Plan de Emergencias y Contingencias PLE-GU-07 Versión 3

Dependencia Subdirección Corporativa y Asuntos Disciplinarios

Proceso Seguimiento, Evaluación y Control de la Entidad

Procedimiento Identificación, valoración y control de riesgos laborales

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Tabla de contenido 1.

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 4

2.

JUSTIFICACION ................................................................................................................. 5

3.

OBJETIVO ........................................................................................................................... 5

3.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS ............................................................................................... 5 4.

ALCANCE ............................................................................................................................ 6

5.

MARCO NORMATIVO........................................................................................................ 6

6.

POLÍTICA PARA EL CONTROL DE EMERGENCIAS ................................................... 6

7.

INFORMACION GENERAL ............................................................................................... 6

7.1 CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LAS EDIFICACIONES .................................... 7 7.2 SERVICIOS GENERALES .............................................................................................. 8 7.3 ÁREAS ESPECIALES ..................................................................................................... 8 8.

GEO-REFERENCIACIÓN DE LA ENTIDAD .................................................................... 9

9.

EVALUACION DEL ENTORNO ........................................................................................ 9 ANÁLISIS DE RIESGOS .............................................................................................. 11

10.

11. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE EMERGENCIAS Y CONTIGENCIAS ....................................................................................................................... 11 a.

ESQUEMA ORGANIZACIONAL DEL PLAN DE EMERGENCIAS ......................... 11

b.

FUNCIONES DE LA ORGANIZACIÓN DE EMERGENCIAS ................................... 12 JEFE DE EMERGENCIA.................................................................................................. 12 FUNCIONES DEL STAFF ................................................................................................ 13 GRUPO DE PLANIFICACION Y OPERACIONES ........................................................ 14 BRIGADA DE EMERGENCIAS ....................................................................................... 15 GRUPO LOGISTICA......................................................................................................... 17 GRUPO DE ADMINISTRACION Y FINANZAS ............................................................. 18

12.

PLANES DE ACCION Y CONTINGENCIAS .............................................................. 18

13.

ANALISIS DE SUMINISTROS Y SERVICIOS ........................................................... 19

13.1

RECURSOS INTERNOS .......................................................................................... 19

Recursos Humanos......................................................................................................... 19 Recursos Técnicos ......................................................................................................... 19

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Recursos Financieros .................................................................................................... 19 13.2

RECURSOS EXTERNOS ......................................................................................... 19

14.

PLAN DE CAPACITACIÓN ......................................................................................... 20

15.

IMPLEMENTACION DEL PLAN.................................................................................. 20

15.1

Institucionalización ................................................................................................. 20

15.2

Actualización ............................................................................................................ 21

15.3

Prácticas y Simulacros ........................................................................................... 21

16.

15.3.1

Alcance .............................................................................................................. 21

15.3.2

Frecuencia ......................................................................................................... 21

AUDITORIA ................................................................................................................... 21

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1.

INTRODUCCIÓN

El desarrollo de las actividades cotidianas de cualquier entidad, implica la interacción de sus colaboradores y/o partes interesadas con los diferentes procesos que de ella hacen parte y a su vez de la entidad como organización con su entorno. En esta interacción se deben establecer las vulnerabilidades y amenazas que siendo de origen natural o antrópico generan o se ciernen sobre las organizaciones. De igual manera, es necesario contemplar el riesgo como el daño potencial que, sobre la población y sus bienes, la infraestructura, el ambiente y la economía pública y privada, pueda causarse por la materialización de amenazas, definiéndolo como el producto entre Probabilidad (P) y Severidad (S) en función de la amenaza y la vulnerabilidad. Sobre esta relación se deben establecer medidas de planificación para el control y reducción de riesgos. En una adecuada evaluación se debe considerar la naturaleza del riesgo, su facilidad de acceso o vía de contacto (posibilidad de exposición), las características del sector y/o población expuesta (receptor), la posibilidad de que ocurra y la magnitud de exposición y sus consecuencias, para de esta manera, definir medidas que permitan minimizar los impactos que se puedan generar. Dentro de este análisis se deben identificar los peligros asociados con los riesgos mencionados, entendiendo a estos peligros como el potencial de causar daño. Estas acciones se deben contemplar en el marco de un Plan de Emergencia y Contingencia que defina las políticas, los sistemas de la entidad y los procedimientos generales aplicables para enfrentar de manera oportuna, eficiente y eficaz las situaciones de calamidad, desastre o emergencia, en sus distintas fases. Conscientes de los riesgos inherentes a la actividad que desarrolla el Instituto de Gestión del Riesgo y Cambio Climático – IDIGER, se ha elaborado el presente Plan de Emergencia y Contingencias de conformidad a lo reglamentado por ley.

