Módulo: I

Unidad:

II

Semana: 3-4

ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS Y EVENTOS BETHSY RAQUEL SOTELO MORALES

ORGANIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE EVENTOS.

ORIENTACIONES Apreciados alumnos, reciban un cálido saludo.

En la presente unidad conoceremos a las entidades organizadoras de congresos y eventos, las distintas clasificaciones de los congresos y los eventos, así como las diversas motivaciones de sus participantes. Esto nos ayudará a entender con certeza sus complejas necesidades para brindarles su mejor satisfacción como el servicio más eficiente, brindando las herramientas para alcanzar la excelencia en su atención.

CONTENIDOS TEMÁTICOS 2.1

Entidades organizadoras de eventos.

2.2

Clasificación de grupos, congresos y convenciones por su magnitud.

2.3

De acuerdo con el fin que persiguen y la forma en que se desarrollan.

2.4

Estadísticas.

2.5

Cualidades de un organizador de eventos.

2.6

La importancia del capital humano en la gestión de congresos y eventos.

2.7

Dirección del capital humano en congresos y eventos.

DESARROLLO DE CONTENIDOS 2.1

Entidades organizadoras de eventos. 2.1.1

Generadores de eventos.

2.1.2

Operadores profesionales. 2.1.2.1

Agencia de viajes especializada.

2.1.2.2

Organizador profesional de Congresos (OPC).

2.1.3

Convention Bureau.

2.1.4

Spain Convention Bureau.

2.1.5

Gestores de destinos (DMC/ Receptivos).

2.1.6

Asociaciones. 2.1.6.1

Asociación Internacional Convenciones- ICCA.

de

Congresos

y

2.1.6.2

Asociación Internacional de Operadores Profesionales de Congresos- IAPCO.

2.2

2.1.6.3

Federación española de empresas OPC.

2.1.6.4

Asociación Internacional de Palacios de CongresosAIPC.

2.1.6.5

Reuniones, Incentivos, Convenciones y Eventos- RICE.

2.1.7

Oficinas de Congresos.

2.1.8

Agencias de Incentivos “Team buildings”.

2.1.9

Agencias de comunicación.

Clasificación de grupos, congresos y convenciones por su magnitud. 2.2.1

Formación de grupos sociales.

2.2.2

Clasificación de los grupos sociales

2.2.3

Clasificación de los grupos, congresos y convenciones.

2.3

2.2.3.1

Asociaciones de ejecutivos.

2.2.3.2

Asociaciones profesionales.

2.2.3.3

Organizaciones fraternales.

2.2.3.4

Asociaciones científicas.

2.2.3.5

Asociaciones militares.

2.2.3.6

Sindicatos.

2.2.3.7

Asociaciones femeninas.

2.2.3.8

Asociaciones educativas.

2.2.3.9

Universidades, Institutos de desarrollo, Centros de estudio e investigación, etc.

De acuerdo con el fin que persiguen y la forma en que se desarrollan. 2.3.1

Convenciones corporativas.

2.3.1.1

Convenciones.

2.3.1.2

Seminarios.

2.3.1.3

Junta de ventas.

2.3.2

Convenciones institucionales.

2.3.3

Convenciones de asociaciones

2.3.4

Convenciones empresariales. 2.3.4.1

Congresos.

2.3.4.2

Conferencias.

2.3.4.3

Grupos turísticos.

2.3.4.4

Grupos deportivos.

2.4

Estadísticas.

2.5

La importancia del capital humano en la gestión de congresos y eventos.

2.6

Dirección del capital humano en congresos y eventos.

2.6.1

2.7

Funciones directivas. 2.6.1.1

Función interpersonal.

2.6.1.2

Función informativa.

2.6.1.3

Toma de decisiones.

Consumidor turístico y eventos.

Bibliografía.

ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN SUGERIDAS

Profundice más en el estudio sobre la importancia de la labor del OPC´s.

Los eventos pueden durar sólo unas horas… pero permanecen toda la vida en la memoria.

2.1 Entidades organizadoras de eventos.

Es importante conocer a quiénes se encargan de organizar los congresos y eventos: organizados por empresas o instituciones dirigidas al público interno y externo. -Eventos corporativos:

son organizados por organismos gubernamentales y no gubernamentales, siendo estos últimos asociaciones y ONG´s. -Eventos

no

corporativos:

Las corporaciones cuentan –al momento de organizar un evento-, con personal cualificado que negociará directamente con las distintas entidades involucradas en la celebración del acto para: -Obtener mejores precios y, -Calidad de servicio.

En otros casos, pueden recurrir a las diferentes entidades que actúan como intermediarios (hoteles, transporte) en la organización de eventos para: -Obtener información y -Asesoría en la organización, o -Responsabilizarse directamente de la gestión. -Recurrir a operadores profesionales (envergadura y objetivo del evento).

2.1.1 Generadores de eventos.

Actualmente son muchas las organizaciones, instituciones y empresas públicas y privadas que organizan eventos o reuniones. Se encuentran:

-Asociaciones. -Fundaciones. -Colegios Profesionales. -Universidades. -Entidades públicas o privadas de los distintos sectores económicos.

