.

PMI Mexico & IACCM South & Central America 7 de Diciembre de 2015 "El rol del Contract Manager en países de habla hispana y su vinculación con el rol del Project Manager" Pablo Cilotta – IACCM – [email protected] International Association for Contract and Commercial Management

Pablo Cilotta +54911 67 51 67 67 www.iaccm.com [email protected]

IACCM International Association for Contract & Commercial Management

LinkedIn: http://www.linkedin.com/in/pcilotta Grupo IACCM en ESPAÑOL – Unete! https://www.linkedin.com/grp/home?gid=8342133

Visto en nuestro “Message Board”… Posted by: Joan xxxxxx • Chevron, Contract Analyst – Nigeria - 2015-01-06 01:55:01 Content: I am currently studying for an MBA specialising in Project management. I am looking to do my dissertation in Contracting for Projects. Right now I seem to running out of ideas for research topics in this area. I would appreciate any help.

Comment: Jon xxxx • Sodexo – United Kingdom - 2015-01-13 01:43:00 Hi, I completed my MBA 2 years ago and was in a similar situation re my dissertation. I was badly advised at that time. I wish I had looked at the benefits and challenges of applying best practice (derived from IACCM, academia and primary research) to contracting for projects. Could that be an option for you? Comment: Darran xxxxx • GE Oil & Gas, United Kingdom - 2015-01-20 10:30:02 Hi - I had a similar scenario in completing my MBA dissertation a couple of years ago from my investigation there is actually limited academic research around the subject. In the end I choose to analyse the literature that existed to identify themes of Contracting best practice or improved and/or find an organisation that will let you collect some primary data to enable a compare and contrast. Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved

2015

The year of Commercial Excellence

¿Contract Management?

Apenas he escuchado hablar de eso… Contract Manager • Contract Administrator • Contract Analyst • Contract Engineer • Head of Contract Management •

•

Gestor de Contratos • Administrador o Analista de contratos • Ingeniero de contratos • Gerente Contractual

Agenda

 Introducción al “Contract Management”.  Buenas prácticas de contratación.

 El rol del “Contract Manager” y su evolución.

- Áreas de competencia. - Interrelación entre el CM y el PM.  La IACCM y sus objetivos en la disciplina.  Últimos estudios y tendencias.  La Gestión de Contratos en España y LatAm Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved

CM y PM: puntos en común

Project Manager

Es el profesional responsable de dirigir de manera exitosa la planificación, implementación y ejecución de un sistema, servicio o producto, asegurando: o que se satisfagan las necesidades particulares de un proyecto, o y que se garantice el equilibrio entre los requerimientos de calidad, costo, plazos y desempeño.

Contract Manager (o Contract Administrator / Administrador de Contratos / Analista de Contratos / Gestor o Gerente Contractual / Ingeniero de Contratos, etc. etc. etc.)

Es el profesional responsable de dirigir de manera exitosa la planificación y ejecución de un contrato de bienes o servicios, asegurando: o se satisfagan las necesidades y prestaciones de las partes del contrato, o garantizando “compliance” en cuanto al presupuesto, o y monitoreando el cumplimiento adecuado de las prestaciones contractuales. Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved

CM y PM: diferencias

Project Manager

 Tiene el control absoluto y conocimiento detallado de CADA PARTE

del PROYECTO.  Tiene autoridad suficiente para dirigir y liderar a varios “stakeholders” (partes involucradas en el proyecto). Contract Manager

 Tiene un área de competencia diferente al del Project Manager, con

un fuerte foco y una orientación especifica en los aspectos CONTRACTUALES.  No se ocupa, como el PM, del “day-to-day”, pero sí es convocado para tratar, junto al PM, conflictos o disputas resultantes de la aplicación o interpretación de cláusulas contractuales. Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved

Primeras conclusiones

 En primer término, advertimos que el Contract Manager debería

aplicar los métodos propios del PROJECT MANAGEMENT a la hora de gestionar y administrar exitosamente los contratos.

 Es esencial que el Contract Manager, entienda los principios básicos

y fundamentales del PROJECT MANAGEMENT, por qué los proyectos fracasan y, más importante aún, cómo garantizar el éxito del proyecto.

