PLAN DE FOMENTO A LA CULTURA DEL AUTOCONTROL ENERGUAVIARE S.A. E.S.P

Fernando Santamaría Luna Gerente Marlon López Sánchez Director de Planeación Cesar Alexander Gaitán Sub Gerente Área Financiero Andrés Fabián Amaya Sub Gerente Área Administrativa Vicente García Parra Sub Gerente Área Distribución Rahomir Rivas Sub Gerente Área Comercial y Mercadeo Yenny Johana Rodríguez Pineda Secretaria General y Jurídica Yuri Alexander Lascarro Profesional 02 Control Interno Yuliana Rincón Agudelo Profesional 01 Calidad Nayibe Quevedo Bernal Profesional 02 Comunicaciones R.S.

San José del Guaviare, agosto de 2016

I. INTRODUCCION ENERGUAVIARE S.A E.S.P, es una Sociedad Anónima de capital mixto que presta el servicio público de energía, constituida mediante escritura pública y matriculada en la Cámara de Comercio de San José del Guaviare, inicia operaciones el 10/09/2001 con un capital autorizado de $7.000.000.000 millones de pesos. Se rige para sus actos por el derecho privado y en lo demás a las estipulaciones de las sociedades y código de comercio; está vigilada por la Súper Intendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, como ente regulador esta la Comisión Reguladora de Energía y Gas CREG. La Empresa cuenta con una Junta Directiva conformada por (5) miembros principales y (5) suplentes elegidos para un periodo de (3) años, un Gerente o representante legal contratado para un periodo de (2) años a partir de su nombramiento. En temas de contratación cuenta con un reglamento interno de contratación, en su régimen presupuestal por tener un capital público que representa un porcentaje mayor a 90%, su manejo es similar al de las empresas industriales y comerciales del estado, quedando reglamentado su régimen en el Estatuto Interno de Presupuesto de la empresa. De conformidad al Registro Único de Prestadores de Servicios Públicos, RUPS, presta el servicio de energía eléctrica, con actividades de generación, distribución y comercialización en zonas no interconectadas y en el Sistema Interconectado nacional de comercialización y distribución. En aplicación a la Ley 142 de 1994 y a los Estatutos de Constitución, cuenta con un Plan de Gestión y Resultados PGR 2015 – 2017, el cual contempla la gestión que durante las tres vigencias debe efectuar la alta gerencia para que la empresa cumpla con su objeto social y direccionamiento estratégico; de igual manera, debe implementar un sistema de control interno integrado por el esquema de organización, métodos, principios, normas, procedimientos, mecanismos de verificación y evaluación para la Sociedad. Estos elementos al adoptarse deben procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la información y la administración de los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la Dirección de la empresa y en atención a las metas u objetivos previstos dentro de su visión y misión institucionales.

El concepto de Control Interno se define como un proceso efectuado por la alta dirección y demás funcionarios de una organización, proporcionan la seguridad razonable para la consecución de los objetivos de la Institución, a través de la evaluación independiente con herramientas adecuadas y orientadas que apoyen la gestión para el cumplimiento legal y se conviertan como elemento fundamental para la eficacia y la continuidad de la Institución. La Oficina de Control Interno de ENERGUAVIARE S.A. E.S.P., como órgano interno de control y evaluación, presenta la campaña “Únete a la onda del Autocontrol” como parte de la gestión que hoy vive la Empresa, donde se destaca los aspectos importantes y relevantes para ENERGUAVIARE S.A. E.S.P, igualmente aquellos que son susceptibles de mejora continua y orientados al Autocontrol, Autorregulación y Autoevaluación, para lograr el cumplimiento de los fines Institucionales.

2. OBJETIVOS 2.1 Objetivo General Promover el mejoramiento continuo de la gestión institucional en la Empresa de Energía del Departamento del Guaviare, a través de la implementación y fortalecimiento de un plan de fomento a la cultura del autocontrol, como apoyo en el cumplimiento de los fines Institucionales. 2.2 Objetivos Específicos a. Establecer actividades dirigidas a todos los funcionarios y colaboradores de ENERGUAVIARE S.A. E.S.P. para el fomento de la cultura del Autocontrol. b. Divulgar, sensibilizar, apoyar, capacitar y motivar a los funcionarios y colaboradores de ENERGUAVIARE S.A. E.S.P. sobre la cultura de la autorregulación, autoevaluación y autogestión. c. Motivar a todos los colaboradores de ENERGUAVIARE S.A. E.S.P. a través de la cultura del autocontrol a ser proactivos y participativos, actuando siempre con honestidad en sus funciones y procesos.