Los principales eventos son: -Sanitario. -Industrial. -Servicios. -Educativo. -Tecnológico.

sectores

organizadores

de

2.1.2 Operadores profesionales.

2.1.2.1 Agencia de viajes especializada.

Un departamento de la agencia de viajes se dedica exclusivamente a la organización de eventos que garantiza el servicio; además de ofrecer las mismas garantías y servicios turísticos que otra agencia de viajes (tours, pasajes, transfer, visitas, títulos de transporte). http://www.cecu.es/publicaciones/INC09_Billetes%20electronicos.pdf

Cada vez las agencias de viajes se posicionan más como empresas entre la comunicación corporativa y la gestión turística.

2.1.2.2 Organizador profesional de Congresos (OPC).

Persona natural o jurídica legamente constituida, especializada por sectores en la organización de eventos (congresos, convenciones, exposiciones, ferias y viajes de incentivo, otros).

No están constituidos como agencias de viajes y, por ello, no pueden vender títulos de transporte, debiendo recurrir a la agencia de viajes.

Un OPC:

-Cuenta con la experiencia, habilidad y contactos para garantizar el éxito del evento (agencias de viajes, hoteles, servicio de traductores, anfitrionas, imprentas, compañías aéreas, empresas de transporte, logística, catering, otros). -Su actuación inicia desde el diseño del proyecto (planificación, organización, dirección y seguimiento), identificando y concretando sus necesidades reales.

-Permite disponer de un servicio de calidad, optimizando recursos y contando con los mejores profesionales para el logro de objetivos propuestos (azafatas, traductores, guías, monitores).

-Localiza, reserva y alquila el lugar adecuado. -Gestiona y recepciona inscripciones, presupuestos, acreditaciones, asistencia permanente a participantes y VIP's y servicios de protocolo.

-Elabora presupuestos, control de gastos e ingresos. -Presta servicios de relaciones comunicación interna y externa.

públicas

y

-Elabora programas de ocio para asistentes y/o acompañantes. -Asistencia constante y supervisión previa y durante la reunión o congreso.

-Gestiona actividades complementarias (visitas, reserva de hotel, transporte, alimentación, marketing, folletería, etc). -Elaboración del plan de difusión e imagen del congreso (medios de comunicación). -Busqueda de patrocinios. -Tramitación necesarios.

de

los

permisos

administrativos

La contratación de los OPC son: -A través del pedido de cotizaciones. -Mediante la convocatoria de un concurso.

Las cualidades que debe de acompañar a un OPC: -Gestión empresarial. -Compromiso. -Profesionalismo. -Comunicación -Creativo. -Liderazgo. -Puntualidad. -Otros.

Gestión empresarial.

Ante todo está actividad es un negocio y debe ser dirigida en la búsqueda de la satisfacción de las necesidades del cliente y el lucro para la empresa. La persona que administra debe tener habilidad empresarial (saber moverse con soltura en este medio).

Compromiso.

Asumir el reto de organizar una actividad implica la responsabilidad y el compromiso con los objetivos de la misma, perseverando y manteniendo la tranquilidad en los momentos duros. Es importante identificarse con el proyecto y comprometerse a un buen desarrollo del mismo.

Profesionalismo.

Estar convenientemente formado para afrontar el reto de organizar actividades, formando equipos de trabajo debidamente calificado y profesional para brindar el mejor servicio.

Comunicación.

El trabajo de un OPC (Organizador Profesional de Congresos) se desenvuelve en base al trato de personas y la herramienta más importante como en toda relación humana es la comunicación. Es necesario tener buen trato, empatía y comprender a nuestro equipo, pues esto se reflejará al momento de atender al cliente.

Se deberá de conectar con todos los grupos, coordinadores, medios, etc. que se vean implicados de una u otra manera en la organización y difusión del congreso.

Creativo.

Para un OPC, la incertidumbre es un factor siempre presente, en cualquier momento se suceden hechos impredecibles. En aquellos momentos los organizadores de eventos deben utilizar todo su creatividad para solucionarlos problemas en contados segundos.

Se requiere tener mente abierta, creativa que pueda proponer en cualquier momento nuevas ideas y sugerencias para una mejor definición y desarrollo del congreso.

Liderazgo.

Como todo servicio, el capital humano es fundamental, en ese sentido es necesario liderar, orientar y coordinar con nuestro equipo. Es necesario siempre señalar y acompañar al grupo en el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.

Se deberá coordinar con los responsables de los departamentos y coordinadores.

Puntualidad.

«Ni antes, menos después». El inicio de una actividad deber con una rigurosa puntualidad en respeto a todo los asistentes y como valor característico de nuestra propuesta.

Responsabilidad.

Desde el ingreso hasta la salida de nuestros asistentes somos responsables de su bienestar, salud (accidentes e inprevistos), comodidad, satisfacción de nuestro público asistente.

Programación e integración.

