POLÍTICA DE

Comunicaciones Documento elaborado por la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas Julio de 2009

Tabla de Contenido 1.

Presentación

2.

Las comunicaciones en la Universidad

3.

Políticas de comunicación 3.1 Públicos de interés 3.2 Los voceros 3.3 La identidad corporativa 3.4 Medios de comunicación Institucionales y periodísticos.

4

Los eventos, el protocolo y la etiqueta institucional

5

Sobre los procesos y procedimientos de la Dirección de Comunicaciones

6

Estructura organizacional de la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas

7

De los comités en los que participa la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas

Política de Comunicaciones

1. Presentación La imagen de nuestra Institución es la proyección de nuestra misión, obras y planes futuros, que son percibidos por los públicos internos y externos, como resultado de la gestión de la comunicación, el diseño de estrategias, acciones y mensajes emitidos a través de los medios de comunicación. Por ello, en nuestra Universidad propendemos por una comunicación transparente, oportuna y eficaz, que nos permita relacionarnos con nuestro entorno y emitir mensajes e información útil y de interés de manera permanente. Es así como la comunicación hace parte de nuestro quehacer diario y por ello trabajamos en el adecuado manejo de mensajes y medios. Para ello, La comunicación en la Universidad del Norte se considera transversal a todas las actividades institucionales y es facilitadora de procesos de toma de decisión y de proyectos estratégicos y contribuye al clima laboral y sentido de pertenencia.

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Política de Comunicaciones

2. Las comunicaciones en la Universidad del Norte La gestión de comunicaciones en la Universidad del Norte vela por la imagen de la Institución y su posicionamiento entre los públicos internos y externos (stakeholders). Esta labor se realiza mediante el diseño de estrategias, la creación de mensajes y dispositivos de comunicación coherentes con la misión y el proyecto institucional. La presencia institucional se promueve a través del buen uso de la identidad corporativa, la conducción de relaciones públicas estratégicas, la realización de medios y procesos de comunicación eficaces que proyecten el que hacer universitario.

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Política de Comunicaciones

3. Políticas de comunicación 3.1 De los públicos de interés: La Universidad mantendrá informados a sus públicos de interés sobre proyectos, programas y actividades académicas mediante mensajes y dispositivos de comunicación coherentes con la misión y el proyecto institucional. Se consideran públicos internos estudiantes, profesores, funcionarios administrativos, directivas y consejo directivo. Son públicos externos los egresados, pares académicos y sector educativo; gobierno, medios de comunicación, sector empresarial y en general, la comunidad. Son considerados públicos intermedios proveedores, familiares de públicos internos y potenciales clientes. 3.2 De los voceros de la Institución: El principal vocero de la Institución es el Rector de la Universidad, seguido por los vicerrectores. El Rector, a través de la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas, determinará los voceros ante los medios de comunicación, de acuerdo con los temas y pertinencia de los pronunciamientos. 3.3. De la identidad corporativa La Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas vela por el cumplimiento y buen uso de la 1 identidad corporativa en cada una de las piezas de promoción, publicidad y medios con impacto en los públicos objetivo de la Institución. Es política de la Universidad propender por la imagen institucional y protocolo en los eventos realizados por la Institución, de cualquiera de sus divisiones académicas y administrativas. 3.4 De los medios de comunicación institucionales y externos: La Universidad mantendrá mecanismos de comunicación de carácter institucional que permitan el flujo e intercambio de mensajes en las áreas académicas y administrativas, mientras se promueve el conocimiento, el clima organizacional y el sentido de pertenencia. Es política de la Universidad administrar y conservar relaciones con los medios de comunicación a largo plazo, por lo que se establecerán planes y estrategias de comunicación que consolidan el posicionamiento de la Universidad, mientras se fortalecen las relaciones con los medios de comunicación locales, regionales, nacionales e internacionales.