 “Debería el Contract Manager tener antecedentes en GESTIÓN DE

PROYECTOS aplicados en forma específica a los cambios del contrato, variaciones entre sistemas jurídicos, derechos y obligaciones de las partes y gestión de disputas”. Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved

Primeras conclusiones  El PROJECT MANAGER, por su parte, debería tener

además el conocimiento y dominio de las cláusulas contractuales para afrontar los temas cotidianos y controversias que puedan surgir entre la empresa y sus contratistas.

Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved

¿Y que tal si es el Project Manager quien se sumerge en el mundo del CONTRACT MANAGEMENT?

Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved

“PROJECTS

DEPEND ON CONTRACT & COMMERCIAL SKILLS” “…Now that there is such discipline in managing projects, why do so many continue to fail or under-perform?” Tim Cummins, CEO IACCM.

Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved

2/3 de los proyectos… Fracasa!

¿Cuánto pierden las empresas (o dejan de ganar) por no seguir un buen plan de gestión contractual?

Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved.

¿Qué es lo que no está funcionando?  ¿Cuántos de nuestros contratos son exitosos?

 ¿Cuáles son las características de aquellos que producen

resultados positivos?  ¿Es posible repetir el éxito y prevenir el fracaso contractual a través de la incorporación de cambios en los contratos y negociaciones?  ¿Cuáles son las causas generadoras de dichos fracasos?

Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved.

Pregunta Número 1

¿Realmente sabemos lo que queremos?

(c) 2015 IACCM All Rights Reserved.

(c) 2015 IACCM All Rights Reserved.

Pregunta Número 2

¿Realmente hemos elegido al proveedor adecuado?

(c) 2015 IACCM All Rights Reserved.

(c) 2015 IACCM All Rights Reserved.

Pregunta Número 3

¿Hemos realmente intentado un consenso?

(c) 2015 IACCM All Rights Reserved.

(c) 2015 IACCM All Rights Reserved.

Pregunta Número 4

¿Hemos seleccionado adecuadamente nuestro tipo o modalidad de contrato?

(c) 2015 IACCM All Rights Reserved.

(c) 2015 IACCM All Rights Reserved.

Pregunta Número 5

¿Realmente tenemos las cualidades necesarias para gestionar contratos?

(c) 2015 IACCM All Rights Reserved.

(c) 2015 IACCM All Rights Reserved.

Áreas frecuentes de pérdida o disminución de valor

 falta de acuerdo o claridad sobre el alcance del

contrato  elección de una modalidad contractual inapropiada  diferencias de criterio o interpretación sobre prestaciones y compromisos asumidos por cada una de las partes  problemas con contratistas y subcontratistas  disputas sobre precios....etc... © IACCM 2015 All Rights Reserved

¿Qué negociamos más y qué deberíamos negociar más? 1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

CLÁUSULAS CONTRACTUALES NEGOCIADAS CON MAYOR FRECUENCIA

CLÁUSULAS MÁS IMPORTANTES (QUE DEBERÍAMOS NEGOCIAR CON MAYOR FRECUENCIA)

Limitación de responsabilidad

Alcance y objetivos

Precio y ajustes en el precio

Acuerdos de servicios y garantías

Pago

Precio y ajustes en el precio

Garantías

Garantías

Indemnizaciones

Acuerdos de servicios y garantías Propiedad Intelectual

Responsabilidades de las partes

Desempeño

Entrega y aceptación

Cumplimiento de las prestaciones

Gestión del cambio

Entrega y aceptación

Limitación de responsabilidad

Extinción del contrato

Top Terms Survey 2015

Especificación del producto

Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved.

“Muchas negociaciones entre empresas están dominadas por discusiones sobre temas financieros (precio y pago) y asignación de riesgos (indemnizaciones, cláusulas penales)…. …No contribuyen en absoluto, ni apuntan a un abordaje de beneficio mutuo (“win-win”) que todo negociador pregona preferir… Fuente: Informe IACCM 2015 Top Terms Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved

…En lugar de focalizar tu revisión en los términos más negociados (como la limitación de responsabilidad, indemnización, pago), deberías destinarle más tiempo a las cláusulas más importantes (alcance, objetivos, responsabilidades de las partes, gestión del cambio contractual)”. Fuente: Informe IACCM 2015 Top Terms

Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved

IACCM en un vistazo • • •

Más de 13.780 organizaciones de más de 159 países 33.800 personas, 225 miembros corporativos

IACCM Perfil Industrial

Cobertura de ambos currículums, compra y venta, legal, comercial.

