología como se estimaron los beneficios y se clasificaran como un pasivo corriente.

Ilustración 14 Beneficios Empelados corto Plazo. Recuperado de: https://pxhere.com/es/photo/1440163

1.2.2 Beneficios Post – empleo Son los beneficios a los cuales el empleado tiene derecho una vez terminada la relación laboral, es decir no se generan a raíz de la terminación laboral, sino que es un derecho adquirido, es decir son beneficios posteriores al empleo, son entregados al momento del retiro y puede ser confirmado directamente por la organización o por planes de beneficios definidos, o por planes definidos que hayan sido negociados por laudos arbitrales o negociaciones colectivas, en este grupo de incluyen las pensiones, seguros de vida o beneficios por asistencia médica, razón por la cual se deben estimar estos Módulo 2

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Ilustración 15 Beneficios Post Empleo. Recuperado de: https://actualicese.com/beneficios-post-empleo-segun-el-estandar-internacional-para-p ymes/ Planes de aportaciones definidas: Son aquellos en la cual las organizaciones pagan unas sumas de aportes fijos, sin obligación legal de pagos adicionales o pagos directos a los empleados, solamente los beneficios asegurados como pagos de primas de planes de beneficios. Planes de Beneficios Definidos: En este rublo se agrupan los beneficios que deberían ser asumidos y pagados por la organización y por lo tanto deberían realizar los cálculos actuariales correspondientes, porque si no lo hace estaría sobrevalorando el patrimonio por no reconocer un pasivo. El reconocimiento de los beneficios post empleo incluye el total neto del valor presente de las obligaciones, el valor razonable de los activos a la fecha en la que se informa y el total neto debe realizarse en el periodo en el cual tengan derecho como resultado de la prestación de servicios, es decir afectando el gasto y el pasivo. Se deberá revelar el valor de los gastos, si no tuviere información se presentará lo que se tenga disponible junto con sus implicaciones, si las hubiere.

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1.2.3 Beneficios por Terminación Son los pagos u otros beneficios a empleados los cuales la organización se compromete a realizar cuando se terminan los contratos labores, y específicamente se refiere a las indemnizaciones por finalización del contrato de trabajo por despido injustificado. Estos beneficios deberán reconocerse como un pasivo previa afectación del gasto, en el momento en que se toma la decisión de terminar el contrato, y proporcionar el beneficio por terminación. Las empresas solo pueden realizar provisiones para futuras indemnizaciones si tiene planeado realizar un proceso de restructuración de acuerdo con los datos de los empleados que deberán ser indemnizados. Se deberán medir por la mejor estimación del desembolso requerido para cancelar la deuda, y el valor presente de la obligación que se genere de los beneficios. Se deberá revelar los planes diseñados para tal efecto y la metodología que se utilizó para estimarlos.

1.2.4 Otro Beneficios de Largo Plazo Acá se incluyen los beneficios no incluidos en otras categorías, que deben ser pagados a plazo, como por ejemplo las primas de antigüedad, o las bonificaciones anuales o las bonificaciones por quinquenios, primas por fidelidad de los empleados, de tal manera que como son asumidas por las organizaciones deben realizar el cálculo actuarial correspondiente incluyendo valor presente, valor razonable, importe de ganancias o pérdidas, costos por servicios anteriores, por lo cual se debe reconocer el gasto y el pasivo. El reconocimiento de los beneficios a empleados de largo plazo debe realizarse en el periodo en el cual tengan derecho como resultado de la prestación de servicios, es decir afectando el gasto y el pasivo. Se deberá revelar la naturaleza de los beneficios, el monto y la financiación. Las organizaciones deberán revelar la política mediante la cual efectuó el reconocimiento o medición de los mimos. Se deben medir al final del periodo contable por el valor presente de la obligación, mediante el método de medición actuarial, distribuyendo los beneficios dentro de los periodos de servicio, y realizar las suposiciones actuariales respectivas.

