NORMATIVA INTERNA

PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE RADIO COMUNICACIONES DE LA EMPRESA PUBLICA METROPOLITANA DE AGUA

DESARROLLO

POTABLE Y SANEAMIENTO

CORPORATIVO

CÓDIGO: GASF-P.01 N* 8

REVISIÓN

N.- 00

FECHA

2010-09-10

HOJA

1

de 7

CONTENIDO

1. OBJETO 2. ALCANCE

3. DEFINICIONES 4. REFERENCIAS 5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 6. PROCEDIMIENTO

ELABORADO

Cargo:

JEFE DE SEGURIDAD FÍSICA Y RADIOCOMUNICACIONES

Nombre;

Firma:

Ing. Fernando Amores

REVISADO

Gargo:

JEFE SERVICIOS GENERALES

/Nombre: Ing. Luis F. Ruiz

APROBADO

Cargo: GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Nombre: Ing. Marco A. Cevallos

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N'8

1.

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HOJA

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OBJETO

Proporcionar al personal de la Unidad de Seguridad Física y Radiocomunicaciones y al personal que disponen de equipos de Comunicación tipo radio de la EPMAPS, directrices de las actividades para

su correcto desempeño de las funciones. 2.

ALCANCE

Brindar una normativa y los procedimientos necesarios que ayuden a mejorar y optimizar el sistema de radiocomunicaciones a todo el personal de la EPMAPS, que dispone de equipos de radiocomunicación para la ejecución de las labores diarias de agua potable y alcantarillado. 3.

DEFINICIONES

Radiocomunicaciones.- Son sistemas de telecomunicaciones que se realizan a través de radio u ondas hertzianas, y que a su vez está caracterizado por el movimiento de los campos eléctricos y campos magnéticos. La comunicación vía radio se realiza a través del espectro radioeléctrico, cuyas

propiedades son diversas a lo largo de su gama, asi como de las diversas frecuencias. En cada una de ellas, el comportamiento de las ondas es diferente. Repetidoras.- Son dispositivos sencillos que regenera una señal que pasa a través de la red, de tal modo que se pueda extender la distancia de transmisión de dicha señal. Operador.- En un servicio de atención al cliente, el operador u operadora puede ser el individuo, a cargo de comunicar a un individuo con una institución, ó de responder consultas informativas de un consumidor respecto de un producto o servicio. Si se trata de un servicio técnico, el operador suele tener una formación o conocimiento especifico sobre dicha prestación de manera de poder resolver, a menudo vía telefónica u oniine, distintos tipos de problemas o desperfectos que puedan ocurrir con un dispositivo como un televisor o una computadora.

4.

REFERENCIAS

EL SISTEMA DE RADIOCOMUNICACIONES de la EPMAPS, cuenta con: a) Centros de Repetición (9 Repetidores).- Están ubicados en diferentes cerros, dentro y fuera de la Provincia de Pichincha y son aproximadamente 700 equipos de radiocomunicación, entre radios portátiles, vehiculares y bases; y , son los siguientes: Repetidor No. 1

Ubicación: Servicio:

Cerro Condorcocha (Sector norte-Pusuquí). Distrito Norte Carcelén, Distrito Calderón, Distrito NoroccidentePusuqui, Saneamiento Norte, Planta Noroccidente.

Repetidor No. 2

Ubicación: Servicio:

Cerro Condorcocha. Sistema de comunicación de Emergencias, Servicios Generales, Seguridad Física y Radiocomunicaciones, Seguridad Industrial.

Repetidor No. 3

Ubicación: Servicio:

Cerro Atacazo Medio (Sector Sur). Distrito Sur, Distrito Centro, Saneamiento Sur.

Repetidor No. 4

Ubicación: Servicio:

Cerro la Forestal Alta. Plantas Menores, Plantas de Tratamiento, Distrito Centro Rural Tumbaco, Distrito Sur Rural Mirasierra, Aducción Pita Tambo.

Repetidor No. 5

Ubicación:

Cerro la Virgen (Reserva Ecológica Cayambe Coca - Sector de

Servicio:

Captaciones y Conducción Papallacta, Elevadora, Booster I, Booster II, Salida del Túnel, Recuperadora, Planta de Tratamiento Bellavista, Sistemas Especiales y sirve de enlace con repetidor de

Papallacta).

\

Quijos Norte.

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Repetidor No. 6

Ubicación: Servicio:

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Planta de Tratamiento Bellavista. Agencias de Recaudación, Servicios Generales (Eventos), Cortes y Reconexiones.

Repetidor No. 7

Repetidor No. 8

Repetidor No. 9

Ubicación: Servicio:

Campamento Maucatambo (Provincia de Cotopaxi). Campamento Maucatambo, áreas de influencia para captaciones

Ubicación: Servicio:

Cerro Atacazo Alto.

