PREGUNTAS Y RESPUESTAS LEY DE ESTIMULO ECONOMICO PARA EL SUBSIDIO COBRA ¿Cuándo entran en vigencia las disposiciones sobre el subsidio de COBRA? Las disposiciones sobre el subsidio de COBRA entran en vigor con cualquier caso de cubierta COBRA por cese involuntario de empleo que comience o que se declare elegible a partir del 1 de marzo de 2009. ¿Cómo puedo saber si la ley COBRA es de aplicación al plan médico de mi empresa? La Ley COBRA aplica a todo patrono privado que ofrezca plan médico y tenga 20 empleados o más durante la mayor cantidad de los días laborales del año anterior. Si su empresa cumple con estos requisitos, tiene que cumplir con la ley. ¿Por cuánto tiempo es el subsidio COBRA? El subsidio COBRA es por 9 meses a partir de la fecha en que la elegibilidad es aprobada por el patrono. ¿Quiénes son elegibles para el subsidio? Son elegibles: • sólo aquellos empleados, y sus dependientes, que estaban cubiertos por el plan al momento de ocurrir el evento calificador cese involuntario de empleo. El término de cese involuntario incluye aquellos empleados que han sido despedidos por reducción en la fuerza laboral o por ejecución deficiente. • El cese involuntario debe haber ocurrido entre el 1 de septiembre de 2008 al 31 de diciembre de 2009. • El empleado y sus beneficiarios tienen que haber seleccionado o ser elegibles a la cubierta COBRA. Bajo esta nueva ley, un empleado que cesó involuntariamente en su empleo el 1 de septiembre de 2008 y que eligió no acogerse a la cubierta COBRA en ese momento, tiene derecho a un período de suscripción especial de 60 días para acogerse a COBRA. Este período de suscripción especial comenzará a contar a partir de la fecha en que recibió el aviso del patrono sobre las disposiciones de esta nueva ley. Es importante apuntar que el subsidio aplica a aquellos dependientes que luego del primer evento calificador (cese involuntario de empleo) han sufrido un

segundo evento calificador como, por ejemplo, el divorcio o muerte del empleado despedido. ¿Quiénes no son elegibles para el subsidio? No son elegibles para el subsidio: • aquellos empleados cuyo evento calificador fue cese involuntario por conducta impropia flagrante (Gross misconduct) como, por ejemplo, despidos como resultado de fraude o hurto contra la empresa, agresión a otro compañero en el área de trabajo, entre otras. El concepto Gross misconduct lo define cada patrono en su respectivo plan de salud. tomando en cuenta las leyes laborales de Puerto Rico. • aquellos empleados que continúan trabajando, pero cuyo plan de salud cesó involuntariamente. • aquellos empleados que fueron cesados en su empleo de forma involuntaria, pero son elegibles para otra cubierta de salud grupal o Medicare. • Individuos que al final del año contributivo tienen un ingreso bruto ajustado que sobrepasa los $125,000 en el caso de individuos o $250,000 en el caso de parejas que rindan la planilla conjunta de contribución sobre ingresos. En estos casos, el individuo será responsable de devolver el subsidio al gobierno federal. ¿A cuánto asciende el subsidio? El subsidio asciende al 65% de la prima. calificado sólo paga el 35% de la prima.

Esto significa que el beneficiario

¿Quién paga el 65% de la prima restante? La Ley dispone que el subsidio lo paga el administrador del plan, el patrono. Éste luego puede reclamar al Gobierno Federal el pago del remanente de la prima como crédito bajo el renglón de impuesto de nómina. ¿Quién tiene el deber de identificar los casos elegibles para el subsidio? El patrono. Cada patrono debe revisar sus expedientes para identificar los casos de empleados que fueron despedidos desde el 1 de septiembre de 2008. A continuación se mencionan los pasos que debe seguir el patrono: •

Emitir un nuevo aviso de elección a COBRA a todos los individuos que experimentaron un evento calificador a partir del 1 de septiembre de 2008. Este aviso lo debe emitir dentro de 60 días a partir de la fecha en que la ley fue aprobada, esto es en o antes del 18 de abril de 2009. El aviso se enviará a la última dirección conocida del beneficiario.