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2.

JUSTIFICACION

El Instituto de Gestión del Riesgo y Cambio Climático como establecimiento público desarrolla actividades orientadas a la Gestión de Riesgos y Cambio Climático en el Distrito Capital, situación por la cual en cumplimiento de las disposiciones de carácter nacional y local debe no solo gestionar a nivel distrital la implementación de las políticas, sino que además debe formular su propio Plan de Emergencias y Contingencias que provea un óptimo nivel de seguridad para los funcionarios, contratistas y usuarios de sus servicios y minimice la afectación que sobre las instalaciones y el ambiente se puedan generar.

3.

OBJETIVO

Establecer los procedimientos y acciones, que deben realizar los colaboradores y/o partes interesadas que se encuentran en las instalaciones o cerca del Instituto de Gestión del Riesgo y Cambio Climático para prevenir o afrontar accidentes o situaciones potenciales de emergencia, para evitar afectaciones o pérdidas humanas, ambientales, materiales y económicas, haciendo uso de los recursos existentes en las instalaciones.

3.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Generar, evaluar y administrar la información de amenazas, vulnerabilidades y riesgos necesaria y suficiente para la toma de decisiones relacionadas con la gestión del riesgo en las instalaciones y entorno de la entidad, mediante la detección temprana, la valoración y la identificación de alternativas de gestión. • Prevenir riesgos (generación y acumulación del riesgo) interviniendo en los procesos desarrollados por la entidad para alcanzar comportamientos de autoprotección y el fortalecimiento institucional. • Enfrentar de manera oportuna, eficiente y eficaz las situaciones de calamidad, desastre o emergencia que se presenten, con el fin de mitigar o reducir los efectos negativos o lesivos sobre las personas, los bienes, los procesos, el ambiente, y la infraestructura de la entidad. • Mitigar los impactos generados por la materialización de los riesgos existentes mediante la realización acciones tendientes a reducir los posibles impactos que sobre las personas, procesos, estructura física o ambiente de la entidad se puedan generar.

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4.

ALCANCE

El Plan para Emergencias del IDIGER está enfocado para ser implementado en las instalaciones de la entidad y aplica a todos los funcionarios, contratistas y partes interesadas y los procesos de la entidad. Cuenta con el apoyo de la alta dirección, mediante el direccionamiento en su etapa de formulación e implementación y la asignación de recursos técnicos, humanos y financieros.

5.

MARCO NORMATIVO

La legislación colombiana en materia de seguridad y salud en el trabajo establece en varias normas la obligatoriedad que tienen las empresas para implementar el Programa Integral para la Prevención y el Control de Emergencias, todas fundamentadas en la obligación de los empleadores de garantizar la salud de los trabajadores de acuerdo al numeral 348 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el Decreto 13 de 1967, Artículo 10. Medidas de Higiene y Seguridad. (Matriz Legal en Seguridad y Salud en el Trabajo)

6.

POLÍTICA PARA EL CONTROL DE EMERGENCIAS

Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático, está comprometida en adelantar el plan para la detección, prevención, mitigación y control de emergencias, con el fin de evitar que las actividades desarrolladas ocasionen amenazas a la salud de los funcionarios, contratistas, visitantes o personas de la comunidad. Para el cumplimiento de esta política, se desarrollará en su totalidad la legislación aplicable y las políticas distritales y de la entidad. Igualmente, se brindarán las condiciones y recursos necesarios, para que la implementación del plan de emergencias se lleve a cabo con eficiencia y eficacia.

7.

INFORMACION GENERAL

El Instituto de Gestión del Riesgo y Cambio Climático - IDIGER es un Establecimiento Público, del orden distrital, adscrito al sector Ambiente; creado por el Acuerdo 546 de 2013 y reglamentado por los Decretos 172, 173 y 174 de 2014, el cual orienta su accionar a la promoción de la Gestión de Riesgos y Adaptación al Cambio Climático en el Distrito Capital. A continuación se presenta en la tabla. No 1, la información general de la entidad.

