Taller “Diagnóstico de Herramientas Metodológicas para la Gestión de la Cooperación Sur‐Sur en los países iberoamericanos”

Presentación de Brasil:  “Sistematización de los procesos de gestión  de la CSS en ABC/MRE”

Márcio Lopes Corrêa Coordinador‐General de Cooperación Técnica Multilateral  Agencia Brasileña de Cooperación del Ministerio de Relaciones Exteriores (ABC/MRE)

Quito, Septiembre 2014

Caso:  “Manual de Gestión de la Cooperación Técnica Sur‐Sur” de la ABC/MRE

Objectivos del Manual: Proveer la Agencia con parametros y  procedimientos técnicos y gerenciales própios y  adaptados a los marcos conceptuales y  operacionales de la Cooperación Técnica Sur‐Sur  (CTSS) brasileña, de forma a evidenciar los  resultados en los países y asegurar eficiencia.

Objectivos del Manual o Fortalecer la cooperación de forma a que sea un medio de promoción y generación de cambios duraderos y sostenibles en los países;  o Proveer los inúmeros operadores y socios de la CSS de Brasil: •

de metodologías participativas que orienten el trabajo conjunto y aseguren el carácter horizontal y participativo de la CSS

•

de mecanismos e instrumentos de planificación, ejecución y gestión que ayuden a aumentar la eficiencia y el impacto de los proyectos, 

•

de parametros comunes de performance y exito que permitan identificar y  dar  visibilidad a los resultados / valor agregado de la CSS de Brasil; 

o Difundir los resultados a los órganos de control y a la población de Brasil y de los países socios; o Institucionalizar princípios, procedimentos; o Organizar la cooperación en base a demandas, de forma a crear sinergias entre  proyectos (planificación articulada entre proyectos, congruencia entre proyectos ,  organicidad programatica ) y evitar duplicación .

En la práctica, alcanzar los objetivos ha significado adaptar e inovar

El Manual consiste en un marco metodológico y operacional comun de gestión de proyectos, desde la identificación de la oportunidad de cooperación bajo el princípio de ´demand-driven´ hasta la formulación, la implementación técnica y el monitoreo y evaluación de las iniciativas.

PROCESO: Llevado a cabo entre Octubre de 2012 y Agosto de 2013  Proceso conducido y Manual redactado por una Consultora (Juliana Rossetto)  PASOS:  Diagnóstico de necesidades (conceptuales, gerenciales y operacionales);  Encuestas metodológicas realizadas con otras instituciones brasileñas involucradas con la CSS y  agencias de otros países;   Creación de grupo de trabajo interno para acompañar todo el proceso;  Revisión y esquematización interna del marco operacional (e.g. ´flujogramas´) ;  Talleres internos (ABC/MRE) para discusión y decisión sobre propuestas metodológicas ;  Redacción de las propuestas;  Talleres internos y taller externo para discusión y validación del producto final.

RESULTADOS:  Cuadros de funcionarios y técnicos de la ABC y de las instituciones cooperantes brasileñas apoyados en su trabajo de gestión de proyectos de cooperación mediante  procesos, procedimientos y métodos estándares.  Capacidad fortalecida de la ABC, de las demás instituciones cooperantes de Brasil y de los países socios para gerenciar, articular, negociar, implementar,  monitorear y evaluar la Cooperación Técnica Sur‐Sur.  Resultados de la Cooperación Técnica Sur‐Sur de Brasil  ganaran visibilidad por el público en general y la posibilidad de validación por las partes interesadas, en los países  socios y en Brasil.

