Presentación de servicios profesionales Año 2015

Somos organizadores profesionales de congresos y eventos corporativos. Para realizar nuestro trabajo nos apoyamos en 5 pilares fundamentales. Estos son: 1. Experiencia. Más de 15 años organizando importante eventos de este tipo. 2. Equipo. Hemos seleccionado a los mejores proveedores del mercado para ofrecer a nuestros clientes proveedores expertos, reconocidos y confiables. 3. Tecnología. ü Software de trabajo. Aseguramos el máximo de profesionalismo y transparencia durante todo el proceso de organización del evento. Algunas las principales características son:

ü Aplicaciones (Apps). Desarrollamos fácilmente aplicaciones (Apps) para los congresos de nuestros clientes y las viralizamos. Teléfono: + 562 2585 4266; Email: [email protected]; Web: www.congresspro.com

Estas aplicaciones contienen toda la información del sitio web del congreso pero en formato de App, lo que permite entre otras cosas: • Envío de avisos de cambios en el Congreso (gratis). • Actualización permanente de la información. • Acceso a todas las redes sociales. • Realización de encuestas de manera instantánea. • La evaluación en tiempo real de cada una de las conferencias y actividades. • Contar con geo-referencia para diferentes servicios. • Interacción con las empresas auspiciadoras. • Utilizar esta herramienta de manera indefinida en el tiempo. 4. Redes Sociales (Social Media). ü Conjugamos de manera estratégica las formas de promoción tradicionales con las actuales. ü Es así que junto con desarrollar una imagen corporativa del evento, imprimir afiches y dípticos, y un sitio web de promoción. Desarrollamos las siguientes herramientas con diferente intensidad dependiendo del tipo asistente esperado. • Cuenta Gmail. Trabajamos con Google Stadistycs para obtener información concreta de la Red. • Cuenta Facebook. Creamos un grupo y/o un “evento” que nos ayude a viralizar el nuestro. Analizando las estadísticas que nos genera cada acción de promoción. • Cuenta Twitter. Nos permitirá entregar contenido de manera simple y concreta, apoyando la viralización de nuestro evento. ü Contenido. Sugerimos permanentemente el contenido más atractivo según las estadísticas de Google, Facebook y Twitter. 5.

Comercialización. Es la principal fuente de financiamiento para un congreso. El éxito de esta área depende principalmente de la relación de las empresas de la Industria relacionada con el Comité Organizador; de la anticipación con que se llegue a las empresas; y del atractivo de la propuesta comercial. ü

Desarrollamos una ESTRATEGIA COMERCIAL; OPORTUNIDADES DE PARTICIPACIÓN.

ü

Nos encargamos de la CARPETA COMERCIAL, ACTUALIZACIÓN DE LA BASE DE DATOS DE EMPRESAS, apoyo en la COMERCIALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO; apoyo en la VENTA, FACTURACIÓN Y COBRANZA.

POLÍTICAS

DE

PRECIOS

y

OPCIONES

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DE

Información histórica del Congreso. Recopilamos toda la información relevante disponible, por el Cliente o en Internet. Especialmente los objetivos del COL (Comité Organizador Local). Desarrollo de un centro de costos preliminar. Considerando los “usos y costumbres” del Congreso junto con los requerimientos del Comité Organizador Local desarrollaremos un detallado centro de costos preliminar que incluya todos los servicios y productos que se deban contratar para la realización del Congreso como lo ha solicitado el COL. Conclusiones. El análisis anterior nos permitirá entregarle un documento que presente las siguientes conclusiones: • Lugares más adecuados para el correcto desarrollo del Congreso. • Costo preliminar del Congreso. • Asistencia esperada. Socios, No Socios, Estudiantes, Nacionales y Extranjeros. • Aporte esperado de la Industria. Número de empresas esperadas y aporte promedio. Recomendaciones. Entregamos comentarios respecto a variables críticas para el correcto desarrollo del Congreso. • Tiempo de trabajo. • Centro de costos y Modos de financiamiento. • Valores. • Posibles alianzas.

