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MGP Alcaldía Mayor de Bogotá Plan de Gerencia del Alcance
ANEXO B
PLAN DE GERENCIA DEL ALCANCE
CONTENIDO
FUNDAMENTOS ............................................................................................................................... 2 MARCO DE TRABAJO ...................................................................................................................... 3 ROLES Y RESPONSABILIDADES ................................................................................................... 3 DEFINICIÓN DEL ALCANCE .......................................................................................................... 4 DECLARACIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO ...................................................................... 5 EDT ...................................................................................................................................................... 6 VERIFICACIÓN DEL ALCANCE ..................................................................................................... 7 CONTROL DEL ALCANCE .............................................................................................................. 7 ACEPTACIÓN DEL DIRECTIVO ENCARGADO ........................................................................... 7
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FUNDAMENTOS La gerencia del alcance es el conjunto de procesos que aseguran que el proyecto incluye todo el trabajo y solamente ese trabajo para completar el proyecto. El Plan de Gerencia del Alcance detalla cómo se definirá el alcance del proyecto, cómo se desarrollará y cómo se controlará. El enfoque del PMI® consta de 5 procesos dentro del grupo de procesos de la Planeación: • • • • •
Documentar los requisitos del proyecto (DRP) Definir el alcance Crear la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) y su Diccionario de la EDT. (Favor ver en el Glosario - Anexo Q). Verificar el alcance Controlar el alcance
1. DRP a. Este proceso asegura que los requisitos del proyecto queden documentados. Los requisitos o requerimientos son el motor de un proyecto. b. Se tendrá como elemento de referencia el Acta de Constitución del Proyecto 2. Definir el alcance y Declarar el Alcance del proyecto a. Este proceso consta de la definición y declaración detallada del alcance del proyecto y de su producto b. Debe incluir los supuestos y limitaciones c. Incluye los objetivos específicos d. Contiene los entregables e. Se apoya en el Acta de Constitución del Proyecto 3. Creación de la EDT y su Diccionario a. Este proceso desglosa los entregables grandes del proyecto en entregables más pequeños hasta el punto en que se consideren que son gestionables por una persona. b. En el nivel más bajo de la EDT, los entregables se denominan paquetes de trabajo. 4. Verificar el alcance a. Este proceso permite gestionar la entrega de cada entregable al cliente y su recepción por parte de este mediante un documento formal. 5. Controlar el alcance a. Este proceso realiza monitoreo y control del proyecto para hacer cumplir los acuerdos pactados b. Permite, también, gestionar el control de cambios a los acuerdos.
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MARCO DE TRABAJO Es importante que el marco de trabajo se detalle de la siguiente manera: • • • • • •
¿Quién va a ser el responsable de la gestión del alcance? ¿Cuántos niveles tendrá la EDT del proyecto en particular? ¿Qué debe contener el Diccionario de la EDT? ¿Cómo se controlará el cumplimiento del alcance? (lista de chequeo, medición del cumplimiento del alcance). ¿Cómo será el enfoque de cambios al alcance? (formato de solicitud, presencia del Comité de Control de Cambios, aprobación). ¿Quién aceptará el entregable final y quién aprobará la aceptación del alcance del proyecto?
ROLES Y RESPONSABILIDADES Es importante determinar los roles y responsabilidades de los que participen en el establecimiento del alcance del proyecto. La tabla que se muestra a continuación establece lo anterior:
Nombre del Interesado Departamento – Área – Empresa que será responsable del proyecto
Rol a desempeñar Responsabilidades Gerente de Proyecto
-
Mide y verifica el alcance del proyecto Facilita las solicitudes de cambio Facilita las evaluaciones de impacto de las solicitudes de cambio Organiza y facilita las reuniones Comunica los resultados de las solicitudes de cambio al alcance Actualiza los documentos del proyecto al aprobarse los cambios al alcance
Tabla 1. Roles y responsabilidades de la gerencia del alcance
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DEFINICIÓN DEL ALCANCE Es un proceso que, mediante el uso de dos tablas, asegura que el proyecto cumplirá con su alcance. La primera tabla relaciona los requerimientos del proyecto con sus objetivos específicos, mientras que la segunda alinea estos con los entregables. Este proceso se debe realizar con el equipo del proyecto. A continuación se muestran las dos tablas referidas: Tabla que relaciona los requerimientos contra los objetivos REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA SOLUCIÓN
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x
x
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4
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X
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Tabla que relaciona los objetivos contra los entregables OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA SOLUCIÓN ENTREGABLES DETALLADOS 1 2 3 4
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2 x
3 x
4 x x
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DECLARACIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO La declaración del alcance del proyecto específica los entregables del proyecto y lo que se requiere para lograrlos. La declaración del alcance del proyecto debe contener lo siguiente: • •
Descripción del alcance del producto a entregar Criterios de aceptación del producto o Especificaciones
•
Entregables del proyecto o Por ejemplo, la prefactibilidad, la factibilidad y otros
•
Exclusiones del proyecto o Entregables que están por fuera del alcance
• •
Supuestos – Premisas de las que se parte Limitaciones en tiempo, costo, personal y otros
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EDT La EDT y su Diccionario son fundamentales para la gestión del alcance. Aquí se establece la división del alcance del proyecto. Se sugiere que la EDT del proyecto tenga de tres a cuatro niveles jerárquicos y los adicionales niveles se operen mediante delegación y empoderamiento sucesivos. Y por cada nivel de desglose, tres a cuatro entregables. A continuación la EDT de un proyecto, a manera de ejemplo:
Nombre del Proyecto 1
2
3
4
ENTREGABLE
ENTREGABLE
ENTREGABLE
ENTREGABLE
1.1
2.1
3.1
4.1
Entregable
Entregable
Entregable
Entregable
1.2
2.2
Entregable
Entregable
Cada entregable de la EDT se debe documentar en un archivo que se denomina el Diccionario de la EDT, el cual documenta, en cada fila, un resultado y su correspondiente descripción.
Esquema de Numeración
Nombre del Entregable
Detalle del Trabajo a Realizar
Duración del Entregable
Costo del Entregable
1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.2 1.2.1 1.2.2
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VERIFICACIÓN DEL ALCANCE La verificación del alcance se hace con cada entregable del proyecto y consta de los siguientes pasos: • • •
Inspección del resultado por parte del cliente Entrega formal del entregable mediante acta Aceptación de parte del cliente
CONTROL DEL ALCANCE El control del alcance es el proceso de hacerle seguimiento y control al alcance acordado entre las partes. De ser necesario, este proceso también cubre el proceso para modificar los acuerdos del proyecto. Deberá haber un solicitante oficial, en cada parte interviniente, cuando se trate de modificar el alcance original. La solicitud viaja en un formato preestablecido y va dirigida a un Comité de Control de Cambios (CCC), que analiza la solicitud y evalúa el impacto en las otras áreas de conocimiento con el apoyo de un grupo de expertos en el tema de la solicitud. El CCC podrá aprobar, postergar o rechazar la solicitud justificando las razones del caso. De ser necesario, se modificará lo correspondiente en las otras áreas de conocimiento en los documentos que apliquen y se comunicará la decisión a los interesados del proyecto.
ACEPTACIÓN DEL DIRECTIVO ENCARGADO
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Fecha: __________________
Cargo del Directivo Encargado
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