REPÚBLICA DE PANAMA Instituto Panameño de Deportes PANDEPORTES

PLAN ESTRATÉGICO

Ciudad Deportiva Irving Saladino Nov 2010-Jun 2014

INSTITUTO PANAMEÑO DE DEPORTES (PANDEPORTES)

Plan Estratégico Nov 2010-Jun 2014 CONTENIDO 1. VISION 2. MISION 3. VALORES 4. COPIS 5. FODA 6. PLANES DE ACCION Formulado por Directivos: Rubén Cárdenas Franklin Cigarruista José Bonilla Orlando González Boris Corcho Pedro Illueca Oscar Cervantes Alban Moreno José Edwin García

Servidores Públicos: Elixenia Villareal Pablo Quintero Briceida Vergara Hermes Ortega

Consultores-Asesores: Erasmo Albaez Alberto Barrera Lenin Picota Rolando Monterrey Invitado Comunidad: Dr. Saúl Saucedo

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LEMA INTERNO - ¿QUIÉNES SOMOS? Mi trabajo hace deporte, el deporte hace un mejor país.

1. VISION Transformar a PANDEPORTES En el organismo insignia Que fomente y desarrolle el deporte, la actividad física y la recreación para toda la población panameña.

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2. MISION Somos un equipo humano transformador, motivado y comprometido a liderizar con responsabilidad y transparencia la gestión de PANDEPORTES, a través de la preparación capacitación, entrenamiento y transferencia de conocimientos, con el propósito de que la actividad física, el deporte y la recreación, puedan influenciar positivamente en toda la población para lograr una mejor sociedad. Esto lo lograremos cumpliendo con: 

Investigar y desarrollar procesos administrativos, financieros y tecnológicos que permitan cumplir los objetivos estratégicos, así como las responsabilidades que nos confiere la ley.



Instruir a nuestros servidores públicos con los conocimientos, habilidades y actitudes que les permita generar la productividad y cordialidad a todos nuestros usuarios.



Ofrecer a las organizaciones deportivas actuales y futuras el apoyo que les permita ejecutar sus planes y competir en cualquier lugar y en cualquier momento.



Proyectar nuevas construcciones y mantener útiles y accesibles las instalaciones deportivas.



Fomentar la salud y la integración social, a través de mercadeo y programas adaptados para las personas en cualquier género, edad o discapacidad.



Asistir técnicamente a las entidades estatales, gobiernos locales y promotores.



Incentivar los méritos y condecoraciones, así como prevenir y reglamentar las sanciones por el uso de sustancias y métodos prohibidos.

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3. VALORES PERSONALES (responsabilidad de cada uno) 1. Respeto 2. Responsabilidad 3. Confianza 4. Lealtad 5. Honestidad 6. Disponibilidad 7. Compromiso 8. Confidencialidad 9. Cordialidad 10. Tolerancia INSTITUCIONALES (los cumplimos todos en equipo) 1. Trabajo en equipo 2. Vocación de Servicio 3. Preparación, capacitación y entrenamiento del equipo humano 4. Imagen renovada 5. Valor al trabajo 6. Honor y Pasión 7. Manejo ético y transparente 8. Lealtad y confidencialidad 9. Homologación con estándares mundiales del deporte 10. Transferencia de conocimientos

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4. COPIS C = Customer O = Output P = Process I = Input S = Supplier

(Clientes o usuarios de la entidad) (Objetos, productos o servicios que entregamos) (Procesos en los cuales trabajamos) (Insumos o materia prima que utilizamos) (Suplidores o proveedores)

4.1 Customer = Clientes: Pandeportes define sus CLIENTES EXTERNOS como "toda la población de nacionales y extranjeros, visitantes o competidores, que realizan cualquier actividad física, de recreación o deportiva" y a nuestros CLIENTES INTERNOS como "los servidores públicos que laboran o están contratados por la institución". La lista de clientes elaborada en forma departamental es la siguiente: 4.1.1 DIRECCIÓN TÉCNICA DE DEPORTES  Federaciones  ligas provinciales  ligas distritoriales  clubes  atletas  entrenadores  demás organizaciones deportivas con reconocimiento de PD  entidades gubernamentales (MEDUCA, entre otros)  ONGs  empresas privadas  cuerpo arbitral  gobiernos locales  entidades internacionales  colegios 4.1.2 ASESORIA LEGAL Vínculos Internacionales  Federaciones deportivas o asociaciones nacionales  embajadas  ministerios o instituciones deportivas internacionales  organizaciones deportivas internacionales (MLB,FIFA)  departamentos de asuntos internacionales de otros países  dirección general y secretaria general -5Externos:

      

presidentes de las organizaciones deportivas usuarios o dirigentes que solicitan personería jurídica tribunales entidades gubernamentales (gobierno, MEDUCA) municipios jefes de departamentos subalternos

4.1.3 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Externos:  MEF  contraloría  MEDUCA  proveedores  Federaciones  Asociaciones  Contratista  Asamblea nacional  Banco Nacional  CSS Internos:  Funcionarios en general  Unidades gestoras 4.1.4 INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA  Administradores de coliseo  mantenimientos de instalaciones deportivas  mantenimientos de las asociaciones deportivas 4.1.5 PROYECTOS  Unidad Gestores  Gobierno locales  público en general  Federación  Asociaciones deportivas  Clubes -6-