1. - Ver Manual de Imagen e identidad Corporativa en:

http://www.uninorte.edu.co/informacion/Manuales/manuales_externos.html

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Política de Comunicaciones

La Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas es la única dependencia que cuenta con la facultad de emitir comunicaciones institucionales a los medios de comunicación y periodistas. La creación de medios y formas de comunicación con el público externo e interno deberá ser aprobada por la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas. A continuación se relacionan los medios de la Universidad del Norte, inventariados por la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas:

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Alcance

Interno

Interno

Interno Interno

Interno

Nombre

Descripción

Tipo

Público

Frecuencia

Responsables

La Agenda

Boletín electrónico que se publica en los diferentes portales web que registran actividades, congresos, conferencias, cursos y datos sobre eventos que suceden cada semana en Uninorte. Úsala para programarte y agenda así las actividades en las que quieras participar. También es distribuida a través de tu Email uninorte cada miércoles y la encuentras publicada en las carteleras institucionales.

Boletín digital / impreso

Estudiantes, profesores y funcionarios (Todos)

Semanal

Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas

The News

The News es un tabloide promocional que llega a toda la comunidad uninorteña por medio del correo institucional. Contiene información sobre promociones, eventos, concursos y demás actividades de todas las unidades que conforman la Dirección de Unidades de Servicio y Logística Empresarial. Su función es dar a conocer los productos y servicios que se ofrecen y las ofertas especiales que pueden encontrar en ellas.

Boletín digital

Todos

Semanal

Dirección de Unidades de Servicio y Logística Empresarial

Boletín digital

Profesores

Mensual

Instituto de Estudios en Educación, IESE

Boletín digital

Todos

mensual

Centro de Emprendimiento

Boletín digital

Estudiantes y profesores de la División

Semestral

Decanatura Escuela de Negocios

Información sobre cursos, demos y novedades que la Unidad de Nuevas Tecnologías ofrece a los docentes de la Universidad. Boletín que incluye noticias, eventos y novedades generadas desde el Centro de Centro de Emprendimiento. Se envía a la base de datos del CE y por correo institucional a todo el Emprendimiento público interno. Boletín que incluye noticias, eventos y novedades generadas desde la Escuela de Negocios. Escuela de Negocios Se envía a la base de datos de su división y por correo institucional a todo el público interno. Nuevas Tecnologías

Interno

Novedades Ediciones Reseña completa de obras y autores de cada una de las publicaciones del sello editorial , la Uninorte que incluye imagen de la portada del libro e información sobre donde adquirirlo.

Boletín digital

Todos

De acuerdo a la herramienta de novedades

Ediciones Uninorte

Interno

Boletín del Sistema de Gestión de Calidad

Es una herramienta informativa que contiene las novedades y actividades programadas del Sistema de Gestión de Calidad de la administración universitaria. Además, incluye temas de interés relacionados con calidad y la Norma ISO 9001. El boletín va dirigido a estudiantes, profesores y funcionarios administrativos.

Boletín digital

Funcionarios

Semestral

Coordinación Equipo de Calidad

Interno

Eco

Es un medio por el cual se le informa al personal del programa los logros, procesos, eventos e investigaciones que fueron desarrolladas en la División durante el semestre.

Boletín digital

Estudiantes y profesores de la División

Semestral

División de Ciencias Jurídicas

Interno

Boletín de la División de Ingenierías

Este medio está ubicado en la página de la División de Ingenierías del portal de la Universidad, y su objetivo es informar los diferentes logros y sucesos del semestre, entre sus secciones se encuentra distinciones a la excelencia académica, nuestros profesores y eventos de interés.

Boletín digital

Estudiantes y profesores de la División

Semestral

División de Ingenierías

Interno

Boletín OFI

Es un boletín por medio del cual los profesores y grupos de investigación de la División se informan sobre oportunidades de financiación de proyectos, programas de intercambio y otras oportunidades de investigación y trabajo académico a nivel internacional.

