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Planificación y Gestión de Proyectos Universidad de Buenos Aires Facultad de Ciencias Sociales Carrera Relaciones del Trabajo Administración de Empresas Cátedra Assenza Parisi
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Objetivos de la reunión Que al finalizar la reunión, los asistentes sean capaces de definir que se entiende por Administración y Gestión de Proyectos desde el punto de vista específico de la Gestión de Personal.
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Proyecto Un proyecto es esencialmente un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalización definida, que utiliza
recursos limitados para lograr un objetivo j deseado. ACTIVIDADES
RECURSOS
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PROYECTO es un esfuerzo temporario llevado a cabo para lograr un
Producto o servicio objetivo
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Objetivos de un Proyecto • factibles f tibl de d lograrse. l • es necesario i un esfuerzo esf er o para lograrlos l l • fijamos fij en cuánto á t tiempo alcanzarlos l l • definidos en términos que es posible medirlos
y comunicarlos • con parámetros de comparación para controlar su avance
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Características de un Proyecto Serie de actividades y tareas con: • objetivo específico • exigencia cumplimiento de especificaciones • inicio y final claramente definidos • fondos limitados • uso de recursos
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R Recursos d dell Proyecto P t Personas
Información y Tecnología
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Proyecto Exitoso Cuando finaliza 9en el tiempo previsto 9cumpliendo el presupuesto 9con los resultados y especificaciones esperadas 9con la aceptación del cliente 9nos permite usar al cliente como referencia 9sin i perturbar b ell flujo fl j de d trabajo b j de d la l organización i ió 9sin conflictos con la cultura de la organización
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Project Management Es el conjunto de conocimientos, i i t habilidades,, herramientas y técnicas; Aplicadas a las actividades a realizar, para satisfacer los requerimientos q del Proyecto y
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La Necesidad de un Modelo de Gestión de Proyectos y • Nos brinda una perspectiva global • Nos permite generar un lenguaje común • Provee un marco de referencia • Explica funcionamientos reglas mecanismos • Ayuda a evitar riesgos y costos
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Procesos en la Gestión de Proyectos
Iniciación
Control
Planeamiento
Ejecución j ió
Cierre
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Gestión Integral del Proyecto •
PROPÓSITO • Asegurar la coordinación entre todos los elementos del Proyecto • Que todos los procesos serán incluidos
•
ETAPAS
•
11D 1.1-Desarrollo: ll
1.1. Desarrollo
1.- Gerenciamiento •Integral 1.2.-Ejecución: 1.2. Ejecución del Proyecto
•
1.3.-Control:
1.3. Control
generación ió d dell Pl Plan de d ejecución j ió y control del Proyecto llevar a cabo el Plan cumpliendo y los resultados y etapas coordinar los cambios que surjan
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Ciclo de vida de Proyectos Uso de Recursos / Costos
Implementación Desarrollo
Cierre
Concepción
Tiempo
Generado internamente como iniciativa de la organización
1.‐Concepción Generación
Iniciado por un cliente a través de un requerimiento
La organización formaliza su intención S relevan Se l llos requerimientos i i t
Project Charter S construye Se t la l E Estructura t t del d l Proyecto P t WBS
3 ‐ Planeamiento 3.
4.‐ Programación
6.‐ Cambios
7.‐ Cierre del y Proyecto
5.‐Ejecució ón Monitoreo
HOJ JA DE R RUTA
2.‐ Desarrollo Preliminar
Se Se Se Se Se Se
desarrolla el Cronograma del Proyecto definen los recursos y su organización ó especifican materiales, equipos e instalaciones establece el Presupuesto calculan los riesgos contratan los recursos Se ejecuta el Plan Se monitorean los resultados
Se introducen los cambios y modificaciones y mejoras necesarias
Se cierran formalmente todos los documentos Se registran las lecciones aprendidas
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2.‐ Desarrollo
1.‐Concepción Generación
3.‐ Planeamiento
6.‐ Cambios
5.‐EEjecución Mon nitoreo
Uso de Recursos / Costos
4.‐ Programación Riesgos
7.‐ Cierre del y Proyecto
Cierre Implementación
Concepción Desarrollo Tiempo
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Categorías de Proyecto • Individuales I di id l : de corta duración y asignados normalmente a un individuo que tiene que actuar como manager de proyecto y operativo. • Colectivos: llevado a cabo por un departamento con sus recursos p personales p propios. p
• Especiales: requieren que ciertas funciones p primarias o autoridad sea asignada g temporariamente a otras personas o unidades. Funcionan mejor en períodos limitados, a mediano plazo pueden generar conflictos severos.
• Matriz o Agregados: requiere actuación de un número significativo de unidades funcionales y el control de distintos e importantes recursos.