4.1.6 TECNOLOGIA Externos: Todas las personas que accedan nuestra web en busca de información deportiva, informaciones generales, noticias deportivas, proyectos, etc.  federaciones y organizaciones  entidades internacionales  prensa  atletas  estudiantes  público en general. Internos: Todos los usuarios dentro de la infraestructura de Pandeportes que de una u otra forma accedan los servicios y recursos informáticos de manera interna y remota.  acceso electrónico  acceso de red  acceso de aplicaciones  Internet  comunicaciones  soporte técnico 4.1.7 MERCADEO Y RELACIONES PÚBLICAS  Dirección general  unidades gestoras  medios de comunicación en gestión de organizaciones deportivas 4.1.8 RECURSOS HUMANOS Externos  DIGECA  MEF  Contraloría  Juzgados de Familia  Casas comerciales Internos  Servidores públicos de Pandeportes

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4.2 Output = Objeto, producto o servicio: PANDEPORTES considera como su "output" todo objeto, producto o servicio que ofrece a sus clientes externos e internos y para los cuales todos los servidores públicos deben estar comprometidos y responsabilizarse de desempeñar su parte. Los Productos o Servicios de PANDEPORTES son: 4.2.1 DIRECCIÓN TÉCNICA DE DEPORTES  Implementos deportivos -* todos los niveles  uniformes  capacitación técnica  apoyo económico a los atletas, organizaciones deportivas, entrenadores  atención medica y medicamentos  coliseos e instalaciones deportivas (eventos, hospedajes, etc.)  alimentación  planes estratégicos (apoyo logístico, desarrollo deportivo) 4.2.2 ASESORIA LEGAL  Becas  preparaciones de atletas y entrenadores internacionales  convenios  enlaces para desarrollar eventos deportivos y clínicas deportivas  asistencia internacional para atletas  resoluciones para aprobación el consejo  resoluciones de reconocimiento de personería jurídicas  certificaciones  elaboración de contratos  atención a recursos de impugnaciones  destituciones de servidores públicos 4.2.3 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS  viáticos  cheques  conciliación bancaria  informes financieros y presupuestarios  solicitudes de redistribución de partida presupuestarias  solicitudes de gestión de cobros de fondos  solicitud de créditos extraordinarios  asignaciones presupuestarias -8-

4.2.4 INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA  Evaluación  programación  diseño  inspecciones  estimación de costos 4.2.5 PROYECTOS  órdenes de compra  Contratos de obras (estadios, canchas deportivas)  contrato de bienes (computadoras, implementos deportivos)  Contrato de suministros (servicios de mantenimientos de instalaciones) 4.2.6 TECNOLOGIA Hardware  servidores  pc s  teléfonos  impresoras  rotadores  cables conectores  herramientas  cámaras Software  licencia de servidores  licencia de Windows  licencia de MS-office  diseño y construcción de pagina web  licencia de software especiales, edición de video y multimedia. Servicios  telefonía fija  telefonía móvil  internet  seguridad especializada para cuenta de gran magnitud  mantenimiento de software y hardware -9-

4.2.7 MERCADEO Y RELACIONES PÚBLICAS  gacetillas  notas de prensa  sala de prensa  cuñas radiales y televisivas  comunicados  organización de rueda de prensa 4.2.8 RECURSOS HUMANOS  Selección y contratación de personal  Confección de resueltos  Manejo de la Estructura Institucional  Inclusión de Planilla  Reporte de planilla a la CSS  Ejecución de medidas disciplinarias o Amonestaciones (Orales y Escritas) o Suspensiones  Desvinculaciones  Seguimiento y Ejecución del proceso de contratación  Incapacidades  vacaciones  licencias( con sueldo, sin sueldo y especiales)  Pagos y descuentos  certificaciones  cartas de trabajo  permisos especiales  capacitaciones  reconocimientos  aumentos  notificaciones  liquidaciones  autorización de descuento

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4.3 Process = Proceso (los procesos involucran todas nuestras responsabilidades, funciones o actividades que son necesarias para que PANDEPORTES pueda hacer entrega de sus productos o servicios a sus clientes externos o internos). Los Procesos de PANDEPORTES son: 4.3.1 DIRECCIÓN TÉCNICA DE DEPORTES  Evaluación de solicitudes de recursos  planificación de presupuesto anual de apoyo a las organizaciones deportivas y atletas  coordinación de actividades con las organizaciones deportivas  supervisión a los entrenamientos y competencias  análisis de la preparación de los atletas y sus resultados  evaluación técnica anual  discusión de los planes de enseñanzas y entrenamientos  preparación metodológica por grupo de deporte  formación de jueces y árbitros  coordinar con autoridades del MEDUCA el desarrollo y participación en eventos deportivos. 4.3.2 ASESORIA LEGAL  desarrollar convenios con instituciones y/o países para el porvenir de los atletas  colaborar con atletas para cuestionar  informes semanales para medir productividad  verificar responsabilidades y facultades del consejo y del director  automatización de expedientes  proceso eleccionario  revisión  coordinación con los dirigentes o directores regionales 4.3.3 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS  Registro presupuestarios y contables  Autorización de emisión de cheques  autorización de inventario de la Institución  autorización del trámite de gestores de cobros  elaboración de informes presupuestarios y contables  revisión y aprobación de conciliaciones bancarias - 11 -

4.3.4 INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA  Evaluación  planeación  asignar  delegar  administrar  caja menuda  improvisación Ingeniería  riego de canchas,  topografía  y inspección Arquitectura  diseño,  mapeo,  replanteo Mantenimiento  electricidad,  plomería,  albañilería,  herrería,  pintura,  limpieza)  estimación de costos 4.3.5 PROYECTOS  realizar todos los procesos de adquisiciones de bienes, obras y servicios  responsabilidad de todas las compra a nivel institucional  Asesoría de los diferentes procedimientos de selección de contratista  seguimiento a la recepción de los bienes, obras y servicios  realización de todas las órdenes de compra  revisión de contrato - 12 -