Uso racional del tiempo de acuerdo a las especificaciones de la actividad. Se trata de elaborar programas coherentes y coordinados con los protagonistas (expositores e invitados) de la actividad.

Inteligencia emocional.

Un OPC debe lidiar con situaciones impredecibles cuya repuesta exige calma buscando transmitir tranquilidad a los miembros del equipo y a los asistentes. Un estallido de furia o descontrol podría generar inseguridad e inestabilidad en el grupo reflejándose en la prestación del servicio.

Protocolo y costumbres.

Es necesario conocer a la perfección los temas protocolares siendo necesario adecuarlos a las costumbres y la idiosincrasia de los contratantes.

Son tres componentes que debe tener en cuenta un OPC: Facilidades:

-Alojamientos. -Alimentos y bebidas. -Diversión y recreación. -Agencia de viajes. -Rent a car. -Capacitación y locaciones formación especializada. -Servicios afines.

Atractivo.

-Natural. -Humano. -Artificial.

Accesibilidad.

-Transportadores: terrestres, aéreos, marítimos, fluviales. -Servicios especializados: aduanas, retenes, oficinas de información.

Detalles a desarrollar con la empresa especialista: -Suelen cobrar entre un 10-15% del coste total. -Concretar el número exacto de participantes. -La cantidad de participantes y de actividades va a acondicionar la factura. -Elegir la localidad donde tendrá lugar la reunión. -Elaborar un cronograma de actividades especificando paso a paso cada una de ellas.

En definitiva, al contratar un OPC se esta ahorrando el desgaste y los riesgos por la desorganización y el desconocimiento de situaciones e innumerables necesidades que existen a la hora de organizar un evento.

Es importante tener claro –dependiendo del evento-:

-Magnitud del evento. -Costos aproximados (profesionales, materiales, equipos, infraestructura, servicios, otros). -Cantidad estimada de asistentes. -Objetivo del evento. -Tiempo que dispone para la organización. -Etc.

2.1.3 Convention Bureau.

Organismos que ofrecen gratuitamente sus servicios a los organizadores de eventos (información) con el fin de captar turismo de negocios para su ciudad1.

Son creados o participados por instituciones públicas o privadas, gobiernos locales, cámaras de comercio, etc. en colaboración con organizaciones profesionales del sector turístico.

El personal de los Convention Bureau son sometidos a rigurosos procesos de selección que garantizan su profesionalismo y especialización en la organización de eventos.

Entre sus principales funciones, destacan; -Asesoría

en

la

organización:

Concentran y facilitan información y contactos (hoteles, transportistas, empresas de catering, agencias de viajes, OPC, etc. https://www.bsmsa.cat/fileadmin/user_upload/dossier_CASTELLA_EO_web.pdf

-Apoyo en la presentación de la candidatura de la ciudad para la organización del

Asesoran de manera objetiva, proporcionando información sobre lugares idóneos para realizar eventos (número de asistentes y capacidad hotelera). evento:

-Elaboración de calendario: congreso

anual.

-Elaboración de informe estadístico sobre el mercado de

para mejorar el conocimiento de dicho mercado, y ayudar en las estrategias de marketing de las ciudades. reuniones:

cesión del material gráfico y audiovisual, apoyo logístico. -Participación en la confección del dossier técnico:

-Apoyo

institucional

en

recepciones

y

visitas

especiales:

bienvenidas y presentaciones. -Facilitan información turística y cultural de la ciudad. -Ofrecen información sobre los atractivos complementarios al evento.

2.1.4 Spain Convention Bureau.

Asesora a las empresas organizadoras de eventos a nivel nacional e internacional, proporcionando información de los lugares más idóneos para realizar el evento. Además contacta a las empresas organizadoras de eventos con las oficinas de congresos municipales, de forma que cada ciudad pueda ofrecerles información turística de la ciudad, detalles técnicos de los servicios ofrecidos, etc2.

Creada en el año 1984 con ocho ciudades españoles pertenecientes a la Federación Europea de ciudades de congresos.

2.1.5 Gestores de destinos (DMC/ Receptivos).

Tiene como función principal recoger a grupos de otros países y actuar como organizadores locales.

Son perfectos conocedores de lo que un destino concreto puede llegar a ofrecer (amplio conocimiento y experiencia de las condiciones y recursos turísticos de una región), y en muchas llegan a funcionar como agencia, proporcionando medios de transporte varios.

Se especializan en la planificación, organización y ejecución de eventos (congresos, seminarios, convenciones, viajes de incentivo), circuitos turísticos, transporte, programas logísticos y toda clase de actividades de gran demanda en segmentos y nichos de mercado de alto valor.

Algunas DMC son agencias integradoras de viajes y tienen la capacidad para funcionar coordinadamente con otros prestadores de servicios para el desarrollo de un evento y marketing del destino.

2.1.6 Asociaciones.

Constituye una agrupación de empresas dedicadas a la organización de eventos con el fin de conseguir la infraestructura necesaria para obtener mayor información para el desarrollo de su actividad.