Transport, Logistics 3% Telecom 9%

IACCM Alcance Global

Software & Info Serv 14% Public Sector & Government 5%

Other 7%

Manufacturing & Capital Goods 3%

© IACCM 2015 All Rights Reserved

Aerospace, Defence Automotive 8% Banking, 1% Ins'ce,Finance 4% Business Services & Consulting 12%

Oil & Gas 19%

Retail,Consumer 2% Engineering & Construction 5%

Health Care Equip & Serv 4% Legal 4%

Leaders in Value-Driven Trading Relationships • • • • •

Foros y networking Capacitación y certificación Investigación, encuestas y estadisticas Evaluación de habilidades (en Español) Programas on-line de capacitación y certificación

Contacto en Latinoamérica & España Pablo Cilotta www.iaccm.com [email protected] +54911 67 51 67 67 © IACCM 2015

33,000+ Members

159 Countries

13,700+ Corporations

Estamos interesados en implementar buenas prácticas, pero… ¿Qué son las buenas prácticas?

Una buena práctica es una técnica o método probado que muestra resultados superiores a aquellos obtenidos por otros medios, por lo que es utilizado como un "punto de referencia" o "benchmark”. Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved

Benchmarking + Research

Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved

Ventajas:

ESTANDARIZACIÓN / CONGRUENCIA / MENOS COSTOS / SIMPLIFICACIÓN PROCESOS

Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved

EL ROL DEL CONTRACT MANAGER Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved

¿Qué conocimientos debe tener el Contract Manager?

¿Qué temas debe dominar el profesional de la Gestión Contractual? Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved

En la faz inicial del proceso:  Alineación con la estrategia corporativa  Probabilidades de éxito individual y grupal  Naturaleza de la relación contractual  Interés real en negociar con la otra parte (reputación, ética, riesgos)  Antecedentes con la otra parte Durante el desarrollo:  Problemas regulatorios  Claridad del alcance y objetivos  Experiencia en materia de negociación  Control de recursos  Conocimiento de riesgos  Proceso de aprobación  Alineación interna (con otras divisiones, unidades de negocio, subsidiarias de distintos países) Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved

Ejecución:  Claridad en cuanto a los sujetos responsables de la implementación  Interpretación de contratos  Procedimiento de modificación de cláusulas contractuales  Procedimiento de evaluación de desempeño  Comunicaciones y notificaciones Cierre:  Prórroga y renovación automáticas con previo consentimiento  Conocimiento de obligaciones pendientes en curso de ejecución  Análisis de experiencias adquiridas para su aplicación a mejores prácticas contractuales  Requisitos en materia de “compliance”  Plan de extinción del contrato

Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved

¿A qué se dedica en concreto el Contract Manager? 1.- Redacción, negociación e interpretación de todo tipo de contratos, en sus diversas modalidades.

2.- Revisión de propuestas generadas por el proveedor o cliente de sus términos y condiciones. 3.- Actuación: 3.1. ante proveedores, contratistas y clientes finales (como punto de contacto en temas contractuales) 3.2. como referente con los empleados de la organización (asegurando de este modo una revisión en tiempo y forma de las condiciones de contratación, así como la aprobación de las modificaciones al contrato). Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved

¿A qué se dedica en concreto el Contract Manager? 3.3. ante asesores legales del contratista, proveedor o cliente (negociando directamente – OJO, SEGÚN LA POLITICA DE LA DIVISION) y con su propia organización de compras / Abastecimiento Estratégico (formulando recomendaciones). 4.- Documentación y registro del historial de todos los contratos, recepción y control de correspondencia post-contractual, cambios contractuales y todo tipo de documentación relacionada con todos los proyectos. 5.- (una vez capacitado…) Capacitación y entrenamiento en prácticas y procedimientos contractuales a gerentes de proyectos y/o personal de operaciones. Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved

¿A qué se dedica en concreto el Contract Manager?