4.3.6 TECNOLOGIA  diagnostico y reingeniería (benchmarking)  programación y adecuación de todas las solicitudes de trabajo y soporte técnico diarios a los técnicos para su coordinación y extensión.  revisión de conclusiones operativas del hardware(espacio de disco, colas de trabajo, ancho de banda, mensajes de advertencia  entrevista con usuarios  elaboración presupuestaria para los integraciones tecnológicas de nuevos proyectos  investigación de nuevas tecnología  elaboración de planes de acción para mejorar y mantener la infraestructura informática  nudo de integración de video vigilancia  EPS para localización , análisis de recorrido de vehículos  planta eléctrica 4.3.7 MERCADEO Y RELACIONES PÚBLICAS  cobertura de eventos  redacción de noticias  edición de videos  grabación de cuñas  monitoreo de prensa, radio, y televisión  envió de noticias (prensa, radio y televisión) 4.3.8 RECURSOS HUMANOS  confección de resueltos  confección de expedientes  Actualización de expedientes  filtro de candidatos / entrevistas  confección de notas (DIGECA, DIPRENA,CONTRALORIA)  inicio de labores  toma de posesión  inclusión de planilla  registro de correspondencias  validación de certificados de incapacidad  validación de certificados de marcaciones  confección de planillas - 13 -



  

Ejecución de asesores de personal o traslados o aumentos o sanciones o amonestaciones o desvinculaciones o reintegros Confección de licencias notificaciones a la CSS aprobación de descuentos.

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4.4. Input = Insumos (PANDEPORTES considera como su "Input" todo producto o servicio que recibe o entra de sus proveedores, suplidores, contratistas o fabricantes, los cuales deben ser manejados con efectividad, eficiencia y transparencia) Los Insumos de PANDEPORTES son: 4.4.1 DIRECCIÓN TÉCNICA DE DEPORTES  contratación de especialistas deportivos, médicos, fisiatras, psicológicos, etc.  compra de implementos deportivos, uniformes, etc.  material didáctico  contratación de servicios especiales (transporté inauguración y clausura de eventos, etc.)  consultoría y capacitación 4.4.2 ASESORIA LEGAL  cupos de becas  contratos  disponibilidad de técnicas internacionales  útiles de oficina  mobiliario  códigos  informes de otros departamentos (dirección técnica, contabilidad)  solicitudes y notas (internas e externas)  actas de elecciones 4.4.3 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PRODUCTOS  Mobiliario y equipos de oficina  Arrendadores SERVICIOS  servicio de fiscalización y auditoria (contraloría general)  servicio de extinción de cheques (contraloría general)  servicio de planilla, descuento y tiraje de los cheque 4.4.4 INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA  Requisición de materiales  partes  servicios - 15 -

4.4.5 PROYECTOS  compra de implementos deportivos  mobiliarios, útiles de oficina, pasajes aéreo  construcción de instalaciones deportivas  mantenimientos de elevadores  mantenimientos de aires acondicionados  mantenimientos de bomba de agua  pagos de servicios de alimentación, hospedajes, autos, buses 4.4.6 TECNOLOGIA Hardware  servidores  PCs  teléfonos  impresoras  rotadores  cables conectores  herramientas  cámaras Software  licencia de servidores  licencia de Windows  licencia de MS-office  diseño y construcción de pagina web  licencia de software especiales, edición de video y multimedia. Servicios  telefonía fija  telefonía móvil  internet  seguridad especializada para cuenta de gran magnitud  mantenimiento de software y hardware 4.4.7 MERCADEO Y RELACIONES PÚBLICAS  Cassette de video  cámaras fotográficas y filmadoras  grabadoras  producción de cuñas televisivas, radiales y prensa  equipo de audio - 16 -

4.4.8 RECURSOS HUMANOS  Memorándums  lista de marcación  útiles de oficina  hojas de vida  Productos (Input): o Incapacidades o solicitudes de descuentos o solicitudes de certificaciones  Servicios (Input) o Filtro de candidatos o Autorizaciones de contrataciones

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4.5 Supplier = Suplidores o Proveedores (PANDEPORTES considera como sus "suppliers" a todo proveedor externo; contratista, suplidor (directo o indirecto), fabricantes nacionales e internacionales, personas naturales o jurídicas que nos producen o distribuyen a nosotros productos o servicios, y como proveedor interno a todo nuestro equipo humano) Los Proveedores de PANDEPORTES son:

4.5.1 DIRECCIÓN TÉCNICA DE DEPORTES  Federación internacionales, organizaciones deportivas (Wada, Cuba deportes, etc.)  tiendas deportivas (marcas reconocidas en algunos casos específicos)  entidades gubernamentales y privadas (no gubernamentales ONG)  empresas constructoras  proveedores internos(RRHH, Ingeniería, etc.) 4.5.2 ASESORIA LEGAL  organizaciones deportivas  Universidades Internacionales  organismos deportivos  federaciones deportivas 4.5.3 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS  CSS  Contraloría General  Ministerio de Economía y Finanzas  SIACAP  Contratista de servicio de mantenimientos 4.5.4 INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA  Contratistas de diseño, construcción e inspección de obra  Contratistas de mantenimiento  Proveedores de facilidades (aire acondicionado, llaves, etc.)  Proveedores de servicios públicos (energía, agua, teléfono)  Contratistas de limpieza - 18 -

4.5.5 PROYECTOS  Agencias de viajes  implementos deportivos ( Deportes Jimmy , Mauricio deportes)  Constructores Codinasa, LTV Sport, Ananval, Otis, Copanac, Adisel, Aguatec  Hoteles Riande aeropuerto, Budget, Transporte Luque  Útiles de oficina, Office Depot, Compulab 4.5.6 TECNOLOGIA  servicio de telecomunicaciones  proveedores de software  proveedores de hardware  proveedores integradores de sistema  proveedores de suministro  ingeniería sección de electricidad  sistema de integración SEASPA 4.5.7 MERCADEO Y RELACIONES PÚBLICAS  suplidores de equipos de filmación y audio  publicitarias  grupos editoriales  medios de comunicación 4.5.8 RECURSOS HUMANOS Externos:  políticos  Asesores  DIGECA  DIPRENA-MEF  Control Interno  contraloría  H. Diputados Internos:  Direcciones  Jefes de departamentos  Directores provinciales  funcionarios - 19 -

5. FODA F = Fortalezas O = Oportunidades D = Debilidades A = Amenazas Nota: Para los efectos de relación entre las áreas, presentaremos primero un análisis de fuerzas comparando las fortalezas con las debilidades (a las cuáles en PANDEPORTES llamamos “Áreas de Mejoramiento”). Adelante presentaremos otra tabla, comparando las oportunidades con las amenazas.