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Los individuos que reciban el aviso tienen el deber de comunicar por escrito al patrono si ellos cualifican para el subsidio. Por ejemplo: indicar si tienen otro seguro grupal o Medicare. Una vez recibe la solicitud para el subsidio de la prima COBRA, el patrono tiene que emitir su determinación en un plazo razonable. La ley no especifica plazo, pero debe ser de una manera expedita. Esperamos que próximamente el Departamento del Trabajo Federal promulgue reglamentación sobre este asunto. En el caso en que el patrono desapruebe la solicitud de subsidio, el individuo puede someter una apelación al Departamento del Trabajo federal. El Departamento del Trabajo Federal tiene 15 días para revisar e informar su determinación.

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¿En qué instancias el patrono puede desaprobar la solicitud de subsidio? Las razones pueden ser diversas. Entre otras incluye: 1) el primer evento calificador no fue el cese involuntario (pudo haber sido por divorcio, renuncia, cese involuntario por gross misconduct, pérdida de elegibilidad por motivo de edad, entre otros) 2) el individuo es elegible a Medicare o a otro plan de salud grupal ¿Es el subsidio retroactivo? No. El subsidio comienza el 1 de marzo de 2009. ¿Qué información debe incluir el aviso que debe enviar el patrono a las personas elegibles a COBRA a partir del 1 de septiembre de 2008? La notificación debe incluir lo siguiente: •

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Formulario necesario para determinar la elegibilidad al subsidio (éste será desarrollado por el Departamento del Trabajo Federal (DoL, por sus siglas en inglés) Nombre, dirección y número de teléfono para contactar a la persona que trabaja con el subsidio en la sede del administrador del plan Explicación del deber del beneficiario de notificar al plan si es elegible al subsidio o si es elegible a otro plan grupal o a Medicare Disponibilidad del subsidio para la cubierta. Este texto tiene que estar escrito de forma prominente. Opción de suscribirse a una cubierta distinta si el patrono lo permite

El Departamento del Trabajo federal, bajo la Ley, tiene la encomienda de redactar la carta modelo que usarán los patronos para notificar a los individuos afectados. Esta carta está disponible desde el 19 de marzo de 2009 en: www.dol.gov/COBRA.

¿Qué plazo tiene el patrono para avisar a los individuos afectados? Tiene 60 días a partir de la fecha en que se aprobó la ley. ¿Cuánto tiempo durará la cubierta COBRA? El beneficiario tendrá derecho a disfrutar la cubierta COBRA por 18 meses. Estos se cuentan a partir de la fecha del cese involuntario. Sin embargo, El subsidio sólo le cubrirá por nueve (9) meses. ¿Aplican las primas que tienen los empleados activos? Sí. Sin embargo, es importante recordar que la Ley COBRA concede al patrono el derecho de cobrar un cargo de hasta 2% por encima de la prima para gastos de administración de COBRA. En el caso de los incapacitados este cargo puede ascender a 50% sobre la prima. El 35% de la prima que debe pagar el beneficiario con subsidio se computa incluyendo el cargo administrativo. El subsidio del empleado se calcula a base de la cantidad que el patrono requiere que el empleado pague para acogerse a la cubierta. Ejemplo 1: El 102% de la prima es $1,000. El patrono cobra al empleado $1,000 por la cubierta COBRA. El 35% de la prima es $350.00 y eso es lo que pagará el individuo. El patrono pagará el 65% remanente o $650.00. Ejemplo 2: En este caso el patrono subsidia la COBRA. El 102% de la prima es $1,000. Sin embargo, el patrono como norma administrativa establece a los beneficiarios que sólo paguen $200 al acogerse a la COBRA. El 35% de la prima es $70.00 (.35 x 200) eso es lo que pagará el individuo. El patrono pagará $930.00 ($130.00 + $800.00) ¿Puede el empleado elegible al subsidio acogerse a otra cubierta? Sí, la Ley permite que el beneficiario de COBRA por motivo de cese involuntario de empleo pueda acogerse a una cubierta distinta a la que tenía previo al evento calificador si: • • •

El patrono permite que los individuos elegibles para el subsidio se suscriban en una cubierta diferente La prima de esta cubierta no excede la prima de la cubierta en la cual el individuo estuvo suscrito antes del evento calificador La cubierta es una que se ofrece también a los empleados activos y

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La cubierta no se limita a dental, visión, consejería o servicios de referido, FSE o cubiertas provistas sólo en instalaciones del patrono para dar primeros auxilios, wellness care y servicios preventivos.