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Herramientas. Algunas de estas son: • Sitio web. • Formularios de inscripción a la medida y pago on-line (Contrato con Transbank). • Cuenta corriente y Pago con transferencia electrónica. • Base de datos en Internet para ser controlada permanentemente por el Comité Organizador Local. • Respuestas automáticas. • Número de teléfono y fax. • Casilla electrónica, [email protected]. Precio. Proponer una política de precios que contemple los precios de inscripción de eventos anteriores, las diferentes categorías de asistentes y el momento en que se inscriban. Implementaremos herramientas seguras que faciliten la inscripción. Recepción. Contamos con un software diseñado especialmente para la inscripción y acreditación de Congresos. Este permite principalmente entregar una herramienta que facilite la inscripción a los interesados, por otro lado automatiza los procesos de pago y mantienen segura la información de cada participante. Administración. La recepción de inscripciones de un Congreso genera múltiples actividades críticas para el éxito del mismo. Nuestro equipo se hará cargo de: • Confirmación de la recepción de la inscripción. • Respuestas a las consultas de los inscritos. • Envío de información complementaria del Congreso. • Desarrollo de “Preguntas Frecuentes” en el Sitio Web del Congreso. • Creación de un correo, [email protected], para establecer canales de comunicación con los participantes.

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Formas de pago. Como una manera de facilitar el pago de la inscripción de cada asistente, estamos en condiciones de habilitar cada uno de los siguientes sistemas: • Depósito en cuenta corriente (Pesos o Dólares). • Transferencia bancaria (Pesos o Dólares). • Pago con Tarjeta de Crédito. Sistema de acreditación. Luego de analizar las características esperadas de la acreditación de cada congreso, proponemos al Comité Organizador Local una solución lógica y económicamente viable según los recursos con que se cuente. Contamos con un software de acreditación de última generación y personal calificado, los que permitirán agilizar el ingreso de los asistentes y entregar información estadística relevante y de manera instantánea. Adicionalmente, nos permite realizar control de asistencia por sala. Contabilidad. Esta área permitirá mantener la información actualizada y cuadrada. Contamos con un sistema que permite entregarle al Comité Organizador Local información actualizada semanalmente respecto de ingresos y egresos del Congreso. Entregaremos información respecto de formas de pago, tipos de cambios, documentos entregados (recibos o facturas exentas). Emitiremos siempre un recibo por cada inscripción que recibamos. Este recibo puede ser simple o una factura exenta. Estos documentos se entregarán al momento de que los asistentes se acrediten en el Congreso.

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Es necesario determinar previamente cuales son los objetivos de esta área. Es así es posible desde un principio saber qué se espera en términos de asistentes (nacionales e internacionales, socios o no socios, becados y estudiantes). Entregamos desde el comienzo un plan de trabajo y para eso incluimos herramientas, plazos, alianzas y responsables. Contamos con que el COL pueda entregarnos una base de datos que permita abarcar al universo de potenciales participantes. Para la correcta realización de la convocatoria de un Congreso, nos preocuparemos de las siguientes actividades: Imagen del evento. Desarrollamos una imagen propia del evento. Logotipo y todas las aplicaciones a diferentes formatos, tales como: ü Sitio web y redes sociales ü Todo tipo de impresos Sitio Web. Desde nuestro software construimos un sitio Web en donde cualquier interesado pueda encontrar la información actualizada del Congreso. Dentro de este Sitio, es necesario incorporar toda la información que los diferentes tipos de asistentes requieren. Inicialmente definiremos tres, asistentes al congreso, acompañantes y empresas que participan en la exhibición comercial. Eventos previos relacionados. En conjunto con el Comité Organizador Local construiremos un calendario con todas las actividades previas al Congreso y evaluaremos la importancia de la asistencia con el objeto de promocionar el Congreso. Para estas actividades de promoción entregaremos las siguientes herramientas: ü Video de Chile (contamos con diferentes versiones de distintas ciudades). ü Presentación Power Point con atractivas imágenes de Chile. ü Dípticos promocionales con Ficha de preinscripción para alimentar la base de datos de promoción.