Cooperación Sur‐Sur de Brasil Puntos principales del marco conceptual y del marco operacional de la CSS de Brasil que han influenciado la elección de los mecanismos e instrumentos del Manual:  Identificación de la oportunidad de cooperación basada en la demanda recibida del país socio.   Todo el ciclo de vida de los proyectos es compartido de manera participativa y  horizontal entre los socios: • El analisis de la situación/problema a ser abordado y la formulación de los  proyectos son  compartidas y se realizan de manera conjunta (ejemplo:  misión de prospección); • La implementación técnica (tanto las decisiones técnicas como la ejecución de las actividades en el terreno) es compartida entre las instituciones de  Brasil y del país socio; • Las acciones de coordinación (toma de decisiones estratégicas de orientación del proyecto , e.g. cambios/revisiones) , el monitoreo y la evalución también son ejecutados conjuntamente.

Elementos de Inovación: Ejemplos  Tipología de Actores ;  Ciclo de Gestión de Proyectos (flujogramas, decisiones, tareas‐clave de cada etapa – descripción pari pasu);  Nuevas plantillas explicativas del Documento de Proyecto y del Documento de  Programa ;  Métodos y herramientas de soporte para cada etapa del Ciclo de Gestión,  adaptados a las caracteristicas de la CSS: o Ficha de identificación/análisis de demanda con criterios de elegibilidad; o Métodos de analisis conjunta ‘ex‐ante’ adaptados: analisis situacional, de  elegibilidad y de sostenibilidad conjunta; o Criterios/parametros y orientaciones para evaluación conjunta; o Modelos explicativos de Informes de M&E; o Modelos explicativos de Términos de Referencia para misiones (implementación, M&E).  

1. Identificación de Actores y Definición de Roles

;;

•

Creación de tipologia de actores involucrados directamente en el proyecto;

•

Aclaración de roles y responsibilidades en el proceso conjunto y  participativo de gestión y coordinación;

•

Roles cumulativos.

RESULTADOS:  •

Mejores fluxos de comunicación; 

•

Toma de decisiones facilitada y más transparente entre los  actores de la Cooperación Técnica Sur‐Sur.

Actores de la CSS Instituciones Cooperantes (según el modelo aplicado en Brasil) Coordinadoras:

Toma de decisiones y orientación estratégica del Proyecto

Implementadoras ‘Técnicas’: Aportan recursos humanos, técnicos y materiales; son responsables por la implementación técnica de las actividades. Ejecutoras:

Ejecución administrativo-financiera

Financiadoras:

Aporte financiero

Eventualmente: La institución que ejecuta el proyecto administrativa y financieramente es distinta de la que participa de la implementación técnica compartida.  Ejemplo: ABC y EMBRAPA

En los países, hay instituciones cooperantes que no participan directamente de la implementación técnica pero són actores fundamentales en la  coordinación estratégica del proyecto. Ejemplo: agencias de coooperación internacional

2. Adecuación del Ciclo de Gestión de Proyectos Preguntas orientadoras para la adaptación del ciclo de proyectos a la CSS:   Cuales son las decisiones que se toman en el ciclo de proyecto específico de la CSS de Brasil?   Cuando se toman las distintas decisiones?   Quien está involucrado en cada decisión? Ejemplos: 

Se ha aclarado la relación en cuanto a la ausencia de definiciones programáticas y se ha ´movido´ cuestiones como la análisis de non‐ duplicidad (sinergia entre proyectos con un mesmo país) para ´dentro´ del ciclo de proyectos. 



El análisis de no‐duplicidad (generalmente realizada en la fase  programática pré‐ciclo de proyecto) ha sido divida en 2 partes y  integrada en la Etapas 1 (´Identificación´) y en la Etapa 2 (´Prospección´)  del Ciclo de Proyecto. 

Ciclo de Proyecto ´Genérico´

Ciclo de Programa

Identificación de la oportunidad de cooperación según enfoques predeterminados sobre sectores  y países, modalidades, etc.

