MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO PROCESO DE GESTION DEL TALENTO HUMANO Subproceso Recursos Humanos PROCEDIMIENTO PARA LIQUIDACION Y PAGO DE HORAS EXTRAS Y GENERACION DE COMPENSATORIOS POR TRABAJO SUPLEMENTARIO

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CONTENIDO

Página

1. OBJETIVO

2

2. ALCANCE Y RESPONSABLES

2

3. DEFINICIONES

2

Y TERMINOLOGIA APLICABLE

4. MARCO NORMATIVO

2

5. RECURSOS

2

6. GENERALIDADES

3

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

4

8. FORMATOS

6

9. CONTROL DE CAMBIOS

6

Elaborado

Revisado

Aprobado

ORIGINAL FIRMADO

ELIZABETH RODRIGUEZ H Obrero F

DIANA MARIA DELGADO A Directora de personal

JUAN GUILLERMO ZULUAGA C. Alcalde

Fecha:/24/11/2014

Fecha:26/11/2014

Fecha:27/11/2014

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1. OBJETIVO Establecer los pasos y mecanismos para liquidar y cancelar las horas extras y generar los compensatorios de los trabajadores oficiales del Municipio de Villavicencio. 2. ALCANCES Y RESPONSABLES Este procedimiento inicia con la radicación de las planillas por parte de la Secretaria de Infraestructura y culmina con la notificación de los compensatorios y/o pago de las horas extras en la nómina. Los responsables son: Desarrollo Institucional, la Directora de Personal, Secretario de Infraestructura, Director Operativo, profesional universitario, auxiliar administrativo (Obrero F). 3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE Jornada Laboral: para trabajadores oficiales es de 44 horas a la semana. Hora extra: Tiempo que excede la jornada ordinaria de trabajo. Tiempo compensatorio: descanso concedido a los trabajadores oficiales, cuando por razones especiales del servicio son necesario realizar trabajos en horas distintas a la jornada ordinaria y el pago de éstas supere los topes establecidos legalmente

4. MARCO NORMATIVO Decreto 1042 de 1978, Art.36 Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones. Circular 026 del 22 de abril de 2008, Secretaria de Servicios Administrativos. Requisitos para liquidación de horas extras Convención Colectiva vigente (1 de Abril de 2012 al 31 de marzo de 2016)

5. RECURSOS 5.1TalentoHumano, Dirección de Personal Funcionarios de la Secretaria de Desarrollo Institucional 5.2 Maquinaria y Tecnología.(Computador con impresora en red). 5.3Materiales Logísticos Papelería y elementos de oficina, hojas de vida de los funcionarios con sus respectivos soportes.

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5.4 Metodológicos. Resolución por medio de la cual se ordena la liquidación y pago de las mismas, planilla de horas extras. 5.5 Medio Ambiente. Oficinas amplias, con buena luz y ventilación.

6. GENERALIDADES Los Trabajadores Oficiales tienen derecho a la liquidación y pago de Horas extras y/o Compensatorios por trabajo suplementario. La autorización de horas extras y/o disfrute de compensatorios por trabajo suplementario, debe originarse en razones especiales del servicio. El trabajo suplementario debe será autorizado previamente mediante comunicación escrita del jefe inmediato. En ningún caso podrá pagarse mensualmente por el total de horas extras, dominicales y festivos, más del 100% de la remuneración mensual. Si el trabajador llegare a acumular 30 días de tiempo para compensar, deberá obligatoriamente concederse el disfrute del tiempo compensado. El pago de horas extras en nómina será las aprobadas por el Alcalde. El disfrute de tiempo compensatorio sólo se autoriza mediante resolución expedida por el Secretario de Despacho de la Secretaria de Desarrollo Institucional. Las dependencias adoptarán medidas de control para garantizar que el disfrute de compensatorios se programe dentro de la misma vigencia. El reconocimiento del tiempo de trabajo suplementario será avalado en la planilla de horas extras laboradas según la modalidad (diurna o nocturna), nombre del funcionario, número de documento de identificación, mes laborado en jornada adicional, fecha y firma de quien Autoriza. Las planillas de horas extras se enviará a la Secretaria de Desarrollo Institucional, por parte de la Secretaria de Infraestructura.

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7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DESARROLLO EN FLUJOGRAMA DELPROCEDIMIENTO PARA LIQUIDACIÓN YPAGO DE HORAS EXTRASYGENERACIÓN DECOMPENSATORIOS POR TRABAJO SUPLEMENTARIO Nº

ACTIVIDAD

DETALLE

INICIO

Radicación y recepción de planillas

Envió de Planilla

2

Se verifican requisitos Si

No

Se devuelve para corregir datos inconsistentes Si

RESPONSABLE

Auxiliar administrativo Secretaria Desarrollo Institucional

Se recibe y radica la planilla de horas extras con el memorando para laborar tiempo suplementario.

1

3

P.C.