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Sociedades/Asociaciones/Instituciones amigas. Solicitaremos al COL el listado y datos de las sociedades/asociaciones/instituciones pares de otros países. A estas les enviaremos: • Banner e información del Congreso para su sitio Web. • Solicitaremos base de datos con sus asociados. • Envío de newsletter a sus asociados, promoción en eventos internos previos. • Solicitaremos incluir información del Congreso en sus revistas. Sitios Web relacionados. Navegaremos por Internet buscando sitios Web relacionados con la temática de un Congreso. Es necesario tomar contacto con ellos con el objeto de incluir un banner, noticias, etc. y cualquier tipo de información del Congreso que pueda ser atractiva. Empresas relacionadas. Contactaremos a las mismas empresas que participarán en la exhibición comercial del Congreso, ya que ellas pueden llegar a ser actores relevantes en la promoción de un Congreso. Es posible que ayuden a financiar los dípticos y afiches, junto con distribuirlos a potenciales asistentes nacionales y en ocasiones en el extranjero. Newsletter. Para una correcta promoción, sugeriremos permanentemente ideas para enviar un newsletter mensual al menos desde 7 meses previos a la fecha del Congreso. El número de meses podría variar dependiendo del tamaño y el perfil del Congreso. Nuestra plataforma nos permite diseñar y enviar newsletters de manera segura y obtener estadísticas detallas de quién recibe y/o abre el correo. Impresos. Asesoraremos el diseño e información de dípticos y afiches para promocionar un Congreso. Antes de diseñarlos e imprimirlos es fundamental saber a quien están dirigidos, para determinar el tipo de información que debe incluirse. Distribución de impresos. Vamos a coordinar la distribución de material impreso a todos aquellas instituciones que se determinen como relevante en conjunto con el COL. Redes Sociales. Creamos cuentas en LinkedIn, Facebook, Youtube y Twitter. Las promocionamos y administramos. Aplicaciones (Apps). Tenemos el conocimiento para desarrollar aplicaciones en plataforma IOS y Android para el Congreso. Y utilizarlas como herramientas de promoción del Congreso, de las empresas auspiciadoras y como herramienta de comunicación durante los días del Congreso. Google Analytics. Creamos una cuenta Gmail para obtener toda la información estadística de Google relacionada con el congreso a realizar y temas a tratar. Esta herramienta se enlaza con nuestra plataforma para afinar de la manera óptima la promoción del sitio web.

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Contacto Envío de invitación. Confirmación de asistencia. Definición de requerimientos. Fechas críticas Compra de pasajes Cotización y compra de pasajes. Envío de tickets electrónico. Reserva de hoteles Reserva en el hotel oficial del evento. Definición de políticas de pago. Tours o excursiones durante la visita Hemos realizado una alianza con el mas importante operador receptivo de nuestro País. SPORTS TOURS. Esto nos permite ofrecer las mejores alternativas con las mejores condiciones. Traslados Desde la llegada a Chile coordinamos todos los traslados de su estadía. Reembolsos En ocasiones algunos invitados extranjeros prefieren comprar ellos mismos sus pasajes y nosotros se los reembolsamos cuando llegan a Chile. Esto es bastante habitual. Adicionales Si la organización lo requiere, estamos e condiciones de implementar un sistema de “chaperón” para los invitados especiales.

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Esta debiera ser la principal fuente de financiamiento para un congreso. El éxito de esta área depende principalmente de la anticipación con que se llegue a las empresas y del atractivo de la propuesta comercial. Al respecto nuestro trabajo se centra en las siguientes actividades: Análisis del mercado. Conjuntamente con el COL analizaremos comercialmente las oportunidades y debilidades que pudiera enfrentar el Congreso a la hora de ser comercializado. Participación histórica, valores habituales, ofrecimientos pasados. Nuevos actores, cambios tecnológicos. Esta información permitirá una visión real de las oportunidades comerciales del Congreso. Oportunidades de participación. Entregaremos al COL un listado de diferentes posibilidades para que las empresas puedan participar. Principalmente se trata de generar atractivas oportunidades de participación, con una amplia gama de valores de modo que toda empresa que quiera participar pueda hacerlo. Carpeta de Marketing. Desarrollaremos un documento formal que incluya la información relevante del Congreso, asistentes esperados por categorías; programa científico; invitados extranjeros; oportunidades de participación y sus valores; ficha de reserva de participación. Construcción y/o Actualización de la base de datos de las empresas relacionadas. Normalmente el COL cuenta con una base de datos de contactos de empresas que posiblemente pueden participar, sin embargo, no siempre esos contactos son los tomadores de decisiones. Es por esto que antes de comenzar a trabajar la actualizaremos detalladamente. Presentación / Telemarketing / Comercialización. A cada potencial interesado le entregaremos por mano un documento presentando el Congreso. Adicionalmente será enviado por correo y subido al sitio Web en el área de auspiciadores. Entregaremos información relevante para poner adicionalmente en el Sitio. Haremos seguimiento telefónico de cada posible interesado hasta lograr una respuesta. Contrato / Venta / Facturación / Cobranza. A cada empresa que acepte participar le haremos llegar un contrato de participación en donde se detalles sus deberes, sus derechos y la forma de pago de su participación. Firmado el contrato se facturará y cobrará según corresponda.