Boletín digital

Estudiantes y profesores de la División

Quincenal

División de Humanidades y Ciencias Sociales

Interno

Bitácora Académica

Busca crea un espacio para la difusión de políticas y proyectos académicos de la Universidad. En él se podrá encontrar información sobre las políticas, proyectos y acciones emprendidas por las siguientes unidades de apoyo a la academia: Dirección de Calidad y Proyectos Académicos, Dirección de Gestión y Desarrollo Académico, Dirección de Investigaciones y Proyectos, Biblioteca General, Ediciones Uninorte, Bienestar Universitario y Desarrollo de nuevos programas.

Boletín digital

Profesores

Bimensual

Vicerrectoría Académica

Mixto

Observa

Boletín generado por el Observatorio de Educación del Caribe Colombiano, que resume la actividad académiva e investigativa de este centro y permite mantener actualizado a su público sobre los logros y novedades que presenta. Se envía por correo directo a la base de datos de contactos del Observatorio y por correo masivo al público interno institucional.

Boletín digital

Todos

Trimestral

Observatorio de Educación del Caribe Colombiano

Mixto

Página principal y portales de la Página WEB

Es el campus virtual en el que además de encontrar toda la información académica, se puede navegar y encontrar nuevas alternativas tales como: RSS, Portal de Noticias, Blogs, entre otros. Algunas secciones de interés particular por el servicio de comunicación que ofrecen son: Sección eventos y convocatorias en página principal: convocatorias y eventos. Secciones de noticias y Anuncios Online. Este espacio es propicio para propios y visitantes ya que están publicadas antes de login. Anuncios personales y del campus: Después del login se encuentra información de anuncios que son de interés académico o cultural.

Electrónico

Todos

Permanente

Dirección en Tecnología Informática y de Comunicaciones - Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas

Interno

Correo electrónico

Es el medio de comunicación formal oficial de la Universidad, asignado a estudiantes, docentes y funcionarios para su uso diario en la comunicación personal. Sirve de plataforma para el envío permanente de circulares, boletines y mensajes institucionales de impacto interno y externo que buscan mantener informada a la comunidad universitaria.

Electrónico

Todos

Previo requerimiento

DCRP - Dir. en Informática y de Telecomunicaciones

Interno

Ofelia

Creada como la intranet universitaria, esta plataforma electrónica sirve para la comunicación formal entre funcionarios y docentes con funciones administrativas. Sirve además para mensajes propios de la dinámica administrativa en la comunicación persona a persona, para difundir información institucional como resoluciones, circulares y otros aprobados previamente para envíos masivos.

Electrónico

Funcionarios

Previo requerimiento

Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas

Interno

Circulares por ofelia

Generadas como medio de información institucional, sirven para difundir mensajes de corte académico o administrativo de impacto interno para la vida universitaria.

Electrónico

Funcionarios

Comunicaciones/ Dir. en Infor. y de Previo Telecom. / USLE / Servicios requerimiento Administrativos / Rector / Secretaría Académica / Planeación

15 días

Boletín que resume noticias y eventos de la Universidad que la Dirección de Comunicaciones produce exclusivamente para los miembros del Consejo Directivo, en el que además de registrar los hechos más destacados de la última quincena, anuncian próximas actividades y presenta las noticias de mayor impacto que sobre la Universidad se han escrito en la prensa nacional y local.

Boletín digital

Consejo Directivo

Interno

Quincenal

Grupo de Prensa de la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas

Alcance

Nombre

Descripción

Portal de prensa

Es el espacio de noticias de la universidad en la web, en donde se presentan noticias diarias producidas por la universidad que pueden ser de impacto interno y externo.

Externo

Boletín Uninorte

Boletín institucional de circulación interna y externa en el cual se reseñan logros y acontecimientos más importantes de la Universidad; es editado por la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas y en él también colaboran profesores y estudiantes escribiendo sobre los temas que se incluyen en cada edición.

