PROCESO: Documentos por cobrar/pagar (Parametrización) Con este Módulo podemos llevar el control de lo efectivamente cobrado y pagado, mediante la captura de Documentos (Factura, Recibo, Talón, Nota de Cargo, Nota de Crédito y Anticipos Vlientes/Proveedores). Se debe configurar en Parámetros de la Empresa-Fiscales:

Base de Impuestos: Seleccione de qué forma desea que se considere la información para determinar las bases de impuestos de IVA, ISR (solo personas físicas), si mediante los movimientos de flujo de efectivo, los movimientos de cuentas de cualquier otro rubro contable o bien mediante los documentos de cuentas por cobrar/cuentas por pagar (Para el manejo de Documentos se debe activar únicamente las opciones de Cuentas de Otros Rubros y Documentos x Cobrar/Pagar). Es importante mencionar que estas opciones no son excluyentes entre sí por lo que debe tener cuidado de no duplicar los movimientos para integrar las bases de impuestos.

PROCESO: Documentos por cobrar/pagar (Parametrización) Clave de IVA default: El usuario podrá seleccionar la tasa predefinida para cada una de sus cuentas de clientes, al momento de capturar documentos. Esta opción se activará después de instalar su empresa, regresando a los parámetros de instalación. IVA Retenido: Deberá de activar la opción si usted maneja dentro de sus operaciones IVA Retenido. Nota importante: Recuerde que los parámetros que están en el recuadro de Base de Impuestos funcionan independientes uno del otro, esto significa que si usted activa las tres opciones el sistema dejará abiertas todas las posibilidades para captura de movimientos a considerarse para el cálculo de impuestos desde pólizas y desde documentos. Los controles de Base de Impuestos tienen la finalidad de que usted como usuario tenga un control sobre la captura de movimientos para sus impuestos y evitar la duplicidad en sus bases. Tenga en cuenta que estos Parámetros sin modificables en cualquier momento, si va a cambiar algún Parámetro revise su información para que no exista duplicidad de importes tanto en Pólizas como en Documentos. Para utilizar este Módulo, primero se deben definir las cuentas de Clientes y Proveedores con la opción: Maneja doc.

PROCESO: Documentos por cobrar/pagar (Parametrización) El registro de documentos a través del Módulo de Cuentas x Cobrar / Pagar se puede hacer desde: 1) El registro de las pólizas (Parametrización). 2) De manera independiente. 1) Registro a través de las pólizas (Parametrizacón Fiscal).

Para acceder a este Módulo; seleccione la opción: Movimientos-Registro; de esta manera aparecerá el Catálogo de Pólizas, al seleccionar una Póliza (Cambio) que afecte a Clientes y/o Proveedores aparece la siguiente ventana:

Al momento de realizar la captura de las cuentas de Clientes o Proveedores, avanzamos en este renglón hasta la casilla D/A y la activamos, la letra D abrirá la ventana de creación del documento.

PROCESO: Documentos por cobrar/pagar (Parametrización) Y en la siguiente columna T al activarla con doble clic aparece la ventana de registro de documento, aquí capturaremos los siguientes datos:

1.1. Relación de significados de los conceptos:

Cuenta: Si el registro del documento se realiza desde la captura de pólizas, este dato aparecerá de forma automática.

Tipo: Elección del tipo de Documento como Factura, Recibo, Talón, Nota de Cargo, Nota de Crédito y/o Anticipo (Cliente /Proveedor).

Serie y Número: Datos correspondientes al documento que se registra. En la captura de Documentos a Clientes, el Programa llevará un conteo de los número y series, por lo tanto estos no podrán ser repetidos. En el caso de los Proveedores, el número del documento Factura, Recibo, Talón, Nota de Cargo, Nota de Crédito y Anticipo (Cliente /Proveedor) llevan el mismo seguimiento que el de Clientes.

Fecha: Fecha de expedición del Documento.

PROCESO: Documentos por cobrar/pagar (Parametrización) Fecha de vencimiento: Fecha de vencimiento del Documento, en el caso de operaciones realizadas a crédito.

Acumula Clt / Prov: El importe del documento, será considerado para la integración de la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros.

Desglosado: Cuando el Documento este integrado por importes gravados a diferentes tasas de IVA, el usuario podrá capturar las cantidades correspondientes dentro del mismo Documento.

Grava IVA: El importe será considerado para el cálculo de dicho impuesto.

Clave de IVA: si el Documento no está integrado por importes desglosados, deberá indicar la tasa de IVA que aplica para gravar la operación.

Tipo de deducción: En la captura de las cuentas de Proveedores, deberá indicar el tipo de deducción (compras o gastos), para que el importe sea considerado dentro de los cálculos fiscales.

