PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LA IMPLEMENTACION DE PLANEACION ESTRATEGICA EN LA EMPRESA QUESERA LOS GUADUALES DE LA CIUDAD DE SANTIAGO DE CALI. .

DANIELA CORINA ROSERO SANCHEZ 1115775

UNIVERSIDAD SAN BUENAVENTURA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS SANTIAGO DE CALI 2013

PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LA IMPLEMENTACION DE PLANEACION ESTRATEGICA EN LA EMPRESA QUESERA LOS GUADUALES DE LA CIUDAD DE SANTIAGO DE CALI.

DANIELA CORINA ROSERO SANCHEZ 1115775

Director CESAR AUGUSTO PATIÑO DOCENTE

EN LA MODALIDAD DE: MONOGRAFÍA, PARA OPTAR EL TÍTULO DE: ADMINISTRADOR DE NEGOCIOS

UNIVERSIDAD SAN BUENAVENTURA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS SANTIAGO DE CALI 2013

Nota de aceptación: Aprobado por el Comité de Grado en cumplimiento de los requisitos exigidos por la Universidad San Buenaventura para optar al titulo de Administrador de Negocios

______________________________ Jurado

______________________________ Jurado

Santiago de Cali, Abril de 2013

DEDICATORIA A Dios Todopoderoso, que nos guía en cada día de nuestra existencia. A Dios gracias por haberme dado la vida y concederme buena salud para lograr mis objetivos. A toda mi familia, hermanos y hermanas por el respaldo y la solidaridad, especialmente a mi Madre DAIRA SANCHEZ por el apoyo y la motivación constante e inculcarme que la unión familiar es fundamental para la consecución de las metas trazadas A todos mis amigos y compañeros de clase por el apoyo mutuo que nos brindamos en todos estos años de estudio y por los lazos de amistad que conservaremos por siempre. A TODOS GRACIAS.

DANIELA CORINA ROSERO SANCHEZ

AGRADECIMIENTOS Al terminar satisfactoriamente este proyecto, bajo la metodología de un texto sencillo y práctico cuyo propósito es servir de guía a los estudiantes y de consulta a los profesionales, ofrezco mi agradecimiento a las personas que de una u otra manera contribuyeron al buen éxito de esta gestión. A la Empresa “Quesera Los Guaduales”, en especial a mi Padre ERNEY ROSERO, por el respaldo y apoyo incondicional en el desarrollo de este proyecto, buscando el mejoramiento de la Organización y el desarrollo profesional de su recurso humano. A todo el equipo de Docentes de la Universidad San Buenaventura, donde tuve la oportunidad de aprender y compartir todos sus conocimientos y vivencias que nos formaron como personas integras y competentes. A mi Director del Trabajo de Grado Profesor Cesar Augusto Patiño por el respaldo y la orientación recibida. A los compañeros de clase, con quienes compartí momentos inolvidables que me enriquecieron con sus aportes y anécdotas para adquirir madurez, confianza y poder interactuar con criterio y profesionalismo.

_________________________________ DANIELA CORINA ROSERO SANCHEZ

TABLA DE CONTENIDO Página

1. 2. 2.1. 2.2. 2.3. 3. 3.1. 3.2. 4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 5. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 6. 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 7. 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 8. 9.

RESUMEN ............................................................................................ INTRODUCCION .................................................................................. ANTECEDENTES................................................................................. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ....................................................... PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................... FORMULACION DEL PROBLEMA ...................................................... SISTEMATIZACION ............................................................................. OBJETIVOS.......................................................................................... OBJETIVO GENERAL .......................................................................... OBJETIVOS ESPECIFICOS................................................................. JUSTIFICACIÓN................................................................................... JUSTIFICACION TEORICA .................................................................. JUSTIFICACION METODOLOGICA .................................................... JUSTIFICACION EMPRESARIAL ........................................................ JUSTIFICACION PROFESIONAL ........................................................ MARCOS DE REFERENCIA ................................................................ MARCO CONTEXTUAL ....................................................................... MARCO TEORICO ............................................................................... MARCO CONCEPTUAL ....................................................................... MARCO JURIDICO .............................................................................. DISEÑO METODOLOGICO ................................................................. TIPO DE ESTUDIO .............................................................................. METODO DE INVESTIGACION ........................................................... FUENTES Y TECNICAS PARA LA RECOLECCION DE INFORMACIÓN .................................................................................... DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ...................................................... DESARROLLO DE LA INVESTIGACION ............................................. DIAGNOSTICO SITUACIONAL EMPRESARIAL ................................. FORMULACION DE LA MISION, VISION, PRINCIPIOS, VALORES Y OBJETIVOS ORGANIZACIONALES............................... FORMULACION DE ESTRATEGIAS COMPETITIVAS ........................ FORMULACION DE INDICADORES DE GESTION ............................ PROPUESTA PLAN DE INCENTIVOS PARA EL RECURSO HUMANO .............................................................................................. PROPUESTA PARA EL MANEJO y CONTROL DE LOS INVENTARIOS ..................................................................................... CONCLUSIONES ................................................................................. RECOMENDACIONES ......................................................................... BIBLIOGRAFIA .....................................................................................

9 11 12 17 17 20 20 21 21 21 22 24 24 24 24 25 25 30 41 44 45 45 45 46 47 49 49 54 68 69 70 71 72 73 74

LISTA DE TABLAS Página Tabla No.1: Descripción de la Empresa Quesera Los Guaduales.. .................... 25 Tabla No.2: Portafolio de Productos de la Empresa Quesera Los Guaduales.. .. 25 Tabla No.3: Sucursales de la Empresa Quesera Los Guaduales ....................... 26 Tabla No.4: Diagnostico Situacional Empresa “Quesera Los Guaduales……… 52 Tabla No.5: Matriz Estrategica Empresa Quesera Los Guaduales ..................... 53 Tabla No.6: Organigrama Empresa Quesera Los Guaduales ............................. 56 Tabla No.7: Manuales de Funciones Empresa Quesera Los Guaduales ............ 58 Tabla No.8: Plan de Implementacion Organizacional Empresa Quesera Los Guaduales ................................................... 67 Tabla No.9: Estrategias Organizacionales Empresa Quesera Los Guaduales ... 68 Tabla No.10: Plan Integral de Incentivos Empresa Quesera Los Guaduales ..... 70 Tabla No.11: Plan Manejo y Control de los Inventarios Empresa Quesera Los Guaduales ................................................... 71

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LISTA DE GRAFICOS Página Grafico No.1 Proceso Planificacion Estrategica.................................................. 49

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RESUMEN En la actualidad, las tendencias de cambio, el manejo de la información, las necesidades del Cliente, el pensar del Mercado y demás variables, hacen que las organizaciones cuenten con una adecuada estructura organizacional acorde con la satisfacción del Consumidor. Por lo general en las Empresas, los resultados no efectivos de las diferentes áreas/departamentos que la componen conllevan a identificar que los mismos se presentan por no contar con una inadecuada estructura organizacional. Esto no es sorprendente, ya que, en ocasiones las estructuras organizacionales en los departamentos son obsoleta o quizás desactualizadas con el dia-dia; pues se han realizados pocas modificaciones, o son puntuales y con limitantes, a pesar de los cambios vertiginosos que han ocurrido en el entorno Económico, Social y Político. Este proyecto persigue las siguientes finalidades: El primer propósito, llevar a cabo el diagnostico situacional de la Empresa. El segundo propósito, es formular la Misión, Visión, Valores, Principios y Políticas de la Empresa. El tercer propósito, es diseñar Estrategias exitosas que le permitan a la Empresa ser más competitiva en el medio. El cuarto propósito, es implementar un Modelo de Gestión que permita aplicar los indicadores apropiados para medir la eficiencia de los planes. El quinto propósito, es crear un Programa de Incentivos para que los Empleados se motiven a trabajar con más ganas y entusiasmo, de tal forma utilizarlo como un método de retención para que ellos estén comprometidos con su empresa El sexto propósito, es diseñar una metodología aplicada en el Control de los inventarios.

9

Los resultados obtenidos en este estudio fueron los siguientes:    

Diseño del Plan Estratégico. Creación del Organigrama de la Empresa, estableciendo niveles jerárquicos Diseño de los Manual de funciones y perfiles de los Cargos. Diseño de Planes y Estrategias Organizacionales.

Lo anterior, Pretende que la Empresa “Quesera Los Guaduales” disponga de herramientas técnicas y administrativas como principal mecanismo para facilitar el cumplimiento correcto y eficiente de los planes. Siendo esta una función administrativa que permitirá la integración y coordinación de todas y cada una de las actividades realizadas por los integrantes con el propósito inmediato de obtener el máximo aprovechamiento de los recursos.

10

INTRODUCCIÓN La Organización es un ente social, creado intencionalmente para el logro de determinados objetivos mediante el trabajo humano y recursos materiales tecnología, equipos, maquinarias, instalaciones físicas etc., la cual promueve la colaboración y negociación de un grupo humano y la mejora efectiva y eficiente de las comunicaciones en la Empresa cuya importancia es:  Ser de carácter continuo, dado que la Empresa y sus recursos están en variaciones constantes (expansión, contracción nuevos productos, etc.), lo que identifica la necesidad de efectuar cambios en la Organización.  Es un medio a través del cual se establece la manera de lograr los objetivos organizacionales.  Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo esfuerzo.  Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.  Reduce o elimina la duplicación de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.  Mejora el rendimiento o productividad de los recursos (capital, personal, material) para las áreas/personas involucradas.  Llevar a cabo procesos de comunicación, coordinación, control, etc., para canalizar los esfuerzos de acuerdo con los fines y objetivos de la Organización. Para el desarrollo de este trabajo, se recopiló información bibliográfica con la participación de las personas involucradas en la investigación para el Diseño del Plan Estratégico de la Empresa “Quesera Los Guaduales” de la ciudad de Santiago de Cali.

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1. ANTECEDENTES Con el propósito de profundizar sobre las definiciones fundamentales, clasificación y alcance de la planificación y estrategias organizacionales para mejorar los resultados de la empresa, eligiendo las tácticas adecuadas para su aplicación, así como los niveles; es necesario tener en claro que la planificación es una fase de la administración y control, su técnica puede estudiarse dentro de ese contexto. En todos los casos, el enfoque del proceso de la planificación varía según el propósito y contenido de la estructura donde actúe. La planificación es una disciplina integral. En este sentido, planificar no es otra cosa que sistematizar previamente objetivos y políticas en planes y programas de acción. La Planificación Estratégica, se refiere a las estrategias con el conjunto de tácticas que tengan probabilidad de alcanzar los objetivos de la empresa. Las tácticas desagregan cada una de estos principios para desarrollarlos en forma concreta y con objetivos inmediatos. La búsqueda de nuevos horizontes de planificación debe situarse en la posibilidad del cambio, para la construcción de nuevas realidades con base en el análisis y la práctica de los proyectos de factibilidad. La evolución histórica de la Planeación Estratégica, tiene sus inicios con Sócrates en la Grecia antigua quien comparó las actividades de un empresario con las de un general al señalar que en toda tarea quienes la ejecutan debidamente tienen que hacer planes y mover recursos para alcanzar los objetivos. Los primeros estudiosos modernos que ligaron el concepto de estrategia a los negocios fueron Von Neuman y Morgenstern en su obra "La teoría del juego", "una serie de actos que ejecuta una empresa, los cuales son seleccionados de acuerdo con una situación concreta" En el año 1954 Peter Druker, afirma que "La estrategia requiere que los gerentes analicen su situación presente y que la cambien en caso necesario, saber que recursos tiene la empresa y cuáles debería tener". En 1962 Alfred Chandler, da a conocer que "El elemento que determina las metas básicas de la empresa, a largo plazo, así como la adopción de cursos de acción y asignación de recursos para alcanzar las metas". La Planeación Estratégica surge formalmente a mediados de los años sesenta1

1

Libro Estrategias Corporativas – Ansoff (1.965)

12

En la década de los sesenta, el término “Planeación” a largo plazo se usó para describir el sistema dentro de las empresas. Dentro de la definición del término Planeación se siguientes:

tiene entre muchas las



“Es diseñar un futuro deseado para la organización en concordancia con los cambios que se van produciendo en el entorno”.