Externo

Informativo Un Norte

Externo

Guía Cultural

Externo

Se trata de un medio de opinión, en el que escriben nuestros académicos y que circula mensualmente. Su objetivo es mostrar la opinión e investigación que se adelanta en la Universidad del Norte. Esta es una publicación en la que se promocionan las actividades culturales de nuestra Región. En este se registran eventos, crítica literaria, musical y cinematográfica, opinión y actualidad, etc.

Tipo

Público

Frecuencia

Responsables

Electrónico

Todos

Permanente

Grupo de Prensa de la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas

Impreso

Staff de Uninorte, instituciones de educación superior, medios y empresarios.

Semestral

Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas

Impreso/ Televisión

Ciudadanía en general

Mensual

Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas

Impreso

Ciudadanía en general

Bimensual

Centro Cultural Cayena

Impreso

Ciudadanía en general

Quincenal

Centro Cultural Cayena - Centro de Producción Audiovisual

Externo

Es un programa cultural que se emite por Telecaribe, los jueves de 9:00 p.m. a 9:30 p.m.. Es una extensión de la Guía Cultural impresa y cuenta con una estructura conformada por seis secciones: "galería de personajes", culturismo", "memorando", "abanico", "agenda cultural" y "cámara en acción". Dichas secciones comprenden entrevistas, destinos La "Guía Cultural del patrimoniales y turísticos, festivales, retrospectivas, programación actualizada de eventos y Caribe" en tv reflexiones sobre la problemática cultural actual de la ciudad, la región y el país. Cuenta con la dirección general del Centro Cultural Cayena, el apoyo de la Cámara de Comercio de Barranquilla y Telecaribe. La realización audiovisual del proyecto está a cargo del Centro de Producción Audiovisual de la Universidad del Norte.

Externo

Uninorte FM Estéreo

Uninorte F.M. Estéreo es la emisora cultural por excelencia de la Región. En su programación se encuentra todo tipo de música, noticieros y programas especiales. Se escucha en los 103.1 mhz o a través de www.uninorte.edu.co por el banner que esta dispuesto en cualquiera de los portales de la pagina web.

Radial

Ciudadanía en general

permanente

Dirección de la Emisora

Interno

Hablando con el Rector

Un espacio de diálogo institucional para que los estudiantes, profesores y funcionarios se acerquen al Rector de la Institución en un ambiente cómodo, cordial y libre de la formalidad de otros eventos o reuniones, permitiendo a los asistentes conversar espontáneamente sobre la academia, la vida universitaria, la realidad actual, las preocupaciones sociales o temas que sean propuestos por la comunidad uninorteña.

Medio cara a cara

Todos

Permanente

Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas

Informe Anual

El Informe Anual de la Universidad del Norte presenta cada año a la comunidad los resultados obtenidos en docencia, investigación, extensión y en la formación en pregrado y postgrados, sumado a los programas de desarrollo profesoral en pro de la excelencia de los docentes, la cual se ve reflejada en la calidad académica de sus estudiantes y egresados. Igualmente, se presenta la labor de proyección social y apoyo a la comunidad que brinda la Universidad desde cada una de sus áreas. Así, los proyectos de investigación, consultoría y cursos de extensión entre otros, además de las actividades de impacto social ya consolidadas. Este documento, elaborado por la Oficina de Comunicaciones y Relaciones Públicas, es posible gracias a la información suministrada por cada una de las áreas y dependencias de la Institución, así como del acompañamiento del equipo de trabajo e información de la Oficina de Planeación.

