TIPO DE DOCUMENTO:

POLITICA CODIGO

PLANTA

DEV

CORPORATIVO

No. EDICION

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FECHA DE APROBACION

2009/11/23

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CÓDIGO DE ETICA Y CONFLICTO DE INTERESES 1. OBJETIVO Trazar las pautas generales de comportamiento que deben mantener el personal con vínculo laboral directo, en misión a través de una empresa de servicios temporales, estudiante en práctica y aprendiz de la Organización, de manera que sus actuaciones se ajusten a los valores corporativos, a las obligaciones asumidas en virtud de la relación laboral y a los principios éticos indispensables para asegurar la transparencia en las relaciones internas, con terceros y con la Organización. 2. ALCANCE Todo el personal con vínculo laboral directo, en misión a través de una empresa de servicios temporales, estudiante en práctica y aprendiz de la Organización; quienes en adelante, para fines de este documento, se llamarán Colaboradores. 3. PRINCIPIOS La Organización se rige en todas sus actuaciones, tanto internamente como externamente, por principios éticos y morales, basados en: 3.1. Honestidad Es la precisión y transparencia en la conducta, las afirmaciones o las expresiones, sin ocultar, distorsionar o alterar los hechos. Es presentar informes claros, veraces y oportunos. 3.2. Amabilidad Es el trato personal cortés y respetuoso. Es dar a todos los que nos rodean, independientemente de su nivel jerárquico, el trato que exigimos para con nosotros mismos y que todos merecemos. 3.3. Solidaridad Es la ayuda y colaboración con las demás personas en las distintas actividades y en el desempeño de las funciones propias del cargo necesarias para lograr los propósitos establecidas por la Organización. Es fomentar el trabajo interáreas e interdisciplinario. 3.4. Respeto Es tratar con atención plena y consideración a compañeros, clientes y visitantes. Es permitir que las personas puedan expresar sus ideas y sentimientos y precisar sus argumentos, promoviendo una comunicación fluída, abierta y profunda, sin utilizar improductivamente el tiempo o los otros recursos de los que disponemos. 3.5. Responsabilidad Es actuar con criterio y asumir libre y conscientemente, la consecuencia ó efecto de la conducta personal o empresarial. F-CPN-001-10 2000/02/03

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3.6. Lealtad Es el compromiso con los principios y con las instituciones a las cuales se está vinculado, tales como familia, país, empresa, asociación, etc. En Riopaila Castilla lealtad es velar por los intereses de la Compañía y estar comprometidos con la misión y con los propósitos que se hayan establecido, por encima de la lealtad con las personas individualmente. 3.7. Equidad Es entregar ó reconocerle a cada quien lo que le corresponde ó a lo que tiene derecho, aplicando criterios imparciales. 4. COMPETENCIAS La Organización cuenta con el modelo de gestión integral del talento basada en competencias. A través de la implementación de los planes, programas y proyectos de éste modelo, se busca la atracción, retención, desarrollo y alineación de los Colaboradores como condición fundamental para la competitividad organizacional. 5. POLITICAS 5.1. Reporte y registros  Generar información fidedigna, oportuna, veraz, fluida y necesaria para la adecuada toma de decisiones empresariales. 

Registrar todos los fondos y cuentas de acuerdo con la Ley.



Asegurar que todas las transacciones ó pagos correspondan a lo descrito en los documentos, libros y archivos de la Organización.



Asegurar que las transacciones estén autorizadas, documentadas y registradas de acuerdo con las políticas y procedimientos de la Organización.

5.2. Información confidencial  Los Colaboradores, no deben: o Revelar accidental ó intencionalmente cualquier información del negocio, que comprometa la posición competitiva de la Organización. o Utilizar para beneficio propio ó de otros, cualquier información confidencial que obtenga como resultado de su trabajo en la Compañía, así como el uso de información técnica de propiedad de la misma. o Apropiarse para si ó para un tercero de los beneficios de cualquier negocio u oportunidad de negocio ó desarrollo tecnológico acerca de los cuales haya conocido F-CPN-001-10 2000/02/03

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CÓDIGO DE ETICA Y CONFLICTO DE INTERESES ó desarrollado en el curso de su trabajo, el cual esté relacionado con los negocios actuales ó futuros de la Organización. 

La Organización cuenta con controles que garantizan que la información cumple con criterios para asegurar la confiabilidad, integridad y disponibilidad.

5.3. Contratación de personal Contratar a personal nacional ó extranjero, solo sí previamente ha cumplido con los requisitos legales exigidos para trabajar en Colombia. 5.4. Derechos de autor y propiedad intelectual  Dar estricto cumplimiento a los acuerdos internacionales y a la normatividad Colombiana vigente en materia de derechos de autor y propiedad intelectual. 

Utilizar solo software que esté cubierto con la extensión prevista en las licencias de uso.



Suscribir compromisos con los Colaboradores, donde se obliguen a no introducir a los equipos asignados y a no utilizar en la empresa software no licenciado legalmente.