(´Programación´)

I.                  Identificación

Ciclo de  Proyecto

V.               Evaluación y  Cierre 

IV.          Implementación y  Monitoreo

Horizontalid  y Participación

II.                 Prospección 

III.  Formulación y  Aprobación

Ciclo de Gestión de Proyectos de CSS Bilateral en Brasil

Programación

Analisis de non‐duplicidad y consulta sobre  la disponibilidad de recursos técnicos e  institucionales realizadas ´dentro´ del ciclo  de proyecto

I.                  Identificación

V.               Evaluación y  Cierre 

IV.          Implementación y  Monitoreo

Horizontalid  y Participación

II.                 Prospección 

III.  Formulación y  Aprobación

Adecuación del Ciclo de Gestión de Proyectos: Resultados

Resultados: 

Decisiones enbasadas en mejores informaciones;



Procesos aclarados, eliminación de sobreposición de  tareas y de repetición de decisiones;



Más congruencia entre cada etapa;



Mejor coordinación entre los actores involucrados en cada etapa;



Más eficiencia en la toma de decisiones y en la ejecución de los procesos.

Reformulación de la Plantilla de Documento de Proyecto Inclusión de análisis e informaciones: 

Diagnóstico conjunto de la situación inicial (en base a misión de  prospección conjunta;



Descripción e indicación de la relevancia de la experiencia/aportes de  Brasil por compartir (como parte de la justificativa y de la estrategia);



Descripción de la estrategia de implementación técnica conjunta;



Indicación de aportes y contrapartidas no‐financieros (descripción y/o  cantificación monetaria;



Indicación detallada de roles y resnsabilidades de las instituciones cooperantes;



Mecanismos de coordenación conjunta (membros, funciones)  detallados;



Instrumentos de M&A específicos.

Definición de Criterios



Utilización de indicadores de ´horizontalidad y  participación´: o aprendizaje mútuo, intercambio de experiencias; o coordinación e implementación técnica compartida.



Énfasis en la perspectiva de los beneficiários e instituciones cooperantes de los países socios en relación a criterios de  éxito (en especial, a la eficacia).

Iniciativas de CSS: Algunos aspectos a seren evaluados Eficiencia

Eficiencia de los recursos. Hacer más con menos, sin  desperdicio.

Rendimiento

Medida del logro de los objetivos establecidos para el  proyecto. Tener un buen rendimiento es alcanzar metas  preestablecidas.

Eficacia

Medida en que el proyecto propuso metas que reflejen las necesidades de los beneficiarios según su própia perspectiva.  Es hacer lo que es cierto para transformar la situación existente. 

Sostenibilidad

Factores internos: medidas para asegurar la absorción, la  apropiación y la aplicación del conocimiento; Factores externos: condiciones locales para la autonomía de  los beneficiarios en el tema después de la finalización del  proyecto.

Impacto

Resultados a medio y largo plazo, positivos y negativos,  esperados e inesperados, combinados a los esfuerzos del gobierno del país socio y de otras sociedades externas.

Adaptabilidad de los mecanismos y herramientas del Manual  La metodologia adoptada se ha embasado en el reconocimiento de las particularidades de la CSS de Brasil  Ha permitido el desarrollo y adopción de mecanismos de gestión flexibles que acomodan la complejidad del ambiente de la CSS de  Brasil:  la diversidad de tipos de solicitudes de cooperación en varios sectores;  la multiplicidad de actores y riqueza de aportes de los países en desarrollo (conocimientos, buenas prácticas) 

Posibilita que se saque provecho de esas distintas oportunidades de  combinación de atores y aportes para fortalecer los resultados y el impacto  de la cooperación en el terreno.

Adaptabilidad a otros contextos

La metodologia de formulación del Manual puede ser utilizada en otros contextos institucionales, porque: La Adaptación es el principio fundamental de toda la metodología La metodología permite (e incluso prescribe) que: ‐

Llevese en cuenta las particularidades del contexto del país/gobierno que desea construir herramienta similar, en especial los marcos  conceptuales y operacionales proprios de la CSS del país;

‐

Se aprovechen las oportunidades de la CSS que se presentan a cada  país.

Gracias ! Manual de Gestión de la CTSS de ABC disponible en: http://www.abc.gov.br/Content/ABC/docs/Manual_SulSul_Final‐ Diagramado_Corrigido_23‐04‐2014.pdf