6.- Monitoreo: 6.1. De cláusulas competitivas, asegurando que los productos y servicios de la compañía sean ofrecidos a través de instrumentos contractuales competitivos y apropiados. 6.2. De la satisfacción del cliente respecto de los términos y condiciones propuestos. Recomendar cambios. 6.3. Del cumplimiento de la transacción. 7.- Actuación post-firma del contrato: 7.1. Asegurando que los contratos firmados sean notificados a todas las partes interesadas a fin de mantenerlas informadas sobre la existencia, interpretación y aplicación del contrato. 7.2. Interviniendo en el proceso de modificación de cláusulas contractuales. 7.3. Conclusión, cierre, extensión o renovación del contrato. Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved

 MULTI-DISCIPLINARIEDAD El plan de estudios de la Gerencia Contractual incluye elementos esenciales de Finanzas, Economía, Derecho y Gestión de Proyectos, pero también incorpora aspectos del Marketing, Planificación estratégica, Gestión de calidad y Desarrollo de nuevos negocios, condensando e integrando todos esos campos de conocimiento para crear propuestas excepcionales de valor en búsqueda de resultados exitosos. Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved

 EQUILIBRIO ENTRE

“COMPLIANCE” E “INNOVACION”

La gestión de contratos se encarga de algo más que el mero cumplimiento (COMPLIANCE)… …para ingresar en temas de INNOVACION, tales como Ética, integridad, gestión del riesgo, regulación y garantía de competitividad. Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved

El rol tradicional en España y LatAm  Es el descripto anteriormente de manera detallada en ese listado de responsabilidades.

 Es el rol desempeñado por la mayor parte de estos profesionales.  También es el típico rol del profesional contractual en los países iberoamericanos (España y Portugal, Centro y Sud América). Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved

El rol estratégico

 Es aquel que se emparenta más con la generación de negocios y con la implementación de los objetivos organizacionales.  Garantiza que los contratos y los procedimientos de contratación sean utilizados para ejecutar estrategias.  Le informa a la alta dirección sobre las tendencias del mercado actual, riesgos concretos, situación ante la regulación, etc. Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved

La Gestión de Contratos en Latinoamérica e Iberia

 2010: Tim Cummins: “Contract Management no es una    

disciplina sólidamente establecida en la región” Transita sus primeros pasos hacia la profesionalización Con excepción de multinacionales y multilatinas, son roles de administración (pagos/clasificación y archivo de documentos contractuales) Salvo en organizaciones expuestas a la globalización, el rol prácticamente no existe en España & LatAm Funciones: competencia de Project Management, Compras, Ventas, Operaciones (soporte contractual: legales o Finanzas) Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved

Ciudades que más interés demostraron para organizar eventos, encuentros de miembros y seminarios 0.35

7

3.57

3.57

4.65

23.95

9.32

9.65

19.97

17.97

Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved

Buenos Aires Sao Paulo & Rio Madrid Mexico DF Barcelona Bogotá Santiago de Chile Lima Caracas Otras

Participa de la encuesta “¿Qué tan lejos estamos…? 

Absoluto conocimiento del rol en empresas que operan globalizadas



Salvo ellas, la empresa local española o latinoamericana no reconoce en absoluto el rol del Contract Manager. Es más, lo ignora.



Brecha pronunciada en referencia a UK, Europa Continental o Estados Unidos



Mucho INTERÉS en ESPAÑA



CURIOSIDAD en LATINOAMERICA

https://www.surveymonkey.com/r/CONTRACT MANAGEMENTLATINAMERICA (c) 2015 IACCM All Rights Reserved.

Participa de la encuesta ¿Qué tan lejos estamos…? - MÉXICO

 “Vivimos una realidad muy distinta…Deberíamos adaptarnos… o nos quedaremos en el mero marco teórico”  “Estamos a 10 o más años de distancia desconocimiento sobre el concepto de “Contract Manager”  “En muchas empresas en México, la función del CM ha sido limitada a contratos de montos considerados relevantes” (c) 2015 IACCM All Rights Reserved.

El futuro del rol

 Responsabilidad integral para todo el proceso contractual,

(desde los pasos preliminares hasta la ejecución y monitoreo de los estadios post-contractuales).

 Mayor aceptación generalizada.  Con la globalización, y a medida que los procedimientos

contractuales se tornan más consistentes, el “CONTRACT MANAGEMENT” ha emergido tímidamente como profesión reconocida en los países de habla hispana y portuguesa. Copyright © 2015 IACCM. All rights reserved

¿Preguntas?

Pablo Cilotta +54911 67 51 67 67 www.iaccm.com [email protected] Gracias, PMI MEXICO !

LinkedIn: http://www.linkedin.com/in/pcilotta Grupo IACCM en ESPAÑOL – únete: https://www.linkedin.com/grp/home?gid=8342133