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Montaje / Exhibición / Desmontaje. A 30 días del Congreso enviaremos a todas las empresas que han comprometido su participación el “Reglamento del Expositor” en el se detallaran deberes y derechos de las empresas expositoras. Se exigirá que se envíe firmado una semana antes del evento. Así nos aseguramos montajes planificados, ordenados y homogéneos.

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Este es un aspecto característico de los congresos científicos y su correcta administración es de gran ayuda para el Comité Organizador Local. Utilizando nuestra plataforma para administrar Trabajos Científicos nos hacemos responsable de las siguientes áreas: Ø Formulario. Crear un formulario on-line para que todos los interesados accedan a la información del formato en que deben ser enviados los resúmenes de los trabajos que postularán. Ø Administración. Desarrollar un sistema de administración de los trabajos científicos mediante código correlativo de manera de facilitar su administración. Ø Calendario. Proponer un calendario de llamado a presentar trabajos científicos, tiempo de evaluación de los mismos, fechas de comunicación de resultados, plazos para inscripción, que sean coherentes con las políticas de inscripción establecidas para el congreso. Ø Evaluaciones. Recibir todos los trabajos científicos. Enviarlos a todos los evaluadores que el comité científico nos indique. Recibir las evaluaciones correspondientes a cada evaluador. Tabular las evaluaciones de cada resumen para obtener el resultado final. Ø Comunicaciones. Comunicar el resultado de la evaluación al autor de cada trabajo científico presentado. Administrar la presentación de cada trabajo científico según corresponda (presentación oral o poster).

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Nuestro software nos permite crear y administrar todas las herramientas necesarias para facilitar la planificación de reuniones entre empresas proveedoras y compradoras. Adicionalmente, permite recolectar de manera muy sencilla la información de cada una de las personas o empresas con las cuales se reúne. Herramientas Ø Creación de perfiles para vendedores y compradores. Ø Plataforma de solicitud de reuniones. Ø Visualización de la agenda propio y de terceros para coordinar reuniones. Ø Chat privado entre compradores y vendedores Ø Mensajería privada. Ø App para smartphone con sistema Android que permite obtener la información del interlocutor a través del código QR o de barra de su etiqueta. Visitas e empresas Estamos en condiciones de contactar ejecutivos para coordinar visitas a empresas en cualquier parte del País. Eventos de negocios Proponemos el lugar, implementamos y supervisamos todos los aspectos para el correcto desarrollo.

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Agencias mayoristas De ser necesario y en acuerdo con el COL podemos contactar a las más importantes agencias mayoristas de modo de negociar y administrar aspectos como: • Hotelería • Transporte • Pre y post tours • Programa para acompañantes Hoteles. Somos reconocidos por las principales cadenas hoteleras internacionales que hay en Chile. Podemos obtener condiciones muy atractivas tanto para el Comité Organizador Local como para los asistentes al Congreso. Tenemos la posibilidad de generar reservas con mucha anticipación sin costos para la organización. Reservas hoteleras. Implementaremos un sistema centralizado de reservas hoteleras para todos los asistentes al Congreso, de tal manera que permita a los asistentes acceder a precios preferenciales con diferentes alternativas y por otro lado al COL cuidar el costo del Congreso. Pre y Post Tours. Entendemos que el atractivo de una sede tiene una relación importante con sus atractivos turísticos. Desarrollamos especialmente atractivas ofertas turísticas para los potenciales asistentes de cada congreso. Contamos con material gráfico de primer nivel y precios muy competitivos. Programas para Acompañantes. Desarrollamos también una atractiva y entretenida oferta turística para los acompañantes de los asistentes al congreso. Contamos con material gráfico de primer nivel y precios muy competitivos. Invitados extranjeros. Una vez confirmado de los conferencistas por parte del COL, y habiendo definido los beneficios de cada uno, nos contactamos con ellos para facilitar su venida a Chile. Compras de pasajes, reservas hoteleras, transporte, alimentación, regalos, son algunas de nuestras preocupaciones.