Entre las principales asociaciones de empresas dedicadas a la organización de eventos destacan: 2.1.6.1 Asociación Internacional de Congresos y ConvencionesICCA.

Esta asociación cuenta con más de 500 empresas y organismos relacionados con el turismo de negocios en todo el mundo, incluyendo agencias de viajes, compañías aéreas, cadenas hoteleras, oficinas de turismo y OPC´s.

ICCA constituye la organización más global en el sector de reuniones y eventos, presente en 76 países.

2.1.6.2 Asociación Internacional de Operadores Profesionales de Congresos- IAPCO.

Asociación que reúne a los principales operadores profesionales de congresos en el ámbito internacional.

2.1.6.3 Federación española de empresas OPC.

Federación que reúne a empresas españolas organizadoras profesionales de congresos.

http://www.opcspain.org/

2.1.6.4 Asociación Internacional de Palacios de Congresos- AIPC.

Asociación que reúne a todas las asociaciones nacionales.

Asociación Internacional de ICCA Congresos & Convenciones Asociación de ferias Internacionales de AFIDA América Confederación de Entidades Organizadoras de COCAL Congresos y Afines de América Latina Asociación Internacional de AIPC Palacios de Congresos

http://www.iccaworld.com

http:/www.afida.org

http://www.cocal.org

http://www.aipc.org

Asociación Internacional de organizadpres IAPCO profesionales de Congresos EVENTOS LATINOAMERICANOS Revista Oficial de ICCA para América Latina el Caribe y España Unión de Asociaciones Internacionales Brúcelas - Bélgica Asociación Asesora de Congresos Farmacéuticos Internacionales

http://www.iapco.org

www.eventoslatinoamericanos. com

UIA

http://www.uia.org

IPCAA

http://www.ipcaa.org

Consejo de Uniones de la Industria de las JMIC reuniones Buró de Convenciones de España SCB Spain Convention Bureau Asociación Asiática de Buró de Convenciones AACVB y visitantes Asociación de Operadores PCMA Profesionales de Convenciones U.S.A Asociación Europea de Eventos y EVVC Convenciones

http://www.themeetingsindustr y.org/

http://www.scb.es

http://www.aacvb.org

http://www.pcma.org

.

http://www.evvc.org

Federación Europea de ciudades para EFCT conferencias - Bélgica Asociación Internacional de Bureaus de IACVB convenciones y visitantes - U.S.A Asociación Internacional de AIIC Interpretes de Conferencias Profesionales internacionales de MPI reuniones U.S.A Unión de Ferias UFI Internacionales

.

http://www.efct.com

.

http://www.iacvb.org

.

http://www.aiic.net

.

http://www.mpiweb.org http://www.ufi.org

Sociedad Americana de ASAE Asociaciones Ejecutivas

.

http://www.asaenet.org

Organización Mundial de Turismo http://www.world-tourism.org International Association of Convention and Visitors http://www.iacvb.org Bureau Federación Universal de Asociaciones de Agencias http://www.uftaa.org de viajes y Turismo The Federation of International Youth Travel http://www.fiyto.org Associations World Travel and Tourism Council http://www.wttc.org Confederación de Organizaciones de Turismo de http://www.cotal.org.ar América Latina Federation of Tour Operators, Reino Unido http://www.fto.co.uk http://www.oas.org/tourism/ho Intersectorial Unit for Tourism OEA me.htm Confederación panamericana de Escuelas de http://www.conpeht.net/ini/inde Turismo, Gastronomía y Hotelería x.php International Hotel & Restaurant Association http://www.ih-ra.com/ International Air Transport Association http://www.iata.org/index.htm Organismos Internacionales

American Society of Travel Agents Unión de Federaciones de Asociaciones de Agencias de Viajes International Council of Cruise Lines Pacific Asia Travel Association European Travel Operators Association

http://www.astanet.com

Tourism Bussiness Council of South Africa

http://www.tbcsa.org.za/

http://www.uftaa.org http://www.iccl.org http://www.pata.org http://www.etoa.org

Asociación Internacional de Ferias de América http://www.afida.org Caribean Tourism Organization

http://www.doitcaribbean.com

Buró de Convenciones de Venezuela

http://www.burodevenezuela.com

Buró de Convenciones de Cuba

http://www.cubameeting.co.cu

Buró de Convenciones de Argentina

http://www.rosariobureau.com.ar

Buró de Convenciones de Quito Ecuador

http://www.quitoconventions.com

Asociación de Organizadores de http://www.internacionaleventos. ASOCEBOL congresos y eventos afines de com/asocebol.htm Bolivia. ASOCIACIÓN URUGUAYA DE A.U.D.O.C.A ORGANIZADORES DEhttp://www.audoca.com CONGRESOS Y AFINES" ASOCIACIÓN DE ORGANIZADORES DE A.O.C.A CONGRESOS, FERIAS,http://www.aoca.org.ar EXPOSICIONES Y AFINES DE LA REPUBLICA ARGENTINA FEDERACIÓN ESPAÑOLA DE O.P.C EMPRESAS ORGANIZADORAS http://www.opcspain.org ESPAÑA PROFESIONALES DE CONGRESOS DE ESPAÑA Asociaciones Internacionales