Ubicación:

Campamento Quijos Norte (Provincia del Ñapo). Campamentos Quijos Norte, Quijos Sur y esta enlazado con el repetidor del Cerro la Virgen en Papallacta, para dar comunicación a las oficinas de la UEPRO en Quito con el Campamento Quijos.

Servicio:

de agua del sector, Proyecto Ríos Orientales (UEPRO). Sirve de enlace entre el repetidor del Campamento Maucatambo y las oficinas del Proyecto Ríos Orientales (UEPRO) en Quito.

b) Los Equipos de radiocomunicación, operan bajo la coordinación, orientación y supervisión de cada uno de los Departamentos o Distritos de la EPMAPS y con el apoyo de una estación principal denominada "Central de Radio", cumpliendo los parámetros, instrucciones y normativas establecidas por la Gerencia de Administración y Gestión del Talento Humano, del Departamento de Servicios Generales y la Unidad de Seguridad Física y Radiocomunicaciones.

c) A través del Sistema de Radiocomunicaciones de la EPMAPS se obtienen enlaces o comunicaciones vfa radio a escala del Distrito Metropolitano con estaciones y personal ubicados en las diferentes áreas de influencia del sistema de agua potable y alcantarillado, sin limitaciones por el clima o topografía de la ciudad, pero sujetas al área de cobertura de la señal radioeléctrica. d) En el ámbito de cobertura es Provincial y local, a través de los equipos de radio en la gama de VHF, existen redes complementarias de radiocomunicaciones como el sistema Quijos en la Provincia del Ñapo y el Sistema Maucatambo en la Provincia del Cotopaxi, para enlaces a nivel regional, con equipo tipo base, móvil, portátil y repetidor. 5.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD:

Este procedimiento pertenece a la Unidad de Seguridad Fisica y Radiocomunicaciones.

El Gerente de Administración y Gestión del Talento Humano es el responsable de la aprobación del presente procedimiento.

El Jefe de Servicios Generales es el responsable de la revisión y de presentar las modificaciones del presente procedimiento.

El Jefe de la Unidad de Seguridad Física y Radiocomunicaciones es el responsable de la correcta ejecución y cumplimiento del presente procedimiento.

El control de la documentación y datos se lo hará en función del procedimiento "Listado Maestro de Procedimientos" que reposa en el Departamento de Desarrollo Corporativo.

5.1

RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES DE LOS USUARIOS Y OPERADORES DE RADIO Con el objetivo de optimizar y mejorar el uso del Sistema de Radio Comunicaciones de la EPMAPS, a continuación se describe las responsabilidades y obligaciones que tienen todos los usuarios que tienen a su cargo un equipo de Radiocomunicación, tanto en la parte

administrativa, operativa y técnica.

a)

Gerentes, Directores, Jefes Departamentales, Jefes de Distritos, Jefes de Unidad. •

Determinar las necesidades de comunicación existentes en cada una de las áreas a su cargo.

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Analizar la necesidad de incorporar o retirar los equipos de la dependencia o personal a su cargo, priorizando su utilización al personal de campo

Determinar los requerimientos y novedades existentes en las comunicaciones por radio

de todo el personal a su cargo.

Coordinar y cubrir las necesidades de comunicación por radio, tanto del personal como

de las instalaciones que se encuentren a su cargo, conjuntamente con la Unidad de Seguridad Ffsica y Radiocomunicaciones.

Supervisar y exigir a todos los usuarios o custodios de los equipos de radio la utilización obligatoria de este medio de comunicación.

b)

El Operador de Radio (Usuarios o Custodios de equipos de radio)

• •

Deben utilizarlos para el desarrollo de sus funciones o trabajo de manera obligatoria. Deben mantenerlo encendido durante toda la jornada laboral, ya sea en el horario normal o en los respectivos turnos, el incumplir con ésta disposición, será considerada como sanciones de carácter leve.

•

Utilizar el canal o la frecuencia asignada al Departamento o Distrito de trabajo.

• • •

Transmitir oportunamente los mensajes. Mantener la reserva del contenido de los mismos. Dar buen manejo a los equipos.

• •

Reportar oportunamente sobre novedades (perdidas / robos) o daños de los equipos de radiocomunicación, el no realizarlo, será considerada como sanciones de carácter leve. Comunicar cualquier falla de los equipos, a la Central de Radio o a la Unidad de Seguridad Física y Radiocomunicaciones, el no realizarlo en un plazo máximo de 15 días, será considerada como sanciones de carácter leve.

• • •

Demostrar tolerancia, cortesía y disciplina, ya que las comunicaciones son escuchadas a nivel Global por todo el personal de la EPMAPS. Cumplir con los reportes habituales establecidos en los Distritos, Departamentos o con la Central de Radio, en los respectivos horarios definidos. Realizar inspecciones periódicas del radio transmisor, antena, cables, conexiones, fuentes, etc.; y, de existir algún daño en éstos, notificar inmediatamente.

