National PTA
Kit oficial de regreso a clase de National PTA
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Índice
Bienvenido .......................................................................................................................................... 2 Recursos de PTA ................................................................................................................................. 3 Primeros pasos del año ...................................................................................................................... 5 Planificación y metas ........................................................................................................................ 27 Reuniones eficaces ........................................................................................................................... 32 Reglamento y reglas vigentes ........................................................................................................... 38 Finanzas ............................................................................................................................................ 41 Membresía ....................................................................................................................................... 43 Gestión de voluntarios ..................................................................................................................... 45 Programas ........................................................................................................................................ 49 Defensa ............................................................................................................................................. 54 Recomendaciones de presidentes anteriores .................................................................................. 57
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Guía de referencia rápida para el presidente de PTA 2011‐2012 I 1
Bienvenido
Bienvenido ¡Bienvenido al liderazgo de PTA®! ¡Usted se encuentra en una muy buena posición para ayudar a los niños a triunfar! Como un líder de PTA, se ocupa de que su comunidad gire en torno a las necesidades de sus miembros y de los niños. Su liderazgo motivará a los voluntarios y convencerá a los encargados de tomar las decisiones locales. Usted y su equipo se comunicarán con los maestros y administradores, recaudarán fondos y concientizarán, suministrarán programas muy necesarios para los estudiantes y las familias, incentivarán la lectura y las artes y mucho, mucho más. Gracias a usted y a sus compañeros miembros de PTA, los niños y las escuelas de su comunidad serán más exitosos. ¿Por qué liderar una PTA? Porque… • PTA es la voz número uno de participación de los padres. • Los niños tienen éxito cuando las familias, las escuelas y las comunidades trabajan juntas. PTA ayuda a desarrollar esas relaciones a través de recursos, programas y defensa. • Usted no está solo. PTA es una red de voluntarios capacitados y enérgicos como usted, listos para asistirlo cuando necesita ayuda. • Es parte de una voz potente para todos los niños, trabaja con personas con ideas similares en todo el país y en el mundo para mejorar la educación y el bienestar de los jóvenes. • Recibe apoyo de personas reales que lo conectarán con información acerca de los niños y de la educación que puede usar en la actualidad. • PTA marca una gran diferencia a través de influir en las decisiones de los legisladores y los líderes de otras organizaciones—y PTA trabaja por los padres a nivel local para conseguir los fondos adecuados, el liderazgo y la instrucción para todas las escuelas y los distritos escolares. • ¡Usted puede ser un modelo a seguir para sus hijos y su comunidad! Gracias por todo lo que hace. Esperamos que esta Guía de referencia rápida para el presidente de PTA sea una herramienta útil para liderar su PTA.
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Recursos de PTA
Recursos de PTA Panorama general Cada persona que se une a una PTA local automáticamente se convierte en miembro de su PTA estatal y de National PTA y recibe el apoyo de una red nacional de pares. Con su ayuda, podemos seguir trabajando hacia la meta de PTA: conseguir una educación de calidad y un ambiente propicio para cada niño. Juntos somos una voz potente por los niños. La siguiente lista parcial de recursos para líderes lo ayudará a aprovechar al máximo su año en PTA. Recursos electrónicos • La página principal de National PTA en internet es PTA.org. • Tome cursos gratuitos, sin viajar, en PTA.org/e‐learning y desarrolle sus habilidades. • Suscríbase y lea los boletines informativos electrónicos de National PTA: PTA Local Leader News, The PTA Parent y PTA Takes Action Update. • Para obtener ideas de proyectos exitosos y más, visite el banco de ideas PTA Great Idea Bank en PTAgreatideabank.org. Busque ideas, discuta campañas de membresía e intercambie consejos de gestión de PTA con sus colegas líderes y los miembros. ¡Hay muchísimo conocimiento para compartir! • La sección de Política Pública (Public Policy) del sitio web de National PTA (PTA.org/advocacy) lo conecta con la política federal de educación y le ofrece lo que necesita para lanzar un programa o una campaña de defensa en su comunidad. • Herramientas y plantillas de marketing de membresía están disponibles para los presidentes de unidades locales y los encargados de membresía para ayudarlos en sus actividades de reclutamiento y retención de miembros. Estos recursos se encuentran disponibles por internet en PTA.org/marketing. • Los programas de National PTA ayudan a su comunidad escolar a aumentar la participación familiar y a respaldar el éxito educativo, la salud y el bienestar de los niños. Obtenga información en PTA.org/programs. Recursos impresos • La revista Our Children, repleta de muy buena información sobre la gestión de su PTA, la crianza y más, se publica cinco veces al año. Obtenga su ejemplar cada agosto, octubre, diciembre, febrero y abril. • El Kit Oficial de PTA de Regreso a Clase tiene montones de recursos, beneficios para los miembros, y las guías de referencia rápida de PTA como ésta para ayudarlo a arrancar el año escolar, conseguir la participación de las familias y administrar su PTA en el transcurso del año.
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Recursos de PTA
Convención de National PTA Asista a la Convención de National PTA, que se realiza cada junio, para desarrollar sus habilidades de liderazgo, conectarse con líderes de la escuela y de PTA y votar sobre asuntos de PTA. La convención nacional anual incluye talleres, oradores destacados, entregas de premios, una sala de exposiciones y eventos especiales.
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Primeros pasos del año
Primeros pasos del año Su desarrollo como líder de una PTA Esta Guía de referencia rápida para el presidente de PTA fue creada para ayudarlo a ser un líder eficaz que: • Mantiene y aumenta una membresía diversa e integrada • Trabaja en colaboración con el personal de la escuela y la comunidad • Realiza programas que incentivan la participación de todos los padres en la educación de sus hijos • Ayuda a mantener informados a los padres acerca de los logros de los estudiantes, así como acerca de la salud y del bienestar de los estudiantes • Organiza acciones para tratar los logros, la salud y el bienestar de los estudiantes • Desarrolla el liderazgo de la unidad de PTA para el futuro Comuníquese con nosotros CONTACTO Comuníquese con el centro de información de National PTA al (800) 307‐4PTA (4782) o por correo electrónico a
[email protected]. Visite PTA.org.
La misión de PTA Nuestro propósito • Promover el bienestar de los niños y de los jóvenes en el hogar, la escuela, la comunidad y el lugar de culto. • Elevar los estándares de vida hogareña. • Conseguir la sanción de leyes adecuadas para el cuidado y la protección de los niños y de los jóvenes. • Crear relaciones estrechas entre el hogar y la escuela para que los padres puedan cooperar en la educación de los niños y de los jóvenes. • Desarrollar esfuerzos conjuntos entre educadores y el público general para conseguir para todos los niños y jóvenes las mayores ventajas de la educación física, mental, social y espiritual. National PTA está formada por millones de familias, estudiantes, maestros, administradores y líderes de los negocios y de la comunidad dedicados al éxito educativo de los niños y a la promoción de la participación familiar en las escuelas.
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Primeros pasos del año
Difusión del mensaje de PTA Preguntas frecuentes acerca de PTA PREGUNTAS La diferencia de PTA es la calidad de la asociación, su misión, su historia y su red nacional de recursos. Los líderes de la PTA local tienen acceso a ideas y ayuda de otras PTA de todo el país. Las PTA son asociaciones sin fines de lucro registradas como 501(c)(3) a cargo de voluntarios. Las PTA reciben beneficios que incluyen programas centrados en la familia, los estudiantes y la escuela; capacitaciones; orientación para empezar y administrar una organización sin fines de lucro; y materiales para usar en las unidades locales y en las escuelas. ¿Qué significa ser una PTA?
• Las PTA benefician a todos. Escuelas fuertes significan comunidades más fuertes. La membresía de PTA está abierta a todo el que desea participar y marcar una diferencia en la educación, la salud y el bienestar de los niños y de los jóvenes. • Las PTA mejoran el bienestar de los niños. Las PTA se concentran en las necesidades de los niños para ser exitosos en su aprendizaje, lo cual incluye la nutrición adecuada, la seguridad y ambientes saludables. • Las PTA mantienen informados a los padres. Los padres que participan pueden entender los retos que enfrentan las escuelas y convertirse en parte de la solución. Las PTA respaldan la educación a través de la participación activa y de la defensa ferviente. • Las PTA pueden ayudar a las escuelas con los requisitos obligatorios de participación familiar de la Ley de Educación Primaria y Secundaria – Ley Ningún Niño Dejado Atrás (ESEA–NCLB, por sus siglas en inglés). ¿Por qué? Porque la definición de PTA de la participación de los padres es la definición usada en la ESEA–NCLB. Participar en una PTA es el mejor modo de utilizar la participación de los padres. Más de 85 investigaciones rigurosas realizadas durante 30 años demuestran que los niños se desempeñan mejor cuando los padres participan. Sus calificaciones son más altas. Mejoran los resultados de las pruebas. Aumenta la asistencia. Cada unidad de PTA selecciona sus propios programas y actividades. Mientras National PTA crea muchos programas exitosos para que usen las unidades locales, no hay programas obligatorios. Las PTA colaboran en sus comunidades locales con administradores, legisladores y organizaciones con sede en la comunidad. Pueden tomar las decisiones que mejor se ajustan a sus propias necesidades.
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Primeros pasos del año
Políticas básicas de PTA Las siguientes son políticas básicas de National PTA: • La organización será no comercial, no sectaria y no partidaria. • La organización trabajará con las escuelas y la comunidad para proveer educación de calidad para todos los niños y los jóvenes y buscará participar en el proceso de toma de decisiones estableciendo políticas escolares, reconociendo que la responsabilidad legal para tomar decisiones ha sido delegada por las personas a las juntas de educación, a las autoridades de educación estatales y a las autoridades de educación locales. • La organización trabajará para promover la salud y el bienestar de los niños y de los jóvenes y buscará promover la colaboración entre los padres, escuelas y la comunidad en general. • Ninguna porción de las ganancias netas de la organización redundará en beneficio de los miembros, directores, miembros de la junta directiva, funcionarios u otras personas privadas, ni será distribuida a los mismos, salvo que la organización esté autorizada y facultada para pagar una compensación razonable por los servicios prestados y para efectuar pagos y repartos para la consecución de los propósitos de PTA. • A pesar de cualquier otra disposición de estos artículos, la organización no desarrollará ninguna otra actividad cuya realización no esté permitida (i) para una organización exenta del impuesto federal sobre los ingresos según la Sección50l(c)(3) del Código Tributario, o (ii) para una organización que recibe contribuciones deducibles según la Sección 170(c)(2) del Código Tributario. • En el momento de disolución de esta organización, después de pagar o proveer adecuadamente para las deudas y las obligaciones de la organización, los bienes restantes serán distribuidos a uno o a más de un fondo, fundación u organización sin fines de lucro exentos de impuestos según la Sección50l(c)(3) del Código Tributario y cuyos propósitos estén en conformidad con los de National PTA. • La organización o los miembros en el ejercicio de su función no participarán –directa o indirectamente‐ ni intervendrán (de ninguna forma, incluidas la publicación o la distribución de declaraciones) en ninguna campaña política a favor o en contra de ningún candidato que se postule a un cargo público; o dedicarán más de una parte insustancial de sus actividades a intentar influir en leyes por intermedio de propaganda o de cualquier otro modo.
