INFORME DE REVISIÓN DE CUENTAS Y/O VISITAS FISCALES

Código: AA-F-017

Versión: 005

ENTIDAD MUNICIPIO DE ENVIGADO SECRETARIA DE TRANSPORTES Y TRANSITO

12/05/2014

La Contraloría Municipal de Envigado, en desarrollo de su función constitucional y legal, efectuó visita fiscal a la Secretaría de Transportes y Tránsito del Municipio de Envigado con el fin de evaluar la gestión de recaudo por concepto de infracciones de tránsito de las vigencias 2010, 2011, 2012, 2013. El proceso de visita fiscal se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos prescritos por la Contraloría Municipal de Envigado, compatibles con los de general aceptación, por lo tanto requirió, acorde con ellos, la planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcionó una base razonable para fundamentar los conceptos y opiniones. El objetivo de esta visita fiscal, fue evaluar el cumplimiento de los principios Constitucionales de la gestión fiscal y de la función administrativa. Igualmente contribuir al mejoramiento continuo de la Secretaría de Transportes y Tránsito y con ello buscar la eficiente administración de los recursos públicos. La metodología utilizada para la recolección de datos y obtención de evidencias se realizó mediante inspección documental, revisión y análisis de archivos en medio magnético y entrevista con funcionarios de la entidad auditada. Dentro del ejercicio de la visita fiscal se detectaron algunos hallazgos, los cuales se encuentran relacionados en el presente informe.

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RESULTADOS DE LA REVISION La normatividad vigente aplicable para la Visita Fiscal efectuada es la siguiente: Ley 769 de 2002 Código Nacional de Tránsito Terrestre, establece que: Definiciones “…Comparendo: Orden Formal de notificación para que el presunto contraventor o implicado se presente ante la autoridad de tránsito por la comisión de una infracción. Infracción: Transgresión o violación de una norma de tránsito. Habrá dos tipos de infracciones; simple y compleja- será simple cuando se trate de violación a la mera norma. Será compleja si se produce un daño material. ARTÍCULO 10. SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN SOBRE LAS MULTAS Y SANCIONES POR INFRACCIONES DE TRÁNSITO. Reglamentado por la Resolución del Min. Transporte 584 de 2010. Con el propósito de contribuir al mejoramiento de los ingresos de los municipios, se autoriza a la Federación Colombiana de Municipios para implementar y mantener actualizado a nivel nacional, un sistema integrado de información sobre las multas y sanciones por infracciones de tránsito (SIMIT), por lo cual percibirá el 10% por la administración del sistema cuando se cancele el valor adeudado. En ningún caso podrá ser inferior a medio salario mínimo diario legal vigente. ARTÍCULO 136. REDUCCIÓN DE LA SANCIÓN. Modificado por el art. 24, Ley 1383 de 2010, Modificado por el art. 205, Decreto Nacional 019 de 2012. Una vez surtida la orden de comparendo, si el inculpado acepta la comisión de la infracción, podrá cancelar el cien por ciento (100%) del valor de la multa dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la orden de comparendo, sin necesidad de otra actuación administrativa. O podrá igualmente cancelar el cincuenta por ciento (50%) del valor de la multa al organismo de tránsito y un veinticinco por ciento (25%) al centro integral de atención al cual estará obligado a ir para tomar un curso en la escuela que allí funciona sobre las normas de tránsito. Pero si, por el contrario, la rechaza, el inculpado deberá comparecer ante el funcionario en audiencia pública para que éste decrete las pruebas conducentes que le sean solicitadas y las de oficio que considere útiles. Si el contraventor no compareciere sin justa causa comprobada en este tiempo, la autoridad de tránsito dentro de los

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diez (10) días siguientes seguirá el proceso, entendiéndose que queda vinculado al mismo, fallándose en audiencia pública y notificándose en estrados…” ARTÍCULO 159. CUMPLIMIENTO. Modificado por el art. 26, Ley 1383 de 2010, Modificado por el art. 206, Decreto Nacional 019 de 2012. La ejecución de las sanciones que se impongan por violación de las normas de tránsito, estará a cargo de las autoridades de tránsito de la jurisdicción donde se cometió el hecho, quienes estarán investidas de jurisdicción coactiva para el cobro, cuando ello fuere necesario y prescribirán en tres años contados a partir de la ocurrencia del hecho y se interrumpirá con la presentación de la demanda. PARÁGRAFO 1o. Las autoridades de tránsito adoptarán las medidas indispensables para facilitar el pago y el recaudo de las multas y demás derechos establecidos a su favor. PARÁGRAFO 2o. Las multas serán de propiedad exclusiva de los organismos de tránsito donde se cometió la infracción de acuerdo con su jurisdicción. El monto de aquellas multas que sean impuestas sobre las vías nacionales, por parte del personal de la Policía Nacional adscrito a la Policía de carreteras, se distribuirá el 50% para el municipio donde se entregue el correspondiente comparendo y el 50% para apoyar la capacitación del personal de la policía de carreteras y los planes de educación y seguridad vial que adelanta esta Especialidad a lo largo de la Red Vial Nacional. La ley 1066 de 2006 establece en su articulado lo siguiente: ARTÍCULO 1º. Gestión del recaudo de cartera pública. Conforme a los principios que regulan la Administración Pública contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política, los servidores públicos que tengan a su cargo el recaudo de obligaciones a favor del Tesoro Público deberán realizar su gestión de manera ágil, eficaz, eficiente y oportuna, con el fin de obtener liquidez para el Tesoro Público. ARTÍCULO 8°. Modifíquese el inciso 2° del artículo 817 del Estatuto Tributario, el cual queda así: "La competencia para decretar la prescripción de la acción de cobro será de los Administradores de Impuestos o de Impuestos y Aduanas Nacionales respectivos, y será decretada de oficio o a petición de parte".

