PMI Tour Cono Sur Mendoza 2013 Kick Off Meeting en Proyectos de Automatización en Oil&Gas. “El principal componente para lograr un proyecto exitoso”

Carlos Zúñiga Silva, PMP 1

Carlos Zúñiga Silva, PMP •

Ingeniero Electrónico – UPAO – Perú, Máster en Telemática – UPC – Barcelona,

España (2004), Cursando el 2° año del MBA – UNMSM – Perú. •

Cuento con 16 años de experiencia en la gestión de proyectos, de los cuales 10 años en el sector energético, en contratos tipo EPC y 06 años en el sector Oil&Gas.

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Actualmente me despeño como Project Manager en la Compañía Internacional Honeywell y lidero proyectos en México, Ecuador y Perú para la línea de negocio Advanced Solutions.

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Líder de Eventos PMI Perú en el 2012

Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI

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Kick Off Meeting en Proyectos de Automatización en Oil&Gas. “El principal componente para lograr un proyecto exitoso” Definición de parámetros iniciales para la presentación:

• Presentación es desde el punto de vista de contratista o proveedor de servicios. • El contratista o proveedor de servicios es una organización orientada a proyectos • El cliente tiene una organización matricial y/o funcional • El administrador de contrato (cliente) tiene dos o mas funciones.

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Kick Off Meeting en Proyectos de Automatización en Oil&Gas. “El principal componente para lograr un proyecto exitoso” Temario: Organigrama tipo en Proyectos de Automatización Fases de un Proyecto de Automatización ¿Qué es el Kick Off Meeting? ¿En que ayuda? ¿Y por qué es tan importante? ¿Qué tenemos que hacer para lograr un buen KOM? ¿Qué obtenemos con una buena presentación? ¿Cual es nuestro objetivo principal? ¿Qué tenemos que hacer después del KOM para lograr un proyecto exitoso?

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Organigrama Típico para Proyectos de Automatización en Oil&Gas. Project Operational Manager

Account Manager

CLIENTE

Project Manager

PM 3rd Party

Technical Leader

Specialist Engineer 1

Administrador de Contrato

Project Leader

Specialist Engineer 1

Project Controller

Specialist Engineer 2

Specialist Engineer “n”

Specialist Engineer 2

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Fases de un Proyecto de Automatización en Soluciones Avanzadas

KickOff

Sw y Hw

Planificación

Sourcing Sw y Hw DFS MAT

Sh&

Análisis

DFS

Sh&T

MAT

Configuración

Sh&T FAT

SAT

Implementación

Sh&T

Close Out

Sostener

Show&Tell Session Inicio Data Gathering

Etapas del proyecto en desarrollo

Cierre Data Gathering

FAT SAT

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Kick Off Meeting en Proyectos de Automatización en Oil&Gas. “El principal componente para lograr un proyecto exitoso” ¿Qué es el Kick Off Meeting? Pues esto no es más que una reunión que se tiene con el Cliente o Administrador de Contrato para: • Presentación formal de ambos equipos de trabajo • Revisar la Orden de Compra y/o Contrato • Definir el Listado de Documentos a entregar y gestionar • Revisar la Arquitectura del Sistema propuesto • Definición de Hitos (SW, HW, DFS, MAT, FAT, SAT, AT) • Entre otros documentos

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Kick Off Meeting en Proyectos de Automatización en Oil&Gas. “El principal componente para lograr un proyecto exitoso” ¿En que ayuda el KOM?

Conocer personalmente al cliente y generar confianza

Romper la inercia e iniciar formalmente el proyecto.

Definir parámetros iniciales y contractuales

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Kick Off Meeting en Proyectos de Automatización en Oil&Gas. “El principal componente para lograr un proyecto exitoso” ¿Y por qué es tan importante? Porque nos permite generar CONFIANZA. Que el cliente se sienta que esta en buenas manos y que nosotros somos su mejor aliado Los negocios se dan en base a la confianza, si el proyecto es Exitoso, (se cumple tiempo, costo, alcance y el proyecto esta satisfecho) la probabilidad de seguir haciendo negocios es muy alta.

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Kick Off Meeting en Proyectos de Automatización en Oil&Gas. “El principal componente para lograr un proyecto exitoso” ¿ Qué tenemos que hacer para lograr un buen KOM?  Primero recabar información acerca del cliente a través de los account managers y/o PM que tuvieron proyectos con dicho cliente. (cultura, tradiciónes, procesos internos, experiencias con otros proyectos, etc)  Tener identificado quien será el administrador de contrato (edad, especialidad, cargo y/o funciones, etc)  Quienes van a participar en el KOM  Conocer y cumplir los requisitos de seguridad para ingresar a planta y gestionar el ingreso con anticipación.  Definir la fecha del KOM y coordinar detalles técnicos.  Informar al cliente de la agenda a discutir y el tiempo promedio de duración.  Tener toda la documentación a presentar en buena forma.  Revisar detalladamente los documentos y la presentación para que no tenga errores  Llevar tarjetas de presentación  Es decir tenemos que tener todo lo necesario para una buena exposición y lo mas Importante…..CONOCER A DETALLE EL ALCANCE DEL PROYECTO.

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Kick Off Meeting en Proyectos de Automatización en Oil&Gas. “El principal componente para lograr un proyecto exitoso” ¿Qué tenemos que hacer después del KOM para lograr un proyecto exitoso? • Cumplir a cabalidad las acciones y/o compromisos resultantes del KOM en tiempo y forma. • Tener un buen seguimiento y control del proyecto,: • Agendar reuniones internas semanales con el team del proyecto. • Agendar reunión de seguimiento con el cliente pudiendo ser semanal/Quincenal/mensual (dependiendo de la envergadura y/o complejidad del proyecto). • Agendar reuniones semanales con el Project Controller/Administration para revisar los números del proyecto y tener una visión global del proyecto en temas de números. • Poner sobre la mesa los potenciales problemas y definir las acciones a seguir, ya sea con el cliente o en interno del proyecto. • Darle seguimiento y control a las acciones resultantes de las reuniones internas. • Siempre mantener y/o superar las expectativas del cliente (pero cuidado con generar costos que impacten al proyecto)…..

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Kick Off Meeting en Proyectos de Automatización en Oil&Gas. “El principal componente para lograr un proyecto exitoso”

Mantener la confianza con el cliente es la clave del éxito.

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¡Muchas Gracias por su atención! Carlos Zúñiga Silva, PMP • Email: [email protected] • Teléfono: +511 – 4162490 • Móvil: +51 – 943646214

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