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Desafíos para la Organización • Naturaleza dinámica • Capaz de cambiar rápidamente según lo requiera el mercado • Apta para enfrentar • alta competencia • cambios en la tecnología • control de los recursos y la complejidad
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Diseño Di ñ de d la l estructura t t organizacional del Proyecto • No hay estructuras organizacional es buenas o malas; sino organizaciones apropiadas o inapropiadas
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Organización Tradicional Director Ejecutivo
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Personal afectado a Proyectos
Gerente Funcional
Coordinación de Proyectos
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Desventajas Organización Tradicional • Ninguna persona es responsable por el Proyecto Total. • Compleja Coordinación. Coordinación • Las decisiones se inclinan hacia los grupos funcionales más fuertes. • Las iniciativas están orientadas más que a los proyectos p y en hacia lo funcional q curso.
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Organización orientada a Proyectos Director Ejecutivo
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Gerente de Project Managers
Project Manager
Project Manager
P j Project Manager M
Coordinación de Proyectos Personal afectado a Proyectos
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Organización por Proyectos Director Ejecutivo
Project Manager g
Coordinación de Proyectos
Personal afectado a Proyectos
Project Manager g
Project Manager g
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PRESUPUESTO S S O DEFINICION Es un plan integrador y coordinado, expresado en términos financieros, de las operaciones operaciones, capital h humano mano y rec recursos rsos de una na entidad entidad, con objetivos comunes a todas las áreas de la organización para un periodo futuro determinado OBJETIVOS De Previsión D Pl De Planeacion i De Organización De Coordinación De Control
preconocer lo necesario que y como se va a hacer h quien lo hará y con que se hará que se haga ordenadamente ver que se realice lo planeado
PRESUPUESTO
FINALIDAD - Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la organización debe desarrollar en un periodo i d determinado. d t i d - Controlar y medir los resultados cuantitativos, cuantitativos cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias p de la organización g para logar p g el cumplimiento de las metas previstas
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PRESUPUESTO
Según la flexibilidad: * Rígidos o estáticos, * Flexibles o variables Según el periodo de tiempo: A corto plazo/ largo plazo Según el campo de aplicación * Organizacional * De operación o económicos * Financieros * Por proyecto * Personal Según el sector de la economía en el cual se utilizan * Presupuestos del Sector Público * Presupuestos del Sector Privado Según su técnica de valuación * Estimados * Estándar
T I P O S
PRESUPUESTO
REQUISITOS PARA UN BUEN PRESUPUESTO
ORGANIZACIÓN
PERSONAL
Conocimiento de la Organización g
Conocimiento del Mercado
Apoyo de la Dirección
Conocimiento de la necesidad del cliente
Alineación con la Estrategia y Conocimiento de la actividad Política Sistema adecuado de Asociación a la Estructura i ingresos y egresos Fijación periodo presupuestal Control y seguimiento Sistema adecuado de contabilidad y costos Dirección y seguimiento
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PRESUPUESTO
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ETAPAS DEL PRESUPUESTO 1- Primera Fase: Fijación de Objetivos 2- Segunda fase: Elaboración de Presupuestos Parciales o por Áreas 2 3- Tercera fase: Elaboración del Presupuesto Global 4- Cuarta fase: Aprobación del Presupuesto 5- Ejecución y Control 6- Evaluación 6
PRESUPUESTO
ELABORACION DE PRESUPUESTOS Marco General ((Planificación Estratégica) g ) Presupuestos Parciales Ventas e Ingresos Inventarios Operaciones (Producción / Servicios) Compra de materiales / servicios P Personal l Costo de Venta y Distribución Gastos de Administración Impuestos Inversiones Presupuesto Global Utilidades generadas Flujo de Caja E t d Financieros Estados Fi i
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PRESUPUESTO
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CONTROL PRESUPUESTAL * Comparar los resultados reales contra los presupuestados * Análisis de desviaciones: Causas y responsabilidades - Por área - De D volumen l o cantidad tid d - De precio * Medidas correctivas
PRESUPUESTO
CAUSAS DE FRACASO DEL CONTROL DEL PRESUPUESTO ORGANIZACIÓN D Desconocimiento i i t d de lla organización i ió Desconocimiento de los planes y de las políticas de la organización
PERSONAL D Desconocimiento i i t d dell mercado d Desconocimiento de las necesidades del cliente
Inadecuada administración y dirección Poca flexibilidad en los criterios de los dirigentes g
Mala elección de proveedores Desconocimiento de la actividad
Inadecuado sistema de costos Falta de análisis de los resultados y de las causas de variaciones variaciones, así como su corrección
Inadecuado sistema de control Falta de análisis de las desviaciones
Mala organización y coordinación generall Insuficientes análisis y estudio de mercado Falta de apoyo directivo Falta de cooperación
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PRESUPUESTO
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VENTAJAS Y LIMITACIONES DEL PRESUPUESTO Ventajas ep previsión e só De De organización e co control to De Limitaciones Basado en estimaciones Costo Repetición
PRESUPUESTO
Ej : Curso de capacitación Ej.: •Conocer las necesidades del cliente (externo o interno) 1)Contenidos ) específicos p y habilidades a transmitir 2)A quien va dirigido 3)Horas disponibles 4)Recursos didácticos con que cuenta •Elaboración del Plan 1)Periodo del curso 2)Lugar físico 3)Horarios ) 4)Docentes 5)Contenidos por clase •Calculo de costos 1)Horas de capacitación 2)Almuerzos / refrigerios 3)Recursos necesarios ( proyectores, videos, etc ) 4)Alquiler de salones 5)Horas caídas •Control de costos 1)Registro de todas las erogaciones 2)Control contra presupuesto 3)Acciones correctivas
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PRESUPUESTO
PRESUPUESTO BASE CERO Se evalúa cada año los programas y gastos que llevará a cabo la entidad entidad, sin tomar en consideración las experiencias pasadas
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Recursos Humanos en los l Proyectos. P t
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Liderazgo Aprovechar el liderazgo tanto formal como informal de los Lideres de la organización en beneficio del desarrollo del proyecto.