Asociación Brasileña de las Empresas Organizadoras dehttp://www.abeoc.org.br Eventos ASOCIACIÓN DE ORGANIZADORES A.D.O.C.A PROFESIONALES DEhttp://www.adoca.org CONGRESOS Y AFINES DE COSTA RICA ASOCIACIÓN MEJICANA DE PROFESIONALES DE FERIAS, AMPROFEC http://www.amprofec.org.mx EXPOSICIONES Y CONVENCIONES ASOCIACIÓN PERUANA DE ORGANIZADORES OPC-PERU http://www.opcperu.sitio.net PROFESIONALES DE CONGRESOS Y EVENTOS Asociación Venezolana de A.V.O.C.A Organizadores de Congresos yhttp://www.avoca.com.ve Afines ABEOC

Sabías que?.

El Palacio de Congresos de Valencia ha sido elegido como el mejor Centro Congresual del Mundo (World´s Best Convention Centre), la distinción de más prestigio a nivel internacional con los que la Asociación Internacional de Palacios de Congresos (AIPC) reconoce la excelencia en la gestión, instalaciones, equipamientos, servicios, accesibilidad y capacidad hotelera entre otros.

Palacio de Congresos de Valencia Helios, diseño que permite transformar su cubierta, con la incorporación de una instalación solar fotovoltaica como aportación innovadora dentro del campo de la sostenibilidad.

Desde que se pusiera en marcha el Palacio de Congresos en julio de 1998 las instalaciones han acogido más de 2.000 eventos con 1,5 millones de asistentes, lo que se ha traducido en más de 700 millones de euros de impacto económico

El Palacio de Congresos de Valencia va a invertir 24 millones de euros de sus fondos en su ampliación. La inauguración de las instalaciones podría ser a finales de verano o en otoño de 2018.

2.1.6.5 Reuniones, Incentivos, Convenciones y Eventos- RICE.

Segmento en el que trabajan importantes empresas altamente especializadas que pueden organizar certámenes, eventos y convenciones de gran magnitud. Las relaciones profesionales entre empresas privadas del sector son bastante dinámicas, lo que permite una fluidez excepcional en el intercambio de servicios. El liderazgo de los ejecutivos garantiza un manejo adecuado del sector.

2.1.7 Oficinas de Congresos.

Tiene el propósito de asesorar y apoyar a los organizadores de congresos, convenciones, ferias y exposiciones nacionales e internacionales.

Ofrece asesoría: -En la oferta turística del destino de acuerdo a las necesidades del evento. -En la elaboración del programa de acompañantes. -En la creación del programa pre y post congreso.

Brinda apoyo: -En la organización de visitas de inspección. -En el enlace con otras entidades gubernamentales. -En el enlace con prestadores de servicios turísticos. -En gestión de tarifas preferenciales. -En gestión para el uso de recintos históricos. -Cultural y musical en eventos sociales.

2.1.8 Agencias de Incentivos “Team buildings”.

Organiza actos de motivación para equipos de trabajo. Dichas actividades son alejadas del puesto de trabajo y en ella se pone a prueba valores como el trabajo en equipo, la capacidad de superación o la capacidad de liderazgo.

2.1.9 Agencias de comunicación.

Implica la organización de eventos de todo tipo: -Desde los de carácter más comercial (lanzamiento de producto). -Hasta aquellos con un fuerte componente corporativo (fusión entre compañías).

2.2 Clasificación de grupos, congresos y convenciones por su magnitud.

2.2.1 Formación de grupos sociales.

Una persona es un producto social, cuya finalidad es asociarse con sus semejantes.

Los grupos surgen cuando los objetivos no se pueden lograr de forma individual.

Así, al integrarse en pequeños núcleos, la sociedad los reconoce, pudiendo vivir experiencias sociales de comportamiento, que se manifiestan en conductas propias del grupo al cual pertenece y que se expresan por los estímulos recibidos.

Las características y metas comunes de un grupo son: -Estar estructurado y organizado. -Poder identificarse con gente ajena a él. -Estar en constante interacción (intimidad). -Tener normas que rijan su comportamiento. -Poseer valores e intereses comunes cuyos objetivos persigan fines similares y una permanencia relativa.

2.2.2 Clasificación de los grupos sociales.

Los grupos sociales se dividen: -Grupos primarios: se reúnen sin tener fines comunes. -Grupos secundarios: formados por individuos que persiguen un fin común y que se desarrollan según un área geográfica, por idioma, idiosincrasia, clase social, profesión, tipo de diversión predilecta, etc.

Los congresos y eventos funcionan a la manera de un grupo organizado para la consecución de un fin común, y su característica principal es la homogeneidad de sus integrantes.

Las convenciones, los congresos, los seminarios y los foros son eventos de comunicación y de convivencia que, en un destino geográfico y en fecha preestablecida, reúnen a un grupo de personas que comparten un interés común.