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Primeros pasos del año
Organización de PTA Panorama general La unidad de PTA local está conectada con su PTA estatal y con National PTA, formando una red de miembros en todo el país que trabajan en representación de todos los niños y los jóvenes. PTA Local /PTSA A nivel local, las Asociaciones de Padres y Maestros (las PTA) y las Asociaciones de padres, maestros y estudiantes (las PTSA) forman una red de miembros en todo el país que trabaja arduo para satisfacer las necesidades de los niños y los jóvenes en sus propias comunidades. PTA del Consejo/Distrito/Región Casi 1,000 PTA a nivel de consejo, distrito y/o región asisten los esfuerzos de las PTA locales. Cada estado determina su propia estructura para satisfacer mejor las necesidades de sus unidades; en consecuencia, los estados pueden tener diferentes agrupamientos en consejos/distritos/regiones. PTA Estatal Las PTA locales reciben apoyo y servicio en el campo a través de 54 congresos a nivel estatal que representan a todos los 50 estados, el Distrito de Columbia, las Islas Vírgenes de los Estados Unidos y Escuelas Dependientes del Departamento de Defensa (DoDDS) en Europa y el Pacífico.
National PTA La asociación nacional es una voz potente para todos los niños, con miembros que trabajan en representación de los jóvenes, las escuelas y las comunidades del país a través de la defensa eficaz, alianzas estratégicas, programas educativos, apoyo y recursos para los padres.
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Primeros pasos del año
Preguntas frecuentes sobre las cuotas PREGUNTAS ¿A dónde van las cuotas? A nivel local, las cuotas se usan para los proyectos que deciden hacer los miembros. Además, apoyan los esfuerzos de defensa y la creación de recursos en los niveles estatal y nacional. El valor de la membresía Capacitación a nivel nacional • Conferencia para líderes de minorías emergentes • Convención Nacional • Capacitación estatal y local Kit oficial de PTA • Guías de referencia rápida • Guías para líderes • Materiales de marketing y membresía • Ofertas especiales de socios nacionales PTA entra en acción • Action Alerts • Advocacy Network • PTA Takes Action Update • PTA Public Policy Agenda Programas nacionales • PTA REflections • Estilos de vida saludables de PTA (Subsidios) • Subsidios Mary Lou Anderson de Reflections Arts Enhancement • Semana de PTA de reconocimiento a maestros • Participación de la familia urbana • Estándares nacionales de PTA para las asociaciones familia‐escuela • Semana de PTA, lleve su familia a la escuela (Subsidios) PTA.org • • • • • • • • • PTA.org
Curso de aprendizaje por internet Tableros de anuncios Novedades Blog de PTA Biblioteca multimedios PTA Great Idea Bank Canal de PTA en YouTube Página de PTA en Facebook @PTAeditor en Twitter Guía de referencia rápida para el presidente de PTA 2011‐2012 I 9
Primeros pasos del año
Entre amigos • Base de datos en línea y gratis • Correo electrónico • Sistema de gestión de tarjetas de membresía Boletín informativo electrónico • PTA Takes Action • PTA Parent • PTA Partners in Leadership • PTA Local Leader News Reconocimientos a nivel nacional • Premios a la defensa destacada de PTA • Premio Shirley lgo al defensor del año • Premios Phoebe Apperson Hearst a la asociación familia‐escuela
Su rol como presidente de una PTA Panorama general El rol de presidente de una PTA es muy gratificante. Su unidad se dirigirá a usted para obtener orientación para crear asociaciones dentro de su comunidad escolar y para fomentar un ambiente donde se incentiva y respeta la participación familiar. En el transcurso del año escolar, aprenderá muchísimo y usará sus talentos y conocimiento como un líder en su comunidad escolar. Usted supervisará: • • • • • • • • •
La organización de la unidad Las reuniones La membresía La administración La inclusión Las elecciones Los programas La capacitación de los miembros Las finanzas
Usará sus habilidades para: • Organizar: planificar, fijar prioridades • Gestionar voluntarios: reclutar, retener, motivar, dar la bienvenida a la diversidad • Ejecutar programas eficaces
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Primeros pasos del año
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PASO A PASO
LISTA DE CONTROL
Administrar asuntos de dinero, recaudar fondos Mantener reuniones eficaces Usar eficazmente el procedimiento parlamentario Defender con eficacia en representación de los estudiantes Efectuar la transición del liderazgo: capacitar líderes potenciales, preparar al equipo entrante
Pasos para realizar sus primeras tareas Como un nuevo presidente de PTA, de inmediato debe: • Comunicarse con su PTA estatal. Hágales saber quién es usted y entrégueles una lista de sus funcionarios, incluida la información de contacto de cada persona. • Hablar con el presidente y los funcionarios salientes sobre el estatus de la PTA y pedirles sus recomendaciones para el año entrante. Agradézcales por su trabajo. • Presentarse al personal de la escuela, incluso al director. Ofrezca trabajar en colaboración este año. • Repasar el libro de procedimientos. Si no recibió un libro de procedimientos del presidente saliente, o si desea estar seguro de que el suyo está completo, use la lista de control de más adelante. • Cerciorarse de que se realiza una auditoría adecuada de sus libros de la PTA al final del mandato de los funcionarios salientes y de que se presentaron las declaraciones del IRS en tiempo y forma. • Cambiar los firmantes de las cuentas bancarias de la PTA. Lista de control del libro de procedimientos El libro de procedimientos debe contener un registro del trabajo realizado y de otros materiales útiles. Los funcionarios lo suelen compilar durante sus mandatos y lo entregan a los funcionarios y encargados de comités siguientes para permitirles construir sobre la base de éxitos pasados. Un libro de procedimientos deberá incluir los siguientes ítems: Una copia de los reglamentos de las PTA local, estatal y de National PTA Una copia del presupuesto Las reglas vigentes Los programas para el año Materiales de talleres o convenciones Lista de direcciones, teléfonos y correos electrónicos de funcionarios y encargados Información especial relacionada con funcionarios o encargados, incluso los planes de trabajo actuales Descripciones actualizadas de las tareas
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Primeros pasos del año
Una lista de otros archivos y recursos que se mantienen en su PTA y las ubicaciones de los mismos Correspondencia y archivos de años anteriores. Verifique los requisitos legales de retención de ciertos archivos. Las actas se deben guardar permanentemente y los registros financieros se deben guardar por siete años. Consulte la Guía de referencia rápida de asuntos de dinero de PTA para obtener una lista completa de los registros y el tiempo que deben guardarse. Órdenes del día, actas y reportes Una lista de organizaciones y personas a las que recurrir con la información de contacto Un archivo o libreta con recortes de boletines informativos, artículos de periódicos, tarjetas de negocios, etc.
La Junta Directiva de su PTA
LISTA DE CONTROL
Responsabilidades básicas de la junta Su junta directiva es su equipo central. Una junta eficaz facilita su rol y se asegura de que su PTA alcanzará sus metas del año. Además del presidente, su PTA debe tener un vicepresidente, un secretario y un tesorero como parte de su junta. También puede incluir en su junta a los encargados de los comités de membresía, de defensa y asuntos legislativos y otros roles según se estipulan en su reglamento. Asegúrese de que cada rol del miembro de la junta coincida con los intereses y las aptitudes de la persona. Lista de control del éxito de una junta Las juntas tienen éxito cuando: Se realiza una reunión inicial o de orientación que invita a todos los miembros de la junta. Los miembros de la junta entienden bien sus roles específicos y cómo trabajar juntos. Póngalo por escrito para ellos e incluya las descripciones de las tareas. Hay una rotación planificada. Las juntas se fortalecen cuando reclutan sistemáticamente nuevos miembros y líderes. Consejo: Estipule fechas claras de inicio y de finalización para todos los puestos. Los comités permanentes fijan metas y desarrollan e implementan planes de acción que benefician a la asociación. Existe un proceso de autoevaluación. La junta debe realizar una evaluación anual de las metas y las medidas tomadas por la asociación. Establecen un plan de trabajo, con un presupuesto incluido, para cada actividad o programa.
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Primeros pasos del año
Existe una comunicación significativa de ida y vuelta entre todas las partes: el presidente y la junta, la PTA y la escuela, y la PTA y sus miembros. Vicepresidente Se puede convocar al vicepresidente en cualquier momento para asumir provisoriamente el lugar del presidente; en consecuencia, el vicepresidente debe estudiar los deberes y las responsabilidades del presidente y conocer bien el trabajo de PTA. En caso de renuncia del presidente, el vicepresidente asume todas las obligaciones hasta que se ocupa el puesto del presidente según el reglamento. El vicepresidente es responsable de: • Realizar tareas específicas según se estipula en el reglamento • Asumir la responsabilidad de las tareas designadas por el presidente • Representar al presidente en su ausencia o por pedido expreso Secretario El secretario es responsable de mantener un registro preciso de las actas de las reuniones de la asociación. Estos registros son la historia de la PTA. Rapidez, precisión y el conocimiento de las políticas de PTA son fundamentales para esta tarea. El secretario se debe dedicar a ayudar al presidente a realizar una reunión profesional. El secretario es responsable de: • Registrar el acta de las reuniones de PTA, con especial atención a las mociones (registradas exactamente cómo se manifiestan) y las medidas tomadas • Mantener seguros los registros permanentes y oficiales de PTA, incluidos todos los originales de las actas aprobadas • Mantener una copia del reglamento actual y de las reglas vigentes así como una lista de la membresía El secretario debe tener estos artículos a mano en todas las reuniones: • Actas de la reunión anterior • Copias del reporte anterior del tesorero • Lista de asuntos inconclusos que se deben discutir • Orden del día • Reglamento actual y reglas vigentes • Lista de membresía actual • Lista de encargados de comités • Materiales para tomar notas/elaborar el acta
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Primeros pasos del año
El secretario también puede recibir la responsabilidad de mantener toda la correspondencia de la PTA, incluidas las comunicaciones entrantes y salientes con los miembros y las notificaciones de todas las reuniones. Es común que una unidad local asigne estas responsabilidades a un secretario que corresponda. Tesorero El tesorero entrante debe discutir con el tesorero anterior el estatus de las actividades actuales de recaudación de fondos, la cantidad de dinero disponible para gastar en comparación con lo que se adeuda, y el reglamento en la medida en que se relaciona con las responsabilidades del tesorero. El tesorero es responsable de: • Asegurarse de que los registros financieros de la PTA se revisan según el reglamento antes de asumir su tarea • Tener tres firmas autorizadas registradas en el banco para las transacciones financieras, incluidas las del presidente, del tesorero y de otro funcionario como una alternativa (no puede haber dos firmas en un cheque de personas del mismo grupo familiar) • Obtener dos firmas autorizadas en cada cheque • Reunir todo el dinero de las personas delegadas para cobrar o recaudar fondos durante una actividad de una unidad local y entregar un recibo escrito por esos fondos • Depositar todo el dinero en nombre de la unidad local en una cuenta bancaria aprobada por la junta • Mantener un registro preciso de todos los ingresos y los desembolsos • Obtener la autorización de la junta antes de emitir un cheque o gastar dinero • Remitir el pago, por cheque, de todas las facturas autorizadas y declaraciones según se estipula en el reglamento • Presentar una declaración financiera escrita en cada reunión de la junta y en cada reunión general de la membresía • Presidir el comité de presupuesto y preparar el presupuesto anual según lo estipula el reglamento • Reportar los ingresos y los gastos en comparación con el presupuesto • Preparar un reporte anual que se usará para revisar los registros financieros de la PTA La Guía de referencia rápida de asuntos de dinero de PTA, disponible en PTA.org/MoneyQRG, ayudará a orientar al tesorero acerca de sus principales áreas de responsabilidad.