Tabla 1. Identificación IDIGER INSTITUTO DE GESTION DEL RIESGO Y CAMBIO CLIMATICO Regulación de las actividades de organismos que prestan servicios de salud educativos, culturales y otros servicios sociales, excepto Actividad económica servicios de seguridad social. CIIU 7513 NIT Diagonal 47 #77ª -09 Bodega 7, 11 y12 800154275-1 Dirección Teléfono 4292801 Funcionarios de Planta

157

Contratistas

150 Aprox.

Horario de trabajo

Mañana

8:00am – 5:30 p.m. La impresión de este documento se considera “Copia no Controlada”. 6/22

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Noche Entidad de seguros Positiva

5:30pm – 8:00 a.m. Tipo de Seguro Administradora de riesgos laborales

IDIGER se encuentra ubicado en ella ciudad de Bogotá, en la localidad de Engativá. En la UPZ Santa Cecilia dentro del tipo residencial consolidado, con un total de 308.6 hectáreas, 406 manzanas, acogiendo el 8.6 % de la población total de nuestra localidad. Está ubicada al suroriente de la localidad, limita por el norte con la Avenida El Salitre o calle 66 y la calle 63, por el oriente con la Avenida Boyacá y la Avenida Rojas, por el sur por la Avenida El Dorado, la Diagonal 47 y parte de la Calle 52 y por el occidente por la Avenida Ciudad de Cali.

Ubicación Geográfica

7.1 CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LAS EDIFICACIONES Con respecto a la información de las edificaciones donde desarrollara sus operaciones el IDIGER, a continuación se presenta en la tabla No 2, las características del terreno, así como los aspectos estructurales y dotación. Tabla No 2. Características de las Edificaciones

Terreno (m2)

Número de pisos:

1er nivel Bodega 11

413,76 m2

2do nivel Bodega 11

425,92 m2

3ro nivel Bodega 11

187,44 m2

CER Bodega 11

223,08 m2

1er nivel Bodega 7

95,3 m2

2do nivel Bodega 7

103,51 m2

3ro nivel Bodega 7

103,51 m2

CER Bodega 7

471,64 m2

Bodega de la 53

110 m2 Número de entradas y salidas:

Redes contra incendio

Si

Sistema de detección de Humo y/o Calor

Si

Hidrantes

Si

Equipos de comunicación

Si

Tanque de reserva H2O

Capacidad: 2.000 Litros Cantidad: 2 Unidades / Uno para cada bodega 7 y 11 Periodicidad del mantenimiento: Por regla general se debe adelantar un mantenimiento cada seis (6) meses

Planta de Energía

Se cuenta con planta de energía Perkins 1104A-44TG2, con una frecuencia de 50 a 60 Hz y una velocidad de energía 1500 RPM 1800 RPM (Anexo 2. Planta de Energía)

Sistema de Alarma

Sótano

Si

No

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1 Entrada

3

1 Salida

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7.2 SERVICIOS GENERALES Con respecto a los servicios generales con los que cuenta la entidad, en la tabla No 3 se presentan los tipos de servicios internos soportan la operación de la entidad. Tabla 3. Tipos de servicios TIPO DE SERVICIO

DISTRIBUCIÓN COMPLETA SÍ NO

OBSERVACIONES El servicio es suministrado por la empresa

Acueducto y Alcantarillado

X

Electricidad

X

El servicio es suministrado por la empresa comercializadora de energía del departamento de Bogotá. Codensa

Teléfono

X

4292800 - 4297414

Gas Natural o Propano Planta Eléctrica Aire Acondicionado Radio de comunicación

pública prestadora de los servicios de acueducto y alcantarillado sanitario y pluvial de Bogotá.

X

X

Se cuenta con planta de energía Perkins 1104A-44TG2, con una frecuencia de 50 a 60 Hz y una velocidad de energía 1500 RPM 1800 RPM (Anexo 2)

X X

7.3 ÁREAS ESPECIALES El IDIGER dentro de sus instalaciones cuenta con el Centro Estratégico de Reserva en el cual se almacenan además de EHA (Equipos, Herramientas y Accesorios) suministros como combustibles, lubricantes, pinturas, entre otros, para los cuales es necesario tomar como entrada en el análisis de riesgos la matriz de compatibilidad de estos suministros, dado que el mal almacenamiento de estos, puede generar potenciales situaciones de emergencia, consecuentemente también se consideran las Hojas de Seguridad de los Materiales almacenados y utilizados por la entidad, como se explica a continuación: 

Matriz de Compatibilidad para Almacenamiento Centro Estratégico de ReservaCER IDIGER – CAD-FT-19



Hojas de Seguridad de los Materiales CER-Almacén-Administrativa

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8.

GEO-REFERENCIACIÓN DE LA ENTIDAD Figura 1. Ubicación del IDIGER

Fuente: Mapas Bogotá El IDIGER está ubicado en Bogotá D.C., en la Localidad número 10 - Engativá, UPZ Santa Cecilia, barrio San Ignacio. Las principales vías de acceso cercanas son: por el sur la Avenida el Dorado, por el norte la Calle 53, por el occidente la Avenida Cali y por el oriente la Avenida Boyacá. Ubicado en una de zona mixta (residencial – industrial) sin cercanía de espacios de alta densidad poblacional.