Impreso

Consejo Directivo, staff de Uninorte, rectores de otras universidades, empresarios aliados, medios de comunicación

Anual

Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas

Electrónico

Todos

Permanente

Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas

Audiovisual

Ciudadanía en general

Quincenal

Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas

Audiovisual

Ciudadanía en general

Semanal

Centro de Producción Audiovisual

Externo

Partiendo de la página web institucional se abre este portal exclusivo cuyo fin es brindar información actualizada sobre la gestión del Rector y presentar ante los medios e interesados una reseña de las actividades institucionales y en otras externas en las que hace presencia, acceso a sus discursos e intervenciones, imágenes de archivo y otras noticias generadas desde la rectoría. Versión audiovisual del UN Norte Impreso que presenta noticias, investigaciones, y actividades de la Universidad que son de interés general Esta serie de documentales para televisión, es una iniciativa de la Universidad, que tiene como objetivo observar la realidad colombiana y a sus principales actores: los colombianos. Basada en los estudios realizados por los grupos de investigación de la institución, y con un formato abierto y dinámico responde a las expresiones audiovisuales contemporáneas de la televisión y el documental.

Externo

Página web Rector

Externo

Un Norte TV

Externo

Corte Colombiano

Externo

RSS

Sistema de noticias en línea para los contenidos de la página web.

Electrónico

Ciudadanía en general

Permanente

Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas

Carteleras

Este medio es quizás el más utilizado, ya que las distintas direcciones de programa y dependencias universitarias informan a su público noticias de interés académico y cultural. La universidad cuenta con tres carteleras giratorias instaladas en el 1er piso de los bloques A, D y F. También hay carteleras abiertas en las que puedes colgar tu información sobre anuncios que no sean propios de tu programa académico, estas se llaman Entérate!! Carteleras “Entérate”: Estas se han dispuesto para que las usen los estudiantes, no requieren autorización.

Impreso

Todos

Permanente

Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas

Publipostes

Son estructuras físicas compuestas por un poste al que se sujeta un marco metálico con un pendón (en material de impresión digital para exteriores), cuya finalidad es permitir la publicación de mensajes institucionales, así como otros para la promoción de eventos y campañas internas. Hay 7 puntos en la plazoleta de postgrados, 1 en la biblioteca y 1 en el parqueadero de directivos y salida peatonal.

Impreso

Todos

permanente

Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas

Interno

Interno

Alcance

Nombre

Descripción

Interno

Vínculos

Esta revista ha sido diseñada con el fin de informar en integrar a toda la comunidad de funcionarios Uninorteños, en la cual se registran los ingresos, los traslados, los nacimientos e información de las diversas áreas de la Dirección de Gestión Humana que impactan la vida laboral de la Universidad.

Boletín digital / impreso

Interno

Uni5TV

El Sistema cerrado de televisión Uni5TV es un medio de comunicación institucional que busca afianzar el sentido de pertenencia en Uninorte, sirve para informar sobre las campañas y novedades de la Universidad y para emitir una programación hecha por estudiantes para estudiantes, así como también programas de interés general.

Interno

PBX

UN Boletín

Interno

Tipo

Público

Frecuencia

Responsables

Funcionarios

mensual

Dirección de Gestión Humana con apoyo de la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas

Audiovisual

Estudiantes

Diaria

Centro de Producción Audiovisual

El mensaje de espera telefónica es un medio que utilizamos en Uninorte para difundir las campañas institucionales, los eventos y proyectos estratégicos que tienen impacto en un público interno y externo.

Auditivo

Todos

Permanente

Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas

Medio de comunicación institucional que presenta a la comunidad uninorteña información de los eventos que tendrán lugar en el periodo de vigencia del boletín, reseñas de aquellos que pasaron y aviso sobre los que vendrán en el futuro. Se desarrolla con el fin de ampliar la cobertura de información sobre el tema de actividades y noticias de la Universidad a más estudiantes, profesores y funcionarios de manera directa in campus y como complemento de otros medios existentes como la página web y la Agenda de eventos semanal.