Mesón de turismo. Teléfono: + 562 2585 4266; Email: [email protected]; Web: www.congresspro.com

Durante los días del Congreso proponemos implementar un mesón de turismo que cuente con una atractiva oferta turística, principalmente para coordinar grupos a lugares cercanos durante el día o la noche. Transporte Contamos con los proveedores y la experiencia para administrar eficientemente traslados como: Ø Desde y hacia el Aeropuerto. Ø Desde y hacia el centro de convenciones. Ø Desde y hacia los eventos sociales. Contenido turístico Nos encargamos de recolectar y editar el contenido turístico tanto de la ciudad del congreso como los principales atractivos del País.

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Esta área se relaciona directamente con la implementación de todos los servicios y proveedores durante los días del Congreso. Finalmente el trabajo de meses se pone en juego. Es necesario que todo funcione según lo planificado, manteniendo la alerta necesaria ante cualquier imprevisto. Supervisión y coordinación de todos los servicios contratados. Generamos reuniones previas al Congreso con todos los proveedores contratados. Estas reuniones se realizan normalmente en la Sede. Se repasan todos y cada uno de los detalles. Se definen obligaciones de cada proveedor y sus compromisos. Desarrollo de un reglamento para todos los proveedores contratados. Para cada Congreso desarrollamos un manual operativo, el que cuenta con fichas técnicas, para los proveedores de manera de que los requerimientos solicitados no se presten para dobles interpretaciones. Desarrollo de un programa de montaje y desmontaje del evento. Aprobada nuestra propuesta de montaje por parte del Comité Organizador Local coordinamos cada detalle con los proveedores involucrados. Considerando factores claves como la puntualidad en la entrega y los detalles. Personal. Definimos los requerimientos de personal para todas las áreas del Congreso, lo contratamos, lo entrenamos, lo supervisamos durante los días del Congreso y luego lo evaluamos. Acreditación Implementamos un sistema de acreditación utilizando nuestra plataforma. La que permitirá: Ø Acreditar leyendo los códigos QR o de barra asignados a cada inscritos. Ø Imprimir etiquetas de manera remota e inalámbrica. Ø Rápida entrega de credenciales y materiales. Ø Atención diferenciada para casos especiales y nuevos inscritos. Ø Contar con información estadísticas en tiempo real. Contratación de seguros de ser necesario. La alta complejidad de muchos de los Congresos y/o de los eventos paralelos al mismo, hacen recomendable en algunas ocasiones contratar seguros de responsabilidad civil.

Supervisión en el cumplimiento de los horarios del Congreso. Teléfono: + 562 2585 4266; Email: [email protected]; Web: www.congresspro.com

Normalmente, estamos ayudando al COL en la recopilación de presentaciones, en el contacto con los conferencistas, en las horas de comienzo y términos de cada una de las actividades que se desarrollarán. Alerta permanente ante cualquier imprevisto que se pueda presentar. En un Congreso de cualquier magnitud hay muchas variables en juego, razón por la cual siempre es posible que ocurran imprevistos. Es por esto que nuestro equipo siempre esta pendiente de todos los aspectos del mismo, tratando en todo momento de anticiparse a posibles situaciones inconvenientes. Tener plan B es una necesidad. Facilities. Proponemos montar los siguientes mesones como ayuda a los asistentes: de Artesanía; de Guardarropía; de Vinos; de Turismo; de Informaciones; de Recarga; de Internet; de Arriendo de Celulares; de Radio Taxis; entre otros. Prebalance. El segundo día del congreso, entregaremos al COL un prebalance del mismo. Este tendrá la siguiente información: • Número de preinscritos y acreditados a la fecha. Ingresos totales por inscripciones previas. • Número de nuevos inscritos. Ingresos totales por nuevas inscripciones. • Ingresos cobrados y por cobrar, relacionados con las inscripciones. • Número de empresas participando en la exhibición comercial. • Ingresos cobrados y por cobrar, relacionados con la exhibición comercial.

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Este es el momento de la diversión y de generar vínculo entre los participantes. Para ellos desarrollamos un concepto creativo que transmita los conceptos definidos por nuestro cliente. Buscamos resaltar las principales características de nuestra cultura, geografía e historia. Siempre con música, vino, bailes y comida de primer nivel. Nos hacemos responsables de: Ø Propuesta de concepto creativo. Ø Costeo. Ø Producción. ü Lugar y complementos. ü Escenarios. ü Audiovisuales. ü Alimentos y bebidas. ü Show. ü Transporte. ü Montaje y desmontaje. ü Recepción.