9.

EVALUACION DEL ENTORNO

La entidad cuenta con tres (3) bodegas ubicadas en el complejo industrial San Cayetano las cuales corresponden a las Bodegas 7, 11 y 12, y una oficina ubicada en la Calle 54 A No. 72 – 60 piso 4. A continuación presenta en la tabla No 4 la evaluación en entorno a nivel del complejo identificando las personas de contacto responsable del PEC de su empresa y la mayor amenaza que pueden afectar indirectamente al IDIGER.

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Tabla 4. Evaluación de entorno Empresa

N° de Bodega

Persona de Contacto

Cargo

Teléfono

Plastipel S.A.S.

4

Adriana Barreto

Coordinadora S.O.

4109136 Ext 103

Intramar S.A.

6,8,9 y 10

Sandra Guerra

Asistente de recursos Humanos

4162404

1,2,3 y 5

Ferney Calvo

Auxiliar de Salud Ocupacional

4107273 Ext 128

1,2,3 y 5

Nidia García

Asistente Gestión Humana

4107273 Ext 128

I.Q. Electronics

Sulicor S.A.

8

Darío Cano Albornoz

Praco Didacol

-

Marlen Delgado

Email

Amenaza

Incendios estructurales y explosiones por acumulación de talentohumano@pl gases dados por el astipelsas.com almacenamiento y manipulación de productos químicos combustibles. Incendios estructurales por riesgos locativos o por el mal sandra.guerra@int almacenamiento de elementos ramar.com.co combustibles (guacales de madera, muebles y enseres)

Incendios estructurales locativos por manipulación de implementos saludocupacional@ utilizados para la remanufactura equipos electrónicos. iqelectronics.com.c de Explosiones por acumulación de o gases, vapores dados por el almacenamiento y la manipulación de productos químicos combustibles utilizados para los procesos de terminados asistente.geshuma finales de productos. @iqelectronics.co m.co

Incendios estructurales por riesgos locativos o por el mal Gerente gadministrativa@s 4109115 almacenamiento de elementos Administrativo ulicor.com utilizados para campañas publicitarias. Incendios estructurales locativos en la bodega de almacenamiento de repuestos. Explosiones e Coordinadora 4238300 nmdelgado@didac incendios por acumulación de SO Ext 11378 ol.com gases y vapores generados por la estación de combustible ubicada en las instalaciones de PRACO DIDACOL

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10. ANÁLISIS DE RIESGOS Para desarrollar el panorama de factores de riesgos, el IDIGER estableció a través de la Guía de Identificación de Factores de Riesgos, el documento técnico que se constituye como la herramienta para la identificación, evaluación y priorización los riesgos asociados a las actividades operativas y administrativas de la Entidad, referentes a seguridad y salud en el trabajo, de manera que se logre gestionar los recursos necesarios para proveer las condiciones de seguridad mínimas requeridas y las alternativas de control para la fuente de origen, el medio transmisor y el trabajador, en los casos que se requiera minimizar el grado de riesgo y por lo tanto los efectos adversos a la salud o la integridad. Para consolidar de manera sistemática la información, se desarrolló el instrumento “SEC-FT31Matriz de Identificación de Factores de Riesgo”, el cual una vez aprobado estará publicado y disponible para consulta funcionarios en la intranet del IDIGER.

11. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE EMERGENCIAS Y CONTIGENCIAS

a. ESQUEMA ORGANIZACIONAL DEL PLAN DE EMERGENCIAS

Figura 2. Esquema organizacional para la atención de emergencias

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Figura3. 1 Organigrama de Emergencias

Ver Anexo 4. Inventario de Recursos b. FUNCIONES DE LA ORGANIZACIÓN DE EMERGENCIAS JEFE DE EMERGENCIA El jefe de emergencia en la entidad será el profesional de talento humano, que pertenece a la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario. JEFE DE EMERGENCIA    Antes de la Emergencia

   

Durante la Emergencia

    

Planear y organizar las diferentes acciones y recursos para la eficaz atención en un evento de emergencia. Realizar el Análisis de Riesgo de la Organización Realizar acciones de intervención y mitigación sobre los riesgos identificados en el Análisis de Riesgo Programar jornadas de capacitación. Desarrollar ejercicios de entrenamiento (Simulaciones y simulacros Identificar las zonas más vulnerables Mantener el control permanente sobre los diferentes riesgos de la entidad Evaluar las condiciones y magnitud de la emergencia Determinar los objetivos operacionales. Evaluar las prioridades del incidente o emergencia Desarrollar una estructura organizativa apropiada Administrar los recursos, suministros y servicios

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  Después de a Emergencia

 

Hacer inventario de perdidas Auditar el resultado de las medidas de actuación previstas en el plan para analizarlas y evaluarlas. Coordinar la recolección de los informes de daños y pérdidas ocasionados por el incidente o emergencia. Elaborar informe final.