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De acuerdo a la revisión al procedimiento para el cobro por multas de infracciones de transito, el cual tiene como objetivo recuperar la cartera morosa, se analizaron los diferentes mecanismos con los cuales la entidad cobra este tipo de obligaciones a aquellos deudores que hayan sido declarados morosos por multas o sanciones por infracciones de transito. Por lo anterior el grupo auditor procedió a realizar la trazabilidad respectiva de dicho procedimiento, a continuación se describe cada uno de temas que se analizaron en el ejercicio auditor:

INFRACCIONES

TOTAL INFRACCIONES VIGENCIA 2010 A 2013 ITEM CANTIDAD TOTAL VALOR TOTAL POR RECAUDAR CANTIDAD RECAUDADA VALOR RECAUDADO CANTIDAD SIN RECAUDAR VALOR SIN RECAUDAR

INFRACCIONES INFRACCIONES 2010 2011 16.497

22.884

$ 4.618.052.139

$ 5.535.163.945

5.107

7.818

$ 814.665.304

$ 1.187.245.000

11.390

15.066

$ 3.803.386.835

$ 4.347.918.945

INFRACCIONES 2012

INFRACIONES 2013

27.599

$

6.692.515.016

$

1.186.610.580

5.505.904.436

$

$

1.469.874.544

$

4.483.085.475

$

33%

4.658.395.428

59.687

14.640 $

22.798.691.119 29.691

7.758

18.591 $

5.952.960.019

%

89.378 100%

22.398

9.008 $

TOTAL

67%

18.140.295.691

Del cuadro anterior se puede observar que para las vigencias 2010, 2011, 2012, y 2013 el total de infracciones efectuadas fue de 89.378, por un valor total de $22.798.691.119, del cual se pudo verificar que a la fecha de la auditoria solamente el 33% equivalente a 29.691 infracciones se pagaron por un valor de $4.658.395.428, quedando 59.687 sin recaudar por un valor de $18.140.295.691, es decir el 67% de las infracciones no sean cancelado.

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ACUERDOS DE PAGO

RESUMEN DE ACUERDOS DE PAGO DEL AÑO 2010 AL 2013 ACUERDOS DE PAGO 2010 ITEM

TOTAL DE CUERDOS DE PAGOS ANULADOS CANCELADOS PENDIENTES DE PAGO INCUMPLIDOS

CANTIDAD DE ACUERDOS DE PAGO

ACUERDOS DE PAGO 2011

VALORES

CANTIDAD DE ACUERDOS DE PAGO

1627 117

$ 572.007.952 $ 44.828.043

563 28 919

ACUERDOS DE PAGO 2012

ACUERDOS DE PAGO 2013

TOTAL CANTIDAD DE ACUERDOS DE PAGO

VALORES

CANTIDAD DE ACUERDOS DE PAGO

VALORES

CANTIDAD DE ACUERDOS DE PAGO

2311 135

$ 1.013.641.907 $ 65.024.284

2626 122

$ 1.270.423.061 $ 62.685.934

1896 55

$ $

1.037.407.337 28.869.437

8460 $ 3.893.480.257 429 $ 201.407.698

$ 145.668.880

872

$

305.757.017

1044

$

428.570.022

591

$

243.290.920

3070 $ 1.123.286.839

$ 6.784.991 $ 374.726.038

361 943

$ $

184.712.024 458.148.582

1460

$

779.167.105

1250

$

765.246.980

3099 $ 1.735.911.100 1862 $ 832.874.620

VALORES

De la figura anterior se puede ver que el total de acuerdos de pagos realizados por la Secretaria de Transito en las vigencias 2010 al 2013 fueron 8.460 por un valor total de $3.893.480.257. A continuación se detalla el estado de los acuerdos revisados:

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VALORES

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 Anulados: 429 acuerdos por un valor de $201.407.698 , que equivale al 5% del total , y según la revisión realizada estos se anularon debido a que presentaron errores al cargar los valores en el sistema, y por información errada  Cancelados: 3.070 acuerdos por un valor de $1.123.286.839, que equivale al 36% pagados en su totalidad.  Pendientes: 3.099 acuerdos, por un valor $1.735.911.100, equivalente al 37% del total, en este se puede notar los acuerdos que están al día, pero tienen pendientes cuotas por cancelar  Incumplidos: 1.862 por un valor de $832.874.620, equivalente al 22% del total, en este ítem se encontraron los acuerdos que comenzaron un convenio y no cumplieron con la totalidad del pago pactado. Dado lo anterior el equipo auditor realizo una muestra selectiva para verificar el proceso correspondiente a los acuerdos de pago que realiza la Secretaria de Transportes y Transito a continuación se relaciona dicha muestra:

