Código: GTH-PD-01

PROCESO GESTION DEL TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO REGISTRO DE FACTORES SALARIALES CON FINES PENSIONALES

Versión: 1.0 Fecha: Octubre 31 de 2013 Página: 1 de 6

1. Objetivo Emitir certificaciones de información laboral y salarial válida para pensión en los formatos previamente establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico y por el Ministerio de la Protección Social; para funcionarios y ex funcionarios del Ministerio del Trabajo y de las entidades que por competencia fueron asumidas por este Ministerio tras la liquidación y/o disolución de las mismas. 2. Alcance: El procedimiento inicia con la solicitud de la Certificación con fines pensionales y termina con la emisión de los correspondientes formatos, que registran los factores de salario válidos para pensión. 3. Definiciones Bono Pensional: Constituyen recursos destinados a contribuir a la conformación del capital necesario, para financiar las pensiones de los afiliados al sistema general de pensiones colombiano, que está compuesto por el Régimen de Prima Media y el Régimen de Ahorro Individual. Factor Salarial: Corresponde a los componentes del salario mensual para calcular las cotizaciones al Sistema General de Pensiones. Está compuesto por los siguientes factores: asignación básica mensual, gastos de representación, prima técnica, primas de antigüedad, ascensional y de capacitación (cuando sean factor de salario), remuneración por trabajo dominical o festivo, remuneración por trabajo suplementario, de horas extras o realizado en jornada nocturna y bonificación por servicios prestados. Período de Vinculación Laboral: Equivale al tiempo trabajado en el cual se hizo aportes para pensión y salud. Régimen de Prima Media: Es aquel mediante el cual los afiliados o sus beneficiarios obtienen una pensión de vejez, de invalidez o de sobrevivientes, o una indemnización previamente definida. Son aplicables a este régimen, las disposiciones vigentes para los seguros de invalidez, vejez y muerte a cargo del Instituto de Seguros Sociales y Caja Nacional de Previsión Social en Liquidación. Régimen de Ahorro Individual: Es aquel mediante el cual los afiliados, tendrán derecho a una pensión de vejez, a la edad que escojan, siempre y cuando el capital acumulado en su cuenta de ahorro individual les permita obtener una pensión mensual, superior al 110% del salario mínimo legal mensual vigente a la fecha de expedición de esta Ley reajustado anualmente según la variación porcentual del Índice de Precios al Consumidor certificado por el DANE. Para el cálculo de dicho monto se tendrá en cuenta el valor del bono pensional, cuando a éste hubiere lugar.

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4. Generalidades del procedimiento Aplica para funcionarios y ex funcionarios de: Ministerio del Trabajo Ministerio de la Protección Social Ministerio de Trabajo y Seguridad Social Servicio Nacional de Empleo “SENALDE” Promotora de Vacaciones y Recreación Social “PROSOCIAL” La petición es atendida con la entrega de 3 a 5 formatos conforme a la solicitud. Prioridad de respuesta: -

Tutelas Tribunales Administrativos Cajas de Previsión Derechos de Petición Confirmaciones laborales solicitadas por el Ministerio de Hacienda Seguro Social Fondos Privados Solicitudes Comunes (Funcionarios y Ex Funcionarios)

5. Descripción de las actividades

Nro. 1

2

3

Actividad

Responsable

Recibir y radicar la solicitud de certificación para Profesional pensión y/o bono pensional, dirigida al Ministerio del Universitario Trabajo. Grupo Administración Documental Radicar y distribuir según requerimiento, las solicitudes Auxiliar de certificación para pensión y/o bono pensional dentro Administrativo de la Subdirección de Gestión del Talento Humano. Subdirección de Gestión del Talento Humano Registrar en base de datos las solicitudes recibidas. Técnico Administrativo Subdirección de Gestión del

Registro /documento Solicitud de certificación para pensión y/o bono pensional.

Planillas de descarga. Planillas de descarga Asignación de solicitudes.

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Talento Humano Solicitar el historial laboral en el archivo de Talento Secretario Humano si es personal activo, y en el Archivo Central si Ejecutivo o es personal inactivo. Técnico Administrativo Subdirección de Gestión del Talento Humano Recepcionar la solicitud y buscar la historia laboral para su remisión. Auxiliar Administrativo • Si se encontró la historia laboral, continúa con la Grupo de actividad 11. Administración Documental • De lo contrario, continúa con la actividad 6. Proyectar la certificación refiriendo las historias Auxiliar laborales no encontradas en el Archivo. Administrativo Grupo de Administración Documental Verificar y firmar la certificación de historias laborales Coordinador no encontradas en el archivo. Grupo de Administración Documental Recepcionar y radicar la certificación de historias Secretario laborales no encontradas. Ejecutivo o Técnico Administrativo Subdirección de Gestión del Talento Humano Proyectar oficio de respuesta al peticionario, indicando Secretario el no hallazgo de la historia laboral y adjuntando la Ejecutivo o certificación emitida por el Grupo de Administración Técnico Documental. Administrativo Subdirección de Gestión del Talento Humano Revisar, firmar oficio de respuesta y enviar al Subdirección de peticionario. Termina procedimiento. Gestión del Talento Humano

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Solicitud por correo electrónico.