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1.3 Liquidación de Nómina. De acuerdo con la normatividad de la organización mensual o quincenalmente se debe efectuar la liquidación de la nomina para determinar los conceptos devengados, las deducciones, los aportes de seguridad social, parafiscales y realizar las respectivas provisiones. La nómina se compone de tres partes, devengados, deducciones y Neto a pagar, mas los cargos a cargo del empleador. Total Devengado: En este apartado debe relacionar el documento, nombres y cargo dl empleados, luego la columna de sueldo nominal en el cual se deberá indicar el pactado en el contrato, posteriormente los días trabajados durante el mes o la quincena respectiva a liquidar y los demás conceptos como sueldo, el auxilio de transporte, las horas extras, comisiones y viáticos, deberá liquidarse de la siguiente manera: Sueldos Devengados = Sueldo Mensual * días trabajados Total días del mes Auxilio de Transporte = Valor auxilio Mensual * días trabajados Total días del mes Horas extras = (sueldo mensual/240) *número de horas trabajadas *factor Para tal efecto se deben tener en cuenta los siguientes factores:

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Comisiones: Se liquidará de acuerdo con el valor neto de las ventas realizadas y de acuerdo con el porcentaje de comisión pactado en el contrato de trabajo. Comisiones = (ventas netas mensuales) *porcentaje sobre las ventas pactado De la misma manera se liquidarán los demás conceptos que se originen del contrato laboral. Es importante resaltar que la nómina deberá liquidarse agrupando los empleados de cada una de las áreas con el propósito de poder afectar los respectivos centros de costo.

En la ilustración 17 se visualiza el área de operaciones los valores aparecen en fondo rosado, el área administrativa en fondo azul y el área de ventas en fondo verde. Total Deducciones: Dentro de las deducciones se debe incluir todos los descuentos que se deben efectuar por nómina entre los que se encuentran los siguientes:

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Descuento por Seguridad Social Salud = (Total Devengado-Auxilio de Transporte) *4% Descuento por Seguridad Social Pensión = (Total Devengado-Auxilio de Transporte) *4% Descuento por Seguridad Social FSP = (Total Devengado-Auxilio de Transporte) *1% Se debe tener en cuenta el siguiente cuadro para los descuentos correspondientes: Fondo de Solidaridad Pensional

Retención en la fuente: Se acuerdo con los artículos 127 y 128 del estatuto tributario se debe tener en cuenta todos los pagos que se generen en la relación laboral y para realizar el respectivo descuento existen dos procedimientos, como indica el artículo 383 del E.T. que el empleador debe aplicar durante todo el periodo gravable, en los momentos de efectuar los pagos mensuales o quincenales. El artículo 383 del E.T., contiene las tarifas que deben aplicarse por concepto de retención en la fuente

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e

Procedimiento 1: Se deberá realizar la depuración a los ingresos totales se deberán restar los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional, también las deducciones y las rentas exentas, el resultado deberá convertirse en UVT y el resultado así obtenido se ubicará en el intervalo de la tabla del articulo 383 E.T. (ver ilustración 19), con el fin de obtener el valor a retener. Procedimiento 2: Los agentes de retención deberán calcular en los meses de junio y diciembre de cada año el porcentaje fijo de retención que deberá aplicarse que deberán aplicarse sobre la base depurada de los ingresos de los trabajadores durante el siguiente semestre.

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Neto para pagar: Se obtiene de tomar el total devengado y restarle el total deducido para obtener el total a pagar. Aportes Patronales: Son los aportes que están a cargo del patrono de acuerdo con la legislación laboral. Aportes de Seguridad social Salud: (Total devengado – auxilio de transporte) *8.5% Aportes de Seguridad social Pensión: (Total devengado – auxilio de transporte) *12% Aportes de Seguridad social ARL: (Total devengado – auxilio de transporte) *0.522%, debe tenerse en cuenta la siguiente tabla de acuerdo con el sueldo devengado.