MUESTRA ALEATORIA DE ACUERDOS DE PAGO DEL AÑO 2010 AL AÑO 3013 NRO FECHA DE CANTIDAD ACUERDO ACUERDO CEDULA ESTADO 1 45409 20/01/2010 00:00 1036612339 CANCELADO 2 45435 25/01/2010 00:00 1036622693 CANCELADO 3 45436 25/01/2010 00:00 71658012 CANCELADO 4 45438 25/01/2010 00:00 19319906 INCUMPLIDO 5 45441 25/01/2010 00:00 1037606526 INCUMPLIDO 6 45442 25/01/2010 00:00 8032288 INCUMPLIDO 7 45449 25/01/2010 00:00 8106355 INCUMPLIDO 8 45450 25/01/2010 00:00 63496767 CANCELADO 9 45451 25/01/2010 00:00 79451521 CANCELADO 10 45453 25/01/2010 00:00 1000771094 INCUMPLIDO NRO FECHA DE CANTIDAD ACUERDO ACUERDO CEDULA ESTADO 1 47502 14/04/2011 00:00 8162172 INCUMPLIDOS 2 47503 14/04/2011 00:00 3581856 INCUMPLIDOS 3 47592 02/05/2011 00:00 70567233 CANCELADO 4 47615 03/05/2011 00:00 1128400170 INCUMPLIDOS 5 47616 03/05/2011 00:00 8031690 INCUMPLIDOS

TOTAL A PAGAR 193.118 193.118 193.118 193.118 386.235 102.996 386.235 386.235 102.996 193.118 TOTAL A PAGAR 267.796 267.796 73.085 535.590 535.590

SALDO PENDIENTE 98.118 256.235 52.996 256.235 123.118 SALDO PENDIENTE 267.796 140.847 -103.085 375.590 415.590

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MUESTRA ALEATORIA DE ACUERDOS DE PAGO DEL AÑO 2010 AL AÑO 3013 6 7 8 9 10

47617 47619 47620 47621 47100

03/05/2011 00:00 1026143442 INCUMPLIDOS 03/05/2011 00:00 1036628169 INCUMPLIDOS 03/05/2011 00:00 43534036 CANCELADO 03/05/2011 00:00 1128448265 INCUMPLIDOS 15/02/2011 00:00 8163472 INCUMPLIDOS

267.796 535.590 267.796 535.590 535.590

187.796 405.590 375.590 365.590

NRO FECHA DE CANTIDAD ACUERDO ACUERDO CEDULA ESTADO 1 49519 15/02/2012 00:00 8401719 CANCELADO 2 49520 15/02/2012 00:00 98632653 CANCELADO 3 49522 15/02/2012 00:00 8236116 CANCELADO 4 49527 15/02/2012 00:00 71336506 CANCELADO 5 49532 16/02/2012 00:00 8431816 PENDIENTE DE PAGO 6 49533 16/02/2012 00:00 1037587223 PENDIENTE DE PAGO 7 49807 23/03/2012 00:00 9,404E+10 PENDIENTE DE PAGO 8 50067 07/05/2012 00:00 1037574461 CANCELADO 9 50084 09/05/2012 00:00 43027525 PENDIENTE DE PAGO

TOTAL A PAGAR 301.803 661.397 299.136 613.386 283.350 283.350 566.700 566.700 733.834

SALDO PENDIENTE

NRO FECHA DE CANTIDAD ACUERDO ACUERDO CEDULA ESTADO 1 51941 29/01/2013 00:00 70330629 CANCELADO 2 51942 29/01/2013 00:00 1020415936 CANCELADO 3 51943 29/01/2013 00:00 1037448106 PENDIENTE DE PAGO 4 51944 29/01/2013 00:00 8102974 PENDIENTE DE PAGO 5 52047 19/02/2013 00:00 1037572127 CANCELADO 6 52870 18/07/2013 00:00 3398912 ANULADO 7 52871 18/07/2013 00:00 564108 PENDIENTE DE PAGO 8 52872 18/07/2013 00:00 16488799 CANCELADO 9 52873 19/07/2013 00:00 1017126328 PENDIENTE DE PAGO 10 52875 19/07/2013 00:00 8103240 PENDIENTE DE PAGO

TOTAL A PAGAR 358.427 257.490 311.211 361.921 884.250 388.419 627.432 320.708 392.765 431.311

SALDO PENDIENTE

66.118 198.350 416.700 605.034

77.607 179.921 388.419 94.331 118.659 216.311

De la muestra seleccionada anteriormente se constato que dicha información detallada en el programa Qx transito, tuviera los datos pertinentes sobre cada uno de los deudores que celebraron acuerdos de pago con la entidad, así mismo que los valores y estado de las cuentas contaran con la información real plasmadas en los archivos físicos.

