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PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TECNICAS PARA LA GESTION Y EXPLOTACION DE LA HOSPEDERIA DEL MONASTERIO DE NUESTRA SEÑORA DE RUEDA EN SÁSTAGO (ZARAGOZA) INDICE 1. OBJETO 2. LA RED DE HOSPEDERIAS DE ARAGON 3. DESCRIPCION DE LAS INSTALACIONES OBJETO DEL CONTRATO 4. CONDICIONES DE MANTENIMIENTO Y USO 4.1.- CONSIDERACIONES GENERALES 4.2.- PUESTA EN USO DEL EDIFICIO 4.2.1. Requisitos previos 4.2.2. Plan de Emergencia 4.2.3 Riesgos laborales 4.2.4 Inspecciones reglamentarias
4.3.- MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO 4.3.1.- Introducción 4.3.2.- Tipos de mantenimiento 4.3.3.- Documentación 4.3.4.- Mantenimiento preceptivo
4.4.- REFORMAS Y CAMBIOS DE USO 4.4.1.- Introducción 4.4.2.- Autorizaciones 4.4.3.- Tramitación de las autorizaciones de reforma 4.4.4.- Causas de fuerza mayor 4.4.5.- Obras de carácter urgente
4.5.- OTROS ASPECTOS 5. ELEMENTOS Y ENSERES A APORTAR POR EL EXPLOTADOR 6. MODELOS E IDENTIFICACION DE LA IMAGEN CORPORATIVA 7. NORMAS DE PRESTACION DEL SERVICIO ANEXO 1.
Hospedería del Monasterio de Nuestra Señora de Rueda, en Sástago (Zaragoza).
ANEXO 2.
Operaciones de mantenimiento
ANEXO 3. ANEXO 4.
Manual de Gestión de la Calidad de la Red de Hospederías de Aragón Manual de Identidad Gráfica “Hospederías de Aragón”
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1.- OBJETO El objeto del presente Pliego de Prescripciones Técnicas es establecer las normas, directrices y estilo a que debe ajustarse la actuación del explotador mientras gestione a Hospedería del Monasterio de Nuestra Señora de Rueda, en Sástago (Zaragoza). La Hospedería del Monasterio de Nuestra Señora de Rueda forma parte de la denominada “Red de Hospederías de Aragón” y está concebida como un hotel de cuatro estrellas. De acuerdo con lo indicado en el Pliego de Condiciones Generales para la gestión y explotación de la Hospedería del Monasterio de Nuestra Señora de Rueda, el presente pliego y sus Anexos constituyen un documento contractual, debiendo efectuarse la explotación comercial de la Hospedería con estricta sujeción a lo dispuesto en el mismo y sus Anexos. En el presente pliego se indican de manera resumida las características principales de la Red de Hospederías de Aragón, así como en el Anexo 1 la descripción y características particulares de la Hospedería que forman parte del presente pliego, así como su inventario. Asimismo, en el Anexo 2 se recogen también las condiciones generales de mantenimiento y uso de los edificios, instalaciones y equipamiento, así como se regulan las condiciones y procedimiento para la autorización y ejecución de las reformas y obras. El resto de apartados del Pliego se refiere a los elementos y enseres a aportar por el explotador en el ejercicio del contrato, así como los modelos e identificación de la imagen corporativa y las normas de prestación del servicio.
2.- LA RED DE HOSPEDERIAS DE ARAGON. La Red de Hospederías de Aragón, regulada por “Decreto 294/2005, de 13 de diciembre, del Gobierno de Aragón por el que se regula la Red de Hospederías de Aragón”, publicado en el Boletín Oficial de Aragón el 28 de diciembre de 2005, está constituida por una serie de establecimientos rehabilitados con fin hotelero, ubicados en edificios de interés arquitectónico, en su mayoría pertenecientes al medio rural, promovidos y financiados por la Diputación General de Aragón, en algunos casos mediante convenios con ayuntamientos. La puesta en funcionamiento de estos establecimientos de alojamiento turístico ha tenido como misión principal el afianzamiento de un turismo de calidad en un entorno patrimonial privilegiado. Rasgo distintivo de la creación de estas Hospederías es el cooperar con una efectiva política de desarrollo rural y equilibrio territorial, puesto que se han implantado preferentemente en lugares donde no existía, hasta esa fecha, una suficiente oferta turística.