Parafiscales: Son los aportes a cargo del patrono por los conceptos de aportes a cajas de compensación, Servicio Nacional de Aprendizaje SENA y el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF. Aportes a las cajas de compensación familiar = (Total devengado – auxilio de transporte) *4% Aportes al SENA = (Total devengado – auxilio de transporte) *2% Aportes al ICBF = (Total devengado – auxilio de transporte) *3% Existe una exoneración de aportes al SENA e ICBF para las empresas que tengas más de dos trabajadores y que devenguen más de diez salarios mínimos mensuales.

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Provisión de Prestaciones Sociales: Son las provisiones contables que se realizan de la nómina mensual con el objetivo de prever los pagos de prestaciones sociales a los empleados. Provisión de Cesantías = Total devengado * 8.3333% Provisión de Intereses de Cesantías = Total devengado * 1% Provisión de Prima de Servicios = Total devengado * 8.3333% Provisión de Vacaciones = Sueldo * 4.17% Comprobante de causación de la nomina mensual: Una vez liquidada la nómina mensual se procederá a la contabilización correspondiente, como se aprecia en el siguiente comprobante, teniendo en cuenta que los costos de salarios deberán aplicarse a las cuentas de costos que comienzan por el digito 7, los gastos administrativos a las cuentas de gastos que comienzan por 51 y los gastos de ventas a las cuentas que comienzan con 52:

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Comprobante de Causación de Nómina CODIGO

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CUENTAS

DEBESanto TomásHABER Universidad

72051005

Sueldos

908.526

72051006

horas extras

72051027

auxilio de transporte

72051030

Cesantías

89.471

72051033

intereses sobre cesantías

10.737

72051036

primas de servicios

89.471

72051039

vacaciones

37.886

72051068

aportes a ARL

72051070

aportes a fondos de pensiones

72051072

aportes a cajas de compensación

58.676 106.454

5.049 116.064 38.688

510506

Sueldos

16.865.000

510527

Auxilio de Transporte

510530

Cesantías

510533

Intereses sobre cesantías

510536

Primas de Servicios

510539

Vacaciones

510568

Aportes a ARL

510570

Aportes a Fondos de Pensiones

510572

Aportes a Cajas de Compensación

520506

Sueldos

520518

Comisiones

250.000

520527

Auxilio de Transporte

102.906

520530

Cesantías

384.129

520533

Intereses sobre cesantías

520536

Primas de Servicios

384.129

520539

Vacaciones

177.503

520568

Aportes a ARL

520570

Aportes a Fondos de Pensiones

540.800

520572

Aportes a Cajas de Compensación

180.267

236505

Retención en la Fuente Salarios

940.000

237005

Aportes a Entidades de salud Emp

893.555

237006 237010

Aportes a ARL Aportes a ICBF, SENA y CAJAS

116.609 893.555

238030

Fondos de cesantías y Pensiones Emp

893.555

238030

Fondos de cesantías y Pensiones Pat

2.680.664

238030 250501 261005 261010

Fondos de cesantías y Pensiones FSP Nómina por pagar Cesantías Intereses de Cesantías

86.350 19.830.577 1.886.995 226.440

261015 261020

Vacaciones Primas de Servicios

95.809 1.413.395 169.608 1.405.411 703.271 88.035 2.023.800 674.600 4.256.667

46.096

23.525

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Ilustración 22 Guerrero W. (2021) Comprobante contable causación de nómina

918.659 1.879.011

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La nómina acá contabilizada corresponde a una empresa simulada que realiza el pago la liquidación y pago mensual. Importante hay que considerar que en las organizaciones existe un aplicativo o módulo de nomina en el cual solo se registran o ingresan las novedades y se debe revisar después los valores liquidados por este aplicativo.

