VI CONGRESO INTERNACIONAL DE ANÁLISIS ORGANIZACIONAL “PERSPECTIVAS MULTIDISCIPLINARIAS EN ANÁLISIS ORGANIZACIONAL: COMPLEJIDAD, AMBIGÜEDAD Y SUBJETIVIDAD”

PONENCIA: LA MEDIANA EMPRESA CONSTRUCTORA CHIAPANECA Y SUS RETOS ADMINISTRATIVOS.

Institución de Procedencia: Universidad Autónoma de Chiapas. Facultad de Ingeniería y Contaduría y Administración Campus I. Autores: Zebadúa Sánchez Arcadio y García Arteaga Karla Beatriz. Alumnos del primer trimestre del Doctorado en Estudios Organizacionales, UAM-I. 2ª. Sur Oriente No. 797, C.P. 29000. Tuxtla Gutiérrez, Chiapas. Tel. 045-961-1075252. e-mail: [email protected] y [email protected]

Mesa de Participación: Intervención y Cambio Organizacional.

Tuxtla Gutiérrez, Chiapas, Noviembre de 2008.

Í N D I C E Pag. RESÚMEN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 INTRODUCCIÓN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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DESARROLLO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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CONCLUSIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Título: LA MEDIANA EMPRESA CONSTRUCTORA CHIAPANECA Y SUS RETOS ADMINISTRATIVOS. Ponentes: Zebadúa Sánchez Arcadio, García Arteaga Karla Beatriz. Adscripción: Universidad Autónoma de Chiapas. Facultad de Ingeniería y Contaduría y Administración Campus I.

RESUMEN: Esta ponencia presenta los resultados de una investigación diagnóstica realizada en las medianas empresas constructoras establecidas en el Estado de Chiapas durante el año 2007 con el apoyo del Instituto Tecnológico de la Construcción, referida a sus prácticas de aspectos formales del proceso administrativo que llevan a cabo para alcanzar sus objetivos, las cuales, de acuerdo con la teoría prescriptiva, deben sentar las bases para un desarrollo exitoso de las mismas. En el trabajo se da cuenta de las principales características administrativas que las distinguen, las cuales pueden ser punto de partida para el diseño de nuevas estrategias de crecimiento y consolidación que sirvan para enfrentar los retos que enfrentan. La investigación sirve además, como exploratoria para visualizar dimensiones de estudio en el ámbito del análisis organizacional.

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INTRODUCCIÓN

La ponencia aborda el tema de las medianas empresas constructoras y los retos administrativos que enfrentan actualmente, para lo cual se parte de la caracterización de las medianas empresas constructoras instaladas en el estado de Chiapas, México. La investigación se avocó a realizar un estudio de las condiciones bajo las cuales se desenvuelven éstas organizaciones, identificando y caracterizando a este tipo de empresas en la localidad de referencia, mismas que en gran medida corresponden a empresas familiares que tienen un único propietario o son propiedad de un grupo reducido de personas, situación de la que se desprende precisamente el interés de ésta investigación, ya que, en ellas se suelen implementar conceptos administrativos basados en la experiencia acumulada de sus dirigentes, pero con poco o escaso conocimiento teórico en su accionar cotidiano, lo que llega a representar una problemática en el sector, ya que, son precisamente este tipo de empresas, por su condición de organizaciones que han logrado trascender de pequeñas a medianas empresas, permanecer en el mercado y encontrarse en un proceso pleno de consolidación económica, quienes en este momento requieren de un mayor aprovechamiento de los actuales avances del área administrativa para poder presentar mejores condiciones de competencia en un mercado cada vez más globalizado. Se presenta el entorno de la administración de la mediana empresa constructora, típica en el medio chiapaneco desde las siguientes siete categorías: 1) Constitución, 2) Planeación, 3) Organización, 4) Dirección, 5) Personal, 6) Recursos

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Materiales y 7) Innovación Administrativa, Contabilidad y Control, que están siendo utilizadas en el quehacer diario de estas empresas. Se presenta la caracterización de las mismas y las conclusiones generales que surgen al contrastar y analizar la práctica administrativa cotidiana de la mediana empresa constructora chiapaneca y un primer acercamiento al estudio Organizacional.