5.1.a Fortalezas Las Fortalezas de PANDEPORTES están compuestas por las funciones, acciones o procesos internos que hacemos bien (en lo que somos muy buenos) 5.1.b Debilidades o Áreas de Mejoramiento En PANDEPORTES las Debilidades se refieren a las áreas de mejoramiento dentro de nuestra institución, en las cuales debemos trabajar (lo que no hacemos tan bien) 5.1 Las Fortalezas y Debilidades de PANDEPORTES son: 5.1.1 DIRECCIÓN TÉCNICA DE DEPORTES

FORTALEZAS

DEBILIDADES

1. Infraestructuras deportivas 2. Patrimonio a nivel nacional (terrenos) 3. Recurso humanos capacitado a nivel directivo 4. Pertenecer al Estado 5. Monitoreo y seguimiento de todas las disciplinas deportivas 6. Reglamentos y normativas 7. Experiencia deportiva y administrativa 8. Reconocimiento Internacional (CODICADER, CONCECADE, CADE, CID) 9. Trabajo en equipo 10. Grandes Figuras representativas del Deporte (Irving Saladino, Andrea Ferris, etc.)

1. Presupuesto muy bajo para abarcar las diferentes actividades y representación de los deportistas a nivel nacional e internacional. 2. Falta de técnicos y entrenadores en las diferentes disciplinas competitivas 3. Desconocimiento de los trámites de compras y trámites administrativos 4. Falta de recursos 5. Falta de equidad en el nombramiento de los instructores 6. Falta de equipos e implementos deportivos y de seguridad 7. Falta de seguimiento y continuidad en los programas deportivos de la institución 8. Falta de instalaciones deportivas para algunas disciplinas 9. Programas institucionales para los promotores deportivos 10. Falta de acondicionamiento y recursos humanos idóneo para el centro de alto rendimiento. 11. Falta de diagnóstico de instructores y técnicos que requieren las organizaciones de desarrollo deportivo 12. Diagnóstico, ordenamiento y escala de los entrenadores deportivos

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5.1.2 ASESORIA LEGAL

FORTALEZAS

DEBILIDADES

1. 2. 3. 4.

Trabajo en equipo Informes semanales para funcionarios Atención directa a los usuarios Proceso de sistematización de la correspondencia 5. Interposición de querellas penales. 6. Actualización de la legislación deportiva 7. Depuración de organizaciones deportivas.

1. Inventario de propiedades inmuebles y legalización de las mismas. 2. Áreas de archivos reducidos y falta de digitalización 3. Falta de sentido de pertenencia 4. Pleitos legales por situaciones anómalas de PD 5. Capacitación del departamento y de las regionales 6. Estabilidad laboral del personal capacitado en elecciones de federaciones.

5.1.3 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

FORTALEZAS

DEBILIDADES

1. Estructura presupuestaria con objetos de gasto claramente definidos 2. Equipo humano con experiencia, trabajo en equipo, responsabilidad y compromiso en las funciones 3. Información financiera, actualizada y disponible para la toma de decisiones 4. Ejecución de tareas con poco recurso humano dando respuesta efectiva a los requerimientos de la institución a nivel administrativo.

1. Demora en el reemplazo del personal desvinculado, lo que afecta la capacidad de respuesta de la unidad administrativa 2. Niveles salariales bajos, lo que desmotiva a candidatos potenciales para ocupar las vacantes. 3. Falta de capacitación del personal. 4. Ausencia de herramientas tecnológicas y de un sistema integrado de administración financiera, incluyendo el SIAFPA 5. La fusión de la parte administrativa y financiera en una sola dirección abulta el volumen de trabajo y no permite un servicio eficiente y efectivo.

5.1.4 PROYECTOS, INGENIERIA E INFRAESTRUCTURA

FORTALEZAS 1. Lideres con experiencia e idoneidad 2. Infraestructura relativamente nueva en CIS y a nivel nacional 3. Buena estructuración de procesos de compras 4. Manejo administrativo confiable y adecuado 5. Trabajo de equipo muestra compromiso

DEBILIDADES 1. 2. 3. 4. 5.

Carencia de compromiso de personal de niveles medios Existencia de procesos internos burocráticos Personal necesita capacitación sobre nuevas tendencias. Se requiere plan de mantenimiento de instalaciones Falta de equipo, herramientas, tecnologías para dar respuesta a las instalaciones 6. Carencia de personal técnico-profesional a nivel nacional 7. Poblamiento de personal de mantenimiento de infraestructura a nivel provincial-nacional. 8. El modelo de personal técnico para mantenimiento debe revisarse, ordenarse y aplicarse. Clasificar y re-entrenar (cross-train) a oficios necesarios.

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5.1.5 TECNOLOGIA

FORTALEZAS

DEBILIDADES

1. Recurso Humano orientado en las funciones actuales del dpto. 2. Los técnicos actuales mantienen buena relación con los usuarios 3. El personal de soporte cuenta con funciones claramente definidas 4. Se optimizan la utilización del poco recurso humano existente 5. Visión de desarrollo informático bien definido 6. Sistema de telefonía fija.