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Primeros pasos del año
Sus comités Tipos de comités Los comités planifican y promueven las actividades de la unidad local. Los comités se designan de dos maneras: 1. Los comités fijos son permanentes. Estos comités realizan actividades todo el año. 2. Los comités especiales realizan actividades específicas en base a la necesidad (ad hoc). Estos comités se disuelven cuando se completa la actividad. Un comité comienza con un plan de trabajo para el año que incluye metas, acciones, cronogramas y una evaluación para cada actividad. Puede consultar un plan de trabajo en la página 29. Un comité está formado por tres personas o más que han sido nombradas o elegidas en base a su idoneidad. Se estipula un propósito definido para cada comité, y las acciones del comité están sujetas al control y a la dirección de la asociación. Debido a que todos los comités tienen la facultad para hacer solamente lo que les indicaron, deben recibir dichas indicaciones del grupo que los ha creado (suele ser la junta de directores). Algunos comités sugeridos incluyen, a título enunciativo pero no limitativo: • Membresía • Presupuesto • Programas • Reglamento • Asuntos legislativos • Relaciones Públicas • Reflections • Nominaciones • Boletín informativo /Comunicaciones • Hospitalidad • Salud y bienestar Encargados de comités Los encargados de los comités son responsables de las acciones y de las actividades de PTA, que incluyen la planificación, la comunicación y obtener la aprobación de la junta o de la membresía. Algunas responsabilidades generales del encargado de un comité son: • Avisar de todas las reuniones a todos los miembros del comité, incluido el presidente de la PTA
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Primeros pasos del año
• Trabajar estrechamente con otros encargados de comités (quizá combinando esfuerzos) para evitar la duplicación y para fortalecer los proyectos y los programas con nuevas ideas y mano de obra • Preparar los reportes del comité para las reuniones • Conseguir la aprobación de los miembros y de la junta antes de realizar cualquier acción (incluida la distribución de avisos públicos)
Sus metas para el año
PASO A PASO
Panorama general Una PTA eficaz: • Lleva a cabo al menos un programa o proyecto que da una oportunidad a los padres para participar en la escuela. • Lleva a cabo al menos un programa o proyecto que eleva el nivel de concientización entre los padres sobre los temas que afectan el logro de los estudiantes o el éxito en la escuela. • Asiste a la convención de la PTA estatal u otros eventos patrocinados por la PTA estatal. • Mantiene y aumenta su membresía. Pasos para crear metas 1. Evalúe las necesidades de su comunidad escolar comunicándose con el director y los maestros. Realice una encuesta a todos los padres para averiguar lo que desean y necesitan, así como quiénes son. Invítelos a unirse a PTA. En las siguientes páginas encontrará un modelo de encuesta de evaluación de necesidades y una guía para puntuarla. 2. Desarrolle objetivos para las acciones en base a los resultados de las necesidades evaluadas. 3. Proponga su plan para alcanzar los objetivos en una reunión de PTA. Invite a todo el personal de la escuela y a los padres a asistir. 4. Vote la adopción del plan e incorpore las metas de su PTA en su calendario anual. Repase el curso gratuito de aprendizaje por internet sobre ejecución de un programa exitoso (Running a Successful Program) en PTA.org/e‐learning para que lo ayude a determinar qué programas lo ayudarán a alcanzar sus objetivos.
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Primeros pasos del año
Modelo de encuesta de evaluación de necesidades ABC PTA necesita su ayuda. Para poder ofrecer los tipos de programas y servicios que usted quiere y necesita, ABC PTA le pide que complete la siguiente encuesta. Sus respuestas nos ayudarán a ayudarlo a usted y a su hijo. Complete o marque con un círculo sus respuestas, según corresponda. 1. Complete en qué grado está cada hijo que tiene la escuela. 2. ¿Es miembro de ABC PTA? A Sí B No 3. Clasifique las siguientes frases en orden de importancia para usted: (1 = lo más importante, 11 = lo menos importante)
La seguridad cuando mi hijo está la escuela
Opciones saludables de alimentos para mi hijo en la escuela
Recursos sobre la crianza
Educación física o actividades para mi hijo en la escuela
Educación artística para mi hijo en la escuela
Mejorar el éxito académico de mi hijo
Oportunidades para participar en la escuela
Oportunidades para interactuar con otros padres y familias
Comunicación eficaz entre padres y maestros
Fondos adecuados para la escuela de mi hijo
Otro (especifique ) 4. Si la ABC PTA anunciara que actuará en el área más importante para usted, ¿qué probabilidad hay de que participe?
A Muy probable
B Algo probable
C Algo improbable
D Muy improbable
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Guía de referencia rápida para el presidente de PTA 2011‐2012 I 17
Primeros pasos del año
Modelo de encuesta de evaluación de necesidades 5. En general, ¿cuál es su nivel de satisfacción con el modo en que ABC PTA sirve a su escuela?
A Muy satisfecho
B Algo satisfecho
C Algo insatisfecho
D Muy insatisfecho 6. En su opinión, ¿cuáles son los puntos fuertes de ABC PTA? ¿Cuáles éxitos puede usar para desarrollarse? 7. En su opinión, ¿cuáles son los puntos débiles de ABC PTA? ¿Cuáles retos debe superar para mejorar? 8. Agregue cualquier otro comentario que tenga sobre la ABC PTA y su escuela. Complete y regrese esta encuesta para el (fecha) a (nombre de la persona) a (dirección o buzón).
¡Gracias por participar en esta encuesta!
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Primeros pasos del año
Guía de puntuación para la encuesta de evaluación de necesidades, Pregunta 3 HERRA‐ MIENTAS
Opciones de la encuesta
Opción(es) de posibles programas
La seguridad cuando mi hijo está la escuela
Prevención de las intimidaciones
Opciones saludables de alimentos para mi hijo en la escuela
Nutrición y control de las porciones
Recursos sobre la crianza
Cómo hablar con su hijo sobre temas difíciles
Educación física y actividades para mi hijo en la escuela
Prevención de la obesidad
Educación artística para mi hijo en la escuela
Música, artes, noches de manualidades
Mejorar el éxito académico de mi hijo
Ayudar a mi hijo a desarrollar buenos hábitos de estudio
Oportunidades para participar en la escuela
Oportunidades y capacitación para voluntarios
Oportunidades para interactuar con otros padres y familias
Noche de la pizza, eventos nocturnos para la familia
Comunicación eficaz entre padres y maestros
Reuniones informales para padres, maestros y directores, puntos básicos sobre las conferencias para padres y maestros
Fondos adecuados para la escuela de mi hijo
Taller de defensa sobre presupuestos educativos;
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Primeros pasos del año
Asociación con el director y los maestros
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ENLACES
Panorama general El presidente de PTA y el director de la escuela deben funcionar como un equipo. Las asociaciones son más fuertes cuando cada uno entiende las responsabilidades del otro, desarrollan un vínculo con los padres y el personal y se comprometen a cooperar por el bienestar de todos los estudiantes. Además es muy importante construir asociaciones similares con los maestros para que tengan una voz en las decisiones de PTA. Consejos para asociaciones Sugerencias para la asociación con los directores: • Envíe un fuerte mensaje de apoyo –pregunte a los directores cuáles son sus metas para el año y cómo la PTA puede ayudar a alcanzarlas. • Programe una plática mensual o trimestral con el director para que su PTA se mantenga al tanto de los asuntos de la escuela. Planifique sus conversaciones escribiendo los puntos que desea compartir. Invite a miembros de la PTA, si corresponde. Tome notas. Sugerencias para la asociación con los maestros: • Programe las reuniones con anticipación. • Pregunte a los maestros cómo la PTA puede apoyarlos mejor en el año entrante. • Cuando verifica el desempeño de su hijo, también pregunte por el maestro. • Entable todas las interacciones con un espíritu de cooperación. • Invite a los maestros a participar en su PTA. • Con permiso de la escuela, comparta información de la PTA con maestros exhibiendo avisos de reuniones y actas de las reuniones en la sala de maestros. Creación de asociaciones exitosas con su escuela y su comunidad Encuentre los estándares nacionales de PTA para las asociaciones familia‐escuela, una guía de evaluación e implementación, y más recursos para juntar a las familias, las escuelas y las comunidades en PTA.org/Partnerships.
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Primeros pasos del año
Términos clave: Administración escolar GLOSARIO He aquí algunos términos clave que debe conocer cuando habla con los directores y los maestros acerca de políticas de educación:
Ley de Educación Primaria y Secundaria, Ningún Niño Dejado Atrás (ESEA–NCLB)— La ley nacional cuyo objetivo es elevar el nivel de logros académicos de todos los niños.
Progreso anual adecuado (Adequate yearly progress,AYP) —Una medida gradual del progreso anual hacia lograr el dominio en los niveles de grado.
Estándares de rendimiento (Performance standards)— El progreso que se espera de un estudiante para el final de un grado en particular.
Maestro muy calificado (Highly qualified teacher)—Un maestro que obtuvo la certificación de maestro completa del estado o que aprobó el examen de licenciatura estatal, tiene como mínimo un título universitario y demostró competencia en un área temática.
Datos disgregados (Disaggregated data)—Los resultados de pruebas clasificados según las características de una población especial, incluidas la desventaja económica, la raza, los grupos étnicos, las discapacidades físicas y el dominio limitado del idioma inglés.
Agencia de educación local (Local education agency, LEA)—Una junta pública de educación u otra autoridad pública dentro de un estado que mantiene el control administrativo de las escuela públicas en una ciudad, condado, municipio, distrito escolar u otra subdivisión política de un estado.
Agencia de educación estatal (State education agency, SEA)—Una junta pública de educación u otra autoridad pública que es responsable principalmente de la supervisión de las escuelas públicas del estado.
Centros de Información y Recursos para Padres (PIRC)—Centros en todo el estado que ofrecen desarrollo de las capacidades a las escuelas, las LEA y las SEA para implementar políticas eficaces de participación de los padres, programas y actividades que aumenten el logro académico de los estudiantes y fortalezcan las asociaciones entre las familias y la escuela.
Servicios complementarios (Supplemental services)—Asistencia académica o tutorías que se ofrecen a cargo del distrito escolar para estudiantes de familias de bajos ingresos que se identificó que reprobaban por dos años.
Dominio (Proficiency)—Dominio de una tarea adecuada al nivel de grado. Consejos para asociaciones con la comunidad Es fundamental que conozca las características demográficas de su comunidad y a los encargados de las decisiones clave para poder apuntar a las necesidades de la comunidad y contactarse con las personas que pueden producir los cambios. Además, conozca a otros
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Guía de referencia rápida para el presidente de PTA 2011‐2012 I 21
Primeros pasos del año
grupos comunitarios para poder trabajar juntos. La cooperación con la comunidad convertirá a su PTA en un participante clave e influyente dentro y fuera de la escuela.
Contactos estatales y nacionales Panorama general A medida que comienza su año como presidente de PTA, encontrará situaciones en las que duda respecto de la respuesta "correcta". Recuerde que usted es parte de una red nacional, en la cual todos los miembros comparten la misma misión. Alguien estará disponible para ayudarlo por teléfono, correo electrónico, medios de comunicación por internet o en persona. ¡Simplemente pregunte! Comuníquese con nosotros CONTACTO Su PTA estatal está disponible para orientarlo en asuntos que son exclusivos de su área y puede ofrecerle valiosos recursos para ayudarlo a cumplir con sus responsabilidades. Además, recomendamos fervientemente que envíe comentarios o preguntas a National PTA. Representantes del centro de información responderán directamente a su pregunta o derivarán su inquietud a la persona adecuada en la oficina de National PTA o su PTA estatal para obtener una respuesta. National PTA 1250 N. Pitt Street Alexandria, VA 22314 Llamada gratuita: (800) 307‐4PTA (4782) Correo electrónico:
[email protected] Sitio web: PTA.org
ENLACES
Oficinas estatales Encuentre un directorio web de todas las oficinas de PTA estatales en PTA.org/States. Recursos adicionales de apoyo Se puede comunicar con los líderes de National PTA y de otras PTA a través de: • PTA Great Idea Bank (PTAgreatideabank.org)—El banco de ideas que se actualiza periódicamente con ideas exitosas que usaron algunas unidades locales.