COBROS COACTIVOS Mediante el Decreto No 328 del 11 de julio de 2006 el Alcalde Municipal de Envigado delegó en la Secretaria de Transportes y Tránsito, la competencia

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funcional para ejercer la jurisdicción coactiva en el cobro de multas de tránsito y sanciones pecuniarias impuestas por infracciones a las normas de transporte. Así mismo facultó a la Secretaría en mención para que formulara un programa de cobro persuasivo y coactivo. Es necesario aclarar que una persona puede tener un solo proceso de cobro coactivo, pero en algunos casos este puede estar conformado con más de una resolución debido a que puede tener varios comparendos, lo que se conoce como acumulación de títulos ejecutivos. A continuación se relacionan el número de procesos de cobro coactivo realizados y el total de resoluciones por vigencia que se encuentran en dicho cobro.. TOTAL COBROS COACTIVOS AÑO 2010 AL 2013 ITEM # PROCESOS COBROS COACTIVOS # DE RESOLUCIONES QUE SE ENCUENTRAN EN COBRO COACT.

VIGENCIA 2010

VIGENCIA 2011

VIGENCIA 2012

VIGENCIA 2013

TOTAL

501

99

666

1134

2400

1543

1305

723

202

3773

Del cuadro anterior se puede evidenciar que el número de procesos realizados para el periodo 2010 al 2013 fueron 2.400. Y el total de resoluciones que se encuentran en proceso de cobro son 3.773. En el sistema de gestión de calidad de la entidad, se encuentra establecido el procedimiento para el cobro coactivo denominado con el código AR-P-010, por infracciones de tránsito, el cual busca recuperar la cartera morosa. Este proceso inicia con una resolución por medio de la cual se libra mandamiento de pago y puede terminar por el pago de la obligación, por cualquier forma de extinguir obligaciones o con la adjudicación de bienes que fueron embargados y secuestrados mediante de diligencia de remate y que son de propiedad del deudor. De los procesos que se encuentran en cobro coactivo, el equipo auditor de manera selectiva revisó los siguientes, con el fin de verificar el estado en que se encontraba cada uno de ellos, igualmente se revisó el cumplimiento de las fases establecidas en el procedimiento:

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MUESTRA ALEATORIA DE PROCESOS DE COBRO COACTIVO ITEM

No COMPARENDO 2199560

DEUDOR

VALOR

FECHA MANDAMIENTO DE PAGO

$ 1.544.940

16/11/2012

30/03/2010, 28/04/2010

$ 1.029.960

26/10/2012

05/05/2010

$ 1.287.450

15/03/2013

11/10/2010

$ 1.544.940

10/09/2013

15/10/2010

$ 1.544.940

10/09/2013

28/01/2011

$ 1.071.200

24/07/2013

2010, 2011, 2012, 2013

$ 2.311.893

06/06/2013

$ 2.604.894

23/05/2013

2010, 2011,2012

$ 2.688.450

09/05/2013

2010, 2011

$ 2.221.320

12/09/2012

2011, 2012

$ 2.151.663

12/09/2012

2010, 2011

$ 2.525.605

27/06/2013

2010, 2012

$ 1.931.730

04/07/2013

2010, 2013

$ 1.693.980

10/09/2013

2010, 2011, 2012 2013

$ 1.398.135

30/04/2013

2010, 2011, 2013

$ 2.823.225

06/09/2013

2011, 2012, 2013

$ 1.432.995

30/01/2014

2011, 2012, 2013

$ 3.531.940

14/02/2014

OCURRENCIA DEL HECHO

Luis Fernando Pérez 17/01/2010 Sánchez

1 427282, 432462 2 3 4 5 6

7

8 9 10 11 12 13 14

15

16 17

18

Pablo Andrés Montoya Quiceno 430141 Wilmar Alexander Guarín Ocampo 435411 Elkin Albeiro David Rivera 440418, 3430947, Julián Guirales 433747, Jiménez 560400 Juan Pablo Murillo Gómez 4244512, 437816, Edison Restrepo 2636069, 438955, Rivera 567483, 1199983 435656, 573328, 2781181, 2783213, 599318, 2076791, 2781864, 435004 567130, 442843, 1522006, 0722786, 2636639, 443152, 562912, 433656, 2785399 437949, 3427977,

Santiago Santamaría 2010, 2011, 2012 Graciano

Cristian Eduardo Marín Sierra Diego Alejandro Mallorquín Caro Juan Diego Acevedo Laguna Guillermo de Jesús Londoño Aristizabal Rubén Darío Tabres Palacio 440448, 4243995, John Arley Palacio 4243809 Betancur 1522091, Alexis González 2636325, Muñoz 4244292, 434260 443238, 566850, Jorge Mario Díaz 4242284, Cardona 4245332, 4250300, 4252065 569078, 2780941, Santiago Rodríguez 3431267, 4248718 572884, 4252004, Andrés Felipe 5744765, Suarez Zapata 5745654,