¿Se expone el patrono a multas si no cumple con las disposiciones de ley? Sí. La multa por no emitir el aviso o por no proveer el subsidio para la cubierta COBRA cuando procede hacerlo es de $100 diarios por violación. Si el individuo llena el formulario para acogerse al beneficio, pero no informa al patrono que es elegible o se suscribe a otro plan de salud grupal o a Medicare, o después que llena el formulario se suscribe a otro plan de salud grupal o Medicare, ¿tiene que notificar al patrono? ¿Enfrentaría alguna penalidad si no lo hace? La respuesta es sí a ambas preguntas. La penalidad asciende a 110% de la reducción de prima contada desde que recibió el subsidio hasta la fecha en que cesó la elegibilidad. El Departamento del Trabajo federal tiene que promulgar reglas sobre este aspecto. Si el empleado fue despedido el 1 de septiembre de 2008 y se acoge a COBRA por la suscripción especial que estipula esta ley ha estado más de 63 días sin cubierta de plan médico, ¿le podemos imponer períodos de espera por condición preexistente? Por disposición expresa de la ley, no se puede imponer períodos de espera por condición preexistente a estas personas. Si el individuo fue despedido el 1 de septiembre de 2008, no se acogió a COBRA cuando correspondía, pero se acoge a la cubierta COBRA en el período de suscripción especial que estipula esta ley, ¿tiene cubierta COBRA retroactiva a septiembre 2008? No. Por disposición de la propia ley, el período de 18 meses de cubierta COBRA se contará desde el 1 de septiembre de 2008, pero el individuo comenzará a pagar prima y el subsidio se aprobará para que comience al 1 de marzo de 2009. No hay cubierta ni subsidio retroactivo. ¿Cómo reclamará el patrono el crédito por el subsidio? El Internal Revenue Service (IRS) publicó un documento con preguntas y respuestas el cual puede obtener en el website: www.irs.gov. En términos generales, la ley dispone que el patrono podrá reclamar el subsidio como crédito al pago de impuesto de nómina (payroll taxes) usando el formulario 941-PR. Este formulario está disponible en http://www.irs.gov/taxtopics/tc903.html. El crédito se reclama en la línea 12a del formulario revisado. Todo patrono que

reclame el crédito al gobierno federal tiene que retener documentos para sustentar su reclamo en caso de auditorías. Por ejemplo: –

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Declaración jurada de que el ex – empleado a quien el patrono aprobó el subsidio fue despedido dentro del período prescrito por ley Número de seguro social de los empleados y tipos de contratos por los cuales se reclama el reembolso (individual o familiar) Fecha de recibo y cantidades pagadas por los beneficiarios calificados para el subsidio En el caso de los planes tarifados, copia de la factura u otro informe del asegurador y prueba del pago oportuno de la prima total al asegurador Prueba de la elegibilidad de los beneficiarios a los que el patrono les aprobó el subsidio Cualquier otro documento necesario para verificar la cantidad correcta del reembolso

¿Enviará Triple-S Salud algún aviso a los asegurados acogidos a las secciones COBRA? No. En todas las pólizas y planes de salud Triple-S Salud especifica que no es administrador de la cubierta COBRA. Por tanto, no tiene responsabilidad alguna de enviar aviso a los beneficiarios bajo la Ley. ¿Cómo manejará Triple-S Salud el cobro de las primas de los individuos elegibles al subsidio? En el caso de los planes de salud cobijados por la Ley ERISA, corresponde al administrador del plan, esto es el patrono, reclamar al gobierno federal el crédito por impuesto de nómina. El patrono es responsable de remitir a Triple-S Salud el pago total de la prima de los casos COBRA. Esto es, la cantidad correspondiente al subsidio (65% de la prima) más la aportación que corresponde al ex - empleado. ¿Cómo Triple-S Salud manejará el cobro de las primas de los individuos no elegibles al subsidio? En los casos COBRA que no califican para el subsidio, Triple-S Salud terminará paulatinamente el servicio de facturación y cobro de primas COBRA. Esto se estará haciendo a partir de la fecha de renovación de los grupos comenzando desde el 1 de mayo de 2009. A partir de esa fecha, el patrono deberá remitir a Triple-S Salud el pago completo de todo beneficiario COBRA nuevo, independientemente si es elegible o no al subsidio. Triple-S Salud continuará cobrando las primas directamente a los que se acogieron a COBRA antes del 1 de mayo de 2009 que no son elegibles al subsidio.