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DESARROLLO: Chiapas plantea un enorme reto para las entidades del sector de la construcción, puesto que aunado a la problemática de las dinámicas propias de la industria de la construcción, se presenta el hecho indiscutible de la preponderancia del sector primario como soporte de la economía, aunado a la presencia de una gran diversidad cultural y geográfica que pueden llegar a representar algún obstáculo para el desarrollo del sector. Sin embargo, el reto también está presente en las últimas fechas debido al fenómeno del crecimiento constante de la industria turística y de las compañías comerciales trasnacionales, con sus modernos requerimientos de infraestructura urbana y carretera; así como la creación de los modelos de Ciudades Rurales Sustentables. La vinculación que el sector constructivo tiene con la industria, hace del mismo, un pilar fundamental en el desarrollo económico de todas las regiones en las que se localiza; de ahí que su grado de desarrollo y actividad, sea considerado como indicador de la situación económica de la zona, siendo, en términos generales, un sector que establece no solo las condiciones para el desarrollo de su propia esfera, sino de empresas comerciales e industrias colaterales, por lo que se configura como una vía para la distribución de la riqueza. En un Estado como Chiapas, en donde ésta distribución encuentra sus extremos más remotos, la empresa constructora, generadora de gran cantidad de empleos, sobre todo en la base de la pirámide jerárquica, por su amplia capacidad de inmediata derrama económica se convierte en un medio capaz de contribuir al

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desarrollo tanto financiero como social de sus propietarios, sus trabajadores directos e indirectos y de la población en general. Sin embargo, para lograr ésta posición, es necesario que la empresa constructora chiapaneca se oriente al cambio estratégico y forme parte del concierto mundial en los avances tecnológicos y administrativos; que haga uso de las herramientas disponibles para su mejora continua y represente una alternativa confiable para la contratación de obra. Sin embargo, antes de buscar la implantación de nuevas prácticas globalizadas, es indispensable conocer las estrategias que para su sostenimiento, desarrollo y en su caso, crecimiento, están poniendo en marcha aquellas empresas constructoras clasificadas como medianas al obtener ingresos que oscilan entre veintitrés y cuarenta y un millones de pesos anuales, y que además, generalmente tienen una presencia superior a los diez años en el mercado local. La realidad de la mediana empresa es de especial interés debido a que la micro y pequeña empresa constructora, aunque floreciente en los últimos años, se dedica casi exclusivamente a la construcción en general en muy pequeña escala, no cuentan con procesos administrativos establecidos y sus niveles de competitividad son aún incipientes. Por otra parte, tampoco son de nuestro interés las catalogadas como grandes y gigantes empresas, debido a que éstas son extensiones en algunos casos de las grandes constructoras nacionales e internacionales que cuentan con sistemas administrativos estandarizados e incluso, en algunos casos, centralizados. En este sentido, se realizó una evaluación administrativa de la mediana empresa constructora establecida en Tuxtla Gutiérrez, explorando siete dimensiones que permitieron establecer sus características o rasgos más sobresalientes, pues como el mismo proceso de administrar lo señala: es necesario reflexionar sobre lo realizado para que a partir de los resultados encontrados, se planeen formas de