La presencia de los asistentes obedece al afán personal o al propósito de una empresa, de propiciar la: -Convivencia, -Superación, -Capacitación, -Educación o conocer nuevos procedimientos o productos.

2.2.3 Clasificación de los grupos, congresos y convenciones.

2.2.3.1 Asociaciones de ejecutivos.

Ejecutivos que viajan con todo pagado y con cuenta de gastos; generalmente no reparan los costos y utilizan servicios de lujo, solventados por sus respectivas empresas. Vgr. Gerentes de corporaciones internacionales.

2.2.3.2 Asociaciones profesionales.

Ejecutivos que viajan aproximadamente dos veces al año; los gastos corren por su cuenta, son deducibles de sus ingresos, que pueden ser pagados por firmas comerciales o por su propia asociación. Vgr. Médicos, abogados, entre otros.

2.2.3.3 Organizaciones fraternales.

Viajeros que se desplazan con un fin social, sin el cariz comercial que singulariza a otros eventos. Sus convenciones son siempre reuniones y sus gastos son solventados por ellos. Estas reuniones se celebran a nivel internacional, nacional o regional. Vgr. Organizaciones deportivas, etc.

filantrópicas,

religiosas,

2.2.3.4 Asociaciones científicas.

Agrupan a profesionales en ciencias; sus actividades son técnicas y altamente especializadas, se planean a corto o a largo plazo. Ejemplo: IATA Association).

(International

Air

Transpon

2.2.3.5 Asociaciones militares.

Realizan pequeñas juntas de personal generalmente retirado y, por lo mismo, reditúan menores ingresos. Las asociaciones de este tipo están libres de impuestos y escogen áreas de resort económicas. Las reuniones se celebran con un fin social.. Vgr. Hospital militar.

2.2.3.6 Sindicatos.

Efectúan congresos y convenciones a nivel estatal, nacional e internacional; integrados por empleados y obreros especializados, los eventos son sufragados por el Estado o los sindicatos. Ejemplo, sindicato de Sedapal, Sindicatos de trabajadores de los diversos ministerios, etcétera.

2.2.3.7 Asociaciones femeninas.

Los espectáculos no se incluyen en este tipo de reuniones y los delegados son muy conservadores, aunque puede haber excepciones. Este tipo de asociaciones se ha multiplicado con bastante fuerza después de los movimientos de liberación femenina. Vgr. Movimiento Manuela Ramos.

2.2.3.8 Asociaciones educativas.

Sus integrantes son maestros, catedráticos y educadores. Debido al gran volumen de venta que a la postre representan, constituyen un buen negocio, especialmente en temporadas de bajo nivel ocupacional y vacaciones escolares.

Vgr. Universidades, entre otros.

institutos,

colegios,

2.2.3.9 Universidades, Institutos de desarrollo, Centros de estudio e investigación, etc.

Integradas por instituciones en busca de eventos y de actividades en la búsqueda de divulgar y de difundir sus proyectos de desarrollo o investigación.

Vgr. Prestación de proyectos de desarrollo por parte de una Universidad.

2.2.3.10 ONG.

Las organizaciones no gubernamentales representan clientes muy importantes dentro de este mercado en su búsqueda del desarrollo o de las mejoras sociales dentro de las sociedades donde intervienen.

Las actividades que realizan frecuentemente son: -Capacitaciones. -Talleres. -Charlas. -Otros.

Además organizan suntuosas campañas y actividades para recaudar fondos para sus fines, convocando a acaudalados donantes, y realizan proyectos e investigaciones, las cuales requieren ser presentadas y su promocionadas. Vgr. Cenas de galas pro fondos instituciones benéficas.

2.3 De acuerdo con el fin que persiguen y la forma en que se desarrollan.

2.3.1 Convenciones corporativas.

Son las que organizan las grandes empresas con el propósito de motivar, entrenar y capacitar a su personal; se caracterizan por ser obligatorias, más frecuentes y tener mayor volumen de asistencia, porque los gastos corren por cuenta de la empresa.

2.3.1.1 Convenciones.

Son eventos de comunicación cuyo objetivo es divulgar y desarrollar las ideas o pensamientos, con lo que se obtiene una síntesis útil para el futuro.

2.3.1.2 Seminarios.

En este tipo de eventos, los participantes se dedican a escuchar a los expertos, recibiendo capacitación en los temas tratados.

2.3.1.3 Junta de ventas.

Se llevan a cabo para entrenar o capacitar al personal de ventas, que se reúne cuantas veces sea necesario; representa un cierto número de gastos.

2.3.2 Convenciones institucionales.

Representan un gran volumen dentro del mercado de convenciones; éstas reuniones se realizan con menos frecuencia que las corporativas, ya que son independientes y su gasto resulta considerable. Pueden ser pagadas por sus asociaciones o por los propios participantes.

2.3.3 Convenciones de asociaciones.

Estas reuniones se celebran a nivel local, regional, nacional e internacional, y agrupan a miembros de una comunidad que ejercen la misma profesión, actividad, o especialidad, o que comparten un mismo interés colectivo.