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Primeros pasos del año
• Facebook (Facebook.com/ParentTeacherAssociation)—“Hazte fan” de una asociación de padres y maestros en Facebook para recibir actualizaciones y comunicarse con otros fans. • Twitter (Twitter.com/ptaeditor)—Siga @ptaeditor en Twitter para obtener actualizaciones sobre temas relacionados con la educación y los esfuerzos de PTA. • Mensajes de National PTA—Escuche más de National PTA a través del Blog de PTA (PTA.org/Blog), la Radio de PTA (PTA.org/PTAradio) y el canal de YouTube de National PTA (YouTube.com/nationalpta). • Fotki (Fotki.com/pta)—Vea las fotografías de los eventos de PTA de todo el país. También puede encontrar muchas PTA estatales y locales, y miembros de PTA, en Facebook, Twitter y otros medios sociales. ¡Conéctese! Contactos locales Complete la grilla de la página siguiente y compártala con la junta de su PTA y el personal de la escuela. No olvide escribir el nombre de su PTA en la parte superior de la grilla antes de hacer las copias.
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Guía de referencia rápida para el presidente de PTA 2011‐2012 I 23
24 I Guía de referencia rápida para el presidente de PTA 2011‐2012
*Consulte “Find Your PTA” en PTA.org para obtener este número **Consulte a la oficina de la PTA estatal o al tesorero de la unidad para obtener este número.
El EIN** de su unidad:
Encargado
Número* de Id. de su unidad de PTA local:
Encargado
Dirección
Encargado
Correo electrónico
Encargado de Membresía de PTA
Teléfono
Tesorero de PTA
Secretario de PTA
Vicepresidente de PTA
Presidente de PTA
Nombre
Su junta
Lista de contacto de
Primeros pasos del año
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Primeros pasos del año
Transición del liderazgo
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Panorama general Si no se planifica la transición del liderazgo, puede ser desordenada y costosa. ¡Comience el proceso tan pronto como inicia su mandato! Evalúe los puntos fuertes y débiles de los miembros de la junta, luego identifique al menos tres personas con potencial para convertirse en presidente. Como presidente, es su responsabilidad incentivar el liderazgo futuro, y debe darles a líderes potenciales una oportunidad para "ocupar el lugar": • como representante de su PTA en eventos, como las reuniones de la junta escolar u otras reuniones locales • como encargado de un comité • a través de asignaciones especiales Los presidentes no designan sucesores. Ningún presidente debe participar nunca en un comité de nominaciones, pero usted se encuentra en una posición única para reconocer potencial de liderazgo. Si hay individuos a la altura de las circunstancias cuando se les da una oportunidad, puede motivarlos a través de: • Llevarlos con usted a reuniones regulares con el director o el superintendente • Darles oportunidades de capacitación y motivarlos a asistir a capacitaciones de liderazgo patrocinadas por el estado o consejo y a convenciones estatales • Enviarlos a actuar como delegados para presentar reportes sobre reuniones de la junta escolar • Permitirles que lideren una discusión grupal sobre fijación de metas para el próximo año
Guía de referencia rápida para el presidente de PTA 2011‐2012 I 25
Primeros pasos del año
LISTA DE CONTROL
Lista de control de la transición Crear una transición fluida de responsabilidades de liderazgo garantiza que su PTA permanezca en buen estado y activa – y que los niños sigan beneficiándose. Un presidente titular debe: Reunirse con el equipo de liderazgo entrante. Discuta los éxitos y los fracasos del año anterior, los objetivos y las expectativas para el próximo año y cómo facilitar la transición. Ayude a los nuevos líderes a conocer a la comunidad, su gente, sus metas y sus tradiciones. Programar reuniones con contactos. Realice presentaciones personales del nuevo equipo al director, los maestros, los líderes de la comunidad, entre otros. Resalte el compromiso de todos para seguir ocupándose de las necesidades de los niños. Entregar los registros. Entregue el libro de procedimientos y otros registros pertinentes; asegúrese de que todas las contraseñas e información de las cuentas (bancaria, de correo electrónico, etc.) también cambian de manos. Presentar el nuevo equipo a la membresía. Es tan importante para el nuevo equipo conocer a la membresía como es conocer a los contactos. Además, incentive a los líderes entrantes a reunirse con los miembros fuera de las reuniones y a mantener discusiones informales con la junta. Cambiar la información de contacto. Actualice nombres, direcciones de correo electrónico y el resto de la información en su sitio web, en los registros oficiales y en la base de datos de su membresía.
26 I Guía de referencia rápida para el presidente de PTA 2011‐2012
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Planificación y metas
Planificación y metas
PASO A PASO
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Panorama general Un plan, incluidos las metas y los objetivos, para el año debe estar escrito y ser compartido con la junta de la PTA y el director de la escuela. Se debe incluir al personal de la escuela durante todo el proceso de planificación. La planificación anticipada es muy importante para establecer los ingresos y los gastos del año. El comité de finanzas debe usar el plan escrito de las metas generales y los objetivos específicos en el desarrollo del presupuesto. La planificación además debe incluir un mecanismo de evaluación para medir constantemente el progreso y los éxitos de su PTA. Repase sus metas durante el año y verifique si las ha alcanzado o qué ha cambiado. Pasos para planificar metas 1. Determine el propósito de PTA en su escuela (recuerde usar la misión de PTA como una guía: ser una voz potente para todos los niños, un recurso pertinente para las familias y comunidades y una defensora ferviente de la educación y del bienestar de cada niño). 2. Repase las actividades pasadas y presentes de PTA (¿las actividades pasadas cubrieron las necesidades y alcanzaron las metas de la asociación?). 3. Enumere todos los recursos disponibles para PTA (fondos, membresía, asistencia local de otras organizaciones y agencias, instalaciones, etc.). 4. Reúna aportes de los padres, maestros y administradores sobre las necesidades de la escuela y de la comunidad a través de encuestas y discusiones. 5. Enumere los tipos de actividades a considerar. 6. Priorice ideas y escoja las dos o tres que mejor se ajustan a las metas de la junta. 7. Desarrolle un calendario de actividades y asigne responsabilidades a los comités. 8. Evalúe las actividades usando resultados medibles.
Guía de referencia rápida para el presidente de PTA 2011‐2012 I 27
Planificación y metas
LISTA DE CONTROL
Lista de control de los objetivos Sus objetivos planificados deben seguir las directivas de S.M.A.R.T. (ser específicos, medibles, alcanzables y agradables, relevantes, tener el tiempo). Ser específicos ¿Se declaró la intención principal? ¿Es la intención principal específica? Medibles ¿Es el resultado medible? ¿Puede determinar si el resultado se puede lograr? Alcanzables y agradables ¿Se puede alcanzar la meta durante el periodo de tiempo establecido? ¿Es la meta satisfactoria, o agradable, para todos los partícipes? ¿Se adhiere la meta a la misión y al propósito de PTA? Relevantes ¿Es la intención principal relevante para los objetivos del grupo? ¿Se puede aplicar la meta a la unidad? Tiempo ¿Hay un plazo para el cumplimiento de la meta?
¿Cuándo se debería alcanzar la meta?
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Planificación y metas
Guía de planificación de metas Complete los espacios vacíos y redacte algunas ideas para su año de PTA. La página 29 tiene HERRA‐ MIENTAS una plantilla de "plan de trabajo" más formal pero quizá le sirva usar primero esta página para reunir ideas. Objetivo Plan para alcanzar este objetivo Plazo Motivar a los padres a participar en la escuela.
Informar a los padres acerca de los asuntos que afectan el éxito en la escuela. Participar en la convención de la PTA estatal u otros eventos patrocinados por la PTA estatal. Aumentar la membresía un 5 por ciento.
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Guía de referencia rápida para el presidente de PTA 2011‐2012 I 29
Planificación y metas
Preguntas frecuentes acerca de la planificación y fijación de metas ¿Qué es un plan de trabajo? PREGUNTAS Un plan de trabajo enumera las metas de su PTA y los medios por los cuales espera alcanzarlas. El plan de trabajo guía las actividades de la unidad durante un cierto año fiscal. Los encargados de los comités también preparan un plan de trabajo (que debe ser aprobado por el comité ejecutivo o junta) para sus comités. ¿Cómo se arma un plan de trabajo?
ENLACES
Se encuesta a los miembros acerca de sus percepciones de las necesidades más urgentes de la escuela. Después de identificarlas, se las debe agrupar y priorizar. Las mayores prioridades deben guiarlo a fijar las metas de la PTA para el año. Establezca modos en que la PTA puede ayudar mejor a satisfacer esas necesidades, y calcule cuánto dinero su PTA necesitará para alcanzar esas metas; a continuación identifique las fuentes de fondos y elabore un presupuesto. En la página siguiente encontrará un ejemplo de plantilla de un plan de trabajo de un comité recomendada por Texas PTA. Recursos de planificación Tome el curso de aprendizaje en línea de planificación y fijación de metas (Planning and Goal Setting) en PTA.org/e‐learning.