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trabajo que lleven al mejor aprovechamiento de todos los elementos y recursos que poseen éstas organizaciones. Después de haber efectuado la aplicación de un cuestionario que comprendía 100 preguntas a cada una de las ocho medianas empresas constructoras, se procedió a tabular los datos obtenidos por cada una de las categorías estudiadas de manera, obteniéndose los siguientes resultados: 1.- Constitución: De forma casi unánime, se encuentran afiliadas a la Cámara de la Industria de la Construcción (CMIC), todas tienen una antigüedad superior a los diez años y se encuentran constituidas legalmente como Sociedad Anónima de Capital Variable, cuentan con al menos tres socios, todos mexicanos y en su mayoría chiapanecos que guardan una relación de parentesco entre sí; cuentan con un administrador único cuya profesión usualmente es la de ingeniero civil, quien se apoya en los demás socios para realizar la tarea de planeación a mediano y largo plazo, así como para la toma de decisiones de mayor relevancia, a través de las reuniones del Consejo de Administración. Estas empresas han evolucionado positivamente a lo largo de los años, logrando captar la contratación de una cantidad mayor de volumen de obra y por ende, cuentan con mayor cantidad de personal que a su inicio. Su mercado está basado primordialmente en la contratación de obra pública, dedicándose a solventar requerimientos de infraestructura y servicios. La infraestructura corresponde a carreteras, puentes y pavimentación, y los servicios de agua potable, alcantarillado y drenaje, esencialmente. En menor cantidad también se dedican a la construcción de espacios educativos, edificios y viviendas privadas, pero solo cuando se los permite un bajo nivel en la contratación de obra pública.

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2.-Planeación: Los planes son formulados casi exclusivamente por los socios, con muy escasa participación del personal del nivel de mandos superiores y medios de la empresa. Aunque casi todas ellas, tienen establecida una visión a largo plazo, en la mediana empresa constructora local únicamente se fijan objetivos a corto plazo, ya que escasamente se definen objetivos a mediano, y menos aún, a largo plazo. La cuestión se torna más preocupante al encontrarse que el seguimiento y verificación de su cumplimiento, se realiza de manera esporádica, prestándose cierta atención solamente a la verificación de objetivos a corto plazo. La verificación de los objetivos se realiza casi siempre de manera cuantitativa, comparando elementos como el gasto estimado y el gasto realizado o el porcentaje de utilidad obtenida en un proyecto o periodo, dejando de lado la evaluación de aspectos cualitativos. Para guiar la toma de decisiones, casi todas las empresas, a través de acuerdos entre los socios, han establecido políticas generales y particulares, que son comunicadas a los trabajadores de manera escrita y verbal en las reuniones de personal. Se cuenta además, con diversos procedimientos establecidos que facilitan la actuación operativa, entre los que destacan los relativos al registro contable, al pago de proveedores, a la contratación de personal, a la participación en concursos, y otros más de aspectos técnicos, relativos a la especialidad de la constructora. La existencia de estos manuales indudablemente que representa una gran fortaleza, pues han sido desarrollados por ellos mismos, basados en la experiencia de años de trabajo, constituyéndose en un valioso recurso técnico de cada una de ellas. 3.- Organización: Estas empresas cuentan con organigramas verticales, formalmente realizados en base a la función desempeñada, con puestos perfectamente definidos, aunque se generan puestos adicionales temporales, por requerimientos de obra, que no aparecen en ellos. Las empresas cuentan además

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con manuales de organización, que complementan sus organigramas y con manuales de procedimientos que estandarizan algunos de sus procesos, pero ninguno de ellos tiene reglamentos internos escritos. Sin embargo, pese a que cuentan con organigramas y manuales, es necesaria la revisión y actualización de los mismos, pues en la mayoría de los casos, los empresarios manifestaron que no están completamente satisfechos con su estructura organizativa. Se encontró que quienes ejercen la autoridad, a cualquier nivel, lo hacen de manera formal y ejecutan el mando a través de órdenes, instrucciones o asignaciones, estas últimas sobre todo, para el caso del personal de obra. Debido a la clara delimitación de funciones y jerarquías, en estas empresas las órdenes de los dirigentes superiores, siempre son acatadas por sus subordinados. Respecto al sentido de la comunicación, ésta siempre sigue las líneas de autoridad establecidas, pero también se fomenta la comunicación horizontal de manera escrita o verbal, en las reuniones de trabajo periódicas. En el caso de los niveles inferiores en el organigrama, son los jefes de área los encargados de supervisar a sus subordinados y escuchar sus peticiones y propuestas. 4.- Dirección: La información administrativa que se genera en estas empresas va desde los planes generales a los informes contables y financieros, movimientos y saldos bancarios, expedientes para convocatorias de obra, hasta informes de actividades del mercado contextual. Esta información en la mayoría de los casos, es proporcionada oportunamente al director general, lo que le facilita la toma de decisiones. Quien dirige la empresa siempre es uno de los socios o propietarios, y generalmente es quien tiene la última palabra en la toma de decisiones, y éstas van desde aspectos operativos cotidianos, hasta aspectos de planeación a mediano plazo.