1. Ínfimo presupuesto para cubrir las necesidades tecnológicas 2. Falta de la infraestructura necesaria para proveerle los servicios de comunicaciones a las sedes regionales y coliseos importantes 3. Sistemas de backup inadecuados para salvaguardar la información 4. Plataforma de antivirus para estaciones de trabajos y servidores sin actualizaciones 5. Falta de un sistema de video vigilancia en la sede e interconexión con los sistemas de los coliseos de la Ciudad Deportiva 6. Infraestructura de Networking deficiente para la adecuación de la red 7. Sitio Web obsoleto 8. Deficiencia en equipos no adecuados para el manejo de volumen de documentos (Centro de Copiado) 9. Adecuación del correo electrónico 10. Digitalización de documentos.

5.1.6 RECURSOS HUMANOS

FORTALEZAS 1. Trabajo en equipo. 2. Compromiso con la misión 3. Ambiente agradable 4. Sentido de pertenencia 5. Responsabilidad 6. Integridad 7. Amabilidad 8. Empatía 9. Disposición a aprender

DEBILIDADES 1. 2. 3. 4. 5.

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Base de datos (administración manual de expedientes) Control eficiente de las marcaciones de tiempo del personal Carencia de un programa institucional de capacitación Inexistencia de programa de incentivos Falta presupuesto real en las cinco (5) clasificaciones de planilla. Hacer comparativo histórico y proyectar presupuesto. Esto crea inseguridad en servidores públicos. Carencia de efectividad en la administración de personal. Reglamento interno obsoleto Ausencia de un sistema de evaluación de desempeño Personal poco calificado en planillas Proceso administrativo interno burocráticos Contrataciones por períodos cortos Falta de proyección futura de necesidades de personal Falta de aplicación correcta de normas disciplinarias Poblamiento de personal regional por especialidad, cantidad y horarios Capacitación de administradores regionales en administración de RH y presentación de informes de trabajo Sistema de marcación de tiempo por reloj biométrico - 22 -

5.1.7 ADMINISTRACIONES REGIONALES

FORTALEZAS 1. Recurso humano comprometido 2. Infraestructura deportiva disponible.

DEBILIDADES 1. 2. 3. 4. 5. 6.

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Falta de herramientas y materiales de trabajo Instalaciones existentes en condiciones no óptimas Falta de personal técnico capacitado Escasez de instructores calificados Demora en los procesos de compra Falta de nuevas instalaciones.

5.2.a Oportunidades Este aspecto del análisis FODA se refiere a los factores externos que ofrecen ventajas competitivas que debemos aprovechar o en las cuales nos pueden dar mejor posicionamiento como institución al servicio de la población.

5.2.b Amenazas Para PANDEPORTES en las amenazas se han considerado las condiciones del mercado local, regional y global que son desfavorables en el presente o podrían ser desfavorables en el futuro. Ello incluye situaciones de tipo político, económico, social, y de mercado; tanto de las áreas deportivas competitivas, como en las relacionadas a recreación y actividad física, reglamentadas o no reglamentadas.

5.2 Las Oportunidades y Amenazas de PANDEPORTES son: 5.2.1 DIRECCIÓN TÉCNICA DE DEPORTES

OPORTUNIDADES

AMENAZAS

1. Intolerancia de las organizaciones deportivas a nivel nacional e internacional. 2. Disponibilidades externas de otras instituciones gubernamentales 3. Situaciones Climáticas (Tiempo) 4. Política existente en los programas curriculares y la falta de planes conjuntos de Educación Física y Deportes en el área escolar. 5. No se cumplen las horas clases semanales, no resuelven el principio didáctico de tres frecuencia semanales de 45 minutos 6. No existen programas para los deportes extracurriculares 7. No se cumplen con las etapas de la realización de los juegos nacionales

1. Elaboración del Plan de desarrollo de la Institución. 2. Desarrollar alianzas estratégicas entre los organismos. 3. Apoyo gubernamental a eventos internacionales Juegos JEDECAC, Campeonato Mundial de Beisbol 4. Estudiar elevar PANDEPORTES a nivel de Autoridad 5. Vincular a otras instituciones 6. La realización de eventos deportivos multidisciplinarios. 7. Fortalecer la imagen corporativa 8. Fortalecer la capacitación del recurso humano. 9. Publicidad en Junta Comunales y comunidades 10. Desarrollo de Planes a largo Plazo, mediano y corto plazo 11. Trabajo en Equipo planificado. 12. Monitoreo y seguimiento de todas las disciplines deportivas y búsqueda de talento deportivo 13. Investigar y elaborar un estudio sobre el deporte escolar en otros países para comparar con Panamá. 14. Publicidad en Escuelas 15. Firmar convenio con MEDUCA como máximo responsable del deporte escolar 16. Vincularnos con las comunidades y autoridades en la masificación del deporte y la recreación, así como cuidado de infraestructura.

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5.2.2 ASESORIA LEGAL

OPORTUNIDADES 1. 2. 3. 4. 5.

Comité Olímpico Riesgo Social Sentido de pertenencia Corrupción Falta de supervisores en la ejecución del mantenimiento, en las obras en construcción y en las existentes. 6. Intolerancia de las organizaciones deportivas a nivel nacional e internacional.

AMENAZAS 1. Elaboración del Plan de desarrollo de la Institución. 2. Desarrollar alianzas estratégicas entre los organismos. 3. Apoyo gubernamental a eventos internacionales Juegos JEDECAC, Campeonato Mundial de Beisbol 4. Vincular a otras instituciones 5. La realización de eventos deportivos multidisciplinarios. 6. Fortalecer la imagen corporativa 7. Fortalecer la capacitación del recurso humano. 8. Promoción de Convenios internacionales para mejorar la calidad deportiva de atletas y técnicos en general. 9. Becas estudiantiles PARA DEPORTISTAS, licenciaturas deportivas y maestrías a través de Convenios. Internacionales. 10. Contactos Internacionales.