FUNCIONES DEL STAFF

COORDINACION ADMINISTRATIVA  Durante la Emergencia  Después de a Emergencia

Garantizar el aseguramiento de la zona de impacto para el cumplimiento de los operativos de respuesta a la emergencia velando por el control de la situación Vigilar y evaluar las situaciones peligrosas e inseguras.

 Garantizar la seguridad de los grupos o brigadas de emergencia

INFORMACION PUBLICA  Durante y Después la Emergencia



Formular y emitir la información acerca del incidente a los medios de prensa, otras instituciones u organizaciones relevantes externas. Respetar las limitaciones para la emisión de información que imponga el comandante de incidente.

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GRUPO DE PLANIFICACION Y OPERACIONES El jefe de Brigada de la entidad tendrá la función del jefe del grupo de planificación, operaciones y enlace con las otras entidades en caso de una emergencia

JEFE DE BRIGADA    Antes de la Emergencia       Durante y Después la Emergencia

    

Elaborar y actualizar los planes de acción Mantener informado al Comandante de Incidente acerca de actividades especiales, incidente y ocurrencia Identificar a los representantes de cada una de Organizaciones, incluyendo su comunicación y líneas información Supervisar la preparación de los Planes de Acción Proporcionar predicciones periódicas acerca del potencial incidente Organizar la información acerca de estrategias alternativas.

las las de

del

Compilar y distribuir información acerca del estado del incidente Desarrollar los componentes operacionales de los Planes de Acción. Asignar el personal de Operaciones de acuerdo con los Planes de Acción, con sus respectivos jefes o coordinadores. Realizar prácticas periódicas con las brigadas Supervisar las operaciones. Determinar las necesidades y solicitar recursos, suministros o servicios adicionales Obtener un reporte rápido del Comandante de Incidente. Responder a las solicitudes del personal del incidente para establecer contactos con otras organizaciones.

El jefe del Grupo de planificación y operaciones tiene dos personas a su cargo, que son el presidente del COPASST de la entidad y la brigada integral. Las funciones se muestran a continuación: PRESIDENTE DEL COPASST Además de las funciones establecidas en las resoluciones internas, otras funciones de la parte de planificación serán las siguientes (algunas de estas funciones podrá realizarlas el suplente principal del IDIGER

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PRESIDENTE DEL COPASST      Durante y Después de la Emergencia

  



Recolectar y organizar la información acerca del estado de la situación del Incidente Mantener los archivos completos y precisos del incidente Proporcionar servicios de fotocopiado al personal del incidente. Empacar y almacenar los archivos del incidente para cualquier finalidad legal, analítica o histórico Consolidar información de todas las ramas y unidades de la estructura organizacional del incidente Establecer todas las actividades de registro de recursos, suministros y servicios para el incidente Preparar y procesar la información acerca de los cambios en el estado de los recursos, suministros y servicios en el incidente Preparar y mantener todos los anuncios, cartas y listas que reflejen el estado actual y ubicación de los recursos, suministros y servicios para el transporte y apoyo a los vehículos Mantener una lista maestra de registro de llegadas de los recursos, suministros y servicios para el incidente.

BRIGADA DE EMERGENCIAS La brigada de la entidad por capacidad se manejará integrada y entre sus funciones por tipo de actividad son los siguientes:

PRIMEROS AUXILIOS BRIGADA DE EMERGENCIAS PRIMEROS AUXILIOS  Participar en capacitación, entrenamiento, simulacros y Antes de la mantenerse actualizado en primeros auxilios. Emergencia  Diseñar y disponer de formatos para la atención de primeros auxilios  Valorar la situación y los lesionados, clasificarlos ya atenderlos según prioridad.  Prestar los primeros auxilios a los lesionados por la emergencia.  Disminuir la tensión nerviosa en los lesionados y los Durante la emergencia compañeros de trabajo  Coordinar el traslado correcto del lesionado al centro asistencial adecuado en su nivel de complejidad.  Coordinar el acceso e intervención de los grupos de ayuda externa  Evaluar el desarrollo de las diferentes actividades contempladas en el plan, después de cada emergencia o simulacro desarrollado. Después de a  Elaborar y presentar informes de dichas actividades a las emergencia directivas.  Reponer el material utilizado  Establecer o determinar los correctivos pertinentes del plan La impresión de este documento se considera “Copia no Controlada”. 15/22

