Plan de Emergencia para Tormentas y Huracanes

Universidad de Puerto Rico en Utuado

2015

Plan de Emergencia para Tormentas y Huracanes

Universidad de Puerto Rico en Utuado

PLAN DE EMERGENCIAS PARA TORMENTAS Y HURACANES DE LA UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN UTUADO

Preparado según establecido por las Agencias Reguladoras y a solicitud de las Oficinas Centrales de la Universidad de Puerto Rico

por Dalixa Boneta Montalvo Oficial de Salud y Seguridad Ocupacional

Junio 2015

Plan de Emergencia para Tormentas y Huracanes Universidad de Puerto Rico en Utuado

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 1 APLICACIÓN DEL PLAN DE EMERGENCIAS PARA TORMENTAS Y HURACANES .................................... 1 ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN ............................................................................................... 1 A. B. C. D. E.

CENTRO DE OPERACIONES DE EMERGENCIAS (COE) ................................................................................................... 1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .............................................................................................................................. 2 COMITÉ DE EMERGENCIAS ..................................................................................................................................... 3 SEGURIDAD DE LAS INSTALACIONES FÍSICAS ............................................................................................................... 4 PROGRAMA DE ADIESTRAMIENTO Y SIMULACROS DE EMERGENCIAS ............................................................................... 4

DESCRIPCIÓN DEL PLAN DE EMERGENCIA DURANTE LA ÉPOCA DE TORMENTA O HURACÁN ............. 6 A. ANÁLISIS DE RIESGO Y VULNERABILIDAD ................................................................................................................... 6 B. SITUACIÓN Y PRESUNCIONES .................................................................................................................................. 7 C. RESPONSABILIDADES QUE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE MANEJO DE EMERGENCIAS DEBEN REALIZAR ANTES, DURANTE Y DESPUÉS DE UNA TORMENTA O HURACÁN.............................................................................................................. 7 D. EVALUACIÓN DE DAÑOS ...................................................................................................................................... 11 E. PROCESOS DE RECUPERACIÓN Y RESTAURACIÓN DESPUÉS DE LA TORMENTA O HURACÁN ................................................. 12

NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL ............................................................................................... 13 EVALUACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE EMERGENCIAS......................................................... 14 A. B. C. D.

EVALUACIONES REALIZADAS DURANTE LOS EJERCICIOS, SIMULACROS Y EMERGENCIAS REALES .......................................... 14 EVALUACIONES ANUALES ..................................................................................................................................... 14 CAMBIOS QUE PUEDEN AFECTAR LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL PLAN ................................................................. 15 COORDINADOR DE EMERGENCIAS DE LA UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN UTUADO ...................................................... 15

GLOSARIO DE TÉRMINOS............................................................................................................... 15 ENMIENDAS, DEROGACIÓN Y VIGENCIA......................................................................................... 17 APÉNDICES ............................................................................................................................................................. 18 APÉNDICE A--LISTADO Y DESCRIPCIÓN DE LAS INSTALACIONES FÍSICAS ................................................................ 19 DE LA UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN UTUADO ......................................................................... 19 APÉNDICE B--COMITÉ OPERACIONAL DE EMERGENCIAS ....................................................................................... 22 APÉNDICE C--ORGANIGRAMA DEL PLAN DE OPERACIONES DE EMERGENCIA DE TORMENTA O HURACÁN .......... 24 APÉNDICE D--LISTA DE AGENCIAS DE APOYO EXTERNO ......................................................................................... 25 APÉNDICE E-- PLAN DE OPERACIONES DE TORMENTA O HURACÁN--REV. JUNIO 2015 ............................................ 26

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Plan de Emergencia para Tormentas y Huracanes Universidad de Puerto Rico en Utuado

INTRODUCCIÓN El propósito de este plan es capacitar al personal adscrito a la Universidad de Puerto Rico en Utuado para manejar emergencias causadas por el paso de una tormenta o huracán, en armonía con las necesidades y particularidades de los servicios que se ofrecen, y minimizar los daños ocasionados a la propiedad. Este plan está encaminado a mitigar los efectos y los daños causados por estos disturbios atmosféricos; preparar las medidas necesarias para salvar vidas y evitar daños; responder antes, durante y después de estas emergencias y establecer los procesos internos o externos que permitan a la Universidad de Puerto Rico en Utuado recuperarse y volver a la normalidad en un tiempo razonable. Además, procura establecer las responsabilidades de los funcionarios y empleados encargados de llevar a cabo las acciones descritas en dicho plan.

APLICACIÓN DEL PLAN DE EMERGENCIAS PARA TORMENTAS Y HURACANES El Plan de Operaciones de Emergencia de Tormenta o Huracán aplica a todas las oficinas, dependencias, propiedad mueble e inmueble, material bibliográfico, bellas artes y flora que son parte de la Universidad de Puerto Rico en Utuado. Se incluye en el Apéndice A, lista de las instalaciones físicas adscritas a la Universidad de Puerto Rico en Utuado y su ubicación.

ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN A. Centro de Operaciones de Emergencias (COE) El Centro de Operaciones de Emergencia (COE) funcionará bajo la supervisión del Rector de la Universidad de Puerto Rico en Utuado. Este centro operará desde la sala de reuniones del Decanato de Asuntos Administrativos. Se utilizará como centro alterno la Cancha, localizada en el Decanato de Asuntos Estudiantiles. Las funciones más importantes que se realizarán desde el Centro de Operaciones de Emergencia (COE) son: 1. El Coordinador de Emergencias junto al Comité de Emergencias dirigirá las operaciones antes, durante y después de la Tormenta o Huracán. 2. Recibir y analizar los informes de daños. Recopilar los documentos e información necesarios para realizar reclamaciones, por pérdidas o daños a la propiedad universitaria, a las compañías de seguros.

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3. Proveer información al Rector o su representante para informar a la comunidad y a la prensa los daños ocasionados y los planes de acción. 4. Coordinar los trabajos con las agencias gubernamentales de seguridad y emergencias. 5. Establecer contacto con otros centros de operaciones de emergencias ubicados en otras unidades institucionales. 6. Coordinar las compras de emergencias.

B. Estructura Organizacional El Coordinador de Emergencias es el funcionario designado por el Rector de la Universidad de Puerto Rico en Utuado para coordinar los asuntos relacionados con el Plan de Operaciones de Emergencia de Tormenta o Huracán en la UPRU. Además, deberá mantener contacto con los Coordinadores de Emergencias designados en las Unidades Institucionales del Sistema Universitario y Administración Central. El Decano de Asuntos Administrativos ha sido designado como el Coordinador de Emergencias de la Universidad de Puerto Rico en Utuado. Funciones Principales del Coordinador de Emergencias 1. Coordinar con la Oficina de Recursos Humanos el desarrollo de un Programa de Adiestramiento para el Manejo de las Operaciones de Emergencias de Tormenta o Huracán de los miembros del Comité de Emergencias. 2. Establecer el calendario y realizar ciclos de simulacros y la orientación al personal en general. 3. Verificar que el Centro de Operaciones de Emergencias y el Centro de Operaciones Alterno estén seleccionados y debidamente equipados para funcionar adecuadamente ante la situación de tener que afrontar un fenómeno atmosférico. 4. Asegurarse que los miembros del Comité de Emergencias, Líderes y miembros de las Brigadas de Tormenta o Huracán sean nombrados y conozcan sus responsabilidades dentro del Plan. 5. Someter al Rector una lista que incluya los nombres y datos de los miembros del Comité.