5.2.3 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

OPORTUNIDADES

AMENAZAS

1. Implementación del SIAFPA 1. proceso burocrático en la tramitación de las 2. Avances tecnológicos que nos permiten ser más gestiones de cobro para los flujos de fondos. eficientes en el manejo de los procesos de 2. riesgo de pérdida de control del balance administración y contables presupuestario por la falta de un sistema de 3. Recursos de capacitación disponible por parte de la administración financiero. Contraloría General y el MEF 4. Capacitación del personal en cuanto al manejo de equipo informático y conocimiento de las normas de administración presupuestaria estatal

5.2.5 TECNOLOGIA

OPORTUNIDADES

AMENAZAS

1. Sitio web con información deportiva incompleta. 2. No se cuenta con el presupuesto adecuado para mejorar y mantener la infraestructura de red nacional actual y futura 3. No contar con el personal especializado para la implementación y administración adecuada de nuevas tecnologías 4. No aplicamos TCO-Total Cost Ownership. Sistema de diagnóstico para adquisición de equipos informáticos.

1. Desarrollar alianzas estratégicas entre los organismos gubernamentales, Red Multiservicios 2. Incrementar y fortalecer la capacitación del recurso humano de PANDEPORTES en las aplicaciones informáticas. 3. Aprovechar los compromisos deportivos internacionales para abastecer y mejorar la infraestructura tecnológica. 4. Aprovechar la experiencia de otras dependencias gubernamentales para implementar sistemas ya probados. Ej. Sistemas, software administrativo.

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5.2.6 RECURSOS HUMANOS

OPORTUNIDADES 1. 2. 3. 4.

Aprobación presupuestaria. Eventos deportivos futuros a realizar Oferta de programas de capacitación Desarrollo de programas de RH disponibles en el mercado 5. Lineamientos de DIGECA

AMENAZAS Limitantes en la contratación de personal Reconocimiento de carrera administrativa Presupuesto asignado pero no disponible Recortes de personal por razones ajenas a la institución 5. Lentitud en la tramitación de expedientes en otras instituciones estatales 1. 2. 3. 4.

5.2.7 ADMINISTRACIONES REGIONALES

OPORTUNIDADES

AMENAZAS

1. Publicidad en emisoras 2. Escuelas participativas del deporte 3. apoyo político, Diputados, Municipios y Juntas Comunales, sobre todo durante campañas políticas 4. Planes a largo plazo de algunas organizaciones 5. Deporte profesional y técnicos extranjeros 6. Empresa privada, sobre todo comercializadores de productos, implementos y bebidas que apoyan los eventos. 7. Voluntarios, micro empresarios que venden en los coliseos y comunidades que organizan deporte.

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1. 2. 3. 4.

Tiempo condiciones de clima Disponibilidad de los coliseos Pérdida de apoyo económico de empresas que se sienten excluidas de los procesos de compras 5. Bajo interés de asistencia del público.

6. PLANES DE ACCION PANDEPORTES ha identificado los planes de acción más importantes que requiere diseñar y desarrollar con el objeto de atender las áreas de mejoramiento y enfrentar las amenazas, para lograr la visión propuesta. En sentido general los planes de acción incluirán lo siguiente: CONTENIDO DE UN PLAN DE ACCION: Metas Estrategias Tácticas Actividades - Responsable Recursos - Equipos y materiales - Fondos - Capital humano Inversión Duración Obstáculos Evaluación (financiera y operativa) Reconocimiento Seguimiento Nota: dentro del proceso de planeamiento estratégico logramos determinar la lista de prioridades. Ahora es importante desarrollar talleres y reuniones de planeamiento para elaborar en formatos sencillos, los planes de acción completos a corto, mediano y largo plazo, para apoyar la visión 2014. 6.1 Marco Introductorio: Los lineamientos estratégicos definen el ¿Qué se va hacer?, y el ¿Cómo lo vamos hacer?, sin embargo por su amplitud conceptual requiere un proceso intermedio, que defina el ¿Qué específicamente y Quiénes lo van a hacer? Desde esta perspectiva el desarrollo del Plan de Desarrollo Estratégico Institucional debe acompañarse de la elaboración y diseño de los Planes Operativos Anuales, y/o los Planes de Acción Inmediata. Estos últimos son elementos integradores de los esfuerzos institucionales, que será necesario acordar para lograr la visión planteada. Los mismos definirán los diversos proyectos, acciones y tareas que han de concretizarse de manera formal en la gestión institucional de PANDEPORTES. - 27 -