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INCENDIOS BRIGADA DE EMERGENCIAS INCENDIOS  Participar en capacitación, entrenamiento, simulacros y mantenerse actualizado.  Conocer los riesgos generales y particulares que se presenten en las diferentes áreas.  Conocer la existencia y el uso del sistema de alarma y alertas Antes de la Emergencia y de los medios técnicos de protección disponibles.  Velar porque el equipo contra incendios se encuentre en buenas condiciones  Asegurar que las vías de evacuación y los equipos se encuentren libres de obstáculos y señalización apropiada  Actuar prontamente cuando se informe de una emergencia de incendio, sismo, atentado terrorista, etc., realizando actividades tendientes a la tensión y control de la emergencia evitando la propagación de sus efectos Durante la emergencia  Definir los límites de la zona de riesgo e informar al grupo de evacuación.  Prestar apoyo a las actividades de aislamiento, control o dirección de la evacuación.  Evaluar el desarrollo de las diferentes actividades contempladas en el plan, después de cada emergencia o simulacro desarrollado. Después de a  Elaborar y presentar informes de dichas actividades a las emergencia directivas.  Comentar a los demás integrantes de la unidad sobre la atención brindada.  Establecer o determinar los correctivos pertinentes del plan

Tabla 2 Funciones Brigada de Emergencias de Incendios

EVACUACION

BRIGADA DE EMERGENCIAS EVACUACION  Conocer el plan de emergencia y capacitar al personal del área a cargo.  Conocer las rutas de salida de emergencia Antes de la Emergencia  Mantener un listado actualizado de las personas que laboran en su área  Efectuar inspecciones de seguridad e informar anomalías.  Chequear cuantas personas hay en el área y reunirlas para preparar la salida  Proceder a evacuar e indicar la ruta de salida bajo su responsabilidad y recordarles el punto de reunión. Durante la emergencia  Impedir que las personas a su cargo regresen a la zona de peligro.  Controlar los brotes de comportamiento que pueden originar pánico, evitar aglomeraciones y controlarlas. La impresión de este documento se considera “Copia no Controlada”. 16/22

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 Después de a emergencia

 

Evaluar el desarrollo de las diferentes actividades contempladas en el plan, después de cada emergencia o simulacro desarrollado. Elaborar y presentar informes de dichas actividades a las directivas. Establecer o determinar los correctivos pertinentes del plan

GRUPO LOGISTICA Para el grupo de logística habrá un jefe de sección y apoyo a través de los técnicos del grupo de almacén, las funciones para el jefe de logística y el grupo de apoyo son las siguientes: JEFE DE SECCIÓN ALMACENISTA Antes de la Emergencia



Elaborar y actualizar los planes de acción



Supervisar las acciones de abastecimiento, recepción, almacenamiento, control y manejo de inventarios. Coordinar las acciones de ingreso del pedido o solicitud de suministros, aislamiento de los suministros, transporte y entrega Supervisar servicios y necesidades de apoyo para las operaciones planificadas y esperadas. Tales como: instalaciones, informática, medios de transporte, sistema de comunicación y personal. Mantener un registro de actividades de esta sección e informar al Comandante de Incidentes

 Durante Y Después la emergencia





APOYO DEL GRUPO DE LOGISTICA

Antes de la Emergencia

Durante Y Después la emergencia

APOYO GRUPO DE LOGISTICA  Identificar y adquirir los suministros que la entidad requiere para su operación  Realizar las actividades necesarias para recibir todo tipo de suministro ya sea por préstamo, donación, compra o reintegro.  Realizar todas las actividades necesarias para guardar y conservar suministros en condiciones óptimas de calidad y distribución interna en la bodega desde que llegan hasta que se requieren por el cliente final  Asegurar la confiabilidad de las existencias de suministros.  Recibir, procesar y priorizar los pedidos de suministros y servicios para su posterior alistamiento o preparación.  Acondicionar de manera adecuada los suministros que satisfagan las necesidades de los clientes.  Hacer llegar los suministros al sitio donde son necesarios

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GRUPO DE ADMINISTRACION Y FINANZAS Para el Grupo de Administración y finanzas existirá un jefe de sección que lo tendrá a cargo el Subdirector de Gestión Corporativa y Control Disciplinario o a quien este designe las funciones del jefe de grupo y de los profesionales de apoyo de esta sección son las siguientes: JEFE DE SECCION SUBDIRECTOR DE GESTIÓN CORPORATIVA Y CONTROL DISCIPLINARIO  Durante y Después de la Emergencia 

Responsable de recopilar toda la información de los costos y de proporcionar presupuestos y recomendaciones de ahorros en el costo. Incidente de las acciones que se han realizado en esta sección

APOYO DEL GRUPO DE ADMINISTRACION Y FINANZAS APOYO DEL GRUPO DE ADMINISTRACION Y FINANZAS. 