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MUESTRA ALEATORIA DE PROCESOS DE COBRO COACTIVO ITEM

No COMPARENDO

19

571753 - 4249952

20

570797

21

4243222 - 439694

22

572892 - 1520557 1523019 4245064 2634527

DEUDOR

VALOR

FECHA MANDAMIENTO DE PAGO

$ 562.545

14/02/2014

$ 803.385

25/02/2014

$ 1.007.905

10/09/2013

25/04/2011 - 01/08/2011 21/09/2011 - 01/02/2013 04/02/2012

$ 2.762.970

17/02/2014

23/07/2012 - 18/01/2010 22/12/2009 - 02/03/2010 06/02/2010

$ 2.959.860

19/10/2012

$ 772.470

26/10/2012

$ 772.470

28/11/2012

$ 772.470

02/11/2012

$ 2.348.325

10/09/2013

29/08/2011 - 01/08/2010 07/11/2011 - 07/11/2011

$ 1.471.494

27/06/2013

18/07/2010 - 15/12/2011 15/12/2011

$ 2.940.231

29/05/2013

20/12/2010 - 13/03/2012

$ 918.640

16/10/2013

28/09/2010 - 24/10/2011 -

$ 1.050.570

16/08/2013

16/06/2011 - 11/01/2013 22/06/2010

$ 1.409.535

09/05/2013

$ 824.190

30/04/2013

OCURRENCIA DEL HECHO

Braian Madrid Valencia 29/04/2011 - 03/05/2013 Hernán Darío Castrillon Hurtado 05/05/2011 José Manuel Montaño Arango 01/10/2010 Sebastián Flores Venegas

Carlos Alfonso Ramirez Naranjo

23 24 25 26

27

28

29 30 31

32 33

34280086 422595 - 423546 426044 - 420848

Osmani Cecilia Moreno Usuga 425603 04/02/2010 Juan Felipe Mejia no aparece Marín comparendo John Erik Hernandez Araque 421062 04/01/2010 Karina Paola Gomez 443670 - 441788 - Mendoza 24/11/2010 - 11/10/2010 442215 - 564105 12/11/2010 - 22/01/2011 566799 07/04/2011 Julián Albeiro 1522460 - 438258 Castello Olaya 2075215 2075534

-

Alcides Cañas 2077157 - 437538 Alzate - 2077158 Ferney Orozco Arenas 560599 - 9636014 440638 - 2074779 Alexander de Jesus Quiroz Clavijo - 441215 Gustavo Andres Gomez vasquez 0723095 4242606 - 433748 432793 - 3432700

Juan Camilo Zapata Correa 06/06/2010 - 14/11/2012

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MUESTRA ALEATORIA DE PROCESOS DE COBRO COACTIVO ITEM

34 35 36 37 38 39 40 41

No COMPARENDO

DEUDOR

José Overay Grisales Cacante Jorge Ivan Osorio Gomez Fabio Antonio Bolaño Vergara 429576 Nicolás Daniel González Restrepo 422129 Julián Andres González Sánchez 434169 Raúl Fernando Jaramillo Quintero 4248105 1521521 - Juan David Giraldo Henao 5743505 Arbey De Jesús 5741708 - 439039 Quiceno Hernández 438418 - 3432523 - 3432525 no aparece comparendo

VALOR

FECHA MANDAMIENTO DE PAGO

$ 1.742.830

27/06/2013

$ 566.700

11/09/2012

06/03/2010

$ 1.107.540

13/11/2012

06/01/2010

$ 772.470

02/11/2012

17/05/2010

$ 1.287.450

05/04/2013

11/03/2013

$ 589.500

13/09/2013

07/09/2011 - 24/08/2013

$ 857.295

07/02/2014

09/07/2013 - 16/12/2010

$ 552.240

13/09/2013

OCURRENCIA DEL HECHO 03/08/2010

De la muestra relacionada, el grupo auditor verifico en los expedientes; los comparendos, las resoluciones donde se imponen las multas, los autos que avocan conocimiento, los mandamientos de pago, las citaciones para notificación personal, las notificaciones por correo, las notificaciones por aviso, y las investigaciones de bienes respectivas.

De lo anterior se desprenden los siguientes hallazgos: HALLAZGOS 1. Se observa que en algunos comparendos se encuentra el nombre completo del infractor, pero en la resolución donde se impone la multa y el comparendo, no se coloca el nombre completo del deudor, lo que permite una mayor individualización del mismo, toda vez que esta hace parte integral del proceso de cobro (Hallazgo de tipo administrativo) Análisis a la respuesta de la entidad: El hallazgo queda en firme y la acción de mejora propuesta por el sujeto de control debe ser incluida dentro del plan de mejoramiento.