No instalar en equipos propios de los Colaboradores o terceros, software adquirido por la Organización.

5.5. Negocios  Cumplir con todas las normas legales aplicables a los negocios y dirigir las operaciones y negocios de la Organización de acuerdo con los principios éticos, 

Hacer negociaciones a nombre de la Compañía, solo con personas naturales o jurídicas que no tengan negocios ilícitos o asuntos pendientes con la justicia.



Ser equitativo en todas las negociaciones, protegiendo los derechos de la Organización.



Garantizar que todos los productos que ingresen, se produzcan o salgan de la Compañía a nivel nacional o internacional, estén libres de sustancias psicotrópicas.



No podrá celebrarse ningún contrato, negocio u operación comercial con excolaboradores de la Organización, cuyo retiro haya tenido como origen una conducta atentatoria contra la Organización, sus políticas o sus intereses.

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5.6. Malversaciones e irregularidades Los Colaboradores de la Organización, no deben: 

Hacer uso directo ó indirecto de fondos ó cualquier activo de la Organización, con algún propósito personal.



Asignar a sus subalternos trabajos ajenos a la Organización ó a sus funciones, así como impedirles el cumplimiento cabal y oportuno de sus deberes en la Compañía.

5.7. Rescate o extorsión No pagar ninguna suma por rescate o extorsión. 5.8. Conflicto de intereses  Los Colaboradores, su cónyuge ó compañero y parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad ó único civil, no deben: o Comprar, vender ó negociar en acciones u otros valores, cuando posee información que por razones de su trabajo en la Organización ha conocido y no ha estado disponible para el público el tiempo suficiente, para apreciar el impacto de la misma. o Ser propietario de acciones u otros intereses financieros en cualquier firma con la cual la Organización hacen negocios ó con cualquier competidor, ya sea persona natural o jurídica. No aplica para las inversiones de títulos en una Compañía que esté inscrita en la bolsa de valores y tenga bursatilidad. o Realizar negociaciones de compraventa ó alquiler de propiedad raíz con la Organización, sin previa autorización explicita de la Junta Directiva. o Hacer ó tener negocios relacionados con el objeto social de la Organización ó en la que ésta pueda tener interés, que le puedan originar al Colaborador ventajas económicas ó de otra índole, y que conforme a las sanas costumbres comerciales puedan calificarse como antagónicas o contrarias con los intereses de la Organización. 

Los Colaboradores, no pueden: o Actuar como asesor, empleado ó en cualquier otra posición para una persona natural o jurídica de la competencia, proveedor, cliente o contratista de la Organización. o Hacer parte de la Junta Directiva de empresas que pertenezcan a la competencia ó que tengan relaciones comerciales importantes con la Organización. F-CPN-001-10 2000/02/03

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o Utilizar el cargo dentro de la Compañía ó el nombre de ésta para obtener beneficios personales o para terceros. o Ser acreedor ó deudor de alguna persona interesada directa ó indirectamente en los asuntos a su cargo. o Ejercer cualquier clase de coacción sobre los subalternos ó sobre quienes ejerzan funciones empresariales, para obtener provecho personal ó de terceros, ó decisiones adversas a la Organización ó a terceras personas. o Aprobar sus propios gastos, ni los de sus superiores, salvo las excepciones que explícitamente apruebe la Junta Directiva. 

Las operaciones que se celebren con vinculados económicos, deben hacerse en condiciones de mercado y no deben vulnerar la igualdad de trato entre los accionistas.

5.9. Sobornos Ningún Colaborador, puede directa o indirectamente: 

Hacer promesas, ofertas ó regalos en dinero o especie a cualquier funcionario externo, cliente, proveedor, partido político ó candidato, con el propósito de obtener o retener negocios.



Ofrecer, solicitar ó aceptar a ó de terceros relacionados con la Organización directa ó indirectamente. o Dádivas, ó cualquiera otra clase de lucro proveniente del prestatario ó usuario de un servicio, ó de quien tenga interés en el resultado de una gestión. o Atenciones, incluyendo comidas, que no correspondan a lo usual en los negocios y estrictamente relacionado con el ejercicio de su cargo. o Regalos, donaciones ó favores cuyo objetivo pueda, debido a la naturaleza ó importancia del obsequio, inclinar a quien los acepte a preferir a su donante en los eventuales negocios con la Organización. o Invitaciones costosas que comprometan. o Viajes que no se ciñan estrictamente a lo relacionado con el trabajo propio del cargo y cuyos costos no se ajusten a los establecidos por la Compañía para este tipo de eventos. F-CPN-001-10 2000/02/03

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CÓDIGO DE ETICA Y CONFLICTO DE INTERESES o Servicios personales o préstamos diferentes a los otorgados por instituciones financieras en términos normales. 5.10. Acoso Ningún Colaborador, podrá ejercer acoso moral, psicológico, laboral ó sexual, sobre el personal de la Organización. 6. 

