SERVEI DE GESTIÓ ACADÈMICA SERVICIO DE GESTIÓN ACADÉMICA SGA2_castellano.doc

Plan estratégico

PLAN ESTRATÉGICO DEL SERVICIO DE GESTIÓN ACADÉMICA MISIÓN Gestionar con criterios de eficacia, eficiencia y calidad, la actividad académica y administrativa, en colaboración con las distintas Unidades de la Universidad de Alicante, para facilitar el desarrollo de la docencia, la implantación de las nuevas tecnologías y el cumplimiento de la normativa vigente. Matriz DAFO FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

F1. F2. F3. F4.

Capital humano Responsabilidad en la gestión Desarrollo tecnológico Capacidad de adaptación a los cambios F5. Capacidad de organización

O1. O2. O3. O4. O5.

Integración en el Espacio Europeo de Educación Superior Plan de Formación Desarrollo propio de herramientas informáticas Uso de herramientas de comunicación Plan estratégico de la Gerencia

DEBILIDADES

AMENAZAS

D1. Movilidad de personal D2. Análisis y diseño de los puestos de

trabajo D3. Falta de procedimientos escritos D4. Falta de objetivos, directrices D5. Insuficiente comunicación interna

A1. Falta A2. A3. A4. A5.

de infraestructuras (aulas, salas de reuniones, almacén…) Cambios en normativas y procedimientos Falta de Plan estratégico de la Universidad de Alicante Conflictos con el PDI Falta de coordinación en el organigrama directivo

GRUPOS IMPLICADOS 1. Estructura participativa Equipo de Gobierno Consejo de Gobierno Decanos y directores de centros Juntas de Centros

9 Otros órganos colegiados: Comisión de Ordenación Académica Comisión de Infraestructuras Comisión de Nuevas Tecnologías

9 Otros servicios:

Consejo Social Defensor Universitario

Servicio de Alumnado

Consejos de Departamentos

Servicio de Informática

Fundación General UA

Secretarías de Centros

Fundeum

Conserjerías

Sociedades Anónimas (SRI)

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2. Personal docente e investigador

5. Entorno socio político cultural

3. Alumnado

Partidos políticos (situación política)

4. Personal de Administración y Servicios: Gerente

Sindicatos 6. Entorno laboral y económico

Vicegerente Jefes

de

Proveedores Servicio

(Alumnado,

Informática...)

7. Entorno educativo

Personal técnico Ministerio de Universidades

Administradores de Centros

Consejo de Coordinación Universitaria

Subdirectores (Alumnado,

Consellería de Universidad

Informática...)

Universidades públicas y privadas de

Gestores Jefe (Departamentos,...)

España

Gestores

Universidades extranjeras

Auxiliares de servicios

ANECA

Coordinadores de Servicio Personal de contratas: Reparaciones, Seguridad.

EJES ESTRATÉGICOS 1. DIRECCIÓN Y ORGANIZACIÓN 2. COMPONENTE HUMANO 3. TECNOLOGÍA 4. SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 5. SOPORTE A LA DOCENCIA Y LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA

1. DIRECCIÓN Y ORGANIZACIÓN

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OBJETIVO: Implantar un sistema de dirección basado en la planificación, ejecución y evaluación de resultados orientado a la mejora continua. VISIÓN: Se ha implantado un sistema de dirección estratégica y participativa basado en la planificación y en la evaluación de resultados.

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CRITERIOS DE MEDIDA: • • • • •

INDICADOR Todas las unidades planifican sus tareas con sus correspondientes jefaturas (gestores jefes, subdirecciones y dirección). Porcentaje de reuniones periódicas de control y evaluación de resultados obtienen resultados positivos. Se cumplen las mejoras propuestas por el plan de evaluación del Servicio en un 80%. Porcentaje de las personas del Servicio que conocen la totalidad de los objetivos de las unidades del Servicio. Porcentaje de objetivos estratégicos planteados obtienen una evaluación positiva

VALOR OBJETIVO Periodicidad bimensual 60% 80% 100% 80%

PLAN DE ACCIÓN: •

Realizar reuniones ordinarias de una periodicidad bimensual- con las unidades para establecer objetivos específicos y planificar las tareas a desarrollar.

•

Establecer un plan de seguimiento del plan estratégico y de la implantación de las mejoras de la evaluación de calidad del SGA.

•

Elaborar una memoria anual por unidad o área.

•

Elaborar y realizar encuestas en colaboración con las unidades técnicas correspondientes para conocer el grado de satisfacción del personal del Servicio.

2. COMPONENTE HUMANO

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OBJETIVO: Facilitar los conocimientos y habilidades que permitan el progreso profesional fomentando la cultura corporativa como elemento esencial de compromiso del equipo, a través del análisis de los puestos de trabajo. VISIÓN: Se ha implantado un sistema de desarrollo del potencial del personal y se fomenta la cultura corporativa, así como el progreso profesional de los miembros del servicio.

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CRITERIOS DE MEDIDA: • • • • •

VALOR OBJETIVO

INDICADOR Porcentaje de los cursos o acciones formativas considerados como imprescindibles para el desempeño del puesto por el Plan de Formación de la UA han sido realizados por nuestro personal. Porcentaje de cursos o acciones formativas considerados como “interesantes” para el desempeño del puesto por el Plan de Formación de la UA han sido realizados por nuestro personal. Porcentaje de los cursos planteados a iniciativa del personal del SGA realizados. Grado de satisfacción personal en el entorno de trabajo. Se analizan las funciones de los puestos de trabajo

100%

80% 60% 8 sobre 10 100%

PLAN DE ACCIÓN: •

Elaborar encuestas de satisfacción de nuestros puestos de trabajo.