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Planificación y metas
Plan de trabajo Officer/Chair Name: (Nombre de Oficial/Presidente de Junta) Position: (Posición) Responsibilities/Duties: (Responsabilidades)
Goal: (Meta)
Year: (Año)
Specific Action Steps (Proceso Especifico de Acción)
Start Date (Fecha de Empiezo)
Completion Date (Fecha de Terminación)
Budget: (Presupuesto)
Resources: (Recursos)
Evaluation Process: (Proceso de Evaluación)
Committee Members: (Miembros del Comité)
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Reuniones eficaces
Reuniones eficaces
PASO A PASO
LISTA DE CONTROL
Panorama general Las reuniones de PTA deben proveer información, inspiración e instrucción a los miembros locales. Las reuniones generales están abiertas a la comunidad. Los privilegios de presentar mociones y votar están limitados a los miembros. Asegúrese de no olvidar nada en sus reuniones y tome el curso de puntos básicos de PTA (PTA Basics) en PTA.org/e‐learning. Para obtener los mejores resultados, programe reuniones que sean convenientes para su membresía, no se desvíe de la tarea y comience (y finalice) a tiempo. Si los asistentes sienten que se logró algo significativo, regresarán. Pregunte a los miembros en un cuestionario o encuesta el mejor horario para llevar a cabo una reunión. Si preside la reunión, usted es el líder. Primero, confirme que la reunión se convocó para un fin específico. Luego, dirija toda la conversación en la reunión para abordar ese fin. Desarrollo de reuniones El rol del presidente durante las reuniones es organizar y dirigir los asuntos de la unidad a través de: • Dar la palabra a los miembros. • Permanecer neutral en las cuestiones y presentación de la información. No ser partícipe en ninguna discusión mientras preside. Convocar al vicepresidente para presidir si desea expresarse acerca de una moción; el presidente entonces tiene todos los privilegios de un miembro. El presidente vuelve a estar a cargo de la reunión sólo después de que se anuncia el voto. • Expresar cada moción de forma clara después de que ha sido secundada y antes de permitir la discusión. • Votar, pero únicamente cuando el voto es por boleta. En todos los otros casos, el presidente no puede votar a menos que sea para desempatar en un asunto crítico para la unidad. • Declarar el resultado de cada voto realizado. Lista de control del orden del día de la reunión El orden del día de la reunión de PTA debe incluir: La aprobación del acta, un documento escrito que registra los eventos de la reunión anterior El reporte de funcionarios, comités fijos y comités especiales (según sea necesario, si los reportes escritos no están disponibles)
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Reuniones eficaces
Pedidos especiales (en su mayoría asuntos que surgen una vez al año; nominaciones/elecciones) Asuntos inconclusos (una moción que se estaba discutiendo y fue postergada en la última reunión) Asuntos nuevos Anuncios
PREGUNTAS
Cierre de la sesión Preguntas frecuentes acerca de las reuniones ¿Debemos reunirnos? ¿Con cuánta frecuencia? Si no hay un motivo para reunirse, ¡no organice una reunión! Sin embargo, asegúrese de consultar su reglamento para averiguar el número mínimo de reuniones obligatorias. ¿Qué hago si se produce un debate ferviente? Mantenga su imparcialidad; un encargado es como un juez en la corte. Asegúrese de que todos los participantes tienen una oportunidad equitativa para expresar sus puntos de vista. Luego tome el control para que la reunión pueda continuar y sea productiva. ¿Qué pasa si alguien está dominando la reunión? Sea firme y use frases como: "Creo que deberíamos oír a algunos otros asistentes" o "¿Podemos tener algunos comentarios del resto del grupo sobre esto?" ¿Qué pasa si la reunión comienza bien pero luego se estanca en un tema en particular? Tome el control y sugiera otra reunión para discutir ese asunto en otro momento, o sugiera que las partes involucradas continúen la discusión al final de la reunión. A veces será necesario exigir una decisión y luego avanzar al tema siguiente. ¿Qué puedo hacer para garantizar que todos tengan claro qué sucedió y qué acción se requiere? Resuma la reunión; exprese brevemente y de modo imparcial lo que se dijo. Finalice con una expresión clara de lo que se espera que suceda después. ¿Qué pasa si siento que soy "el malo de la película"?
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Recuerde que su rol y responsabilidad es ser imparcial y eficiente y que no se desvíe la reunión. A veces, esto requiere que sea firme.
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Reuniones eficaces
HERRA‐ MIENTAS
Ejemplo de orden del día de una reunión Modelo de orden del día de una reunión general de PTA: PTA de Escuela Media ABC 6 de septiembre de 20__ Reunión administrativa general de PTA 7:00 p.m.–8:00 p.m.
I. II. III.
Pedir orden en la sesión Lectura y aprobación de las actas Reportes de los funcionarios • Reporte del tesorero • Reporte del presidente • Reporte de membresía • Reporte del director IV. Reportes de los comités • Encargado del picnic del regreso a la escuela • Encargado de la noche de natación para familias • Encargado de la recaudación de fondos • Encargado de venta de ropa V. Asuntos inconclusos • Dads and Donuts—Postergamos este asunto en la última reunión. Se abrirá la discusión respecto de la realización o no de una mañana de papás y donas en la escuela este año. El costo aproximado es de $200, a menos que consigamos patrocinadores que donen el jugo, las donas, y los artículos descartables. VI. Asuntos nuevos • Math Club (donación de $100 para suministros) — El club de matemáticas quisiera comprar seis calculadoras nuevas para una competencia próxima. El club tiene 10 estudiantes nuevos y necesitan más calculadoras para que compitan esos estudiantes. • Programas de reciclado de cartuchos de tinta – Smith Recycling tiene un programa para reciclar los cartuchos de tinta de impresora vacíos. Podemos ganar dinero y/o escoger artículos de su catálogo para beneficio de la escuela. • Programa de lectura de la Sra. Jones – Reading Leaders es el nuevo programa que la Sra. Jones quisiera presentar a su clase de segundo grado este año escolar. Los suministros y los libros cuestan $500. Ella piloteará el programa, y si tiene éxito, espera incluir a todos los estudiantes de segundo grado el año próximo. VII. Anuncios 15 de septiembre –Swim Night (Noche de natación) 18 de septiembre – Comienza la venta de ropa 21 de septiembre—Lanzamiento de la recaudación de fondos 2 de octubre – Desayuno con el director 4 de octubre— Reunión de PTA VIII. Cierre de la sesión
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Reuniones eficaces
IDEA
Consejos para las reuniones Las reuniones eficaces requieren de preparación, facilitación, inspiración y resultados. • Preparación significa que va a la reunión listo para plantear el propósito y el orden del día. • Facilitación significa que el líder (o encargado) mantiene la reunión puntual y encaminada, permitiendo los aportes del grupo de modo adecuado. • Inspiración significa que incorpora actividades que incentivan a los participantes y generan discusión y usa ayudas visuales para llamar la atención.
GLOSARIO
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• Resultados significa que la reunión logra uno o más resultados. Comparta los resultados para mantener a los participantes conectados con el trabajo de su PTA. Asegúrese de tomar los cursos de manejo de conflictos y procedimiento parlamentario (Conflict Management and Parliamentary Procedure) disponibles en PTA.org/e‐learning. Término clave: Acta El registro oficial de una reunión se llama acta. Según el IRS, se deben tratar las actas como un archivo permanente y mantener por siempre. Todos los funcionarios deben tener copias de las actas en sus libros de procedimientos. Los originales y una copia deben quedar en un archivo protegido en la escuela, si es posible. Las actas DEBEN estar en orden para comprobar la acción que se ha realizado; por ejemplo, para comprobar que se gastaron los fondos de acuerdo con el reglamento y el presupuesto aprobado. Se debe adjuntar al acta un reporte impreso del tesorero. Las actas también deben incluir una hoja con las firmas para registrar la asistencia. Recuerde que si algo no está en el acta, no sucedió.
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Reuniones eficaces
Modelo de acta de una reunión HERRA‐ MIENTAS
Acta del PTA de la Escuela Media ABC Reunión general de la membresía Septiembre de 2010 El presidente de la PTA Richard Roe pidió orden en la sesión a las 7:00 p.m. Se estableció el quórum con la asistencia de más de 60 miembros de la PTA. La tesorera de la PTA Betsy Bow repasó el presupuesto. Hubo una moción para aprobar el presupuesto. Se aprobó el presupuesto por mayoría. La encargada de membresía Lois Lane repasó los resultados de la campaña de membresía de regreso a la escuela. Reportó que se unieron 30 miembros nuevos durante la campaña, muchos de los cuales eran padres que llevaban a sus hijos al primer día de escuela de la vida de los niños. El presidente Roe convocó a voluntarios para ayudar a planificar y efectuar el evento de recaudación de fondos de las vacaciones de invierno. Presentó a June Jones, la encargada del evento de recaudación de fondos de invierno. June Jones dijo que el tema del evento de este año sería "Tech the Halls" y tendría decoraciones y actividades electrónicas y futuristas. Jones nombró las diversas actividades disponibles para los voluntarios y explicó el proceso para registrarse como voluntario. Mencionó que la meta del evento de recaudación de fondos era obtener $5,000. La encargada del comité de Reflections, Donna Doe, habló acerca del concurso de Reflections, explicó el tema y cómo participar. El director Sandi Silo les agradeció a todos por su presencia. Se cerró la sesión a las 7:45 p.m. Preparada por: Jane Johnson Secretaria de actas
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Reuniones eficaces
Procedimiento parlamentario
ENLACES
PTA.org
Panorama general El procedimiento parlamentario es un conjunto de reglas para efectuar reuniones ordenadas que alcancen objetivos de forma justa. Algunos beneficios del proceso parlamentario incluyen los siguientes: • Justicia y cortesía para todos • Mantenimiento del orden • Consideración de un tema a la vez • Posibilidad de que cada miembro haga su aporte • Regla de la mayoría • Mantenimiento de los derechos de la minoría Recursos acerca del procedimiento parlamentario • Tome el curso de aprendizaje en línea de procedimiento parlamentario (Parliamentary Procedure) en PTA.org/e‐learning. • Visite el sitio web Robert’s Rules of Order, robertsrules.com. • Mantenga una copia de Robert’s Rules of Order Newly Revised (designada en el reglamento como la forma de procedimiento parlamentario que sigue la PTA).
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Reglamento y reglas vigentes
Reglamento y reglas vigentes
DETALLES
LISTA DE CONTROL
Panorama general El reglamento son las reglas que la unidad local debe seguir. Se adopta y enmienda por un voto de los miembros de su unidad en una reunión general. El reglamento de PTA no debe discrepar con el reglamento de National PTA o de la PTA estatal. Si no puede hallar una copia del reglamento de su PTA, comuníquese con la oficina de la PTA estatal para obtener uno. Todos los funcionarios deben conocer bien el reglamento de la unidad local. Cualquier miembro tiene el derecho a verlo. El reglamento suministra la siguiente información importante: • La estructura de la junta de la unidad local • Información sobre las fechas de reunión requeridas (podría incluir cómo se da aviso de la reunión) • Requisitos para un comité de nominaciones • Cómo y cuándo realizar las elecciones • Fechas del año fiscal • Requisitos de quórum para llevar a cabo las actividades Lista de control sugerida para el reglamento • Artículo I—Nombre • Artículo II—Propósitos • Artículo III—Políticas básicas • Artículo IV—Relación con National PTA y PTA de [Estado] • Artículo V—Membresía y Cuotas • Artículo VI—Funcionarios • Artículo VII—Deberes de los funcionarios • Artículo VIII—Junta Directiva/Gerentes • Artículo IX—Comité Ejecutivo • Artículo X—Comités • Artículo XI—Reuniones generales de la membresía • Artículo XII—Membresía del consejo • Artículo XIII— Reunión anual de la PTA de [Estado] • Artículo XIV— Año Fiscal (si lo requiere la PTA estatal) • Artículo XV— Autoridad parlamentaria • Artículo XVI—Enmiendas
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PTA.org
Reglamento y reglas vigentes
Recursos acerca del reglamento Puede consultar la redacción del reglamento y las reglas vigentes de otras unidades locales si: ENLACES • Pide ejemplos a su PTA estatal • Toma el curso de aprendizaje en línea de procedimiento parlamentario en PTA.org/e‐ learning. • Busca en internet usando las palabras clave "PTA bylaws" (reglamento de PTA) o "PTA standing rules" (reglas vigentes de PTA) para ver los reglamentos que otras PTA locales han publicado en sus sitios web Término clave: Reglas vigentes (Standing Rules) Las reglas vigentes describen los procedimientos de la asociación con detalles específicos que GLOSARIO no están incluidos en el reglamento pero que no deben entrar en conflicto con el mismo. Algunos ejemplos de la diferencia son: • El reglamento estipula cuándo efectuar las reuniones de la asociación y la junta ejecutiva y quizá cuántas reuniones se requieren por año. Las reglas vigentes dicen dónde y a qué hora se realizarán estas reuniones. • El reglamento provee las responsabilidades principales de los funcionarios y encargados. Las reglas vigentes proveen los detalles específicos. • Si el reglamento estipula que el primer vicepresidente es responsable de un programa, las reglas vigentes enumerarán los distintos encargados que trabajarán con el vicepresidente bajo el título del primer vicepresidente. Las reglas vigentes son los detalles del trabajo de una PTA. Quizá cambien de una administración a otra o de una reunión a otra. Preguntas frecuentes acerca del reglamento ¿Cómo se realizan los cambios al reglamento?