Impreso

Todos

Quincenal

Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas

Política de Comunicaciones

4. Los eventos, el protocolo y la etiqueta institucional 2

En la Universidad del Norte todos los eventos son importantes, pues reflejan la personalidad de nuestra Institución y expresan la planeación y el desarrollo institucional en cada una de las áreas de investigación, extensión y docencia. Por eso “hacer” un evento significa “organizarlo”, prever los detalles, visionar el momento o tiempo en que queremos que se realice y cómo deseamos presentarlo ante nuestros invitados. La Dirección de Comunicaciones es responsable de la organización de eventos de alto impacto institucional, los que convocan a diversos públicos internos y externos y aquellos que de manera especial vinculan a la prensa. En adelante, la Dirección de Comunicaciones actúa como soporte o asesor de la realización de eventos que organicen directamente diversas áreas académicas y administrativas de la Universidad. Toda organización debe establecer un conjunto de normas o reglas de cortesía, buenas prácticas y fórmulas que refuercen las relaciones humanas dentro y fuera de la empresa, logrando con todo ello un estilo propio que la caracterice, que cuide todos los detalles de una forma armoniosa, sutil y corporativa. Estas normas están contempladas en nuestro Manual de Protocolo3, el cual se constituye en un documento práctico de consulta para todas los funcionarios que emprenden actividades de tipo académico, cultural y social y necesariamente proyectan en ellas la imagen de la Universidad del Norte.

2. - Consulte la Guía para la Realización de Eventos. 3. - Consulte el Manual de Protocolo Institucional.

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Política de Comunicaciones

5. Sobre los procesos y procedimientos La Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas hace parte del Sistema de Gestión de Calidad de los procesos administrativos de apoyo a la academia, en la prestación de servicios de impacto estratégico para la Institución. Es así como los procesos de Gestión de Planes de Comunicaciones Internas y Externas, Diseño de Piezas y artes publicitarias y la Adquisición y recibo de bienes y servicios – elaboración de órdenes de publicidad, son procesos certificados por la norma ISO 9001.

5.1 Servicio de Diseño de artes y piezas publicitarias Descripción del Servicio La prestación del servicio de diseño gráfico comprende el diseño de material publicitario para medios impresos: folletos, afiches, tarjetas, hojas volantes, portadas de publicaciones, pendones, pasacalles, escarapelas y asesoría de imagen gráfica para eventos, avisos para prensa y creación de conceptos gráficos para campañas internas. Prioridad para atender el servicio El servicio de diseño de artes y piezas publicitarias será atendido en orden de llegada de los formatos de solicitud con la información completa para el trabajo. Siempre que una solicitud sea recibida, los diseñadores gráficos deberán responder en máximo 24 horas su comunicación con fecha de entrega de primer boceto. Alcance del servicio Tiempos de respuesta. Teniendo en cuenta que el diseño se direcciona a través de una ruta de trabajo organizada por fecha de solicitud, el tiempo para realizar un primer boceto es de 7 días hábiles, con la excepción de los avisos de prensa que se entregan en 3 días hábiles. Medios estipulados para la petición. Debe hacer su solicitud a través del formato de solicitud de Artes y Piezas Publicitarias, dirigido a la Directora de la Oficina de Comunicaciones o a los diseñadores gráficos a través de Ofelia, mail o impreso en las oficinas de Comunicaciones. Entrega completa del material: Se debe entregar el material completo; si es texto, éste debe ser entregado en medio digital en un programa de procesamiento de palabras (Word); los gráficos, en una tabla de cálculo (Excel) y las fotografías, en medio digital con una resolución óptima para impresión o en medio físico para ser escaneadas. Si tiene dudas acerca de la resolución óptima para impresión, puede consultar con nuestro diseñador gráfico. El tiempo de entrega comienza a transcurrir una vez sea entregado el material completo para tramitar el diseño.