•

Realizar una encuesta periódicamente para detectar necesidades de formación.

•

Realizar el análisis funcional de los puestos de trabajo

3. TECNOLOGÍA

OBJETIVO: Orientar el desarrollo de las herramientas informáticas de gestión académica (Campus Virtual, Universitas XXI...) para conseguir un sistema tecnológico integral, funcional, flexible e innovador. VISIÓN: Disponemos de un conjunto de herramientas informáticas que satisface plenamente las necesidades de gestión.

CRITERIOS DE MEDIDA: • • •

INDICADOR Satisfacción de usuarios Porcentaje de descenso del número de incidencias Porcentaje de nuevas funcionalidades solicitadas a (OCU, SI, …) han sido atendidas

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VALOR OBJETIVO 8 sobre 10 -15% 100%

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PLAN DE ACCIÓN: •

Instalar medios audiovisuales en todas las aulas.

•

Elaborar un inventario de medios audiovisuales a disposición del servicio.

•

Comunicar a los interesados los recursos disponibles.

•

Diseñar un plan de formación para el aprovechamiento de las herramientas informáticas.

•

Establecer un plan de canalización y registro de peticiones de solución de incidencias.

•

Elaborar y realizar encuestas en colaboración con las unidades técnicas correspondientes para conocer el grado de satisfacción de los usuarios.

4. SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

OBJETIVO: Identificar y disponer de la información necesaria para la toma de decisiones y desarrollar un sistema de comunicación que garantice la coordinación y eficacia de los servicios a la comunidad universitaria y al entorno. VISIÓN: Se dispone de toda la información para la toma de decisiones mediante un sistema informatizado de fácil manejo. Se ha desarrollado un sistema de comunicación que garantiza la coordinación con la comunidad universitaria y el entorno.

CRITERIOS DE MEDIDA: • •

• •

INDICADOR Identificación de la información necesaria. El cumplimento en la entrega y recepción de la información en plazo, forma y mediante el canal correcto, es del 80%. El resto se recibe aunque no sea de la forma establecida. Grado de satisfacción de usuarios Porcentaje de personal del SGA tiene toda la información necesaria y están satisfechos con esa información.

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VALOR OBJETIVO 100%

7 sobre 10 90%

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PLAN DE ACCIÓN: • Mantener actualizado el contenido de la página Web del Servicio en las dos lenguas oficiales • Elaborar un sistema normalizado de petición y recepción de la información necesaria para la gestión. • Realizar encuestas encaminadas a conocer el grado de satisfacción de los usuarios externos del Servicio. • Realizar reuniones periódicas para compartir información de los procedimientos de trabajo o cualquier cuestión que pueda afectar al normal funcionamiento de las distintas Unidades del Servicio. • Establecer un sistema normalizado para recibir opiniones y sugerencias de los distintos usuarios del Servicio.

5. SOPORTE A LA DOCENCIA Y COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA

OBJETIVO: Incrementar el grado de satisfacción de los usuarios que utilizan nuestros servicios (PDI y PAS fundamentalmente) y desarrollar sistemas y procedimientos de gestión eficaces orientados a la mejora para la realización de sus funciones. VISIÓN: Se han implantado los procedimientos de gestión necesarios para la plena satisfacción de los colectivos afectados.

CRITERIOS DE MEDIDA: • • •

• •

INDICADOR Porcentaje de los procedimientos identificados para desarrollar Porcentaje de procedimientos desarrollados Encuesta sobre el grado de satisfacción de los usuarios Porcentaje de descenso de incidencias. Porcentaje de resultados positivos obtenidos en las reuniones que se celebran con carácter ordinario con los centros ( trimestral), departamentos (anual), conserjerías (semestral) y otras unidades afectadas por los procesos que coordinamos o gestionamos.

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VALOR OBJETIVO 100% 80% 7 sobre 10 -15%

80%

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•

•

Plan estratégico

Reuniones con carácter ordinario: Centros (trimestral), departamentos (anual), conserjerías (semestral)... y otras unidades afectadas por los procesos que coordinamos o gestionamos. Porcentaje de asistencia de los implicados a las reuniones

100%

PLAN DE ACCIÓN: •

Elaborar y actualizar un catálogo de procedimientos de trabajo.

•

Controlar y hacer un seguimiento de la implantación de los procedimientos

•

Establecer un registro de incidencias

•

Elaborar encuestas de satisfacción

•

Establecer un calendario anual de las reuniones ordinarias.

VISIÓN En el Servicio de Gestión Académica trabajamos con un sistema de dirección estratégica y participativa basado en la planificación, ejecución y evaluación de resultados orientado a la mejora continua. El análisis funcional de los puestos de trabajo realizado ha permitido un desarrollo adecuado de los conocimientos y habilidades del personal y se ha materializado en un constante progreso profesional y en un equipo de trabajo más coherente y competitivo. Hemos conseguido un sistema tecnológico integral, funcional, flexible e innovador de las aplicaciones informáticas de gestión académica (Campus Virtual, Universitas XXI, desarrollos propios...) que nos permite una gestión excelente. Tenemos disponible toda la información necesaria para la toma de decisiones y hemos desarrollado un sistema de comunicación que garantiza la coordinación y eficacia de nuestros servicios a la comunidad universitaria y al entorno. También el grado de satisfacción de nuestros usuarios ha mejorado sustancialmente como consecuencia del desarrollo de sistemas y procedimientos de gestión orientados a sus necesidades.

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