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2. En el procedimiento para cobro coactivo por multas impuestas por infracciones de tránsito se establece que dentro de la resolución que libra mandamiento de pago se debe incluir la “fecha de la infracción”, dicha fecha no se evidenció en las resoluciones de mandamiento de pago revisadas, incumpliendo así el procedimiento (Hallazgo de tipo administrativo) Análisis a la respuesta de la entidad: El hallazgo queda en firme y la acción de mejora propuesta por el sujeto de control debe ser incluida dentro del plan de mejoramiento. 3. En los expedientes de cobro coactivo analizados no se evidenció soportes en los cuales se dé constancia de que se realizó la investigación de bienes del deudor en cuanto a otros organismos de tránsito, así como a la oficina de instrumentos públicos de Medellín, zona norte y zona sur, al indagarse sobre esta situación se informó que esta si se realiza pero se lleva en carpetas separadas, lo que no es la razón de ser, debido a que dentro del procedimiento para cobro coactivo por multas impuestas por infracciones de tránsito estas investigaciones de bienes deben reposar en los expedientes de cobro coactivo, con el fin de demostrar su cumplimiento y de que así se le haga un efectivo control con respecto a la gestión realizada a cada proceso. (Hallazgo de tipo administrativo) Análisis a la respuesta de la entidad: El hallazgo queda en firme y la acción de mejora propuesta por el sujeto de control debe ser incluida dentro del plan de mejoramiento. 4. En algunos de los procesos de cobro coactivo analizados, no se evidenciaron físicamente los comparendos, al investigarse sobre tal hecho el jefe de la oficina de cobro coactivo manifestó que estos se encontraban en lo oficina de contravenciones, lo que no debería ser, puesto que es importante que todos los documentos que hacen parte integral del proceso se encuentren archivados dentro del mismo, mas a un sí con este se inicia el proceso. (Hallazgo de tipo administrativo) Análisis a la respuesta de la entidad: El hallazgo queda en firme y la acción de mejora propuesta por el sujeto de control debe ser incluida dentro del plan de mejoramiento.

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5. Los expedientes donde reposa todos los soportes de los procesos de cobro coactivo, no se encuentran archivados cronológicamente, además de que carecen de la foliación respectiva, lo que dificulta el control de los mismos puesto que lo que se busca es evitar que los documentos puedan ser traspapelados o retirados sin autorización, contraviniendo el procedimiento establecido en la Ley 594 de 2000. (Hallazgo de tipo administrativo) Análisis a la respuesta de la entidad: El hallazgo queda en firme y la acción de mejora propuesta por el sujeto de control debe ser incluida dentro del plan de mejoramiento. PRESCRIPCIONES Siguiendo con el ejercicio auditor se evidencio que revisado todo el proceso de las infracciones de transito, pasando por el cobro persuasivo, cobro coactivo, acuerdos de pago y cartera, existen debilidades en la gestión realizada por la Secretaria de Transportes y Transito Municipal, lo anterior debido a que existe una base de datos que demuestra que hay una cantidad numerosa de infracciones por prescribir. Pues según la norma a partir del momento en que se realice la resolución por no pago, el infractor tiene un término de 3 años para que ejecute el pago de no ser así, dicho comparendo expira, es por esto que el realizar el cobro persuasivo y coactivo en el tiempo pertinente existen posibilidades mayores de la recuperación de cartera. A continuación se resume el total de prescripciones encontradas:

TOTAL PRESCRIPCIONES VIGENCIA 2012 Y 2013 ITEM TOTAL PRESCRIPCIONES VALOR

VIGENCIA 2012

VIGENCIA 2013

TOTAL

9.200

10.130

19.330

$ 3.279.830.299

$ 3.663.487.433

$ 6.943.317.732

Revisado el proceso de los comparendos realizados por la entidad se encontró que para la vigencia 2012 y 2013 el total de prescripciones concedidas fue de 19.330 por un valor de $6.943.317.732 No obstante es importante tener en cuenta que al revisar la base de datos de prescripciones, el grupo auditor pudo verificar que dicha solicitudes corresponden

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a comparendos realizados en diferentes vigencias, pues se hallo información que reposa a partir del año de 1997, dejando claro que la Secretaria de Transportes y Transito Municipal no realiza de oficio las prescripciones sino a solicitud de parte, generando de esta forma un incremento de cartera diariamente e irreal, pues se está contando con dinero que no se puede recuperar debido a que ya prescribió. Es pertinente referenciar en este punto que conforme a la ley 769 de 2002 de las infracciones realizadas se le trasfiere un porcentaje a la policía de carretera (POLCA) y al sistema integrado de información sobre las multas y sanciones por infracciones de tránsito (SIMIT), lo que significa que la prescripción no solo afecta al Municipio de Envigado, sino también a los entes antes mencionados.

HALLAZGO 6. Se evidencia gestión en el recaudo de cartera de las infracciones de tránsito de las vigencias auditadas, pero esta no cumple con los principios de eficiencia y eficacia evaluados, por tal motivo se deben implementar medidas que permitan optimizar el proceso de cobro de dichas infracciones y con ello evitar la caducidad y la prescripción, pues se está incumpliendo con lo dispuesto en el artículo primero de la ley 1066 de 2006 que establece que “…los servidores públicos que tengan a su cargo el recaudo de obligaciones a favor del Tesoro Público deberán realizar su gestión de manera ágil, eficaz, eficiente y oportuna, con el fin de obtener liquidez para el Tesoro Público…” (Hallazgo administrativo y presuntamente disciplinario) Análisis a la respuesta de la entidad: Se da de baja el hallazgo presuntamente disciplinario, debido a que se evidenció gestión por parte de la secretaría como inicialmente se mencionó en el hallazgo, así mismo se observó que se siguen adelantando diferentes procesos que van a contribuir a mejorar la gestión de recaudo. Se deja en firme el administrativo con el fin de que la acción de mejora propuesta por el sujeto de control deba ser incluida dentro del plan de mejoramiento.