La planilla de horas extras con sus soportes (memorando diario 1021-f-mcb05) pasa al Secretario de Despacho del proceso de Desarrollo Institucional para su conocimiento y da traslado al Despacho de la Directora Técnica sub proceso Recurso Humano, Dirección de personal.

Secretaria Desarrollo Institucional.

Se verifican los requisitos exigidos según formato (se verifica que los días autorizados y horarios sean los mismo relacionados en la planilla de horas extras y que este firmado por el feje inmediato), y se da visto bueno, si no cumple con estos se devuelve a la Secretaria de Infraestructura mediante nota interna. En el caso de las autorizadas por el señor alcalde, solo se presenta la planilla de horas extras.

Auxiliar Administrativo (obrero) Nomina

Secretario de Despacho.

X

Cuando se encuentra algún error se devuelve a la Secretaria de Infraestructura para su corrección Si esta correcta la información se pasa a liquidar las horas extras.

4

Liquidar horas extras y/o compensatorios.

1

En un archivo de Excel se realiza la liquidación del tiempo suplementario, se ingresa la información de: días trabajados, horas trabajadas ordinarias, nocturnas, festivas ordinarias y nocturnas y valor del jornal diario.

Auxiliar Administrativo (obrero)

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Profesional Universitario

1

5

Revisión de liquidación.

Se revisa la liquidación, que este acorde a la información ingresada.

X

Profesional Universitario 6

7

8

9

10

Resolución pago horas extras

Revisar acto administrativo

Pago Horas Extras

Oficiar a Infraestructura.

Solicitud Autorización Compensatorios

2

Se elabora el acto administrativo de reconocimiento y pago de las horas extras autorizadas.

Se revisa el acto administrativo: se verifica nombre, cédula de ciudadanía, cargo, mes que se está pagando, valor cancelado y se da visto bueno y el Secretario de Despacho del Proceso Desarrollo Institucional firma el acto administrativo.

X

El Auxiliar Administrativo (Obrero) -

Se digita en el aplicativo de nómina Pimisys los valores de las horas extras liquidadas, para pagarlas en la nómina mensual.

El Auxiliar Administrativo (Obrero) -

Cuando las horas extras se liquida para otorgar compensatorios, son convertidas las horas extras en días, se envía una nota interna a la secretaria de infraestructura informando el número total de días a compensar por el trabajador.

Director Personal.

Se recibe la Nota Interna por parte del Director de obras civiles, con el visto bueno del Secretario de Infraestructura, y firmado por el trabajador, autorizando la fecha de inicio de disfrute y el número de días de compensación a disfrutar.

Auxiliar Administrativo

de

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Directora Dirección personal,

2

11

Reconocimiento de Compensatorios

12

Recoger Firmas Resolución

13

Comunicación a Funcionarios

Se elabora el acto administrativo de autorización de disfrute de los días compensados.

de

Profesional Universitario y Secretario de Despacho Desarrollo Institucional

Se revisa el acto administrativo (se verifica nombre, cédula de ciudadanía, cargo, mes que se está pagando, días compensados) una vez revisado pasa para la firma del Secretario de Desarrollo Institucional.

X

Se comunica mediante oficio a cada Trabajador Oficial el acto administrativo, con copia a la Dirección de Obras Civiles, para posterior archivo en la hoja de vida.

Profesional universitario Directora Personal,

y de

Directora de Personal

FIN

8. FORMATOS

CODIGO

Plantilla

Plantilla

Plantilla

Plantilla

Plantilla

NOMBRE DEL FORMATO

Acto Administrativo de reconocimiento de horas extras Acto Administrativo de autorización de disfrute de compensatorios Nota Interna solicitando corrección de datos inconsistentes Nota Interna informando días a compensar Oficio comunicación disfrute de compensatorios

TIEMPO DE RETENCION

CARPETA

RESPONSABLE ALMACENAMIENTO

Liquidación y pago de horas extras

Técnico administrativo y auxiliar administrativo

5

20

Microfilmación

Liquidación y pago de horas extras

Técnico administrativo y auxiliar administrativo

5

20

Microfilmación

Liquidación y pago de horas extras

Técnico administrativo y auxiliar administrativo

5

20

Microfilmación

Liquidación y pago de horas extras

Técnico administrativo y auxiliar administrativo

5

20

Microfilmación

Liquidación y pago de horas extras

Técnico administrativo y auxiliar administrativo

5

20

Microfilmación

Archivo Archivo Gestión Central

DISPOSICION FINAL

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9. CONTROL DE CAMBIOS VERSION No.

FECHA

DESCRIPCION DE LAS MODIFICACIONES

2

27/11/2014

Se actualizo ítem. 7. Desarrollo del procedimiento: se especificaron requisitos de revisión, se incluyeron plantillas

1

29/05/2014

Primera versión del documento nueva codificación Codificación Anterior: PR-1110-15- V 1 de 20/11/2012

10. ANEXOS Plantilla de horas extras Memorando diario 1201-F-MCB-05 Nota Interna de la Dirección Obras Civiles