Recuerde: el radio es una herramienta de trabajo de vital importancia y como tal se debe cuidar.

5.2

EMERGENCIAS DE LOS OPERADORES DE RADIO a) En un momento dado, el Operador de la Central de Radio es la única persona presente en

la comunicación en situación de emergencia, por tal motivo se convierte en un coordinador loglstico, canalizando y direccionando correctamente la emergencia presentada.

b) Los casos atendidos de Emergencias más comunes en la EPMAPS, son accidentes de trabajo, accidentes vehiculares, robos en las dependencias, accidentes o emergencias en plantas de tratamiento, desbordes, inundaciones, roturas de tuberías matrices, entre otros.

c) Dentro de EPMAPS, la Central de Radio ha venido desempeñando un papel muy importante al mantener el Servicio de Comunicaciones las 24 horas del día; esto ha permitido atender emergencias de diversa índole e incluso salvar vidas humanas.

d) La Central de Radiocomunicaciones coordinará con Organismos de Socorro como el 911, Cuerpo de Bomberos y Policía y dará las instrucciones, información o partes recibidos, a través de los equipos de radio y/o teléfonos durante las 24 horas. e) El Operador de Radío tiene la obligación moral de poner todo su empeño y colaboración para tratar de solucionar las emergencias que se presenten, comunicando inmediatamente a

los Jefes de Seguridad Física y Radiocomunicaciones y al Jefe de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, con el objetivo de coordinar acciones de apoyo con las entidades correspondientes (Defensa Civil. Cruz Roia. Policía, entre otras) seaún el caso.

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El Operador de la Central de Radio, debe estar preparado en cualquier momento tanto técnica, operativa como psicológicamente.

5.3

PROHIBICIONES, RESTRICCIONES Y SANCIONES PARA OPERADORES DE RADIO • • •

Transmitir mensajes oficiales o reservados en forma de razón. Transmitir Comunicados sin la firma autorizada. Hacer comentarios entre operadores sobre contenido de los documentos internos de la Empresa.

•

Establecer comunicación radial con personas que operan estaciones ajenas a la EPMAPS y suministrar información a éstas. (Excepción hecha cuando por motivos de emergencia, se requiere establecer contacto radial con entidades que hacen parte de la red de Emergencias; ej. Defensa Civil, Bomberos, etc.)

•

Destapar, intervenir o tratar de corregir fallas o reparar los equipos de radio. Se debe informar por cualquier medio a la Unidad de Seguridad Física y Radiocomunicaciones, para que tome los correctivos del caso.

•

El destruir de manera total o parcial el funcionamiento del equipo de radio comunicación, será considerado como una falta grave y será SANCIONADO de acuerdo al Reglamento Interno de Personal, sin perjuicio de asumir el costo total del equipo para su reposición.

Debe señalarse que en sanciones leves, en caso de reincidir sobre las mismas, se considerará la mencionada acción como grave, y se procederá a efectuar el llamado de atención bajo este lineamiento. 6.

PROCEDIMIENTOS

6.1 PROCEDIMIENTO DEL OPERADOR DE UNA ESTACIÓN BASE DE RADIO a) Antes de encender el equipo de radio, revisar el sistema de energía, la fuente de alimentación y los cables, observando que los contactos se encuentren firmes, aplicados en el lugar correspondiente y en buen estado.

b) No operar el equipo de radio en caso de tempestad eléctrica (las antenas de los equipos son buenos conductores a tierra y pueden hacer que las descargas eléctricas se propaguen a través de la radio), en este caso, desconectar la antena y el equipo de la red eléctrica. c) Observar la parte externa de ubicación y estado general de la antena, la parte horizontal, los mástiles, el cable coaxial y su conexión al radio.

d)

Colocar el selector de canal en el número de la frecuencia que va a operar.

e) Generalmente como todos los equipos de la EPMAPS, tienen la frecuencia de principal de funcionamiento de su zona en el canal UNO (1), y en modo SIMPLEX (sin repetidor) en el canal DOS (2); deberá observar la frecuencia que aparece en la pantalla (para los radios que lo disponen). f)

Los demás canales o frecuencias, serán programados según las necesidades de los usuarios y/o con el fin de descongestionar el canal Principal.

g) Antes de operar el radio y salir al aire, escuchar lo que ocurre en la frecuencia; y, si se encuentra libre, reportarse con la Central de Radio, o con la estación que requiera. h) Constantemente se presentan dificultades en la comunicación cuando dos estaciones están cursando mensajes y otra estación trata de comunicarse con alguna estación. Esto causa interferencia, impidiendo cursar los mensajes de ambos interesados. Lo mejor es esperar el turno de frecuencia libre, esto es permanecer Q.A.P., o en frecuencia pendiente. i)

Cuando escuche una estación tratando de comunicarse con otra sin obtener respuesta, trate de hacer "puente" y en esta forma colabora con la transmisión rápida del mensaje.