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La motivación al personal en estas empresas está basada, casi en su totalidad, en sistemas de incentivos económicos, dejando muy poco espacio a contactos sociales que satisfagan necesidades de índole emocional del trabajador, y cuando se llegan a realizar, generalmente solo es con los niveles jerárquicos de mandos altos y medios. 5.- Personal: La principal fuente de reclutamiento de personal es la recomendación de amigos o trabajadores, y en el caso del personal de obra foránea, se acude a la radio o a los lugares de reunión coloquial de los trabajadores de la construcción en la localidad. Una vez incorporado el trabajador, existe en buena medida la preocupación por capacitar a su personal en las áreas administrativas, de construcción y de seguridad, tanto a nivel de altos ejecutivos como de empleados de obra, utilizando generalmente los cursos del Instituto de Capacitación de la Industria de la Construcción, A.C. En lo relativo al control de su personal, la mayoría de estas empresas, aunque cuentan con una planta fija de al menos diez trabajadores administrativos y de treinta en el área operativa, no cuentan con expedientes laborales detallados de los mismos, pero les facilitan la integración al trabajo a través de un breve proceso de inducción. Los trabajadores de base poseen en su mayoría un adecuado nivel de estudios formales y una amplia experiencia en la empresa constructora, lo que ha permitido un funcionamiento administrativo y operativo bastante satisfactorio. 6.- Recursos Materiales: Todas las empresas cuentan con almacenes, bodegas o patios de maquinaria y equipo, con capacidad suficiente para sus operaciones, así como, con maquinaria, equipos y vehículos, generalmente propios y asegurados, en buenas condiciones y adecuados para el trabajo, que son utilizados como máximo, a un 70% de su capacidad. Para este rubro, casi siempre

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se cuenta con programas preventivos de mantenimiento, pero no se acompaña de un registro preciso de los servicios y refacciones que realmente son aplicados a cada equipo. Cuando es necesario, no tienen inconveniente en recurrir al arrendamiento de maquinaria. Se tiene una idea general de la expansión que se desea en el rubro de maquinaria, equipos y vehículos, pero falta definición de la misma. 7.- Innovación administrativa, contabilidad y control: Las empresas presentan un problema de centralización y poco control de las compras, ya que generalmente es exclusivamente el Director o Gerente General quien se encarga de autorizar las compras mayores y no se cuenta con personal exprofeso para la compra y recepción de los materiales, aunque tratan de establecer convenios que les favorezcan con sus proveedores principales. La tecnología computacional está siendo aprovechada en estas empresas por su propio personal para el desarrollo de sus tareas administrativas y contables, lo que les permite cumplir con los requerimientos de información a tiempo para la gerencia, para realizar trabajos de planeación fiscal y para el cumplimiento de sus obligaciones tributarias. Estas organizaciones han implementado diversos mecanismos de control administrativo, contable y operativo, basadas en su propia experiencia; se llevan a cabo en todos sus procesos, aunque algunos de ellos precisan de ser revisados y depurados. En estas empresas, se cuentan con presupuestos particulares para cada proyecto que se contrata, mismos que a su vez, sirven como instrumento de control de cada obra. Hasta el momento, en ninguna de las medianas empresas constructoras se han aplicado programas de Desarrollo Organizacional, Calidad