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6. Convocar a reunión el Comité de Emergencias y activar a los Líderes y Brigadas de Tormenta o Huracán. 7. Establecer comunicación con las agencias de seguridad pública y empresas privadas que prestan ayuda durante emergencias provocadas por una tormenta o huracán. Además, mantendrá actualizados los números de teléfonos del personal de contacto. 8. Solicitar al Director de la Oficina de Sistemas de Información que verifique y actualice los procesos de protección de los sistemas electrónicos y equipos de esa oficina y el funcionamiento del Sistema de Potencia Ininterrumpida (UPS). 9. Mantener comunicación y coordinar con el Rector todos los asuntos relacionados antes, durante y después de una tormenta o huracán. 10. Mantener comunicación con el Coordinador Auxiliar de Emergencias antes, durante y después de una tormenta o huracán. 11. Mantener actualizado el Plan de Operaciones de Emergencia de la Universidad de Puerto Rico en Utuado. El Coordinador Auxiliar de Emergencias es el funcionario designado por el Rector de la Universidad de Puerto Rico en Utuado para asumir la responsabilidad de activar el Plan de Operaciones de Emergencias de Tormenta o Huracán en ausencia y/o sustitución del Coordinador de Emergencias designado. El Decano Auxiliar de Asuntos Administrativos ha sido designado como Coordinador Auxiliar de la Universidad de Puerto Rico en Utuado. Funciones del Coordinador Auxiliar de Emergencias 1. Asistir al Coordinador de Emergencias en todas las funciones asignadas a dicho funcionario, como parte del Comité de Emergencias. 2. En ausencia del Coordinador de Emergencias, llevar a cabo todas las funciones asignadas a dicho funcionario.

C. Comité de Emergencias El Comité tendrá a su cargo la fase de dirección e implantación del Plan de Operaciones de Emergencia de Tormenta o Huracán. El Comité de Emergencias estará compuesto por el Grupo Directivo y el Grupo Operacional. Se incluye en el Apéndice B el organigrama y directorio de los miembros del Comité de Manejo de Emergencias de la Universidad de Puerto Rico en Utuado.

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Grupo Directivo—tiene la responsabilidad de coordinar las actividades necesarias antes, durante y después de las operaciones de emergencia.



Grupo Operacional—tiene la responsabilidad de llevar a cabo las acciones y recomendaciones del Grupo Directivo, y de afrontar la emergencia antes, durante y después de una tormenta o huracán.

D. Seguridad de las Instalaciones Físicas 1. Toda la seguridad relacionada con la planta física durante las operaciones de emergencia de tormenta o huracán estará a cargo del Supervisor de Operación y Mantenimiento de la Universidad de Puerto Rico en Utuado. Cuando el Comité de Emergencias lo estime necesario el Coordinador de Emergencias, previa autorización del Rector, solicitará los servicios de la Agencia Estatal para el Manejo de Emergencias y cualquier otra dependencia gubernamental. 2. El Coordinador de Protección Ambiental, Salud y Seguridad Ocupacional verificará todos los sistemas para combatir incendios, humo, sustancias tóxicas y otras situaciones de riesgo e informará al Coordinador de Emergencias. 3. El Supervisor de Vigilancia y Seguridad y los Oficiales de Seguridad, controlarán la entrada a las facilidades de la Universidad de Puerto Rico en Utuado.

E. Programa de Adiestramiento y Simulacros de Emergencias El Coordinador de Emergencias de la Universidad de Puerto Rico en Utuado, a través de la Oficina de Protección Ambiental, Salud y Seguridad Ocupacional, tiene la responsabilidad de implantar el Programa de Adiestramiento para el Manejo de las Operaciones de Emergencias de Tormenta o Huracán, el calendario y los ciclos de simulacros. A tales fines llevarán a cabo las siguientes tareas: 1. Convocar a reunión al personal designado por el Rector que integrará el Comité Operacional de Emergencias. 2. Coordinar a través de la Oficina de Protección Ambiental, Salud y Seguridad Ocupacional los adiestramientos necesarios ofrecidos por Agencias Estatales o Federales. Los adiestramientos incluirán lo siguiente: a. Orientación relacionada con el Plan de Operaciones de Emergencias de Tormenta o Huracán de la Universidad de Puerto Rico en Utuado.

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b. Responsabilidades individuales en las operaciones de emergencia de tormenta o huracán. c. Procedimiento para activar el Comité de Emergencias. d. Procedimiento para activar los líderes y brigadas de tormenta o huracán. e. Procedimiento y criterios para verificar que el Centro de Operaciones de Emergencias y el Centro de Operaciones Alterno estén debidamente seleccionados y equipados. f. Procedimientos a seguir para que los Líderes de las Brigadas de Tormenta o Huracán informen el estado de preparación de las diferentes áreas. g. Criterios a seguir para evaluar el estado de preparación de la Universidad de Puerto Rico en Utuado para afrontar tormentas y huracanes. De ser necesario, se coordinará orientación con el personal especializado del Servicio Nacional de Meteorología. h. Sistemas y procesos para recopilar información sobre las áreas afectadas después de la tormenta o huracán. i.

Lista de los funcionarios de contacto en las Agencias de Seguridad Pública para el manejo de emergencias, posición que ocupan y sus números de teléfono. El Apéndice C provee el listado de las agencias gubernamentales de manejo de emergencias.

j.

Lista que incluya los nombres y datos de los miembros del Comité de Emergencias, del Coordinador de Emergencias, del Coordinador Auxiliar de Emergencias y de los Líderes de las Brigadas de Tormenta o Huracán.

k. Procedimiento a seguir para verificar que los terrenos cercanos a los edificios y techos de éstos estén libres de escombros, basura o materiales que puedan ser arrastrados por el viento u obstruir el libre paso de las corrientes de agua. l.

Criterios que se utilizarán para identificar lugares y materiales que pueden ser utilizados para proteger el equipo y los documentos importantes.

m. Procedimiento para desconectar y proteger equipo sensitivo. n. Procedimiento y criterios que se utilizarán para asegurar ventanas que así lo ameriten contra vientos huracanados.

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o. Procedimientos que utilizarán los líderes o miembros de las Brigadas de Tormenta o Huracán para requerir aquellos servicios y materiales necesarios para proteger la vida y propiedad en los edificios bajo su responsabilidad. p. Información sobre situaciones o condiciones que puedan constituir un riesgo para la seguridad de las personas o para la propiedad y las acciones que se tomarán para garantizar dicha protección. q. Mecanismo que utilizará el líder de cada brigada para alertar o notificar a su equipo sobre la activación del Plan. Ejemplo: teléfono, intercomunicador, comunicación escrita, correo electrónico y otros. r. Procedimiento para la entrada y salida del personal al edificio en caso de una emergencia. s. Determinar qué áreas y grupos de trabajo de los designados necesitan adiestramiento. 3. Establecer el calendario de adiestramiento entre los meses de enero y marzo y la metodología a seguir para realizar aquellos simulacros que se determinen necesarios, en un itinerario para llevarse a cabo durante los meses de abril y mayo, para el fortalecimiento y práctica del Plan de Operaciones de Emergencias de Tormenta o Huracán.

DESCRIPCIÓN DEL PLAN DE EMERGENCIA DURANTE LA ÉPOCA DE TORMENTA O HURACÁN A. Análisis de Riesgo y Vulnerabilidad Aproximadamente diez sistemas de tormentas tropicales se forman anualmente sobre el Atlántico, algunos de las cuales llegan al Archipiélago de Puerto Rico. Alrededor de seis de éstas se convierten en huracanes. Muchos de estos huracanes permanecen sobre el océano y no azotan áreas terrestres. Sin embargo, de acuerdo a datos del Centro Nacional de Meteorología, en promedio cada dos o tres años una tormenta tropical pasa lo suficientemente cerca de Puerto Rico como para ocasionar daños. En el caso de huracanes, el promedio estadístico es de cada cinco o seis años.