 Durante y Después de la Emergencia

 



Es responsable de justificar, controlar y registrar todos los gastos y de mantener al día la documentación requerida para gestionar reembolsos. Desarrollar un plan operativo para el funcionamiento de las finanzas en el incidente. Mantener contacto diario con las instituciones en lo que respecta a asuntos financieros. Asegurar que todos los registros del tiempo del personal sean transmitidos a la institución de acuerdo a las normas establecidas. Informar al personal administrativo sobre todo asunto de manejo de negocios del incidente que requiera atención y proporcionarles el seguimiento antes de dejar el incidente

12. PLANES DE ACCION Y CONTINGENCIAS En los Planes de Acción se definen las metas, objetivos, procesos y procedimientos a desarrollar por un incidente o emergencia específica, en un periodo específico, determinando los recursos, suministros y servicios a utilizar y los responsables de cada acción ver anexos 5, 6, 7, 8, 9 Y 10, con los siguientes planes:      

Plan de vigilancia y seguridad. Anexo 5 Plan de atención médica y primeros auxilios. Anexo 6 Plan contrancendios. Anexo 7 Plan de evacuación. Anexo 8. Plan de contingencias para derrames de materiales peligrosos. Anexo 9 Plan para reacción ante explosión. Anexo 10 La impresión de este documento se considera “Copia no Controlada”. 18/22

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13. ANALISIS DE SUMINISTROS Y SERVICIOS 13.1

RECURSOS INTERNOS

Recursos Humanos El Fondo de Prevención y Atención de Emergencias tiene una población entre funcionarios y contratistas de 284 personas aproximadamente, también cuenta con personal definido para la atención de las emergencias internas de acuerdo al esquema organizacional establecido. Ver anexo 4 Inventario de Recursos.

Recursos Técnicos Ver detalle del inventario de recursos técnicos en el Anexo 4 y la ubicación de extintores, alarmas y estaciones de emergencia.

Recursos Financieros Se cuenta con el presupuesto distrital asignado a la entidad correspondiente a los Gastos de Funcionamiento. 13.2

RECURSOS EXTERNOS

Como recursos externos IDIGER puede contar con (7) extintores multipropósito y una camilla ubicados en el complejo Industrial San Cayetano al que pertenece, también cuenta con un hidrante en los parqueaderos del complejo. A continuación se muestra un mapa con la ubicación de los recursos externos. Ilustración 1. Plano complejo industrial San Cayetano

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Plan de Emergencias y Contingencias

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14. PLAN DE CAPACITACIÓN El buen desempeño de los grupos depende de la formación y los conocimientos adquiridos para la participación en cada una de las actividades y protocolos que propone el plan de emergencias del IDIGER. A continuación se muestra en la tabla No 5 los requerimientos de formación para el desarrollo del plan de emergencias del IDIGER. Tabla No 5. Plan de Capacitación ACTIVIDADES

NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

Talleres en Brigadas de Emergencias

Adquisición de conocimientos acerca de las brigadas de emergencias a nivel de Primeros Auxilios, Evacuación e Incendios.

Sensibilización acerca de Uso de Elementos de Protección Personal

Es necesario de toma de conciencia sobre la utilización de los EPP.

Salud y Primeros Auxilios. Contraincendios Evacuación Liderazgo de los Responsables de Emergencia Evaluación de Daño y Análisis de Necesidades Primera respuesta a incidentes por materiales peligrososPRIMAP Curso de Operaciones y Técnico HAZMAT Simulaciones y simulacros

Fortalecer los conocimientos básicos adquiridos por la brigada de emergencias y reforzar el nivel de actuación en Primeros Auxilios. Fortalecer los conocimientos básicos adquiridos por la brigada de emergencias y reforzar el nivel de actuación en incendios. Fortalecer los conocimientos básicos adquiridos por la brigada de emergencias y reforzar el nivel de actuación en evacuación Fortalecer la habilidad de liderazgo en el personal que dirige la atención de una emergencia en la entidad. Brindar herramientas para el personal que intervienen en la toma de decisiones, realizando evaluación y análisis de necesidades consecuencia de una emergencia en la entidad. Brindar herramientas para el personal que interviene en el manejo de emergencias internas, identificando y reconociendo los materiales peligrosos en la entidad Desarrollar en el participante las habilidades y conocimientos básicos en el Reconocimiento, Identificación, Manejo, Contención, y Confinamiento del Material Peligroso Técnicas para la realización de simulaciones y simulacros