"Es intentar determinar hoy la realidad que se quiere tener en un momento posterior. La esencia esta en invertir un poco de tiempo para después ejecutar la tarea en mucho menos tiempo y con mayor efectividad" 2



“Es un medio para la consecución de un fin, objetivo o propósito cualquiera que este sea y nos obliga a clasificar desde el inicio cuál es el propósito que se pretende lograr, sino conocemos y definimos con precisión a donde queremos llegar”

El origen del término “Estrategia” proviene del griego "STRATEGOS" y significa ganar la guerra, es decir, está asociado al logro en sus inicios de objetivos militares. Es el propósito general de una organización en términos de objetivos de largo plazo, programas de acción y prioridades en la asignación de recursos (personas, dinero, esfuerzos, etc.) La Planeación Estratégica se define como “El proceso por el cual los miembros guías de una organización prevén su futuro y desarrollan los procedimientos y operaciones necesarias para alcanzarlos” 3 Si el campo de la planificación administrativa es la organización y el de la planificación normativa es el desarrollo, el campo de la planificación estratégica, por supuesto, es la estrategia. "La planeación estratégica es un conjunto de acciones que deber ser desarrolladas para lograr los objetivos estratégicos, lo que implica definir y priorizar los problemas a resolver, plantear soluciones, determinar los responsables para realizarlos, asignar recursos para llevarlos a cabo y establecer la forma y periodicidad para medir los avances".4

2

(O. Carnota, 1991). (Leonard D. Goodstein) 4 (Tomasini, A) 3

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“Es un enfoque objetivo y sistemático para la toma de decisiones en una Organización”5 A continuación damos a conocer los siguientes modelos de investigación:  Título de la investigación: “MODELO DE PLANEACION ESTRATEGICA APLICADO A UNA MICROEMPRESA ARTESANAL DEL SECTOR METALMECANICO DEL ECUADOR, CASO EMPRESA METALMECANICA GALVEZ “EMG HIERRO FORJADO””  Ponente: DARWIN MIGUEL GALVEZ MALDONADO  Universidad: Escuela Politécnica Nacional – Escuela de Ciencias – ECUADOR  Centro de Realización: FACULTAD DE INGENIERIAS La Tesis tiene como finalidad, elaborar un Modelo de Planeación Estratégica para la microempresa artesanal “EMG HIERRO FORJADO”, y poder formular estrategias para el logro de los objetivos mediante el ajuste más apropiado de la Organización con su ambiente. La investigación cubre el Análisis Situaciónal Externo o del Macro Ambiente, las cinco fuerzas de Porter, El Análisis Situacional Interno, La Formulación tanto de la Visión como del Plan Estratégico y la Construcción de los Indicadores de Gestión.  Título de la investigación: “PLANEACION ESTRATEGICA DE UNA EMPRESA DE SERVICIO ESPECIALIZADA EN INSTALACION, SOPORTE Y CONSULTORIA A SISTEMAS, APLICACIONES Y SERVIDORES DE MISION CRITICA (PLATAFORMA UNIX)”  Ponente: BLANCA SUSANA AVILA SANCHEZ.  Universidad: UNIVERSIDAD AUTONOMA DE NUEVO LEON – MEXICO.  Centro de Realización: FACULTAD DE CONTADURIA PUBLICA Y ADMINISTRACION – DIVISION DE ESTUDIOS DE POSTGRADO. El propósito principal del Proyecto, es identificar las áreas de oportunidad del negocio frente a su objetivo principal, la comercialización del servicio de soporte logrando la satisfacción total del Cliente; ofreciendo mejoras en todos los niveles de la Organización, Métodos de Trabajo y Proyectos específicos que mejoren las relaciones entre el equipo de gestión y el equipo operativo quienes son los que muestran la cara final frente al Consumidor; aplicando las características principales de la Planeación Estratégica.

5

(David, 1990).

14

 Título de la investigación: “PLANIFICACION ESTRATEGICA COMO UNA HERRAMIENTA DE GESTION PARA PROMOVER LA COMPETITIVIDAD EN LA EMPRESA KAWA MOTORS”  Ponente: ADRIANA ELIZABETH BARREIROS CABRERA.  Universidad: UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR.  Centro de Realización: FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS – ESCUELA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS. Este Trabajo de Investigación trata sobre la propuesta de la elaboración de un Plan Estratégico para la Empresa “Kawa Motors S.A”. ha sido desarrollada con la finalidad de diseñar las herramientas necesarias para que todas las actividades de los colaboradores y ejecutivos de la Empresa se efectúen con eficiencia y eficacia hasta alcanzar la excelencia en la calidad empresarial. Es así que el diseño de esta investigación se lo ha dividido en 5 capítulos: 

Capítulo 1: trata sobre los aspectos que intervienen en la organización y situaciones de las empresas, también abarca un acercamiento al marco teórico respecto de la planificación estratégica, su conceptualización, la importancia de su estudio, su evolución y la gestión empresarial.



Capítulo 2: Se lleva a cabo un diagnóstico organizacional, mediante el cual se analiza varios aspectos y situaciones relacionadas con la empresa, y a través de varias herramientas e instrumentos, se identifican los puntos fuertes y débiles que tiene “Kawa Motors S.A.”, así como también las oportunidades y amenazas que le brinda el entorno; todo esto con la finalidad de desarrollar la matriz de estrategias.



Capítulo 3: Partiendo de los resultados obtenidos en el diagnóstico organizacional se define la propuesta planteada para la Empresa “Kawa Motors S.A.”, esto es, implantar una estructura organizacional que permita apreciar las funciones y responsabilidades de cada área y una estructura por procesos que optimice al máximo la utilización de los recursos con los que cuenta la empresa; dar un direccionamiento estratégico a través de la definición de la misión, visión, principios, objetivos, valores rectores, políticas y estrategias a fin de poder diseñar el plan operativo anual y el mapa estratégico para cinco años de gestión.



Capítulo 4: Se define aquellas unidades que forman parte de la gestión empresarial y por ende afianzan la propuesta planteada en el tercer capítulo, 15

para lo cual se utiliza herramientas de gestión como pueden ser: La Comunicación Efectiva Empresarial, Liderazgo participativo, La Motivación Laboral, El Balanced Score Card. 

Capítulo 5: Se formulan las respectivas conclusiones y recomendaciones a las que se han llegado durante todo el proceso de investigación y que contribuirán un aporte para mejorar la empresa.

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2. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN. 2.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. Toda Organización consta necesariamente de un diseño organizacional basado en sus necesidades, expectativas de desarrollo y crecimiento por medio de la cual se pueden ordenar las actividades, los procesos y en si el funcionamiento de la misma. Es cierto, que muchos de los problemas en el diseño de las organizaciones se originan en la creencia o paradigma de que todos son iguales a las cuales se les puede agregar o quitar elementos de su estructura. Contrario a lo anterior, las organizaciones efectivas logran la coherencia entre sus componentes, y nunca cambian un elemento sin considerar las consecuencias sobre los otros. Tales elementos como el alcance del control, las formas de descentralización, los sistemas de planificación, etc. no son seleccionados al azar, sino mediante agrupaciones consistentes, tanto internamente como con la situación externa de la organización (edad, tamaño, condición de la industria). El origen de una organización, inicia con una persona que tiene una idea (Eje Estratégico, o la Alta Gerencia) consecuente, esta misma persona contrata a otros para que hagan el trabajo básico, (Núcleo Operativo). A medida que crece, se necesitan más individuos seguidamente, en las diferentes áreas / departamentos en conclusión se forma la denominada ORGANIZACIÓN cuyo propósito de la estructura es COORDINAR EL TRABAJO DE LAS PARTES. La importancia de la estructura6 se encuentra en que ésta nos permite definir qué se debe hacer y quién debe hacerlo. La estructura es una de las bases de la organización (o de la desorganización) de las actividades de una empresa. Una buena estructura permitirá una mejor integración y coordinación de todos los integrantes de una empresa. Al estar mejor organizados se logrará un mejor aprovechamiento de los recursos lo que a la larga puede hacer a una empresa más eficiente. La forma en que las compañías deciden organizarse es diferente, cada una decide establecer estructuras que se acoplen al tipo de empresa que es y tengan como propósito alcanzar de manera eficiente los objetivos que ellas se han propuesto.

6

Guillermo de Haro (2005)

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Los empresarios han establecido varios tipos de estructura que les permite lograr obtener el máximo aprovechamiento de recursos humanos. Lo anterior, permite dar las bases iniciales para llevar a cabo la implementación de su Planeación Estratégica como gestión del Mejoramiento Organizacional “Quesera Los Guaduales” es una Empresa Colombiana ubicada en la ciudad de Santiago de Cali, comercializadora de productos pertenecientes al sector de Alimentos denominado Abarrotes, Víveres y Rancho (Arroceros y Maiceros) 7, 8. En este sector se ocupan de la compraventa de diversos productos tales como alimentos enlatados o envasados, jugos y néctares, bebidas gaseosas, artículos de limpieza, lácteos, dulces y frituras, carnes frías, vinos y licores, entre otros, en la mayoría de los casos al público en general donde conscientes de la necesidad de CAMBIO, da a conocer el análisis situacional presentado: 2.1.1 Naturaleza del Negocio: (Causas Reales):  Las actividades llevadas a cabo en la Empresa están en un alto porcentaje centralizadas por el Gerente/Propietario.  Consecuente a lo anterior, el poder de delegación de actividades/funciones es limitado.  Falta de coordinación en el engranaje de las actividades (Por carencia de identificación de los niveles de Autoridad y Mando)  No hay identificación estructural de las áreas/departamentos.  No hay claridad sobre el rol de los involucrados con la gestión. 2.1.2 Aspectos de Impacto (Basado en las Causas Reales)  Se carece de la estructuración organizacional de la Empresa tales como (Organigrama, Procedimientos, Procesos y Políticas o reglas de Negocio), acordes con las necesidades de la Organización.  Carencia en la Planeación Estratégica integral de la Empresa.

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Federación Nacional de Comerciantes FENALCO http://bdigital.eafit.edu.co/PROYECTO/P658.022C957/marcoTeorico.pdf 8 Pertenecen a este Sector: Distribuidores de Cárnicos, Reposteros, Víveres, Plazas de Mercado, Panaderías, Distribuidores de productos de Consumo Masivo, Lácteos.

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 Los Informes de gestión, se emiten de manera tardía y no permiten la toma de decisiones de manera oportuna para beneficio de la Organización. (Costo de Oportunidad)  Inexistencia de los mecanismos de medición de la gestión para cada una de las áreas involucradas (Indicadores y productividad del recurso humano: tiempo/costos)  La toma de decisiones llevadas a cabo, son de forma circunstancial colocando en riesgo las finanzas de la Empresa.  No se dispone de herramientas o mecanismos estructurados y claros para llevar a cabo el seguimiento y control de las actividades.  El Clima y Ambiente Laboral, requiere de análisis por el creciente grado de inconformismo del recurso Humano, lo que se ve reflejado en el alto nivel de rotación de personal.  Inexistencia de un adecuado modelo o método para la Selección, Contratación e Inducción del Personal en la Organización. Basado en los diferentes aspectos citados, es necesario llevar a cabo los siguientes cuestionamientos: ¿Determinar cuáles son los factores que inciden en el desarrollo de la Empresa? ¿El manejo “centralizado” por el Gerente y/o Dueño para la ejecución de las actividades será un parámetro de medición del negocio hacia el futuro? La consistencia, coherencia y encaje (armonía), son factores críticos en el diseño organizacional, pero tienen un precio. Una organización no puede serlo todo para todos. Debe hacer bien lo que sabe hacer bien, y ser consecuentes con los objetivos establecidos. Una empresa no puede ser una “burocracia de máquina” eficiente, e intentar ser adaptable. Lo más importante no es cuál es su estructura, sino lograr una estructura.

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2.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA. ¿Cómo llevar cabo el Plan de mejoramiento en la Empresa “Quesera Los Guaduales” para la implementación del Plan Estratégico? 2.3 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA ¿Con la información documentada existente, se puede establecer cuál es la situación actual de la Empresa como punto de partida en la implementación de su Plan Estratégico? ¿Cuáles son los factores que hacen que se requiera la Planeación Estratégica? ¿Con La implementación del Plan Estratégico en la Empresa “Quesera Los Guaduales”, se obtendrá el mejoramiento integral de la misma?

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3. OBJETIVOS 3.1 OBJETIVO GENERAL. Realizar un Plan de Mejoramiento que permita a la Organización implementar un Plan Estratégico. 3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.  Realizar el Diagnóstico situacional de la Empresa.  Formular la Misión, Visión, Valores, Principios y Políticas de la Empresa.  Diseñar Estrategias exitosas que le permitan a la Empresa ser más competitiva en el medio.  Implementar un Modelo de Gestión que permita aplicar los indicadores apropiados para medir la eficiencia de los planes.  Crear un Programa de Incentivos para que los Empleados se motiven a trabajar con más ganas y entusiasmo, de tal forma utilizarlo como un método de retención para que ellos estén comprometidos con su empresa.  Diseñar una metodología aplicada en el Control de los inventarios..

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4. JUSTIFICACION. En la actualidad, los cambios sustanciales en el plano económico, político y tecnológico que han tenido lugar en el ámbito internacional y el impacto directo de ellos en la economía han trasformado el entorno y las condiciones en que operan las organizaciones. El ambiente competitivo que existe hoy en día, se ha generado en gran parte al desarrollo constante de la Tecnología, de la Sociedad, de la Economía y de los Conocimientos (informaciones basadas en Internet), etc. Esto ha llevado a las empresas a desarrollar nuevas estrategias de negocios, para no solamente adaptarse a este ambiente, sino para lograr una ventaja competitiva. Para lograr esta adaptación, las empresas se han visto forzadas a realizar análisis exhaustivos para poder cambiar las nuevas tecnologías con los procesos de negocio, los métodos de trabajo aplicados y de esta forma cubrir de una manera más eficiente las necesidades de sus clientes sin olvidar sus objetivos empresariales. Estos análisis y modificaciones han generado innumerables tendencias tales como la “Reingeniería” 9 entre otros. La implementación de los nuevos cambios ha impactado fuertemente a las empresas, debido a que en ocasiones, las mismas no se encuentran preparadas para un cambio en sus procesos de negocio. Por lo tanto, es importante realizar previamente una planeación estratégica que apoyará a las organizaciones a alcanzar la ventaja competitiva deseada. En Colombia se está adquiriendo la “cultura de la Planificación”, que está avanzando poco a poco donde las empresas están diseñando planes estratégicos para el logro de sus objetivos y metas planteadas, estos planes pueden ser a corto, mediano y largo plazo, según su amplitud y magnitud, es decir, su tamaño, ya que esto implica que cantidad de planes y actividades debe ejecutar cada unidad operativa, ya sea de niveles superiores e inferiores. Ha de destacarse que el presupuesto refleja el resultado obtenido de la aplicación de los planes estratégicos; es de considerarse que es fundamental conocer y ejecutar correctamente los objetivos para poder lograr las metas trazadas por las empresas. También es importante señalar que toda organización, debe precisar con exactitud y cuidado la Misión que la va a regir, ya que esta representa las funciones operativas que van a ejecutar en el mercado y a suministrar a los Clientes/Consumidores. 9

Es el rediseño radical y la reconcepción fundamental de los procesos de negocios para lograr mejoras dramáticas en medidas de desempeño tales como en costes, calidad, servicio y rapidez.