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B. Situación y Presunciones La temporada de huracanes comienza oficialmente el 1ro de junio y finaliza el 30 de noviembre. En Puerto Rico, la mayor incidencia de huracanes ocurre durante los meses de agosto y septiembre. Los huracanes que se desarrollan durante dichos meses suelen ser los más intensos. Las áreas costaneras del Sur y Este de Puerto Rico tienen un mayor riesgo asociado al paso de tormentas tropicales y huracanes. Esto se debe a la trayectoria usual, hacia el oeste de estos fenómenos atmosféricos sobre nuestra isla. A pesar de esto, todas las áreas en Puerto Rico pueden ser afectadas en algún momento por tormentas y huracanes. Por esta razón, entendemos que la Universidad de Puerto Rico en Utuado debe prepararse para responder a este tipo de emergencia. La Universidad de Puerto Rico en Utuado tomará todas las medidas necesarias incluyendo el desalojo y cierre de sus instalaciones, para minimizar cualquier amenaza a la vida o daños a la propiedad y al ambiente, como consecuencia de una emergencia de tormenta o huracán. Con el propósito de realizar las operaciones de emergencias de tormentas y huracanes de forma efectiva cada unidad nombrará las Brigadas de Huracán para cada uno de sus edificios. Las Brigadas de Huracán son responsables de preparar su edificio para enfrentar emergencias de tormentas y huracanes en coordinación con el Coordinador de Emergencias y el Comité de Emergencias de su Unidad.

C. Responsabilidades que los miembros del Comité de Manejo de Emergencias deben realizar antes, durante y después de una Tormenta o Huracán El Apéndice D provee un resumen de las funciones de los miembros del Comité de Emergencias durante las etapas del paso de una tormenta o huracán. Antes de la temporada de Huracanes 1. Rector o su representante Se asegurará de que el Coordinador de Emergencias, los integrantes y Líderes de las Brigadas de Huracán estén nombrados y conozcan cuáles son sus responsabilidades dentro del Plan de Emergencias de Tormentas y Huracanes. 2. Coordinador de Emergencias a. Se asegurará de que los integrantes del Comité de Emergencias y los integrantes y Líderes de las Brigadas de Huracán estén nombrados y conozcan cuáles son sus responsabilidades dentro del Plan de Emergencias de Tormentas y Huracanes.

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b. Activará las Brigadas de Huracán. c. Verificará que el Centro de Operaciones de Emergencias y su alterno se hayan seleccionado y estén debidamente abastecidos. d. Establecerá comunicación con las agencias de seguridad pública y manejo de emergencias y empresas privadas que puedan prestar ayuda durante emergencias de tormentas y huracanes. Además, mantendrá actualizada la lista que contiene los nombres de las agencias, nombres de las personas contacto y sus números de teléfono. e. Proveerá los servicios y materiales requeridos por los Líderes de las Brigadas de Huracán. 3. Coordinador de Protección Ambiental, Salud y Seguridad Ocupacional a. Actualizará el Plan de Emergencias de Tormentas y Huracanes. b. Verificará que el equipo de protección personal y primeros auxilios se encuentren disponibles y en buenas condiciones. 4. Brigadas de Huracán Las Brigadas de Huracán se designaron de acuerdo al área de trabajo de sus miembros. Estos realizarán las siguientes tareas según apliquen. a. Verificarán que los terrenos cercanos a los edificios y techos de éstos estén libres de escombros, basura o materiales que el viento pueda arrastrar u obstruir el libre paso del agua. b. Identificarán los lugares y materiales que se pueden utilizar para proteger el equipo y los documentos importantes. c. Se asegurarán de que tienen los medios para proteger contra vientos huracanados las puertas y ventanas de cada edificio que así lo amerite. d. Informarán a los Líderes de las Brigadas de Huracán sobre las condiciones que se deben mejorar para afrontar emergencias de tormentas y huracanes. e. Los Líderes de las Brigadas de Huracán identificarán las instalaciones alternas para continuar operando y prestando los servicios, de ser necesario. Además, requerirán del personal de Operación y

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Mantenimiento, aquellos servicios y materiales necesarios para proteger la vida y propiedad en los edificios bajo su responsabilidad. 5. Supervisor Operación y Mantenimiento a. Ordenará el recogido y limpieza general de los terrenos y techos para eliminar escombros, basura o materiales que el viento pueda arrastrar u obstruir el libre paso del agua. b. Se asegurará de que tienen los medios para proteger contra vientos huracanados las puertas y ventanas en cada edificio que así lo amerite. c. Proveerá los envases adecuados para surtir de agua potable a los funcionarios que tengan que permanecer en la unidad durante y después de la emergencia. d. Se asegurará de que los protectores de la maquinaria que se encuentran en los techos y alrededores estén firmes en su lugar. e. Evaluará las condiciones de las estructuras temporeras. Éstas deben estar bien ancladas o de lo contrario, se deben desmantelar. 6. Supervisor Mensajería a. Seleccionará un lugar apropiado para guardar los vehículos oficiales. Este lugar se escogerá de acuerdo a su accesibilidad y la seguridad que ofrezca a los vehículos. Condición de aviso de tormenta o huracán Tan pronto el Servicio Nacional de Meteorología emita un boletín de aviso de tormenta o huracán se hará lo siguiente: 1. Rector o su representante a. Declarará un receso por tormenta o huracán y ordenará que todas las labores que no tengan que ver con la preparación para la emergencia se detengan. b. Excusará a todo el personal que no sea indispensable para las operaciones de emergencia. c. Ordenará el cierre de todos los accesos a la unidad.

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2. Coordinador de Emergencias a. Determinará junto con el Comité de Emergencias qué funcionarios deben permanecer y transitar dentro de la unidad. b. Recibirá informes de los Líderes de las Brigadas de Huracán y del Supervisor de Operación y Mantenimiento sobre el estado de preparación de las áreas. c. Verificará junto al Comité de Emergencias el estado de preparación de la unidad para afrontar la tormenta o huracán y ordenará aquellas acciones de último momento. 3. Brigadas de Huracán a. Se asegurarán de que los archivos y escritorios se coloquen lejos de las ventanas y que todos los documentos y materiales se guarden en lugar seguro. b. Desconectarán y asegurarán todo el equipo sensitivo. c. El material y las sustancias químicas peligrosas se almacenarán en lugares apropiados por el personal adiestrado. 4. Supervisor Operación y Mantenimiento a. Ordenará a su personal realizar una inspección de los edificios y alrededores. Ésta será la última oportunidad de corregir cualquier situación insegura. 5. Supervisor de Mensajería a. Se asegurará de que los vehículos de motor oficiales tengan el tanque de gasolina lleno. Las llaves de los vehículos pasarán a ser custodiadas por la guardia universitaria. Condición de Inminencia de tormenta o huracán Tan pronto el Coordinador de Emergencias conozca que el paso de una tormenta o huracán es inminente, de acuerdo con el Servicio Nacional de Meteorología, hará lo siguiente: 1. Determinará junto con el Comité de Emergencias qué funcionarios deben permanecer y transitar dentro de la unidad.

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2. Ordenará a la guardia que asuma un control estricto de los accesos. No se permitirá el acceso sin autorización escrita del funcionario de más alta jerarquía de la unidad, su representante o del Coordinador de Emergencias.

Después de la tormenta o huracán El Coordinador de Emergencias asumirá el control de las operaciones de respuesta y mitigación. Los trabajos de respuesta y mitigación incluirán: 1. Administrar el Centro de Operaciones de Emergencia. 2. Realizar una inspección general de las instalaciones para detectar peligros eléctricos, químicos y riesgos estructurales y no estructurales, para prevenir que ocurran accidentes durante el proceso de recuperación. 3. Documentar por medio de vídeos, fotos, e información escrita los daños encontrados, antes de iniciar las labores de recuperación. 4. Coordinar la compra de equipo, materiales y la contratación de los servicios necesarios para llevar a cabo los trabajos de recuperación. 5. Coordinar las labores de comunicación pública con la prensa y la comunidad universitaria.