Solicitud verificada

Proyecto de Certificación

Certificación Firmada

Certificación radicada

Proyecto de Oficio de respuesta

Oficio de Respuesta formalizado

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PROCESO GESTION DEL TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO REGISTRO DE FACTORES SALARIALES CON FINES PENSIONALES 11 Recepcionar las historias laborales solicitadas.

12 Analizar la información encontrada en las historias laborales e identificar el período de vinculación, los factores salariales y el Régimen Pensional (Régimen de Prima Media o Régimen de Ahorro Individual). Para el registro de los formatos autorizados. 13

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Diligenciar los formatos prestablecidos, contenidos en la Circular 13 de 2007 emitida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Ministerio de la Protección Social, teniendo en cuenta sus instructivos según aplique y Proyectar oficio remisorio de respuesta. • Diligenciar formatos para certificar devengados del ultimo año de servicio y categoría de la relación laboral según lo establecido en la circular conjunta 603 de 2012, emitida por el Instituto de Seguro Social.

Secretario Ejecutivo o Técnico Administrativo Subdirección de Gestión del Talento Humano Secretario Ejecutivo o Técnico Administrativo Subdirección de Gestión del Talento Humano

Secretario Ejecutivo o Técnico Administrativo Subdirección de Gestión del Talento Humano

Revisar y firmar oficio de respuesta y formatos diligenciados.

Subdirección de Gestión del Talento Humano

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Historias laborales

Historias laborales analizadas

Formato No. 1 Formato No. 2 Formato No. 3 Formato Devengado último año de servicio. Formato Categoría Relación Laboral Empleado Publico o Trabajador Oficial Oficio de respuesta y formatos: Formato No. 1 Formato No. 2 Formato No. 3 Formato Devengado último año de servicio. Formato

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Categoría Relación Laboral Empleado Público o Trabajador Oficial 15

Guardar copia digital de los formatos diligenciados.

16

Radicar oficio de respuesta y enviar al Administración Documental para su envío.

17

Archivar en la historia laboral copia original de la certificación emitida, y antecedente con el respectivo oficio remisorio.

18

Entregar la historia laboral al Archivo Central del Ministerio del Trabajo.

19

Recepcionar y revisar Historias laborales.

Grupo de

Secretario Ejecutivo o Técnico Administrativo Subdirección de Gestión del Talento Humano Auxiliar Administrativo, Técnico Administrativo, Secretario Ejecutivo Subdirección de Gestión del Talento Humano Secretario Ejecutivo o Técnico Administrativo Subdirección de Gestión del Talento Humano Secretario Ejecutivo o Técnico Administrativo Subdirección de Gestión del Talento Humano Profesional Universitario Grupo Administración Documental

Archivo digital de formatos.

Oficio de respuesta radicado

Documentos archivados

Correo electrónico y copia física del correo electrónico

Historias laborales Archivadas

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6. Requerimientos Técnicos del Procedimiento y Puntos de Control Remitirse a lo señalado en el numeral cinco (5) en la descripción de actividades del Ítem uno (1) al diez y nueve (19). Los puntos de control son los siguientes: Actividad No.3 – Se debe registrar en base de datos las solicitudes recibidas. Actividad No.4 – Solicitar el historial laboral en el archivo de Talento Humano si es personal activo, y en el Archivo Central si es personal inactivo. Actividad No.9 – Se requiere proyectar oficio de respuesta al peticionario, indicando el no hallazgo de la historia laboral y adjuntando la certificación emitida por el Grupo de Administración Documental. Actividad No.10 – Es necesario revisar, firmar oficio de respuesta y enviar al peticionario. Actividad No.11 – Se debe recepcionar las historias laborales solicitadas. Actividad No.12 – Es necesario analizar la información encontrada en las historias laborales e identificar el período de vinculación, los factores salariales y el Régimen Pensional (Régimen de Prima Media o Régimen de Ahorro Individual). Para el registro de los formatos autorizados. Actividad No.13 – Se debe diligenciar los formatos prestablecidos, contenidos en la Circular 13 de 2007 emitida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Ministerio de la Protección Social, teniendo en cuenta sus instructivos según aplique y Proyectar oficio remisorio de respuesta. Actividad No.14 – Revisar y firmar oficio de respuesta así como los formatos diligenciados. Actividad No.15 - Guardar copia digital de los formatos diligenciados. 7. Anexos Formatos: • • • • • • •

Formato único para solicitud de certificaciones con fines pensionales Formato No. 1 - Información laboral Formato No. 2 – Salario Base a 30 de Junio de 1992 Formato 3 A – Factores de salario Régimen de Ahorro Individual Formato 3 B – Factores de salario Régimen de Prima Media Formato Devengados último año de servicio Formato Categoría relación laboral - empleado público o trabajador oficial.