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Hoy en día, la planeación estratégica ha sido una herramienta que ha evolucionado, y comprende desde la implementación o diseño de procesos previo análisis situacional para incursionar en nuevos mercados. La estabilidad y funcionamiento del mundo empresarial se reduce cada vez más y pasan a primer plano las situaciones de “CAMBIO”, lo que exige una nueva mentalidad en los dirigentes. A continuación damos a conocer los siguientes aspectos a tener en cuenta: 10  Las organizaciones que utilizan conceptos de planeación estratégica son más rentables y exitosas que aquellas que no los usan. Generalmente las empresas que tienen altos rendimientos reflejan una orientación más estratégica y enfoque a largo plazo.  Se adquiere mayor entendimiento de las amenazas externas, un mejor entendimiento de las estrategias de los competidores.  Incremento en la productividad de los Empleados.  Menor resistencia al CAMBIO, y un entendimiento más claro de la relación existente entre el desempeño y los resultados.  Aumenta la capacidad de prevención de problemas.  Permite la identificación, oportunidades.

jerarquización,

y

aprovechamiento

de

 Provee una visión objetiva de los problemas gerenciales, permitiendo asignar más efectivamente los recursos a las oportunidades identificadas.  Ayuda a integrar el comportamiento de individuos en un esfuerzo común.  Provee las bases para clarificar las responsabilidades individuales.  Disciplina y formaliza la Administración.

10

http://planeacion-estrategica.blogspot.com/2008/07/beneficios-de-la-planeacin-estratgica.html

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4.1. JUSTIFICACIÓN TEÓRICA. La implementación de la Planeación Estratégica en la Empresa “Quesera Los Guaduales”, es a través de lo que se desea medir o evaluar, que permita identificar las variables a analizar y poder establecer los parámetros de acuerdo a los objetivos o metas dadas para tal fin y así obtener los resultados esperados. 4.2. JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA. Una vez analizados los métodos cuantitativos y cualitativos de la investigación, si se requiere se llevará a cabo el trabajo de campo basado en la recolección de datos e información referente al tema en estudio. De igual manera las diversas teorías de iniciativa empresarial, acordes con la investigación, se estarán consultando para el desarrollo del proyecto. 4.3. JUSTIFICACIÓN EMPRESARIAL. La Empresa “Quesera Los Guaduales”, identifica la importancia de llevar a cabo la implementación del Plan Estratégico cuya finalidad es establecer un sistema documentado que deben desarrollar los miembros de una organización para trabajar en equipo de forma óptima que alcancen las metas fijadas en la planificación basado en:   

Diseño de Planeación Estratégica (Misión, Visión, Valores, Principios y Políticas Organizacionales) Construcción del Organigrama por Departamento definiendo sus roles dentro de la Organización. Diseñar Estrategias para el cumplimiento de los Objetivos organizacionales.

4.4. JUSTIFICACIÓN PROFESIONAL. Este proyecto permite contribuir con la medición de la Gestión Organizacional de forma estratégica, buscar ser eficiente y eficaz, soportada de forma competitiva a través de una labor humana y tecnológica, para así lograr la satisfacción de los Clientes tanto internos como externos, la rentabilidad del Negocio y el bienestar de nuestros Empleados.

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5. MARCO DE REFERENCIA. 5.1. MARCO CONTEXTUAL. Tabla No. 1 Descripción de la Empresa Quesera Los Guaduales RAZÓN SOCIAL Empresa “Quesera Los Guaduales” DIRECCION Carrera 4norte # 72a49 Barrio Los Guaduales (Cali-Colombia) CONMUTADOR 4401513- 4407683 FUNDADA EN AÑO 1.998 GERENTE Sr. Henry Rosero - Propietario ACTIVIDAD Comercialización y Distribución de productos del Sector de Alimentos (Abarrotes, Víveres y Rancho (Arroceros y COMERCIAL Maiceros)11. SECTOR AL QUE Alimenticio – (Lácteos) PERTENECE SUCURSALES 4 Fuente: Empresa “Quesera Los Guaduales” (2013)

Quesera “Los Guaduales”, Empresa Caleña creada en el año 1.998 por el señor Herney Rosero Propietario y Administrador, cuyo propósito es la comercialización y distribución de productos de alta calidad tales como:

QUESOS

Tabla No. 2 Portafolio de Productos de la Empresa “Quesera Los Guaduales” HARINAS MANTEQUILLA CARNES FRIAS

 CUAJADA

 COLAMIZ

 ALIPAN

 MANGUERA

 COSTEÑO

 HARINA DE TRIGO

 5ª

 CHORIZOS

 CAMPESINO  ALMIDON

 NATURA

 CABANO

 PARMESANO  FECULA

 PRODIGIO

 COSTILLA AHUMADA

 CREMA

 MAIZ

 MANTECA

 TOCINETA

 TAJADO

 AREPARINA

 ANDI ALIÑADO

 SALCHICHAS y SALCHICHON

 SAL

 VITINA

 JAMON y MORTADELA

 AZUCAR

 CARNE DE HAMBURGUESA

 HARINA PARA APANAR Fuente: Empresa “Quesera Los Guaduales” (2013)

11

 PICADA

Pertenecen a este Sector: Distribuidores de Cárnicos, Reposteros, Víveres, Plazas de Mercado, Panaderías, Distribuidores de productos de Consumo Masivo, Lácteos.

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OTROS 

LECHE



PAN TAJADO, DE HAMBURGUESA, PAN PERRO



SALSAS



PRODUCTOS DESECHABLES



HUEVOS

  

ALUMINIO DESECHABLES( VASOS, PLATOS, CUCHARAS, CUCHILLOS, TENERDORES, PITILLOS SERVILLESTAS) AREPAS



CREMA DE LECHE



LECHE CONDENSADA



DEDOS



HOJALDRAS



EMPANADAS



GUANTES PLASTICOS



LECHERA



COLORANTES



ESENCIAS

 CHUSPAS Fuente: Empresa “Quesera Los Guaduales” (2013)

Dio sus inicios con un negocio muy pequeño el cual cuando lo adquirió el mismo tenía una situación financiera bastante crítica. Pero la Visión, La Disciplina y el Trabajo de cada día, del Señor Rosero junto con su familia, fueron logrando con el paso de los años posicionar el negocio gracias al aumento de los pedidos que se dieron y siendo consciente de que su empresa es rentable y con proyección, nace la necesidad de ampliar o diversificar la misma la cual en la actualidad, cuenta con (4) cuatro sucursales en la Ciudad de Cali así: Tabla No. 3 Sucursales de la Empresa “Quesera Los Guaduales”. SUCURSAL Quesera ROSERO Quesera GARCIA Quesera KAREN La KESERITA

DIRECCION Carrera 4 Norte # 76-09 B/ Floralía Carrera 12 C # 54-01 B/ Villa Colombia Calle 50 # 30 A-115 B/Comuneros Calle 73 No. 3 AN-68

TELEFONO 433 75 45 44 19 14 426 74 61 434 47 48

Fuente: Empresa “Quesera Los Guaduales” (2013)

Actualmente, la Empresa “Quesera Los Guaduales”, la Sede principal se encuentra ubicada Carrera 4norte # 72a49 Barrio Los Guaduales (Cali-Colombia) 26

5.1.1. ¿Cómo está conformado el Sector? En el análisis sectorial se pueden observar las condiciones actuales de la industria panificadora y la importancia de estas empresas a nivel nacional, región o local. Las panaderías hacen parte del sector de alimentos. Según Fenalco, Federación Nacional de Comerciantes, el sector es denominado “Abarrotes, Víveres y Rancho (Arroceros y Maiceros)” 12. En este sector se ocupan de la compraventa de diversos productos tales como alimentos enlatados o envasados, jugos y néctares, bebidas gaseosas, artículos de limpieza, lácteos, dulces y frituras, carnes frías, vinos y licores entre otros, en la mayoría de los casos al público en general. Pertenecen a este sector:       

Distribuidores de Cárnicos. Reposteros. Víveres. Plazas de Mercado. Panaderías. Distribuidores de Productos de Consumo Masivo. Lácteos.

5.1.2. Condiciones del Mercado de los productos del Sector Lácteo. El sector lácteo es muy importante en Colombia, tiene gran aceptación por los habitantes del país, ya que es de los productos más consumidos a la hora de elegir en la canasta familiar, existe una gran proyección en el mercado internacional, se están realizando acuerdos con nuevos países. El sector ha sufrido algunos inconvenientes y retroceso debido a situaciones como: El TLC con Estados Unidos y los conflictos generados entre los países vecinos de Venezuela y Ecuador, ya que esto hace que las exportaciones se vean afectadas. Pero estrategias de mercadeo con otros países puede ser la solución a este problema, es el caso de Chile y Rusia, quienes son los nuevos clientes potenciales de Colombia. El Instituto Colombiano Agropecuario (ICA) dijo que en una evaluación sanitaria realizada a 12 plantas procesadoras de leche en Colombia, Chile autorizó a ocho, mientras que dos recibieron aprobación parcial y a las dos restantes se les negó el permiso. 12

http://bdigital.eafit.edu.co

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La noticia fue avalada por las autoridades sanitarias chilenas que confirmaron el cumplimiento de los requisitos sanitarios y de inocuidad establecidos. Este logro es el resultado del trabajo realizado por el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (INVIMA), y el Instituto Colombiano Agropecuario (ICA) en el marco del cumplimiento de la normativa sobre la producción y procesamiento de leche. De este modo Chile se suma a México, Aruba, Costa Rica, Cuba, Ecuador, Marruecos, Bangladesh y Estados Unidos como los mercados de leche, yogurt, quesos y cremas, a los que se exporta unas 1.240 toneladas al año por casi 12 millones de dólares. 5.1.3. Sector Agroindustrial. La producción agroindustrial en el país está divida en diez actividades13, las cuales son:  Producción, Transformación y Conservación de Carne y pescado.  Elaboración de frutas, legumbres, hortalizas, aceites y grasas.  Elaboración de productos lácteos.  Elaboración de productos de molinería almidones y productos derivados del almidón y alimentos preparados para animales.  Elaboración de productos de panaderías, macarrones, fideos, alcuzcuz y productos farináceos similares.  Elaboración de productos de café.  Ingenios, refinerías de azúcar y trapiches  Elaboración de otros productos alimenticios.  Elaboración de bebidas.  Fabricación de productos de tabaco. En total, la suma de estas diez actividades que componen el sector agroindustrial conforma el sector más importante dentro de la industria nacional. La agroindustria participa con el 29,9% de la producción industrial bruta nacional y con el 21,96% de la generación de empleo.

5.1.4. Sector Panadero. La industria panificadora ha tenido una evolución global lenta a través del tiempo sufriendo una transformación paulatina de un nivel artesanal a un nivel industrializado, lo que ha llevado a mecanizar y automatizar los procesos de 13

Encuesta Anual Manufacturera.

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producción en algunos casos, trayendo como necesidad urgente elevar el nivel de formación técnica y científica del personal. La demanda de productos del sector responde fuertemente a las variaciones en los niveles de ingreso y en los precios. Esta alta sensibilidad se origina en la variedad de sustitutos que tienen los productos del sector, lo que además se traduce en sensibles variaciones en la demanda frente a cambios en estas variables.

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5.2 MARCO TEÓRICO. 5.2.1 Estructura – Diseño. La estructura considera por un lado la diferenciación (división del trabajo según las actividades a desarrollar) y por otro la integración (coordinación de la división del trabajo) con el fin de alcanzar los objetivos establecidos. La estructura es el marco formal por medio del cual las tareas se dividen, se agrupan y se coordinan. La misma se visualiza a través del organigrama. Éste muestra las relaciones formales de autoridad, canales de comunicación, departamentos y líneas formales de responsabilidad. El diseño organizacional implica desarrollar o modificar la estructura de una organización, hay que tener en cuenta:      

Especialización del trabajo. Departamentalización. Cadena de mando. Ámbito de control. Centralización y descentralización en la toma de decisiones. Formalización14.