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Las Hospederías de Aragón han sido también un importante instrumento de actuación para el desarrollo local, en el ámbito de la política regional de la Unión Europea. Los criterios de gestión de la Red de Hospederías de Aragón se establecen en el decreto 294/2005, de manera que se asegure la consecución de elevados estándares de calidad, al tiempo que se respeta la distinta titularidad de los establecimientos hoteleros. La gestión armonizada de los siguientes aspectos constituye un objetivo de la Red de Hospederías de Aragón: la identidad visual, los objetivos de calidad, la estrategia comercial, incluyendo la política de precios, los sistemas de información y la sostenibilidad ambiental. De acuerdo con el artículo 2 del decreto de referencia, la Red de Hospederías de Aragón es el conjunto de Hospederías de Aragón, que comparten identidad visual, objetivos de calidad y unos parámetros básicos en materia de estrategia comercial. La definición de Hospedería de Aragón, según el mismo decreto es ”el establecimiento hotelero caracterizado por su singularidad y elevado nivel de calidad, asentado en un edificio de interés patrimonial o en un entorno paisajístico, monumental o natural privilegiado, que contribuye a la dinamización económica y social de la zona en la que se ubica”. El término Hospedería de Aragón queda reservado a los establecimientos hoteleros integrados en la Red de Hospederías de Aragón. En la actualidad existen 9 Hospederías, localizadas en: Loarre (3*), Roda de Isábena (2*) y Monasterio de Nuestra Señora de Rueda (4*) en Huesca; La Iglesuela del Cid (4*) y El Palacio de Allepuz (4*), en Teruel; Mesón de La Dolores -Calatayud- (3*), Sádaba (3*), Monasterio de Rueda -Sástago- (4*) y Castillo del Papa Luna -Illueca- (3*) en la Provincia de Zaragoza. Los nuevos establecimientos que se integren en la Red de Hospederías, deberán pertenecer, como mínimo, a la categoría de hotel de tres estrellas
3.- DESCRIPCION DE LAS INSTALACIONES OBJETO DEL CONTRATO Los bienes muebles e inmuebles pertenecientes a la Hospedería del Monasterio de Nuestra Señora de Rueda objeto del presente pliego, su descripción, características y estado actual se describen detalladamente en el Anexo 1, definiendo los siguientes aspectos: − −
Identificación – Datos generales Antecedentes
−
Descripción general
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Calidades Accesos
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− −
Comunicaciones verticales Capacidad
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Distribución de espacios
− −
Instalaciones Estado actual
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Equipamiento
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Planos
4.- CONDICIONES DE MANTENIMIENTO Y USO 4.1.-
CONSIDERACIONES GENERALES El edificio que alberga la Hospedería del Monasterio de Nuestra Señora de Rueda, tanto en su conjunto como para cada uno de sus componentes, debe tener un uso y un mantenimiento adecuados. La calidad de vida en el edificio está íntimamente ligada a su conservación. La realización de un adecuado mantenimiento, garantiza un correcto envejecimiento de los materiales e instalaciones, así como un nivel de seguridad elevado, a la par que reduce los gastos de reparaciones originadas por pequeños problemas agravados con el tiempo.
4.2.-
PUESTA EN USO DEL EDIFICIO 4.2.1. Requisitos previos En el inicio de la actividad por el explotador deberán estar realizadas las siguientes gestiones: - Contratación de los suministros de agua, energía eléctrica, gas y telefonía. - Alta en todos los servicios municipales referentes a vertido y eliminación de residuos. - Contratación de todos los mantenimientos preceptivos de instalaciones (ascensores, prevención de incendios, climatización, grupo electrógeno, etc.). Una copia de cada uno de los contratos celebrados para el funcionamiento de las instalaciones del edificio (suministro y mantenimiento), así como de los permisos precisos, deberá ser aportada a la Sociedad de Promoción y Gestión del Turismo Aragonés, S.L.U., en adelante Turismo de Aragón. Asimismo, una copia de estos contratos se encontrará disponible en el edificio, de forma permanente.