D. Evaluación de Daños Todas las actividades que se realicen durante la fase de evaluación de daños estarán encaminadas a determinar con la mayor descripción y exactitud los daños sufridos en la Universidad de Puerto Rico en Utuado. El Apéndice E muestra en detalle el proceso de reclamaciones por daños ocasionados durante una tormenta o huracán. 1. Los funcionarios designados por el Rector o su representante ordenarán que se realice una evaluación de los daños y rendirán los informes que sean necesarios y requeridos para realizar las reclamaciones. Para la reclamación de daños a compañías de seguros o FEMA se cuantificarán los daños en términos monetarios. En la evaluación de daños se tomará en consideración lo siguiente: a. Efectos que ha tenido la tormenta o huracán sobre las labores y procedimientos que se realizan normalmente en las áreas afectadas.

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b. Daños a seres humanos que han sido afectados. c. Pérdidas y daños a las instalaciones físicas. d. Pérdidas y daños a equipos y materiales. e. Daños al ambiente. (Incluye árboles, plantas, experimentos, propiedades de bellas artes tanto inmuebles como muebles, viveros, derrames de sustancias tóxicas y otros). 2. El Coordinador de Emergencias será el custodio de los informes de daños, coordinará la toma de fotos y canalizará con los funcionarios correspondientes las reclamaciones por pérdidas o daños ocasionados por la tormenta o huracán.

E. Procesos de Recuperación y Restauración después de la Tormenta o Huracán Luego que pase la tormenta o huracán se realizarán todas las gestiones necesarias para retornar todos los sistemas a sus niveles normales de operación en el menor tiempo posible. Esto se hará considerando la seguridad de los empleados y la protección de la propiedad. El Rector o su representante, con la participación del Coordinador de Emergencias, realizarán los siguientes procesos: 1. Identificar las instalaciones físicas que pueden ser ocupadas para que el personal retorne a sus labores y las instalaciones físicas necesarias para restablecer los sistemas de información y comunicación. 2. Facilitar la información para identificar los riesgos eléctricos, químicos y estructurales por los funcionarios designados durante el proceso de recuperación. 3. Reubicar al personal que no pueda retornar a las instalaciones que hayan sufrido daños. 4. Facilitar las medidas y acciones necesarias para la reparación o restitución de cualquier propiedad o equipo afectado o destruido durante la emergencia. 5. Facilitar, junto con los funcionarios a cargo de la Oficina de Finanzas y Presupuesto, la utilización de las fuentes de financiamiento identificadas para compra de materiales, equipo y contrataciones de servicios necesarios hasta completar el proceso de recuperación de la emergencia.

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6. El Coordinador de Emergencias se asegurará que se mantenga un expediente donde se incluyan todas las facturas, órdenes de compra, comprobantes y contratos de servicios incurridos durante la emergencia.

Normas de Aplicación General A. La administración y logística de las operaciones de emergencia de tormenta o huracán serán responsabilidad del Coordinador de Emergencias junto al Rector o su representante. B. Durante las operaciones de emergencia de tormenta o huracán el Coordinador y el Comité de Emergencias se encargarán de levantar la documentación de todos los incidentes, sucesos y transacciones. C. Se continuará con las labores regulares hasta donde las circunstancias lo permitan. No se permitirá que ningún proceso administrativo, de enseñanza o de investigación interfiera con las acciones preventivas para salvaguardar vidas y daños significativos a la propiedad. D. Procedimientos Administrativos Especiales Se utilizarán procedimientos administrativos especiales para la compra de materiales, equipo y contratación de servicios que se necesiten para responder y recuperarse de la emergencia. 1. El Coordinador de Emergencias, durante la primera semana del mes de junio puede solicitar al Director de Finanzas un desembolso hasta la cantidad de mil quinientos dólares ($1,500.00), que conservará y utilizará exclusivamente para la compra de materiales, equipo y servicios para afrontar estas emergencias. De no surgir fenómenos atmosféricos devolverá a la Oficina de Finanzas los fondos desembolsados. De haber incurrido en desembolso de fondos someterá las facturas y/o recibos de aquellos fondos utilizados y devolverá los sobrantes a la Oficina de Finanzas. 2. Activar los mecanismos de compras de emergencia, de conformidad con el Artículo XII, Inciso A del Reglamento General para la Adquisición de Equipo, Materiales y Servicios No Personales de la Universidad de Puerto Rico, Certificación Núm. 30, Serie 2008-09. 3. Una vez se declare un estado de emergencia, el Coordinador de Emergencias debe requerir al Supervisor de Compras gestionar con carácter prioritario todas las compras relacionadas con los preparativos para afrontar la tormenta o huracán y proceso de recuperación del fenómeno.

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Evaluación y Actualización del Plan de Emergencias La Oficina de Protección Ambiental, Salud y Seguridad Ocupacional bajo la supervisión del Coordinador de Emergencias, revisará y actualizará este plan anualmente. Una vez revisado, el mismo se someterá para aprobación del Rector de la Universidad de Puerto Rico en Utuado.

A. Evaluaciones Realizadas durante los Ejercicios, Simulacros y Emergencias Reales Se evaluarán todos los procedimientos en el momento en que se están realizando para verificar si cumplen con lo establecido en este Plan y con las necesidades peculiares de la Universidad de Puerto Rico en Utuado.

B. Evaluaciones Anuales Se utilizarán los siguientes indicadores: 1. Cambios en el Plan Producto de: a. evaluaciones preliminares b. evaluaciones de ejercicios, simulacros y emergencias reales. c. cambios en el diseño, uso y distribución de las instalaciones. d. cambios en la estructura administrativa que afecten el Plan. 2. Recursos Humanos Evaluar todas las posiciones que se describen en este Plan utilizando los siguientes indicadores: a. Que las posiciones que se describen en este Plan estén ocupadas por funcionarios debidamente nombrados y notificados. b. Que los funcionarios nombrados que ocupan posiciones dentro de este Plan (miembros del Comité de Emergencias y Brigadas de Tormenta o Huracán) conozcan los detalles del Plan y sus responsabilidades individuales. c. Que el ofrecimiento y contenido de los adiestramientos a los funcionarios que ocupan posiciones dentro de este Plan sean los adecuados.

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3. Materiales y Equipo Evaluar la disponibilidad y accesibilidad de los materiales y el equipo que se requiere en este Plan. 4. Recursos Financieros Evaluar la cantidad, la disponibilidad y los procedimientos para la obtención de los recursos financieros. 5. Acuerdos con Agencias de Seguridad Pública, Empresas Privadas, Hospitales y Grupos Comunitarios Evaluar la efectividad de la comunicación que se ha establecido con las diferentes agencias, empresas y grupos, además de su disponibilidad para prestar ayuda en caso de ser necesario.

C. Cambios que pueden afectar la estructura administrativa del Plan 1. Cambios en los procesos operacionales del Plan. 2. Cambios en el personal o responsabilidades designadas y asignadas en el Plan.

D. Coordinador de Emergencias de la Universidad de Puerto Rico en Utuado El Coordinador es el funcionario responsable de asegurar que los cambios y revisiones necesarias al Plan sean preparados, publicados y distribuidos.

Glosario de Términos 1. Advertencia de Huracán—Indica que se ha formado un ciclón aproximadamente a 1,000 millas al este de Puerto Rico. La advertencia es de carácter informativo y contiene detalles sobre la localización, intensidad, velocidad y dirección de traslación del huracán y también puede contener en su texto un aviso. Las advertencias son numeradas y se expiden regularmente cada seis horas: por ejemplo a las 6:00 a.m. y a las 12:00 p.m. 2. Aviso de Huracán—cuando el ojo del huracán se encuentra a una distancia aproximada de 400 a 500 millas al este de Puerto Rico y se estima que dentro de las próximas 24 horas los vientos excederán velocidades de 74 millas por hora.