Filho (1994), el diseño organizativo ha constituido, en los últimos tiempos, objeto de estudio de los ergónomos ante el desempeño insatisfactorio de algunos puestos de trabajo ergonómicamente proyectados, lo que ha conducido al denominado enfoque macro ergonómico, considerado especialmente adecuado para superar las dificultades. Pereda Marín (1993), que las decisiones tomadas a nivel de la organización, determinan la actuación a nivel de posiciones individuales de trabajo; refiriéndose al diseño como: "la definición de la estructura de la organización para conseguir los objetivos”. Robbins (1990) establece que el diseño organizativo: “se refiere a la construcción y el cambio de una estructura organizativa para conseguir los objetivos organizativos”. Stoner, Freeman & Gilbert (1996) diseño organizativo: “es la determinación de la estructura orgánica que es más apropiada para la estrategia, el personal, la tecnología, y las tareas de la organización”. Por otra parte, De la Fuente, García-Tenorio, Guerras y Hernán Gómez (1997) la definen de la siguiente manera: "proceso por el cual los directivos construyen, evalúan y modifican la organización formal con el propósito de facilitar la

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Consultado en internet: http://www.monografias.com/trabajos89/estructura-y-disenoorganizacional/estructura-y-diseno-organizacional.shtml

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realización de las tareas o actividades necesarias para la consecución de los objetivos establecidos de una manera eficaz y eficiente". Para Koontz & Weihrich, (1994), el diseño organizativo constituye una actividad dinámica y compleja, siendo un proceso integrado por un conjunto de actividades interrelacionadas entre las que se pueden identificar: Daft Richard ( ), “Teoría y Diseño Organizacional“. A medida que la organización crece y va adoptando visiones de trabajo más complejas, entres sus operarios aumenta la necesidad de una supervisión directa, se necesita, entonces un cerebro para ayudar a coordinar el trabajo en conjunto. Después que la organización consigue una mayor complejidad, trata de conseguir la normalización que le permitirá una buena coordinación entre los integrantes. Esta normalización es llevada a cabo por un grupo de especialistas, los cuales institucionalizan el trabajo directivo.15 Taylor (1915 ) “Teoría Clásica De La Administración“, Mientras que en los Estados Unidos, Taylor y otros ingenieros estadounidenses desarrollaban la denominada administración científica, en 1916 surgió en Francia la llamada teoría clásica de la administración, que se difundió con rapidez por Europa. Si la administración científica se caracterizaba por hacer énfasis en las tareas que realiza el obrero, la teoría clásica se distinguía por el énfasis en la estructura que debe tener una organización para lograr la eficiencia. Ambas teorías perseguían el mismo objetivo: la búsqueda de la eficiencia de las organizaciones. . Según la administración científica, esa eficiencia se lograba a través de la racionalización del trabajo del obrero y la sumatoria de la eficiencia laboral. En la teoría clásica se parte del todo organizacional y de su estructura para garantizar la eficiencia en todas las partes involucradas, sean ella órganos (secciones, departamentos, etc.), o personas (ocupantes de cargos y ejecutores de tareas).16 Fayol (1926). En su teoría de la administración en su famoso libros “Administración Industrial y General“, estructuró su teoría en cinco puntos, primero, presentó las seis funciones básicas de la empresa, segundo, aclaró lo que son las funciones administrativas, definiendo el concepto de administración, tercero, demostró mediante la proporcionalidad de las funciones administrativas, que la jerarquía se reparte por toda la empresa y que no son privativas de la alta gerencia, cuarto, diferenció los conceptos entre administración y organización y quinto, estableció los principios generales de la administración.

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Consultado en internet: http://es.scribd.com/doc/15743614/Teoria-y-Diseno-Organizacional Consultado en internet: http://www.buenastareas.com/ensayos/Teorias-De-Dise%C3%B1oOrganizacional/2256511.html. 16

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Chiavenato I. (2000), en su libro “Administración Proceso Administrativo” donde el autor, da a conocer un análisis de las diversas teorías administrativas haciendo énfasis en las tareas, la estructura organizacional, las personas, la tecnología y el ambiente para demostrar que estas cinco variables deben considerarse en conjunto de modo sistemático para reflejar la complejidad y la heterogeneidad de las empresas. La obra es el resultado de investigaciones de mercado que incluyen cuatro variables básicas: necesidad de formar administradores en las empresas, currículo de las escuelas de administración, bibliografía disponible sobre administración y tendencias de la literatura administrativa en diversos países. 5.2.2 Cambios Organizacionales: Dubrin (2003), existen síntomas que hacen pensar en la necesidad de cambios organizacionales en una empresa, tales como la centralización de actividades por un solo individuo, la comunicación ineficaz y el fracaso de negocios actuales y futuros. El cambio organizacional a gran escala es un método que se utiliza para lograr un cambio importante en la estrategia y la cultura de la organización, que requiere el compromiso de todos los participantes no solo de los lideres o consultores. Chruden y Sherman (2004), se menciona que un cambio es exitoso siempre y cuando se halla dentro de un clima favorable, haciendo del empleado un individuo activo, por lo que sugiere que un cambio no se debe hacer en momentos de despido o disputa laborales para no alterar el ambiente laboral, lo que provoque ruptura social y laboral dando pie a la resistencia, sino provocando que el empleado mismo sea el agente del cambio, es decir, que sea el responsable de hacer y aplicar el cambio. 5.2.2.1 Restructuración. Dubrin (2003) para una estructura exitosa la empresa debe determinar a donde se dirige el negocio y que tipo de empleados necesita para logra su propósito, además debe empezar a descentralizarse y delegar autoridad a las personas claves para realizar negocios; cuando existe una reestructuración la empresa puede requerir una nueva estructura que refleje los cambios en los puestos, procesos y responsabilidades. 5.2.2.2 Manual de descripción de puestos. Hamilton (1980), la administración eficaz se basa con frecuencia en la aptitud del administrador de indetificar las tareas por realizar, delegar trabajo en otras y controlar su marcha y realización.

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Fernández (1995), la descripción de puesto es un medio básico para la organización del trabajo en las empresas, además de que es clave en el diseño y adecuación de la estructura organizacional Gran Marie y Kleiner H (2005), mencionan que uan descripción de puesto contien los deberes esenciales y las responsabilidades que se esperan del empleado asi como el propósito básico de su trabajo, se encarga también de definir las responsabilidades en un organigrama lo que le ayuda a prevenir la duplicidad de las tareas. Reyes (1994), Para poder llevar a cabo esto se requiere una definición de tarea, deberes, responsabilidades y relación entre todos lo miembros de la empresa, por lo que la descripción de puesto son una herramienta que permite lograrlo, además de que permite mejorar el funcionamiento de toda la organización mediante la asignación de responsabilidades y la identificación de los deberes tanto individuales como colectivos. 5.2.2.3 Dimensiones de la estructura: Galbraith (1995,P.37), ‘’El proceso de la elección de la estructura básica empieza con un entendimiento de la estrategia del negocio’’. Este mismo autor considera que antes de elegir la estructura mas adecuada es importante considerar 4 dimensiones que determina la estructura de una organización: especialización, forma, distribución de poder y departamentalización. 5.2.2.4 Especialización: Galbraith (1995), La especialización se refiere al número y tipo de especialistas que son usados para llevar a cabo una tarea, hoy en día la tendencia es menos especialización en actividades que requieren habilidades moderadas para permitir la rapidez y la fácil coordinación entre ellas y mas especialización en actividades con habilidades mas complejas con el objetivo se conseguir experiencia y un conocimiento para profundo de las mismas. 5.2.2.5 Forma: Galbraith (1995), número de personas que forman los departamentos en cada nivel de la organización; es espacio de cada nivel puede ser incrementado o disminuido por ciertos factores: el líder y los trabajadores tienen amplia experiencia, los empleados hacen el mismo trabajo, las tareas de los empleados son independientes de las otras, las tareas son fácilmente medibles. Conforme el líder se mueve fuera e los estilos de comando y control, los administradores pueden esta al frente de una mayor numero de personas 33

reduciendo la cadena de mando por lo que la tendencia hoy en día es hacia estructura delgadas o planas. (Dubrin, 2003). 5.2.2.6 Distribución del Poder: Galbraith (1995), hace referencia a dos conceptos la distribución vertical del poder de la toma de decisiones mamado centralización o descentralización y la distribución horizontal de poder. El primer concepto se refiere a la media en el que los administradores delegan autoridad a los niveles inferiores de la organización, entre mas especialización de una organización se vuelve mucho mas centralizada; la descentralización es el proceso de compartir el poder con los miembros de la empres lo que eleva sus sentimiento de auto eficiencia (Dubrin 2003). La distribución horizontal hace referencia a que el líder necesita desplazar el poder de la tima de decisiones hacia los departamentos que realizan las funciones principales del negocio 5.2.2.7 Tipo de Organización: Dubrin (2003), este tipo de organización es aquella que se encuentra ordenada de forma jerárquica y que se enfoca principalmente en la especialización y control mediante el uso de reglas, procedimientos y políticas. Nikolenko y Kleiner (1996), este tipo de organización se caracteriza por la rigidez, burocracia y una jerarquía estricta y funcional cuando el ambiente es establecido con poco cambio. 5.2.2.8 Organización Orgánica: Dubrin (2003), Se encuentra diseñada como una red que destaca la especialización horizontal, la coordinación de personal. Una comunicación extensa y procedimientos flexibles. El conocimiento reside en donde sea mas útil para la organización, además de que este tipo de organización responde mucho mas rápido a los cambios del ambiente. 5.2.2.9 Organización Formal: Galbraith (1995), en este tipo de organización los equipos son formalmente credos los miembros designan responsabilidades definidas como resultado de la racionalización de las actividades que tiene como objetivo el cumplimiento de los objetivos propuestos.

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Aquí las relaciones están definidas por la estructura de la organización con ka asignación de trabajo especificas t las reglas están diseñadas para abarcar toda las todas las tareas y procesos que se realicen durante las actividades diarias de la empresa (Dubrin, 2003 Robbins, 199). 5.2.2.10 Organización Informal: Galbraith (1995), es aquella caracterizada por una coordinación entre sus unidades; este tipo de organización puede ser una fuente de fortaleza para la compañía ya que puede originar el desarrollo de nuevos productos en poco tiempo resultado de la cooperación voluntaria de los empleados de distintos departamentos, pero la debilidad ocurre cuando esto actos voluntarios no suceden, en ocasiones debido a múltiples barreras dentro de la empresa. 5.2.2.11 Organización Horizontal: Para Nikolenko y Kleiner (1996), este tipo de organización surge como una respuesta ante el comportamiento global y esta basado en procesos mas que en funciones y consiste en la autonomía y la creación de equipo funcionales diseñado alrededor de procesos críticos; estos equipo no requieren de un gran control directivo ya que su trabajo esta alineado conforme a las necesidades los clientes, si los equipo realizan el proyecto desde el principio hasta el final se minimiza la subdivisión de procesos por lo que la jerarquía se reduce. 5.2.2.12 Tipo de Estructura Organizacional. La elección de un buen diseño organizacional es clave para el éxito de una empresa ya que esto determina la estructura de la organización así como sus subcomponentes tales como el control y la departamentalización (Nikolenko y Kleiner 1996). Karl Marx (P.85), en su libro El Capital: “critica de la economía política”, nos deja ver que la división del trabajo presenta varios niveles o grados por así llamarlos, unos más generales y que abarcan más aspectos de la sociedad en su conjunto, y otros más específicos que se desenvuelven en áreas más restringidas. De esta manera, podemos hablar de una “división del trabajo dentro de la manufactura y división del trabajo dentro de la sociedad”17. FORMALIZACIÓN Es la técnica organizacional de prescribir como, cuando, con qué elementos, quien y en cuanto tiempo debe realizar las tareas. Se trata de un determinante clave de la estructura para el individuo. Joop Swieringa y Jandre Wierdsma, se advierte que la formalización va transcurriendo por diversas etapas, de acuerdo a la magnitud (en todo sentido) que vaya adquiriendo la organización. 17

Consultado en Internet: www.admindeempresas.blogspot.com

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En el análisis que autores advierten a la empresa en 3 fases de su vida: Fase inicial, empresa en crecimiento, y empresa establecida. De acuerdo a ellos se mencionan diferentes características de la formalización. Departamentalización La estructura organizacional define como tareas específicas y actividades son asignadas a sus departamentos. Por ejemplo, los representantes de ventas estarán agrupados dentro del departamento o división de ventas. Koontz y Weihrich, la palabra " departamento" designa un área bien delimitada, una división o sucursal de una organización sobre la cual un gerente tiene autoridad para el desempeño de actividades especificadas. Es así como un departamento, como el término se usa en general, puede ser la división de producción, el departamento de ventas, la sucursal de la costa oeste, la sección de investigación de mercados o la unidad de cuentas por cobrar18. Chiavenato, “Introducción a la Teoría de la Administración” 5ª Edición). Cadena de Mando, la importancia de la estructura organizacional identifica quienes participan del proceso de toma de decisión y cómo estas decisiones se actualizan. Ferrel, Hirt, Adriaenséns y Flores y Ramos, autores del libro "Introducción a los Negocios en un Mundo Cambiante", el organigrama es una "representación visual de la estructura organizacional, líneas de autoridad, (cadena de mando), relaciones de personal, comités permanentes y líneas de comunicación”. 5.2.2.13 Ámbito de control. Harold Koontz y Ciril O´Donell, Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan. Chiavenato, El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador. Henry Fayol, El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

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Koontz: Administración. Mc Graw Hill