La asistencia es voluntaria y los gastos son cubiertos por el asistente.

2.3.3 Convenciones empresariales.

Son eventos que las empresas celebran a nivel local, regional, nacional y ocasionalmente internacional, a los que se convoca a ejecutivos, distribuidores y/o agentes de ventas. En este último caso, es frecuente que se expongan los nuevos productos y/o servicios a las empresas.

Las convenciones empresariales se clasifican en: 2.3.4.1 Congresos.

Los congresos reúnen a las autoridades en la materia de que se trate. Generalmente, los gastos de los participantes son absorbidos total o parcialmente por las dependencias a las que representan.

2.3.4.2 Conferencias.

Son exposiciones de diversos temas en las que los expertos presentan ponencias, y se discute para arribar a conclusiones.

2.3.4.3 Grupos turísticos.

Son conjuntos de personas con un interés común, que parten de un cierto destino hacia un lugar determinado, a fin de conocer la cultura, la arqueología, las bellezas naturales y las diversiones del mismo.

2.3.4.4 Grupos deportivos.

Concurren a espectáculos en donde muestran su fuerza física y agilidad mental. Para asistir a estos eventos se forman grupos especiales. Vgr. Olimpiadas, juegos centroamericanos, panamericanos, peleas de boxeo, campeonato mundial, torneos de tenis o el campeonato mundial de futbol.

2.4 Estadísticas.

Continente

2008

1

Europa

4.138

2

Asia & Este Medio

1.387

3

Norte América

852

4

Latino América

684

5

Australia

225

6

Africa

189 Fig. 2.2: Reuniones en el mundo.

Resto Mundo 6791 91%

Latinoamérica 684 9% TOTAL REUNIONES MUNDIALES: 7475 Latinomérica

Resto Mundo

Fig. 2.3: Número de reuniones en Latinoamerica.

En los cuadros 2 y 3 notamos la escasa presencia de Latinoamérica en el mercado de reuniones y eventos.

En ese sentido, es necesario el incentivo mediante objetivos y políticas nacionales como regionales hacia el desarrollo de eventos nacionales e internacionales que congreguen grandes flujos de asistentes y todos lo beneficios que conllevan sus presencias.

Estos procesos requieren un tratamiento conjunto entre todos los actores públicos y privados, para hacer a Latinoamérica un destino del mercado de reuniones y salir de ese magro 9% anual..

Es necesario el desarrollo de: -Adecuada infraestructura: aeropuertos, carreteras, calles, entre otros. -Servicios básicos. -Seguridad. -Inversión: centros de convenciones; auditorios, hoteles, etc, -Otros.

Alojamiento: hoteles, apart hoteles, hotel boutique. (Distribuido a toda su cadena de proveedores)

33.84

Inscripciones o fees de los eventos (Proveedores del sector MICE)

22.77%

Alimentación: restaurantes, cafés, buffet, etc.

16.43%

Compras: artesanía, comercio y otros

10.29%

Entretención: casinos, tours, museos, cines, teatro, etc.

9.22%

Transporte interno: taxis, radio taxis, buses, remisses transfer...

4.11%

Otros

3.34% Fig. 2.4: Estructura del gasto de un participante a una reunión.

En el cuadro se establece con claridad la derrama económica directa producida gracias a las actividades desarrolladas en los congresos y eventos, produciéndose a su vez un sinnúmero de actividades económicas indirectas cuyo dinamismo genera riqueza a la comunidad anfitriona.

Es entonces es esta gran cadena de servicios y de productos que se promueve el intercambio, la redistribución y el desarrollo en todos los ámbitos por la gran cantidad de mano obra requerida. Desde el botones del hotel hasta el artesano elaborador del souvenirs y recuerdo son beneficiarios de la actividad.

País

N°

1.Viena

2.5%

2. París

2.2%

3. Singapur

2.2%

4.Barcelona

1.8%

5. Berlín

1.6%

6. Budapest

1.5%

7. Seúl

1.5%

8. Praga

1.4%

9. Copenhague

1.2%

10. Lisboa

1.2%

Fig. 2.5: Las 10 ciudades con más congresos y eventos.

Posición/Destino

Número de participantes

1. USA.

9.2%

2. España.

6.2%

3. Italia.

5.5%

4. Francia.

5.1%

5. Alemania.

4.9%

6. Canadá.

4.5%

7. China.

4.4%

8. Brasil.

3.9%

9. United Kingdom.

3.5%

10. Japón.

3.3%

Total de participantes.

4,084,546

Fig. 2.6: Las 10 ciudades con más participantes en congresos y eventos.

El mercado mundial de Congreso y eventos produce alrededor de:

-45 800 millones de dólares; en el mercado corporativo, -66 500 800 millones de dólares en el mercado asociaciones y -9.800 800 millones de dólares en el mercado de incentivos, produciendo un total de $322,000 millones de dólares en todo el rubro.