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Política de Comunicaciones

5.2 Gestión de planes de comunicaciones internas y externas Descripción del Servicio Gestionar planes de comunicaciones internas y externas que permitan la comunicación entre el público de la Universidad y de ésta con su entorno, logrando visibilidad de eventos, proyectos, actividades y convocatorias que soliciten el servicio. Prioridad para atender el servicio La Dirección de Comunicaciones prioriza la información y las solicitudes de divulgación para determinar su impacto, el carácter de la información, sus públicos y la coyuntura institucional y local, especialmente para el caso de medios de comunicación externos. Alcance del Servicio La Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas es la única instancia autorizada institucionalmente para gestionar planes de comunicaciones de impacto interno y externo, de la Universidad del Norte. Las solicitudes de planes de comunicaciones internas y externas deben hacerse mínimo ocho (8) días hábiles previos a la fecha en la cual el solicitante desee comenzar la divulgación de su evento, actividad, convocatoria o proyecto. Así mismo, una solicitud de plan de comunicaciones no deberá hacerse menos de ocho (8) días hábiles antes del desarrollo de su evento, actividad o inicio de proyecto o convocatoria. Nota: el tiempo de solicitud mínima de un plan de comunicaciones deberá ser mayor al establecido en este documento, si la complejidad de la solicitud de divulgación del evento, actividad o proyecto lo requiere (Eventos macro de la Universidad que exijan un plan de comunicaciones de impacto nacional, alto cubrimiento en medios externos y amplia visibilidad en la página y los medios institucionales). Pueden solicitar este servicio: Las directivas de la institución, los directores de áreas académicas y administrativas, asistentes de dirección de esas áreas, profesores organizadores de eventos o convocatorias y estudiantes representantes de grupos estudiantiles o de trabajo organizado que justifiquen su solicitud y cuenten con el aval de su programa o dependencia para el evento, actividad o convocatoria que desean dar a conocer. Sólo se recibirán por Ofelia o E-mail las solicitudes de Gestión de Planes de Comunicaciones Internas o Externas, las cuales deben ser enviadas a la Directora de la Oficina o a sus asistentes de Comunicaciones Internas, Externas o Divulgación y Prensa. La Dirección de Comunicaciones deberá responder en menos de 48 horas el mensaje del solicitante, enviándole el formato de solicitud de gestión de planes de comunicaciones para su diligenciamiento, el cual será el soporte oficial de la solicitud del cliente. Sin el recibo de este formato diligenciado la Dirección de Comunicaciones no estará obligada a responder con un plan de comunicaciones formal para la difusión de la comunicación que se solicite. Al recibir el formato de solicitud diligenciado, la Dirección de Comunicaciones tendrá 5 días hábiles para presentar la propuesta del plan de comunicaciones solicitado. En algunos casos en los que los eventos o proyectos sean a más de 2 meses desde la solicitud de apoyo, la entrega de la propuesta podrá variar a partir de los 5 días hábiles, de común acuerdo con el solicitante, teniendo en cuenta otras solicitudes previas más urgentes.

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Política de Comunicaciones

El solicitante tendrá 3 días hábiles para aprobar y/o solicitar ajustes a la propuesta presentada. Aprobada la propuesta de plan de comunicaciones por parte del solicitante, la Dirección de Comunicaciones iniciará la gestión de las estrategias y actividades acordadas en el plan, teniendo en cuenta el cronograma y los acuerdos aprobados, los cuales pueden incluir inversión de presupuesto por parte del solicitante para la ejecución de algunas acciones (Publipostes, impresión de material pop, entre otros), que dependerán de su gestión directa en ese caso. Estas acciones que dependan de la gestión del cliente y que no se lleven a cabo aún habiendo quedado previamente aprobadas, no se tendrán en cuenta para la evaluación posterior del servicio prestado por la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas.