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Formación Brindar a las personas las herramientas necesarias para poder adaptarse al cambio con rapidez Implantar los cambios introducidos por el proyecto y poner en marcha las nuevas formas de trabajo.
Conocer el impacto p real de p proyecto y y alcanzar de en el menor tiempo p posible los niveles de desempeño establecidos como objetivo del proyecto.
Establecer E t bl l herramientas las h i t que permitan it mantener t ell cambio bi cultural lt l Realizar la transferencia de conocimiento, tanto a los usuarios clave, como a los usuarios finales.
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Plan de Capacitación • La Estrategia de la Capacitación del proyecto permitirá: • Minimizar A: Período de tiempo en que el desempeño es bajo debido a la implementación del cambio. • Minimizar B: Grado en q que el desempeño p se ve afectado p por la implementación p del cambio. • Maximizar C: Nivel de desempeño después de la implementación del cambio
Perfo ormance e
• Maximizar D: Mejoramiento continuo.
D Equilibrio antes del Cambio
A
C
B Implementación del Cambio
Tiempo
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Plan de Gestión de Personal del proyecto p y • Describe cuándo y cómo las personas se incorporan y se desvinculan del Grupo de Proyecto • Los procedimientos de reasignación de Personal deben tener en cuenta • La reducción de incertidumbres que dañen la moral d los de l integrantes i t t del d l equipo i • Eliminar la tendencia a “estirar las actividades” ya que incrementa los costos del proyecto
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Personal Disponible • Experiencia previa • Intereses personales • C Características t í ti Personales • Grado de disponibilidad • Competencias
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Modelo de Competencias Nivel 1
•Generales
Nivel 2
•Técnicas
Nivel 3
•Gerenciales
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Oficina de Proyectos - PMO • ¿Cómo implementar proyectos en mi organización del modo más á efectivo? f ti ? • Necesidad de un método sistemático de implementación • Proveer servicios o consultoría interna te a e en todos los os aspectos que la Organización debe generar aptitudes en la implementación de sus proyectos
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Oficina de Proyectos - PMO 2008
2007 Jun
NBLG
Jul
Ago
Sep
39%
Nov
36% 13%
ROLL OUT TMC
Oct
7%
ROLL OUT TMA
Soporte post go-live
Proyecto 4 SCL Chile Proyecto 5 MOVICS/SISCEL
% Esperado % Real
22%
20%
Dic
Ene
Feb
Mar
Abr
May
Jun
Jul
Ago
Sep
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¿Por qué los Proyectos son Exitosos? 1. Usuarios Involucrados 15.9% 2. Soporte Gerencial 13.9% 3. Requerimientos Claros 13% 4. Planeamiento Apropiado 9.6% 5. Expectativas Realistas 8.2% 6. Milestones Pequeños 7.7% 7 Recursos COmpetenes 7.2% 7. 7 2% 8. Visión y Objetivos Claros 5.3%
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¿Por qué fallan los Proyectos? 1. Requerimientos Incompletos 13.1% 2. Pobre Inclusión de los Usuarios 12.4% 3. Expectativas No Realistas 9.9% 4. Falta de Soporte Gerencial 9.3% 5. Requerimientos Cambiantes 8.7%
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8 Types of Waste Intellect overview Over-processing 8
Overproduction
Scrap/Rework
1 2
7
3
6
Transportation
4 5
Motion
Waiting
Inventory
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What is a process? A process is a set of interrelated activities which transform a set of inputs to one or more outputs t t
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A process… What yyou think it is...