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Principalmente nuestro plan de trabajo se basa en los siguientes aspectos fundamentales. Estas son: Punto de Equilibrio. Como consecuencia de tener definido un punto de equilibrio, aunque sea preliminar, es posible determinar los siguientes aspectos: Ø Principales características del Congreso. Invitados extranjeros; número de salas; equipos y servicios necesarios; requerimientos de alimentos y bebidas; eventos sociales a realizar; requerimientos de infraestructura a implementar. Ø Determinación de posibles escenarios en cuanto a asistencia y aporte de empresas. Ø Número de asistentes esperados y monto aproximado de los ingresos por inscripciones. Ø Número de empresas que apoyarán el evento y un monto aproximado del aporte total. Así, es posible contar con parámetros del Congreso claros y objetivos bien definidos. Estrategias y Políticas. Para alcanzar los objetivos propuestos en el punto anterior, presentaremos las estrategias correspondientes a las siguientes áreas: Ø Promoción del congreso que permita atraer la mayor cantidad posible de asistentes. Ø Precios de inscripción que alienten la inscripción y que apoye el financiamiento. Ø Precios de auspicios atractivos para lograr el máximo de apoyo de la industria. Otro aspecto fundamental de considerar son las políticas de la organización. Algunas de las más importantes son: Ø Políticas de descuentos tanto para asistentes como para empresas. Ø Políticas de pago tanto para asistentes como para empresas. Ø Políticas de cobranza tanto para asistentes como para empresas. Ø Políticas para cancelación de inscripciones. Ø Políticas de pago a proveedores. Carta Gantt. Acordados los puntos anteriores, desarrollaremos un documento con todas las actividades que se deban realizar para cumplir los objetivos propuestos. A estas, se les definirá un plazo y un responsable. Esta herramienta permitirá medir permanentemente nuestro trabajo. Antes de comenzar a trabajar estos aspectos deben estar aprobados por el COL.

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Es importante establecer desde un comienzo responsabilidades. Estas son: Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø

que el Cliente debe asumir las siguientes

Entregar la información histórica, nacional e internacional del Congreso. Temas a tratar en el Congreso. Conferencistas para cada tema definido. Base de datos de promoción actualizada (nacional e internacional). Evaluación de trabajos científicos. Presentación y asesoría para acercarse a la industria. Detallo de las características del Congreso (usos y costumbres). Definir objetivos claros del Congreso (científicos y económicos).

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Probablemente este es uno de los puntos más relevantes de la organización de un Congreso. Y es por eso que hemos querido poner especial preocupación en la explicación del trabajo que realizamos después de haber organizado el congreso. Ø Inventario de todo el material sobrante para ser entregado al Comité Organizador. Ø Análisis de lo bueno y lo mejorable del congreso, desde diferentes puntos de vistas. Ø Entrega de la base de datos final de todos los asistentes al congreso. Acompañado de un resumen ejecutivo. Ø Entrega de la base de datos de todas las empresas que participaron en la exhibición comercial. Acompañado de un resumen ejecutivo. Ø Balance contable detallado. Total de ingresos, egresos y sus respectivos detalles, copias de las facturas recibidas de proveedores, copia de las facturas (afectas y exentas) emitidas, saldo cuenta corriente. Ø Carta de agradecimiento a proveedores, empresas auspiciadoras, patrocinadores y conferencistas. Ø Entrega al Comité Organizador de una encuesta diseñada para evaluar el servicio entregado por Congresspro en las diferentes etapas del proceso de organización. Nuestro trabajo estará orientado a tener el congreso cerrado en todos sus aspectos en un plazo de 30 días hábiles.

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Hemos realizado exitosas postulaciones a importantes eventos internacionales. Nuestra experiencia será de gran ayuda al Comité Organizador Local. Realizamos las siguientes actividades: Ø Recopilación información histórica. Ø Definición año de la postulación. Ø Determinación de requisitos para postular. Ø Determinar variables críticas de éxito. Ø Definición de objetivos. Ø Propuesta de estrategia para ganar. Ø Desarrollo de la postulación. Ø Evaluación financiera preliminar. Ø Sitio Web. Newsletters. Ø Imagen preliminar. Ø Campaña de promoción previa. Ø Apoyo del Estado. Ø Apoyo de empresas. Ø Apoyo de instituciones a fines. Ø Apoyo de otros países. Ø Búsqueda de financiamiento. Ø Asesoría permanente. Ø Entrega de una Candidatura. Ø Material para presentación de candidatura. Ø Comunicado informando el éxito de la candidatura.