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Henry Fayol, en su teoría sobre el modelo administrativo; argumenta que la centralización debe fomentar la participación y la iniciativa de todo el personal de la organización, siempre que esto sea posible. “Se comprende que la medida de la centralización y descentralización… es un problema que es necesario resolver según las circunstancias” “Todo lo que aumenta la importancia del papel de los subordinados pertenece a la descentralización; todo lo que disminuye la importancia de este papel pertenece a la centralización”19 Peter Drucker (1945), en Concept of a Corporation y cito: “Descentralización, como normalmente se entiende el término, significa división del trabajo y no es nada nuevo [.....] Pero de acuerdo con el uso de General Motors, descentralización es mucho más que eso. [......] la empresa corporativa, ha desarrollado el concepto de descentralización en una filosofía de la administración industrial [......]. no es una mera técnica de la administración sino un bosquejo de un orden social”. 20 Chiavenato I. (2005), en su libro “Introducción a la Teoría General de la Administración”, el autor analiza con detalle la teoría general de la administración como una disciplina principalmente orientadora del comportamiento profesional. En vez de preocuparse por enseñar cómo ejecutar acciones, indica lo que debe hacerse para formar profesionales reflexivos que estén en capacidad de discernir con base en un conjunto de conceptos e ideas que funcionan como herramientas de trabajo, en lugar de profesionales prácticos que salgan de la escuela listos para ejecutar tareas. Esta edición se revisó, amplió y actualizó completamente, conservando su sentido original de otorgar una base conceptual y teórica, indispensable en la práctica administrativa, a los estudiantes de administración y a todas aquellas personas interesadas en el tema. Daft R. (2007) “Teoría y Diseño Organizacional” donde el autor integra el pensamiento más reciente acerca de las ideas clásicas y teorías de la organización y la practica en el mundo real en una forma que el lector la percibe de forma clara. Drucker P. (2003) en su libro “La Empresa en la sociedad que viene: Los seis factores que están transformando el mundo que conocemos”, el autor da a conocer con la autoridad y la sabiduría que conceden sesenta años de investigación y magisterio, el padre fundador del management moderno aborda en esta recopilación de artículos la cambiante realidad del mundo empresarial del siglo XXI, y de la sociedad en general, y las cada vez más amplias funciones de gestión que se nos exigen por igual a todos: presidentes, ejecutivos, directores o 19 20

Consultado en Internet: www.managershelp.com Consultado en Internet: www.gestiopolis.com

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trabajadores del saber. Dos temas principales surgen en los capítulos de La empresa en la sociedad que viene: la vertiginosa onda expansiva de la información, con su Big Bang en Internet en 1995, no hace ni diez años, y los cambios a los que tiene que enfrentarse la sociedad que viene. Cambios determinados por el nuevo equilibrio demográfico, la nueva fuerza laboral y la paradoja de la industria, y que decidirán la supervivencia o no de la empresa y el futuro de la cúpula directiva. Todos ellos están transformando rápidamente el mundo que conocemos. Gareth R. J. (2006), en su libro “Administración Contemporánea” donde el autor incursionó en la cerámica y aprendió cuanto pudo acerca del modelado en barro. Este aprendizaje también le enseñó a utilizar los recursos naturales que tenía disponibles a su alrededor y en qué lugar del río más cercano podía excavar en busca de barro. Sin embargo, cuando puso su taller y se sentó frente al torno, se cuestionó acerca de cómo debería ser una vasija. La respuesta brotó: debería ser creativa e innovadora. Desde entonces sus vasijas llevan su estilo. Aunque al principio fue menospreciado y su trabajo pasó inadvertido por desafiar las convenciones, ahora, las vasijas de George Ohr son famosas por su creatividad, belleza e imaginación. Este libro se basa en la historia de las vasijas de Ohr con el fin de que usted, lector, tenga presente que muchos pueden aprender los fundamentos de la administración; sin embargo, la innovación es la clave para administrar de manera eficiente. Gareth Dones v Jennifer Georges han escrito con el fin de infundirle la esencia de la innovación, la cual lo preparará para llegar a ser un buen administrador algún día. Mintzberg H. (1999), en su libro “Estructuración de las Organizaciones” aquí el autor identifica que la esencia de la estructura se compone de cinco partes fundamentales de la organización. La organización como un sistema de flujos. Diseño de puestos: Especialización. Formalización del comportamiento. Preparación y adoctrinamiento. Diseño de la superestructura: Agrupación de unidades. Tamaño de la unidad. Diseño de vínculos laterales: Sistemas de planificación y control. Dispositivos de enlace. Mintzberg H. (2001), en su libro “Diseño de Organizaciones Eficientes” aquí el autor afirma: Lo que sostiene a una institución -ya sea un taller mecánico, una empresa de servicios o una cooperativa vecinal? es su estructura. Ella le permite perdurar, alcanzar sus metas y crecer. Hasta ahora había abundante material de investigación acerca de las organizaciones existentes, pero no brindaban, como conclusión, una síntesis de todo lo que debería ser el diseño de una entidad realmente identifica que la esencia de la estructura se compone de cinco partes

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Munch l. (2007), en el libro “Administración”, la autora ofrece un enfoque didáctico y accesible de la administración, y lo presenta de manera que su lectura y comprensión resulta fácil y amena. Para una mejor comprensión, el texto está dividido en dos partes. La primera parte presenta los conceptos fundamentales para introducir al lector en el mundo de la administración: se estudian temas como su origen y evolución histórica, sus características e importancia, así como la metodología del proceso administrativo. También se analizan las principales escuelas de la administración. La segunda parte profundiza en el ámbito de aplicación de la administración: la empresa, sus áreas funcionales, sus recursos y la forma de optimizarlos. Finalmente se incluyen temas sobre las características del entorno global y para fomentar el espíritu emprendedor. Entre sus principales ventajas se encuentran:  Enfoques actuales de la administración.  Diseño didáctico que incluye ilustraciones, historietas y juegos.  Metodología dirigida a desarrollar competencias y valores. Zapata D. A. (2008), en su libro “Análisis y Diseño Organizacional de la estructura funcional a la organización vacía” el autor ofrece al lector una visión general de tema organización, en sentido amplio como la teoría de la organización y, en sentido estricto, como función o estructura organizacional; aspecto este último que recibe tratamiento en profundidad. Al tiempo que se facilita un espacio de reflexión que permite dilucidar los aspectos esenciales de la teoría de la organización y los aportes de las diferentes perspectivas teóricas al tema del diseño organizacional, se reflexiona sobre las especificidades de las estructuras de algunas organizaciones colombianas y se dota al lector de los elementos conceptuales para hacer lo propio sobre aquella a la cual está vinculado. El lector estará en capacidad de comprender que la estructura de la organización varía según el entorno general y específico de ella y que las teorías y las prácticas de gestión y organización deben adaptarse y seguir los cambios que se presentan en el mundo actualmente. 5.2.3. Estrategia Competitiva. Michael E. Porter (2009), La Estrategia competitiva de este autor, ha transformado la teoría, la práctica y la enseñanza de la estrategia empresarial en todo el mundo. Innovador por su simplicidad, como los grandes descubrimientos, su análisis de la industria explica la complejidad de la competitividad de la empresa como cinco fuerzas subyacentes. Porter introduce una de las herramientas competitivas más poderosas desarrollada hasta el momento: sus

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tres estrategias genéricas —liderazgo en costes, diferenciación y segmentación— que ponen su teoría de la estrategia en un lugar destacado. A lo largo de casi dos décadas desde su publicación, la teoría de Porter para predecir el comportamiento del competidor ha dado lugar a un nuevo método de evaluación de la competencia. Estrategia competitiva ha ocupado un vacío en el pensamiento de la gestión directiva, dirigiendo sus enseñanzas hacia la pregunta sobre cómo las empresas logran una rentabilidad superior, la rica y perspicaz teoría de Porter comprende una sofisticada visión de la competencia, no superada en el último cuarto de siglo. Guillermo Hijar Fernández (2011), El autor trata sobre planeación estratégica, una disciplina que conjuga el pensamiento analítico del planificador con el arte creativo e integrador del estratega y, al mismo tiempo, los estudia por separado. Para hacer negocios exitosos se requiere de una visión prospectiva (foresight) y la capacidad para predecir la reacción de quienes rivalizan con la empresa en la conquista de clientes, mientras que para hacer negocios valiosos se requiere una visión introspectiva (insight) y la capacidad para encontrar formas de dar más valor a los clientes que el ofrecido por los rivales. Se enfoca a los negocios exitosos, los de la visión prospectiva, y es también un libro acerca del pensamiento sistémico que desarrollan los ejecutivos exitosos, asimismo, en su contenido se abordan las teorías de negocio que funcionan en ciertas condiciones y señala las circunstancias en las que puedan fracasar.

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5.3 MARCO CONCEPTUAL. A continuación se presentan algunos de los términos que se manejarán en el transcurso del trabajo:  Ámbito de Control: En la estructura organizacional se define el número de empleados sobre los cuales un mando ejerce su autoridad.  Amenazas: aquellos factores externos que están fuera de nuestro control y que podrían perjudicar y/o limitar el desarrollo de la institución o entidad para aprovechar las oportunidades del entorno.  Cadena de mando: La importancia de la estructura organizacional identifica quienes participan del proceso de toma de decisión y cómo estas decisiones se actualizan.  Calidad: Es el parámetro que permite medir el grado de satisfacción de los usuarios por los productos o servicios recibidos. El concepto de calidad determina la definición de políticas, pautas, normas y procesos administrativos y de control.21  Centralización: Tiende a concentrar la toma de decisiones en la cumbre de la organización. La autoridad se halla en cuanto no se delegue. La centralización absoluta en un individuo es concebible, mas implica la inexistencia de administradores subalternos y por tanto la falta de una organización estructurada, por ello se puede decir que todas las organizaciones presentan algún grado de descentralización.  Control: En la estructura organizacional se define el número de empleados sobre los cuales un mando ejerce su autoridad.  División del trabajo: Se llama división del trabajo, a la separación de las operaciones productoras. Observando esta división cada obrero se ocupa siempre de la misma clase de operaciones, y entre todos los obreros de una fábrica se alcanza un resultado común por la reunión de sus esfuerzos.  Debilidades: son limitaciones o carencias de habilidades, conocimientos, información, tecnología y recursos financieros que padece el distrito y que no permiten el aprovechamiento de las situaciones que se consideran ventajosas en el entorno social.  Departamentalización: La estructura organizacional define como tareas específicas y actividades son asignadas a sus departamentos. Por ejemplo, los 21

http://www.glosarium.com/list/12/1,C,xhtml

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representantes de ventas estarán agrupados dentro del departamento o división de ventas.  Descentralización: La autoridad organizacional es el poder conferido a las personas que le permiten usar su juicio en las tomas de decisiones. La descentralización es un aspecto fundamental de la delegación; por tanto es la tendencia a dispersar la autoridad de toma de decisiones en una estructura organizada.  Diagrama Organizacional (Organigrama): Muestra como los departamentos, divisiones, y varios niveles de una organización interactúan entre sí. Un diagrama organizacional es a menudo representado como una ilustración visual.  Directrices Estratégicas: Líneas de acción o políticas que en su aplicación, ayudan al cumplimiento de la estrategia general y a alcanzar los factores críticos de éxito  Directrices operativas: Líneas de acción o políticas que en su aplicación tenderán a superar las debilidades, mantener las fortalezas, aprovechar oportunidades y neutralizar amenazas.  Distribución de la autoridad: Implica la determinación de como una estructura distribuye autoridad a través de un organización.  El Organigrama: Es una "representación visual de la estructura organizacional, líneas de autoridad, (cadena de mando), relaciones de personal, comités permanentes y líneas de comunicación”.  El Control: es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.  Estrategia: “Esquema que contiene la determinación de los objetivos o propósitos de largo plazo de la empresa y los cursos de acción a seguir. Es la manera de organizar los recursos” 22  Estructura de línea vs. estructura de staff: Una estructura organizacional puede adoptar una estructura de línea o de staff o ambas. Una estructura de línea identifica las actividades que son responsables por el objetivo principal de 22

Diccionario Administrativo(www.businesscol.com)

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la organización. Una estructura de staff es el soporte o la red de asistencia a la línea en sus objetivos.  Formalización: Es la técnica organizacional de prescribir como, cuando, con qué elementos, quien y en cuanto tiempo debe realizar las tareas. Se trata de un determinante clave de la estructura para el individuo.  Fortaleza: son capacidades humanas y materiales con las que cuenta la empresa para adaptarse y aprovechar al máximo las ventajas que ofrece el entorno social y enfrentar con mayores posibilidades las desventajas que ofrezca el mismo  Organización: Es un ente social, creado intencionalmente para el logro de determinados objetivos mediante el trabajo humano y recursos materiales tecnología, equipos, maquinarias, instalaciones físicas etc.  Organización Formal: Una organización formal es cuando las actividades de dos o más personas que estén conscientemente coordinadas hacia un objetivos determinado.  Organización informal: Es cualquier actividad personal conjunta sin un propósito colectivo consciente, aun cuando pudiera contribuir a resultados del grupo. De acuerdo con esta definición, todo grupo cae dentro de la esfera de la organización informal, incluyendo los pasajeros de un avión y la gente que va caminando por una calle.  Procedimientos. El término procedimiento es usado para hacer referencia a todo aquel sistema de operaciones que implique contar con un número más o menos ordenado y clarificado de pasos cuyo resultado sea el mismo una y otra vez. El procedimiento se vuelve entonces en algo posible de ser conocido y repetido de modo que al buscar un determinado tipo de resultado para X situación, se sepa de qué manera proceder o actuar.  Procesos. Se denomina proceso al conjunto de acciones o actividades sistematizadas que se realizan o tienen lugar con un fin.

