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PROCEDIMIENTO PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO
Código: P-HSEH-036 Versión: 5 Fecha: 01/Feb/2013
NUMERALES ISO 9001: 8.5.2; 8.5.3; 8.5.1 ISO 14001: 4.4.6; 4.6 OHSAS 18001: 4.4.6; 4.6 1. OBJETO Promover un trabajo seguro y eficiente a partir del desarrollo de habilidades asociadas a la metodología de 5s mediante la identificación y gestión de acciones enfocadas a mejorar las condiciones actuales de orden y aseo que contribuyan a la estandarización de las actividades y procesos y así mejore la productividdad 2. ALCANCE Aplica a toda la Organización. 3. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Autoridad: La Gerencia HSEQ tiene la autoridad para tomar decisiones sobre la implementación y desarrollo del programa Responsabilidad: -Dirección de calidad: Administrar el programa de orden y aseo de Independence S.A. e Independence Water and Mining S.A.S -Líder de implementación, Jefes y Coordinadores HSEQ: Dar los lineamientos para el desarrollo del programa en cada una de
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las zonas y entregar el material correspondiente para el desarrollo del mismo (formatos de evaluación, incentivos, etc) -Comité de orden y aseo: -Realizar una evaluación semanal en cada zona sobre estado actual de lugar de trabajo de acuerdo al formato de “S” correspondiente. -Divulgar los resultados mediante fotografías y caras en el tablero de evaluación de orden y aseo y de acuerdo a los resultados de evaluación completar el tablero de capacitación y habilidades -Realizar reuniones para dar a conocer las mejoras generadas en cada área o zona, LUP´s elaboradas y estandarización de lugares de trabajo -Realizar 2 charlas de 5 minutos al mes con temas de orden y aseo -Elegir personas del área operacional para que acompañen al comité durante dos meses para realizar evaluación y proponer mejoras -Al terminar el periodo de gestión, elegir un nuevo comité para la zona o área -Jefe de equipo o área: Cerrar todas las acciones generadas en su equipo o área de trabajo con respecto a mejoras para el programa de orden y aseo -Personal de zonas y oficinas: -Participar activamente de las actividades programadas y mantener su lugar de trabajo limpio y aseado -Elaborar LUP´s cuando consideren pertinente -Gestionar y cerrar en compañía del jefe de área las acciones generadas para cada área o zona -Generar planes de acción encaminados a la mejora del lugar de trabajo -Dirección: Destinar los recursos necesarios para gestionar y cerrar las acciones de mejoramiento abiertas durante la evaluación de lugares de trabajo. 4. GLOSARIO 5`s: Es una herramienta de mejora llamada de esta manera debido a que tiene 5 etapas en las que cada una comienza por la letra S (en Japonés), se desarrolla con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral, al mismo tiempo que minimiza pérdidas de tiempo y riesgos en salud, seguridad y ambiente. LUP´s: Se refiere a las iniciales de la frase Lecciones en Un Punto, es una herramienta para transmitir conocimientos y habilidades básicas referentes a la función de un equipo, limpieza, criterios de inspección, seguridad, mejora y solución de problemas.
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5. DOCUMENTOS APLICABLES POLITICA INTEGRAL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL PROGRAMA DE MANEJO AMBIENTAL Matriz de Aspectos/Impactos y Peligros /Riesgos ACTA DE CONFORMACIÓN DE COMITÉ DE ORDEN Y ASEO ACTA DE REUNIONES DE COMITÉ DE ORDEN Y ASEO EVALUACIÓN ORDEN Y ASEO 6. DESARROLLO 6.1. METODOLOGÍA ORDEN Y ASEO Las 5´s es la metodología principal para realizar la implementación de herramientas que minimicen riesgos y aumenten la productividad, es una técnica muy utilizada gracias a su sencillez y efectividad, pero requiere compromiso de toda el personal para conseguir los resultados esperados.
Ventajas del Orden y Aseo -
Disminuye la aparición de accidentes como golpes, caídas, tropezones, resbalones. Estimula mejores hábitos de trabajo. Refleja un lugar de trabajo agradable y bien administrado. Aumenta el uso del tiempo y espacio valioso. Disminuye el trabajo de limpieza. Las personas trabajan más cómodas y rinden más en su trabajo. Permite encontrar objetos herramientas, documentos y otros materiales rápidamente. Se proyecta una imagen positiva frente a los clientes, proveedores y visitantes. Se racionalizan los gastos. Cuando las máquinas y los equipos están limpios funcionan mejor. Mejora la eficiencia de las actividades realizadas por la organización Reduce el espacio ocupado y mejora el aprovechamiento de la superficie disponible Asegura tener mayor control sobre las actividades y procesos de la compañía
Desventajas de no tener Orden y Aseo - Accidentes: Caídas al pisar superficies húmedas o con regueros de aceite, tropezones en vías de acceso, cortes producidos por partes salientes, daños en las escaleras, etc.