PREGUNTAS
Para considerar cambios al reglamento, se debe nombrar un pequeño comité que estudia los cambios propuestos y hace recomendaciones a la junta para la aprobación. A continuación, se debe dar aviso a todos los miembros de los cambios propuestos con 30 días de antelación. Un cambio en el reglamento requiere de un voto mayoritario de los dos tercios de los miembros presentes en la reunión general si no se entregó el aviso de 30 días del cambio, y un voto mayoritario si se entregó el aviso de 30 días. ¿Quién debe tener copias del reglamento? Toda la junta debe tener una copia del reglamento vigente. Ante un pedido, debe haber copias disponibles para todos los miembros.
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Guía de referencia rápida para el presidente de PTA 2011‐2012 I 39
Reglamento y reglas vigentes
¿Qué es un quórum, y cómo sé cuál es el quórum de nuestra unidad? El quórum es el número mínimo de miembros que debe estar presente para llevar a cabo una reunión de la PTA o de la junta. El número para su unidad se estipula en su reglamento. Si no se alcanza un quórum en una reunión, entonces no se puede votar. Se puede realizar una reunión de PTA sin un quórum, pero no se puede votar.
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Finanzas
Finanzas
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La administración del dinero de una PTA Administrar las finanzas de una PTA es fundamental para todo lo demás. Además de ser esencial por motivos relacionados con la financiación de programas y eventos, hay requisitos federales que deben cumplir todas las organizaciones sin fines de lucro para no poner en riesgo su estatus de exenta de impuestos. Cumplir con las directivas federales es extremadamente importante para mantener el estatus de exención impositiva y para garantizar la solvencia de su PTA. Consiga personas cualificadas que quieran ser voluntarias en este rol de administrador de dinero. Como presidente local, debe supervisar dos áreas importantes: • La elaboración y gestión de un presupuesto de acuerdo con el reglamento • La presentación correcta de reportes ante el IRS, federales, estatales y locales En última instancia, usted es el líder y usted es responsable de garantizar que el tesorero se comporte de acuerdo con el reglamento de la PTA.
Guía de referencia rápida para el presidente de PTA 2011‐2012 I 41
Finanzas
LISTA DE CONTROL
Lista de control para la gestión financiera Como presidente de una PTA, debe asegurarse de que su tesorero: Presenta una nueva tarjeta de firmas ante el banco de inmediato (quizá se necesite una carta de transición del tesorero saliente al banco para efectuar el cambio) Conoce el saldo bancario de la PTA Ha revisado los libros antes de aceptarlos de parte del tesorero saliente Tiene un presupuesto aprobado por la membresía general antes de gastar los fondos Entrega reportes financieros escritos en todas las reuniones de la PTA (de la junta y general de la membresía) Tiene el número de identificación empleador (EIN) federal de la unidad Requiere de dos firmas en todos los cheques Paga, según la autorización, todos los gastos por cheque (nunca en efectivo) y nunca usa cheques en blanco firmados Obtiene los recibos de todos los gastos y pide recibos por los desembolsos de gastos Emite un comprobante del recibo cuando recibe dinero Tiene un procedimiento para contar dinero (por ejemplo, de un evento de recaudación de fondos) que incluye dos personas y un recibo firmado que documenta el monto Deposita todos los fondos de manera oportuna en una cuenta bancaria autorizada de la PTA (nunca en una cuenta personal, en una cuenta de la escuela ni en una cuenta de otra organización) Guarda todos los registros financieros, incluidos los recibos y las facturas, en el archivo Guarda todas las copias de las actas con referencias a los gastos de fondos Concilia los resúmenes bancarios mensualmente inmediatamente después de recibirlos Usa las formas de envío correctas para enviar las cuotas de membresía a la PTA nacional y estatal antes de la fecha límite de envío
IDEA
Se encarga de que revisen los libros y los registros anualmente Consejo para la gestión financiera Para el puesto de tesorero, busque un voluntario de la comunidad que sea contador público, auxiliar contable, asesor fiscal o tutor de matemáticas. Suminístrele los paquetes de software o las hojas de cálculo que usó el tesorero saliente el año anterior y la contabilidad de las transacciones recientes que todavía no se hayan tramitado en el banco. Para obtener información detallada sobre la gestión financiera de su PTA, consulte la Guía de referencia rápida de asuntos de dinero de PTA en PTA.org/MoneyQRG
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PTA.org
Membresía
Membresía
IDEA
PTA.org
Panorama general La PTA es una organización con membresía. Contamos con nuestros miembros para contribuir con su tiempo y habilidades con las comunidades escolares de costa a costa en el país y en el extranjero, donde se emplazan las familias de militares norteamericanos. Cada individuo que se une a PTA ayuda no sólo a su propio hijo sino a cada niño. ¡Imagine la fortaleza que tendría su comunidad si cada padre, cada miembro de la comunidad y cada líder de negocios participaran en una PTA! Atraer nuevos miembros y retener los miembros existentes se encuentran entre los deberes más importantes de una junta de PTA. Una membresía fuerte es esencial para que PTA sea una fuerza motriz en las decisiones relacionadas con el bienestar y la educación de los niños. Su liderazgo activo ayudará a crear programas fuertes en su comunidad escolar y un compromiso fuerte entre sus miembros. Seguimiento de los datos de los miembros Como presidente de PTA, se debe asegurar de que su encargado de membresía: • Crea y mantiene una base de datos de la membresía. Esta es una herramienta crucial para el reclutamiento y la retención de la membresía. Lo ayudará a mantener un registro de los miembros, del pago de las cuotas y de las direcciones de correo electrónico/correspondencia. • Registra a su unidad de PTA para usar Just Between Friends (JustBetweenFriends.com/ PTAquickstart). Just Between Friends es una herramienta fácil de usar que le permite a su unidad gestionar los miembros, comunicarse con toda la escuela, crear directorios y gestionar voluntarios. • Usa el correo electrónico. El correo electrónico le permite comunicarse con los miembros que no pueden asistir a las reuniones. Pida las direcciones de correo electrónico en su forma de membresía. A medida que surjan nuevos beneficios para los miembros, National PTA enviará un correo electrónico a los presidentes de las unidades. Estos mensajes se escribirán en un formato de boletín informativo que puede usar en el boletín informativo de su PTA o enviar a su membresía a través del correo electrónico. De vez en cuando, los correos electrónicos con beneficios a los miembros de PTA se enviarán directamente los miembros de PTA.
Guía de referencia rápida para el presidente de PTA 2011‐2012 I 43
Membresía
ENLACES
Just Between Friends Just Between Friends es el sistema de comunicaciones y gestión de PTA. Se ofrece de forma gratuita a las PTA locales para fortalecer su PTA y simplificar la vida de los líderes y de los miembros. Use Just Between Friends para la gestión de los miembros (incluida la impresión de tarjetas de membresía), las comunicaciones (correos electrónicos con adjuntos y recordatorios automáticos), directorios impresos y por internet, y gestión de voluntarios (un módulo que incluye gestión de participantes adecuado para PTA Reflections y Three For Me). Obtenga más información en LearnJBF.com. Registre a su unidad en JustBetweenFriends.com/PTAquickstart. Recursos acerca de la membresía • Consulte Just Between Friends para los líderes de unidades locales en LearnJBF.com. • Las tarjetas de membresía están disponibles a través de las oficinas de PTA estatales. • Use las herramientas y plantillas de marketing de membresía disponibles por internet en PTA.org/marketing. Hay pósters listos para imprimir, volantes y anuncios para que los adapte a su PTA. También hay un manual de reclutamiento y retención de membresía. • Discuta las mejores prácticas con el grupo de membresía de PTA en el banco de ideas PTA Great Idea Bank, en PTAgreatideabank.org. • Encuentre programas y recursos para promocionar la participación de los papás y otros modelos masculinos a seguir a través de la alianza PTA MORE (Men Organized to Raise Engagement). Vaya a PTA.org/MORE. • Informe a sus miembros acerca de las ofertas especiales para miembros de PTA National Member Benefits Providers. Encontrará detalles en PTA.org/Benefits.
Para conocer más acerca del reclutamiento y la retención de miembros, consulte la Guía de referencia rápida sobre membresía de PTA en PTA.org/MembershipQRG.
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PTA.org
Gestión de voluntarios
Gestión de voluntarios
LISTA DE CONTROL
Valoración de los voluntarios Entable y mantenga una buena relación con todos los voluntarios. Algunos voluntarios quizá participen habitualmente, algunos por períodos breves y otros sólo para eventos especiales, pero ¡todos son fundamentales para el éxito de su PTA! Si desea que colaboren, asegúrese de que se sienten bienvenidos y valorados. Lista de control del encargado de voluntarios Asigne a un encargado de voluntarios para supervisar la gestión de voluntarios y trabajar en asociación con su encargado de membresía. Un encargado de voluntarios realiza las siguientes actividades:
Se comunica con cada persona que se ofrece como voluntario Averigua las habilidades y las áreas de interés de los voluntarios potenciales Organiza una orientación general para todos los voluntarios, así como talleres o sesiones de capacitación para voluntarios Ayuda a los voluntarios a familiarizarse con las políticas escolares, las personas, los programas y el edificio mismo de la escuela Explica los programas de voluntarios a los maestros y habla con los maestros para determinar sus necesidades de ayuda de voluntarios Hace coincidir las necesidades de los maestros con los intereses y las habilidades de los voluntarios cuando asigna las tareas Provee diversas experiencias para los voluntarios Realiza un seguimiento de los proyectos y del tiempo que trabajaron los voluntarios Mantiene los archivos de los voluntarios al día y en orden
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Gestión de voluntarios
PASO A PASO
Consejos acerca de los voluntarios • Los voluntarios son distintos, al igual que los factores que los motivan; averigüe qué desean lograr y cuáles experiencias desean vivir a través del voluntariado. • Los voluntarios necesitan motivación. • Los voluntarios necesitan ser tratados con respeto. • Los voluntarios necesitan sentirse requeridos y necesarios. • Los voluntarios necesitan ayuda y dirección. • Los voluntarios necesitan elogios. • Los voluntarios necesitan tareas significativas. • Los voluntarios necesitan reconocimiento y agradecimiento por sus esfuerzos. • Visite la tienda de PTA en totalpromote.com/pta para ver los obsequios de reconocimiento. • Asegúrese de comunicarse con los voluntarios durante todo el año. • Respete el tiempo de los voluntarios y avíseles lo antes posible cuando los necesita. Pasos de un programa de voluntarios exitoso 1. Evalúe la necesidad de voluntarios en escuela. Los coordinadores de voluntarios deben: • Discutir los méritos de los voluntarios y tratar las preocupaciones entre el personal de la escuela, los maestros y los voluntarios. • Encuestar/entrevistar a los maestros, directores y otro personal de la escuela para determinar todas las áreas donde podrían trabajar los voluntarios. • Sondear a los padres para conocer sus talentos, intereses y habilidades. 2. Trabaje con directores, maestros y personal de la escuela para lograr el uso eficaz y la supervisión de voluntarios. El director puede actuar como supervisor general del programa de voluntarios de la escuela. Las PTA pueden incentivar a los directores a hacer lo siguiente: • Informar al personal de la escuela sobre la misión del programa de voluntarios y conseguir apoyo. • Ofrecer algún espacio para que los voluntarios usen, como una sala de trabajo o incluso un escritorio. Esto demuestra que los voluntarios son una parte de la escuela y pueden tener los materiales a mano. • Mantener reuniones con voluntarios y personal de la escuela para crear un espíritu de equipo. • Ayudar a capacitar al personal acerca del trabajo con voluntarios. 3. Fije metas y objetivos para las tareas de los voluntarios. Para garantizar un programa de voluntarios exitoso y la participación a largo plazo, es importante que se seleccionen las tareas cuidadosamente, que sean productivas, significativas y se ajusten muy bien a los
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intereses, las habilidades y la motivación de los voluntarios. Ninguna persona desea malgastar su tiempo o energía.