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5.4 MARCO JURÍDICO.  Código del Comercio Colombiano.  Código Sustantivo del Trabajo Colombiano.  Ley 1014 del 26 de enero 2006 Cultura de Emprendimiento.  Decreto 4463 del 15 de diciembre de 2006 Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.  Resolución 2310 de 1986 Por la cual se reglamenta parcialmente el Título V de la Ley 09 de 1979, en lo referente a procesamiento, composición, requisitos, transporte y comercialización de los Derivados Lácteos”.  Resolución No 11961 de 1989 (Por la cual se modifica parcialmente la resolución número 2310 del 24 de febrero de 1986.)  Ley 09 de 1979, el Decreto 3075 de 1997, el Decreto 616 de 2006 y la Resolución 2310 de 1986, o las demás normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan INVIMA23

23

http://web.invima.gov.co/portal/documents/portal/documents/root/guia3_requisitoscumplimiento_pl antasderivados04.pdf

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6. DISEÑO METODOLOGICO. 24 El desarrollo de las actividades a realizar en la Empresa Quesera “Los Guaduales” estará apoyado del trabajo de campo, mediante la observación haciendo uso de los recursos (humano, estructural y/u otros) según se requiera con la autorización y participación directa del Gerente de la Organización. 6.1 TIPO DE ESTUDIO. El trabajo propuesto se realizará utilizando una investigación de tipo descriptivo. 6.1.1 Descriptivo. Estudio que comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de la realidad actual sobre el desarrollo de las actividades llevadas a cabo por las áreas involucradas de la Empresa Quesera “Los Guaduales”. 6.2

MÉTODO DE INVESTIGACIÓN.

Dependiendo del tipo de información que se disponga, se utilizarán los siguientes métodos: 6.2.1 Método Inductivo. Utilizado en objetos de investigación cuyos elementos son muy grandes o infinitos. Se infiere una conclusión universal observando que un mismo carácter se repite en una serie de elementos homogéneos, pertenecientes al objeto de investigación, sin que se presente ningún caso que entre en contradicción o niegue el carácter común observado. La mayor o menor probabilidad en la aplicación del método, radica en el número de casos que se analicen, por tanto sus conclusiones no pueden ser tomadas como demostraciones de algo, sino como posibilidades de veracidad. Basta con que aparezca un solo caso que niegue la conclusión para que esta sea refutada como falsa. Se aplicará levantando la información sobre todas las actividades y los procesos de las áreas de la Empresa para luego, proponer cómo se debe trabajar de manera conjunta con las otras dependencias si se requiere, de tal forma que se optimicen los recursos tanto humano como de todo orden con que cuentan. 6.2.2. Método Deductivo. Se basa en ir encadenando conocimientos que se suponen verdaderos de manera tal que se obtienen de nuevos conocimientos; es decir, es aquel que combina principios necesarios y simples (axiomas postulados,

24

ÁVILA BARAY Héctor L Libro: Introducción a la Metodología de la Investigación –.

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teoremas, conceptos no definidos, definiciones, etc.) para deducir nuevas proposiciones. Se utilizará validando la información sobre el funcionamiento de las áreas en estudio de acuerdo con la información entregada por el personal involucrado en la gestión. 6.2.3. Método Analítico. Se manejará en los eventos en los que haya que hacer seguimiento a las actividades que desarrollan cada una de las personas involucradas en el Proyecto. 6.2.4. Método de Observación. Se aplicará en el área de estudio y si se requiere, en toda la Organización. 6.2.5. Método Sintético. Se utilizará una vez se hayan aplicado los demás métodos para realizar conclusiones respecto de los hallazgos encontrados relacionados con la investigación. 6.3

FUENTES Y TÉCNICAS PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN.

6.3.1 Fuentes Primarias. Basados en la información documentada que disponga la Empresa Quesera “Los Guaduales”, acompañada del trabajo de campo (basado en la observación donde se entrevistará al personal por medio de un cuestionario, según se requiera). 6.3.2 Fuentes Secundarias. Se obtendrá información a través de fuentes bibliográficas tales como libros, documentos, revistas, de acuerdo al tema de la investigación, cuyo propósito es servir de medio para el análisis de los documentos. Para este proyecto, el diagnostico situacional se hará utilizando como referente la información suministrada en la Encuesta Organizacional y aplicación del texto guía de Metodología de la Investigación de Carlos Méndez, cuarta edición. 6.3.3 Procesamiento de Datos. El procesamiento de la información se llevará a cabo mediante el registro de los datos obtenidos por los instrumentos de recolección utilizados por la organización; si es necesario, se clasificaran, codificaran para establecer categorías para su análisis, de acuerdo con los objetos específicos planteados en la primera parte de esta propuesta de investigación.

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6.4 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. A continuación se presentan las fases necesarias para el desarrollo del Proyecto:  Consulta bibliográfica: Consiste en la consulta de libros especializados en los temas relacionados con el trabajo propuesto; es decir, la estructuración organizacional.  Trabajo de campo: Diseñados los instrumentos para recoger la información “entrevistas, observación” se hace necesario validar su pertinencia y realizar los ajustes del caso. Esta fase se realiza teniendo en cuenta el anteproyecto aprobado y en la que se destacan: -

La revisión de documentos. Las reuniones con el personal involucrado. La aplicación de las entrevistas, si es necesario. La observación.

 Codificación y formulación de la información: Obtenida la información de la fase anterior se procede si es necesario, a tabular, codificar, organizar y analizar con el fin de presentar las propuestas que permitan cumplir con los objetivos del trabajo propuesto.  Primer informe de acuerdo a los objetivos específicos: En armonía con los objetivos específicos propuestos en el anteproyecto, se elabora el primer informe que debe ser presentado al Jurado para su revisión.  Revisión del primer informe del director: Se entrega el informe al director del trabajo de grado impreso o en medio magnético para su revisión, correcciones y sugerencias que considere necesarias para cumplir con los propósitos del trabajo propuesto.  Ajuste del primer informe: De acuerdo con las correcciones y sugerencias del Director del trabajo de grado se procede a realizar los cambios, modificaciones y ajustes al informe presentado.  Informe final: En concordancia con el anteproyecto presentado, el primer informe presentado, las sugerencias de los Directivos de la empresa y del Director del trabajo de grado se elabora el informe final del trabajo y se entrega copia para la revisión del mismo al Director.

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 Ajustes a la propuesta presentada: Recibido el informe del Director con las sugerencias por él presentadas se procede a ejecutar los cambios en cada uno de los capítulos del trabajo y se muestran al Director.  Presentación del trabajo a los Jurados: Obtenido el concepto del Director se entrega el trabajo a los Jurados para su revisión y fijación de fecha para la sustentación.  Sustentación del trabajo de grado: Realizada por el/los estudiantes ante el jurado designado.

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7. DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN 7.1.

REALIZAR UN DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL, PARA DETERMINAR FORTALEZAS, DEBILIDADES, OPORTUNIDADES Y AMENAZAS.

El concepto “diagnóstico”, se inscribe dentro de un proceso de gestión preventivo y estratégico. Se constituye como un medio de análisis que permite el cambio de una empresa, de un estado de incertidumbre a otro de conocimiento, para su adecuada dirección. Por otro lado es un proceso de evaluación permanente de la empresa a través de indicadores que permiten medir los signos vitales 25 El diagnóstico es una herramienta de la Gerencia General que corresponde a un proceso de colaboración entre los miembros de la organización para generar información pertinente, analizarla e identificar un conjunto de variables que permitan establecer conclusiones26. Gráfico No. 1. PROCESO PLANIFICACION ESTRATEGICA

25 26

Valdez R. S., “Diagnostico en La Empresa” Editorial Trillas 1998. Cummings y Worley, “Desarrollo Organizacional y cambio 2001

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A continuación damos a conocer los Pasos para llevar a cabo la Planificacion Estratégica. PASO 1: Establecimiento de Metas - Establece el compromiso de realizar una planificación estratégica para el mejoramiento de la empresa, se define claramente lo que se quiere o lo que se necesita establecer prioridades y distribuir recursos con eficacia.27. PASO 2: Análisis del Entorno - En el análisis del entorno se tratarán aspectos importantes como son el análisis externo, que son aquellas variables sobre las cuales la empresa no puede controlar, por tanto esta debe adaptarse a las mismas. En el análisis interno, permite estudiar aquellas variables sobre las cuales la empresa puede influir en su decisión y pueden ser modificadas. PASO 3: Diagnóstico Estratégico - El análisis FODA es una herramienta muy útil para ver los pasos y acciones futuras de una empresa. La misma logra, mediante el estudio del desempeño presente, del interior de la empresa y del entorno empresarial, marcar posibles evoluciones exitosas de la organización. Como subproducto muy importante, permite que el nivel gerencial de la empresa reflexione sobre ella y conozca mejor la organización a la que pertenece, aumentando aún más las ventajas del estudio. El análisis deriva su nombre de las iniciales de los conceptos estudiados que representan a su vez una forma de modelar la situación de una empresa y su ambiente. En efecto, FODA significa Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Esto sirve para definir la estrategia de la empresa en cuestión. Definir la estrategia implica definir el rumbo que deben tomar las actividades de la empresa.

27

SALAZAR Francis, Gestión Estratégica de Negocios,2002

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PASO 4: Análisis Matricial - Permite realizar una síntesis estratégica mediante la aplicación de matrices. “Una vez determinada la trascendencia de los aspectos identificados es necesario realizar una depuración de las conclusiones obtenidas”.28. PASO 5: Direccionamiento Estratégico - El direccionamiento estratégico permite obtener una perspectiva general de la situación de la empresa en base a criterios, a la vez permite obtener ciertas oportunidades que posee la empresa basados en el razonamiento y la experiencia.29. El direccionamiento estratégico se divide principalmente en dos grandes actividades, las cuales son: 1. Definición del Negocio. 2. Filosofía corporativa. 1.- Definición del Negocio: En la definición del negocio se establece básicamente como funciona nuestra empresa a que se dedica, para que fue creada, y su oferta. Para poder iniciar la definición del negocio es importante contestar ciertas preguntas que ayudan a conocer la situación actual y futuro de la empresa en función de las siguientes interrogantes: Las primeras interrogantes están encaminadas a definir el negocio real, de una manera rápida y comprensible, para que de esta manera las acciones que se tomen se concentren en un esfuerzo específico.

Fuente: Gestión Estratégica de Negocios Ing. SALAZAR Francis, 2002 28

SALAZAR Francis, Planificación Estratégica de Negocios, 2006, p55. SALAZAR Francis, Gestión Estratégica de Negocios,2002, p 58.

29

51

2.- Filosofía Corporativa: La filosofía corporativa dentro de un marco conceptual permite formar a la organización en forma ética determinando sus principios y valores, con ello se logrará conocer cuál es su misión, visión y objetivos específicos de la empresa. PASO 6: Desarrollo de un conjunto de acciones (estrategias) ¿Cómo vamos hacer? El tener una visión completa de la empresa, su entorno y su posición relativa, el siguiente paso consiste en planear cómo lograrlo a través de una estrategia general y directrices estratégicas y operativas, estas directrices estratégicas y operativas a través de planes de acción y proyectos específicos. Como primer propósito, se llevó a cabo el Diagnostico Situacional de la Empresa “Quesera Los Guaduales”, cuyo propósito es identificar los requerimientos para asegurar la correcta planeación, operación y control. Tabla No.4. Diagnostico Situacional Empresa “Quesera Los Guaduales “ FORTALEZAS

DEBILIDADES 1- Falta definir los Perfiles de Cargo del Área.

1- La Gerencia tiene experiencia y 2- Carencia de la Estructura Organizacional de conocimiento del Negocio. la Empresa (Organigrama Estructural) y de Planeación Estratégica. OPORTUNIDADES

AMENAZAS

1- Mejorar el Clima o Ambiente Laboral 1- No existencia de Procedimientos con Políticas e Incentivos por documentados para el desarrollo de las eficiencia y productividad actividades. 2- Establecer políticas de tipo 3- Carencia de Mecanismos de comunicación gerenciales y administrativas en efectiva para la realización de las cada Área y/o Departamento. actividades. 4- Falta de claridad de los niveles de Autoridad y Responsabilidad para cada cargo. (Roles).

3- Crear la Cultura Organizacional para 5- Carencia de mecanismos para medir la el cumplimiento de los objetivos. gestión por Áreas/Departamentos (Indicadores de Gestión) Fuente: Empresa “Quesera Los Guaduales” (2013)

52

A continuación se da a conocer la Matriz Estratégica así: Tabla No. 5 Matriz Estratégica Empresa “Quesera los Guaduales”

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7.2.

FORMULAR LA MISIÓN, VISIÓN, VALORES, PRINCIPIOS, Y POLITICAS DE LA EMPRESA.

La Empresa no cuenta con ninguno de estos aspectos debido a la carencia de la Planeación Estratégica y poder implementar la Estructura Organizacional previamente establecida para lo cual construyo: 7.2.1. Misión. “Comercializar y distribuir productos del sector de alimentos (Abarrotes, Víveres y Rancho) brindándole a nuestros clientes Calidad, Precio, Servicio y Bienestar, contando., con personal capacitado y comprometido con la Empresa y la Comunidad de Santiago de Cali”. 7.2.2. Visión. Para el 2014 ser una Comercializadora y Distribuidora de productos alimenticios reconocida en la ciudad de Santiago de Cali, con productos de alto nivel de calidad y servicio, lográndolo a través de un trabajo en equipo, con una planificación y organización adecuada, que responda a cualquier reto del Consumidor Final y de la Competencia. 7.2.3. Valores. La Empresa “Quesera Los Guaduales”, ha identificado los siguientes Valores para su gestión: 

Honestidad: Se oferta al mercado productos de calidad a un precio justo.



Responsabilidad: Cumple con todas las expectativas para y con los Clientes, proporcionando Calidad, Bienestar y Seriedad en la entrega de los productos cumpliendo con el compromiso adquirido con el Cliente.



Eficiencia: En todas las áreas y actividades cotidianas de la Organización, mejorando sus procesos internos y la calidad del servicio con sus Clientes.



Lealtad: Hacia los Clientes Internos y Externos puesto que son de gran importancia en las actividades de la Empresa.