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- Incendios: Los desechos o depósitos de materiales pueden ser causa de incendio. - Problemas de Iluminación: Las instalaciones sucias, tales como paredes y ventanas producen mala iluminación, lo cual puede causar pérdidas en el proceso y provocar accidentes. - Contaminación: Las sustancias químicas mal almacenadas pueden derramarse y contaminar el ambiente. - Ineficiencia: Cuando no podemos encontrar fácilmente las herramientas adecuadas para el trabajo se producen problemas en la operación, lo cual puede producir, por un lado, perdida del control por perdida de objetos y documentos, y por otro, decaimiento en el ánimo de los trabajadores por no sentirse en un ambiente digno para realizar el trabajo. - Desechos: Se incrementan los desechos generados en las operaciones al no controlar el proceso y se genera desperdicio por material perdido - Máquinas: Aumento en la frecuencia de las fallas en las máquinas y equipos La metodología consiste en la aplicación gradual de cada una de las etapas en los lugares de trabajo para mejorar las condiciones actuales de orden y aseo. 6.1.1 Clasificar
Clasificar es separar u ordenar por clases, tipos, tamaños, categorías o frecuencia de uso. Saque todo lo que tenga en el puesto de trabajo, separe o clasifique de la siguiente manera: - Lo que utiliza a diario y en todo momento, de lo que utiliza esporádicamente incluyendo herramientas, dotación, documentos, teléfono, libros, entre otras. - Eliminar lo que no sirve (aquellas herramientas que no sirven, dotación que no se usa, documentos que han perdido vigencia, que no se han leído en mas de tres (3) meses, los lapiceros que no escriben, las notas con teléfonos de personas que ya no se encuentra en esos domicilios y en general lo que ya no use para la ejecución de su tarea). - Entregue a otras áreas los posibles elementos que se puedan utilizar y que no pertenezcan a su puesto de trabajo. Beneficios de Clasificar - Se pueden utilizar lugares que se despejan. - Se descartan los elementos obsoletos, controlándose así su tiempo de vida útil. - Se evita el almacenamiento excesivo y se elimina el despilfarro. Recuerde Siempre
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Cuanto más se reduzca el espacio ocupado por objetos innecesarios y obsoletos, habrá mas comodidad, facilidad para limpiar y ordenar el área y ello redundará positivamente en su bienestar. 6.1.2. Ordenar
Ordenar es organizar un conjunto de objetos, partes o elementos dentro de un conjunto, en especial en una combinación que esté acorde con algún principio racional o con cualquier arreglo metódico de partes. Ordenar consiste en: - Tener una disposición y una ubicación de cualquier elemento, de tal manera que esté listo para que cualquiera lo pueda usar en el momento que lo necesite. - Por eso, después de haber clasificado las cosas, es necesario organizar y sistematizar. Algunas Formas de Organizar son: - Ordenar los elementos en cajas de herramientas, estantes, archivadores, etc. No los deje rebosar en su puesto de trabajo. - Optimice el orden identificando cada uno de los elementos con letreros, stickers adhesivos y si tiene la posibilidad codifique el estante, caja, archivador de tal manera que pueda identificar más fácilmente el contenido del mismo. - Ubicar a la mano o lo más cerca posible a usted lo que utiliza diariamente, luego lo de uso semanal, mensual, anual. Estos son: herramientas, formatos, tablas de apoyo, E.P.P., teléfono, libros de consulta constante, el ratón, lapiceros y herramientas de oficina. - Decida sitios de ubicación: Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Recuerde Siempre Si se establecen lugares de ubicación de algunos elementos, cada usuario deberá colocar en su justo lugar el artículo que tomó al terminar de utilizarlo, permitiendo a su vez una localización rápida optimizando el tiempo y por ende aumentando la productividad. 6.1.3. Limpiar
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Limpiar es el acto de quitar lo sucio de algo. "No es más limpio el que más limpia sino el que menos ensucia" Limpiar consiste en: - Eliminar fugas, manchas, mugre, grasa, polvo, desperdicios, entre otros…., de las herramientas, mesa de trabajo, pasillos, oficina, sillas, computador, teléfono, libros, estantes, cables, caja de herramientas, maquinaria, E.P.P., puertas y demás elementos del sitio de trabajo. Procedimientos para Efectuar La Limpieza - Elimine las fugas presentes en cada uno de los sitios de trabajo de su área o torre. - Saque polvo y suciedad de los sitios de trabajo que use durante las operaciones diarias. - Asee el puesto de trabajo y el equipo después de su uso, por lo menos una vez por semana. - Limpie con un trapo cualquier suciedad en las herramientas, instrumentos o aparatos, antes y después de su uso. - Si durante el proceso de limpieza encuentra cualquier desorden o desarreglo anormal, o condiciones indeseables que tengan la potencialidad de generar lesiones informar al Jefe Inmediato o Jefe HSEQ para tomar las acciones correctivas necesarias. Recuerde Siempre “La Calidad ha de producirse directamente en el puesto de trabajo, si el trabajador dispone de buenas condiciones de Orden y Aseo entre otras, su confort aumenta, la seguridad se refleja en su puesto de trabajo y la probabilidad de fallo humano disminuye, aumentando su productividad.” 6.1.4. Estandarizar