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Total o Planeación Estratégica, pues se mantiene la idea de administración de la calidad como sinónimo de inspección de la producción y aún se desconoce el concepto de calidad como algo que debe involucrar a toda la organización, en su búsqueda de atracción del consumidor. Términos como la mejora continua, la ventaja competitiva y el enfoque en el consumidor, aunque son conocidos en la teoría por quienes dirigen a este tipo de empresas, no son implementados en la práctica cotidiana. El dirigente de la mediana empresa constructora chiapaneca aún no reciente la necesidad de involucrar a su empresa en los procesos de administración de la calidad de sus productos y certificación de sus procesos, pues por una parte, la necesidad de resolver sus prioridades operativas parece no permitírselo, y por otra, los niveles de contratos de obra que obtiene con sus clientes, no pueden ser cubiertos por constructoras más pequeñas y a las de mayor tamaño parece no interesarles.

Sin embargo, es importante recordar que este escenario está

cambiando y cada vez son mayores los empresarios interesados en diversificar sus operaciones y en invertir en el Estado de Chiapas.

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CONCLUSIONES: Como señala Martínez Chávez (1998:7) un diagnóstico administrativo “tiene como finalidad servir de base para realizar acciones concretas orientadas a mejorar la organización, y fundamentar las estrategias que se expresarán en una práctica específica conforme a las necesidades y aspiraciones manifestadas por los administradores”. La mediana empresa constructora representa en Chiapas, la demostración de que es posible lograr un sano crecimiento económico de las empresas familiares en el sector de la construcción y son un gran ejemplo de la capacidad de administración del empresario chiapaneco de la construcción, que sin tener mayores conocimientos formales de administración, ha logrado realizar la transición de pequeña a mediana empresa, en un sector que requiere de amplias habilidades y recursos para sobrevivir.

Sin embargo, pese a que estas empresas han sabido sortear

innumerables problemáticas,

para continuar desarrollándose y fortaleciéndose,

requieren de urgente atención y reorientación de sus procesos administrativos, pues como se desprende de sus principales características en las siete dimensiones analizadas, aún existen grandes áreas de oportunidad para la mejora continua. Desde luego, generar estos cambios no es sencillo, requiere de que en la empresa exista personal especializado en estos aspectos y especialmente contar con el apoyo e impulso directivo, ya que como lo señalan los teóricos y la práctica común, todos los esfuerzos de mejoramiento de la calidad fracasan cuando la

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administración no dirige con el ejemplo y no adopta un enfoque de sistemas que responda a las necesidades del cliente. Por lo anterior, consideramos conveniente realizar algunas sugerencias encaminadas a mejorar las condiciones administrativas en las que éstas funcionan, con la finalidad de iniciar las adecuaciones a las nuevas exigencias del entorno: a) Es importante diversificar paulatinamente la oferta de sus servicios, ya que si bien la preponderancia de atención al sector público es una fortaleza, también es importante prepararse para atender las demandas crecientes de los particulares. Una alternativa puede ser la subcontratación de este tipo de obras, realizando convenios con pequeños constructores. b) Es recomendable que la planeación sea realizada, en un mayor grado, en forma conjunta entre los socios y los directores de cada área, sobre todo los de mayor antigüedad, para motivarlos a un mayor compromiso con la empresa. Así como también, es necesario establecer mecanismos de comunicación de los objetivos a corto plazo, a todo el personal involucrado en su cumplimiento. c) Establecer objetivos a mediano y a largo plazo, permitirá guiar las acciones hacia su consecución, pues si bien el área de la construcción es muy cambiante, el entorno actual permite visualizar un crecimiento de la industria. Contar con estas guías es indispensable para la elección de diversas estrategias de crecimiento, diversificación, disminución de costos u otras. d) Es importante que estas empresas actualicen periódicamente sus organigramas y manuales de organización de acuerdo con los puestos existentes, para mantener vigente la claridad de funciones y líneas de autoridad, y en caso de los manuales de procedimientos técnicos que han desarrollado por cuenta propia,