4.2.2. Plan de Emergencia Se redactará un Plan de Emergencia por el gestor del establecimiento según lo dispuesto en el art. 2.a) del Real Decreto 393/2007, de 23 de marzo, por el que se aprueba la Norma Básica de Autoprotección de los centros, establecimientos y
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dependencias dedicados a actividades que puedan dar origen a situaciones de emergencia, cumpliendo sus prescripciones. En caso de disponer de Plan de emergencia, deberá actualizarse y adaptarse el mismo a las nuevas circunstancias de uso, personal y medios disponibles. Una copia de este Plan de Emergencia deberá ser aportada a Turismo de Aragón. 4.2.3 Riesgos laborales Se redactará por el gestor del establecimiento una evaluación inicial de riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales. Una copia de este documento deberá ser aportada a Turismo de Aragón. 4.2.4 Inspecciones reglamentarias Se deberá aportar a Turismo de Aragón toda la documentación generada en relación con las actividades que se desarrollen en el establecimiento, incluyendo en su caso autorización de funcionamiento así como copia de los contratos con empresas autorizadas por la administración en caso de ser preceptiva su revisión y mantenimiento por las mismas. Asimismo, se deberá remitir una copia de la documentación emitida en cada revisión realizada incluyendo el resultado de la misma (actas, escritos, requerimientos, etc…). Entre las actividades sujetas a autorización y seguimiento se pueden indicar, de forma no exhaustiva, las relativas a comedores colectivos, control de plagas, legionella, calidad del agua y residuos especiales, así como las relativas a la inspección de trabajo.
4.3.-
MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
4.3.1.- Introducción Deberá redactarse por el adjudicatario un Plan de Mantenimiento, el cual precisará la aprobación de Turismo de Aragón para su implantación. Se concibe el mantenimiento preventivo como el conjunto de operaciones organizadas según diversas disciplinas, que van dirigidas a conservar las características de diseño de los materiales, elementos constructivos, equipamiento e instalaciones y la capacidad de lograr los objetivos y cumplir las funciones para las que se proyectaron, registrando y analizando el comportamiento a lo largo del tiempo. Se trata de un conjunto de técnicas y sistemas que permitan prever las averías, efectuar revisiones, engrases y reparaciones eficaces, dando a la vez normas para el adecuado funcionamiento de la instalación con objeto de alargar la vida de la misma.
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4.3.2.- Tipos de mantenimiento El mantenimiento genéricamente se divide en preventivo y correctivo. - Se entiende por mantenimiento preventivo a aquellas operaciones que se realizan sobre los equipos en servicio y perfecto funcionamiento. El objeto de las mismas es evitar o prevenir la aparición de averías en esos equipos o la disminución de sus prestaciones; básicamente consiste en inspecciones y actuaciones ejecutadas con una programación anticipada generalmente basadas en la experiencia de equipos similares y las instrucciones de los fabricantes. - Mantenimiento correctivo son aquellas operaciones o intervenciones que se realizan en las instalaciones cuando ha sobrevenido, ya, un problema o incidencia. Resumiendo, cuando ya hay una avería. El objetivo teórico e ideal del mantenimiento preventivo es reducir a cero las operaciones del correctivo. Las grandes reparaciones y las operaciones de mantenimiento o renovación que exceden de las indicadas en el presente pliego y que afecten a elementos estructurales, o a instalaciones por causas ajenas al normal funcionamiento y conservación, serán realizadas por Turismo de Aragón. 4.3.3.- Documentación Deberán realizarse las operaciones de mantenimiento indicadas en el Anexo 2 al presente documento para lo cual se efectuará un seguimiento de dichas operaciones mediante fichas de mantenimiento diario, semanal, mensual, trimestral y anual. Para su control, se deberá disponer de manera ordenada la siguiente documentación: - El Manual de Mantenimiento, con sus correspondientes fichas. - Manuales de instrucciones de las diferentes maquinarias instaladas, dónde se reflejen las características técnicas. - Libros de Mantenimiento de las diferentes empresas mantenedoras (ascensores, climatización, incendios,...). - Condiciones de garantías y mantenimientos de las diferentes maquinarias instaladas. - Datos de los proveedores de las distintas maquinarias, elementos constructivos y equipamiento. - Juego de planos actualizados de las instalaciones. - Fotocopias de las facturas de consumo de electricidad, gas, agua, etc... - Otras documentaciones que no son de alcance del Manual de Mantenimiento preventivo y que sea lógico que estén centralizadas, como pueden ser libros de controles de calidad de agua, control de legionella, etc... En el caso en que alguna máquina cause baja, se procederá a su eliminación de los archivos (puede ocurrir que sea interesante mantener esta documentación, por razones de información técnica para futuras adquisiciones, por ejemplo. En tal caso, se procederá a archivar esta información de manera claramente separada).