Total: Suma de los importes capturados en el Documento, este importe debe ser igual al que se capturó en la póliza, de lo contrario el Programa enviará un mensaje advirtiéndonos que el importe no corresponde. Al dar de alta el registro del documento la póliza aparecerá parametrizada de la siguiente forma:

PROCESO: Documentos por cobrar/pagar (Parametrización) 2.

Registro a través del Módulo de Documentos de forma independiente (No fiscal únicamente efectos contables).

Este Módulo sirve al usuario para el registro contable de los Documentos que manejaa su empresa, tanto los que expide como los que recibe por las adquisiciones realizadas en sus operaciones cotidianas. Para acceder a este módulo; seleccione la opción: Documentos, Registro; de esta manera aparecerá el siguiente Catálogo de Documentos:

2.1 En la creación de un nuevo documento: Ya dentro del módulo de Documentos Cobrar/Pagar se activa la opción Nuevo:

Nota: Para la requisición de la ventana Documentos aplica el punto 1.1. Relación de significados de los conceptos.

PROCESO: Documentos por cobrar/pagar (Parametrización) 3. Aplicación de Documentos registrados a través de las pólizas (Parametrización Fiscal). Importante: También aplica para el registro a través del Módulo de Documentos de forma independiente (No fiscal únicamente efectos contables), desde el Menú Documentos-Aplicación. La aplicación de documentos se realiza cuando se Cobra o Paga un Documento y es en este proceso cuando el Programa Contafiscal considera los importes capturados dentro de los cálculos fiscales como Bases de Impuestos. Las aplicaciones a los Documentos registrados, son las que determinan la base para el cálculo del IVA.

Para aplicar un Documento avanzaremos hasta la casilla D/A, la letra A activará el módulo, aparece el siguiente recuadro T, en el cual anotaremos los siguientes datos:

PROCESO: Documentos por cobrar/pagar (Parametrización) 3.1 Relación de significados de los módulos:

Cuenta: Este dato aparecerá de forma automática y corresponde a Clientes o Proveedores. Tipo de documento: Deberá indicar el tipo de Documento que se está aplicando; Factura, Recibo, Talón, Nota de Cargo, Nota de Crédito y/o Anticipos (Clientes/Proveedores). Serie y Número: Datos del Documento aplicado. Adicionalmente, el Programa realiza un filtrado por cuenta de los Documentos, de esta forma se seleccionará el Documento y el Programa pondrá de forma automática los datos correspondientes. No. De aplicación: El Programa pondrá de forma automática este dato, conforme se vayan realizando las aplicaciones al documento. Fecha de aplicación: Este dato lo definirá el usuario y se refiere a la fecha en que se está efectivamente cobrando o pagando un Documento. Saldo por Aplicar: Cuando un Documento se paga o cobra en varias exhibiciones el Programa llevará el control del importe restante (Saldo del Documento) y este aparecerá en esta casilla. Si el documento es en una exhibición, esta casilla aparecerá en cero. Nota: a) Es importante recordar que el Programa sólo deja capturar Documentos a las cuentas de Clientes o Proveedores. En caso de que se desee capturar un Anticipo, el usuario deberá de indicar la cuenta de relación dentro del catálogo de cuentas. b) Para modificar Documentos, estos no deberán de tener aplicaciones, ya que en este caso, el sistema no permite su modificación.

En el caso de cuando el Registro a través del Módulo de Documentos de forma independiente (No fiscal únicamente efectos Contables) desde el Menú Documentos-Aplicaciones/Documentos:

PROCESO: Documentos por cobrar/pagar (Parametrización)

3.2 Relación de Aplicaciones

Dentro de este módulo, podrá revisar las aplicaciones realizadas a sus Documentos, además de poder colocar la fecha de aplicación a las mismas que no hayan sido puestas en el módulo de Documentos Relación de aplicaciones.

4.Conciliación de fechas de aplicación. Cuando se capturan movimientos en póliza que son considerados para Base de impuestos, en diversas ocasiones las fechas capturadas en el módulo fiscal “BI”, serán diferentes a las presentadas en el Estado de Cuenta Bancario o pueden estar en blanco; este módulo nos sirve para revisar los movimientos que Gravan IVA. Para acceder a este módulo; seleccione la opción: Movimientos, Conciliación F.Apl.

PROCESO: Documentos por cobrar/pagar (Parametrización)

¡Comuníquese con nosotros! Contáctenos a los teléfonos: 5211-5367, 5286-2839, 5286-2841 Fax: 5286-0019 e-mail: [email protected]

Estrategia Empresarial S.A. de C.V.