Ética: Comportamiento humano con base a los principios de quienes conforman La Empresa.

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7.2.4. Principios. Los principios de la Organización son:  Trabajo en equipo con eficiencia y calidad.  Respeto y consideración tanto al Cliente como al Trabajador de la Organización.  Pago oportuno y a tiempo a Proveedores y Empleados.  Aseo personal y del lugar de trabajo muestra una imagen positiva ante nuestros clientes. 7.2.5. Políticas. Las políticas que rigen dentro de La Empresa “Quesera Los Guaduales” son:  Los Empleados de producción deben estar con uniforme respectivo.  Pago a Empleados cada semana.  Pago a Proveedores de Lácteos cada 30 días y a los demás proveedores en el momento de la compra.  Limpieza de las áreas productivas todos los días, al finalizar la jornada.

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7.2.6. Estructura Organizacional. La Empresa “Quesera Los Guaduales”, se compone de los siguientes cargos detallados en el presente Organigrama: Tabla No. 6. Organigrama Empresa “Quesera Los Guaduales” GERENTE

SECRETARIA

CONTADOR

MENSAJERO

COORDINADOR DE VENTAS

COORDINADOR DE PRODUCCIÓN

OPERARIO DE PRODUCCIÓN 1

OPERARIO DE PRODUCCIÓN 2

Fuente: Empresa “Quesera Los Guaduales” (2013)

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VENDEDORES

Se da a conocer los roles de los cargos de la Empresa “Quesera Los Guaduales”: 

Gerente: Dueño/propietario de la empresa, asume responsabilidades administrativas y contables.



Secretaria: Realiza actividades designadas por la Gerencia y algunas de los demás departamentos a través de los Jefes.



Mensajero: Persona encargada de actividades correspondencia y otras concernientes a la Empresa.



Coordinador de Producción: Ingeniero en Alimentos, coordina actividades enfocadas a la fabricación y distribución del producto.



Coordinador de Ventas: Administrativo, coordina todo lo relacionado con el servicio de venta, posventa y servicio al Cliente.



Vendedores: Componen la fuerza de Ventas, encargados de comercializar el producto.



Operario: En el área de producción cuyas actividades corresponden a la fabricación y distribución del Producto.

57

de

mensajería

y

A continuación se dan a conocer los Manuales de Funciones de cada uno de los cargos.

Tabla No. 7 Manuales de Funciones Empresa “Quesera Los Guaduales”

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EMPRESA “QUESERA LOS GUADUALES” MANUAL DE FUNCIONES I.

IDENTIFICACIÓN

Cargo: GERENTE Área: Administrativa II. MISIÓN DEL CARGO Controlar los procesos administrativos, a fin de lograr la efectiva distribución y utilización de los recursos materiales y financieros disponibles, asignándolos equitativamente y administrándolos para el eficiente funcionamiento de los servicios y la satisfacción de las necesidades de la empresa. II. AUTORIDAD Coordina y controla las funciones del personal de las áreas administrativas, ventas y Producción . IV. RESPONSABILIDAD 1. Por contactos a. Internos: El cargo mantiene relaciones continuas con unidades de Administración, ventas y producción, a fin de ejecutar y/o coordinar y/o controlar y/o aprobar lo relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación. b. Externos: El cargo mantiene relaciones frecuentes con proveedores, a fin de ejecutar y/o controlar lo relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación. 2.

Por información

El cargo exige manejo de mucha información, de la cual una gran parte debe ser manejada bajo mucha confidencialidad, también exige gran discrecionalidad 3. Por el manejo de recursos Es responsable directo de la custodia de materiales, dinero en efectivo, firma de cheques, contratos y la ejecución de presupuesto. 4. Por resultados El cargo exige muy buenas relaciones con todo el personal y los clientes, además de con el público en general. También de una actitud positiva y conciliadora. V. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 1 Controla la ejecución del presupuesto. 2 Establece controles eficientes sobre el proceso administrativo 3 Mantiene informado al personal de la dependencia acerca de las Políticas, Normas y Procedimientos y decisiones de carácter administrativo. 4 Controla el movimiento financiero que se llevan en los Bancos. 5 Controla las compras, distribución de materiales, registro de proveedores, facturas y órdenes de pago. 6 Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. 7 Vela por la buena administración de los recursos de la unidad. 8 Redacta correspondencias, actas, circulares, folletos informativos y otros documentos especiales y/o rutinarios de la unidad. VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS Planeación, organización, dirección y control Sistemas: Requiere conocimientos de administración y financieros Inglés: No requiere conocimientos en el idioma.

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EMPRESA “QUESERA LOS GUADUALES” MANUAL DE FUNCIONES I.

IDENTIFICACIÓN

Cargo: CONTADOR Área: Administrativa Jefe Inmediato: Gerente II. MISIÓN DEL CARGO Garantizar la información contable de la Empresa de manera clara, concisa y actualizada II. AUTORIDAD De los factores analizados para determinar cuál es su mayor grado de responsabilidad según el cuestionario es la supervisión del trabajo de otras personas ya que debe de supervisar directamente el trabajo de la Secretaria, con relación a las actividades contables . IV. RESPONSABILIDAD 1.

Por contactos

a. Internos: Tiene contacto con todas las áreas y el personal de la Empresa. b. Externos: El cargo presenta contactos con entidades externas. 2. Por información El desarrollo de su trabajo le permite realizar y tener acceso a información confidencial referente a la actividad legal y contable de la empresa. La finalidad del trabajo requiere que la información se maneje de una forma clara y muy discreta. 3. Por el manejo de recursos El cargo tiene responsabilidad por el manejo de equipo de oficina (computador, teléfono, etc) 4. Por resultados Del buen desarrollo de sus funciones depende la estabilidad contable y financiera de la Organización. V. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 1 Brindar Asesoría en los aspectos contables y tributarios de la empresa. 2 Realizar los presupuestos de Ventas 3 Supervisar y controlar todas las operaciones contables. 4 Revisar y aprobar los movimientos contables 5 Elaboración de los Estados Financieros. 6 Elaborar de Informes contables

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS Estudios: Contador Público Planeación, organización, dirección y control Sistemas: Requiere conocimientos de administración y financieros Inglés: No requiere conocimientos en el idioma.

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EMPRESA “QUESERA LOS GUADUALES” MANUAL DE FUNCIONES I.

IDENTIFICACIÓN

Cargo: SECRETARIA Área: Administrativa Jefe Inmediato: Gerente II. MISIÓN DEL CARGO Servir de apoyo al Gerente de la Empresa en actividades administrativas tanto internas como externas de manera práctica y efectiva. II. AUTORIDAD Coordina y controla las funciones delegadas por el Gerente de la Empresa IV. RESPONSABILIDAD 1.

Por contactos

a. Internos: El cargo mantiene relaciones continuas con unidades de Administración, ventas y producción. b. Externos: El cargo mantiene relaciones frecuentes con Clientes y Proveedores, a fin de ejecutar y/o controlar lo relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación. 2. Por información El cargo exige manejo de mucha atención al cliente y formalidad social en el trato y brindar información concerniente y autorizada de la Empresa bajo mucha confidencialidad y gran discrecionalidad 3. Por el manejo de recursos Es responsable, dinero en efectivo (Caja Menor). 4. Por resultados El cargo exige muy buenas relaciones con todo el personal y los clientes, además de con el público en general. También de una actitud positiva y conciliadora. V. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 1 Coordina la agenda de reuniones/compromisos de la Gerencia. 2 Realiza seguimiento y entrega de la correspondencia de la Empresa. 3 Mantiene informado al personal de la dependencia acerca de las Políticas, Normas y Procedimientos y decisiones de carácter administrativo. 4. Vela por la buena administración de los recursos de la unidad. 5. Redacta correspondencias, actas, circulares, folletos informativos y otros documentos especiales y/o rutinarios de la unidad.

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS Estudios: Secretariado Ejecutivo. Sistemas: Requiere conocimientos de office (Windows) Manejo de archivo y correspondencia Inglés: No requiere conocimientos en el idioma.

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EMPRESA “QUESERA LOS GUADUALES” MANUAL DE FUNCIONES I. IDENTIFICACIÓN Cargo: COORDINADOR DE PRODUCCIÓN Área: Producción Jefe Inmediato: Gerente II. MISIÓN DEL CARGO Controlar los procesos de producción a fin de lograr la efectiva distribución y utilización de los recursos de materias primas e insumos disponibles, asignándolos equitativamente y administrándolos para la eficiente elaboración de los productos. II. AUTORIDAD Coordina y controla las funciones del personal de producción. IV. RESPONSABILIDAD 1. Por contactos a. Internos: El cargo mantiene relaciones continuas con la administración y el área que tiene a cargo a fin de ejecutar y/o coordinar, controlar y aprobar lo relativo a la misma, exigiéndole para ello una buena habilidad para obtener cooperación. b. Externos: El cargo mantiene relaciones frecuentes con proveedores, a fin de ejecutar y/o controlar lo relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación. 2.

Por información

El cargo exige manejo de mucha información, de la cual una gran parte debe ser manejada bajo mucha confidencialidad, también exige gran discrecionalidad 3.

Por el manejo de recursos

Es responsable directo de la custodia de las materias primas e insumos y activos del área. 4. Por resultados El cargo exige muy buenas relaciones con todo el personal y los clientes, además de con el público en general. También de una actitud positiva y conciliadora. V. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 1 Controla la ejecución del presupuesto de materias primas 2 Establece controles eficientes sobre el proceso de producción 3 Mantiene informado al personal de la dependencia acerca de las Políticas, Normas y Procedimientos y decisiones de carácter administrativo. 4 Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. 5 Vela por la buena administración de los recursos de la unidad. 6 Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. 7 Vela por la buena administración de los recursos de la unidad. 8 Redacta correspondencias, actas, circulares, folletos informativos y otros documentos especiales y/o rutinarios de la unidad. VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS Estudios : Tecnólogo en leches y curso manejo de alimentos Administración del Recursos humanos, Planeación estratégica, producción de los derivados de lácteos Sistemas: Requiere conocimientos en paquete office Inglés: No requiere conocimientos en el idioma.

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EMPRESA “QUESERA LOS GUADUALES” MANUAL DE FUNCIONES I.

IDENTIFICACIÓN

Cargo: COORDINADOR DE VENTAS Área: Administrativa Jefe Inmediato: Gerente II. MISIÓN DEL CARGO Cautivar y suplir las necesidades del Mercado identificadas por los Cliente con Calidad, Cumplimiento, Respuesta Oportuna y con precios competitivos. II. AUTORIDAD El cargo implica autoridad para coordinar el departamento Comercial. Autoriza pedidos de mercancía, salidas de almacén, degustaciones, muestras, traslados de mercancía y descuentos. IV. RESPONSABILIDAD 1.

Por contactos

a. Internos: Con todas las áreas y el personal de la Empresa. b. Externos: El cargo presenta contactos con entidades externas y clientes. 2. Por información El desarrollo de su trabajo le permite realizar y tener acceso a información confidencial referente a la actividad comercial de la Empresa. La finalidad del trabajo requiere que la información se maneje de una forma clara y muy discreta. 3. Por el manejo de recursos El cargo tiene responsabilidad por el manejo de equipo de oficina (Computador, teléfono, etc.) 4. Por resultados Del buen desarrollo de sus funciones depende el crecimiento comercial y buen manejo del departamento. V. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 1 Elaboración del Presupuesto de Ventas. 2 Elaborar los requerimientos de producción con base al presupuesto de ventas 3 Hacer seguimiento a las carteras de los vendedores. 4 Diseñar los programas promocionales por líneas, de acuerdo con los requerimientos del Cliente. 5 Evaluar semanalmente el cumplimiento del presupuesto de ventas 6 Acompañamiento en campo a los vendedores. 7 Distribución de zonas de trabajo para la fuerza de ventas. VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS Estudios: Mercadeo, Negocios Internacionales Sistemas: Requiere conocimientos de administración y financieros

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EMPRESA “QUESERA LOS GUADUALES” MANUAL DE FUNCIONES I.

IDENTIFICACIÓN

Cargo: VENDEDOR Área: Administrativa Jefe Inmediato: Coordinador de Ventas II. MISIÓN DEL CARGO Cautivar y suplir las necesidades del Mercado identificadas por los Cliente con Calidad, Cumplimiento, Respuesta Oportuna y con precios competitivos. II. AUTORIDAD Ejecutar la actividad comercial de la Empresa teniendo en cuenta las políticas de ventas estipuladas, velar por las ventas y compromisos de la Empresa a lo que respecta al canal asignado. Propiciar el incremento de las ventas del producto. IV. RESPONSABILIDAD 1.

Por contactos

a. Internos: El cargo tiene contacto con el área comercial y producción. b. Externos: El cargo mantiene relaciones frecuentes con los Clientes. 2.

Por información

El cargo exige manejo de mucha información, de la cual una gran parte debe ser manejada bajo mucha confidencialidad, también exige gran discrecionalidad 3.

Por el manejo de recursos

Es responsable directo del manejo de dinero por el recaudo de la Cartera. 4.

Por resultados

El buen desarrollo de sus funciones, depende el crecimiento de la Empresa. V. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 1 Administración de cuentas y clientes asignados. 2 Codificación de productos 3 Recaudo de Cartera. 4 Desarrollo de negocios. 5 Codificación de clientes nuevos. 6 Desarrollo de negocios. 7 Toma de pedidos y confirmación de entrega 8 Presentación de Informes. VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS Estudios: Negociación, Mercadeo, manejo de cifras estadísticas, Ventas, Clientes y zonas Sistemas: Conocimiento en paquete Offic

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EMPRESA “QUESERA LOS GUADUALES” MANUAL DE FUNCIONES I.