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4.3.4.- Mantenimiento preceptivo Como se ha indicado anteriormente, se deberá de presentar copia de los contratos para las instalaciones o equipos que por su reglamentación específica deban de ser mantenidos o se les deba de realizar alguna prueba por una empresa mantenedora inscrita en la Delegación Provincial de Industria y/o por un Organismo de Control Autorizado (aparatos elevadores, instalaciones térmicas, instalación de combustibles, instalaciones de protección contra incendios, instalaciones eléctricas en baja tensión, centros de transformación, etc...). Asimismo, se deberá remitir una copia de la documentación emitida en cada revisión realizada incluyendo el resultado de la misma (actas, escritos, requerimientos, etc.…). 4.3.5.- Equipo de mantenimiento Para garantizar el cumplimiento de las condiciones de mantenimiento, se deberá contar con un equipo de mantenimiento propio o externo. Deberá existir un sistema que garantice la atención 24 horas en caso de emergencia. En caso de tratarse de un equipo o equipos externos, deberá aportarse a la “Sociedad de Promoción y Gestión del Turismo Aragonés, S.L.U.” una copia de los contratos celebrados, y sus posibles modificaciones. 4.4.-
REFORMAS Y CAMBIOS DE USO 4.4.1.- Introducción Se incluyen en este apartado aquellas operaciones que se realizan durante el periodo de funcionamiento del edificio y suponen la reforma o modificación, total o parcial, de la distribución interior, forma y dimensiones de los locales y espacios, ampliación o división de espacios, cambios de uso y cambio de materiales, actuaciones sobre las instalaciones, etc. 4.4.2.- Autorizaciones Deberá solicitarse autorización en los siguientes casos: - Cambio de uso de cualquier habitación o local. - Obras menores a realizar en el edificio y que afecten a: ⋅ Condiciones, características y calidad de materiales ⋅ Condiciones funcionales ⋅ Capacidad del establecimiento ⋅ Aspecto exterior del edificio. - Obras mayores en todos los casos. Se consideraran obras mayores todas aquellas contempladas con tal clasificación en la normativa vigente, así como todas aquellas que afecten a condiciones de accesibilidad, prevención de incendios y evacuación. - Se solicitará conformidad en caso de realizarse modificaciones de distribución, incluso sobre elementos de tabiquería desmontable o mamparería.