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4. Reclute voluntarios. El reclutamiento se debe efectuar durante todo el año para reemplazar voluntarios e incorporar ayuda para nuevos programas. • Las escuelas quizá pasan por alto la gran población de adultos que trabajan un segundo y tercer turno, los fines de semana o en horarios flexibles. ¡Adapte el horario a la persona! ¿Qué proyecto puede completarse desde la casa? • Los adultos mayores son un grupo muy talentoso de adultos, muy bien preparado, con habilidades ilimitadas que se pueden adaptar fácilmente al currículo y a los programas de la escuela. Pregunte a los adultos mayores acerca del voluntariado e invítelos a unirse a su PTA. 5. Capacite y oriente a los voluntarios. La capacitación y la orientación deben ser agradables, pertinentes, prácticas y orientadas hacia las habilidades y responsabilidades específicas de cada voluntario. Los maestros o el personal de la escuela adecuados deben ofrecer sus comentarios o ser parte de la sesión de capacitación. 6. Reconozca a los voluntarios. Para crear y mantener una sensación de pertenencia y satisfacción entre los voluntarios: • Provea capacitación constante para desarrollar nuevas habilidades. • Trate a los voluntarios como colegas. • Reconozca a los voluntarios por su trabajo. 7. Evalúe el desempeño de los voluntarios y el éxito del programa. Use encuestas, observaciones generales y entrevistas para evaluar si se están alcanzando las metas del programa de voluntarios.
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Gestión de voluntarios
Más acerca de los voluntarios de PTA
PREGUNTAS
Preguntas frecuentes acerca de los voluntarios de PTA ¿Quién puede ser un voluntario? Cualquiera que apoya la misión y las metas de PTA.
Se recomienda fervientemente que se investiguen los antecedentes de todos los voluntarios en aras de la seguridad de todos los estudiantes. Si su programa de voluntarios está coordinado a nivel de distrito, trabaje con el departamento de personal para establecer procedimientos y entregar formas de verificación de voluntarios, especialmente si interactuarán con niños. ¿Cómo podemos reclutar voluntarios? Sea creativo en la preparación de sus reuniones de reclutamiento. En estas reuniones, los coordinadores de voluntarios pueden hablar acerca de la importancia, así como de la necesidad, de participación en la escuela. Considere llevar a cabo reuniones de reclutamiento: • En lugares de trabajo de la localidad • En centros para adultos mayores o comunidades de jubilados • En salones comunitarios de complejos de apartamentos • En el edificio del centro de estudiantes de una universidad local • En una reunión de la asociación de maestros jubilados • En organizaciones fraternales, grupos cívicos y clubes de mujeres • En un almuerzo de la Cámara de Comercio • En una clase de escuela preparatoria, club u organización ¿Están los voluntarios protegidos con seguro de responsabilidad? Sí, hasta cierto punto. Debido a que el gobierno federal sabe de la importancia y la necesidad de voluntarios, aprobó la Ley de protección de voluntarios de 1997. Bajo esta ley, los voluntarios (pero no la organización a la que prestan servicio) no pueden ser considerados responsables de actos u omisiones negligentes que se produzcan en el transcurso de sus deberes. Sin embargo, si alguien resultó herido a causa de mala conducta intencional o imprudente de un voluntario, incluida la intervención de drogas o alcohol, no se aplicaría esta protección.
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Programas
Programas Panorama general National PTA ofrece programas para aumentar la participación de la familia y respaldar el éxito educativo, la salud y el bienestar de todos los niños. Existen herramientas y recursos, así como buenas prácticas, para respaldarlo a usted y a su PTA en la implementación de los programas. Lo que pueden hacer las PTA locales Las PTA locales tienen un rol fundamental en el desarrollo de programas y prácticas que repercuten directamente en la participación de la familia y de la comunidad y, en consecuencia, el éxito de los estudiantes. Se deben planificar los programas y las prácticas en respuesta a una necesidad o a prioridades de la comunidad escolar. Cada programa o acción debe ser el adecuado para los destinatarios y debe tener en cuenta las diversas necesidades de las familias en relación a la accesibilidad, los horarios, los idiomas, las culturas y las estructuras familiares. Los programas deben ser pertinentes, tener metas claramente definidas y, cuando corresponde, ser sostenibles en el tiempo. Para lograr todo esto, su PTA necesita tener un equipo que se concentre en la creación y la implementación de programas.
Recursos para programas
HERRA‐ MIENTAS
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PTA: Su fuente de ideas para programas Lo bueno acerca de PTA es que no tiene que reinventar la rueda. Tiene muchísimos recursos y muchísimo apoyo disponibles. Visite PTA.org y el sitio web de su PTA estatal. Lea artículos de la revista Our Children de PTA. Llame a su consejo y red de otras PTA de su área. Asista a las convenciones de PTA y a las conferencias sobre liderazgo.
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Programas
Programas de National PTA Participación de los padres y de la familia • Asociaciones familia‐escuela (Family‐School Partnerships) • Semana de PTA, lleve su familia a la escuela (PTA Take Your Family to School Week) • Semana de reconocimiento a los maestros (PTA Teacher Appreciation Week) Salud y nutrición infantil • Estilos de vida saludables de PTA (PTA Healthy Lifestyles) • Luchemos juntos contra la gripe (Let’s Fight Flu Together!) Participación y éxito de estudiantes • PTA Reflections (una competencia de arte) Para obtener más información sobre la planificación de programas, consulte la Guía de referencia rápida sobre programas de PTA en PTA.org/ProgramsQRG. Subsidios y premios de National PTA Se invita a las PTA locales en regla a que soliciten los premios y subsidios de National PTA, muchos de los cuales ofrecen fondos a las PTA. Los premios y subsidios que se ofrecen incluyen: • Premios Phoebe Apperson Hearst para las asociaciones familia‐escuela (Phoebe Apperson Hearst Family‐School Partnership Awards) • Premios La semana de PTA, lleve su familia a la escuela (premios de $1897) • Subsidios para Estilos de vida saludables de PTA (PTA Healthy Lifestyles Grants) • Subsidios para incentivo de las artes (Mary Lou Anderson Reflections Arts Enhancement Grants) • Premio por defensa destacada de PTA (PTA Outstanding Advocacy) • Premio Shirley Igo al defensor del año (Shirley Igo Advocate of the Year) Las PTA también pueden comprar el premio a la trayectoria de National PTA (National PTA Life Achievement Award), el mayor honor de PTA, para entregarlo a personas que a diario manifiestan su compromiso con los niños. Encontrará más detalles sobre estos premios en la Guía de referencia rápida sobre programas de PTA; también puede hallar información por internet sobre la solicitud en PTA.org/nationalawards, y, sobre los premios de defensa en, PTA.org/LegCon.
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Recomendaciones para que el programa tenga éxito
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Consejos para la planificación de programas En la planificación de los programas, las relaciones de su PTA con el personal de la escuela, las familias y los interesados de la comunidad son esenciales. Trabajen juntos para que los programas sean significativos y eficaces. AVERIGÜE los intereses y las necesidades de cada socio. ACÉRQUESE a estos socios en su propia esfera de acción con propuestas específicas de ayuda. DETALLE el propósito y las condiciones de los esfuerzos conjuntos, incluso qué hará cada quién. RESUELVA los conflictos a medida que surjan y cambie su abordaje cuando sea necesario. CONSTRUYA sobre el éxito: comparta los resultados positivos y motive mayores esfuerzos. Consejos acerca de la participación familiar Un programa para lograr la participación familiar puede servir como foro de discusión y vía para el cambio. Es importante recordar los siguientes puntos: • Todos los padres desean lo mejor para sus hijos. No suponga que al padre de un niño "no le interesa" porque no lo ve en la escuela. Busque modos de incluir a todas las familias en sus programas. • No existe una respuesta que sirva para todas las asociaciones. Identifique los puntos fuertes, los intereses y las necesidades de las familias, los estudiantes y el personal de la escuela y trabaje a partir de allí. Fije metas claras y medibles en base a los aportes de la familia y de la comunidad. • Use diversos mecanismos de comunicación para informar a las familias, los comerciantes y la comunidad acerca de las políticas y los programas de participación familiar. Estos mecanismos pueden incluir llamados por teléfono, correo electrónico, boletines informativos, volantes, anuncios de servicios públicos en periódicos locales y en la televisión por cable, sitios web, medios sociales y foros públicos. • Provea un menú variado de oportunidades de participación orientadas a las diversas necesidades de las familias, incluidas las familias que trabajan. Asigne de forma flexible los horarios de los programas y las actividades. Reconozca que la participación familiar eficaz toma distintas formas que no necesariamente requieren de la presencia de los padres en un taller, reunión o escuela. • Asegúrese de que las familias y los estudiantes tienen información completa sobre los estándares que los estudiantes se espera que alcancen, ejemplos de trabajos de los estudiantes que alcanzan estos estándares, y entienden cómo se evaluará a los
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estudiantes. Por ejemplo, realice noches sobre el currículo para destacar los estándares y mostrar trabajos de los estudiantes. Realice talleres sobre las pruebas estatales. Asegúrese de que las familias y los estudiantes tienen acceso a información sobre la nutrición y el cuidado de la salud, los programas para después de clases y las agencias de servicio comunitario. Reconozca cómo los recursos históricos, étnicos, lingüísticos y culturales de una comunidad puede generar interés en la participación de la familia y la comunidad. Prepare oportunidades para que las familias discutan el progreso de sus hijos, expresen inquietudes y trabajen como socios con el personal de la escuela para resolver problemas que surgen. Asegúrese de que los miembros de las familias que colaboran como voluntarios en la escuela tienen oportunidades para ayudar a los maestros en modos significativos, como ayudar en tareas de instrucción y funciones administrativas. Además de ser tutores y asistentes en el salón de clase, los miembros de la familia pueden hablarles a los estudiantes acerca de las carreras, explicar costumbres de sus tradiciones culturales y demostrar habilidades especiales. Consiga la participación de las familias para evaluar periódicamente la eficacia de los programas de participación familiar y use esta información para fortalecer los programas.
Pasos para planificar programas Trabaje con el encargado de programas de PTA para desarrollar e implementar programas que le permitirán alcanzar las metas de su PTA y tratar las necesidades de la escuela y la comunidad. 1. Identifique necesidades y escoja un programa. Comuníquese con los padres, maestros y líderes de la escuela y pregúnteles cuáles necesidades la PTA podría tratar a través de un programa. Reporte sus hallazgos en una reunión de PTA y discuta sus opciones. Al final de la reunión, decida qué dirección debe tomar su PTA, así como cuáles asuntos revisten el mayor interés para los miembros de PTA. 2. Planifique el programa. Determine el alcance y las metas del proyecto; prepare el plan de trabajo, el cronograma y el presupuesto. Considere trabajar con otros grupos u organizaciones para ampliar la repercusión del proyecto. 3. Recaude fondos. Eventos tradicionales de recaudación de fondos (como subastas, concursos, cenas, festivales y conferencias) suelen proveer suficientes fondos para un programa, aunque no todos los programas necesitan de dichos eventos. Según la cantidad de apoyo requerida, también puede optar por comunicarse directamente con comerciantes e individuos y pedirles que donen fondos, suministros o servicios. Además, considere comunicarse con fundaciones locales que apoyan su causa. 4. Promocione el programa. Distribuya avisos en los medios locales sobre su programa y haga saber al público lo que está haciendo en su escuela. Considere pedir donaciones de
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tiempo de transmisión radial, anuncios en periódicos, impresiones, publicaciones en tablones de anuncios publicitarios, etc., según sea necesario. 5. Efectúe el programa. Recuerde hacer su programa accesible a las necesidades de su diversa comunidad escolar. 6. Evalúe su éxito. Después de completar su proyecto, realice una simple evaluación. Pregunte a todos los partícipes (incluidos voluntarios y el público del programa) acerca de sus experiencias. Intente obtener detalles específicos: qué cambió para mejor, cuánto cambió y cuántas personas participaron. Comparta sus logros con todos los que trabajaron en el proyecto o realizaron donaciones. Para obtener más detalles sobre la implementación de los programas de PTA, consulte la Guía de referencia rápida sobre programas de PTA en PTA.org/ProgramsQRG.