Es importante destacar que su ejecución práctica es vinculante para todos los estamentos directivos e institucionales que conforman la entidad. En función de estos elementos hemos considerado oportuno elaborar el marco metodológico sobre el cual se cimienta la consecución de estos lineamientos estratégicos. Para ello hemos considerado oportuno el uso de un esquema sencillo de planificación participativa basado en el modelo de Cuadro de Mando Integral o Balance Score Card. Este sencillo y pequeño esquema proporciona una estructura para transformar una estrategia en términos operativos, en términos de objetivos, indicadores, blancos a lograr e Iniciativas (ver anexo 1). Partiremos, del análisis de la función estatal de PANDEPORTES a la luz de los lineamientos estratégicos previamente señalados, agrupándolos en los siguientes componentes:  Perspectiva Financiera  Perspectiva del Cliente  Perspectiva de los Procesos Internos  Perspectiva de Formación y Crecimiento Se entenderá por perspectiva financiera, todos aquellos elementos de la estrategia que tienen que ver con dotar a la institución de los recursos financieros para su gestión, y el adecuado, eficiente y racional uso de los mismos. La perspectiva del cliente, integra todos aquellos elementos del sistema que tienen que ver con la percepción del usuario de PANDEPORTES, en búsqueda de satisfacer una “x” demanda de servicio u atención. Toda vez que la razón de las instituciones públicas son sus usuarios, este componente, y sobre todo el aspecto de la calidad de esa atención, se convierte en un objetivo en movimiento, ya que la calidad percibida y requerida por los usuarios evoluciona constantemente, según sus demandas particulares. En función de ello, para cualquier organización este es uno de los elementos del sistema, al que mayor esfuerzo y atención se le debe prestar. La Perspectiva de los Procesos Internos, tiene que ver con la mecánica de actuación y trabajo interno en la Institución, los procesos críticos y los procedimientos que la sustentan. Sin esta herramienta, del ¿Cómo hacer?, de nada sirven los planes y la planificación. Ya que, en la ejecutoría y el desempeño eficiente de cada una de las unidades administrativas esta el éxito de la Institución y el logro de sus objetivos estratégicos y operativos. La institución puede tener el mejor equipamiento, la mayor cantidad de recursos financieros, pero si el recurso humano, su clima organizacional y los procedimientos de trabajo, mecanismos de integración, coordinación y comunicación no son fluidos, eficaces ni eficientes, el sistema no funciona, ni dará los resultados esperados. - 28 -

La Perspectiva de Formación y Crecimiento, está íntimamente ligada a los procesos de generación de competencias laborales, de capacitación, actualización y educación del recurso humano, y los mecanismos de crecimiento profesional y laboral de los funcionarios colaboradores de la institución, que buscan en esencia satisfacer las demandas de estabilidad, seguridad en el empleo y crecimiento interno. Este aspecto tiene que ver con definir las competencias estratégicas que se requerirá del personal para lograr los objetivos de crecimiento de la Institución y el desarrollo de sus potencialidades. 6.2 Planes que tienen prioridad: Existe una relación directamente proporcional entre las debilidades y los Planes de acción, pues el propósito primordial de estos últimos es atender precisamente las debilidades considerando las amenazas y utilizando las fortalezas sin dejar de aprovechar las oportunidades. 6.2.1 Objetivos Estratégicos (de este listado deben desprenderse los programas o proyectos, que internamente tendrán planes de acción específicos)  Masificación del deporte  Apoyo a las organizaciones deportivas  Fomentar la influencia positiva del deporte en la población  Desarrollar mediante la práctica sistemática de la actividad física una población sana  Fomentar la recreación a todos los niveles, en especial en edades tempranas  Asegurar un semillero de futuros deportistas que enriquecerán el deporte a nivel nacional e internacional.  Crecimiento deportivo a largo plazo para logro de altos resultados en competencias  Regular el deporte profesional o no aficionado  Crecimiento de la oferta deportiva de nuestro país 6.2.2  

Planes Específicos Coordinar con el Instituto para la Formación y Aprovechamiento de los Recursos Humanos el otorgamiento de las becas deportivas. Construir y mantener útiles y accesibles las instalaciones deportivas que forman parte de su patrimonio. - 29 -

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Procurar y supervisar que las organizaciones deportivas ejecuten sus planes anuales de actividades deportivas y recreativas, tendientes a la difusión y al estímulo del deporte competitivo en la población panameña. Fomentar la integración social, a través del deporte adaptado para las personas con discapacidad, en las actividades físicas, la recreación y el deporte. Reconocer las modalidades de cada disciplina deportiva y recreativa. Apoyar la investigación científica y técnica en las ciencias aplicadas al deporte. Autorizar la representación oficial de Panamá en eventos internacionales que correspondan a su jurisdicción y competencia, y colaborar con el Comité Olímpico de Panamá en la participación de los atletas que representarán al país en las competencias y juegos regionales del Ciclo Olímpico. Velar por el cumplimiento de las normas nacionales e internacionales sobre el control del uso de sustancias y métodos prohibidos en la práctica del deporte. Asistir técnicamente a los municipios en los aspectos relacionados con la promoción y el fomento de la actividad física, la recreación y el deporte. Desarrollar el programa de capacitación de voluntarios y promotores de la actividad física, la recreación y el deporte para todos. Desarrollar y ejecutar las medidas de prevención y reglamentar las sanciones contra la violencia en los eventos deportivos. Establecer el procedimiento disciplinario para la aplicación de sanciones ante la comisión de actuaciones lesivas al deporte. Compilar los datos estadísticos y la información referentes a los atletas, a las organizaciones y a las instalaciones deportivas. Establecer los mecanismos para el desarrollo del proceso electoral deportivo. Establecer convenios o acuerdos nacionales e internacionales de carácter deportivo para el intercambio académico, logístico y técnico- deportivo de las diversas disciplinas deportivas y de las ciencias aplicadas al deporte. Regular las manifestaciones del deporte profesional. Coordinar con las federaciones, asociaciones y organizaciones deportivas nacionales la preparación de los atletas de competencia y de alto rendimiento. Fomentar en la población panameña la salud integral a través de la actividad física, la recreación y el deporte. Dictar el reglamento general de los Juegos Deportivos Nacionales en todas sus edades, y determinar las sedes. Crear el comité, proponer y someter al consejo, el consejo aprueba y se da cumplimiento a las condecoraciones al mérito y los estímulos deportivos. - 30 -

7. IMPLEMENTACION DEL PLAN ESTRATEGICO Ahora que hemos concluido la etapa de formulación del Plan Estratégico, los directivos de PANDEPORTES podrán motivar y planificar cómo llegar al estado futuro ideal. En la etapa de implementación del plan y elaboración de planes de acción, las siguientes acciones son necesarias para poder vencer las fuentes de conflictos y adecuar el proceso de cambio en la organización:  Levantar la información y estadísticas del estado actual (mapa actual)  Levantar diagnóstico definido de recursos y fondos  Crear una estructura administrativa que le permita lograr su plan estratégico  Seleccionar las funciones que ayudarán a los planes y eliminar las que estorban  Realizar acuerdos entre las partes, personas o departamentos participantes  Utilizar herramientas de recopilación de información (encuestas, cuestionarios)  Capacitar a todos en cómo vivir la visión, misión y valores de PANDEPORTES  Evaluar la satisfacción de los usuarios externo, el clima laboral y el desempeño de los servidores públicos.