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CARTERA . CARTERA GENERAL DE CONTRAVENCIONES AÑO 1.998 1.999 2.000 2.001 2.002 2.003 2.004 2.005 2.006 2.007 2.008 2.009 2.010 2.011 2.012 2.013 2.014 TOTAL

VALOR $ 971.700 $ 1.666.050 $ 5.162.554 $ 80.131.698 $ 938.771.691 $ 1.669.861.729 $ 2.497.777.662 $ 2.780.030.269 $ 2.490.918.304 $ 2.906.040.565 $ 3.438.024.031 $ 1.601.846.428 $ 2.042.803.835 $ 3.098.867.052 $ 3.259.488.300 $ 804.234.022 $ 27.616.595.890

CANTIDAD 0 14 19 56 776 2.724 4.176 5.799 6.039 7.115 7.976 8.062 4.679 7.006 9.745 9.662 1.731 75.579

Según la revisión realizada a la gestión de cartera de contravenciones de la Secretaria de Transportes se encontró que el valor total de la cartera a la fecha de la auditoria fue de $27.616.595.890 equivalente a 75.579 infracciones desde el año 1998 al 2014. Igualmente se puede observar que el total de cartera para las vigencias 2010, 2011, 2012 y 2013 equivale a $10.003.005.615 para un total de 31.092 infracciones. No obstante es importante tener en cuenta que esta cartera no es real, debido a que a algunas de las infracciones ya se encuentran prescritas, así como lo reafirma la ley 769 de 2002 articulo 159 que dice “… La ejecución de las sanciones que se impongan por violación de las normas de tránsito, estará a cargo de las autoridades de tránsito de la jurisdicción donde se cometió el hecho, quienes estarán investidas de jurisdicción coactiva para el cobro, cuando ello fuere

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necesario y prescribirán en tres años contados a partir de la ocurrencia del hecho y se interrumpirá con la presentación de la demanda”

RECAUDOS A continuación se relaciona los dineros recaudados por la Secretaria de Transito Municipal, por concepto de de contravenciones, recaudo de trámites y recaudos de sistematización: ENTRADAS TOTALES DEL AÑO 2000 AL 2013 AÑO

TOTAL RECAUDO

2.013 2.012 2.011 2.010 2.009 2.008 2.007 2.006 2.005 2.004 2.003 2.002 2.001 2.000 total

$ 21.997.190.033 $ 20.402.657.464 $ 17.664.951.253 $ 13.342.436.603 $ 11.179.559.422 $ 9.922.901.545 $ 10.889.048.364 $ 10.051.444.048 $ 869.608.373 $ 7.130.606.961 $ 5.948.315.595 $ 4.216.618.809 $ 3.962.387.224 $ 3.853.310.570 $ 141.431.036.264

Del cuadro anterior se detalla los totales de los valores recaudados por la Secretaria de Transporte y Transito Municipal, correspondiente a las vigencias del año 2000 al año 2013 por un valor total de $141.431.036.264 A continuación se especifica los recaudos correspondientes de las vigencias 2010, 2011,2012 y 2013

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ENTRADAS GENERALES DEL 2010 AL 2013

ITEM CONTRAVENCIONES TRAMITES

VIGENCIA 2013

VIGENCIA 2012

VIGENCIA 2011

VIGENCIA 2010

TOTAL

2.415.604.030 7.766.989.127

2.064.959.076 7.652.242.235

2.144.590.392 6.887.178.652

1.624.539.839 5.684.816.947

8.249.693.337 27.991.226.961

IMPUESTOSSISTEMATIZACION

11.814.596.876

10.685.456.153

8.633.182.209

6.033.079.817

37.166.315.055

TRAMITES E IMPUESTO

19.581.586.003

18.337.698.388

15.520.360.861

11.717.896.764

65.157.542.016

TOTAL RECAUDO

21.997.190.033

20.402.657.464

17.664.951.253

13.342.436.603

73.407.235.353

De la figura anterior se muestra los valores recaudados por concepto de contravenciones, tramites, impuesto de sistematización y tramites de impuesto, por un valor total para las vigencias mencionadas de $73.407.235.353 a la fecha de la auditoria.