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Defensa
Defensa Defensa de la educación, la salud y el bienestar de todos los niños La PTA define la defensa como el respaldo y la intercesión en representación de todos los niños – en las escuelas, en comunidades y ante las entidades gubernamentales y otras organizaciones que toman decisiones que afectan a los niños. Los defensores de los niños trabajan con los legisladores en los niveles federal, estatal y local para garantizar políticas sensatas que promuevan los intereses de todos los niños. Por más de un siglo, PTA ha provisto a las familias y a los defensores de los niños el respaldo, la información y los recursos necesarios para concentrarse en la salud y la educación de los jóvenes de los Estados Unidos. Defensa para conseguir políticas federales Como la asociación de defensa infantil voluntaria más grande y antigua en los Estados Unidos, PTA ha tenido un impacto imborrable en las vidas de millones de niños y familias. El legado de PTA incluye la creación de clases de kindergarten universales, leyes sobre el trabajo infantil, programas para almuerzos en las escuelas, un sistema de justicia juvenil y políticas sobre bienestar en las escuelas locales. Cada año, National PTA desarrolla una agenda de políticas públicas federales que manifiesta las recomendaciones de la asociación sobre políticas y leyes claves para la consideración del Congreso y del gobierno. Estas prioridades se escogen en base a: • La presentación oportuna del asunto (está siendo considerado por el Congreso y el gobierno de turno) • Las oportunidades de PTA para proveer liderazgo y experiencia • La alineación con la misión y las resoluciones de PTA • La capacidad de lograr un cambio significativo en la política que producirá resultados positivos para los niños y sus familias Encargados de leyes federales Cada PTA estatal nombra o elige un encargado de leyes federales (FLC, por sus siglas en inglés) para actuar como experto en políticas federales por su estado. Los FLC son esenciales para los esfuerzos de defensa de PTA porque actúan como enlaces entre National PTA y las PTA estatales respecto de los asuntos de políticas federales. Los FLC son responsables de comunicar las prioridades de política pública federal de PTA a los miembros de PTA en sus estados, de identificar y movilizar a los miembros de PTA para interceder en representación de PTA, y de aumentar la capacidad de defensa de sus estados a través de proveer capacitaciones y oportunidades para interceder a nivel federal. Junto con los presidentes de las PTA estatales y locales, los FLC crean y mantienen relaciones con los legisladores federales.
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Defensa
He aquí algunos ejemplos de cómo los líderes de una PTA local pueden influir en una política a nivel federal: • Motivando a los miembros de PTA a inscribirse en la red PTA Takes Action Network y a responder a las alertas de acción • Participando en llamados con los miembros del Congreso y el personal de los congresistas para defender las prioridades de políticas públicas federales de PTA • Organizando una capacitación sobre política federal, utilizando al FLC como un recurso Defensa para conseguir políticas estatales Las leyes estatales pueden tener un impacto importante en la salud y en la educación de nuestros hijos. La participación de los miembros de PTA en la defensa a nivel estatal y local es una parte importante para conseguir leyes, fondos y políticas estatales adecuados para el cuidado y la protección de nuestros hijos. He aquí algunos ejemplos de cómo los líderes locales pueden influir en una política a nivel estatal y local: • Trabajando con los legisladores estatales para influir en las leyes • Participando como miembro en las juntas escolares o asistiendo a las reuniones de las juntas escolares • Siendo voluntarios en las juntas del Centro de Recursos e Información para Padres (Parental Information and Resource Center, PIRC) para ayudar a guiar y crear relaciones entre los PIRC y las PTA estatales • Asistiendo a las reuniones del distrito escolar que abordan temas como alternativas saludables en la cafetería y recortes a los presupuestos estatal y local • Trabajando con los líderes de la escuela y los funcionarios estatales de educación para implementar los estándares nacionales de PTA para las asociaciones familia‐escuela (PTA.org/Standards) • Escribiendo una carta al editor sobre la importancia de la participación familiar en la educación Recursos sobre defensa PTA ha desarrollado muchos recursos para ayudarlo a marcar una diferencia en las vidas de los niños. Encontrará los siguientes recursos —y más— en PTA.org/advocacy. • Agenda de políticas públicas de PTA (PTA Public Policy Agenda)—Este recurso presenta las prioridades de políticas públicas federales de National PTA y sus recomendaciones sobre políticas y leyes claves para la consideración del Congreso y del gobierno. • Movimiento de defensa de PTA (PTA Takes Action Network)—Sea parte de esta red para recibir:
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Defensa
– Actualizaciones sobre políticas federales (Federal Policy Updates)—Un boletín informativo electrónico mensual que lo mantiene informado sobre las leyes federales que afectan a las familias, escuelas y comunidades. – Alertas para actuar (Action Alerts)—Alertas de acciones de defensa que lo conectan con sus representantes del Congreso y resaltan las acciones que puede efectuar para influir en leyes importantes. • Kit de herramientas de defensa en línea (Online Advocacy Toolkit)—Este kit de herramientas ofrece modos para construir relaciones con los miembros del Congreso, trabajar con los medios y entender el proceso legislativo. • Leyes estatales sobre la participación familiar en la educación (State Laws on Family Engagement in Education)—Esta guía de referencia tiene como objetivo ayudar a las familias a defender mejor a sus hijos en la escuela y a nivel del distrito, guiar el desarrollo de las iniciativas de reforma legislativa de los legisladores y defensores y respaldar los esfuerzos para monitorear la implementación de las leyes vigentes. • Iniciativa de Estándares Estatales Esenciales Comunes (Common Core State Standards Initiative, CCSSI)— La CCSSI es una iniciativa voluntaria a cargo del estado para desarrollar estándares académicos claros y uniformes en artes lingüísticas en inglés y matemáticas. National PTA ofrece recursos para apoyar la adopción de estándares estatales esenciales comunes.
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Recomendaciones de presidentes anteriorres
Recomendaciones de presidentes anteriores La voz de la experiencia Acerca de los primeros pasos del año… La transición del liderazgo es una parte importante del inicio (y del final) de cada año escolar. El equipo ejecutivo y los encargados de comités salientes deben compartir sus ideas para el futuro, entregar todos los documentos importantes y hacer las presentaciones necesarias en la escuela y la comunidad. Consulte su reglamento para determinar exactamente cuándo cada funcionario asume sus deberes. Acerca de la planificación y fijación de metas… El viejo dicho que dice: "si no planificas, planifica fracasar", ¡es cierto! Asegúrese de que todos entiendan los que se supone que hagan y cuándo se supone que lo hagan. Tenga siempre un "plan B" para responder ante situaciones imprevistas. Avance pequeños pasos hacia sus metas y recuerde divertirse. Acerca de las reuniones eficaces… Pida a uno o dos de sus funcionarios o encargados de comités que se paren en la puerta para saludar a cada persona que asiste a su reunión. Entregue a cada persona una copia del orden del día e indíqueles dónde están los refrigerios (¡siempre una buena idea!) y un asiento. ¡Agradézcales por haber ido! Entrégueles a todos los asistentes una explicación impresa de cómo presentar una moción. Empiece y finalice la reunión puntualmente. Acerca del reglamento… Asegúrese de repasar el reglamento de su PTA anualmente, con una actualización de su edición más actual del reglamento estándar (el requerido o recomendado por su PTA estatal) al menos cada dos años. Cuando tenga dudas, comuníquese con su PTA estatal para pedir asistencia. Acerca de las finanzas (presupuesto y recaudación de fondos)... Debe entender las finanzas de su PTA desde la perspectiva del pasado, el presente y el futuro. Debe saber qué sucedió el año anterior a su llegada, cuál es su plan para el año actual y cómo planifica la transición de sus responsabilidades financieras con el siguiente presidente entrante de modo ordenado. Acerca de la membresía… La mejor manera para motivar a la membresía es que los miembros potenciales sepan ¿qué gano con esto? Entonces, ¿qué ganan con esto? El éxito de los estudiantes a través de la participación familiar. Puede estar seguro de que las familias quieren que sus hijos tengan éxito. PTA es la mejor manera de garantizar este éxito. Las PTA también tienen acceso a beneficios para los
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Recomendaciones de presidentes anteriorres
miembros, como cursos de aprendizaje por internet, boletines informativos electrónicos, descuentos y ofertas especiales de proveedores de beneficios para miembros a nivel local y nacional, y más. ¡Recuerde que la membresía es un asunto de todos! Acerca de la gestión de voluntarios… Trate a los voluntarios con respeto y consideración. No les pagan por su trabajo; están donando su tiempo y talento porque desean ayudar a los niños a triunfar. También debe ser muy flexible. Entienda su comunidad escolar. Si su PTA sirve a muchas familias con un solo padre, quizá deba dividir las responsabilidades entre varias personas. Quizá incluso deba considerar cambiar su reglamento para crear puestos compartidos para que los encargados de los comités dividan la carga laboral. En resumidas cuentas: agradezca a TODOS los voluntarios cada vez que pueda. Acerca de los programas… Asegúrese de que los programas de PTA que lleva a cabo sean los programas que su comunidad escolar realmente necesita. Además, haga un esfuerzo para producir eventos y programas en los que se asocia con comerciantes u organizaciones locales, y reclute asistentes a eventos anteriores como voluntarios. Acerca de la defensa… ¿Cuál es una de las secciones más leídas del periódico? Las cartas al editor. ¡Úsela! Al igual que un coro que interpreta una canción en armonía, su PTA se puede unir con otros defensores y expresar un mensaje fuerte y claro sobre los asuntos que afectan a los niños y a las familias. Escriba para decirles a todos cómo PTA enseña, inspira y fortalece a su escuela y a los padres de su comunidad. Concientice al público para que interceda y así logrará avances nuevos y emocionantes para los niños. Acerca de la diversidad y la inclusión… Estamos construyendo una organización que es diversa en términos de raza, cultura, edad y condición socioeconómica – un mezcla de todas las personas. Somos más poderosos de esta forma. Intentamos ofrecer un modelo de cómo debería verse la sociedad ahora y para las generaciones futuras. Observe las personas que conforman su comunidad escolar. La membresía y la junta de su PTA deben reflejar a su comunidad. Acerca de delegar… Cuando delega una tarea: • Asegúrese de que la persona a quien se la asigna tiene toda la información necesaria para efectuarla. • Espere que la responsabilidad se asuma gradualmente, con algunos inconvenientes en el camino. • Aumente la confianza de la persona para realizar la tarea. Ofrezca consejos constructivos y refuerzo positivo, pero no asuma el control. 58 I Guía de referencia rápida para el presidente de PTA 2011‐2012
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