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8. ADMINISTRACION ESTRATEGICA Las organizaciones de desarrollo institucional sostienen evidencias de que el 88% de las entidades que inician procesos de planeamiento estratégico enfrentan una fuerte resistencia al cambio, sobre todo en las etapas de elaboración de los planes de acción. Aparte del proceso natural de rechazo a cambiar condiciones cómodas de los seres humanos, los investigadores han descubierto dos grandes razones para esta resistencia.  Primero, el factor “equipo” –los planes de acción no lo pueden desarrollar una sola persona y son parte de un equipo de trabajo-. Si los individuos no tienen o crean hábitos de reunirse les costará mucho trabajo desarrollar los planes. 

Segundo, la productividad marginal. Los planes toman tiempo y son una inversión para un futuro organizado, esquematizado y con cultura de calidad y excelencia. Sin embargo, tienen que ser realizados por los responsables de los procesos en la organización, pues ellos son los que conocen las acciones, responsabilidades y recursos.

En su mayoría los individuos involucrados sienten que los planes son un trabajo más y rechazan reunirse o trabajar en ellos, forzando a los líderes a olvidarse de los mismos. Por otro lado, se justifican usando el factor productividad y exponiendo la necesidad del trabajo diario como barrera para no cumplir con las obligaciones que requiere la implementación de los planes. En países como Panamá se agrega un factor más preocupante, a las personas no les gusta leer y mucho menos escribir. De hecho, no comprenden como un plan escrito puede guiarlos a un mejor futuro, puede ayudarles a prever y enfrentar amenazas, permitirles estar preparados para usar las oportunidades con gran provecho y a ver en conjunto las áreas de mejoramiento y trabajar en ellas antes que sea demasiado tarde. Otro factor considerable en el último lustro es la tecnología. La variante tiempo y el factor precios están bajando a niveles nunca antes vistos, producto del uso de herramientas de producción, control de información para toma de decisiones acertadas, y los procesos de mercadeo, venta y distribución que ya permiten compras directas del consumidor al fabricante, vía Internet. A mediados de los años 90 los especialistas en planeamiento estratégico se reunieron y surgió la Administración Estratégica, como una función de la organización que se dedica a atender las etapas de implementación del plan estratégico, formulado con o por los líderes, y el desarrollo y cumplimiento efectivo de los planes de acción por cada proceso de la organización. - 32 -

Un plan estratégico bien administrado llevará a la organización en línea directa al logro de su visión. Una vez que los planes de acción de mayor prioridad se hayan formulado, se requiere desarrollar nuevos planes lo cual ya será es un proceso sencillo y habitual. Sin administración estratégica la organización podría tomar el doble de tiempo (X años) antes de que los integrantes de una organización puedan trabajar con planes de acción e implementar el plan estratégico formulado. Las funciones más importantes que cumple la administración estratégica son:  Diseño de las políticas y normas de trabajo del plan  Hacer que el personal revise y re-elabore los procedimientos de trabajo de acuerdo al plan  Ayudar a los líderes y mandos medios a tener la mente abierta a evaluaciones y ajustes constantes  Sin afectar producción, convertirse en una laboratorio de ideas y cambios  Retar los procesos tradicionales de producción y distribución de bienes y servicios  Medir reacciones, gustos y expectativas del cliente  Capacitar a todos en la organización en la nueva metodología de trabajo  Dar seguimiento a las etapas y fases del plan, con los mismos indicadores que los acordados por cada departamento.  Cumplir el ciclo de PDCA (Plan-Do-Check-Act), planear, hacer, evaluar y ajustar.  Guardar un archivo de los planes desarrollados para entrenar a personal nuevo o para crear nuevas áreas de actividad. (Recordemos que fueron los planes, completos y organizados con estándares, los que dieron inicio al negocio de las franquicias, modelo que en los países desarrollados están siguiendo las administraciones deportivas regionales.)  Hacer cada vez más sencillos los procedimientos  Ingeniar, inventar y crear el futuro  Reconocer, incentivar, motivar y premiar a los miembros del equipo. - Fin del Plan Estratégico de PANDEPORTES Agradecemos la oportunidad y todo el apoyo que nos brindaron durante la asesoría que les llevó a formular este plan estratégico con éxito. Recopilado por: Prof. José D. González G. Consultor de Planeamiento Estratégico Panamá, República de Panamá - 33 -

ANEXO 1 Instituto Panameño de Deportes Departamento de Planificación y Desarrollo

PLAN DE ACCION TAL (PONER NOMBRE) MATRIZ PARA ELABORAR PLANES DESDE LA PERSPECTIVA FINANCIERA, DEL USUARIO O DEL PROCESO INTERNO: Acción Proyecto/Programa Responsable Período Fuente de Indicador de Observación de Recursos Medición Ejecución 1. Definir de 1.1 Alinear con Director, jefe de Mes y año Fondos Definir cómo Control del status del forma estrategia. departamento, presupuestados se medirá plan. específica. administrador o progreso servidor público (Diagrama ejemplo solamente)

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