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- Actuaciones sobre las instalaciones del edificio, no contempladas en el programa de mantenimiento del mismo aprobado por Turismo de Aragón, en colaboración con el Servicio de Infraestructuras Turísticas del Gobierno de Aragón. 4.4.3.- Tramitación de las autorizaciones de reforma Documentación: La solicitud de autorización de una reforma o cambio de uso deberá presentarse a Turismo de Aragón, acompañado de la siguiente documentación: - Descripción de la reforma a realizar. - Justificación de la reforma propuesta. - Planos de definición gráfica de la reforma, con estado inicial y reformado. - Estado de mediciones y presupuesto. Proyecto En caso de tratarse de obras mayores o de precisarlo la reforma de una instalación, tras su aprobación por parte de la “Sociedad de Promoción y Gestión del Turismo Aragonés, S.L.U.” en colaboración con el Servicio de Infraestructuras Turísticas del Gobierno de Aragón se procederá a la redacción del correspondiente proyecto, por técnico competente. El proyecto redactado se someterá a supervisión técnica por el Servicio de Infraestructuras Turísticas del Gobierno de Aragón, la cual deberá ser favorable con anterioridad a la petición de licencia. Licencias y permisos Si la naturaleza de la reforma o cambio de uso lo requiere, deberá solicitarse la preceptiva licencia y/o permisos del organismo correspondiente. Las tasas de la licencia y permisos serán en todo caso por cuenta de la contrata. Una copia íntegra del expediente de la Licencia y/o permiso, deberá ser facilitada a Turismo de Aragón. Ejecución Una vez autorizada la reforma propuesta, se procederá a su realización, debiendo ser comunicada a la “Sociedad de Promoción y Gestión del Turismo Aragonés, S.L.U.”, el inicio de las operaciones de reforma y su terminación. A la terminación de las reformas se procederá a realizar una revisión de la misma por parte de Turismo de Aragón, en colaboración con el Servicio de Infraestructuras Turísticas del Gobierno de Aragón levantándose un acta que refleje su terminación y aprobación final; en caso de no encontrarse conforme, se reseñarán las incidencias y se fijará un plazo para su subsanación. 4.4.4.- Causas de fuerza mayor En caso de que las reformas se produzcan en cumplimiento de requerimientos por parte de cualquier organismo competente sobre el edificio y sus instalaciones, no será precisa la autorización de Turismo de Aragón para su ejecución, pero deberán ser comunicados previamente a la “Sociedad de Promoción y Gestión del Turismo Aragonés, S.L.U.” en la forma indicada en el punto 4.3.
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En caso de que se precise la redacción de un proyecto, este deberá ser supervisado previamente por la “Sociedad de Promoción y Gestión del Turismo Aragonés, S.L.U.”, en colaboración con el Servicio de Infraestructuras Turísticas del Gobierno de Aragón El resto de la tramitación se realizará de igual forma que una reforma propuesta por la contrata. 4.4.5.- Obras de carácter urgente Se denominan así las obras que es preciso realizar ante la aparición de patologías constructivas, averías o daños producidos por cualquier causa. Se procederá de forma inmediata a adoptar las medidas necesarias para evitar daños a personas y cosas, y se procederá a dar aviso a la “Sociedad de Promoción y Gestión del Turismo Aragonés, S.L.U.” en el plazo más breve posible. Se documentará todo lo acontecido, y se procederá, una vez garantizada la seguridad de personas y cosas, a tramitar la reforma como se indica en el punto 4.3 del presente Pliego. 4.5.-
OTROS ASPECTOS Deberá comunicarse a Turismo de Aragón cualquier incidencia que se produzca en elementos materiales e instalaciones durante el periodo de duración del contrato. Asimismo, deberá comunicarse cualquier requerimiento procedente de cualquier organismo competente sobre el edificio, debiendo completarse la documentación que se genere en el transcurso de los expedientes correspondientes.
5.- ELEMENTOS Y ENSERES A APORTAR POR EL EXPLOTADOR El explotador deberá aportar a su costa el equipamiento complementario necesario para el correcto funcionamiento del establecimiento. En concreto, aportará como mínimo los elementos y enseres que a continuación se indican: -
Lencería del hotel (sábanas, mantas, almohadas, toallas, albornoces, manteles, cubremanteles, muletones, servilletas…). Listas de servicios, perchas, carteles “No molestar”, papel de carta, carpetas, bolígrafos, productos de acogida, etc. Uniformes del personal. Cualquier otro elemento no citado, que resulte de obligado y normal uso en un establecimiento hotelero de la categoría correspondiente.