Estandarizar es el estado en el que las personas pueden desarrollar de manera fácil y cómoda todas las funciones. Consiste en mantener la “limpieza” mental y física en cada empleado, medidas de sanidad pública y condiciones de trabajo sin contaminación, generando bienestar personal. - Recuerde permanentemente la importancia de mantener mente sana y cuerpo sano, insistiendo en la necesidad de vestir ropa limpia y apropiada y cumplir con las normas de seguridad. - Mantenga excelentes condiciones de higiene en los servicios comunes de los empleados, es decir de aviso, a servicios generales de aquellas situaciones que no cumplan con las condiciones de orden y aseo, Como son las paredes sucias, los
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malos olores, regueros entre otras. - Sea proactivo, al momento de encontrar cualquier desorden o desarreglo anormal, condiciones indeseables, identifique las causas principales y establezca acciones preventivas recurrentes. - Cumpla con los estándares de Seguridad Industrial, Higiene Industrial, Ambiental y Calidad. - Limpie, organice diariamente su puesto de trabajo. - Establezca horarios para ordenar y limpiar su área o puesto de trabajo. Ejemplo: 10 minutos antes de terminar la jornada laborar ordene , limpie y asigne un día a la semana para realizar aseo general de su área con su equipo de trabajo. 6.1.5. Autodisciplina
Autodisciplina es orden y control personal que se logra a través de un entrenamiento de las facultades mentales, físicas o morales. Su práctica constante desarrolla en la persona disciplinada un “buen comportamiento”. La Autodisciplina consiste en: - Que USTED mantenga como hábito o costumbre normal, la puesta en práctica de los procedimientos descritos en las CINCO ESES (5’s) y los de Seguridad Industrial, Higiene Industrial, Ambiental y Calidad. Autodisciplina Conlleva Beneficios Como los Siguientes - Mostrar y profundizar lo que es un adecuado comportamiento humano, evitando tirar basuras al piso, identificando y controlando situaciones de riesgo, retroalimentando a los compañeros. Recuerde Siempre - No basta con el entusiasmo, las ganas de realizarlo por unos días; es indispensable hacer de ello un estilo de vida.
6.2 DESARROLLO DEL PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO El programa se desarrolla en 3 etapas cíclicas: 1. Planeación 1.1 Conformar el comité de orden y aseo de cada zona
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1.2 Evaluar el estado inicial y determinar necesidades de cada zona 1.3 Realizar la divulgación del estado inicial 2. Implementación 2.1 2.2 2.3 2.4
Realizar charlas e inspecciones mensuales Capacitar al personal en LUP´s Capacitar al personal en las prácticas propias de cada S Ejecutar cada S
3. Evaluación 3.1 Evaluar al finalizar la semana la S que se está trabajando. 3.2 Divulgar los resultados de la evaluación en el tablero semanal y mensual (Esta actividad y la anteriores se realizan durante 4 semanas) 3.3 Evaluación mensual del comité de orden y aseo 3.4 Planes de acción propuestos cerrados 3.5 Conteo de LUP´s 3.6 Estandarización de lugares de trabajo 3.7 Divulgación de avance de cada zona en tablero de habilidades 3.8 Inspecciones de seguimiento por parte del comité en caso que el área no alcance los resultados esperados 3.9 Evaluación final de resultados en las zonas 6.2.1 PLANEACIÓN 6.2.1.1 Conformación del comité Cada zona en Energy, Water, oficinas Bogotá o Factory debe conformar un COMITÉ DE ORDEN Y ASEO, este comité es el responsable de liderar el programa, realizar las inspecciones, generar el resultado de evaluación y reportar el avance del programa, está conformado por personas de carácter fijo o de carácter temporal (rotan cada 2 meses). Para conformar el comité se usa el formato Acta de conformación de comité de orden y aseo, éste tiene las siguientes características, según la unidad estratégica de negocio:
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* No está permitido elegir personal del área de Gerencia HSEQ como líder del Comité de Orden y Aseo.