REPORTES Todo Colaborador que ingrese a la Organización deberá diligenciar el formato que se encuentra en el anexo 1. Este formato deberá actualizarse por el empleado cada dos años ó cuando se presenten cambios en la información suministrada. La responsabilidad de hacer diligenciar este formato es de Gestión Humana.



Basado en la información suministrada por el Colaborador, Gestión Humana deberá preparar una relación de las entidades con las cuales éste tiene relación e informar a las áreas de Compras, Consumo y Auditoria Interna.



Cualquier situación que se crea genera conflicto de intereses, previo a la realización del negocio, debe ser informada por escrito por parte del Colaborador a Auditoría Interna, quien será la encargada de investigarlo y exponerlo a la Presidencia para su análisis.

7. COMPROMISO DE TERCEROS Debido a la relación de interdependencia de la Organización con sus proveedores, contratistas y asesores, previo a la firma de un contrato con estos, se les entregara copia de este código y se les hará firmar un documento donde manifiestan que lo han leído y se comprometan a cumplirlo y divulgarlo entre sus empleados y asociados. 8. 

DENUNCIA DE VIOLACIONES Si algún Colaborador se entera de una posible violación a esta política, es su responsabilidad informar a una de las siguientes personas: o o o o

Presidente de la Compañía. Vicepresidente de Gestión Humana Vicepresidente o Gerente del Área que reporta a la Presidencia, a la cual pertenece. Auditoria Interna.



Las denuncias de las posibles violaciones a esta política podrá hacerse por escrito ó verbalmente a las personas indicadas anteriormente, ó a través de mensajes al correo electrónico [email protected] que es manejado por Auditoria Interna.



El incumplimiento a cualquiera de los lineamientos descritos en esta política ó el F-CPN-001-10 2000/02/03

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CÓDIGO DE ETICA Y CONFLICTO DE INTERESES conocer una posible violación y no informarla, hacen al Colaborador merecedor de la debida sanción disciplinaria, la cual puede llegar hasta la cancelación del respectivo contrato. 

Todos los casos informados serán investigados por Auditoria Interna, quien presentara un informe al Comité conformado por el Presidente, Vicepresidente ó Gerente del Área a la que pertenece el Colaborador y el Vicepresidente de Gestión Humana. Este Comité determinara las acciones a seguir en cada caso.



Toda la información dada verbal ó por escrito será manejada por la Organización como confidencial.

Aprobado por:

COMITÉ DE AUDITORIA DE NOVIEMBRE 23 DE 2009

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CÓDIGO DE ETICA Y CONFLICTO DE INTERESES ANEXO 1 RIOPAILA-CASTILLA S.A. ÉTICA Y CONFLICTO DE INTERESES Es política de Riopaila-Castilla S.A. que el personal con vínculo laboral directo, en misión a través de una empresa de servicios temporales, estudiante en práctica y aprendiz esté libre de todo interés, inversión, asociación y negocio personal, ó cualquier otro lazo que pueda ser conflicto con sus responsabilidades para actuar objetivamente en asuntos que afecten a la Organización. Por favor llene este cuestionario correctamente, indicando la información solicitada. Si usted no tiene intereses o vínculos para reportar, escriba la palabra “ninguno” en los espacios debajo de cada asunto. Si ocurre alguna situación posterior que debe ser reportada, obtenga una nueva copia de este formulario de Gestión Humana, complételo y entréguelo. 1. INVERSIONES EN COMPAÑIAS PRIVADAS Indique el nombre y porcentaje de participación de las Compañías donde usted, su cónyuge ó compañero y parientes hasta el cuarto grado de consaguinidad, segundo de afinidad o único civil, tengan participación, excepto compañías transadas en la bolsa de valores donde su participación sea de inversión de portafolio. ENTIDAD ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________

% PARTICIPACIÓN ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________

2. VINCULOS DE SERVICIOS CON OTRAS FIRMAS Indique cualquier vínculo que usted tenga como empleado, representante o asesor, con un competidor, proveedor, agente, o cliente de Riopaila-Castilla S.A. _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

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CÓDIGO DE ETICA Y CONFLICTO DE INTERESES Además de los puntos anteriores, manifiesto que he leído el Código de Ética y Conflicto de intereses y que cumpliré con el mismo. Me obligo a que si en el futuro se presenta alguna circunstancia que se pueda considerar que hace incorrecta la información anterior, prepararé un reporte completo que describa tal cambio. También informaré sobre cualquier situación que se presente en el futuro sobre la que tenga duda razonable acerca de si infringe el Código de Ética y Conflicto de Intereses. Así mismo, me obligo a acatar y cumplir el Código de Ética y Conflicto de Intereses, distribuidos por Riopaila Castilla S.A., de conformidad con lo Establecido por la Ley laboral y en especial por el Artículo 58 del Código Sustantivo de trabajo.

___________________________ Firma

_____________________________ Nombre y Apellidos

___________________________ No. Ficha

_____________________________ Cargo

____________________________ Lugar y Fecha

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