El explotador podrá complementar estos elementos y enseres con aquellos otros que proponga a lo largo de la vigencia de la concesión y que sean autorizados por la “Sociedad de Promoción y Gestión del Turismo Aragonés, S.L.U.”.
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El número de unidades de cada elemento a aportar será el necesario para una correcta y normal prestación del servicio, atendiendo a su frecuencia y simultaneidad de uso, de acuerdo con lo establecido en el “Manual de Gestión de la Calidad de la Red de Hospederías de Aragón” (Anexo 3). Deberán detallarse suficientemente en la oferta las características técnicas de todos los elementos propuestos por el licitador. A la extinción o rescisión del contrato, el explotador podrá retirar el menaje y enseres aportados, si bien el material grafiado no podrá ser utilizado en establecimientos distintos a los integrados en la Red de Hospederías de Aragón. No obstante, podrá acordar con la “Sociedad de Promoción y Gestión del Turismo Aragonés, S.L.U.” la recompra de dichos artículos por su valor residual, que será el de adquisición menos amortizaciones medias, según tablas de Hacienda, y menos las bajas en inventario por roturas o pérdidas. La inclusión de otros elementos distintos a los incluidos a continuación será valorada de acuerdo con lo indicado en el Pliego de Condiciones Generales, y deberá detallarse adecuadamente, tanto en sus contenidos como en su plazo de ejecución. Respecto a todos estos elementos, en caso de rescisión o finalización del contrato, se estará a lo dispuesto en el Pliego de Condiciones Generales. La oferta del licitador incluirá una lista cuantificada de unidades de cada tipo con las que, como mínimo, dotará al establecimiento. Además de la aportación inicial de elementos y enseres, el explotador aportará a su cargo a lo largo del plazo de vigencia del contrato todas las materias primas y suministros fungibles necesarios en la explotación de la Hospedería, así como repondrá los elementos y enseres indicados en este apartado y en su oferta que por desgaste o rotura lo precisen, manteniendo en todo momento el número de elementos ofertado.
6.- MODELOS E IDENTIFICACION DE LA IMAGEN CORPORATIVA. El explotador propondrá a la “Sociedad de Promoción y Gestión del Turismo Aragonés, S.L.U.” los modelos y muestras de los elementos citados anteriormente que desee incorporar, que deberán ser aceptados por aquella. La lencería deberá esta grafiada con el nombre/logotipo de “Hospederías de Aragón”, tal y como se especifica en el Anexo nº 8 al presente Pliego. Asimismo todos los impresos, sobres, facturas, posavasos, folletos publicitarios, productos de acogida, etc., utilizados en la gestión y explotación del establecimiento, deberán responder a las indicaciones del “Manual de Identidad Gráfica de las Hospederías de Aragón”.
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En el caso de que sea necesario aplicar la marca “Hospederías de Aragón” en algún supuesto no contemplado en el Manual, deberá solicitarse autorización previa a la “Sociedad de Promoción y Gestión del Turismo Aragonés, S.L.U.” En todo caso, deberán respetarse las determinaciones del Manual de Identidad Gráfica de las Hospederías de Aragón, tal y como en el mismo se indica, sin que puedan incorporarse, en modo alguno, otros logotipos, símbolos, imágenes o referencias a marcas comerciales de cualquier tipo, ajenas a la Red de Hospederías de Aragón.
7.- NORMAS DE PRESTACION DEL SERVICIO. Deberá cumplirse en todo caso como mínimo con las prescripciones establecidas en el “Manual de Gestión de la Calidad de la Red de Hospederías de Aragón” (Anexo nº 4) en lo relativo a hoteles de la categoría correspondiente a las Hospederías objeto del presente Pliego. Si la propuesta presentada por el licitador dentro del Modelo de Gestión contempla prestaciones adicionales a las del citado Manual, deberán cumplirse igualmente de forma complementaria. Zaragoza, a 31 de enero de 2014 El Presidente del Consejo de Administración de la Sociedad de Promoción y Gestión del Turismo Aragonés, S.L.U.
D. Francisco Bono Ríos
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