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3. Boletines—Aviso expedido por el Servicio Nacional de Meteorología. 4. Centro de Operaciones de Emergencia (COE)—instalación física designada para llevar a cabo los trabajos, reuniones, dirección, logística y estrategias por el Coordinador de Emergencias designado. 5. Ciclón Tropical—Nombre genérico aplicado a los sistemas de baja presión que se forman en la zona tropical. 6. Coordinador de Emergencias—funcionario designado por el Rector de la Universidad de Puerto Rico en Utuado para activar y coordinar los asuntos relacionados con el Plan de Operaciones de Emergencias de Tormenta o Huracán en la UPR-Utuado. 7. Coordinador de Emergencias Auxiliar—funcionario designado por el Rector de la UPRU que asumirá la responsabilidad en sustitución del Coordinador de Emergencias en la eventualidad de una tormenta o huracán. 8. Depresión Tropical—Área de baja presión con circulación rotatoria de nubes. velocidad del viento alcanza hasta 38 millas por hora.

La

9. Evaluación de riesgo—comprende la evaluación de daños por la posible ocurrencia de un evento, evaluando qué tipo de daños pueden sufrir las instalaciones, así como su exposición potencial y la posibilidad de que afecte vidas humanas. 10. Evaluación de Vulnerabilidad—Proceso mediante el cual se determina el nivel de exposición y la predisposición a la pérdida de un elemento o grupo de elementos ante una amenaza específica. Se ha determinado por el Servicio Nacional de Meteorología que todas las áreas en Puerto Rico pueden ser afectadas por una emergencia de tormenta o huracán. 11. Huracán—ciclón tropical de intensidad mayor. La velocidad del viento está sobre las 74 millas por hora. 12. Inminencia de Huracán—indica que el huracán azotará a Puerto Rico. 13. Ojo o Vórtice—Zona central de calma relativa y buen tiempo en los ciclones tropicales. Tiene un diámetro de alrededor de 15 a 50 millas. Los vientos más fuertes del ciclón ser registran inmediatamente alrededor del ojo. 14. Onda Tropical—Vaguada de baja presión con movimiento hacia el oeste. La velocidad del viento alcanza hasta 38 millas por hora.

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15. Tormenta—circulación de nubes en sentido contrario a las manecillas del reloj. La velocidad del viento oscila entre 39 y 73 millas por hora. 16. Turbonadas—son vientos que aumentan repentinamente de velocidad, hasta 18 o más millas por hora, para luego disminuir su velocidad rápidamente. Estas fluctuaciones se repiten en intervalos subsiguientes. 17. Velocidad de Traslación—velocidad a la cual se mueve la masa del huracán. No debe confundirse con la velocidad de los vientos. 18. Ventarrones—término general que se aplica a los vientos fuertes con velocidad de 3 a 54 millas por hora. 19. Vigilancia de huracán—cuando el ojo del huracán se encuentra a una distancia aproximada de 700 millas al este de Puerto Rico y puede presentar una amenaza para la isla dentro de las próximas 24 a 36 horas.

Enmiendas, Derogación y Vigencia Este Plan de Operaciones de Emergencia de Tormenta o Huracán entrará en vigor a partir de la fecha de aprobación por el Rector de la Universidad de Puerto Rico en Utuado. El mismo podrá ser enmendado o derogado por disposición del Rector.

Aprobado por:

Dra. Raquel Vargas Gómez Rectora UPR Utuado

Fecha

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Apéndices

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Apéndice A

LISTADO Y DESCRIPCIÓN DE LAS INSTALACIONES FÍSICAS DE LA UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN UTUADO Para la implementación del Plan de Operaciones de Emergencia de Tormenta o Huracán es necesario tener una descripción de los edificios que componen la Universidad de Puerto Rico en Utuado. Los mismos se describen a continuación: A. Edificio A Se encuentra localizado al frente del Estacionamiento Principal de la Facultad y Empleados, al lado del Centro de Estudiantes. El edificio está construido en hormigón y consta de tres pisos con accesos por escaleras. Está conectado al Edificio B por medio de dos puentes. Tiene dos salidas con acceso al estacionamiento y una tercera salida hacia el patio interior que lleva hasta la Cafetería. Las puertas y ventanas son de madera. La distribución de salones y oficinas en este edificio es la siguiente:

Primer Piso Registro, Departamento de Lenguaje y Humanidades, Admisiones, Decanato de Asuntos Académicos, Educación Continua, Oficina de Profesores y 2 salones de clase.

Segundo Piso Departamento de Pedagogía y Ciencias Sociales, Oficinas de Profesores y Salones.

Tercer Piso Centro de Cómputos, Salón de destrezas, Laboratorio de Lenguaje, Salones de Administración de Empresas y Sistemas de Oficina

B. Edificio B Se encuentra localizado detrás del edificio A, frente al estacionamiento principal de estudiantes y siembra de café orgánico. El edificio B es una estructura construida en hormigón y consta de cuatro pisos con accesos por escaleras a ambos lados. También cuenta con un elevador, modelo Dover EC 4055. En el segundo piso tiene dos salidas con acceso hacia el estacionamiento de estudiantes de la parte posterior. La distribución de salones, oficinas y laboratorios es la siguiente:

Primer Piso Oficina de Seguridad y Vigilancia, Mantenimiento, Oficina B-104, Imprenta

Segundo Piso Laboratorio de Control de Calidad, Laboratorio de Suelos, Oficinas Técnicos de Laboratorio y Profesores de Suelos

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Tercer Piso Laboratorio de Biología, Laboratorio de Microbiología y Oficina de la Técnica de Laboratorio

Cuarto Piso Laboratorio de Química General, Laboratorio de Química Orgánica, Oficina Técnica de Laboratorio y Laboratorio de Café-CORMO.

C. Edificio C El edificio C se encuentra ubicado frente al portón principal de la Universidad de Puerto Rico en Utuado y al lado del Salón de Actividades (Bohío) de la Institución. Este edificio está construido en hormigón con techo de aluminio y posee un anexo donde se encuentra el Departamento de Tecnología Agrícola y los Laboratorios de Control de Plagas.

Edificio Principal Salón de Horticultura, Laboratorio de Micropropagación, Laboratorio de Procesamiento de Alimentos y Anfiteatro, Laboratorio de Industrias Pecuarias, Taller Producción Agrícola, Oficina de Profesores, Oficina de Técnico de Laboratorio y Personal de Áreas Verdes, Área de Descanso para personal de Finca y Áreas Verdes.

Edificio Anexo Departamento de Tecnología Agrícola, Oficinas de Profesores, Laboratorios de Control de Plagas

Finca Colecciones de árboles frutales, Cafetal, Invernaderos, Mariposario, Cepo

D. Áreas Verdes Almacén de equipos y maquinaria, Vivero de plantas ornamentales, árboles y palmas ornamentales

E. Edificio D El edificio D está localizado cerca de la cancha y de la siembra de café orgánico. El edificio D está construido en hormigón. Tiene dos pisos conectados por una escalera y rampa para impedidos. Las oficinas adscritas a este son:

Primer Piso Decanato de Asuntos Administrativos, Recursos Humanos, Pagaduría, Propiedad, Compras y Suministros, y Mensajería

Segundo Piso Oficial Fiscal, Junta y Senado, Compras, Contabilidad, Planificación Física, Preintervención, Finanzas, Nóminas, Presupuesto, Oficina de Planificación y Estudios Institucionales

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F. Edificio E Edificio en Hormigón y aluminio. Este consta de una cancha, gimnasio y oficinas de servicio al estudiante. Frente a pista atlética y al lado del estacionamiento de los estudiantes, cercano al Centro de Estudiantes. Las oficinas adscritas son: Asistencia Económica, Decanato de Asuntos Estudiantes, Servicios Médicos, Actividades Atléticas, Transportación y Mensajería y Orientación.