2.5 La importancia del capital humano en la gestión de congresos y eventos.

«Del mismo modo que el cliente distingue a nuestro capital humano, así valorará a nuestras empresa».

Fig. 2.7: Capital humano, ventaja competitiva en la empresa de Congresos y Eventos.

Capital humano es el factor distintivo de todas las actividades a realizar en todas las organizaciones.

Es muy importante administrarlo y desarrollarlo, pues es fundamental para la prestación de los servicios.

En actividades como la organización de congresos y eventos, la actuación del personal determina el nivel de percepción del cliente sobre servicio alcanzado. Mientras mejor capacitados se encuentren, mejor servicio podrán brindar.

Crea un valor único e inimitable, pues el capital humano como entidades poseen una identidad propia y única, en ese sentido la formación adecuada, brinda valores que nuestros competidores les llevaría mucho tiempo en replicar e imitar.

El solo hecho de contar con un OPC de gran reputación atrae a los clientes, pues garantiza la calidad del evento.

El trabajo en equipo es fundamental para la realización de actividades relacionadas con los servicios. En actividades como congresos y eventos esta forma de trabajo es imprescindible, pues su desarrollo implica una acción colectiva para la realización de esta modalidad de actividades. Donde todos dependemos de todos, pues un error individual afecta al proceso en general y denota los resultados finales. Ejemplo: la recepcionista que olvida la lista de invitados. Alguna omisión en las bebidas o parte del menú por parte de la cocina. En ambos casos toda la actividad se verá perjudicada.

2.7 Dirección del capital humano en congresos y eventos.

Dirigir a nuestro capital humano implica funciones de liderazgo, funciones administrativas funciones de comunicación con los demás y de motivación a fin de lograr el desempeño de las tareas necesarias para brindar servicios de excelencia en la elaboración de congresos y eventos.

Director de CYE

Director de Catering

Director de Servicios

Funciones directivas compartidas

Director de Marketing

Fig. 2.8: Dirección de una empresa.

Director de Capital Humano

2.7.1 Funciones directivas. 2.7.1.1 Función interpersonal.

Influir sobre el comportamiento de los miembros de la empresa por su condición de representante y líder de la organización.

2.7.1.2. Función informativa.

Cumplen la función del manejo informativo dentro de la organización; recabando, enviando, recibiendo y difundiendo la información en toda la empresa. 2.7.1.3 Toma de decisiones.

Decide, administra y asigna los recursos existentes estableciendo un orden de prioridades.

2.7 Consumidor turístico y eventos.

Un consumidor turístico y de eventos es un individuo o entidad definido por hábitos de consumo en servicios de turismo y actividades suministrados por un productor o un distribuidor de servicios.

Es aquel que busca satisfacer sus necesidades profesionales y sus deseos de ocio o esparcimiento.

Los hábitos y patrones de conducta del consumidor se definen y dependen de su idiosincrasia, creencias, valores y costumbres adquiridas — cultura— a lo largo de su vida.

La cultura se adquiere como parte de la experiencia social. Se asimila —del entorno— patrones, creencia, valores y costumbres que contribuyen a desarrollar la personalidad.

Los elementos culturales son transmitidos principalmente por tres tradicionales entidades bases para el hombre: -La familia. -La iglesia. -La escuela. -Los medios de comunicación.

Motivación

Necesidad

Motivo

Deseo

Estado de carencia o desequilibrio

Activación de una Estrategia de solución

Apetencia de un producto o servicio concreto

Decisión de compra Acción compra

Fig. 2.1: La motivación del consumidor turístico y de eventos.

de

Son variadas las motivaciones que van desde las lucrativas, empresariales y profesionales hasta las religiosas y carentes de lucro.

Eso sí, impulsan a las personas a desplazarse y permanecer un tiempo determinado en un lugar ajeno a su residencia.

Este tipo de consumidor busca ante todo satisfacer su necesidad de informarse sobre un tema determinado y compartir experiencias con personas de similar interés.

La motivación del consumidor turístico y de eventos. denota las ansias profundas, aspiraciones, objetivos vitales del individuo para el logro del equilibrio psicológico. Necesidad:

Motivo: es

la exposición de la necesidad generando la tensión deseo posterior. Algunas motivaciones: educativas, culturales, salud, cambio y de búsqueda, compra, descanso, deportes, conocimientos.

es la búsqueda de satisfacción centrada en un producto o servicio concreto. Deseo:

es adquirir el producto, reduciendo la tensión creada por el deseo, satisfaciendo la necesidad que inició el proceso Decisión

de

compra:

BIBLIOGRAFÍA.

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Reuniones Incentivos Congresos Eventos (RICE MICE). http://www.quito-turismo.gob.ec/index.php/lainstitucion/que-hacemos/reuniones-incentivos-congresoseventos-rice-mice RICE / MICE en Iberoamérica | Reuniones, viajes de Incentivos, Convenciones, Congresos, Eventos. http://www.linkedin.com/groups/RICE-MICEIberoam%C3%A9rica-Reuniones-viajes-4315117

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