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Existen algunas empresas o instituciones que están dispuestas a entregar ayuda económica dependiendo de las características del congreso. Las más importantes son: Corporación de promoción Turística (CPT). La CPT esta en condiciones de ayudar económicamente a quienes quieran postular para traer un congreso a Chile. Esta ayuda económica esta concentrada especialmente en los siguientes aspectos: Ø Prelación de material promocional de Chile para la postulación. Ø Impresión de la postulación que será entregada. Ø Negociación con LAN para conseguir descuento a los pasajes de aquellas personas que van en la delegación a postular. Ø Financiamiento para la venida de veedores internacional, antes de definir la sede. CORFO. El Departamento INNOVA cuenta hoy en día con un presupuesto para financiar algunos aspectos importantes de un congreso. Tales como: Ø Pasaje de conferencistas extranjeros. Hasta un 70% del valor de los pasajes en clase turista. Ø Estadías de conferencistas extranjeros. Hasta el 70% del valor total. El monto máximo al que se puede acceder por cada proyecto es de $ 30.000.000. Para lograr este apoyo es necesario completar un formulario especial, en el que principalmente se buscan establecer los beneficios de la venida de estos conferencistas a nuestro País. LAN. Es posible, en ciertos casos, conseguir el apoyo económico de LAN. Normalmente este apoyo se define luego de que LAN evalúa su real interés de apoyar el congreso. Para esto los congresos deben cumplir ciertas condiciones como: Ø Número de participantes mínimos en las últimas versiones del mismo congreso. Así determina el número de pasajes posibles de vender. Ø Principales países de origen de los asistentes al congreso. Así define si utilizarán sus rutas o no. El apoyo lo puede entregar de la siguiente manera: Ø Descuentos de pasajes en aquellas rutas que pudieran mas utilizadas por los potenciales asistentes del congreso. Apertura de un monto de dinero canjeable solo en pasajes LAN para ser utilizado por el Comité Organizador en la promoción del congreso y/o para la venida de los conferencistas extranjeros. Teléfono: + 562 2585 4266; Email: [email protected]; Web: www.congresspro.com

COL o LOC: “Comité Organizador Local” o “Local organizar Comitte”. CCL: “Comité Científico Local”. Patrocinio: Es el apoyo que instituciones de renombre entregan a la organización del Congreso. No hay aporte de dinero. Auspicio: Es el aporte económico o comercial que una empresa realiza a cambio de participar en la exhibición comercial del Congreso. Inscripción: Es el proceso de inscribirse y pagar previamente para asistir a un congreso. Acreditación: Proceso de entrega de materiales y comprobación de los datos de cada participante al momento de llegar a un congreso. Newsletter: Correos electrónicos masivos que se envían vía email masivamente a los posibles asistentes de un evento. Web Pay: Pago electrónico por Internet. IVA Debito: Deuda con el fisco que se produce por la venta de productos o servicios efectos a IVA. IVA Crédito: Crédito con el fisco que se produce para la contratación o compra de bienes o servicios afectos a IVA. Layout: Distribución del espacio físico para el montaje. Teléfono: + 562 2585 4266; Email: [email protected]; Web: www.congresspro.com

Montaje escuela: Delante de cada línea de sillas existe un mesón para apoyarse. Montaje auditorio o teatro: Solo sillas mirando al escenario o tarima. Data show: Proyector de presentaciones. Link: Es un vínculo electrónico que se establece entre un sitio Web y otro. Inscripción anticipada: Son valores promocionales que se determinan para cada categoría de asistente, si es que se inscriben antes de cierta fecha fijada por el COL. Ficha de inscripción: Es la ficha que completa y envía cada asistente para confirmar su asistencia y pagarla normalmente. Ficha de participación: Es la ficha que completa una empresa que quiere formalizar su participación en la exhibición comercial del congreso. Contrato con el expositor: Documento que establece formalmente os deberes y derechos de cada empresa que esta participando y la forma de cómo pagará su aporte. No Show: Es el efecto y cobro que se produce por haber reservado una habitación y no haber llegado a ocuparla. Servicios exentos de IVA (19%): • Transportes. • Correo. • Las habitaciones para los extranjeros. Servicios afectos a honorarios (10%): • Contratación de personal. • Contratación de Interpretes. • Honorarios por servicios profesionales de diseño.

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