G. Taller Al lado del Edificio de Estudiantiles y Cancha. Edificio de una planta en hormigón que consta del taller.

H. Edificio Título V Anexo al Edificio B y Cafetería, frente al Centro de Estudiantes. Edificio de 2 pisos en hormigón. Las oficinas y salones adscritos a este son:

Primer Piso Oficinas y Laboratorios de Sistemas de Oficina

Segundo Piso Oficinas de Profesores, Departamento de Administración de Empresas y Sistemas de Oficina

I. Centro de Estudiantes Estructura en hormigón localizada frente al Edificio A y anexa a Título V. Incluye la Cafetería.

J. Biblioteca Localizada al lado del Estacionamiento de Visitantes, cerca de los edificios A y B. Construida en hormigón. Tiene dos pisos conectados por una escalera y un elevador.

Primer Piso Sala de Referencia, Colección utuadeña, Oficina Directora de Biblioteca, Cocina, Oficina Auxiliares de Biblioteca

Segundo Piso Sala de Reserva, Salas Estudio Grupal, Audiovisuales

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Apéndice B COMITÉ OPERACIONAL DE EMERGENCIAS Nombre

Oficina/ Departamento

Título

Extensión

Grupo Directivo Dra. Raquel G. Vargas Dra. Lisette Marrero Dr. Horacio Serrano Profa. Ana Arce Sra. Dalixa Boneta

Rectora Decana de Administración/ Presidente Comité Manejo de Emergencias Decano de Asuntos Académicos Decana de Estudiantes Coordinadora OPASSO

Rectoría

2200

Decanato de Administración

2256

Decanato de Académicos Decanato de Estudiantes Departamento de Tecnología Agrícola

2200-2201 2280-2283 2310

Director Interino Director Director Educación Continua y Estudios Profesionales Director Interino Auxiliar en Investigaciones III/ Administrador de la Finca

Planificación y Estudios Institucionales Sistemas de Información

2118 2215-2270

División de Educación Continua

2265-2258

Departamento de Tecnología Agrícola

2269-2251

Departamento de Tecnología Agrícola

2251

Grupo Operacional Dr. Javier Lugo Sr. Héctor López Sr. Miguel Salvá Prof. Eladio González Agro. Domingo Canabal Prof. Vilmaris I. Cesteros

Directora Interino

Prof. Héctor Reyes

Director Interino

Prof. Osvaldo Lamboy

Dr. Luis A. Tapia Prof. Yesenia Hernández Sra. Ivelisse Rivera

Director Interino Técnica de Laboratorio II (Biología) Técnica de Laboratorio II (Química) Director Interino Director Interino Registradora Interina

Sr. Juan Rivera Ortiz

Sra. Yolanda Oliveras

Departamento de Pedagogía y Ciencias Sociales Departamento de Lenguajes y Humanidades Departamento de Ciencias Naturales

2290-2291 2254 2503

Departamento de Ciencias Naturales

2320

Departamento de Ciencias Naturales

2333

Departamento ADEM/SOFI Biblioteca Registro

6025 6018 2232-2234

Coordinador

Servicios Médicos

2605-2604

Sra. María V. Robles

Directora Interina

Admisiones

2248-2240

Sr. Miguel A. Rodríguez

Director Actividades Atléticas

Actividades Atléticas

2623-2625

Prof. Amílcar González

Coordinador

Orientación

2619-2616

Sr. Félix Villafañe

Supervisor

División de Reparación y Remodelación

2285-2286

Srta. Luz E. Martínez

Directora

Recursos Humanos

2126

Sr. Jorge González

Coordinador

Mensajería y Transportación

2275

Sr. Miguel Torres

Coordinador(a)

Vigilancia y Seguridad

2500-2307

Sr. Ramón Dumey

Supervisor de Conserjes I

Operación y Mantenimiento

2301

Sr. Luis Romero

Jardinero II

Terrenos y Edificios

2405

Sra. Maribel Rodríguez

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Líder De Brigada

Brigada

Oficina/Departamento

Extensión

Sra. Edna Rodríguez Sra. Carmen Matos Sra. Maricelis Rivera, Sr. Milton Riutort, Sr. Luis González, Sr. Wilfredo de la Rosa Srta. Glorimar Ramos, Sra. Yasmin Porrata Sra. Lillia Maldonado, Srta.Ashley Ruiz, Sr. Juan Santiago

Planificación y Estudios Institucionales y Rectoría

2118,2243

Sistemas de Información

(787) 894-1430, 2215, 2293, 2270

División de Educación Continua

2265, 2258, 2209

Prof. Eladio González

Srta. Carmen Heredia

Tecnología Agrícola

2249, 2251

Agro. Domingo Canabal

Granjeros

Finca

2250

Prof. Vilmaris I Cestero

Srta. Yahaira Torres

Pedagogía

2290

Prof. Héctor Reyes

Sra. Nanette Afanador

Lenguajes y Humanidades

2254

Prof. Osvaldo Lamboy

Sra. Maribel Rodríguez, Sra. Yolanda Oliveras, Sra. Erika Medina

Ciencias Naturales

2241

Dr. Luis A. Tapia

Sra. Rosa Y. Martínez

Administración de Empresas

Brigadas de Tormenta o Huracán Dr. Javier Lugo Sr. Héctor López

Sr. Miguel Salvá

Sra. Ivelisse Rivera

Sra. Nilsa Fresse, Bibliotecarios, Auxiliares de Biblioteca Personal Oficina

Sr. Juan Rivera

Sra. Matilde Camacho

Servicios Médicos

2605, 2604

Sra. María V. Robles

Sra. Migdalia Maldonado

Admisiones

(787) 894-2316 2240, 2248

Actividades Atléticas

2623, 2625

Orientación

2619, 2616

Dra. Yesenia Hernández

Sr. Miguel A. Rodríguez Sr. Amílcar González

Sra. Rosaly Vélez, Sr. Adalberto Albarrán Sra. Lourdes Santiago, Prof. Amílcar González, Prof. Nahir Vélez, Prof. Carolyn Mercado

Biblioteca

6009, 6017

Registraduría

2252, 2234

Sr. Félix Villafañe

Personal Taller

Reparación y Remodelación

2285, 2286

Sr. Jorge González

Mensajeros

Mensajería y Transportación

Mensajeros

Srta. Luz E. Martínez

Sra. Amarilys Nieves, Sra. Carmen Torres, Sra. Maria E. Alfonso, Sra. Marta Betancourt

Recursos Humanos

2100, 2107

Sr. Ramón Dumey

Personal de Mantenimiento

Mantenimiento

2300

Sr. Luis A. Romero

Personal Áreas Verdes

Áreas Verdes

2405

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Apéndice C

ORGANIGRAMA DEL PLAN DE OPERACIONES DE EMERGENCIA DE TORMENTA O HURACÁN

Rector

Agencias de Apoyo

Coordinador de Emergencias

Coordinador Auxiliar

Comité de Emergencias

Grupo Directivo

Grupo Operacional

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Apéndice D

LISTA DE AGENCIAS DE APOYO EXTERNO Nombre de la Agencia

Teléfono de Emergencia

Emergencias

9-1-1

Hospital Metropolitano

(787) 894-2550

Cuerpo de Bomberos de Puerto Rico

(787) 894-2330, (787) 894-7405, (787) 343-2330

Policía de Puerto Rico

(787) 894-2020, (787) 343-2020

Agencia Estatal para el Manejo de Emergencias

(787) 894-6781

GUARDA COSTAS (Derrame Tóxico, Químicos y Petróleo)

1 – 800- 424- 8802

Centro de Información y Control de Envenenamiento

1- 800- 222-1222 (787) 726- 5660,5674

Policía Municipal

(787) 894-1322

Guardia Nacional

(787) 894-2966, (787) 894-4256

División de Calidad Ambiental, Salud y Seguridad Ocupacional (CASSO) Oficina de Protección Ambiental, Salud y Seguridad Ocupacional

(787) 832- 1405 Ext. 2220, 2221, (787) 894-2828 Ext. 2310

Autoridad de Acueductos y Alcantarillados

(787) 894- 2304, (787) 894- 3578

Autoridad de Energía Eléctrica

(787) 894 – 2400, 894-2436

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Apéndice E

PLAN DE OPERACIONES DE TORMENTA O HURACÁN Rev. Junio 2015

Resumen de Funciones durante una Tormenta o Huracán Etapa

Preparación

Rector

Comité de Emergencias

 Nombrar a un Coordinador de Emergencias y un Coordinador Auxiliar de Emergencias.