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explorar la posibilidad de registrar los derechos de autor de los mismos, para proteger su patrimonio técnico. e) Una buena comunicación es vital para la sobrevivencia de cualquier empresa, por ello, se recomienda que los mandos superiores abran canales de comunicación, quizá informales, con los mandos inferiores, para no recibir exclusivamente la información, a través del filtro que significan los mandos medios. f) Para incrementar la motivación en los trabajadores, es importante

que

quien dirige, se ocupe de conocer las necesidades de sus trabajadores, para ello hay que establecer un ambiente de confianza, pero sin que se convierta en algo excesivamente

personal

para

evitar

perder

la

imparcialidad.

También

es

recomendable despertar un sentimiento de propiedad, involucrándolos más en las actividades

de

la

empresa

(concursos,

actividades

sociales),

dándoles

oportunidades para que adquieran experiencia y conocimientos, estimulando el trabajo colectivo para incrementar el deseo de convertirse en integrantes del grupo. g) Es importante destinar un tiempo para actualizar los expedientes de al menos, sus trabajadores permanentes, para evitar costos mayores al momento de una situación problemática y para ejecutar con todos los nuevos empleados, los programas de inducción existentes, lo que permitirá una mejor y más pronta integración del trabajador a su área laboral. h) Implementar controles para el permanente aseguramiento (pólizas de seguros por riesgos) de los vehículos, equipos y maquinaria, permitirá que las empresas estén preparadas para afrontar cualquier accidente que se presente, además, de que debe considerarse su obligatoriedad. También es importante contar con un seguro de vida e invalidez, para el personal que está expuesto a un mayor riesgo de trabajo.

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i) Para continuar manteniendo la maquinaria, equipo y vehículos en buenas condiciones, es conveniente llevar un registro individual del mantenimiento realizado a cada unidad, ya que generalmente se va haciendo conforme el operario señala la necesidad, pero esto suele acarrear problemas cuando se realiza un cambio de operario, además, de que se puede evitar un gasto mayor al hacerle un servicio preventivo, en lugar de un servicio correctivo. j) En el caso de las compras de materiales de consumo y de bienes en cada una de las áreas de la empresa, es conveniente establecer mecanismos adecuados para su recepción y uso, ya que su inexistencia genera vacíos de responsabilidad al encargar esta tarea a distintas personas en forma simultánea. k) En virtud de que los directivos y administradores de las empresas constructoras

son

profesionales

cuyo

enfoque

administrativo

está

dirigido

tradicionalmente al uso de técnicas que buscan la productividad, la eficiencia y la rentabilidad de sus empresas, es importante que éste, se complemente con un elevado nivel de conciencia sobre los problemas sociales y ecológicos del Estado, para estar en condiciones de responder a las exigencias de un mundo globalizado y con una administración preactiva (Werther, W. y Davis, K., 2000), que se anticipe a los problemas y tome acciones correctivas antes de que éstos se presenten, incorporando paulatinamente el ciclo de la administración de la calidad en sus productos, servicios y procesos.

Como punto de cierre de estas conclusiones, es importante señalar que el presente trabajo nos ha permitido acercarnos al conocimiento de las principales características observables de las medianas empresas constructoras chiapanecas; sin embargo, aún queda mucho camino por recorrer en el campo de la investigación de este tipo de empresas chiapanecas, vislumbrándose futuros temas o líneas de

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investigación entre los que podemos destacar algunos aspectos relacionados con el análisis organizacional: a)la influencia del tipo de liderazgo ejercido en la motivación del personal y b) la cultura organizacional como mezcla de la cultura empresarial y la cultura del trabajador y su influencia en el desempeño de los trabajadores.

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