-El primer comité se elegirá con la compañía del personal de apoyo del área HSEQ, así mismo, estas personas realizarán el
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acompañamiento a la primera reunión que realice el comité, para las reuniones de comité usar el formato Acta de reuniones de comité de orden y aseo -Cada comité será elegido durante un periodo de 6 meses para que las mejoras realizadas puedan ser visibles, se pueda realizar seguimiento y éstas tengan continuidad en la zona -Al finalizar este periodo el comité electo realizará una reunión a comienzos del mes siguiente y en un acta de reuniones quedarán consignados los nuevos integrantes del comité para un nuevo periodo 6.2.1.2 Evaluar el estado inicial y determinar necesidades de cada zona Luego de conformar el comité de cada una de las zonas, realizar una evaluación inicial para conocer el estado actual, para esta evaluación se debe utilizar el formato “Evaluación inicial de orden y aseo”, en donde se reportarán las condiciones encontradas en equipos, herramientas, documentos, identificación, estandarización y lugares de oficina, además se debe contar con el registro fotográfico que se usarán en los recuadros de estandarización. El resultado de esta evaluación y todos los registros del avance del programa son guardados en la ruta Programa orden y aseo Independence/ Energy, Water, Factory o Bogotá y enviados a
[email protected] Al conocer el estado inicial de cada zona se realiza una reunión con el personal para realizar la lista de necesidades en el área con el fin de gestionar y desarrollar el programa, cumplir con todas las actividades programadas y estandarizar el lugar de trabajo. 6.2.1.3 Realizar divulgación del estado inicial Como resultado de la evaluación inicial y determinación de necesidades se realiza un listado en donde se clasifica la prioridad, el presupuesto y los materiales necesarios para realizar la gestión en la zona, usar el formato Acta de reuniones de comité de orden y aseo 6.2.2 Implementación 6.2.2.1 Realizar charlas e inspecciones mensuales El comité es responsable de realizar 2 charlas de 5 minutos y 4 inspecciones mensuales según los formatos pertinentes y divulgar los resultados de las inspecciones en el tablero de evaluación de orden y aseo 6.2.2.2 Capacitar al personal en LUP´s Realizar como entrada al programa la primera capacitación en LUP´s función y usos. Esta capacitación debe ser realizada por un integrante del Comité de Orden y Aseo.