 Se constituye el Comité de Emergencias conforme a las designaciones hechas por el Rector y a base de los puestos definidos en el plan.

 Notificar el nombramiento de los Coordinadores y de los miembros del Comité de Emergencias.  Asegurarse que el Coordinador de Emergencias desarrolle el Plan de Adiestramiento para los empleados y poner en práctica el Plan Operacional de Emergencias para Tormentas y Huracanes.

 Se divide en grupo Directivo y Operacional.

Coordinador de Emergencia

Coordinador Salud y Seguridad

 Recibir la comunicación de la designación como Coordinador de Emergencias del Rector.

 Redacta el Plan de Emergencias para Tormentas y Huracanes.

 Velar porque se designe un Coordinador Auxiliar que entrará en función una vez el coordinador en propiedad no esté presente.

 Desarrollará los adiestramientos para el personal designado y los simulacros junto al Coordinador de Emergencias.

Líderes de Brigada y Brigadas  Recibir las designaciones mediante comunicación escrita.

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Resumen de Funciones durante una Tormenta o Huracán Etapa

Antes de la Temporada

Rector  Verificar que el Coordinador de Emergencias haya constituido el grupo de líderes y miembros de las Brigadas de Tormenta o Huracán.

Comité de Emergencias  Dirigir y activar el Plan de Emergencias de Tormentas y Huracanes.  Mantener contacto directo en todo momento con el Coordinador de Emergencias o Coordinador Auxiliar en ausencia de este.

Coordinador de Emergencia

Coordinador Salud y Seguridad

 Asegurarse que los miembros del Comité de Emergencias estén nombrados y conozcan sus responsabilidades.

 Mantener actualizado el Plan de Operaciones de Tormenta o Huracán.

 Verificar que el Centro de Operaciones de Emergencia y Centro Alterno estén seleccionados y equipados.  Mantener comunicación y coordinación con el Rector en todo asunto relacionado con el Plan de Emergencias y Adiestramientos.  Mantener comunicación con el Coordinador Auxiliar de Emergencias.

 Mantener actualizados los números telefónicos de agencias de Seguridad Pública y empresas privadas que pueden prestar ayuda en una emergencia de huracán o tormenta. (Apéndice C).  Revisará si los botiquines de primeros auxilios están en buenas condiciones y requisar aquellos artículos que se hayan utilizado o se requieran en caso de una emergencia.

Líderes de Brigada y Brigadas LÍDERES  Verificar que los terrenos, edificios y techos estén libres de escombros y basura que puedan ser arrastrados por el viento u obstruir el flujo del agua.  Identificar instalaciones alternas para continuar operando y prestando servicios.  Requerir del Coordinador de Emergencias aquellos servicios o materiales necesarios para proteger vida y propiedad.

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Resumen de Funciones durante una Tormenta o Huracán Etapa

Antes de la Temporada (continuación)

Rector

Comité de Emergencias

Coordinador de Emergencia  Establecer comunicación con las agencias de seguridad pública y empresas privadas que pueden prestar ayuda.  Determinar los funcionarios necesarios para adiestrar el personal designado en el Plan de Emergencias.  Establecer procedimientos para cumplir con el Plan de Emergencias.

Coordinador Salud y Seguridad

Líderes de Brigada y Brigadas

 Coordinar adiestramientos para el manejo de emergencias al personal designado y los simulacros para llevar a cabo el Plan de Emergencias.

 Asegurarse que están disponibles los artículos de seguridad para proteger puertas y ventanas contra vientos huracanados.

 Recomendar funcionarios de Agencias Estatales y Federales necesarios para adiestrar al personal designado en el Plan de Emergencias.

BRIGADAS DE HURACÁN  Informar a los líderes las condiciones que no se hayan corregido o que se pueden mejorar.  Tomar las medidas preventivas para afrontar la emergencia y requerir los materiales y equipos que sean necesarios.

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Plan de Emergencia para Tormentas y Huracanes Universidad de Puerto Rico en Utuado

Resumen de Funciones durante una Tormenta o Huracán Etapa

Alertas y Avisos

Rector  En coordinación con el Coordinador de Emergencias y el Comité, emitirá los avisos correspondientes.  En coordinación con el Coordinador de Emergencias y el Comité, determinarán si es necesario solicitar ayuda de las agencias de seguridad pública.

Comité de Emergencias  Se mantendrán atentos a los boletines del Servicio Nacional de Meteorología; y en acuerdo con el Coordinador recomendarán al Rector alertas o avisos de importancia.

Coordinador de Emergencia

Coordinador Salud y Seguridad

 Se mantendrá atento a los boletines del Servicio Nacional de Meteorología y en Coordinación con el Rector y el Comité de Emergencias hará sus recomendaciones.

 Se mantendrá alerta a los boletines del Servicio Nacional de Meteorología y en espera de instrucciones.

 En coordinación con el Comité de emergencias recomendará al Rector cuando sea necesario solicitar ayuda a las agencias de seguridad pública.

 Evaluará las áreas de riesgo y hará recomendaciones al Comité de Emergencias.

Líderes de Brigada y Brigadas  Se mantendrán atentos en espera de instrucciones.

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Plan de Emergencia para Tormentas y Huracanes Universidad de Puerto Rico en Utuado

Resumen de Funciones durante una Tormenta o Huracán Etapa

Vigilancia (48 a 24 horas)

Rector  Activará al Coordinador de Emergencias para que se inicie la organización y coordinación de los procedimientos que establece el plan.

Comité de Emergencias

Coordinador de Emergencia  Solicitar al Director de Sistemas de Información que verifique los sistemas de seguridad y protección de los equipos y redes de información.  Coordinar los trabajos de preparación de emergencias con el Comité de Emergencias.  Velar por que se realicen las tareas recomendadas para la seguridad y protección. Supervisar las labores de las Brigadas de Emergencia, Supervisores de Seguridad y Vigilancia, Mantenimiento y Mejoras Permanentes.

Coordinador Salud y Seguridad

Líderes de Brigada y Brigadas

 Verificar que áreas de riesgo (almacenes de sustancias químicas, tanques de gas, etc.) se encuentren debidamente protegidos.

Realizar los siguientes trabajos:

 Verificar disponibilidad de equipos y materiales de primeros auxilios en las distintas áreas de trabajo. Suplir o sustituir lo que fuere necesario.

 Remoción de objetos que puedan causar desbordes en los drenajes.

 Limpieza de los depósitos de basura.  Recogido de todo objeto.

 Revisión de plantas de emergencia.  Seguridad de puertas y ventanas.  Llenar los tanques de gasolina a los vehículos y estacionarlos en lugares seguros.  Protección de obras de bellas artes, libros y documentos.