IDENTIFICACIÓN

Cargo: OPERARIO Área: Administrativa Jefe Inmediato: Coordinador Producción. II. MISIÓN DEL CARGO Asistir al Coordinador de Producción en lo referente a la elaboración del producto. II. AUTORIDAD No Aplica

IV. RESPONSABILIDAD 1.

Por contactos

a. Internos: El área de Producción. b. Externos: No Aplica 2.

Por información

El cargo exige manejo de mucha información, de la cual una gran parte debe ser manejada bajo mucha confidencialidad, también exige gran discrecionalidad 3.

Por el manejo de recursos

Es responsable directo del manejo de las materias primas 4. Por resultados El cargo exige muy buenas relaciones con todo el personal y los clientes, además de con el público en general. También de una actitud positiva y conciliadora. V. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 1 Asistencia en la Producción 2 Recibo de Materias Primas 3 Asistencia en la Producción. 4 Manejo de maquinaria de producción. 5 Fabricación del productos

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS Estudios: Manipulación de Alimentos, Manejo de maquinaria de producción Sistemas: Requiere conocimientos de administración y financieros Inglés: No requiere conocimientos en el idioma.

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EMPRESA “QUESERA LOS GUADUALES” MANUAL DE FUNCIONES I.

IDENTIFICACIÓN

Cargo: MENSAJERO Área: Administrativa Jefe Inmediato: GERENTE II. MISIÓN DEL CARGO Apoyar al Gerente y a la secretaria en los trámites legales y financieros de la Empresa. II. AUTORIDAD No Aplica. IV. RESPONSABILIDAD 1.

Por contactos

a. Internos: El cargo mantiene relaciones continuas con el gerente y la Secretaria. b. Externos: El cargo mantiene relaciones frecuentes con proveedores, Bancos y terceros. 2.

Por información

El cargo exige manejo de mucha información, de la cual una gran parte debe ser manejada bajo mucha confidencialidad, también exige gran discrecionalidad 3.

Por el manejo de recursos

Es responsable de dinero en consignación y otros recursos. 4. Por resultados El cargo exige muy buenas relaciones con todo el personal y los clientes, además de con el público en general. También de una actitud positiva y conciliadora. V. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 1 Manejo de tramites externos de la Empresa 2 Correspondencia a los Proveedores 3 Pago de los servicios públicos de la Empresa. 4 Recaudo de dinero de los Proveedores y Distribuidores

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS Estudios: Bachiller Técnico Sistemas: Requiere conocimientos de paquete Office Inglés: No requiere conocimientos en el idioma.

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Es importante para los directivos de la Empresa “Quesera los Guaduales”, una vez realizada la estructuración de la misma, continuar con la puesta en marcha de este proyecto por lo tanto se establece el “Plan de Implementación Organizacional” en las diferentes áreas/departamentos en la cual a criterio de la Gerencia este proyecto será direccionado por un Consultor Externo con el apoyo de un funcionario delegado para la realización y acompañamiento de todo el personal involucrado. A continuación se da a conocer el Plan. Tabla No.8 Plan de Implementación Organizacional Empresa “Quesera Los Guaduales” FASES

ACCIONES

Levantamiento de Procesos en el campo/área Estandarización de Estandarizar instrumento Procesos/procedimientos de recolección de por Áreas información Establecer flujos de Procesos

RESPONSABLE

Coordinador Proyecto/Jefes de Área

Relación directa de Integración Procesos/ funciones con los Procedimientos vs procedimientos de las Estructura Organizacional áreas de la Organización. Difusión y puesta en Marcha

En campo dar a conocer Coordinador del a los involucrados Proyecto

Validación/Seguimiento en campo

Validación en campo

Coordinador del Proyecto/Jefes de Área

Actualización/Ajuste

Actualización según inconsistencias/desviacio Coordinador del nes presentadas previa Proyecto confirmación de los Jefes de Área.

67

MESES

1 2 3 4 5 6 7

7.3.

FORMULAR ESTRATEGIAS EXITOSAS QUE LE PERMITAN A LA EMPRESA SER MÁS COMPETITIVA EN EL MEDIO.

A continuación se da a conocer las estrategias a llevar a cabo en la Empresa “Quesera Los Guaduales” estableciendo para cada una de las citadas su durabilidad y aplicación propuesta en el tiempo. (Corto, Mediano y Largo plazo): Tabla No.9 Estrategias Organizacionales Empresa “Quesera Los Guaduales”. AREA

ADMINISTRATIVA

FINANCIERO

PRODUCCION

MARKETING

ESTRATEGIA

1. Implantar un Plan Estratégico que permita minimizar los riesgos y aprovechar las oportunidades para lograr procesos administrativos que eleven la competitividad de la Empresa, contando con personal altamente capacitado. 2. Consolidar una estructura financiera sólida en base a la implementación de políticas y procedimientos operativos en el área financiera – administrativa que permita alcanzar una rentabilidad. 3. Desarrollar un sistema de control de calidad en cada uno de los procesos productivos. 4. Utilizar eficientemente la capacidad instalada, mediante tecnología que generen productos competitivos en el mercado. 5. Realizar un plan de marketing con el fin de publicitar productos de la Empresa. 6. Captar nuevos mercados aplicando tácticas y estrategias adecuadas para un mejor desenvolvimiento y participación en la industria láctea.

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CORTO MEDIANO LARGO PLAZO PLAZO PLAZO

X

X

X

X

X

X

7.4.

IMPLEMENTAR UN MODELO DE GESTIÓN QUE PERMITA APLICAR LOS INDICADORES APROPIADOS PARA MEDIR LA EFICIENCIA DE LOS PLANES.

El Modelo de gestión de la Empresa “Quesera Los Guaduales” está enfocado a la parte de producción así:  La cantidad de producción de cada uno de los productos se lo realizará en base a la demanda y requerimientos del mercado.  Se llevará un control de inventarios de cada uno de los insumos utilizados en los procesos productivos así como para los productos terminados.  Lo empleados de producción deberán estar con uniforme respectivo.  Se establecerá un control durante todo el proceso productivo, desde el ingreso de la materia prima hasta la obtención del producto terminado, con la finalidad de garantizar la calidad de los productos.  La limpieza de la planta se realizará todos los días, al finalizar el proceso productivo.  Se aprovechará la capacidad instalada de manera eficiente, para mantener la calidad de los productos. Con base a lo anterior se podrán establecer indicadores de Gestión para el Área de Producción y poder medir la gestión de las siguientes actividades:       

Tiempos de Recepción de las Materias Primas. Tiempos de Despachos a Clientes. Niveles de Desperdicios. Exactitud de los Inventarios. Nivel de Ventas Mensuales. Nivel de Satisfacción del Cliente. Cumplimiento de Pedidos despachados.

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7.5.

CREAR UN PROGRAMA DE INCENTIVOS PARA QUE LOS EMPLEADOS SE MOTIVEN A TRABAJAR CON MÁS GANAS Y ENTUSIASMO, DE TAL FORMA UTILIZARLO COMO UN MÉTODO DE RETENCIÓN PARA QUE ELLOS ESTÉN COMPROMETIDOS CON SU EMPRESA.

Se plantea antes de implementar un Programa de Incentivos llevar a cabo la Encuesta sobre el Clima Organizacional aplicada a todo el recurso humano de la Empresa. Con base a lo anterior, este Programa de Incentivos debe ser de forma integral en cual debe tener los siguientes aspectos: Tabla No.10 Plan Integral de Incentivos Empresa “Quesera Los Guaduales” INCENTIVOS DE LEY. 1- La Empresa debe brindar a todos los Empleados lo que exige la ley tal como Vinculación a Salud (EPS), Seguridad Industrial ARP, Dotación de Implementos de Trabajo y generación de los pagos y prestaciones sociales en las acordadas.

INCENTIVOS DE LA EMPRESA. 1- Nivel de Ventas: Incentivo para los Vendedores que superen la meta mensual en las ventas. 2- Despachos efectivos a Clientes: Incentivo para todo el personal de Producción y Ventas por la oportuna y correcta entrega de los pedidos despachados por la Empresa a los Clientes. 3- Orden y Aseo de las Áreas de la Empresa: Incentivo para el área de la Organización que se encuentre en óptimas condiciones para llevar a cabo las actividades del dia-dia generando un ambiente acogedor para los involucrados.

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7.6.

UTILIZAR UNA METODOLOGIA APLICADA EN EL CONTROL DE LOS INVENTARIOS.

En la actualidad, el dinámico proceso de globalización exige a las Organizaciones a mantener y mejorar sus posiciones competitivas de una manera sostenible donde la competitividad30 se hace más ardua y solo las empresas que logran importantes diferencias contra sus competidores aspiran a aumentar su participación en el mercado. El control y la logística de distribución de los inventarios es reconocida como una de las partes fundamentales en las empresas tanto fabricantes como y comercializadoras y distribuidoras de productos con la cual se pueden establecer parámetros en la cadena de suministro31 , estos inventarios requieren de una planificación que les impida afectar efectivamente el control de existencias y la rotación de las mismas que puede presentar remanentes significativos los cuales se deprecian o se deterioran rápidamente; consecuente los tiempos de atención y entrega al Cliente Final y sobre todo la rentabilidad. A continuación se da a conocer un Plan para el Manejo y Control de los Inventarios para la Empresa “Quesera los Guaduales”. Tabla No. 11 Plan Manejo y Control de los Inventarios Empresa “Quesera Los Guaduales” FASE

ACTIVIDADES

Revisión física vs el documento fuente (factura). I. Recibo de Materia Prima/ Nota: Si hay diferencias se deben dar solución inmediata Materiales. para continuar con el Proceso. II. Cargue del Inventario. (Kardex)

Actualización de los materiales en el inventario.

III. Organización en el área Ubicación de (Bodega). producción. IV. Logística de Distribución y Despachos.

los

materiales

para

disposición

de

Se lleva a cabo la Programación de pedidos para el despacho a los Clientes.

30

Capacidad de crear un entorno que favorezca crecimiento sostenido de la productividad, y que refleje en niveles de vida más elevados para poblacion – Abdel y Romo (2004) 31 Supply Chain),

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8. CONCLUSIONES  El sector empresarial es la clave fundamental de activación de la economía en nuestro país; por esto se debe realizar una planificación estratégica a nivel de microempresas, que incentive y sostenga, el crecimiento del sector.  La aplicación de una Planificación Estratégica contribuirá a que la Quesera Los Guaduales, mejore su nivel de competitividad, a través del logro de los objetivos estratégicos que plantea la propuesta.  El análisis del entorno interno como externo de la empresa fue el punto de partida para reconocer cuales son las fortalezas y debilidad de las misma, ya que a través de ellas se planteó estrategias para contrarrestar las debilidades y aprovechar las amenazas.  Se planeó objetivos estratégicos, los cuales debe enfocarse en los proyectos resultantes del análisis de priorización, para llegar alcanzar la visión de esta microempresa planteada en el mapa estratégico propuesto.  Los factores de éxito para que la Empresa “Quesera Los Guaduales” pueda ser competitiva en el largo plazo radican en la implantación de un nuevo orden interno mediante procesos administrativos, planificación estratégica, la diversificación del producto, la calidad y mejoramiento de la productividad.

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9. RECOMENDACIONES Aplicar el Plan Estratégico propuesto para la Empresa “Quesera Los Guaduales” que permitirá buscar un mejor direccionamiento, una ruta para enfrentarse a un futuro competitivo y desafiante, ya que planificar es pensar en el futuro, para comenzar actuar en el presente. Utilizar las estrategias planteadas, que corregirán los métodos de trabajo, logrando un desarrollo integral, que facilitará la toma de decisiones como ya se ha mencionado es una empresa nueva en el mercado y esto le permitirá mejorar su participación en el mercado, y mantenerse competitiva en el largo plazo. Se recomienda la implementación de los proyectos propuestos, con el fin de crear un nuevo perfil de crecimiento y calidad para la Empresa.

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BIBLIOGRAFÍA. CHIAVENATO I. (2000), “Administración Proceso Administrativo” 3ª Edición Editorial McGraw-Hill CHIAVENATO I. (2005), “Introducción a la Teoría General de la Administración”, 7ª Edición – Editorial McGraw-Hill DAFT R. (2007) “Teoría y Diseño Organizacional” 9ª Edición – Cengage Learning Editores S.A. DESS, (2011) “Administración Estratégica” 5ª Edición – Editorial MCGRAW-HILL DRUCKER P. (2003) “La Empresa en la sociedad que viene: Los seis factores que están transformando el mundo que conocemos” Empresa Activa. GARETH R. J. (2006), “Administración Contemporánea” 1ª Edición – Editorial McGraw-Hill M. GRANT R. (2006), “Dirección Estratégica” 5ª Edición – Editorial CIVITAS EDICIONES S.L. MINTZBERG H. (1999), “Estructuración de las Organizaciones” Editorial Ariel MINTZBERG H. (2001), “Diseño de Organizaciones Eficientes” Editorial El Ateneo MUNCH l. (2007), “Administración”, 1ª Edición - Editorial Pearson THOMPSON A. (2008), “Administración Estratégica” Editorial McGraw-Hill /Interamericana de México ZAPATA D. A. (2008), “Análisis y Diseño Organizacional de la estructura funcional a la organización vacía” 1ª Edición - Editorial Universidad del Valle (Cali-Colombia)

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