What it actually y is...
What it could be...
PEX is about knowing how the process actually is, is and shift it to how it could be
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Ejemplo 1 : Proyecto Plan de Formación La implantación del programa puede realizarse mediante un proceso de formación en cascada, diseñada en dos fases: • Formación Directa • Transferencia de la formación
Formación a Formadores
Formación a Usuarios Finales
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Pl de Plan d Capacitación C it ió La etapa de Formación contempla un conjunto de acciones concretas: ENSEÑAR / APRENDER / PRACTICAR
•
Formar a los F l Formadores F d en llas nuevas funcionalidades y en el conocimiento de las nuevas operaciones dentro del marco de la nueva aplicación o herramienta.
•
Capacitar a las personas que asumirán el rol de formadores en conceptos, conceptos habilidades y aptitudes para la optima transferencia de los conocimientos a los Usuarios Finales del sistema.
•
La formación contempla una instancia de
Procesos
Personas
Práctica
entrenamiento sobre las operatorias del nuevo sistema en ell marco d de un ambiente bi t lib libre d de riesgos. i
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Et Etapas - Plan Pl de d Capacitación C it ió Preparación Detección de necesidades de Formación
Desarrollo de Material de Formación
Tratamiento de Asistentes
Tratamiento de Instructores
Evaluación de la formación
Logística Ejecución
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Fase 1: Detección de Necesidades 1
Detección de las necesidades de Formación por módulo
2
Definición de niveles de asistentes a la Formación
3
Definición de tipo de Formación para cada curso
4
Definición de método de organización i ió de d las l lecciones l i
5
Definición del método de evaluación
A C T I V I D A D E S
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Fase 2: Desarrollo material de formación 1
Definición de las plantillas de documentación
A C T
2
Definición de estándares de redacción
I V I
3
D A D E
4
Reunión inicial de responsables de desarrollo Incorporación de compromisos a Planes de j Trabajo
S 5
Revisión y soporte
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Fase 3: Tratamiento de asistentes 1
Asignación de cursos a perfiles generales
A C T
2
Elaboración de listas de temas por asistente
I V I
3
D
Elaboración de mensajes relativos a la Formación
A D E
4
Convocatoria
5
Confirmación de asistencia
S
55
Fase 4: Tratamiento de Instructores
A C
1
T
Formación a instructores (Usuarios Clave)
I V I D A D E S
2
Entrega g oficial del plan p de trabajo j a cada instructor
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Fase 5: Preparación 1 A C
Relación de espacios y material disponible para impartir la Formación
2
Pl ifi Planificación ió de d las l sesiones i de d Formación F ió
3
Reserva de salas y material
T I V I D
4
A D
Preparación y validación de equipos en salas
5
Reproducción de material
6
Disposición de refrigerios
E S
7
Lista de teléfonos en cada sala en caso de necesitar apoyo
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Fase 6: Ejecución 1
Recepción y lista de asistentes
2
Entrega de material
3
Ej Ejecución ió de d la l Formación F ió
4
Evaluación de la sesión
A C T I V I D A D E
5
S 6
Entrega de resultados de la sesión Entrega de diplomas y reconocimiento a Usuarios Clave
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Fase 7: Evaluación de la formación Formadores
Nivel de conocimiento sobre la materia. Capacidad docente. Desarrollo de las sesiones. Fomento F t de d la l participación ti i ió de d los l alumnos l
Contenido del Curso
Grado en que se cumplen las expectativas del alumno. l Claridad de los contenidos. Adecuación a las necesidades del alumno. Aplicabilidad en el puesto de trabajo
Organización O i ió y desarrollo del Curso
Desarrollo del curso: tiempos, homogeneidad de conocimientos entre los asistentes,... Instalaciones y equipamiento: aulas, puestos de formación, medios didácticos.
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Proyecto: Cambio Sistema * Concepción: Necesidad de cambio ante el crecimiento de las operaciones y el aumento del volumen administrativo * Se define dentro del plan anual o interanual. * Planeamiento: Equipos, Personas, Presupuesto, Capacidad tecnológica, Equipos y Materiales, Tiempo * Selección de proveedores
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Plan 2Q 3Q 4Q 1Q 2Q 3Q Selección proveedores Análisis parametros areas Desarrollo y parametrización Testeos técnicos y funcionales Paralelo (sistema viejo/nuevo) Instalación Infraestructura Manuales y Gestión Cambio Implementación y cierre
4Q
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Organización Director Ejecutivo
Gerente Sistemas
Gerente Finanzas
Gerente RRHH
Gerente Gerente de Project RRHH Operaciones Managers
Implement.Sistemas
Coordinación de Proyectos Personal afectado a Proyectos
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Muchas Gracias Administración de Empresas Cát d A Cátedra Assenza P Parisi i i