GESTIÓN DE RECAUDO El equipo auditor pudo evidenciar que la Secretaria de Transportes en aras de realizar un buen desempeño y una buena gestión de recaudo utilizo varios mecanismos y estrategias que permitieran recuperar la cartera morosa, entre ellos se encuentran los siguientes:  Con el fin de obtener el pago voluntario de las obligaciones vencidas, se realizaron llamadas telefónicas a los deudores, para lo cual utilizaron el sistema de Fonomarketing en los años 2007 y 2008, el cual fue suspendido, debido a que las múltiples quejas de los usuarios por fallas en el sistema.  En el año 2007 se expidió el Acuerdo 003 por medio del cual se estableció un beneficio tributario de carácter transitorio para todos aquellos infractores a los que se les haya impuesto como sanción una multa en la jurisdicción municipal, con un descuento del 50% si acreditaban la asistencia a un curso de seguridad vial y cancelaban la totalidad de la infracción, beneficio que se otorgó hasta el 31 de julio de 2007.  En el año 2009 mediante el Acuerdo 007 del 25 de febrero se estableció un beneficio administrativo de carácter transitorio, referido a las sanciones por

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multas de infracciones de tránsito del 50% de descuento del valor de la multa para las personas que se encontraban morosas al 31 de diciembre de 2008. Así mismo se concedió un descuento del 25% para los conductores sancionados hasta el 31 de octubre de 2008, que se encontraban con acuerdos de pago incumplidos, para obtener este descuento se debía acreditar la asistencia a un curso sobre seguridad vial.  Se realizo publicidad en periódicos de amplia circulación, volantes, pagina web con el fin de que los conductores multados se acogieran a la amnistía del 50% para las infracciones anteriores al 15 de marzo de 2010, de conformidad con la Ley 1450 de 2011, dentro de ella se le advierte al deudor acerca de los beneficios del pago y las consecuencias del no pago.  En el año 2012 la oficina de calidad realizó en cada secretaría un estudio acerca de las necesidades que se podían mitigar con el sistema de Contact Center, en el prediseño en mención se incluyó por parte de la Secretaria de Transportes la necesidad de afianzar el cobro persuasivo y coactivo a través de un agendamiento de citas, cobro de cartera y back office y con ello tener un óptimo recaudo de cartera.  En el año 2012 la Secretaría de Transportes y Tránsito expuso al Concejo Municipal un proyecto con el fin de implementar soluciones para hacer del Municipio de Envigado una ciudad inteligente en área de tránsito, el cual tiene como objetivo disminuir la accidentalidad, el mejoramiento de la movilidad, el excelente servicio al cliente, el cobro de cartera, entre otros, sin que ello signifique para la administración inversiones onerosas, toda vez que lo que se busca es contratar mediante un proceso de licitación pública a una empresa que tenga la experiencia y que cuente con herramientas tecnológicas para sustanciar los procesos de infracciones de tránsito y demás derechos.  En el año 2013 buscando alternativas que permitieran generar recaudo la Secretaria con apoyo de un grupo de estudiantes que pertenecen a la media técnica de la Institución Educativa Comercial de Envigado fueron capacitados por funcionarios del Cefit y de la Secretaría de Transportes los cuales realizaron llamadas a los infractores con el fin de invitarlos al pago y las consecuencias de estar en mora.  Con el objeto de hacer más efectivo el procedimiento de recaudo, la oficina de cobro coactivo realiza Investigaciones de bienes con el fin de determinar si el deudor posee alguno, y con ello proceder al secuestro y embargo del Página 18 de 20

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bien, garantizando con ello el pago de la obligación, para ello verifican lo siguiente: Módulo de matrículas del software QUIPUX, Registro Único Nacional de Transito (RUNT), Aplicativo Impuestos Plus, Registro Único Empresarial (RUE), otros organismos de tránsito, oficina de instrumentos públicos de Medellín, zona sur y zona norte, oficinas de sisben.  Se han realizado para las vigencias auditadas cobros coactivos, los cuales buscan interrumpir la caducidad de la acción y la recuperación de cartera.  Se concientiza a los deudores que existen otros lugares donde pueden realizar sus pagos como Bancolombia y el Banco Popular.  Existe botón de pago en la página de internet del Municipio de Envigado. Además en la oficina hay un datafono para pago, lo que permite una mayor facilidad y comodidad a los deudores.  Se publica en la página web del Municipio de Envigado las resoluciones que libran mandamiento de pago y su respectiva notificación por aviso.

HALLAZGO 7) Al revisar los procesos de cobro coactivo, acuerdos de pago e infracciones, el grupo auditor evidencio la ausencia de indicadores de gestión, pues si bien es cierto que existe documentación e información digital y física , no existen parámetros claros que permitan establecer con precisión el estado de los diferentes procesos que lleva la entidad, como estadísticas en los procesos de prescripciones, acuerdos, etc., pues la falta de este control dificulta la detección temprana de inconsistencias, y la evaluación y medición de las actividades realizadas por la entidad. (Hallazgo administrativo) Análisis a la respuesta de la entidad: El hallazgo queda en firme y la acción de mejora propuesta por el sujeto de control debe ser incluida dentro del plan de mejoramiento.

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CUADRO DE HALLAZGOS CONSOLIDADOS

TIPO DE HALLAZGO

Nº DE HALLAZGO

VALOR

7

0 0 0 0

Administrativos Fiscales Disciplinarios Penales

__________________________________ PAULA ANDREA ÁLVAREZ OSORIO Asesora Fiscal

_____________________________ ANDREA GARCÍA ARBOLEDA Auditora Fiscal

______________________________ XIOMARA MURIEL GRAJALES Contralor Auxiliar para las Auditorias Integrales y Especiales

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