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PROCEDIMIENTO DEL OPERADOR DE LA CENTRAL DE RADIO

a)

Recibir las llamadas del público en general que reporta daños emergentes en el sistema de de agua potable y de alcantarillado.

b)

Transferir las llamadas referentes al área comercial al Cali Center.

c)

Reportar inmediatamente vía radio, teléfono y/o correo electrónico a cada uno de los distritos o al personal de turno los partes recibidos de los daños emergentes.

d)

Realizar el seguimiento de los daños reportados.

e)

Si el daño reportado, no ha sido reparado en 24 horas, informar mediante correo electrónico al jefe inmediato sobre el problema, indicando el nombre y hora del personal de turno que

recibió el parte.

6.3

f)

Recibir los reportes de correspondientes.

alturas,

caudales de

g)

Recibir durante las 24 horas las novedades o emergencias de todas las dependencias y/o bienes de la empresa y direccionarles inmediatamente con el personal correspondiente.

h)

Coordinar con otros organismos Bomberos, entre otros).

las

los

diferentes

operadores y

llenar los formularios

emergencias suscitadas (Policia,

911,

PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LOS EQUIPOS DE RADIO

Para mantener en óptimas condiciones de funcionamiento y siempre operativo, el Sistema de Radiocomunicaciones, requiere del mantenimiento accesorios y diferentes componentes.

preventivo periódico para sus equipos,

El mantenimiento preventivo no es un gasto, es una INVERSIÓN; y, nos permite disminuir altos costos ocasionados por fallas, que muchas veces son sencillas de corregir. El Operador de una radio base, debe: a) Estar capacitado para mantener en buen estado su estación de Radio e informar sobre novedades del Sistema. Por lo que debe revisar periódicamente todos los componentes de la estación donde habitualmente opera.

b) Verificar que el conjunto de antenas esté instalado en forma adecuada, en forma horizontal o "V" invertida, según el caso; los tensores de los mástiles deben estar completos; el cable de bajada, los paneles, el regulador y la batería deben estar conectados en forma correcta; asi mismo se debe efectuar una limpieza en los bornes de las baterías y revisar el cableado. c) Verificar que la antena esté lejos de las ramas de los árboles, tanto por encima como por debajo, (en el caso de que éstas hayan crecido, deberá podarlas), de cables eléctricos de alta tensión, tejados o estructuras metálicas; en general deberá revisar todo el conjunto de equipos, materiales y accesorios que componen la estación. El Operador de una radio base, no debe: mantener en las oficinas donde se encuentren radio bases, materiales inflamables, puesto que con la radiofrecuencia y a través de las descargas eléctricas, pueden ocasionar una desgracia.

6.4 PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE LAS ESTACIONES DE RADIO a) Cuando el equipo presente fallas permanentes o note reiteradamente que no le copian o que las demás estaciones le dicen que su señal produce ruido de fondo, o su señal es muy débil, su radio probablemente requiere mantenimiento correctivo; lo que se debe comunicarse a la Central de Radio, en donde le darán las instrucciones del caso.

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b) El mantenimiento correctivo deberá ser realizado por personal de la Unidad de Seguridad Física y Radiocomunicaciones o un delegado especializado para el efecto. No se debe permitir a personas no calificadas que traten de corregir los daños ya que pueden agravarlos. c) Cuando se necesite enviar una radio a otra Dependencia o área, se debe realizar el correspondiente traspaso de custodio y notificar a la Unidad de Control de Activos. d) Para el personal que tiene a su cargo radios fijas o radios vehiculares, y se dañe el fusible de protección, reemplácelo por otro de igual amperaje. No utilice elementos extraños como papel aluminio o cables gruesos; esto a grava el daño del equipo. No ser posible este cambio por parte del personal a cargo del equipo, notifique del daño para su inmediata reparación.

6.5 PROCEDIMIENTOS USUALES EN LA COMUNICACIÓN VÍA RADIO Desde el momento en que se efectúa una llamada es conveniente emplear el procedimiento definido para una comunicación vía radio. Existen palabras de procedimiento y frecuencia aplicables en el tráfico vía radio, cuya finalidad es facilitar el desempeño de los operadores y asegurar los enlaces en forma sencilla. El ejemplo de una llamada correcta es: La Paya, La Paya; ésta es Central- cambio. La respuesta correcta, debe ser: recibido Central, esta es La Paya, que tiene para ésta, cambio. En este caso, el nombre de la estación y los artículos demostrativos este - esta son palabras de

procedimiento. Las palabras recibido y cambio, son palabras de frecuencia, ya que deben repetirse.