5.3 Gestión para la adquisición y recibo de bienes y servicios – órdenes de publicidad

elaboración de

Descripción del Servicio Elaborar las órdenes de publicidad de la Institución para la contratación de pautas de promoción y publicidad de los programas de pregrado, postgrados, eventos y actividades en general que lo requieran. Prioridad para atender el servicio Se procederá con la elaboración de la orden una vez sea recibida y revisado el formato de elaboración de orden de publicidad, verificando los requisitos indicados en el mismo, por lo que se requiere que la solicitud sea enviada con, por lo menos, dos días hábiles de anticipación a la fecha de la pauta. Alcance del Servicio La Dirección de Comunicaciones es la única instancia autorizada institucionalmente para elaborar órdenes de publicidad de la Universidad del Norte. Los formatos de solicitudes de elaboración de órdenes de publicidad se recibirán por Ofelia, E-mail o físicamente, las cuales deben ser enviadas a la Directora de la Oficina o a su asistente de Comunicaciones Externas (cuando están sujetas a un plan de mercadeo) o a la Secretaria de la Dirección. Las solicitudes deben ser enviadas con por lo menos dos días hábiles de anticipación (para el caso de medios de comunicación locales) a la fecha de pauta, adjuntando siempre (sin excepción) el arte impreso del aviso a publicar, en el caso de pautas en revistas o periódicos. En el caso de que los avisos o pautas. Para las pautas que deban ser contratados a nivel nacional o internacional, se requiere que las solicitudes sean enviadas con tres días hábiles de anticipación. Para el caso de medios de comunicación que aún no estén registrados en el sistema de proveedores de la Universidad, se requiere inicialmente realizar el contacto, recopilación de documentos y registro como proveedor de la Universidad previa solicitud de elaboración de orden de publicidad. Cuando los montos de las órdenes exceden los $7.500.000, requieren aprobación de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, por lo que se requiere que las solicitudes sean enviadas con, por lo menos 5 días hábiles de anticipación. Consulte aquí los formatos para tramitar los servicios de la dirección de comunicaciones y relaciones públicas

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Política de Comunicaciones

6. Estructura organizacional

7 De los comités en los que participa la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas ·

Comité de Mercadeo Es el organismo encargado de diseñar la estrategia de mercadeo de todos los servicios ofrecidos por la Universidad, programas de pregrado, postgrado y educación continuada, unidades de negocios, entre otras dependencias; buscando soluciones creativas a las oportunidades de mercado en el mediano y largo plazo, teniendo siempre como foco las necesidades de los consumidores, el beneficio de la Universidad y su misión institucional.

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Política de Comunicaciones

Está integrado por el vicerrector administrativo y financiero, el director de planeación, el director de admisiones, el director de las unidades de servicio y logística empresarial, el director comunicaciones, el director de mercadeo y un representante de los programas académicos de los programas académicos de pregrado y postgrado. ·

Comité Editorial Informativo Un Norte Este comité, integrado por profesores y directivas de la Universidad asignadas por el Rector, busca dar equilibrio a la información investigativa y noticiosa que se publica mensualmente en el Informativo Un Norte. El Comité se reúne mensualmente y revisa la edición próxima a publicarse, así como los temas y contenidos propuestos para la siguiente edición.

·

Comité de Mejora Es el espacio de comunicación, donde se retroalimenta, revisa y proyecta el Sistema de Gestión de Calidad. Es presidido por la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, coordinado por el Representante de la Dirección y participan todos los responsables de Macroprocesos, la Coordinadora de Calidad y la Directora de Proyectos Administrativos.

·

Comisión de Administración Universitaria De cara a procesos como la planeación estratégica, la reacreditación institucional de alta calidad, entre otros aspectos, la Universidad organiza al interior de sus áreas académicas y administrativas las funciones de autoevaluación y planeación en comisiones de trabajo organizadas por áreas de trabajo e impacto estratégico. Así, la Dirección de Comunicaciones participa en la Comisión de Administración Universitaria que tiene como función planear y autoevaluar las actividades administrativas y de impacto académico, entre otras.

·

Grupo Creativo de Diseño Es un mecanismo para probar y validar las especificaciones y objetivos de las campañas y piezas publicitarias creadas en la Dirección de Comunicaciones, mediante su exposición a un grupo escogido de entre su público objetivo o un grupo de expertos en el área. El comité está liderado por la Dirección y los diseñadores gráficos de la oficina de comunicaciones.

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