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6.2.2.3 Capacitar al personal en las practicas propias de cada S Al finalizar la capacitación en uso de LUP´s, realizar capacitación en la ejecución de prácticas para la S a trabajar, estas capacitaciones se realizan de manera cíclica cuando el comité defina que la zona evaluada puede avanzar según el tablero de habilidades. 6.2.2.4 Ejecutar cada S Al recibir la capacitación en prácticas para la S a trabajar, cada grupo debe ejecutar lo aprendido en su zona. 6.2.3 Evaluación 6.2.3.1 Evaluar al finalizar la semana la S que se está trabajando. Durante la ejecución de las prácticas aprendidas, el comité de orden y aseo realiza una evaluación semanal del estado de la zona con respecto a la S de la que se proporcionaron capacitación y prácticas de la siguiente manera: Valores de figuras de caras:
Esta puntuación es la pauta para realizar la sumatoria mensual y así representar el total con una cara de acuerdo a los resultados finales con los siguientes rangos:
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6.2.3.2 Divulgar los resultados de evaluación en el tablero semanal y mensual Al realizar el seguimiento semanal en cada zona, el comité de orden y aseo decide de acuerdo a las condiciones encontradas en los lugares de trabajo la cara que fijará en el tablero de evaluación (excelente, bueno, regular o malo) de igual manera que al finalizar la cuarta semana según la ponderación definida en la evaluación. 6.2.3.3 Evaluación mensual de comité de orden y aseo Al finalizar el mes, el comité de orden y aseo realiza la evaluación para la S correspondiente, dentro de la evaluación además se encuentran temas como:
6.2.3.4 Planes de acción Dentro de la evaluación mensual de orden y aseo el comité valora los planes de acción que propuso el grupo de trabajo y el avance que logró en su ejecución. Los planes de ejecución propuestos tienen responsables, fechas de compromiso y seguimiento, al final se evalúa el avance de acuerdo al número de planes propuestos y al porcentaje de avance de cada uno, de esta manera se asigna un puntaje final para esta actividad. De 0% a 25% de avance= Puntuación 10 De 26% a 50% de avance=Puntuación 30
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De 51% a 75% de avance= Puntuación 50 De 76 a 100% de avance= Puntuación 100
Este puntaje final es equivalente al 40% de la evaluación. 6.2.3.5 Conteo de LUP´s Cada zona es responsable por elaborar LUP´s según considere pertinente, al realizar la evaluación del comité éste hace el conteo de LUP´s elaboradas durante el mes que suministra un porcentaje final a la evaluación de comité. De De De De
0 2 3 5
a a a a
1 3 4 6
LUP= Puntuación 10 LUP´s=Puntuación 30 LUP´s= Puntuación 50 LUP´s= Puntuación 100
Las LUP´s elaboradas equivalen al 40% de la evaluación mensual realizada. 6.2.3.6 Estandarización de lugares de trabajo Las fotografías tomadas de las mejoras realizadas se exponen en los lugares de trabajo como estándar de orden y aseo, se cuenta con 3 situaciones de mejora como máximo en cada lugar y cuando se establezca un nuevo estándar éste reemplaza al más antiguo expuesto, se guardan las fotografías como soporte.
6.2.3.7 Divulgación de avance de cada zona en tablero de habilidades Cada actividad realizada por el grupo durante el desarrollo del programa se ve reflejada en el tablero de habilidades, desde las capacitaciones recibidas hasta el cumplimiento de todas las practicas de orden y aseo designadas en la zona, de acuerdo a la información recolectada el tablero de habilidades se modifica conforme al avance obtenido en el desarrollo y ejecución de cada una de las S´s de la siguiente manera:
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Solamente cuando cada zona logre completar cada círculo puede continuar con la siguiente etapa del programa en el orden designado: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
LUP´s Seiri (Clasificación) Seiton (Orden) Seiso (Limpieza) Seiketsu (Estandarizar) Shitsuke (Mantener la disciplina)
6.2.3.8 Inspecciones de seguimiento por parte del comité en caso que la zona no alcance los resultados esperados Al no alcanzar un buen resultado en las evaluaciones iniciales, el comité continúa con las inspecciones locativas de acuerdo al formato de la S que se esté trabajando y realiza seguimiento a cada actividad propuesta hasta que se obtenga el
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resultado esperado, en este momento podrá avanzar con la siguiente S 6.2.3.9 Evaluación final de resultados en las zonas Al concluir con las capacitaciones y divulgación de prácticas para cada una de las S se realiza una sondeo de resultados por cada zona y se decide según el comportamiento durante todo el programa que zona por UEN se ha destacado por la gestión en el programa de orden y aseo 7. RECOMENDACIONES EN HSE Para la implementación del Programa deben tenerse en cuenta los peligros e impactos al realizar las diferentes actividades y teniendo en cuenta las tareas que se estén ejecutando dependiendo del área y ubicación geográfica. Usar los EPP requeridos. Es importante seguir los lineamientos del programa de señalización. 8. ANEXOS LECCIÓN DE UN PUNTO
VERSIÓN
FECHA
5
01/Feb/2013
CAMBIO REALIZADO
*Se modificó el programa de 9 a 5s *Se incluyó información de desarrollo del programa en Independence
Elaboró
Revisó
Aprobó
Nombre: Tatiana Rodriguez Figueroa
Nombre: Pilar Angelica Castillo Perdomo
Nombre: Maria Elena Arango Manrique
Cargo:
Analista Calidad (Factory)
Cargo:
Director de Calidad
Cargo:
Gerente de HSEQ
Fecha:
21/Ene/2011
Fecha:
01/Feb/2013
Fecha:
01/Feb/2013
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