3. GENERALIDADES a. Ambiente de control: Cosiste en el establecimiento de un entorno que se estimule e influencie la actividad del personal con respecto al control de sus actividades, donde se establecen los objetivos y se minimizan los riesgos; Tiene que ver igualmente en el comportamiento de los sistemas de información y con la supervisión en general. b. Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación. c. Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus Reglamentos.

3. NORMATIVIDAD - Ley 142 de 1994. - Estatutos de Constitución ENERGUAVIARE - Ley 87 de 1993 - Decreto 943 de 2014 MECI 1000:2014 - Ley 1712 de 2014 - Ley 1474 de 2011 4. ALCANCE Cada colaborador de ENERGUAVIARE S.A. E.S.P. es responsable de aplicar el autocontrol, con miras a contribuir al mejoramiento de sus actividades diarias. Bajo esta consideración las acciones definidas tendrán como alcance la totalidad de los funcionarios (empleados y contratistas). 5. ACTIVIDADES DEL PLAN DE TRABAJO PARA EL FORTALECIMIENTO DEL AUTOCONTROL A continuación se presentan las actividades a desarrollar para el fomento de la cultura del Autocontrol. Campañas de sensibilización: Se enfocarán en la promoción del control en general y del autocontrol en particular para coadyuvar a la adecuada administración de los recursos, la información y el talento humano de manera articulada y coherente con el cumplimiento de las funciones misionales de la empresa. A. Campaña de sensibilización “Únete al Autocontrol” Fase 1: A través de la aplicación Big Ant, se enviarán a los funcionarios productos audiovisuales con mensajes alusivos al autocontrol y su importancia para la mejora continua, la práctica de la calidad y el fortalecimiento del clima organizacional. Fase 2: Enfocada en la promoción del autocontrol, en la cual los profesionales encargados de apoyar el Plan visitarán todas las dependencias de Energuaviare S.A. E.S.P. presentando de manera verbal y amistosa la campaña del Autocontrol y su marca, a fin de crear recordación de la campaña.

Al finalizar la actividad, se entregará a cada participante un folleto con la marca y mensaje alusivo al Autocontrol. B. Campaña de sensibilización “El Autocontrol eres Tú” A través de jornadas en las distintas sedes de la Empresa de Energía del Departamento del Guaviare, se socializará la importancia de adoptar una cultura de Autocontrol en la Institución a través de actividades lúdicas que serán apoyadas por la Oficina psicosocial. 6. PRODUCTOS Y ENTREGABLES ESPERADOS Para cada actividad se contara con el apoyo de las Oficinas de Comunicaciones y de Bienestar Institucional, se estiman los siguientes productos y resultados: 6.1 Campañas de sensibilización a. Cuatro comunicaciones en la aplicación BigAnt con la publicación de las “Únete al Autocontrol” b. Cuatro comunicaciones en la aplicación BigAnt con la publicación de las “El Autocontrol eres Tú” c. Visitas a todas las dependencias de la Empresa comunicando el Plan de la cultura del Autocontrol y la marca de la campaña, una cada semestre. (Listas de participantes y evidencia fotográfica) d. Presentación importancia del ambiente de control en jornada de inducción.

7. REQUERIMIENTOS Insumos Computador portátil Video Beam Parlantes Folletos

Cantidad 1 1 1 200

8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Las actividades y la entrega de resultados se programarán de acuerdo con las posibilidades reales de los recursos que se asignen (financiero, tecnológicos, talento humano, entre otros) el tiempo y la disponibilidad del personal de la Entidad, pero se tomará como punto de partida el siguiente cronograma

ACTIVIDAD ELABORACIÓN Y PUBLICACIONES NOTAS AUTOCONTROL EN BIG ANT, PRIMERA CAMPAÑA

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

CHARLAS DE FOMENTO DE LA CULTURA DEL AUTOCONTROL Y CALIDAD DIRIGIDA A LAS ÁREAS DE LA EMPRESA, SEGUNDA CAMPAÑA FOMENTO CULTURA DEL AUTOCONTROL Y CALIDAD EN INDUCCIÓN

CRONOGRAMA CHARLAS DE FOMENTO A LA CULTURA DEL AUTOCONTROL Y CALIDAD ÁREA FINANCIERA ADMINISTRATIVA Y GERENCIA COMERCIAL SECRETARIA GENERAL Y JURÍDICA - PLANEACIÓN DISTRIBUCIÓN

YURI ALEXANDER LASCARRO Profesional 02 Control Interno

FECHA Y HORA 10 DE OCTUBRE 7:00 AM 11 DE OCTUBRE 7:00 AM 12 DE OCTUBRE 7:00 AM 13 DE OCTUBRE 7:00 AM 19 DE OCTUBRE 7:00 AM

RESPONSABLES

COMUNICACIONES CONTROL INTERNO Y CALIDAD

NAYIBE QUEVEDO Profesional 02 Comunicaciones