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BIBLIOGRAFÍA / WEBGRAFÍA

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BIBLIOGRAFÍA / WEBGRAFÍA Coral Delgado, L. del C., & Gudiño Dávila, E. L. (2014). Contabilidad universitaria (7a ed.). Decreto 957 de 2019 Díaz H. (2011). Contabilidad general enfoque práctico con aplicaciones informáticas. Bogotá: Pearson. El Artículo 2 de la Ley 590 de 2000 Ley 1314 de 2009 de Colombia. Mef. (2019). Marco Conceptual de las Normas Internacionales de Información Financiera, recuperado de: https://www.mef.gob.pe/contenidos/conta_publ/con_nor_co/no_oficializ/ES_GVT_Re dBV2016_conceptual.pdf Minsalud. (2019) Definiciones, recuperado de: https://www.minsalud.gov.co/trabajoEmpleo/Paginas/definiciones.aspx Norma NIIF para las PYMES, IFRS Foundation, 2016. Polanco, Sinisterra. (2006). Contabilidad Sistema de Información para las organizaciones. Bogotá: Mc Graw Hill Guajardo G. De Guajardo N. (2009). Contabilidad Financiera. Bogotá: Mc Graw Hill. SdeSol. (2019), Recursos no renovables, recuperado de: https://www.sdelsol.com/glosario/recursos-no-renovables/

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BIBLIOGRAFÍA / ILUSTRACIONES Ilustración 1 Beneficios Empleados. Recuperado de: https://pxhere.com/es/photo/1450987 Ilustración 2 Beneficios Empleados, recuperado de: https://pixabay.com/es/illustrations/fecha-l%C3%ADmite-l%C3%ADnea-de-tiempo-negocio-3124 146/ Ilustración 3 Sueldos Empleados, recuperado de: https://pixabay.com/es/illustrations/persiguiendo-dinero-ejecutar-3744753/ Ilustración 4 Auxilio de Transporte. Recuperado de: https://www.pexels.com/es-es/foto/globos-de-aire-caliente-en-el-cielo-2325446/ Ilustración 5 Horas Extras empleados. Recuperado de: https://www.pexels.com/es-es/foto/hombre-gente-ordenador-portatil-oficina-7439129/ Ilustración 6 Comisiones Empleados. Recuperado de: https://www.pexels.com/es-es/foto/mar-naturaleza-playa-arena-6510390/ Ilustración 7 Viáticos Empleados. Recuperado de: https://www.pexels.com/es-es/foto/gente-mujer-ordenador-portatil-sentado-5717642/ Ilustración 8 Prestaciones Sociales Empleados. Recuperado de: https://www.pexels.com/es-es/foto/escrito-a-mano-mujer-arte-creativo-4348401/ Ilustración 9 Prima de Servicios Empleados. Recuperado de: https://pixabay.com/es/illustrations/gr%C3%A1fico-%C3%A9xito-cooperaci%C3%B3n-juntos-101 9845/ Ilustración 10 Cesantías Empleados. Recuperado de: https://www.pexels.com/es-es/foto/gente-ordenador-portatil-oficina-trabajando-7438102/ Ilustración 11 Intereses de Cesantías Empleados. Recuperado de: https://www.pexels.com/es-es/foto/hombre-oficina-adentro-equipo-7438101/ Ilustración 12 Vacaciones Empleados. Recuperados de: https://www.pexels.com/es-es/foto/foto-de-mujer-sentada-en-un-barco-extendiendo-sus-brazos1371360/ Ilustración 13 Dotación Empleados. Recuperado de: http://www.aytexdotaciones.com/uniformes.html Ilustración 14 Beneficios Empelados corto Plazo. Recuperado de: https://pxhere.com/es/photo/1440163 Ilustración 15 Beneficios Post Empleo. Recuperado de: https://actualicese.com/beneficios-post-empleo-segun-el-estandar-internacional-para-pymes/ Ilustración 16 Guerrero W. (2021). Factores para liquidar las horas extras y recargos Ilustración 17 Guerrero W. (2021). Apartado de los Devengados de Nomina Ilustración 18 Guerrero W. (2021) Tabla descuento fondo seguridad social Ilustración 19 Guerrero W. (2021) Tabla de Retención en la fuente empleados Ilustración 20 Guerrero W. (2021) Deducciones de Nómina Ilustración 21Guerrero W. (2021). Tabla para descuentos de riesgos Ilustración 22 Guerrero W. (2021) Comprobante contable causación de nómina Ilustración 23 Guerrero W. (2021) Comprobante de Pago de la Nómina 38.

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