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Plan de Emergencia para Tormentas y Huracanes Universidad de Puerto Rico en Utuado

Resumen de Funciones durante una Tormenta o Huracán Etapa

Avisos en horas laborables (24 horas antes del azote)

Rector  Declarará un receso por Tormenta o Huracán y ordenará el cese de toda labor que no esté relacionada con la preparación para la emergencia.  Despachará al personal que no sea indispensable para las operaciones de emergencia.  Velará que el Comité y Coordinador de Emergencias continúen tomando las medidas necesarias.  Mantendrá comunicación con el Coordinador, Decanos y Directores.

Comité de Emergencias  Verificar, en coordinación con el Coordinador de Emergencias, el estado de preparación final de las facilidades y harán las recomendaciones necesarias.

Coordinador de Emergencia  Determinar en coordinación con el Comité de Emergencias qué funcionarios permanecerán y transitarán los predios de la Unidad.  Verificar en coordinación con el Comité de Emergencias el estado de preparación de las facilidades y ordenar aquellas necesarias de último momento. Recibir los informes del grupo operacional y líderes de brigada sobre el estado de preparación.  Ordenar al Supervisor de Vigilancia y Seguridad que asuma control estricto de los accesos.

Coordinador Salud y Seguridad 

Líderes de Brigada y Brigadas  Mantener coordinación e informar sobre cualquier situación pendiente antes de las últimas 12 horas previo al azote de la tormenta o huracán con el Coordinador de Emergencias y el Comité de Emergencias.  Estar atento a recibir instrucciones sobre cualquier situación pendiente de trabajo a realizar.  Completar las encomiendas asignadas.

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Plan de Emergencia para Tormentas y Huracanes Universidad de Puerto Rico en Utuado

Resumen de Funciones durante una Tormenta o Huracán Etapa

Avisos en horas laborables (24 horas antes del azote— continuación)

Rector

Comité de Emergencias

Coordinador de Emergencia  Se asegurará que 18 horas antes de la hora esperada de azote se tomen las medidas de seguridad para proteger vidas y propiedad.  Se asegurará que 12 horas antes del azote se haya verificado el desalojo de los predios de personas.  Se asegurará que 4 horas antes del azote se cierren los portones de entrada y se provea entrada solo a las agencias de seguridad pública.

Coordinador Salud y Seguridad 

Líderes de Brigada y Brigadas 

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Plan de Emergencia para Tormentas y Huracanes Universidad de Puerto Rico en Utuado

Resumen de Funciones durante una Tormenta o Huracán Coordinador de Emergencia

Etapa

Rector

Comité de Emergencias

Aviso fuera de horas laborables

 Se asegurará que se detengan todas las labores que no estén relacionadas con la preparación para la emergencia.

 Se activará automáticamente con los avisos del Servicio Nacional de Meteorología o Rector.

 Comunicarse con los miembros del Comité de Emergencias para activar el Plan de Emergencias.

 Velará que el Comité y el Coordinador de Emergencias tomen las medidas necesarias para atender la emergencia.

 Se trasladarán al Centro de Operaciones de Emergencia para junto al Coordinador de Emergencias activar el Plan de Operaciones de Emergencias de Tormenta o Huracán.

 Trasladarse a la Universidad de Puerto Rico en Utuado para ocupar el Centro de Operaciones de Emergencia y coordinar los trabajos a realizar con el Comité de Emergencias y el Rector.

Coordinador Salud y Seguridad

Líderes de Brigada y Brigadas

 Activarse con los avisos del Servicio Nacional de Meteorología o Rector y trasladarse al Centro de Operaciones de Emergencia para realizar tareas y funciones determinadas.

Activarse con los avisos del Servicio Nacional de Meteorología o Rector y trasladarse al Centro de Operaciones de Emergencia para realizar tareas y funciones determinadas.

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Plan de Emergencia para Tormentas y Huracanes Universidad de Puerto Rico en Utuado

Resumen de Funciones durante una Tormenta o Huracán Etapa

Durante la Tormenta

Rector  Mantendrá contacto directo con el Coordinador de Emergencias, en caso de que sea necesario y hasta donde sea posible.

Comité de Emergencias  Mantendrá comunicación con el Coordinador de Emergencias hasta donde sea posible.

Coordinador de Emergencia

Coordinador Salud y Seguridad

 Mantener comunicación con el Rector, miembros de la Oficina de Vigilancia y Seguridad y Decanos hasta donde sea posible.

 Mantener contacto con el Coordinador de Emergencias hasta donde sea posible.

Líderes de Brigada y Brigadas  Mantener contacto con el Coordinador de Emergencias hasta donde sea posible.

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Plan de Emergencia para Tormentas y Huracanes Universidad de Puerto Rico en Utuado

Resumen de Funciones durante una Tormenta o Huracán Etapa

Rector

Comité de Emergencias

Después de la Tormenta

 Se comunicará con Administración Central para recibir instrucciones.

 Se presentará al Centro de Operaciones de Emergencia.

 Designará los funcionarios que identificarán las instalaciones físicas útiles para retornar a las labores.

 Realizar una inspección de las áreas para determinar los daños hechos por la tormenta o huracán.

 Designará a los funcionarios que identificarán los riesgos eléctricos, químicos y estructurales.  Designará a los funcionarios responsables de evaluar los daños y rendir el informe correspondiente.

 Seleccionar las áreas que son seguras para iniciar los trabajos de recuperación.  De ser necesario, notificar las agencias de seguridad pública para que presten ayuda.

Coordinador de Emergencia

Coordinador Salud y Seguridad

 Solicitar la activación del mecanismo de compras de emergencias conforme al reglamento.

 Inspeccionar las áreas, determinar posibles riesgos a la salud y seguridad del personal y estudiantes.

 Colaborar en la coordinación de los trabajos de recuperación con el Comité de Emergencias y con líderes de brigadas.

 Preparar informe sobre hallazgos y recomendaciones.

 Colaborar con los funcionaros designados por el Rector para preparación de informes de daños a la propiedad y funcionarios de agencias estatales y federales.

 Velar porque se le provea equipo de protección personal a todos los empleados que laboran en la emergencia de acuerdo a la labor que ejercen.

Líderes de Brigada y Brigadas LÍDERES DE BRIGADA  Identificar las instalaciones alternas para continuar operando y prestar servicios.  Convocar y asignar tareas para agilizar la recuperación y brigadas de emergencias.  Requerir los servicios del personal de Operación y Mantenimiento al Coordinador de Emergencias.  Requerir el equipo de protección personal para el personal que labora en la emergencia.

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Plan de Emergencia para Tormentas y Huracanes Universidad de Puerto Rico en Utuado

Resumen de Funciones durante una Tormenta o Huracán Etapa

Rector

Después de la Tormenta (continuación)

 Se asegurará de recibir los informes que deben rendir los funcionarios designados, así como los expedientes del personal que trabajó durante la operación de emergencia.

Comité de Emergencias

Coordinador de Emergencia  Custodiar los informes de daños, coordinación de toma de fotos y coordinación con los funcionarios relacionados con las reclamaciones de daños ocasionados.  Asegurarse que se mantenga un expediente donde se incluyan todas las facturas, órdenes de compra, comprobantes y contratos incurridos durante la emergencia.

Coordinador Salud y Seguridad

Líderes de Brigada y Brigadas BRIGADAS DE EMERGENCIA  Utilizar las instalaciones físicas designadas para continuar operando y prestar los servicios para la recuperación.  Requerir los equipos y materiales necesarios que utilizarán mientras realicen los trabajos de recuperación.  Realizar todas las encomiendas relacionadas con el proceso de recuperación de las áreas afectadas por el paso de la tormenta o huracán.

Universidad de Puerto Rico en Utuado Decanato de Asuntos Administrativos Oficina de Protección Ambiental, Salud y Seguridad Ocupacional (OPASSO) Sra. Dalixa Boneta Montalvo, Coordinadora Teléfono: 787-894-2828, Ext. 2110 www.uprutuado.edu