15. IMPLEMENTACION DEL PLAN Para la puesta en marcha del plan de emergencia, se recomienda lo siguiente:

15.1 Institucionalización Para la institucionalización de este documento se deben tener en cuenta lo siguiente: 

Este documento debe cumplir las etapas de revisión, codificación y aprobación de acuerdo a los parámetros establecidos por el Sistema Integrado de Gestión del IDIGER. La impresión de este documento se considera “Copia no Controlada”. 20/22

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

Su adopción debe estar soportada con resolución de la entidad donde se resalte su obligatorio cumplimiento.

15.2 Actualización Posterior a la implementación o a la auditoria del Plan de Emergencia y Contingencias, este puede estar sujeto a modificaciones o cambios, proceso que debe ser ejecutado en forma continúa. La actualización deberá realizarse periódicamente o cuando se presente un cambio que signifique un proceso de reajuste al documento en los aspectos principales del Plan y se deberá informar a toda la entidad de los cambios correspondientes. El proceso de seguimiento al Plan debe llevarse por medio de una bitácora o sistema de información y control, que permita conocer el progreso y los cambios realizados a la estructura del Plan, de acuerdo a las evaluaciones desarrolladas y sus actividades. Debe existir un responsable del seguimiento al Plan el cual periódicamente informará a los relacionados de las actividades ejecutadas y los diferentes aspectos de modificación y control. 15.3 Prácticas y Simulacros 15.3.1 Alcance Deberán efectuarse prácticas y simulacros de evacuación en forma periódica que incluyan como mínimo:     

Reconocimiento de la señal de alarma y las instrucciones de emergencia. Rutas de salida. Reconocimiento del sitio de reunión Ejecución de acciones de salvamento Procedimientos

15.3.2 Frecuencia    

Cada área deberá tener una sesión teórica mínimo de 30 minutos una vez al año. Realizar una práctica de evacuación independiente por lo menos una vez al año. Realizar una práctica con todas las áreas mínimo una vez al año. Instruir al personal nuevo en los procedimientos a seguir en caso de emergencia.

16. AUDITORIA De acuerdo con el procedimiento de auditoría (SEC-PD-07) definido en el Modelo de Operación por Procesos del IDIGER, el Plan de Emergencias y Contingencias deberá ser auditado a intervalos planificados para determinar su cumplimiento, implementación y mantenimiento. Al momento de elaborar las listas de verificación de la auditoría, se sugiere tener como referente la lista de chequeo. A fin de asegurar la realización de las auditorías, las mismas deberán incluirse en el Programa de Auditorías que aprueba el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno. Los resultados de las auditorías suministrarán información a la dirección y servirán para la actualización La impresión de este documento se considera “Copia no Controlada”. 21/22

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6.

Control de Cambios.

Versión Fecha

Descripción de la Modificación

Aprobado por

16/11/2011

Creación de la Guía – “Por la cual se adopta el Plan de Emergencias y Contingencias PEC para el Fondo de Prevención y Atención de Emergencias FOPAE”.

Subdirectora de Gestión Corporativa – Andrea Gracia

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31/10/2015

Se anexo la tabla de cambios, se actualizo el Representante Legal del FOPAE y cantidad personal Jornada Diurna; se agregó en el ítem la evaluación del entorno; se agregó el ítem Información de Entrada; se incluyó el Análisis de la carga combustible del FOPAE y actualización de la cantidad de funcionarios y contratistas del FOPAE y Se agregó los cursos de PRIMAT y HAZMAT.

Subdirectora de Emergencias – Margarita Córdoba García

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Se actualizo la metodología de análisis de riesgos, así como los datos institucionales e información de sus instalaciones.

Subdirectora de Gestión Corporativa y Asuntos Disciplinarios Aida Patricia Niño

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7.

Aprobación.

Elaborado por

XIMENA CORREDOR Profesional Especializado Grado 23 Talento Humano

JONNATHAN ANDRES LARA Profesional de Planeación

Validado por

Aprobado por

AIDA PATRICIA NIÑO Subdirectora de Gestión Corporativa y Asuntos Disciplinarios JOSÉ LEONARDO MILLÁN Profesional Especializado Grado 23 Planeación DAVID VALDÉS CRUZ Jefe de la Oficina Asesora de Planeación

Nota: Para una mayor información referente a este documento comunicarse con la dependencia responsable.

La impresión de este documento se considera “Copia no Controlada”. 22/22